時間：2023-06-01 09:31:56
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的分類，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
醫院的檔案是記載著醫院各項事物、活動、歷史的資料集合，是匯聚著自醫院建立以來所有成果的匯總。對醫院的發展和成就起著至關重要的作用，醫院檔案管理以其獨特的規范性、保密性、永久性的特點，服務者醫生和患者。醫院檔案管理基本都是有第一手資料建立而成，由層層人員和部門把關檢查，對用紙、用墨、語言、文字都有嚴格的規范要求。醫院的檔案大多數都保存在相對安全的地方，檔案中記載著許多涉及醫院內部和高層的決策或方針，以及患者的個人信息、個人隱私等，有著較大的私密性，醫院的檔案管理工作者做好安全工作，防止檔案中所記載的隱私外泄，杜絕對醫院或患者有所損害的事情發生。傳統的醫院檔案大多都是以文字的形式記載在紙張上，存放在檔案盒中密封保存，在做好安全管理的同時，規范的工作方式和行為方式，可以讓這些檔案永久的保存，不會出現遺漏或損壞。醫院檔案是為了更好的服務患者和醫生，為他們提供方便，同時也是醫院正常工作運作的基礎，醫院的檔案管理者要做好管理工作，配合各部門之間的工作，讓醫院的工作效率更高，更好的為患者服務。
為了適應社會的發展，醫院的檔案管理方式也在不斷的改變，現階段的醫院檔案管理變得越來越有層次感，從不同的角度，不同的方向把醫院檔案分類存放，根據研究目標的不同和醫療方向的分類，漸漸的把各種類的資料和信息分門別類的儲藏，可以更快捷，更方便的為醫生和患者服務。現階段的醫院檔案管理更加具有專業性，傳統的醫院檔案管理大多是由非專業人士管理，對醫學的具體分類不夠明確，現階段的醫學種類繁多，各領域相互影響相互交錯讓傳統的醫院檔案管理者不能及時的有效的把檔案及時存放，因此現階段的醫院檔案管理要有專業性人才的加入，做好各個醫學科目的細化工作，保障醫院的正常運轉，更好的為患者服務。同時在現階段醫院檔案管理中最重要的就是檔案的連續性，醫學的研究過程和研究成果是一個相對緩慢的進程，其周期性較長，醫院檔案管理工作者要做到保證其在研究的同時保存好每個階段向對應的成果和結論，做好醫學研究的配合工作，讓醫院檔案可以更好的服務醫學研究。發揮醫院檔案管理現階段應有的作用。
二、醫院檔案管理現階段所存在的問題
2.1、醫院檔案管理的分類問題
醫院檔案的豐富程度很大程度上決定著醫院的等級、經驗、優良等，它是醫院精神財富的具體體現，而確保各個檔案整齊有序的排放的關鍵就是醫院檔案的分類排放等問題。傳統的醫院檔案的原始積累來源于醫院的各個部門的資料歸納，并沒有積極主動的去收集資料、文件等，其被動、來源渠道單一的特點較為明顯，而檔案的分類又是檔案管理的基本方法，是對檔案進行系統的、規范的管理分類的有效手段。但是在現階段醫院的發展過程中，大多的醫院不在意和注重檔案的分類管理，沒有科學的、規范的方式去分類管理檔案，而且多數原因在于醫院用房緊張，檔案無處存放，各種基礎設施不夠完善，甚至導致醫院檔案的發霉、老化等問題，給資料的查找帶來很大的困難。
2.2、醫院檔案管理人員的專業素質較低
在大多數的醫院中，醫院對于醫院檔案管理的工作并不是很重視，醫院檔案管理者的薪資水平還相對較低，各種基礎設施陳舊，更新換代的水平跟不上醫學發展的步伐，導致現階段醫院檔案管理的水平嚴重的影響著醫院的發展節奏。而醫院檔案管理工作者也沒有能夠正確的認識現階段醫院檔案管理對于醫院發展的重要性，嚴重的缺乏與管理相關的專業知識和法律意識，想當然的以為醫院檔案管理工作就是簡單的文書整理，這種不負責任的想法充斥著大多數醫院檔案管理者的思維中，受到其專業素質和文化水平的限制，導致現在的醫院檔案管理工作大多都處在一個相對混亂、分類不均、亂裝錯裝的階段，使得醫院正常的工作運轉受到了很大程度的阻礙，遠遠滿足不了現階段醫院發展的需求。
2.3、現存的醫院檔案管理制度不夠規范
醫院從開始出現以來，經過不斷的發展變遷和自我完善，都形成了一套適應自己的醫療管理體制，各個部門之間、各個個體之間都有一定的行為規范和行事準則，而醫院在檔案管理方面卻缺少相應的制度規范，使得醫院的檔案管理工作沒有明確的形式準則，檔案管理部門之間沒有相對應的科學規范的流程，缺少對檔案的監督和審查，不成形的醫院檔案管理使得人員松懈、工作散漫、效率極低，及其不利于醫院的正常管理。
三、規范現階段醫院檔案管理
為了配合現階段醫院的發展，醫院檔案管理工作者要做好醫院檔案的管理工作，醫院也要大力的支持其工作，建立健全檔案管理的基礎設施，優化檔案管理的環境，調動每個醫院的部門配合好醫院檔案的管理工作，每個部門都把收集資料和文書的工作做到實處，各個部門都負責起來，積極的配合，方便醫院的檔案管理，同時也能極大地提高醫院檔案管理的完整程度和豐富程度。醫院?n案管理工作者要努力的提高自身的專業素質不斷的學習各種先進的醫院檔案管理手段和知識，豐富自己的見識，開闊自己的領域，積極的學習與醫院檔案管理有關的法律知識，掌握我國法律對醫院檔案管理的要求，提高現階段醫院檔案管理的效率。同時最重要的就是醫院要明確各項檔案管理的制度規范，保障醫院檔案管理工作的正確、正常進行，結合相關的法律為醫院的檔案管理工作制定出一套科學的行為規范，使得檔案管理工作真正的成為方便醫患使用，幫助醫院發展的一項重要組成部分。
關鍵詞：電力系統 檔案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：
1 前言
管理電力系統的檔案是企業生產經營歷程的存儲與總結,同時又涵蓋了大量的生產技術與經營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現有專職檔案員2人,檔案管理三級網絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數十種。隨著我國電力系統改革的不斷深化,對企業的生產運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業的檔案管理,使其為企業的發展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統傳統的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統性、規范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統性為檔案管理提供了有效的手段。
2 電力系統檔案程序化管理的意義
檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關聯,而實施的一種現代化管理方式,體現了檔案管理內容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內容,使得減少不必要的重復性勞動。
3 電力系統檔案程序化管理的舉措
電力系統檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環節,各環節間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,體現了程序化檔案管理的集約和效能。
3.1 檔案的收集環節
收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業各部門的研究成果、發展歷程進行系統、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠對材料進行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關電力檔案成果的產生部門制定規范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產活動和發明創新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協調與溝通機制,檔案管理部門要常規性的對各部門進行檔案成果的收集。
3.2 檔案的分類環節。要將收集的檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關系的、不同等級的檔案分類數據庫。電力企業檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業不同時間段運營情況的縱向分類。
3.3 檔案的保管環節。電力系統在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規格、格式、數量等方面做統一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監管,建內部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統檔案管理“事中”監督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發動員工的力量進行互相監督,促使管理員能夠嚴格按照規范和標準操作。在管理人員調動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關的調動和離任手續,最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯系。
3.4 檔案的利用環節。收集、分類、保管等前三個環節為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統而言,有效的利用檔案,為企業的生產運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業的電力技術研究成果及經營歷程最大限度發揮余熱, 推進企業的技術改進與自主創新。在檔案的閱覽中,要為創設良好的閱覽環境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續,制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關制度。使借閱檔案的人員能夠對檔案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業發展的需要。同時,要積極與其它電力企業保持聯絡與交流合作,建立與其它電力企業檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。
4 結束語
總之,在新形勢下,強化電力企業的檔案管理,對于企業的運營與發展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統性為電力系統檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環節,使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統檔案管理中發揮巨大的作用。
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在企業的生產活動過程中，合同已經突顯出其關鍵而重要的地位，合同在企業運營過程中扮演了重要的角色，隨著企業經濟發展層次的不斷上升，企業合同檔案的管理也提上了日程，由于企業的合同檔案數量不斷增加，為了科學、規范、有效地管理好企業合同檔案，為需求者提供便捷準確的服務，需要對企業的合同檔案進行科學合理的分類管理，要采用科學有效的策略和方法，實現對企業合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業合同檔案的概念及特征
企業的合同檔案是企業活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業的經濟活動內容，也是企業履行合同的權利和義務的全部資料，是企業預算、評估和審計不可或缺的內容。合同檔案與企業的市場經濟活動密切相關，可以分為不同的種類，如：
企業經營合同、企業技術合同、企業勞動合同、企業銷售合同、企業工程合同等，在企業的合同檔案分類中，可以呈現出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現在以下幾個方面：
①法律性特征。企業的合同檔案不同于一般的檔案，它的內容載體為合同，而合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應，體現出企業的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業的合同檔案是市場經濟的產物，在激烈的市場競爭之中，必然會產生較多的經濟糾紛，而合同是當事人履行合同義務和實施權利的憑證，也是處理經濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現出較為明顯的憑證性特征。
③規范性特征。企業的合同簽訂、變更和終結是在《合同法》的范圍之內有效，可以這樣認為，企業合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規范性的特征，在法律范疇之內，企業合同檔案必須包括當事人的姓名、合同數量、價款，并且還有規定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現出合同全部的法律效力，會使企業合同不完善或不規范，這樣，就在無形中使當事人的合法權益受到威脅。
2 企業合同檔案管理的分類優化措施
企業的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態，實施優化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統計和管理合同檔案。
2.1 強化企業合同檔案管理機制
在企業的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發揮出企業的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業的合同檔案管理機制，還可以確保企業的商業機密，減少企業的風險，從而促進企業健康、有效的可持續發展。
2.2 要加強合同之間的聯系，做好合同檔案的分類整理
在企業的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯系，單立類目、分類組卷，實現科學的保管和管理。同時，企業要指定獨立的部門負責合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態。
2.3 實施合同檔案的統一編號，利用分類管理
在對企業的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統一的編號，這個工作要依照一定的規則實施，具體如：將年度內的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現對企業合同檔案的保管、統計和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對企業的合同檔案管理進行分類優化的過程中，主管單位要負責合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關聯材料的收集和整理，并且對于這些相關文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業合同檔案管理材料的變化情況
在企業的合同檔案管理分類優化過程中，規定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。
3 優化企業合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業的行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范而科學的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號、件號是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對應的分類號碼為分類號，件號是在同類的合同檔案分類中的流水號。這三個要素可以用于企業合同檔案分類管理中，便于實現對企業合同檔案管理的統一收集、整理和保管。在這種優化的合同檔案分類管理方式下，可以實現同庫保管，利于整理和查閱，實現科學有效的合同檔案管理。
一、完善管理制度，建立網絡系統
檔案管理工作在事業單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對事業單位內部人員的檔案進行統一的收集與整合，以方便事業單位對企業內部人員的控制與管理。在進行事業單位檔案規范化建設的過程中建立起有效的管理制度是關鍵，具體而言包括以下幾個方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業單位中一般缺乏有效的發展空間，很少有事業單位會關注單位內部檔案管理制度的創新與完善，因此大部分事業單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關工作人員應積極的對事業單位檔案管理制度進行一定的完善，使得有關工作人員可以在制度的規范下進行具體的工作。這是事業單位檔案規范化建設的基礎。（2）建立網絡系統。隨著現代科技的發展，網絡技術也融入到了社會生活的方方面面。因此在進行檔案管理的過程中，有關人員也應將網絡技術應用其中建立起有效的網絡檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機的聯系到一起，提高事業單位檔案管理與應用的效率。
二、搞好管理分類，做好檔案歸檔
檔案在進行管理的過程中要進行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實際的工作過程中有關工作人員應搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內容，檔案的先后順序，檔案的實際情況等進行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對于檔案的提取與應用有著一定的幫助作用。因此在進行檔案分類的過程中，有關人員應對檔案的分類進行嚴格的規定，并采取科學的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環節。因此為了保障檔案歸檔的質量，防止檔案在借閱的過程中丟失，有關事業單位應針對檔案的歸檔建立起有效的規章制度，以明確檔案調取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過程中問題的出現。
三、嚴格檔案整理，堅持科學管理
檔案在進行存放的過程中，要進行一定的整理針對不同的需要對檔案的存放地點，存放方式等進行更改，同時還要對一些受損檔案進行修復，對一些過期檔案進行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關工作人員應嚴格檔案整理工作，對檔案管理工作進行細化，針對檔案管理工作中出現的問題進行有效的修正，采用更加科學的方式進行檔案的管理。并針對檔案的重要程度以及檔案的時間順序等進行合理的整理。
四、加強法律宣傳，搞好保密工作
檔案中涉及到了事業單位工作人員的各項隱私信息，因此事業單位在對檔案進行管理的過程中，應對檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業單位應加強法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對檔案管理的重要性產生認識，提高檔案管理的規范程度。其次，檔案管理人員應在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對于檔案的取閱，檔案信息的公布等進行嚴格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關檔案管理人員在對檔案進行銷毀的過程中，應保障銷毀的徹底性，要在多人監督的情況下進行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機會。
五、完善檔案室建設，注重服務質量
紙質檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時由于紙質檔案容易受到外界因素影響，經常會產生發霉，受潮的現象。因此有關事業單位應對檔案的存放地點進行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設，避免檔案因存放不當造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質量有著密切的關系，因此有關檔案管理人員應積極的學習檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經驗，注重提高服務的質量，使得事業單位檔案管理工作可以取得長足的進步。
六、建立電子檔案，實現信息管理
紙質的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現代科技的發展，建立電子檔案成為了事業單位檔案管理的主要工作。在進行工在的過程中，有關管理人員通過信息錄入的方式，將紙質檔案轉化為電子檔案存放在計算機中，并利用網絡技術與各部分進行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進了事業單位檔案規范化建設的進程。
關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；區別；醫院檔案
隨著我國科學技術水平的迅猛發展，電子文件檔案化管理方式被社會企業廣泛推廣和使用，因為傳統的檔案管理已經不能滿足社會現代化的發展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統的檔案管理。因此，針對電子文件檔案化管理和傳統檔案管理特點的不同，將其在醫院檔案管理中的應用進行分析，找出二者之間存在的差異性。
1 電子文件檔案化管理的概述
電子檔案管理是在傳統紙質檔案管理的基礎之上被廣泛開發應用出來的，從電子文件檔案的本質體征來看，它是利用電子計算機等網絡手段對檔案進行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動化和社會化的管理模式。這種模式適應現代社會發展，能為醫院的檔案管理工作提供實時準確、方便快捷、高效的檔案信息內容[1]。
醫院檔案部門經過用電子計算機等先進的技術手段對檔案信息內容集中管理，并把檔案中的內容進行系統保存，存儲成符合要求的電子檔案。然后再由相關的檔案管理人員進行分類和整理存儲到磁盤中，在必要的情況下要對其進行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對使用者進行確認，然后為檔案部門提供方便的信息內容查詢途徑。
2 電子文件檔案化管理的特點
電子文件檔案是在社會生活中不斷發展起來的，它是指通過電子計算機網絡磁盤等設備進行存儲和分類。電子檔案既與傳統紙質檔案相對應，又與其相互關聯，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報表、文件以及電子圖書等。
電子文件檔案化管理和傳統的檔案管理存在差別，因為電子檔案一定要經過計算機網絡進行復雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內容可以被粘貼復制存儲到不同的媒介之中，比如優盤、磁盤等。當醫療工作者想對其進行利用時，就可以利用電腦等設備對它進行調出然后查閱出相關的檔案信息內容。與傳統檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個特點：①傳統的紙質檔案內容比較直觀，醫護人員不用借助其他設備進行查閱。而對電子檔案進行查閱時，一定要借助現代化的辦公設備，比如電腦、手機等才能查閱利用。②傳統的紙質檔案在進行傳送交接時，需要通過人工進行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計算機等設備進行傳送和處理。③傳統的檔案在使用時，會受到時間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達到共享性，不受時間、空間以及距離等問題的影響。④傳統的紙質檔案的保存環境比較復雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應的保存場地，但是電子檔案在進行保存時需要防磁性能條件比較強[2]。
3 電子文件檔案和傳統檔案管理之間的不同之處
3.1在歸檔方式上的區別 傳統檔案管理在歸檔時需要醫院檔案管理人員進行整合、編碼和分類，需要花費大量的時間和人力，它有相應的載體，在工作人員進行編輯的過程中，出現錯誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計算機網絡進行技術編碼，操作起來比較節省時間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對信息內容進行修改，這樣就會使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統檔案管理的經驗基礎上進行身份和信息驗證，減少在傳輸過程中出現錯誤，以此來確保檔案文件的真實準確性[3]。
3.2在歸檔時間上的差別 傳統文件檔案管理在歸檔時間上比較單一，需要系統的時間規定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫院檔案管理人員可以對其進行隨時歸檔，還可以對計算機等設備進行設置歸檔日期，在某一時期進行統一歸檔，文件形成以后計算機網絡會自動整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現，快速便捷，提高檔案利用效率。
3.3在文件分類、編目等管理方式上的區別 傳統檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進行人工系統操作，需要檔案工作人員的工作勞動強度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對檔案文件進行分類和編目。在技術條件允許的情況下，醫院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫護人員對檔案信息的檢索和查詢，進而減少檔案工作人員的勞動時間。
3.4在保管方式上區別 傳統檔案管理在保管方式上，需要相關的檔案存儲室，檔案工作人員需要對檔案管理存儲室進行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲到檔案管理中心的相關設備中或刻入到光盤中由相關工作人員進行保管和整理，占用空間小保存時間久[4]。
3.5在查詢使用方式上的區別 傳統檔案管理在查詢使用時，需要醫院檔案管理人員進入檔案室進行翻閱查找，查閱的過程比較復雜。電子文件檔案在查詢和使用時，它只需要檔案工作人員注冊相關登記手續，然后在檔案管理中心進行登陸就可以對檔案文件進行查閱和使用。
4 結論
綜上所述，科學技術水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術支持，但是從醫院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統檔案管理，傳統檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎經驗。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫院檔案管理中存在著一定優勢，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統檔案管理對其進行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務于醫院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統檔案存在差別，但是要讓他們共同發展服務于醫院工作的需要中。
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《出生醫學證明》是依法許可的醫療保健機構依據《中華人民共和國母嬰保健法》的有關規定對新生兒出具的法定醫學證明，有著“人生第一證”之稱，其作用不僅是證明該嬰兒是在中國境內出生的新生兒狀態，而且可以為判斷血緣關系提供最原始、最科學的原始依據，為公民獲取中華人民共和國國籍提供醫學依據，為公民進行戶口登記、取得公民身份證號碼的原始法律憑證，為兒童能依法免費獲得接種疫苗等保健服務的科學憑證。隨著經濟的發展和社會的進步，孩子的上學、民族的更換、出國留學居住、對遺產的繼承等都需要《出生醫學證明》作為憑證，其價值愈來愈大。
《出生醫學證明》重要性，對《出生醫學證明》的檔案管理也很重要。在《檔案管理法》中就規定：《出生醫學證明》的檔案作為人從出生到死亡的最基本資格資料之一，是民生檔案的重要組成部分。科學、有效的《出生醫學證明》的檔案管理能直接促進公安機關對戶口辦理的速度和效率，提高其為民服務的質量與口碑；能提升醫療機關對母嬰保健工作的質量，增加人們對保健機構的滿意度，從而協調醫患之間的矛盾沖突，維護社會的安定與和諧，可以通過為某些事項提供最為原始的醫學憑證，最大限度地維護國家、社會組織和公民的合法權益，保障公民的切身利益。所以，隨著社會的進步和發展，生活中越來越多地利用到《出生醫學證明》檔案，健全《出生醫學證明》檔案管理工作勢在必行并迫在眉睫。
二、目前《出生醫學證明》檔案管理中存在的問題
（一）保管部門不明確，影響管理質量
由于上級主管部門沒有對《出生醫學證明》檔案管理做出統一的規定，造成各個機構的檔案管理缺乏統一性：有的把作為病歷在病案室管理；有的因新生兒出生在婦產科，由婦產科管理；有的統一上交到醫院的檔案室管理。由于管理部門的不明確性，造成其檔案管理的不規范性，不同程度地造成《出生醫學證明》檔案材料的破損、混亂，甚至丟失，不同程度影響到保管的質量，為檔案管理的服務性造成一定的障礙。
（二）檔案管理無序，影響服務質量
目前在《出生醫學證明》的檔案管理上存在許多漏洞和混亂，比如簽發機構關乎人情存在弄虛作假的現象，比如現在許多家長為了讓孩子能趕在8月31日前報名入學，就需要尋找關系更改出生證明，更改戶口本上的身份證號；再如檔案管理人員缺乏必要的管理知識，對出生醫學證明的檔案隨意排序，電子檔案也項目不全，甚至有缺錄的現象，造成需要時難以尋找，費時費力，甚至丟失，耽誤他人的事情辦理。
（三）管理交接脫節，造成人力重復
在醫療保健單位的《出生醫學證明》檔案管理雖然是專業管理，但由于人力資源的合理流動，管理者存在管理移交等問題，但由于《出生醫學證明》檔案相對其他醫學案例檔案受到的重視度相對弱，就存在了管理移交脫節的問題，造成每一屆管理者都要重新進行整理、歸檔等，造成人力資源的重復勞動和浪費，甚至造成對于檔案的管理總是處在原地踏步，而無所創新。
三、提升《出生醫學證明》檔案高效管理的措施
（一）加強學習，提高職責意識
檔案管理中的問題存在，說明從上到下對《出生醫學證明》乃至檔案管理的不重視，因此提高檔案管理的有效性，首先要提高從簽發機關到具體管理者的檔案管理意識，保證《出生醫學證明》乃至檔案的真實性、完整性、有序性。衛生管理部門和醫療保健部門要定期對簽發科室和檔案管理人員進行《母嬰保健法》中關于“出生醫學證明”知識學習，提高有關人員對“出生醫學證明”重要性的認識，樹立“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的工作宗旨，從而提高自身的工作職責。簽發機關要明確責任主體的職責，做到及時簽發《出生醫學證明》，嚴格審核補簽、換簽的手續，確保真實性和公平性；檔案管理人員要規范檔案歸類，做好有效檔案、問題檔案、廢證檔案的科學管理，促進管理工作的有序性和快捷性；檔案管理人員在流動時做好移交手續，保證后續管理者對檔案管理的規律掌握，避免錯誤管理、費時管理，保證出生醫學證明發放工作的連續性和穩定性。
（二）統一管理，實現服務高效
對于《出生醫學證明》的檔案管理應該實行統一要求、統一管理，就是各醫療保健機構對《出生醫學證明》的檔案統一規定為檔案室專業管理，若能統一到縣局、市局檔案室統一管理更好，能保障公民利用時求助單一，快捷高效，避免四處打聽，萬般求索。
（三）規范管理，提高工作質量
對于檔案的管理要定位好《出生醫學證明》的歸檔種類，統一于簽發類檔案，與管理類檔案區別開來；《出生醫學證明》檔案由于存在歷史存檔和即時調取的雙重作用，所以在整理時一定要對零亂的檔案進行條理化整理，進行分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗、錄制電子檔案等，組成有序的管理體系，并在整理的過程中遵循檔案的時間特性和形成規律，保持檔案文件材料之間的有機聯系，并區分檔案的價值實行分類管理，為后續管理工作和服務工作提供方便。所以，要對管理人員進行專業培訓，提高其規范管理的專業技能，提高管理工作的質量。
比如在對《出生醫學證明》的檔案管理中做到以下幾個重要工作：
科學分類：在對檔案按照“年度――保管期限――文件種類――事件分類（首次簽發、補發、換發、廢證）”進行分類，確保檔案整理有理有據，相對穩定，體系連續，便于查找和利用。
規范整理：對“證明”文件的整理中，做到“正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、印件在后；改簽在前，原簽在后；換發在前，原發在后；廢件挑出，另行整理”。
有序管理：對所有的檔案進行編號，做到不空號、不漏號。對編號進行科學設置，讓編號中包括全宗號、年度碼、保管期限碼、件號。實現一個年度一個保管期只現編一個流水號，每年度從1開始。并在檔案首頁附編碼（如圖所示），在檔案盒上編制案卷目錄，方便查找。
（四）互聯管理，實現快捷服務
對于《出生醫學證明》的檔案管理要實現現代化管理，在對“出生醫學證明”的附件、原件復印件歸檔時同步錄取電子檔案進行歸檔，確保檔案的真實性。
檔案管理部門還可以在同一檔案管理的同時，利用醫療機構的信息化管理平臺打造“出生醫學證明”管理的信息化高速通道，實現嬰兒出生、簽發證明、錄取信息三同步，減少差錯，避免不良事件的發生。
檔案管理部門對《出生醫學證明》實現信息化系統平臺的管理，在平臺中設置基本的信息查詢，方便群眾自己查詢，為管理人員提供必要的檔案編號，節省檔案管理工作者的查找時間；也可方便檔案管理人員對“出生醫學證明”信息的核查、更改，提高為民服務的質量與效率。
關鍵詞：醫院；文書檔案；現代化；管理對策
一、醫院文書管理的重要性
醫院的文書檔案客觀記錄了一個醫院各個時期的重要活動，重大事件及工程進展，不僅記載了醫院自身的發展歷程，還記載了醫院各項活動的廣度與深度，直接反應醫院的管理水平，為醫院更好的展開各項活動和工作提供了寶貴的資源和經驗，是醫院檔案管理系統中不可缺少的一部分[1]。隨著經濟和科學技術的不斷發展，現代化管理技術和手段不斷應用于工作和生活的各方各面，醫院文書檔案文件繁多，如何利用現代化技術將其進行分類及管理成為目前的重大課題。
二、醫院文書檔案管理中存在的問題
（一）醫院對文書檔案管理重視程度不夠
由于文書檔案管理不能產生直接的經濟效益，醫院對其管理意識薄弱，而多集中如何提高醫院的治療水平及外界口碑，從而直接提高其經濟效益。同時，有人認為對醫院文書管理的工作簡單，不需要技術含量，對醫院的發展并沒有什么意義，沒有存在意義。長期存在的觀念抑制了在現代化背景下文書檔案管理的與時俱進，造成了醫院文書檔案資料缺失或分類不當，降低其的利用率。
（二）醫院文書檔案管理人員素質不高
醫院的人才培養中多關注引進高端醫療技術人員，忽略了管理方面的人才引進；在人才培養方面，注重療效知識的教育培訓，卻忽略了對醫院文書檔案管理人員的管理能力的提升。在醫院從事文書檔案管理的人員大部分不是文書檔案管理專業的學生，來自計算機、護理等專業的人員通過自學相關知識，便開始文書檔案管理工作，由于缺少管理的專業背景，難以投入到文書檔案管理復雜的工作當中。此外，醫院的文書檔案管理人員不固定，存在較大的人員變動，為醫院的文書檔案管理也加大了難度。
（三）文書檔案管理制度存在缺陷
由于缺少與現代經濟體制相適應的管理制度，多數醫院并沒有對文書檔案建立完善的管理制度，使得相關的資料收集、整理、儲存不當；各部門對醫院文書檔案適應分散管理，對其文書檔案的界定范圍不明確，也沒有建立完善的制度，管理質量層次不齊，隨著現代化進程的加快，除了紙質版的文書檔案，還存在電子版，不完善的制度造成文書檔案的重復保存或缺失；此外還存在部分文書工作和檔案工作脫節的現象。
（四）文書檔案管理硬件設備投入不夠
醫院對于先進的治療設備投入加大，但在文書檔案管理的相關硬件設備上投入較少，一些醫院對于單獨文書檔案室的設立，管理管理設備及消防設備達不到相關標準；此外一些醫院并沒有將計算機設備及相關的網絡引進文書檔案管理中，多數管理還集中于手工管理，自動化管理程度小；且在自動化檔案管理中，工作人員無法很好的應對電子檔案的存儲管理、信息安全以及防御計算機病毒、修復技術等，知識計算機技術在醫院文書檔案管理中的開發和利用與其他管理領域存在很大差距[2]。
三、提高醫院文書管理檔案的對策
（一）加強醫院管理人員對文書檔案管理工作的重視程度
通過對醫院各層人員培訓，提高其對檔案管理工作的認識程度，尤其要增強管理人員的重視意R。只有領導對檔案管理重視意識提高，才能提高管理在醫院地位的提高，才能增加對檔案管理的投入。此外還有不斷提高醫院醫療人員的業務能力，增加醫院的經濟效益，為檔案管理提供必要的經濟基礎。文書檔案管理工作不是分散的，而應作為統一管理的，因此要加強各部門的交流與溝通，推進檔案管理工作的順利開展。
（二）提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員的素質直接關系到檔案管理的水平，因此要從各方面提高檔案管理人員的素質。加大文書管理檔案高端管理人才的引進投資，招收具有檔案管理背景或有經驗的工作人員；定期對檔案管理人員進行培訓，讓其接受更專業、更系統、更先進的知識體系，從而不斷提高自身的素質；加強工作人員對計算技術、網絡技術等的應用能力；此外減少檔案管理崗位的流動性也有助于推進醫院檔案管理的進程。
（三）完善檔案管理的各項相關制度
建立健全文書檔案管理制度，對文書檔案的范圍準確定義，并明確檔案管理人員職責，對整個醫院不同部門的檔案實行統一管理；建立關于文書檔案管理的考核制度，定期對檔案管理人員進行考核，確保其業務水平，從而保證檔案管理工作的順利進行。對于業務能力較差的檔案管理人員，對其進行二次培訓，實行考核上崗等。此外還應對文書檔案的保密制度、保管制度、查閱制度以及檔案的鑒定、借閱、銷毀等制度予以完善，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度約束[3]。
（四）推進文書檔案信息管理的現代化建設
隨著我國人口的不斷增加，文書檔案資料也呈明顯的上升趨勢，單純通過手工完成對其記錄、分類及儲存以不能滿足人們的需求，因此必須引進先進的現代化技術，應將計算機技術、云技術等運用在檔案管理過程中。首先增加信息管理硬件設備的投入，完善資料室的相關基礎設施；其次重視紙質化檔案數字化，并對檔案中重復的內容進行整理，缺失的內容予以標記，并對已有文書檔案進行分類，便于之后的檔案統計，有利于提高工作的自動化程度；此外要加快醫院信息網絡平臺的建設，將各類檔案信息納入其中，構建醫院信息中心，進行檔案信息的網上數據傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為各醫院各部門提供更加便捷優質的服務[4]。
四、結語
綜上所述，醫院文書檔案管理工作復雜，需要長期的投入，是衡量醫院現代化的重要指標之一。因此醫院各層必須對該工作予以重視，加大投資人才和設備，解決好目前存在的問題，發揮其在醫療工作、教學科研及醫院管理中的作用，從而為醫院創造更大的經濟效益。
參考文獻：
[1]紅.醫院文書檔案管理中存在的問題及對策[J].現代醫院，2013，12（02）：126.
[2]黃建華.探討醫院文書檔案管理工作中存在的問題及對策[J].北方藥學，2013，10（07）：151.
1信息挖掘技術
1.1數據挖掘技術概述
數據挖掘技術是一種基于統計學、人工智能等等技術基礎上，能夠自動分析原有數據，從而做出歸納整理，并對其潛在的模式進行挖掘的決策支持過程，簡單來說就是從一系列復雜的數據中提取人們需要的潛在性信息。
1.2數據挖掘技術的方法
二十世紀末，計算機挖掘技術產生。其一般用到的方法有：（1）孤立點分析。孤立點分析法主要用于對于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對象中，對其價值聯系進行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點的數據，對需要解讀的數據進行識別。（4）關聯性分析。關聯性分析方法是對指定數據中出現頻繁的數據進行挖掘。（5）序列分析。與關聯性分析法一樣，由數據之間內在的聯系得出潛在的關聯。
1.3計算機挖掘技術的形式分析
計算機挖掘技術在使用過程中，收集到的數據不同，數據收集的方法也就不同。在對數據挖掘技術進行形式分析的時候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關規則形式。
2計算機數據挖掘技術在檔案信息管理
系統中的應用計算機挖掘技術，能夠將隱藏的信息挖掘出來并進行總結和利用，運用到檔案管理中來，在充分發揮挖掘技術作用的同時，極大的提高了檔案數據的利用價值。數據挖掘技術在檔案管理系統中，一般用到的方法為：
2.1收集法
該方法在對數據庫中的數據進行分析的基礎上，建立對已知數據詳細描述的概念模型。然后將每個測試的樣本與此模型進行比較，若有一個模型在測試中被認可，就可以以此模型對管理的對象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進行問卷調查并將答案輸入到數據庫中。在該數據庫中，對客戶的回答進行具體屬性描述，當有新的回答內容輸入的時候，系統會自動對該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時，提高了檔案管理的效率。
2.2保留法
該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對于任何一個企業來說，發展一個新的客戶的成本要遠遠高于留住一個來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對客戶檔案流失原因的分析至關重要，因此，采用挖掘技術對其進行分析是必要的。2.3分類法通過計算機挖掘技術對檔案進行分類，按照不同的性質進行系統的劃分，將所有相似或相通的檔案進行整理，在人們需要的時候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業性。
3檔案管理引入計算機挖掘技術的必要性
計算機挖掘技術的應用，對檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現在：
3.1對檔案的保護更全面
一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時間不斷增加，其年代感加強，意義和價值增大。相應的，利用的頻率會隨著利用的價值增加，也更容易被損壞從而導致檔案信息壽命折損，此外，管理不當造成泄密，使檔案失去了原本的利用價值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術的運用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。
3.2提升檔案管理的質量
在檔案信息管理系統中引入計算機挖掘技術，使得檔案信息管理打破了傳統的模式，通過挖掘技術，對管理的模式有了極大的創新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時間和精力更加豐富，在對檔案管理的細節方面也就更加注意，同時也加快了對檔案的數據信息進行處理的速度，提升檔案管理的整體質量。
4結語
綜上所述，計算機數據挖掘技術涉及的內容很廣，對挖掘技術的運用，使得各行各業的發展水平得到了很大的提高，推動社會經濟的發展，帶動社會發展模式的創新。在檔案管理中使用計算機挖掘技術，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時，也需要檔案信息管理人員在進行檔案信息管理的時候，能合理利用計算機信息挖掘技術，在提高工作效率的同時，促進管理模式的不斷創新，以適應時展的要求。
作者:莫德強 李曉輝 王林 單位:中國白城兵器試驗中心
參考文獻
關鍵詞：二級學院；檔案管理；現代化；規范化
基金項目：麗水學院教學研究項目：“二級學院檔案管理的現代化與規范化對策研究”。項目編號：09JY03
中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2012）11-0106-02
一、問題的提出
近年來，我國在高等教育體制改革上取得了前所未有的成就，高等學校的辦學規模不斷擴大，越來越多的高校都成立了諸如文學院、理學院、工學院、農學院、醫學院、商學院之類的二級學院。伴隨著高校的升級、升格、合并和擴招，高等教育日益大眾化，二級學院的規模越來越大，二級學院檔案管理工作的重要性日益突顯。
由于大部分高校二級學院成立的時間不長，一切從零開始，檔案管理工作存在著諸多問題，如檔案不全、材料散亂、分類混亂、案卷標題、目錄不規范、電子設備陳舊、電子技術落后、缺乏專職管理人員或管理人員專業素質低下等等，這一切都直接影響了二級學院檔案管理目標的實現。二級學院檔案管理短期目標或最低目標，也是最直接、最現實的目標無疑就是迎接高校評估檢查，長期目標或最終目標則是實現高效、科學、有序的檔案管理。這兩個目標都要求檔案管理規范化與現代化。
二、相關的概念
我們有必要先界定“二級學院”的定義。“二級學院”的概念有廣義狹義之分。狹義的二級學院是指我國近年來高等教育辦學體制出現的一種新的辦學形式，或者說是一種新型的高校，名曰國有民辦二級學院，即指引進社會資金，由本科院校成立或幫助成立的獨立核算、具有獨立法人資格、獨立校園校舍，進行獨立教學管理并實施學歷教育的學校。[1]或者稱為“獨立學院”，它是我國高等教育由精英教育向大眾教育轉變的產物。廣義的二級學院，是指所有以“學院”二字為后綴名的高校下屬的任何一個學院。本文中所論說的“二級學院”，應該是屬于廣義上的二級學院，但又不完全等于廣義的二級學院，因為我們把國有民辦的獨立二級學院排除在外，嚴格的說是中義的二級學院，即指高校下屬的以“學院”二字為后綴名的，從原來的系部發展而來的，沒有獨立法人資格的學院。
二級學院檔案管理，是指用科學的原則和方法管理為高校教學科研服務的各類二級學院檔案。二級學院檔案管理規范化指二級學院根據國家有關法律、法規如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等，按照高校檔案分類方案標準和規范，對二級學院各類檔案進行規范化系統管理。二級學院檔案管理現代化是指利用計算機、通信、網絡等現代數字化管理技術對二級學院各類檔案進行記錄、存貯、整理、保管、編目、檢索、研究及其利用等。[2]
三、二級學院檔案管理規范化與現代化之關系
要實現二級學院檔案管理的現代化首先要做到檔案管理規范化。二級學院檔案管理的系統化、規范化，為檔案管理的現代化打下了基礎。二級學院檔案管理要切實執行《高等學校檔案實體分類法》，按照《高等學校檔案實體分類法》的著錄標準，從檢索語言、目錄著錄、名詞術語、信息代碼、館庫建筑、技術設備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統計等方面全面實行標準化、規范化管理，這無疑為二級學院的檔案管理的現代化打下了堅實的基礎。在此基礎上，二級學院的全部檔案都可輕松地借助計算機輔助處理，借助于檔案軟件系統外在計算機的存儲資料庫上大量檔案數據進行檔案查詢利用。輸入計算機各種檔案數據和有關內容特征信息，如文件題名、責任者、主題詞或關鍵詞、日期、保管期限等，都具備了用于機上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案信息網絡的創建打下了一個良好的基礎，促進了檔案管理的現代化。
二級學院檔案管理的現代化要求規范化。二級學院檔案管理的現代化是按照檔案管理的有關法規，主要通過計算機及其網絡進行電子檔案信息的搜集、整理與傳輸。檔案管理現代化建設必須在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式、軟件程序和技術標準。電子檔案不標準規范，檔案軟件五花八門，檔案管理沒有統一標準、統一規范，沒有建立科學規范的管理機制，就勢必影響檔案管理的現代化的進程。所以二級學院檔案管理的現代化，也必須糾正各自為政的現狀，認真貫徹實施《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規范》等國家標準，使用既符合檔案信息化規律，又符合國家技術規范標準和檔案部門業務工作實際的應用軟件，才能最有效地使二級學院檔案管理為教學科研服務。
四、實現二級學院檔案管理規范化與現代化之對策
第一，增強意識，主要是增強二級學院檔案管理的理論意識、人才意識、責任意識等。
首先是增強二級學院檔案管理的理論意識。從高校領導到二級學院主管領導，再到專職檔案管理人員都存在檔案管理理論知識不足和檔案管理現代化的意識不強的問題。正因為如此，所以不少二級學院領導都對檔案管理重視不夠，只是迫于評估檢查的壓力，走走過場，檔案意識薄弱，沒有真正的把二級學院的檔案管理當作一件重要事情來抓，在領導的影響下，管理人員當然也沒有動力去認真學習檔案管理的理論知識，努力提高業務水平，這就嚴重影響了檔案管理的現代化進程。所以，從學校領導到部門領導都應該增強檔案理論意識，更新觀念，樹立與時俱進的檔案理論意識，努力構建與我國現代化建設目標、規模和方法相適應、與高校發展相適應的檔案管理規范化現代化體系。
其次是增強人才意識。二級學院檔案管理存在較為嚴重的人才不足和管理人員素質低下的問題。大部分高校由于各個二級學院都有自身的困難，人員編制的確緊張， 很難抽調專職人員出來，所以二級學院的檔案管理人員都是由行政秘書或教學秘書兼任，沒有專門的檔案管理人員，這樣就很難全心全意投入檔案管理工作。還有不少兼職檔案員，身兼數職，既是教學或行政秘書，又兼檔案管理員，又兼授課教學，還兼二級學院其他雜活，以致兼職檔案員形同虛設，沒法履行職責。用人上的隨意性，頻繁換人，也很大程度影響檔案管理水平和效率的提高。二級學院很少有檔案、文秘專業的教師管理檔案，也很少對兼職的管理人員進行專業培訓，復合型的檔案管理人才更是貧乏，這無疑也制約檔案管理規范化現代化建設。檔案管理規范化、現代化的前提是人才現代化。要實現檔案管理規范化、現代化，當務之急是努力培養或大力引進一批既有檔案管理的理論素養，又有較高的計算機運用水平的檔案管理人才。對現有的兼職檔案管理人員除了減輕其兼職負擔外，還要加強檔案管理專業培訓，增長其檔案理論知識，提高其檔案管理專業水平和計算機運用水平。只有這樣，二級學院的檔案管理規范化與現代化才能真正得以實現。
最后是增強責任意識。二級學院檔案規范化、現代化建設人人有責，全院職工都有責任參與或協助做好檔案的管理工作。但是二級學院檔案工作是一項并不引人注目的工作，也仍有老師看不到這項工作的重要性，以為事不關己，高高掛起。這種思想是十分錯誤的，我們每個老師備課、上課、聽課、考試等都與檔案工作相關，所以我們每個人都應當清醒地認識這項工作的重要性和肩負的重任，牢記各自的責任，自覺地做好自己檔案材料，及時上交各種檔案資料，包括紙本、電子本都應做得規范，這樣就可以減輕檔案管理人員的一些負擔，這也無疑有利于檔案規范化現代化建設。檔案管理人員責任感當然要更強，務必把檔案工作真正作為一項崇高的事業，始終充滿激情，腳踏實地，努力創新，在檔案管理領域做出突出的成績。
第二，提高水平，主要是提高檔案管理專業水平和現代化科技水平。專業水平的提高我們前面已經論及，我們這里重點闡述現代化科技水平的提高。現代科技日新月異，計算機等現代化辦公設備已經廣泛應用，大量電子文件應運而生，無紙化辦公的步伐日益加快，科學技術的發展對檔案規范化、現代化管理不斷提出了新的課題。自古以來，從甲骨、金石、木竹發展到紙張、錄音帶、錄像帶，以及到現在儲存電子文件的磁盤、光盤，每次檔案載體的變化都會給檔案工作帶來深刻的變革，電子文件的產生，改變了傳統觀念中對檔案的理解，其形成、歸檔及其傳送、存儲、保存等管理均與傳統的紙質檔案所用技術、方法有質的不同，可以說是文件管理的一場革命。新世紀里的檔案管理現代化將是計算機技術、網絡技術、虛擬技術、數據庫技術、多媒體技術、海量存儲技術和自動控制技術開發利用的綜合環境。其中計算機技術是檔案管理規范化、現代化的最重要的技術基礎，其他技術都必須與計算機技術結合起來，才能發揮真正的效用。如果我們對電子文件的歸檔及電子檔案的管理沒有足夠的思想準備和物質準備，必將會給檔案工作帶來不可彌補的損失。二級學院普遍存在現在技術設備簡陋、管理人員現代科技水平低下的問題，所以我們既要加大現代科技設備的投入，又要不斷提高管理人員的現代科技水平，這樣才有可能盡量減少檔案工作的不必要的損失。以檔案的維護為例，不少二級學院常常忽略這個問題，可是，檔案資料具有唯一性和不可再生性等特點， 一旦遭到損壞將難以彌補，所以檔案管理人員必須嚴格執行安全管理規章制度，熟練運用防火、防盜、防霉變、防磁化、防病毒攻擊等軟硬件設施和現代化技術手段，加強對檔案資料的維護，加強對資料信息的備份，以保證檔案資料安全和長期保存。
第三，恪守標準，依法依章辦事，嚴格執行國家和上級部門制定檔案規范標準。檔案管理規范化、現代化實現的物質基礎是計算機技術的應用，而計算機的高效率必須建立在檔案管理業務和技術標準化的基礎之上。[3]對于雜亂無章、沒有一定規范的檔案業務，計算機是無法進行管理的。檔案存儲也需要建立統一的標準，否則在存儲系統的功能、存儲介質的質量、還原性閱讀、計算機檢索等方面會造成許多困難。要實現網絡化傳遞和交流，更需要標準化，沒有相應的設備標準和語言標準、通信標準、聯接標準，會使網絡的聯接大為復雜，甚至成為不可能。[4]所以二級學院的管理人員必須嚴格執行國家和上級部門制定檔案規范標準，既包括檔案管理業務標準，如《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《磁性載體檔案管理與保護規范》等；又包括檔案著錄標準、標引語言和標引規則標準、目錄組織標準、檔案編纂標準等檔案信息處理標準，如我國頒布的《檔案著錄規則》、《檔案分類標引規則》、《檔案主題標引規則》等；還包括檔案工作現代化技術與設備標準，如計算機數據庫設計標準、磁記錄交換標準、縮微復制品質量和規格標準、計算機硬件和軟件通用標準、縮微復制設備和視聽設備標準、檔案術語與代號代碼標準等等。這些標準對于二級學院檔案管理的規范化、現代化有著極其重要的意義，二級學院的大多數管理人員因為沒有系統的學習這些標準，因而沒能很好的執行這些標準，這與檔案管理的規范化、現代化是極不適應的。
五、小結
二級學院檔案管理的規范化現代化是現代社會經濟發展和高校日益大眾化發展的客觀要求，也是高校檔案管理規范化、現代化與檔案事業可持續發展動力。我國高校改革在今年取得了長足的進步，高校的教學評估也在如火如荼地進行，二級學院檔案管理的規范化、現代化正是為了適應這一需要。不少高校二級學院的檔案管理在規范化、現代化進程中取得了可喜的成就。
參考文獻：
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水利工程建設涉及的信息量大，檔案分類復雜，參與單位眾多，所以建立規范化的水利工程檔案管理對于工程的順利完成和后期的維護都具有舉足輕重的作用。然而在實際的工作中，雖然水利工程檔案管理工作已經納入了工程建設的計劃范圍之內，但是仍存在檔案管理與工程建設不同步，存在檔案質量方面的問題；檔案分類不明確，檔案管理員專業能力不足的問題；檔案應用不規范，檔案丟失、檔案信息不準確問題等。因此，加強水利工程檔案管理工作迫在眉睫，必須采取有效措施提升水利工程檔案管理水平。
1 水利工程檔案管理在水利工程建設中的重要性
水利工程檔案能夠詳細記錄水利工程建設的全過程，并把所有建設施工的企業、材料、設計圖等歸納分類保管起來，保證工程建設的信息資源完成，具有實用價值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進的管理方法是水利工程檔案管理的核心內容，要遵循水利工程的特點和規律，將檔案有序化建檔，統一管理，提高檔案的可利用價值。
檔案管理的標準化和規范化是水利工程?n案管理的目標，要達到這一目標就必須將檔案管理與水利工程建設保持同步，甚至要優先于工程建設，通過點滴資源的整理和應用，能夠為項目決策、項目施工、項目監理和項目維護提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設和后期管理的全過程，所以每一個小的參數的準確性都是項目成敗的關鍵，因此在檔案管理中，細節尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發現問題，及時找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質量與效率。
2 水利工程檔案管理過程中存在的問題
目前水利工程檔案管理工作在諸多的水利工程項目中都已經納入計劃之中，并且成立了專門的檔案管理室，有效地提高了工程項目建設信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時有發生。
2.1 水利工程檔案管理質量問題
水利工程檔案的質量與水利工程的質量具有直接的聯系，水利工程檔案是質量監督與檢查的重要參考依據，通常水利工程都是由若干個子工程構成，根據施工進度，每完成一項工程都需要進行質量等級評定和驗收，這時水利工程檔案則是重要的評定依據，然而一些工程的水利工程檔案完全不可用，這主要是由于檔案與工程建設不同步，往往都是工程完成后，集中對工程檔案進行采集和分類，這導致檔案內容與工程建設的內容不完整，工程施工數據不準確，這加大了工程的質量評定難度。同時，檔案的分類與案卷形式不規范，在對工程進行針對性分析時，檔案無法起到有效的參考價值，甚至一些施工單位不能及時上報檔案材料，導致部分工程無法找到評定依據。
2.2 水利工程檔案管理人員配置問題
水利工程與其他工程在施工過程和施工管理上有很大的差別，而水利工程檔案管理人員必須要求對水利工程的施工建設足夠熟悉，能夠將檔案科學分類，根據項目的施工過程進行有序的管理。而現實檔案管理人員往往都是臨時抽調的非專業人員，他們的工作具有被動性特點，都是由施工企業將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項目建設之中，這往往會導致出現內容缺項、漏項等問題，對一些隱蔽工程難以找到有效的檔案與其對應，嚴重影響了工程的質量驗收。
2.3 水利工程檔案管理規范性問題
水利工程檔案的管理與領導的重視程度有直接的關系，由于領導的重視程度不夠，對于檔案管理規定宣傳不夠，下級部門貫穿不到位，導致工程檔案流向不明確，檔案管理不連續問題的出現。加之水利工程人員流動比較大，參與單位眾多，對于檔案的調用沒有明確的制度約束，導致借出的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題都是由于水利工程檔案管理不規范所造成的，所以提高水利工程檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學的和強制的體系才能提高水利工程檔案管理水平。
3 提升水利工程檔案管理水平的方法
水利工程檔案管理的水平直接關系到工程的建設、監理、評級與后期的應用與維護，所以提升水利工程檔案管理水平要循序漸進，逐步完善水利工程檔案管理體系，并在工作中不斷創新、不斷發展，使水利工程檔案管理工作發揮其應有的價值。本文提出提升水利工程檔案管理水平的方法是從實際應用的角度出發，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立規范化的水利檔案管理體制；其次，加強檔案管理的重視力度，建立層級負責的檔案人員管理組織結構；最后，提高檔案管理的技術水平，將計算機技術、網絡技術應用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。
3.1 建立水利工程檔案管理規范化體制
水利工程檔案管理的規章制度和管理辦法是提高水利工程檔案管理水平的重要指導，要建立符合工程檔案自身發展規律的規范化體制，從檔案管理的操作、監督和使用三個方面建立具體的申報審批制度，保證檔案的及時采集與整理歸檔，并有效地進行監督。在使用過程中，必須主管部門領導審批才能夠調用水利工程檔案，對檔案進行跟蹤，按照檔案使用期限及時收回檔案，保證檔案不會丟失。
3.2 建立層級責任制檔案管理組織結構
檔案管理要由專門的部門進行管理，由工程項目的主要領導具體抓檔案管理業務，通過層級的責任任務分配，提高檔案管理的統籌安排水平，檔案管理要上下級逐層監督，保證檔案的完整性和有效性，在項目竣工后能夠通過施工檔案與工程一一對應，為工程項目的質量保駕護航。此外，要加強檔案管理人員能力水平的培養，使其檔案管理水平與實際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項目建設在同一水平線上，能夠真實地展現水利工程建設的全過程。
3.3 建立信息化檔案管理體系
隨著信息技術和網絡技術的不斷發展，在水利工程檔案管理中利用信息化技術，提升檔案管理水平已經成為一種趨勢，將原有的人工操作，轉化為計算機操作，不僅降低了檔案管理的失誤率，提高檔案管理的效率，并且提高檔案分類、檔案使用等方面的技術水平。目前，水利工程檔案管理系統已經在很多水利工程中應用，以電子形式進行檔案管理更加便于管理和應用，這對于提高檔案管理水平具有非常重要的價值。
關鍵詞：學分制；教學檔案；院級管理
目前各大學順應人才培養特點需要普遍實施了學分制教學管理模式，但不容置疑的是，學分制相關制度、措施的有效實施與落實，需要完善的教學管理基礎條件和行之有效的管理模式，如實行選課制和彈性學制，模糊了專業、班級的概念，對學校的教師數量和質量、課程的開設、教室資源管理、學生班級活動的開展、學生學籍管理等都帶來新要求，特別是對本來就比較薄弱的大學教學檔案管理工作挑戰更大，因為學分制下，教學檔案管理的周期更長，內容更多、變化更大、要求更高等。而大學教學檔案的產生、整理、保存、歸檔等一系列管理工作的重心和基礎在于大學中的二級單位――學院，以學院為單位，由老師、學生、教研室、院級教學管理辦公室、各科研項目組、各研究中心等產生的教學檔案是構成大學教學檔案的絕大多數。因此，強化院級教學檔案管理工作是提高大學教學檔案管理工作水平的基本途徑和保障之一，也是大學學分制能否有效、可持續開展的基礎條件。開展此研究有其現實指導意義。
1 大學教學檔案管理工作基礎在學院
教學檔案是指教師、學生、管理人員在日常教學、教學管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、錄音、錄像等各種形式和載體的材料。對這些資料進行收集、整理、分類、歸檔、保管和使用等就是教學檔案管理。教學檔案是學校教學管理、教學實踐活動過程的真實原始紀錄，是大學教學管理水平、教學質量、辦學成果的真實反映，是學校的寶貴財富，更是大學檔案管理的重要組成部分。
大學教學檔案一般包括教學文件檔案、教務工作檔案、教師業務檔案、學生學習檔案等。絕大多數教學檔案來源于教學第一線的院級教學單位，產生于教學過程中的學院、教研室、教師、學生等多個層次、多個環節，形成數量龐大、種類繁多、時間跨度大的檔案材料。因此大學教學檔案管理重點和基礎在于具體承擔、落實教學工作的各學院，院級教學檔案管理工作的能力、質量和水平，決定著大學教學檔案管理的效率和效果。
因此探尋強化院級教學檔案管理的途徑與措施，提高和完善院級教學檔案管理工作質量和水平，是保證大學校級教學檔案工作能力和水平達到學分制教學管理制度要求的基礎，是有效提升大學教學管理水平的必由之路，對推動我國大學教育教學改革和擴大與外交流都有客觀的、現實指導意義。
2 院級教學檔案管理存在的主要問題
現實中，各大學教學檔案管理往往是以大學檔案館為龍頭，以行政檔案管理規范來收集、整理、歸類和要求教學檔案的管理工作等，客觀忽視了教學工作特點以及學分制對進行檔案的特殊性要求等。加之檔案管理工作開展是以行政管理為依據，缺乏專業性的考量，因而存在如制度不完善、人員不專業、設施不齊備、不重視、信息不完整等問題，進而成為制約大學學分制管理制度有效開展與完善的基礎性工作瓶頸之一。
2.1 制度不完善，即沒有與學分制配套的院級教學檔案管理制度與標準
現實中，幾乎所有的大學對最基本的院級教學檔案管理工作都沒有配套制度和標準，仍延用過去的校級行政檔案制度和要求。而實施學分制必須要有與之配套的選課制、學籍管理制度、導師制、聘任制及教學質量評估等制度和規范，同時，還要構筑一套全校互通的教學管理信息平臺，包括選課運行系統、學籍管理系統、導師遴選系統、后勤保障系統、教學質量監控系統、招生就業系統等。如果沒有配套的科學、規范的教學檔案材料，學分制的優勢與特點根本不可能有效體現。
2.2 人員不專業，即無專門崗位設置和人員配備
目前，我國大學檔案工作的重心在學校一級，通過學校的檔案館機構負責所有的檔案管理相關事宜，包括教學檔案。而在產生教學檔案的主體單位各學院一般沒有設置專門的教學檔案管理人員崗位，也就沒有專人負責該項工作。現實中院級教學檔案管理工作多由教學秘書和部門行政秘書兼任。這些秘書平日大多忙于教學、科研、人事、辦公室等事務，不可能有多余的時間和精力來開展檔案管理工作；同時他們大多不是科班出身，缺乏系統的檔案及檔案管理專業知識，平時做的檔案收集與整理等工作僅憑經驗與制度規范，并沒有具體的理論指導，對文件規范意識及檔案的實用價值缺乏應有的鑒定能力，致使檔案材料的收集與整理工作具很大的隨意性。不可能很好的滿足學分制實施的檔案管理要求。
2.3 無條件，即缺乏科學管理手段、方法和必要設施等
盡管學分制在我國大學推行已多年，但迄今為止也只能稱為學分學年制，其學分制的主要特點和優勢并沒有真正有效的被體現，究其原因無不與我國大學教學管理、特別是教學檔案管理等基礎條件不足有關。現實中各大學、各學院對教學檔案管理工作少有投入，制度建設、人員配備、設施購建都不完善，缺乏科學管理的手段與方法，在大量教學檔案管理工作面前，人們普遍只能就事論事，只講數量不講質量的開展工作。日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，建立電子文檔等，更談不上對歸檔材料的審核、保存和有效利用等。這些與學分制對教學檔案管理的基本要求不符。
2.4 不重視，學院、教師等忽視院級教學檔案管理
現實中，大學的教學檔案管理多處于學校綜合性檔案管理范疇之中，管理機構、管理人員、管理制度、標準等都遵循學校綜合性檔案管理的要求，沒有就院級教學檔案管理單獨設置部門、配備人員、明確標準和制度等，很少有開展專門的研究，致使學分制背景下教學檔案的特殊性、有效性、適應性等難以保證學分制教學管理制度的特點要求。
同時教師們普遍對檔案管理工作的重要性認識不夠，表現在不能保證必要的檔案按時、全面的歸檔。更有個別教師對學院、學校的教學檔案提交要求置之不理，造成個別必要的教學檔案不完整等現象時有存在，嚴重影響管理質量。
2.5 檔案信息內容不能滿足社會服務的需要
由于大學教學檔案的保存材料是建立在行政管理的傳統制度與規范前提下的，其內容、種類、形式等，僅沒有做到與時俱進及時補充，更是嚴重缺乏應用價值，時常會有需要的材料沒有、不需要的材料一大堆的難堪情況。特別是已畢業多年、小有成就的學生往往需要大學期間自己學習方面的許多信息，學校在發展過程中也需要不斷的提煉組織文化等素材，這些在現有的教學檔案材料中很難有收獲。這就使得檔案管理出現費時、費力、費人工，還產生不了其為教學服務、學校建設的應有價值，更難以開展應有的如查詢服務等社會服務，其檔案價值沒有被充分體現等。
3 院級教學檔案管理的強化措施
3.1 加大宣傳、重視院級教學檔案管理
高校教師、教學管理人員、學生是決定教學檔案管理質量的主要因素。因此，加大檔案工作的宣傳力度，提高廣大師生的檔案意識和管理觀念尤為重要。教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》明確規定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有”。大學教師、管理人員、甚至是學生都應該清楚地認識到，在教學活動中形成的、屬歸檔范圍的文件材料，雖然是自己勞動汗水的結晶，但是無權占為己有，這些材料是受檔案法保護的學校固有財產，必須保證其完整無缺，并按照規定向檔案室移交。
同時要充分認識到院級教學檔案工作是學校檔案工作的基礎性保障，是學分制教學管理制度有效性的基礎，決定著學校檔案管理的效果，只有提高了學校、學院、教師、學生的檔案管理意識，切實重視教學檔案的管理，保證教學檔案的及時、完整、科學、有效的被整理、保存和應用等，才有可能改變目前普遍存在的院級教學檔案管理弱化的現狀，有效推動大學的二級管理和學分制的有效實施等。
3.2 完善院級教學檔案管理制度與規范
隨著我國大學規模的擴大，二級管理和學分制成為各大學教學管理的主要方法，但由于諸多原因，學院并沒有足夠的管理權力和資源自主開展各項工作，日常運營管理資源的投入和制度性規范依然執行學校一級的。因此對院級教學檔案管理工作的開展不僅沒有專門的投入，缺乏專業人才，更是沒有完善的工作制度與規范，不同學院對相同材料的處理流程、要求不盡相同等，教學檔案管理工作效率和質量也不能滿足學校、學院發展和學分制的要求。
因此，在二級管理和學分制背景下逐步完善院級教學檔案管理制度與規范，積極構建院級教學檔案管理體系刻不容緩。
3.3 加強檔案管理人員培養，保證工作質量
由于我國大學長期普遍不重視教學檔案管理工作，致使其成為制約學分制有效落實的瓶頸。而優秀的成績一點是優秀的人干出來的。通過對教學檔案管理人員從流程管理的角度開展全過程專業培訓，逐漸打造專業的檔案管理隊伍，提高教學檔案管理的能力和水平。同時通過制定統一的過程管理標準和規范，統一標準、內容、格式和程序等，以逐步實現教學管理檔案的規范化、標準化和電子化，真正意義上從基礎管理的角度提升院級教學檔案的有效性。
3.4 強化教學檔案形成過程的監管，確保教學檔案質量
教學檔案的有效性一定程度上取決于教學檔案收集、整理等過程的規范性，而規范性的落實必須要長期堅持執行標準的、統一的、規范的相關制度與標準，并形成工作傳統和風格。如檔案管理員要堅持原則，嚴格按制度規范辦事，檔案管理文件材料要真實、準確，切忌因自己工作上的不周或外界干擾影響教學檔案的及時性和高質量，甚至造成不良后果和惡劣影響等。特別是關系學生未來成長的檔案更應按照統一標準、統一模式、統一要件等強化管理。
同時在工作中應加強教學檔案的分類、整理和鑒定等。教學檔案管理質量的前提是正確的資料歸類，然后針對不同類型和重要性，區別管理。而這往往是院級教學檔案管理的軟肋，因為沒有足夠的人力、物力、制度、規范和經驗等。因此加強教學檔案的分類整理、鑒定工作，是確保教學檔案管理質量的核心內容之一。為此需要強化以下幾點：
首先，要按照學生培養方案的流程，明確不同檔案材料的重要性，區分不同等級或類別。針對不同等級的檔案資料采用ABC分類法開展差異性管理。
其次，加強對管理人員工作質量的考核與評價，提高工作責任心和積極性，確保檔案管理的質量。通過對管理人員的培訓，明確制度性規范與要求，通過崗位職責的形式要求管理人員嚴格按制度規范、區別不同資料，正確的、有規律性的開展有效工作。
第三，加強院級教學檔案管理硬件設施與條件的投入和建設，加強對檔案實體分類理論的研究，不斷總結分類整理經驗，提高檔案分類整理質量，從而提高檔案管理的電子化和標準化。
3.5 積極開拓教學檔案的服務功能
檔案的生命在于它的適用性，教學檔案不能得到合理利用，只是被分門別類的鎖進檔案柜中，成為“死檔案”，那就不具有存在的價值。因此，教學檔案的管理任務之一是積極開發教學檔案的應用價值，主動為教學管理工作和學生服務。如將教學管理制度、優秀教師的講稿、教案、教學工作總結、教學研究論文、歷年的試題、學生考試的試卷分析、優秀畢業論文、師資情況、教師歷年的科研成果等匯編成冊，供廣大教師、教學管理人員、教學研究人員以及學生查閱等。這不僅能教學檔案管理的良性循環，更能夠豐富教學資源，改進教學管理、提高學校辦學水平和教師的素質，最大限度地發揮教學檔案在高等教育教學各環節的基礎性作用。
參考文獻
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一、檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用
目前我們在檔案管理中，人們主要是將數據信息作為主要的管理對象，并且在科學的管理技術和理念的指導下，對數據信息進行規范化、標準化的管理，進而滿足了信息管理工作的相關要求。然而，從現代化管理工作的實際情況來看，人們在數據信息管理的過程中，還存在著許多的問題，這就使得檔案管理工作的質量和效率受到嚴重的影響，因此為了讓檔案管理工作得到進一步的優化，我們在檔案數據庫建設的過程中，就要以檔案管理理念為指導，從而保障數據信息建設的質量，促進社會文化的傳播。
一般而言，我們在對檔案信息進行管理的過程中，檔案管理理論的運用有著十分重要的意義，這也是提高檔案管理效率的基本方法。目前我們在檔案管理中，所采用的檔案管理體系有很多，其中不同的管理理念，其應用效果也就存在著一定的差異，因此我們在對其進行選擇的過程中，一定要按照相關的規范標準，來對其進行選取。其中對其檔案管理系統進行分析，也是很有必要的，這就給檔案管理工作帶來了極大的便利。通常情況下，我們在對檔案管理體系進行劃分的時候，都是采用全宗分類的方法，這是為檔案數據建設提供了前提條件。
二、全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用
近年來，在現代化檔案管理工作中，人們為了使得檔案數據信息管理的質量得到保障，人們就網絡信息技術應用到其中，這就使得計算機管理工作的效果得到進一步的提高。而且在數據管理中，人們為了讓數據庫的作用可以得到充分的發揮，也將全宗園林的相關內容融入到檔案管理中，這就讓檔案數據管理的質量得到了進一步的保障。
第一，全宗原則作為檔案分類管理中的基本理論之一，它在檔案管理工作中不僅有利于數據可的建設，還保障了數據信息的可靠性和有效性。這和普通的邏輯分類方法相比，全宗原則的應用還進一步的提高了檔案信息管理的質量，滿足了現代化檔案數據庫建設的相關要求。
第二，我們在現代化數據庫建設的過程中，全宗原則的應用除了有著良好的指導作用以外，還可以對相關的檔案信息數據進行記錄維護，從而使得數據信息的可靠性和安全性得到了很好的保障。目前我們在檔案信息管理的過程中，數據庫的建設在其中有著十分重要，為此我們在對數據庫進行建設施工的過程中，我們將全宗原則的相關內容進行相應的控制管理，滿足現代化檔案數據管理的相關要求。
第三，從當前我國檔案管理工作的實際情況來看，其中還存在著許多的問題，這就對現代化數據管理工作有著嚴重的影響。而全宗理論的應用，不僅使得數據庫建設的質量和效益得到保障，還很好的滿足了現代化檔案信息管理的相關要求，讓檔案數據信息的可靠性和真實性得到有效的保障。
三、全宗原則在檔案管理中的實際應用
目前在檔案管理工作的過程中，全宗原則作為其基本原則，已經成為了現代化檔案管理工作的重要部分，并且將其應用在各種檔案管理工作當中。但是，這種原則在實際應用的過程中，無法對其中存在的問題進行很好的解決，這就使得人們在檔案數據庫建設的過程中，要面臨著許多的挑戰。
（一）全宗內部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數據庫
雖然全宗原則強調一個來源單位的檔案應當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發展，同一全宗內檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統一保管難以實施。
（二）自由來源原則為專門檔案的數據庫建設提供理論基礎
自由來源原則認為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對全宗理論的重大發展。像許多行業性、專業性很強的檔案就要求打破傳統全宗范圍的限制，而按照行業或專業系統進行集中統一管理。比如城建檔案、項目檔案雖然破壞了各項目參與組織全宗的完整性，但卻有效地維護了項目檔案的完整性。在多數情況下保證后者的完整性具有更為重要的現實意義。這里的工程項目就是一個邏輯意義上的全宗單位，由此可見，全宗理論在其本身的發展過程中存在分合的演化過程，并不完全拘泥于狹義的全宗概念。
四、邏輯主義分類思路適合檔案數據庫的內容管理
目前我們在檔案數據庫建設的過程中，其邏輯分類法已經被人們廣泛的應用到檔案數據內容管理工作當中，這樣不僅可以使得數據檔案管理工作的內容變得更加的豐富，充分的體現出內容管理的多樣化，還保障了數據信息的可靠性和真實，使得檔案信息管理的質量和效果得到充分的提升，滿足了現代化檔案數據信息管理工作的相關要求。
