時間：2023-06-01 09:32:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案管理規(guī)定，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.管理機構(gòu)
（1）公務(wù)員等檔案管理。我國公務(wù)員等干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責(zé)的管理體制?？h以上（含縣）機關(guān)、單位的干部檔案實行由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。現(xiàn)職與非現(xiàn)職的公務(wù)員檔案管理機構(gòu)相同。美國公立系統(tǒng)的現(xiàn)職人員是集中管理模式，由人事管理總署負責(zé)管理。聯(lián)邦政府各部門統(tǒng)一設(shè)置人事機構(gòu)。州政府以及其他地方政府也設(shè)立人事檔案的機構(gòu)――人事辦公室或人力資源辦公室。美國公立系統(tǒng)的非現(xiàn)職人員，其人事檔案由國家人事文件中心管理，它由軍職人員文件中心和文職人員文件中心兩部門組成。
（2）其他企業(yè)、私營組織人員檔案管理機構(gòu)。我國1992年頒布了《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，規(guī)定企業(yè)職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構(gòu)管理。1996年頒布了《流動人員人事檔案管理規(guī)定》，流動人員人事檔案的管理，按照人事管理權(quán)限，一律由市、區(qū)、縣組織部、人事局所屬的人才交流服務(wù)機構(gòu)和勞動服務(wù)機構(gòu)負責(zé)。美國這類人員的人事檔案一般由本單位的人事部門保管，辭職、死亡或工作調(diào)動等情況后，其人事檔案仍然保留在原供職單位。此外，美國的一些專業(yè)部門也保存著大量的個人數(shù)據(jù)，如社會保障署保存了所有成年人的社會保障號和信譽局發(fā)給所有人的社會安全號，通過社會保障號和社會安全號可以查詢相關(guān)檔案數(shù)據(jù)。
2.管理的開放性
我國《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第十七條規(guī)定，查閱檔案應(yīng)憑單位介紹信，檔案除特殊情況下一般不借出查閱，任何個人不得查閱或借用，因工作需要從檔案中取證的，須單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。美國利用人事檔案可以是本人或他人（經(jīng)本人授權(quán)），一般需提交申請信、全名、出生日期、社會保障號、任職機構(gòu)的名稱，任職時間和離職時間、利用目的等。
3.檔案的利用
我國當(dāng)前的人事檔案管理中重“管理”輕“利用”的現(xiàn)象普遍存在。首先人們總是認為人事檔案是很神秘的東西，非常封閉。其次以往人事檔案收集個人業(yè)績、能力、信用等方面材料比較少，不能及時完全記載和反映一個人的現(xiàn)狀或全貌。另外，有的用人單位只看現(xiàn)實能力，而不看個人檔案。目前隨著已經(jīng)參加社會保險的人員，退休時當(dāng)?shù)厣绫２块T需要審核人事檔案，核對視同繳費年限，技術(shù)職稱，特殊工種等，因此人們也越來越意識到人事檔案的重要性，但其利用還相當(dāng)局限。
美國早在上世紀(jì)90年代就建立了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)，成為世界上第一個實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的國家。在美國，公民的人事檔案除了為人力資源管理和社會保障服務(wù)外，還建立了個人信用系統(tǒng)。每個公民有社會安全號碼和社會保障號（成年人），這個號碼在其申請工作、支取工資、納稅、貸款時，都要使用這個號碼，這些信用記錄由專門的征信機構(gòu)收集整理，形成信用報告，記入其個人信用檔案。
二、中美人事檔案管理不同帶給我們的啟示
第一，要采取多種措施增強社會公眾對人事檔案管理的了解，宣傳人事檔案管理知識，人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度，人事檔案為個人求職、單位求才提供了依據(jù)。另外，人事檔案是辦理社會保險和退休手續(xù)、提供出國政審和公證材料、出具報考研究生的相關(guān)材料主要依據(jù)等。如辦理退休手續(xù)時，就需審核本人人事檔案，核定出生時間、參加工作時間、高級職稱等；遺產(chǎn)糾紛時也需查當(dāng)事人的社會關(guān)系等。
關(guān)鍵詞：流動人員人事檔案 管理 現(xiàn)狀 對策
一、流動人員人事檔案管理之現(xiàn)狀
（一）流動人員人事檔案的重視程度不夠
個人對人事檔案重要性的認識不夠，檔案機構(gòu)的重視程度不夠，造成流動人員人事檔案管理存在很多漏洞?！读鲃尤藛T人事檔案管理暫行規(guī)定》明確規(guī)定：“嚴禁個人保管他人人事檔案”。但是經(jīng)常有一些下崗職工自己拿著檔案到人社部門咨詢政策，并且檔案沒有按規(guī)定包封、蓋章。問其原因，有的是當(dāng)年下崗時自己從單位取回一直放在家里，也有的是剛從檔案機構(gòu)借出來，根本沒人給包封、蓋章。目前，流動人員人事檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象比比皆是，檔案資料不全，內(nèi)容不真實，檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)移不規(guī)范，檔案袋子破損，檔案丟失等情況時有發(fā)生。
（二）流動人員人事檔案管理體制混亂
目前許多職介機構(gòu)、人才服務(wù)機構(gòu)、勞務(wù)機構(gòu)都在進行人事檔案社會化管理工作。這些機構(gòu)有的隸屬于人社部門，有的本身就是企業(yè)，檔案在某種程度上已經(jīng)成為了商品，甚至有些機構(gòu)以造假檔案進行牟利。不具備檔案管理資格的企業(yè)和個人越權(quán)、違規(guī)管理等現(xiàn)象，既造成了流動人員人事檔案管理秩序混亂，又對流動人員人事檔案的安全性、真實性構(gòu)成了嚴重的威脅。本人在工作中就曾經(jīng)遇到過這樣的事情：一名下崗靈活就業(yè)人員，按相關(guān)規(guī)定辦理完退休手續(xù)后，人社部門卻接到舉報。經(jīng)多方調(diào)查，發(fā)現(xiàn)此人確實曾在下崗期間服刑，法院的判決書等資料無人送往檔案機構(gòu)，辦理退休手續(xù)的檔案里并沒有其服刑的相關(guān)資料。這件事情的發(fā)生，絕非偶然，它凸顯了流動人員人事檔案管理的漏洞，為我們的檔案管理工作敲響了警鐘。
（三）流動人員人事檔案的管理不夠規(guī)范
1、檔案資料管理不規(guī)范
一些檔案機構(gòu)，沒有專業(yè)的管理人員隊伍，沒有相應(yīng)的配套設(shè)施，檔案管理工作處于只收錢，零收集，不整理狀態(tài)。人事檔案短缺，材料內(nèi)容不完整，弄虛作假等現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。這些機構(gòu)的檔案，根本沒有裝訂整理，袋子也已經(jīng)破舊不堪了，檔案資料隨時會從袋子里掉出來。以前就有一名老同志因檔案里缺失入伍和退役資料，為了接續(xù)工齡，把退伍證交給檔案機構(gòu)，退伍證從破損的檔案袋子里滑落丟失。還有一些人自己拿著未經(jīng)包封、蓋章的檔案來咨詢，這將很難保證檔案的真實性和完整性。
2、檔案管理人員配置不足，素質(zhì)不高
《干部檔案工作條例》對檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)做出了相應(yīng)規(guī)定，并規(guī)定：“每管理一千人的檔案需配備一名專職干部”；但是據(jù)調(diào)查，目前我市一些檔案機構(gòu)，多數(shù)都是一個人負責(zé)管理幾千份檔案，有的機構(gòu)甚至是一個人負責(zé)管理上萬份檔案。并且，這些檔案機構(gòu)，任用的檔案管理人員未經(jīng)過專門培訓(xùn)，黨員干部極少，多數(shù)人員對檔案管理的相關(guān)政策和具體要求并不了解，對檔案管理業(yè)務(wù)不太熟悉。繁瑣的工作，巨大的工作量，再加上檔案管理人員配置不足，導(dǎo)致檔案管理工作未能嚴格按照要求規(guī)范操作。
二、具體對策
（一）加強宣傳力度
加強《中華人民共和國檔案法》的宣傳，提高人民對人事檔案重要性的認識，采取多種形式在電視、廣播、報紙等新聞媒體上做一些正規(guī)的播報，或者是在大街小巷發(fā)放一些法律知識傳單。如果能結(jié)合生活中的實例，把案例以故事的形式展現(xiàn)出來，效果則大大不同。目前各電視臺許多法治欄目很受老百姓歡迎，但是與檔案相關(guān)的卻寥寥無幾。如果能借助這些欄目，把具體案例呈現(xiàn)出來，或者把發(fā)放法律條文形式的傳單，改為以實際案例改編的漫畫故事，這樣新穎的宣傳形式，肯定會給人們留下深刻的印象。
（二）完善管理制度
各級政府組織、人事部門應(yīng)針對現(xiàn)狀及時出臺相關(guān)政策，指導(dǎo)流動人員人事檔案管理工作。對各類檔案機構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門是誰，法定責(zé)任是什么，誰來監(jiān)督管理，怎么處罰等問題作出明確規(guī)定，并將流動人員檔案管理工作的具體操作、獎懲制度細化。應(yīng)賦予人社部門下屬的人才中介機構(gòu)對人事檔案的唯一管理權(quán)。并且這些部門應(yīng)與工商等部門聯(lián)合起來，對沒有權(quán)限私自保管檔案的單位或超范圍管理檔案的人才服務(wù)中心機構(gòu)進行嚴肅查處。還應(yīng)通過與公安聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息共享，以此規(guī)避判決書等資料無法送往檔案管理機構(gòu)的漏洞。
（三）規(guī)范檔案管理機構(gòu)
檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，集服務(wù)性與保密性于一體。加強檔案管理工作，一是要整頓檔案管理機構(gòu)，明確管理職責(zé)，劃清管理權(quán)限，界定法律責(zé)任，實行監(jiān)管制度。二是要加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)。從檔案管理人員的選擇上入手，嚴格按照相關(guān)要求選拔任用檔案管理人員；定期組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高他們的能力；培養(yǎng)他們勤奮學(xué)習(xí)、愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實、甘于奉獻的精神；鼓勵他們提出合理化的建議；把他們培養(yǎng)成具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”人才，使他們能為流動人員人事檔案管理事業(yè)建功立業(yè)。
參考文獻：
[1]《干部檔案工作條例》
大中專畢業(yè)生人事檔案是人生經(jīng)歷的起點記載和今后參加社會活動的重要依據(jù)，其對大中專畢業(yè)生今后的社會保險、職稱評聘、出國政審、異地調(diào)動辦理等發(fā)揮著極其重要的作用。在市場經(jīng)濟發(fā)展條件下，規(guī)范大中專畢業(yè)生人事檔案，對于促進人才交流，發(fā)現(xiàn)、推薦、使用好人才顯得尤為重要。
一、大中專畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀分析
大中專畢業(yè)生的人事檔案是全面考察學(xué)生多年來的學(xué)習(xí)、思想和生活狀況，也是為用人單位提供評價人才使用的重要客觀依據(jù)。但從人才中心所接轉(zhuǎn)的的大中專畢業(yè)生檔案情況來看：部分檔案存在材料不全、散亂、錯寄、自帶甚至拆封等現(xiàn)象，造成無論是給畢業(yè)生的就業(yè)還是后期政審、利用等都帶來了負面影響。其存在的問題主要表現(xiàn)為：1.人事檔案的散亂、缺失。大中專畢業(yè)生的人事檔案主要包括登記表、成績單、學(xué)年鑒定表、獎勵處分材料、黨團組織材料等等。但在畢業(yè)生檔案接收中經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料錯放、寄錯，甚至出現(xiàn)一些重要的報到證、黨團組織材料缺失等情況。由于沒有專門的人事檔案庫房以及專業(yè)的登記保管等，在收集大中專畢業(yè)生的人事檔案材料過程中出現(xiàn)雜亂無章的情況。同時，由于畢業(yè)生眾多，大多需要新建檔案，因此在存放過程中容易與其他畢業(yè)生檔案混裝在一起，存在檔案保管不規(guī)范現(xiàn)象。2.人事檔案的專業(yè)性、保密性不強。大中專畢業(yè)生的人事檔案需要嚴格依據(jù)國家檔案轉(zhuǎn)遞、管理規(guī)定要求執(zhí)行，但現(xiàn)實中由于專職檔案管理人員少，畢業(yè)生在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中往往由輔導(dǎo)員、班主任甚至是學(xué)生代為轉(zhuǎn)遞，非專業(yè)人員的過多介入導(dǎo)致了人事檔案管理的專業(yè)性不強。此外，大中專畢業(yè)生在后期為了提高知識，參加相關(guān)的成人教育、遠程教育或自考，這些后添加的重要的檔案資料為了查閱、復(fù)印等在拆封后沒有及時密封，減弱了檔案的保密性和真實性。
二、大中專畢業(yè)生人事檔案管理的重要性
基于麥可思研究院的研究報告，《光明日報》于2015年7月20日的《2015年中國大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)報告》公布的數(shù)據(jù)顯示：高職高專院校2014屆畢業(yè)生半年后的就業(yè)率為91.5%，比2013年提升了0.6個百分點，但2014年的高職高專院校的畢業(yè)生失業(yè)率為8.5%，每年有數(shù)十萬的畢業(yè)生處于待業(yè)狀態(tài)，因此，做好畢業(yè)生的人事檔案管理和開發(fā)工作意義重大。1.提高人力資源利用率。企事業(yè)單位招聘、選拔人才是一種人力資源的資本投資，是為了通過對人進行資本投入、提高人的職業(yè)技能或體能，增加勞動產(chǎn)生的一種投資行為。做好畢業(yè)生人事檔案管理可以有效將閑置、滯留在社會上的人力資源有效利用，避免人力資源浪費。2.擴大流動人員就業(yè)服務(wù)保障。大中專學(xué)生畢業(yè)后往往輾轉(zhuǎn)多個城市就業(yè)，根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)要求，需要做好流動人員流動人事檔案的轉(zhuǎn)遞、保管工作。一方面，各地人才流動服務(wù)中心因掌握著流動人員人事檔案，故占絕對優(yōu)勢；另一方面，要充分調(diào)動企事業(yè)、教育以及勞動人事等部門的多方力量，共同參與就業(yè)人員人事檔案的建檔、轉(zhuǎn)遞工作，為流動人員就業(yè)做好服務(wù)。
三、大中專畢業(yè)生人事檔案管理對策
1.在思想上，要重視大中專畢業(yè)生人事檔案管理、開發(fā)工作。無論是人才流動服務(wù)機構(gòu)，還是用人企業(yè)都要有強烈的責(zé)任意識。一方面，要做好大中專畢業(yè)生人事檔案的接收、保管、開發(fā)和利用工作，進一步完善人事檔案管理體制；另一方面，作為檔案保管機構(gòu)要增加投入，提高專業(yè)人員檔案管理和開發(fā)素能，加強管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，從思想和硬件建設(shè)上為大中專畢業(yè)生的人事檔案信息開發(fā)和利用做好準(zhǔn)備。2.在管理上，要加強大中專畢業(yè)生人事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。隨著城市化進程的加快和就業(yè)渠道選擇的多元化，大中專畢業(yè)生就業(yè)的流動性不斷增強，人事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)成為時展的趨勢和必要手段。要建立類似于學(xué)歷查詢網(wǎng)絡(luò)一樣的全國大中專人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)專門的人事管理軟件，為用人單位查詢、利用檔案提供便利。3.在開發(fā)上，要拓寬大中專畢業(yè)生人事檔案的信息收集、利用渠道。運用新興網(wǎng)絡(luò)媒體，建立人才開發(fā)網(wǎng)絡(luò)，開辟大中專畢業(yè)生就職和企事業(yè)人才招聘板塊。一方面，為大中專畢業(yè)生就業(yè)提供專業(yè)平臺和渠道；另一方面，人才流動服務(wù)機構(gòu)根據(jù)用人單位的委托，提供學(xué)歷驗證、背景調(diào)查等服務(wù)，進一步延伸檔案管理、開發(fā)利用觸角，做好專業(yè)服務(wù)工作。
作者：王斌輝
【關(guān)鍵詞】人事檔案；知情權(quán)；開放
一直以來，人事檔案都給人一種神秘的感覺，很多人從來都沒有機會查看到自己的人事檔案，至于檔案中的材料及保存管理情況更是一無所知。近年來，伴隨著社會的進步和人們法治意識的增強，因為人事檔案管理問題而引發(fā)的糾紛也逐漸增多。人事檔案到底能否對個人開放？本人到底有沒有對自己人事檔案的知情權(quán)？相關(guān)爭論一直沒有停過。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。
二、人事檔案管理現(xiàn)狀
被制度鎖在籠子里的人事檔案。很多人問：我自己為什么不能查閱自己的人事檔案？根據(jù)《干部檔案工作條例》第七章中規(guī)定：任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。正因如此，一直以來，人事檔案在各級組織人事部門的“保護”下漸漸蒙上了一層神秘的面紗，也逐漸失去了它應(yīng)有的價值。對于很多普通人可能從一參加工作自始至終在一個單位工作直至退休，而他的人事檔案在檔案室也就這樣靜靜地躺了幾十年。除了檔案管理人員不定期的對檔案進行收集和整理之外，幾乎沒有人能接觸到他們，以致很多人甚至已經(jīng)淡忘了自己還有人事檔案的存在。
三、人事檔案信息對個人開放的必要性
（一）有利于接受個人監(jiān)督，保證人事檔案的嚴肅性、真實性、客觀性。目前，人事檔案管理工作的監(jiān)管，主體是上級組織部門和本單位主管負責(zé)人，而且他們的監(jiān)管方式主要以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主，檔案監(jiān)管為輔。因此，管理人員可以輕易地對檔案進行修改和整理，管理人員水平的高低直接決定了檔案管理水平的高低。而引入本人參與人事檔案的監(jiān)管，一方面可以做到對檔案進行針對性地監(jiān)管，另一方面對檔案管理人員也起到了有效的監(jiān)督作用，從而保證人事檔案的嚴肅性、真實性和客觀性。
（二）有利于人事檔案的開發(fā)和利用?，F(xiàn)如今的人事檔案管理模式不利于人事檔案的開發(fā)和利用。例如，很多人在填寫履歷或者加入黨團時間的時候，由于時間久遠想查看下原始材料。但由于受到不允許個人翻閱查看檔案管理規(guī)定，很多人只能憑借模糊記憶填寫，而所填寫的材料恰恰將來也要存入個人人事檔案，這樣就造成了檔案記載時間前后不一致的問題，人事檔案管理工作變成了簡單的材料收集，失去了它的參考和利用價值。而自2014年至今，從中央到地方各級組織部門進行的干部人事檔案專項審核工作，其中一項就是對記載前后不一致的情況進行調(diào)查核實。通過審核發(fā)現(xiàn)，有大部分是因為記不清楚而造成的填寫前后不一致。因此，人事檔案信息對個人的開放有利于避免此類現(xiàn)象的發(fā)生，也可以達到檔案利用的最大化。
（三）有效避免大量死檔、棄檔的出現(xiàn)。一方面由于管檔部門和單位對人事檔案的過度保護，在一定程度上阻礙了人才的自由流動。另一方面，由于個人對檔案中的情況不夠了解，人事檔案漸漸成為了“雞肋”，從而出現(xiàn)了大量的死檔和棄檔，增加了管理人員的工作量和管檔難度。因此，人事檔案對個人適度的開放，可以促進人才的自由流動和增進個人對人事檔案的了解，有效解決大量死檔和棄檔的出現(xiàn)。
四、檔案信息對個人開放的支持
（一）檔案管理工作的信息化。檔案管理工作的信息化是人事檔案對個人開放的先決條件和基本保證。為了保證人事檔案的安全，人事檔案對個人提供開放服務(wù)的途徑必須采用電子信息化的方式，即將檔案內(nèi)容數(shù)字化和信息化，使個人在查詢個人檔案相關(guān)信息，了解保管情況時不用直接接觸檔案原件即可完成。這樣，即保護了檔案原件，又達到了利用和參考的目的。
（二）對檔案管理工作的資金支持。檔案管理工作的信息化是對個人開放的先決條件和基本保證，而有力的資金支持則是檔案管理信息化建設(shè)的基本保障。主要包括電腦、影像采集設(shè)備、管理軟件、人員培訓(xùn)、后期維護等產(chǎn)生的費用。這就需要檔案單位負責(zé)人給予足夠的重視和財政部門的大力支持。
（三）檔案對個人開放工作的日常管理。根據(jù)工作實際情況，對檔案管理人員操作流程、個人查閱范圍、審批流程、查閱登記制度等方面建立嚴格完善的規(guī)章制度和操作流程，是檔案對個人開放的制度保證。原本被重重保護起來的人事檔案對個人開放，無論對于檔案管理者還是個人無疑都是一個新課題和新生事物，在開放過程中必然會遇到各種問題。制度和流程制定的過于嚴格和教條則達不到理想效果，過于簡單則不利于人事檔案的保護。因此，制度和流程是否科學(xué)全面，決定了對個人開放工作的實效。
關(guān)鍵詞：研究生 檔案管理
一、研究生檔案的內(nèi)涵
研究生檔案分為研究生人事檔案和研究生工作檔案兩大類。研究生人事檔案包含研究生入學(xué)前檔案（從小學(xué)、初中、高中到大學(xué)）、入學(xué)檔案（報考研究生登記表、初試、復(fù)試成績等有關(guān)材料）以及研究生學(xué)習(xí)和生活的記錄材料，是重要的檔案資料。研究生工作檔案（含工作計劃）全部程序主要根據(jù)上級下達的通知精神或文件形成的有關(guān)文件和資料，主要包括招生、學(xué)籍、教學(xué)、培養(yǎng)、學(xué)位、導(dǎo)師、就業(yè)、學(xué)位申請等各項工作。
二、研究生檔案的特點
1.國家沒有明確的規(guī)定
迄今為止，無論研究生還是本科生針對學(xué)生檔案國家沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范，歸檔范圍沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，各高校對于學(xué)生檔案的文件材料歸檔范圍也表現(xiàn)出區(qū)域性特點，研究生的檔案管理制度一般由學(xué)校自行制定。
2.學(xué)生的管理機構(gòu)不同
由于學(xué)校的規(guī)模和研究生數(shù)量的差別，學(xué)校管理制度不同，學(xué)校對于研究生的管理也不盡一致，有些學(xué)校屬于一級管理，而有些學(xué)校屬于二級管理。
3.有部分往屆生的檔案
由于研究生的招考面向社會，那么會有一部分的社會生源，其檔案由于已經(jīng)由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)為人事檔案，學(xué)校在招收學(xué)生，需要調(diào)取其檔案并進行整理，以便在校的信息記錄。
4.高校研究生學(xué)位檔案管理
研究生學(xué)位檔案管理同其他檔案管理之所以不同，在于其形成過程的長期性、多樣性和階段性。一是形成時間長。二是經(jīng)手人數(shù)多且形式多樣。三是培養(yǎng)分段進行。研究生需要經(jīng)過由淺入深的學(xué)位課程集中學(xué)習(xí)、參加科研項目和科研能力由弱到強的培養(yǎng)、完成學(xué)位論文及論文答辯等不同的階段。每一階段都會產(chǎn)生與其他階段相互聯(lián)系的學(xué)位檔案材料。
三、研究生檔案管理存在的問題
1.檔案傳遞不規(guī)范
由于各個學(xué)校和省份之間對于檔案管理的規(guī)定不同，所以研究生入校檔案傳遞工作十分混亂，增加了檔案丟失、損壞的危險，并且不利于研究生就讀學(xué)校對于檔案的統(tǒng)一整理。
2.管理機構(gòu)混亂
目前，全國高校人事檔案有三種管理模式：有的高校是由各院（系）管理；有的高校研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學(xué)生工作處管理；有的高校是統(tǒng)一由學(xué)校檔案機構(gòu)管理。在實施過程中缺乏一套切實可行的大學(xué)生檔案管理制度實施細則。容易導(dǎo)致研究生檔案管理工作的混亂。
3.導(dǎo)師的考察沒有納入檔案
研究生在校期間，一個很重要的考察者就是導(dǎo)師，研究生檔案管理中沒有體現(xiàn)，導(dǎo)師對學(xué)生表現(xiàn)的定性評價。
4.檔案內(nèi)容
（1）真實度不高
檔案內(nèi)容受到人為因素的影響真實度不高，用人單位對檔案也持有懷疑態(tài)度。
（2）格式單一化
高校學(xué)生檔案無統(tǒng)一規(guī)定，所以各個學(xué)校就根據(jù)省內(nèi)或本校的規(guī)定對檔案進行管理，只是有一些格式化的表格、資料，無法全面體現(xiàn)學(xué)生的特點。
5.無法為就業(yè)提供有力的支持
在中國有著人數(shù)眾多的畢業(yè)生背景下，學(xué)生的檔案成為用人單位進行篩選的一個重要的資料來源，而由于檔案管理存在諸多問題，檔案無法為學(xué)生的就業(yè)提供后備支持。
四、研究生檔案管理的建議
1.制定適合本校的研究生檔案管理規(guī)定
根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校自身的特點，制定出適合本校的管理規(guī)定，才能保證研究生檔案管理工作的順利進行。
2.使檔案的內(nèi)容能夠全面反映學(xué)生情況
通過增加更多的人性化個性化的內(nèi)容，體現(xiàn)學(xué)生的個人素養(yǎng)和學(xué)術(shù)水平，為就業(yè)進程中檔案審核做好充分的準(zhǔn)備。
3.檔案管理中推出新的信息系統(tǒng)
在諸多關(guān)于高校學(xué)生檔案管理的文獻中都提到，要將先進的科技系統(tǒng)應(yīng)用到學(xué)校的檔案管理工作中，檔案管理工作極其復(fù)雜，涉及的數(shù)量大、內(nèi)容多，并且需要根據(jù)時間進行更新和改進，所以利用信息系統(tǒng)進行管理就可以省去很多工作。如研究生進行的科研項目就可以利用專門的系統(tǒng)進行統(tǒng)計和記錄，能夠全面反映其科研能力和工作能力。這樣的高科技可以使得檔案管理工作更加快捷有效。
參考文獻：
[1]金俊蘭.加強高校研究生檔案管理的探討.高教論壇
[2]彭勁.高校學(xué)生檔案采用納入式管理模式再探.蘭臺世界，2012（2）
（一）學(xué)生自身對檔案的重要性意識不夠
很多大學(xué)生都覺得檔案只在學(xué)校和國企單位才有一定的作用，在外面私企和民營的企業(yè)中工作，檔案就可有可無，單位也沒有嚴格要求提交檔案，大學(xué)生更是無所謂的態(tài)度，缺乏對人事檔案重要性的認識，只有加強大學(xué)生對檔案重要性的認識，檔案才能在人才資源開發(fā)中更好的發(fā)揮作用。
（二）畢業(yè)生檔案管理模式不規(guī)范
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴格的管理規(guī)定和實施細則，管檔的業(yè)務(wù)人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認識，僅僅只是充當(dāng)一個保管員的身份，對于收集的學(xué)生的檔案即沒有系統(tǒng)的進行編號和分類，也沒有認真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
隨著社會的不斷發(fā)展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)潮流，加強計算機在檔案管理中的應(yīng)用，這也加強了對檔案管理人員的素質(zhì)要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，還要認真學(xué)習(xí)計算機信息知識，熟悉計算機操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務(wù)。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對策
（一）加強畢業(yè)生對檔案重要性的認識、完善學(xué)生檔案管理制度
高校必須積極向?qū)W生宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生能充分認識到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學(xué)習(xí)中的重要作用。還要提高學(xué)生檔案的管理水平，完善學(xué)生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時將檔案送達學(xué)生就業(yè)單位,對于暫時未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時的將學(xué)生檔案送達相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)，不能私自的將學(xué)生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平，就要創(chuàng)新管理模式，要根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的制度，改進管理工作手段，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉(zhuǎn)遞的銜接工作
高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯，這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作的前后銜接，體現(xiàn)全方位的管理理念，結(jié)合管理活動的各個環(huán)節(jié),合理運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，爭取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。
（四）進一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)
由于目前的就業(yè)機制改革創(chuàng)新，畢業(yè)生也多了一些時間來考慮就業(yè)的問題，根據(jù)這種情況，高校應(yīng)該進一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)，不僅僅是做好個人，還應(yīng)該對畢業(yè)生實行以學(xué)校為單位的“集體”。還要進一步完善人事的內(nèi)容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障?？偠灾?積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡卟豢赏菩兜呢?zé)任。
（五）規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全
關(guān)鍵字：人事檔案管理；意識；機制；科學(xué)化；法制化；道德素質(zhì)
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A文章編號：
人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。當(dāng)然人事檔案作為廣義檔案中的一種，也具有一般意義上檔案的屬性，即：人事檔案的作用是客觀存在的，但出于靜態(tài)的檔案，它的作用又是潛在的，要使?jié)撛诘膬r值變?yōu)楝F(xiàn)實的直接價值，要受到一定條件的制約。既受到社會、經(jīng)濟、法律、文化等條件的制約，同時也受到人們檔案意識和管理水平的影響。
一、社會、經(jīng)濟、法律和文化是我們一時之間無法改變的大環(huán)境，但是檔案意識和管理機制和水平確實可以實實在在改變的
第一，處于信息化時代的我們必須要有最基本的人事檔案意識。在很多的企事業(yè)單位，人事部門的工作人員很多都不是檔案管理專業(yè)和相關(guān)專業(yè)出身，大多工作人員都對檔案管理意識比較淡薄，對人員的資料管理和備案都采取無所謂的態(tài)度，這種不專業(yè)化的做法常常會給我們其他部門的人員調(diào)度和安排造成一定不必要的麻煩，如果遇到突發(fā)事件，也不能及時選擇和派遣相關(guān)有經(jīng)驗和技術(shù)的員工。從員工自身來講，也需要培養(yǎng)自己的檔案管理意識，很多人在自己的檔案方面采取無所謂的態(tài)度，而導(dǎo)致自身檔案的丟失或者不完整，這不僅給檔案收集也給檔案的整理帶來不必要的麻煩。
第二，單位的管理機制也是影響人事檔案管理和檔案有效利用的重要因素，作為新世紀(jì)的企事業(yè)單位，對于信息的采集和利用也應(yīng)該有相對應(yīng)的管理機制，利用工程的觀念來對人事的錄用、調(diào)度、撤銷等進行有秩序有條理的管理。做到有秩序和有條理，就要求企事業(yè)單位建立健全有效的管理機制，建立相關(guān)的管理部門，首先需要在每一個部門內(nèi)部進行各個員工的信息采集，盡量做到信息的完整、準(zhǔn)確和清晰，其次對人員的檔案進行歸類和整理，盡可能做到歸類標(biāo)準(zhǔn)化和整理科學(xué)化，然后再由各個部門按時遞交由檔案管理部門進行進一步的整理和歸類，處理以后的檔案信息要進行存檔管理，存檔看似簡單，卻包括很多繁瑣的工作。每一個環(huán)節(jié)都要求做到認真細致，這樣才能保證人事檔案的有效管理和有效的利用。
第三，科學(xué)是第一生產(chǎn)力。人事檔案管理在前期的發(fā)展是緩慢的，究其本質(zhì)原因，就在于科學(xué)的落后，而今隨著科技的快速發(fā)展，我們的生活方式也隨之發(fā)生了翻天覆地的變化，計算機的出現(xiàn)導(dǎo)致了從實物的流動到人才的流動以及信息的流動方式都在一天一天變化著，這些變化帶動了人們交流方式和思維方式的轉(zhuǎn)變，當(dāng)然企事業(yè)單位人力資源管理的模式也進入了新的改革歷史時期，當(dāng)今市場上有很多以計算機為基礎(chǔ)的管理軟件業(yè)隨之應(yīng)運而生，簡單的人事信息錄入就可以實現(xiàn)有效和迅速的人力資源管理，不得不說計算機的出現(xiàn)使檔案管理實現(xiàn)了一個飛躍性的發(fā)展。綜上所述，我們在管理人員的時候需時刻提醒自己嚴格的人事管理理念以及建立健全的管理機制和購入先進的人事檔案管理軟件。
二、基于當(dāng)今普遍的人事管理傳統(tǒng)模式和手段，我們要做的還有很多
第一，現(xiàn)在的人事檔案管理一般都重政治輕業(yè)務(wù)。人事檔案在反映一個人的情況都是注重業(yè)務(wù)和政治兩方面。但傳統(tǒng)的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會關(guān)系方面的東西較多,而能動態(tài)反映某人情況的信息,如人員的身份認定、出境出國情況、合同項目轉(zhuǎn)讓、發(fā)明專利項目、業(yè)績考核、職稱評定、各類榮譽稱號、崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、人事爭議仲裁、人才素質(zhì)測評、人事協(xié)議、養(yǎng)老金、失業(yè)金的繳納等情況,則少之又少，現(xiàn)代人事管理應(yīng)將人事檔案資料盡量做到充分和完整，必要時可以加入個人的影像資料，以便更好的利用。
第二，人事檔案一般作為政治要素，也必須將其法制化，做到檔案收集有序性，檔案存檔保密性和檔案利用安全性。要加大對《檔案法》的宣傳力度,通過宣傳教育,進一步增強公民的法制觀念,提高政治覺悟,認清制假危害，另外,還必須加大《檔案法》的監(jiān)督和執(zhí)法力度,要告誡、引導(dǎo)廣大干部職工人人都要具備檔案意識,要本著對歷史負責(zé)、對自己負責(zé)的態(tài)度,嚴肅認真地記載自己的每一張履歷,要加重對涂改、偽造檔案行為的制裁。對那些情節(jié)惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅決打擊。我們必須樹立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務(wù)高低,要調(diào)動和利用檔案都必須按規(guī)章辦。只有完善相應(yīng)的檔案制度,并認真貫徹執(zhí)行,才能有效地避免虛假檔案的產(chǎn)生。
第三，人事檔案管理從信息收集開始就決定了人事檔案的質(zhì)量高低，所以做好人事檔案工作必須講究實事求是,來不得半點虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內(nèi)容必須真實而且準(zhǔn)確,不能前后矛盾,模棱兩可，這就要求人事檔案的工作人員在平時的工作中必須嚴把“三關(guān)”。一是要把好材料的入口關(guān),對來路不明及有疑義的材料,要親自進行調(diào)查核實,驗明正身,做好初步認定工作,切斷問題文件材料的源頭。二是嚴把人事檔案材料的轉(zhuǎn)入關(guān),各部門平時在積累文件、材料時,要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機。對新形成的檔案材料,一律嚴格執(zhí)行登記制度,并進行認真細致地鑒別。三是嚴把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。在人事調(diào)動時,檔案人員接到調(diào)檔函,要將其人事檔案材料進行收集,認真核對,并分類、編號、裝訂,填寫檔案回執(zhí)單,密封后加蓋公章,通過機要發(fā)至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴禁個人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。
第四，人事檔案作為所有機關(guān)和企事業(yè)工作首要的先決條件，人事檔案必須做到真實可靠。這就需要從制度上防范假文憑，從源頭抓起,要嚴密防范、徹底杜絕“權(quán)學(xué)交易”這種丑陋現(xiàn)象,國家各級各類學(xué)校、教育培訓(xùn)主管部門要采取有力的措施,嚴格執(zhí)行教育部門學(xué)籍管理規(guī)定,把好入學(xué)關(guān)。在日常的教學(xué)管理過程中,對那些需要繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的干部和企業(yè)管理人員,單獨設(shè)立學(xué)籍檔案,實施教學(xué)質(zhì)量的全過程重點監(jiān)控,幫助和督促他們保質(zhì)保量的完成學(xué)業(yè)。對于少數(shù)不按時上課,不認真完成作業(yè),學(xué)習(xí)困難,企圖靠與任教老師拉關(guān)系、混學(xué)分的學(xué)生,應(yīng)采取勸其退學(xué)或強制中止學(xué)習(xí)等措施。要堅持對學(xué)生負責(zé)、對社會負責(zé)、對國家負責(zé)的態(tài)度,從制度上防范假文憑,保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量和學(xué)籍、學(xué)歷證書的真實性。
當(dāng)然在保證法制的情況下，更重要的是要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)。檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。積極學(xué)習(xí)本單位專業(yè)對口的各項知識,熟悉各個環(huán)節(jié)的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項專業(yè)性很強的工作提供優(yōu)質(zhì)、快捷服務(wù)。檔案管理人員還要通過不斷加強職業(yè)道德修養(yǎng),來增強自己的使命感和責(zé)任感,通過責(zé)任心的加強,提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
參考文獻：
【1】 吳寶康.檔案學(xué)概論【J】.1989
關(guān)鍵詞： 檔案工作；信息化管理；檔案運用；提高成效
人社部門管理著干部職工的人事檔案、社保業(yè)務(wù)檔案、行政文書檔案、財務(wù)檔案等資源，社保檔案更是“記錄一生、管理一生、跟蹤一生、服務(wù)一生”的惠民工程，涉及多部門，形成范圍廣，業(yè)務(wù)性強，且與人民群眾利益密切相關(guān)，要把加強社保檔案工作，作為服務(wù)民生、維護社會穩(wěn)定，促進社會和諧的一項重要惠民工程來抓。檔案管理工作既是人社部門要做好的一項基礎(chǔ)性工作，也是人社部門開展各項工作的重要保障。
一、研剖問題，深入調(diào)研，在探索檔案管理實踐上求突破
一要研剖檔案管理存在問題。當(dāng)前，社保檔案管理中存有檔案的分散管理與群眾的集中利用相矛盾；檔案的收集范圍狹窄與利用需求廣泛相矛盾；檔案管理散亂、不規(guī)范、不齊全，使檔案面臨著流失、失控的現(xiàn)象等方面的問題。針對社保檔案資料收集不全、管理不規(guī)范、利用困難等突出問題，應(yīng)該對經(jīng)手人員進行集中培訓(xùn)、統(tǒng)一模式，共同研究可行方法，積極探索建立起科學(xué)的社保檔案管理模式。
二要推行社保檔案集中管理。順應(yīng)民生需求，從抓檔案資源整合入手，通過調(diào)研了解到，檔案資源的整合對優(yōu)化服務(wù)、快捷利用提供了極大方便，在人社部門為社保事業(yè)發(fā)展和為老百姓服務(wù)中發(fā)揮著積極的作用。社保檔案是社會保障工作活動中形成的真實記錄，是維護人民群眾合法權(quán)益的客觀依據(jù)，也是社會保障工作可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需要。要加大考核力度，檔案資源整合后，應(yīng)將檔案管理工作納入全系統(tǒng)年度考核工作目標(biāo)進行考核；要建章立制，要求建立健全各項檔案管理制度，使檔案工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展；要加強培訓(xùn)，檔案人員每月不少于一次，每年不少于12次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過強化培訓(xùn)，使檔案人員的業(yè)務(wù)水平得到全面提高。
三要發(fā)揮社保檔案服務(wù)效能。信息化已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源，緊緊圍繞信息化建設(shè)這個重點，創(chuàng)新思維，狠抓資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。通過調(diào)研，在做好檔案紙質(zhì)管理的同時，建設(shè)檔案電子化，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，最后實現(xiàn)以電子檔案利用為主，全部實現(xiàn)計算機檢索，通過觸摸屏直接查找到所需的信息，才能進一步發(fā)揮檔案功能與效用。
二、強化管理，加大投入，在提高檔案管理水平上求實效
一要健全檔案管理機構(gòu)。要將檔案工作納入重要工作議程，納入局系統(tǒng)年度工作考核目標(biāo)，明確人力資源檔案館負責(zé)檔案管理的具體業(yè)務(wù)工作，配備專職檔案員，各科室、中心明確1名兼職檔案員，由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組對檔案管理工作進行政策指導(dǎo)，全局形成上有領(lǐng)導(dǎo)、下有具體負責(zé)人的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。嚴格規(guī)定檔案的收集、鑒別、整理、查閱、借閱、傳遞以及檔案的安全、保密、保管等工作流程，實行統(tǒng)一管理，明確檔案管理的崗位職責(zé)，為做好檔案工作提供強有力的組織保障。
二要完善檔案硬件設(shè)施。檔案硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理的重要工作之一，要抓緊抓實抓好。場地建設(shè)要到位。庫房容量是檔案保管的必備條件，確保能保證10年檔案增加的容量。就目前我局科室、單位保管的檔案情況來看，需要500平方以上的庫房。硬件配備要到位。移動密集架、服務(wù)器、空調(diào)機、監(jiān)控、除臭機、殺菌機、除濕機、吸塵器、防磁柜、滅火器、溫濕度儀以及掃描儀、復(fù)印機、電腦、打印機等檔案保管所需設(shè)施、設(shè)備，達到檔案保管“十二防”要求。軟件開發(fā)要到位。利用軟件系統(tǒng)，建成業(yè)務(wù)數(shù)字庫和圖片管理庫，爭取在局內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)內(nèi)部信息共享。
三要強化檔案整理歸檔。注重日常收集。日常工作中形成的材料，處理完備后按要求整理限期移交局檔案館；實施動態(tài)管理。檔案入庫前，要對其真實性、完整性、可用性、時限性和保密程度進行分類鑒定和處理；實現(xiàn)檔案數(shù)字化。在完成檔案基礎(chǔ)工作以后，加快文書檔案和業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)；填補聲像檔案空白。對近年來局系統(tǒng)主要職能活動和重要工作成果的圖片進行收集、整理和歸檔，便于更好地利用查找。
三、注重培養(yǎng)，優(yōu)化服務(wù)，在建設(shè)檔案管理隊伍上求作為
一要注重提高職業(yè)道德。檔案工作者要嚴格遵守規(guī)章制度，維護檔案的真實性、安全性、完整性和保密性。要統(tǒng)一建庫，聯(lián)網(wǎng)共享。按已確定的檔案信息化順序和檔案關(guān)鍵信息核準(zhǔn)表格，按順序、分階段逐步錄入檔案信息，建立統(tǒng)一的檔案信息庫，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在一定的權(quán)限下聯(lián)網(wǎng)檢索，直接查閱所需的檔案信息，不需要接觸檔案原件。
二要注重提高業(yè)務(wù)技能。注重對檔案工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有計劃、有步驟、分層次地舉辦檔案管理工作的研究、信息開發(fā)、保護和法制等方面的專業(yè)知識培訓(xùn)。要建立和完善檔案資源的形成機制和運轉(zhuǎn)程序，既要確立規(guī)劃好檔案館舍的空間布局，又要突破物理空間布局局限性，積極發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，利用電子信息系統(tǒng)拓展檔案信息資源。合理利用計算機信息技術(shù)，使檔案館藏資源數(shù)字化，立檔單位信息資源共享化，以實現(xiàn)檔案管理布局科學(xué)有序，資源利用更加集約化。人社部門管理的檔案數(shù)量大，利用率高，更應(yīng)該盡快推進檔案信息資源共享。
一、主要工作內(nèi)容
2010年1月1日至2010年4月30日，負責(zé)公司行政及后勤管理工作，其工作重點是進行公司規(guī)章制度的建設(shè)；2010年5月1日至2010年8月31日，全面負責(zé)總經(jīng)理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，該階段的工作重點是人力資源工作規(guī)范性建設(shè)；2010年9月1日至2010年10月31日，全面負責(zé)總經(jīng)理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，同時負責(zé)項目部的全面管理工作，該階段的工作重點是項目部規(guī)范管理的建設(shè)；2010年11月1日至今，負責(zé)公司行政及后勤管理工作。本人實際上是從事了12個月的行政、后勤管理工作，6個月的人力資源管理工作，2個月的項目部管理工作。
二、主要工作業(yè)績
(一)行政管理工作
1.完成了公司規(guī)章制度建設(shè)工作。主持制定了17套規(guī)章制度，其中親自主筆編寫11套，這些制度基本上滿足了公司目前的管理需求，從而使公司的各項管理有章可循，員工有“法”可依，為公司實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化規(guī)范管理奠定了良好的基礎(chǔ)。
2.公文管理工作實現(xiàn)了制度化、規(guī)范化。建立了各種內(nèi)、外公共文書的管理流程，使公文的收、發(fā)、送、閱、審、存、借有了嚴格的管理程序，確保了公文傳送的及時性、公文執(zhí)行的有效性及公文使用的安全性，從而對提高公司的工作效率起到了促進作用。
3.檔案管理工作實現(xiàn)了規(guī)范化。建立了公司專業(yè)的檔案室，并實行了專人管理，對公司檔案進行了分級、分類、編號登記管理，對檔案的歸檔、保管、調(diào)閱、借用實行了嚴格的審批管理，并實行了紙質(zhì)版和電子版同時保存的管理方式，確保了檔案管理的安全性及延續(xù)性。
4.完成了前臺接待的標(biāo)準(zhǔn)化管理。公司現(xiàn)有三個前臺，均進行了統(tǒng)一的形象布置，并對前臺接待員的崗位進行了全面培訓(xùn)，統(tǒng)一了公司的接待流程及工作要求，為樹立公司良好的企業(yè)形象起到了積極作用，為公司各部門的業(yè)務(wù)接待起到了模范作用。
5.會議管理基本上實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化。公司對內(nèi)、對外的會議，從會前準(zhǔn)備到會中服務(wù)及會后跟蹤，都能全面完成，無論是會議接待、資料制作、會場布置都能較好地完成，保證了各項會議的成功召開。
6、印章管理工作基本規(guī)范。嚴格按照《印信管理辦法》執(zhí)行印章使用審批制度，對印章的啟用、保管、使用均進行詳細的登記管理，確保了印章使用的合法性和安全性。
總之，公司的行政管理工作，在海南企業(yè)中已達到了上等水平，我們的公司也跨入了現(xiàn)代化規(guī)范管理的企業(yè)行列。
(二)信息管理工作
1.加強了網(wǎng)站的管理工作，對網(wǎng)站內(nèi)容進行了嚴格審核，并不斷充實網(wǎng)站內(nèi)容、更新網(wǎng)頁，及時上傳新信息、搜集外來信息，為企業(yè)建立了一個良好的宣傳窗口，并對網(wǎng)站后臺進行了分析、匯總，及時掌握網(wǎng)站使用動態(tài)。
2.建立了企業(yè)信息庫，完成了公司信息的統(tǒng)一管理，規(guī)范了公司信息的使用流程。目前已建立客戶信息、通訊信息、項目信息、新聞信息、資訊信息五個子庫，并完成了通訊信息、客戶信息及資訊信息三個子庫的信息收集，共收集信息515條。
3.加強了信息收集與信息傳遞工作，增大了公司的信息量及信息流，按照公司領(lǐng)導(dǎo)要求進行了《資訊周報》編制，并提供給公司中、高層領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)與運用，方便了領(lǐng)導(dǎo)的工作，同時也提高了工作效率。
(三)人力資源管理工作
1.制定并實施了《人力資源管理細則》，規(guī)范了招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、離職等人事工作流程，明確了人才選聘標(biāo)準(zhǔn)。
2.完善了人事檔案管理工作。制定了人事檔案規(guī)范內(nèi)容，健全了人事檔案，規(guī)范了人事檔案管理流程。
3.企業(yè)文化建設(shè)初具規(guī)模，先后組織了項目開工典禮、周年慶典、抗震救災(zāi)捐款、新年聯(lián)歡晚會等大型活動，組織了大、小六場培訓(xùn)活動，并組建了籃球隊，開展了多場籃球比賽，以及印發(fā)《項目簡報》41期、參展冬交會、參展海洋漁業(yè)博覽會等多種宣傳活動，不斷地提高了企業(yè)知名度，有效地塑造了企業(yè)文化。
(四)后勤管理工作
1.資產(chǎn)管理工作規(guī)范化。對公司資產(chǎn)在進行徹底清查的基礎(chǔ)上，依據(jù)公司《資產(chǎn)管理辦法》分別按部門對資產(chǎn)進行了分類、編號登記，并將管理責(zé)任落實到具體的使用人或保管人，規(guī)范了資產(chǎn)采購、驗收、入庫、領(lǐng)用、回收、調(diào)撥等管理流程。
2.車輛管理工作得到了加強。對公司車輛的調(diào)度審批、調(diào)配使用、維修維保、行車安全、違章處理、費用控制、車輛保管等方面進行了嚴格管理，并嚴格執(zhí)行了派車審批制度，達到了有效地使用車輛和有力地控制費用的雙重效果。
3.辦公用品管理工作規(guī)范化。實行了辦公用品月計劃制度，并結(jié)合以舊換新的節(jié)約措施，既保證了工作需要，又避免了不必要的浪費，有效地控制了辦公成本。
(五)總經(jīng)理辦公室管理工作
1.以創(chuàng)建先進集體為目標(biāo)，加強本部門的團隊建設(shè)與管理，使本部門具有較強的凝聚力和榮譽感，且具有很好的團隊精神。本部門在公司的重大活動中均取得了最好的成績。
2.本著嚴要求、勤指導(dǎo)的方式，以樹立模范、培養(yǎng)骨干為目的，加強本部門員工的教育和培養(yǎng)。
三、主要工作經(jīng)驗
1.做人原則：做員工表率，為下屬老師，當(dāng)同事朋友。
2.做事原則：原則堅定，獎罰分明；身先士卒，帶頭實干。
3.管理原則：理論上高度，實踐到深度；分工要明確，責(zé)任必到人。
四、工作中的不足
1.行政管理力度欠佳，行政監(jiān)督職能不強。
2.規(guī)章制度執(zhí)行不嚴，執(zhí)行制度時有寬松之短、仁慈之弊。
3.考核制度還待進一步完善。
五、新年工作愿景
1.為總經(jīng)理分憂解難，與員工一道艱苦創(chuàng)業(yè)，為實現(xiàn)公司的宏偉目標(biāo)而奮力拼搏。
2.不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新、不斷提高，努力成為一名優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人。
3.務(wù)實敬業(yè)、勇?lián)厝?，希望有機會為企業(yè)做出更大的貢獻。
六、新年工作設(shè)想
(一)行政管理工作
1.在對現(xiàn)行規(guī)章制度執(zhí)行進行調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，進一步修正和完善現(xiàn)行規(guī)章制度，并加大各項規(guī)章制度的執(zhí)行力度；
2.新建《合同管理辦法》、《保密管理制度》、《會議管理制度》、《辦公場所管理規(guī)定》、《員工行為規(guī)范》、《工服管理規(guī)定》等規(guī)章制度，以滿足公司發(fā)展的需要；
3.建立企業(yè)危機管理機制，有效預(yù)防或應(yīng)對企業(yè)經(jīng)營危機；
4.建立規(guī)范的行政監(jiān)督機制，加強行政管理力度。
(二)后勤管理工作
關(guān)鍵詞：高校；人物檔案；問題；途徑
高校人物檔案是指建校以來，校級領(lǐng)導(dǎo)、知名專家、學(xué)者、教授和社會知名人士在職務(wù)（管理、教學(xué)、科研等）活動和其他社會活動中形成的各種材料。2012年國家檔案局9號令，公布了《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，明確將“著名人物檔案”列入綜合檔案館收集范圍。高校建立人物檔案，符合新形勢下檔案工作的要求，對促進學(xué)校健康快速發(fā)展具有積極意義。
1 人物檔案的特點
1.真實性
高校人物檔案的建檔對象主要包括校級領(lǐng)導(dǎo)、國家級專家、省部級專家、教授、知名人士、杰出校友等。人物檔案的內(nèi)容涵蓋了個人在管理、教學(xué)和科研活動以及其他社會活動中形成的具有珍貴保存價值的著作、論文、筆記、證書、照片、圖表和實物等，真實記錄個人在人生各階段各層面的歷史痕跡，反映了知名人物在各個領(lǐng)域的成果貢獻。
2.文化性
文化是人類在社會實踐中所獲得的能力和創(chuàng)造的成果。作為高校檔案的重要組成部分，人物檔案通過形式多樣內(nèi)容豐富的資料，反映知名人物艱苦奮斗的成長進程，蘊藏著豐富的人文資源， 包含著一個民族的價值趨向和精神追求，是社會主義文化的重要組成部分，是校園文化的積淀，鑄就了大學(xué)的品牌與靈魂。
2 高校建立人物檔案的重要意義
1.保存歷史，服務(wù)教學(xué)科研
人物檔案是重要的檔案史料，它不僅是知名人物自身歷史，也是反映社會歷史變遷的佐證，建立人物檔案是保存歷史、豐富高校檔案館藏的客觀要求。人物檔案詳盡記載了高校專家學(xué)者等知名人物的不懈奮斗過程和取得的突出成績，有利于高校通過檔案深入挖掘人才學(xué)術(shù)思想和治學(xué)精神，保存學(xué)術(shù)成果和管理經(jīng)驗進而推動教學(xué)、科研等中心工作。
2.檔案育人，建設(shè)和諧校園
人物檔案以具體生動的歷史故事和情節(jié)展現(xiàn)知名人物精神和業(yè)績，是宣傳教育的生動素材。高校通過多種方式充分開發(fā)利用人物檔案資源，如建立知名人物檔案陳列室、開發(fā)名師專題、編輯出版畫冊等，可以幫助大學(xué)生樹立理想信念，弘揚優(yōu)良傳統(tǒng)，達到以史為鑒，教化育人的目的，進一步豐富完善校園文化建設(shè)，構(gòu)建和諧校園環(huán)境。
3 高校人物檔案歸檔范圍
近年來，許多高校認識到建立人物檔案的必要性，紛紛積極挖掘資源著手建立人物檔案，筆者認為由于人物n案的特殊性，人物檔案應(yīng)定為永久保管，而其收集歸檔工作應(yīng)側(cè)重于全面客觀的反映個人成長、經(jīng)歷、活動及成果情況，歸檔范圍包括以下8個類別內(nèi)容。
1. 生平類
包括知名人物身份、學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱等證件證書；傳記、回憶錄、他人寫的回憶文章及反映個人生活愛好如詩歌、小說、字畫、書法等材料。
2. 創(chuàng)作類
包括個人主持的科研項目；獨立完成或第一作者的論文；主編、參編的著作、教材；為書刊撰寫的重要文章或前言；參加國內(nèi)外重要會議、科學(xué)研究、學(xué)術(shù)活動和重大比賽的講話稿以及重要的教案。
3.獲獎類
各類獎狀、獎?wù)隆⒆C章、榮譽證書、聘書、任命書、委任狀、代表證等。
4.手稿類
學(xué)術(shù)手稿、日記、筆記、考察記錄、親自起草的報告、重要批示、題詞等。
5.信件類
主要包括個人有保存價值的重要信件。
6.音像類
知名人物開展教學(xué)、科研、外事、社會活動的照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片、光盤以及個人生活的照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片、光盤。
7.媒體類
包括新聞媒體對知名人物進行的專題采訪及報道等。
8.其他類
已故人物唁函、唁電、追悼會簽名冊、紀(jì)念文章、紀(jì)念文集；個人使用過的有保存價值的實物、用品及贈送的禮品以及其他有重要保存價值的材料。
4 高校建立人物檔案現(xiàn)存問題
1.人物檔案管理制度欠缺
“無規(guī)矩不成方圓”，科學(xué)嚴謹?shù)墓芾碇贫仁菣n案規(guī)范化管理的前提，但目前人物檔案缺少章程性管理制度，也沒有形成人物檔案收集與整理編目及查借閱利用工作細則。筆者查閱了《高等學(xué)校實體分類法》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》，兩者都沒有對人物檔案管理提出具體要求。管理制度不健全帶來的負面影響就是人物檔案管理工作容易進入誤區(qū)，比如有些高校檔案部門在確定建檔對象時認為知名人物就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)；還有的檔案工作人員混淆人物檔案與人事檔案概念，認為人物檔案和人事檔案主要建檔對象均為學(xué)校教職工且兩者歸檔范圍有重合部分，人物檔案就是人事檔案的補充延伸，在實際工作中沒有跳出人事檔案格局，把人物檔案建立在人事檔案基礎(chǔ)上，只是簡單的添加一些照片、證書、錄音等材料即建立人物檔案；也有檔案部門在建立人物檔案后一味強調(diào)安全保密，不重視檔案資源開發(fā)利用，將其束之高閣，沒有充分發(fā)揮人物檔案“存史、資政、育人”的重要功能。
2.人物檔案歸檔意識較弱
目前人物檔案所有者普遍存在歸檔意識欠缺的問題，即使是建檔對象本人也不愿意將代表性的重要成果交給檔案部門保管，他們一方面覺得成果材料留在自己手里進行業(yè)務(wù)查詢使用更加方便，另一方面擔(dān)心材料遺失，對成果歸檔保管的安全性存有疑惑。檔案所有者不理解人物檔案工作重要性，歸檔消極被動，導(dǎo)致檔案部門在檔案收集工作中“收不上”或“收不全”。
5 高校建立人物檔案的有效途徑
1.建立健全管理制度，規(guī)范管理人物檔案
為建立人物檔案、促進人物檔案規(guī)范化管理，高校要在充分調(diào)查研究征求意見的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校實際情況制定人物檔案管理制度，明確人物檔案建檔對象、歸檔范圍和保管期限、歸檔要求，檔案保管與提供利用等問題。如有必要還可根據(jù)人物檔案特點結(jié)合工作實踐制定檔案整理編目及查借閱利用等工作細則，將人物檔案管理各環(huán)節(jié)工作細化標(biāo)準(zhǔn)化。比如在檔案材料整理過程中，對于收集的已經(jīng)前期裝訂過的材料如知名人物科研項目立項書和結(jié)項書等，在檔案整理工作細則中應(yīng)該明確規(guī)定不得使用容易損壞紙質(zhì)材料的起釘器而應(yīng)采用鑷子去除裝訂物。同時，在人物檔案管理人員的選擇方面，檔案部門應(yīng)充分考慮到管理工作的復(fù)雜性，指定業(yè)務(wù)能力較強的工作人員負責(zé)此項工作。
2.加大宣傳工作力度，主動進行歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)
高校檔案因安全保密的工作要求，長期以來在師生心中處于“神秘”地位，筆者在多年的檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)很多教職工從未到訪過檔案部門，不了解檔案、檔案分類和檔案工作內(nèi)容，對人物檔案毫無認識，歸檔意識更無從談起。高校建立人物檔案必須重視加強檔案宣傳工作，應(yīng)以校發(fā)文形式人物檔案管理規(guī)定，促進建檔對象或其家屬、其所歸屬部門了解人物檔案及人物檔案管理工作，理解建檔工作對學(xué)校的必要性，打消建檔對象個人或家屬歸檔疑慮，主動通過各種形式把人物檔案材料移交檔案部門。同時，檔案部門應(yīng)積極開展人物檔案歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)，采取主動上門服務(wù)的方式幫助歸檔個人及部門開展檔案材料價值鑒定及分類歸檔工作，從而有效提高歸檔效率，保證檔案材料完整齊全，應(yīng)收盡收。
參考文獻
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所謂檔案信息化建設(shè)，顧名思義就是利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將醫(yī)院原來的對檔案紙質(zhì)版的管理手段轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒蛿?shù)字化的形式，最終達到醫(yī)院檔案資源的共享化。加快醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化以及自動化的管理模式，重點內(nèi)容是加大醫(yī)院檔案信息化管理的所需要的基礎(chǔ)條件，所需要的系統(tǒng)安裝以及信息資源包含的范圍，相關(guān)規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)制定，醫(yī)院檔案信息的人才隊伍建設(shè)等?？傊?，檔案信息建設(shè)的核心內(nèi)容是通過對醫(yī)院醫(yī)療相關(guān)信息的收集和匯總，建立完整的信息數(shù)據(jù)庫，同時對醫(yī)院的整體檔案信息資料進行一體化管理，使醫(yī)院的每一位員工都可以共享相關(guān)資源。
2現(xiàn)狀分析
2.1醫(yī)院對電子文件的監(jiān)控較弱
相關(guān)學(xué)者研究表明：在傳統(tǒng)觀念中，在一定程度上醫(yī)院的電子文件主要儲存于軟件內(nèi)，隨著電子產(chǎn)品種類的不斷更新，電子文件的形式也會跟著儲存載體的變化而發(fā)生相應(yīng)的改變。醫(yī)院內(nèi)部的電子文件最常見的問題是發(fā)生在復(fù)制粘貼以及對其存盤的過程中。因此，在實際工作中，如果操作者在操作的過程中，對電子文件采取人為的修改，造成電子文件數(shù)據(jù)的失真。另外，由于醫(yī)院對電子文件的監(jiān)控出現(xiàn)漏洞，當(dāng)操作者將電子文件打印成紙質(zhì)版后進行簽名或者蓋章時，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文件內(nèi)容的真實性很難把握。
2.2醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)還沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
目前，關(guān)于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的種類較為繁多，但是對于管理系統(tǒng)的軟件國內(nèi)還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于缺乏規(guī)范化，就會出現(xiàn)當(dāng)前的各級醫(yī)院機構(gòu)往往是片面的依據(jù)自身科室的需求引入或者自行研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，雖然這種做法在一定程度上滿足了醫(yī)療機構(gòu)的基本需要，但是由于系統(tǒng)的片面性，最終導(dǎo)致了檔案信息化管理由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)而缺乏客觀的評價。與此同時，有的醫(yī)療機構(gòu)由于檔案信息管理系統(tǒng)引入時間過長，導(dǎo)致系統(tǒng)的檢索功能已不能滿足醫(yī)院發(fā)展的基本需求，甚至連最基本的信息查找或者整理都不能完成，對醫(yī)院相關(guān)信息的再利用的效率也不高。相關(guān)文獻報道，有的醫(yī)療機構(gòu)長期對檔案信息化建設(shè)重視不夠，對信息化建設(shè)所需要的硬件以及場所設(shè)備的資金投入不足，管理水平較為落后，檔案信息化的優(yōu)勢很難真正的發(fā)揮出來。
2.3對醫(yī)院檔案信息缺乏科學(xué)的管理
當(dāng)前，各級醫(yī)療機構(gòu)對檔案信息的管理者的出身往往是由醫(yī)院的其他科室和專業(yè)，而通過檔案信息系統(tǒng)培訓(xùn)過的人員較少。由于非專業(yè)檔案信息管理者在實際操作的過程中缺少嫻熟的計算機及其網(wǎng)絡(luò)操作知識和技巧，當(dāng)計算機或者網(wǎng)絡(luò)平臺出現(xiàn)故障時不能及時的采取有針對性的措施，就會導(dǎo)致檔案信息網(wǎng)絡(luò)運行不暢的情況。同時，管理人員在檔案信息資料進行管理的過程當(dāng)中，由于檔案室的硬件設(shè)備投入不足，軟件建設(shè)跟不上，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)章制度，最終導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化只是停留在口頭上，而實際當(dāng)中進行的工作較少。
2.4缺乏對醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的維護
有學(xué)者指出：在相當(dāng)大的程度上，醫(yī)院檔案的信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺具有復(fù)雜性和不確定性，網(wǎng)絡(luò)整體的兼容性并不強，極易受互聯(lián)網(wǎng)外界環(huán)境的干擾和攻擊。除此之外，目前各級醫(yī)院機構(gòu)中的網(wǎng)絡(luò)管理員的專業(yè)技術(shù)水平參差不齊，有個別網(wǎng)絡(luò)管理人員對網(wǎng)絡(luò)的維護和保養(yǎng)缺乏專業(yè)的知識，當(dāng)外界病毒或黑客對醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)進行攻擊時不能及時的采取有針對性的措施，給醫(yī)院的檔案信息安全構(gòu)成很大的威脅。
2.5人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高
由于多種原因,當(dāng)前醫(yī)院許多人的人事檔案質(zhì)量不高,缺乏利用價值,有的招聘人員的人事檔案材料空洞的和停留于形式的多,細致的、實際性的少。同時能較詳細的反映個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多,但是真正反映個人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少;反映過去情況的多,反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多,定量描述的少，或者只講優(yōu)點,避免缺點，內(nèi)容空乏,個人總結(jié)和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。同時，在信息化的管理過程中，由于檔案的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的相對滯后，再加上信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件的不一致，制約了人事信息管理系統(tǒng)整體水平的發(fā)展，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息獲得和更新的相對滯后，造成人力、物力資源的浪費。同時，由于人事檔案關(guān)系到人員的隱私，均屬于秘密級的材料，但在信息化管理的過程中，可能會由于網(wǎng)絡(luò)的漏洞而造成人事信息資料的泄露。
3對策
3.1加大對電子文件的監(jiān)管理力度
各級醫(yī)療機構(gòu)的主要領(lǐng)導(dǎo)就加大對電子文件監(jiān)管的重視程度，避免因人為的改動而造成醫(yī)院檔案信息不準(zhǔn)的現(xiàn)象發(fā)生。同時，作為醫(yī)療機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)加強對檔案信息化建設(shè)工作做進一步的了解，從而提高對信息化建設(shè)的重視程度。在實際的操作過程中，可以參考其他醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化過程中的相成功經(jīng)驗，總結(jié)分析醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對提高醫(yī)院綜合實力和提高醫(yī)院運作效率的重要作用。隨著信息技術(shù)在不斷發(fā)展，對電子文件的規(guī)范化管理也顯得尤為重要，因此，在醫(yī)院整體推進檔案信息化的過程中，應(yīng)制定嚴格的電子文件管理規(guī)定，確保電子文件在可管可控的狀態(tài)下運行，防止人為對數(shù)據(jù)資料的修改，造成數(shù)據(jù)失真的嚴重后果。
3.2制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度
在醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)過程中，要想達到對有限的信息資源共享的目的，必須標(biāo)準(zhǔn)化的管理制定作為信息化運行的前提條件，通過科學(xué)合理可行的管理制度，確保檔案信息建設(shè)能夠又好又快的發(fā)展。例如，醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)對醫(yī)院的所有電子文件負總責(zé)，其他各臨床科室和功能科室應(yīng)互相協(xié)助與支持檔案管理部門的工作。通過檔案辦公自動化管理系統(tǒng)的建立，在制度設(shè)定時，可以考慮各個科室在向檔案管理部門遞交電子文件資料時，可能通過自動化管理系統(tǒng)和規(guī)章制度，從而確保對電子文件的處理能按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程進行。同時，還應(yīng)制定相關(guān)的操作技術(shù)規(guī)范。對管理軟件的選擇，可以使用兼容性以及應(yīng)用性相對都比較好的軟件，而且還應(yīng)對軟件的相關(guān)技術(shù)參數(shù)以及標(biāo)準(zhǔn)做進一步的規(guī)范。
3.3提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)
由于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對提高醫(yī)院的綜合實力方面發(fā)揮的作用日益變大，系統(tǒng)的運行環(huán)境也越來越復(fù)雜，這就對檔案信息資料的管理人員的綜合素質(zhì)有了更高的要求。因此，各級醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)該適應(yīng)發(fā)展趨勢，積極加強對醫(yī)院檔案管理人才的培養(yǎng)力度。通過定期以及不定期的方式，對醫(yī)院的相關(guān)人員進行系統(tǒng)的專業(yè)化的培訓(xùn)，使檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)人員對檔案信息化建設(shè)過程中的部門分工、職責(zé)分工進一步的明確等。而且還應(yīng)該加大管理管對醫(yī)院各部門的業(yè)務(wù)活動做進一步的掌握，在檔案管理的工作中才能根據(jù)各個科室的實際情況提供有針對性的檔案服務(wù)。
3.4加強對醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的維護
為了防止檔案信息網(wǎng)絡(luò)被病毒或黑客攻擊而造成重要資料的泄漏，醫(yī)院應(yīng)按照各類資料的類型及其保密級來對其進行安全層次分類，在分類過程中可以參照資料的密級、來源以及資料的價值等方面綜合考慮，通過文件資料的層次分類，最后再根據(jù)文件層次分類的不同對用戶設(shè)置訪問權(quán)限。與此同時，檔案信息管理人員還應(yīng)對醫(yī)院的敏感信息進行時時的監(jiān)控，定期對檔案信息管理系統(tǒng)的安全性進行仔細的檢測，發(fā)現(xiàn)有安全隱患時要及時采取有針對性的防控措施。同時，要想確保檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，管理者還應(yīng)該通過一些物理隔離的方式來為其提供支持，在登陸系統(tǒng)時可以通過防火墻、身份認證以及加密的方式來進行。另外，通過采取限制內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)用戶同外部互聯(lián)網(wǎng)連接的危險點以及危險服務(wù)，從而有效提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性和可靠性。
3.5加快醫(yī)院的人事和文書管理的信息化建設(shè)
一、內(nèi)蒙古的人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)情況
目前，我區(qū)的人才服務(wù)業(yè)正處在一個平穩(wěn)、向上的發(fā)展階段，服務(wù)產(chǎn)業(yè)化、人才管理網(wǎng)絡(luò)化、人才交流多樣化的人才市場新格局初步形成。人才交流上，以常設(shè)性人才集市為主，配以大型人才招聘會和中高級“精品”人才專場。人才資源管理上，新型的人事制度取代了原有的“人才單位所有”的管理模式，人才管理，服務(wù)工作逐步走向社會化、規(guī)范化和專業(yè)化。 根據(jù)2009年人社部制定頒布的人力資源和社會保障標(biāo)準(zhǔn)化工作管理辦法等文件的要求，全區(qū)各級政府人事部門和人才服務(wù)機構(gòu)已逐漸認識到標(biāo)準(zhǔn)化對人才服務(wù)發(fā)展的重要性，我區(qū)各盟市已將人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作列為當(dāng)前重要工作來推進。幾年來，相繼制定出臺了有關(guān)流動人員檔案管理、人才市場管理、人才就業(yè)服務(wù)、評價等規(guī)章和制度，有效地規(guī)范了人才服務(wù)工作的開展?，F(xiàn)將情況匯報如下：
（一）加強硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
我們本著統(tǒng)一管理、方便服務(wù)、經(jīng)濟合理的原則，根據(jù)職能分工分別設(shè)置了行政綜合部、流動黨員黨總支、財務(wù)部、人才培訓(xùn)開發(fā)部、公共人事服務(wù)部、信息交流部、人事部、人才尋聘部、社會保障部9個部門。服務(wù)大廳窗口按照現(xiàn)有工作環(huán)境配備了統(tǒng)一的標(biāo)識牌，并且將收費項目、服務(wù)承諾、業(yè)務(wù)流程、監(jiān)督辦法等內(nèi)容通過大廳的公告欄、宣傳單和內(nèi)蒙古人才網(wǎng)網(wǎng)站予以公布，力爭為廣大服務(wù)者提供規(guī)范、誠信、優(yōu)質(zhì)、方便的服務(wù)，打造“一站式”的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)模式，兌現(xiàn)各項服務(wù)承諾。
（二）基礎(chǔ)制度與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
按照人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作要求和所規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實際工作，對內(nèi)我們制定了單位內(nèi)部的管理制度，包括人員管理、辦公設(shè)施、財務(wù)制度、請休假等方面的規(guī)定。對外業(yè)務(wù)制定了《內(nèi)蒙古人才市場條例》、《內(nèi)蒙古流動人員管理暫行辦法》、《內(nèi)蒙古人才交流服務(wù)中心流動人員人事檔案管理制度》、《內(nèi)蒙古人才交流中心現(xiàn)場招聘工作流程及分工》、《內(nèi)蒙古人才網(wǎng)招聘辦法》、《內(nèi)蒙古人才交流中心流動黨員管理辦法》、《內(nèi)蒙古人才交流服務(wù)中心人才評價考務(wù)流程》等14套管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，各部門的業(yè)務(wù)都按標(biāo)準(zhǔn)開展具體工作，做到辦事有規(guī)定，服務(wù)有辦法。例如，人才市場招聘分為有形市場和無形市場。有形市場有市場的招聘辦法與流程，無形市場有網(wǎng)絡(luò)招聘辦法等。人事檔案管理有規(guī)定、有辦法，具體包括檔案管理規(guī)定、檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)、轉(zhuǎn)正定級手續(xù)、集體戶管理、出國申報手續(xù)、婚姻狀況證明以及辦理辭職、辭職手續(xù)，等等。僅2010年一年有形市場共組織人才交流會36場，全年組織用人單位3235家次，提供就業(yè)崗位70087個，上會求職的人才達170萬次。無形市場共組織3次網(wǎng)上招聘周活動，招聘信息800余條，平均每天更新內(nèi)蒙古人才網(wǎng)招聘信息100余條，內(nèi)蒙古人才網(wǎng)今年繼續(xù)保持全區(qū)人才招聘網(wǎng)站的龍頭地位。人才評價業(yè)務(wù)，共組織政策性考評和社會化考試30場，參加考評的人員達23819人次，最終正式聘用人數(shù)2715人。人才派遣業(yè)務(wù)，目前管理的派遣員工總數(shù)為5700余人。社會保障業(yè)務(wù)共為34家單位的16765人辦理了五險一金的繳納工作。流動黨員管理黨總支共設(shè)4個流動黨員黨支部，管理流動黨員289名。高校畢業(yè)生就業(yè)見習(xí)，全區(qū)33家就業(yè)見習(xí)單位，共征集到3494個見習(xí)崗位，區(qū)直已上崗人員2333人。
（三）崗位設(shè)置與人員管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
按照人才服務(wù)的專業(yè)化要求，科學(xué)設(shè)置工作崗位。各部門按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，開展服務(wù)。分工明確、責(zé)任到人，極大地強化了專業(yè)管理，提升了服務(wù)品質(zhì)。不斷地加強和規(guī)范服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)，完善獎勵與績效考核機制，充分調(diào)動了員工們的工作積極性。
（四）工作流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
在明確工作人員職責(zé)，嚴格要求員工遵守各項工作規(guī)定和制度地前提下，將業(yè)務(wù)流程通過展板、宣傳單和網(wǎng)站方式向社會予以公布，并加強日常監(jiān)督考核，獎懲兌現(xiàn)。做到了辦事有方向、業(yè)務(wù)有流程、服務(wù)有規(guī)范。
（五）管理手段信息化建設(shè)
信息化是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，加強規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的同時提高工作效率。2009年我區(qū)由人才基金投入100萬元的政府采購項目，用于加強人才信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。其中包括服務(wù)器、計算機、路由器等硬件設(shè)施的更新和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、安全防護等軟件設(shè)施的升級。購置開發(fā)了“流動黨員管理系統(tǒng)”、“人事檔案管理系統(tǒng)”、“勞動就業(yè)核心業(yè)務(wù)經(jīng)辦子系統(tǒng)”、“事業(yè)單位合同鑒證管理系統(tǒng)”等多個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)了信息化、無紙化、便捷化的管理模式。同時內(nèi)蒙古人才網(wǎng)作為我區(qū)最大的人才招聘網(wǎng)站，在我區(qū)網(wǎng)絡(luò)招聘、網(wǎng)上求職、信息公布中發(fā)揮著重要作用。網(wǎng)站是我中心結(jié)合自身實際，設(shè)計、制作而成，所有功能和模塊都經(jīng)過了反復(fù)的推敲和對比，經(jīng)過不懈的努力現(xiàn)在內(nèi)蒙古人才網(wǎng)整個網(wǎng)站系統(tǒng)構(gòu)架與中華英才、51JOB、智聯(lián)等知名網(wǎng)站相當(dāng)。自2009年改版以來，總訪問量達5700萬次、日均訪問量為4萬次。
二、存在的問題
（一）人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)性不強
人才服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)在人才管理中一直都具有舉足輕重的作用，各個單位也分別制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和制度，這是標(biāo)準(zhǔn)化的體現(xiàn)。但是在人才服務(wù)系統(tǒng)中，只是存在標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)象，并未形成一個統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，這樣使得人才的管理和流動出現(xiàn)了較大的空白和障礙。
（二）人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化橫向聯(lián)系欠缺
人才服務(wù)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)不僅僅在系統(tǒng)內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)空白和障礙，在與其他系統(tǒng)和部門交叉時也造成銜接不順暢的情況。如高校畢業(yè)生的檔案流轉(zhuǎn)存在與教育部門、外省區(qū)等相關(guān)規(guī)定銜接不上的一系列問題。例如各地方、各部門就某一具體事項的辦理過程、要求和做法的不同，致使辦事效率不高、限制太多等問題頻繁出現(xiàn)。
（三）人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化意識匱乏
在日常服務(wù)工作中，工作人員沒有形成標(biāo)準(zhǔn)化意識，有些人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容簡單，力度不夠，原則性不強、靈活性不夠，單純憑借經(jīng)驗和習(xí)慣進行業(yè)務(wù)操作。其實對于一些熟練和有經(jīng)驗的人員來說，在工作過程中已經(jīng)形成了一套標(biāo)準(zhǔn)化的工作方法，只是沒有及時進行總結(jié)和推廣，造成了資源和經(jīng)驗的浪費。
三、意見和建議
（一）加強人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)
各級政府及其人事部門應(yīng)當(dāng)加大對人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重視程度，成立專門的人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化研究和制定組織，在充分搜集先進的人才服務(wù)技術(shù)、先進的人才服務(wù)手段方式和先進的人才服務(wù)管理規(guī)范資料的過程中，也要廣泛征集相關(guān)行業(yè)包括國外先進技術(shù)和管理經(jīng)驗，在綜合分析、試驗驗證的基礎(chǔ)上，出臺人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的相關(guān)制度和辦法。加強人員培訓(xùn)和隊伍建設(shè)的力度，保障標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的順利開展。
（二）在檔案管理和人才流動方面急需出臺相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)
目前檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)在各個地區(qū)不盡相同，不利于人才及檔案的流動，一些發(fā)達城市對檔案流轉(zhuǎn)的要求較高，針對各類人群存在著不公平的現(xiàn)象，同時也制約了人才的流動。
現(xiàn)階段流動人員的檔案管理并不規(guī)范，沒有建立檔案追蹤機制，用人單位與勞動者對檔案的管理意識淡薄，并不重視自身檔案的完善，從而使應(yīng)有的利益受到損害。同時也不便于人才服務(wù)機構(gòu)管理檔案。有關(guān)檔案的統(tǒng)計結(jié)果與實際情況不吻合，造成統(tǒng)計數(shù)據(jù)的偏差。這方面也亟待出臺相應(yīng)的管理辦法和統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)。并且加大宣傳力度，保障勞動者的權(quán)利。
（三）建立統(tǒng)一規(guī)范的人力資源市場
