時(shí)間：2023-06-02 09:22:09
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理基本要求，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
（水利部海委漳衛(wèi)南運(yùn)河臨西河務(wù)局河北臨西054900）
【摘要】本文從水利工程檔案管理的基本要求、核心內(nèi)容和管理措施三方面進(jìn)行了具體的分析和闡述。
關(guān)鍵詞 水利工程；檔案管理；核心內(nèi)容；管理措施
WATER records management requirements and measures basic analysis
Gao Li-hui
(MWR IOC Zhangweinan Bureau from Pro WestLinxiHebei054900)
【Abstract】From the basic requirements of water conservancy archives management, the core content and management measures three aspects of the specific analysis and elaboration.
【Key words】WATER;File management;The core;Management measures
1. 水利工程檔案資料管理的基本要求
水利工程檔案是水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國(guó)家檔案的重要組成部分，依照檔案法規(guī)要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責(zé)和任務(wù)，是維護(hù)國(guó)家利益，保護(hù)自已合法權(quán)益，提高管理水平和應(yīng)急能力的需要。水利工程檔案是工程建設(shè)審計(jì)工作的依據(jù)、是工程驗(yàn)收的依據(jù)、是質(zhì)量評(píng)定的依據(jù)、是工程建設(shè)質(zhì)量查、改的依據(jù)和憑證。
1.1檔案管理的依據(jù)和竣工驗(yàn)收
水利檔案管理的依據(jù)有：《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦［2005］480號(hào)）；《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》》（水辦〔2008〕336號(hào)）；《水利工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收管理規(guī)定》（水利部30號(hào)令）；《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》（SL223- 2008）；《水利基本建設(shè)項(xiàng)目竣工決算審計(jì)暫行辦法》（水監(jiān)［2003］370號(hào)）；《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（2000年1月30日，國(guó)務(wù)院令第279號(hào)）。竣工驗(yàn)收主要是資料的驗(yàn)收：法人驗(yàn)收，政府驗(yàn)收，工程檔案資料的驗(yàn)收﹙要求作專項(xiàng)驗(yàn)收﹚。工程檔案要求真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。真實(shí)是要求沒有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項(xiàng)，即所有應(yīng)歸檔材料的類項(xiàng)必須齊全；準(zhǔn)確是指檔案資料所反映的內(nèi)容要準(zhǔn)確，其中包括文字、數(shù)字、圖形都要準(zhǔn)確，特別是竣工圖要能準(zhǔn)確反映工程建設(shè)的實(shí)際狀況；系統(tǒng)是指所有應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)保持其相互之間的有機(jī)聯(lián)系，相關(guān)的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項(xiàng)目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內(nèi)容，應(yīng)做好這部分材料的收集、整理工作，關(guān)鍵是要及時(shí)整理，要將不同種類（照片或錄像）的聲像或電子材料分別立卷。
1.2水利工程檔案的歸檔范圍與要求
水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執(zhí)行，工程檔案保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種，永久為50年以上，長(zhǎng)期為15～50年、短期為15年以下，長(zhǎng)期保存的檔案實(shí)際保管期限不得超于工程項(xiàng)目的實(shí)際壽命。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)歸文件材料應(yīng)字跡清楚、圖面整潔、簽字手續(xù)完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應(yīng)有科學(xué)的分類方案，案卷質(zhì)量符合《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。
1.3檔案資料驗(yàn)收與移交
水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，是工程竣工驗(yàn)收的重要組成部分，各級(jí)水行政管理部門在組織水利工程驗(yàn)收時(shí)，須通知相應(yīng)的檔案管理部門作為驗(yàn)收委員會(huì)成員負(fù)責(zé)工程檔案的驗(yàn)收工作，工程竣工驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人應(yīng)組織參建單位對(duì)所承擔(dān)的工程檔案資料收集、整理、歸檔進(jìn)行認(rèn)真檢查，確認(rèn)已達(dá)到規(guī)范要求后，寫出自檢報(bào)告，在申請(qǐng)工程驗(yàn)收時(shí)，一并報(bào)上。實(shí)行總承包的，應(yīng)由總承包單位負(fù)責(zé)向建設(shè)與管理單位移交；實(shí)行分包的，應(yīng)由各承包單位向建設(shè)單位移交，或由建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位匯總后，再向建設(shè)與管理單位移交；實(shí)行監(jiān)理制度的，應(yīng)由監(jiān)理部門負(fù)責(zé)審查合格后，再由各有關(guān)單位向建設(shè)與管理單位移交；審查與移交均應(yīng)履行簽字手續(xù)。移交與接收工程檔案資料的時(shí)間，應(yīng)視工程建設(shè)的實(shí)際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應(yīng)完成有關(guān)工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進(jìn)行檔案資料移交與接收工作。
2. 水利工程檔案管理的核心內(nèi)容和管理措施
建設(shè)工程資料是工程建設(shè)從項(xiàng)目的提出、籌備、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工到竣工投產(chǎn)等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡(jiǎn)稱為工程資料。主要包括工程準(zhǔn)備階段資料、施工資料、監(jiān)理資料和竣工驗(yàn)收資料等。建設(shè)工程資料，是建設(shè)工程合法身份與合格質(zhì)量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。參建各方都負(fù)有收集、整理、簽署、核查工程資料的責(zé)任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實(shí)性、可靠性。因此，我們應(yīng)當(dāng)規(guī)范工程資料的管理，將工程資料視為工程質(zhì)量驗(yàn)收的重要依據(jù)，甚至是工程質(zhì)量的組成部分。
2.1水利工程檔案的核心內(nèi)容。
（1）工程準(zhǔn)備階段資料：是指工程在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、開工審批及工程概預(yù)算等工程準(zhǔn)備階段形成的資料，由建設(shè)單位提供。
（2）施工資料：是指施工單位在工程具體施工過程中形成的資料，應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)形成。主要包括單位工程整體管理與驗(yàn)收資料、施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工測(cè)量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗(yàn)記錄、施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程竣工后，施工單位應(yīng)按規(guī)定將施工資料移交給建設(shè)單位。
（3）監(jiān)理資料：是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的資料，主要包括監(jiān)理管理資料、監(jiān)理工作記錄、竣工驗(yàn)收資料和其它資料等。監(jiān)理資料由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)完成，工程竣工后，監(jiān)理單位應(yīng)按規(guī)定將監(jiān)理資料移交給建設(shè)單位。
（4）竣工驗(yàn)收資料：是指在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的資料。包括工程驗(yàn)收總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、財(cái)務(wù)文件和聲像、縮微、電子檔案等。
2.2工程資料的管理職責(zé)。
（1）工程資料的形成應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、工程合同和設(shè)計(jì)文件等規(guī)定。
（2）參建單位應(yīng)將工程資料的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和全過程。
（3）工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理并按規(guī)定進(jìn)行移交。資料組卷與資料份數(shù)應(yīng)符合規(guī)定。
（4）工程資料應(yīng)實(shí)行分級(jí)管理，由建設(shè)、監(jiān)理、施工單位主管（技術(shù)）負(fù)責(zé)人組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設(shè)過程中工程資料的收集、整理和審核工作應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，并按規(guī)定取得相應(yīng)的崗位資格。
（5）工程各參建單位應(yīng)確保各自所形成的資料的真實(shí)、有效、完整和齊全。對(duì)工程資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現(xiàn)象，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任。
2.3水保檔案管理的必要性和對(duì)策。
（1）沒有統(tǒng)一的水土保持檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系，檔案資料調(diào)閱、調(diào)集或查詢困難，檔案信息利用率低，或大部分既有資料未歸檔、建檔。
（2）檔案管理制度不健全、管理不規(guī)范、多頭管理現(xiàn)象普遍存在，檔案資料分布散亂。
（3）檔案管理人員匱乏。
（4）未實(shí)行專業(yè)化管理，檔案資料保管或存儲(chǔ)的軟、硬件條件差，檔案資料破損現(xiàn)象嚴(yán)重。
（5）法制意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理工作未引起各地的重視，也無專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入，制約了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。
2.4規(guī)范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設(shè)、水土保持決策科學(xué)化、水土保持法制化和規(guī)范化建設(shè)以及提高水土保持行業(yè)管理能力和工作水平的需要。規(guī)范水土保持檔案管理的對(duì)策應(yīng)建立水土保持檔案資料庫(kù)，進(jìn)行統(tǒng)一檔案編碼和密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識(shí)，建立并完善水土保持檔案管理制度，培養(yǎng)并造就一支高素質(zhì)的水土保持檔案管理隊(duì)伍。挖掘檔案資料潛力，為水土保持及社會(huì)公眾提供服務(wù)。
3. 總結(jié)
水利工程資料管理必須納入項(xiàng)目管理的程序中，資料員應(yīng)參與生產(chǎn)過程，及時(shí)掌握施工管理信息，便于對(duì)資料的管理監(jiān)控。工程資料的收集必須與實(shí)際施工進(jìn)度同步。對(duì)所提供的資料不符合規(guī)定要求的不予結(jié)算工程款。按質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量控制資料核查記錄、施工技術(shù)管理資料、工程安全功能檢驗(yàn)資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產(chǎn)生時(shí)間的先后排列。根據(jù)實(shí)際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規(guī)定移交、歸檔。按時(shí)移交給公司、建設(shè)單位和城建檔案部門。
參考文獻(xiàn)
［1］梁靜.水利工程檔案管理與發(fā)展J.湖南水利水電，2008，（4）：78～79.
［2］曹良珍.論水利工程檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策J.浙江萬里學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（4）：23～25.
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高職院校；人事檔案
引言
人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時(shí)代的到來，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變不僅形成了新的檔案管理形式，也對(duì)高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當(dāng)前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴(yán)峻的轉(zhuǎn)型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會(huì)發(fā)展需求的雙重作用促使學(xué)校積極調(diào)整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務(wù)體系。
1更新管理理念，適應(yīng)信息化檔案管理變革
隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構(gòu)建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應(yīng)信息化時(shí)代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動(dòng)服務(wù)的理念，打破學(xué)校的邊界，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，利用檔案資源優(yōu)勢(shì)建立動(dòng)態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化管理，以供相關(guān)部門的參考與使用。
2建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)信息資源共享
在信息時(shí)代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務(wù)能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過程中，應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行調(diào)整與完善，為人事檔案資源共享做好準(zhǔn)備。高職院校建立標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理體系應(yīng)從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對(duì)于人事檔案而言，形成管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也是保護(hù)個(gè)人隱私的需要。目前我國(guó)針對(duì)信息安全管理需要建立了相關(guān)管理?xiàng)l例，例如《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》等，高職院校應(yīng)基于相關(guān)規(guī)定建立信息管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基于業(yè)務(wù)處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設(shè)中形成的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過程中，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲(chǔ)提供依據(jù)。（3）建立技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加，技術(shù)人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)、壓縮格式進(jìn)行規(guī)范化處理，并通過加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。
3引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)
以單機(jī)和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺(tái)通常只能滿足高職院校自身對(duì)人事檔案的應(yīng)用需求，難以從社會(huì)化服務(wù)的角度體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。因此，高職院校在信息化背景下，應(yīng)積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造開放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，為高職院校的人才供給與市場(chǎng)人才需求建立聯(lián)系，推進(jìn)人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中，應(yīng)依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的使用范圍。技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)高職院校人事檔案管理特點(diǎn)，明確網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的目的以及用戶的類型；利用關(guān)鍵信息，如學(xué)生的基本資料、學(xué)科成績(jī)、職業(yè)資格等建立邏輯結(jié)構(gòu)，并形成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的精準(zhǔn)性［2］。（2）確定服務(wù)對(duì)象的基本需求。技術(shù)人員不僅要從高職院校內(nèi)部需求確定教師、學(xué)生以及其他管理人員對(duì)人事檔案查詢提出的要求，還需結(jié)合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)以及企業(yè)人力資源管理，對(duì)人事檔案提出的要求，通過技術(shù)手段確定檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的整體風(fēng)格，兼顧不同服務(wù)對(duì)象的信息查詢與應(yīng)用的需要，體現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)特點(diǎn)。（3）完善服務(wù)平臺(tái)的功能模塊，包括用戶注冊(cè)，即高職院校師生以及非校內(nèi)用戶通過界面指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)身份錄入，進(jìn)而啟動(dòng)人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據(jù)用戶身份，提供不同類型信息，根據(jù)開放與非開放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護(hù)相關(guān)人員隱私；用戶服務(wù)，即系統(tǒng)根據(jù)用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務(wù)，確保用戶能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理，同時(shí)呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。
4建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)
在信息化檔案管理過程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺(tái)，并利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢(shì)，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢(shì)難以轉(zhuǎn)化為實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，將檔案轉(zhuǎn)化為開發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過對(duì)大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個(gè)人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢(shì)，并預(yù)測(cè)發(fā)展方向。這無論是對(duì)于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的過程中，需從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫(kù)。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化。隨著信息化檔案管理的推進(jìn)，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲(chǔ)的主要方式。基于此，學(xué)校可以將電子信息錄入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并根據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，形成內(nèi)容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫(kù)，以供信息開發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡(luò)安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過程中，高職院校應(yīng)注重信息質(zhì)量，利用技術(shù)手段建立安全防護(hù)機(jī)制，彌補(bǔ)信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫(kù)安全性，確保相關(guān)模型分析的真實(shí)可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫(kù)的管理與維護(hù)中，高職院校應(yīng)引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，打造自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開發(fā)體系。立足高職院校以及社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)開發(fā)，形成具有指導(dǎo)意義的信息模型，為相關(guān)發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。
5加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平
在信息時(shí)代，高職院校的人事檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)型的過程中，對(duì)人才的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此，打造專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統(tǒng)檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術(shù)層面難以適應(yīng)信息化管理環(huán)境，在思想認(rèn)識(shí)層面也缺乏服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動(dòng)的服務(wù)體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)對(duì)專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。（1）培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。完整、真實(shí)、系統(tǒng)、安全是人事檔案質(zhì)量的基本要求，而要想達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)，需要管理人員具備良好的職業(yè)道德。因此，在人才培養(yǎng)中，高職院校應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案管理的基本要求對(duì)其職業(yè)責(zé)任建立標(biāo)準(zhǔn)，通過思想政治教育，提升其職業(yè)道德水平，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度參與到檔案管理工作中來。（2）培養(yǎng)管理人員的團(tuán)隊(duì)合作精神。隨著檔案資源的開發(fā)，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個(gè)管理人員都應(yīng)該在履行自身職責(zé)的同時(shí)，兼顧整體管理效果，并通過團(tuán)隊(duì)合作不斷完善檔案服務(wù)體系。基于此，高職院校應(yīng)加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)，利用團(tuán)隊(duì)合作優(yōu)化檔案管理模式。（3）加強(qiáng)信息化管理技術(shù)技能的訓(xùn)練。高職院校應(yīng)依托當(dāng)前信息化檔案管理平臺(tái)，為管理人員提供技術(shù)技能訓(xùn)練指導(dǎo)，例如結(jié)合專門的檔案管理軟件為管理人員設(shè)計(jì)技術(shù)培養(yǎng)方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)能力。檔案管理本身具有濃厚的服務(wù)色彩，因此，高職院校在人才培養(yǎng)中，應(yīng)立足檔案管理的服務(wù)功能，對(duì)管理人員的思想觀念進(jìn)行引導(dǎo)，打破傳統(tǒng)管理理念的局限，從服務(wù)角度重新定位人事檔案管理工作；結(jié)合學(xué)校自身發(fā)展需要，將人事檔案服務(wù)納入教育教學(xué)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，并在實(shí)踐中驅(qū)動(dòng)管理人員改善服務(wù)；利用績(jī)效評(píng)價(jià)評(píng)估社會(huì)體系建設(shè)效果，檢驗(yàn)管理人員的服務(wù)能力，并體現(xiàn)高職院校人事檔案管理的社會(huì)服務(wù)職能。
關(guān)鍵詞：電子文件；檔案化管理；重要意義
在當(dāng)今社會(huì)，電子檔案文件數(shù)量急劇增加，因此利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案文件進(jìn)行處理是人們簡(jiǎn)化程序的重要手段，檔案部門應(yīng)該在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等方面多做文章，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，如何改進(jìn)檔案管理工作是檔案部門要考慮的問題，根據(jù)許多檔案專家的建議和多年的經(jīng)驗(yàn)得知，檔案工作主要遵循：檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，將檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總方針中，以檔案建設(shè)作為基礎(chǔ)，以建設(shè)檔案資源建設(shè)為核心任務(wù)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，在一定程度上促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
1 加強(qiáng)檔案工作建設(shè)的基本方針
1.1 加快對(duì)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)前，檔案部門內(nèi)部要建設(shè)數(shù)字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設(shè)、相關(guān)制度的建設(shè)、檔案館庫(kù)房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、以及專兼職檔案干部的隊(duì)伍建設(shè)等等。利用網(wǎng)絡(luò)化資源，推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案部門的信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，提高檔案部門信息化建設(shè)的程度。
1.2 促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)
要建設(shè)數(shù)字化檔案館，利用信息化技術(shù)對(duì)之前檔案館的主要資料進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，這些內(nèi)容主要包括紙質(zhì)檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時(shí)將這些內(nèi)容進(jìn)行分類并進(jìn)行整理，將這些資料錄入數(shù)字化館藏建設(shè)當(dāng)中。
1.3 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
加強(qiáng)檔案館的數(shù)字建設(shè)最重要的任務(wù)就是加強(qiáng)對(duì)信息資源庫(kù)的數(shù)據(jù)資源庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)資源庫(kù)是整個(gè)檔案部門存儲(chǔ)中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快對(duì)數(shù)字館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提高檔案管理中檢索服務(wù)質(zhì)量，是檔案部門進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的重要任務(wù)。
1.4 加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸納管理
檔案部門要根據(jù)檔案管理的基本要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件的收入、分類、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術(shù)方法，制定電子文件的管理方法，實(shí)現(xiàn)電子文件處理計(jì)算機(jī)化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。
1.5 加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案化管理
電子文件是利用計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等為載體的磁性材料，它是在人們的社會(huì)生活中形成的，它的內(nèi)容涉及很廣泛，主要的幾大類包括：電子文書、電子文件、電子圖紙等等，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，它主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：電子文件的閱讀必須要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時(shí)間和空間的限制。
2 加強(qiáng)電子文件檔案化管理的基本措施
電子文件檔案化的管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)上的不同，電子文件檔案化是基于傳統(tǒng)文件檔案化之上的，因此結(jié)合電子文件的本身特點(diǎn)，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)的做好對(duì)電子文件的歸檔工作是十分重要的。
2.1 電子文件檔案化管理需要專門的技術(shù)型人才
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是將已經(jīng)處理好的文件，在獲取這些文件中有價(jià)值的部分，然后對(duì)其進(jìn)行收集，按照文件產(chǎn)生的時(shí)間和內(nèi)容形式等方面對(duì)其進(jìn)行分類管理，待處理完畢之后進(jìn)行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其分類、組合，因此這就需要檔案部門內(nèi)部有專門的計(jì)算機(jī)人才對(duì)其進(jìn)行專門的方案歸類，并且要保證相關(guān)技術(shù)達(dá)到一定的水平[1]。
2.2 加強(qiáng)對(duì)原有檔案工作人員的管理
在檔案部門內(nèi)部，首先對(duì)一些學(xué)歷較低的工作人員需要進(jìn)行知識(shí)的補(bǔ)充，以此來提高相應(yīng)的管理水平，再者，要及時(shí)很據(jù)知識(shí)的更新，來增強(qiáng)其對(duì)應(yīng)的工作能力，在具體的工作中要結(jié)合實(shí)際情況和未來發(fā)展趨勢(shì)，與實(shí)際工作相結(jié)合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門要提高檔案部門內(nèi)部相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力、提高其綜合素養(yǎng)，保證檔案工作的高效運(yùn)行[2]。
3 以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，推動(dòng)檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展
3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門改革的重要工作
首先，對(duì)于大多數(shù)檔案部門來說，檔案內(nèi)部中的有價(jià)值的資料只有齊全完整的進(jìn)行歸檔和存檔，這項(xiàng)工作才算真正的完成，如果沒有對(duì)這些有價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔和存檔，這就說明這些文件中的相關(guān)事項(xiàng)還沒有完成，是檔案工作的不完善性，這對(duì)于檔案部門來說是非常危險(xiǎn)的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個(gè)高校中，需要對(duì)學(xué)校的一個(gè)活動(dòng)或重大事件進(jìn)行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會(huì)導(dǎo)致此所高校失去相關(guān)的歷史。
3.2 充分利用檔案工作的功能
例如對(duì)一個(gè)相關(guān)部門的中心任務(wù)進(jìn)行檔案工作的服務(wù)，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態(tài)轉(zhuǎn)化為顯性狀態(tài)，圍繞高校的中心任務(wù)做好服務(wù)[4]。
3.3 加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)
以人為本是新時(shí)期下科學(xué)發(fā)展觀的基本要求，對(duì)于檔案部門來說也是一樣，對(duì)于檔案工作的改革質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案部門專業(yè)隊(duì)伍的狀況，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案部門內(nèi)部專業(yè)人才的建設(shè)，為之后的檔案工作的提高奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[5]。
3.4 推進(jìn)檔案化信息建設(shè)是檔案部門的必要措施
檔案部門要利用當(dāng)前信息化技術(shù)，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動(dòng)檔案工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
4 結(jié)束語
綜上所述，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)可以推動(dòng)檔案工作的建設(shè)，他們之間的關(guān)系是相輔相成，檔案部門在新時(shí)期下如何利用便捷高效的工作方式來簡(jiǎn)化工作量，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展是檔案部門不容忽視的問題，完善和推動(dòng)信息化建設(shè)是檔案部門保證工作高效的重要途徑。
參考文獻(xiàn)
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專門檔案是人們通過創(chuàng)造性勞動(dòng)選取并保存下來以備查考的各種專門文件有機(jī)體系的總稱。專門文件是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織，在從事某些專業(yè)性活動(dòng)中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)的職能目標(biāo)而制作和使用的，具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的各種載體類型的數(shù)據(jù)、信息記錄。專門檔案是檔案家族中的一大門類,它有專門的形成領(lǐng)域,比較穩(wěn)定的文件名稱、格式、各自獨(dú)立的整理和管理方法，專門檔案的形成規(guī)律不同于普通檔案。
專門檔案管理是人們?yōu)榱擞行У厥占⒓庸ず屠脤ｉT檔案數(shù)據(jù)和信息而進(jìn)行的一種社會(huì)活動(dòng)。專門檔案管理的一般規(guī)則,是以檔案工作基本原則為指導(dǎo),充分考慮專門檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設(shè)計(jì)的。我們社會(huì)的各個(gè)行業(yè)都有自己的“游戲規(guī)則 ”這個(gè)規(guī)則可以有效地約束和規(guī)范相關(guān)行為人從事某項(xiàng)工作活動(dòng)的思想和行為,從而保證組織目標(biāo)或系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
一 、前端控制規(guī)則
專門檔案是一種現(xiàn)實(shí)性很強(qiáng)的專業(yè)管理工具。它是有關(guān)專業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統(tǒng)。為了建立一個(gè)良好的現(xiàn)代化的專業(yè)信息系統(tǒng)，我們不僅要充分利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)和正確的開發(fā)方法，同時(shí)還要注意做好專門檔案的管理工作。
專門檔案的前端控制規(guī)則，是一種有效解決專門檔案質(zhì)量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準(zhǔn)則。它要求做好以下幾方面的工作：
第一,參與專門文件和記錄的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關(guān)專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)前的論證和設(shè)計(jì)工作，幫助系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
第二，參與專門文件和記錄的維護(hù)管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護(hù)管理工作，監(jiān)督有關(guān)人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質(zhì)量和利用價(jià)值，防止給日后的專業(yè)性活動(dòng)造成混亂和損失。
第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動(dòng)。我們應(yīng)當(dāng)把專門檔案的結(jié)果管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程管理模式，注意利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，監(jiān)控專門文件和記錄的形成過程、平時(shí)的存儲(chǔ)保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。
第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設(shè)。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實(shí)施專門檔案管理前端控制規(guī)則的必要保證，否則，前端控制活動(dòng)就會(huì)流于形式。
二、連續(xù)性和整體性規(guī)則
專門檔案的管理是一個(gè)以實(shí)現(xiàn)特定的目標(biāo)而進(jìn)行的連續(xù)性整體活動(dòng)過程。從事專門檔案管理必須要堅(jiān)持連續(xù)性和整體性原則。
首先，根據(jù)本單位專門檔案的管理目標(biāo)設(shè)計(jì)連續(xù)性的整體工作方案。在專門檔案的管理實(shí)踐中，有關(guān)社會(huì)主體要根據(jù)自身的專門檔案的具體管理目標(biāo)，制定出相應(yīng)的專門文檔的管理方案，以便保證整個(gè)管理工作有序進(jìn)行，并保證專門檔案整體管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。但是，我們也在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學(xué)習(xí)有關(guān)單位的先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設(shè)計(jì)工作。誠(chéng)然，學(xué)習(xí)其他單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和管理方案是無可厚非的，但是學(xué)習(xí)者應(yīng)當(dāng)知道所學(xué)到的那些專門檔案管理方案是有關(guān)單位根據(jù)自己的專門檔案管理目標(biāo)而設(shè)計(jì)的，而不是根據(jù)學(xué)習(xí)者所在的單位的管理目標(biāo)設(shè)計(jì)的。
其次,根據(jù)本單位專門檔案管理目標(biāo)的變動(dòng)情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續(xù)性和整體性規(guī)則就是要求專門檔案的管理者根據(jù)管理目標(biāo)的變化情況，及時(shí)對(duì)專門檔案的管理方案作出相應(yīng)的調(diào)整和變革。
三、 安全性和效益性規(guī)則
專門檔案管理的安全性規(guī)則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實(shí)體安全,保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性,保證專門檔案內(nèi)容的安全。保證專門檔案的實(shí)體安全是安全性規(guī)則的最基本要求。專門檔案的實(shí)體安全主要有兩個(gè)方面的含義，一是專門檔案的數(shù)量應(yīng)當(dāng)齊全完整，二是專門檔案應(yīng)當(dāng)是一個(gè)由專門文件和記錄構(gòu)成的有機(jī)體系。保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規(guī)則的一項(xiàng)重要要求。如果專門檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息無法正常存取，那么它的可據(jù)性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實(shí)踐中，必須采取相應(yīng)的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現(xiàn)，保證專門檔案的內(nèi)容安全，主要涉及兩個(gè)方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內(nèi)容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內(nèi)容不含有病毒。
專門檔案管理的效益性規(guī)則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發(fā)揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時(shí)要使投入和效益成正比，否則將會(huì)造成這種管理活動(dòng)的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當(dāng)?shù)墓芾碇贫群凸芾矸绞剑拗坪妥璧K了專門檔案信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，影響了其積極作用的發(fā)揮，那么就必然會(huì)造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項(xiàng)管理活動(dòng)失去存在的基礎(chǔ)和前提。
專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應(yīng)當(dāng)通過創(chuàng)造性的勞動(dòng)和智慧，為專門檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關(guān)系，一旦發(fā)現(xiàn)我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經(jīng)濟(jì)投入(包括人、財(cái)、物等方面的投入)不能達(dá)到預(yù)期的良好的管理效益時(shí)，就應(yīng)及時(shí)診斷，找出癥結(jié)，并采取切實(shí)的政改措施。那種追求時(shí)髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時(shí)糾正，否則就會(huì)給國(guó)家、集體造成更大的損失。
四、繼承性和創(chuàng)新性規(guī)則
摘要檔案管理是功夫在當(dāng)下、受益在未來的工作。如何結(jié)合自身特點(diǎn)與條件，利用信息技術(shù)因需制宜地制定出企業(yè)檔案管理體系是企業(yè)檔案工作的首要任務(wù)，而檔案分類是其核心內(nèi)容。
關(guān)鍵詞檔案 大流水分類 實(shí)踐
一、檔案分類概述
（一）檔案分類的基本要求、標(biāo)準(zhǔn)
全宗內(nèi)檔案的分類要根據(jù)每一個(gè)立檔單位檔案的形成規(guī)律，選擇適合的分類方法，合理設(shè)置類目，準(zhǔn)確歸類。所設(shè)置類別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現(xiàn)無實(shí)際檔案的“虛類”，也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標(biāo)準(zhǔn)的選用是檔案分類的關(guān)鍵步驟，要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類層次、實(shí)際工作需要、檔案管理的原基礎(chǔ)等進(jìn)行具體分析、比較，選擇恰當(dāng)?shù)姆诸悩?biāo)準(zhǔn)。
（二）傳統(tǒng)分類
傳統(tǒng)的檔案分類一般將檔案逐級(jí)劃分為幾級(jí)類目，存在一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)、四級(jí)或更多層級(jí)，檔案流水號(hào)小，在紙質(zhì)版目錄中查找信息快。有時(shí)，為體現(xiàn)檔案的保管期限，還在分類號(hào)中增加永久和長(zhǎng)期的代碼，此種分類可以在檔案分類號(hào)（檔號(hào)）中直觀地反映出本年度的收檔數(shù)量，以及永久保管期限檔案的數(shù)量等信息。
（三）大流水分類
在信息化條件下，可以充分借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)檔案分類予以簡(jiǎn)化，只分一級(jí)類目即文書檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案等，或分到二級(jí)類目后不再往下細(xì)分。這種分類以計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)為基本平臺(tái)，流水號(hào)明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號(hào)中得到太多信息。可以通過歸檔年份檢索出當(dāng)年歸檔的檔案數(shù)量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統(tǒng)分類中三級(jí)、四級(jí)下檔案分類中可以獲得的相關(guān)信息。
二、大流水分類的實(shí)踐及優(yōu)點(diǎn)
盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)，但它卻與傳統(tǒng)的檔案分類差別較大，在實(shí)踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件，應(yīng)用已達(dá)10年，館藏突破了10萬卷（件），并于2013年11月順利通過了國(guó)家檔案局的專項(xiàng)驗(yàn)收，檔案大流水分類由此得到了國(guó)家權(quán)威部門的首肯。對(duì)比傳統(tǒng)的分類方案，大流水分類方案有下列優(yōu)點(diǎn)。
（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作
檔案管理人員從庫(kù)房整理中解放出來，僅用傳統(tǒng)分類模式下1/5左右的人員就可完成同規(guī)模的檔案管理工作；同時(shí)，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡(jiǎn)政的新型管理機(jī)制提供支撐。比如設(shè)備試壓記錄的原件（包括實(shí)體及程序）就是在網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)中產(chǎn)生，并未走紙質(zhì)版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時(shí)、高質(zhì)量地應(yīng)歸盡歸，又能幫助技術(shù)人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴(kuò)大時(shí)，也可以在一級(jí)類目?jī)?nèi)查找到所需信息，不會(huì)在檔案檢索時(shí)產(chǎn)生跨類檢索的麻煩。
（二）可用較小的庫(kù)房面積，保管更多的檔案
檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應(yīng)的檔案存儲(chǔ)空間就要求越來越大。在傳統(tǒng)檔案分類方式下，要求檔案室在建設(shè)之初就要預(yù)留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫(kù)房會(huì)出現(xiàn)空間不足的問題，檔案人員即使不停地通過倒架來調(diào)整預(yù)留空間，也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時(shí)也滿足多部門同時(shí)歸檔，或同部門歸檔多個(gè)裝置的技術(shù)檔案的要求，保證隨時(shí)可完成歸檔工作。
（三）可應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件支撐檔案管理工作
大流水分類為中油檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應(yīng)用，又彌補(bǔ)了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統(tǒng)的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經(jīng)過幾年的運(yùn)行，在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)得非常明顯，特別是通過系統(tǒng)可以制定各種報(bào)表及分類檢查目錄，并打印出相關(guān)企業(yè)檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的，為檔案查找提供了方便。
三、大流水分類的不足及應(yīng)對(duì)措施
（一）影響檔案的連續(xù)性，破壞檔案的內(nèi)在聯(lián)系
檔案按事件收集或按項(xiàng)目歸檔，有一定的內(nèi)在連續(xù)性，而大流水分類盡管做到了隨時(shí)歸檔，但卻分類不細(xì)，導(dǎo)致檔案的連續(xù)性較差，破壞了部分檔案的內(nèi)存聯(lián)系。
（二）檔案檢索對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴較大
使用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與大流水分類后，檔案室的館藏檔案只有通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檢索出檔案號(hào)后方可查找利用，如果有朝一日網(wǎng)絡(luò)故障，則將無法正常工作。
（三）對(duì)管理環(huán)境要求較高
關(guān)鍵詞：檔案 管理 措施
一、檔案管理工作中存在的問題
（一）重視程度不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)。認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這些思想認(rèn)識(shí)，不僅表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，導(dǎo)致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學(xué)發(fā)展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于經(jīng)費(fèi)有限，大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
（三）硬件設(shè)施不全。各單位檔案管理必備的硬件設(shè)施參差不齊，差異較大。個(gè)別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個(gè)人保管。個(gè)別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲蛀時(shí)有發(fā)生。有的檔案室沒有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設(shè)備，導(dǎo)致裝卷不規(guī)范。
二、檔案管理工作中的基本方法
提高檔案管理的水平，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進(jìn)行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)工作順利進(jìn)行。
1、全面普查案卷。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)榫C合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應(yīng)對(duì)無頁(yè)碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且可以提高檔案的利用效率。
3、規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。各檔案室應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本單位的著錄細(xì)則，提高基礎(chǔ)工作水平。
4、統(tǒng)一分類編號(hào)。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。
三、檔案管理工作中的主要措施
檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，它真實(shí)地記載著每一個(gè)時(shí)期的學(xué)校發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學(xué)校要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，另一方面要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，
二是配備先進(jìn)設(shè)備。 先進(jìn)的設(shè)備是提高學(xué)校檔案管理水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)校基本建設(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備。應(yīng)該配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學(xué)校要根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理的文件規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細(xì)操作、妥善保管。
四是創(chuàng)新管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理機(jī)制是新形勢(shì)下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務(wù)的社會(huì)性、管理的復(fù)雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制、目標(biāo)管理體制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變。要強(qiáng)化檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等宏觀管理職能，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管，促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。要形成科學(xué)分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢(shì)，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。
四是進(jìn)行科學(xué)分類。科學(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等，分成黨群類：包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)類：包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。通過科學(xué)分類，便于檔案查找利用
五是實(shí)施電子歸檔。檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校在案管理中，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
1 醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理重要作用分析
1.1 現(xiàn)代化檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理創(chuàng)新的基本要求
隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作方面，無論是檔案的內(nèi)容還是檔案工作的開展方式等都有了新的變化。特別是檔案工作內(nèi)容中，既有各種各樣的病歷文件，也有醫(yī)院日常管理的行政、會(huì)議文件以及財(cái)務(wù)報(bào)表等等，這些對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著非常重要的影響，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理，將這些檔案資料進(jìn)行分類整理、安全保存，對(duì)于醫(yī)院管理現(xiàn)代化進(jìn)程推進(jìn)也具有重要意義。
1.2 現(xiàn)代化檔案管理是提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平，促進(jìn)醫(yī)療科技發(fā)展的重要手段
推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效開發(fā)利用，特別是由于病歷檔案中詳細(xì)記錄了臨床治療資料，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)過程中病歷檔案信息的有效開發(fā)利用，無論是對(duì)于有針對(duì)性地開展醫(yī)療服務(wù)，還是進(jìn)行醫(yī)療科學(xué)研究等，都有著重要的參考價(jià)值。
1.3 現(xiàn)代化檔案管理是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)方向
現(xiàn)代化的檔案管理，最突出的特點(diǎn)就是利用各種信息技術(shù)、智能分析技術(shù)等，對(duì)于減輕檔案管理工作任務(wù)，提高檔案管理效率具有非常重要的作用。醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理規(guī)范化水平，勢(shì)必需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，因此推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理，提高檔案管理技術(shù)水平，也是檔案管理工作的必然走向，對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院整體管理水平的提升也具有非常重要的作用。
2 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理存在的薄弱環(huán)節(jié)
2.1 現(xiàn)代化的檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)有待優(yōu)化
檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性專業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)的工作，特別是醫(yī)院檔案管理工作，涉及內(nèi)容較多，做好檔案管理工作，必須建立規(guī)范完善的檔案管理制度。但是很多醫(yī)院在內(nèi)部管理過程中，對(duì)檔案管理工作重視不夠，檔案管理方面還沒有建立規(guī)范的檔案工作制度，檔案工作部門對(duì)于各類醫(yī)療業(yè)務(wù)科室的調(diào)度力度不足，造成醫(yī)院的檔案管理工作出現(xiàn)了較多的問題。
2.2 檔案管理工作流程標(biāo)準(zhǔn)化程度不高
由于醫(yī)院內(nèi)部普遍存在著重醫(yī)療業(yè)務(wù)、輕檔案管理的問題，因此檔案管理工作的基礎(chǔ)非常薄弱，檔案管理工作業(yè)務(wù)流程也存在著較多的問題。特別是很多醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理信息化水平不高，檔案管理工作還缺少基本的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案部門與醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)醫(yī)療業(yè)務(wù)科室、行政部門、藥品部門、耗材部門等之間還沒有直接的聯(lián)系，大量分散的檔案資料得不到及時(shí)的歸集整理，不利于檔案管理工作的規(guī)范開展。
2.3 檔案管理工作專業(yè)技術(shù)人員缺乏
現(xiàn)代化的檔案管理工作，早已經(jīng)不是傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的檔案歸集整理保存，檔案資料的編研利用以及信息化管理等，對(duì)于檔案管理工作人員的能力水平也提出了非常高的要求。但是目前，很多醫(yī)院在內(nèi)部職工的培養(yǎng)上，更加側(cè)重于臨床科室人員的再教育、再培訓(xùn)，而對(duì)于檔案管理工作人員缺少專業(yè)化系統(tǒng)化的教育培訓(xùn)，造成了醫(yī)院檔案管理工作人員能力水平提升不高，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
3 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理實(shí)施推進(jìn)措施
新時(shí)期的醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作特征非常鮮明，在檔案管理工作體系上，主要是按照現(xiàn)代檔案管理工作理念要求，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)力量和制度建設(shè)，為檔案管理工作提供良好組織基礎(chǔ)。在工作方式上，主要是應(yīng)該堅(jiān)持推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化信息化智能化，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的整體流程，重點(diǎn)提高醫(yī)院檔案管理工作效率。在工作方向上，應(yīng)該朝著進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案資料的開發(fā)利用上努力，不斷提升醫(yī)院檔案資料的利用水平，真正發(fā)揮好檔案資料服務(wù)醫(yī)院管理以及醫(yī)療、科研的內(nèi)在價(jià)值。具體來說，應(yīng)該堅(jiān)持在以下幾方面加強(qiáng)管理。
3.1 突出信息化建設(shè)，為醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理提供良好基礎(chǔ)保障
醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理，最主要的途徑還是依靠醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)來實(shí)現(xiàn)，在醫(yī)院的檔案管理工作開展過程中，應(yīng)該將檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)作為重點(diǎn)。目前，較為成熟的醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)主要包括以下幾方面的內(nèi)容：①注重完善醫(yī)院電子病歷的管理，利用電子病歷在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檢索、分析、存儲(chǔ)以及共享方面的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)將有關(guān)的病歷信息數(shù)據(jù)錄入醫(yī)院的檔案管理信息系統(tǒng)之中，通過電子病歷的設(shè)計(jì)使用，可以準(zhǔn)確全面地將有關(guān)的病歷數(shù)據(jù)保存，實(shí)現(xiàn)病歷資料保存管理的高效便捷。②加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部臨床信息資料的管理，將醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理信息系統(tǒng)與臨床科室管理系統(tǒng)進(jìn)行直接的聯(lián)接，將診療、病房、醫(yī)技等方面有關(guān)的臨床信息記錄，及時(shí)與檔案管理部門進(jìn)行資料的共享，對(duì)有保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行全面的歸檔保存，提高檔案資料歸集整理的及時(shí)性。③應(yīng)該注重加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)與醫(yī)院行政管理部門以及財(cái)務(wù)管理部門的對(duì)接，特別是加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享，將醫(yī)院經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)以及醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)管理資料等，及時(shí)進(jìn)行歸集整理，交由醫(yī)院的檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存，為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理提供全面的參考依據(jù)。
3.2 突出重點(diǎn)環(huán)節(jié)，對(duì)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范提升
推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理，①醫(yī)院管理層應(yīng)該高度重視檔案管理的重要性，積極支持醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范有序開展，特別是為了便于對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，應(yīng)該完善醫(yī)院檔案庫(kù)的建設(shè)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的所有檔案資料進(jìn)行歸口管理。②按照檔案法以及各地醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作的基本要求，完善醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度設(shè)計(jì)，重點(diǎn)是對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案資料的歸集整理、借閱參考、保密存儲(chǔ)等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，確保醫(yī)院檔案管理工作嚴(yán)格按照規(guī)章制度規(guī)范有序進(jìn)行。③高度重視提高醫(yī)院檔案資料的開發(fā)利用率。檔案現(xiàn)代化管理對(duì)醫(yī)院的檔案開發(fā)利用與服務(wù)也提出了新的要求。在醫(yī)院的檔案管理過程中，應(yīng)該高度重視檔案資料價(jià)值的開發(fā)利用，組織檔案管理工作人員根據(jù)檔案信息進(jìn)行更深層次的編研工作，更加深度地挖掘檔案資料中的價(jià)值。④完善檔案管理信息系統(tǒng)中有關(guān)檔案資料檢索查閱的有關(guān)設(shè)定，盡可能提高檢索效率，為有檔案資料需求的群體提供最全面的檔案資料參考服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料價(jià)值的共享利用。
3.3 突出安全可靠，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的安全設(shè)計(jì)
現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理工作主要依賴于檔案管理信息系統(tǒng)，但對(duì)于檔案管理信息系統(tǒng)來說，最關(guān)鍵的是應(yīng)該提高檔案管理保存的安全保障水平。在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)安全管理方面，重點(diǎn)針對(duì)醫(yī)院檔案的具體應(yīng)用領(lǐng)域、內(nèi)外部環(huán)境等，完善安全管理技術(shù)。特別是在醫(yī)院檔案管理工作的開展過程中，應(yīng)該注重綜合運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)防火墻、安全漏洞掃描、數(shù)據(jù)加密、資料數(shù)據(jù)認(rèn)證及數(shù)據(jù)簽名等多種技術(shù)手段，構(gòu)建多層次的醫(yī)院信息安全解決方案。同時(shí)，在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)安全管理方面，還應(yīng)該完善檔案安全管理制度，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員以及醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)務(wù)人員在檔案安全管理方面的責(zé)任進(jìn)行明確，最大程度地確保檔案管理過程中有關(guān)信息資料的安全可靠。
3.4 突出專業(yè)高效，提高醫(yī)院電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平
醫(yī)院檔案管理工作人員的素質(zhì)能力水平直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理的整體水平和質(zhì)量，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，必須重視醫(yī)院檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育。①應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員檔案管理業(yè)務(wù)方面的系統(tǒng)培訓(xùn)教育，特別是檔案資料的歸集整理、開發(fā)利用等方面加強(qiáng)專業(yè)化的培訓(xùn)，確保檔案管理工作人員在檔案管理過程中提高工作精細(xì)化程度，提升檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升。②應(yīng)該針對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的使用操作等方面，提高醫(yī)院檔案管理工作人員對(duì)檔案信息系統(tǒng)的管理水平，尤其是強(qiáng)化對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的分析處理以及實(shí)際運(yùn)用能力，不斷改進(jìn)提高以?shī)W運(yùn)電子檔案工作水平。
關(guān)鍵詞：社區(qū)居民健康檔案 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù) 管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.565
【中圖分類號(hào)】R-1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1671-8801（2014）03-0364-02
社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)是城市衛(wèi)生服務(wù)工作的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)人人享有初級(jí)衛(wèi)生保健的其本環(huán)節(jié)，也是整體社會(huì)醫(yī)療水平的體現(xiàn)。社區(qū)居民檔案的建立和管理是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的基礎(chǔ)性工作，是開展社區(qū)服務(wù)的先決條件。本文從社區(qū)居民檔案的意義和社區(qū)居民檔案的基本要求為出發(fā)點(diǎn)，闡述筆者在居民健康檔案管理中的一些體會(huì)。
1 建立社區(qū)居民檔案的意義
1.1 有利于開展社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)是城市衛(wèi)生工作的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)人人享有初級(jí)衛(wèi)生保健目標(biāo)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是整體社會(huì)醫(yī)療水平的體現(xiàn)。社區(qū)居民健康檔案的建立是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，開展社區(qū)服務(wù)首先要建立健康檔案，系統(tǒng)而完整的健康檔案可以為全科醫(yī)生提供病人全面的基礎(chǔ)資料，使全科醫(yī)生能夠全面了解病人個(gè)體及家庭，從而作出正確的臨床決策。
1.2 有利于慢性病的篩查和防治。2005年世界衛(wèi)生組織提出：慢性病起始于生命早期；可以預(yù)防；一旦患病，需要長(zhǎng)期系統(tǒng)治療。同時(shí)世界衛(wèi)生組織統(tǒng)計(jì)得知，2005年死亡人數(shù)大約為5800萬，其中3500萬死于慢性病，可見慢性病已成為全球性問題，也是我國(guó)城鄉(xiāng)居民死亡的主要原因。社區(qū)居民健康檔案的建立便于了解社區(qū)居民的健康狀況，發(fā)現(xiàn)社區(qū)居民的主要健康問題，篩查慢性病患者，并使之接受系統(tǒng)的長(zhǎng)期治療，從而減少慢性病的致死率和致殘率。
1.3 有利于居民的自我保健。隨著我國(guó)老齡化速度的加快和“四二一”的家庭結(jié)構(gòu)導(dǎo)致老年人的長(zhǎng)期照顧只能以社區(qū)照顧和自我保健為主。居民健康檔案記錄了每個(gè)人疾病發(fā)生、發(fā)展、治療和轉(zhuǎn)歸的過程，通過一段時(shí)間的記錄和總結(jié)，可發(fā)現(xiàn)社區(qū)居民健康狀況的變化、疾病趨向和治療效果，有利于全科醫(yī)生或患者本身采取有效的保健措施。
2 社區(qū)居民健康檔案的基本要求和特點(diǎn)
2.1 真實(shí)性。真實(shí)性是一切資料必須具備的屬性，只有真實(shí)性才有可用性，居民健康檔案不僅具有醫(yī)學(xué)效應(yīng)，更具有法律效應(yīng)。因此居民社區(qū)檔案必須由居民的原始資料組成，能夠真實(shí)的反映社區(qū)居民的健康狀況。這就要求在建立健康檔案時(shí)，必須親歷親為的實(shí)地采集居民的健康信息，在采集的過程中加強(qiáng)與患者的溝通，爭(zhēng)取采集的信息越全面越好，對(duì)于患者敘述能力偏差而導(dǎo)致的信息失誤，要加以分析并向患者的家屬求證，爭(zhēng)取取得全面、詳細(xì)、真實(shí)的第一手原始資料，為居民健康檔案的進(jìn)一步管理奠定良好的基礎(chǔ)。
2.2 科學(xué)性。社區(qū)居民檔案作為具有醫(yī)學(xué)效應(yīng)的直觀病例資料，具有可交流性，因此在檔案書寫時(shí)要規(guī)范準(zhǔn)確的使用醫(yī)學(xué)術(shù)語，語言要規(guī)范，用詞要準(zhǔn)確，意思要清晰，能夠系統(tǒng)、客觀、準(zhǔn)確的反映社區(qū)群體和個(gè)體的健康問題。因?yàn)榻】禉n案是用來交流的工具，所以不僅要自己看的懂，更要讓別人看起來一目了然，系統(tǒng)、客觀、準(zhǔn)確的健康檔案為患者的轉(zhuǎn)診、會(huì)診提供了有效的參與資料，同時(shí)也為社區(qū)衛(wèi)生保健規(guī)劃及合理的利用衛(wèi)生資源提供了重要依據(jù)。
2.3 完整性。社區(qū)居民健康檔案以問題為導(dǎo)向，以家庭為單位，以社區(qū)為基礎(chǔ)。這與以疾病為中心生物醫(yī)學(xué)模式的病例有顯著區(qū)別，一般的門診或住院病例著眼于描述疾病自然史、患者主訴、體征及實(shí)驗(yàn)室檢查等，以解決疾病的診斷和治療為目的。而社區(qū)居民健康檔案則記載著與個(gè)體及其家庭健康問題有關(guān)的所有資料，以生物、心理、社會(huì)因素對(duì)健康的影響為重點(diǎn)，著重記錄健康問題的形成、發(fā)展、治療和轉(zhuǎn)歸過程，也就是包括預(yù)防、治療、保健和康復(fù)一體化衛(wèi)生服務(wù)的全部過程。這就要求在居民健康檔案的建立和管理中不僅要關(guān)注居民個(gè)體，還要關(guān)注與個(gè)體健康息息相關(guān)的家庭因素和社區(qū)群體，從而能夠從個(gè)體患者的生物、心理、社會(huì)多方面的因素綜合考慮疾病的發(fā)生、發(fā)展因素，及時(shí)篩查疾病的危險(xiǎn)因素和高危人群。
2.4 連續(xù)性。居民健康檔案有別于其他檔案的最大不同，在于它是不斷變化的活資料，具有連續(xù)性和變化性。居民健康檔案以居民健康問題為導(dǎo)向，而居民的健康問題是一個(gè)不斷變化著的連續(xù)性問題。居民健康檔案伴隨社區(qū)居民的始終，而社區(qū)居民的健康問題是一個(gè)變化著的連續(xù)性問題，只有連續(xù)的健康關(guān)注才能產(chǎn)生有效的醫(yī)學(xué)效應(yīng)。所以在平時(shí)的健康檔案管理中應(yīng)善于觀察，勤于記錄，使之成為連續(xù)的具有生命力的醫(yī)學(xué)信息，這樣才能通過比較一段時(shí)間內(nèi)的資料和數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)居民健康狀況的變化和疾病發(fā)展的趨勢(shì)等情況。
3 對(duì)健康檔案進(jìn)行有效管理的意義
社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)是順應(yīng)當(dāng)前衛(wèi)生形式的基本醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)，居民健康檔案的管理是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。
首先，對(duì)健康檔案進(jìn)行有效管理能夠提高相應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量，避免資源的浪費(fèi)。
居民健康檔案是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，必須有專門專業(yè)的人對(duì)其進(jìn)行管理，這是因?yàn)榻】禉n案的管理涉及的范圍廣，保密性高，建檔以及檔案后續(xù)檢索等都需要專門的人員進(jìn)行操作，另外有限的資金資源和人員配備也是健康檔案管理中必須考慮的問題，因此建立專業(yè)的管理退伍對(duì)于提高服務(wù)質(zhì)量以及建立節(jié)約型的健康檔案系統(tǒng)至關(guān)重要。
其次，對(duì)于健康檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需求。
最后，對(duì)健康檔案管理進(jìn)行有效管理是對(duì)人民負(fù)責(zé)任的體現(xiàn)。
對(duì)社區(qū)居民檔案進(jìn)行有效管理，是廣大健康檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理工作的努力和支持，也是本著科學(xué)發(fā)展觀和為人民服務(wù)的思想切身實(shí)地地對(duì)提高居民生活健康質(zhì)量的作出的實(shí)際措施之一，也是對(duì)人民負(fù)責(zé)人的體現(xiàn)。
由于其剛剛起步，具有很大的挑戰(zhàn)空間，也存在很多的問題，我們社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)人員任重而道遠(yuǎn)，在工作中還需要不斷摸索和研究，以虛懷若谷的姿態(tài)虛心學(xué)習(xí)同行業(yè)成功者的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。
參考文獻(xiàn)
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檔案管理信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理工作中的檔案信息資料進(jìn)行信息化管理，更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。在如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨。檔案管理信息化能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，最大化地提高檔案管理的效率。檔案管理信息化是以確保檔案信息的安全、共享為原則，建立科學(xué)、統(tǒng)一的檔案管理模式、制度和標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)、適用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和編研創(chuàng)造便利，為單位的管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和科研等工作提供門類齊全、形式多樣、內(nèi)容真實(shí)的檔案信息服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、檔案信息資源整合、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及安保體系4個(gè)方面。
一、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)
檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施涉及硬件和軟件兩個(gè)方面：一是應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)作為軟件支持存在，其基本要求是軟件操作簡(jiǎn)便，易于廣泛推廣，具備組卷、分卷、維護(hù)以及查詢等多種功能；管理界面友好；軟件可及時(shí)更新，修補(bǔ)漏洞；較高的兼容性。二是硬件建設(shè)需要提高存儲(chǔ)電子文件的硬件配置及備份策略。
二、檔案信息資源整合
檔案信息資源的整合需要注意以下問題：一是收集并歸檔已有的電子文件，及時(shí)錄入信息數(shù)據(jù)庫(kù)，避免資源的流失。二是對(duì)將要接收的電子文檔提前做好準(zhǔn)備工作，包括組織、技術(shù)和人員上的準(zhǔn)備，統(tǒng)一接收和管理各部門信息資源，開通檢索服務(wù)。三是標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定。檔案管理工作的重要職能之一是制定和完善標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，其依據(jù)為《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)政策法規(guī)。建立的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)需要滿足實(shí)際需求，能夠科學(xué)地指導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)的全過程，確保信息化建設(shè)、管理和運(yùn)作過程有章可循，保證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及制度化的檔案管理信息化建設(shè)大方向不變。為檔案的電子文件信息采集、管理、存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行細(xì)則等標(biāo)準(zhǔn)與制度的建立。制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式要求和工作規(guī)范。建立和完善電子文件保管、存儲(chǔ)及安全利用的制度等。四是信息安全系統(tǒng)的建設(shè)。信息安全是檔案管理工作首先需要確保的重點(diǎn)之一。信息安全體系的建設(shè)主要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等硬件安全系統(tǒng)的建設(shè)，同時(shí)還包括內(nèi)外網(wǎng)隔離、網(wǎng)絡(luò)防火墻、文檔加密、訪問控制、用戶訪問認(rèn)證以及網(wǎng)絡(luò)密鑰的管理，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)信息傳遞的安全。通過信息安全體系的建設(shè)，確保信息的可用性、保密性、完整性和可追溯性，確保系統(tǒng)的可靠性、可控性和穩(wěn)定性。
十堰日?qǐng)?bào)社檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)采用“集中+分布”的方式，部署應(yīng)用系統(tǒng)。系統(tǒng)總體上由兩個(gè)部分組成：C/S（Client/Server）部分和B/S（Browser/Server）部分，其中C/S部分主要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、移交以及系統(tǒng)管理；B/S部分主要實(shí)現(xiàn)報(bào)社和二級(jí)單位對(duì)檔案信息的利用（包括各單位的檔案查詢系統(tǒng)、統(tǒng)一檢索利用平臺(tái)，通過結(jié)合J2EE體系架構(gòu)，充分利用了XML和Web Service先進(jìn)的數(shù)據(jù)交換技術(shù)，發(fā)揮了C/S架構(gòu)和B/S架構(gòu)各自的優(yōu)點(diǎn)。
檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的應(yīng)用，提高了檔案的管理查詢效率，降低了管理成本。檔案的信息化建設(shè)不僅是檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提升檔案信息服務(wù)水平的需要。我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不斷促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化。
論文關(guān)鍵詞：供電企業(yè) 客戶檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策
論文摘要：隨著電力市場(chǎng)化的深入，電力企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)成為電力企業(yè)爭(zhēng)取市場(chǎng)的重要手段。客戶檔案管理是供電企業(yè)與用電客戶間各種業(yè)務(wù)辦理的原始憑證和依據(jù)，是為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要渠道。本文對(duì)目前供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了加強(qiáng)管理的對(duì)策建議。
一、供電企業(yè)客戶檔案管理現(xiàn)狀
1.客戶檔案管理制度或辦法相對(duì)滯后
由于受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，目前仍有較多的基層供電企業(yè)沒有一套完整的客戶檔案管理辦法。在基層供電企業(yè)，檔案管理的職責(zé)屬于局辦或總經(jīng)辦，但其管理的范圍僅為生產(chǎn)或客戶工程項(xiàng)目資料，其制定的管理辦法也僅是針對(duì)該范圍來進(jìn)行的，對(duì)于客戶檔案管理的職責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)未進(jìn)行明確。實(shí)際工作中該部分職責(zé)往往由營(yíng)銷部門負(fù)責(zé)，但營(yíng)銷部門在目前更注重于電費(fèi)回收、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等，對(duì)于客戶檔案資料的管理還處于相對(duì)滯后的階段，沒有建立一套完整的客戶檔案管理辦法來對(duì)該部分工作進(jìn)行規(guī)范，使必要的監(jiān)督防范環(huán)節(jié)失去作用。
2.員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱
客戶檔案的風(fēng)險(xiǎn)最主要來自于供電企業(yè)內(nèi)部員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的欠缺。部分供電企業(yè)在自然壟斷經(jīng)營(yíng)過程中形成了強(qiáng)烈的交易優(yōu)勢(shì)心理，這種心理使得部分員工缺乏基本的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)社會(huì)體系缺失的現(xiàn)狀認(rèn)知不足。同時(shí)，供電企業(yè)對(duì)員工法律知識(shí)的培訓(xùn)工作缺失，使得供電員工對(duì)相應(yīng)的法律知識(shí)欠缺。主要問題包括輕信心理，工作草率，不負(fù)責(zé)任。
3.無專人負(fù)責(zé)客戶檔案資料的審核與保管
由于沒有相應(yīng)的管理辦法或制度，客戶檔案管理工作職責(zé)未能要現(xiàn)實(shí)工作中體現(xiàn)，現(xiàn)實(shí)工作中無專人負(fù)責(zé)客戶檔案的審核、歸集與管理，使得客戶檔案信息無序化。客戶檔案資料處于人人皆可查閱的狀態(tài)，丟失風(fēng)險(xiǎn)較大。
4.無專用的客戶檔案保管室及相應(yīng)的設(shè)備
由于該項(xiàng)工作未引起足夠的重視，在現(xiàn)實(shí)工作中客戶檔案的保管未得到有效的控制，往往存放于營(yíng)業(yè)廳的資料柜中，無相應(yīng)的存放標(biāo)準(zhǔn)、裝訂要求及裝訂設(shè)備，形成客戶檔案資料裝訂要求不統(tǒng)一、存放不規(guī)范，保管無序。這種情況下，對(duì)客戶檔案資料的可控、在控能力較低。
二、加強(qiáng)基層供電企業(yè)客戶檔案管理措施
1.建立健全客戶檔案管理制度
制度要建立健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照基層供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀，必須盡快建立相應(yīng)的管理辦法來約束營(yíng)銷工作人員的行為的同時(shí)，明確人員的責(zé)任及管理方式等。
對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片等資料，應(yīng)根據(jù)客戶檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，如所包括客戶的基本信息資料、客戶配電工程的相關(guān)信息及投運(yùn)時(shí)的相關(guān)資料、歷次用電安全檢查所形成的并經(jīng)客戶簽字確認(rèn)的用電檢查單等資料。應(yīng)根據(jù)基層供電企業(yè)的實(shí)際情況和具體要求，制定的客戶檔案管理辦法或制度，辦法或制度應(yīng)主要明確基層供電企業(yè)客戶檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，客戶檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織客戶檔案的過程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加客戶檔案資料整理的可操作性。
資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持客戶資料建檔工作按照檔案管理辦法或制度的要求，在業(yè)務(wù)辦理過程中及時(shí)收集信息資料，并對(duì)內(nèi)部應(yīng)形成的資料進(jìn)行整理，歸檔人員加強(qiáng)審查等工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好客戶資料歸檔工作。
管理要及時(shí)，裝盒、袋應(yīng)規(guī)范。為確保客戶檔案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把客戶檔案工作與業(yè)擴(kuò)辦理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，做到業(yè)擴(kuò)進(jìn)度到哪個(gè)階段，檔案收集就跟蹤到哪個(gè)階段。裝盒、袋做到格式統(tǒng)一、字跡工整，同時(shí)根據(jù)客戶文件材料的形成規(guī)律，對(duì)客戶文件材料的內(nèi)容、數(shù)量進(jìn)行系統(tǒng)整理，按客戶檔案盒或袋，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確，方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將整理好的檔案按規(guī)定移交客戶檔案管理室，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查檔案盒、袋質(zhì)量并確保檔案的完整。
2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立客戶檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)
抓好客戶檔案工作，首先要從思想上重視客戶檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管工作，建立起統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門增強(qiáng)檔案意識(shí)，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，以保證歸檔檔案資料的完整、準(zhǔn)確。建立客戶檔案管理組織，是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事。
3.完善客戶檔案管理目標(biāo)，跟蹤落實(shí)到位
缺乏有力的客戶檔案管理機(jī)制是一個(gè)比較突出的問題。在客戶檔案未歸檔形成時(shí)，存有檔案資料散落在各工作人員或是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)手中的現(xiàn)象，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，把檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，認(rèn)真制訂要求，并不斷強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好客戶檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點(diǎn)面結(jié)合、跟蹤督辦。形成有法可依、有法必依的局面，推動(dòng)客戶檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
一、前言
事業(yè)單位人員的檔案管理是一個(gè)事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)的最基本要求，一個(gè)事業(yè)單位只有做好檔案管理，才能擁有長(zhǎng)期發(fā)展的資本。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方法已經(jīng)不能趨于現(xiàn)代化，因此必將遭到淘汰。而只有尋求新的檔案管理方法才能保證該事業(yè)單位能夠繼續(xù)立足于當(dāng)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展潮流中。在新時(shí)期的事業(yè)單位建設(shè)中，如何尋找到一個(gè)適合事業(yè)單位的檔案管理方法是一個(gè)需要探討的問題。而科技的發(fā)展必將是新檔案管理方法出現(xiàn)的墊腳石。
二、事業(yè)單位檔案管理的基本概況
（一）傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式存在的問題。從事業(yè)單位出現(xiàn)以來，就一直在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式。所謂傳統(tǒng)的檔案管理模式是：在新員工入職時(shí)發(fā)放給他們表格，新員工需要根據(jù)表格上的提示填寫個(gè)人信息，填寫完畢后將表格上交給事業(yè)單位的檔案部，由檔案部進(jìn)行審核和保存。這種方法一直沿用至今，不斷體現(xiàn)出其弊端。且不論發(fā)放給新員工表格需要大量的紙張，單就表格的收集與保存方面，就存在著幾個(gè)問題。一方面是在收集的過程中，由于收集人員的工作失誤，可能會(huì)丟失或損壞員工的表格，最后導(dǎo)致檔案部的工作量增大，最重要的是很可能泄漏員工的個(gè)人信息，給員工的人身和財(cái)產(chǎn)安全帶來威脅。另一方面是在保存的工作中，由于檔案部的工作人員工作量較大，在進(jìn)行新員工的資料封存時(shí)將員工的個(gè)人信息標(biāo)記錯(cuò)誤（即封皮信息與里面內(nèi)容不符），導(dǎo)致后期員工檔案提取工作難以進(jìn)行。以上情況的出現(xiàn)，除了客觀因素不可避免外，還存在著主觀因素：事業(yè)單位對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)不重視。由于現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理方法較為單一，因而許多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理人員的招聘就十分不認(rèn)真，甚至很可能是從圖書館招進(jìn)的。這就導(dǎo)致了當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理模式存在弊端。（二）事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新的意義。就像一開始說的，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)不能滿足不斷發(fā)展的當(dāng)下形式了。因而一個(gè)新的事業(yè)單位檔案管理模式的出現(xiàn)是當(dāng)下普遍的需求。新的事業(yè)單位檔案管理模式的改革就意味著新的招聘標(biāo)準(zhǔn)和新的管理制度的出現(xiàn)，為事業(yè)單位以后的人才招聘提供新的基本規(guī)范。從細(xì)微處就能體現(xiàn)出一個(gè)單位的大的發(fā)展趨勢(shì)，只有小的方面做好了，大的整體趨勢(shì)才不會(huì)太差。新的檔案管理模式為事業(yè)單位的未來發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，是一個(gè)企業(yè)能夠進(jìn)步的重要保證。因此事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性不言而喻。
三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考
（一）事業(yè)單位檔案管理的新模式。要想實(shí)施事業(yè)單位的檔案管理的新模式，就必須先進(jìn)行檔案部的人員改革，招聘或培養(yǎng)新的技術(shù)型人才。這些人才可以是國(guó)內(nèi)招聘也可以是國(guó)外招聘。只要他們具有一定的資料管理能力以及計(jì)算機(jī)的操作能力，都是符合基本標(biāo)準(zhǔn)的。最終面試時(shí)要注重其誠(chéng)信程度，因?yàn)闄n案管理人員是接觸員工資料機(jī)會(huì)最多的人，也是泄漏員工檔案最有嫌疑的人，因此檔案部員工的誠(chéng)信素質(zhì)是最高的要求。在招進(jìn)了新的、符合要求的檔案部員后，就要進(jìn)行相關(guān)的檔案部工作的培訓(xùn)，這里要求培訓(xùn)師具有一定的經(jīng)驗(yàn)，能夠在每一點(diǎn)問題上做出回答。隨后便是檔案管理模式的改革。在給員工發(fā)放表格的同時(shí)發(fā)放印好員工姓名和工作編號(hào)的檔案袋，由員工進(jìn)行核實(shí)無誤后將表格裝入檔案袋，按照檔案部發(fā)放的時(shí)間表，分批去檔案部，親自上交檔案。在上交時(shí)由檔案部人員在員工面前核查表格，確定一切信息無誤后，檔案部人員將員工的檔案保存到檔案室中。這樣便避免了傳統(tǒng)的檔案管理模式收集工作和保存工作的失誤，最大程度上保證了員工信息的安全性。（二）對(duì)事業(yè)單位檔案管理的未來展望。在對(duì)事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，我們還可以考慮采用一種新的檔案保存模式，那就是數(shù)字檔案館。在這個(gè)數(shù)字檔案館中，所有員工的檔案資料都以數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)，這就省去了煩瑣的文本檔案管理和提取的工作步驟，提高了檔案管理和提取的效率。在這個(gè)數(shù)字檔案館中，只有檔案部的工作人員有資格進(jìn)入并進(jìn)行檔案的修改和整理，其余任何人都不能進(jìn)入數(shù)字檔案館。而員工的資料有變動(dòng)的情況下，就需要員工報(bào)告上級(jí)，上級(jí)經(jīng)過審核后將員工資料有變動(dòng)需要修改的地方以文字的形式交給檔案部進(jìn)行修改。同時(shí)，這個(gè)檔案提取也不是任何人都可以進(jìn)行的，只有通過了上級(jí)的批準(zhǔn)，才能對(duì)員工的檔案進(jìn)行提取。而提取的過程也存在著嚴(yán)格的保密性。首先檔案提取人必須手執(zhí)上級(jí)蓋章的憑條，到檔案部申請(qǐng)?zhí)崛。@時(shí)檔案部會(huì)給予提取人一個(gè)郵箱賬號(hào)和提取密碼（每個(gè)郵箱都只對(duì)應(yīng)一個(gè)員工的檔案資料），提取人在數(shù)字檔案館的網(wǎng)站登錄并提取員工的只讀資料后，一旦退出了這個(gè)網(wǎng)站，其郵箱的提取密碼會(huì)立刻改變，無法二次登錄。若想再提取該員工的資料，則要再次進(jìn)行提取申請(qǐng)了。這就是數(shù)字檔案館嚴(yán)密的資料管理模式。
四、結(jié)語
由此看來，新的事業(yè)單位檔案管理新方法的出現(xiàn)勢(shì)在必行，而且一定會(huì)為事業(yè)單位的長(zhǎng)期、良好的發(fā)展提供條件。但是社會(huì)是不斷發(fā)展的，我們不能只滿足于當(dāng)前的形勢(shì)，而是需要不斷創(chuàng)新并且不斷改進(jìn)當(dāng)前的檔案管理模式。現(xiàn)代社會(huì)中各國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展是相互競(jìng)爭(zhēng)也是相互幫助的，我們生活在地球村中，可以向其他各國(guó)學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，借鑒國(guó)外的事業(yè)檔案管理方法，將學(xué)到的知識(shí)結(jié)合到我國(guó)的實(shí)際情況中，不斷改善當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理的方法，為社會(huì)做出貢獻(xiàn)。
作者:王增榮 單位:安丘市民兵訓(xùn)練基地
（一）企業(yè)基礎(chǔ)資料流失風(fēng)險(xiǎn)，隨著現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)日趨復(fù)雜，細(xì)節(jié)管理與過程管理工作成為了滿足現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的必要條件。同時(shí)，在整個(gè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中還會(huì)產(chǎn)生大量的基礎(chǔ)性與過程性資料，而且其將會(huì)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過程中重復(fù)使用，具有十分重要的保存價(jià)值。但是，因?yàn)槠湔w數(shù)量較大，將其納入到企業(yè)檔案庫(kù)中進(jìn)行集中保管時(shí)不但會(huì)占用大量的倉(cāng)儲(chǔ)空間，而且查閱不夠方便，其不能滿足企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)要求。因此，在企業(yè)檔案管理工作中一般只是針對(duì)相對(duì)重要的資料以及具有較高重要作用的基礎(chǔ)性與過程性資料進(jìn)行管理。而對(duì)重要性相對(duì)較低的資料，通常只是由企業(yè)各部門以及具體項(xiàng)目經(jīng)辦人自行進(jìn)行保管。同時(shí)，由于企業(yè)不同部門的資料保管人員在檔案管理能力以及管理手段等方面參差不齊，加之現(xiàn)代企業(yè)管理人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，隨著時(shí)間的推移，這些基礎(chǔ)性資料將面臨著流失的風(fēng)險(xiǎn)，這將對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)發(fā)展造成不利影響。
（二）傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)信息化發(fā)展需要，隨著信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式與所采用的技術(shù)手段已經(jīng)不能很好的適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要。尤其是在辦公自動(dòng)化應(yīng)用趨勢(shì)的加快，企業(yè)所產(chǎn)生的數(shù)字檔案資料正義驚人的速度增長(zhǎng)。很多大型企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)使用電子郵件在企業(yè)內(nèi)部傳遞的聯(lián)系方式。基于此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作成為了檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)。
二、企業(yè)檔案管理潛在的信息化要求
（一）現(xiàn)代企業(yè)市場(chǎng)開發(fā)信息需求現(xiàn)代企業(yè)市場(chǎng)開發(fā)工作中對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的控制不僅僅在于對(duì)企業(yè)整體質(zhì)量的控制方面，而且還體現(xiàn)在提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的有效性方面。所以，強(qiáng)化企業(yè)對(duì)技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)作用，提高企業(yè)進(jìn)入、占領(lǐng)市場(chǎng)的速度，同時(shí)獲得市場(chǎng)信息調(diào)控權(quán)利，為企業(yè)市場(chǎng)開拓提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)支撐。
（二）企業(yè)發(fā)展政策信息需求企業(yè)發(fā)展過程中，不但需要結(jié)合國(guó)家發(fā)展的基本國(guó)情以及國(guó)家整體發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)還要重視國(guó)家政策以及國(guó)家資金調(diào)控對(duì)企業(yè)在整體技術(shù)創(chuàng)新方面的約束，把握好企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的各個(gè)環(huán)節(jié)。而只有企業(yè)具備與發(fā)展政策信息化同步時(shí)，才能實(shí)時(shí)掌握企業(yè)政策信息，為企業(yè)的發(fā)展提供內(nèi)部動(dòng)力。
（三）企業(yè)檔案管理的技術(shù)信息在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)過程中，為了防止信息閉塞對(duì)企業(yè)整體發(fā)展造成的不利影響，同時(shí)調(diào)整企業(yè)檔案管理工作中的一些重復(fù)性建設(shè)工作，并避免在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過程中出現(xiàn)的失敗，必須為上述工作提供信息化支持。只有在相關(guān)人員掌握了信息化技術(shù)之后，才能對(duì)企業(yè)的前景控制起到一定的提高，這樣才能從本質(zhì)上提高企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新質(zhì)量。
（四）潛在的人才信息現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)方面的競(jìng)爭(zhēng)從根本上講是人才的競(jìng)爭(zhēng)，是能夠在企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理過程中發(fā)揮作用的人才的數(shù)量和質(zhì)量。在檔案管理信息化建設(shè)工作中，不但要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)性人才培養(yǎng)，而且還要對(duì)各類人才的信息檔案進(jìn)行基本控制。所以，在現(xiàn)代企業(yè)信息化人才建設(shè)過程中，人才檔案的信息化管理成為了企業(yè)人才資源建設(shè)的基礎(chǔ)性工作。綜上所述，在企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)工作中，企業(yè)的檔案管理工作不但需要對(duì)企業(yè)整體的技術(shù)性設(shè)施進(jìn)行信息化管理，而且還要針對(duì)檔案管理工作中的信息資源開發(fā)、傳播進(jìn)行合理控制。這樣才能在資源建設(shè)過程中最大程度的給企業(yè)的發(fā)展提供精確、超前的信息資料。通過調(diào)控的方式提升企業(yè)檔案管理的信息化水平。
三、企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)策略
（一）符合企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的基本方向企業(yè)不同階段所產(chǎn)生的檔案資料都有可能成為信息檢索者所關(guān)心的資料內(nèi)容，因此在檔案管理工作中必須對(duì)所有這些不同階段、不同形式的檔案資料進(jìn)行整理，同時(shí)價(jià)值更高的綜合檔案信息為了確保檔案信息具有一定的政治性和系統(tǒng)性，必須對(duì)檔案信息進(jìn)行精選，只有這樣才能為用戶提供更加完善的服務(wù)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的檔案的生成方式發(fā)生了對(duì)應(yīng)的變化，例如，可以在計(jì)算機(jī)、通訊過程中進(jìn)行文件起草、簽發(fā)、管理以及歸檔等工作。因此，對(duì)應(yīng)的檔案管理機(jī)制也必須與之相對(duì)應(yīng)。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作中建立起滿足多種機(jī)讀形式的檔案管理體系。
（二）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理手段現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作必須要朝著新技術(shù)的應(yīng)用以及多手段的檔案管理方向發(fā)展，而且這還是提高檔案管理工作水平及檔案管理效率的有效方式。在管理過程中，檔案管理部門必須堅(jiān)持檔案的信息化發(fā)展方向，通過利用多種信息技術(shù)及手段，逐步拓展信息化發(fā)展建設(shè)的寬度和廣度，積極探索出信息化條件下檔案管理的新方法。例如，在檔案管理過程中不僅僅只是通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的方式，而且還必須將電子信息交流過程中產(chǎn)生的信息檔案化，增強(qiáng)檔案管理的深度。
（三）整合信息檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理工作中因?yàn)槿狈侠碛行У男畔贤ǎ@主要是因?yàn)椴块T之間的割裂導(dǎo)致的。因此，在檔案信息化建設(shè)工作中，首先要建立起具有統(tǒng)一著錄格式與編排方式的當(dāng)那管理體系，在各個(gè)檔案部門之間通過規(guī)章制度的方式建立其統(tǒng)一的檔案管理方式。同時(shí)，還要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享，讓更多的信息利用者能夠獲得數(shù)量更多、范圍更廣的檔案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企業(yè)檔案信息，在服務(wù)企業(yè)成員的同時(shí)，間接的推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。
（四）面向社會(huì)，完善檔案信息服務(wù)體系知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息化是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展方向。因此，企業(yè)檔案管理部門要善于通過捕捉極具時(shí)效性的信息以得到進(jìn)入市場(chǎng)的機(jī)會(huì)。這時(shí)，主動(dòng)提供企業(yè)中的部分信息為社會(huì)利用，不但可以提高企業(yè)的市場(chǎng)影響力，而且可以通過獲取社會(huì)信息使用反饋，逐步完善企業(yè)檔案信息服務(wù)體系，為建設(shè)更加完善的信息服務(wù)提供基礎(chǔ)。
