時間：2023-06-02 09:22:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公司檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
“十三五”期間，我公司在檔案在檔案工作管理方面，大理推動檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，努力提升公司檔案管理水平及標(biāo)準(zhǔn)。
“十三五”期間，我公司未建立數(shù)字檔案館，館藏檔案數(shù)字化率為零。
公司現(xiàn)建有檔案室三間，每個檔案室面積約20平米，分別儲藏行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案。檔案室內(nèi)消防、安防和檔案裝具齊全，均配有溫濕度計，制定各項管理辦法及檔案借閱辦法。因經(jīng)費及歷史原因，公司檔案未實施電子備份，重點檔案保護下?lián)芙?jīng)費為零。
存在的不足：
一、我公司因辦公樓老化及經(jīng)費原因，未建立數(shù)字化檔案室，現(xiàn)檔案室內(nèi)設(shè)施較為陳舊，各項配套設(shè)施與數(shù)字化檔案室標(biāo)準(zhǔn)還相差甚遠，經(jīng)費投入不足。
二、專職檔案人員不足。我公司檔案專職人員還兼顧辦公室其他工作，檔案管理水平較為薄弱，各科室兼職檔案管理員未參加過系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案管理水平還停留在基礎(chǔ)階段。
“十四五”期間，我公司將提高專、兼職檔案管理員檔案管理規(guī)范化意識。將檔案管理工作納入公司工作重點。同時建議集團公司多組織檔案管理方面業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提升檔案管理工作質(zhì)量。
第一條 設(shè)立目的
為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價值的文件資料，有效地促進公司經(jīng)營與發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司的實際情況，制定本辦法。
第二條 工作原則
公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則。各_____部門均應(yīng)配備與工作需要相適應(yīng)的專職或兼職檔案人員，集中統(tǒng)一管理本部門內(nèi)部的所有檔案。
第三條 檔案范圍
1．含義：檔案是指在各種管理活動中，具有保存價值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形成的材料；
2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄；決策層各種會議記錄、紀(jì)要；重要規(guī)章制度；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書；各種工程及技術(shù)資料、招投標(biāo)文件；財務(wù)會計資料；重要勞動人事資料；其它有關(guān)各單位歷史的檔案等。
第四條 檔案管理人員
本公司檔案管理采用集中與分散相結(jié)合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業(yè)務(wù)部門的合同、資料由各部門整理，會計檔案由_____部整理并自行歸檔管理。
第五條 具體管理措施
一、歸檔工作
1．歸檔原則_____原始、真實、合符規(guī)定。
（1）歸檔資料必須是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的原始記錄；
（2）資料應(yīng)按歸檔范圍進行積累，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映企業(yè)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程；
（3）歸檔資料應(yīng)按照國家和公司有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求，進行整理、編目。
2．歸檔時間
（1）科學(xué)技術(shù)檔案（科研類、產(chǎn)品類、工程類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類）歸檔時間可視項目周期長短而定，周期短的項目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長的項目可以按階段分批歸檔。
（2）文書檔案（行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類）應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年上半年內(nèi)歸檔。
（3）會計檔案應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年二季度內(nèi)歸檔。
3．具體內(nèi)容
（1）立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復(fù)放在一起卷內(nèi)頁號一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內(nèi)目錄打印_____份。
（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進行修補和復(fù)制，裝訂部位過窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。
（3）根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進行系統(tǒng)排列、編組號、擬寫案卷標(biāo)題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。
（4）案卷按年代、機構(gòu)排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
二、管理工作
1．管理原則_____檔案的管理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
2．檔案分類
本公司檔案實行按保管期限分類法，具體如下：
（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟關(guān)系檔案；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的檔案；決算書和其他重要的檔案；
（2）保存十年檔案，包括請示審批提案檔案，人事任命檔案，獎金工資與津貼有關(guān)檔案，財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要檔案；
（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；
（4）保存一年檔案，指無關(guān)緊要或者臨時檔案。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負責(zé)確定保存年限。
3．管理人員日常工作
（1）公司應(yīng)配置保存檔案的必要設(shè)備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。
（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。
（3）每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補和復(fù)制，確保檔案的安全。
4．檔案的銷毀
對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送______審批后銷毀。
銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。
第六條 檔案的利用
（1）借閱文件采用審批制，并詳細登記，未經(jīng)許可，任何人不準(zhǔn)借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時應(yīng)詳細檢查有無損壞、缺頁等情況，經(jīng)確認后方可借出。閱后完整按時歸還，歸還時同樣嚴(yán)格檢查，以明確責(zé)任；
（2）一般檔案須經(jīng)______在《_______》上簽字批準(zhǔn)后，方可借閱本部門有關(guān)的檔案資料；重要資料須經(jīng)_____審批；密級檔案資料，須經(jīng)______和______共同審批。
（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關(guān)的檔案資料。須經(jīng)_____審批。
（4）借閱人員需要復(fù)印、摘抄，須經(jīng)_____批準(zhǔn)，未經(jīng)許可，不得擅自復(fù)印、摘抄。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。>>精彩專題推薦：公司管理制度大全
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的
四、
七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責(zé)及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
一、檔案是指公司各項工作中形成的，具有保存價值的各種載體的文件材料。
二、檔案應(yīng)有專人統(tǒng)一管理，維護其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，并便于集團內(nèi)共享和方便使用。
三、經(jīng)營公司行政辦為檔案的業(yè)務(wù)主管單位，對檔案形成部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。
四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。
五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。
六、 檔案的保管期限規(guī)定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動，有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。
七、電子版文件形成后，應(yīng)制成相應(yīng)的紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內(nèi)容、形式的一致。
八、經(jīng)營公司行政辦對營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統(tǒng)一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。
九、經(jīng)營公司行政辦對員工個人檔案必須統(tǒng)一存檔管理，如身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現(xiàn)場復(fù)印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)每月的15日-20日將電子版發(fā)集團綜合管理部(利于保險等增減變動);員工調(diào)動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部，由集團綜合管理部登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。
十、為了便捷工作，公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。
十一 、公司簽收的政府職能部門的批復(fù)文件，建設(shè)過程中的規(guī)劃、圖紙資料，公司下發(fā)的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續(xù)。
十二、集團存檔管理內(nèi)容：
1、營業(yè)執(zhí)照辦理或變更;
2、每年的審計報告存檔;
3、公司建設(shè)過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復(fù)、圖紙等等(原件);
4、各公司的營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等電子版;
5、員工個人檔案：身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。
6、員工花名冊電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)
十三、經(jīng)營公司行政辦檔案管理內(nèi)容：
1、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件統(tǒng)一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;
2、員工檔案存檔(復(fù)印件)
3、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;
4、考慮工作便捷，要求將公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等，做成電子版存檔;
關(guān)鍵詞 檔案管理 系統(tǒng)化 策略
一、企業(yè)知識管理與檔案工作
企業(yè)的生命力在于創(chuàng)新，而創(chuàng)新的關(guān)鍵在于對知識的發(fā)現(xiàn)、獲取和應(yīng)用。企業(yè)的知識獲取一般有兩條途徑：外部獲取和內(nèi)部挖潛。從企業(yè)發(fā)展的過程來看，僅僅依靠“外部來源”獲取知識，往往使企業(yè)陷入需求兩難的困境，對企業(yè)而言選擇“知識自給”模式，其實際意義則更為深遠。企業(yè)知識自給的一個重要源泉就是企業(yè)檔案。
企業(yè)檔案與各種經(jīng)濟信息、情報資源一起， 形成的信息資源。企業(yè)檔案是企業(yè)信息的載體，也是企業(yè)經(jīng)濟、科技、管理信息的重要組成部分。廣義上講，企業(yè)檔案主要包括管理性文件、科技文件材料、會計檔案材料、人力資源檔案以及特殊載體檔案。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策、人事工資、財務(wù)賬目、科技項目、產(chǎn)品開發(fā)、科研成果等等都離不開檔案管理工作。做好企業(yè)檔案管理工作，可以對企業(yè)技術(shù)進步和產(chǎn)品生產(chǎn)起到推動作用。一個企業(yè)的管理是否成功，生產(chǎn)能否盈利，在很大程度上依賴于企業(yè)檔案管理工作的實施。
二、知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案工作面臨的瓶頸及對策
1.中航油新疆公司檔案管理面臨的瓶頸。中航油新疆公司在檔案管理方面雖然做了大量工作，但由于受到企業(yè)體制及企業(yè)歷史的影響，整個公司的檔案管理水平還有很大的提升空間。隨著知識管理的引入，一些制約公司檔案管理提升的因素也逐漸浮現(xiàn)。
（1）檔案管理本位思想、保密意識根深蒂固。企業(yè)檔案管理工作長期以來形成的工作模式、工作意識形成了檔案管理工作的“慣性思維”。這就造成了檔案管理的被動服務(wù)，檔案的知識價值得不到合理的發(fā)揮和挖潛。知識管理的背景下，檔案信息所占企業(yè)各項信息的份額日益突出，但檔案部門并沒有成為企業(yè)重點關(guān)注的部門，甚至一度形同虛設(shè)。從管理體制上看，目前，中航油新疆公司的檔案分別歸屬不同部門管理，各部門協(xié)同合作意識淡漠，淹沒了檔案管理合作的優(yōu)勢和作用。協(xié)同合作意識的淡漠體現(xiàn)在兩個方面，一是檔案管理故步自封，不愿接受企業(yè)先進的管理理念和管理技術(shù)；二是缺乏協(xié)作意識，缺乏與其他部門融合的意識。
（2）管理過程中重實體保管、輕知識挖掘。隨著企業(yè)體制的改革，企業(yè)檔案實體管理歷經(jīng)歲月洗禮，變的相對成熟。目前公司檔案的保管機制比較健全，保管手段比較先進，保管方式日趨合理。檔案實體管理方面，管理人員理順檔案收集的渠道，并對收集到位的檔案整理、鑒定、保管等也駕輕就熟。然而相對于檔案實體管理而言，企業(yè)對檔案知識的挖掘顯得薄弱很多。主要表現(xiàn)為：信息共享機制與知識挖掘機制不健全，忽視隱性知識的歸檔管理、檔案管理業(yè)務(wù)功能單一，缺乏可兼容性等。另外，企業(yè)檔案中出現(xiàn)的一些新興檔案種群，如客戶檔案、競爭情報、知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理，目前可以說是薄弱環(huán)節(jié)，既缺乏可規(guī)范的操作，也沒有形成可供遵循的一般管理規(guī)則。
（3）技術(shù)方面，硬件不強，軟件更軟。目前，公司雖有一套硬件平臺建設(shè)，檔案管理的硬件設(shè)施也基本可以體現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的宗旨。但是，實施知識管理需要有一套與知識管理體系相匹配的硬環(huán)境建設(shè)，并將檔案管理納入知識管理體系，則原有的硬件建設(shè)就顯現(xiàn)出其薄弱之處。而在公司檔案管理的軟實力方面，制約檔案管理的瓶頸更為突出，管理目標(biāo)不夠明確，各項配套制度建設(shè)緩慢；組織文化建設(shè)薄弱；團隊建設(shè)和戰(zhàn)略機制建設(shè)也不能滿足知識管理的需要等。
2.知識管理環(huán)境下中航油新疆公司檔案管理的對策。（1）開放意識，轉(zhuǎn)變被動管理思維，促進檔案知識產(chǎn)品化。企業(yè)檔案人員需要樹立開放意識，摒棄本位思想，培育組織內(nèi)外的溝通渠道，一方面，及時提供自己的知識成品、半成品或檔案資料給有需要的部門和人員；另一方面，積極與其他部門人員有效溝通，掌握動態(tài)的、隱性的知識資源，及時歸檔。同時，檔案工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變過去工作中被動的管理思維，不僅僅滿足于檔案實體的安全與責(zé)任管理，還要深入探索檔案知識資源的加工，促進檔案知識產(chǎn)品化，促進知識應(yīng)用于實際生產(chǎn)過程。
（2）實現(xiàn)文檔一體化，促進文檔與其他系統(tǒng)的協(xié)同。新疆公司在檔案管理方面取得了一定成績，目前，仍然存在較大的改進空間。在接下來的工作中，進一步對企業(yè)的檔案進行梳理和分類，結(jié)合公司實際，逐步理順檔案的歸屬關(guān)系，抓住重點，突破難點，找準(zhǔn)方向，循序漸進。實際管理中，在檔案工作環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段上需找革新點。一方面立足制度創(chuàng)新、工作手段改進，盡量簡化檔案管理長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。另一方面，從只整理保管本企業(yè)形成的紙質(zhì)檔案、科技圖書、標(biāo)準(zhǔn)、期刊、法律法規(guī)中解脫出來，實現(xiàn)由封閉的以實體管理為主向開放的電子信息網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，由重管輕用向重用促管轉(zhuǎn)變，由單純的檔案管理職能向信息與知識綜合管理職能轉(zhuǎn)變，形成輻射企業(yè)檔案、標(biāo)準(zhǔn)、圖書、期刊、情報知識綜合管理的知識處理中心和中轉(zhuǎn)站。同時建立結(jié)構(gòu)合理、種類齊全、質(zhì)量優(yōu)化的知識體系，為領(lǐng)導(dǎo)決策、為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。
（3）有效實現(xiàn)檔案知識的挖潛、整合和共享。利用公司現(xiàn)有的設(shè)施，逐步建立符合新疆公司發(fā)展戰(zhàn)略的檔案管理數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，并在此基礎(chǔ)上，進一步借助于計算機和互聯(lián)網(wǎng)，對檔案蘊含的隱性知識進行有效的挖潛、整合，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享，做到檔案工作的全員參與，資源共享，信息互通，逐漸實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的動態(tài)循環(huán)（圖1）。知識共享的過程可以包括知識創(chuàng)造，知識吸收，知識交流，知識理解和知識創(chuàng)新。知識共享效果強烈地依賴于企業(yè)成員及企業(yè)文化，建立開放的、能夠有效傳遞思想和經(jīng)驗的企業(yè)文化是進行知識共享的前提和關(guān)鍵。
三、結(jié)束語
企業(yè)檔案的管理需要在不斷的實踐中摸索前進，只有管理者充分認識到檔案所承載的信息的價值，才會有動力去改變目前檔案管理混亂的現(xiàn)狀。中國航油新疆公司檔案管理工作起步晚、底子薄，抗風(fēng)險能力差，歷史的傳統(tǒng)及體制的限制，公司長期以來的管理方式都是粗放式管理。因此，在實際工作中，新疆公司需要改變傳統(tǒng)的管理理念，利用創(chuàng)新的頭腦去思考檔案管理的對策，培養(yǎng)或引進具有檔案管理的專業(yè)型的人才，逐步建立起企業(yè)內(nèi)部的檔案管理數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息價值，為企業(yè)的健康發(fā)展提供助力。新疆公司的檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新是一個循序漸進的過程，相關(guān)工作者只要把握好管理方向，理清思路，理順關(guān)系，堅持用創(chuàng)新的理念去改進現(xiàn)有的工作方式，公司的檔案管理工作的系統(tǒng)一體化就會逐漸成為現(xiàn)實。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：電力企業(yè)檔案管理重要性存在問題解決措施
隨著社會的發(fā)展、科技的進步，社會的各個領(lǐng)域都在不同程度的發(fā)生著變化。就拿電力行業(yè)來說，隨著電力體制改革和企業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，電力的生產(chǎn)和經(jīng)營正在逐步邁向一個全新的發(fā)展階段。相應(yīng)的，檔案的利用價值也逐漸被凸現(xiàn)出來。因此，如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源，使之更好地為電力工業(yè)服務(wù)，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心任務(wù)。
一、電力企業(yè)檔案管理的重要性
電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到電力企業(yè)能否贏得市場競爭的主動權(quán)。所謂的電力企業(yè)檔案就是指電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的最原始記錄。它不僅真實的反應(yīng)了電力企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識信息，進而推動電力企業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。這就要求電力部門以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，扎住機遇，加快建設(shè)和完善電力企業(yè)的檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的管理體制，保證電力企業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。
二、我國目前電力企業(yè)檔案管理中存在的主要問題
1、電力企業(yè)的檔案管理得不到高層應(yīng)有的重視
很多電力企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對電力檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和市場占有率、產(chǎn)品的質(zhì)量、售后服務(wù)比起來簡直是微不足道。正式由于高層領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致這些電力企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產(chǎn)生的直接后果就是無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。
2、電力企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負責(zé)
很多電力企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要性。另外，相當(dāng)一部分的電力企業(yè)根本沒有設(shè)立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，還會在一定程度上增加企業(yè)的經(jīng)營成本。
3、電力企業(yè)檔案管理的理論研究滯后
在新形勢下，電力檔案的管理工作已經(jīng)成為了電力企業(yè)管理部門所面臨的新課題。但是從目前來看，關(guān)于這方面的理論研究和政策指導(dǎo)還是相對滯后的，沒有取得什么顯著的研究成果。因此，電力企業(yè)需要投入更多的人力、物力，專注于此項研究。那么應(yīng)該主要研究哪些問題呢？1）電力企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問題。2）電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向問題。3）國家、社會對有保存價值的檔案的鑒定問題。4）電力企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問題。這些問題的研究和解決其實都不是一蹴而就的，它需要通過檔案管理部門在實踐中逐步摸索，逐步解決。
4、電力企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后
信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。
其滯后性主要體現(xiàn)在2點。1）管理檔案的計算機配置相當(dāng)落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新。2）電力工程人員不能在工程現(xiàn)場調(diào)閱檔案圖紙。
那么導(dǎo)致其發(fā)展滯后的原因主要有哪些呢？1）個別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全認識檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，這樣就導(dǎo)致了對檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。2）企業(yè)檔案信息化其實是近幾年才逐步提出和開展的，所以在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。3）電力企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。4）沒有充分的開發(fā)利用檔案信息資源。例如，有的企業(yè)花費了大量的成本來實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)了計算機檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內(nèi)使用，不能實現(xiàn)整個企業(yè)信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發(fā)和利用。5）電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進程。
三、強化電力企業(yè)檔案管理的措施
1、嚴(yán)格規(guī)范電力企業(yè)的檔案管理制度
電力企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進行，不宜盲目。比較常見的法規(guī)有：《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》等等。
2、爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視
其實，電力企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。
3、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
在新形勢下，要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識、有素質(zhì)的檔案干部隊伍。要對他們進行定期的教育培訓(xùn)，不斷地激發(fā)和調(diào)動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。那么我們具體應(yīng)該怎樣做來提高檔案工作人員的素質(zhì)呢？其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑。培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現(xiàn)場培訓(xùn)是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓(xùn)和實際操作結(jié)合起來，是受訓(xùn)人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質(zhì)的一個有效途徑。通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復(fù)合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現(xiàn)的知識結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。最后，還可以通過加強業(yè)務(wù)研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應(yīng)新形勢下電力企業(yè)檔案管理工作的需要。
4、進一步加強檔案的信息化建設(shè)
隨著計算機和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強。但我們?nèi)匀灰ㄟ^借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進的管理理念，來改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使電力企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展，我們還是要盡量爭取企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，使他們能夠充分認識到企業(yè)檔案管理信息化的重大意義，進而支持將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。當(dāng)然，不同電力企業(yè)的檔案管理信息化進程可以是不一樣的，要具體問題具體分析。例如，對于那些經(jīng)濟效益好，現(xiàn)代化管理水平高的電力企業(yè)，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設(shè)。而對于那些經(jīng)濟效益不好的企業(yè)，我們可以采用分步實施、逐步推進的方式。
關(guān)鍵詞：煙草企業(yè)；檔案管理；問題；措施
以史為鑒可以知興衰，這一千古名句并不僅僅是針對于國家興亡的大事，同時也對每一家企業(yè)，每一個個人的小事所適用。對于我國煙草行業(yè)而言，其在市場運作過程中，檔案是記錄企業(yè)發(fā)展的寶貴見證，同時也是企業(yè)進一步發(fā)展的指路明燈，對企業(yè)發(fā)展的重要意義不言而喻。但是就目前的實際情況而言，很多煙草工作在自身的檔案管理工作上，卻存在著觀念、行為等多個方面的不足之處，對煙草公司的進一步發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響?；诖?，文章圍繞煙草企業(yè)檔案管理工作為中心，分問題和對策兩方面展開了細致的分析探討，旨在提供一些該方面的理論參考，以下是具體內(nèi)容。
一、現(xiàn)階段煙草企業(yè)檔案管理工作存在的問題
（一）對檔案管理的重視程度不足
就目前煙草公司檔案管理現(xiàn)狀存在的第一個問題，便在思想層面上對檔案管理工作的整體重視程度不足，沒有將檔案管理工作真正的作為企業(yè)基礎(chǔ)工作的一類，繼而在人員配置、設(shè)備采購以及機構(gòu)設(shè)置上都難以滿足正常的煙草企業(yè)檔案管理工作需要。
（二）檔案管理觀念落后
煙草企業(yè)在檔案管理工作思想層面上的問題，除了重視程度不足之外，還存在著管理觀念落后的問題，在管理的方法上過于陳舊。目前在市場中的主要煙草公司在檔案管理工作管理方式上，多采用手工的方式，在信息技術(shù)的應(yīng)用上存在著嚴(yán)重不足的問題，在檔案管理工作的質(zhì)量和效率上也就難以保障。同時在管理的經(jīng)費編制上，也難以滿足檔案管理工作的切實所需，也導(dǎo)致檔案管理工作難以高質(zhì)量的開展。
（三）檔案管理隊伍力量薄弱
煙草公司在檔案管理工作上存在的問題，除了在思想層面上存在問題之外在具體的措施上也存在著一些不足之處。其中最為典型的就是檔案管理隊伍力量是分別薄弱、穩(wěn)定性不足。目前很多煙草公司自身根本就沒成立的單獨的檔案管理部門，都是由其他職位上的人員兼職代為管理。繼而檔案管理隊伍缺乏專業(yè)性，也缺乏穩(wěn)定性，自然管理的質(zhì)量也就難以保障。
（四）管理和服務(wù)脫節(jié)
在煙草公司的檔案管理工作管理和服務(wù)相脫節(jié)的問題上，主要體現(xiàn)在三個方面，其一為對檔案的歸類管理不足，缺少一個完整的管理系統(tǒng)；其二為在歸檔的渠道上不完善，很多公司存在斷代的問題；最后則是重視管理卻不懂如何利用，忽視了檔案的實際價值。
二、煙草企業(yè)檔案管理工作存在的問題的有效措施
（一）加強重視，提升責(zé)任感
要改變目前在煙草公司檔案管理工作上存在的問題，首先需要在思想層面進行改變。由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層主動加強對檔案管理工作的重視程度，繼而在企業(yè)的內(nèi)部形成一個自上而下的良好檔案管理工作氣氛。并將具體的管理責(zé)任下方的管理人員身上，提升檔案管理工作的質(zhì)量。
（二）更新觀念，提升服務(wù)意識
在檔案管理工作的管理觀念的更新上，可以從三個方面出發(fā)。首先需要將最近的信息技術(shù)引入到檔案管理工作中去，進而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的高質(zhì)高效；其次需要從現(xiàn)階段出發(fā)，加強企業(yè)的檔案編纂工作，變檔案管理工作的事后服務(wù)為主動服務(wù)；最后需要對檔案的服務(wù)措施進行改善，突破單一化管理的困境，采用多方式、多渠道的管理方式，提升管理效果。
（三）加強培訓(xùn)，提升管理人員能力
針對于目前在很多煙草企業(yè)中存在的檔案管理隊伍力量薄弱的問題。首先需要在企業(yè)內(nèi)設(shè)置專門的管理機構(gòu)，成為專門的管理隊伍。并持續(xù)性的對管理隊伍進行培訓(xùn)工作，提升管理隊伍的管理素養(yǎng)和專業(yè)能力。并采用走出去和請進來的培訓(xùn)方式，讓企業(yè)內(nèi)的管理人員，到先進企業(yè)或高校中去接觸最先的檔案管理工作理念和方式，也請先進企業(yè)和高校中的高等級檔案管理人員，到企業(yè)內(nèi)任職，為企業(yè)的檔案管理隊伍帶來新的管理理念和提升，整體提升檔案管理人員的管理能力，提升企業(yè)的檔案管理水平。
（四）M行開發(fā)利用，實現(xiàn)管理和服務(wù)向?qū)?/p>
最后在煙草企業(yè)的檔案管理工作上需要進行優(yōu)化處理，即實現(xiàn)對檔案的開發(fā)利用，將檔案管理工作和服務(wù)工作相結(jié)合。將企業(yè)檔案所具備的價值充分的開發(fā)出來，在企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略制定中，提供一定的經(jīng)驗支持，將死檔案變成活的資料，繼而從客觀上提升煙草企業(yè)對檔案管理工作的重視程度，也就提升了煙草企業(yè)的檔案管理工作水平。
在市場經(jīng)濟體制下，對于每一家煙草公司而言，檔案管理也是影響公司市場競爭力的主要因素之一，但是就目前的實際情況而言，很多煙草公司在自身的檔案管理工作上卻存在著對檔案管理的重視程度不足、檔案管理觀念落后、檔案管理隊伍力量薄弱、管理和服務(wù)脫節(jié)等問題，其已經(jīng)成為了很多煙草公司進一步發(fā)展主要制約因素。而基于這些現(xiàn)存的問題以及煙草公司的市場運作特點，加強重視，提升責(zé)任感、更新觀念，提升服務(wù)意識、加強培訓(xùn)，提升管理人員能力、加強管理，提升管理質(zhì)量、進行開發(fā)利用，實現(xiàn)管理和服務(wù)向?qū)邮乔袑嵱行У奶嵘裏煵萜髽I(yè)檔案管理工作水平的措施，值得我國眾多的煙草企業(yè)在自身檔案管理工作中充分合理的使用，不斷提升自身的檔案管理水平，促進自身的進一步發(fā)展。
參考文獻：
[關(guān)鍵詞]建設(shè)單位；工程檔案管理；相關(guān)分析
中圖分類號：TV743 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02
檔案管理指的是收集與統(tǒng)計原始檔案中的實體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務(wù)的總稱，而隨著社會經(jīng)濟體制以及政治體質(zhì)的不斷改革，我國的高新科技建設(shè)發(fā)展也越來越快，建設(shè)單位當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案管理也就由此出現(xiàn)了重大的挑戰(zhàn)。本文將對建設(shè)單位工程檔案管理進行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析、促進建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施，三個部分進行闡述。
一. 檔案管理必要性研究
檔案管理工作對建設(shè)單位發(fā)展具有重要意義，檔案記載著建設(shè)單位各類信息，這些信息有的相當(dāng)重要，關(guān)系著公司機密。一般工資做重大決策之時都會參考相關(guān)檔案，檔案能夠為建設(shè)單位發(fā)展提供關(guān)鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負上法律責(zé)任。因此，做好檔案管理工作對建設(shè)單位本身的發(fā)展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個相對穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團隊的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進行檔案管理創(chuàng)新對公司發(fā)展具有重要意義。時代在不斷發(fā)展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進行創(chuàng)新可以促進建設(shè)單位整體競爭力的上升，把企業(yè)的發(fā)展推向一個更高的平臺。另外，檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進建設(shè)單位的有效發(fā)展。
二. 建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析
（一） 檔案管理體制缺乏完善
建設(shè)單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個復(fù)雜的過程，包括很多環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關(guān)系到檔案使用時的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時代已經(jīng)到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失。現(xiàn)有檔案管理出現(xiàn)了一個非常奇怪的問題，很多企業(yè)非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個問題。
（二） 檔案管理方法明顯落后
部分建設(shè)單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時代的發(fā)展。部分企業(yè)檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些企業(yè)不順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。
（三） 檔案管理缺乏重視
企業(yè)不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業(yè)沒有把檔案的管理擺在一個重要的位置，人為檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學(xué)的[3]。還有的企業(yè)安排了工作人員進行檔案管理，但并沒有制定科學(xué)合理的工作獎懲制度，一旦檔案工作出現(xiàn)了漏洞，公司不知道應(yīng)該向誰追究責(zé)任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應(yīng)的獎勵制度，嚴(yán)重打擊了管理人員工作積極性。
（四） 檔案管理人員素質(zhì)水平低下
檔案管理人員素質(zhì)低下。很多企業(yè)管理人員的素質(zhì)沒有達到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網(wǎng)站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關(guān)鍵部分，如果管理人員的素質(zhì)遲遲得不到提升，對整個公司的發(fā)展都會造成不良影響。
三. 促進建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施
（一） 充分應(yīng)用激勵機制
公司應(yīng)該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發(fā)展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應(yīng)該建立科學(xué)責(zé)任制，這一點非常重要。科學(xué)合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學(xué)的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個公司如果沒有科學(xué)合理的獎懲制度，那么整個公司的管理工作都會亂套。另外，科學(xué)合理的獎懲制度可一維護公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現(xiàn)問題，公司可以依據(jù)制度將責(zé)任追究到部門或者個人，不會出現(xiàn)不知道找誰追究責(zé)任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進公司更快更好地發(fā)展。此外，企業(yè)在選擇檔案的管理人員之時一定要嚴(yán)格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括管理工作的內(nèi)容、管理工作的方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)該才去的應(yīng)急措施，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當(dāng)中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責(zé)任感很好的加強，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴(yán)謹度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個有效的培訓(xùn)體系，依照崗位的不同采用不同的方式進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容中包括關(guān)于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識。還有包括一些其它學(xué)科種類，比如像管理學(xué)以及信息技術(shù)等學(xué)科專業(yè)的知識培訓(xùn)。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質(zhì)[8]。
（二） 擺脫檔案人員的不穩(wěn)定性、流動性
為確保檔案人員穩(wěn)定性，企業(yè)應(yīng)對現(xiàn)有檔案管理體制進行完善，促進檔案管理的優(yōu)化升級。首先在檔案管理的分類方面，相關(guān)工作人員一定要對檔案進行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關(guān)工作人員在分類時應(yīng)該在對檔案進行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業(yè)專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業(yè)一定要注意檔案室的環(huán)境，謹防潮濕，并且，企業(yè)一定要將檔案輸入電腦進行加密存檔，一旦發(fā)生意外，檔案還有備份的可以調(diào)出來。最后，企業(yè)一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實際上，檔案的使用價值是非常大的，當(dāng)公司遇到難以解決的問題時，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進公司的順利發(fā)展。
（三） 以績效管理促檔案管理
績效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式，我司采用限期定指標(biāo)考核。沒有規(guī)矩，不成方圓，公司領(lǐng)導(dǎo)要制定出科學(xué)合理的績效管理制度，對員工工作績效評價系統(tǒng)進行完善，將定量考核與員工工作能力及表現(xiàn)充分結(jié)合起來，用數(shù)據(jù)說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應(yīng)對績效考核體系進行審視，加強與員工的深入溝通交流，保證反饋時效性，管理者還應(yīng)該廣泛聽取員工意見，并及時做出調(diào)整，同時針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學(xué)的考核方案，對員工工作進行有效反饋?？冃Ч芾淼囊豁椫匾瓌t是量化，檔案記錄了人員狀況、設(shè)備儀器、監(jiān)測數(shù)據(jù)、原始記錄等各種數(shù)據(jù)資料，比如各種文件、報表、設(shè)備儀器的說明書、監(jiān)測數(shù)據(jù)等，做了真實有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據(jù)，是績效管理有效運行的證據(jù)，為績效管理提供了重要的資料信息和有關(guān)文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎(chǔ)，對績效管理體系運行產(chǎn)生重要影響。
檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構(gòu)建安全的計算機網(wǎng)絡(luò)外在系統(tǒng)。檔案的計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一定要保證安全性。另外，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機房選址非常重要，要對多方面的環(huán)境進行仔細的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方[6]。第二，防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案管理帶來了嚴(yán)重地威脅，因此，企業(yè)的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。防火墻可以檢查網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性，監(jiān)控計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行狀態(tài)。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。第三，對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時進行維護，以防出現(xiàn)安全隱患。對計算機網(wǎng)絡(luò)進行定期維護可以及時地發(fā)現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。
四. 結(jié)束語
檔案管理對于我國建設(shè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法跟上時代的發(fā)展，檔案管理人員必須及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進我國建設(shè)單位檔案管理工作效率的不斷提高。
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關(guān)鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A文章編號：
引言：隨著城鎮(zhèn)化進程的加速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設(shè)較之前有了巨大變化。住宅及商業(yè)用地不斷推出，商品房及商業(yè)辦公用房的建設(shè)工作已經(jīng)成為城鎮(zhèn)化發(fā)展的主要表現(xiàn)。在此建設(shè)過程中，房地產(chǎn)企業(yè)作為投資建設(shè)的業(yè)主方，有著重要的地位。房地產(chǎn)企業(yè)作為業(yè)主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產(chǎn)企業(yè)作為一個企業(yè)來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務(wù)檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業(yè)檔案的管理工作來進行探討。
1、房地產(chǎn)企業(yè)項目公司檔案管理現(xiàn)狀
1.1制度執(zhí)行力度不夠，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，各部門檔案未能集中統(tǒng)一管理。集團檔案管理制度下發(fā)已經(jīng)較長時間，制度培訓(xùn)也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統(tǒng)一管理，公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統(tǒng)一管理沒有要求，對一些財務(wù)檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統(tǒng)一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責(zé)任，沒有權(quán)利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關(guān)單位一切檢查及制度執(zhí)行的責(zé)任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權(quán)利，致使制度執(zhí)行不下去。
1.2由于辦公條件的限制，要實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據(jù)項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經(jīng)常搬遷，導(dǎo)致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環(huán)境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業(yè)檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。
1.3兼職檔案管理員專業(yè)知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責(zé)本部門檔案業(yè)務(wù)工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業(yè)，招聘時也未注明需有檔案管理業(yè)務(wù)知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導(dǎo)致移交不細致，有檔案遺漏現(xiàn)象。
1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產(chǎn)企業(yè)檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責(zé)任部門負責(zé)收集整理歸檔，經(jīng)辦部門由于考慮到資料的后續(xù)利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現(xiàn)場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經(jīng)辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內(nèi)容及數(shù)量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導(dǎo)致公司電子檔案歸檔工作的嚴(yán)重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。
2、就目前檔案管理的現(xiàn)狀，解決辦法
2.1加強制度學(xué)習(xí)，嚴(yán)格貫徹落實制度要求集中統(tǒng)一管理。確定檔案收集整理歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學(xué)習(xí)檔案管理制度，加大各部門負責(zé)人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導(dǎo)大家嚴(yán)格按制度執(zhí)行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規(guī)定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規(guī)范情況進行整改復(fù)查，對檔案庫房里設(shè)備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統(tǒng)計，切實掌握各部門檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓(xùn)，加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，相互溝通，對資料收集過程中產(chǎn)生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩(wěn)定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對各專業(yè)檔案內(nèi)容繁多，歸檔不及時現(xiàn)象，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔的時間節(jié)點和歸檔范圍。公司專門設(shè)置兼職檔案管理員，負責(zé)各部門歸檔資料的收集整理工作，對經(jīng)辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現(xiàn)場檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改落實，對資料不及時現(xiàn)象進行嚴(yán)肅處理，杜絕事后補資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經(jīng)辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經(jīng)常組織全員培訓(xùn)，讓大家養(yǎng)成電子檔案自覺移交檔案管理員的習(xí)慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優(yōu)質(zhì)只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。
3、總結(jié)
針對目前大多數(shù)房地產(chǎn)項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結(jié)底是制度的制定和貫徹落實。房地產(chǎn)企業(yè)根據(jù)自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，明確領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)要求，形成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)主管，各部門協(xié)同，檔案部門檔案管理員具體負責(zé)的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產(chǎn)企業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性。企業(yè)保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準(zhǔn)確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。
參考文獻：
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本文對新組建呼和浩特市供排水有限責(zé)任公司的集中檔案信息化管理問題加以探討。隨著全市涉水行業(yè)行政單位的調(diào)整、撤并、整合，而涉及到的原各單位檔案管理問題及總公司組建后的檔案管理信息化建設(shè)設(shè)想，針對檔案信息化建設(shè)方面存在的問題，討論其檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個關(guān)鍵問題，以便為呼和浩特市供排水有限責(zé)任公司在城市供排水現(xiàn)代化建設(shè)，及其檔案信息化建設(shè)中提供參考。
關(guān)鍵詞：
供排水有限責(zé)任公司；檔案；開放共享；數(shù)據(jù)庫平臺
一、呼和浩特市供排水檔案信息化建設(shè)思考
“供排水行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案平臺”，是全市供排水總公司檔案管理部門管理現(xiàn)代化水平的體現(xiàn)，隨著城市規(guī)模逐步擴大，新型產(chǎn)業(yè)不斷出現(xiàn)，以及市民生活水平不斷提高，城市對供排水建設(shè)的要求越來越高，涉水環(huán)境要綠色環(huán)保，對水資源利用率和經(jīng)濟性要求越來越高。隨著涉水單位體制不斷改革，全市涉水單位調(diào)整，整合一體化管理逐步落實，隨著這樣的機構(gòu)整合，就給供排水總公司檔案管理部門提出了新的改革創(chuàng)新要求：對過去各行政單位分散的檔案管理體制進行改革，盡快建立適應(yīng)供排水行業(yè)新的統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理信息庫，使檔案服務(wù)能準(zhǔn)確、快速、精準(zhǔn)、開放、共享及互動的全新檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息平臺。本文主要分析呼和浩特市供排水檔案信息化管理建設(shè)及其現(xiàn)狀和存在的問題，提出供排水行業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的構(gòu)架方案，以期為供排水總公司在檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)方面提供參考。
二、全市涉水行業(yè)檔案信息管理的現(xiàn)狀和存在的問題
（一）呼和浩特市涉水行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀從20世紀(jì)60年代初期，市內(nèi)的供排水行業(yè)就不同程度地開始了檔案管理科的建設(shè)，其檔案采集的主體部門是單位的辦公室主持，幾乎沒有檔案專業(yè)人員，僅僅處于單一的粗放的原始資料保管狀態(tài)。改革開放以來，隨著國家對檔案管理工作的要求不斷提高，檔案資料的管理機構(gòu)才開始具備，有了初級規(guī)范的檔案專業(yè)化管理機構(gòu)和人員。但是，許多單位的檔案管理還是處初級保管的被動狀態(tài)，檔案收集隨意性很大、零亂、缺失嚴(yán)重，檔案保管條件原始落后，自然損壞時有發(fā)生。近年來，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息數(shù)字化建設(shè)被正式提出，對全市涉水行業(yè)檔案信息化管理的要求也越來越高。供排水行業(yè)以生產(chǎn)管理、管網(wǎng)管理、營業(yè)管理、無紙化辦公為主要核心的管理信息系統(tǒng)，已逐步成為呼和浩特市供排水行業(yè)工作中不可缺少的工具。目前，很多城市供排水行業(yè)的檔案信息化大都采用影印、掃描、文本錄入等數(shù)字轉(zhuǎn)換方法，建立原始檔案數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，這種檔案管理數(shù)據(jù)庫的不足使系統(tǒng)整合分析共享能力差、智能分析差，無法形成實時在網(wǎng)絡(luò)中的一體化數(shù)據(jù)管理平臺，無法全面提高供排水檔案信息化水平。
（二）呼和浩特市供排水行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在問題供排水檔案管理信息化建設(shè)正處于建設(shè)與逐步完善階段，及時學(xué)習(xí)、收集、分析、借鑒國內(nèi)同行檔案信息化管理建設(shè)好的經(jīng)驗，分析他們檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)缺點，是建設(shè)呼和浩特市供排水檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的捷徑，事半功倍，十分必要而又迫切，縱觀國內(nèi)一些供排水檔案數(shù)字信息化建設(shè)存在的問題主要表現(xiàn)在以下方面。
1.觀念問題在現(xiàn)有的檔案管理制度方式下，供排水總公司的檔案管理雖取得了較快較規(guī)范的發(fā)展，但在公司一些二級企業(yè)和基層單位還是認為，他們沒有必要趕檔案信息化管理的這個“時髦”。還有些人認為，檔案管理信息化建設(shè)僅僅只是一些計算機操作，軟、硬件的單獨配置，認為有這些就意味著信息化建設(shè)已完成，沒有意識到供排水檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)的、復(fù)雜的工程，決不僅僅只是建立一個企業(yè)網(wǎng)站就算實現(xiàn)了管理的信息化，這種認識制約著行業(yè)信息化的健康發(fā)展。
2.人才問題供排水檔案管理規(guī)模較專業(yè)化而零亂，管理業(yè)務(wù)單一，無法建立自己的IT隊伍，對計算機、網(wǎng)絡(luò)人才吸引力有限，單位內(nèi)部也很少能找到既懂得IT技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才，大多數(shù)單位信息化建設(shè)只能借助外來力量完成，由于開發(fā)人員不清楚企業(yè)內(nèi)部檔案管理的具體情況，溝通困難則成為信息化建設(shè)的軟肋。
三、供排水檔案管理信息化系統(tǒng)的組成和其邏輯關(guān)系
1.建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺此平臺建設(shè)可使整個公司內(nèi)部上至高層領(lǐng)導(dǎo)，下至普通員工都可以通過各自的權(quán)限在瀏覽器上共享、分析、處理和應(yīng)用企業(yè)內(nèi)部各種檔案信息的資料，實現(xiàn)查閱自動化、運營智能化、管理決策科學(xué)化、相關(guān)信息資源化和運作網(wǎng)絡(luò)化。
2.建立穩(wěn)定可靠的檔案核心數(shù)據(jù)交換中心通過對各個行政，技術(shù)等環(huán)節(jié)檔案信息數(shù)據(jù)庫的實時全面采集和發(fā)送，實現(xiàn)全公司內(nèi)的各種檔案資料信息的集中存儲，形成一個檔案信息共享體，帶動整個公司內(nèi)檔案資料流程運作順暢，保證各層級管理系統(tǒng)對各個環(huán)節(jié)檔案資料的運用。
四、信息化建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題
1.信息化建設(shè)的原則供排水行業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵守統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施，先易后難原則；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、互聯(lián)互通、信息共享和系統(tǒng)開放原則；技術(shù)先進、可靠、實用原則；“以人為本”的服務(wù)體系；信息安全原則。其系統(tǒng)設(shè)計要先進、可靠、實用。要充分利用成熟可靠的公用網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)其分散和遍布的特點，采用VPN虛擬局域網(wǎng)，保證數(shù)據(jù)的實時準(zhǔn)確傳輸。
2.系統(tǒng)運行的開放性系統(tǒng)必須便于開發(fā)、使用、維護、管理和系統(tǒng)升級的支持，應(yīng)用軟件設(shè)計開發(fā)要考慮到計算機的普及和應(yīng)用，使各類數(shù)據(jù)資源得到共享。供排水檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是一個長期的、不斷充實和完善的系統(tǒng)工程，呼和浩特市供排水公司必須認識到信息化建設(shè)是單位基于信息技術(shù)的知識擴散及創(chuàng)新的延伸，認識到檔案管理信息化建設(shè)對企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要性，并采取相應(yīng)的管理措施，建章建制，從而達到通過信息化來提高供排水公司的核心競爭力，保持市供排水公司始終處于競爭的前列。
參考文獻：
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近年來，隨著社會科技及信息化的發(fā)展，企業(yè)檔案規(guī)范化管理的要求也越來越高。2009年，國家檔案局頒布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42），對企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)和檔案工作設(shè)施設(shè)備配備等方面提出了方法和技術(shù)指南。為更好地貫徹《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，2010年9月福建省檔案局在全省范圍內(nèi)開展企業(yè)檔案規(guī)范化管理評估工作，進一步推動企業(yè)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。同時，隨著供電企業(yè)信息化建設(shè)步伐的加快，辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理信息化系統(tǒng)等技術(shù)手段在供電企業(yè)得到廣泛應(yīng)用。如何有效提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)，適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展和檔案工作規(guī)范化的要求，成為企業(yè)檔案工作人員需要深入思考和認真面對的問題。
1 加強縣級供電企業(yè)檔案專業(yè)培訓(xùn)的必要性
為有效發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源在服務(wù)信息化企業(yè)建設(shè)中的作用，龍巖電業(yè)局在檔案“國家一級”標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，對照《福建省企業(yè)檔案規(guī)范化管理評估指標(biāo)體系》要求，緊緊圍繞檔案工作組織與制度、檔案業(yè)務(wù)、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備四大基礎(chǔ)工作，率先在全省供電系統(tǒng)內(nèi)開展企業(yè)檔案規(guī)范化管理評估工作，通過專業(yè)垂管帶領(lǐng)縣級供電企業(yè)開展檔案規(guī)范化評估工作。如何更好的開展企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作，檔案管理工作如何以新理論、新知識、新技術(shù)、新方法為主要內(nèi)容，緊密結(jié)合企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、技術(shù)改造、技術(shù)進步和產(chǎn)業(yè)升級，從組織建設(shè)、制度建設(shè)、培訓(xùn)手段、硬件設(shè)施等方面全面開展檔案管理工作，這些都對縣級供電企業(yè)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)培訓(xùn)提出了更高的要求。
面對高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的企業(yè)檔案工作規(guī)范，只有高素質(zhì)的檔案管理從業(yè)人員才能夠滿足崗位需求，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對企業(yè)檔案工作人員提出了具體的要求，其中檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是要求之一。因此，供電企業(yè)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)要充分考慮現(xiàn)有檔案工作人員結(jié)構(gòu)特點基礎(chǔ)上，注重加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育的針對性和實用性，加強信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展要求。
2 現(xiàn)階段縣級供電企業(yè)檔案管理專業(yè)存在的問題
檔案管理專業(yè)培訓(xùn)是企業(yè)在職繼續(xù)教育的重要內(nèi)容之一，是把企業(yè)相關(guān)專業(yè)人員培養(yǎng)成為管理專家的一項重要手段，也是加速企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、技術(shù)進步的重要途徑。目前大部分縣級供電企業(yè)已認識到企業(yè)檔案管理的重要性，客觀上受縣級供電企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)技能水平的限制，縣級供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)步伐已遠遠落后于地市公司，也成為影響信息化企業(yè)建設(shè)的短板之一。
由于縣級供電企業(yè)管理較為粗放，以及結(jié)構(gòu)性缺員問題的影響，縣級供電企業(yè)的檔案管理存在著諸多問題，主要有：相對于安全生產(chǎn)、電網(wǎng)建設(shè)等專業(yè)，檔案管理專業(yè)并非供電企業(yè)的主營業(yè)務(wù)，在人員配置、培訓(xùn)安排等方面存在明顯的弱勢；且絕大多數(shù)縣公司檔案管理人員身兼數(shù)職，檔案管理專業(yè)知識掌握不深不透；檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，部分人員年紀(jì)較大，學(xué)習(xí)的積極性和主動性不夠；除上崗取證培訓(xùn)外，檔案管理人員培訓(xùn)力度遠遠低于其他專業(yè)培訓(xùn)，造成檔案管理人員很難跟上企業(yè)信息技術(shù)快速發(fā)展需求。面對這些問題，筆者從縣級供電企業(yè)檔案管理人員現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合多年檔案管理的經(jīng)驗，提出針對縣級供電企業(yè)開展檔案管理培訓(xùn)的有效途徑。
3 縣級供電企業(yè)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的有效途徑
在企業(yè)培訓(xùn)工作總體要求下，檔案管理培訓(xùn)應(yīng)結(jié)合縣級供電企業(yè)檔案管理人員現(xiàn)狀及工作特點，采取靈活的培訓(xùn)方式，開展實用性、針對性強的培訓(xùn)，在實踐基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案工作人員能克服工學(xué)矛盾，有效提供業(yè)務(wù)技能水平。
3.1 開展專業(yè)集中培訓(xùn)
結(jié)合七個縣（市）公司檔案管理工作實際情況，在全省供電系統(tǒng)率先開展檔案專業(yè)技術(shù)幫帶，采取集中培訓(xùn)的方式，通過每年定期舉辦檔案管理培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)和強化各類載體檔案的收集、整理、分類、期限劃分等基礎(chǔ)理論知識，掌握數(shù)字檔案的操作與運用，各專職檔案管理人員通過理論培訓(xùn)與現(xiàn)場實踐相結(jié)合的方式，現(xiàn)場學(xué)習(xí)取長補短互為所用，提高各檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。開展集中培訓(xùn)，可以合理集中利用人力物力財力資源，一次性將大量人員集中起來統(tǒng)一培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上相互溝通、探討，增強檔案工作人員學(xué)習(xí)的系統(tǒng)性、專業(yè)性。
3.2 采取個別針對輔導(dǎo)
結(jié)合集中培訓(xùn)人員的學(xué)習(xí)成果情況和新任職檔案管理人員業(yè)務(wù)盲點的情況，采取一對一的個別指導(dǎo)的培訓(xùn)方式，組織業(yè)務(wù)能力強的教師給集中培訓(xùn)結(jié)束后有疑問的檔案管理人員進行單獨答疑和指導(dǎo)，并在后期工作中做好經(jīng)驗總結(jié)。各縣級供電企業(yè)新任職檔案管理人員到供電公司綜合檔案室進行跟班培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國網(wǎng)公司、省公司有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和各類檔案整編規(guī)則，做到手把手的傳幫帶，培訓(xùn)各類載體的收集、整理、分類、組卷、編目及數(shù)字檔案館系統(tǒng)的實踐操作。引導(dǎo)新任職檔案管理人員獨立完成文書、單項基建工程、全宗卷等檔案整編工作。根據(jù)整編結(jié)果進行點評，匯總存在的問題及改進工作的對策和方法，短而快的提高新任職檔案管理人員的理論和實際操能力。
集中針對全體檔案管理人員進行短期綜合培訓(xùn)，輻射面廣，但是卻不能兼顧到每一位檔案管理人員，此時，個別指導(dǎo)的培訓(xùn)方式就顯得尤為重要。同時，當(dāng)有極少數(shù)新任職檔案管理人員參加到工作中時，個別指導(dǎo)比組建業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班級來得更高效和更經(jīng)濟。所以個別指導(dǎo)也是檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的一個重要手段。
3.3 實時在線及時答疑
電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理是一個新的機遇和挑戰(zhàn)。合理利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)來培訓(xùn)檔案管理人員，是當(dāng)今檔案管理培訓(xùn)的必要手段。根據(jù)全省供電系統(tǒng)統(tǒng)一采用《國家電網(wǎng)檔案館信息系統(tǒng)》的信息平臺優(yōu)勢，開展定期和不定期的在線數(shù)字檔案檢查、指導(dǎo)和督促，及時解決、梳理縣級供電企業(yè)在日常檔案工作存在的難點、疑點、定期通報各公司檔案工作完成情況，在線指導(dǎo)各公司專職檔案管理人員在數(shù)檔系統(tǒng)中完成文檔、科檔、會計、照片、實物檔案的整理與歸檔，提高歸檔率、準(zhǔn)確率和完整率。
3.4 以查代培整體提升
每年定期組織各縣公司專職檔案管理人員開展檔案互查工作，各專職檔案管理人員檢查兄弟單位各載體檔案年度歸檔整理情況及歸檔及時率，部門立卷制度和檔案月度績效考核執(zhí)行情況等。通過互查平臺，了解各縣公司檔案管理現(xiàn)狀，協(xié)助做好診斷分析，有針對性地開展業(yè)務(wù)對接指導(dǎo)，發(fā)揮基礎(chǔ)較好的縣公司的輻射示范作用，以先進帶落后的方式開展縣公司之間的幫扶，帶動管理基礎(chǔ)較弱的縣公司快速提升檔案規(guī)范化管理水平。在檢查基礎(chǔ)上，為檔案管理人員提供溝通交流機會，形成比學(xué)趕超、取長補短互為所用的良好氛圍，真正達到以查代培整體提升的效果。
3.5 上下協(xié)同夯實基礎(chǔ)
充分利用外部資源，采取“走出去”的培訓(xùn)方式，組織檔案工作人員參加國家檔案、省市檔案局、省電力公司等上級單位舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使檔案工作人員及時了解檔案工作新動態(tài)、新方向，掌握檔案規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等，為檔案專業(yè)工作奠定堅實的基礎(chǔ)。
一、更新理念，提升檔案管理水平
目前國有企業(yè)檔案管理模式仍保持傳統(tǒng)模式，如何能提升檔案管理水平，以最小代價為企業(yè)換取最大收益，需要更新理念。檔案管理工作者的管理理念會使他們的行為及決策過程受到直接的影響。很長一段時期以來，國有企業(yè)檔案管理部門的檔案業(yè)務(wù)工作主要是由其檔案管理工作者進行。與此同時，受到檔案保密原則的制約，國有企業(yè)的檔案部門一般不會請外部機構(gòu)、外部人員參與到檔案業(yè)務(wù)中來。因此，檔案管理工作者就會在管理理念方面產(chǎn)生一定的思維定勢。而國有企業(yè)檔案管理外包模式離不開外部力量的介入，需要讓外部力量參與到外包的檔案業(yè)務(wù)工作中來。受到已經(jīng)形成的工作理念的影響，國有企業(yè)的檔案管理工作者會在一定程度上對于檔案管理外包存在著誤解或者曲解，甚至?xí)唤邮軝n案管理外包模式，這是非常不利于國有企業(yè)檔案管理外包工作的有效開展的。在這樣的形勢下，國有企業(yè)檔案管理部門的檔案管理工作者必須切實更新檔案管理的工作理念，努力促進檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的有效開展。只有國有企業(yè)檔案管理部門的檔案管理工作者更新理念，才能夠切實提升檔案管理水平，推動國有企業(yè)檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)在最短的時間內(nèi)完成，最大限度地加快國有企業(yè)檔案信息數(shù)字化工作的進程，推動國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展。
二、以科技創(chuàng)新助力檔案業(yè)務(wù)拓展，對外包方進行科學(xué)有效的評估
數(shù)字檔案館建設(shè)及檔案數(shù)字化工作外包為檔案業(yè)務(wù)整體外包帶來機遇。在這樣的大背景下，必須以科技創(chuàng)新助力檔案業(yè)務(wù)拓展，對外包方進行科學(xué)有效的評估。在國有企業(yè)檔案管理外包的過程中，國有企業(yè)檔案管理部門必須采取有效的途徑來對外包方進行評估。通常情況下，評估主要涵蓋了外包前的評估和外包后的評估兩個部分。其中，外包前的評估就是指對于外包前國有企業(yè)檔案管理部門對外包公司的信譽、資質(zhì)、業(yè)績、實力等所進行的綜合評估，通過這種方式，準(zhǔn)確地掌握外包公司的綜合實力，從而避免在外包的過程中遇到風(fēng)險。對于外包之后的評估，就是說，國有企業(yè)檔案管理部門對外包公司進行檔案管理工作的成果給予一個綜合性的評估，驗收檔案管理外包的合格情況，并且對于外包公司的外包工作質(zhì)量的高低給予一個公正、客觀、科學(xué)的評價。在評估的過程中，國有企業(yè)檔案管理部門必須采取一套較為健全的評估指標(biāo)體系，同時，結(jié)合這些評估體系來有針對性地給予評估，防止出現(xiàn)隨意評估以及根據(jù)個人情感進行評估的問題。
三、在檔案管理外包的過程中加強知識產(chǎn)權(quán)保護
檔案管理外包需要考慮檔案、擁有知識產(chǎn)權(quán)等類型檔案的管理模式。國有企業(yè)檔案管理部門進行檔案管理外包工作的過程中，必須高度重視檔案信息的保密工作，切實避免檔案信息的泄露，最大限度地保障檔案信息的安全。尤其是對于檔案中所存儲的重要的信息，一定要給予充分的重視，堅決杜絕檔案信息的泄露。因此，國有企業(yè)檔案管理部門在檔案管理外包的過程中，必須想方設(shè)法做好保密工作，切實加強知識產(chǎn)權(quán)保護，具體來說，應(yīng)該從以下幾方面著手。
第一，國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)要求相關(guān)人員尤其是外包方工作人員簽訂保密協(xié)議書。在有關(guān)信息的泄密事件中，由于人為原因而造成的的信息泄密行為時有發(fā)生。國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)盡量使外包方認識到保密的重要性，盡量讓外包公司的業(yè)務(wù)工作人員簽訂保密協(xié)議書，以此作為對工作人員烙守保密性的一個規(guī)范措施。
第二，國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)區(qū)分檔案和非檔案，使外包方對兩者分別進行數(shù)字化的加工處理。國有企業(yè)檔案管理部門保存的很多檔案材料都有保密性，有的保密性弱、有的保密強。因此，外包方在進行檔案信息數(shù)字化工作時，國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該區(qū)分檔案和非檔案、使外包方對兩者分別進行數(shù)字化的加工處理。對于檔案，尤其是記載著關(guān)于人事任免、處罰、升遷及黨務(wù)等檔案信息的檔案材料，應(yīng)該與其他檔案材料分開并被單獨數(shù)字化加工處理，其工作場所應(yīng)是經(jīng)過周密布置的、保密性強的房間并且安排專人負責(zé)處理。對于非性的檔案材料，則可以統(tǒng)一在指定的一般工作場所內(nèi)完成檔案信息的數(shù)字化的處理轉(zhuǎn)換工作。
第三，做好計算機、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等的保密管理工作。檔案信息數(shù)字化工作，離不開計算機、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備。對于國有企業(yè)檔案管理部門等來說，應(yīng)做好計算機、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等的保密管理工作，保證計算機、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等的安全。
四、進一步建立健全檔案管理外包的標(biāo)準(zhǔn)
檔案管理外包的基礎(chǔ)是工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，只有完善、明晰的管理標(biāo)準(zhǔn)和操作標(biāo)準(zhǔn)，方可使檔案業(yè)務(wù)外包范圍明確，管理責(zé)任清晰。通常情況下，國有企業(yè)檔案管理部門在進行檔案管理外包的過程中，會希望能夠在最短的時間內(nèi)達到檔案管理外包的目標(biāo)，并且獲取最多的收益，為了真正達到目標(biāo)，就要求國有企業(yè)檔案管理部門進一步建立健全檔案管理外包的標(biāo)準(zhǔn)，有效地應(yīng)對檔案管理外包過程中可能會面臨的各種各樣的突發(fā)事件，例如，因為在外包過程中的一時疏漏而造成的檔案材料被損壞的問題等等。具體來說，國有企業(yè)檔案管理部門必須建立一個具備較強操作性的檔案管理外包工作應(yīng)急方案，切實科學(xué)有效地應(yīng)對突發(fā)事件。國有企業(yè)檔案管理部門必須事先詳細、認真地分析和策劃預(yù)想到的各種各樣的突發(fā)事件，并且給出切實科學(xué)的應(yīng)對方案，從而最大限度地避免檔案被損壞等問題的出現(xiàn)。與此同時，國有企業(yè)檔案管理部門也有必要建立健全責(zé)任問責(zé)制，真正明確責(zé)任范圍，保證最大限度地減小問題出現(xiàn)的概率，也能夠在問題出現(xiàn)的情況下及時有效地追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
