時間：2023-06-02 09:59:54
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇干部檔案管理要求，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：干部檔案 管理工作
1 上級部門重視和支持，是做好干部檔案管理工作的前提
干部人事檔案管理，只有領導重視和支持才會爭取到人力、物力、財力等方面的支持。從長時間來看，檔案管理工作一直被認為是后勤工作，是部門的輔工作，對于檔案管理工作不重視。還有就是過于簡單的理解和處理檔案管理工作的相關事宜，在日常檔案管理過程中，檔案管理做的比較膚淺，很多屬于檔案管理資料的內容做的不完整，有的資料分類不清晰。歸納一下來說主要是存在以下三方面的的誤區：一是對檔案管理工作不重視，不以為然，認為干部的考核評定主要是與其平時工作業績相關，而檔案管理的好壞對干部影響不大。二是不愿意親自動手整理，認為干部人事檔案工作就是一般的資料分類裝訂、粘粘貼貼、裝裝訂訂，是檔案員的事，沒必要有專人負責管理。三是敷衍對付檔案管理工作，在真正實際工作過程中對于檔案管理往往不夠用心，甚至還出現為了應付上級部門考核而對檔案管理的倉促準備，總之，存在各種敷衍的現象。鑒于比較落后和陳舊低效的檔案管理，需要有關部門從思想認識上開始抓起，檔案管理人員要不斷地宣傳和推廣，用實際利用效率得以提高，引起領導部門的重視，加大對檔案管理的人力、物力投入，解決管理人才不足的問題。
2 從檔案實際管理者入手，切實加強對管理人員素質的要求，培育有責任心的檔案管理員
檔案管理工作不同于別的工種，相對來說比較枯燥無聊，但正是因為這樣才更需要選擇合適的工作者，對于基層檔案管理人員的要求也要逐漸提高，讓有責任心的一線工作者盡職盡責的做好檔案管理工作。可以從以下幾方面提出要求：
首先要熱愛人事組織檔案管理工作。熱愛是對工作的一種興趣，持久的熱愛是做好工作的基礎。選擇檔案管理工作的人要做好忍受寂寞、清靜的心里準備，在平凡的崗位上堅持與檔案為伴，細致耐心的去整理、分揀、分析檔案，做好檔案資料的歸納整理。
二是虛心學習技術。隨著干部人事制度的不斷深化，干部檔案管理的手段也隨之進行了相應的調整和變化，這就要求檔案員虛心學習，更新觀念、更新知識、與時俱進、開拓進取，不斷學習干部檔案管理工作方針和政策，提高政治素質，學習規范管理方式，提高業務水平，學習新技術，掌握計算機等現代化管理技能。同時不僅要具備檔案管理知識，還要了解干部人事檔案材料形成的相關情況。
三是細心鑒定。檔案管理人員在接收到人事檔案材料后，要對所有的材料進行認真細致的檢查，看材料是否完整無缺、內容是否真實、手續是否完備，發現問題及時補正，防止錯誤的問題引起不必要的錯誤，造成一些錯誤。所以在從資料分類整理開始就必須要嚴謹認真負責。
四是耐心收集。干部檔案材料來源于不同地方、不同時間，這就要求檔案員超前介入，使其材料形成符合規范要求，對缺少的材料認真補齊，使檔案材料完整齊全。
五是持之以恒。檔案管理工作相對單調、枯燥，干一陣子容易，長期自始至終熱情不減比較困難。這就要求檔案管理人員要有恒心，一絲不茍地對待每一天、每一卷，善始善終，在細微之處做好資源整理分類，這樣才能按照完整、準確、真實的要求，對干部人事檔案進行收集、整理、歸檔、保管、利用，使之系統化、規范化、標準化。
3 健全管理制度，規范檔案管理是做好干部檔案管理工作的有力保證
要搞好干部檔案管理工作，必須有法可依，有章可循。要按照國家檔案局頒布的《檔案法》和《干部檔案管理工作條例》的要求，建立健全干部檔案管理的各項制度，堅持做到“四化”，一是收集歸檔程序化；二是鑒別整理規范化；三是設施建設標準化；四是管理工作制度化。
4 開發檔案資源利用，是干部人事檔案管理走上良性循環發展的途徑
檔案資源如果管理得當，充分利用對于人事組織安排工作是很重要的。隨著電子信息技術的快速進步，管理檔案和開發檔案資源越來越便利。對于擴充檔案的資料范圍，加大信息密度也變得不那么困難。在干部的日常工作，行為作風，業績評定等方面的資料都需要建立檔案，必要時要對紙質檔案進行技術加工，保留電子檔案，使得檔案資源使用簡單，查閱方便。為今后人事檔案管理工作提供有益的幫助，也是做好基礎輔工作的必然要求。提高檔案資源的利用效率，發揮檔案管理的良性發展機制。
5 結束語
新時期干部的考核錄用、晉升標準正在發生著日新月異的變化，檔案資料是各級干部的詳細情況記錄，也是用人單位的鑒定依據。良好有效的檔案管理工作是系統記錄和分析檔案資源的基礎，因此，各級人事組織部門要改變以往不重視檔案管理的態度，切實加強干部檔案資源的管理，發揮檔案管理應有的作用。
參考文獻：
[1]周媛.談新時期檔案管理的信息化建設方略[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2011（11）.
[2]王遠鵬.規范民企職工檔案管理 實現人力資源信息共享――涉縣建立民企職工檔案管理服務中心[J].中小企業管理與科技，2007（9）.
關鍵詞：干部人事;檔案管理;重要性
檔案管理工作的一個重點內容就是對干部人事檔案的管理，特別是在當前的新時期下，關于干部人事檔案的管理工作需要進行逐步的創新與發展。因為，當前的干部人事檔案管理的文件形式已經進行相應的改版了，而對于干部人事檔案材料的整理與收集的方式也發生了一定的變化。因此針對于此，在新時期下，改變傳統的干部人事檔案的身份性和體制性的弊端，適當引入科學的人事檔案制度是一項勢在必行的工作。在新時期下做好干部的人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案管理工作的指導作用，不但能夠促進我國干部人事檔案管理工作的順利進行，還能夠為干部工作提供重要的基礎作用。
一、 干部人事檔案管理工作的重要性
人事檔案管理工作是干部人事工作的重要內容，是公道正派選人用人的重要基礎，在現代人事管理中具有十分重要的地位。其所涉及的是對干部信息資源管理的工作。其中，干部人事檔案是對干部的各種人事活動的實際情況進行詳盡細致的記錄，是干部個人的成長過程及業務水平以及各種獎勵懲罰等情況詳細的記錄。人事檔案記錄著每個人的成長歷程，是每一個人成長階段最真實的寫照。可以毫不夸張的說，人事檔案管理早已經成為了現如今人力資源管理的重要工作內容之一。
干部人事檔案管理工作則是對干部的各種成長資料進行整理、收集和統計保管的一系列工作。所以，干部人事檔案管理的內容應該包括各個干部歷年的工作經歷以及其職稱等各方面的內容。在各個單位辦理離退休或者保險事宜的時候也需要應用到干部的人事檔案。因此，在新時期人力資源管理工作方面，干部的人事管理工作具有十分重要的實踐意義與現實意義。
二、新時期干部人事檔案的問題
（一）對人事檔案改“年齡”
目前干部人事檔案的管理工作中存在著很多的問題，其主要表現為對人事檔案中的“三齡兩厲”進行隨意的更改。這里所說的“三齡”具體指的是干部的出生年齡、工齡及黨齡。在干部人事檔案造假的過程中，對這“三齡兩厲”進行任意的修改是最為常見的。因為，很多干部在面臨提拔任用或者是離退休的時候，對于這些“年齡“往往都有時間長短的限制條件。所以，很多干部為了達到個人私利，往往對自己人事檔案中的“年齡”進行隨意的修改，更有甚者將自己的履歷進行美化，經不起一點推敲。例如，翻看一些干部的人事檔案資料會發現有些干部甚至還在讀初中的時候就已經開始參加工作計算工齡了;有些為了能趕上提拔任職的年齡，利用職務之便違規串通管理人員更改干部檔案原始材料;這些令人啼笑皆非的造假都是目前干部人事檔案管理中存在的造假現象。
（二）對人事檔案改“兩歷”
目前，對于干部人事檔案管理工作中存在的問題還包括部分干部對自己的“兩歷”進行任意的更改。這里所說的“兩歷”具體指的是干部人員的履歷和學歷。很多的干部為了達到個人目的，往往就會利用其跨地區調動的時機對自己的學歷和履歷進行造假。因為往往在進行干部跨地區選撥和任用的過程中，會對干部的學歷或者是在基層任職的時間有著一些特殊的要求。而在此時，有的學歷不夠或者是基層時間工作不夠的干部就會突擊造假，在自己的人事檔案中虛構一些基層工作經歷或者是捏造一個假文憑。由于此后干部就將到異地任職，審核人員對于干部之前的履歷也不甚清楚，這樣就導致了很多的異地上任的干部在“神不知鬼不覺”的情況下讓自己的履歷豐富了很多或者是讓自己的學歷高了不少。
（三）對人事檔案改“身份”
目前，干部人事檔案管理工作中存在的問題還包括改“身份”這一現象。這里所說的“改身份”指的是部分干部為了使自己的親屬或者是子女等能夠進入公務員行列，而采取的一種的造假手法。例如，在過去某干部要讓自己的女兒進入某政府部門，其首先讓其女兒冒充成為某倒閉國企的職工，然后憑借其國企人員的身份進入事業單位工作。最后等到時機成熟后，在通過借調、交流等方式使其進入政府部門并納入公務員編制。
三、新時期干部人事檔案管理的方法
（一）加大檔案管理工作的重視度
新時期下，要想做好干部人事檔案管理工作就必須對干部人事檔案工作保持高度的重視。首先，要加強對檔案管理的重視程度就必須讓檔案的管理人員在較短時間內對各個干部的工作履歷等進行一個較為詳細的了解;其次，還應該對干部人事管理工作進行相對長期與短期的工作規劃和專業學習培訓;最后，對干部人事檔案管理工作中出現的各種問題要進行及時的解決，杜絕問題的嚴重化、擴大化。
（二）提高檔案管理人員綜合素質
新時期下，要想做好干部人事檔案管理工作就必須全面地提升干部人事檔案管理人員的綜合素質。因為，干部人事檔案管理人員的綜合素質和業務能力的高低直接決定著檔案管理工作的成效與否。因此，只有具備扎實工作能力、強烈責任心且具有奉獻精神的人才能很好地完成干部人事檔案的管理工作。這種職業的客觀要求首先使得從事干部人事檔案管理的工作人員必須從主觀上熱愛自己所從事的這項工作，因為只有喜歡這份工作，才能給予這份工作足夠的重視。
其次，需要人事檔案管理人員不斷地提升自己的能力素養，并在工作中嚴格遵守各項法律法規、規章制度，嚴防檔案的人為造假或泄密。
再次，干部人事檔案管理人員還必須緊跟時代的步伐，更新自己的知識架構，學習和掌握與計算機和網絡技術有關的知識，以適應新時期下數字化檔案管理的新要求。
最后，人事檔案管理的主管單位還要定期對從事干部人事檔案管理工作人員進行相應的培訓，使得這些檔案管理人員通過培訓增強自身的工作能力，從而使得單位的干部人事檔案管理水平更上一個臺階。
（三）加快檔案管理工作的現代化進程
新時期下，要想做好干部人事檔案管理工作，加快檔案管理工作的現代化進程是一個必不可少的重要環節。首先，各個單位應該根據自身的情況，加大對于現代化檔案管理設備的投入，逐步為單位的干部人事檔案管理建立起相應的數據系統。
其次，干部人事檔案管理人員可以利用計算機或網絡等信息設備開展一些更高層次的服務，同時還可以啟動干部人事管理檔案的電子信息化管理系統，以此來提高單位干部人事檔案管理的現代化水平和信息化水平。
最后，在加快干部人事檔案管理的現代化進程中，應該加大對于檔案管理軟件系統的使用力度，因為軟件系統的使用既能夠有效地提高檔案管理的檢索速度和查詢速度，還能夠使得檔案管理人員在不接觸檔案的過程中就能完成相應的工作。這樣就能大大地提高了干部人事檔案的安全性和保密性。
（四）加強干部檔案專項審核工作
新時期下，要想做好干部人事的檔案管理工作還需要加強對干部檔案的專項審核工作的力度。首先，各個檔案管理單位和管理人員要嚴格遵守各項管理制度，嚴格把關檔案審核的每個環節;嚴格執行“三齡兩歷”等方面的審核工作。對于干部人事檔案材料上涂改或者是造假等問題予以一律嚴查。
結束語
在新時期下，干部人事檔案管理對于每個單位的人事管理工作都有著極其重要的作用。因此，面對如今人事制度改革的新局面就必須要求單位及相應的檔案管理人員對干部人事檔案管理中存在的問題進行及時的調整，并在檔案管理的過程中盡量多使用信息化的設施設備，只有這樣才能使得我國的干部人事檔案管理工作的整體水平得以提升。（作者單位：貴州省貞豐縣人力資源和社會保障局）
參考文獻：
關鍵詞：干部人事檔案；落實責任；優化環境；規范管理
近幾年來，宜昌市住建委認真貫徹市委組織部關于全面推進干部人事檔案管理的要求，強化規范管理，夯實基礎工作，干部人事檔案工作取得明顯成效。我委屬事業單位共10個，其中副縣級事業單位2個，公益一類事業單位4個、公益二類事業單位4個，有2個單位即將改企。現有在職人員檔案164冊，退休人員檔案51冊。檔案實行集中存放，統一管理，責任到人。2011年順利完成住建系統干部人事檔案改版升級工作；2015年完成住建委機關公務員和委屬事業單位科級干部人事檔案專項審核工作。目前住建系統11家單位均獲得檔案達標省一級、檔案達標3A、檔案達標2A級單位認證。
1 加強組織領導。落實檔案管理責任
我委高度重視干部人事檔案管理工作，堅持把檔案管理工作作為干部工作的一項重要內容，加強檔案工作的組織領導，定期研究、強化監督、檢查與指導。將理順管理體制作為檔案目標管理的首要任務，科學劃定管理范圍，住建委作為主管部門，承擔了全系統的干部檔案集中保管任務，負責對委屬單位管檔人員進行指導，采取集中培訓、以會代訓、現場指導、以查代訓等多種形式，對管檔人員進行系統的業務知識培訓，為干部人事檔案管理工作提供了人力保障。
2 注重基礎建設，優化檔案管理環境
我們一方面重視硬件設施建設，投入資金用于干部人事檔案基礎設施建設，按照規范做到 “三室”（檔案室、閱檔室、辦公室）分開，“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、放高溫）設施齊全，庫房防盜設施（鐵門、鐵柜）到位，提升了檔案管理環境。
另一方面，加制度建設，要求管檔單位，嚴格按照《干部檔案工作條例》，規范干部檔案日常管理，重點修訂完善了干部人事檔案收集、鑒別、整理、歸檔、查借閱、安全保密、轉遞移交、崗位責任等8項管理制度，健全了《干部檔案查借閱登記薄》、《干部檔案轉入、轉出登記薄》、《干部檔案材料轉入、轉出登記薄》等日常工作制度。做到制度上墻，責任落實，規范檔案的查、借、用、轉等管理程序，使干部人事檔案管理工作逐步精細化。堅決做到“五不查”、“四不借”、“三不轉”，即：無《干部檔案查借閱呈報表》不查，非利用單位范圍的不查，費正式黨員干部不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續不全不查；未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續不全不借，本人及親屬檔案不借；個人帶擋不轉，沒有調動的通知不轉，接收單位不明不轉。特別是針對干部流動與檔案轉遞不同步現象，嚴格按照管理權限，對不在本單位的人員的檔案及時妥善處理，有效避免“人檔分離”的情況發生。
3 提升內在質量，強化檔案管理基礎
始終把干部人事檔案內容建設作為工作重點，確保干部人事檔案能夠準確全面反映干部的基本信息和主要表現，做到“四個更加”：即材料更加齊全，手續更加完備，信息更加準確、歸檔裝訂更加規范，提升了干部人事檔案的內在質量和利用價值。一是建立了覆蓋干部人事檔案材料收集網絡，在普遍性、階段性工作中形成的特殊材料進行定期收集，并對所缺失的材料逐個填寫《缺失材料登記表》，明確按干部屬地管理原則進行收集。對已無法收集而必須存檔的原始材料及時調查核實，按照相關規定進行補辦。二是嚴格按照有關干部人事政策，對干部人事檔案中履歷材料、任免材料、工資材料、考察材料等手續不完備的信息項進行充實完善。三是嚴肅檔案管理工作紀律，對從事檔案管理的工作人員嚴格要求、嚴格管理，實行誰簽字、誰負責，確保檔案材料的完整性和真實性。四是嚴格按照政策要求和實事依據，對信息不一致的干部的“三齡兩歷”進行審核認定。將認定后的“三齡兩歷”直接反饋給干部本人，如有不同意見繼續調查核實后重新認定，確保了認定結果的準確性。五是按照干部人事檔案分類要求，在抓好干部人事檔案材料完整和信息準確的基礎上，認真對歸檔材料進行鑒別歸類，確保分類科學、裝訂規范。
4 加快信息建設，運用檔案管理成果
【關鍵詞】 醫院；人事檔案管理；問題與對策
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2013.06.658 文章編號：1004-7484（2013）-06-3399-02
眾所周知，醫院人才體系建立起來的過程，也是人事檔案形成的過程。醫院人事檔案非常寶貴，它真實客觀的記載著醫院的人才情況，有助于醫生認清自身的實力。是醫院可持續發展的重要依據。因此，如何對這些寶貴的材料進行儲存和管理非常重要。同時，在當前環境下，檔案管理已經發展成為一個新的管理項目，已經出現了關于檔案經濟時代的說法，為此，醫院應積極采用現代技術，實現科學管理，從而為醫院的人才建設和科學研究提供切實有效的檔案信息保障。
1 醫院干部人事檔案管理中存在的主要問題
1.1 檔案材料問題 由于檔案管理人員缺乏與檔案形成部門和個人的有效溝聯系，容易導致人事檔案的丟失和遺漏。主要缺漏以下幾種材料：干部履歷表、工資變動材料、評聘職稱相關材料黨團材料等。同時，許多檔案材料依舊未能規范，醫院干部人事檔案材料并非一人一時所形成，而是在不同時期不同渠道匯集到檔案管理部門的，因此材料不規范現象多有發生。
1.1.1 使用圓珠筆，或者純藍水筆填寫表格。
1.1.2 材料中應完善的各級組織審簽蓋章等手續不完備。
1.1.3 須經本人見面后簽名確認的材料不夠完善。
1.1.4 先后形成的材料所反映該干部參加工作時間、入黨時間、出生年月等數據前后不一致。
1.2 意識薄弱 醫院干部人事檔案的形成、完善，涉及到醫院許多部門和個人，但由于大家對干部人事檔案意識欠缺，致使一些不按照要求處理和完成干部人事檔案材料現象常有發生，極易造成材料缺失、混亂、不規范、不完善。
1.3 自動化程度不高 人事檔案管理包括對人事檔案的生成，保存與利用的全部工作。目前在醫院人力資源管理中，紙質檔案無論在生成方面，還是在保存和檢索利用方面，技術都十分落后，嚴重制約了人事管理檔案水平的提高。目前，醫院人事檔案的管理，大多停留在計算機制表、手工填寫、復印機復印和人工立卷的水平，生成過程幾乎都是手工操作，內業人員的工作強度大且效率低。由于手工填寫錯誤而返工造成大量人力、物力和時間的浪費。
1.4 人力檔案管理人員素質有待提高 目前各醫院從事干部人事檔案管理工作人員專業化程度尤顯不足，且大多數從醫院臨床、護理、輔佐科室等工作崗位上改行而來，兼職為主。
2 癥結所在
2.1 檔案傳遞不規范 人事檔案隨著個人的經歷逐年形成，一份比較完整的人事檔案形成時間跨度是相當長的，材料的完善和形成涉及多個單位，如果哪一單位的傳遞中任一環節不夠規范，材料丟失遺漏現象就有可能發生。
2.2 職工檔案意識淡薄 人事檔案案卷中的材料大多是職工本人所填寫，填寫內容是否準確和規范直接關系到本人檔案的質量高低。部分員工由于檔案意識淡薄，在填寫干部履歷表時不夠認真嚴肅，對于一些記憶相對模糊的信息不加思考和證實的就隨意填寫，這樣給管理工作帶來很大的麻煩。
2.3 檔案管理者疏忽大意 檔案材料張冠李戴和因裁剪材料而損壞文字的現象與檔案工作者疏忽大意有直接的關系。整理同名同姓或者同音的材料必須特別小心，同時裁剪多份材料時，務必仔細查看每頁切邊的情況，否則容易把填寫在表格之外的文字剪掉。
3 加強醫院干部人事檔案管理的建議
3.1 改進管理方法 保持干部人事檔案管理工作的高質量，必須要有科學的管理方法，緊跟干部管理的工作要求，實現管理的規范化和信息化。一是改變檔案的常規管理，歸檔和鑒別的規范化。二是實現檔案的動態管理，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。三是培訓專業的管理隊伍，積極主動提供服務。要在某項工作開始時、進行中和完成后，隨時關注服務對象，及時準確的提供服務。
3.2 檔案的常規管理 一般在醫院人事管理中，人力資源檔案的庫房都比較簡陋，在日常檔案保存管理的過程中，要注意庫房環境和庫內衛生，注意防火、防潮和防蟲。在遇到洪水和地震等自然災害時，應及時將人事檔案和相關的計算機設備轉移到安全地帶。此外應加強人事檔案及相關計算機設備，存儲介質的保衛工作，嚴防任何破壞和盜竊事件發生。
3.3 檔案的動態管理 人事檔案的動態管理是靠網絡技術來實現的。通過計算機網絡，各級人事檔案管理人員可以隨時了解人事檔案的收集與整理的情況，也可以瀏覽個案卷的整理和收集情況，既可以了解人事檔案的收集整理的整體情況，也可以瀏覽各案件的具體組成以及檔案的內容。同時要認真做好人事檔案的審核整理工作。要求集中時間、集中力量、統一標準、統一規格、嚴格把關。
3.4 積極培訓專業隊伍 人事檔案管理工作是一項復雜而又繁瑣的工作。在國外人事檔案管理已成為一門專業學科，并對人事檔案管理人員進行各種層次的教育。世界衛生組織對人事檔案管理工作也十分重視，經常組織培訓活動。我國對未經過正規醫學教育和人事檔案專業系統理論學習的人員應注意素質培養，樹立良好的工作作風，積極引進現代的管理手段和設備，以進一步加強人事檔案管理的實踐。醫院要把人事檔案管理管理列入醫院的總體發展目標中，與醫院業務建設同步規劃，同步發展。醫院領導應當為醫院人事檔案管理部門配備足夠的人力，鼓勵檔案管理者在這特殊而又平凡的工作崗位上踏實的工作。同時，人事檔案管理部門也應該加強與主管領導的溝通，爭取得到足夠的人力和物力支持。
3.5 加強依法管檔的意識 檔案法是檔案工作的法律依據和行為規范，醫院有關部門應當加強對檔案法的學習和宣傳，是工作步入依法管理，有章可循的軌道中。干部人事檔案管理工作需要醫院各個部門協同配合，可利用文件、召開會議培訓兼職檔案員等辦法使醫院各業務部門、各類干部增強干部人事檔案意識，了解相關知識，從源頭上避免人們因意識欠缺引發的問題。
4 結 語
干部人事檔案是人才的主要信息來源和重要的載體，準確完整的干部人事檔案是選好人才、用好人才的重要工具。要以與時俱進，創新發展的精神做好干部人事檔案管理的工作，使之適應醫院改革發展的需要。總之，當前我過醫院干部人事檔案管理機構不夠完善，沒有系統的理論支撐和有效的技術保障。采取上述措施，可形成比較完整的醫院干部人事檔案管理體系，提高管理水平。
參考文獻
一、加強教育系統干部人事檔案管理的重要性
（一）提供可靠的決策依據。在教育系統管理中，干部人事檔案有著導向與聯接作用。干部人事檔案作為教育系統檔案中的一部分，是教育系統干部管理資料的重點內容，能夠為教育系統干部人事制度改革、干部教師隊伍建設等提供參考資料，并讓上級部門在制定對教育系統干部人事工作決策時，有一個可靠的依據與材料。
（二）準確記錄教師情況。教育系統干部人事資料中對每位教師的個人簡歷、專業結構、技術考核、進修情況、教學評估和科研授獎等情況進行記錄。能夠將每位教師工作業績、學術水平和業務能力等情況全面、真實和完整的反映出來。
（三）提高對教師的管理水平。做好教育系統干部人事檔案工作，能夠促進對教師管理水平的提升。培養更多符合我國經濟建設需求的人才是教育系統的主要目標，教育系統教學改革涉及的范圍和內容很大。從整體上看，教師作為教學中的主導因素，其素質與水平關系到實際教學質量，甚至直接影響了人才培養的質量。因此，教育系統干部人事檔案在教師隊伍的建設與管理中作用巨大。
（四）約束廣大教職工行為。在教育系統干部人事檔案管理中，準確記載了每位干部的社會關系、歷史表現和現實表現，在單位組織人事部門存放保管這些材料，能夠讓全體教職工對組織人事部門產生強烈的信任感與歸屬感，讓廣大教職工受到一種無形力量的約束，讓他們為教育系統穩定和諧發展作出更大的貢獻，這樣能夠保證教育系統各項管理工作正在開展。
二、教育系統干部人事檔案管理中存在的不足
（一）檔案意識薄弱。從現階段教育系統干部人事檔案管理情況來看，檔案意識普遍不強，在很大程度上忽視了干部人事檔案管理工作。并且很少投入足夠的財力、人力和物力，導致在干部檔案管理中專職檔案人員配備不足，培養力度不夠。
（二）隊伍專業化程度低。目前，教育系統干部人事檔案管理隊伍老齡化問題嚴重，專業的檔案管理人員很少，缺少必要的配備。并且現有檔案管理人員理論知識不夠，基本技能不扎實，不能形成一支綜合素質較高的專業檔案管理人才隊伍，這不利于教育系統干部人事檔案管理工作的發展。
（三）管理方式陳舊。在教育系統干部人事檔案管理中，至今仍然采用以手工為主的管理方式，在提供與利用檔案時，主要為紙質的實體檔案，工作效率不高，不利于檔案的查找、借閱，服務方式落后。此外，還普遍存在著重管理、輕利用的情況，導致檔案在組織、人事和檔案管理人員中封閉運行。雖然一些地方運用了計算機，但也只是簡單制作了檔案索引工具和檔案目錄數據庫，干部人事檔案信息化程度不高。近年來計算機網絡技術發展很快，必須要對干部人事檔案管理方式作出改變，提升檔案利用率，這是社會發展的必然要求。
（四）檔案收集不及時。在教育系統中，干部人事檔案管理制度不夠完善，未能明確具體的崗位職責，制定的規章制度不夠科學和系統，管理制度十分落后。此外，干部人事檔案收集途徑很少，檔案管理人員缺乏主動收集材料的意識，導致沒有較好的對干部簡歷材料、個人科研學術水平材料等進行收集歸檔。
（五）檔案整理不到位。對干部人事檔案而言，很多時候鑒別審查不到位，造成大量檔案材料失真，檔案真實性不高。在發現檔案材料缺失后，沒有及時進行補全，對檔案的完整性帶來了損害。這些問題的存在，主要是沒有貫徹落實干部人事檔案管理制度，缺少相應的崗位責任制。
三、提升教育系統干部人事檔案管理質量的措施
（一）加大檔案管理人才培養。隨著計算機網絡技術的普及，對教育系統干部人事檔案提出了更高的要求，檔案管理人員素質的高低，直接關系著檔案管理工作的質量。所以，作為干部人事檔案管理人員，要實事求是，加強學習，積累更多專業知識，努力提升自身綜合能力，滿足現階段干部人事檔案管理工作的要求。此外，檔案管理人員還要加強計算機網絡知識的學習，掌握更多現代化技術，讓自己成為復合型人才，以此實現檔案管理水平的提高。
（二）完善檔案管理責任制度。要抓好材料入口關，建立健全的干部人事檔案收集工作的協調機制，建立完善的相關部門工作聯系制度和情況通報制度，讓檔案材料更加準確、真實和規范。要加大對重點環節的制度執行力度，把好檔案審核、傳遞和利用等重點環節，對于發現的問題要及時采取解決措施，讓干部人事檔案材料更加準確和真實。因此，通過完善檔案管理職責制度，才能確保檔案管理工作取得實效。
（三）建立競爭上崗制度。由現階段教育系統干部人事檔案管理情況來看，很多檔案管理人員缺少了足夠的檔案專業知識，年齡普遍偏大，并且一些檔案管理人員文化水平很低，這些都是需要解決的問題。因此，要加大對這些檔案管理人員的教育培養，并選拔一批年輕的專業檔案管理人才，要將思想覺悟高、業務能力強的檔案管理人才充實到教育系統干部人事檔案管理隊伍中。只有這樣，才能為教育系統干部人事檔案管理工作奠定人才基礎。
（四）建立干部人事檔案網上審批制度。根據干部人事檔案的管理權限和查詢內容，由組織或人事等管理部門對干部人事檔案實行網上審批，避免浪費人力、物力和財力，實現網上辦公。并加大對計算機網絡技術的運用，建立干部人事檔案信息數據庫，在信息庫中錄入教職工的工作履歷、學歷學位、職稱、獎懲、專業、學術水平和研究方向等內容，實現個人基本信息的網上查詢與微機檢索，這樣能夠為教育系統干部人事工作提供更加高效的服務，實現干部人事檔案管理質量的提升。
（五）建立經費投入制度。在教育系統干部人事檔案管理中，需要有足夠的資金作為保障，這是開展檔案管理工作的前提。因此，要重視干部人事檔案管理工作，爭取投入更多的資金，讓干部人事檔案管理工作有足夠的基礎建設和人員培訓經費，以此推動干部人事檔案的信息化和現代化建設。同時，還要改善干部人事檔案工作環境，購置計算機、溫濕度器等現代化技術設備，并建立微機檔案管理系統，利用計算機實現對檔案信息的存儲、傳遞和檢索。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
1.領導重視不夠，專業人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的人員編制，這樣勢必影響組織人事部門其他工作的順利開展。
2.制度不規范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
3.信息開發利用率差，發揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
4.升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級、二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，檔案管理人員的工作任務繁重。
二、解決問題的途徑
1.領導高度重視，提高檔案管理人員素質
學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。安排在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。
2.加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
3.建立信息網絡，充分發揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。這樣可大大提高檔案的利用效率。
4.充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。
【關鍵詞】干部人事檔案管理 重要性 存在問題 解決措施
企事業單位檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企事業單位沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經歷記錄不完整等。一些企業，尤其是私營企業或股份制企業的領導認為職工檔案沒什么用處，不給新招用的職工建立檔案， 甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。
一、干部人事檔案管理存在的主要問題
管理是檔案工作的手段，開發利用檔案信息資源，提供優質服務，充分發揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國人事檔案的主體，時展要求人事檔案工作與時俱進。自第三次全國干部檔案工作會議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調整和職稱評聘等方面的內容，檔案的使用價值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現在：
（一）材料不齊全，手續不完備。
材料是檔案管理工作的對象，是開展各項業務工作的物質基礎。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個人在各個時期各個地方所形成的有關材料的集合體。要發揮人事檔案的依據作用，材料齊全、內容充實、能全方位地反映一個人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區交通事業的不斷改革和發展，人才流動空前活躍，影響了干部檔案資料的連續性。
（二）檔案材料失真，嚴肅性削弱。
真實性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發揮其有效作用的基礎。內容失真的檔案材料會給人事工作造成嚴重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時把關不嚴，致使一些虛假的材料順利進入個人檔案。
三、加強干部人事檔案管理工作的措施
新時期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質，為選拔任免干部、調整工資、解決待遇等工作提供依據，而且能為有關部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發人才資源提供準確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時俱進，更好地開發干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務，就必須做好以下工作：
（一）增強全民檔案意識。
檔案意識已成為制約我國檔案事業發展的關鍵，不增強全民的檔案意識，尤其是單位領導的檔案意識，我國檔案事業的發展就難以落到實處。要增強全民檔案意識，首先，要認真執行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，進一步完善檔案法律體系。法律是增強全民檔案意識的有力武器，只有加強立法、完善法律體系，才能促進全社會檔案意識的形成，規范干部檔案工作，推進檔案事業發展。
（二）增強職能部門的責任意識。
干部人事檔案具有權威性，重在真實可靠。真實是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責。職能部門責任意識的強弱直接關系到干部檔案材料的質量，要維護干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現的一些問題與職能部門的干部不無關系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續不完備，甚至有的檔案材料內容失真等問題，與有的職能部門干部的責任意識息息相關。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強職能部門的責任意識是確保干部檔案材料真實的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強辦事的責任意識。
（三）要加強自身建設。
新世紀干部檔案工作任重而道遠。首先，要加強學習。干部檔案工作的政治性、政策性很強，要求檔案工作人員運用馬列主義的立場、觀點和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國家的干部路線、方針政策，并用以指導工作實踐。檔案工作人員只有勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，才能在錯綜復雜的矛盾中排除各種干擾，堅定立場，為檔案事業建功立業。目前的首要任務是認真學習貫徹黨的十六大精神，結合干部人事檔案工作實際，認真實踐同志的“三個代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，有檔案專業知識、歷史知識、人事工作知識、管理學、情報學、系統學知識及計算機應用、縮微、復印等技術。要做好檔案工作，必須努力學習、掌握科學管理的原則和方法。在科技迅猛發展、日新月異的信息時代更要勤奮學習，不斷更新知識，拓寬知識面，掌握現代技術。解放思想，樹立創新意識，培養創新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創新，變革一切不合時宜的觀念和做法，創造性地開展工作。
（四）盡快實現檔案管理現代化。
［關鍵詞］ 醫院；人事檔案；信息化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 08. 040
［中圖分類號］ R197.324；G270.7 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）08- 0061- 02
1 前 言
社會的不斷發展，讓我們清醒地認識到人才在其中發揮的重要作用。市場經濟體制下，任何形式的競爭，最終都會轉化成人才的競爭，所以醫院想要在競爭中立于不敗之地，就必須做好人才的管理與培養工作。現代醫院人事管理更加重視對人的管理，而做好能夠反映醫院人員背景、工作經歷以及道德品質等方面的人事檔案就越來越受到人們的廣泛關注。具體來說，人事檔案就是記錄一個人的政治面貌、經歷以及品德等方面的，有關這個人實際情況的文件材料，它主要發揮著憑證、參考的作用，對人員職稱的申報、轉正定級以及辦理各種與當事人利益相關的保險都有著非常重要的影響。
隨著現代科學技術的快速發展，計算機網絡被應用于社會生活的每一個角落，信息化也成為現代企事業單位加強內部建設的必然選擇。特別是領導干部的人事檔案，這是表明一個人信息背景的重要來源，它對醫院的決策、預測、管理以及人員調動有著非常重要的作用。所以說，加強人事檔案管理信息化建設是醫院自身發展的需要，也是社會對醫院發展的必然需求。因此，探討如何解決醫院干部人事業檔案管理信息化建設的若干問題，就有著非常重要的意義。
2 干部人事檔案管理存在的問題
醫院人事檔案管理工作，特別是對干部人事檔案的管理工作是一項機密、專業性很強的工作，干部的人事檔案必須要由專人來負責管理，并且要獨立存放。但是就目前我國醫院對人事檔案管理的現狀來看，存在著很多問題，亟待我們共同來解決。①管理方式比較落后。現階段，很多醫院普遍存在著房間資源有限，資料量非常大的現象，這就導致了很多醫院沒有一個專門的檔案室，或者和其他科室合用一個房間的現象。而且多數醫院都存在著管理人員數量不足的問題，這就使人事檔案管理方面缺少專人對其負責；在管理技術方面，沒有使用檔案管理軟件，或者檔案管理軟件沒有完全的發揮出其功能；檔案管理人員也缺乏必要的檔案管理知識，計算機操作有待加強。②干部人事檔案存在不真實的現象。人事檔案的真實可靠是醫院對人事檔案管理的最基本要求，因為科學的決策必須是建立在真實檔案信息的基礎上的，但是就目前干部人事檔案的管理現狀來看，某些干部出于個人利益的考慮，擅自對檔案進行涂改，甚至是造假，嚴重影響了檔案材料的嚴肅性與權威性。③干部人事檔案存在不完整的現象。醫院對干部人事檔案進行管理，最基本的任務就是對有價值的信息進行搜集與整理，只有不斷豐富干部檔案的內容，才能客觀、真實、全面地反映出領導干部自身的情況，才能對醫院的決策提供幫助。但是筆者在實際工作中發現，干部人事檔案經常出現重要材料缺失、不完整的現象，比如干部的履歷表、培訓、晉升以及職稱等反映領導干部基本信息的資料，經常存在著不及時歸檔以及收集不完整的現象。
3 加強醫院干部人事檔案管理信息化的建議
3.1 提高對信息化的認識
隨著計算機網絡技術的快速發展，企事業單位內部的網絡化、信息化已經成為社會發展的客觀要求。醫院的人事檔案管理想要做好信息化，首先就要轉變觀念，提高對信息化的認識。特別是醫院的領導干部，因為一個項目的能否在醫院順利展開，很大程度上都取決于醫院領導對這一項目的關注程度。因此，領導干部必須加強這方面的學習，提高對信息化的認識，要做好帶頭作用，使整個醫院都提高對信息化的認識，這是人事業檔案管理實現信息化的一個重要前提。
3.2 實現干部人事檔案信息的數字化
醫院的人事檔案信息化主要是由數據維護、系統設置、信息檢索以及統計報表幾個部分共同組成的。加強信息化的控制點加強數據維護與系統設置。如果醫院選擇了符合自身實際需求的信息管理系統，就可以使用計算機來進行日常的檔案信息管理工作，并且加強局域網與互聯網建設可以將信息資源在醫院內部進行共享，同時還可以實現遠程監控、數據交換以及在線檢索等技術，提高了檔案的利用效率。但是這些工作的實現都是基于對人事檔案進行數字化處理這一前提。需要檔案管理人員在確定信息的真實性與完整性的前提下，根據這些檔案數據的分類，利用計算機制作成表格，再將這些信息錄入到計算機的數據庫之中，以方便日后的管理與查詢。檔案信息的數字化處理，能夠減少檔案管理人員的工作量，降低失誤率，提高工作效率，同時也能夠對干部人事檔案進行標準化、規范化、系統化的管理，為干部人事檔案管理的信息化打下基礎。
3.3 增加資金投入
任何一個項目的啟動都需要資金的投入，信息化建設也不例外，醫院要從現狀出發，增加資金的投入，用以購置一些基礎設施。比如數據庫服務器、掃描設備、存貯器等設施，同時還要買檔案信息管理系統、殺毒系統等軟件。檔案信息管理系統軟件的選擇要符合醫院發展的實際，這樣才能夠發揮出信息化管理的效率。軟件系統必須涵蓋收集、歸檔、編目、存儲以及分析等功能，同時還需要很強的兼容性，能夠與在多種硬件平臺、操作系統條件下運行，要具有很強的安全控制能力，能夠與其他數據庫系統進行有效連接，對數據進行交換、共享等等。同時安全殺毒軟件、防火墻對檔案信息管理系統進行實時保護，防止資源被盜取、損壞等等。人事檔案信息管理系統的軟件與硬件的投入是無法避免的，否則干部人事檔案信息化根本無從談起。
3.4 加強干部人事檔案管理隊伍的建設
干部的人事檔案管理工作，是黨政干部建設的一項重要組成部分。全面、準確、完整的干部檔案信息是醫院選拔干部、落實黨的干部路線政策的基礎，而檔案管理人員是干部人事檔案管理工作的直接參與者，其素質的高低對檔案管理工作的質量有著直接影響，而加強醫院干部人事檔案管理信息化建設需要一批既懂檔案管理，又會計算機操作，同時還要具有崇高的職業道德的高素質人才的加入。加強檔案管理人員的素質建設：①加強職業道德建設，提高保密意識。醫院人事檔案管理工作本身就是一項保密性很強的工作，特別是領導干部的人事檔案資料，對于醫院的發展起著至關重要的作用。所以加強職業道德建設，提高保密意識必須要擺在首位。醫院在選擇檔案管理人員時，必須要全面考核，檔案管理人員必須要具有堅定的政治立場，能夠做到不傳密、不泄密，以保證檔案信息的安全。②定期或者不定期地對檔案管理人員展開培訓工作，以更新他們的知識結構，提高其業務水平。培訓的內容要包括：職業道德素養、檔案管理相關知識、計算機網絡知識等等。提高檔案管理人員處理信息的能力，使其知識面不斷得到拓展，以適應人事檔案工作不斷發展的需求。
3.5 保證檔案信息的安全性
對干部人事檔案實現信息化管理確實可以提高工作效率，能夠為醫院提供更加優質、高效的服務，但是我們也不能忽視信息化帶來的安全問題。檔案信息的安全問題可能來自錄入、傳送、調用、儲存等環節，所以我們除了要以制度的形式來規范檔案管理人員的操作行為之外，還要從技術層面入手，來保證檔案信息的安全。①可以采用網絡加密技術，來阻止第三方在數據傳輸的過程中對數據進行攔截；②對訪問權限進行設置，對訪問檔案數據庫人員的身份進行驗證，以防止沒有訪問級別的人員對數據庫的惡意訪問；③采用防火墻技術，有效阻止對醫院干部檔案信息的非法訪問，同時阻止沒有訪問權限的用戶從數據庫調出檔案信息；④采用寫保護技術，防止用戶對電子文件進行隨意刪改，以保護信息資源的原始性與真實性；⑤重視數據的備份工作，并且對計算機進行定期殺毒，阻止病毒、木馬對管理系統的攻擊。同時，檔案管理人員還要對計算機網絡技術的發展進行持續關注，以期將先進的技術引入檔案管理工作當中。
4 總 結
綜上所述，隨著計算機網絡技術的廣泛應用，信息化已經被應用于社會生活的各個領域，醫院必須把握好這一趨勢，加強干部人事檔案的信息化工作。我們可以從提高對信息化的認識；實現干部人事檔案信息的數字化；增加資金投入；加強干部人事檔案管理隊伍的建設；保證檔案信息的安全性等方面入手，相信通過我們的共同努力，醫院的干部人事檔案管理信息化建設必然會進入一個嶄新的階段。
主要參考文獻
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【關鍵詞】人事檔案 管理
中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）1-279-01
加強干部人事檔案管理，提高檔案的自身價值，人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分。人事檔案是“人的管理”主要依據的基本信息。它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映[1]。
1 醫院人事檔案管理的重要性
醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分。探討新時期醫院人事檔案管理的好方法，醫院領導要將干部人事檔案工作納入議事議程，為醫院領導決策等提供檔案信息服務。當前醫療體制改革在不斷深化，作為改革核心內容的人事制度改革也在不斷深人進行，醫院人事檔案管理是醫院人事管理的一個重要組成部分，它為醫院建設提供各類人才信息和用人依據，是醫院人才開發的重要資源，是醫院人員任用的重要憑證，是人事部門做好人事工作的重要依據，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。把干部人事檔案工作與醫院各項工作聯系起來，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，在主動服務和開發利用上下功夫。
2 建立醫院人事檔案管理制度
醫院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理中一項必不可少的基礎工作。建立健全檔案管理的各項規章制度。加強人事檔案管理，促進檔案規范化，發揮好人力資源的管理作用，使人事檔案整理工作有章可循。但就整體而言，進一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責任制度，加大對人事檔案工作的監督檢查力，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，更好地發揮干部人事檔案的作用。我院按照上級《干部檔案工作條例》的規定及要求，制定了我院《干部人事檔案管理人員職責》、《檔案查(借)閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循，行之有效，保證人事檔案工作的正常進行。
3 加強檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員要對檔案工作細致入微，建立接收檔案材料登記薄、借閱檔案登記薄，確保歸檔材料真實完整。做好檔案的管理工作，開發檔案信息資源和加速管理現代化的步伐，對于提高本單位管理水平，加快工作效率，利用檔案來為醫院建設服務，都具有積極的促進作用。提高檔案管理人員的素質、加強檔案人員的事業心、責任感，加強學習，提高業務素質，提高鑒別能力，對收集的材料要認真核實，做到認真、及時、齊全、完整，分類明確，排列有序、隨收隨放、定期檢查，把好質量關，保證檔案的真實性、可靠性、完整性。
4 加快人事檔案管理的現代化
在人事檔案管理領域，須按照國家標準和行業標準來實現人事檔案管理現代化，也是人事檔案服務于人事工作和人事制度改革和發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，人事檔案工作的科學化、現代化包括管理手段和管理理念的科學化、現代化。充分借助計算機技術這一現代化手段，應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數據庫，提高檔案管理的準確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數據庫中查找到符合某種特定需要的人才，并針對員工的不同個性制定培訓、激勵計劃等，提升人力資源管理水平[2]。
人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。醫院人事檔案管理數據庫、人事信息系統的建設是一項長期的任務，人事檔案管理作為人事管理的一部分，需要專人管理、單獨存放。甄別檔案的虛假等，建立起一整套比較完善的管理體制，推動醫院人事檔案管理，加強檔案管理的現代化手段，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。
參考文獻
人事檔案是人才信息的重要載體,是人才的主要信息源,它能充分反映出個人經歷、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經歷的重大事件,是知人善任、選賢舉能的重要工具。在改革開放的新形勢下，管好用好人事檔案,對安陽市農村公路系統的人才資源開發起著重要的作用。
一、當前人事檔案管理工作的現狀及存在問題
目前，安陽市農村公路管理系統各單位的人事檔案一般是由組織人事部門管理，或者放在綜合檔案室由專人進行管理，人事檔案大都以紙質檔案為主，絕大多數人事檔案提供利用的最基本方法就是查閱原始的檔案材料。筆者認為，安陽市農村公路管理系統人事檔案管理工作主要存在以下問題：一是人事檔案材料不全。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，平時，僅將檔案材料簡單收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。如：干部履歷表沒有或填寫不規范；年度考核表不全；學歷材料、職稱材料、培訓材料、工資材料、獎懲材料也普遍存在不全情況。二是人事檔案內容失真。人事檔案部門對干部職工填寫的個人材料沒有進行嚴格的審核把關，致使我市農村公路管理系統人事檔案中的考核鑒定材料只有優點和成績，沒有缺點和差錯，不能如實反映本人的真實情況，給人事檔案的利用帶來困難，不利于黨和組織全面歷史地考察和了解干部職工。三是人事檔案管理手段落后。目前，安陽市農村公路管理系統人事檔案信息處于單一的紙質檔案信息，有的基層單位甚至還沒有專用的檔案庫房，更談不上構建一套完整科學的電子檔案了。同時，整檔工序繁瑣復雜，檔案編研嚴重缺乏，已不能適應信息時代對檔案現代化管理的要求。四是人事檔案利用范圍狹窄。人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。但是，從我市農村公路系統人事檔案工作的現狀來看，人事檔案強調保密性，利用范圍小，利用頻率低。與此同時，在傳統人事制度下形成的人事檔案，其陳舊的信息內容也不能滿足現代社會對人事檔案價值的需求，
二、人事檔案管理存在問題的原因分析
（一）領導重視不夠，人員配備薄弱
一是領導重視不夠。人事檔案管理工作是一項不引人注目、默默無聞的工作。長期以來，相當一部分人員包括領導干部對人事檔案工作的認識不夠，常常看不到這項工作的重要性，有些單位在提拔、考察干部過程中不看檔案，致使有的同志認為“檔案無用”，久而久之，一些單位領導和管檔人員檔案意識淡薄，對建立、保護和利用檔案的意識不強。相反，一些領導還認為人事檔案管理工作既不能為單位爭榮譽，相反還要花人力物力搞投入，因此對人事檔案工作的業務建設、人員配備、庫房建設、資金投入不重視，當作可有可無的工作，只要檔案不丟失就行。二是人員配備薄弱。據調查，從事人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，沒有經過專門業務培訓，業務素質參差不齊，而人事檔案工作的業務性和專業性都比較強，要求管理人員熟練掌握檔案的保管保護知識和技能，而目前從事人事檔案管理工作的人員多數缺乏檔案管理的專業知識，上崗后從未經過專業培訓，無法適應新形勢的要求。
（二）責任意識淡薄，服務理念不強
人事檔案管理是個不顯成績但又是一項政策性、紀律性很強的工作。檔案工作者在檔案管理崗位一呆就是十幾年，甚至幾十年，思想上容易產生懈怠、厭煩情緒，久而久之失去了一個檔案工作者應有的政治責任感，以至于既不注重人事檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。與此同時，安陽市農村公路管理系統人事檔案管理工作者還普遍存在現代化服務理念不強的現象。一是服務對象比較單一。在實際工作中人事檔案服務的對象一般是各級領導和組織，相對于領導和組織而言，顯得比較權威，對干部職工個人來說就顯得很神秘。干部要想通過檔案了解自己的情況，還得由所在單位從事組織人事的同志間接了解，否則一般是難以從檔案中獲取信息。二是服務的方法和手段不夠新穎。由于人事檔案在基礎建設和管理上不能跟上信息化建設的要求，思想觀念滯后，不能達到資源共享的目的。人事檔案服務的方法和手段僅限于查閱原始紙質，始終未納入內部局域網管理，致使人事檔案服務水平和效率難以提高，而且經常的翻閱也不利于對紙質檔案的保護。
（三）信息化進程慢，制度管理滯后
一是信息化進程緩慢。急需改革創新。隨著經濟體制改革和干部人事制度改革的不斷深入，傳統的人事檔案管理工作越來越顯現出局限性。例如：傳統的干部檔案工作其服務方式已無法解決需求信息面大、提供數據快捷、準確、系統等諸多方面的矛盾。每一次的干部調整，都要通過查閱檔案來掌握干部基本情況。新形成的材料內容不真實現象存在較嚴重，如出生年月不準確，有的干部甚至根據需要隨意填寫出生時間和參加工作時間，嚴重影響檔案質量。因此實現人事檔案工作的信息化是干部檔案工作改革創新的突破口，勢在必行。二是規章制度不健全，制度落實不到位。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案的整理、保管和利用手段以及業務范圍也隨著發生了變化，舊的檔案管理制度已不適應新的社會發展的要求，需要進一步修訂完善。目前，還有許多基層單位沒有專用的人事檔案庫房，有的檔案就直接堆放在辦公室的柜子里，有的檔案與別的檔案一起放在綜合檔案室里，更談不上形成統一的管理體制了。有的單位雖然制定了人事檔案管理制度，但在實際操作中力度不大，一些職能部門在查借閱和轉遞人事檔案的過程中，不出具介紹信、不登記查借閱手續、不按要求轉遞人事檔案等。
三、加強人事檔案管理的幾點思考
面對新時期工作的需要，如何做好安陽市農村公路管理系統各單位人事檔案管理工作，筆者認為，應從以下幾個方面抓起：
（一）領導重視，加大投入
加強硬件建設實現人事檔案管理制度化、規范化、科學化、信息化，硬件建設是基礎，領導重視是關鍵。應把人事檔案工作列入重要議事日程，制定切實可行計劃、采取切實有效的措施。首先，組織人事部門應有一名分管領導主抓人事檔案工作，從組織上保證檔案工作順利開展,真正把人事檔案工作擺上重要位置，當作一件經常性的大事來抓。其次，要針對實際，制定目標。結合本單位的實際情況，提出具體的工作目標，做到有計劃、有部署、有督查、有落實。第三，要加大投入力度，改善設施，保證檔案工作順利進行而購置必要的硬件所需經費。第四，單位要從信息資源的角度管理人事檔案，用信息管理的理念創新人事檔案工作，加強對人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用，實現人事檔案工作從簡單管理型服務向研究開發型服務轉變，把人事檔案管理部門建設成為干部工作、人才工作的信息庫和參謀部。
（二）完善制度，創新機制
要想保持人事檔案管理工作的高質量，就必須完善制度，創新機制，使人事檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地為干部人事工作服務。
一是要建立健全人事檔案管理制度。按照《條例》和《細則》的要求，結合單位實際，進一步完善人事檔案管理制度，用制度來規范人事檔案管理工作，使人事檔案管理中的每個環節標準統一、行為規范、方法科學。首先，要進一步建立人事檔案及材料審核把關、材料接轉、檔案質量通報登記等檔案管理制度，及時發現和糾正人事檔案內容失真的問題，確保檔案內容真實可靠，維護人事檔案工作的嚴肅性。其次，要建立工作聯系制度和情況通報制度，保證人事檔案材料形成規范、收集齊全、歸檔及時。
二是要建立和完善人事檔案管理機制。首先，要建立和完善人事檔案材料收集工作的協調機制，加強組織人事部門內部各工作機構在人事檔案材料形成、收集上的溝通協調。其次，要對人事檔案內容和整理手段進行創新。在內容上創新，要積極完善單位人事檔案內容，在收集單位職工基本情況的基礎上，建立職工工作業績檔案和能力檔案。在整理手段上創新，一方面要改變部分材料的歸檔形式。如年度考核表、工資審批表，不進個人檔案，將此類表裝訂成冊歸入文書檔案，把考核結果、增資數額直接填入個人檔案目錄。另一方面改書本式檔案為活頁式檔案，這樣既可減輕裝訂檔案的勞動強度，又利于檔案保護。
（三）、利用網絡，信息共享
計算機和網絡的產生使我們進入網絡時代，信息化成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。作為檔案事業重要組成部分的人事檔案管理工作，在信息化背景下，對人事檔案信息化管理自然也提出了更高的要求。
一是急需建立人事檔案信息管理系統。檔案的數據系統建成后，不僅能在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息，而且可以隨時準確地記錄干部學歷、專業技術職務、教育培訓、職務晉升等動態信息，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。目前，急需開發建立人事檔案信息管理系統，將檔案材料整理輸入微機，將文字、圖片資料轉變成數字資料，將人事檔案紙質與數字格式并存，使檔案的查閱、歸檔、統計等日常工作實行微機化操作。
二是通過網絡，進一步使人事檔案信息實現共享。通過在單位局域網建立人事檔案網絡信息管理系統，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，以提高信息的時效性。在實現人事檔案信息網絡化的同時，要解決好管理權和使用權的問題，可以通過確認身份和驗證密碼提供所需信息。另外，必須解決好信息保密問題。只有在管理理念、管理過程和管理手段上不斷創新，才能充分發揮人事檔案應有的作用。
（四）提高素質，加強培訓
人事檔案工作者在人事檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的任務，一名合格的人事檔案工作者應具備較高的政治素質和業務素質。要促進人事檔案規范化，必須提高檔案人員素質，抓好隊伍建設，堅持不懈地對檔案人員進行職業道德教育、規章制度及現代科技知識的培訓,不斷提高業務水平和工作能力。作為一名合格的人事檔案工作者，應熱愛檔案事業，淡泊名利，吃苦耐勞，忠于職守。一是要有較高的政治素質。要堅持四項基本原則、認真學習馬列主義、思想和黨的各項方針、政策，不斷提高政治思想水平；堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事，“依法治檔”、“依法用檔”。二是要有較強的專業素質。人事檔案管理工作涉及到人事工作的方方面面，不但要系統學習檔案業務知識，還要學習人才、統計等相關知識和計算機技能，用現代化的管理方法和先進的科技操作手段，最大限度地利用信息資源為人事管理工作服務。三是要有較強的服務理念。檔案工作本身就是一項服務性較強的工作，人事檔案工作的宗旨就是服從和服務于干部工作。必須加大對人事檔案管理人員的培訓力度，滿足干部人事工作的需要。在培訓內容上，突出重點，講究實用；在培訓形式上，采取集中培訓與以會代訓相結合。同時，可安排外出參觀學習，拓寬視野，全面提高人事檔案管理工作者的綜合素質。
參考文獻
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改革開放以來，我國經濟得到了飛速的發展，隨著市場經濟制度的建立，我國的人事制度做了很大的變革，與之密切聯系的人事檔案管理也隨之發生改變。傳統的人事檔案管理中存在諸多弊端，已經不適應現代社會的發展，所以，在現代的市場經濟體制下，應建立新型的人事檔案管理模式。
1 傳統人事檔案管理的弊端
人事檔案制度是20世紀50年代在計劃經濟作用下的產物，其主要包括三個部分：干部檔案、工人檔案、學生檔案、軍人檔案。①其中干部檔案是其主要的組成部分，受到較大的重視，其他的檔案管理也是參照干部檔案管理的模式進行管理的。但是隨著社會經濟的發展，這種傳統的人事檔案管理體系逐漸顯示出弊端，阻礙了檔案管理的發展。傳統人事檔案管理主要有以下幾個方面的弊端：
1.1 企業干部檔案和工人檔案分屬不同的管理系統，不利于人事檔案管理
傳統的檔案管理將企業干部檔案和工人檔案分開管理，工人檔案由勞資部管理，企業干部檔案由組織人事部管理，這種管理模式看似分工明確，但是卻不利于人事檔案的管理和利用。隨著市場經濟的發展，企業的人事制度也進行了改革，為了充分發掘了企業和職工的積極性，采用新型的用工模式――全員合同聘用制。在工資的評定上采用技能工作制，打破了干部與工人的界限，身份的界限也在逐步淡化，作為企業的一員，都可以用企業職工進行稱呼。這些變化都影響了人事檔案的管理，很難區分而且沒有必要區分企業干部檔案和工人檔案，被企業職工的人事檔案取代。所有員工的檔案都應該根據企業的用人需要進行統一管理，這不僅符合人事制度改革的需要，而且符合現代企業精簡高效的要求。
1.2 傳統人事檔案的模式比較單一，不能包含所有人事檔案的內容，除了干部檔案以外，其他人事檔案并沒有自身的管理模式。
傳統的人事檔案分為：干部檔案、學生檔案、工人檔案和軍人檔案。由于干部檔案概念的弱化，以前被認為是干部的一些人有了自己獨立的身份，還將其人事檔案歸于干部檔案，不利于管理，應給予他們合適的地位，根據他們職業的特點進行專門管理。
傳統的人事檔案管理模式中，只有干部檔案的管理比較健全，其他的人事檔案都是參照其進行管理的。但是對于其他人事檔案來說，原封不動的照搬，往往造成不能完整的、客觀的記錄一個人的全貌，形成了不齊全不真實的人事檔案，不利于人員的選拔和任用。
2 現代人事檔案管理模式的原則
傳統的人事檔案管理模式存在諸多弊端，建立現代的人事檔案管理模式，克服這些弊端，需要有統一的原則來指導。
2.1 統一性原則。統一性原則主要包含兩個方面的內容，一方面指人事檔案必須由統一的人事組織部門進行管理，維護檔案的真實性和嚴肅性。另一方面，就是在同一個的系統內，用統一的標準劃分等級。這樣有利于保持前后一致性，更有利于人事檔案的管理和人員的任用。
2.2 真實性、完整性原則。人事檔案應當是真實的，不允許有虛假、不真實的記錄，這就要求人事檔案的管理部分認真篩選、甄別人事檔案材料。②完整性是指人事檔案不僅在內容上還是在數量上都應該是完整的，能夠完整的、客觀的記錄一個人的全貌，給用人單位、政府機關和企業選拔任用提供一個參考。
2.3 安全性和保密性原則。人事檔案工作是一項機要性工作，應最大限度的延長檔案的壽命，做到不泄密。國家對于人事檔案的管理比較重視，為了保障檔案的安全性和保密性，中央組織部在《檔案法》以及《干部工作條例》、《流動人口人事檔案管理暫行規定》等都有所規定，從制度上保障人事檔案的安全性和保密性。
3 建立現代人事檔案管理模式
以現代人事檔案管理的原則作指導，打破封閉式和開放式間隔的管理模式，建立現代人事檔案管理模式。封閉式的管理模式是指人事檔案由單位內部的機構或者部門來保管。開放式的管理模式是由專門的人事管理機構對單位或者企業的人事檔案進行管理。新型的管理模式并不是要打破封閉式的傳統管理模式，而是封閉式和開放式的管理模式相結合的現代人事管理模式。
3.1 完善封閉式的管理模式
傳統封閉式的管理模式帶來了檔案形式單一、管理模式不健全等弊端，新型的封閉式的管理模式是在傳統的基礎上對其從宏觀到微觀進行完善。
3.1.1 宏觀現代人事檔案管理模式。宏觀的人事檔案管理模式主要是根據現代人事檔案管理的原則，以統一性、完整性、安全性等為基礎建立的現代人事檔案管理，適應現代社會的發展。具體而言，首先應保證人事檔案管理是在統一性的原則下建立的，只有保證其統一性，才能保障人事檔案真實性和嚴肅性。其次，在統一性的基礎上建立真實完整的人事檔案，客觀真實的記錄一個人的全貌，給政府機關和企業提供一個客觀的任用和選拔的參考。最后，為真實完整的人事檔案保密，提供安全性。以此來保護個人隱私和人身財產安全。基于以上的原則，根據個人從事的工作性質，對人事檔案進行分類。
3.1.2 微觀現代人事檔案管理。這里的微觀是相對于宏觀而言的，宏觀的人事檔案管理指導微觀管理，為微觀管理模式的建立指引方向。根據宏觀的人事檔案管理的標準，可以將人事檔案根據個人從事工作性質的不同將其分為：公務員檔案、學生檔案、教師檔案、個體人員檔案、流動人口檔案、企業職工檔案等。本文主要探討公務員檔案和企業職工檔案。
①公務員檔案。現在所說的公務員檔案其實就是過去說的干部檔案或者是干部檔案的核心。公務員檔案的概念比較具體準確，具有一定的專指性。公務員檔案主要由以下材料構成：履歷、自傳材料、政審材料、入黨入團材料、獎懲材料、工資情況材料等，以上材料構成了比較完善的公務員人事檔案體系，僅僅這十類材料還不夠，還應該結合公務員的性質和人事制度改革進行調整，以此充實公務員人事檔案的內容。
②企業職工檔案。企業職工檔案是人事檔案的重要組成部分，真實全面的反映了一定時期內職工的情況。職工檔案不僅為開發人才提供依據，而且是員工澄清相關問題的證據。在“干部”這一概念弱化之后，企業職工在借鑒干部人事檔案管理的做法的基礎上，形成了適合自己的一套管理模式。為了跟上企業發展的步伐，更好的為企業服務，應該建立統一的職工人事檔案管理中心，對職工的人事檔案統一的管理現代企業職工人事檔案管理體系，指導、協調人事檔案管理工作。對于職工的檔案應重視近期的考核情況、招聘、錄用、調動、獎懲情況等材料的搜集，作為提高待遇、升職、招聘錄用時的依據。
3.2 建立開放式的人事檔案管理模式
隨著市場經濟的發展，人才交流越來越頻繁，人事檔案管理模式也應該以更加開放的姿態隨著這些改變而改變。開放式的人事檔案管理模式是與市場經濟的發展息息相關的，是在其基礎上建立的新模式。
開放式的人事檔案管理為了更好的適應人才的流動，檔案管理的及時更新非常重要，筆者認為在我國可以建立一個全國統一的人事檔案網絡。從這個網絡里，人事檔案在各個人事檔案中心流動，一方面，用人單位可以用職工身份證號碼查詢職工檔案，了解職工的履歷信息，有利于人才的交流和任用；另一方面用人單位不能僅享受服務，還要將職工的情況反饋到人事檔案網絡里，由網絡中心統一管理職工檔案。人事檔案網絡中個人的檔案應包括個人參加社會活動的基本資料所組成的個人人生履歷，由人事檔案網絡中心統一對其進行專門化管理，建立全國通用的數據庫系統，逐步實現信息的共享化。
開放式的人事檔案管理還可以建立專門的流動人口檔案。流動人員沒有自己的單位和企業為其管理人事檔案，時間長了，難免會有檔案遺失的情況出現，流動人口檔案的建立能夠有效的避免這些情況的發生。
通過封閉的人事檔案管理模式將分類明晰的人事檔案進行管理，通過開放的人事檔案管理模式對流動人員的檔案進行管理，避免封閉的人事檔案管理中出現丟檔、漏檔的情況。兩者相結合，為現代人事檔案管理提供一種新的模式。
傳統的人事檔案制度存在著很多不足，并不能適應現代經濟社會的發展，必須需求新的人事檔案管理模式。筆者認為應將傳統的封閉式的管理模式與開放式的管理模式相結合，規避單一模式的弊端，建立新型的人事檔案管理模式。
注釋：
關鍵詞：人口計劃生育；檔案管理；措施
檔案是對歷史的記錄，如何做好新時期的人口和計劃生育工作的檔案管理工作對我國新時期人口和計劃生育工作更好開展和促進社會經濟有好又快發展有著積極的作用。新時期的人口和計劃生育工作已經邁入了法制化，規范化，制度化發展，對人口和計劃生育檔案管理工作也提出了更高的，更新的要求。做好新時期的人口和計劃生育檔案管理工作已經不能夠停留在以前的管理模式上了，必須要有采取新的管理模式，并加強管理工作等實踐方面的創新研究。
一、充分認識人口計生檔案工作的重要性
檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。檔案管理是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作。同樣，計生檔案管理也是黨和國家事業發展一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。恰恰是鄉鎮計生干部特別是鄉鎮領導干部缺乏這樣的認識。因此，要采取多種形式，通過開展廣泛持久的檔案管理法規的宣傳教育，讓《檔案法》等法律法規不斷深入人心，全面提高鄉鎮計生干部特別是領導干部的思想認識和檔案法治意識，增強對計生檔案管理工作重要性的認識。市、縣（區）人口計生部門要經常舉辦鄉鎮計生檔案管理人員培訓班，特別是對鄉鎮領導干部，至少每年要開展一次系統培訓，使鄉鎮領導干部和計生檔案管理人員準確把握檔案法的條款規定，掌握計生檔案管理的基本知識，提高對計生檔案管理的認知程度和接受程度，避免在工作中不作為和亂作為。
二、人口和計劃生育檔案管理工作現狀
我國是一個人口大國，我國的人口和計劃生育工作的開展面臨著許多嚴峻的形勢，這也為我國人口和計劃生育檔案管理工作也帶來了一些問題，主要就集中在兩方面：
1、領導對檔案管理工作不夠重視
基層檔案整理和保管是整個檔案管理工作全過程的基礎，這卻是我國的人口計劃生育工作檔案管理工作的薄弱環節。領導對基層的檔案管理工作一般都不夠重視，檔案管理部門在人們的心中也是“冷衙門”，基層的檔案管理工作人員不具有什么地位，對工作提出的建設性建議總是不能夠獲得應有的重視。檔案的管理工作并沒有列入各級計生考核體系中，領導關注的事情一直都是計生的實踐工作，檔案的管理已被自然忽略了。在錄用管理人員之時，一般考慮政治背景就行了，幾乎不關注檔案管理方面的專業能力是否已經具備。
2、缺乏檔案管理意識，檔案保管條件差
檔案管理工作的不受重視對工作人員的工作積極性也是一個沉重的打擊，而基層工作人員的業務素質和檔案管理意識方面也跟本不可能獲得提高，離《檔案法》的要求相差實在是太遠了。計生工作檔案管理人員對檔案的保管技術工作和業務方面的知識背景都非常的缺乏，多停留在“存放便萬事大吉”的狀態，這使得檔案管理總是顯得雜亂無章的狀態。因為檔案管理工作本身就缺乏應有的重視，因此檔案保管方面的硬件設施也跟不上時代的要求，檔案庫缺乏相應的保護措施，這些都為檔案管理工作帶來了許多的隱患。盡管現在國家提出了一些列的嚴格規章制度和法律法規，但是人口計生檔案管理工作方面依舊是出現一房多用，辦公用品質量低下等現象，甚至檔案資料出現污損和丟失等重大工作失誤。
三、加強計生檔案管理工作的對策
1、提高對計生檔案管理工作的重視
領導對計生檔案管理工作的重視是對檔案管理工作制度化，標準化最為關鍵的一個環節，是計生檔案管理工作能夠順利進行，能夠科學管理現代化的前提。人口和計劃生育部門的領導應當更新觀念，充分認識到計生檔案管理工作對計生工作開展的決策依據方面的作用，為育齡婦女提供優質服務的作用，為流動人口提供優質服務的作用，促進計劃生育工作改進的作用，為農民致富方面的作用。要把計生檔案管理工作提到和計劃生育協會，法制建設等部門同等重要的地位，把管理和建設納入到主要的議事日程，劃撥必要的財政投入，為檔案管理工作打下良好的基礎，為計生檔案管理工作進一步的科學化，標準化，現代化做好準備。
2、強化人口計生檔案管理規章制
人口計生工作任務十分繁雜，為把檔案管理工作融入人口計生部門的各項工作中，就需要有一套完整的制度來規范約束。一是人口計生檔案收集、上報、整理、存檔應做到規范，嚴格按照制度辦事，嚴把“三關”，即：評查、歸檔和上架關。做到“細”，仔細查找檔案管理上存在的薄弱環節，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴”，在專業人員指導下進行驗收整理，凡不符合質量要求的，必須重新按要求整理，直至驗收合格；“精”，對已歸檔的資料，全部進行檢查，按要求歸類、裝訂。二是實行定期談話制度，專兼職檔案員要定期與服務對象談話，經常到基層去，到育齡婦女家中去，獲取第一手資料，取得工作主動權。三是實行計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級計生服務站以及醫院的B超室、手術室、婦產科等相關科室專門配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統計起來。只有嚴格有關規章制度，才能確保檔案完整齊全，從而保證相關資料得以及時、準確、完整歸檔，這樣既確保了人口計生工作的質量，也提高了檔案的可利用性。
3、拓寬服務領域，強化服務理念
首先應建立健全計生檔案，主要是建立計生“七簿、一卡”。“七簿”是：干部職工初婚、離婚、復婚、再婚情況登記簿；未婚青年登記簿；干部職工歷年辦理生育計劃、獨生子女證登記簿；已婚育婦查環、查孕人員登記簿；非在職人員、職工家屬已婚育婦年度查環、查孕情況登記簿；歷年違反計劃生育人員處理情況登記簿；干部職工變動情況登記簿。“一卡”是：計劃生育登記卡。“七簿、一卡”檔案反映了整個單位計劃生育的各種基本情況。此外，還有一些計生的文件、照片等材料，也要收集歸檔。計生情況也是不斷發展變化，有的結婚，有的離婚，有的復婚，有的計生節育，有的超生違法，有的獲獎，有的受罰，有的調進，有的調出。因此，要對計生檔案實行動態管理，計生材料及時收集歸檔。建立完整準確的計生檔案，這就為計生檔案的信息化管理打下堅實基礎。
4、提高工作人員的管理素質
檔案管理工作人員的知識技能水平和科技水平直接關系到檔案工作的管理水平，我國的計生檔案管理工作需要提高工作人員的管理素質。這些素質可以從以下幾個方面綜合入手：第一、重視對高素質、復合型人才的培養；第二、重視計生檔案工作人員的在職培訓；第三、鼓勵檔案工作人員自我成才；第四、合理調配人才，優化人才結構。工作人員素質的培養和提高一定要結合信息時展的技能需求，為下一步引入計算機等技術進行檔案管理工作做好人才的儲備和培養工作，使得我國的計生檔案管理工作的臺階能夠跟上時代的步伐。
5、引入新技術
計算機技術應用在計生檔案管理工作的多是淺顯的技術手段，沒有發揮出計算機應當具有的能力，所以要積極應用好計算機技術在計生檔案管理工作中的作用，還應當進行適合我國計生檔案管理工作現代化，科學化的信息管理軟件，以有效的簡化檔案管理工作的一些繁雜過程，提高工作效率，優化檔案管理工作。
人們進入圖書館的時候有個檢索系統，這個系統為人們尋找需要的書籍帶來了許多便利，而計生檔案管理工作人員應當積極引入類似的系統，為工作帶來便利，而不是搬照以前的工作方式，只是對文案歸檔處理。在檢索的過程中，尋求用關鍵詞代替主題詞的方法避免主題詞存在的繁瑣，效率低下的弊病。計算機技術在應用過程中，首先要做好數據庫的構建工作，構建一個良好的數據庫系統，不僅有利于將來工作的人員對檔案的錄入工作，也有利于將來文件的查找工作。而且構建的數據庫應當簡便易操作，不能是部門請來了構建數據庫的工程師，但體統太過專業化，不易于一般工作人員操作那么計算機技術的引入也就失去的了應該具有的意義了。在檔案的保管方面，由于紙質的文檔不容易保存，容易受到許多環境因素的影響。現實中檔案管理庫并不是非常的完善，而且還多存在一房多用的情況，文檔容易受到損壞，因此，可以積極利用多媒體等手段對檔案進行有效的保管。比如把文檔做成很小的膠卷，這在許多大的圖書館就有利用這種技術，而且還非常的經濟，這不僅有利于檔案的保存，還能夠極大的減小檔案對空間的占用。同時把一些數據制作成相應的可以在計算機上觀看的視頻或者音頻之類的文件，不僅有利于檔案的查閱，更有利于檔案的永久保存和復制。
6、要加強檔案管理的網絡化建設
實現檔案管理的網絡化，不但減少工作人員的勞動量，提高工作效率，而且能搞好地起到資料的交流和共享作用。要不斷強化檔案的服務功能，編制和安裝科學、實用的檔案檢索工具，力求實現檔案資料查詢“以計算機為主、案卷目錄為輔”的查詢系統，把“死檔案”變成“活資料”。目前，全省人口計生網采用四級網絡的樹形結構，覆蓋了省、市、縣、鄉四級行政區域，將常住人口信息和流動人口信息分別管理，同時又相互關聯，建立兩地聯系，實現了數據一處輸入，各處共享，既提高了檔案管理水平和辦公效率，又為杜絕違法生育行為奠定了基礎，還可便于各級及時查詢匯總信息，及時掌握育齡婦女管理工作情況，為穩定低生育水平提供數據支持。
