時間：2023-06-04 10:47:51
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇畢業(yè)生檔案管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
高校學(xué)生檔案管理一般是由高校學(xué)生工作部門、畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位負責(zé)管理，與學(xué)校檔案管理中心或檔案室的綜合檔案管理各司其職、相互獨立。從90年代末開始，各個高校開始重視檔案管理，陸續(xù)建立檔案館，高校畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入學(xué)校檔案部門與社會人事中心進行統(tǒng)一全面管理。進入21世紀(jì)，學(xué)生檔案管理日益受到重視。2008年8月，國家教育部第27號令，《高等學(xué)校檔案管理辦法》9月正式施行。文件擴大了檔案的內(nèi)容，首次將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案管理的范圍，明確規(guī)定了學(xué)生檔案的管理內(nèi)容、管理方式，標(biāo)志著對高校學(xué)生檔案管理提高到一個新的高度。我國高校檔案工作進入了一個新的發(fā)展時期。
二、畢業(yè)生檔案管理存在的問題
1.管理主體多元化
（1）高校仍然存留畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，一方面原因是學(xué)校沒有統(tǒng)一規(guī)范要求，另一方面是學(xué)生檔案意識比較淡漠。特別是近年來，中小型民營企業(yè)在畢業(yè)生就業(yè)去向占有相當(dāng)大比重，而中小企業(yè)一般不具備保管人事檔案的資質(zhì)，也就不要求畢業(yè)生轉(zhuǎn)寄檔案。而畢業(yè)生通過網(wǎng)上簽約或書面協(xié)議均不能反映出檔案轉(zhuǎn)遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認為檔案根本沒有什么用，就會采取不要檔案或者把檔案暫留學(xué)校的方式。（2）畢業(yè)生存留個人檔案。畢業(yè)生檔案應(yīng)該通過機要部門轉(zhuǎn)寄。但是個別高校為了節(jié)約經(jīng)費，甚至采取讓學(xué)生自帶檔案的方式。畢業(yè)生擔(dān)心檔案丟失或是不清楚檔案應(yīng)該存放何處，就會自己處置。畢業(yè)后留學(xué)或到國外工作的學(xué)生，因為不需要將檔案帶到國外，也會私自存留個人檔案。（3）地方人事機構(gòu)存放畢業(yè)生檔案。一是各地方人事機構(gòu)作為經(jīng)政府人事部門批準(zhǔn)的人才服務(wù)機構(gòu)有償保存未就業(yè)生源地學(xué)生檔案；二是人事機構(gòu)與無人事檔案保管職能的民營企業(yè)簽訂職工檔案有償保管協(xié)議；三是畢業(yè)生檔案在人事機構(gòu)，但是畢業(yè)生本人不是生源地學(xué)生，也不是代管單位職工。
2.管理流程簡單化
（1）管理模式不完善。目前高校學(xué)生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一管理，各院系按期將學(xué)生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續(xù)煩瑣，不能充分體現(xiàn)學(xué)生檔案的服務(wù)功能。第二種模式是新生入校后，學(xué)生檔案隨學(xué)生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導(dǎo)員負責(zé)管理，學(xué)院統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實施動態(tài)管理。但是管理隊伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內(nèi)容簡單化。目前的學(xué)生檔案在內(nèi)容上仍存在簡單化、公式化的現(xiàn)象。如學(xué)生承擔(dān)社會工作，參加科技創(chuàng)新、社會實踐、文體活動、社團活動、志愿服務(wù)等的情況不能充分體現(xiàn)在檔案中；學(xué)生誠信考試、按期還貸等誠信檔案內(nèi)容普遍沒有建立；學(xué)生心理健康檔案未納入到收集范圍。學(xué)生檔案內(nèi)容簡單，不同個體評價性表達模板化、籠統(tǒng)化，缺乏針對性描述，生動性差。
3.服務(wù)功能弱化
學(xué)生檔案的服務(wù)功能主要體現(xiàn)在四個方面：一是服務(wù)學(xué)生成材，二是服務(wù)教育教學(xué)，三是服務(wù)學(xué)生就業(yè)，四是服務(wù)用人單位。但是由于畢業(yè)生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時集中歸檔，致使用人單位來校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業(yè)生檔案看到的是中學(xué)階段的檔案材料。
三、解決畢業(yè)生檔案管理失范的路徑探析
1.提高檔案意識，理順檔案管理機制
27號令把領(lǐng)導(dǎo)體制提升到“總則”中，首次規(guī)定了高校內(nèi)部檔案工作由高校校長領(lǐng)導(dǎo)，并明確了其主要職責(zé)，進一步確立了學(xué)生檔案的價值和保存任務(wù)，明確了學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)及工作人員在學(xué)生檔案管理過程中的職責(zé)。各高校應(yīng)深入開展學(xué)習(xí)貫徹教育部27號令的活動，提高從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、基層工作者到全體學(xué)生的檔案意識，建立高校檔案工作體系。畢業(yè)生檔案管理多元化的問題，是在市場經(jīng)濟條件下，多種所有制經(jīng)濟并存及單位與職工雙向選擇的現(xiàn)實決定的。27號令從根本上解決了教育行政部門與檔案業(yè)務(wù)主管部門在高校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)體制和職責(zé)上的不明確，進一步強化了省級及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責(zé)任和檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督義務(wù)。通過加強對畢業(yè)生檔案管理的監(jiān)督和對托管畢業(yè)生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機構(gòu)的畢業(yè)生檔案得到動態(tài)更新，減少“棄檔”現(xiàn)象，為畢業(yè)生進一步就業(yè)打下基礎(chǔ)。
2.加強制度建設(shè)，引入檔案管理質(zhì)量體系
高校應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合學(xué)校工作實際，制定有關(guān)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性文件，包括《高等學(xué)校學(xué)生檔案收集制度》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容與范圍》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案查閱借閱制度》等，對新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業(yè)生檔案整理、轉(zhuǎn)遞等不同時段的工作明確工作要求，制定具體、詳細、切實可行的管理辦法。為了保證畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)引入ISO9000質(zhì)量管理體系。利用其先進的質(zhì)量管理理念，豐富和完善檔案質(zhì)量管理理論，規(guī)范檔案管理，促進檔案質(zhì)量的提高。另外，通過采用PDCA方法對檔案管理過程進行質(zhì)量控制，對體系中的檔案過程控制進行優(yōu)化，從而改革高校傳統(tǒng)檔案質(zhì)量管理的觀念與模式，構(gòu)建適應(yīng)當(dāng)前需要的檔案質(zhì)量管理體系，完善并規(guī)范檔案管理流程，不斷提高高校學(xué)生檔案質(zhì)量。
3.完善管理模式，提高檔案工作隊伍素質(zhì)
高校應(yīng)結(jié)合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責(zé)任制，規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)的整個程序，確立本校檔案管理模式。對于招生規(guī)模較小的學(xué)校，可以實行檔案集中管理，但必須委派經(jīng)驗豐富、責(zé)任心強、素質(zhì)過硬的專業(yè)人員進行管理。對于招生規(guī)模較大的學(xué)校，可以由學(xué)校統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓(xùn)學(xué)生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊伍的綜合素質(zhì)的問題上，要吸引人才，留住人才。加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，主動學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識，掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)、電子政務(wù)及辦公自動化、信息開發(fā)和數(shù)字檔案館建設(shè)等現(xiàn)代化管理知識，全面提高綜合素質(zhì)。要轉(zhuǎn)變管理理念，澄清畢業(yè)生檔案的重要性及其服務(wù)于學(xué)生成長發(fā)展、服務(wù)于教育培養(yǎng)、服務(wù)于就業(yè)單位的意識。
4.重視檔案信息化建設(shè)，提升畢業(yè)生檔案后續(xù)服務(wù)功能
引言
檔案管理不僅能夠起到保護檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進而使檔案存在價值得到發(fā)揮。檔案管理工作中需要進行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業(yè)創(chuàng)造更多利潤和財富，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的源動力，畢業(yè)生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業(yè)生人數(shù)越來越多，畢業(yè)生檔案數(shù)量和信息量越來越大，高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨挑戰(zhàn)。當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作現(xiàn)狀并不理想，各方面都有待完善。
一、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)送工作的意義
高校畢業(yè)生檔案屬于既要文件，記錄了學(xué)生主要經(jīng)歷、政治面貌、社會關(guān)系、學(xué)歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業(yè)生社會活動的重要依據(jù)。畢業(yè)生檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，由學(xué)校交轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)管理，若無就業(yè)單位則由學(xué)校免費保存兩年。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞需要按照《就業(yè)協(xié)議書》簽發(fā)《報到證》，完成轉(zhuǎn)遞檔案[1]。若就業(yè)單位是國有企業(yè)或企業(yè)事業(yè)單位那么檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位。如果是非公有企業(yè)，那么檔案轉(zhuǎn)遞到人才交流機構(gòu)。若離校未就業(yè)，則轉(zhuǎn)遞到戶籍所在地。對于高校畢業(yè)生來說不論考研、出國、就業(yè)都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關(guān)證明。對于企業(yè)來說，通過畢業(yè)生檔案，用人單位可以對學(xué)生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據(jù)。可見做好高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重要性和必要性。
二、當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題
（一）缺乏對高校畢業(yè)檔案特殊性的重視
高校畢業(yè)生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉(zhuǎn)速度快、流動性強等特點，管理復(fù)雜性要遠遠大于傳統(tǒng)檔案。通常情況下畢業(yè)生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業(yè)生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當(dāng)前我國在高校畢業(yè)生檔案管理方面并沒有正確認識到畢業(yè)生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業(yè)生檔案完整性。
（二）不規(guī)范
雖然我國已了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)定，當(dāng)前我國在高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業(yè)檔案管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，并不具備專業(yè)檔案管理技能和知識，這嚴(yán)重影響了檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作效率和質(zhì)量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學(xué)生檔案的遺失、損壞。
（三）管理方式落后
隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業(yè)生數(shù)量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作復(fù)雜性也隨之提高。但當(dāng)前大多機構(gòu)在高校畢業(yè)生管理中仍停留在老模式、老思路當(dāng)中。當(dāng)前不僅學(xué)生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術(shù)的運用[3]。傳統(tǒng)人工管理模式已無法適應(yīng)新形勢下日益復(fù)雜的檔案管理工作需求，傳統(tǒng)人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現(xiàn)紕漏。
三、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作改進思路
（一）正確認識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作
想要提高我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，就必須正確認識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的特殊性，提高對畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重視，積極改革畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作，為其開展創(chuàng)造有利條件，加大投資力度強化對信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化管理工作模式，從而實現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。
（二）健全管理制度
高校畢業(yè)生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關(guān)系。想要提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作水平，就是建立起科學(xué)、合理、規(guī)范，符合畢業(yè)生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責(zé)任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展提供依據(jù)，更能夠有效協(xié)調(diào)各相關(guān)部門工作，使畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有條不紊的開展。
（三）提高管理工作人員綜合素質(zhì)
檔案管理人員是畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展的核心力量和前提基礎(chǔ)。如果管理人員自身不具備過硬的專業(yè)知識，便很難保證工作的順利開展。提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，必須要從工作人員抓起，工作人員素質(zhì)直接決定管理效果和管理有效性。所以必須要先提高工作人員自身素質(zhì)，通過多種學(xué)習(xí)方式，使其熟練掌握畢業(yè)生檔案管理技能和知識，保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的有效落實。
關(guān)鍵詞:高等學(xué)校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎(chǔ)修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn),充分體現(xiàn)國家對高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點變化
1.擴大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象
21世紀(jì)的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,除普通高校外,成人高等學(xué)校、高職高專學(xué)校和民辦學(xué)校也不斷得到發(fā)展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學(xué)校已經(jīng)不能適應(yīng)高等教育的發(fā)展現(xiàn)狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學(xué)校,有利于促進所有高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展。
新《管理辦法》明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校”,特別把成人高等學(xué)校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規(guī)范成人高校的管理。根據(jù)新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本學(xué)校的檔案工作管理辦法,這為提升學(xué)校的管理能級、規(guī)范檔案管理工作和促進學(xué)校更加科學(xué)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。
2.明確了高校檔案的管理體制和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的機制
新《管理辦法》規(guī)范了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制,規(guī)定“國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職責(zé),明確了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)體制層次清晰、責(zé)任明確,操作性強,有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)性工作,又是一項服務(wù)性工作。要做好這項工作,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學(xué)校校長是高校檔案工作的第一責(zé)任人,強化了學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)在高校檔案工作中的責(zé)任,《管理辦法》還規(guī)定“遇有特殊情況,應(yīng)當(dāng)立即向校長報告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現(xiàn)狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把檔案工作作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓。
3.規(guī)范了檔案管理制度和檔案人員的職責(zé)
新《管理辦法》重新劃分了適應(yīng)于學(xué)校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學(xué)校檔案工作朝著規(guī)范化的目標(biāo)發(fā)展,使學(xué)校檔案的歸檔內(nèi)容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學(xué)校“應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設(shè);“高等學(xué)校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學(xué)校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,對文件材料系統(tǒng)整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內(nèi)目錄,交本部門負責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校檔案機構(gòu)移交”,規(guī)定了各部門負責(zé)檔案工作人員的具體職責(zé),保證學(xué)校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學(xué)生類”檔案管理內(nèi)容
高等學(xué)校的主體是教師和學(xué)生,原《管理辦法》片面強調(diào)了學(xué)校管理、教師和教學(xué),而忽視了學(xué)生和學(xué)習(xí)。教育以學(xué)生為本,學(xué)生以學(xué)習(xí)為本,新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學(xué)生類”檔案的保管內(nèi)容,具體內(nèi)容“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業(yè)生登記表等”。學(xué)生類檔案要求從學(xué)生入校開始到學(xué)生畢業(yè)結(jié)束,檔案中的記錄要伴隨學(xué)生在校學(xué)習(xí)的整個過程。把學(xué)生類檔案正式寫進檔案管理辦法中,把學(xué)生、學(xué)校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學(xué)生管理檔案在學(xué)校檔案工作中的重要性,體現(xiàn)了學(xué)校對學(xué)生的人性化管理。
5.從經(jīng)費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設(shè)
隨著社會信息化的發(fā)展,數(shù)字校園的建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)勢在必行,新《管理辦法》明確規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費,為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行”。
新《管理辦法》在檔案機構(gòu)的管理職責(zé)上明確規(guī)定:“組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作。”提出了高等學(xué)校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時展的要求。在檔案的利用方面規(guī)定:“應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等,為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件”。
6.從職務(wù)聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關(guān)懷
新《管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員,實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制,享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。”這個規(guī)定可以從根本上改變目前成人高等學(xué)校檔案機構(gòu)工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學(xué)歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發(fā)展的局面,為成人高校檔案工作發(fā)展的人才需要奠定了基礎(chǔ)。
對長期接觸有毒害物質(zhì)的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質(zhì)的高校檔案工作人員建立職業(yè)保障和依法取得補助得到了落實,體現(xiàn)了以人為本的檔案科學(xué)發(fā)展觀以及對高校檔案工作者的人文關(guān)懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規(guī)定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。
1.改變檔案管理模式,適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要
在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展,知識經(jīng)濟和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學(xué)校建設(shè)開始出現(xiàn)新的局面,使原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠遠不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢的需要,檔案工作重點應(yīng)由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主,提高檔案的利用,擴大服務(wù)功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發(fā)利用,不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域,才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設(shè),提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
要實現(xiàn)成人高校檔案的科學(xué)化管理,關(guān)鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業(yè)心、責(zé)任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時,要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機會、更新檔案專業(yè)知識,通過系統(tǒng)學(xué)習(xí),使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發(fā)展與改革工作的需要。
3.大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現(xiàn)代化的新途徑
隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復(fù)雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構(gòu)提出了新要求,必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實現(xiàn)對成人高校檔案的管理,實現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。針對網(wǎng)絡(luò)和計算機的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務(wù)管理軟件,從錄取新生開始,將學(xué)生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數(shù)據(jù)庫,將在讀學(xué)生的學(xué)籍信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)以便于檢索,將學(xué)生在校期間的學(xué)科、專業(yè)、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質(zhì)文本和電子檔案雙備份,減少紙質(zhì)檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統(tǒng)的使用、維護和安全工作。
總之,成人高校的檔案是衡量學(xué)校教育管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一,也是學(xué)校開展教育教學(xué)、科研的重要信息來源與決策的依據(jù)。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規(guī),不斷加強檔案管理意識,加強檔案的開發(fā)和利用,實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,充分發(fā)揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業(yè)的發(fā)展和促進學(xué)校各項工作做好服務(wù)和保障工作。
參考文獻:
[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[j].紹興文理學(xué)院學(xué)報,2006,(12):136-137.
關(guān)鍵詞：高校檔案管理；重要性；內(nèi)容；措施
中圖分類號：G25 文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1005-5312（2011）27-0257-01
知識經(jīng)濟時代的到來，要求高校科技創(chuàng)新、體制創(chuàng)新、知識創(chuàng)新。知識經(jīng)濟社會必然是以知識為基礎(chǔ)，以高科技為支柱，以創(chuàng)造性的智力為依托，依靠知識和信息進行經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展， 尤其高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，當(dāng)今世界已經(jīng)進入了一個以創(chuàng)造和分配信息為基礎(chǔ)的信息時代，社會對信息的需求越來越廣泛，越來越迫切。這就要求高校檔案管理工作做出順應(yīng)時代的創(chuàng)新。
一、高校檔案管理的重要性
教學(xué)檔案利于基層教學(xué)改革、基層教學(xué)管理，院系教學(xué)檔案建立以后。從事教育者根據(jù)大量以往的教學(xué)材料總結(jié)出新經(jīng)驗，改進以往傳統(tǒng)教學(xué)當(dāng)中的一些欠缺。從而更為有針對性地對教學(xué)過程、教學(xué)方法進行改造，提高教育水平，高校檔案管理能夠促進教育管理。教學(xué)檔案中保存有大量教師教學(xué)方式方法和學(xué)生學(xué)習(xí)成績、德育水平記錄，教師通過對教學(xué)檔案中的歷史記錄分析，可以總結(jié)經(jīng)驗，改進教學(xué)方法，提高教學(xué)技能。學(xué)校教學(xué)檔案為教育管理者優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)，制定管理政策等提供了重要依據(jù)。教學(xué)檔案是學(xué)生學(xué)籍管理的一種形式，由于教學(xué)檔案是長期保存的。―個學(xué)生畢業(yè)若干年后其學(xué)籍可能會散失，而教學(xué)檔案中保存著學(xué)生學(xué)籍的一些基本情況。可以為畢業(yè)生單位或其本人提供畢業(yè)生在校期間的基本檔案。
二、高校檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容
首先是思路創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是檔案各方面工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)。同時，要有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源。而且，檔案館的管理工作重心要從對館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶。其次是管理創(chuàng)新。面對信息化浪潮的劇烈沖擊，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是刻不容緩、時不我待。檔案管理工作只有改變傳統(tǒng)的手工管理方法，創(chuàng)新管理模式。尋求新途徑，才能適應(yīng)知識經(jīng)濟時代，才能滿足社會發(fā)展對檔案信息的需求。檔案部門要緊緊抓住信息時代帶來的發(fā)展機會。更新館藏設(shè)施，改善辦公條件，改變管理模式，建立完善檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)豐富的館藏內(nèi)容，讓更多的人知道，使其發(fā)揮更多更大的作用。第三是服務(wù)創(chuàng)新。高校檔案管理工作是一項服務(wù)性很強的工作。它以為高校中心工作服務(wù)為目的。檔案開發(fā)利用工作向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化，向多種服務(wù)轉(zhuǎn)化，多結(jié)合高校教學(xué)和科研工作的需求。
三、高校檔案管理創(chuàng)新的措施
（一）加大宣傳力度，提高全員檔案信息意識
檔案信息對個體、群體而言都是非常重要的歷史信息資源。經(jīng)過多年的努力，高校檔案信息管理工作無論在軟件還是硬件都得到了改善和加強。因此，要積極宣傳檔案在為社會服務(wù)和經(jīng)濟建設(shè)中所發(fā)揮的作用，以生動鮮明的事例、豐富多彩的活動，利用各種媒介進行宣傳和指導(dǎo)，提高全員的檔案意識。
（二）建立科學(xué)的檔案管理體系
首先是檔案管理的制度化。要按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結(jié)合本校實際情況，制定《高校檔案管理辦法》實施細則，把《高校檔案管理辦法》真正貫徹執(zhí)行下去，是完善檔案管理制度體系、規(guī)范高校檔案管理工作的根本保證。其次是提高檔案管理人員的配置和業(yè)務(wù)水平。造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的復(fù)合型高素質(zhì)的檔案管理隊伍。對高校檔案工作的科學(xué)、快速發(fā)展至關(guān)重要。第三要有先進的檔案管理設(shè)備。先進的檔案管理設(shè)備是現(xiàn)代化管理手段的根本保證，現(xiàn)代化管理手段靠先進的設(shè)備得以實現(xiàn)和發(fā)展。
（三）適應(yīng)社會化服務(wù)的需要，逐步實現(xiàn)高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化
全面推進檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化建設(shè)，有利于實現(xiàn)檔案信息的資源共享。檔案人員要培養(yǎng)提高信息處理的能力，充分掌握信息學(xué)的有關(guān)基礎(chǔ)知識和方法，掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，學(xué)會用計算機處理檔案信息，從計算機數(shù)據(jù)庫中貯存檢索檔案信息，并能夠利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息的應(yīng)用和開發(fā)。數(shù)字檔案館是通過建立網(wǎng)絡(luò)支持平臺、信息服務(wù)平臺、業(yè)務(wù)管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動化、服務(wù)在線化。
四、總結(jié)
隨著社會的發(fā)展進步，在檔案事業(yè)發(fā)展的進程中出現(xiàn)了許多新情況、新問題。要使高校檔案齊全完整、準(zhǔn)確率高，并能使之在學(xué)校今后的各項事業(yè)中產(chǎn)生最好的效果，要求檔案工作者具備創(chuàng)新精神，有敏銳的觀察力，對各類檔案實行超前管理和加強檔案立卷的超前指導(dǎo)，使檔案管理工作更具特色。
關(guān)鍵詞:獨立學(xué)院;學(xué)生檔案;管理;對策
doi:10．3969/j．issn．1006－8554．2016．02．094
0引言
獨立學(xué)院是近10年來我國高等教育辦學(xué)體制改革創(chuàng)新的重要成果，為發(fā)展民辦高等教育事業(yè)、促進高等教育大眾化做出了積極貢獻。在新模式、新機制下，學(xué)院內(nèi)部各項工作全面、有序地進行，但是因?qū)W院的民辦性質(zhì)，經(jīng)費投入不足，管理不到位等原因，對學(xué)生檔案工作重視程度不夠。學(xué)生檔案是學(xué)生個人參加考研、出國、入伍晉升、轉(zhuǎn)正定級、申報職稱，甚至辦理養(yǎng)老保險必需提供的證明材料，在一定程度上也客觀體現(xiàn)了學(xué)院管理水平和管理體制的健全性，同時，也為用人單位選拔人才提供可靠的參考依據(jù)。因此，正確認識并解決獨立學(xué)院學(xué)生檔案管理方面存在的突出問題，做好學(xué)生檔案管理工作，有效地發(fā)揮學(xué)生檔案的重要作用，對獨立學(xué)院教育教學(xué)改革與發(fā)展，促進學(xué)生就業(yè)工作的開展尤為重要。
1獨立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作面臨的主要問題
1.1管理不到位，制度缺失
獨立學(xué)院建立的時間普遍不長，相應(yīng)的關(guān)于學(xué)生檔案的規(guī)章制度尚未完善，造成檔案在歸口、組建和移交的時候產(chǎn)生遺漏和錯誤。現(xiàn)行的轉(zhuǎn)遞新生入學(xué)前檔案主要有兩種渠道，一是由各省招辦歸口郵寄到錄入學(xué)校，這種方式傳遞的檔案經(jīng)合格檢查不易丟失;另一種情況是入學(xué)前檔案沒有經(jīng)過省招辦，而是學(xué)生自己帶到學(xué)校來，直接交給輔導(dǎo)員老師，這種方式容易造成移交過程中的遺失和一些不合格檔案乘虛而入。再就是一些獨立學(xué)院為了爭取多錄取學(xué)生，對學(xué)生有無入學(xué)前的檔案沒有嚴(yán)格審查，這樣使得新生建檔時就有部分學(xué)生的檔案出現(xiàn)了不完整。按照要求，在校期間學(xué)生的各種獎勵與處分等材料應(yīng)裝入檔案，但由于民辦性質(zhì)高校管理人員變動頻繁，使應(yīng)裝檔的原始資料丟失，造成檔案錯裝漏裝材料;組建畢業(yè)檔案的時候，資料來源于不同部門，如成績單和學(xué)位證明由教務(wù)處負責(zé)，畢業(yè)生登記表和實習(xí)鑒定表由就業(yè)辦負責(zé)，體能測試表由體育部門負責(zé)，學(xué)生獎勵處分由學(xué)生處負責(zé)等，涉及部門多，范圍廣，每年都會因為部門之間協(xié)調(diào)的原因造成檔案積壓，給檔案管理部門造成壓力。
1.2學(xué)生檔案意識淡薄，加大學(xué)校管理難度
筆者在從事獨立學(xué)院檔案工作中，體會到學(xué)生的檔案意識較淡薄，如在新生入學(xué)初期，自行攜帶檔案時私自拆封甚至導(dǎo)致遺失，最終影響了檔案內(nèi)容的真實性和完整性;學(xué)生在校期間由于缺乏檔案專業(yè)知識的教育，畢業(yè)時不知道個人檔案里包括哪些內(nèi)容、有哪些作用、存放在哪里，如何辦理等。特別是因畢業(yè)生檔案通過機要方式轉(zhuǎn)遞，規(guī)定查詢期限為畢業(yè)后一年，如畢業(yè)生一年內(nèi)沒有到自己的檔案所在地進行查詢確認，超過期限將無法查詢檔案去向，造成檔案遺失。在筆者工作中常會有已畢業(yè)多年的學(xué)生電話詢問自己的檔案現(xiàn)在何處。加之就業(yè)的企業(yè)從經(jīng)濟利潤考慮，聘用人員但不接收檔案，造成事實上的“棄檔”，人檔分離的現(xiàn)象逐年增多。因此，由于畢業(yè)生自身檔案意識的缺失，不知道企事業(yè)單位職位招聘、公務(wù)員選拔、考研等都要審查檔案，也不知道辦理社保、職稱評定等也需要人事檔案，更不知道“棄檔”行為的后果，給自身利益帶來難以估量的損失。
1.3檔案沒有體現(xiàn)獨立學(xué)院學(xué)生優(yōu)勢，不利于就業(yè)
獨立學(xué)院培養(yǎng)的學(xué)生大多是面向基層、面向生產(chǎn)一線的應(yīng)用型人才，這類學(xué)生具有一定的理論基礎(chǔ)，但更具有較強的動手能力和社會活動能力。而傳統(tǒng)的畢業(yè)生人事檔案只包括成績單、報到證、體能測試表、畢業(yè)生登記表、實習(xí)鑒定表、畢業(yè)生就業(yè)推薦表、學(xué)位授予決定等材料，內(nèi)容重政治表現(xiàn)，思想品德，但反映畢業(yè)生個人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料較少，且內(nèi)容大同小異，要么公式化，要么簡單一律“同意”“情況屬實”等，沒有突出應(yīng)用型人才的特點，沒有真實反映學(xué)生在校期間的全貌和個性發(fā)展特征，已嚴(yán)重影響?yīng)毩W(xué)院學(xué)生檔案應(yīng)有的作用，影響了用人單位對學(xué)生檔案的重視程度。
1.4缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，經(jīng)費投入不足
獨立學(xué)院作為民辦高校，在發(fā)展的過程中，重視生源、重視教學(xué)質(zhì)量，卻常忽視檔案工作建設(shè)，對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入普遍不足，館舍設(shè)施建設(shè)不夠;防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施缺乏;電腦、檔案箱、密集式檔案柜等現(xiàn)代化管理專用設(shè)備配置不到位，缺乏現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備，畢業(yè)生檔案管理工作得不到保障。
2強化獨立學(xué)院畢業(yè)生檔案管理工作的幾點方案
2.1建立規(guī)范的學(xué)生檔案管理制度，實現(xiàn)科學(xué)化管理
獨立學(xué)院學(xué)生檔案從建檔、歸檔到畢業(yè)后轉(zhuǎn)遞，涉及的部門多，工作量大，而獨立學(xué)院從事學(xué)生檔案工作的人員少，流動性大，因此，應(yīng)參照《檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)學(xué)生檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點、作用、目的，建立健全收集整理、檢查核對、鑒別、歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事，使檔案管理工作實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，有了相應(yīng)的法規(guī)和制度，才能保證學(xué)生檔案工作走向持續(xù)發(fā)展的軌道。
2.2加強檔案知識教育，提高學(xué)生檔案意識
應(yīng)加強對學(xué)生檔案知識的宣傳教育，針對剛?cè)雽W(xué)新生和畢業(yè)生開展專門的檔案知識專題講座，讓新生了解認識學(xué)籍檔案的組成，讓新生知道檔案將記錄學(xué)生在校期間的個人經(jīng)歷，包括的具體組成內(nèi)容，特別強調(diào)在校期間獎懲記錄都將歸入檔案伴隨終身，這樣更能激勵學(xué)生向積極方面發(fā)展，多拿獎、少受罰。針對畢業(yè)生開展的專題講座則著重讓他們了解國家有關(guān)畢業(yè)生檔案管理的政策，知道“學(xué)生檔案”怎樣轉(zhuǎn)為“人事檔案”，如何辦理，如何轉(zhuǎn)遞和存放，樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，明確檔案的價值和意義所在，提高檔案意識。同時，開設(shè)全校性的檔案課程，提高學(xué)生學(xué)習(xí)檔案常識的興趣，普及檔案知識，并在新生入學(xué)發(fā)放的《學(xué)生手冊》中加入學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容，結(jié)合檔案知識專題講座和選修課程，三管齊下，從根本上讓學(xué)生重視自己的檔案。
2.3豐富檔案內(nèi)容，使學(xué)生檔案突出特色
從目前高校學(xué)生檔案來看，能反映學(xué)生在校表現(xiàn)的組織能力、實踐能力、思想素養(yǎng)、管理能力等比較有價值的檔案材料非常少，組建學(xué)生檔案工作應(yīng)緊密結(jié)合新世紀(jì)人才培養(yǎng)模式和用人單位的需求，與時俱進，擴大歸檔的范圍，構(gòu)建特色性的學(xué)生檔案。獨立學(xué)院培養(yǎng)的是應(yīng)用型人才，應(yīng)將職業(yè)技能證書、省級以上競賽獲獎證書、頂崗實習(xí)單位評價書、參加的社團組織證明、勤工助學(xué)材料，以及能體現(xiàn)本人誠信守信和心里健康狀況的大學(xué)生心理測試成績、反映學(xué)生貸款信用狀況的助學(xué)貸款還款情況和在校期間通過自學(xué)獲得的本科學(xué)歷證書等材料都歸入學(xué)生檔案，從而豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容，立體地、全面地反映出學(xué)生的發(fā)展情況，突出獨立學(xué)院學(xué)生應(yīng)用型人才的特點，使學(xué)生檔案能真正成為用人單位選拔人才、使用人才的可靠依據(jù)，也為獨立學(xué)院學(xué)生在激烈的就業(yè)競爭中拓寬就業(yè)渠道。
2.4加大資金投入，加快檔案管理設(shè)施建設(shè)
學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要有一定的宏觀指導(dǎo)思想，提高對檔案管理工作的重視，本著“對學(xué)院負責(zé)、為學(xué)生著想”的原則，充分認識到學(xué)生檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性。學(xué)院應(yīng)把檔案管理工作納入到單位整體的工作計劃中來，將學(xué)生檔案組建工作納入到各職能部門年度考核和就業(yè)工作評比項目中。獨立學(xué)院經(jīng)費有限，可以教育工作評估和民辦高校年檢等工作為契機，投入一定的人力、物力和財力支持檔案事業(yè)的發(fā)展，配合檔案管理的需要，解決實際問題，為開展學(xué)生檔案管理工作提供有力的保障。
3結(jié)語
在就業(yè)形勢十分激烈的大環(huán)境下，做好獨立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作，具有極為重要的意義與作用，學(xué)院必須認真解決當(dāng)前學(xué)生檔案管理存在的突出問題，逐漸完善學(xué)生檔案管理體系，逐步推動學(xué)生檔案管理工作走向精細化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
參考文獻:
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【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)生檔案;管理;對策
檔案是一種具有特殊價值的信息資源，是最原始、最權(quán)威的信息，在國家經(jīng)濟社會發(fā)展中具有不可替代的作用。高校學(xué)生檔案是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，這項工作直接關(guān)系到廣大高校畢業(yè)生的切身利益和用人單位檔案體系建設(shè)的質(zhì)量和效率，關(guān)系到我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。而以計算機技術(shù)為典型代表的現(xiàn)代信息化技術(shù)快速發(fā)展，極大地改變了我們的思想觀念，工作、學(xué)習(xí)都離不開計算機軟件的實際應(yīng)用。目前各類高校的教學(xué)與管理都發(fā)生了重大的變化，需要用各種信息手段來改造現(xiàn)有的軟件信息，從而提高工作效率。高校學(xué)生檔案管理尤其是畢業(yè)生檔案管理的信息化建設(shè)在傳統(tǒng)的手工操作方式存在大量不可預(yù)知性等問題之下就顯得尤為迫切。 然而信息化建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，它是一項長期、艱巨的任務(wù)。本文以山西農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理的特點入手，綜合分析高校學(xué)生檔案管理過程中存在的顯著問題，進而對高校學(xué)生檔案管理提出合理化建議，為高校學(xué)生檔案管理體系建設(shè)提供規(guī)范化建議和參考。
一、高校學(xué)生檔案管理的特點
高校學(xué)生數(shù)量大，檔案變動、更新、維護都對高校檔案管理工作提出巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等有了新論述，對高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高標(biāo)準(zhǔn)，充分體現(xiàn)了國家對高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案管理工作在高校中的地位，為高校檔案管理工作規(guī)范和發(fā)展提供了制度保障。新《管理辦法》規(guī)定高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
具體來看，高校學(xué)生檔案管理工作具有以下特點：
1.工作量大
隨著每年學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)，檔案數(shù)據(jù)都會發(fā)生變動，錄入、遷出、就業(yè)、繼續(xù)深造等情況的變化促使檔案變化頻繁，呈現(xiàn)數(shù)量大、跨界調(diào)度等特點，加上檔案的維護、保存都需消耗大量人力物力。
2.檔案變動頻繁
學(xué)生檔案變動頻繁是高校學(xué)生檔案管理的有一個顯著特點。每年校內(nèi)學(xué)生的學(xué)籍異動、專業(yè)變更，校際間學(xué)生的升學(xué)，校企間學(xué)生的就業(yè)都會伴隨檔案的遷移發(fā)送，這些工作的具體實施過程中，容不得一絲疏忽。
3.涉及部門及檔案種類繁多
高校教學(xué)檔案種類繁多，來自高校內(nèi)部各教學(xué)管理部門的文件材料，教師教學(xué)材料、學(xué)術(shù)論文，學(xué)生考試材料、畢業(yè)設(shè)計或論文等許多方面。檔案內(nèi)容具有多學(xué)科性，且學(xué)科與學(xué)科之間也存在著交叉;檔案管理層級較多，各層級下又分屬不同的管理部門，導(dǎo)致教學(xué)檔案整體上又呈現(xiàn)出很強的復(fù)雜性。以我校為例，除了紙張等傳統(tǒng)檔案形式，日益增多的圖文材料、課件、電子光盤、視頻資料、各種證書等導(dǎo)致教學(xué)檔案的數(shù)量和類型不斷擴張，加大了高校教學(xué)檔案的管理難度。
4.檔案管理的信息化
當(dāng)前，高校檔案管理中最顯著的特點就是管理的信息化。我校從2009年就對學(xué)生檔案相關(guān)資料進行了信息化處理，自行開發(fā)并應(yīng)用了學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，同時，網(wǎng)絡(luò)中的一些先進技術(shù)比如城市云等都可以運用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。
二、高校學(xué)生檔案管理存在的問題
1.檔案管理技術(shù)落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校臨時人員調(diào)動，檔案的管理技術(shù)水平較為落后。檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。尤其是對于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.安全性有待提高
學(xué)生畢業(yè)時大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。此外，缺乏對電子檔案管理的風(fēng)險評估體系。高校的電子檔案管理除了應(yīng)該有安全軟件防護，還應(yīng)該建立相應(yīng)的風(fēng)險評估體系，預(yù)知檔案管理中將會出現(xiàn)的風(fēng)險，減少安全漏洞，并且做出應(yīng)對風(fēng)險的多個應(yīng)急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風(fēng)險評估體制，無形中增加了檔案管理的風(fēng)險。
3.硬件設(shè)施不足
隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中也得到廣泛的應(yīng)用，但是大多數(shù)學(xué)校還是運用落后的方式來管理學(xué)校檔案，如手工收集，卻很少有學(xué)校運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理學(xué)校檔案。同時，檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學(xué)校檔案管理人員的工作效率也會大幅度降低。
學(xué)校檔案真實地記錄一個學(xué)校的各方面的發(fā)展足跡，但是現(xiàn)在許多學(xué)校沒有按照標(biāo)準(zhǔn)去建造檔案室，各種檔案設(shè)施陳舊老化，檔案室的管理條件比較差，對檔案的保管使用效果造成嚴(yán)重影響。部分檔案存放室由于不通風(fēng)、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時保管檔案的設(shè)備參差不齊，難以滿足新時期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。
三、高校學(xué)生檔案管理工作建議
針對大學(xué)生檔案管理工作存在的一些缺失，國家應(yīng)當(dāng)硬性通知并通過財政補貼要求各高校建立專門的大學(xué)生檔案管理中心，專門負責(zé)學(xué)生檔案的存儲、查詢、接收和調(diào)離工作。并且通過競聘等形式錄取具有數(shù)字化圖書管理經(jīng)驗的人員將大學(xué)生檔案管理工作數(shù)字化。建立學(xué)生電子檔案，記錄學(xué)生檔案中包含的全部材料清單及電子影印文件，方面檔案的電子查詢。引進新的大學(xué)生檔案存放制度，例如采用數(shù)字化方法，將大學(xué)生檔案全部寄回原籍，采用數(shù)字化方法記錄檔案的全部內(nèi)容，相關(guān)單位需要用到大學(xué)生檔案時采用電子傳送的方式取代傳統(tǒng)的郵寄方式，提高檔案的存放安全性及檔案調(diào)取查閱的效率。
1.改變檔案管理模式，適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要
在當(dāng)前科技迅猛發(fā)展，知識經(jīng)濟和信息化浪潮日益臨近的背景下，高校建設(shè)出現(xiàn)新局面，原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠不能滿足教育發(fā)展的需要。隨高校教育改革和發(fā)展形勢的需要，檔案工作重點應(yīng)從以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主，提高檔案的利用，擴大服務(wù)功能，高校學(xué)生檔案工作是學(xué)生教育的信息資源，只有重視開發(fā)利用，不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域，才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
若要實現(xiàn)高校學(xué)生檔案的科學(xué)化管理，關(guān)鍵是要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使其熱愛檔案管理工作，有強烈的事業(yè)心、責(zé)任心和良好的職業(yè)修為。同時要加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷為其提供接受繼續(xù)教育和提升職稱的機會，更新專業(yè)知識，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)，使其在專業(yè)的深度和廣度上有較大提高，在管理實踐中具有信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能積極開展檔案利用工作，為高校的發(fā)展和評估提供材料資源。只有這樣才能滿足新形勢下高校教育發(fā)展和改革創(chuàng)新工作的需要。
3.加強電子檔案存儲設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性
加強電子檔案存儲設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性，首先保障存儲設(shè)備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設(shè)備維護;定期對存儲文件更新備份;通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。要不斷改進現(xiàn)代化管理手段，努力提升檔案的安全保護水平。
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［關(guān)鍵詞］ 高職院校； 學(xué)籍檔案管理
近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔(dān)負著培養(yǎng)社會主義經(jīng)濟建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實操型的高級專門人才的任務(wù)。要實現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因為學(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度
在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對學(xué)籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實加強對學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證。科學(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 “學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、 “學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。
2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務(wù)
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個學(xué)籍管理平臺，將新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點，隨時檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
3. 加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)
加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護學(xué)籍檔案的真實面貌；其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，熟練使用計算機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時俱進，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，在理論上和實踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊伍的相對穩(wěn)定，關(guān)心和激勵學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。
總之，高職院校學(xué)籍檔案管理工作是一項涉及學(xué)生個人、高校、社會機構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，學(xué)生就業(yè)、提干、晉級、考評、學(xué)歷認證等都離不開學(xué)籍檔案，只有充分運用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展和社會發(fā)展的需要。
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人才市場是社會主義市場經(jīng)濟體制下一個重要的要素市場,是人事部門服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)的窗口和前沿陣地,人才市場的發(fā)展水平直接影響到人事人才服務(wù)水平。隨著我縣經(jīng)濟社會的快速發(fā)展,人才資源的作用將日益凸現(xiàn),人才配置的市場化趨勢也將日益突出,加快人才市場建設(shè),進一步發(fā)揮市場在人才資源配置中的基礎(chǔ)性作用,不僅十分必要，而且非常迫切。
一、___人才市場發(fā)展現(xiàn)狀
___人才市場成立于年，經(jīng)過10多年的發(fā)展，已經(jīng)初步建立起設(shè)施比較完善，功能比較齊全的市場體系。我們制定了《___縣人才市場章程》、《___縣人才市場管理辦法》、《___縣開展人事工作實施意見》等一系列政策法規(guī);開展了人才招聘、人才培養(yǎng)、人事考試、人事、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)等多項服務(wù);建立了人才信息庫和擁有15000多冊檔案的標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，開通了___人事人才網(wǎng)站。人才市場的成立和發(fā)展，促進了___人才資源的優(yōu)化配置，帶動了人才競爭和人才資源的開發(fā)。但從總體上看，___人才市場機制還不健全，市場作用發(fā)揮不夠，人才的市場化配置程度不高，依附行政比重較大，市場化業(yè)務(wù)比重較小,整體服務(wù)及信息化水平不高，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，人才交流場所建設(shè)不到位。這些與我縣的經(jīng)濟社會發(fā)展不相適應(yīng)。
二、人才市場建設(shè)的總體設(shè)想
按照建立和完善機制健全、運行規(guī)范、服務(wù)周到、指導(dǎo)監(jiān)督有力的人才市場體系的總體要求，全面推進人才市場建設(shè)，進一步提高人才資源配置的市場化水平，使人才市場建設(shè)與全縣經(jīng)濟社會發(fā)展相適應(yīng)。基本思路是：通過完善政策法規(guī)，營造公平透明、競爭有序、規(guī)范運作、恪守誠信的市場環(huán)境；通過建立行業(yè)分市場和鄉(xiāng)鎮(zhèn)人才服務(wù)站，完善人才市場服務(wù)體系；通過加強信息化建設(shè)，帶動市場功能的提升；通過強化硬件建設(shè)和從業(yè)人員隊伍建設(shè)，提高人才市場服務(wù)能力和經(jīng)營管理水平。
三、加快人才市場建設(shè)的主要措施
1、完善人才市場政策法規(guī)。制定完善人才流動、人才招聘、人才派遣、檔案管理、人事考試等政策規(guī)定，在完善原有政策基礎(chǔ)上，制定《加快人才市場建設(shè)指導(dǎo)意見》、《___縣事業(yè)單位公開招聘工作人員實施意見》、《___縣人才市場分市場管理辦法》等相關(guān)文件，切實維護用人單位和各類人才兩個市場主體的合法權(quán)益，營造公平競爭的市場環(huán)境。
2、健全人才市場服務(wù)體系。進一步明確教育、衛(wèi)生人才分市場的職責(zé)，發(fā)揮其服務(wù)本行業(yè)的優(yōu)勢；成立鄉(xiāng)鎮(zhèn)人才服務(wù)站，在試點的基礎(chǔ)上擴大服務(wù)網(wǎng)點建設(shè)，逐步形成以縣人才市場為核心，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人才服務(wù)站、行業(yè)分市場、人才中介機構(gòu)為網(wǎng)點的多層次、開放式的人才市場網(wǎng)絡(luò)體系。
3、加強地區(qū)、行業(yè)間的市場合作。促進人才市場與勞動力市場的貫通，形成信息互通、功能互補、競爭有序的人才大市場。
4、推進人才市場職能的轉(zhuǎn)變。積極發(fā)展人事人才公共服務(wù)，為用人單位和各類人才提供人事檔案管理、職稱評定、流動黨員管理、人才公共信息、公益性人才交流等項公共服務(wù)，滿足用人單位和各類人才的需求。
5、加快人才市場信息化建設(shè)。辦好___人事人才網(wǎng)站，開設(shè)網(wǎng)上人才市場，推進人才市場服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化；建立專業(yè)化的動態(tài)人才信息庫，重點建設(shè)企業(yè)經(jīng)營管理人才庫、高層次人才庫、高技能人才庫、各行業(yè)拔尖人才庫、在外工作的___籍專家信息庫;建立人才信息定期制度，及時反映人才市場供求變化情況，促進人才合理流動。
6、創(chuàng)新人才服務(wù)內(nèi)容和手段。在做好現(xiàn)有服務(wù)項目的同時，大力拓展具有市場前景的新型服務(wù)，完善人才招聘、人事、人才推薦、人才培訓(xùn)等傳統(tǒng)業(yè)務(wù)，開拓人才派遣、人才測評、人事考試等新興業(yè)務(wù);要勇于探索，不斷創(chuàng)新服務(wù)手段和服務(wù)方法，完善原有的“人才服務(wù)月”、“與企業(yè)結(jié)對聯(lián)絡(luò)”等項特色服務(wù)，積極探索更為貼近用人單位的新的服務(wù)方式。
7、做好畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)和市場服務(wù)工作。充分發(fā)揮人才市場的導(dǎo)向作用，引導(dǎo)畢業(yè)生選擇正確的就業(yè)期望值,鼓勵畢業(yè)生到民營經(jīng)濟組織、企業(yè)就業(yè)或自主創(chuàng)業(yè);積極為畢業(yè)生提供就業(yè)指導(dǎo)，認真組織畢業(yè)生參加事業(yè)單位招錄考試，改進考試辦法，提高考務(wù)水平;做好畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)工作，為其提供檔案管理、合同鑒證、工資核定、轉(zhuǎn)正定級等全方位服務(wù)。
8、積極發(fā)揮行業(yè)協(xié)會在人才服務(wù)中的作用。聯(lián)合勞動保障部門成立全縣人才勞務(wù)中介機構(gòu)行業(yè)協(xié)會，加強監(jiān)督指導(dǎo)，發(fā)揮其在行業(yè)自律、溝通協(xié)調(diào)等方面的作用。加強人才市場與其他行業(yè)協(xié)會的溝通與合作，發(fā)揮各類行業(yè)協(xié)會在行業(yè)人才技能培訓(xùn)、技術(shù)交流、信息收集以及消除行業(yè)無序競爭方面的積極作用，充實和完善人才市場的服務(wù)功能。
1.高校檔案資源建設(shè)存在的問題
1.1檔案種類不全，結(jié)構(gòu)不合理。
高校檔案資源類別豐富，內(nèi)容廣泛，涵蓋教學(xué)、科研、黨群、基建、行政、財會、設(shè)備、出版、產(chǎn)品、外事、聲像11大類。目前，由于高校檔案館建設(shè)相對滯后，檔案資源開發(fā)意識薄弱，部分高校檔案資源僅包括黨群、行政、教學(xué)、基建等最基本的類別，且現(xiàn)有類別的檔案資源開發(fā)不完善，檔案材料的系統(tǒng)性較差。除此之外，科研、聲像、外事等類別的檔案少之又少，有些高校的檔案中甚至沒有這方面的內(nèi)容。高校檔案資源中的11個大類，在高校的建設(shè)、教育、科研與管理中均有著不可或缺的作用，平衡好各類檔案在高校檔案資源中所占的比重，是確保高校檔案資源結(jié)構(gòu)合理性的重要基礎(chǔ)。目前，許多種類的檔案殘缺不全或根本未設(shè)立，檔案資源結(jié)構(gòu)的合理性更無從談起。
1.2檔案資源載體單一。
2008年，新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中要求把電子檔案接收進檔案館。目前許多高等院校尚未對電子檔案資源的開發(fā)利用問題加以重視，高校檔案資源仍普遍以紙質(zhì)資源為主，對聲像檔案、電子檔案等類型的檔案資源的開發(fā)力度明顯不足。
1.3檔案資源信息化發(fā)展滯后。
信息化時代下，強化信息化檔案資源的開發(fā)和利用，全面推進檔案資源管理工作的信息化發(fā)展，是順應(yīng)當(dāng)前高校檔案資源管理工作發(fā)展的必然選擇。國家檔案局早在2008年就已經(jīng)提出：“將把加強檔案整理和數(shù)字化工作，加強電子文件管理，作為今后各級檔案館室基礎(chǔ)工作的基本路徑。”在此背景下，強化信息化檔案資源的開發(fā)和利用，顯得極為重要。但目前，一些高校檔案管理部門并未將利用率高并需永久保存的檔案資源進行信息化處理，導(dǎo)致一些紙質(zhì)資源因年代久遠而字跡模糊，影響了其價值的發(fā)揮。此外，一些高校檔案館在檔案整理工作中，仍然采取手工組卷和實地查詢的方式，難以滿足信息化時代下高校檔案資源建設(shè)工作的要求。
2.高校檔案資源建設(shè)優(yōu)化對策
為解決好上述問題，筆者認為應(yīng)采取以下幾項措施，使高校檔案資源建設(shè)工作更具科學(xué)性、規(guī)范性和有效性。
2.1提升檔案資源建設(shè)意識。
樹立檔案資源建設(shè)意識，是促進高校檔案資源建設(shè)工作不斷完善的重要基礎(chǔ)。對此，應(yīng)通過各種途徑增強高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負責(zé)人、檔案員等相關(guān)人員的檔案意識，使其正確認識檔案資源的價值及檔案資源開發(fā)建設(shè)工作的重要性。首先，高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織全校檔案工作人員間開展《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)文件的學(xué)習(xí)活動，并通過校報、海報、手抄報等形式，提升檔案工作人員的檔案資源開發(fā)意識，增強檔案管理、檔案開發(fā)工作的責(zé)任心和使命感。此外，高校檔案館負責(zé)人應(yīng)結(jié)合高校發(fā)展前景、現(xiàn)有條件及其對檔案資源的需求情況，科學(xué)規(guī)劃高校檔案管理工作的年度計劃和中長期計劃，將檔案資源建設(shè)作為一項重要的戰(zhàn)略工作來抓。
2.2強化對檔案資源建設(shè)工作的監(jiān)督指導(dǎo)。
高校檔案資源的建設(shè)開發(fā)，離不開全校各個文書、職能部門的配合與幫助。為了確保高校各部門的檔案資源開發(fā)行為符合現(xiàn)代高校檔案管理工作要求，高校檔案館應(yīng)主動發(fā)揮自身指導(dǎo)與監(jiān)督職能，對學(xué)校其他部門的檔案資源開發(fā)工作進行專業(yè)指導(dǎo)。此外，為了激勵高校全體教職工積極配合，支持檔案資源建設(shè)工作，檔案館應(yīng)每年召開至少一次檔案工作總結(jié)、評比會議，對在檔案資源建設(shè)中表現(xiàn)突出的個人和部門給予表彰和鼓勵，最大限度地發(fā)揮高校各部門工作人員在檔案資源建設(shè)中的作用。
2.3強化各類檔案資源的收集歸檔。
針對高校檔案資源種類單一、結(jié)構(gòu)失衡的現(xiàn)狀，應(yīng)做好如下工作：（1）強化特色檔案建設(shè)，尤其對高校管理活動、重大會議、教學(xué)評估、名師培養(yǎng)、學(xué)位評估等各項重要檔案進行全面收集和科學(xué)建設(shè)；（2）強化民生檔案的收集整理，包括教師的繼續(xù)教育學(xué)歷檔案、職稱評定檔案，學(xué)生的錄取、學(xué)籍檔案、畢業(yè)生派遣檔案，等等；（3）強化科研檔案建設(shè)。對高校在辦學(xué)體制與教學(xué)方法、課程研究與特色專業(yè)設(shè)置，以及各學(xué)科的科研攻關(guān)檔案進行收集和開發(fā)。
2.4推進檔案資源建設(shè)的信息化發(fā)展。
信息化是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，加快信息化改革與發(fā)展，是現(xiàn)代高校檔案資源建設(shè)工作的必然選擇。對此，高校檔案館可以把字跡材料不耐久、利用率高、有較高價值的檔案進行數(shù)字化，制成數(shù)據(jù)庫，為在校生和畢業(yè)生提供方便快捷的檔案查詢服務(wù)。此外，檔案管理人員應(yīng)通過校園廣播、校園網(wǎng)、校報、圖書等途徑，積極追蹤學(xué)校新聞信息、重大事項、人物信息等，并對其進行科學(xué)篩選，繼而形成合適載體的檔案資源，使高校紙質(zhì)檔案資源和電子檔案資源得到均衡發(fā)展。
關(guān)鍵詞：高等院校；學(xué)生檔案；檔案管理
中國分類號：C472.4 文獻標(biāo)識碼：A
原標(biāo)題：新時期高校學(xué)生檔案管理工作的理性思考及創(chuàng)新舉措
收錄日期：2013年5月30日
檔案在人類發(fā)展史上具有重要的歷史地位，其演變與人類社會物質(zhì)文明、精神文明的發(fā)祥和進步程度密切相關(guān)，反映了人類記憶的發(fā)展脈絡(luò)和水平。進入新世紀(jì)，檔案這個歷史的產(chǎn)物面臨著深刻的機遇和挑戰(zhàn)。檔案的管理與研究應(yīng)自覺與社會進步的要求相適應(yīng)。作為“國家人事檔案的組成部分”，高校學(xué)生檔案記載著學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長過程和綜合表現(xiàn)，是學(xué)生立足社會和社會選拔任用人才的“原始依據(jù)”，關(guān)系著學(xué)生的前途命運。但由于復(fù)雜的歷史和現(xiàn)實原因，高校學(xué)生檔案一方面未能得到應(yīng)有的重視，管理效率和現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用水平不高；另一方面未能充分發(fā)揮作用，為高等教育改革的深化和社會人才選拔機制的完善做出應(yīng)有的貢獻。
一、高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀
1、在社會觀念層面。隨著社會競爭的日趨激烈，檔案造假、履歷造假、學(xué)歷造假等不道德的事件時有發(fā)生，使學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性受到影響，難以得到應(yīng)有的重視。現(xiàn)在很多用人單位不再把學(xué)生檔案作為選拔錄用人才的依據(jù)，甚至還會發(fā)生丟失檔案的情況。受此影響，高校、學(xué)生對檔案的重視程度也在逐漸弱化。
2、在社會體制層面。隨著我國經(jīng)濟體制改革的穩(wěn)步推進，非公有制經(jīng)濟得到長足發(fā)展，逐漸成為吸納高校畢業(yè)生就業(yè)的主要渠道。非公有制的用人單位沒有人事檔案管理權(quán)，事業(yè)單位、國有企業(yè)也在探索聘任制改革，人事管理逐步與市場接軌，而作為我國“新型人事管理社會化模式”的人事制度尚不完善，導(dǎo)致很多用人單位不過問學(xué)生的檔案，以勞動合同關(guān)系完全取代人事關(guān)系。這也是很多畢業(yè)生成為“棄檔戶”的原因。
3、在管理制度層面。高校學(xué)生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)，制度的缺位是制約高校學(xué)生檔案管理水平提高的主要原因。總體來說比較籠統(tǒng)，對具體操作的指導(dǎo)性不強，缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的指標(biāo)體系。
4、在管理操作層面。高校學(xué)生檔案管理在體制機制、人員隊伍、建設(shè)開發(fā)、技術(shù)應(yīng)用以及學(xué)生檔案意識培養(yǎng)等方面均存在一定的不足。增強學(xué)生的檔案意識，是學(xué)生檔案管理工作的一個重要部分。
二、提高高校學(xué)生檔案管理工作的新舉措
1、加強制度建設(shè)，規(guī)范管理行為。國家教育、人事、檔案等有關(guān)部門有必要依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)當(dāng)前高等教育改革和大學(xué)生就業(yè)工作的整體形勢，出臺具有較強針對性和操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法、實施細則和評價體系，提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍，細化檔案各個環(huán)節(jié)的基本規(guī)范和工作要求，保證學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性和安全性，為高校學(xué)生檔案管理工作提供合法、科學(xué)、有效的指導(dǎo)。
2、完善體制機制，提升管理成效。加強工作協(xié)調(diào)，成立有校領(lǐng)導(dǎo)參加的專項領(lǐng)導(dǎo)小組，明確牽頭單位和協(xié)同單位的具體職責(zé)，確立聯(lián)席會議等制度，定期整理、階段歸檔、規(guī)范轉(zhuǎn)接，增強工作的動態(tài)性，杜絕疏漏、臨時突擊等現(xiàn)象。積極創(chuàng)造條件，適當(dāng)增加人員和經(jīng)費，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升管理隊伍的整體素質(zhì)和使命感。建立考核評價制度，定期組織抽樣檢查和系統(tǒng)考核，強化過程管理和監(jiān)督。
3、鼓勵建設(shè)開發(fā)，豐富檔案內(nèi)容。給予高校一定的自，鼓勵高校結(jié)合自身教育教學(xué)和人才培養(yǎng)改革的實際情況，根據(jù)用人單位挖掘人才和學(xué)生個性發(fā)展的需要，進行豐富檔案內(nèi)容的有益探索，體現(xiàn)高校素質(zhì)教育的成果和學(xué)生自我發(fā)展的過程。部分高校建立學(xué)生誠信檔案、心理檔案，推進素質(zhì)學(xué)分、德育答辯等，力求全面反映學(xué)生的思想心理、綜合素質(zhì)、實踐能力，使檔案更具個性特征，具有較高的借鑒價值。
4、做好宣傳教育，增強檔案意識。高校應(yīng)通過入學(xué)教育、課堂教學(xué)、實踐活動、就業(yè)指導(dǎo)、畢業(yè)教育等環(huán)節(jié)向?qū)W生講解檔案的基本知識、管理規(guī)范以及相關(guān)的法律法規(guī)，增進學(xué)生對檔案和檔案管理的了解，使學(xué)生認真對待自己的檔案。結(jié)合學(xué)風(fēng)建設(shè)，教育學(xué)生尊重檔案，通過刻苦學(xué)習(xí)、認真實踐，在完善自我的過程中不斷充實檔案，對自己的未來負責(zé)。
5、應(yīng)用現(xiàn)代科技，拓展檔案服務(wù)。隨著高校教學(xué)改革和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案載體正面臨著更新?lián)Q代，電子檔案在高校源源不斷地形成和積累。當(dāng)前招生、學(xué)籍、就業(yè)等都已基本實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，這為學(xué)生電子檔案的建設(shè)創(chuàng)造了條件。學(xué)校可以整合各方面信息資源，通過高速掃描、數(shù)碼成像、大容量存儲和數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，開發(fā)學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案庫，依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，通過一定審批程序，為學(xué)生和社會提供便捷、準(zhǔn)確的咨詢、查詢、檢索、認證和檔案轉(zhuǎn)接投遞管理等服務(wù)，而且可以實現(xiàn)遺留檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理和學(xué)生檔案意識的網(wǎng)絡(luò)教育，從而大大提高工作效率和質(zhì)量。
主要參考文獻：
[1]任永輝.高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策[J].長春理工大學(xué)學(xué)報，2007.3.1.
Key words： social management；secondary vocational school；archive management；innovation measures
中圖分類號：G71 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）29-0191-02.
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0 引言
黨的十報告指出：“必須從維護最廣大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服務(wù)體系，加強和創(chuàng)新社會管理，推動社會主義和諧社會建設(shè)”[1]。創(chuàng)新社會管理是指在現(xiàn)有社會資源和管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，引入新的社會管理理念、知識和方法，對傳統(tǒng)的社會管理模式和管理方法進行完善，以實現(xiàn)社會管理新目標(biāo)的活動[2]。中職學(xué)校是我國教育機構(gòu)的重要力量，培養(yǎng)了大量技能型人才，為國家的建設(shè)與發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻。中職學(xué)校檔案管理是教育事業(yè)的一項重要內(nèi)容，是社會管理的重要組成部分。在國家加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育、全面提高技能型人才培養(yǎng)質(zhì)量的背景下，以創(chuàng)新社會管理為理念，深入研究中職學(xué)校檔案管理，努力辦好人民滿意的職業(yè)教育，具有非常重要的現(xiàn)實意義。
1 中職學(xué)校檔案的重要作用
中職學(xué)校檔案是指中職學(xué)校在從事黨政管理、教學(xué)、科研等活動中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。中職學(xué)校檔案涉及內(nèi)容廣泛，包括教學(xué)研究與實踐、實驗室建設(shè)、招生與畢業(yè)生工作、學(xué)籍管理、財務(wù)管理、人事管理、綜合管理等。中職學(xué)校檔案在記載學(xué)校歷史、傳承學(xué)校文明、促進學(xué)校發(fā)展等方面發(fā)揮了重要的作用：中職學(xué)校檔案翔實記錄了學(xué)校的設(shè)立、校址變遷、機構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)任免、學(xué)校重大活動等，是學(xué)校歷史的見證者；中職學(xué)校檔案翔實記錄了學(xué)校辦學(xué)理念、學(xué)校精神、學(xué)校艱苦創(chuàng)業(yè)和不斷發(fā)展的歷程，可以讓師生對積淀的校園文化產(chǎn)生認同感，對活躍校園文化生活、振奮師生精神有著積極的引導(dǎo)作用，是校園文化的助推者；中職學(xué)校檔案翔實記錄了學(xué)校各個歷史階段的工作成果、經(jīng)驗與教訓(xùn)，可以為學(xué)校進一步發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，是學(xué)校發(fā)展的參謀者。
2 中職學(xué)校檔案管理存在的問題
中職學(xué)校檔案管理工作，從狹義上說，主要是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、編目、編研、統(tǒng)計、提供利用等八個環(huán)節(jié)。當(dāng)前，中職學(xué)校檔案管理工作已取得一定的成績，為學(xué)校的教學(xué)、教研、管理和服務(wù)社會等作出了重大貢獻，但仍存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
2.1 檔案意識淡薄 與其他單位的檔案管理工作一樣，中職學(xué)校檔案管理工作在思想認識上長期處于“說起來重要、干起來次要、忙起來不要”的尷尬境地。行政主管部門注重的是學(xué)校行政、教育教學(xué)、學(xué)生管理工作，經(jīng)常對學(xué)校教育教學(xué)工作進行檢查評估，但對學(xué)校檔案工作管理得較少。行政主管檔案部門雖然是學(xué)校檔案業(yè)務(wù)的主管部門，但一直以來較為忽視對中職學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)，業(yè)務(wù)檢查流于形式，就是指導(dǎo)也是按照機關(guān)檔案的標(biāo)準(zhǔn)來要求[3]。部分中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校檔案管理工作缺乏重視，只有在上級檢查或需要利用檔案時才會過問，平常對學(xué)校檔案管理工作關(guān)心較少。大多數(shù)教職工不同程度地存在著“重教學(xué)、輕檔案”的現(xiàn)象，檔案歸檔意識不強，不善于利用學(xué)校檔案資源。
2.2 管理制度不完善 當(dāng)前，國家并沒有制定出專門針對中職學(xué)校檔案管理的規(guī)定，大多數(shù)中職學(xué)校也沒有建立起完整、規(guī)范的檔案管理制度，中職學(xué)校檔案管理工作缺乏有效的制度保證。有的學(xué)校雖然根據(jù)主管部門或國家檔案局制定的《機關(guān)檔案管理辦法》制定了本校檔案管理制度，但中職學(xué)校在檔案范圍、保管期限等方面與機關(guān)存在很大的區(qū)別，簡單以《機關(guān)檔案管理辦法》指導(dǎo)中職學(xué)校檔案管理工作，勢必造成檔案管理的不規(guī)范。有的學(xué)校對檔案管理的環(huán)節(jié)沒有做出系統(tǒng)規(guī)定，往往單憑習(xí)慣或直覺開展工作。有的學(xué)校缺乏監(jiān)督考核機制，對檔案管理人員難以進行有效管理。
2.3 管理人員素質(zhì)不高 中職學(xué)校一般將檔案管理工作劃入辦公室，配置一名兼職檔案管理人員，而配置專職檔案管理人員的學(xué)校更是鳳毛羚角。現(xiàn)有的檔案管理人員大多數(shù)不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，缺少專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平較低，在具體的檔案管理中，只能應(yīng)付工作，對檔案的分類、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)知識不能熟練地掌握與運用，難以達到規(guī)范化管理的要求。有的檔案管理人員學(xué)歷較低、思想觀念落后、工作積極性不高、創(chuàng)新意識不強。有的檔案管理人員身兼數(shù)職，既擔(dān)任教學(xué)工作，又擔(dān)任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入檔案管理工作的時間較少[4]。
2.4 管理手段落后 受傳統(tǒng)管理觀念的影響，當(dāng)前很多中職學(xué)校的檔案管理手段落后，信息化程度低，無法適應(yīng)信息時代背景下中職學(xué)校檔案管理的需求。文件立卷歸檔后，多數(shù)檔案管理人員乃采用手工作業(yè)的方式對檔案進行整理與編目。手工作業(yè)方式工作量大、速度慢、時間長，效率低，致使檔案管理人員無暇顧及檔案資料的開發(fā)利用。查閱檔案也因管理手段落后，案卷調(diào)動頻繁，而導(dǎo)致檢索速度慢、查找準(zhǔn)確率低、查全低，檔案資料磨損嚴(yán)重。
3 創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理的對策
加強和創(chuàng)新社會管理，提高社會管理科學(xué)化水平，可以更有效地處理社會矛盾，妥善協(xié)調(diào)各方面的利益關(guān)系，維護社會秩序，促進社會和諧，保障人民安居樂業(yè)。加強和創(chuàng)新社會管理，提高社會管理科學(xué)化水平，必須“強化企事業(yè)、人民團體在社會管理和服務(wù)中的職責(zé)”[5]。新形勢下，中職學(xué)校檔案管理的任務(wù)是以服務(wù)為主題，科學(xué)管理檔案，有效開發(fā)利用檔案信息資源，最大限度地滿足學(xué)校和社會對檔案信息的需求。要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以創(chuàng)新社會管理為理念，積極探索與創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理對策，用人性化、科學(xué)化、制度化的管理確保中職學(xué)校檔案管理工作健康發(fā)展。
3.1 創(chuàng)新思想觀念，樹立全員檔案意識 創(chuàng)新思想觀念是創(chuàng)新社會管理的前提和根本。思想高度決定行動力度。創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理首先應(yīng)進行思想觀念創(chuàng)新，樹立全員檔案意識。一是加強宣傳，充分利用校園網(wǎng)、校園廣播、校刊、板報、微信、飛信、QQ群等宣傳平臺，廣泛宣傳學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，增強全校師生員工檔案意識，使得人人知檔、存檔、用檔，保證學(xué)校檔案管理工作進入良性循環(huán)。二是加強領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要主動關(guān)心檔案工作，建立健全學(xué)校檔案管理機構(gòu)，增加經(jīng)費投入，協(xié)調(diào)解決工作中存在的各種實際問題。三是全員參與，學(xué)校各職能部門都要設(shè)置兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案管理工作；教職工要樹立“以我為主”的歸檔意識，主動收集、整理、上交具有保存價值的文件資料，要善于挖掘利用學(xué)校檔案資源，形成齊抓共管的檔案工作局面。
3.2 創(chuàng)新體制機制，規(guī)范檔案管理 體制機制創(chuàng)新是創(chuàng)新社會管理的有力措施和可靠保證。加強和創(chuàng)新社會管理，提高社會管理科學(xué)化水平，必須加強體制機制建設(shè)[6]。創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理應(yīng)進行體制機制創(chuàng)新，堅持用制度管事管人，使檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理。一是建議國家教育行政管理部門、檔案行政管理部門聯(lián)合制定《中職學(xué)校檔案管理辦法》，為中職學(xué)校檔案管理工作提供法律依據(jù)。二是檔案行政管理部門聯(lián)合中職學(xué)校主管部門對學(xué)校檔案進行定期指導(dǎo)監(jiān)督。三是建立健全《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案室管理制度》等檔案管理規(guī)章制度，做到切實可行、職責(zé)明確、管理規(guī)范，確保學(xué)校的檔案管理工作有章可循。四是建立科學(xué)的獎懲激勵機制，把檔案管理工作列入檔案工作人員的目標(biāo)考核中，對做出突出貢獻的人員給予獎勵，而對工作不力的人員給予追究相應(yīng)責(zé)任。
3.3 創(chuàng)新隊伍建設(shè)，增強檔案管理人員綜合素質(zhì) 加緊培養(yǎng)大批適合時展需要的人才隊伍，不僅是構(gòu)建社會主義和諧社會的迫切需要，也是實現(xiàn)職業(yè)教育科學(xué)發(fā)展的一項重大任務(wù)。加強和創(chuàng)新社會管理，提高社會管理科學(xué)化水平，必須加強人才隊伍建設(shè)[7]。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平的高低，創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理應(yīng)進行隊伍建設(shè)創(chuàng)新，增強檔案管理人員綜合素質(zhì)。一是注重人才引進，要引進檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人才進入檔案管理隊伍，使他們具備扎實過硬的業(yè)務(wù)功底，提升學(xué)校整體檔案管理水平。二是強化繼續(xù)教育，將檔案管理人員繼續(xù)教育納入學(xué)校人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、進修學(xué)習(xí)、參觀考察等方式提高他們的知識水平和業(yè)務(wù)技能。三是大力開展思想政治教育和職業(yè)道德教育，增強檔案管理人員的服務(wù)意識和工作積極性、創(chuàng)造性，使他們真正做到“兢兢業(yè)業(yè)，愛檔如珍”。
【關(guān)鍵詞】電子文件管理；歸檔管理；學(xué)籍檔案
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化進程的不斷加快，高校也從傳統(tǒng)的辦公過程產(chǎn)生的紙質(zhì)文件已逐步被電子文件取代。在這種新形勢下，我們學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)充分認清了電子文檔管理在學(xué)院各個部門現(xiàn)狀與存在的主要問題，既而采取科學(xué)可行的措施加強電子文件的管理，提高電子文檔資源利用率，充分的為學(xué)生服務(wù)，意義十分重大。
1.電子檔案原始收集工作
要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫文件。學(xué)院所屬機構(gòu)在主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件，凡有查考利用價值的均應(yīng)定期制作文件備份，并要及時拷貝到U盤或刻錄到光盤上脫機保存。各系部、各管理處室指定專人負責(zé)電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管利納入系部、管理處室的程序內(nèi)并賦予相關(guān)人員位責(zé)任。對電子文件日常管理的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和分類保管、開發(fā)利用等工作，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管。學(xué)院的檔案部門也積極的參與和指導(dǎo)電子文件的形成、辦理、收集和歸檔工作的各個工作環(huán)節(jié)。利用實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。
2.加強學(xué)籍檔案管理工作及服務(wù)
高校主要檔案為學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)、實驗和實踐等項活動中形成的， 對學(xué)校、社會和學(xué)生個人具有保存、證明、使用價值的直接的、歷史的、真實記錄。高職院校學(xué)籍檔案包括學(xué)生的新生錄取名冊、在校生名冊、學(xué)籍冊、學(xué)籍變動、畢業(yè)生登記表等原始記錄。學(xué)籍檔案管理是繁雜的，但是學(xué)籍檔案管理是高職院校檔案管理工作的一個重要組成部分。隨著科技進步學(xué)籍檔案管理也從繁雜的紙質(zhì)檔案逐漸實現(xiàn)信息化。以往以管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革掉不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個學(xué)籍管理平臺，將新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點，隨時檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
3.電子文件鑒定歸檔工作
電子文件鑒定工作應(yīng)在檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員會同電子文件形成各系部、處室的工作人員協(xié)同開展。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定，對電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、可讀性的技術(shù)鑒定以及確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定，對電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、可讀性的技術(shù)鑒定以及確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。電子文件的歸檔可分為兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。按照國家現(xiàn)行法規(guī)，所有歸檔電子文件歸檔時必須歸一套對應(yīng)的紙質(zhì)文件。
4.歸檔電子文件的利用
歸檔電子文件移交到檔案館后，檔案館要制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。封存的電子文件不得利用和外借，利用時要使用電子文件的復(fù)制件。電子檔案查閱利用時應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件一般不在網(wǎng)上提供利用，確有必要以聯(lián)網(wǎng)方式利用時，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家和學(xué)校的有關(guān)保密規(guī)定，并采取穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.電子檔案的保存工作
在制作保管載體時應(yīng)將電子文件和電子文件元數(shù)據(jù)一起保存。應(yīng)定期對保存的歸檔電子文件進行抽樣檢驗，光盤每滿4年進行一次抽檢，抽檢率不低于40%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴充或系統(tǒng)設(shè)備更新，應(yīng)確認庫存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)及時對歸檔電子文件進行遷移。檔案館應(yīng)及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。
6.加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
全校檔案人員要學(xué)習(xí)掌握計算機和電子文檔管理系統(tǒng)的操作技能，只要掌握豐富的檔案專業(yè)知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業(yè)知識指導(dǎo)和失去電子文件歸檔工作才能有效利用歸檔的電子文件，積極開展檔案編研、信息開發(fā)和服務(wù)利用工作。
總而言之 要充分利用現(xiàn)代科技手段對檔案管理工作的方式進行升級，優(yōu)化整合檔案信息資源，提高檔案資源的利用率 更好的為學(xué)生服務(wù)和為 學(xué)院發(fā)展服務(wù)。
【參考文獻】
