時(shí)間：2023-06-04 10:49:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇機(jī)關(guān)單位檔案管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還
中圖分類號(hào)：TP393
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文書是目前辦公室中一個(gè)非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開展，文書工作的職責(zé)也隨之變大，對(duì)于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書類型越來越多，版本的文書數(shù)量也越來越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時(shí)代的需求，很難滿足當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展下人們對(duì)各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動(dòng)的文書檔案管理辦法來推動(dòng)并加快文書工作。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來加快各個(gè)企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動(dòng)化，這對(duì)于推動(dòng)我國企事業(yè)單位辦公效率來說具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2.文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用
就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，開展科學(xué)系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。
第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對(duì)檔案管理的作用。
第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來實(shí)施對(duì)文書檔案的管理，對(duì)于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。
3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)
文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。
首先，文書檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來允許文書人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。
其次，文書檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系y要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。
基于上述考慮，在設(shè)計(jì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。
如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。
3.1文書檔案管理模塊
文書檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作。
1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。
2）檔案掃描錄人：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。
3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書檔案工作的開展。
4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來將文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。
5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。
6）檔案變更：主要是對(duì)文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。
7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。
3.2文書檔案借閱與歸還
文書檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。
1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書檔案進(jìn)行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。
2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。
3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。
在此，對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。
3.4系統(tǒng)設(shè)定
系統(tǒng)設(shè)定主要是對(duì)借閱人的管理以及文檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。
關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問題；采取措施
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.11974/nyyjs.20150501193
1 當(dāng)前檔案管理存在的問題
1.1 技術(shù)資料和相關(guān)的文件采集的不夠完全
由于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)科研院所都是以搞農(nóng)業(yè)科研技術(shù)為主要任務(wù)的地方，擔(dān)負(fù)著我們國家和省市的重大科研項(xiàng)目工作，這些搞科研的人員對(duì)進(jìn)行科研工作時(shí)的資料信息都比較重視，然而他們卻不能夠理解檔案的收集對(duì)這些科研工作有更為嚴(yán)格的保存方式，根本就沒有對(duì)檔案工作給予充分的重視，在他們的思想當(dāng)中，自己研究的項(xiàng)目?jī)?nèi)容一定要放在自己身邊才是最安全的，也可以說根本就沒有拿檔案工作當(dāng)回事，所以也就不愿意他們手里的資料交于檔案室內(nèi)進(jìn)行整理歸檔，有時(shí)就算給了一些資料，但根本就不夠完整，因此，也就無法全面的反映出單位重要成果的全面性，這樣也難免影響到檔案資料存儲(chǔ)的質(zhì)量。
1.2 在一些文書和資料存檔流程中也是有漏洞存在的
有很多的部門和單位負(fù)責(zé)檔案管理的人員并不是專職負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，由他們來負(fù)責(zé)文書檔案資料的采集、整理、裝訂和歸檔的各項(xiàng)工作。并且這部分兼職檔案員根本就不能固定一這一崗位上，流動(dòng)性很大，他們各自的文化水平不相同，在工作的性質(zhì)上也不同，而且對(duì)檔案管理知識(shí)又了解的少，又不能夠做到讓其長時(shí)間的負(fù)責(zé)，所以這些人也不能夠認(rèn)真的去學(xué)習(xí)這項(xiàng)工作，在工作中，就會(huì)出現(xiàn)該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的還歸檔了，沒有一個(gè)清晰的定義，再有就是多年來在各部門中，沒有把檔案工作作為一項(xiàng)重要的工作來抓過，就使得很多具備保存價(jià)值的資料和文件不能夠及時(shí)完整的進(jìn)行歸檔，使后期的檔案工作出現(xiàn)層層困難。
1.3 檔案人員配備及成文過程中呈現(xiàn)出資源上的鋪張浪費(fèi)
在平時(shí)的工作中，凡是各類起草之后的各部門的文書材料都要由專職人員進(jìn)行打印、整理和下發(fā)，最后才能歸檔。而且在各機(jī)關(guān)單位中，都是各負(fù)其責(zé)，各自管理各自的文件資料，互不交差，相互幫助更是談不上，工作上根本就談不上協(xié)調(diào)，這種工作的形式，難免會(huì)造成人員配備上的浪費(fèi)，也體現(xiàn)出了機(jī)關(guān)單位工作中的雜亂局面。農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)科研院所在科研時(shí)資料的印制過程中有著更嚴(yán)重的浪費(fèi)現(xiàn)象。一個(gè)項(xiàng)目的起初到最后評(píng)審結(jié)束要經(jīng)過一個(gè)非常復(fù)雜的過程，而且要經(jīng)過許多職能部門的協(xié)作，其中就會(huì)有材料的起草、打印和再修改再打印的一系列的工作，時(shí)常出現(xiàn)印刷重復(fù)和印廢的現(xiàn)象，每年就這些類的紙張印制不知道要浪費(fèi)掉多少，經(jīng)費(fèi)的花銷到底會(huì)有多大，沒有人過問此類事情，其實(shí)這種財(cái)物的浪費(fèi)也是非常之大的，這些問題的出現(xiàn)都應(yīng)該引起大家的高度重視，努力在今后工作中加以改善。
2 采取有效措施強(qiáng)化檔案管理
2.1 努力強(qiáng)化檔案管理機(jī)制，從檔案人員的管理意識(shí)抓起
健全檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)各類文件的歸檔工作制定出各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則，使工作人員都能有章可循，不致出現(xiàn)不該有的錯(cuò)誤。在規(guī)章制度中要明確標(biāo)出歸檔文件資料整理辦法和檔案存儲(chǔ)的范圍以及保管期限的具體條件，加上不予存檔文書的管理手續(xù)等的有關(guān)規(guī)定，在制度的要求中還要涵蓋有文件收和發(fā)時(shí)的登記、查閱時(shí)要有記錄。明確檔案管理工作人員的崗位責(zé)任制度。通過一系列的制度要求使得我們的檔案工作能夠更好做出成效，讓人們真正的認(rèn)可這一工作的重要性。
領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，會(huì)給檔案管理工作增加非常大的分量，也使我們?cè)谄綍r(shí)的工作中減少許多的阻礙。這在日常的收集整理中，就可以最大程度的保證檔案材料質(zhì)量和來源的完整性，不至于科技人員的不信任的心理，使得我們的工作能夠順利開展。當(dāng)然，在工作中，我們更應(yīng)該做好自身的學(xué)習(xí)和進(jìn)步，向領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員宣傳好我們檔案工作的重要程度和它對(duì)單位今后工作進(jìn)程的影響力，明確檔案工作存在的價(jià)值，強(qiáng)化人們的檔案意識(shí)，讓人們對(duì)檔案工作給予高度的重視，以利于我們工作的圓滿完成。
2.2 檔案管理工作人員更要不斷的強(qiáng)化自身素質(zhì)
XX年檔案管理工作總結(jié)
XX年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實(shí)“文化興市”戰(zhàn)略，加快推進(jìn)文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展這一目標(biāo)，不斷夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大檔案管理工作力度，有效發(fā)揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發(fā)展，較圓滿完成了工作任務(wù)。現(xiàn)將具體情況總結(jié)如下：
一、高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
今年以來，我局高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作，將機(jī)關(guān)檔案管理工作納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。XX年，新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整后，及時(shí)調(diào)整了安陽市文化局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入全局的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助抓的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作管理，局機(jī)關(guān)舍得在檔案設(shè)施上投入，局機(jī)關(guān)搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設(shè)立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經(jīng)費(fèi)，購置檔案柜20余節(jié)，為檔案室配置了計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。
二、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
為進(jìn)一步加強(qiáng)我局的檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機(jī)關(guān)的文書檔案管理，XX年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)單位對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時(shí)，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，并納入機(jī)關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。
為規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，XX年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統(tǒng)》軟件。對(duì)所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后，全部輸入計(jì)算機(jī)管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計(jì)算機(jī)打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
XX年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財(cái)務(wù)檔案900余卷。其中，XX年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；XX年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務(wù)。并按照市檔案局要求，制訂工作計(jì)劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作。協(xié)助市檔案局制作了《崔蘭田藝術(shù)生平展》、《張寶英舞臺(tái)藝術(shù)展》網(wǎng)頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術(shù)生平展》；與市檔案局聯(lián)合出版了《崔蘭田藝術(shù)研究》，為落實(shí)“文化興市”戰(zhàn)略，弘揚(yáng)崔派戲曲藝術(shù)做出了積極貢獻(xiàn)。
五、 積極參加檔案培訓(xùn)，完成上級(jí)交辦的任務(wù)
為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班，購買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識(shí)匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書，對(duì)檔案工作的開展，提供了科學(xué)依據(jù)。XX年上半年，由于機(jī)關(guān)搬遷至東區(qū)黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關(guān)要求，必須在當(dāng)年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調(diào)10余名人員，并在檔案局領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和支持下，完成了近30年的文書檔案與財(cái)務(wù)檔案的整理歸檔任務(wù)，為我局檔案管理邁上新臺(tái)階奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強(qiáng)宣傳工作力度，提高全員檔案意識(shí)。 由于對(duì)檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識(shí)。因此，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等，今后，我們將著力加強(qiáng)檔案法制宣傳，不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)。
1會(huì)計(jì)集中核算存在的問題
1.1會(huì)計(jì)集中核算有悖于財(cái)經(jīng)法規(guī)
1.1.1會(huì)計(jì)集中核算與《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》相悖《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》第四條規(guī)定,“單位負(fù)責(zé)人對(duì)單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。”且不說單位負(fù)責(zé)人能不能對(duì)會(huì)計(jì)集中核算中心編制的會(huì)計(jì)資料真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé),因?yàn)闀?huì)計(jì)集中核算,取消單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu),將單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)游離于單位之外,單位既沒有出納員,也沒有記賬員,只保留一個(gè)報(bào)賬員,也就是說會(huì)計(jì)核算工作有財(cái)政部門相對(duì)獨(dú)立管理。行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)的確認(rèn)、計(jì)量、記錄,甚至報(bào)告,都有單位之外的會(huì)計(jì)集中核算中心負(fù)責(zé)。那么,我們要問的是:單位負(fù)責(zé)人如何對(duì)單位會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)?負(fù)什么職責(zé)?很顯然,單位負(fù)責(zé)人除了定期了解單位財(cái)務(wù)報(bào)告,甚至走過場(chǎng)似的做一些象征性地在財(cái)務(wù)報(bào)告封面上簽名蓋章外,既不能隨時(shí)了解本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算情況,也不能對(duì)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員進(jìn)行管理。退一步說,會(huì)計(jì)集中核算屬于行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。但是,《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》第三十六條第一款規(guī)定,“各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的需要,設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu),或者在有關(guān)機(jī)構(gòu)中設(shè)置會(huì)計(jì)人員并指定會(huì)計(jì)主管人員;不具備設(shè)置條件的,應(yīng)當(dāng)委托經(jīng)批準(zhǔn)設(shè)立從事會(huì)計(jì)記賬業(yè)務(wù)的中介機(jī)構(gòu)記賬”。現(xiàn)實(shí)問題是,一是,這些行政機(jī)關(guān)或事業(yè)單位并不都是不具備設(shè)置會(huì)計(jì)人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的條件;二是并不是單位根據(jù)需要,而是行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的上級(jí)主管部門根據(jù)需要,設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu);三是,會(huì)計(jì)集中核算是財(cái)政部門成立會(huì)計(jì)核算中心,在保持單位會(huì)計(jì)主體、資金使用權(quán)和財(cái)務(wù)收支自不變的前提下,取消單位銀行賬戶、會(huì)計(jì)和出納,各單位只設(shè)報(bào)賬員的會(huì)計(jì)核算活動(dòng)。會(huì)計(jì)集中核算中心不是什么中介機(jī)構(gòu)。
1.1.2會(huì)計(jì)集中核算能夠有效控制支出,卻不能要求單位適時(shí)進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查,提高資產(chǎn)利用率如前所述,對(duì)行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算進(jìn)行全面改革,取消了行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu),改為報(bào)賬單位的會(huì)計(jì)集中核算,對(duì)于維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律、控制行政事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)支出、防止貪污浪費(fèi)等確實(shí)起到作用。但是,由于會(huì)計(jì)集中核算是財(cái)政部門成立會(huì)計(jì)核算中心,在保持單位會(huì)計(jì)主體、資金使用權(quán)和財(cái)務(wù)收支自不變的前提下,取消單位銀行賬戶、會(huì)計(jì)和出納,各單位只設(shè)報(bào)賬員,會(huì)計(jì)核算中心通過會(huì)計(jì)委托記賬對(duì)行政事業(yè)單位集中辦理會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督業(yè)務(wù),融會(huì)計(jì)核算、監(jiān)督、服務(wù)管理于一體的會(huì)計(jì)管理體制。而行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算程序之一,財(cái)產(chǎn)清查,尤其是不定期財(cái)產(chǎn)清查就不能如期進(jìn)行。在實(shí)行會(huì)計(jì)集中核算的行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位,進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查時(shí),首先要取得會(huì)計(jì)集中核算單位的配合和協(xié)調(diào),如果會(huì)計(jì)集中核算中心工作繁忙,或者因?yàn)槠渌虿荒芗皶r(shí)提供會(huì)計(jì)資料,行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位就不能進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查,因而也就不能及時(shí)了解單位財(cái)務(wù)狀況、資產(chǎn)、負(fù)債的多少,盤清家底,及時(shí)結(jié)算債權(quán)、債務(wù),提高資產(chǎn)使用效率。
1.1.3違背《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》,不利于會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理中華人民共和國財(cái)政部1996年6月17日的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第二章第六條規(guī)定,“各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的需要設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu);不具備單獨(dú)設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)條件的,應(yīng)當(dāng)在有關(guān)機(jī)構(gòu)中配備專職會(huì)計(jì)人員。事業(yè)行政單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置和會(huì)計(jì)人員的配備,應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一事業(yè)行政單位會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)配備會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人;在有關(guān)機(jī)構(gòu)中配備專職會(huì)計(jì)人員,應(yīng)當(dāng)在專職會(huì)計(jì)人員中指定會(huì)計(jì)主管人員。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員的任免,應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國中華人民共和國會(huì)計(jì)法》和有關(guān)法律的規(guī)定”。可見,單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置、會(huì)計(jì)人員配備,實(shí)行會(huì)計(jì)崗位責(zé)任制是單位內(nèi)部事務(wù),是單位的最基本權(quán)利之一,是《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》賦予的權(quán)力和職責(zé),是任何人不能侵犯和干預(yù)的。
1.1.4會(huì)計(jì)檔案管理不符合會(huì)計(jì)檔案管理辦法根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,會(huì)計(jì)檔案由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷歸檔。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)同一保管;如果單位未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu),則應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管,但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。有資料顯示,某市實(shí)行會(huì)計(jì)集中核算后,要求各單位的會(huì)計(jì)檔案資料由會(huì)計(jì)集中核算中心在一年或半年后轉(zhuǎn)移給行政機(jī)關(guān)或事業(yè)單位。很顯然,這種會(huì)計(jì)資料管理辦法與我國《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相左。
1.2重復(fù)設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu),浪費(fèi)人力、物力實(shí)行會(huì)計(jì)集中核算,對(duì)于控制行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)支出,防止貪污浪費(fèi)有一定作用。但是我們也應(yīng)該看到,設(shè)置會(huì)計(jì)集中核算中心本身,也是機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置,浪費(fèi)人力物力的一個(gè)典型。有資料顯示,某市設(shè)置會(huì)計(jì)集中核算中心機(jī)構(gòu),獨(dú)立于行政、事業(yè)單位之外的做法,相對(duì)增加80多人的事業(yè)單位編制。在會(huì)計(jì)崗位上,會(huì)計(jì)集中核算中心80人計(jì)算,每崗工作人員工資年薪3萬元,一年財(cái)政支出240多萬元。此外,因?yàn)楦鲉挝患袌?bào)賬,按每周兩次,一次交通費(fèi)20元計(jì)算,每年每單位多支出2000元,300多個(gè)行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位,每年多支出60萬元。一個(gè)行署市級(jí)政府設(shè)置的會(huì)計(jì)集中核算中心,每年因此多支出300多萬元。而這些支出是剛性的,不可控制的。這些支出還不包括會(huì)計(jì)集中核算中心的場(chǎng)地租賃費(fèi)、辦公經(jīng)費(fèi)等其他支出。設(shè)置會(huì)計(jì)集中核算中心,本身相對(duì)控制行政單位及事業(yè)單位支出。我們要問的是,控制這些支出是否都一定合理、合法?是否都能夠符合這些單位的實(shí)際情況?另外,是否被納入會(huì)計(jì)集中核算中心的單位都不遵循財(cái)經(jīng)紀(jì)律,都存在浪費(fèi)人力物力現(xiàn)象?顯然,上述諸問題,不得不讓當(dāng)事單位及相關(guān)會(huì)計(jì)人員懷疑。
2撤消會(huì)計(jì)集中核算中心對(duì)策基于上述觀點(diǎn),我們認(rèn)為應(yīng)該撤消會(huì)計(jì)集中核算中心
2.1撤消會(huì)計(jì)集中核算中心,保留會(huì)計(jì)憑證審核機(jī)構(gòu)《會(huì)計(jì)法》第三十三條規(guī)定,“財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)、人民銀行、證券監(jiān)督、保險(xiǎn)監(jiān)管等部門應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定的職責(zé),對(duì)有關(guān)單位的會(huì)計(jì)資料實(shí)施監(jiān)督檢查。”這些檢查可以是事后檢查,也可以是事前監(jiān)督。為了單位便于與財(cái)政部門的集中支付中心對(duì)接,嚴(yán)格控制經(jīng)費(fèi)支出,防止貪污浪費(fèi)的發(fā)生,各地在撤消會(huì)計(jì)集中核算中心的同時(shí),仍然要求財(cái)政部門保留會(huì)計(jì)憑證審核機(jī)構(gòu),對(duì)行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始憑證進(jìn)行審核非常必要。財(cái)政部門對(duì)原始憑證審核除了有關(guān)人員簽名蓋章外,還可以在原始憑證及經(jīng)費(fèi)支出預(yù)算表上蓋上“審訖”字樣,為以后有關(guān)單位審計(jì)、財(cái)務(wù)檢查等活動(dòng)提供依據(jù)。超級(jí)秘書網(wǎng)
1.抓項(xiàng)目建設(shè)，搭建電子檔案管理平臺(tái)省檔案局采取項(xiàng)目帶動(dòng)策略，通過爭(zhēng)取和實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目和電子文件歸檔管理及查詢利用系統(tǒng)項(xiàng)目，有效解決省電子檔案管理支撐平臺(tái)問題。一方面，我省數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目自2009年起啟動(dòng)，至今已投資近4000萬元，重點(diǎn)推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化，建設(shè)覆蓋檔案“收、管、存、用”業(yè)務(wù)的數(shù)字檔案館應(yīng)用平臺(tái)。目前已經(jīng)初步建成數(shù)字檔案館框架體系，初步解決電子檔案長期安全保存問題；另一方面，省局通過公開招標(biāo)，組織具有甲級(jí)保密資質(zhì)和一級(jí)系統(tǒng)集成資質(zhì)的紫光軟件系統(tǒng)有限公司，開發(fā)出滿足機(jī)關(guān)工作需要的“機(jī)關(guān)電子文件歸檔及查閱利用系統(tǒng)”，已形成單機(jī)版、網(wǎng)絡(luò)版兩個(gè)版本軟件，省級(jí)機(jī)關(guān)由省財(cái)政撥款統(tǒng)一購買，實(shí)行免費(fèi)上門安裝服務(wù)。通過項(xiàng)目帶動(dòng)，有效解決了經(jīng)費(fèi)保障，明確實(shí)施步驟，落實(shí)工作責(zé)任，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，提供技術(shù)條件，搭建起覆蓋全部省級(jí)一級(jí)立檔單位電子檔案管理平臺(tái)，將移交接收工作落在實(shí)處。
2.抓軟件開發(fā)應(yīng)用，解決技術(shù)操作難題統(tǒng)一軟件是解決電子檔案格式不統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)難掌握、重復(fù)建設(shè)的關(guān)鍵步驟。經(jīng)過4年努力，開發(fā)的軟件已經(jīng)完成試點(diǎn)、驗(yàn)收和較大范圍的應(yīng)用，已進(jìn)入全面推廣階段。我省的電子文件歸檔管理軟件，一是將電子文件歸檔管理和移交有關(guān)的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和工作流程融合到軟件中，實(shí)施好軟件系統(tǒng)安裝工作，就能解決電子文件歸檔的技術(shù)問題；二是軟件簡(jiǎn)單易用，貼近工作實(shí)際，學(xué)會(huì)使用軟件，就能輕松掌握電子文件歸檔方法、整理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和移交程序與方法；三是將安裝和培訓(xùn)工作移動(dòng)到機(jī)關(guān)單位前端，通過免費(fèi)上門服務(wù)，解決機(jī)關(guān)檔案員使用操作軟件問題；四是將技術(shù)維護(hù)，系統(tǒng)升級(jí)等技術(shù)工作移交到專業(yè)隊(duì)伍，建立及時(shí)響應(yīng)的技術(shù)服務(wù)機(jī)制，解決檔案員技術(shù)難掌握的后顧之憂。
3.抓協(xié)調(diào)及培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)強(qiáng)化技能電子檔案規(guī)范移交與接收工作與機(jī)關(guān)檔案員的思想認(rèn)識(shí)是密不可分的。一是紙質(zhì)檔案與電子檔案同步移交。重新建立紙質(zhì)檔案與電子檔案一體化思想。經(jīng)過4年的實(shí)踐，統(tǒng)一各單位思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)各單位開展電子檔案管理及歸檔移交工作；二是納入檔案規(guī)范化認(rèn)定工作。在規(guī)范化認(rèn)定中，各單位電子檔案管理占認(rèn)定工作一定分值，從而提高單位積極性與主動(dòng)性；三是強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。省局每年舉辦2次電子檔案管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)電子檔案及數(shù)碼照片規(guī)范管理、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、檔案數(shù)字化安全與保密等工作闡明要求、提出方法、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。近三年來，省局共舉辦5次專題培訓(xùn)，省級(jí)機(jī)關(guān)及州（市）、縣檔案員共500余人次參加培訓(xùn)；四是一對(duì)一指導(dǎo)。主要對(duì)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案員如何進(jìn)行電子檔案管理及移交的實(shí)際操作進(jìn)行指導(dǎo)，目前共有115個(gè)機(jī)關(guān)檔案員接受一對(duì)一培訓(xùn)，均能輕松使用電子檔案管理系統(tǒng)，能主動(dòng)完成電子檔案歸檔管理和移交操作。
二、“三項(xiàng)措施”，確保電子檔案規(guī)范移交與接收工作落在實(shí)處
1.以點(diǎn)帶面，分批實(shí)施，實(shí)現(xiàn)全覆蓋電子檔案管理軟件平臺(tái)全覆蓋是實(shí)現(xiàn)電子檔案規(guī)范移交與接收的基礎(chǔ)。按照“先綜合檔案館后機(jī)關(guān)，先省州市后基層”的工作思路，采取以點(diǎn)帶面、分批實(shí)施的方法逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)全覆蓋。首先，在省級(jí)機(jī)關(guān)中，共分三批完成省級(jí)機(jī)關(guān)一級(jí)立檔單位全覆蓋。第一批，選擇12個(gè)有條件的單位進(jìn)行試點(diǎn)，通過試點(diǎn)，摸索出以掃描為主的電子檔案管理和移交方法，繼而向其他單位推廣。第二批，選擇領(lǐng)導(dǎo)較為重視、檔案員思想認(rèn)識(shí)較高、需要及時(shí)移交檔案的單位進(jìn)行推廣，避開思想抵觸較大的單位，使安裝工作順利展開，2012年至2013年共在57個(gè)單位實(shí)施軟件安裝工作。第三批，實(shí)現(xiàn)省級(jí)機(jī)關(guān)一級(jí)立檔單位全覆蓋目標(biāo)，共完成46個(gè)單位安裝工作。目前共有115個(gè)省級(jí)機(jī)關(guān)在使用統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，省級(jí)電子檔案管理平臺(tái)已初步建成；其次，發(fā)揮州市縣國家綜合檔案館核心作用，推動(dòng)全省電子檔案移交接收工作。目前，臨滄、昆明、普洱、保山、德宏、西雙版納、昭通等州市館已通過省檔案局審核，楚雄州、曲靖市已采取建立集中式電子文件歸檔系統(tǒng)，一次性解決州市級(jí)機(jī)關(guān)電子文件歸檔和移交問題。昭通市及師宗、羅平、綏江、文山、個(gè)舊等10余個(gè)縣已啟動(dòng)電子文件歸檔管理基礎(chǔ)平臺(tái)構(gòu)建工作。其他地區(qū)也在積極推廣和構(gòu)建電子檔案管理平臺(tái)。
2.立足實(shí)際，分類指導(dǎo)，形成工作模式通過4年推進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，初步探索出符合我省實(shí)際的工作方法，形成機(jī)關(guān)電子文件歸檔和電子檔案移交三種工作模式：一是完整運(yùn)用OA系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，通過設(shè)置數(shù)據(jù)接口或中間庫等方式，將OA系統(tǒng)與電子文件歸檔系統(tǒng)連接，實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔，直接歸檔OA系統(tǒng)的電子文件；二是不具備條件的，將紙質(zhì)檔案掃描形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理從目錄到全文的提升；三是不完整運(yùn)用OA系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，在確保內(nèi)容準(zhǔn)確性的前提下，歸檔電子文件，并補(bǔ)充掃描辦文簽批信息，形成完整電子檔案。這些工作模式的確立，使電子檔案管理成為對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)的普遍要求和日常工作，2013年向省檔案館移交電子檔案數(shù)量從2010年的4千余件迅速增加到3.6萬件，行之有效的策略迅速打開工作局面，為今后逐步提高電子檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
3.強(qiáng)化服務(wù)，及時(shí)響應(yīng)，為機(jī)關(guān)檔案工作者提供有力支持我們建立上門服務(wù)，及時(shí)響應(yīng)工作機(jī)制，提升了服務(wù)水平和質(zhì)量，保障工作順利推進(jìn)。一是免費(fèi)上門服務(wù)。從電子檔案管理系統(tǒng)使用，電子檔案移交與接收，問題反饋等工作，采取上門服務(wù)的形式，全程跟蹤、保證質(zhì)量。在系統(tǒng)安裝時(shí)，針對(duì)各單位工作需要對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，保證檔案員能在短時(shí)內(nèi)學(xué)會(huì)使用系統(tǒng)。在接收電子檔案時(shí)，將紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對(duì)應(yīng)，檢查電子原文，完成移交與接收手續(xù)；二是建立響應(yīng)機(jī)制。保持手機(jī)24小時(shí)開機(jī)，各單位在使用過程中出現(xiàn)任何問題，可以隨時(shí)聯(lián)系技術(shù)員，及時(shí)解決技術(shù)問題和檔案業(yè)務(wù)問題，做到只要有需求，我們就有服務(wù)。通過為機(jī)關(guān)檔案工作者提供有力支持，不僅密切與各單位聯(lián)系、拉近距離，還提升檔案服務(wù)群眾的能力，轉(zhuǎn)變檔案工作形象。
三、“三個(gè)目標(biāo)”，推進(jìn)下一步工作
1.以建設(shè)無縫連接的數(shù)字檔案館（室）為目標(biāo)，建立電子檔案管理體系建設(shè)無縫連接的數(shù)字檔案館（室）就必須打破各自為陣，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。一是要實(shí)現(xiàn)各個(gè)國家綜合檔案館之間，電子檔案或?qū)ｎ}數(shù)據(jù)庫平滑匯總，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸利用；二是要實(shí)現(xiàn)各個(gè)國家綜合檔案館與本級(jí)各個(gè)機(jī)關(guān)之間電子檔案移交接收與查閱利用的平滑無障礙對(duì)接；三是要充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)加快實(shí)現(xiàn)民生檔案聚合；四是在各個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部要銜接辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔，并及時(shí)移交國家綜合檔案館實(shí)現(xiàn)永久保存。通過這四個(gè)方面緊密的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)縱向以各級(jí)國家綜合檔案館為主線，達(dá)到館際互通；橫向以各個(gè)檔案館為中心覆蓋各個(gè)機(jī)關(guān)，達(dá)到館室一體。形成分工負(fù)責(zé)、相互支撐的全省電子檔案永久保存體系和便捷的檔案信息共享架構(gòu)。
2.以安全規(guī)范管理為目標(biāo)，完善電子檔案長期安全保存體系行之有效的管理體系是電子檔案安全規(guī)范管理的基礎(chǔ)和保障。一是嚴(yán)格執(zhí)行《云南省檔案數(shù)字化工作安全保密管理辦法》，對(duì)檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行資質(zhì)審查和備案工作，強(qiáng)化檔案數(shù)字化安全保密；二是省檔案局將會(huì)同有關(guān)部門加大檔案安全保密執(zhí)法檢查力度。對(duì)各級(jí)檔案館和各類檔案室開展經(jīng)常性檔案安全保管、保密、消防等執(zhí)法檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)督促整改；三是繼續(xù)統(tǒng)一關(guān)鍵技術(shù)，制定數(shù)字檔案館（室）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并組織測(cè)評(píng)，加強(qiáng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)監(jiān)督指導(dǎo)；四是各單位與各級(jí)檔案部門配合，明確電子檔案長期安全保存任務(wù)分工。各單位負(fù)責(zé)本單位電子檔案規(guī)范管理和移交，防止電子檔案丟失損壞，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，加強(qiáng)檔案及數(shù)據(jù)、信息系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、載體管理，嚴(yán)防失泄密。檔案部門負(fù)責(zé)移交后的電子檔案的長期安全保存，加強(qiáng)電子檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)載體進(jìn)行檢測(cè)和認(rèn)證，提高電子檔案長期安全保存水平。共同構(gòu)建“省、州市、縣綜合檔案館緊密協(xié)同、綜合檔案館和機(jī)關(guān)檔案室分工負(fù)責(zé)、保存與利用一體推進(jìn)”的電子檔案長期安全保管和共享利用體系。
此外，國家檔案局辦公室3月7日《關(guān)于征求〈電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范（征求意見稿）〉等兩項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)意見的通知》；3月19日《關(guān)于印發(fā)〈國家檔案局科技項(xiàng)目2007年立項(xiàng)選題指南〉的通知》；3月21日《關(guān)于征求〈中華人民共和國檔案法〉修改意見的通知》。
陸兵主席談檔案
4月13日至14日，廣西壯族自治區(qū)主席陸兵在南寧市領(lǐng)導(dǎo)的陪同下，檢查了馬山縣白山鎮(zhèn)合作初中、百龍灘初中、古零鎮(zhèn)中心小學(xué)等6所學(xué)校的“兩基”工作，在聽取馬山縣委、縣政府的工作匯報(bào)后強(qiáng)調(diào)，要加強(qiáng)“兩基”檔案的規(guī)范化建設(shè)。
陸兵在對(duì)做好今后“兩基”工作提出了八項(xiàng)要求中強(qiáng)調(diào)要“進(jìn)一步完善‘兩基’檔案，切實(shí)解決目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校各學(xué)年初的基層統(tǒng)計(jì)表數(shù)據(jù)和‘兩基’數(shù)據(jù)不相符的問題，做到各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表表樣、表冊(cè)封面統(tǒng)一規(guī)范、標(biāo)簽制作統(tǒng)一規(guī)范，杜絕檔案錯(cuò)、漏及數(shù)據(jù)和名冊(cè)不一致的現(xiàn)象”。
南寧市檔案局 潘勝中
檔案收集有《辦法》
經(jīng)重慶市政府同意，并由市政府辦公廳頒布實(shí)施的《重慶市檔案收集管理辦法》規(guī)定：“檔案接收、征集所需經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算”，同時(shí)還對(duì) “散存在各有關(guān)紀(jì)念館、博物館、展覽館、科技館、圖書館、資料館、文物管理所等文化機(jī)構(gòu)內(nèi)的”檔案收集問題作出了相應(yīng)要求。
重慶市檔案局 曾向前
浙江出臺(tái)《檔案館管理辦法》
《浙江省國家檔案館管理辦法》經(jīng)省政府第87次常務(wù)會(huì)議審議通過， 2007年4月1日起施行，對(duì)檔案館在檔案資源建設(shè)、檔案開放和提供檔案利用等公共服務(wù)職能履行方面提出了更高的要求。其中,在國家檔案館履行相關(guān)職責(zé)方面,新辦法從內(nèi)部及外部都加強(qiáng)了對(duì)國家檔案館管理和服務(wù)活動(dòng)的監(jiān)督。有關(guān)規(guī)定包括：國家檔案館館藏檔案實(shí)行分級(jí)保護(hù)和管理；公民和社會(huì)組織申請(qǐng)利用國家檔案館未開放檔案的，國家檔案館一般應(yīng)當(dāng)在2個(gè)工作日內(nèi)做出是否提供利用的書面答復(fù)，最長不得超過7個(gè)工作日，延長期限的理由應(yīng)當(dāng)書面告知申請(qǐng)人；國家檔案館應(yīng)當(dāng)建立年度工作報(bào)告制度，向同級(jí)檔案行政管理部門全面報(bào)告上一年度的管理和服務(wù)情況。
浙江省檔案局 周峰林
檔案信息聯(lián)網(wǎng)查詢進(jìn)社區(qū)
為方便社區(qū)居民就近上網(wǎng)查閱政府公開信息、已公開現(xiàn)行文件和已開放的檔案信息，長春市檔案局與民政局聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于開展檔案信息進(jìn)社區(qū)活動(dòng)的通知》，決定在全市社區(qū)開展檔案信息聯(lián)網(wǎng)查詢活動(dòng)。通知要求各縣（市）區(qū)檔案局、民政局要聯(lián)合開展社區(qū)擁有計(jì)算機(jī)及其應(yīng)用情況的調(diào)查摸底工作，確保市民政局配發(fā)給社區(qū)的計(jì)算機(jī)在該項(xiàng)活動(dòng)中發(fā)揮積極作用。通知還進(jìn)一步要求，各社區(qū)計(jì)算機(jī)與“長春檔案信息資源網(wǎng)”實(shí)現(xiàn)鏈接后，計(jì)算機(jī)操作人員要熟練掌握該網(wǎng)政府公開信息、現(xiàn)行文件和檔案信息的查詢方法，并通過“公告欄”等社區(qū)居民獲取信息方便之處及時(shí)通知，以便廣大群眾盡早知曉并隨時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)查尋所需要的信息。
長春市檔案局 辦館聯(lián)
文件鑒定銷毀中心
【關(guān)鍵詞】 檔案 檔案信息化 標(biāo)準(zhǔn)化
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作領(lǐng)域中的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)。在數(shù)字化條件下，由于電腦系統(tǒng)在人工智能方面存在先天的局限性，因此在檔案信息化建設(shè)中所涉及的標(biāo)準(zhǔn)化問題，將更加尖銳和苛刻，也就更需要統(tǒng)一全面的檔案信息化技術(shù)和規(guī)范。
一、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)在面臨的標(biāo)準(zhǔn)化問題
1、統(tǒng)籌指導(dǎo)缺失，導(dǎo)致系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的制定滯后。我國檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的應(yīng)用早在上世紀(jì)80年代初已起步，并迅速普及到眾多的機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位；90年代以后，電子文件大量出現(xiàn)，電子檔案管理日益成為廣泛需要。然而，我國檔案計(jì)算機(jī)管理和信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定工作直至90年代末才剛起步，嚴(yán)重滯后于實(shí)踐發(fā)展；即便定標(biāo)工作已經(jīng)起步，但進(jìn)展緩慢，已制定出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)寥寥無幾，內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性、配套性，對(duì)于實(shí)際工作需要杯水車薪i。標(biāo)準(zhǔn)化工作的滯后已經(jīng)使檔案信息化建設(shè)因缺乏必要的規(guī)范和引導(dǎo)而陷于盲區(qū)之中。
從現(xiàn)狀看，雖然早在上世紀(jì)80年代中期開始的各類檔案管理升級(jí)中，國家檔案局對(duì)企業(yè)事業(yè)單位和機(jī)關(guān)、檔案館普遍提出的以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為核心的檔案現(xiàn)代化管理要求，在客觀上是一種國家推動(dòng)力，但對(duì)工作深入發(fā)展的組織力度和后續(xù)措施顯然不夠，因而使工作較多地流于形式而缺乏實(shí)效。
2、各自為政，系統(tǒng)、數(shù)據(jù)不兼容。在社會(huì)信息化的大背景下，近年來，各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)，尤其是國家綜合性檔案館紛紛開展檔案信息化建設(shè)，在檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建上已經(jīng)有所突破。但是，由于各自為政，獨(dú)立開發(fā)，首先是致使各機(jī)構(gòu)的檔案管理基礎(chǔ)軟件標(biāo)準(zhǔn)不一，造成檔案信息資源的分散孤立，難以共享；其次是采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)各異，良莠不齊，形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的鴻溝，造成信息資源整合上先天困難。
這種現(xiàn)狀之下，必然造成極大的人力、物力的浪費(fèi)，并拖慢檔案信息化建設(shè)的步伐。⑴由于各地區(qū)、各單位各行其是、互不溝通，技術(shù)研發(fā)低水平重復(fù)現(xiàn)象嚴(yán)重，影響了檔案信息化建設(shè)整體水平的提高；⑵由于盲目研發(fā)，各地區(qū)、各單位出現(xiàn)了大量非兼容的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，檔案信息化運(yùn)行中的文件格式、數(shù)據(jù)內(nèi)容、庫結(jié)構(gòu)的規(guī)定各不相同，形成了“信息孤島”現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到檔案信息的共享，制約了檔案信息資源的價(jià)值；⑶增加了工作量，降低了效益，不僅因大量低水平技術(shù)重復(fù)研發(fā)使總成本拉高，更由于日后隨著相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，新系統(tǒng)研發(fā)、原數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換等，必然發(fā)生二次投入的現(xiàn)象。
3、現(xiàn)有檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與信息技術(shù)契合度低，導(dǎo)致高新科技利用水平低。
我國現(xiàn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系基本是針對(duì)有形檔案資料來制定的，缺乏專門針對(duì)信息化條件下的管理標(biāo)準(zhǔn)，從而嚴(yán)重制約了高新技術(shù)設(shè)備在檔案工作中的利用水平。
二、解決檔案信息化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)化問題的對(duì)策
1、必須以國家戰(zhàn)略的指導(dǎo)思想，自上而下地組織對(duì)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)制定。檔案信息化建設(shè)不僅涉及技術(shù)，更是涵蓋了紛繁復(fù)雜的法制、體制、機(jī)制問題，檔案作為社會(huì)性極強(qiáng)的信息形式，連結(jié)著復(fù)雜的社會(huì)關(guān)系，協(xié)調(diào)和解決與之相關(guān)的問題，僅依靠社會(huì)組織、機(jī)構(gòu)的低層努力，實(shí)在勉為其難，因而必須從政府和國家層面入手。社會(huì)信息化迅猛發(fā)展的機(jī)遇和挑戰(zhàn)面前，檔案信息化建設(shè)迫切需要緊密依托政策導(dǎo)向，加強(qiáng)統(tǒng)籌組織，明確工作走向，以求有序、健康、快速發(fā)展。與傳統(tǒng)的檔案工作相比，檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一的技術(shù)體系，更加需要講求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此先天上更加需要統(tǒng)籌規(guī)劃，以便最終達(dá)成高度的信息共享。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，有效規(guī)范檔案信息化工作已十分緊迫，而此項(xiàng)工作應(yīng)是政府的職責(zé)，因而檔案信息化建設(shè)的根本出路在于制定實(shí)施國家戰(zhàn)略。
2、檔案信息化建設(shè)必須貫徹標(biāo)準(zhǔn)化先行的原則。我國檔案行政管理部門對(duì)檔案信息化技術(shù)研發(fā)工作的總體效果并不理想，究其原因，重具體技術(shù)研發(fā)、輕標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范研制是重要的癥結(jié)所在。各地檔案行政管理部門組織實(shí)施的科研中，從課題的內(nèi)容結(jié)構(gòu)看，幾乎都是為了解決各單位個(gè)性化問題，僅僅針對(duì)和解決各個(gè)點(diǎn)上的局部需要，日益增多的課題研究反而加劇了檔案信息化建設(shè)中的各自為政、分散孤立的信息孤島現(xiàn)象。這表明，檔案信息化建設(shè)的投入不應(yīng)僅僅囿于個(gè)別和局部，解決具體的微觀問題，檔案行政管理部門必須面向檔案信息化建設(shè)的全局，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行的原則，把工作重點(diǎn)從解決具體、局部操作問題轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)的制定、實(shí)施上來，有力提升對(duì)檔案信息化建設(shè)工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的指導(dǎo)力度iii。
隨著整個(gè)社會(huì)信息化水平的提高和檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合已是大勢(shì)所趨。各級(jí)檔案部門都應(yīng)通力合作，協(xié)力構(gòu)建全國統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源整合平臺(tái)，向社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的整合，構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源交換與共享平臺(tái)，使之能聯(lián)結(jié)各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，從而為網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的共享創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。就必須做到所有入網(wǎng)的檔案信息都執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的邏輯數(shù)據(jù)庫。因此只有提供關(guān)于信息資源系統(tǒng)整合的一系列完整的標(biāo)準(zhǔn)，并在資源的開發(fā)、產(chǎn)品化和組織管理的過程中加以遵循，才能實(shí)現(xiàn)信息資源的理想整合，所以應(yīng)圍繞標(biāo)準(zhǔn)化來推進(jìn)信息資源的整合，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化先行原則。
3、必須做到目光長遠(yuǎn)、高屋建瓴的制定適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)體系。一方面由于信息處理技術(shù)日新月異的飛速發(fā)展，而應(yīng)用研發(fā)與實(shí)際推廣又需要一定時(shí)間，因此往往形成技術(shù)應(yīng)用與技術(shù)發(fā)展的代差，使得廣大檔案工作者一邊羨慕和暢想著新技術(shù)的好處，一邊抱怨著手中的軟硬件設(shè)備生澀落后；另一方面，在信息化建設(shè)中容易形成希望硬件設(shè)備的配置應(yīng)該是高檔次先進(jìn)的，軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)該是面面俱到的想法，好像不這樣，不足以體現(xiàn)現(xiàn)代化和先進(jìn)性。實(shí)際上這種認(rèn)識(shí)是不科學(xué)的。IT產(chǎn)業(yè)有一個(gè)著名的“摩爾定律”，即每18個(gè)月芯片的運(yùn)算速度便增長一倍。盲目跟進(jìn)的結(jié)果，將導(dǎo)致原有設(shè)備還未充分發(fā)揮作用就被新設(shè)備所淘汰的局面，損失可想而知。
解決這一問題首先是在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)對(duì)技術(shù)的發(fā)展作出適當(dāng)預(yù)判；其次是設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)研究的常設(shè)機(jī)構(gòu)，形成標(biāo)準(zhǔn)跟隨技術(shù)進(jìn)步而銜接發(fā)展的常規(guī)體系。只有這樣，才能在標(biāo)準(zhǔn)體系制定時(shí)做到目光長遠(yuǎn)、高屋建瓴，使標(biāo)準(zhǔn)體系不形成對(duì)新技術(shù)應(yīng)用的瓶頸，既可以使檔案工作者切實(shí)應(yīng)用到先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，又可以指導(dǎo)信息化建設(shè)的適當(dāng)水準(zhǔn)，不會(huì)造成因盲目建設(shè)而造成巨大浪費(fèi)。
參考文獻(xiàn)
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2 陳婷等.檔案信息化建設(shè)能解決“數(shù)據(jù)孤島”問題.江南時(shí)報(bào)網(wǎng)，2009.5.15
2002年底國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的實(shí)施，使各單位研究電子文件有了指導(dǎo)性依據(jù)；其次檔案管理部門可以有目的、有針對(duì)性地研究相關(guān)單位電子文件產(chǎn)生和管理的實(shí)際情況，總結(jié)其普遍規(guī)則，參見國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合接收平臺(tái)的設(shè)計(jì)接口，系統(tǒng)研究電子文件歸檔類型、歸檔范圍、歸檔方式、歸檔時(shí)間以及歸檔電子文件管理、移交等各個(gè)方面，制定出切實(shí)可行的《電子文件管理規(guī)范與接收標(biāo)準(zhǔn)》開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍不適應(yīng)工作發(fā)展的需要。要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件的收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序。與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家完成確有困難。因此，應(yīng)采用電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息股三個(gè)部門相結(jié)合的方法。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)信息檢索技術(shù)的發(fā)展，信息電子化已成為整個(gè)信息產(chǎn)業(yè)的大趨勢(shì)。
檔案管理部門所具有的信息利用職能，要求我們必須順應(yīng)時(shí)展潮流，完成檔案電子化工作。但由于館藏檔案年代跨度大、規(guī)格不一而且種類繁多，每年尚有成千上萬卷檔案進(jìn)館，數(shù)據(jù)量極大，整個(gè)檔案資料的建庫是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工作。而另一方面，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非常可觀。許多行業(yè)現(xiàn)代化水平的提高使其檔案在形成過程中已經(jīng)多數(shù)采用電子文件形式，并提出遞交電子文件歸檔的需求。如果能直接將電子文件歸檔管理，能減少歸檔單位編制檔案的投入；同時(shí)檔案管理部門只需將已經(jīng)保存的檔案電子化，及大地減輕建庫負(fù)擔(dān)，節(jié)省了大量人力、物力和財(cái)力；電子文件歸檔還縮短了檔案從接收到提供利用的流程，實(shí)效性增強(qiáng)，利用率提高；另外有利于資源共享，對(duì)提高歸檔率也將起到積極的作用。在明確了電子文件歸檔的重要意義后，還需研究其可行性。檔案工作者應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當(dāng)將會(huì)帶來嚴(yán)重問題。我國從90年代中期開始集中力量研究電子文件問題，國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規(guī)劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對(duì)電子文件的特性和管理方法進(jìn)行研究，形成了電子文件歸檔及電子檔案管理辦法初稿和CAD電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔與檔案管理辦法的試行稿。
但由于大量生產(chǎn)電子文件的系統(tǒng)和單位分布在各行各業(yè)，遵循著不同的行業(yè)規(guī)范。而電子文件有別于紙質(zhì)文件管理的顯著特點(diǎn)是必須在電子文件的設(shè)計(jì)階段、形成階段和使用階段對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控，否則電子文件的真實(shí)可靠性以及歸檔保存的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)等一系列問題在檔案階段都難以確認(rèn)和確定。因此，各個(gè)檔案管理部門應(yīng)積極行動(dòng)起來，有目的、有重點(diǎn)地開展對(duì)電子檔案的研究工作。各部門形成的大量電子文件經(jīng)過系統(tǒng)、規(guī)范整理后集中統(tǒng)一的管理起來，對(duì)于電子政務(wù)從注重建設(shè)、輕應(yīng)用向注重深化應(yīng)用轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息的資源整合和資源共享，促進(jìn)政務(wù)信息管理向公共服務(wù)轉(zhuǎn)變，建設(shè)節(jié)約型機(jī)關(guān)和節(jié)約型社會(huì)都具有十分重要的意義。各級(jí)、各部門領(lǐng)導(dǎo)干部，要充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案管理的重要性和迫切性，采取切實(shí)有效的措施，建立健全電子文件歸檔和電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，從源頭上把電子文件歸檔和把電子檔案管理工作做好。
筆者認(rèn)為做好電子文件歸檔主要從以下幾方面入手：首先，做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作。電子文件歸檔要求檔案工作者必須對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)好電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的而可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)作用。其次，處理好電子文件的保存問題。電子文件是以化學(xué)磁性材料為載體的，電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。從理論上講可以長期保存，但電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，電子文件中原始信息能夠長期保存是個(gè)需要檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的課題。目前，對(duì)于重要的，需要長久保存的電子文件，定期進(jìn)行復(fù)制，以防信息損壞或丟失。再次，檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革勢(shì)在必行。檔案工作者要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須通過各種途徑，多層次，采取積極措施進(jìn)行知識(shí)更新。同時(shí)，學(xué)習(xí)、引進(jìn)和利用國內(nèi)外信息技術(shù)的成果，使自身擁有廣博的知識(shí)，掌握各種信息，以適應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要。
電子文件歸檔是時(shí)展的必然要求，檔案管理部門采取電子文件歸檔方式有利且可行，不但符合信息電子化發(fā)展趨勢(shì)，而且使檔案管理流程擴(kuò)展到電子文件生成、移交、存儲(chǔ)及利用等各個(gè)階段，有利于形成文檔一體化管理模式。
作者：吳俊芳
第二條本辦法所稱城建檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種載體的文件材料。
第三條本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的形成、移交、管理和利用。
第四條城建檔案工作是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的重要組成部分，各級(jí)人民政府和各級(jí)建設(shè)行政主管部門應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把城建檔案事業(yè)列入當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)事業(yè)的年度計(jì)劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃，與城市建設(shè)同步管理，健全和穩(wěn)定城建檔案管理機(jī)構(gòu)。城市各有關(guān)單位（包括駐市的部、省所屬單位）都應(yīng)從城市建設(shè)的全局出發(fā)，把城市建設(shè)文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入有關(guān)規(guī)章制度和各有關(guān)人員的職責(zé)范圍。
第五條全市城建檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、多套分存、集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合的管理原則。建立以市建設(shè)檔案館為中心，以各縣（市、區(qū)）城建檔案管理機(jī)構(gòu)，建設(shè)系統(tǒng)檔案室及各建設(shè)單位檔案室為基礎(chǔ)的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
第六條全市城建檔案工作由市建設(shè)行政主管部門統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)上受市檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。各縣（市、區(qū)）城建檔案工作由各縣（市、區(qū)）建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)管理，業(yè)務(wù)上受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
第七條市建設(shè)檔案館隸屬市建設(shè)局領(lǐng)導(dǎo)，是管理全市城建檔案工作的專門機(jī)構(gòu)，是全市城建檔案管理、城建科研、城建信息的中心，其主要職責(zé)是：
（一）依法對(duì)全市城建檔案工作實(shí)施宏觀管理，負(fù)責(zé)擬定城建檔案工作的有關(guān)規(guī)范性文件及規(guī)定；
（二）接收征集本市重要的需永久和長期保管的城建檔案資料；
（三）對(duì)接收進(jìn)館的檔案資料進(jìn)行科學(xué)整理和管理，同時(shí)積極開展利用工作，為城市建設(shè)各項(xiàng)工作服務(wù)；
（四）根據(jù)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和科研工作需要，開展編研工作；
（五）對(duì)各縣（市、區(qū)）建設(shè)檔案館（室）和市區(qū)城市建設(shè)單位的城建檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查，負(fù)責(zé)建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收；
（六）根據(jù)城市建設(shè)工作的需要，做好有關(guān)資料的收集、整理、保管、利用工作，使建設(shè)檔案館逐步成為城建檔案資料的儲(chǔ)存、利用、咨詢、交流、服務(wù)中心、城建科研中心、城建信息中心。
各縣（市、區(qū)）建設(shè)檔案館（室）負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)爻墙n案的收集、保管、開發(fā)利用和建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。并按規(guī)定向市建設(shè)檔案館移交城市規(guī)劃檔案及重要工程檔案。
第八條各部門和單位（包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)、部隊(duì)等）對(duì)本部門、本單位形成的城建檔案應(yīng)加強(qiáng)管理。根據(jù)工程建設(shè)及設(shè)施維護(hù)管理需要，收集和保管其竣工檔案，并隨時(shí)接受市建設(shè)檔案館的檢查和指導(dǎo)。凡屬永久和長期保存的城建檔案，都必須無條件地將檔案的原件報(bào)送市建設(shè)檔案館統(tǒng)一保管。
第九條城市行政區(qū)范圍內(nèi)下列檔案資料，應(yīng)整理送交建設(shè)檔案館：
（一）城市規(guī)劃和城市建設(shè)管理方面的檔案資料，包括城市總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃和城市規(guī)劃管理、市政公用事業(yè)管理、房地產(chǎn)開發(fā)管理、建筑工程及市場(chǎng)管理、城建計(jì)劃統(tǒng)計(jì)管理等檔案資料；
（二）城市勘測(cè)設(shè)計(jì)方面的檔案資料，包括城市水文地質(zhì)、工程地質(zhì)和城市測(cè)繪等檔案資料；
（三）城市土地管理的有關(guān)檔案資料，主要指市區(qū)土地規(guī)劃、土地普查成果等檔案資料；
（四）城市土地管理的有關(guān)檔案資料，主要指市區(qū)土地規(guī)劃、土地普查成果等檔案資料；
（五）市區(qū)地名檔案資料，包括街名、道路命名匯編及更名通報(bào)等檔案資料；
（六）城市環(huán)境保護(hù)的有關(guān)檔案資料，包括環(huán)境普查、監(jiān)測(cè)、治理等檔案資料；
（七）市政工程檔案資料，包括城市道路（含廣場(chǎng)）、橋梁（含地下人行道）、涵洞、隧道、排水、路燈等工程檔案資料；
（八）公用設(shè)施工程檔案資料，包括供水、供氣、熱力、公共交通、供電、電信等檔案資料；
（九）交通運(yùn)輸工程檔案資料，包括市轄范圍內(nèi)的公路、鐵路、機(jī)場(chǎng)等工程檔案資料；
（十）工業(yè)建筑工程檔案資料，包括礦業(yè)、電力、輕工、紡織化工、電子儀表、機(jī)械、冶金、建材、醫(yī)藥、食品、儲(chǔ)庫等建（構(gòu)）筑物工程檔案資料；
（十一）民用建筑工程檔案資料，包括住宅、辦公用房以及影劇院、展覽館、圖書館、博物館、檔案館、賓館、會(huì)堂、書店、學(xué)校、醫(yī)院、療養(yǎng)院、體育館（場(chǎng)）等檔案資料；
（十二）城市水資源管理和主要水利工程檔案資料，包括水資料調(diào)查統(tǒng)計(jì)、規(guī)范性文件、城市上游水庫、引水渠道及泵站，市區(qū)河道整治等資料；
（十三）人防、防災(zāi)工程檔案資料，包括人防工程的通道、地道、地下室、消防、防震、防洪等工程檔案資料；
（十四）環(huán)境衛(wèi)生工程檔案資料；
（十五）名勝古跡、園林綠化工程檔案資料，包括公園、綠地、苗圃、名木古樹、紀(jì)念性建筑、名人故居、城市雕塑、古建筑、風(fēng)景區(qū)等方面的工程檔案資料；
（十六）城市建設(shè)科研檔案資料；
（十七）軍事工程檔案資料，包括穿越市區(qū)的地下管線和隱蔽工程等檔案資料；
（十八）各類開發(fā)區(qū)建設(shè)工程檔案資料，包括勘測(cè)資料、竣工總平面圖、管網(wǎng)綜合圖、工業(yè)建筑和公共建筑的工程竣工檔案及住宅工程檔案等；
（十九）涉外工程檔案資料；
（二十）村鎮(zhèn)建設(shè)檔案資料，主要指市區(qū)周邊村鎮(zhèn)規(guī)劃，典型建筑的圖紙等檔案資料；
（二十一）列入要收集和征集的城市基礎(chǔ)資料，包括城市歷史沿革、歷史經(jīng)濟(jì)、人口、科學(xué)文化、教育、資源、氣象、水文、地震以及有關(guān)城市建設(shè)的方針政策、法律、法規(guī)制度匯編、專題調(diào)研和科技成果、技術(shù)手冊(cè)、城市面貌等有關(guān)檔案資料（包括聲像資料）。
第十條建設(shè)工程檔案的具體內(nèi)容包括：工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖及工程建設(shè)過程中形成的聲像檔案和電子檔案。
第十一條需報(bào)送市建設(shè)檔案館的城建檔案資料由產(chǎn)生單位收集齊全，按要求移交，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。各類建設(shè)工程檔案應(yīng)于竣工驗(yàn)收后九十日內(nèi)移交；城市基礎(chǔ)資料、規(guī)劃管理、土地管理、房地產(chǎn)開發(fā)管理、環(huán)保管理、園林綠化、人防、工程設(shè)計(jì)、科研等檔案資料應(yīng)自形成之日起，在產(chǎn)生單位保管三至五年后移交。
第十二條在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)建設(shè)建筑物、構(gòu)筑物和其他設(shè)施的建設(shè)單位在領(lǐng)取建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，應(yīng)當(dāng)與當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)簽訂城建檔案移交責(zé)任書。
第十三條建設(shè)單位在進(jìn)行工程發(fā)包招標(biāo)與承包單位簽訂合同協(xié)議時(shí)，應(yīng)包括編制工程竣工檔案的內(nèi)容、質(zhì)量要求、套數(shù)、提交時(shí)間及編制竣工圖費(fèi)用等，明確其義務(wù)和責(zé)任。
第十四條凡在城市轄區(qū)內(nèi)建設(shè)的各類工程，在其竣工時(shí)，應(yīng)當(dāng)同步整理完成工程檔案資料。在編制工程竣工圖紙時(shí)，應(yīng)當(dāng)符合以下要求：
（一）編制竣工總平面圖和管線工程竣工圖，須采用城市統(tǒng)一坐標(biāo)系統(tǒng)和高程系統(tǒng)的實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)；
（二）圖形與文字?jǐn)?shù)據(jù)要反映建設(shè)工程的真實(shí)情況，即圖物相符；
（三）利用施工圖紙改繪竣工圖，必須是圖面清晰的新藍(lán)圖；
（四）地下管線工程必須按要求重新繪制竣工圖；
（五）大型、重要的工程項(xiàng)目，隱蔽工程須附有工程照片或?qū)崨r視頻等聲像檔案資料；
（六）編制竣工圖必須堅(jiān)持在施工過程中按照工程的實(shí)際進(jìn)度同步編制，不得事后編制和偽造。
第十五條工程建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)市建設(shè)檔案館對(duì)工程檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收。
建設(shè)單位在辦理工程竣工備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)提交市建設(shè)檔案館出具的建設(shè)工程檔案認(rèn)可文件。
第十六條向建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)移交的城建檔案必須是原件，并符合國家規(guī)定的城建檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)檔案館可以接受委托，代為整理、編制建設(shè)工程檔案，并實(shí)行有償服務(wù)。
第十七條凡因擴(kuò)建、改建、大修，使建筑物、構(gòu)筑物和各種管線發(fā)生變化的，建設(shè)單位必須對(duì)其原工程竣工檔案進(jìn)行修改補(bǔ)充，并及時(shí)報(bào)送建設(shè)檔案館。
第十八條城建檔案實(shí)行多套分存、集中管理的原則。建設(shè)檔案館和產(chǎn)生城建檔案的有關(guān)建設(shè)單位，必須建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定，科學(xué)管理城建檔案，積極利用城建檔案，開發(fā)城建檔案信息，為城市建設(shè)服務(wù)。
第十九條建設(shè)檔案館應(yīng)做好檔案材料的鑒定和保管工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，確保城建檔案的安全和完整。
第二十條建設(shè)檔案館對(duì)城建檔案的保存價(jià)值應(yīng)定期組織人員進(jìn)行鑒定。對(duì)需要銷毀的檔案必須編目造冊(cè)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審查，并與產(chǎn)生單位協(xié)商同意，報(bào)上級(jí)行政主管部門和業(yè)務(wù)主管部門批準(zhǔn)后，指定專人監(jiān)銷。
第二十一條凡需要利用城建檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人，應(yīng)持單位介紹信和個(gè)人身份證，到建設(shè)檔案館按規(guī)定查閱。單位或個(gè)人在查閱城建檔案時(shí)，應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定，不得涂改、污損城建檔案或拆卷、抽頁。
第二十二條建設(shè)檔案館應(yīng)根據(jù)查閱檔案的需要，編制必要的檢索工具，提供良好的咨詢服務(wù)，做好利用統(tǒng)計(jì)、信息反饋的工作，分析研究城建檔案開發(fā)利用的新動(dòng)向，不斷提高管理和服務(wù)水平。
第二十三條建設(shè)行政主管部門對(duì)在城建檔案工作中做出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第二十四條違反本辦法規(guī)定，建設(shè)單位未按照規(guī)定期限和范圍向建設(shè)檔案館報(bào)送建設(shè)工程檔案的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令改正，并處以一萬元以上十萬元以下的罰款。
第二十五條違反本規(guī)定有下列行為之一的，由建設(shè)行政主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任，并按《省檔案工作條例》給予處罰：
（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；
（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）無故延期或者不按照規(guī)定歸檔、報(bào)送的；
（五）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；
（六）檔案工作人員，造成檔案損失的。
第二條本辦法所稱城市建設(shè)檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。
第三條本辦法適用于本省行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案的管理活動(dòng)。
第四條城市人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)城市建設(shè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把城市建設(shè)檔案事業(yè)的發(fā)展納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，適應(yīng)城市建設(shè)的需要。
第五條建立健全以各級(jí)城市建設(shè)檔案館（室）為基礎(chǔ)的城市建設(shè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，保證城市建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
城市建設(shè)檔案館的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范要求。
城市建設(shè)檔案館（室）應(yīng)當(dāng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立和完善城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，將城市建設(shè)信息資料納入收集范圍，及時(shí)采集、接收、存儲(chǔ)、整理。
城市建設(shè)檔案館（室）所必需的經(jīng)費(fèi)，由同級(jí)財(cái)政部門通過預(yù)算予以安排。
第六條縣級(jí)以上建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城市建設(shè)檔案工作，業(yè)務(wù)上受同級(jí)檔案行政主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
有關(guān)行政主管部門應(yīng)當(dāng)重視本系統(tǒng)的城市建設(shè)檔案工作，建立健全本系統(tǒng)城市建設(shè)檔案管理制度。
第七條城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)履行下列職責(zé)：
（一）負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案的收集、保管和利用；
（二）受建設(shè)行政主管部門委托，具體負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案管理；
（三）法律、法規(guī)和本辦法規(guī)定的其他職責(zé)。
第八條城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)接收和管理下列檔案：
（一）各類城市建設(shè)工程檔案：
1.工業(yè)、民用建筑工程；
2.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；
3.公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；
4.交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；
5.園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程；
6.市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；
7.城市防洪、抗震工程；
8.結(jié)合民用建筑修建的地下防空工程；
9.軍民共建工程檔案資料中，除軍事和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。
（二）城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的各類地下管線工程（包括城市供水、排水、燃?xì)狻崃Α㈦娏Α㈦娦拧⒐I(yè)等地下管線）檔案。
（三）城市建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理單位（包括城市規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)境衛(wèi)生、市政、公用、房地產(chǎn)管理等單位）形成的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。
（四）有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的政策法規(guī)、科研成果和城市風(fēng)貌史料。
（五）建設(shè)部、國家檔案局確定的其他城市建設(shè)檔案資料。
前款規(guī)定的接收、管理的檔案材料的具體范圍，由省建設(shè)行政主管部門、省檔案行政主管部門會(huì)同省有關(guān)主管部門另行規(guī)定。
第九條城市建設(shè)工程檔案材料由各建設(shè)單位按照國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)收集、整理，并向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交。
前款所稱建設(shè)工程檔案，包括工程項(xiàng)目前期、施工及竣工所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。工程項(xiàng)目前期管理文件材料可以移交副本。
第十條建設(shè)單位在向有關(guān)部門申領(lǐng)建設(shè)工程規(guī)劃許可證或者施工許可證期間，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)申報(bào)材料向工程所在地城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)備案。城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)在接受備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)書面告知建設(shè)單位有按規(guī)定移交城市建設(shè)檔案的義務(wù)。
第十一條有關(guān)行政主管部門或者建設(shè)單位組織工程竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)當(dāng)通知城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)參加，由城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程的技術(shù)檔案和施工管理資料是否完整提出意見。
第十二條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)自建設(shè)工程驗(yàn)收合格之日起20個(gè)工作日內(nèi)，向所在地城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案，但建設(shè)工程決算資料可以在建設(shè)工程驗(yàn)收合格之日起3個(gè)月內(nèi)移交。建設(shè)工程檔案不齊全的，應(yīng)當(dāng)補(bǔ)充齊全。
第十三條各建設(shè)單位對(duì)形成的城市建設(shè)檔案，除按照本辦法規(guī)定向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移送外，還應(yīng)當(dāng)做好整理、歸檔和利用工作，并由本單位綜合檔案室集中保管。
第十四條建設(shè)項(xiàng)目投入使用后進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者對(duì)重要部位進(jìn)行維修的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善原建設(shè)工程檔案；涉及結(jié)構(gòu)和平面布置
改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制工程竣工檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。
第十五條城市建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部各專業(yè)管理單位形成的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，凡具有永久保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起1年至5年內(nèi)，向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交；對(duì)具有長期保存價(jià)值的檔案，城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)可以自檔案形成之日起1年至5年內(nèi)，根據(jù)需要選擇接收。
第十六條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交下列地下管線工程檔案：
（一）地下管線工程項(xiàng)目前期工作、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收文件和竣工圖；
（二）地下管線工程竣工測(cè)量成果；
（三）其他有關(guān)地下管線工程的電子文件、照片、錄像、縮微品等特種載體形態(tài)的檔案資料。
前款規(guī)定的地下管線檔案資料，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照本辦法的規(guī)定，與建設(shè)工程檔案一并或者單獨(dú)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交。
第十七條建設(shè)單位申領(lǐng)建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)，應(yīng)當(dāng)?shù)匠鞘薪ㄔO(shè)檔案機(jī)構(gòu)查詢?cè)摻ㄔO(shè)工程施工地段的地下管線檔案資料，取得施工地段地下管線現(xiàn)狀資料，并向建設(shè)工程規(guī)劃許可證核發(fā)機(jī)關(guān)說明地下管線現(xiàn)狀情況。
第十八條城市地下管線權(quán)屬單位應(yīng)當(dāng)將更改、報(bào)廢、漏測(cè)部分的地下管線及時(shí)修改、補(bǔ)充到地下管線專業(yè)圖上，并在修改、補(bǔ)充后3個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)報(bào)送。
第十九條城市人民政府應(yīng)當(dāng)定期對(duì)地下管線進(jìn)行普查和補(bǔ)測(cè)。普查和補(bǔ)測(cè)形成的檔案材料，由城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理。
第二十條建設(shè)單位收集、整理或者補(bǔ)測(cè)補(bǔ)繪檔案材料確有困難的，城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)可以提供咨詢、服務(wù)。
第二十一條城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期公布開放檔案的目錄，有計(jì)劃地編纂檔案史料，開發(fā)檔案信息資源，為檔案的利用提供便利。有關(guān)單位查詢利用檔案信息資料，城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)除收取復(fù)印費(fèi)等工本費(fèi)外，不得收取其他費(fèi)用。
涉及國家秘密的城市建設(shè)檔案應(yīng)當(dāng)按照國家秘密范圍的規(guī)定確定密級(jí),并遵守國家有關(guān)保密管理規(guī)定。未經(jīng)產(chǎn)權(quán)單位或者上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，不得查閱使用。
有關(guān)建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)、充分地利用城市建設(shè)檔案資料，確保建設(shè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理質(zhì)量，防止各類損害事故的發(fā)生。
第二十二條城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全科學(xué)的管理制度，依法做好檔案的接收、整理、保護(hù)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保密等工作。
城市建設(shè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，維護(hù)史實(shí)，遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的城市建設(shè)檔案管理專業(yè)知識(shí)。
第二十三條違反本辦法第十二條、第十四條規(guī)定的，依照《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第五十九條規(guī)定處理。
第二十四條違反本辦法第十五條規(guī)定，不按期移交業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令其限期改正，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政或者紀(jì)律處分。
第二十五條違反本辦法第十六條、第十八條規(guī)定，未按規(guī)定向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)報(bào)送地下管線檔案資料的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令限期改正，并可處1萬元以上5萬元以下的罰款。對(duì)他人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任。對(duì)城市建設(shè)公共利益造成損害的，由有權(quán)機(jī)關(guān)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政或者紀(jì)律處分。
第二十六條違反本辦法有關(guān)規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政主管部門或者建設(shè)行政主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分：
（一）對(duì)不符合規(guī)定要求的檔案予以接收的；
（二）在參與工程竣工驗(yàn)收或者檔案管理工作中弄虛作假的；
（三）其他、行為。
【摘要】檔案是反映歷史面貌的真實(shí)記錄，檔案事業(yè)是黨和國家各項(xiàng)事業(yè)的重要組成部分。檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，也是衡量學(xué)校管理工作水平高低的標(biāo)志。隨著教育改革的不斷深入和發(fā)展，貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》與《廣東省檔案管理辦法》，建立和管理好學(xué)校檔案，并促使學(xué)校檔案工作納入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理的軌道，不斷提高檔案管理的整體水平，有著極為重要的意義和作用。
【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理依法治檔
一、當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的問題
1．某些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視，其表現(xiàn)為：⑴對(duì)檔案管理的意義認(rèn)識(shí)不足。多年來，由于對(duì)“教育改革”的狹隘認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案事業(yè)建設(shè)降低到了教育改革的附屬地位，經(jīng)常以一種對(duì)當(dāng)前教育改革是否有用的實(shí)用主義來衡量檔案事業(yè)，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價(jià)值屬性，因?yàn)闄n案是歷史的產(chǎn)物，不能產(chǎn)生直接的教改成績(jī)或效果，檔案往往是到檢查評(píng)估利用的時(shí)候才顯出它的價(jià)值。⑵依法歸檔的意識(shí)不強(qiáng)。基層的領(lǐng)導(dǎo)同志不能深入實(shí)際解決檔案收集工作中存在的實(shí)際問題，檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門主動(dòng)索取，而依靠有關(guān)部門主動(dòng)移交的可操作性不強(qiáng)，致使檔案移交工作遲遲不能落到實(shí)處，甚至材料收集不齊全，直接影響收集工作的開展。⑶對(duì)《檔案法》的宣傳不夠。《中華人民共和國檔案法》頒布20年了，除檔案管理部門認(rèn)識(shí)外，大多數(shù)人不了解、不認(rèn)識(shí)檔案法律責(zé)任，不重視統(tǒng)一管理檔案的意義，管理人員、科技人員依法自覺保護(hù)、收集、移交檔案材料的意識(shí)沒有真正樹立起來。
2．教職工對(duì)依法治檔的觀念淡薄。由于檔案違法行為所產(chǎn)生的后果具有間接性、隱蔽性，這導(dǎo)致了人們忽視或輕視檔案違法行為。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那樣，直接地明顯地危及國家、人民的人身和財(cái)產(chǎn)安全，會(huì)給國家、人民帶來直接的、明顯的危害和損失。同時(shí)，學(xué)校對(duì)教職工的評(píng)價(jià)考核也沒有把依法治檔作為其中一個(gè)條件。把檔案資料的收集、移交看成是一種負(fù)擔(dān)，甚至不當(dāng)一回事，學(xué)期或?qū)W年結(jié)束，該交的檔案資料也沒有整理移交，需檔案管理人員的多番催促。
3．上級(jí)檔案部門，對(duì)學(xué)校依法管理檔案工作監(jiān)督力度不夠。一些檔案行政管理部門對(duì)于學(xué)校存在的檔案違法行為，往往只進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)糾正，久而久之，執(zhí)法檢查變成了上門服務(wù)，上門幫助組卷、立卷，以指導(dǎo)替代執(zhí)法、替代執(zhí)罰。而對(duì)于法定破損檔案、不及時(shí)歸檔、歸檔不全、利用不還、檔案面臨危險(xiǎn)等檔案違法行為不作重點(diǎn)深入檢查和追究。
二、如何依法管理檔案工作
1．加大宣傳力度，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制觀念，打好依法管理檔案工作的群眾和社會(huì)基層。“立足檔案，面向社會(huì)”是我國檔案宣傳工作的方針，繼續(xù)加大《檔案法》的宣傳，也是全社會(huì)的普法意識(shí)的體現(xiàn)。但目前檔案意識(shí)還很淡薄，檔案觀念模糊。就我們基層而言，要爭(zhēng)得領(lǐng)導(dǎo)的重視，把它納入學(xué)校的普法工作中去。除做好各部門工作宣傳外，還可通過宣傳周、宣傳月搞定期宣傳，也可通過學(xué)校的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)宣傳、學(xué)校公示欄宣傳，通過研討會(huì)、座談會(huì)，舉辦展覽、知識(shí)竟賽等形式，使廣大群眾真正了解檔案，自覺遵守《檔案法》。還可通過對(duì)違法案件的處理結(jié)果，以案說法，以警世后人，從而增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)和法制觀念，為依法管理檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2．積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)部門的理解和支持，加大對(duì)檔案管理工作的力度。建議從教育檔案工作實(shí)際出發(fā)，會(huì)同檔案局、教育局一起制定并及時(shí)修訂適合教育改革要求的學(xué)校檔案管理試行辦法和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)，宏觀管理，實(shí)行分類指導(dǎo)，有效監(jiān)督，形成有關(guān)業(yè)務(wù)部門與辦公室配合對(duì)學(xué)校檔案工作齊抓共管的機(jī)制，促進(jìn)《檔案法》實(shí)施在學(xué)校落到實(shí)處。
3．依法健全和完善檔案收集管理制度。檔案資料的收集、移交和整理、保管，是發(fā)揮檔案工作整體功能的前提，也是做好檔案業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)。要扎扎實(shí)實(shí)地做好這項(xiàng)基礎(chǔ)工作，不僅要把學(xué)習(xí)貫徹《省檔案管理辦法》與學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》結(jié)合起來，加大宣傳力度，努力營造濃厚的社會(huì)氛圍，還要依法健全和完善檔案收集制度。檔案收集管理制度主要包括：
(1)登記制度。為了掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落，應(yīng)及時(shí)做好登記工作，形成必要的制度。
(2)時(shí)限制度。及時(shí)收集是確保歸檔文件材料齊全完整的關(guān)鍵。收集材料不能等到年底收集與整理，而應(yīng)區(qū)分不同情況，明確收集與歸檔時(shí)限。因?yàn)橛行┪募牧显谵k文部門較長，遇上機(jī)構(gòu)變化、人動(dòng)、工作調(diào)整，很容易散失，造成歸檔不全或不完整。
(3)查對(duì)制度。檔案管理部門要做到對(duì)所管檔案材料心中有數(shù)，必須確定一個(gè)時(shí)間核對(duì)收集歸檔材料，對(duì)收集工作中發(fā)現(xiàn)的問題，如不全、短缺材料的，要及時(shí)向有關(guān)部門追要收集，對(duì)錯(cuò)裝、錯(cuò)收的，材料要及時(shí)查清并予以糾正。
(4)移交制度。要根據(jù)具體情況，制定出具體檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間與質(zhì)量要求，使各單位、各部門形成的檔案材料一般應(yīng)及時(shí)處理完畢后，及時(shí)移交給檔案管理部門歸檔保存，避免任何組織與個(gè)人以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔材料的現(xiàn)象發(fā)生，保證檔案材料的完整齊全，特別是人事檔案更應(yīng)注意及時(shí)移交。
(5)索要制度。對(duì)于未能及時(shí)移交到檔案管理部門的歸檔材料，檔案管理部門不能完全坐等有關(guān)單位或部門主動(dòng)送交材料上門，對(duì)以上制度執(zhí)行情況，可與工作評(píng)價(jià)結(jié)合起來，獎(jiǎng)懲分明，如評(píng)優(yōu)、評(píng)先、職務(wù)晉升等。
1、檔案的法制知識(shí)。
在第一堂課中，麻城市檔案局的喻老師就給我們講述了我國及我省的檔案法的制定情況，并詳細(xì)地學(xué)習(xí)了檔案法違法行為。讓我們對(duì)哪些行為屬于檔案違法行為，它有些什么特征，違反了檔案法將產(chǎn)生什么樣的后果，會(huì)受到什么樣的制裁等檔案法制知識(shí)進(jìn)行了全面而系統(tǒng)的了解。為我們以后的檔案管理奠定了良好的理論基礎(chǔ)。
2、立卷歸檔的“三合一”制度。
在我們進(jìn)行檔案管理過程中最重要的一項(xiàng)前提工作是制定一份合理、科學(xué)的立卷歸制度。本著科學(xué)發(fā)展觀的精神，加強(qiáng)學(xué)校檔案資源建設(shè)，提高我校檔案工作的管理水平，堅(jiān)持“以人為本、以我為主、涵蓋職能、突出重點(diǎn)、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、豐富門類、價(jià)值主導(dǎo)、方便利用”的原則制定學(xué)校檔案“三合一”制度，即立卷歸檔制度要求機(jī)關(guān)單位都要制訂分類方案、歸檔范圍、保管期限表。只有首先明確這三大類的內(nèi)容界線，我們才能進(jìn)行檔案管理的后續(xù)工作。
3、各類資料的歸檔管理規(guī)范。
我們主要學(xué)習(xí)了文書文件材料、科技文件材料、會(huì)計(jì)文件材料、聲像材料、電子文件材料的收集、分類、組卷、排列、目錄封面的填寫、歸檔以及需注意的問題等一系列程序。
4、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的管理。
鄧?yán)蠋熃o我們介紹了世紀(jì)科怡檔案管理軟件。該軟件主要是將紙質(zhì)檔案通過掃描枝術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，通過電腦進(jìn)行儲(chǔ)存保管。我們大略的學(xué)習(xí)了該軟件的較常用的幾個(gè)功能。
我們參加檔案培訓(xùn)的目的，就是要把理論知識(shí)服務(wù)于實(shí)踐。如何把學(xué)習(xí)到的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中去，是當(dāng)前應(yīng)該面對(duì)和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。雖然在培訓(xùn)中學(xué)了這么多東西，但是要真正的掌握，熟練地運(yùn)用于實(shí)踐中還是有一定的困難的，也需要一段時(shí)間去探索、去實(shí)踐。
我仔細(xì)地想了一下，歸納了我們這次學(xué)習(xí)的最主要內(nèi)容就是新的檔案管理方法和世紀(jì)科怡檔案管理軟件的運(yùn)用。
在聽了老師精湛的講解，看了師范運(yùn)用新的檔案管理方法整理出來的檔案之后，我們可以看出傳統(tǒng)的方法與新的方法之間主要存在以下幾個(gè)不同之處：1、檔案盒封面。不過兩者進(jìn)行比較也是大同小異。新的有四個(gè)內(nèi)容：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），而傳統(tǒng)的則內(nèi)容要詳細(xì)些，排版也稍有差異，但在我個(gè)人看來，這并不影響后續(xù)工作及查閱。2、在新整理的檔案里面，師范將歸檔文件的裝訂方式由以前的穿孔式變?yōu)楝F(xiàn)在的袋裝式這個(gè)有很大的變化，不需要寫卷內(nèi)文件目錄，每袋首頁都蓋了專門的歸檔章。然后將相同類別的都裝到一個(gè)盒子里面。（這個(gè)我一直存在疑惑，沒有目錄，我們將怎么去快速查閱出來？）
將紙質(zhì)文件數(shù)字化管理，可以節(jié)約空間，快速檢索，輸入之后直接生成可以省去很多步驟。但是也存在一些弊端，設(shè)備的要求電腦、掃描儀、各類備份載體都有嚴(yán)格的保存運(yùn)用要求，對(duì)于檔案資料較多的單位比較適用。
學(xué)習(xí)了別人的先進(jìn)理論與成功實(shí)例后，我一直在想我們學(xué)校的檔案管理與他們的有些什么區(qū)別，存在哪些差異。在以后的檔案管理中應(yīng)該怎么做。對(duì)照了我們的檔案與他們的，覺得也沒有什么大的區(qū)別。仔細(xì)想一下“三合一”的內(nèi)容，我們那個(gè)冊(cè)子目錄里面除了沒有保管期限外都有，再個(gè)就是格式稍有差異。有一個(gè)缺點(diǎn)就是在紙張要求上不規(guī)范，應(yīng)該全部用A4的紙。我想我們不應(yīng)照搬他們的做法，在遵循“三合一”的指導(dǎo)思想下，探索出適合英才的檔案管理辦法。由于知識(shí)水平與經(jīng)驗(yàn)有限，目前也想不出比較好方法出來，我會(huì)努力學(xué)習(xí)實(shí)踐，在以后的檔案管理中做到以下幾點(diǎn)：
1、努力提高自身檔案管理的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。對(duì)檔案工作自身的要求，要全面了解和掌握，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能，同時(shí)要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。
2、虛心向別人學(xué)習(xí)，努力改正自己的不足。
3、檔案的管理從平時(shí)做起，養(yǎng)成自覺性。在平時(shí)也要認(rèn)真做好收集、整理、管理工作。做到及時(shí)、主動(dòng)收集存檔的資料；按時(shí)歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復(fù)過濾；整理有序，科學(xué)管理，分柜存放，方便查找。
