時(shí)間：2023-06-04 10:49:53
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公司檔案如何管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
檔案管理工作是電力系統(tǒng)經(jīng)營管理工作中的一個(gè)重要組成部分，為電力企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必然要提高它的管理水平，以適應(yīng)現(xiàn)代電力系統(tǒng)管理模式。那么，如何加強(qiáng)縣級供電公司電力系統(tǒng)檔案管理呢？
一、加強(qiáng)對電力系統(tǒng)檔案管理的認(rèn)識
1、電力企業(yè)檔案管理的重要性
電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的原始記錄，具體而言，電力企業(yè)檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業(yè)不可或缺的寶貴財(cái)富。然而從目前來看，很多電力企業(yè)的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)，從而真正為促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。
2、檔案工作內(nèi)容
a.文書材料的立卷：根據(jù)國家實(shí)行文書部門立卷的原則，為全面真實(shí)地反映一個(gè)企業(yè)的歷史面貌，及時(shí)地將企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)所形成的文書材料組成相應(yīng)的案卷。
b.檔案的收集及整理：為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時(shí)收集，對所收集的檔案進(jìn)行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規(guī)律和原則加以科學(xué)地整理使其更加系統(tǒng)化。
c.檔案的檢索及保護(hù)：為了滿足大多數(shù)人對檔案的利用，編寫檔案目錄，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會(huì)環(huán)境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學(xué)方法對檔案加以有效的保護(hù)。
二、加強(qiáng)縣級供電公司電力系統(tǒng)檔案管理的策略
1、提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)
隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等專業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識，使檔案管理工作高效進(jìn)行。這就要求檔案人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在完善本專業(yè)能力基礎(chǔ)上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設(shè)檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學(xué)習(xí)工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，一方面要善于與工程項(xiàng)目管理、施工等部門加強(qiáng)溝通，另一方面檔案管理人員還要經(jīng)常走進(jìn)工程施工現(xiàn)場，把握工程建設(shè)進(jìn)程，主動(dòng)參與到工程建設(shè)驗(yàn)收與評審活動(dòng)中。要根據(jù)工程建設(shè)的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設(shè)的變更動(dòng)態(tài)，對于需要變更的資料要及時(shí)提出修改意見，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來。同時(shí)，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識，要將檔案管理工作切實(shí)歸入企業(yè)管理工作中，主動(dòng)更新知識結(jié)構(gòu)，使檔案資料發(fā)揮對企業(yè)的發(fā)展的服務(wù)作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的服務(wù)。
2、建立健全的管理制度體系
為了提高檔案管理的有效性，要實(shí)施一整套統(tǒng)一的、科學(xué)的以及實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進(jìn)行。根據(jù)電力系統(tǒng)項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立電力系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機(jī)制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當(dāng)電力工程開工的時(shí)候就進(jìn)行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進(jìn)度，在電力工程竣工的時(shí)候，檔案工作也要同步進(jìn)行，在這一過程中，一定要保證項(xiàng)目檔案的完整性與準(zhǔn)確性，在事前、事中、事后都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過各種有利的機(jī)會(huì)對電力系統(tǒng)的資料進(jìn)行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時(shí)進(jìn)行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時(shí)進(jìn)行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會(huì)議或者到現(xiàn)場指導(dǎo)的方式加強(qiáng)學(xué)習(xí)與溝通。
3、加大對檔案管理工作的硬件設(shè)備投入
硬件是檔案管理工作的基礎(chǔ)。電力企業(yè)必須加大對檔案管理工作的硬件設(shè)施投入。不光要建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應(yīng)的防火、防潮、防盜系統(tǒng)；更新檔案柜，使其符合國家標(biāo)準(zhǔn)；配備最先進(jìn)的電腦、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)和刻錄機(jī)等，從而對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理并建立相應(yīng)的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質(zhì)量。
4、加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)
信息技術(shù)的迅速發(fā)展對電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業(yè)結(jié)合自身?xiàng)l件，盡快把檔案的信息化建設(shè)納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃之中，并予以實(shí)施。對于經(jīng)濟(jì)效益相對較好、現(xiàn)代化管理水平相對較高的電力企業(yè)，全面開展檔案信息化建設(shè)應(yīng)包括如下內(nèi)容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對電子文件和電子檔案進(jìn)行全程管理；三是通過建立企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)資源共享；四是積極開展非電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。
會(huì)計(jì)檔案是公司全年經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的反映和紙質(zhì)記錄，是明確各方經(jīng)濟(jì)責(zé)任的重要依據(jù)。因此，各單位財(cái)務(wù)部門對這項(xiàng)工作均十分重視，部門負(fù)責(zé)人常親自參與指導(dǎo)整理歸檔和監(jiān)交。那么，如何使得會(huì)計(jì)檔案整齊美觀并方便下步查找查詢，如何消除會(huì)計(jì)資料管理中的散失、污損的隱患，如何保證會(huì)計(jì)檔案的傳遞環(huán)環(huán)相扣，萬無一失。根據(jù)本人幾年來會(huì)計(jì)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理需走好以下“三步棋”。
細(xì)心走好“裝訂棋”。裝訂是會(huì)計(jì)檔案歸檔的第一步，也是會(huì)計(jì)檔案管理最基礎(chǔ)的工作。在打印出財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿等各之后，在裝訂前的打碼過程中需要仔細(xì)檢查賬表是否存在缺頁漏頁，是否有應(yīng)打印而未打出的會(huì)計(jì)要素，盤點(diǎn)單、調(diào)節(jié)表等中當(dāng)事人應(yīng)簽的字或章是否完整，平整好資料后要剔除隱含在紙張中的金屬物體，防止金屬后期生繡，繡跡影響會(huì)計(jì)檔案觀看。在用針線或者裝訂機(jī)器裝訂時(shí)，不能使裝訂區(qū)覆蓋文字資料，影響到查閱觀看。
順心走好“編號棋”。會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)，要從主要到次要、從賬簿到報(bào)表、從主賬主表到附賬附表的順序安排整理，并參照往年的順序，來編制檔號。檔盒應(yīng)采用統(tǒng)一正規(guī)格式，檔盒標(biāo)注字跡務(wù)必工整，需標(biāo)注要素務(wù)必完整，特別是標(biāo)注的檔案保存時(shí)間不能短于會(huì)計(jì)法規(guī)定時(shí)間。此外，對總賬、分類明細(xì)賬等不能忘記在其封面粘貼印花稅票，以應(yīng)對稅務(wù)部門的隨時(shí)檢查。在會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門臨時(shí)保管的一年時(shí)間中，要做好防蟲、防霉、防潮 “三防”工作，并應(yīng)按照檔號順序在同一地方整齊擺放，以便需要時(shí)快速查找翻看，查閱時(shí)要按照“六有”和考核要求，征得負(fù)責(zé)人同意，并詳細(xì)登記借閱人、事由、借閱歸還時(shí)間，由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。
耐心走好“移交棋”。按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間向公司檔案部門移交已暫存一年的隔年會(huì)計(jì)檔案。在此一過程中，辦公室和財(cái)務(wù)部門須派員全程監(jiān)督，接交人員應(yīng)耐心地對移交的會(huì)計(jì)檔案資料一一開盒驗(yàn)視，查看有無霉變蟲蛀、有無缺失，并將檔盒內(nèi)容物與檔盒封面文字表注、移交清冊移交內(nèi)容三者核對一致，并由多方簽字確認(rèn)。此外，應(yīng)按先后順序擺放轉(zhuǎn)移，防止在轉(zhuǎn)移過程中發(fā)生錯(cuò)亂，為公司檔案部門順利開展長期保存工作做好為鋪墊。 （編輯 余俊娟）
本8月14、15日，院辦組織了對下屬單位的檔案管理培訓(xùn)。兩天的學(xué)習(xí)雖然時(shí)間短暫，但學(xué)習(xí)強(qiáng)度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學(xué)習(xí)，我系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進(jìn)步。下面我談?wù)勛约旱恼J(rèn)識、收獲和體會(huì)。本文原創(chuàng)網(wǎng)站為中國范例網(wǎng)-
一、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是成為一流企業(yè)的一項(xiàng)重要保障。
當(dāng)今世界已進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)（本）更為
重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的國內(nèi)咨詢公司，從默默無聞的只有二、三十人的小公司發(fā)展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發(fā)展具有顧問特色的企業(yè)文化、經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國際化、標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量化的軌道前進(jìn)，公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，成為一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，提高公司的市場競爭力、推動(dòng)公司持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量公司經(jīng)營管理水平的重要標(biāo)志。
二、進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時(shí)研究院下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報(bào)分別收集，于當(dāng)年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內(nèi)容是簡單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營管理、綜合業(yè)務(wù)管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著公司的壯大和發(fā)展，業(yè)務(wù)量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現(xiàn)有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發(fā)展的要求。
培訓(xùn)學(xué)習(xí)期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對公司特點(diǎn)構(gòu)建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓(xùn)的目的，就是要把理論知識服務(wù)于實(shí)踐。如何把學(xué)習(xí)到的知識應(yīng)用到實(shí)際工作中去，是當(dāng)前應(yīng)該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構(gòu)建適宜公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當(dāng)務(wù)之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關(guān)鍵點(diǎn)。
首先，要熟悉、掌握公司的業(yè)務(wù)情況和專業(yè)知識，針對公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類目；其次，還要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開發(fā)檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業(yè)務(wù)部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是，業(yè)務(wù)部門沒有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是，在日常活動(dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時(shí)歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接隨著人員的流動(dòng)導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發(fā)的檔案資源。
再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進(jìn)行目錄收集、公司經(jīng)營管理活動(dòng)檔案的要單獨(dú)整理；建立并完備科研、聲像載體、實(shí)物、設(shè)備、外事、會(huì)議及公關(guān)活動(dòng)檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項(xiàng)內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。只有將檔案有條理地進(jìn)行分門別類，才能保證檔案準(zhǔn)確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計(jì)等管理工作提供基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。
三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實(shí)體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發(fā)展方向
檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但結(jié)合顧問公司具體實(shí)際情況來看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前公司發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。
我公司的產(chǎn)品，是知識產(chǎn)品，顧問公司又是上市公司，遵照國家有關(guān)部門對上市公司的管理規(guī)定， 財(cái)務(wù)部門和綜合業(yè)務(wù)部門是極為特殊的部門，其有關(guān)的文件、報(bào)表、合同管理在是絕對機(jī)密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問組織機(jī)構(gòu)眾多，涉及公司業(yè)務(wù)拓展、專項(xiàng)研究、會(huì)議公關(guān)活動(dòng)等方方面面，這些部門承擔(dān)的大量繁重的業(yè)務(wù)支撐工作。針對這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業(yè)特點(diǎn)的模式，要在加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理的同時(shí)，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結(jié)合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)，在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統(tǒng)一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。同時(shí)各部門都要復(fù)制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會(huì)更清楚地整體記錄公司發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。這種企業(yè)檔案的價(jià)值是無形資產(chǎn)的，同時(shí)也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推廣部、各個(gè)事業(yè)部（定制產(chǎn)品）等研究部門等，這些部門的檔案實(shí)體，都要針對各自部門的不同性質(zhì)和特點(diǎn)，制定不同的管理方法，進(jìn)行并規(guī)范、科學(xué)化保管。但怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又便于推行各部門在繁忙業(yè)務(wù)之余立卷,而不視其為額外負(fù)擔(dān)，值得進(jìn)一步探討。因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。
四、努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
目前賽迪顧問為提高工作效率，沒有設(shè)立專門的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強(qiáng)檔案方面的系統(tǒng)理論和實(shí)踐知識，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。
提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高認(rèn)識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能；三是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。
五、要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度。
檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。
我認(rèn)為賽迪顧問的檔案工作制度管理應(yīng)該包含三個(gè)方面內(nèi)容：一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對有關(guān)部門進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。從而切實(shí)把公司檔案管理納入制度化軌道。
比如，確定分管領(lǐng)導(dǎo)和專(兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)對檔案管理的組織協(xié)調(diào)工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、移交等工作，業(yè)務(wù)上受公司辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)。
辦公室檔案管理人員平時(shí)也要認(rèn)真做好收集、整理、管理工作。做到及時(shí)、主動(dòng)收集存檔的資料；按時(shí)歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復(fù)過濾；整理有序，科學(xué)管理，分柜存放，方便查找。
要將檔案管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司各業(yè)務(wù)部門、職能部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
金融危機(jī)余波未歇，高管以及董事會(huì)明白只是針對特定風(fēng)險(xiǎn)的管理方式不再適用，現(xiàn)行的風(fēng)險(xiǎn)管理流程在今日風(fēng)云變化莫測的商界也不再有效。然而，思想上能夠意識到，行動(dòng)上卻難以落實(shí)。對于大多數(shù)企業(yè)，特別是非金融企業(yè)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理是一樁令人氣餒的任務(wù)。
要做好戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)管理，理解以下兩個(gè)方面很重要：1.公司戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)以及相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管理流程；2.公司在戰(zhàn)略制定和績效評估時(shí)如何考量風(fēng)險(xiǎn)，如何將風(fēng)險(xiǎn)管理融入其中。這兩個(gè)方面不僅值得董事會(huì)關(guān)注，而且與董事會(huì)的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督職能契合。
戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)管理與董事會(huì)角色
企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理（ERM）以及一般風(fēng)險(xiǎn)管理囊括任何組織都會(huì)面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)。其中有些風(fēng)險(xiǎn)并不會(huì)威脅企業(yè)的整體健康，或者影響組織最終達(dá)成商業(yè)目標(biāo)的能力。例如，臨時(shí)數(shù)據(jù)中心停運(yùn)，其可能導(dǎo)致短期的問題或者客戶的不滿，然而一旦恢復(fù)，企業(yè)很快就能回到正常的運(yùn)營軌道。而有些風(fēng)險(xiǎn)則可能是毀滅性的，將導(dǎo)致巨大損失，不僅會(huì)削弱組織達(dá)成目標(biāo)的能力，而且可能威脅組織的生存。當(dāng)前的信用危機(jī)即是一例。這些嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)的暴露引起了企業(yè)對“戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)及其管理”的重視。
“戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)”是指對公司執(zhí)行戰(zhàn)略、達(dá)成目標(biāo)至關(guān)重要的風(fēng)險(xiǎn)。這些風(fēng)險(xiǎn)的暴露將最終影響股東價(jià)值和公司穩(wěn)定性。“戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)管理”則被定義為識別、評估和管理企業(yè)商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的流程，包括在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)采取迅速行動(dòng)。
標(biāo)普2008年宣布，在公司評級中進(jìn)行企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)分析，包括如下內(nèi)容：管理層對公司所面臨的大型風(fēng)險(xiǎn)的看法、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性、風(fēng)險(xiǎn)的潛在影響；對這些重大風(fēng)險(xiǎn)更新識別的頻率和性質(zhì)；風(fēng)險(xiǎn)敏感度對穩(wěn)定性管理和財(cái)務(wù)決策的影響；戰(zhàn)略決策制定中風(fēng)險(xiǎn)管理的角色。
在董事會(huì)層面，戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)管理是一項(xiàng)必要的核心組成部分。Ram Charan在《坦陳：每個(gè)董事都應(yīng)該提的14個(gè)問題》一書中提問道：“我們是否強(qiáng)調(diào)了那些會(huì)把公司推上懸崖的風(fēng)險(xiǎn)？”在Charan看來，董事會(huì)需要關(guān)注內(nèi)生于戰(zhàn)略及其執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)：“風(fēng)險(xiǎn)是每一個(gè)公司戰(zhàn)略不可或缺的部分；在審核戰(zhàn)略時(shí)，董事會(huì)必須讓CEO指出戰(zhàn)略中的內(nèi)生風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行壓力測試。”同時(shí)，他還指出了風(fēng)險(xiǎn)文化的重要性：“董事會(huì)也必須小心有毒文化。”公司制定規(guī)則，而文化則決定了員工如何對待和執(zhí)行這些規(guī)則。鑒于文化在戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)管理中的重要作用，其必須作為戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)評估的一部分。
如何評估
董事會(huì)的第一步應(yīng)該是進(jìn)行戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)評估，系統(tǒng)、持續(xù)地評估企業(yè)面臨的重大風(fēng)險(xiǎn)，并將其錨定于公司核心戰(zhàn)略。在執(zhí)行評估工作時(shí)，高層管理人員和董事會(huì)都要參與，進(jìn)行完整、透徹的審視與討論。這些討論、對話將幫助高管和董事會(huì)在風(fēng)險(xiǎn)及其管理的問題上達(dá)成一致。戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)管理流程應(yīng)設(shè)計(jì)穩(wěn)妥，符合公司特定需求，特別是要反映和支持企業(yè)文化。不然，很快就會(huì)失去作用。一般而言，執(zhí)行戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)評估有7個(gè)基本步驟。
1.深入了解公司的戰(zhàn)略。對公司的戰(zhàn)略與目標(biāo)須了然于胸，有些公司的戰(zhàn)略計(jì)劃和目標(biāo)清晰明確，有些則表達(dá)得不那么正式。無論在哪種情況下，評估必須建立在公司的核心戰(zhàn)略和商業(yè)目標(biāo)基礎(chǔ)上。這一步驟十分重要，因?yàn)槿魶]有關(guān)注要點(diǎn)，評估很容易演變成一份又長又臭的風(fēng)險(xiǎn)清單，無法排定優(yōu)先順序。同時(shí)，這一步驟還為結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)管理與公司戰(zhàn)略奠定了基礎(chǔ)。
2.搜集戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)與觀點(diǎn)。該步驟所需的信息可以通過采訪主要高管、董事，進(jìn)行調(diào)研以及分析財(cái)務(wù)報(bào)告等方式獲取。在搜集數(shù)據(jù)的過程中，應(yīng)加入內(nèi)、外部審計(jì)人員，并邀請其他與風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的部門（如合規(guī)部）等參加。充分利用第一步驟中獲得的信息，設(shè)計(jì)調(diào)查框架，將之與核心戰(zhàn)略關(guān)聯(lián)。在此過程中，還可以詢問關(guān)鍵個(gè)人對于潛在風(fēng)險(xiǎn)的看法。
3.準(zhǔn)備初步的戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)檔案。綜合分析第一、二步搜集到的數(shù)據(jù)，組織起初步的公司戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)檔案；細(xì)節(jié)程度和表述方式根據(jù)組織的文化來量體裁衣。有些公司只需要簡單列表即可，而有些則需要更多細(xì)節(jié)內(nèi)容。至少，檔案要提供一份清晰的主要風(fēng)險(xiǎn)列表，揭示潛在危害。彩印報(bào)告或者熱度圖形式都有助于后期交流。
4.確認(rèn)戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)檔案有效性。初始的戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)檔案必須經(jīng)過證實(shí)、修改和最終確認(rèn)。具體實(shí)施過程取決于數(shù)據(jù)搜集是如何完成的，并需要部分乃至全部董事和高管參與、完成好這一步驟，這有助于避免在風(fēng)險(xiǎn)檔案的終稿上出現(xiàn)重大分歧。
5.制定戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)管理行動(dòng)計(jì)劃。這一步驟緊跟第四步，是第四步的實(shí)際產(chǎn)物，有助于管理和監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)。
6.就戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)檔案和管理行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行討論。這一步驟有助于培育、加強(qiáng)公司的風(fēng)險(xiǎn)文化：第一，通過就公司的主要風(fēng)險(xiǎn)和戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)管理行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行溝通，讓員工知道風(fēng)險(xiǎn)的種類、影響和管理方式；第二，加強(qiáng)員工的風(fēng)險(xiǎn)意識，引起每個(gè)人的重視。
7.實(shí)施戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)管理行動(dòng)計(jì)劃。如前所述，風(fēng)險(xiǎn)評估流程的實(shí)際價(jià)值來自風(fēng)險(xiǎn)管理與監(jiān)督行動(dòng)計(jì)劃的實(shí)施；其是一個(gè)持續(xù)的過程，而非一次性事件，反映著風(fēng)險(xiǎn)的動(dòng)態(tài)性質(zhì)；七個(gè)步驟組成一個(gè)閉合回路式流程，在公司內(nèi)部循環(huán)。
七條法則
論文摘要：介紹煤炭 企業(yè) 信息化的 發(fā)展 背景，列出整個(gè)信息系統(tǒng)的主要部分；探討煤礦企業(yè)信息化如何開展信息化實(shí)施的重點(diǎn)、企業(yè)信息化集成工作如何規(guī)劃，如何開展。
1前言
近幾年來，圍繞煤礦如何實(shí)現(xiàn)信息化提出過一些新的想法，其中數(shù)字化礦山最為常見。但在如何現(xiàn)數(shù)字化礦山這個(gè)問題上，很多廠家或集成商提出過自己的一套理論與實(shí)施方法，雖然出發(fā)點(diǎn)不同，也各有利弊，但總的觀念是一樣的：盡量與生產(chǎn)過程結(jié)合，與設(shè)備管理相結(jié)合。在這種背景下，錫林浩特礦業(yè)公司的信息化規(guī)劃確定了方向。
2錫林浩特礦業(yè)公司的信息化規(guī)劃
錫林浩特礦業(yè)公司的信息化規(guī)則從項(xiàng)目籌備初期就著手進(jìn)行，在進(jìn)行信息規(guī)劃的過程中，得到了公司領(lǐng)導(dǎo)的高度支持，專門成立了信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，也得到了公司各部門的充分配合，提供了各種各樣的思路與想法。信息系統(tǒng)是一整套管理方法的數(shù)字化體現(xiàn)，因此，必須充分做好規(guī)劃，充分考慮到系統(tǒng)的擴(kuò)展性與兼容性，這樣才能滿足將來公司發(fā)展的需求。礦業(yè)公司的信息化規(guī)劃涵蓋生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的所有主要環(huán)節(jié)，并確定了整體規(guī)劃、分步實(shí)施的基本思路，利用3年左右的時(shí)間進(jìn)行數(shù)字化礦山的建設(shè)，在2010年初步形成數(shù)字化礦山基本模型。
在進(jìn)行信息化規(guī)劃的過程中，我們始終把握住幾個(gè)基本原則：
(1)以業(yè)務(wù)需求為驅(qū)動(dòng)，以信息技術(shù)為手段；
(2)與生產(chǎn)過程與管理過程緊密相關(guān)；
(3)注重集成性，避免出現(xiàn)信息孤島。
3實(shí)施重點(diǎn)
信息化應(yīng)該如何進(jìn)行，不但是露天煤礦面臨的一個(gè)重大課題，也是我國信息化進(jìn)程中面臨的一個(gè)普遍問題。特別是在生產(chǎn)型企業(yè)中，脫離生產(chǎn)的信息化往往被看作是錦上添花，沒有進(jìn)入到公司的核心業(yè)務(wù)中去。新成立的 工業(yè) 與信息化部，可以看作是國家認(rèn)為信息產(chǎn)業(yè)部的社會(huì)普遍服務(wù)和市場化轉(zhuǎn)型已經(jīng)基本完成。下一步的信息化推廣方向?qū)⒏嗟叵蛏a(chǎn)領(lǐng)域融合。而信息系統(tǒng)的實(shí)施因?yàn)榭赡苌婕暗焦竟芾淼淖兏铮枰獙?shí)施的重點(diǎn)放在信息技術(shù)之外的管理環(huán)節(jié)上。
(1)流程再造、規(guī)范管理。信息化實(shí)施的首要工作是規(guī)范管理過程與工作標(biāo)準(zhǔn)。因此，系統(tǒng)實(shí)施的第一步是對業(yè)務(wù)模式與流程進(jìn)行梳理，對不盡合理的流程與模式進(jìn)行再造，只有建立起了真正適用、精簡合理的業(yè)務(wù)流程，才有可能使管理制度與工作標(biāo)準(zhǔn)落到實(shí)處，而只有公司的管理落到實(shí)處了，信息化的實(shí)施才能成功。
在錫林浩特礦業(yè)公司信息化的實(shí)施過程中，重新梳理整理了物資管理業(yè)務(wù)流程30多余條，設(shè)備管理流程20余條，并對公司日常管理的其它業(yè)務(wù)流程重新整理，形成 電子 流程，公司的收文、發(fā)文、簽報(bào)、任務(wù)通知、工作聯(lián)絡(luò)等均實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦公，簡化流程的過程中提高了工作效率。
(2)高度集成、資源共享。系統(tǒng)實(shí)施要避免出現(xiàn)信息孤島，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間必須留有相應(yīng)的接口，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在各個(gè)信息系統(tǒng)的共享。在礦業(yè)公司的信息化集成過程中，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與物資管理系統(tǒng)的集成，物資管理系統(tǒng)中的入庫、出庫、付款申請可以及時(shí)同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，自動(dòng)形成庫存及成本；而財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的實(shí)際付款信息也可以自動(dòng)回傳到物資管理系統(tǒng)中的合同模塊，實(shí)現(xiàn)對合同付款的有效管理。基建管理系統(tǒng)中的概預(yù)算管理數(shù)據(jù)也實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)了基建期概預(yù)算管理、合同管理、投資完成的同時(shí)，具備了快速竣工結(jié)算功能。而卡車調(diào)度系統(tǒng)與設(shè)備管理系統(tǒng)的集成，則可以把調(diào)度系統(tǒng)的故障自動(dòng)傳到設(shè)備管理系統(tǒng)形成故障工單，為設(shè)備的精細(xì)化管理提供了有效的手段。
礦業(yè)公司的信息化集成，不但表現(xiàn)為集中存儲、數(shù)據(jù)共享這樣的層面上，還表現(xiàn)為更深層次的應(yīng)用。系統(tǒng)集成采用了先進(jìn)的ldap認(rèn)證，并采用oracleoid技術(shù)實(shí)現(xiàn)了單點(diǎn)登陸，只需要通過登陸門戶系統(tǒng)之后，就可以輕松的訪問其它的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登陸的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)還實(shí)現(xiàn)了待辦事項(xiàng)的集成，通過門戶系統(tǒng)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，將各應(yīng)用系t統(tǒng)待處理業(yè)務(wù)集成到門戶系統(tǒng)中進(jìn)行處理，通過及時(shí)地對待處理業(yè)務(wù)進(jìn)行提醒，減少了流程流轉(zhuǎn)的時(shí)間，并減少管理人員的工作量。
(3)創(chuàng)新管理、決策支持。信息化的過程就是流程再造的過程，就是管理變革的過程。在礦業(yè)公司的實(shí)施過程中，針對煤炭生產(chǎn)管理的實(shí)際情況，在多個(gè)環(huán)節(jié)提出了創(chuàng)新性的解決方案。財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的日利潤模型采用了實(shí)際成本加計(jì)提的方式；gps卡車調(diào)度系統(tǒng)創(chuàng)造了新的自動(dòng)卸載模型；設(shè)備管理中引入了工單的先進(jìn)管理模式，并實(shí)現(xiàn)了與gps卡車調(diào)度系統(tǒng)的接口，使設(shè)備故障有了記錄可供追溯，管理人員可對頻發(fā)故障進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，為設(shè)備管理提供了決策依據(jù)。
在整個(gè)信息化集成體系中，oracle的biee工具成為重要的報(bào)表分析平臺，它的跨異質(zhì)異地?cái)?shù)據(jù)庫的強(qiáng)大功能，良好的數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式，成為我公司數(shù)據(jù)展現(xiàn)和決策支持的重要平臺。通過合理的建模與展現(xiàn)，與公司管理相關(guān)的生產(chǎn)數(shù)據(jù)、經(jīng)營數(shù)據(jù)、設(shè)備數(shù)據(jù)、物資數(shù)據(jù)等均實(shí)現(xiàn)了無縫的集成(見圖1)，公司管理決策層只需要登陸到biee系統(tǒng)中，就可以及時(shí)了解到企業(yè)管理各方面的數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)都是自動(dòng)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)提取出來，不需要人工干擾的準(zhǔn)確的管理數(shù)據(jù)，極大的提高了決策分析的效率與速度。
4主要實(shí)施內(nèi)容
礦業(yè)公司信息化內(nèi)容包括了 企業(yè) 管理的大部分內(nèi)容，分批次先后建設(shè)了oa辦公系統(tǒng)、無線集群系統(tǒng)、ccs基建管理系統(tǒng)、 工業(yè) 電視監(jiān)控系統(tǒng)、surpac生產(chǎn)計(jì)劃管理系統(tǒng)、清華紫光檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)上招投標(biāo)系統(tǒng)、四位一體人力資源管理系統(tǒng)、eam資產(chǎn)管理系統(tǒng)、fmis財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、gps卡車調(diào)度系統(tǒng)等。oa辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了便箋、收發(fā)文、工作流轉(zhuǎn)、工作安排等協(xié)同辦公功能；無線集群系統(tǒng)是生產(chǎn)調(diào)度的通訊工具，是生產(chǎn)指揮、統(tǒng)一協(xié)調(diào)的重要系統(tǒng)；ccs系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了基建期與投資有關(guān)的財(cái)務(wù)管理、進(jìn)度管理；工業(yè)電視監(jiān)控系統(tǒng)是安全生產(chǎn)與安防保衛(wèi)工作的有力助手，分布于公司各處的監(jiān)控對于減少現(xiàn)場管理人員、事前發(fā)現(xiàn)和事后追溯有重要意義；surpac實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃、地質(zhì)、建模等與生產(chǎn)管理密切相關(guān)的管理功能；清華紫光檔案管理實(shí)現(xiàn)了檔案臺帳、檔案分組、 電子 檔案、檔案借閱管理等功能；網(wǎng)上招投標(biāo)系統(tǒng)使主要的采購工作通過網(wǎng)上來進(jìn)行，降低了物資成本、提高了采購?fù)该鞫龋凰奈灰惑w人力資源管理實(shí)現(xiàn)了人事管理、工資管理等；eam資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了包括物資計(jì)劃、匯總利庫、物資采購、合同和物資出入庫管理，設(shè)備管理模塊實(shí)現(xiàn)了設(shè)備臺帳、頻發(fā)故障、油脂化驗(yàn)、單機(jī)成本核算等；fmis財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)了總帳、應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)等相關(guān)功能；gps卡車調(diào)度系統(tǒng)是生產(chǎn)調(diào)度指揮的重要信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)調(diào)度，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)產(chǎn)量、運(yùn)距、提升高度、設(shè)備實(shí)動(dòng)率、可用率等生產(chǎn)指標(biāo)。
現(xiàn)代企業(yè)制度之下的國有企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的建設(shè)與改革。其原因可以總結(jié)為以下兩點(diǎn)：
1.國有企業(yè)檔案在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益方面起到憑證等法律方面的關(guān)鍵作用。
在某種程度上，市場經(jīng)濟(jì)體現(xiàn)的最多的是法治經(jīng)濟(jì)。目前，我國已經(jīng)開始加快了經(jīng)濟(jì)方面的立法，以規(guī)范市場經(jīng)濟(jì)的健康運(yùn)行，在此前提下，國有企業(yè)應(yīng)該逐步加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部法制和制度的建設(shè)，并能夠運(yùn)用法律來約束自己的行為以及維護(hù)自身的合法權(quán)益不受到侵犯。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展，隨著企業(yè)的不斷壯大，企業(yè)檔案記錄的內(nèi)容的更多的包含了企業(yè)經(jīng)營檔案和科技檔案。尤其是近些年來，企業(yè)在處理各種糾紛中（例如技術(shù)、經(jīng)濟(jì)糾紛等），更多的人開始意識到企業(yè)檔案的重要性，也親自體會(huì)到了企業(yè)檔案在維護(hù)企業(yè)合法利益中所起到的關(guān)鍵作用。這在一定程度上也可以增強(qiáng)國有企業(yè)的檔案意識，為企業(yè)檔案工作以及檔案工作管理者和實(shí)施者進(jìn)行工作定位提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.充分合理利用國有企業(yè)的檔案資源可以加快企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
作為企業(yè)信息工作的一個(gè)關(guān)鍵的組成部分，國有企業(yè)檔案管理工作同時(shí)也可以作為一種信息經(jīng)濟(jì)，為企業(yè)的成功經(jīng)營做出貢獻(xiàn)。國有企業(yè)應(yīng)該充分發(fā)揮檔案的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。例如在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中，為科技研發(fā)人員、經(jīng)營管理人員提供相應(yīng)的企業(yè)檔案信息，則可以有效的發(fā)揮出這些檔案信息知識儲備的功能，為企業(yè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益。
3.國有企業(yè)的檔案管理工作必須做到以經(jīng)濟(jì)利益為杠桿，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的最大化。
因此，作為企業(yè)檔案的工作人員，應(yīng)該努力做到以下幾點(diǎn)：首先，檔案管理部門所管理的檔案必須能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展進(jìn)步服務(wù)，即檔案可以通過企業(yè)實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值；其次，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益最大化；再次，檔案管理部門管理的企業(yè)檔案必須能夠有利于企業(yè)的發(fā)展需要。
二、如何建立國有企業(yè)檔案微觀管理體制的探討
1.在雙重要求下進(jìn)行國有企業(yè)檔案微觀管理業(yè)務(wù)的工作；
第一要求來自國有資產(chǎn)管理部門以及檔案行政管理部門，其主要目的是為了確保企業(yè)資產(chǎn)的安全性，并在此基礎(chǔ)上制定相應(yīng)的規(guī)范性指導(dǎo)文件，進(jìn)一步的明確國有企業(yè)檔案的管理范圍和管理方法等。第二個(gè)要求主要是來自企業(yè)自身發(fā)展的需要，并以此確立檔案工作的內(nèi)容，國有企業(yè)可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)的需要，擴(kuò)大或是相應(yīng)的增加科技、經(jīng)營、管理、產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，并根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)，增強(qiáng)對檔案保管期限的重視。
2.如何確定國有企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)規(guī)格、編制；
這是如何建立國有企業(yè)檔案微觀管理體制的核心問題。一項(xiàng)較為實(shí)際的方法是：根據(jù)相關(guān)的檔案管理法規(guī)等，明確國有企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的合法地位，以及在國有資產(chǎn)管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督下協(xié)調(diào)國有企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)及編制工作落實(shí)情況。國有企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況來自主決定企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的規(guī)格和編制。
3.國有企業(yè)檔案微觀管理體制決定權(quán)的確定；
關(guān)鍵詞：市政工程；檔案；方法
Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.
Keywords: municipal engineering; File; methods
中圖分類號： TU99文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
市政工程檔案的分類
市政工程的檔案包括文件和記錄，文件分為外來和自制兩種，如行業(yè)規(guī)章、法律法規(guī)、圖書資料、基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、設(shè)計(jì)文件等屬于外來文件；公司的各種合同、公司經(jīng)營管理手冊、手冊中規(guī)定的模板文件、部門規(guī)章、通知、報(bào)告、決議決定、可行性研究文件、各種合同、工程招投標(biāo)文件、預(yù)算與決算書等屬于自制文件。同樣，用以記錄過程或成果的記錄(培訓(xùn)記錄、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單，合同臺帳，收發(fā)文本、采購計(jì)劃)也分為外來和自制兩類。
二、檔案管理的方法
(一)管理體制改革的分析
要定期對相關(guān)的檔案管理制度和法規(guī)進(jìn)行研究學(xué)習(xí)，及時(shí)制定一批既符合市政工程檔案上作自身發(fā)展規(guī)律，又適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)要求，既符合我國國情義兼容國外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的檔案法規(guī)規(guī)章。2001年，國家檔案局為適應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的改革開始制定《基本建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)范》兩個(gè)文件，為進(jìn)一步做好項(xiàng)目檔案工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境，提供了及時(shí)服務(wù)，也為我們應(yīng)對工程建設(shè)體制改革如何提高檔案提供了參考依據(jù)，我們可根據(jù)其要求，及時(shí)學(xué)習(xí)和宣傳，并結(jié)合工程建設(shè)實(shí)踐，通過今后幾年的努力，不斷完善重點(diǎn)建設(shè)工程檔案工作的規(guī)章制度，依法管好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案。
(二)重視工程檔案管理工作
工程建設(shè)中一般對工程檔案管理工作不太重視。到工程完工后，即將交工驗(yàn)收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。主要原因；一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術(shù)人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內(nèi)業(yè)資料分散于l工程技術(shù)科、試驗(yàn)室、合同管理等部門。工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施_工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時(shí)間；四是工程建設(shè)中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工時(shí)間；二是耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)務(wù)；三是為項(xiàng)目檔案管理帶來較大難度；另外，對工程質(zhì)量檢測單位資料審查帶來難度。鑒于上述原因，因此，在工程建設(shè)管理中，應(yīng)該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時(shí)間內(nèi)將內(nèi)業(yè)資料整理結(jié)束，為交工驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。
(三)制定出工程檔案管理辦法
1．檔案管理前的控制
為了讓管理工作順利的開展，須對各種文件和記錄有效控制，充分發(fā)揮檔案資料在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中的作用，我們擬定了公司的檔案管理事前控制辦法，即建立完善的文件和記錄控制程序。程序中規(guī)定了各部門在檔案管理工作中做什么，由誰做，如何做的問題，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項(xiàng)。
2．檔案管理中的控制
在檔案管理的過程中，可采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強(qiáng)對檔案管理的事中控制。所謂實(shí)行專門管理和分散管理方式是指對公司各部門工作有綜合影響的檔案(如行業(yè)規(guī)章、法律法規(guī)、圖書資料、公司的各種合同、公司經(jīng)營管理手冊、手冊中的模板文件、部門規(guī)章、通知、報(bào)告、決議決定、合同、基建文件、項(xiàng)目施工與竣工圖)采用專門管理，對于部門性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的檔案(如培訓(xùn)記錄、部門工作計(jì)劃、各種工作底稿、收發(fā)傳遞記錄等、監(jiān)理文件、施工文件、考核記錄)實(shí)行分散至各部門(單位)進(jìn)行管理，檔案管理部門定期監(jiān)督、檢查與總結(jié)。為此，我們在各部門設(shè)立了專兼職資料員，以滿足分散化管理的要求，并為專門化管理提供基礎(chǔ)保證。
(三)加強(qiáng)對市政工程檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的研究
大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程梢案中運(yùn)用。現(xiàn)階段，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。南于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定((CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，有些公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。
(四)建立檔案檢索系統(tǒng)
各部門應(yīng)有效利用部門的微機(jī)資源建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門(公司)的檔案管理水平提高各部門檔案管理工作中的協(xié)調(diào)工作能力；方便各部門(單位)對檔案利用，借以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料；內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成(特定)的編號。(如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更)。
(五)及時(shí)做好傳遞和變更記錄
在檔案管理的過程中，如果經(jīng)常性的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄(如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等)，才可能有效的了解檔案的來龍去脈肪止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。
(六)加強(qiáng)市政工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員的素質(zhì)
隨著時(shí)代的變遷和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，市政檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。在迅速發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)中，要想做好市政檔案管理工作，必須建立一支有專業(yè)知識、有文化素質(zhì)、政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的檔案干部隊(duì)伍。首先，要注重人才。社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使市政檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案[：作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)市政檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，這些應(yīng)引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。
(七)定期對資料進(jìn)行整理
由于資料整理比較繁雜，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。
(八) 嚴(yán)格把關(guān)市政檔案的驗(yàn)收
嚴(yán)格的把關(guān)是保證市政檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，按照國家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對建設(shè)周期長的丁程，應(yīng)分階段驗(yàn)收，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；加強(qiáng)對檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，以確保資料齊全完整和準(zhǔn)確。
關(guān)鍵詞：檔案宣傳；宣傳形式；全員參與
企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，它能綜合反映企業(yè)的基本面貌和全部活動(dòng)。本文結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勅绾渭訌?qiáng)企業(yè)檔案宣傳，提高全員參與意識。
一、企業(yè)檔案宣傳內(nèi)容要有說服力
要提高企業(yè)檔案的宣傳效果，應(yīng)該力求宣傳內(nèi)容的鮮活、增強(qiáng)吸引力。首先，要重視檔案法律法規(guī)。檔案法律法規(guī)對檔案宣傳活動(dòng)中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了規(guī)定，從國家行業(yè)的高度對檔案管理活動(dòng)內(nèi)容提出了明確的要求，所以要加強(qiáng)檔案法實(shí)施辦法、國有企業(yè)文件材料歸檔辦法、企業(yè)檔案工作規(guī)范、會(huì)計(jì)檔案管理辦法等法律法規(guī)的宣傳。特別是結(jié)合一些檔案違法案例來進(jìn)行，增強(qiáng)全體員工對檔案法律法規(guī)權(quán)威性的認(rèn)識。其次，要重視利用事列的宣傳。把提供利用的事列進(jìn)行再加工，形成鮮活生動(dòng)的案例，再現(xiàn)檔案在企業(yè)生產(chǎn)和管理工作中的價(jià)值和作用。從企業(yè)角度，可以通過檔案證據(jù)作用為企業(yè)挽回巨大經(jīng)濟(jì)損失；從員工角度，可以提供財(cái)務(wù)檔案、工資檔案、人事檔案維護(hù)職工的合法權(quán)益等。通過對檔案的考察利用、價(jià)值宣傳，可以使員工對檔案及檔案工作有個(gè)全新的認(rèn)識，為檔案的收集和提供利用工作的開展奠定基礎(chǔ)。另外要重視企業(yè)檔案的規(guī)章制度宣傳。企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章宣傳能夠使職工明白企業(yè)的激勵(lì)導(dǎo)向倡導(dǎo)什么約束什么。為最終實(shí)現(xiàn)“工作有標(biāo)準(zhǔn)檢查有依據(jù)改進(jìn)有方向”奠定基礎(chǔ)。
二、企業(yè)檔案宣傳要注重時(shí)機(jī)和宣傳形式的多樣化
企業(yè)的檔案工作應(yīng)與企業(yè)的發(fā)展和各崗位工作緊密聯(lián)系起來的。抓住時(shí)機(jī)、搞好與企業(yè)其他工作的結(jié)合，會(huì)使宣傳工作更有成效。在實(shí)際運(yùn)用中，可以將檔案宣傳與企業(yè)重大活動(dòng)相結(jié)合。檔案部門應(yīng)積極參與，通過會(huì)議形式抓住時(shí)機(jī)、有針對性的做好領(lǐng)導(dǎo)層面的宣傳工作。還可以與企業(yè)的日常管理工作相結(jié)合，如將檔案宣傳工作以月度辦公例會(huì)、站長會(huì)議、專題會(huì)文件、面談等形式。通過日常工作的參與，抓住時(shí)機(jī)進(jìn)行檔案宣傳，為檔案的齊全、完整提供保證。此外還應(yīng)注重檔案的收集和提供利用，這是與企業(yè)員工密切相關(guān)的兩個(gè)環(huán)節(jié)，檔案宣傳工作應(yīng)專注這兩個(gè)環(huán)節(jié)的有利時(shí)機(jī)開展宣傳工作。
當(dāng)前，大部分企業(yè)檔案宣傳形式單一，影響力和影響面不夠。要提供企業(yè)的檔案宣傳效果，還應(yīng)創(chuàng)新企業(yè)的宣傳形式。比如，在公司的周年慶典活動(dòng)中，利用聲像照片、文檔撰寫專題片、文本等原始素材制作公司的發(fā)展歷程回顧專題片以及成果展等。在這樣的活動(dòng)過程中，上級行政主管、行業(yè)主管、同行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)職工共同出席參加，在行業(yè)內(nèi)引起較大反響。對外樹立了企業(yè)形象，對內(nèi)鼓舞了全體員工的士氣，充分體現(xiàn)了檔案工作的價(jià)值。
三、提高領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識
領(lǐng)導(dǎo)層是全員檔案意識中的關(guān)鍵。作為企業(yè)管理的領(lǐng)導(dǎo)層，應(yīng)對企業(yè)與檔案的關(guān)系進(jìn)行研究、增強(qiáng)檔案意識，始終將檔案工作擺在全司工作的重要位置，并納入每年整體工作計(jì)劃與公司中心工作同部署、同推進(jìn)、同考核。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識對于推動(dòng)企業(yè)檔案管理的全面展開起到了推動(dòng)作用，應(yīng)把檔案工作列入各級領(lǐng)導(dǎo)的行為規(guī)范，各職能部門負(fù)責(zé)人主管本部門檔案管理工作。財(cái)務(wù)部經(jīng)理主管財(cái)務(wù)檔案的建檔和歸檔工作、統(tǒng)一建立固定資產(chǎn)臺帳，做好財(cái)會(huì)檔案的整理歸檔工作等;綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)公司信息收集和建檔，向領(lǐng)導(dǎo)提供各種經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、政策信息。領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識決定了一個(gè)企業(yè)的管理水平，領(lǐng)導(dǎo)決策離不開檔案工作，當(dāng)生產(chǎn)發(fā)展到一定規(guī)模，加上越來越激勵(lì)的市場競爭、信息競爭和科學(xué)技術(shù)競爭，在激烈的競爭環(huán)境中怎么保證領(lǐng)導(dǎo)決策的正確，體現(xiàn)出了檔案工作的重要性。
四、檔案工作的全員參與
一個(gè)企業(yè)的檔案工作，不僅需要分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員的不懈努力，而且有賴于企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門和全體人員的整體配合。
1. 加強(qiáng)機(jī)構(gòu)和人員的配備
為加強(qiáng)檔案管理工作，應(yīng)設(shè)立檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理本公司的全部檔案工作。可以通過成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定銷毀小組，明確由公司領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作、公司各職能部門負(fù)責(zé)人為小組成員，建立起統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人、層次分明、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案管理機(jī)構(gòu)。為保持檔案工作人員的穩(wěn)定性，配備專職檔案員負(fù)責(zé)全公司的檔案管理工作；在各職能部門兼職檔案員協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，形成檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。
2.加強(qiáng)制度建設(shè)，使檔案工作有章可循
根據(jù)企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，按照國家、省檔案工作規(guī)范的有關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)對已有的檔案管理制度進(jìn)行了修訂制定完善的企業(yè)檔案管理制度。將檔案工作滲透到各個(gè)領(lǐng)域、每項(xiàng)工作中，并以嚴(yán)格的規(guī)章制度來約束員工。增加電子文件管理工作標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案保密、借閱、鑒定銷毀等制度，編制文書、會(huì)計(jì)等文件材料的歸檔范圍及保管期限。將檔案工作納入企業(yè)行政管理、經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)管理之中，列入各有關(guān)的合同、章程、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等，促使每位員工在工作中都時(shí)刻注意文件材料的形成和積累。建立以崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)急預(yù)案為主要內(nèi)容的檔案制度體系，使檔案管理工作行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。
3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍，建設(shè)提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)
檔案管理人員的素質(zhì)對于檔案管理水平的提升影響巨大，加強(qiáng)培訓(xùn)有利于提高專兼職檔案員的檔案管理素質(zhì)。企業(yè)可以通過舉辦企業(yè)檔案管理和照片檔案、計(jì)算機(jī)管理檔案，檔案、圖書、情報(bào)、資料一體化管理，檔案信息的深層次開發(fā)等專題培訓(xùn)班，讓學(xué)員在培訓(xùn)中全面、深入地感受、體味檔案工作并化為自覺的行動(dòng)。
五、小結(jié)
要做好企業(yè)檔案的管理，不僅要依靠專職的檔案管理人員，還需要全員共同參與才能保證檔案收集齊全，完整提高檔案的利用率，為企業(yè)創(chuàng)造效益。通過全員檔案宣傳的教育、培訓(xùn)和參與，提高全員參與檔案工作的自覺性，加強(qiáng)檔案工作的整體配合與協(xié)調(diào)，從而形成濃厚的檔案管理氛圍、滿足企業(yè)對信息的高標(biāo)準(zhǔn)需求，塑造良好的企業(yè)形象。
參考文獻(xiàn)：
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一、數(shù)字化中期：目錄優(yōu)先，注重源頭，確保質(zhì)量
1. 確保目錄數(shù)據(jù)庫的規(guī)范和完善
雖然檔案信息全文數(shù)字化是數(shù)字化工作的方向，但在全文檢索還無法大規(guī)模實(shí)現(xiàn)的今天，機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)仍是檔案檢索的主戰(zhàn)場，構(gòu)建規(guī)范和完善的目錄數(shù)據(jù)庫是檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的第一步。各學(xué)校應(yīng)首先補(bǔ)充完善案卷級與文件級機(jī)讀目錄，特別是辦學(xué)歷史悠久和館藏檔案數(shù)量大的學(xué)校；其次，應(yīng)檢查已有機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量和規(guī)范，目錄信息能否規(guī)范、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容。
2. 重視電子文件的接收
電子文件的接收是減輕檔案數(shù)字化工作壓力的有效途徑，每推遲一年接收電子文件，就意味著以后要多花人才物力對其進(jìn)行數(shù)字化工作。目前，大部分學(xué)校都實(shí)現(xiàn)了校園辦公自動(dòng)化，但都著重于文件資料的流轉(zhuǎn)利用，至于歸檔保存則是另一回事。因此，學(xué)校檔案部門應(yīng)主動(dòng)與本單位信息部門商討，將檔案信息化管理納入校園信息化工程，以實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上傳輸和歸檔，對于還未實(shí)現(xiàn)校園一體化的單位，則應(yīng)要求在紙質(zhì)文件歸檔同時(shí)要求提交電子版。
3. 做好全文數(shù)字化檔案的校驗(yàn)工作
全文數(shù)字化是一項(xiàng)工作量相當(dāng)龐大的工程，但學(xué)校專職檔案管理人員往往人數(shù)偏少，因而檔案全文數(shù)字化工作一般都委托給數(shù)字化處理專業(yè)公司來做。數(shù)字化專業(yè)公司常常是在短期內(nèi)加班加點(diǎn)完成委托的數(shù)字化處理任務(wù)，至使檔案管理人員無法逐個(gè)對圖像文件進(jìn)行校驗(yàn)。因此，各學(xué)校在與數(shù)字化處理專業(yè)公司簽訂數(shù)字化處理技術(shù)委托合同時(shí)，應(yīng)明確寫明數(shù)字化處理的質(zhì)量要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢查方法以及質(zhì)量問題的解決辦法等。在實(shí)踐過程中，除了數(shù)字化專業(yè)公司指定專人負(fù)責(zé)數(shù)字化處理中的校驗(yàn)工作，還應(yīng)安排檔案管理人員進(jìn)行抽樣校驗(yàn)工作，校驗(yàn)工作與專業(yè)公司數(shù)字化處理工作同步，做到隨掃隨校，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，立即重掃，確保不會(huì)出現(xiàn)圖像歪斜、污點(diǎn)、大小不一等情況。
二、數(shù)字化后期：統(tǒng)籌兼顧，安全第一，講求實(shí)效
1. 統(tǒng)籌兼顧，保證數(shù)字化工作可持續(xù)
檔案數(shù)字化工作牽涉多個(gè)業(yè)務(wù)部門，只有統(tǒng)籌和兼顧好各種關(guān)系，數(shù)字化工作才能可持續(xù)。一是要善于共享、利用本校的軟硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)資源，避免不必要的重復(fù)投資；二是要合理分配部門內(nèi)人員和技術(shù)，避免有限資源的不合理分配；三是要根據(jù)館藏實(shí)際情況配置適用的設(shè)備，避免不必要的高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)和盲目跟風(fēng)；四是要合理安排每年的工作進(jìn)度，避免不切實(shí)際、盲目樂觀地定數(shù)量、定進(jìn)度；五是要借檔案數(shù)字化之機(jī)，進(jìn)一步規(guī)范紙質(zhì)檔案管理，避免數(shù)字化檔案被隨意訪問、篡改、復(fù)制等破壞檔案原始憑證性和真實(shí)性所帶來的嚴(yán)重后果。
2. 確保數(shù)字化工作的安全
首先，檔案數(shù)字化過程中要大量利用檔案實(shí)體，因而應(yīng)加強(qiáng)檔案實(shí)體流通過程的監(jiān)控，保證檔案實(shí)體不丟失、不損壞，確保絕對安全；其次，要選擇安全的檔案信息存儲設(shè)備。數(shù)字檔案信息能否長期存取與存儲介質(zhì)息息相關(guān)，一旦存儲介質(zhì)受損，其數(shù)據(jù)也將不復(fù)存在。因此，應(yīng)選擇優(yōu)質(zhì)、安全的存儲介質(zhì)來確保數(shù)字檔案信息的安全，如光盤、移動(dòng)硬盤、服務(wù)器等。再次，要做好檔案信息備份。數(shù)字化處理的檔案信息應(yīng)備份兩套以上，其中原件封存保管，復(fù)件用于對外查閱利用和異地保存，同時(shí)做好原件與復(fù)件數(shù)據(jù)的比對校驗(yàn)工作，確保備份信息可讀、可還原，并做好數(shù)據(jù)信息備份時(shí)的登記工作。最后，應(yīng)做好信息數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)，以防止數(shù)據(jù)的丟失、破壞、更改、非法下載復(fù)制、病毒侵襲、系統(tǒng)崩潰、硬件損壞等不安全因素。
關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)狀 問題 路徑
一、縣級煙草專賣局檔案管理現(xiàn)狀
縣級煙草專賣局的經(jīng)營權(quán)、人事權(quán)和財(cái)權(quán)全部上交給了市級煙草公司，在文書檔案管理方面，縣級煙草專賣局的文書檔案管理資料包括行政類執(zhí)法文書、卷煙零售戶檔案、日常工作的痕跡資料、黨務(wù)工作文件、行政機(jī)關(guān)公文等。縣級煙草專賣局對檔案管理重要性的認(rèn)識度不高，檔案管理的硬件設(shè)施不到位，在文書檔案的管理上缺乏科學(xué)有效的工作方法。具體說來，以當(dāng)涂縣煙草專賣局的檔案管理工作現(xiàn)狀為例，該局尚未配有檔案室，無專門存放文書檔案資料的場所。對于縣煙草局的文書檔案的歸檔和管理工作分別由縣煙草局的各職能部門自行開展。且該煙草局的工作人員數(shù)量有限，目前未配置專門的檔案管理員。在文書資料檔案的管理上目前只能做到文書資料的保存歸檔，卻無具體的檔案案卷編號。對于檔案的查詢功能缺失，難以使縣級煙草局的檔案資源得以有效利用，發(fā)揮應(yīng)有的作用。和縣煙草局雖然有專門的檔案室，但檔案管理人員是兼職人員，且檔案的管理仍然停留在人工管理上，沒有很好地利用信息化資源進(jìn)行管理。
二、縣級煙草專賣局檔案管理中存在的問題
1.較多的工作人員現(xiàn)代化的檔案管理意識不強(qiáng)
檔案管理尤其是文檔一體化管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展帶來潛在的價(jià)值，而目前某些縣級煙草專賣局對現(xiàn)代化檔案管理的意識不強(qiáng)，對于檔案管理的作用認(rèn)識不足，甚至無法準(zhǔn)確把握檔案管理的真正含義。在縣級煙草專賣局的檔案管理工作上，僅滿足于對文檔資料的妥善保存，能夠保證所有的文檔資料及時(shí)歸檔保存便認(rèn)為是完成了檔案管理工作。縣級煙草專賣局的管理人員大部分無法認(rèn)知清楚文書檔案的歸檔、編號、密級是一體化的檔案管理工作，無法認(rèn)知檔案管理的查詢利用功能能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營決策提供智力支撐。因?yàn)闊o現(xiàn)代化的檔案管理意識，也就無法實(shí)現(xiàn)文檔一體化的檔案管理工作。
2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高
因?yàn)榇蟛糠值目h級煙草專賣局沒有配置專門的檔案管理員，因此，企業(yè)內(nèi)的文書資料的檔案管理工作交由相應(yīng)職能部門的工作人員來完成。有些縣級煙草專賣局雖然有配置專門的檔案管理人員，但是卻未有接受過專業(yè)化的檔案管理專業(yè)相關(guān)知識的培訓(xùn)。由此可以看出，縣級煙草專賣局的檔案管理人員只能夠完成文書資料的及時(shí)歸檔和保存，對于檔案管理的理論知識和實(shí)際操作能力卻難以實(shí)現(xiàn)。在檔案工作的信息化上更是缺乏，難以適應(yīng)信息化檔案管理工作的需要，不能夠運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔一體化的檔案管理。
3.缺乏應(yīng)有的硬件和軟件配置
縣級煙草專賣局因?yàn)槠湄?cái)政權(quán)全部上交于市級煙草公司，很多經(jīng)費(fèi)開支都要列明到年度和月度的預(yù)算當(dāng)中，對于檔案管理工作硬件與軟件的配置更需得到市級煙草公司的認(rèn)可。在缺乏現(xiàn)代化的檔案管理意識的情況下，有很多縣級煙草專賣局在硬件上無法配置專門用于存放文書資料的檔案室，或者有配置專門用于存放文書資料的檔案室，但縣級煙草專賣局卻無法配置專門的檔案管理人員，人力、財(cái)力的資源投入是有限的。
4.缺乏符合文檔一體化要求的檔案管理工作制度
縣級煙草專賣局的各職能部門負(fù)責(zé)具體文書資料的歸檔整理，各職能部門依據(jù)年份、月份、文檔資料所屬種類將文檔資料相應(yīng)保存。因?yàn)槿狈Ψ衔臋n一體化要求的檔案管理工作制度，因此，在文書檔案的歸檔期限上缺乏具體的歸檔，不能保證所有文檔資料歸檔的及時(shí)性。同時(shí)，因?yàn)槲臋n資料的保存期限和密級上缺乏具體的檔案管理制度說明，因?yàn)榇蟛糠治臋n資料的歸檔都沒有相對應(yīng)的保存期限和密級。再次，縣級煙草專賣局文檔一體化管理制度的缺失，使得文檔資料的借閱隨意性比較強(qiáng)，這容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理的重要信息泄露，不利于企業(yè)的發(fā)展。
5.文書檔案的利用率低
縣級煙草專賣局對文書檔案的管理依靠于傳統(tǒng)的文書資料的歸檔整理方式，而文書檔案資料信息含量很高，要及時(shí)地查詢某些文檔資料在目前的狀況下只能詢問相應(yīng)職能部門的保管人員，這樣的查詢和利用檔案資料的方式效率是極其低下的。目前縣級煙草專賣局在檔案管理上幾乎沒有現(xiàn)代化的信息技術(shù)支撐，不能夠?qū)崿F(xiàn)通過信息化查詢平臺及時(shí)查詢到某類文檔資料的歸檔地點(diǎn)、保存期限、密級和主要內(nèi)容等相關(guān)信息。而現(xiàn)代化的文檔一體化管理正是要求企業(yè)能夠?qū)⑺形臋n資料保存于檔案卷宗當(dāng)中，并結(jié)合數(shù)據(jù)庫信息化管理，實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢利用文檔資料。就目前的條件看，這些技術(shù)要求都是目前縣級煙草專賣局難以實(shí)現(xiàn)的。
三、縣級煙草專賣局檔案管理現(xiàn)代化的構(gòu)建路徑
隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營管理等工作也與信息化技術(shù)密不可分。加之縣級煙草專賣局目前有很多文檔資料是電子文檔材料，電子文檔材料如何妥善保存，如何有效利用等問題就擺在了縣級煙草專賣局面前。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手.
1.樹立文檔一體化的檔案管理意識
任何一項(xiàng)工作的開展都離不開企業(yè)管理層的重視，要有效地推進(jìn)縣級煙草專賣局現(xiàn)代化的檔案管理工作，就需要縣級煙草專賣局的管理層高度重視檔案管理，對縣級煙草專賣局的管理層進(jìn)行《檔案法》和文檔一體化相關(guān)知識的培訓(xùn)，使縣級煙草專賣局的管理層充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性以及檔案管理工作的意義。同時(shí)，也要加強(qiáng)對縣級煙草專賣局每一位職工檔案管理相關(guān)工作的知識培訓(xùn)，使縣級煙草專賣局的全體員工都能樹立起文檔一體化的檔案管理意識。
2.配置符合現(xiàn)代化檔案管理需求的硬件設(shè)施和專門的檔案管理人員
縣級煙草專賣局在重視檔案管理工作的基礎(chǔ)上，將配置檔案室列入企業(yè)的正常預(yù)算當(dāng)中，未配置檔案室的縣級煙草專賣局要及時(shí)地配置檔案室，同時(shí)，要在檔案室中配置計(jì)算機(jī)，引入檔案信息查詢平臺，方便文檔資料的信息化查詢。此外，縣級煙草專賣局優(yōu)化人力資源配置，配備專門的檔案管理人員，專門的檔案管理人員最好由縣級煙草專賣局的辦公室人員擔(dān)任，實(shí)現(xiàn)專人歸檔、專人保管、專人專用。
3.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能
在配置專門的檔案管理人員方面，縣級煙草專賣局應(yīng)當(dāng)選用學(xué)歷相對較高且具備一定計(jì)算機(jī)操作能力的人員來擔(dān)任。同時(shí)，安排專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)知識的系統(tǒng)化培訓(xùn)，充分掌握企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的知識和各項(xiàng)業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員要能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案信息查詢平臺，及時(shí)查詢到企業(yè)所需的各項(xiàng)文書檔案資料。此外，也可以通過與其他大型國有企業(yè)或高等學(xué)校的檔案管理人員的交流學(xué)習(xí)來提升檔案管理人員業(yè)務(wù)技能的提升。
4.建立健全適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作需求的檔案管理制度
在信息化時(shí)代的背景下，企業(yè)的檔案管理工作要適應(yīng)信息化的需求，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，建立現(xiàn)代化檔案管理制度。根據(jù)縣級煙草專賣局的具體工作職能，依據(jù)不同的工作內(nèi)容將文檔資料予以編號歸檔，例如，行政執(zhí)法類文檔資料可以根據(jù)行政許可和行政處罰的不同，將其檔案編號為“ZMXK”和“ZMCF”，在種類編號之后，編入歸檔年限，然后編入保存年限，永久保存的可以標(biāo)注為“Y”，年限后面標(biāo)注密級。將這些具體化的檔案編號方式納入到檔案管理制度當(dāng)中。此外，檔案管理制度中應(yīng)包含規(guī)范化檔案管理、查詢借閱、檔案信息化管理等方面的內(nèi)容，增加對電子化文檔資料的檔案管理方面的具體內(nèi)容，確保電子化文檔資料的安全、保密，防范損壞、遺失或意外泄露。
5.提升檔案的利用效率
在實(shí)現(xiàn)文書檔案基礎(chǔ)管理的前提下，運(yùn)用信息技術(shù)，建立檔案資源的數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫中應(yīng)當(dāng)包括縣級煙草專賣局的所有文檔資料的存放位置，名稱編號、保存期限、密級等全部信息，也可以在數(shù)據(jù)庫中加入歸檔文檔資料的核心內(nèi)容提要。建立數(shù)據(jù)庫就是為了使歸檔的文檔資料信息存儲到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并且運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使縣級煙草專賣局的每一位員工在需要查詢某文檔資料時(shí)可以通過企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺第一時(shí)間準(zhǔn)確查詢到所需文檔資料的核心內(nèi)容和該文檔資料的具體存放位置。建立檔案目錄中心，引入查詢平臺，使企業(yè)的每一位職工可以通過認(rèn)證、授權(quán)，輸入年份、文件所屬部門、標(biāo)題名稱等必要信息查詢到具體的文檔資料。這就是要縣級煙草專賣局實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，同時(shí)，對于電子文檔資料的查詢也可依據(jù)網(wǎng)絡(luò)查詢平臺得以實(shí)現(xiàn)。
綜上所述，縣級煙草專賣局的檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)當(dāng)從以上五個(gè)方面予以建立和完善，建立符合信息化時(shí)代需求的檔案管理，不斷提升企業(yè)的檔案管理水平，增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用，為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營決策提供智力支持，也更好地滿足相關(guān)個(gè)人的合理需求。
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關(guān)鍵詞：機(jī)場檔案管理；重要性；建議
中圖分類號：K206 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
引言
檔案在人類社會(huì)中起著十分重要的作用，為人們提供查閱、參考和憑證等服務(wù)，是人們進(jìn)行進(jìn)一步活動(dòng)的事實(shí)依據(jù)，因此，為了更大的發(fā)揮檔案的作用，我們應(yīng)該加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，而隨著人類文化的進(jìn)步和社會(huì)活動(dòng)的增多，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足人們的需求，檔案管理的現(xiàn)代化能夠幫助人們更加方便快捷的對檔案進(jìn)行查閱，方便檔案管理人員對檔案的整理和保存，對檔案管理有重要意義。
一、機(jī)場建設(shè)檔案管理的重要作用
1、信息技術(shù)的應(yīng)用有利于未來機(jī)場檔案的管理
現(xiàn)如今，人類社會(huì)已經(jīng)發(fā)展成為信息技術(shù)的時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用已發(fā)展到我們工作和生活的方方面面，而在機(jī)場建設(shè)檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用是一次創(chuàng)新的實(shí)踐活動(dòng)，機(jī)場檔案在諸如通信、導(dǎo)航等方面具有高度保密性，在進(jìn)行檔案資料的整理和管理過程中，如何將現(xiàn)代化的科技手段合理安全的利用到機(jī)場建設(shè)檔案這一特殊檔案的管理中逐漸成為檔案管理人員一個(gè)急需解決的重要課題。2014年7月4日，民航局綜合司在廣州組織召開“民用機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔規(guī)范”評審會(huì)。會(huì)議決定適時(shí)聯(lián)合出臺《民用機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》和技術(shù)支持文件，推進(jìn)民用機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的制度化、規(guī)范化。
隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，現(xiàn)代化的信息管理必然會(huì)成為機(jī)場檔案管理工作的主要方式，是社會(huì)發(fā)展的必要走向。
2、機(jī)場檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案資源的存儲
自古以來，卷宗都是我國的檔案存儲的主要方式，由于機(jī)場建設(shè)檔案的特殊性導(dǎo)致資源的繁多，內(nèi)容的繁雜以及施工時(shí)間的跨度大，這就要求檔案管理方式系統(tǒng)性強(qiáng)，具有明確的編制體系，編制要求、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、文件結(jié)構(gòu)劃分、文件歸檔范圍等規(guī)則需要嚴(yán)格符合檔案管理法律法規(guī)和規(guī)范要求。竣工文件編制辦法與檔案管理實(shí)施方案，要為檔案管理工作的事先指導(dǎo)、事中控制、事后檢查、驗(yàn)收把關(guān)等環(huán)節(jié)提供保障。檔案管理要充分考慮機(jī)場工程建設(shè)的實(shí)際，明確檔案管理的基本要求和重點(diǎn)，具有較強(qiáng)的可操作性和普遍指導(dǎo)意義。
2011年4月8日專家對《南京實(shí)祿口國際機(jī)場二期建設(shè)工程竣工文件編制辦法》及檔案管理實(shí)施方案進(jìn)行評審一致認(rèn)為：檔案管理實(shí)施方案總體思路準(zhǔn)確，建立的組織體系、制度體系、運(yùn)行體系等三個(gè)體系科學(xué)、完整，提出的合同約束、培訓(xùn)交流、預(yù)立卷、首件制、過程檢查與審查、考核獎(jiǎng)懲等實(shí)施途徑和方法，技術(shù)路線合理，可操作性強(qiáng)，對促進(jìn)我國民用航空工程建設(shè)檔案管理水平的提高具有積極的借鑒作用。
3、機(jī)場檔案現(xiàn)代化管理有利于維護(hù)公司的合法權(quán)益
機(jī)場建設(shè)過程中由于參與單位繁多，各項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目的專業(yè)要求高，專業(yè)難度大，各個(gè)環(huán)節(jié)錯(cuò)綜繁瑣。對于機(jī)場建設(shè)工程的質(zhì)量不容半點(diǎn)紕漏，一旦出現(xiàn)問題后果無法想象。作為工程的查找依據(jù)一份齊全完整的機(jī)場建設(shè)檔案，既可以在建設(shè)過程中起到監(jiān)督管理的作用，又可以作為日后意外突發(fā)問題的責(zé)任依據(jù)，既可以作為工程質(zhì)量安全的基礎(chǔ)保障，又為日后的機(jī)場擴(kuò)建改建工程提供了重要的理論依據(jù)。
二、機(jī)場建設(shè)檔案基本內(nèi)容。
我國《民用機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目民航專業(yè)工程文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范》、《民用機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目民航專業(yè)工程施工質(zhì)量技術(shù)資料統(tǒng)一用表》充分考慮了民用機(jī)場現(xiàn)階段工程建設(shè)的實(shí)際，明確了檔案管理的基本要求和重點(diǎn)，具有較強(qiáng)的可操作性和普遍指導(dǎo)意義，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行。根據(jù)《中華人民共和國民用航空法》、國務(wù)院《建筑工程管理?xiàng)l例》、《民用機(jī)場管理?xiàng)l例》等法規(guī)，機(jī)場建設(shè)檔案最基礎(chǔ)的方面應(yīng)涵蓋：場址論證、初步設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、工程驗(yàn)收等。
1.場址論證階段
場址論證階段包括機(jī)場所在地形、地貌的基本狀況，氣象條件，參考點(diǎn)地理坐標(biāo)，跑道方位或主要起將方向。機(jī)場導(dǎo)航、供油、供電、供水、供氣、通信、道路、排水等設(shè)施（系統(tǒng)）的建設(shè)條件。城市規(guī)劃、土地使用、文物保護(hù)及環(huán)境保護(hù)的要求。
2.初步設(shè)計(jì)階段
初步設(shè)計(jì)階段包括飛行區(qū)場道、地基、飛行區(qū)排水；航管工程（通信、導(dǎo)航、氣象）的組成、主要功能及設(shè)施；助航燈光照明設(shè)置及供電、飛行區(qū)供電及照明；旅客航站樓流程、設(shè)計(jì)方案、結(jié)構(gòu)、給排水、暖通、防火及消防、弱電等方案及技術(shù)要求；站坪和機(jī)庫的平面、結(jié)構(gòu)和配套設(shè)施設(shè)計(jì)；機(jī)場消防救援工程及設(shè)施設(shè)備配備方案；輔助生產(chǎn)用房的組成、功能 、面積、設(shè)施及配套需求；機(jī)場給水、供冷、供熱、燃?xì)夤こ蹋还┯凸こ蹋粓鐾馀涮坠こ蹋粰C(jī)場總圖工程等。
3.建設(shè)施工階段
建設(shè)施工階段包括：施工合同，工程預(yù)算，施工定位測量記錄、測量復(fù)核單及成果圖，工程檢查驗(yàn)收記錄，質(zhì)量評定，施工材料質(zhì)量保證文件，施工管理文件，工程竣工文件，監(jiān)理文件；設(shè)備工藝安裝文件及聲像材料。
4.工程驗(yàn)收階段
工程驗(yàn)收階段包括：完成建設(shè)工程設(shè)計(jì)和合同約定的各項(xiàng)內(nèi)容，完整的技術(shù)檔案和施工管理資料，工程使用的主要建筑材料、建筑構(gòu)配件和設(shè)備的進(jìn)場試驗(yàn)報(bào)告并附有《工程竣工項(xiàng)目一覽表》，勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件。
總之完善的檔案資料是機(jī)場運(yùn)行安全和使用的保障，是監(jiān)督工程質(zhì)量是否符合國家和行業(yè)現(xiàn)行的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的關(guān)鍵。一份健全的機(jī)場建設(shè)檔案資料有效的保證了工程投產(chǎn)使用各項(xiàng)準(zhǔn)備工作嚴(yán)格符合有關(guān)規(guī)定。
三、做好機(jī)場建設(shè)工程機(jī)場檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
1、大力提升機(jī)場檔案管理意識
要加大宣傳力度，讓所有參與者都要提升機(jī)場檔案管理意識，認(rèn)真做好檔案信息收集整理工作。同時(shí)要結(jié)合機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，有針對性的加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使機(jī)場建設(shè)機(jī)場檔案管理工作貫穿整個(gè)建設(shè)的始終。施工、設(shè)計(jì)、管理人員手中有大量的第一手檔案資料，他們是檔案信息的重要來源，因此要提升所有參與者的機(jī)場檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平，才能保證信息的真實(shí)性、系統(tǒng)性和完整性。
2、確保機(jī)場檔案管理與工程建設(shè)同步
機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目機(jī)場檔案管理是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，它幾乎涉及到機(jī)場建設(shè)的每一個(gè)階段，每一個(gè)工程，每一個(gè)專業(yè)、每一個(gè)單位或部門，要實(shí)現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施、同步驗(yàn)收的三同時(shí)目標(biāo)，才能保證檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。建設(shè)指揮部必須將工程檔案的收集和整理工作與工程節(jié)點(diǎn)進(jìn)度相結(jié)合，在機(jī)場建設(shè)之初，機(jī)場檔案管理部門就要提前介入，前端控制，及時(shí)向參建單位明確檔案歸檔的具體內(nèi)容和要求，規(guī)范機(jī)場檔案管理行為；在施工中要根據(jù)工程進(jìn)展情況，有針對性的加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高施工資料員的機(jī)場檔案管理水平；同時(shí)根據(jù)工程的建設(shè)情況及時(shí)加強(qiáng)對檔案資料的檢查與監(jiān)督，重點(diǎn)抓好各階段工程驗(yàn)前檢查、預(yù)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出，提出整改意見，督促檔案人員提高檔案質(zhì)量。保持工程文件的收集、整理、歸檔、移交等工作與工程、工程立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。
3、確實(shí)做好監(jiān)督檢查管理工作
一方面，檔案的產(chǎn)生及管理部門須參照公司檔案管理的要求建立自己的一系列制度并遵照執(zhí)行，每年將檔案的內(nèi)容、種類、數(shù)量、流動(dòng)情況、利用情況、整理方法變化等相關(guān)問題報(bào)給集團(tuán)公司檔案室；另一方面，集團(tuán)公司檔案室要在年度評估中到業(yè)務(wù)部門實(shí)地進(jìn)行檢查，尤其對日常檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督，嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定，以國家相關(guān)法律法規(guī)為行為基礎(chǔ)，組織檔案的人員定期學(xué)習(xí)國家有關(guān)法規(guī)交流工作經(jīng)驗(yàn)，使其有能力履行對這些重要檔案的管理職能，與公司檔案室保持密切聯(lián)系。
4、實(shí)體檔案整理及保管工作
公司檔案資源的載體有電子形式（如電子文件、電子郵件、短信平臺、網(wǎng)絡(luò)公告、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫等），也有非電子形式的（如紙質(zhì)文件、各種證明證書、相關(guān)單據(jù)等），因此在檔案實(shí)體的保管方面，除了遵照上一條的原則進(jìn)行相對集中管理即設(shè)立分室之外，還需將非電子形式的檔案資源通過掃描、拍照等電子化，一方面滿足公司監(jiān)控的需要及檔案安全備份的要求，另一方面也為提供檔案利用提供了更多便利和可能。根據(jù)檔案有效期的長短，對檔案進(jìn)行長期可讀方面的整理和保護(hù)。業(yè)務(wù)部門對檔案的安全直接負(fù)責(zé)。
結(jié)束語
總之，機(jī)場建設(shè)機(jī)場檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它是否能夠順利完成關(guān)系到項(xiàng)目工程建設(shè)的質(zhì)量。只有每一個(gè)建設(shè)、施工、監(jiān)理單位提高意識、加強(qiáng)合作，明確機(jī)場檔案管理原則，采取有效的機(jī)場檔案管理模式，才能要保證機(jī)場建設(shè)機(jī)場檔案管理的專業(yè)性和有效性，進(jìn)一步提升機(jī)場建設(shè)機(jī)場檔案管理工作的質(zhì)量和水平，充分發(fā)揮機(jī)場建設(shè)檔案的實(shí)際作用。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案信息共享；云計(jì)算
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平的不斷提高，我國各個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理也進(jìn)入了數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用層次，檔案作為一種信息資源，如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，從而更好地為社會(huì)各領(lǐng)域服務(wù)已成為我國檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。從技術(shù)實(shí)現(xiàn)角度來說， 要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享對檔案信息有如下一些要求： 首先， 保證檔案信息的安全可靠， 即保證檔案信息的原始記錄性及其不被篡改； 其次， 保證檔案信息的有序性， 即保證檔案信息可以供檔案用戶迅速便捷的檢索利用；再次， 保證檔案信息的永久保存； 最后， 友好的用戶界面及方便直觀的操作對保證檔案信息資源共享達(dá)到最好的效果也是十分重要的。
一、檔案管理現(xiàn)象
檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄， 它承載著人類活動(dòng)的大量信息， 具有記載、延續(xù)人類文化的功能。作為檔案管理與利用對象的檔案資源是經(jīng)過特定歷史時(shí)期的逐漸積累而形成的具有原始記錄性和憑證性 近年來，隨著《檔案法》 及其相關(guān)法規(guī)的頒布、實(shí)施，檔案工作的透明度大為提高，國家檔案事業(yè)得到全面發(fā)展，在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的社會(huì)潮流面前，社會(huì)公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式為滿足 而是要求在更大范圍內(nèi)、 更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。
二、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的發(fā)展
技術(shù)的大變革，帶來了新的產(chǎn)品、新的產(chǎn)業(yè)和新的市場，同時(shí)也帶來了市場份額的重新分配。“云計(jì)算”這個(gè)概念也進(jìn)入人們的生活中。云計(jì)算是隨著處理器技術(shù)、 虛擬化技。Internet和電子商務(wù)的應(yīng)用，正打破歷史和地緣造成的差異，為每個(gè)民族和個(gè)人創(chuàng)造了走向新生活的無窮的、平等的機(jī)會(huì)。在Internet日益大眾化普及化、一批網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營型的公司（如亞馬遜網(wǎng)上書店、Dell電腦公司）涌現(xiàn)并成功運(yùn)作的背景下，鑒于Internet交易成本低、覆蓋面廣，將從根本上改變客戶對方便、速度、價(jià)格和服務(wù)的期望，傳統(tǒng)經(jīng)營向網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營轉(zhuǎn)變是必然趨勢。
三、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢
網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化計(jì)劃具備獨(dú)到的優(yōu)勢，服務(wù)便利化和快捷化是其顯著特點(diǎn)。面對各個(gè)單位或者整個(gè)一個(gè)單位系統(tǒng)的檔案，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理在人力、服務(wù)水平上面都有很大的進(jìn)步，且能提高辦事效率。數(shù)字時(shí)代信息資源共享都是以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為業(yè)務(wù)平臺進(jìn)行運(yùn)作的， 因而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中信息資源的整合與共享，往往需要一個(gè)能集合并能整合多類多來源信息資源，提供多來源信息高效檢索利用的網(wǎng)絡(luò)公共信息服務(wù)（共享）平臺信息服務(wù)（共享）平臺是信息集成 共享和交互的承載物，通過平臺，可以集成分散的信息資源，并為信息消費(fèi)者定位 交換和獲取信息，從而為用戶提供集成、 便利的信息服務(wù)環(huán)境， 目前在很多國家和社會(huì)領(lǐng)域的信息共享工程建設(shè)中，都在致力于建設(shè)各色的公共信息服務(wù)（共享）平臺。通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)，對于數(shù)字化檔案管理能有效提高辦事效率、工作效率和使工作便捷化這三個(gè)方面，相關(guān)從業(yè)人員四分之三以上的被調(diào)查人員持肯定意見，只有不到十分之一的人認(rèn)為在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于這部分調(diào)查人當(dāng)中有一些屬于年齡相對較大，對于計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握相對較少的人群，而數(shù)十年的工作經(jīng)驗(yàn)使得他們對于自己整理的相關(guān)檔案的查閱有相對比較高的記憶，所以他們認(rèn)為通過網(wǎng)絡(luò)化管理需要有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，而相比較學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)，他們認(rèn)為過去的檔案管理方式更能適應(yīng)。
四、網(wǎng)咯數(shù)字化技術(shù)的不足
萬事萬物都具有兩面性，雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)具有無可厚非的優(yōu)勢，同時(shí)，它也存在一定的不足，運(yùn)用不當(dāng)也會(huì)造成一些負(fù)面影響。網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用水平相對較低，目前大多數(shù)單位所使用的網(wǎng)絡(luò)管理平臺都屬于比較成熟的管理平臺，但是對于大多數(shù)單位而言，其應(yīng)用的范疇卻很少，甚至很多單位僅僅使用了最簡單的功能，這種做法造成了資源的浪費(fèi)。若要實(shí)現(xiàn)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中制定的“依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國檔案工作信息網(wǎng)”的目標(biāo)，應(yīng)在檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)發(fā)展階段推進(jìn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度，為檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。尤其令人擔(dān)憂的是，這種非標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案還在與日俱增，如若允許這種現(xiàn)象持續(xù)發(fā)展下去，檔案信息資源共享恐怕只是一種奢望，其嚴(yán)重后果最終或?qū)?dǎo)致檔案信息化建設(shè)舉步艱難。在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中就存在網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入和資料的泄露，對于單位安全存在一定的隱患，這也是很多單位在檔案管理方面沒有實(shí)施網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理的重要因素。
五、如何完善數(shù)字化檔案管理
前面就一些基本問題做了分析和陳述，而關(guān)于如何更好地利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)，完善數(shù)字化檔案管理則是重點(diǎn)。
1、NAS設(shè)備近兩年開始流行，可靠穩(wěn)定的性能，特別優(yōu)化的文件管理系統(tǒng)和低廉的價(jià)格使NAS市場得到了一定的增長。NAS作為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)附加存儲設(shè)備，采用了信息技術(shù)中的流行技術(shù)-嵌入式技術(shù)。嵌入式技術(shù)的采用，使得NAS具有無人值守，高度職能，性能穩(wěn)定，功能專一的特點(diǎn)。
2、通過元數(shù)據(jù)存儲檔案信息， 提高檔案信息資源的可靠性。 檔案是人類歷史的記錄， 檔案的原始憑證性是檔案區(qū)別于圖書、 情報(bào)的重要屬性。檔案信息資源共享平臺不僅需要提供檔案信息， 并且要保證檔案信息的永久保存， 使檔案信息共享平臺成為檔案信息資源的重要備份。隨著對數(shù)字保存實(shí)踐活動(dòng)的開展， 人們認(rèn)識到要實(shí)現(xiàn)對數(shù)字信息的保存， 就要記錄很多關(guān)于資源本身、 資源硬件和軟件環(huán)境等的信息， 對于滿足長期保存需要的元數(shù)據(jù)研究開始提上日程。為確保信息長期使用的元數(shù)據(jù)元素又稱為 “保存元數(shù)據(jù)” 。通過保存元數(shù)據(jù)， 檔案保管人員能夠得到足夠的信息從而在長期保存數(shù)據(jù)流方面采取恰當(dāng)?shù)男袆?dòng)， 并保證被保存對象在技術(shù)不斷更新的情況下被重復(fù)檢索使用。
3、在網(wǎng)絡(luò)化不斷提升的過程中，應(yīng)該對檔案的分類進(jìn)行更細(xì)劃分，尤其在絕密程度上，應(yīng)該增加級別，并設(shè)置訪問權(quán)限，有利于單位安全管理。在網(wǎng)絡(luò)化管理方面，筆者認(rèn)為各個(gè)單位應(yīng)該努力提高管理水平，在人員培訓(xùn)方面，應(yīng)該積極的與外界相關(guān)技術(shù)單位進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，盡快提高從業(yè)人員的實(shí)際操作水平。
參考文獻(xiàn)：
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