時間：2023-06-05 09:54:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案歸檔管理方案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理
檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設進程的不斷加快，城市規模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經成為了城管工作中的一項重要工作內容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發展中發揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據，也是反映城市管理水平的重要指標之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關工作提供備查依據，對城管檔案進行調研，則可以深入挖掘城市管理工作內在的規律，為城市管理工作的發展提供最基礎的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發展形勢下，其重要性越發突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發展方向的最重要的數據信息來源與依據。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題
目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負責進行。城管局是城市管理中負責綜合行政執法的部門，是由原事業單位“城管辦”、“聯合執法大隊”演變而來。工作內容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認識不足使得城管檔案工作在相當長的一段時間內處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環節，也是檔案管理工作的基礎與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環節。
在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構”又使用“問題” 標準來進行分類是較為常見的問題，這種分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規則》中有著明確的規定：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問題的成因分析
任何問題的存在都有其產生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業水平與素質因素，當然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關。
檔案管理是一項專業性較強的工作，而檔案整理環節，尤其是檔案的分類，是最能體現其專業性的地方。目前，城管系統內的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態，遠未達到專業化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設有專職檔案員的部門較少，而即便在設有專職檔案員的部門，具備檔案專業高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業人才的缺乏，導致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發展造成了重要影響。
城管檔案管理專業人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業指導。如專業人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發來有效規范檔案的歸檔整理工作，導致了分類方法不具體、檔案保管期限設置不合理等問題的發生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強檔案管理專職專業人員的設置與引進
專職與專業人員的設置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務的增多，兼職檔案員已經無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設立也體現了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業人才的基本條件。而對于專業檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰略層面出發來進行。單位應投入更多的資金支持，應提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓與平臺的提升建設，為人才的發展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質、高水平的檔案管理專業人才投身到城管事業，才能為城管檔案管理的長遠發展打下堅實的人力資源基礎。
4.2 加強現有檔案管理人員的專業技能培訓
加強對現有檔案管理人員專業技能的培訓無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應對《文書檔案管理歸檔文件整理規則》進行學習領會，對實施細則要加強理解。培訓內容應以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓應定期舉行，可以派員進行外部培訓，也可以在單位內部組織，聘請省市檔案館的專業人士進行指導講座。
4.3 制定科學合理的檔案分類方案
檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內容，因此，制訂科學合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關重要的。檔案分類方案要根據國家檔案局2006年公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。
科學合理的檔案分類方案，需要專業的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內容。鑒于城管局檔案管理的專業水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協助指導，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規則順理成章的進行。
5 結束語
檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內容。
參考文獻
關鍵詞 集體林權制度改革；檔案管理；措施
中圖分類號 G271；F326.2 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2012）19-0146-01
集體林權制度改革（簡稱林改）是提高林業生產、實現林業可持續發展、促進人與自然和諧相處、促使我國農村改革的一項重大舉措[1-2]。其作為林業生產上的一次重大調整，是在土地使用制度上繼農村土地承包經營后的又一次重大的改革，可實現農村改革的深化。該制度不僅涉及的面廣，而且涉及的內容多，關系到農村家家戶戶的切身利益，對社會主義新農村的建設意義重大[3-4]。
1 政府高度重視林改檔案工作
羅甸縣林改工作自2008年啟動以來，涉及全縣26個鄉鎮271個村民小組，歷時3年以上，主體改革工作已全面完成。為切實推進集體林權制度改革檔案管理工作，保障林業所有改革資料有底可查、有據可依，羅甸縣委、縣政府對林改檔案的管理工作高度重視，充分地對集體林權制度改革中的檔案資料的重要性進行了認識，本著對林改檔案工作負責、對后人負責的態度，把建立高質量、高標準的林改檔案寫入了林改實施方案，并行文下發了《關于集體林權制度改革檔案整理方案》的文件通知，同時為了有效地促進林改資料建檔責任的落實，成立了林改整理歸檔領導小組和執行小組，為下一步林改資料歸檔的收集及裝訂立卷工作奠定了良好的基礎。為進一步明確落實林改歸檔資料，縣林業局保證了開展林權改革過程中歸檔所需要配備的資金、設備耗材、辦公用品等物資，并從各鄉鎮抽調責任心強的人員對其進行檔案管理的培訓，責成該部分人員專門負責檔案的整理、核對、數據錄入、歸檔、裝訂等專項工作，為做好林改檔案管理工作提供了堅強的組織保障。
2 組織業務培訓，提高操作技能
林改檔案是一項新的課題，專業性強、內容多而繁雜、涉及面廣、技術要求高、屬于林業部門專業檔案。為切實抓好建檔立檔工作，確保林改檔案工作執行不走樣、整理檔案依法規、操作無偏差，縣林業局和檔案局分別對所有參加林改工作人員進行了林業技術和檔案知識業務的培訓，從林改資料開始啟動的建檔到歸檔裝訂同步進行了4次培訓工作，提高林改檔案的收集、整理、歸檔裝訂質量，同時也提高工作人員對林改檔案工作重要性的認識和實際操作技能。
3 制定整理方案，明確歸檔內容
林改檔案是指在林改過程中林改資料的調查摸底、召開村民會議表決、外業上山勘界、張榜公示、責任山合同簽訂直至頒發《林權證》等步驟所形成的各類具有保存價值的各種形式和載體的原始記錄及文字表冊，包括圖表、文件報告、數據、聲像、通知、憑證回執等。結合羅甸縣的集體林權制度改革工作的實際情況，制定了《羅甸縣集體林權制度改革檔案整理方案》并分發至各鄉（鎮）及各林改技術人員。明確林改檔案的整理范圍、方式方法和保管期限，并分門別類的分為綜合類、林權類、糾紛類、音像類等4類，統一實行長期保管，保證了林改檔案管理的連續性、可查性、嚴密性。
4 統一歸檔步驟，規范檔案管理
林改檔案資料涉及千家萬戶，保管期限長，林業生產利用價值高，后繼配套依附工作強。結合羅甸縣的集體林權制度改革的實際，為切實加強林改檔案收集管理，縣林業局、檔案局規范了林改建檔步驟，檢查驗收辦法等有效措施，具體從落實林改工作中的每個環節進行認真全面收集整理，即宣傳發動、調查登記、召開村民會議、方案表決、外業勘界、張榜公示、數據錄入和頒證、臺賬統計等工作步驟所形成的各種文件材料、照片和開展的活動記錄，確保檔案的連續性、可查性、嚴密性。規定了歸檔資料的要求為：具有法律效用的標識如簽字蓋章、日期等應完整齊備，另外字跡必須清晰、工整、圖樣清晰、數據準確；使用的材料等應與檔案保護的要求相符合，檔案中的照片和圖片等應配有相應的文字說明；若材料選擇為非紙質的，應配相應的目錄和說明，以保證檔案載體的有效性；制作重要的電子檔案如光盤、磁盤、U盤等不可擦寫的存儲介質，制作紙質檔案加以說明保管。在資料收集歸檔的實際操作過程中，為確保所整理的資料不走回頭路，縣林改辦隨時進行跟蹤督查，對發現的問題及時進行修訂，具體查驗各鄉（鎮）收集的材料進行逐項檢查，四級分類是否齊全，填寫內容是否翔實，選舉的領導
小組和村、組表決方案是否邏輯對應，資源數據是否準確，頁碼、編號是否規范，各類合同是否符合規定要求，插花山、糾紛山資料是否手續完善到位，人口現狀調查表等。通過嚴格的自查糾錯，不僅對林改檔案的管理工作進行了規范，還有效地確保了林改歸檔工作的保質保量地有序進行，提高了林改資料歸檔的質量。
對審查無誤的林改檔案，及時移交縣檔案館，縣檔案館緊接建立健全林改檔案管理規章制度，杜絕以各種形式泄露林改檔案材料中有關的保密內容，嚴禁私自將林改檔案資料帶出檔案室，林改檔案的查找借閱，必須嚴格履行檔案借閱保管制度，做好批閱手續，嚴防林改檔案流失，全方位做好檔案的管理工作。
5 結語
總之，集體林權制度改革中的檔案管理工作應該作為一項關系民生行動的重要內容，應切實地為農村農戶做好利民服務，為社會提供檔案查閱便利。對需辦理相關林事活動的，依據林權檔案資料，按工作程序步驟進行有關林權登記管理、森林資源評估、林木交易、林地租賃、征占用林地補償等工作，從而高效便捷地為林農提供服務，以深入地推進集體林權配套改革工作的進一步開展。
6 參考文獻
[1] 黃曉輝.論互助縣林業系統檔案管理的可持續發展[J].現代農業科技，2009（22）：205-206.
[2] 程正英.林業檔案管理有亟待加強[J].新疆林業，2005（3）：22.
在區、局檔案主管部門的領導下，教育中心的檔案工作在以往成績的基礎上，不斷深入。在檔案管理制度化、規范化上，在檔案利用率擴大上，在檔案工作人力、物力、財力的加強投入上，在檔案員的培訓上作了一些工作，取得了一些成效?，F申報2010年度區檔案工作先進單位。
一．領導的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。
自從教育中心成立以來，原單位的職能擴大，職能處室增多，需要歸檔的材料猛增。中心領導及時調配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機構。并積極鼓勵、支持檔案人員參加區檔案局組織的各項專業培訓。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領導多次與區檔案局領導協商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實施方案》、《教育中心2010年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會議。組織檔案人員學習了《歸檔文件整理標準》，分析了當前中心檔案工作的形勢，布置了《2010年檔案工作的計劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進中心檔案工作現代化的進程，中心領導還專門為檔案室配備了兩臺專用電腦、一臺復印機、一臺激光打印機；考慮到現在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。
二．加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平。
中心成立以后，新成立的檔案工作機構中，有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發展，檔案工作又出臺了一系列新的法規、制度及實施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢，不斷學習，不斷更新自己的專業知識，提高自己的專業技能。為此，我單位堅持從兩個渠道對檔案人員進行培訓。一是積極組織檔案人員參加區檔案局組織的所有培訓，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關信息，不斷更新自己的觀念。二是結合本單位的實際，制定我單位的學習計劃，定期組織檔案人員學習。先后學習了《歸檔文件整理標準》、《文書檔案保管期限表》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《2010年檔案工作要點》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號方案》等等材料，同時還對所有檔案人員進行了使用《今易》軟件的培訓。通過這些培訓，提高了所有檔案人員的專業知識水平。從而保證了入庫檔案的質量，為檔案的開發利用打下了堅實的基礎。新晨
三．增強團隊協作精神，樹立優質的服務意識。
在日常的工作中，所有兼職檔案人員能夠以大局出發，在繁忙的本職工作的同時，積極配合中心的整體檔案工作，嚴格執行中心的檔案工作計劃，在編排盒號的程序中，從未因一人影響整個中心檔案工作的進程。檔案工作是一項服務性很強的工作，因此，全體檔案人員從一開始就樹立了“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。工作中，每位檔案人員都能做到忠于職守、積極認真、一絲不茍、任勞任怨。隨著中心職能的擴大，檔案室的服務范圍已經擴展到全區的中小學、幼兒園。對于各種檔案材料的查閱，我們的檔案人員從來都是做熱情、周到、準確、快捷。因此，受到了全區各校的好評。
（一）區分不同價值
檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務的一項檔案業務工作。實現檔案價值的邏輯起點是指檔案在滿足人們需要，體現其使用價值的具體實踐的邏輯行程中所經歷的首要環節。因此，我們要依照《機關檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規定，區分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。通過將不同價值的文件區別整理，可以合理使用人力，物力、財力和時間，同時不同價值的文件經過整理后相對集中，為日后檔案進行保管利用，以及到期移交進館也提供了方便。由此可見，檔案客體一經形成，就與未來的檔案用戶之間存在著一種潛在的價值關系。而檔案的價值只有當檔案客體獲得檔案用戶的實際利用時，其與檔案用戶主體所構成的潛在價值關系才能轉化為現實的價值關系，檔案價值才得以真正實現
（二）遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系
在整理原則中，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規律，提供檔案為社會主義現代化建設服務，并產生良好的社會效益和經濟效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
（三）要便于保管利用
這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。執行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關系，任何片面地強調某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調事由，不區分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進行排列，依靠計算機進行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠看，特別是對檔案移交進館之后，將會給系統利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發點，具體情況具體處理，才能更好地實現文件整理目的。
二、不斷規范文書檔案管理途徑
（一）做好分類，嚴格登記
對歸檔文件進行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內在聯系，便于系統地提供利用，而且對將來館室的系統化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個非常重要的環節，分類工作的好壞直接關系到歸檔文件整理的質量。各單位要根據自身的特點，按照科學、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對文件進行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時，再按保管期限分開。另外，要嚴格登記。對本單位的收發文件進行登記，保證本單位主要文件的系統齊全。本單位發文，應編號發出，單位收文應先登記后使用。通過登記，對來往行文、機關內部文件、會議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據可查。
（二）提高檔案管理人員的綜合服務能力
檔案人員要練就過硬的業務技能，檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案服務成為一項面向大眾的服務，讓越來越多的人能正確認識和利用檔案。
（三）要提前布置、完善機制
首先，要提前布置。檔案是反映專員辦業務工作的重要載體。因此，我們必須要求將檔案建設作為深化本單位工作、推進業務機制建設和全面提升內部管理水平的基礎工作，做好整理歸檔。其次，要完善機制。重點是要按照《檔案法》規定做好文書檔案保管期限表，結合實際完善本單位的文書檔案管理規定，確保文書檔案管理規范有序。本單位檔案管理部門要及時對各檔案員進行輔導，并按照新要求做好文書檔案的整理歸檔工作，確保檔案資料歸檔及時完整、保管規范有序、調閱快捷方便。第三，注重規范整理方面。落實專人負責檔案工作，嚴格按檔案歸檔整理的要求進行歸檔和整理，并結合電子設備進行操作，確保檔案規范化、信息化；在注重檔案“收、管、用”方面。按檔案保管要求，進行專柜保管，并明確檔案管理、保管、利用、借閱等各項制度，確保檔案保密性和借閱的規范性。
在區、局檔案主管部門的領導下，教育中心的檔案工作在以往成績的基礎上，不斷深入。在檔案管理制度化、規范化上，在檔案利用率擴大上，在檔案工作人力、物力、財力的加強投入上，在檔案員的培訓上作了一些工作，取得了一些成效。現申報*年度區檔案工作先進單位。
一．領導的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。
自從教育中心成立以來，原單位的職能擴大，職能處室增多，需要歸檔的材料猛增。中心領導及時調配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機構。并積極鼓勵、支持檔案人員參加區檔案局組織的各項專業培訓。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領導多次與區檔案局領導協商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實施方案》、《教育中心*年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會議。組織檔案人員學習了《歸檔文件整理標準》，分析了當前中心檔案工作的形勢，布置了《*年檔案工作的計劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進中心檔案工作現代化的進程，中心領導還專門為檔案室配備了兩臺專用電腦、一臺復印機、一臺激光打印機；考慮到現在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。
二．加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平。
中心成立以后，新成立的檔案工作機構中，有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發展，檔案工作又出臺了一系列新的法規、制度及實施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢，不斷學習，不斷更新自己的專業知識，提高自己的專業技能。為此，我單位堅持從兩個渠道對檔案人員進行培訓。一是積極組織檔案人員參加區檔案局組織的所有培訓，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關信息，不斷更新自己的觀念。二是結合本單位的實際，制定我單位的學習計劃，定期組織檔案人員學習。先后學習了《歸檔文件整理標準》、《文書檔案保管期限表》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《*年檔案工作要點》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號方案》等等材料，同時還對所有檔案人員進行了使用《今易》軟件的培訓。通過這些培訓，提高了所有檔案人員的專業知識水平。從而保證了入庫檔案的質量，為檔案的開發利用打下了堅實的基礎。
三．增強團隊協作精神，樹立優質的服務意識。
在日常的工作中，所有兼職檔案人員能夠以大局出發，在繁忙的本職工作的同時，積極配合中心的整體檔案工作，嚴格執行中心的檔案工作計劃，在編排盒號的程序中，從未因一人影響整個中心檔案工作的進程。檔案工作是一項服務性很強的工作，因此，全體檔案人員從一開始就樹立了“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。工作中，每位檔案人員都能做到忠于職守、積極認真、一絲不茍、任勞任怨。隨著中心職能的擴大，檔案室的服務范圍已經擴展到全區的中小學、幼兒園。對于各種檔案材料的查閱，我們的檔案人員從來都是做熱情、周到、準確、快捷。因此，受到了全區各校的好評。
農業科技檔案的管理及信息資源開發利用是檔案管理工作的重要組成部分。現就如何使農業科技檔案在推進農民增收及農村經濟發展中發揮作用談幾點想法。
一、農業科技檔案歸檔范圍及要求
1.農業科技檔案是農業科學技術研究活動的真實記錄，是從事農業科技研究、生產、技術開發的重要依據?？茖W合理的歸檔范圍是科技檔案齊全完整的重要保證，是整個科技檔案管理工作的基礎。凡是在科研活動中直接形成的、具有保存價值的科研文件材料均屬于歸檔范圍。包括：研究報告、項目建議書、科研課題經費申請及批件、計劃任務書、協議書、合同書、試驗方案、設計方案、實施方案。實驗過程中的重要原始記錄，田間調查、綜合分析報告。計算文件，檢驗文件，設計文件、圖樣，工藝流程，專利申請，重要的國內外來往文件，課題階段總結、中期評估報告、年度進展及執行情況報告。科技成果申請表、鑒定證書、科技成果獎勵與審批文件，獲獎憑證（獎勵證書及獎狀、獎杯、獎牌，專利文件及證書）。科技轉讓合同、協議書，新品種銷售轉讓協議及批復，成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結，國內外同行評價及用戶反饋意見及技術成果宣傳報告等文件材料。2.農業科研文件材料的質量直接關系到科技檔案的質量，對歸檔的科研文件材料的要求，一是，課題主持人要分階段進行科研文件材料的收集、積累，以便在研究工作結束后，確?？萍紮n案材料能夠及時整理、立卷歸檔，并對所交科技檔案的完整性、系統性負責。二是，要求原件歸檔，且文件制作材料必須易于長期保存。書寫工具應選擇藍黑水或碳素墨水，不能用圓珠筆、鉛筆來記錄歸檔材料。三是，確定合理的歸檔時間，對研究周期長的課題按階段歸檔，采取每年一次將當年形成材料歸檔的辦法，研究周期短的課題在任務結束時及時歸檔。
二、提高科技檔案的質量，創新服務方式，為農村經濟發展助力
1.及時收集檔案材料，確保完整、準確、系統、全面。檔案資源建設是實現檔案事業可持續發展的重要基礎性工作，各級農業科研院所要加強檔案資源建設，走出傳統收集的圈子，跟蹤、掛靠研究課題，積極主動地向科研人員收集課題準備階段形成的文件材料，研究試驗階段形成的各種載體的重要原始記錄、試驗報告、計算材料、專利申請的有關文件材料，總結鑒定驗收階段形成的工作總結、科研報告、論文、專著、技術鑒定材料、科研投資情況、決算材料等，成果和獎勵申報階段形成的材料（有成果和獎勵申報材料及審批材料，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等），推廣應用階段的方案、總結、擴大生產的設計材料、工藝文件、轉讓合同、用戶反饋意見等。2.農業科技檔案部門要科學規范管理，編制必要的檢索工具。編撰簡介、簡報、文摘匯編、手冊等二次農業檔案科技文獻。充分利用信息資源存儲數字化、管理自動化、利用網絡化的優勢，研究制定相關技術標準，統一相關數據格式，實現信息資源社會共享。編研成果包括公開出版物和內部參考，這是開展農業科技檔案信息資源開發利用的一條重要途徑。挖掘農業科技檔案資源要因地制宜、因時制宜，從農作物新品種、栽培技術、病蟲害防治、新成果推廣等方面入手，編研各種載體的農業推廣技術資料。利用室藏檔案資源編研水稻、果樹、花卉、畜禽、食用菌等新品種簡介以及推廣技術材料，匯集多項科研成果與新品種介紹。根據科研成果制作光盤、宣傳版面、多媒體、照片、錄像帶等不同形式和載體的科普宣傳材料，充分發揮檔案信息的科普宣傳作用。3.農業科技檔案濃縮了大量的農業科學技術信息，樹立為“三農”服務的指導思想，把農業科技檔案應用到農業生產第一線，主動配合科研人員，結合科技下鄉活動，將農業經濟信息送門入戶，提高農戶科學種養技術，從而加速提高農村經濟的發展水平。農業科技檔案的管理工作是直接影響到農業經濟發展的重要因素。農業科技檔案要更好服務于現代農村經濟發展，加快農業科技信息傳播，促進農業科技成果轉化及推廣應用，實現信息資源服務生產力，才能挖掘出現代農業科技檔案潛在的價值，將科技檔案資源轉化為生產力，為農村經濟發展助力。
作者:姜麗賢 單位:靖宇縣科技局
第一條為加強實物檔案的管理工作，使實物檔案管理科學化、規范化、標準化，根據《中華人民共和國檔案法》、《**市檔案條例》等法律法規，結合本市實際，制定本辦法。
第二條本辦法適用于本市行政區域內的機關、團體、企事業單位及其他組織。
第三條本辦法所稱實物檔案，是指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的對國家和社會有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案。
第四條市、縣（區）檔案行政管理部門負責對本行政區域內實物檔案管理進行監督和指導。
第五條實物檔案的歸檔范圍
（一）本單位獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等。
（二）上級領導、知名人士、有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。
（三）本單位對外交往中獲贈的重要紀念品。
（四）本單位組織的各種重大活動中形成的紀念品。
（五）機構成立以來使用過的牌、匾。
（六）本地區、本企業第一批生產的、獲獎的及重要的產品樣品。
（七）其它有保存價值的實物。
第六條實物檔案的歸檔要求
（一）應歸檔的實物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門移交；由于特殊原因，應歸檔的實物確需在有關部門暫時保留的，應先將歸檔實物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續。
（二）歸檔的實物要保持整潔、無破損。任何部門和個人不得隨意將實物檔案損壞、私存或轉送他人。
（三）歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。
（四）本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應當拍照歸檔。
第七條實物檔案的保管期限
實物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種。
第八條實物檔案的整理
（一）歸檔實物的分類：歸檔實物以件為單位進行整理（成套實物為一件）。歸檔實物可按物品種類分類；實物檔案較少的單位，可不分類。
（二）歸檔實物的排列：歸檔實物可按種類結合時間進行排列，也可按歸檔時間順序排列。
（三）歸檔實物的編號：歸檔實物應按分類方案和排列順序逐件編檔號，并在不影響實物品像的合適位置粘貼標簽，填寫檔號。歸檔實物的檔號一般由全宗號、類別號、件號組成（不進館單位全宗號不填）。歸檔實物的檔號有兩種格式：
格式一：全宗號－類別號－件號
格式二：全宗號－件號
（四）實物檔案目錄的編制：歸檔實物應按分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄設置檔號、題名、實物來源、形成日期、實物類別、實物數量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目（見圖一）。
實物檔案目錄應裝訂成冊并編制封面。實物檔案目錄封面設置全宗名稱、實物類別等項目（見圖二），其中全宗名稱為必填項，實物類別為可選項。
實物檔案目錄及實物檔案目錄封面用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。新晨
第九條實物檔案的保管
（一）實物檔案應專庫或專柜保管。
（二）存放實物檔案的庫房和櫥柜應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色。
（三）易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護，確保實物檔案完好無損。
第十條實物檔案的利用
（一）利用實物檔案必須嚴格履行借閱登記手續。
（二）因舉辦展覽等確實需要使用實物檔案原件，須辦理借用審批手續。
（三）珍貴的或不易搬動的實物檔案，提供實物檔案照片使用。
第十一條實物檔案的移交
（一）凡列入同級綜合檔案館進館范圍的單位，上一年度實物檔案整理完畢后，應在次年七月二十日前將實物檔案目錄報送同級綜合檔案館備案。經檔案行政管理部門認定具有永久保存價值的實物，應當在五年內移交同級綜合檔案館。
（二）實物檔案移交時，交接雙方應辦理移交手續。
第十二條市、縣（區）綜合檔案館實物檔案的管理可參照本辦法執行。
[關鍵詞]檢務 檔案 管理
檔案管理，是對文件從產生到最終銷毀或移交檔案部門的全過程的管理活動，其主要目標是要將組織中的文件數量保持到一個適當的數量限度，防止不必要的或無用文件信息的干擾，簡化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現行效用后得到適當的處置，并通過經濟地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質量和效率。
一、電子管理模式的特點和分類
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則和方法對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點，在其管理活動中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價值的文件（紙質或電子）送至國家指定或授權的機構、組織（通常為國家檔案部門）集中保存，該類機構對其職能范圍內的歸檔單位的檔案工作進行領導、指導和監督，對其入館檔案進行實體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機構中產生的文件（紙質或電子）不統一移交給特定部門，而將其留存于本機構內部（庫房或信息系統），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學方案”。
二、檢驗檢疫業務檔案的介紹
1.檢驗檢疫業務檔案（以下簡稱檢務檔案）包括報檢單及所附單證、檢驗檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯等紙質資料、電子數據或其組合。歸檔是檢驗檢疫工作流程的最后一個環節，即歸檔人員對通過CIQ2000出入境檢驗檢疫綜合業務計算機管理系統（以下簡稱CIQ2000系統）報檢的檢驗檢疫業務，根據報檢類別和歸檔規則在CIQ2000系統中對符合歸檔條件的報檢號逐批進行電子數據歸檔，并將報檢單等紙質資料裝訂后按歸檔順序號分類立卷存檔。由于CIQ2000系統自動將歸檔號與報檢號一一對應，通過報檢號即可根據歸檔號所在的卷宗來快速調閱需要查詢的報檢單檔案，所以，大多數檢務部門都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質檢務檔案記述并反映了檢驗檢疫工作的全過程，為檢驗檢疫機構內部查閱出入境貨物檢驗檢疫原始記錄、了解檢驗檢疫簽證流程、確認檢驗檢疫證單的更改/重發/核查計收費情況、檢查工作質量，以及出境貨物理賠案件的調查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調查舉證、國內外有關部門的來函查詢等發揮了一定的參考憑據作用。但是，隨著檢驗檢疫業務量的成倍增長，檢務檔案管理中歸檔過程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問題日漸突出。
三、目前檢驗檢疫部門檢務檔案管理的做法
1.參照企業分類管理方式，對企業進行分類建檔。結合電子監管工作，對信譽好、進出口量較大且質量穩定的企業進行分類后實行簡便建檔管理，在CIQ2000系統中電子數據歸檔不需逐份錄入報檢號而實行批量歸檔。檢務部門對這類報檢單在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門、單位注冊號等條件進行待歸檔查詢后，對符合歸檔條件的報檢號進行批量歸檔；對這類報檢單的紙質檔案只需按企業名稱、報檢日期簡單地建檔立卷。在條件成熟時，逐步取消部分紙質檔案，這樣不僅有利于檢驗檢疫部門和企業雙方既節省人力、物力和財力，又提高工作效率，更充分發揮了企業分類管理與電子監管有機結合的優勢，使資源得到合理配置和利用。
2.根據出入境貨物的報檢類別，貨物的不同特性、不同風險度對不同貨物進行分類建檔。例如：對電子轉單換證憑條到口岸換發通關單的“驗證”出境貨物，在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門等條件將其電子數據批量歸檔，其換證憑條可隨通關單存檔聯一并存檔，需要時可根據報檢號查找通關單流水號及對應的換證憑條。而對涉及安全、衛生、環保的進出口敏感貨物，實施衛生注冊登記、質量許可管理等憑證報檢的貨物，或檢驗周期較長的大型成套設備，根據需要可較詳細地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。
3.適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限?！冻鋈刖硻z驗檢疫簽證管理辦法》（國檢法[1999]386號）規定“檢務檔案保管期限：一般出境檢驗檢疫檔案為3年；入境檢驗檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現一類有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存?！痹趯嶋H工作中，我們發現檔案室90%以上的檢務檔案都是原封不動地存放3-4年后銷毀，檔案利用率較低。
四、檢務檔案電子管理模式的可行性分析
1.據粗略統計，調閱紙質檔案的主要用途在于辦理更改手續、工作質量檢查、業務部門查閱資料和有關執法部門的來函查詢等幾個方面。如果在不違反檢務檔案管理原則和不影響檢務檔案利用的前提下，及時修訂檢務檔案管理規章制度，適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫房占用量較多的問題。
2.由于檢驗檢疫流程都經過CIQ2000系統進行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存外，普通紙質檔案的角色有必要逐步向短期、精簡的方向轉變，通過分類管理的方式、利用CIQ2000系統的批量歸檔功能及修訂現行的檢務檔案管理規章制度等措施，或許是加強檢務檔案的規范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
3.目前電子檔案管理系統，為檔案現代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統可以自成系統，提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化設計過程管理，形成更加完善的現代化信息管理網絡。如果CIQ2000系統可以搭載《電子檔案管理系統》，建立具有系統設置、權限管理、數據載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷毀、制作標準光盤、統計報表、數據轉換等十大模塊的檢務檔案管理系統。并對檔案數據庫進行備份，設定檔案密級，按部門按專業按用戶級別設定訪問權限，日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作，同時在系統中持續管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實現全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質檔案管理有機結合，既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益?？梢哉f，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。
將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。
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—、目標任務
進一步落實責任，加強工作指導力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規范2014-2020年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準扶貧檔案真實、完整、準確、安全、規范，高質量完成全縣精準扶貧檔案規范化管理工作。
二、基本原則
（一）堅持統一領導、分級實施。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室、縣檔案部門聯合監督指導，各鄉鎮是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉鎮本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務，及時規范和完善專項扶貧檔案。
（二）堅持系統收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發的《關于進一步規范脫貧攻堅檔案工作的意見》（川檔發〔2017〕1號）和省檔案局印發的《省扶貧開發項目檔案管理細則》（川檔發〔2016〕15號）文件要求，對照縣、鄉、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。
（三）堅持集中保管，及時移交?？h脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉級各類精準扶貧檔案由各鄉鎮集中統一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉鎮政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。
三、工作任務
（一）建立精準扶貧檔案規范管理工作機制。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室統一協調指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯合對專項牽頭部門、鄉鎮和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監督檢查。
（二）配備適應精準扶貧檔案規范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設施設備?？h級扶貧專項部門、各鄉鎮要為精準扶貧檔案規范管理工作開展，提供必需辦公設備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。
（三）建立文件材料齊全完整、整理規范的精準扶貧檔案。
精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應收盡收、應歸盡歸。
四、工作要求
（一）時間節點
縣、鄉、村三級2014—2020年度精準扶貧檔案規范管理工作自本方案下發日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。
（二）分類管理
精準扶貧檔案相關文件材料應收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰、簽章手續完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。
精準扶貧檔案應按照相關標準規范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規則》(da/t22-2015)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數碼照片歸檔與管理規范》(da/t50-2014)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(gb/t18894-2016)和《數字檔案室建設指南》進行整理。
特殊載體類檔案，按照國家有關標準、規范整理，并與關聯紙質檔案建立檔號對應關系。
戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。
以卷為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—件號。
五、保障措施
（一）加強組織領導
縣、鄉、村三級必須明確精準扶貧檔案規范管理工作具體負責人員。縣脫貧攻堅辦聯合檔案部門抓好業務指導和監督檢查工作,各鄉鎮、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。
（二）加強監督考核
各鄉鎮、扶貧專項牽頭部門，要提高精準扶貧檔案規范管理的自覺性和主動性。本次精準扶貧檔案規范管理工作，將納入各鄉鎮和扶貧專項牽頭部門2021年度檔案工作目標考核任務，未按期完成或未按規定規范管理的鄉鎮和扶貧專項牽頭部門，由縣檔案部門視具體情況扣減相應年終目標考核分值，情節嚴重的全縣進行通報。
關鍵詞：醫院 病人出院 表格和記錄管理
1.出院病歷及時歸檔的重要性
病案管理是一個流程化的工作，只要其中一個環節 “卡殼”，就會影響到下一個環節的工作。
出院病歷提交(按規定出院病歷3日內、死亡病歷7日內需提交病案室，由我科工作人員電腦歸檔與交樣本登記簽收。手寫病歷資料，嚴格核對 “病歷資料簽交表”以保證資料完整性。
三年前，清遠市中醫院院領導組織的按醫療核心制度開展每月常規查房中，已經暴露出了“出院病歷未及時歸檔而導致的醫院出院病案管理混亂、不規范”的問題：如打印、裝訂的病歷大量積壓在病案室，抽查到的病歷無醫生親筆簽名；住院號抽取一、二個月前的出院病歷，有的還滯留在病區，有的還在質控環節。院領導已經充分認識到加強出院病歷管理的重要性。2009年4月清遠市中醫院新的領導班子成立，主管副院長召集了信息科、醫務科、質控科、護理部等職能科室及病案管理委員會各委員，討論通過了加強出院病歷歸檔管理的方案。(以下簡稱 “方案”)，要求各臨床科室積極配合信息科病案統計室做好出院病歷歸檔的工作。病案統計室也有必要完善出院病歷的缺陷，需二次以上再質控。
2.出院病歷無法及時歸檔的主要原因
在當前病案管理工作中，一個突出而又具有普遍性的問題就是出院病歷無法及時歸檔。研究其原因，主要有以下幾方面：
2.1某些科室人均住院時間短，病床周轉快，如我院的兒科、產科、婦科、眼科，平均住院日僅5～7日，病床周轉63.5次。以兒科為例：病床周轉月達I1.90次，平均住院日僅428，臨床醫生工作量大，不能按期完成病案記錄。
2.2病案資料不完整，如病理和各種培養，因其檢查的特殊性，無法在患者出院前出報告單。
2.3簽字環節太多，為保證醫療安全，提高醫療質量，體現三級醫師查房制度，一份病歷常需主任、主治和住院醫師三級簽名，碰到某位醫生下夜班、手術或外出無法及時簽名。
2.4各級領導不夠重視，或管理意識不強，或醫務、教學任務繁重，沒敦促醫生及時提交出院病歷。
2.5醫生重視度不夠，責任心不強，沒意識到病案及時歸檔的重要性，認為能把患者治好就是好醫生?！辈“浮睂嵤┣埃铱乒ぷ魅藛T回收病歷最常聽到的就是 “工作太忙，沒時間整理病歷”，出院病歷一拖就是2、3周甚至 更長時間才能提交，
3.我院對出院病歷管理的改進措施及取得效果
按院領導的要求，我科設計了“出院病歷歸檔統計表”，包括 “出院病歷3日內提交”、“7日內答復質控表”、“5日內簽名歸檔”、“二次以上終末質控”、“二次以上終末質控”、“出院病歷歸檔完整性”等項目每月匯總一次，結合 “臨床工作評價細則”為各科室提侁獎金分配依據，直接與經濟效益掛鉤。以下就 “方案”實施前后效果作具體說明。
3.1“方案”實施前，終末質檢病歷時間滯后約一個月，國際疾病分類、手術操作編碼滯后5～7日，統計與病案分離，重復輸入資料，造成大量人力浪費；“方案”實施后，統計與病案室合并，共用一個軟件，絕大部分出院病歷在3日內及時提交終末質檢病歷時間滯后5～7日，國際疾病分類、手術操作編碼滯后控制在3日內，統計報表及時完成。節約了人力，提高了效率。
3.2答復質控表(按規定7日內答復質控表)：質控表直接在“方案”實施前，超時答復質控表率達 1O ，有一份病歷因主管醫生外出學習拖延了162日才答復質控表。“方案”實施后超時答復質控表率2 ，單份質控表最長拖延15日。
3.3簽名歸檔(按規定5日內完成親筆簽名)：“方案”實施前，一批次待簽名病歷最長2個月才能全部完成、回收；“方案”實施后全部準時完成簽名、回收、上病歷架。
3.4二次以上終末質控(按規定不允許出現)：指未按質控表要求一次性完善出院病歷的缺陷，需二次以上再質控。“方案”實施前，二次質控率為5 ，最多的一份病歷發8張質控表(即重復質控8次)；“方案”實施后二次質控率2 ，最多重復質控4次。
3.5出院病歷歸檔完整性(按規定需完整歸檔)：指患者住院期間已發出的各種輔助檢查報告單沒及時整理、粘貼在手寫病歷資料上，在病歷提交后再送來病案室?！胺桨浮睂嵤┣?，月均10余張報告單；“方案”實施后月均不超過5張。并有專人根據病歷排列順序進行核查，如有缺失，及時告之彌補。
4.結論
清遠市中醫院通過對出院病歷檔案加強管理的系列措施，三年三大步，使出院病歷歸檔狀況發生了根本性的變化。認真寫好出院病歷，按時上交出院病歷歸檔，己經形成所有科室領導、醫生的一種自覺習慣和職責行為。這充分證明：“加大管理力度和良好習慣的培養，加強臨床科室與病案室的緊密配合”，是保證出院病歷及時歸檔、病案管理各個工作流程順利進行是切實可行的方案。
藥物臨床試驗檔案是藥物臨床試驗活動中的真實記錄，是科學技術資源儲備的一種形式，也是醫藥發展的一個必備條件，對其進行統一管理是確保藥物臨床試驗檔案的完整性、準確性、系統性，有利于開發利用的一個重要原則。在科學研究活動中形成的圖紙、圖表、文字資料、計算材料、照片等文件材料都應當歸檔保存。
《藥物臨床試驗機構資格認定辦法（試行）》規定臨床試驗檔案必須妥善保存。另外，該辦法在附錄2中對臨床試驗的準備階段、進行階段和完成后的文件保存進行了明確要求：研究者要保存資料至臨床試驗終止后5年。申辦者應保存資料至試驗藥物被批準上市后5年。而ICH規定，臨床試驗資料須保存至得到上市許可后滿2年。FDA規定，藥物批準/不批準上市、上市或撤銷申請后2年，我國臺灣是7～10年，但實際上，現在提倡在產品的整個生存期都應保存。
2 藥物臨床試驗檔案的特點
2.1 專業性強。藥物臨床試驗分為Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ期。Ⅰ期臨床試驗是初步臨床藥理學及人體安全性評價試驗，觀察人體對于新藥耐受程度和藥代動力學，為制定給藥方案提供依據；Ⅱ、Ⅲ期臨床試驗是治療作用的評價階段，目的是評價藥物對受試者的治療作用和安全性，最終為藥物獲得注冊申請提供充分的依據；Ⅳ期臨床試驗是新藥上市后監測，評價藥物在普通或者特殊人群中使用的利益與風險關系，改進給藥劑量等。各期臨床試驗檔案均應完整、有序地分類保存。
2.2 原始資料復雜繁多。開展藥物臨床試驗全過程的原始資料種類繁多，包括臨床前的一些研究資料，審批后的試驗方案、倫理批件、知情同意書、藥檢報告、研究病歷、受試者檢驗檢查報告、藥物發放及回收記錄等，這些原始資料都要保存原件在研究機構。
2.3 保密性強。藥物臨床試驗檔案資料是整個藥物臨床試驗過程的全面記錄，是藥物上市申報的第一手科研資料，在臨床試驗過程中產生的受試者的個人信息、申辦方提供的新處方、制劑工藝、原始統計數據等關鍵內容都具有科學研究的保密性。按規定，這些檔案資料只對國家藥監管理部門、申辦方和臨床試驗機構開放，不得對外泄露。
3 如何規范管理藥物臨床試驗檔案
3.1 增強臨床試驗檔案的管理意識。檔案管理工作是專業性強、涵蓋面廣、工作內容繁雜的一項專業性工作。過去該項工作沒有引起重視，沒有專職人員管理，只是將資料簡單歸類放置于木柜上，造成多年的積壓，文件資料查找困難，利用效率低。要大力宣傳檔案管理工作，廣泛宣傳有關檔案工作的法律、法規和制度，增強全員檔案意識，爭取醫院領導的重視和支持，促進臨床試驗檔案管理工作順利開展。
3.2 建立藥物臨床試驗檔案管理制度。制定檔案管理人員職責，明確檔案管理人員在臨床試驗檔案管理工作中的職責。根據《藥物臨床試驗質量管理規范》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法規要求，統一管理和保存藥物臨床試驗檔案資料。將相關文件和數據資料進行整理并分類、立卷、編目、登記歸檔，建立編碼以方便檢索。另外，要建立完善的檔案收集、開發利用、借閱保密、鑒定銷毀等相關制度。根據醫院發展的變化，要拓展歸檔范圍，修訂分類方案，加強醫院在經濟項目合同、招標、審計、宣傳報道等方面文件材料的歸檔?？傊?，建立科學的檔案管理體系，保證臨床試驗文件和資料歸檔的規范性和安全性，是促進檔案工作規范管理的關鍵。
3.3 培養專業人才，提高檔案管理者的自身素質。檔案管理人員的素質直接影響到檔案管理水平。作為檔案管理人員，要具備良好的職業道德，努力提高檔案專業水平和相關知識。通過專業培訓、現場觀摩、業務交流等方式來提高其業務和知識水平。同時，不斷推進檔案管理工作人員由“被動收集”向“主動挖掘”服務意識的根本性轉變，在跟蹤服務、開發利用等方面狠下功夫，推動醫院檔案管理水平提高。
