時間：2023-06-05 10:16:11
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理核心，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：檔案；管理；核心；本質
1 檔案歷史聯系綜述
（一）檔案歷史聯系的界定
檔案整理物質結構的演變規律表明，檔案歷史聯系的整理是檔案整理的本質與核心。檔案之間的歷史聯系指檔案在產生與處理的過程中，形成具有一定特征的內部相互關系；換言之，檔案的形成與完善被特定規律所約束，因此具有獨特的形成過程和表征特點，但是某些檔案因形成特點相同而存在客觀的必然聯系，稱之為檔案歷史聯系。于此，闡述檔案歷史聯系的界定如下：第一是檔案之間的歷史聯系與社會實踐息息相關，即表現檔案歷史聯系產生于檔案文件形成與完善過程中，而檔案的形成與完善則來自社會實踐的相應行為；第二是檔案之間的歷史聯系具有客觀存在性，即表現因社會實踐而產生的檔案文件內部的相互關系是真實存在的，不以個人的主觀意志發生轉移；第三是檔案是文件轉換的產物，檔案具備文件形成與完善的特點，檔案之間的歷史聯系來源于源文件之間的歷史聯系。
（二）檔案歷史聯系的特征
主、客觀統一性是檔案歷史聯系的特征之一，主要表現如下：其一是檔案歷史聯系的客觀特征來源于其源文件的客觀特征，即檔案歷史聯系來源于社會實踐中文件的歷史關系，具有客觀存在性；其二是檔案歷史聯系源于文件卻高于文件，表現為人類思維意識對客觀實踐的主觀抽象，具有主觀描述性。因此，檔案歷史聯系是主觀與客觀的統一體，并因檔案整理人員的知識結構和認知水平而存在差異，比如某些歷史聯系是客觀實踐的真實描述，而某些歷史聯系則是歪曲虛假的反映，所以，檔案整理員應經客觀實踐和主觀意識的統一，將客觀歷史聯系搜集、處理，加工、提煉使歷史聯系成為客觀與主觀的統一體，付諸于特定的物質載體，固化或物化為具體的物質形態以記錄檔案歷史聯系。
檔案的本質在于記錄歷史的真實性，歷史聯系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過程，歷史聯系的檔案整理更易于形成歷史記錄。因此，來源、時間、內容和形式四維度架構是檔案歷史聯系的特征之二，主要表現為：哲學維度的歷史具有清晰的嚴謹性、發散性和推理性，因此解析定義歷史由來源、時間、內容和形式組成的四維度架構，并將社會實踐的踐行者界定為主體，將社會實踐的被踐行者界定為客體，以對應時間為載體，將檔案歷史聯系界定為由來源、時間、內容和形式四維度架構，使檔案歷史聯系的記錄與哲學維度的歷史一一對應。
2 檔案整理的核心與本質：歷史聯系性整理
（一）歷史聯系思想的產生
檔案整理的核心和本質是檔案歷史聯系性的整理，回顧近現代檔案整理實踐，檔案整理的歷史聯系思想產生如下：民國初期因社會生產力和認知局限性，并未形成完整的檔案學分類理論，只是單純的借鑒“杜威十進制”分類法，機械地束縛并破壞檔案間的歷史聯系，不能真實地按照檔案的具體情況進行分類；但是，部分有識之士指出檔案整理與圖書管理的本質區別：檔案形成于特定的歷史實踐，是社會實踐系統性和積累性的歷史產物，其分類應源于歷史并尊重歷史，必須“特有要則”；于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點為基準，按照檔案間歷史聯系進行分類，例如1933年文獻館明清檔案整理原則即為：分析研究與檔案產生密切相關的文書程序、檔案術語、職官衙署等因素，有機選擇具備特有本質與形成關系的文件實體，并選擇不同的分類方案以體現歷史聯系的層面性。總之，歷史聯系思想的產生初期，主要體現了檔案四維度特征中的來源聯系，使檔案整理部分的體現歷史聯系的客觀結果，最終按照時間、內容、形式等要素分類排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯系思想的后續研究提供經驗和奠定基礎。
（二）歷史聯系思想的發展與完善
歷史聯系思想的發展與完善主要經歷兩個階段，第一階段是“來源原則”和“全宗理論”在檔案整理領域中的運用；第二階段是電子檔案的元數據整理在檔案實踐的應用。“來源原則”是檔案學理論的基石，指按照檔案來源或形成進行整理與分類的原則，其特點是斷定檔案來源差異并保持原有整理次序；“全宗理論”是檔案學的最高原則，指將來源相同的檔案作為統一整體進行保存與整理。但是，不論是“來源”還是“全宗”，其本質均為檔案整理的歷史聯系而且均來自檔案整理實踐，尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯系，強調并維護歷史聯系檔案的客觀規律和客觀事實，以歷史聯系為載體，在特定的統一的原則下，辨析來源、時間、內容、形式等諸方面因素，為歷史聯系檔案整理提供理論依據和指導方向。
另外，電子檔案的元數據整理產生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實完整的描述電子文件形成的條件、內容、架構和過程，并為計算網絡系統提供自動變細、分析、分解、提取、歸納的數據信息，將其內容特征、文件形成、處理利用等過程用元數據記錄，具備真實性、時效性、完整性和高價值性。元數據整理電子檔案的本質也是歷史聯系性整理，通過整理元數據集記錄檔案間歷史聯系并對應和還原相應的社會實踐活動，反映電子檔案記錄社會實踐活動的歷史過程與形成背景。
3 歷史聯系整理技術：”虛擬整理”技術
（一）“虛擬整理”技術綜述
“虛擬整理”指與文件實體排列順序無關，以符號或符號的語法邏輯為載體，單純記錄并解釋檔案間歷史聯系的一種整理技術。“虛擬整理”技術的結果是形成檔案歷史聯系記錄，揭示并固化檔案歷史聯系，合理真實的表達檔案物質實體本質構成部分。”虛擬整理“技術優于“實體整理”技術表現于其不僅實現檔案歷史聯系的多為整理，而且實現紙質檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實踐環境下的統一，換言之，“虛擬整理”技術能以計算機網絡系統或者計算機整理軟件為載體，通過對檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序，以不破壞實體排列為準則，全面、真記錄實體記錄中所不能表現的檔案歷史聯系。“虛擬整理”技術應完善為以人工干預為主，以計算機模擬為輔助的全新檔案整理技術，人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯系性，保證檔案歷史聯系的可檢索功能。
（二）“虛擬整理”技術的使用意義
“虛擬整理”技術具備多向歷史聯系記錄、豐富檔案整理實踐意義及理論等特點，現將“虛擬整理”技術詳細闡述如下：其一是擺脫非歷史聯系因素對檔案整理的影響，即擺腿檔案實體排列順序的歷史聯系記錄，注重檔案文件與社會實踐過程的一一對應，使檔案歷史聯系性整理免受保管期限、密級、載體種類等非歷史因素的影響；其二是完善檔案整理的實踐原則，“來源原則”不是檔案學的至善原則，也并非歷史性原則，而“虛擬整理”技術能實現檔案整理從“來源原則”向歷史性原則的過渡，使歷史性原則真實完整的包容“來源原則”以保證歷史性原則的適用性；其三是檔案整理實踐重心偏向信息整理，即檔案實體管理向以檔案歷史聯系整理為核心和本質的檔案信息整理便宜，“虛擬整理”技術作為其過程的加速器和助推器，保證此過程的穩定與合理。
無論任何國家，事業單位都是這個國家發展與建設的核心，更是黨與政府的主要管理部門。現今，檔案管理工作作為事業單位的主要組成部分，在其運行發展中，若檔案管理工作做得不夠完善，那么，對于事業單位來說，其本身的利益就會受到很大影響。對此，加強與完善檔案管理工作，對于檔案管理工作中存在的問題縮小化，只有研究出更好的創新決策，才會更有利于事業單位今后的發展與決策。在任何一個國家、企業或是事業單位發展中，檔案管理工作都承載著重要的信息。我們應該看清目前檔案管理工作的現狀。該文從事業單位檔案管理工作現狀出發，從多角度剖析了檔案管理工作中存在的不足，最后提出了事業單位要將檔案管理工作視為重點，并提出了幾點創新的舉措。
1 事業單位檔案管理工作現狀中存在的問題
1.1 檔案管理條件很差
主要是由于事業單位自身的原因造成的。因為其本身就對檔案管理工作的重要性認識不夠，因此忽視了檔案管理工作，所以導致在資金投入方面比較少。事業單位中很多高級領導對檔案管理的概念與認識不是很清晰，在具體實施過程中，不能客觀地為事業單位創造直接經濟利益與社會效益，工作中頭腦一熱就重視此項工作，只有三分鐘熱度，所以導致此項工作開展得不是很順利，進而越來越衰弱。久而久之，管理條件也受到了很大影響，存放檔案的庫房比較簡陋，同時還有其他物品堆放，現場管理混亂不堪。另外，檔案管理工作人員對自己所從事的工作不重視，工作中不夠認真，有的管理工作人員甚至認為檔案管理就是對自己所在單位及其他部門的資料進行一個簡單的保管。因此，工作中管理手段不夠科學與完善，進而影響了檔案管理工作的質量與效果。實際上，這項工作除了細致以外，還比較煩瑣，它是事業單位的重點核心內容，其管理的好壞直接影響著事業單位創造的社會利益與經濟利益。不論是事業單位的高級領導還是檔案管理工作人員，都要重視此項工作，看清并重視檔案管理工作的重要性，對這項工作增加資金投入，使其管理條件提高；管理人員工作中要抱著積極的工作心態和工作熱情，不要造成重要檔案信息的遺漏與丟失。
1.2 缺少專業的管理業務人員
從目前檔案管理工作的現狀來看，在事業單位檔案管理工作中，有很多管理工作人員業務不熟練，更缺少專業的管理技能，甚至對檔案管理工作中有些工作環節仍然存在著一定的誤區。由于管理人員工作業務素質低，最終導致很多信息資料被遺失、丟棄。另外，有的管理人員職業道德缺乏，甚至泄露機密等現象存在。可見，由于管理人員業務整體素質低下最終導致檔案管理工作開展得不是很順利。近幾年來，事業單位逐步開始對自身的人事制度進行改革，通過對管理人員的認真考核，經過培訓考試合格才能上崗，對于有些檔案管理人員在工作中部分操作流程不夠熟悉、對檔案管理工作意識較差的工作人員進行了嚴重處理。
2 事業單位檔案管理工作的創新研究管理決策
2.1 重視檔案管理工作并提高對此項工作的意識
在事業單位管理工作中，檔案管理工作極其重要。它是事業單位管理工作中的重點核心部分，其檔案管理工作的好壞，直接影響著事業單位整體管理工作的好壞。因此，事業單位要想取得良好的檔案管理成果，必須要重視此項工作發揮的重要性。加強事業單位各級領導對檔案管理工作的管理意識并提高重視度，針對檔案管理體制中涉及的一些管理工作一定要認真執行并落實，同時要增加資金投入、提高檔案管理保管條件，大力增加專業人才使用，為檔案管理工作提供有力的保障。另外，更要建立一支高素質、高職業道德的檔案管理人才隊伍，只有這樣，才能真正提高檔案管理工作的質量和效率，才能使此項工作持續穩定發展。
2.2 強化檔案管理制度完善、統一并執行到位
現今，事業單位要想取得好的發展管理成果，除了要重視檔案管理工作之外，對于檔案管理制度的執行也很重要，檔案管理制度不是一張白紙，中看不中用，只有建立完善嚴格的檔案管理制度才能對下一步開展工作提供幫助。檔案管理制度要認真落實并執行到位，加強各項規范和管理工作的執行，對于事業單位的各級領導與管理人員更要認真執行并嚴格遵守規章制度。只有建立完善的檔案管理體制并執行到位，才能取得可喜可賀的成果。
2.3 加強檔案的保密工作
在檔案管理工作環節中，做好檔案保密工作是十分重要的環節，尤其是對于事業單位來講，做好檔案保密工作更是重中之重，在進行檔案存檔的同時，對于外界保管環境也要做好，例如，門窗要加固好，要有專業的管理人員進行看護，要禁止任何無關緊要的人員進入檔案管理區，要防止不法分子潛入，但是對于管理人員的辦公室要和存放檔案室分開，要確保任何一個檔案管理人員的保密意識不斷加強，充分認識到檔案管理工作的重要性，了解泄密的后果以及要承擔的責任。
2.4 提高檔案管理人員的素質和能力
檔案管理是一項綜合性非常強的工作，對管理人員的要求也比較高，檔案管理人員要具有豐富的檔案管理知識和技能。事業單位要定期組織管理人員進行教育培訓，提高他們的檔案管理知識和技能，提高計算機技術和能力。同時，要具備較高的職業道德。樹立檔案管理意識，認真、負責地開展工作，確保檔案管理工作的質量。另外，提升事業單位檔案管理的地位和加強相關人員的培訓。
關鍵詞：知識管理；學校文化；檔案管理
一、知識管理與檔案管理
檔案是保存歷史真實紀錄的第一手資料，不僅是社會共同擁有的資產，也是學術研究的主要資料來源。當今已經邁入知識管理時代，政府運作思維應當具有建檔、擴散與創新的理念，即由現代化檔案管理與運用，到發揮文件擴散的功能。這樣可使政府與民眾間互動更密切，增進彼此之間的互相信任和依賴，進而發展成為能夠了解民瘼、體恤民意之施政服務。[1]
從知識管理核心和組織的核心競爭力來看，筆者認為，知識管理的核心是知識累積、知識擴散與知識創造。知識管理正是為了有效地挖掘和體現知識的價值而發展起來的一種新型管理模式。它是通過對組織知識資源進行開發和有效利用，以提高組織創新能力，進而提高組織的核心競爭能力的一種管理活動。
高校大學檔案之知識管理是以知識管理為導向的檔案管理。它是通過檔案知識的積累、組織、評價、服務，滿足用戶對檔案知識的需求，從而發揮知識作為核心資源的作用，推動高校發展戰略的落實。因此，在實施檔案知識管理的過程中，高校檔案管理者需要以知識管理為導向，對檔案業務流程進行再創造，實現從檔案收集到知識累積，從檔案整理到知識組織，從檔案鑒定到知識評價，從檔案服務到知識服務的轉變。[2]
二、學校文化與檔案管理
就教育觀點而論，大學博物館的角色，除了輔助教學和研究與服務之外，最積極的一項功能，就是在于它能成為創造性校園文化情調的一個重要的成份，是一個能提供“博雅教育”和“通識教育”的場所。它有助于培養通達而有修養的文化人。而檔案館所扮演的角色與博物館類似，大學檔案館的成立，亦有助于學校文化的形成。
校園文化和高校檔案，彼此在教育目標和對象上，方向是一致的，都是以學校為依托，目的在于傳授學生文化知識、科學知識、社會知識、開發智慧，提高大學生全方位的素質。大學高校檔案管理不僅是校園文化建設的重要組成部分，也是強化校園文化建設的有利管道。高校檔案信息管理是校園文化建設的有利舉措，校園文化與高校檔案密不可分。
高校檔案工作是為教學、科研、管理工作服務的，需要學校領導在人力、物力和政策方面的大力支持。首先，高校要強調檔案工作的重要作用，學校領導應當將檔案工作作為學校工作的重點納入到學校發展規劃當中，使之成為領導考核的一個內容；其次，高校要切實提高檔案工作的科學性，使檔案在學校各項工作中真正發揮重要作用，使高校各級領導及個別職能部門意識到檔案管理工作的特殊性。
學校文化影響檔案管理，檔案管理亦影響學校文化。檔案管理，包括了檔案的搜集、檔案儲存、檔案應用等。檔案管理除了無形地塑造學校文化以外，還影響到有形校園文化的建設和營造。因而，學校文化與檔案管理間的關系，日顯重要。檔案部門擁有組織中最大部分的顯性知識，而個人知識與經驗的分享是組織中的內隱知識部分，其背后隱喻著強調組織文化的重要性，唯有開放與溝通的環境，顯性與內隱知識才能得以交流、轉化與分享。因此，組織文化是知識管理成功的關鍵因素，同樣地，檔案文化也是影響檔案知識管理成功的關鍵因素之一。
三、知識管理、學校文化與檔案管理
知識管理原本只是專注于提升企業內部業務的效率與創造性的。然而，隨著科技進步，知識管理的范圍也擴大到顧客與投資者等與非企業者的方向。也就是說，知識管理已不僅是單純的公司內部的信息共享及活用而已，還要向社會擴展。因此，大學院校的知識管理，除了要提升教學與行政效率以外，更要擴展到社會教育部分，進行信息共享。[3]
另外，大學院校是創新知識的主要發源地，蘊藏著大量的無形資產。因此，學校若能推廣知識管理之理念，塑造出愿意分享、創新、儲存及利用知識的學習環境，則對教師的教學活動與學生的學習成效，將會產生極佳的效果。我們以檔案管理作為知識管理的基礎，并以學校文化為核心，把知識管理、學校文化與檔案管理進行結合，將會使大學院校發揮出知識傳遞的角色。
四、研究總結
知識管理使檔案管理不再只是對外顯的知識進行保存與管理，而是要將無形的內隱知識進行傳承與應用，擴充檔案管理功能，增加分享與應用，發揮教育功能。透過知識管理后的檔案，不再只是被動地被翻閱的檔案，而是被活化了其功用，并能為需求者提供服務。檔案管理單位實在有必要轉型為知識管理單位，文件管人員亦應以知識管理者角色自居，而不再只是檔案保管者的角色。這也是知識管理為基礎的檔案管理的價值所在。
參考文獻
【論文摘要】本文結合知識經濟時代的主要特征，對傳統企業檔案管理和信息時代企業檔案管理及其存在問題進行了分析，把企業檔案管理提升到知識資源管理的高度，運用知識管理的規律，對知識經濟時代的企業檔案管理的價值和作用進行了重新定位。
一、知識經濟的主要特征
一是知識已成為企業生產力和生產關系的最大要素；二是知識的來源已經全球化、信息化、多樣化。過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網的普及，世界的知識已經融匯在網絡中，隨時隨地可以取得和應用。過去知識主要以書報、文稿為主，而現在有文字、圖像、語音、圖形多種表現形式，又以紙質、電子、光碟等多種媒體表現；三是知識處理與傳播已經網絡化。過去靠面對面培訓I，靠電視、廠播。而現在網絡平臺已經深入到企業和家庭，知識已經緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識的產權化。雖然大量知識已共享，但作為企業競爭的核心知識正在產權化，以保護創新知識的企業。企業也正以自己的創新知識獲取企業的最大利潤；五是知識管理成為主要的手段，也成為企業的核心管理。知識經濟時代的管理重點已經轉移到知識管理上，因為企業的利潤增長來源主要是企業掌握了別人不具備的知識(產品技術知識、商業推廣知識、高效工藝知識、商業模式知識等)，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。
二、企業檔案管理中存在的問題
(一)傳統企業檔案管理中存在的問題。傳統企業檔案管理的重點在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統檔案管理多以發生的人事、事件、過程、記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質或實質)記錄下來，并分’Iqg3l類地存放在檔案室中。這個階段由于技術手段的限制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強調資料的完整性、安全性，所以過去只有少數的人員能借閱。事實上，傳統的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據，檔案才產生作用。由于歷史的局限，傳統企業檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費時間長。特別是在大型企業，這個問題特別突出。因為大型企業的檔案資料來源是多方面的，技術的、人事的、財務的、政策的、管理的，甚至有設施、設備、工具的。若要收集上來，就得有專門人員催辦、審查，還要進行編目編冊。企業規模越大，檔案收集整理的工作量越大。二是保存占據空間較大。特別是大型企業，檔案資料經過幾十年的積累，已經不勘重負，而現在更是“檔案爆炸”。面對如此情況，傳統檔案管理已經無能為力。三是查找困難。傳統檔案的借閱必須到檔案室現場，還要在書“山”文“海”中撈“針”。雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費大量的時間去找尋一份資料。如果所需的資料已被借出，就無法滿足其他人的需求。在遠地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無法滿足大企業“身”處多地的需要。這也就是以往科研開發、企業規劃、文案編輯工作效率低下的主要原因。四是傳統檔案的安全性沒有可靠的保障。因為多是紙質記錄，被蟲咬、被鼠啃是常有的事。如果只有“孤本”，就難免“絕跡”。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾。
（二）信息時代企業檔案管理中存在的問題。
I、收集整理檔案用人多，耗費時間長。與傳統檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應用。等整理編號完畢，已經成為“歷史”。有更嚴重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規范化難以實現。
2、檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規則，脫離了實際工作規律或習慣，致使一些人找不到需要的檔案，或很難找到與工作實際相關的信息。因為絕大多數檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，以后就不去找了。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后出現的問題。最后，檔案信息系統依然是檔案管理者自己的系統。
3、檔案中的信息類、數據類、知識類資料區分不清。就知識類的檔案而言，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識，是隨實踐變化的，需要在實踐中優化、提高、創新，那么就要及時地送到其他地方去應用、實踐、檢驗，并再修正、存入系統，循環往復，得到最后的最佳工藝。這個過程決不是采用信息管理方式能做到的。
4、網絡化沒有給企業檔案管理帶采革命性的變化。信息時代的網絡化把全球聯成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，在信息競爭、知識競爭的激烈狀態下，人們已經沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進行及時、快捷地處理，才能適應現實社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。
三、企業檔案管理與知識資源管理的關系
企業知識管理就是通過一定手段，把知識的產生、沉淀、規范、傳遞、應用等過程管理起來，使企業員工快速掌握知識，具備更強的工作能力，極大地提高企業工作質量和效率水平，進而取得利潤。企業知識是企業利潤的核心來源，知識管理也就是企業核心利潤源的管理。管理本身要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當的知識，使管理者既有能力，又高效率地開展管理。所以這樣的知識管理是管理者工作素質水平的有力保障，也就是企業核心素質的管理。
1、知識資源管理正逐步成為企業管理的核心之一。企業知識大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識就是已經記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數據中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當然，顯性知識也是從隱性知識轉變而來的。知識資源管理是知識管理的重要組成部分之一，它當然是企業管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業、組織來講，現實感到是最需要管理的，因為它們已經是、或大部份已經是企業的經營成果，它們代表了企業現實的知識資產，所以說，知識資源的管理其實質是對企業核心知識資產的管理。
2、知識資源管理須遵從知識管理的規律。所謂知識管理的規律，就是推動知識運動的規律。企業的知識管理具有如下特點：一是“產生者是企業各類工作崗位上的員工；二是“沉淀”在企業的環境中，供大家共享；三是“規范”(優化1是全體參與者共同的事，也必須經過大家形成共識，并經過專家加以確認；四是“應用”到工作中，支持需要它的員工進行實際工作，是知識資源管理的最主要目標；五是“創新”知識，是集體的創新，是讓集體系統地、規模地改變工作的方式、方法，進而使企業工作步入新的境界。
3、檔案知識管理必然上升到知識資源管理。檔案知識是典型的顯性知識，并且是經過一定規范化處理(格式化編目、編號)得知識資源。當我們認識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認識、去推動。
(1)企業檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的。因為檔案知識是知識資源，且是規范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將“應用”到工作中，并“創新”知識、“創新”工作，這才符合檔案知識管理的規律，才能“生存”下去，否則檔案知識管理就會走到盡頭。
(2)企業檔案管理上升到知識資源管理也是現實必需的。因為通過上升，檔案知識不再被看成信息，不再按信息管理的規律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。一是通過大家參與，形成共識的知識資源“規范”(優化)處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事；二是通過支持實際工作，知識資源結合實際分類“應用”，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，也解決了“檔案知識不能及時或實時應用”的問題；三是檔案知識管理真正按知識管理的方法、手段來進行，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式。綜上所述，檔案知識管理上升到知識資源管理既是可能的，也是必要的，所以說是必然的。
檔案管理系統屬于企業信息化的基礎工程之一，它是網絡環境下檔案信息資源的一種整體處理模式。對于上海通用而言，檔案管理的主要目標就是以確保檔案信息的安全、共享為原則，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息開發利用為目標，在建立科學、統一的檔案管理模式、制度和標準的基礎上，盡量采用先進、適用的計算機網絡技術，充分利用本企業的信息資源，研制檔案信息化管理系統，以加強對本企業各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用、編研，加強企業檔案的現代化管理水平，為企業的管理、生產、經營、科研等工作提供門類齊全、形式多樣、內容真實的檔案信息服務，并為檔案信息化的持續發展打下基礎，使檔案信息化與企業信息化、企業各項工作的發展要求相適應。
上海通用檔案管理需求
為上海通用著手檔案系統開發之前，對本機構的檔案管理活動及其現狀進行了詳細的調查研究，明確了建設檔案管理系統的目的是一方面要在提高本企業各類檔案科學化、規范化管理水平的同時，最大限度地減少檔案管理人員的勞動強度，提高檔案工作的效率和質量：另一方面在實現本公司各類檔案資源的集中統一管理的基礎上，擴大檔案跨地域、跨部門的共享范圍和利用效率，通過檔案的提供利用，為各級領導和管理人員提供決策支持和信息服務，提高公司生產、經營、基建、科研、管理工作的效率和質量。為企業客戶提供優質服務。樹立企業良好的形象。
為了保證檔案信息系統的順利實施，避免成為信息孤島，上海通用充分利用公司在各項業務活動中形成的信息資源，將檔案管理的觸角伸向前端，拓展檔案收集的途徑，提高檔案收集的歸檔率、完整率、準確率，從而保證企業檔案信息資源的完整性。同時，在后端使檔案信息資源的利用延伸到本公司的信息化過程中去，擴大檔案的利用，提升了檔案和檔案工作的價值。這種前后并進的檔案管理理念將令檔案管理系統的功能得到充分的發揮。
經過仔細調研和論證，上海通用的檔案系統建設工程將分三期進行，一期工程以本公司各類檔案機讀目錄數據庫建設和開發利用為主，部分開展電子檔案管理；二期工程以檔案內容數據庫建設和開發利用為主，實現對各類檔案材料形成的流程控制；三期工程以知識類檔案信息資源建設和開發利用為主，強化對本公司核心信息庫資源的管理和開發利用。
將復雜工作簡單化，將簡單工作規范化，這是上海通用秉承的檔案管理理念，他們堅持從信息的源頭上抓起，將文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案和實物檔案統統納入管理范疇，進行檔案質量監控。為此，他們確定了三項主要任務：
一是要加快庫藏檔案目錄數據庫建設，以滿足檔案信息共享、快速檢索利用的需要。二是對那些重要的、利用頻率高、容易受損的檔案實行數字化。三是對在企業信息化環境中形成的電子文件進行有效管理，保證歸檔電子文件真實、完整、長期可讀。
檔案管理系統的技術實現
針對上海通用的檔案管理需求，量子偉業著手開發符合其特點的檔案管理系統。在系統技術層面，構建上海通用檔案管理系統面臨的主要難點是異構檔案數據的整合問題。上海通用的系統主要是分成三大類：一個是全球系統(legacySystem)，就是通用在北美地區以及全球通用的系統，這些系統都是通過大型機引進來的；二是像SAP、Siebel、Peoplesoft這樣的系統；再有就是屬于SGM自己開發的系統，包括DMS、E-Supplv等。目前，上海通用前端的業務系統已經通過EAI(企業應用集成)架構進行了整合，從檔案管理的角度看，這種信息平臺的著眼點是數據信息的交換和共享，而較少涉及信息的長期保存問題，很少考慮歸檔之后檔案信息的真實性、可讀性和可用性問題。檔案數據異構的現象不僅會導致業務信息共享困難、部門之間溝通不利、工作效率不高，而且最終會造成文件歸檔之后，難于形成企業共享性的檔案信息資源，無法發揮其應有的憑證查考價值。
正因為如此，在規劃上海通用檔案管理系統伊始，充分運用了“面向對象”的設計原則，將設計的著眼點放在用戶對象身上，分析制造業用戶的具體需求，形成詳細的功能需求報告。并在規劃系統建設時，將制造業企業的內部網視為建設重點，在此基礎之上進行相關業務流程設計，從而將面向對象的思想引入到系統設計中去。
為了解決異構檔案數據的統一管理和共享問題，量子偉業一方面在系統的架構上采用了三層架構模式。即業務應用層、核心工作流層、系統支持層。
之所以要實現一個工作流中間層主要基于對以下一些關鍵問題的考慮：
一是在協同工作相關的各種類型應用中，均存在著類似的工作流控制機制，這為實現一個工作流驅動層提供了需求驅動。
二是需要提供一種對協同工作流程模式的描述方法，并實現一個接口層，以提供對各種動態變化的流程模式(靈活修改和增添新的流程內容)的適應。
三是基于多層結構的體系設計和部件化設計思想提示了實現一個可供調用的中間工作流驅動層將帶來軟件結構和執行效率上的改進。
流程設計、組織和訪問策略定義以及工作流控制引擎構成了核心工作流層。應用中介基于核心工作流層提供的標準訪問接口，通過調用核心層的功能來完成各類復雜的業務。該“中間層”的優勢體現在將有關流程的控制實現和具體應用作了分離，降低了前端應用實現的復雜度，大大降低了流程重組對整個系統的影響。同時，基于一個標準實現的接口框架，為與其他標準工作流實現系統的交互提供了可能。
為實現與其他標準工作流系統的交互，核心工作流層以EJB(Enterprise Java Bean)技術進行了類封裝，以便在網絡中以分布式的對象組件形式供應用中介調用。也就是說，應用中介可以在一個服務器環境下實現，而核心工作流層則可以在互聯網上的另一個服務器環境下實現。同時，EJB組件還可以利用運行環境的群集技術，實現負載均衡和熱備份，提高了可靠性。
同時，三層架構的建立又能對SGM的用戶管理和認證中心進行友好的系統連接，對企業應用整合(EAI)進行合理的規劃和系統布局。
另一方面，在檔案管理系統中設置了與OA、計劃建設、財務等外系統的“接口”，解決異構數據的交換問題。“接口”可以使其他系統使用人員只要經檔案管理人員授權后，即可直接把需要歸檔的資料按照一定格式提交給檔案管理系統，系統自動歸檔，保存到統一的數據庫平臺上，實現整個企業信息化建設系統的統一和充分的資源共享。轉換后的數據可以通過檔案系統提供的單一人口或者原有平臺進行訪問和利用。量子偉業根據國家標準的有關規定使用XML語言對文件及其顯示數據進行分別定義，不但維護了檔案信息原有的“面貌”，而且通過元數據管理保證了檔案信息的真實性、長期可讀性，便于未來檔案信息的遷移。
結語
【關鍵詞】檔案管理；工作；現代化
隨著信息化浪潮涌現，信息化從理論方式技術手段，都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程，不斷賦予檔案管理現代化以全新的內涵。我們要正視這種發展與變化，準確地反握新時期檔案管理現代化的新趨勢、新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現代化。
近年來，雖然檔案工作得到較快的發展，檔案管理現代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現代化的步伐。
1 檔案工作現代化的必要性
實現檔案管理工作現代化是檔案事業發展的需要。隨著檔案事業的不斷發展，檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業的發展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。面科學技術的發展，特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用，能為實現檔案工作現代化提供可靠的物質基礎。
2 檔案管理工作現代化的主要內容
新時期檔案管理現代化是一個相對的、運態的、發展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容。新時期檔案管理現代化是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理現代化理論和工作體系正逐漸形成和發展。
2.1 檔案工作技術現代化
它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統計工作，并把電子計算機與現代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來，將會有效地實現檔案管理自動化。
2.2 檔案工作組織與管理現代化
檔案事業的建設和檔案工作的組織與管理，經系統論、信息論、控制論等現代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。
2.3 檔案干部知識化
由于設備的現代化和管理的科學化，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現代化的需要。
2.4 檔案資源信息化
在信息時代，信息化已成為各行各業現代化的與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統加工和計算機網絡和傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現代化的出路在于信息化，可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。
2.5 檔案保護現代化
傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。
2.6 檔案管理標準化
檔案管理標準化也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡和溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。
3 檔案工作現代化的作用
利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節約利用者查閱檔案的時間，提高服務質量。
利用計算機和現代通訊設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。
縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。
（一）檔案管理完整延續
通常而言，醫院辦公室檔案管理人員較為穩定，可以有效地促進檔案管理的延續性與完整性。在日常工作中，醫院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。
（二）檔案文書工作細致
檔案質量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫院發展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。
二、醫院辦公室檔案管理目前存在的問題
（一）檔案管理人員緊張
由于工作重點不同，醫院領導易將重點放在醫院的硬件建設與發展上，對檔案建設容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現工作人員職責不明確，保管制度不嚴格及借閱手續無章可依的現象。
（二）現代化管理軟件不足
隨著科技水平的發展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應不了醫院檔案管理的需求。
（三）檔案收集及歸檔不規范
醫院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質量。
三、醫院辦公室檔案管理的應用
（一）優質醫院辦公室檔案管理是醫院文化建設的重要部分
辦公室檔案是醫院建設與發展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質量的提高可以提升醫院的品牌形象。在實際工作過程中，領導應給予足夠重視，除了完善各項規章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發也應該提上重要的議事日程。優質的醫院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫院發展，以檔案成就醫院品牌”的效果。
（二）完整的醫院辦公室檔案管理促進醫院建設與提升
辦公室檔案管理工作重點應該是保持檔案的完整性。同時應努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應定期對醫院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質量。對一些臨床糾紛案件檔案，應注重對其檔案價值的開發。完整收集糾紛檔案，仔細分析醫院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫院決策者在今后工作中進行借鑒與指導。
（三）延續的醫院辦公室檔案有利于促進醫院迎檢與審核
為了更好地規范醫院管理與質量控制，每年或者每幾年會對醫院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規范性文書及指導性規章制度。檔案管理的延續性就可以幫助醫院從容應對各項檢查，真正做到有備無患。
（四）規范的醫院辦公室檔案管理可以促進醫務人員素質的提高
檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關取證的重要證據。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫院各科室進行檔案相關知識的培訓，告知檔案的用紙規范、裝訂規范及歸檔規范。有條件的，可以在各科室抽調專人進行檔案管理。
（五）醫院辦公室檔案價值的開發利用可以促進醫院發展
醫院辦公室檔案是醫院發展的重要歷史憑證。對其完整、延續性的歸檔后，合理正確地開發其價值，可以促進醫院更好的發展。根據醫院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫德醫風類”“繼續再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫務人員相關。醫學知識更新速度快，醫療舉措日新月異，醫務人員對新知識對醫療舉措的渴求更明顯。醫務人員是醫院發展的核心力量，可以最大限度地增強醫院的核心競爭力。醫院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫院醫務人員的動態變化，了解醫務人員開展繼續再教育的現狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫院決策者提供參考，促進醫務人員整體水平的提高。
（六）網絡化醫院檔案管理可以促進節約型醫院建設
檔案以文書類居多，每年醫院都會有大量的醫療相關檔案歸檔。按國家規定，醫療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫院為了保存相關檔案，需要花巨資添置相關設備。推行網絡化檔案管理后，醫院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節約了檔案成本。有報道稱，某醫院2009年被選全院科室檔案網絡化管理后，共為醫院節約270余萬元。同時，網絡化辦公室檔案管理后，可以根據醫院每個科室的特點，由檔案秘書自行設立分類要求，明確細致地填寫相關檔案內容，有效地提升醫院辦公室檔案管理質量。
四、結束語
【關鍵詞】金融檔案外包管理
隨著金融體制改革的不斷深化，金融業務迅猛發展，隨之產生了大量內容豐富、載體多樣的金融業務檔案。如何對金融檔案進行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風險、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。
一、檔案在金融機構管理中的重要作用
金融檔案是指各金融機構在工作中形成的具有保存價值的歷史記錄。包括：各金融機構文書部門產生的文書檔案；會計、基建部門產生的各類專業檔案；信貸部門產生的信貸檔案；客戶辦理業務時留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機構的文書檔案中有工作計劃、目標、規章制度、會議記錄、總結、業務文件材料等等，具有一定的機密性，對金融機構的管理起著重要的指導作用。金融機構的會計檔案種類包括會計報表、會計賬簿、會計憑證及其他類，是金融機構籌措資金、發放貸款或內部財務管理產生的，真實反映了金融機構的經營管理活動的過程，反映了金融機構內部經營管理的狀況，這些重要的會計資料如發生丟失、損毀等現象，將會給國家和金融機構帶來不可彌補的損失。金融機構的信貸檔案是金融機構在辦理信貸業務過程中形成的，記錄和反映信貸業務的重要文件和憑據，它是金融機構防范信貸風險、依法收貸、化解不良資產和減少損失的重要依據。金融機構其他各類檔案也是金融機構的重要歷史資料，對金融機構的經營管理起著舉足輕重的作用。
金融是經濟的核心，金融檔案是金融機構運營發展的歷史記錄，它與金融機構的各項管理活動是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業務的不斷發展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機構帶來的資金風險中，有著不可替代的作用。
二、金融機構檔案管理現狀
（一）基礎設施不達標
檔案庫房是保存檔案的場所和基礎設施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫房內還要求配備設施包括消防設施、空氣調節設施、專用檔案裝具、監控防盜設施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數金融機構沒有符合檔案管理標準的檔案庫房，而如果金融機構自行建造符合檔案管理要求的檔案庫房，需要大量的財力、物力，因此金融機構往往利用辦公用房作為檔案庫房，導致有的金融機構現有的檔案庫房面積偏小，防火、防盜、防潮等設施不全；有的金融機構檔案庫接近水源，檔案受潮、霉變情況時有發生；有的金融機構辦公、閱檔、庫房合并使用，用紙箱、麻袋來裝重要的檔案資料；有的金融機構甚至將檔案和雜物堆放在一起，導致重要的檔案資料被當作廢品賣掉等情況的出現。
（二）管理機制不健全
金融機構的各項業務活動都是為金融機構的經營活動服務的，在各項業務活動中產生的檔案應該是一個不可分割的有機整體，是金融機構多方面、多層次信息的體現，反映了金融機構經營活動的全過程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學又不利于金融機構發展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數金融機構實現了檔案的真正集中管理，大多金融機構各類檔案往往按形成部門和檔案來源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會計檔案由會計部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產生部門自行保管，分支機構產生的各類檔案也由分支機構的內設各部門分頭保管，沒有將本單位所形成的檔案按整體來進行管理，更缺乏統一檔案管理的標準和制度。這些情況勢必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對較弱，也容易出現人為方面的問題。因此制定統一的檔案管理發展規劃，采用統一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學化、規范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。
（三）制度建設滯后
檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標志之一。金融機構制定規范的檔案工作制度，對自身檔案工作起著約束和導向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續發展。由于金融行業的特點，目前金融機構各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內容不全，沒有涉及檔案的統計、保密、利用等方面內容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現成制度的情況，不符合本單位實際，不便于執行；有的單位長期以來沿用老的檔案管理制度，不注意對制度的完善修改，使制度的規定脫離了實際，不能起到規范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機構檔案管理執行上級單位的標準，有的金融機構則執行地方檔案局的標準，有的金融機構則執行了長期以來形成的習慣做法，使得檔案規范化管理步履艱難。
（四）檔案人員素質不高
檔案人員的素質如何，直接影響到檔案質量的好壞。金融機構檔案管理人員大多都是身兼數職，變動頻繁，新手多，沒有經過專業培訓，缺乏專業的檔案理論知識，沒有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個人摸索著干，無法對檔案進行科學有效的管理，加上制度建設不完善的問題，在檔案整理上往往出現分類、整理規則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無規律可循，檔案編號錯號、漏號、跳號現象時有發生，應該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進袋子、鎖進柜子，停留在你查我調的階段，更不要說去對檔案進行現代化的管理，研究檔案的開發利用等了。
三、解決金融機構檔案管理困境的途徑
隨著現代經濟金融的不斷發展，金融機構檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問題。紙質檔案海量增長，受到場地與資金限制，檔案堆積如山,金融機構每年需花費大量的人力、物力去整理、維護;由于庫房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機構要付出昂貴的租金或同值的機會成本；由于人手不足、無專業人才等問題導致了金融機構對其自身產生的金融檔案無精力進行標準化的管理；檔案的管理不善，導致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經濟損失，影響金融機構的業績和管理。而要建立一個規范的，符合檔案管理要求的檔案庫房，對于單個的金融機構來說是一項耗時、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業務的檔案管理人員也將直接影響金融機構的競爭能力。因此，無標準檔案庫房、整理不規范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現階段金融機構檔案管理普遍存在的問題。
“新木桶理論”主張經濟主體要找準自己的經營優勢，也就是做你最擅長的，其余的則交給別人。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。金融服務外包作為一個新興行業，正在全球化的背景下迅猛發展。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。專業化的外包服務分工與運作可以產生規模效益，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節約、質量的提高、服務速度的加快，以及使企業更多關注于核心業務，更有效地分配和使用資源。
金融機構可以將其非核心業務中的檔案管理業務交給專業的中介服務機構來進行集中管理，中介服務機構全面地、綜合地運用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進行整合，使得金融檔案管理規范、便于利用，使金融機構可以節約成本，集中優勢資源發展核心業務，優化其市場戰略，在市場競爭中取得優勢。金融機構檔案的外包管理，最大優勢在于通過一定的專業分工，獲得外部規模經濟效應，讓金融機構更多關注核心業務，繼而實現節約生產成本，獲得利潤最大化的目標。因此檔案外包集中管理成為解決金融機構檔案管理難題的唯一出路。
四、國內外先進經驗
在國外，檔案中介業已經發展得相當成熟，并形成了一套公認的運作規則和模式。美國的商業性文件中心就是由私人創辦的檔案寄存機構，配有現代化的文件存儲設施，專門為企業提供檔案的寄存服務，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設立的Viewpoint Archive Service公司可以說是應運檔案管理業務外包而產生的一種新型檔案中介服務機構，它專門提供支票影像檔案的存儲與查詢服務。2002年底，美國第三大信息管理與檔案文件保管企業Guarantee公司進入中國市場，向社會提供全方位的檔案文件保管寄存服務。
在國內，也有不少檔案中介組織為社會提供檔案的整理、裝訂、保管等服務。1993就已成立的上海檔案咨詢服務中心，是我國較早的一家檔案中介機構；北京碧海蘭臺咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機構也承擔了大量的檔案勞務性工作。西安銀博科技發展公司數據信息中心是主要從事銀行、政府機構和大中型企事業單位文件檔案的數字化工程及后續維護與加工服務的機構。近年來，他們先后為多家單位提供檔案數據的掃描錄入服務，包括建行陜西省分行會計稽核中心的掃描補錄、個人住房檔案合同收件及掃描、個人貸款檔案掃描錄入等外包服務。
五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式
雖然上述檔案中介機構的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機構服務的檔案中介機構還是寥寥無幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩定性等問題，對將重要的檔案資料交給社會上一般的檔案中介機構，金融機構也還存在著擔憂與顧慮。2008年，具有金融服務職能的人民銀行南京分行營業管理部所屬南京金融票據中心為南京地區金融機構建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務平臺，積極主動開展金融檔案管理服務，為金融機構提供了較更完善的金融檔案外包服務。
（一）為金融機構提供多種檔案管理服務
金融檔案管理中心提供的檔案管理服務包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫房和裝具進行存放，并負責庫房的日常管理，檔案的整理、調閱等由寄存者負責。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號、編制目錄、檔案調閱以及日常管理等服務。
（二）檔案寄存、托管的程序
金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價值，二是要自愿。接收的程序是：金融機構提出申請，檔案中心對金融機構的檔案數量、種類、寄存或托管時間以及費用等進行確認并接受申請；雙方根據國家有關法律規定，訂立檔案寄存、托管協議并簽名蓋章，明確雙方權利與義務；清點檔案數量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級等進行清點檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據移交方確定的檔案數量、種類、移交時間辦理交接手續。
（三）檔案的管理
1.檔案庫房硬件設施符合要求。檔案管理中心檔案庫房按照《中華人民共和國建筑工業行業標準檔案館建筑設計規范》乙級檔案館標準進行建設，配備了檔案密集架、空調機、去濕機、滅火器、溫濕度計、防蟲防霉藥物、防鼠板等設備和物品，并在庫區內設置24小時數字化視頻監控錄像系統和防盜報警裝置及消防設施，達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。
2.建立了檔案管理各類制度。根據國家及省市各級檔案管理規定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責任制》、《會計檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫房管理制度》、《庫區安全制度》等十幾項制度辦法；同時還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫房溫濕度登記簿、庫房檢查登記簿、庫房出入登記簿等一系列工作臺賬，將工作臺賬責任到人，保證了檔案管理的規范、安全、保密。
3.注重檔案管理人員素質培養。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會計人員從業資格證書。每年檔案管理中心還對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協議書，并組織他們參觀學習具有先進管理檔案工作經驗的單位，提高檔案管理業務水平。
4.科學合理保管檔案。按金融機構行業特征，檔案管理中心將托管檔案按機構、年度、類別等要素對檔案進行整理、編號、造冊、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進行登記，保證檔案能夠迅速準確地查找到檔案。對寄存的檔案，實行封箱管理。金融機構將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內，每箱填寫四張標簽貼在箱子四面，標簽內容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號、箱內卷數，備注等內容。
（四）檔案的合理利用
寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權并未發生改變，只是將檔案暫時存放到了檔案管理中心。因此，對于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責任將保護好，同時也有義務保護檔案所有者的合法權益。
金融檔案管理中心為金融機構提供的檔案查閱方式有現場查閱和遠程網絡查閱兩種。現場查閱時，金融機構查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經檔案管理中心工作人員核驗無誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監控設施的閱檔室內進行，查閱過程中，檔案管理中心的工作人員有權監督查閱人員使用檔案的全過程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進行修改、涂改等。查閱、復印檔案都必須進行登記。遠程網絡查閱需要金融機構首先要向檔案管理中心提出申請，登記用戶名使用人、身份證件及號碼、經所在單位蓋章確認后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進行遠程查閱時，首先填寫遠程查閱單，由檔案管理中心對需要查閱的檔案進行掃描后存入檔案管理系統并通知查閱者進行查閱，遠程查閱時需要對該份檔案的查閱有效期做出規定。已經寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經金融機構相關負責人簽字并經單位蓋章，規定歸還時間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經過寄存、托管單位同意，開具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進行查閱，確保金融機構檔案的絕對安全。
六、建立檔案管理外包中心應注意的問題
建立統一的檔案管理中心，可以發揮規模優勢，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機構從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來、專注于核心業務，這是南京金融票據中心最初建立檔案管理中心這一服務平臺的初衷。經過三年的發展，檔案管理中心目前已為南京地區十三家金融機構提供了檔案管理的外包服務，檔案的品種從最初的單純的金融會計憑證管理發展到了會計檔案中的會計報表、會計賬簿以及信貸檔案、客戶資料等，檔案的數量也達到了四百多萬卷。由此看來，對于檔案管理的外包，金融機構的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務平臺建成以來，已有全國各地多家金融票據中心前來參觀學習。金融服務是人民銀行的重要職責之一，各地金融票據中心應抓住這一契機，建立統一的檔案管理外包中心，向各金融機構提供包括會計檔案在內的各種檔案管理服務，切實解決金融機構的后顧之憂，真正體現央行金融服務內涵。
（一）建設目標
聲像檔案信息化建設是適應聲像檔案工作標準化、規范化、信息化管理的發展需要，是以專業管理軟件為核心，對聲像檔案信息資源進行集中有效管理，通過網絡方式相互連接和提供利用，實現聲像檔案信息的資源共享；檔案網絡化系統，它是一種互動的，提供分散于不同部門或地區的聲像檔案信息資源的有效利用管理平臺，實現聲像檔案資源數字化、數據傳遞網絡化、信息服務快捷化，最終實現聲像檔案的立體管理及各檔案部門數據及時收集歸檔為一體的管理模式，從而全面提升的聲像檔案為宣傳報道服務、更廣泛的交流信息、深入科學研究、提升聲像檔案藝術欣賞價值。聲像檔案的數字化管理工作最終應實現以下目標：
1、在全市建立統一的聲像檔案管理系統。
根據目前聲像檔案信息化發展趨勢結合本館自身特點站在統籌全市城建聲像檔案信息化發展工作的高度，開發出一個安全、靈活、高效的聲像檔案管理系統，用于本館及下級單位。
2、在本館上搭建起聲像檔案管理和服務平臺。
建立物理集中及客戶端工具分離的方式，面向各下屬立檔單位提供聲像檔案管理和利用服務，充分體現“智慧檔案”的管理理念；
3、將系統建設成與本市城建信息化建設總體戰略目標相協調的服務平臺。
系統建成后，應實現聲像檔案接收一體化、聲像檔案歸檔網絡化、聲像檔案管理自動化、聲像檔案借閱便捷化、聲像檔案資源社會化的目標，使聲像檔案信息資源更好地為本市的現代化建設發揮更大的作用，為全社會提供更加優質的服務。
（二）聲像檔案綜合管理平臺應滿足檔案數字化管理工作的核心要求
聲像檔案數字化管理系統，核心的業務過程可以包括三個環節：
1、聲像檔案入庫流程：
將聲像檔案采集導入到eRhea系統，檔案著錄編目審核、資料生命周期管理流程，包括采集導入、編目著錄、審核三個環節。
2、檔案存儲管理：
視音頻資源導入過程中同時生成兩路不同碼率素材，同資源可以在導入完成后由系統后臺調用Service進行瀏覽碼率的生成。資源后，可以手動或者按照遷移策略將資源遷移到數據流磁帶機/庫中進行歸檔/備份存儲，同時有資源源格式輸出需求時，歸檔系統自動從近線帶庫回遷資源到在線供輸出。
3、聲像檔案再利用流程：
用戶可通過資源管理頁面或者全文檢索定位到需要的聲像檔案資料，可以在線預覽相關檔案資源，從頁面發起資源下載或者導出請求，對于在線資源可以直接通過頁面下載，對于受限（需審批需準備）資源可以發起下載申請，發起下載導出請求，審批通過后或者資源準備完成后，通過頁面或者專業聲像處理工作站下載導出。
4、系統架構
系統功能主要從聲像檔案管理模式、來源導入、再利用、系統管理及第三方接口等方便說明系統功能。整體系統支持在單位局域網中進行部署，整個架構在千兆局域網中。前端工作站包括聲像處理工作站、非編工作站、著錄管理工作站和檢索查詢工作站，系統部署于現有辦公局域網后，整個辦公網辦公機器亦可以查詢檢索聲像檔案。系統后臺服務器包括應用服務器、數據庫服務器、轉碼服務器、在線存儲和數據流磁帶歸檔系統等。后臺服務器系統可以集中部署核心機房，并且可以根據規模和預算進行虛擬化部署。聲像檔案系統是一個專門為聲像檔案管理設計的一個應用平臺，在功能涵蓋聲像檔案管理的全過程：聲像檔案數字化（視音頻采集）、聲像文件智能處理、聲像檔案整理編目（立卷和歸檔）、聲像檔案利用（借閱與查詢、視頻再制作）、聲像檔案編研制作、聲像檔案交換、聲像視頻長期歸檔安全管理、聲像檔案統計等輔助管理（統計、接收、移交）、系統管理等。所有考慮應用環節較多，應用流程具有一定的特殊性，其體系架構必須以檔案應用為出發點，以實現聲像檔案管理過程中高效可靠的應用。
二、聲像檔案數字化管理工作價值分析
（一）有效改善檔案管理工作現狀
聲像檔案管理系統的建設將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而將會促使檔案管理理論、聲像檔案管理技術和方法的變革，并且通過最大程度的實現聲像檔案信息資源的有效利用和共享，發揮聲像檔案信息的增值作用，徹底改變檔案封閉、半封閉的狀況，從而實現檔案事業的跨越式發展，進一步發揮和提升聲像檔案工作在本單位中的作用和地位。從聲像檔案管理角度看，聲像檔案管理系統建設可為聲像檔案管理人員提高工作效率。從聲像檔案利用角度看，聲像檔案管理系統可為檔案利用人員提高工作效率。以前，為了查一些聲像檔案需要與一些設備連接才可以查看，有了該系統，即使沒有讀取查看聲像檔案的設備，也可以直接進行網上查找和瀏覽。同時，聲像檔案管理系統可以實現資源共享，用戶只需一次交互操作就可以找到自己所需要的信息。另一個方面，聲像檔案相對于紙質載體檔案而言，有著自身的特性，例如：直觀的形象性。收集、保管的特殊性、是其他載體檔案的必要補充。
（二）降低了整個系統的運行維護成本，高質高效地開展信息服務
【關鍵詞】人事檔案 管理
中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）1-279-01
加強干部人事檔案管理，提高檔案的自身價值，人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分。人事檔案是“人的管理”主要依據的基本信息。它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映[1]。
1 醫院人事檔案管理的重要性
醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分。探討新時期醫院人事檔案管理的好方法，醫院領導要將干部人事檔案工作納入議事議程，為醫院領導決策等提供檔案信息服務。當前醫療體制改革在不斷深化，作為改革核心內容的人事制度改革也在不斷深人進行，醫院人事檔案管理是醫院人事管理的一個重要組成部分，它為醫院建設提供各類人才信息和用人依據，是醫院人才開發的重要資源，是醫院人員任用的重要憑證，是人事部門做好人事工作的重要依據，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。把干部人事檔案工作與醫院各項工作聯系起來，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，在主動服務和開發利用上下功夫。
2 建立醫院人事檔案管理制度
醫院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理中一項必不可少的基礎工作。建立健全檔案管理的各項規章制度。加強人事檔案管理，促進檔案規范化，發揮好人力資源的管理作用，使人事檔案整理工作有章可循。但就整體而言，進一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責任制度，加大對人事檔案工作的監督檢查力，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，更好地發揮干部人事檔案的作用。我院按照上級《干部檔案工作條例》的規定及要求，制定了我院《干部人事檔案管理人員職責》、《檔案查(借)閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循，行之有效，保證人事檔案工作的正常進行。
3 加強檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員要對檔案工作細致入微，建立接收檔案材料登記薄、借閱檔案登記薄，確保歸檔材料真實完整。做好檔案的管理工作，開發檔案信息資源和加速管理現代化的步伐，對于提高本單位管理水平，加快工作效率，利用檔案來為醫院建設服務，都具有積極的促進作用。提高檔案管理人員的素質、加強檔案人員的事業心、責任感，加強學習，提高業務素質，提高鑒別能力，對收集的材料要認真核實，做到認真、及時、齊全、完整，分類明確，排列有序、隨收隨放、定期檢查，把好質量關，保證檔案的真實性、可靠性、完整性。
4 加快人事檔案管理的現代化
在人事檔案管理領域，須按照國家標準和行業標準來實現人事檔案管理現代化，也是人事檔案服務于人事工作和人事制度改革和發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，人事檔案工作的科學化、現代化包括管理手段和管理理念的科學化、現代化。充分借助計算機技術這一現代化手段，應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數據庫，提高檔案管理的準確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數據庫中查找到符合某種特定需要的人才，并針對員工的不同個性制定培訓、激勵計劃等，提升人力資源管理水平[2]。
人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。醫院人事檔案管理數據庫、人事信息系統的建設是一項長期的任務，人事檔案管理作為人事管理的一部分，需要專人管理、單獨存放。甄別檔案的虛假等，建立起一整套比較完善的管理體制，推動醫院人事檔案管理，加強檔案管理的現代化手段，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。
參考文獻
1.1檔案工作運行機制與煤炭企業發展脫軌
目前，不少煤炭企業總是以追求利益最大化為目標，認為檔案工作不會給企業帶來直接、明顯的經濟利益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關部門的作用，不能有序形成以煤炭企業檔案館為中心，以二級單位檔案科（室）為重點，部門檔案資料網點補充的三級檔案管理網絡。致使檔案管理混亂，機構變更、兼并重組、整合過程中出現檔案歸屬無著落，文件資料、技術資料流失的現象嚴重。很多企業決策者和管理者還未意識到煤炭企業檔案工作在企業的長遠利益中所起的重要作用，企業檔案工作被忽視。
1.2檔案工作管理模式不適應煤炭企業發展需要
隨著煤炭企業改革、改組、改制的不斷深入，集團化大公司不僅規模大，而且子公司眾多，性質各異、區域分散，比如：潞安集團公司是以煤炭為主業，同時始終把循環經濟作為資源型企業，發展煤、電、油、化、硅五大產業為一體的現代化大型企業集團。現有企業檔案管理模式已不適應性企業內部管理體制，企業集團和股份制公司企業之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關系，已經逐步轉變為以資產為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關系，企業集團原有的內部行政管理關系迅速削弱。企業的生產關系、基本職能、組織機構、管理體制、經營方式、分配方式等都發生了深刻的變化，企業檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規律也發生了相應變化。再采用過去“大一統”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業個性化的要求，不利于現代企業檔案管理工作的開展。
1.3檔案管理人員的業務素質與企業的發展需要不相適應
檔案工作是一項十分專業的系統工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干，沒有技術含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業各個職能部門工作性能，生產經營特點及相關的土建、安裝、礦建等等工程技術方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。而現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應煤炭企業檔案工作的需要。
2煤炭企業檔案管理存在問題的成因
2.1沒有形成一套強有力的管理網絡核心
形式多樣、性質各異的子、分公司存在，造成煤炭企業檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨行，沒有統一的檔案管理網絡核心，不能準確把握上級指示精神和要求。在具體工作規范、檔案管理制度和運行程序銜接不上，職責不明確。
2.2沒有形成一套系統完備的檔案管理網絡制度
不少煤炭企業檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業特色的檔案管理網絡制度。這就給煤炭企業檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網絡監管不到位，某些企業工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導致重要文件、審批手續不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，致使同一煤炭企業下的各立檔單位檔案分類管理沒有統一標準，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準確、系統、有機聯系在一起。再如：沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，大型設備不經檔案人員參與驗收簽字，隨意開箱運行，造成檔案資料丟失。
2.3企業檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業知識
不少單位往往不設立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續不完備，必然導致檔案缺失。
2.4在企業產權變動中，企業和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失如一些公司在關停過程中檔案隨意堆放；在破產清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續；企業的設備檔案、基建檔案已被原企業辭職員工帶走；職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續等，都會給國家、企業造成不可挽回的損失。
3決解問題的辦法
3.1建立健全檔案管理網絡體系，統一領導，分級管理
規范全宗管理，統一全宗號。充分發揮檔案核心管理體系，統一領導，分級管理，便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向，及時進行監督、指導，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團公司為例：1988年潞安集團公司檔案館成立，為確保企業發展到哪里檔案工作就服務到哪里，集團公司檔案館改進工作思路，及時對公司所屬各單位進行調查摸底，對符合構成全宗三要素的單位，給予全宗號。并對有全宗號的單位進行嚴格管理、規范，并下發“關于潞安集團公司調整、變更檔案管理全宗號的通知”。構建了檔案管理網絡體系，形成檔案管理網絡有機整體，便于統一領導，分級管理，有效地保護和利用檔案。
3.2健全檔案網絡工作體制，堅持依法辦事
建立健全煤炭企業單位檔案網絡工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標、有考核、有監督。有目標：開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執行，從而推動檔案工作開展；有考核：根據每年的工作目標，相應制定考核辦法，進一步推進和完善了公司檔案工作以考核方式引導各立檔單位加強文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業務技能，增強為集團的服務意識。
3.3創新管理模式建立檔案協助方陣
為建立起“管理科學、服務高效、運轉協調，門類齊全、結構合理”的煤炭企業檔案資源管理利用新模式，實現檔案管理網絡化、檔案資源集約化、人員素質現代化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化。潞安集團是山西五大煤炭企業集團之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區，規模增大，機構層級增多，辦公地點分散，這就使得檔案管理工作范圍擴大。潞安集團公司檔案館根據各立檔單位的性質、職能、及地理位置，積極創新檔案管理模式。實施了檔案工作協作方陣管理。將90個立檔單位根據地域，交通情況，劃分十二個方陣，每一方陣設有協作負責單位。這些單位是經公司檔案館深入摸底、調研、經過反復考慮，權衡管理水平、人員素質之后，才被列入負責單位。采用這種管理模式，一方面可以加強各立檔單位之間檔案工作的交流學習和聯系；另一方面又解決路途遙遠，不必要的人力、物力、財力浪費，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進公司檔案工作協調發展，提高檔案信息資源開發利用，推進公司檔案工作制度化、規范化、科學化、現代化建設，更好地為集團公司服務。
3.4全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案工作走向規范化、標準化軌道
由于煤炭企業檔案工作發展不平衡，各種性質的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫房亂堆亂放雜物等等，嚴重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案作走向規范化、標準化軌道非常必要的。以潞安集團公司為例：該公司檔案館為全面推動集團公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階，積極與所在省、市檔案局聯合，制定各項管理措施、下發各種針對性業務指導文件、建立檔案執法檢查制度，開展評比、達標活動。經過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫，并嚴格按照檔案管理“八防”要求執行、同時配備了相應的專職檔案管理員，制定了相應的檔案管理制度，建立了符合本單位實際情況的檔案分類標準，大大夯實了檔案工作基礎，為集團公司全面推動檔案工作日趨走向規范化、標準化、科學化打下良好基礎。
3.5用檔案管理網路控制單位、控制人員，防止企業檔案流失
煤炭企業檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，根據自己所管轄各立檔單位，有針對性地下發年報統計文件，及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向，從而及時掌握破產企業狀況，并精心組織、安排對關閉破產單位開展檔案指導工作，督促這些單位夯實責任，加強檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調動制度。
3.6培訓檔案管理網絡圈內檔案人員，需建立靈活多樣培訓機制，提高人員素質
1.檔案管理信息化建設的必要性
檔案信息化管理指的是用現代信息技術加強對檔案信息資源的收集、整理以及開發和利用。檔案信息化管理涉及了很多內容，其中包括檔案信息存儲數字化、檔案信息的標準化建設、檔案信息利用網絡化等，檔案信息化建設是一個同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。檔案信息化建設的必要性體現在以下幾個方面：第一，檔案信息化管理是實現資源共享的必要條件。當今社會，加快信息化建設的步伐不僅是加快經濟和社會全球化的需要，而且是實現檔案信息共享的需要。檔案管理信息化可以進一步促進資源的開發利用、保存和傳遞，促使資源共享的實現；第二，檔案管理信息化建設是檔案事業發展的快速通道。檔案事業是企業及其它單位發展的先決條件，在我國現代化建設中占有重要的地位，檔案管理信息化建設是奠定檔案事業的關鍵環節。在檔案管理的新時期，檔案工作的內部和外部需求均發生了較大的變化，為了順應檔案工作的變化就必須實現檔案管理信息化；第三，檔案管理信息化是實現高效率管理及節約資源的重要途徑。與傳統檔案管理相比，檔案信息化管理大大地提升了檔案管理的效率，而且節約了很多資源[1]。
2對檔案管理信息化建設的幾點認識
2.1檔案管理信息化與檔案資料數字化的區別
我國檔案管理相關文件指出信息化的核心內容是：信息化是一個以信息技術廣闊應用為主導，信息資源為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，法規政策、標準為保證綜合體系。同時可以將檔案管理信息化理解為它建立在信息技術基礎上，同時以檔案信息資源建設為核心以及依靠相關管理法規的一個綜合體系。但是我國關于打過了信息化的理論還沒有完全形成，在這種情況下有人就將檔案管理信息化理解為檔案資料數字化，這最終導致了很多問題，比如說很多信息可能因為格式、質量等問題不能成為共享資源，這就造成了數據資源的浪費[2]。
2.2檔案管理信息化建設的效益問題
雖然檔案管理信息化建設不能帶來直接的經濟效益，但是它可以間接地帶來一定的經濟和社會效益。這主要體現在檔案管理信息化可以提高檔案管理效率，這就意外著它可以降低檔案管理的成本，而且隨著社會發展步伐的不斷加快，各種檔案資料也在不斷地增多，傳統的檔案管理根本滿足不了檔案管理的現實需求，這也就意味著檔案管理信息化可以提高社會效益。另外，檔案管理信息化還提高了檔案管理的質量，降低了人們查找檔案的差錯[2]。
3.檔案管理信息化建設的對策
3.1加強檔案信息資源整合力度
檔案資源建設是實現檔案資源共享的必要條件，同時也是促使檔案工作發揮自身優勢的關鍵。檔案資源也是分種類的，好的檔案資源屬于那種可以直觀反映社會生活和個體發展情況的。因此，對于檔案資源的整合是非常重要的，在檔案資源整合過程中應該做到統一領導和分級管理，只有這樣才能真正做到檔案資源的有效配置。另外，整理與組合是檔案資源整合的基本途徑，檔案整合、整理包括基礎性整理和研究性整理，具體又涉及了物理資源整合、應用系統整合以及數據資源整合。檔案資源整合的真正意義在于為社會提供一個資源共享、行業協作以及提升原有資源價值[3]。
3.2增加資金投入，增設軟、硬件設施
檔案管理信息化建設離不開資金支持，因此國家必須加大對檔案管理信息化建設的資金投入。另外，檔案管理信息化建設還需要依靠軟件和硬件設施來實現，因此有關單位需要大力地提供技術支持，將現有的軟件、硬件投入到檔案管理信息化建設中，而且還要加強對新型檔案管理軟件及硬件的開發，爭取為檔案管理信息化建設提供最大的技術支持。
3.3加強現代化管理人才隊伍建設
任何規劃、計劃都需要通過實際執行來實現，檔案管理信息化建設也亦如此，檔案管理信息化建設要依靠一支高素質現代化管理人才來實現，但是目前我國檔案管理人員還不具備可以勝任檔案管理信息化建設的能力，無論是能力還是學歷都無法滿足檔案管理信息化建設的需要。因此，想要做好檔案管理信息化建設就必須要擁有一支高素質的檔案管理人才隊伍，國家可以通過引進和培訓來建立這支高素質的人才隊伍[3]。
3.4制定我國檔案信息化發展規劃
任何事務要想得到了快速地發展，就需要做好發展規劃。所以檔案管理信息化建設也需要做好發展規劃，而目前我國還沒有制定一個完善的檔案管理信息化建設發展規劃，這對于檔案管理信息化建設是非常不利的。因此，檔案管理信息化建設管理部門應該盡早地做出一個合理的、科學的發展規劃，只有做出發展規劃接下來的檔案管理信息化建設才能有章可循。這對于檔案管理信息化建設來說是非常關鍵的，相關單位一定要深刻地認識這個問題，同時及早地做出行動。
