時間：2023-06-06 09:30:20
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
摘 要 近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及運用，社會逐漸面向信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展，如何保障信息系統(tǒng)運行的安全性、高效性以及準確性是當前各行業(yè)急需解決的問題。在大數(shù)據(jù)的發(fā)展步伐中，信息系統(tǒng)的規(guī)范化運行維護以及體系建設(shè)日趨重要，檔案管理系統(tǒng)運行維護的主要目的是保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的高速運行，逐步提高企業(yè)檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數(shù)據(jù)歸檔的有效性。基于此，本文簡要提出企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護以及體系建設(shè)的要點，并以石油企業(yè)為例，提出當前我國石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關(guān)工作人員提供理論參考依據(jù)。
關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理系統(tǒng) 運行維護 體系建設(shè)
隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)在各個領(lǐng)域中的運用更加廣泛，發(fā)展空間也隨著擴大。現(xiàn)階段，為了適應(yīng)社會發(fā)展的步伐，企業(yè)對其檔案管理系統(tǒng)的運行質(zhì)量提出了更高的要求，同時，企業(yè)檔案管理工作中信息化技術(shù)的優(yōu)勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業(yè)發(fā)展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業(yè)中，強化其檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)具有重要的意義。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當積極分析檔案管理運行系統(tǒng)中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。
一、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)要點
在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經(jīng)建設(shè)完畢信息系統(tǒng)，保障其長期性的順利運行并長時間發(fā)揮其運用效益，比新系統(tǒng)的建設(shè)更具價值。
（一）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)任務(wù)
在企業(yè)檔案管理實踐工作中發(fā)現(xiàn)，信息管理系統(tǒng)的運行以及維護并非簡單的維持系統(tǒng)的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務(wù)，具體如：在保證系統(tǒng)正常運行的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)運行功能的應(yīng)用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統(tǒng)中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統(tǒng)的運行風(fēng)險以及系統(tǒng)錯誤；逐漸完善以及強化系統(tǒng)功能；實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的實時監(jiān)控；創(chuàng)新相關(guān)新系統(tǒng)的建設(shè)；充分發(fā)揮檔案的利用率等。
（二）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)原則
在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，應(yīng)當遵循三個基本原則：（1）預(yù)警性原則。一般來說，企業(yè)檔案管理運維系統(tǒng)包括多種預(yù)案，爭在系統(tǒng)出現(xiàn)故障性問題或者系統(tǒng)的緊急狀態(tài)，能夠及時預(yù)警并找出相關(guān)應(yīng)急措施，這對于系統(tǒng)運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學(xué)性原則。企業(yè)檔案運行維護管理系統(tǒng)的不能處于事務(wù)性處理這一局面，同時，各級運行維護系統(tǒng)應(yīng)當避免問題的重復(fù)性處理，逐步實現(xiàn)系統(tǒng)工作的科學(xué)化。（3）指導(dǎo)性原則。在實際的系統(tǒng)運維中得出，系統(tǒng)問題的發(fā)現(xiàn)以及解Q與系統(tǒng)的完善與開發(fā)、系統(tǒng)優(yōu)化機制以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程具有緊密的聯(lián)系，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護工作具備指導(dǎo)性原則。
（三）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)功能
運行維護技術(shù)對于檔案管理系統(tǒng)平臺功能有著至關(guān)重要的影響。一方面，系統(tǒng)平臺應(yīng)當實現(xiàn)問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統(tǒng)的正常工作，以此逐步實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性目標。另一方面，系統(tǒng)平臺應(yīng)當具備指導(dǎo)以及操作功能，企業(yè)分公司在使用管理系統(tǒng)的過程中，由于存在系統(tǒng)更新、工作人員缺乏經(jīng)驗、業(yè)務(wù)變動等問題，常常由于系統(tǒng)缺乏有效的功能指導(dǎo)，應(yīng)當系統(tǒng)功能的發(fā)揮。在系統(tǒng)工作環(huán)節(jié)，通過有效的指導(dǎo)以最大限度的降低數(shù)據(jù)故障以及系統(tǒng)故障，能夠降低系統(tǒng)運行維護的壓力，并逐步提高系統(tǒng)運行維護的準確性。
另外，針對企業(yè)方案管理系統(tǒng)而言，還應(yīng)當具備系統(tǒng)優(yōu)化功能，即在系統(tǒng)運行維護過程中及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，并不斷積累解決問題的經(jīng)驗，進而通過系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計以及系統(tǒng)功能的不斷完善，進一步提高系統(tǒng)的運行功能。同時，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統(tǒng)故障及其解決措施，這對于系統(tǒng)信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉(zhuǎn)、系統(tǒng)功能運行指導(dǎo)等方面的信息，能夠為系統(tǒng)的推廣運用奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）制度保障體系的必要性
在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)過程中，管理人員應(yīng)當建設(shè)相關(guān)制度保障體系，比如系統(tǒng)運行維護管理制度、考核制度以及應(yīng)急制度等，以此不斷提高系統(tǒng)運維系統(tǒng)的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的前提，系統(tǒng)管理人員的有效維護，能夠降低系統(tǒng)運行中的風(fēng)險，有效改善系統(tǒng)工作的質(zhì)量以及系統(tǒng)服務(wù)水平。通過科學(xué)的考核以及激勵體制，合理評價信息系統(tǒng)管理人員的行為，不僅能夠激發(fā)其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統(tǒng)運行維護的健康發(fā)展。
二、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)現(xiàn)狀
石油企業(yè)是我國經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，企業(yè)管理人員應(yīng)當提高對于其檔案管理系統(tǒng)維護管理工作的重視，建設(shè)統(tǒng)一化的信息資源管理平臺。現(xiàn)階段，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)全面記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，是企業(yè)發(fā)展方向的一大依據(jù)，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發(fā)展目標、揚長避短，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時了解其各個單位的發(fā)展情況，并以檔案作為實際出發(fā)點制定一系列管理方案，保障企業(yè)經(jīng)營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業(yè)的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。
（一）真實性問題
一方面，現(xiàn)代社會處于信息化發(fā)展的新時代，檔案是石油企業(yè)中重要的信息資源，管理人員應(yīng)當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關(guān)重要數(shù)據(jù)的安全，使用檔案文件時很有可能出現(xiàn)信息篡改或者數(shù)據(jù)遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業(yè)檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業(yè)中，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中多為圖表資料，檔案資料的負責(zé)人不明確，無法保障資料的權(quán)威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發(fā)現(xiàn)，因此，企業(yè)檔案管理的真實性問題是應(yīng)當逐漸引起重視。
（二）保密性問題
隨著信息化技術(shù)的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經(jīng)難以適應(yīng)社會的發(fā)展，文件檔案容易出現(xiàn)遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網(wǎng)絡(luò)終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。
（三）長久性問題
隨著辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)化發(fā)展，許多單位逐步面向無人辦公狀態(tài)發(fā)展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬。現(xiàn)階段，企I信息、數(shù)據(jù)均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內(nèi)得到企業(yè)所需要的信息，企業(yè)檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現(xiàn)故障，就會導(dǎo)致檔案信息在較短時間內(nèi)全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業(yè)檔案管理的長久性發(fā)展。
（四）廣泛性問題
檔案管理按照原來傳統(tǒng)管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準確、快速的找到相關(guān)文檔，檔案不能被廣泛應(yīng)用。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護后，可以快速定位檔案位置，準確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內(nèi)容得到更好的運用，充分發(fā)揮歷史檔案資源的作用。
三、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)措施
（一）庫房的智能化管理
隨著信息化技術(shù)的不斷推進，其在企業(yè)各個領(lǐng)域的運用更加深入，有關(guān)工作人員應(yīng)當以計算機技術(shù)作為基礎(chǔ)，建設(shè)全新的、能夠與之適應(yīng)的檔案庫房管理系統(tǒng)，并充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，通過其時效性特點逐漸實現(xiàn)庫房的實時監(jiān)控，有效控制庫房的空調(diào)設(shè)備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現(xiàn)庫房管理的現(xiàn)代化以及智能化。
（二）建設(shè)檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)
現(xiàn)代化社會的信息數(shù)據(jù)量不斷擴大，檔案管理部門的工作質(zhì)量已經(jīng)逐漸成為企業(yè)市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業(yè)應(yīng)當不斷完善其檔案管理模式，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的價值。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是改善傳統(tǒng)管理方式中問題的主要手段，信息化系統(tǒng)的建設(shè)不僅能夠促進計算機技術(shù)在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數(shù)據(jù)量劇增情況下人們的工作需求。企業(yè)應(yīng)當根據(jù)自身的實際發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設(shè)檔案管理部分與企業(yè)其他部門的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案資源的共享。
（三）提高工作人員綜合素質(zhì)
在石油企業(yè)中，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響其工作水平，因此，管理人員應(yīng)當提高重視，定期組織企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護管理與體系建設(shè)的工作人員開展培訓(xùn)工作，在提高其職業(yè)技能的同時，強化對于工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。同時，石油企業(yè)應(yīng)當加大人員培訓(xùn)投資，邀請相關(guān)專家舉辦講座培訓(xùn)活動，需要指出的是，在實際的培訓(xùn)過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學(xué)習(xí)，也應(yīng)結(jié)合實際案例進行實際演練，以此培養(yǎng)工作人員發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的能力，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高創(chuàng)造條件。
（四）積極引進信息技術(shù)的應(yīng)用
近年來，我國經(jīng)濟發(fā)展速度較快，信息技術(shù)逐漸被運用在各個領(lǐng)域。尤其是在企業(yè)檔案管理國策過程中，信息技術(shù)的運用從根本上轉(zhuǎn)變了以往的工作方式，在企業(yè)的經(jīng)營過程中發(fā)揮著積極作用。然而，就現(xiàn)階段來說，我國信息技術(shù)水平與發(fā)達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)運行與體系建設(shè)并不完善，因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當樹立正確的意識，充分意識到技術(shù)發(fā)展的中心作用，引進國內(nèi)外先進管理技術(shù)，通過有效措施提高信息化系統(tǒng)在檔案管理中的可靠性。
四、結(jié)語
石油企業(yè)的發(fā)展不僅關(guān)系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經(jīng)濟的健康發(fā)展。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行水平影響著企業(yè)的正常運營，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)水平將進一步提高，有關(guān)人員應(yīng)當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業(yè)的健康發(fā)展。
參考文獻：
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移動行業(yè)檔案管理的集成思想與“四化”建設(shè)
所謂集成是指為實現(xiàn)特定的目標，集成主體創(chuàng)造性地對集成要素進行優(yōu)化，并按照一定的集成模式構(gòu)造成為一個有機整體系統(tǒng)，從而更大程度地提升集成體的整體性能，適應(yīng)環(huán)境的變化，更加有效地實現(xiàn)特定的功能目標的過程。集成不是要素之間的簡單疊加，而是按照一定方式進行的構(gòu)造和整合，其目的在于實現(xiàn)集成整體功能的倍增和涌現(xiàn)。所以，集成的實質(zhì)在于管理的創(chuàng)新與資源的整合。
從本質(zhì)上說，集成管理是一種思想，它需要與具體的實踐活動結(jié)合起來，才能充分地體現(xiàn)其價值。對于移動行業(yè)而言，將集成管理思想注入檔案管理領(lǐng)域，尤其是提供電子文件管理解決方案，是非常適用的，但如何針對該行業(yè)檔案管理的特點，在實踐中發(fā)揮該種思想的價值，為企業(yè)的戰(zhàn)略目標服務(wù)，則是一種管理模式能否成功的關(guān)鍵。
江蘇省移動公司設(shè)計檔案管理系統(tǒng)時就充分體現(xiàn)了集成思想，該管理系統(tǒng)的核心思想可以用“四化”來概括和描述，即檔案資源數(shù)字化、管理流程一體化、信息管理標準化和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。
（1）檔案資源數(shù)字化。從目前的實踐狀況看，移動公司的檔案資源主要有兩種形式，一種是天生的電子文件，一種是派生的電子文件，即傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化。對于天生的電子文件要及時、完整的捕獲和收集；而對于派生的電子文件，則需要通過一定的技術(shù)手段將傳統(tǒng)檔案進行模數(shù)轉(zhuǎn)化。
（2）管理流程一體化。通過建立文檔一體化，實現(xiàn)各類電子文件及時歸檔，使檔案收集在時限上提前成為可能。通過與其他系統(tǒng)的無縫鏈接，以及對各立檔單位形成的電子文件實行遠程監(jiān)控，跟蹤管理，實時接收，用現(xiàn)代化手段對檔案業(yè)務(wù)各流程進行管理，保證檔案信息的齊全、完整、準確，從而實現(xiàn)真正意義上的文檔一體化。
（3）信息管理標準化。標準化是信息資源集成和共享的前提條件之一。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)必須要充分考慮這一因素，在系統(tǒng)搭建、流程設(shè)計和技術(shù)應(yīng)用等方面都要兼顧國內(nèi)外的一些相關(guān)的規(guī)定，尤其是面對移動企業(yè)內(nèi)部“林立”的業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的檔案信息，更需要采用統(tǒng)一、規(guī)范的管理方法和技術(shù)手段。
（4）信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。移動公司的檔案管理將是以價值為導(dǎo)向的檔案知識管理模式，它將對檔案資源進行整合和深度挖掘，通過統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，及時有效地提供檔案信息為企業(yè)服務(wù)，從而實現(xiàn)以企業(yè)戰(zhàn)略為目標的價值管理模式，達到檔案知識管理模式的進一步創(chuàng)新。
經(jīng)筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，正是以上述核心思想為基礎(chǔ)，江蘇移動設(shè)計和實施的檔案管理系統(tǒng)，在實踐中取得了很好的效果，進一步提高了江蘇移動的檔案信息化水平，有效幫助江蘇移動實現(xiàn)了檔案管理工作的新一輪發(fā)展。
解決方案的模式分析
移動行業(yè)形成的檔案具有復(fù)雜、高密度、分散和規(guī)范等特點，結(jié)合這些特點，貫徹集成理念，移動行業(yè)檔案管理要從檔案信息資源集成、檔案管理活動集成、業(yè)務(wù)活動集成、利用服務(wù)集成和縱向控制集成五個方面入手。
上述管理思想落實在實踐中，需要有一定的技術(shù)方法加以實現(xiàn)。量子偉業(yè)在廣西移動和江蘇移動的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項目中提出了一些科學(xué)、合理的解決方案。
1. 統(tǒng)一信息系統(tǒng)平臺的建設(shè)
該平臺的建設(shè)是為了解決移動行業(yè)文檔的復(fù)雜性和分散性的問題，使文檔信息資源得到“一體化”的管理。同時，該系統(tǒng)平臺也為其他功能的實現(xiàn)提供了一個載體。其他子系統(tǒng)的建設(shè)都可以集成與該平臺之上，進行統(tǒng)一管理。
針對移動企業(yè)的特點，在該平臺的建設(shè)上采用了J2EE多層體系結(jié)構(gòu)和Web Service 技術(shù)。
J2EE平臺是目前為企業(yè)級應(yīng)用提供分布式的、高可靠性的先進解決方案。J2EE 也是一個已經(jīng)被實踐證明，成熟的、成功的企業(yè)級應(yīng)用解決方案，擁有大量的成功案例，J2EE 架構(gòu)一般在大中型應(yīng)用中使用比較多，在移動行業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)這樣大型重點建設(shè)項目中，選擇了J2EE 也就意味著選擇了一個開放、自由、大型的技術(shù)應(yīng)用平臺。J2EE具有跨平臺能力、成熟性、穩(wěn)定性、安全性和第三方支持的優(yōu)點。采用J2EE 技術(shù)架構(gòu)，將大大提高系統(tǒng)的可移植性、安全性、標準化、可伸縮性、負載平衡和可重用性。
Web Service 是下一代的WWW技術(shù)，它允許在Web 站點上放置可編程的元素，能進行基于Web 的分布式計算和處理，把Internet/Intranet 變成一個虛擬計算環(huán)境的技術(shù)。在由Web Service 組成的虛擬環(huán)境中使用者可以為任何的客戶端軟件，例如瀏覽器，一般的Windows 或是Java 應(yīng)用程序或是電子行動設(shè)備等，來調(diào)用Web Service 提供的服務(wù)。這一點非常有利于兩家移動公司的電子檔案管理系統(tǒng)有效利用檔案信息。
2. 縱向集中式管理――省集中式管理
縱向集中式管理可以很好地解決移動行業(yè)文檔分散型的特點，從省公司到市公司、縣公司，對其進行統(tǒng)一的集中式管理。既提高文檔利用的有效性，也提高了知識共享和創(chuàng)新的水平。在江蘇和廣西移動通信有限責(zé)任公司進行該系統(tǒng)建設(shè)時，其選擇了省集中式管理的技術(shù)。
該技術(shù)主要是根據(jù)省集中管理、市縣分級維護的運行管理模式，建立省集中服務(wù)器、省集中的存儲備份、省集中的系統(tǒng)軟件(Web服務(wù)、數(shù)據(jù)庫、文件服務(wù)器)，省集中的業(yè)務(wù)管理模式，同時在應(yīng)用上分級應(yīng)用，支撐市和縣的三級應(yīng)用；集中式可解決初期投入和后期運營支出，還可減少接口協(xié)調(diào)工作，快速完成系統(tǒng)部署。
省集中模式主要包括電子檔案存儲集中在省公司專門存儲設(shè)備上、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器集中、Web服務(wù)器省集中、應(yīng)用服務(wù)器省集中、文件服務(wù)器省集中。這項管理方式的建設(shè)非常適用于移動行業(yè)的集團式管理。
3. 多文件格式瀏覽
移動行業(yè)的文檔形成來源多，比較繁雜，有的來自人工填寫的表格，有的來自網(wǎng)絡(luò)，有的來自于手機。比如在辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生Word、Excel 等文書檔案，而科技檔案需要管理各類的圖紙等設(shè)計文件。不同的來源形成的文檔的格式類型各異。在對這類格式繁多的文件檔案利用過程中，利用者不可能對于每種文件類型都去安裝對應(yīng)的應(yīng)用程序，因此，需要一種統(tǒng)一而且有效的文件瀏覽方式。同時，基于檔案文件安全性的考慮，不能在利用過程中被下載到客戶端上。因此，要求移動行業(yè)的文檔管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)多文件格式瀏覽的功能。
在廣西移動公司的文檔管理系統(tǒng)建設(shè)中，采用了多文件格式瀏覽技術(shù)，該技術(shù)支持400 多種文件格式瀏覽，客戶端無須安裝任何瀏覽工具軟件，可以直接對不同格式文件進行讀寫。
文件瀏覽服務(wù)器讓使用者只要簡單地使用Web 瀏覽器，就可以瀏覽文件和存取文件的目的。因此，沒有軟件安裝或訓(xùn)練的必要。此外，當系統(tǒng)改進并有新版本發(fā)行時，只有文件瀏覽服務(wù)器需要更新，在客戶端的機器上就可以使用新增的功能。在瀏覽的過程中，安全性問題不必擔(dān)心，因為文件在服務(wù)器端被轉(zhuǎn)換，然后一個可現(xiàn)實的文件才被發(fā)送到客戶端。因此，采用文件瀏覽服務(wù)器的操作方式消除了任何關(guān)于文件安全性的考慮。
4. 多系統(tǒng)集成
在檔案管理系統(tǒng)中強調(diào)信息的集成，即檔案的信息能貫穿電子文件生命周期的各階段，并方便各階段不同類型工作的使用。江蘇移動檔案綜合信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要來源是OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是文書檔案等相關(guān)的信息的來源。因此，量子偉業(yè)為其采用了接口程序技術(shù)，解決了文檔管理活動集成的最關(guān)鍵問題――環(huán)節(jié)接口。
[關(guān)鍵詞]建設(shè)工程 城建檔案 信息化
中圖分類號：F299.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0177-01
隨著十的新精神、總理提出的“簡化行政審批，為企業(yè)松綁”的新要求、云計算等信息技術(shù)環(huán)境的日新月異以，以及國內(nèi)部分城市，在政府行政審批流程上已進行全面改革和優(yōu)化，如廣州市政府自2013年5月1日起實施建設(shè)工程并聯(lián)審批的新做法，致使廣州市的城建檔案管理者發(fā)現(xiàn)既有的建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)已不能滿足廣州新型城市化發(fā)展的高要求，城建檔案信息化已迫不及待。筆者結(jié)合日常工作中的一點體會，從城建檔案信息化管理系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計、信息資源共享建設(shè)、信息化效益三個方面與讀者們進行分享，探索城建檔案信息化的發(fā)展。
一、城建檔案信息化管理系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計
城建檔案信息化必須要有相應(yīng)的管理系統(tǒng)方能運作，所以管理系統(tǒng)的建設(shè)是開展城建檔案信息化工作的當務(wù)之急，而系統(tǒng)建設(shè)過程中最首要及最重要的環(huán)節(jié)就是系統(tǒng)規(guī)劃，通過系統(tǒng)規(guī)劃研究，探索城建檔案信息化行業(yè)咨詢服務(wù)模式，為建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)建設(shè)提供具有前瞻性、合理性和可操作性的支撐和指導(dǎo)，為提高城市建設(shè)工程檔案管理與服務(wù)的規(guī)范性和工作效率，提高建設(shè)工程信息化建設(shè)與應(yīng)用水平，實現(xiàn)在建工程檔案的適時動態(tài)管理，實現(xiàn)建設(shè)工程電子文件歸檔，大幅度降低城建檔案館、建設(shè)單位、施工單位等管理成本奠定理論研究基礎(chǔ)。通過系統(tǒng)規(guī)劃研究，為今后搭建建設(shè)工程檔案綜合信息管理和服務(wù)平臺提供頂層設(shè)計，以便今后通過升級版的系統(tǒng)平臺深層次開發(fā)建設(shè)工程檔案的內(nèi)在價值，最大限度地滿足城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和社會對建設(shè)工程檔案信息的需求，為“信息城市”、“智慧城市”建設(shè)提供基礎(chǔ)系統(tǒng)平臺和檔案信息資源。
系統(tǒng)規(guī)劃首先要對工程檔案法規(guī)，規(guī)則，規(guī)范文件與研究文獻整理。通過網(wǎng)絡(luò)公開信息，內(nèi)部文獻數(shù)據(jù)庫等方法，收集梳理建設(shè)工程檔案管理領(lǐng)域的法規(guī)政策、標準規(guī)范、工作流程以及參考文獻與工程檔案研究文獻資料。
接著要通過對國內(nèi)外信息技術(shù)與系統(tǒng)構(gòu)建的調(diào)研，對建設(shè)工程檔案管理先進的城市進行學(xué)習(xí)，借鑒其他省市及國外在這一領(lǐng)域的研究成果和實際經(jīng)驗，同時對新型城市化發(fā)展戰(zhàn)略，云計算平臺的建設(shè)情況及發(fā)展趨勢，政府優(yōu)化行政審批的實際做法及城市建設(shè)檔案館的建設(shè)情況，研究分析新形勢、新環(huán)境對建設(shè)工程檔案信息化管理和提供利用工作的影響和要求；結(jié)合目前城市建設(shè)檔案館現(xiàn)有建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和使用情況進行調(diào)研與分析。
最后，對建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)存在的問題分析。結(jié)合新的社會形勢及技術(shù)發(fā)展方向，本著“規(guī)劃先行，分步實施”的原則，依據(jù)國內(nèi)外建設(shè)工程檔案信息化的標準規(guī)范，借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，對建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)以及配套服務(wù)管理體系從建設(shè)定位、系統(tǒng)與技術(shù)架構(gòu)，開發(fā)平臺與編程軟件，制度與職能、服務(wù)體系，系統(tǒng)規(guī)范、業(yè)務(wù)操作、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)可擴展性與柔性，實施方案建議等方面進行全面規(guī)劃設(shè)計。
二、信息資源共享建設(shè)
（一） 更新觀念， 轉(zhuǎn)移工作重心。將建設(shè)工程檔案作為信息服務(wù)行業(yè)，認真做好信息共享建設(shè)。用信息業(yè)的范疇來規(guī)范檔案館的信息共享工作，把檔案館工作的重心從過去檔案實體管理轉(zhuǎn)移到檔案信息管理上來， 檔案館的一切業(yè)務(wù)工作都要圍繞信息服務(wù)這個中心來開展， 把城建工程信息資源視為全民、全社會的財產(chǎn)， 要把靜態(tài)的檔案信息用先進的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施傳輸出去，實現(xiàn)其社會價值和經(jīng)濟價值， 真正實現(xiàn)檔案信息資源社會共享。
（二）加快城建檔案工作的標準化進程。城建檔案管理標準化是城建檔案工作的前途和方向，只有統(tǒng)一標準， 才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化， 這是檔案信息資源共享的重要條件，盡快修訂與實施建設(shè)工程檔案歸檔整理規(guī)程，進一步規(guī)范建設(shè)工程文件的歸檔標準，要求紙質(zhì)、聲像、電子檔案同時歸檔移交，加大了子文件接收力度。聲像檔案堅持自拍的同時開展多渠道收集，將具有時代精神和歷史價值的檔案補充到館藏檔案信息資源之中。規(guī)劃館藏資源構(gòu)架，保障信息資源來源，科學(xué)有序的做好館藏檔案數(shù)字化工作城建檔案信息化建設(shè)。
（三）加快已有館藏檔案信息資源的數(shù)字化進程，實現(xiàn)館藏檔案信息的智能化綜合管理，科學(xué)有序地整合和存儲原始視音頻、圖紙、文件等多媒體資料，實現(xiàn)多載體、多格式的檔案信息全面兼容和整合，同時加大電子檔案信息資源的積累。建立面向元數(shù)據(jù)的異構(gòu)數(shù)據(jù)交換平臺，通過數(shù)據(jù)封裝實現(xiàn)對異構(gòu)平臺的數(shù)據(jù)共享，解決不同格式、不同結(jié)構(gòu)電子檔案的接收問題，在各城建管理部門使用的不同數(shù)據(jù)庫之間，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享訪問，解決多種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的信息交換問題。通過共享平臺建設(shè)，實現(xiàn)城市規(guī)劃、管理、建設(shè)部門、城建檔案館彼此信息共享，使檔案館從信息的存儲基地轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒌奶幚怼⒓庸ず吞峁├弥行摹８淖冊跈n案館只能利用館藏歷史數(shù)據(jù)的局面，實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)與現(xiàn)實數(shù)據(jù)的互動交換，使檔案信息資源整合的范圍更加廣闊。實現(xiàn)城市規(guī)劃、管理、建設(shè)檔案信息前端動態(tài)管理。從電子文件的生成開始逐步跟蹤電子檔案形成的整個周期，通過各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)有效銜接。
（四）開展檔案人員專業(yè)培訓(xùn)工作， 實現(xiàn)人才知識化。人是信息化社會的主要組成部分， 也是檔案管理活動的主體， 是檔案管理活動中最主動、最有潛力的因素。提高檔案人員的素質(zhì)關(guān)鍵在于教育。應(yīng)舉辦多層次、多方面的專業(yè)教育及培訓(xùn)， 以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要， 只有配備一支具有現(xiàn)代科學(xué)文化和先進技術(shù)的專業(yè)化檔案人員工作隊伍， 才有可能實現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。
（五）采取檔案信息加密手段， 維護網(wǎng)絡(luò)安全與數(shù)據(jù)保密。對于一個寵大的、聯(lián)系著社會各層次的、信息資源共享的大系統(tǒng)來說， 安全維護、檔案信息加密都是必要的前提， 只有妥善解決這一問題， 才能保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)的通暢， 杜絕檔案失、泄密的發(fā)生， 使城建檔案館真正成為全社會信息服務(wù)中心。
三、社會效益和經(jīng)濟效益分析。
關(guān)鍵詞：容災(zāi)；異地備份；遠程復(fù)制
中圖分類號：TP392 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 (2011) 22-0000-01
Disaster Tolerance System Building in File Management System
Sun Feng
(Minjiang University,Fuzhou 350108,China)
Abstract:This paper introduces the basic principles of disaster recovery systems and technology,and its file management system in the main application,and proposed the construction of the file system disaster recovery system response.
Keywords:Disaster recovery;Off-site backup;Remote replication
一、容災(zāi)系統(tǒng)的定義
世界上不可避免會發(fā)生各種各樣的災(zāi)難。在這里，災(zāi)難的定義主要是指自然的和人為的災(zāi)難，包括系統(tǒng)硬件、網(wǎng)絡(luò)故障、機房斷電甚至火災(zāi)地震。隨著人類對計算機的依賴越來越強，計算機中的數(shù)據(jù)在人類的各種活動中起著越來越重要的作用。甚至可以說，丟失了計算機中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，就失去了生存的基礎(chǔ)。容災(zāi)系統(tǒng)，指的是利用各種計算機技術(shù)，實現(xiàn)災(zāi)難條件下系統(tǒng)的業(yè)務(wù)安全。從技術(shù)上看，衡量容災(zāi)系統(tǒng)有兩個主要指標：RPO（Recovery Point Object）和RTO（Recovery Time Object），其中RPO代表了當災(zāi)難發(fā)生時允許丟失的數(shù)據(jù)量，而RTO則代表了系統(tǒng)恢復(fù)的時間。RPO與RTO越小，系統(tǒng)的可用性就越高。
二、容災(zāi)系統(tǒng)的應(yīng)用
（一）容災(zāi)系統(tǒng)的級別。大體上講，容災(zāi)可以分為三個級別：數(shù)據(jù)級別、應(yīng)用級別以及業(yè)務(wù)級別從對用戶整個業(yè)務(wù)連續(xù)性的保障程度來看，它們的高可用級別也逐漸提高。數(shù)據(jù)級別容災(zāi)的關(guān)注點在于數(shù)據(jù)，即災(zāi)難發(fā)生后可以確保用戶原有的數(shù)據(jù)不會丟失或者遭到破壞。其中，較低級別的數(shù)據(jù)容災(zāi)方案僅需利用磁帶庫和管理軟件就能實現(xiàn)數(shù)據(jù)異地備份，達到容災(zāi)的功效；而較高級的數(shù)據(jù)容災(zāi)方案則是依靠數(shù)據(jù)復(fù)制工具，例如卷復(fù)制軟件，或者存儲系統(tǒng)的硬件控制器，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠程復(fù)制。數(shù)據(jù)級別容災(zāi)是保障數(shù)據(jù)可用的最后底線，當數(shù)據(jù)丟失時能夠保證應(yīng)用系統(tǒng)可以重新得到所有數(shù)據(jù)。應(yīng)用級容災(zāi)是在數(shù)據(jù)級容災(zāi)的基礎(chǔ)上，再把執(zhí)行應(yīng)用處理能力復(fù)制一份，也就是說，在備份站點同樣構(gòu)建一套應(yīng)用系統(tǒng)。它能提供不間斷的應(yīng)用服務(wù)，讓服務(wù)請求能夠透明地繼續(xù)運行，而感受不到災(zāi)難的發(fā)生。用戶構(gòu)建了數(shù)據(jù)級容災(zāi)和應(yīng)用級容災(zāi)都是在IT范疇之內(nèi)，然而對于正常業(yè)務(wù)而言，僅IT系統(tǒng)的保障還是不夠的。用戶需要構(gòu)建最高級別的業(yè)務(wù)級別容災(zāi)。業(yè)務(wù)級容災(zāi)的大部分內(nèi)容是非IT系統(tǒng)，比如電話、辦公地點等。因為當一場大的災(zāi)難發(fā)生時用戶原有的辦公場所都會受到破壞，用戶除了需要原有的數(shù)據(jù)、原有的應(yīng)用系統(tǒng)，更需要工作人員在一個備份的工作場所能夠正常的開展業(yè)務(wù)。
（二）容災(zāi)系統(tǒng)的技術(shù)。在建立容災(zāi)系統(tǒng)時會涉及到多種技術(shù)，一類是生產(chǎn)站點與冗余站點的互聯(lián)技術(shù)，一類是進行遠端數(shù)據(jù)復(fù)制的遠程鏡像與快照技術(shù)，還有一類是新興的可實現(xiàn)容災(zāi)的存儲虛擬化技術(shù)。由于容災(zāi)涉及到生產(chǎn)站點與冗余站點，因此將它們連接的互聯(lián)技術(shù)在容災(zāi)中十分重要。目前，生產(chǎn)站點與冗余站點之間的連接主要有兩種方式，一為光纖通道，二是IP互聯(lián)技術(shù)，包括FCIP、iFCP、iSCSI等。數(shù)據(jù)鏡像即把磁盤（或磁盤子系統(tǒng)）中的數(shù)據(jù)完全復(fù)制到另一磁盤（或磁盤子系統(tǒng)）中，數(shù)據(jù)在兩處的存儲方式完全相同。數(shù)據(jù)鏡像首先應(yīng)用于本地操作，由于容災(zāi)對距離的要求，便發(fā)展成為遠程鏡像技術(shù)，即生產(chǎn)站點與冗余站點的數(shù)據(jù)存儲方式一致。快照是某時間點磁盤系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的掃描（類似一種數(shù)據(jù)指針集合），它不包含所有數(shù)據(jù)信息，但是用戶通過快照與時間信息可以完全得到該時刻的完整數(shù)據(jù)。存儲虛擬化為容災(zāi)提供了一種靈活的解決方案，原因在于虛擬化方案在“虛擬”的各類設(shè)備之間可以實現(xiàn)容災(zāi)功能。
三、現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)中的容災(zāi)建設(shè)
檔案信息是人類知識的結(jié)晶，具有不可估量的價值。隨著檔案信息化水平的提高，國內(nèi)檔案機構(gòu)已經(jīng)大量采用計算機進行檔案信息的管理，也取得了災(zāi)容系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗。檔案信息管理的容災(zāi)系統(tǒng)目前主要采用下列方式：
（一）數(shù)據(jù)級別。災(zāi)難發(fā)生后可以確保用戶原有的數(shù)據(jù)不丟失或者遭到破壞。如采用離線（Off-line）。備份系統(tǒng)，把數(shù)據(jù)備份到磁帶上去，目前的新技術(shù)有LAN-free、Server-free等，這種方式恢復(fù)時間比較長，但投資較少。主要是中小型檔案機構(gòu)使用，特點是檔案系統(tǒng)用戶較少，恢復(fù)時間要求不是太高。
（二）應(yīng)用級別。采用在線（On-line）備份，也稱數(shù)據(jù)復(fù)制，即同步數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)，恢復(fù)時間非常短。主要采用遠程備份，把檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和應(yīng)用存到異地，如遇突發(fā)事件，就可以依靠異地系統(tǒng)馬上恢復(fù)數(shù)據(jù)并啟動應(yīng)用。目前主要應(yīng)用于建立了網(wǎng)上在線檢索系統(tǒng)的專業(yè)檔案機構(gòu)。
（三）業(yè)務(wù)級別。不僅考慮數(shù)據(jù)的恢復(fù)，同時要求除了需要原有的數(shù)據(jù)、原有的應(yīng)用系統(tǒng)，更需要工作人員在一個備份的工作場所能夠正常的開展業(yè)務(wù)。主要針對特定的不允許發(fā)生故障的檔案系統(tǒng)，如國防、軍工等特殊部門。但是，由于資金、人員和技術(shù)方面的各種原因，很多檔案機構(gòu)對災(zāi)容系統(tǒng)建設(shè)的重要性認識不足，或者沒有建立這樣的系統(tǒng)，或者雖然建立了，但是對其重要性缺乏認識，災(zāi)容系統(tǒng)變成了擺設(shè)，這都將導(dǎo)致不可估計的嚴重后果，必須引起注意。
四、檔案管理系統(tǒng)中災(zāi)容系統(tǒng)建立的對策
（一）主觀上重視。一些用戶往往對冗余站點存在不夠重視的情況，因為災(zāi)難發(fā)生的概率實在太小了。然而，關(guān)鍵業(yè)務(wù)需要容災(zāi)方案來保障其高可用性，容災(zāi)方案及維護成本與受保護資產(chǎn)相比微不足道，數(shù)據(jù)丟失造成的損失是容災(zāi)方案成本的數(shù)十倍。
（二）要考慮本單位的運行實際。容災(zāi)系統(tǒng)首先涉及到眾多技術(shù)以及眾多廠商的各類解決方案。性能、靈活性以及價格都是必須考慮的因素，更重要的是，檔案用戶需要根據(jù)自己的實際需求量身打造。當用戶考慮構(gòu)建容災(zāi)站點時就必須把所有的情況都考慮進來，“選擇適合自己的”是構(gòu)建容災(zāi)方案的一條基本準則。
（三）做好日常維護。要一如既往地做好繁瑣的日常維護工作，有些看似無關(guān)緊要的小事情在關(guān)鍵時刻會影響整個災(zāi)難恢復(fù)過程。容災(zāi)系統(tǒng)仍然是一種在線解決方案，人為因素仍會影響數(shù)據(jù)安全，用戶需要做好基本的備份工作。即使構(gòu)建了先進的容災(zāi)系統(tǒng)，也不能高枕無憂。業(yè)務(wù)連續(xù)性是個無止境的話題，需要經(jīng)常對現(xiàn)行容災(zāi)方案的可行性進行評估和實地演練。
參考文獻：
[1]翁盛鑫,黃影.安全數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)的建設(shè)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2009,11
關(guān)鍵詞：檔案信息化；數(shù)字檔案管理系統(tǒng)
1. 項目建設(shè)背景
隨著檔案門類的日益增多，檔案信息化進程的加快，企業(yè)檔案數(shù)字化越來越成為提升現(xiàn)代化管理水平必要手段。大唐南京發(fā)電廠檔案室自2008年新廠搬遷重建以來，不僅接收保存了大量工程項目的科技檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案，還包括自1934年以來的文書檔案和1960年起始的會計檔案，截止目前室藏檔案已達到17萬余萬件。如果運用傳統(tǒng)的手工管理模式，不僅檔案信息利用率低，且查準率、查全率也不高，極大浪費了企業(yè)的寶貴資源，難以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。因此通過信息化手段開發(fā)好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實意義。
2. 項目建設(shè)的總體目標
大唐南京電廠檔案信息化建設(shè)按照統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施的原則，建設(shè)總體需求是實現(xiàn)大唐南京電廠的檔案管理的電子化，實現(xiàn)各種門類檔案的收集、整理、歸檔、利用等全業(yè)務(wù)流程的管理，將老數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到新檔案管理型中，實現(xiàn)與OA系統(tǒng)的集成，搭建符合軟件系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境，以及制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范體系，具體概括起來包括如下幾點：
（一）檔案系統(tǒng)建設(shè)
建設(shè)大唐南京發(fā)電廠的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、利用等全檔案業(yè)務(wù)的管理。
（二）接口開發(fā)
實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA中待歸檔文件的自動歸檔，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與認證系統(tǒng)的單點登錄。
（三）軟硬件環(huán)境建設(shè)
主要是搭建檔案系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境，針對不同階段的部署方案來搭建相應(yīng)的硬件環(huán)境，軟件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫、中間件等，硬件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、文件服務(wù)器，并備有磁盤陣列和備份磁帶庫等。
（四）檔案規(guī)范體系建設(shè)
在大唐南京發(fā)電廠內(nèi)制定并建立與檔案系統(tǒng)相適應(yīng)的數(shù)據(jù)采集、檔案信息管理和應(yīng)用等一系列配套的規(guī)章制度及操作規(guī)范。
布署示意圖如下：
3. 產(chǎn)品選型
企業(yè)以自身的需求為選型的基礎(chǔ)，對軟件公司與軟件產(chǎn)品的功能及信息技術(shù)，軟件售后服務(wù)的物質(zhì)及涵蓋地區(qū)等進行了解與比對，另外再考慮企業(yè)e化的預(yù)算及可承受的費用，以選出最符合本身需求的企業(yè)信息化整體解決方案。
為了保證項目軟件的使用率和可操作性，我廠進行軟件選型時，依照下列的方式和順序來考慮：
選公司：選擇商譽卓著，經(jīng)營績效良好，經(jīng)驗豐富的公司。軟件業(yè)進入門檻很低，但是軟件公司要能長期經(jīng)營的障礙卻很高。軟件及服務(wù)都是無形商品，應(yīng)該選一家經(jīng)營績效良好，經(jīng)驗豐富的公司。
選產(chǎn)品：選擇的產(chǎn)品能滿足企業(yè)長期發(fā)展成長的需求，又滿足未來多樣化的需求，質(zhì)量要穩(wěn)定，維護要容易。
看服務(wù)：選擇的公司擁有完善的售后服務(wù)機制，可提供滿足其各種及各地需求的服務(wù)。
看案例：選擇的公司，擁有廣大的滿意客戶群，最好有其同行案例客戶。
比速度：企業(yè)希望在最短的時間內(nèi)使用系統(tǒng)。速度是現(xiàn)代企業(yè)適應(yīng)競爭環(huán)境必須掌握的重要因素，速度越快，成本越低，風(fēng)險也越小。
比價錢：在各方面的條件都一致時，應(yīng)該選擇成本較低廉的解決方案。
結(jié)合本企業(yè)實際情況，我們最終確定選用紫光軟件系統(tǒng)有限公司的紫光電子檔案管理系統(tǒng)軟件[簡稱：UNIS-AMS]V8.0。
四、項目建設(shè)思路及內(nèi)容
（一）檔案信息化建設(shè)的理論依據(jù)
依據(jù)大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的具體要求，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用群體分為檔案管理工作人員和檔案利用人員，兩部分用戶的需求差別較大。前者以日常管理類操作為主，專業(yè)性要求較強；后者主要是檢索和利用類操作。由于各部門和所屬單位辦公地點分散，各自通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，故整個系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，總體的技術(shù)路線是以C/S模式和B/S模式相結(jié)合，實現(xiàn)不同的功能。
客戶端/服務(wù)器（C/S）方式，主要滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、歸檔、輔助實體管理、檔案統(tǒng)計、鑒定銷毀等；瀏覽器/服務(wù)器（B/S）方式，主要是滿足廣大利用人員，實現(xiàn)檔案的檢索、利用、檔案借閱、審批等。
本方案以關(guān)系型數(shù)據(jù)庫為檔案信息存儲平臺、數(shù)據(jù)加工流程控制和管理平臺；以專業(yè)的全文多媒體數(shù)據(jù)庫內(nèi)容管理為數(shù)據(jù)平臺；以XML作為檔案交換的標準；采用成熟的主流技術(shù)和產(chǎn)品來建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，這些技術(shù)包括：檔案管理平臺技術(shù)，瀏覽器技術(shù)，視圖技術(shù)，數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)，XML技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)等。
本項目的開發(fā)采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；開發(fā)工具C/S端采用Delphi開發(fā)、B/S端采用Eclipse開發(fā)；系統(tǒng)的負載測試采用采取企業(yè)標準級負載測試工具LoadRunner；系統(tǒng)功能的測試采用黑盒法和白盒法相結(jié)合的方法進行測試。
（二）設(shè)計原則及特點
按照統(tǒng)一規(guī)劃、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務(wù)和業(yè)務(wù)管理的宗旨，即按各類檔案的管理規(guī)則，運用計算機技術(shù)方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源；簡便、高效、穩(wěn)定查閱利用檔案資源；提供快速、準確、強大的檔案行政監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作管理工具。
1、先進性原則
采用目前主流的技術(shù)和架構(gòu)（（C+B）/S架構(gòu)），所提供的技術(shù)具有一定的先進性，采用先進的、符合工業(yè)標準的系統(tǒng)平臺、體系結(jié)構(gòu)和開發(fā)技術(shù)，系統(tǒng)可以快速的進行應(yīng)用擴展。
2、靈活性原則
業(yè)務(wù)和功能模塊能夠自由增加、刪減和移動，能夠根據(jù)用戶的要求，用戶自己可以添加、減少項目、字段。查詢信息方便、靈活。
3、開放兼容性原則
系統(tǒng)設(shè)備、軟件必須具有良好的開放性，所有硬、軟件都應(yīng)遵循業(yè)界相關(guān)標準，支持開放的標準接口，支持跨平臺。使整個系統(tǒng)成為一個統(tǒng)一的整體，而不致產(chǎn)生運行上的“孤島”。
4、安全性原則
系統(tǒng)須具有良好的安全管理功能，數(shù)據(jù)存儲、檢索、提取、和管理等各個層面和角度都須具有相應(yīng)的安全機制。
在系統(tǒng)設(shè)計中，采用良好的安全機制；在數(shù)據(jù)傳輸中，選用當前成熟的數(shù)據(jù)加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)安全；在網(wǎng)絡(luò)上，選用多層結(jié)構(gòu)技術(shù)。同時，利用大型數(shù)據(jù)庫的安全性能確保存儲數(shù)據(jù)的安全。
系統(tǒng)建有完善的用戶管理和授權(quán)機制，對用戶在系統(tǒng)中的各種操作進行全面的管理和控制。可有效防止非法用戶入侵和最大限度地限制信息泄密；系統(tǒng)具有監(jiān)控功能和日志功能，對在線用戶進行有效的監(jiān)控，記錄下用戶的任何操作，確保不可抵賴性。
5、易用性原則
提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機界面、系統(tǒng)維護界面， 系統(tǒng)在使用界面上遵循檔案及資源管理人員的工作習(xí)慣， 界面友好易于操作，方便用戶的使用。系統(tǒng)采用客戶端/服務(wù)器（C/S）方式，滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求。對檔案信息的檢索和利用、各部門檔案人員信息采集，系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）架構(gòu)解決方案，后臺數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)結(jié)構(gòu)清晰，數(shù)據(jù)字典公開，系統(tǒng)布署方便快捷。
操作簡單，查詢方便，可以通過樹形結(jié)構(gòu)分層查詢，也可以按任意給定的條件（簡單查詢、綜合查詢和模糊查詢）進行查詢。
6、智能性原則
具有良好的統(tǒng)計分析功能，提高工作效率。同時系統(tǒng)應(yīng)該有強大的圖表功能，可以制作各種類型的報表、客戶信息登記表等，制表方便、快捷，還能根據(jù)需要生成統(tǒng)計圖表（如餅圖、矩形圖），報表可輸出到Excel電子表格、Word文檔以及其他特定要求的文本文件。
7、標準性原則
系統(tǒng)采用的規(guī)范和標準應(yīng)符合相關(guān)國家、行業(yè)的規(guī)范和檔案標準要求；電子文件元數(shù)據(jù)符合最近將頒布的《電子文檔元數(shù)據(jù)規(guī)范》要求。
8、可靠性原則
系統(tǒng)運行具有極高的可靠性和良好的容錯性能。可靠的信息傳輸手段、存儲方式、運行環(huán)境和安全保證是系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。在整體設(shè)計中，根據(jù)實際情況采用完善的備份方式和災(zāi)難恢復(fù)計劃，確保系統(tǒng)的可靠性。提供7天*24小時不間斷服務(wù)。
9、擴展性原則
隨著數(shù)據(jù)量的增加和運行節(jié)點的擴展，系統(tǒng)對硬件軟件的要求會不斷提高，系統(tǒng)所有硬件、軟件的選型和應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計必須考慮可擴展性的要求。
在軟件系統(tǒng)的設(shè)計中，所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都應(yīng)充分考慮到整個系統(tǒng)的可擴展性。系統(tǒng)將滿足隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展而隨時增加用戶及軟硬件產(chǎn)品的需求。
為滿足數(shù)字化檔案建設(shè)不斷深入的要求，在設(shè)計時，充分考慮了系統(tǒng)擴充問題，系統(tǒng)具有良好的可擴充性。在程序結(jié)構(gòu)設(shè)計和數(shù)據(jù)接口設(shè)計時，預(yù)留了各種接口（比如程序開發(fā)接口，數(shù)據(jù)移植接口），能在需要時與各種應(yīng)用系統(tǒng)進行一體化聯(lián)接，采用XML技術(shù)描述數(shù)據(jù)接口技術(shù)并提供數(shù)據(jù)接口程序。遵循XML 數(shù)據(jù)規(guī)范，具有自描述、結(jié)構(gòu)化、交換性、擴展性特點。進行數(shù)據(jù)交互和關(guān)聯(lián)操作。當需要進行系統(tǒng)性升級時，能保證數(shù)據(jù)的平穩(wěn)遷移，能方便地調(diào)整。易于擴充升級，既滿足當前的業(yè)務(wù)需求，又為今后的擴充留有空間，用戶可自行進行功能擴展。
10、成熟性原則
文檔的獲取、采集、存儲、管理、檢索、統(tǒng)計和等各個環(huán)節(jié)集成在一個統(tǒng)一的體系結(jié)構(gòu)之中，形成一個閉環(huán)的管理。
11、可維護性原則
在系統(tǒng)的設(shè)計中，充分考慮了因機構(gòu)設(shè)置及業(yè)務(wù)流程的不斷變動而帶來的靈活性要求。所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統(tǒng)的靈活性，滿足隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展而不斷增加數(shù)據(jù)量、用戶、軟硬件產(chǎn)品的需求。能通過自擴展的方式適應(yīng)新類型的文件、檔案和資料；系統(tǒng)中所有的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、操作界面、打印格式及統(tǒng)計要求等都是可靈活定義的，以滿足業(yè)務(wù)變化的需要；業(yè)務(wù)處理功能在一定程度內(nèi)的增加或變更等需求不會影響系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，并能在最短的時間內(nèi)實現(xiàn)新的需求。
考慮到工程實施完成后系統(tǒng)的操作與維護，因此，該系統(tǒng)具備較強的可管理性和易操作性，便于系統(tǒng)管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統(tǒng)的操作和管理技術(shù)，以保證系統(tǒng)能安全可靠地運行。應(yīng)用軟件的開發(fā)選用了流行的可視化開發(fā)工具。在保證用戶基本操作的前提下，給管理員有更多的自主管理功能。
（三）信息資源庫建設(shè)
1、目錄庫建設(shè)
大唐南京電廠檔案管理系統(tǒng)建立在基于WEB服務(wù)基礎(chǔ)上，實現(xiàn)現(xiàn)有管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化的需要，并具有開放性，能夠與企業(yè)各管理系統(tǒng)集成，接收、管理各系統(tǒng)形成的歸檔電子文件，提供安全授權(quán)下檢索利用。
系統(tǒng)主要分為四大功能模塊：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)設(shè)置與維護。
檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)具體功能設(shè)計如下：
（1）檔案收集
檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責(zé)任和流程，通過應(yīng)用系統(tǒng)提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵部份。
上圖為歸檔數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如圖所示，整個流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、移交接收和數(shù)據(jù)歸檔四個步驟，首先由全宗單位內(nèi)各部門的兼職檔案員通過幾種方式進行待歸檔數(shù)據(jù)的收集，之后由兼職檔案員對收集到的數(shù)據(jù)進行整理使其符合歸檔規(guī)范，然后由兼職檔案員對整理好的數(shù)據(jù)進行移交，由全宗單位內(nèi)的檔案管理員對移交的數(shù)據(jù)進行接收，最后由檔案管理員對所有接收到的數(shù)據(jù)進行檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數(shù)據(jù)進入元數(shù)據(jù)庫，電子原文件進入系統(tǒng)電子原文數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)將對照元數(shù)據(jù)庫與電子原文數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動創(chuàng)建索引庫用于全文檢索功能。下面將詳細介紹這四個步驟的內(nèi)容：
①信息收集
數(shù)據(jù)收集分為以下幾種：OA接口收集；在線收集；離線收集；數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等手段。
OA接口收集方案
系統(tǒng)實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)（OA）等系統(tǒng)無縫連接，接口部份主要
設(shè)計方案如下：
圖 OA 接口收集原理圖
OA系統(tǒng)接口是保證文件自動歸檔的關(guān)鍵。通過接口，系統(tǒng)可以以自動或手動兩種方式轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)當中去，文件及其屬性信息歸檔到檔案管理系統(tǒng)的收集整編庫中，同時將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉(zhuǎn)入文件服務(wù)器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應(yīng)關(guān)系。
在線收集
在線收集是提供各業(yè)務(wù)部門人員對重要文件進行收集的模塊，不僅可以提供簡單、快捷的檔案錄入功能，方便檔案形成單位的歸檔人員進行歸檔錄入，而且可以對歸檔范圍外的重要文件進行收集錄入，可以將個人的隱性知識顯性化。
檔案管理人員可以根據(jù)實體文件直接在檔案系統(tǒng)中進行著錄。檔案系統(tǒng)提供友好的著錄界面輔助用戶進行信息的填寫。
著錄部分提供的功能包括：
1.必填項標識功能。在界面中會對必填字段與可空字段進行明顯的標識區(qū)分，方便用戶進行識別。
2.著錄字段可設(shè)定默認值。所有字段均可設(shè)置默認初始值，或可通過事件定義，自動跟據(jù)規(guī)則從其他著錄字段提取。也可根據(jù)一定業(yè)務(wù)規(guī)則，從相關(guān)信息中自動提取初始值，如可自動提取題名、文號、發(fā)文時間和保管期限等等。
3.著錄內(nèi)容提交時自動驗證功能。驗證的范圍包括：是否可空、極值范圍、輸入值類型（自然數(shù)、整型、日期等）、特殊類型（身份證、郵箱、手機號碼等）。對不符合規(guī)范的輸入，給出友好提示。
4.多種形式的輸入控件。檔案系統(tǒng)提供的多種輸入控件有：文本框、日期輸入框、多行文本輸入框、下拉選擇輸入控件、樹形信息輸入控件、多選或單選控件以及可編輯的下拉控件等多種，方便用戶的使用。
5.界面事件自定義功能。可預(yù)先定義在著錄時要進行響應(yīng)的事件，即某些著錄項的內(nèi)容可在其他著錄項著錄完成時，根據(jù)規(guī)則進行自動填寫。如自動對A、B兩字段值進行求和填寫進C字段，或?qū)、B兩字段進行截取或拼接后填入C字段。
6.著錄信息自動繼承。在連續(xù)錄入數(shù)據(jù)時，可自動繼承前一條所錄數(shù)據(jù)的各個字段信息，并可根據(jù)需要進行選擇性繼承。在著錄時還可根據(jù)一條已有數(shù)據(jù)，進行著錄，系統(tǒng)會自動將所選數(shù)據(jù)的信息作為新記錄的默認值。
7.支持TAB鍵及光標鍵的焦點跳轉(zhuǎn)。在著錄時，可方便的通過TAB鍵或光標鍵實現(xiàn)輸入焦點在不同控件上的切換，無需點擊鼠標，極大的方便了錄入工作。
8.著錄同時即可進行電子原文的掛接。著錄時即可掛接電子原文，避免了在條目形成后再掛接的不便。
離線收集
9.離線收集是提供建設(shè)項目和流動性企業(yè)提供配套的離線客戶端，作為離線狀態(tài)下的檔案收集工具。
10與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換為：
11.離線錄入端配置文件：由檔案管理系統(tǒng)生成離線錄入端配置文件，為XML格式文件，各建設(shè)項目和流動性企業(yè)使用離線客戶端導(dǎo)入配置文件后才能初始化系統(tǒng)，進行使用。
12.離線錄入端數(shù)據(jù)：離線錄入端產(chǎn)生的歸檔文件數(shù)據(jù)由各單位匯總到檔案館檔案管理員離線錄入端機器上，檔案館檔案管理員離線錄入端機器與檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，因此可由檔案管理員上傳離線錄入端數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換
數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換可實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入功能，批量導(dǎo)入分為兩部份：元數(shù)據(jù)和電子文件，其中由于歷史數(shù)據(jù)所使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)都不相同，因此我們這里主要支持：DBF、XML和EXCEL三種格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，需要各原檔案系統(tǒng)開發(fā)商將需導(dǎo)入的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成上述標準格式，最終實現(xiàn)批量轉(zhuǎn)換。
系統(tǒng)可為歷史檔案單獨設(shè)置一些類別和數(shù)字化流程。針對歷史數(shù)據(jù)和目前檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存在不同的問題，系統(tǒng)會提供字段對應(yīng)關(guān)系定義界面，是的用戶可先定義好字段對應(yīng)關(guān)系，然后再進行轉(zhuǎn)換。
至于電子文件，則可通過內(nèi)容管理平臺中提供的電子文件轉(zhuǎn)換功能形成規(guī)范化電子文件格式存入系統(tǒng)，電子文件與元數(shù)據(jù)可自動通過元數(shù)據(jù)中的關(guān)聯(lián)關(guān)系實現(xiàn)自動對應(yīng)。
②數(shù)據(jù)整理
數(shù)據(jù)整理部分面向全宗單位的部門兼職檔案員或檔案管理員提供對于進入系統(tǒng)的待歸檔數(shù)據(jù)的整理功能，通過整理使之成為符合檔案規(guī)范的數(shù)據(jù)。此部分系統(tǒng)主要提供以下功能：
自動分組（分類）
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進行分組（分類）。
自動排序
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進行排序。
立卷（裝盒）
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)進行組卷（裝盒）操作，并自動生成相關(guān)案卷級/盒級字段信息。此功能分為以下兩種方式：
自動組卷（裝盒）
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對某檔案類型的全部數(shù)據(jù)進行自動組卷（裝盒）操作。
手工組卷
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對某檔案類型用戶所選擇的數(shù)據(jù)進行手工組卷操作。
手工調(diào)整
對于已組好卷的數(shù)據(jù)提供由用戶手工調(diào)整的功能，包含以下功能點：
增加
提供對歸檔案卷/文件條目信息的增加功能，并提供電子文件的掛接。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于錄入需要歸檔的案卷/文件條目信息，同時掛接電子原文。
刪除
提供對歸檔案卷/文件條目信息的刪除功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，刪除文件條目信息的同時也刪除該條目下掛接的電子原文。
修改
提供對歸檔案卷/文件條目信息的修改功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于修改并保存案卷/文件條目信息的修改結(jié)果。
檢索
提供對于案卷/文件條目中各字段的組合檢索、模糊檢索功能，最大程度確保數(shù)據(jù)的查全率和查準率。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
數(shù)據(jù)排序
主要是對于進入收集整編子系統(tǒng)的案卷/文件條目信息按相應(yīng)排序規(guī)則默認排序，排序后便于檔案整理人員對于數(shù)據(jù)的瀏覽和整理工作，此處的排序規(guī)則已在系統(tǒng)“檔案業(yè)務(wù)管理設(shè)置”子系統(tǒng)中預(yù)先定義完畢，除預(yù)先定義的規(guī)則外還可以進行任意兩條數(shù)據(jù)的位置對調(diào)和連續(xù)多條數(shù)據(jù)的順序調(diào)整。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
數(shù)據(jù)移出
將當前檔案類型的文件級數(shù)據(jù)移入到其它的檔案類型的整編庫，如某個工程的申請文件在文書檔案中，需要移入到科技檔案中。不同檔案類型的數(shù)據(jù)可以相互轉(zhuǎn)化，且轉(zhuǎn)化完成后可以保留不同檔案類型間共有字段中的信息。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
案卷打散
將已組好的案卷或盒內(nèi)的文件打散，重新進行組卷/盒。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
卷內(nèi)文件抽出
將已經(jīng)組好的案卷內(nèi)的文件抽出，使其成為不屬于任何案卷的零散文件。
加入案卷
將用戶選定的零散文件加入某個已組好的案卷中，使其成為此案卷的卷內(nèi)文件。
③數(shù)據(jù)歸檔
此部分主要是由檔案管理員對已接收的數(shù)據(jù)進行檢查歸檔的操作，包含以下功能：
數(shù)據(jù)檢驗：由檔案管理員詳細檢查所接收的移交數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)編目：由檔案管理員操作系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)的相關(guān)目錄信息，以備歸檔。
數(shù)據(jù)歸檔：由檔案管理員操作將數(shù)據(jù)歸檔進入檔案庫。
2、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)
全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)一方面是對室藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，即利用高速掃描儀等設(shè)備對存量檔案數(shù)字化。電子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等圖像格式，掃描時采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質(zhì)檔案，宜采用彩色圖像掃描。因電力企業(yè)室藏檔案圖紙多，掃描儀還須具備消藍功能，在掃描過程中不能只追求清晰度，將分辯設(shè)置過高，導(dǎo)致圖像太大影響傳輸和存貯。在檔案清晰度滿足要求情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi。另一方面利用OA系統(tǒng)接口將歸檔文件及其屬性目錄信息轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中，同時將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉(zhuǎn)入檔案服務(wù)器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)文檔一體化數(shù)據(jù)共享。
2010年項目實施時，大唐南京發(fā)電廠檔案室人員對室藏檔案全部進行了數(shù)字化掃描、加工，共建成17萬余條檔案條目數(shù)據(jù)庫、約154萬頁原文數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)條目與原文100%掛接。
（四）檔案信息安全保障體系建設(shè)
1、制度建設(shè)
為了規(guī)范文件材料的歸檔工作，完善、系統(tǒng)保存本企業(yè)檔案，進一步提高檔案信息管理水平，保障電子檔案的安全、完整和有效利用工作得到落實，我們陸續(xù)制訂和印發(fā)了《電子文件歸檔管理制度》等規(guī)章制度，涵蓋了電子文件歸檔、電子檔案的移交、利用、鑒定、檔案數(shù)據(jù)的管理維護、保管、備份、安全保密等制度。
自工程建設(shè)以來，加強檔案管理“三納入”、“四參加”工作。例如：（1）重要檔案工作事項，納入廠辦公會領(lǐng)導(dǎo)議事日程，列入廠年度、月度計劃一同安排；（2）檔案信息化工作明確納入單位規(guī)章制度及工作流程；（3）檔案信息化工作納入辦公室與各部門年度工作考核制度及崗位職責(zé)；（4）基建期間所有設(shè)備開箱、項目驗收、資料交接等，都要求檔案人員參加，并作文字、圖片記錄等。
2、系統(tǒng)操作安全保障
本部分安全設(shè)計方案主要是從應(yīng)用系統(tǒng)安全設(shè)計、安全認證、數(shù)據(jù)加密方面，應(yīng)用軟件安全主要是從軟件的角度考慮，主要從數(shù)據(jù)傳輸安全、系統(tǒng)操作安全、數(shù)據(jù)訪問安全三個方面來考慮。
數(shù)據(jù)傳輸安全
①采用VIEW服務(wù)方式，每個客戶端無需安裝瀏覽軟件，為系統(tǒng)維護帶來極大方便，無需客戶端。
②電子文件以流數(shù)據(jù)的方式進行傳輸，在客戶機內(nèi)存中顯示，而不會形成本地的臨時文件，排除了安全問題。
③流數(shù)據(jù)的傳輸方式解決了傳輸過程中存在的安全隱患。
系統(tǒng)操作安全
登錄（和其它應(yīng)用系統(tǒng)集成的安全訪問控制）
①登錄的安全控制任務(wù)
平臺對外部系統(tǒng)提供相關(guān)的接口和服務(wù)，需要保證沒有權(quán)限的人不能獲取對應(yīng)的服務(wù)，或者不信任的系統(tǒng)不能訪問對應(yīng)的接口。
平臺登錄的安全控制建立在用戶信息平臺上的統(tǒng)一用戶認證系統(tǒng)之上。在用戶登錄后將持有相關(guān)的統(tǒng)一令牌，用戶只需持有統(tǒng)一用戶認證系統(tǒng)頒發(fā)的用戶令牌，就可訪問相關(guān)的接口和服務(wù)。用戶進行統(tǒng)一認證時，進行如下的令牌獲取操作：
從外部系統(tǒng)訪問平臺提供的接口和服務(wù)之前，先要獲取相關(guān)的系統(tǒng)
訪問令牌；持有令牌的客戶端，訪問相關(guān)的平臺提供的接口和服務(wù)；平臺驗證令牌是否有效，如果有效，將在檔案信息管理系統(tǒng)中構(gòu)造相關(guān)的用戶信息，并且訪問相關(guān)的接口和服務(wù)。
②操作權(quán)限
操作權(quán)限主要分為子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級。主要根據(jù)角色來控制，系統(tǒng)默認的角色有系統(tǒng)管理員、高級檔案管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶（利用者）五個角色。
定義角色的時候可以定義到子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級權(quán)限，其中對應(yīng)的收集整編、檔案管理、借閱管理等的添加、編輯、刪除、組卷、批量修改、批量刪除等模塊按鈕功能需要涉及到檔案類型，必須根據(jù)檔案類型來分別設(shè)置權(quán)限。
判斷的時候首先要根據(jù)用戶的ID取得對應(yīng)的角色ID，根據(jù)角色ID信息來判斷是否在該角色中存在權(quán)限信息，如果已經(jīng)存在則為有權(quán)，如涉及到檔案類型需要判斷對應(yīng)的檔案類型權(quán)限。
③操作日志
系統(tǒng)通過記錄用戶操作日志來加強系統(tǒng)的安全性，以便管理員可以對惡意破壞數(shù)據(jù)過程進行審計。在本系統(tǒng)中，提供有登錄日志、操作日志和數(shù)據(jù)訪問日志三類日志。
用來記錄用戶成功登錄（退出）檔案系統(tǒng)的事件。用戶登錄指用戶由檔案系統(tǒng)外成功登錄進檔案系統(tǒng)。其形式可以有多種，例如：由門戶系統(tǒng)登錄到檔案系統(tǒng)；在其它系統(tǒng)中，訪問集成的檔案查詢模塊；直接登錄檔案系統(tǒng)等。
主要日志信息包括：用戶帳號（ID）、所屬全宗、登錄日期（時間）、登錄時客戶機IP地址、退出時間，登錄方式（門戶、集成模塊、直接登錄）等。
用來記錄用戶在檔案系統(tǒng)中所進行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部門管理、服務(wù)器配置管理、檔案類型管理等。主要日志信息包括：操作者（用戶ID）、操作日期（時間）、所屬全宗、用戶操作等。
用來記錄用戶對檔案數(shù)據(jù)本身的訪問。例如，對檔案數(shù)據(jù)條目的刪除。對電子文件的瀏覽、下載等。主要日志信息包括：用戶ID、操作日期（時間）、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)的ID、檔案數(shù)據(jù)的標題（電子文件的標題）、操作方式（刪除、瀏覽、下載、銷毀）等。
數(shù)據(jù)訪問安全
數(shù)據(jù)訪問需要控制用戶訪問的條目和電子文件信息，并可以靈活設(shè)置權(quán)限。目前大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限根據(jù)權(quán)限類型分為條目權(quán)限和電子文件權(quán)限，根據(jù)設(shè)置方式分為臨時權(quán)限、規(guī)則權(quán)限、默認權(quán)限。
規(guī)則權(quán)限針對網(wǎng)上利用者和普通用戶設(shè)置，針對條目權(quán)限和原文權(quán)限進行判斷，可以設(shè)定對應(yīng)的查詢規(guī)則來批量設(shè)置權(quán)限。可以針對檔案庫進行設(shè)置。可以內(nèi)置一些固定規(guī)則，如全部數(shù)據(jù)、歸檔前數(shù)據(jù)、歸檔后數(shù)據(jù)、職務(wù)對應(yīng)密級等。可以選擇組或組下面的人進行設(shè)置權(quán)限，如果設(shè)置了組的權(quán)限，下面的人自動繼承組的權(quán)限，判斷順序為人優(yōu)先于組。規(guī)則權(quán)限判斷流程為：
默認權(quán)限主要針對網(wǎng)上利用者和兼職檔案員，可以根據(jù)檔案類型來設(shè)置，主要權(quán)限類型為條目瀏覽、電子文件瀏覽、電子文件下載等。
條目權(quán)限根據(jù)默認權(quán)限和規(guī)則權(quán)限組合得到對應(yīng)的用戶的權(quán)限。
電子文件的一般使用流程
電子文件一般的使用流程如下圖所示：
上述流程主要包括了電子文件的提交、存儲和利用三個環(huán)節(jié)，利用時可以對電子文件進行瀏覽、下載、打印、導(dǎo)出光盤等。以上應(yīng)用模式中存在以下幾個問題：
①電子文件格式不統(tǒng)一，給各種電子文件的安全控制及利用造成很多困難；
②電子文件容易被篡改，篡改不易被發(fā)現(xiàn)；
③電子文件一旦提供用戶瀏覽，則電子文件已無法控制，用戶可進行拷貝、另存等，存在重要文檔被轉(zhuǎn)給其它人員的隱患。
電子文件訪問安全控制的主要任務(wù)：
①能有效控制電子文件的閱讀、下載、另存、打印、打印份數(shù)、修改、拷貝/粘貼、使用有效期限等。
②保證重要文檔不轉(zhuǎn)給其它人員。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能閱讀采用本系統(tǒng)加密的文檔，未經(jīng)授權(quán)的用戶，即使拿到其他人的授權(quán)文件，仍無法閱讀加密的文檔。
（五）檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)施的建設(shè)
1、機架式服務(wù)器一臺
存儲設(shè)備一臺
2、建立檔案原文數(shù)據(jù)庫所需要的A0、A3平板掃描儀，高速掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備。
五、“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”的特點及主要功能
大唐南京發(fā)電廠的檔案部門擔(dān)負著各類檔案的最高管理職能，在檔案管理系統(tǒng)中，管理職能具體定位如下：
完成大唐南京發(fā)電廠各檔案所屬各部門日常檔案管理工作，指導(dǎo)和管理各部門的檔案歸檔工作，完成檔案資料的收集、整編、錄入和管理工作；同時，將與之對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)和文件系統(tǒng)中歸檔的檔案數(shù)據(jù)歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。另外，大唐南京發(fā)電廠各類檔案需要對各部門的年報進行接收和匯總工作，生成符合國家檔案局要求的年報。
1.全文檢索系統(tǒng)信息服務(wù)功能
系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的智能搜索產(chǎn)品，實現(xiàn)對附件的全文檢索，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；提供自然語言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持對自動搜索到的全部信息進行智能分類，并可對設(shè)定的主題，將全部相關(guān)信息進行聚類；系統(tǒng)的自動分類和聚類功能可以以圖形化展示，方便用戶定位到關(guān)心的信息以及了解信息分類之間的關(guān)系。
針對上述各類搜索方式，都會受到系統(tǒng)權(quán)限的控制，保障檔案數(shù)據(jù)的檢索安全。
目前支持電子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等圖像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字處理格式。
技術(shù)特點：索引權(quán)限和系統(tǒng)權(quán)限完全融合；索引庫、目錄庫、電子文件庫三位一體；系統(tǒng)數(shù)據(jù)和索引庫數(shù)據(jù)同步。
全文檢索示意圖
2.主動式檢索服務(wù)應(yīng)用
檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動服務(wù)方式，突破了傳統(tǒng)的檔案被動利用模式，通過管理員對檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效的發(fā)揮了檔案信息資源的價值；
檔案打包推送一般分為主動推送和請求推送兩種應(yīng)用方式：主動推送是指檔案管理員將組織好的檔案數(shù)據(jù)包設(shè)定有效期后直接推送給用戶進行利用，檔案數(shù)據(jù)包可以是編研成果、事件專題等內(nèi)容；請求推送是指利用者通過網(wǎng)絡(luò)向檔案管理員發(fā)出檔案利用請求信息，檔案管理員根據(jù)請求內(nèi)容組織所需要的檔案信息，設(shè)定有效期限后直接推送給利用者。
檔案推送具有時效性，過期后將失效不能再訪問既方便了利用又保證了安全。
（三）OCR技術(shù)的應(yīng)用
與圖像處理技術(shù)一樣，紫光的OCR（漢字識別）技術(shù)也已嵌入到系統(tǒng)當中，在系統(tǒng)的所需要的操作中，可以隨時調(diào)動OCR功能，實現(xiàn)圖像漢字的識別。OCR技術(shù)主要應(yīng)用與以下幾方面：
紫光的OCR漢字識別技術(shù)在文書檔案的數(shù)字化和再利用方面可以發(fā)揮重要的作用。
首先，在掃描電子文檔的識別中，通過其獨有的版面分析功能，不僅可以快速實現(xiàn)文檔的掃描識別，同時還可以自動提取當中的檔案關(guān)鍵信息，自動識別后填入檔案的目錄信息當中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。
其次，快速OCR技術(shù)將掃描文件自動識別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對圖像文件自動建立索引的功能。
再次，在用戶檢索查詢當中可以選定所需文件內(nèi)容，自動對其進行識別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。
對于中英文混排、表格等特殊格式可以比較好的識別還原。
檔案人員在利用檔案的時候常常需要瀏覽檔案原文，對于比較感興趣的內(nèi)容可以利用在線OCR功能將圖片格式的原文，識別成可編輯的文本信息，以便于下一步的利用。
利用的時候用戶在檔案原文上選擇需要的區(qū)域，系統(tǒng)自動將區(qū)域內(nèi)的信息傳到檔案服務(wù)器進行識別，然后傳到用戶的窗口顯示出來。
原文瀏覽的時候選擇要識別的區(qū)域
識別后的文本文件
在線OCR支持網(wǎng)絡(luò)上所有有權(quán)限的用戶應(yīng)用，同時允許多個用戶并行使用。
（四）可擴展支持多種安全技術(shù)
系統(tǒng)設(shè)計方案中充分考慮了大唐南京發(fā)電廠對信息安全性方面的考慮，除了系統(tǒng)本身的用戶權(quán)限控制系統(tǒng)和日志管理外，還可以支持與用戶身份認證系統(tǒng)的集成、實現(xiàn)電子印章、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、流技術(shù)瀏覽等信息安全技術(shù)。
（五）檔案數(shù)字化加工模塊中圖像處理技術(shù)
檔案數(shù)字化加工子系統(tǒng)由利用流媒體采集工作站、高速掃描儀、數(shù)碼專用設(shè)備作為信息入口，將紙張、影像、音像的信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像文檔，并將數(shù)字化信息的圖文數(shù)據(jù)庫存儲到海量存儲載體中，采用OCR技術(shù)，實現(xiàn)掃描結(jié)果的文本轉(zhuǎn)化。對文檔、圖片及其他檔案類型數(shù)據(jù)進行加工處理及標引。
圖像處理技術(shù)的應(yīng)用
系統(tǒng)中內(nèi)嵌了紫光圖像處理技術(shù)，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。
在收集整編、檔案管理子系統(tǒng)中，都可以在數(shù)據(jù)錄入和維護時自動打開圖像處理模塊，完成紙介質(zhì)文件的掃描錄入或?qū)呙栉募膱D像處理功能，利用系統(tǒng)中的圖像掛接功能來實現(xiàn)圖像文件與檔案目錄的自動對應(yīng)。
圖像處理模塊最大的特點就是除了可以滿足招標文件需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實現(xiàn)批量的圖像掃描和自動處理的功能，是一個功能強大的圖像掃描和處理模塊。
圖像處理功能介紹
該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、圖像幅面調(diào)整、圖像分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍、去污、糾斜、合并等。
圖像處理窗口
掃描的參數(shù)設(shè)定，在掃描的同時用戶可以設(shè)定自動執(zhí)行糾斜、去黑邊、清除噪聲等功能，掃描后也可以手動進行上述操作。下圖是圖像處理的幾個功能操作界面。
掃描后的文件
去黑邊處理后的文件
糾偏、去污點處理后的文件
掃描后的文件
圖像拼接前
圖像拼接后的效果（合并的時候可以選擇上下合并或左右合并）
六、推廣和應(yīng)用
【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;紙質(zhì)檔案;電子化
一、我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的問題
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對于加強我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會文化與經(jīng)濟建設(shè)都有著重要的意義，但我國目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的狀況不容樂觀。目前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問題主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不足，認識不到檔案管理對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展與社會建設(shè)的重要意義，缺乏對檔案管理工作的有效安排;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實際操作缺乏規(guī)范性，影響檔案管理工作的質(zhì)量;檔案管理設(shè)備落后，技術(shù)更新緩慢，鄉(xiāng)鎮(zhèn)受制于發(fā)展速度與水平等因素，很多地區(qū)在檔案管理設(shè)備上不能及時有效地更新，甚至在檔案保護設(shè)備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質(zhì)量，還埋下了檔案因缺乏有效保護出現(xiàn)丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動，交接工作復(fù)雜繁瑣，易出現(xiàn)漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術(shù)要點，加之缺乏有效的監(jiān)督管理機制，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效果不理想。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式
紙質(zhì)檔案管理，我國大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中人主要應(yīng)用紙質(zhì)檔案，對紙質(zhì)檔案的管理在管理過程中的很多環(huán)節(jié)相對較復(fù)雜，工作量也較大，這些都是由與紙質(zhì)檔案的載體紙張的特點決定的。紙質(zhì)檔案在使用中存在著一定的優(yōu)點，有與紙質(zhì)檔案不易修改，及時修改后也會留下痕跡，如果重新抄錄也很難時間內(nèi)完成，這也增加了紙質(zhì)檔案的真實性與可靠性。但與此同時，紙質(zhì)檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質(zhì)檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隨著經(jīng)年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質(zhì)檔案的體積十分龐大，對檔案存儲空間也有很大的要求。
電子檔案管理，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子計算機與信息化辦公技術(shù)在政府工作中廣泛得到應(yīng)用，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也通過有效的改革措施，加強了辦公現(xiàn)代化信息化的建設(shè)，在檔案管理方面，也逐漸開始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統(tǒng)，通過計算機進行檔案信息的錄入，通過電子存儲設(shè)備進行檔案信息的存儲，利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過檔案管理系統(tǒng)與計算機的操作來完成，相對紙質(zhì)檔案管理繁瑣的過程，具有更強便捷性。電子化的檔案管理也將是我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理未來發(fā)展的主要趨勢。
三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的優(yōu)勢
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠安全有效的實現(xiàn)檔案的長期保存。紙張的易損性導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在保存的過程中容易出現(xiàn)腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無法辨認，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應(yīng)用中，只需將檔案信息通過計算機錄入管理系統(tǒng)，并通過電子信息存儲設(shè)備進行有效保存，在保存中不會出現(xiàn)腐蝕或損壞的問題。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠更方便實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計算機操作能夠更快的進行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優(yōu)勢，同時計算機的信息處理能力也能夠更好的實現(xiàn)大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫中翻找的麻煩，只需簡單的操作，就能將檔案調(diào)出進行查閱，檔案的修改也可以通過計算機輕松完成。
四、檔案管理紙質(zhì)到電子化對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的必要性
（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化是檔案管理信息化建設(shè)的要求
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既是鄉(xiāng)、縣制訂計劃，總結(jié)經(jīng)驗，指導(dǎo)工作的依據(jù)，也是落實黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展農(nóng)業(yè)科研，發(fā)展農(nóng)業(yè)經(jīng)濟所必須的參考資料，對于豐富縣檔案館館藏也是一個重要的來源。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要性，在2000年的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中國家檔案局明確把信息化檔案建設(shè)作為“十五”期間的一項戰(zhàn)略任務(wù)確定下來，隨后2002年了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，將檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與推廣作為一項重要內(nèi)容，要求全國各級檔案部門認真組織學(xué)習(xí)落實。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的電子化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門貫徹執(zhí)行國家加強信息化檔案建設(shè)的戰(zhàn)略方針的必然要求。
（二）檔案管理電子化是解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中出現(xiàn)的問題的有效途徑
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展有著重要的意義，它真實準確地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)在新時代變革中的各項決策、事務(wù)留下憑證和依據(jù)。然而我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實際工作中，存在著很多問題，檔案管理電子化對于接解決我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的一些問題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過簡便的錄入操作，進行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過管理權(quán)限的設(shè)定促進檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規(guī)范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領(lǐng);除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門檔案積存過多，檔案庫數(shù)量及存儲空間不足的問題。在此基礎(chǔ)上加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對檔案管理的重視，將能夠有力的推動我國檔案事業(yè)的全面發(fā)展。
參考文獻
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會計檔案；互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境；管理措施
互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，醫(yī)院會計檔案逐步由紙質(zhì)檔案模式向電子檔案模式過渡，會計檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中也實現(xiàn)了資源共享，這不僅提高了會計檔案的利用率，同時，也節(jié)省了大量的人力資源成本。而對會計檔案管理人員來說，受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，一時間難以接受這種新型的信息化管理模式，檔案資料的收集、歸檔、建目、借閱、檢索、保管等工作流程依然沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，這嚴重影響了會計檔案管理工作效率，給醫(yī)院其他各項工作的順利開展制造了障礙。因此，為了快速適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)信息化大環(huán)境，醫(yī)院應(yīng)當從轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念著手，建立一套科學(xué)完善的會計檔案信息化管理體系，使會計檔案的實際應(yīng)用價值得到切實體現(xiàn)。
一、醫(yī)院會計檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下的顯著特點
（一）省時省工，減少投入成本
醫(yī)院會計檔案管理是一項工作內(nèi)容煩瑣、管理流程復(fù)雜的基礎(chǔ)性工作，過去，在人工管理模式下，檔案資料的收集、整理、歸檔、查閱、審核、保管等流程需要耗費大量的人力資源，無形當中使工作效率大打折扣。而在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，會計憑證、會計報表、各種單據(jù)等檔案資料都建立了電子檔案，管理人員只需要登錄檔案信息管理系統(tǒng)便可以完成煩瑣的工作流程。比如以檔案檢索工作為例，過去在檢索查閱會計檔案資料時，管理人員需要對紙質(zhì)檔案的保管區(qū)域進行確認，然后再逐一按照檔案編碼目錄進行查找，這一過程，需要耗費大量的時間。而檔案信息系統(tǒng)建立以后，管理人員可以直接在檢索界面輸入所要查找的檔案資料的關(guān)鍵字即可快速檢索到相關(guān)的電子檔案資料，給醫(yī)院節(jié)省了大量的人力資源成本[1]。
（二）推進了檔案規(guī)范化管理進程
由于醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展過程中，資金往來賬目頻繁，形成的會計憑證以及各種財務(wù)會計資料相對較多，如果依然采取過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，大量的紙質(zhì)資料將占用一個較大的存儲空間，受保管條件的影響，檔案資料極易出現(xiàn)丟失、受潮、受損甚至燒毀的情況，進而給醫(yī)院造成巨大的損失。而在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，紙質(zhì)的會計檔案轉(zhuǎn)變成為易保管、易查閱、易建檔的電子檔案，這就使得檔案管理流程變得清晰化和規(guī)范化，同時，也能夠節(jié)省大量的紙質(zhì)檔案存儲空間，無形當中為醫(yī)院減少了大量的支出成本。
二、互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下醫(yī)院會計檔案管理存在的問題
（一）檔案存儲介質(zhì)的不安全因素
眾所周知，當醫(yī)院的計算機接入互聯(lián)網(wǎng)以后，極易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬程序的侵蝕或者黑客的攻擊，而存儲會計檔案資源的數(shù)據(jù)庫的安全風(fēng)險系數(shù)也不斷攀升，在這種情況下，醫(yī)院一些重要的會計核算數(shù)據(jù)以及會計報表等關(guān)系重大的檔案資料極易出現(xiàn)丟失、被盜的情況，雖然系統(tǒng)管理人員定期對系統(tǒng)進行殺毒處理，但是，網(wǎng)絡(luò)病毒與木馬程序攻擊的不確定性，使得會計檔案資料仍然要面對損壞與被盜的風(fēng)險。比如外來人員隨意接入U盤或者移動硬盤等外部存儲介質(zhì)，這些存儲介質(zhì)如果自帶木馬程序，將極易在計算機系統(tǒng)內(nèi)傳播，進而波及會計檔案資料的存儲數(shù)據(jù)庫[2]。
（二）信息系統(tǒng)管理標準不統(tǒng)一
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種系統(tǒng)應(yīng)用軟件也呈現(xiàn)出多元化發(fā)展態(tài)勢，甚至一些應(yīng)用軟件并沒有經(jīng)過權(quán)威的IT部門的審批，并流入市場，以至于醫(yī)院的會計檔案系統(tǒng)也五花八門，沒有一個統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范和標準。而對于醫(yī)院的會計檔案管理工作而言，本身就是一項嚴謹性與嚴密性較高的工作，但是，在建立檔案應(yīng)用系統(tǒng)時，由于相關(guān)技術(shù)人員缺乏對軟件專業(yè)性與權(quán)威性的認知，使醫(yī)院內(nèi)部所使用的檔案管理系統(tǒng)的功能性嚴重缺失，甚至對一些會計檔案的報表格式也無法兼容，這不僅影響了工作進程，而且也使檔案信息化建設(shè)嚴重滯后。
（三）檔案管理人員綜合素養(yǎng)亟待提升
檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平、各項管理制度的執(zhí)行力以及個人職業(yè)素養(yǎng)與檔案管理工作績效的高低存在密切關(guān)聯(lián)，然而，就目前醫(yī)院會計檔案的管理隊伍來說，在學(xué)歷、學(xué)識、經(jīng)驗、專業(yè)技能等方面表現(xiàn)的參差不齊，尤其在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，一些管理人員仍然沿用過去的工作模式，對檔案信息系統(tǒng)的操作功能一知半解，甚至對電子文檔、電子報表的制作等一些基礎(chǔ)性工作，也難以勝任，以至于檔案管理涉及的工作內(nèi)容也無法正常銜接。
三、互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下醫(yī)院會計檔案管理策略
（一）增強安全防范意識，健全安全保障體系
醫(yī)院會計檔案涉及醫(yī)院內(nèi)部的各項財務(wù)數(shù)據(jù)，一旦泄露或者丟失，將給醫(yī)院帶來巨大的損失。因此，醫(yī)院的各級管理層領(lǐng)導(dǎo)以及會計檔案的管理人員應(yīng)當進一步增強安全防范意識，在原有安全保障機制的基礎(chǔ)上，構(gòu)筑一道堅固的安全防護屏障。首先，針對電子會計檔案資料數(shù)據(jù)庫進行加密處理，通過設(shè)置安全防火墻，在醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)之間建立一個安全綠色防護屏障，以抵御計算機病毒、木馬程序以及網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。其次，針對會計檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)當結(jié)合醫(yī)院各科室以及決策層領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)權(quán)限，設(shè)置一個界面登錄權(quán)限，在進入會計檔案操作界面以后，需要經(jīng)過身份認證或者復(fù)雜密碼的輸入才能瀏覽到相關(guān)的檔案資源。最后，由于互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，計算機病毒的入侵路徑呈現(xiàn)出多樣化特點，因此系統(tǒng)管理人員應(yīng)當定期下載安裝漏洞補丁，同時，應(yīng)當嚴禁外來人員攜帶外部存儲介質(zhì)登錄醫(yī)院內(nèi)部的計算機系統(tǒng)，以保障會計檔案資源的安全性[3]。
（二）增強信息意識，統(tǒng)一管理標準
進入21世紀后，互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)步伐逐年加快，在這一背景下，醫(yī)院也順應(yīng)當下時代的前進節(jié)奏，相繼建立了會計檔案信息管理系統(tǒng)，并在實際運行過程中收到了良好的應(yīng)用效果。因此，會計檔案管理人員應(yīng)當始終秉持一種與時俱進的態(tài)度，進一步增強信息意識，快速適應(yīng)高效快捷的信息化管理流程，及時摒棄過去老套的思想觀念。同時，為了提升醫(yī)院會計檔案資源的利用率，醫(yī)院在優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)時，應(yīng)當建立一套標準化、規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一執(zhí)行標準，在保證系統(tǒng)兼容性的同時，使醫(yī)院會計檔案管理系統(tǒng)的功能性保持一致，以便于各項工作的高效展開。比如以管理系統(tǒng)的檔案檢索功能為例，醫(yī)院各科室的檢索界面應(yīng)當具有相同的風(fēng)格，而且在檢索過程中，只需要輸入簡短的關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞組即可查詢到所需的檔案資源，這種標準統(tǒng)一的管理系統(tǒng)既可提升檔案管理績效，同時，也給醫(yī)院各科室的醫(yī)護人員與管理人員提供了便捷的人性化服務(wù)。
（三）抓好培訓(xùn)再教育工作，提高管理人員綜合素養(yǎng)
人才是醫(yī)院會計檔案管理工作高效展開的先決保障，尤其在互聯(lián)網(wǎng)信息化背景之下，檔案管理工作對人才的專業(yè)技能水平的要求越來越高，基于此，醫(yī)院的人力資源部門應(yīng)當結(jié)合會計檔案管理崗位的職責(zé)權(quán)限，編制一個科學(xué)系統(tǒng)的內(nèi)部培訓(xùn)方案，將會計檔案管理工作涉及的財務(wù)基礎(chǔ)知識、系統(tǒng)操作方法、醫(yī)院規(guī)章制度等內(nèi)容納入培訓(xùn)方案當中，并通過集中培訓(xùn)、專家講座和遠程互動等方式，對會計檔案的管理人員進行培訓(xùn)再教育，使管理人員能夠清醒地認識到會計檔案信息化管理的重要性，進而切實履行自身的崗位職責(zé)與工作義務(wù)。與此同時，醫(yī)院可以定期舉辦一些崗位大練兵活動、信息管理系統(tǒng)操作大賽等活動，挖掘出更多優(yōu)秀人才，為會計檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)注入源源不斷的驅(qū)動力。
結(jié)語
在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，醫(yī)院會計檔案管理逐步向信息化、標準化、規(guī)范化方向過渡，因此，檔案管理人員應(yīng)當充分發(fā)揮自身的主觀能動性，并依托于先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建一個服務(wù)高效、管理便捷的會計檔案信息系統(tǒng)，在提高檔案資源利用率的同時，為醫(yī)院的健康持續(xù)發(fā)展添油加薪。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；文檔一體化；在線歸檔；檔案知識管理
0 引言
伴隨著現(xiàn)代企業(yè)信息化的發(fā)展，企業(yè)信息化和辦公自動化已成為主流的趨勢，為文檔一體化的實現(xiàn)創(chuàng)造了比較好的條件，而文書檔案作為企業(yè)檔案中的重要組成部分，在新的辦公自動化管理環(huán)境下如何更好地管理，以及借助信息化的發(fā)展如何助力知識管理的推進，本文將圍繞著這兩個方面進行闡述。
1 辦公自動化的應(yīng)用對企業(yè)文書檔案管理的影響
1.1 為實現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件
對多數(shù)企業(yè)而言，文件處理工作與檔案管理工作是分設(shè)兩個職能部門管理的，如辦公室和檔案室，辦公室負責(zé)文書處理工作，檔案室負責(zé)檔案管理工作。兩個部門以歸檔為界線，文件在歸檔前屬辦公室管理，歸檔后屬檔案室管理。在這種管理制度下，文件在兩個相對封閉的部門中分開運行，文書處理和檔案管理工作各自獨立，前后沒有關(guān)聯(lián)起來，導(dǎo)致文書部門收集不全文件、檔案部門收集不全檔案、業(yè)務(wù)部門利用不全檔案。
而在辦公自動化條件下，可以把辦公用的紙面上的公文、流程轉(zhuǎn)移到計算機上來執(zhí)行，大量的電子文件就在自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生，實現(xiàn)從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制，避免了前述問題。同時也將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體。
1.2 提高了文書檔案的管理、利用的效率
企業(yè)檔案的識別、收集、標識、分類、立卷、歸檔、應(yīng)用、鑒別和銷毀是企業(yè)檔案管理的基本流程，而有了辦公自動化系統(tǒng)，歸檔前的文檔的處理就可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)，提高了企業(yè)檔案管理的水平和效率。
2 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理的措施和方法
2.1 將OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)銜接起來
企業(yè)在新建辦公自動化系統(tǒng)時，為避免辦公自動化系統(tǒng)中文件管理的功能與檔案管理系統(tǒng)的功能不銜接、不兼容，檔案管理部門要提前介入?yún)⑴c其設(shè)計規(guī)劃，與系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，在滿足文件處理工作的基礎(chǔ)上充分考慮檔案管理的需求，兼顧后期的歸檔和利用，使兩個不同階段不同性質(zhì)的工作有效地結(jié)合起來，整體上做好流程和總體框架的設(shè)計，保證文件傳遞的安全性、準確性和時效性。
2.2 實現(xiàn)在線實時歸檔
在線實時歸檔是從文檔一體化管理出發(fā)，使電子文件從形成、流轉(zhuǎn)到最后辦理完畢后及時歸檔在系統(tǒng)中得到了實現(xiàn)，實現(xiàn)了檔案全生命周期的系統(tǒng)化管理。
下面將針對企業(yè)網(wǎng)上制發(fā)的文件和接收外單位的文件來實現(xiàn)在線的實時歸檔。
企業(yè)網(wǎng)上發(fā)文，由文件的起草人在起草電子文件時就對文件的內(nèi)容價值進行鑒定，內(nèi)容的鑒定需接受檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)；文件草擬完畢后進行審核簽發(fā)復(fù)核校對等，直到正式簽署形成，流轉(zhuǎn)到歸檔環(huán)節(jié)進入到檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫或者計算機服務(wù)系統(tǒng)。檔案部門在第一次鑒定的基礎(chǔ)上，進行第二次鑒定，對鑒定為需要長期保管的文件下載下來，存儲到光盤或者移動硬盤中保存，并確認有些文件是否需要印制成紙質(zhì)保存，通過雙套制來降低檔案保管的風(fēng)險。
對于企業(yè)需接收的外單位來文首先進行收文登記（如接收的是紙質(zhì)文件，需掃描放進系統(tǒng)中），收文管理也是辦公自動化的一部分且和檔案管理系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)的，接收登記后進行審核分發(fā)辦理等，后續(xù)的處理流程同企業(yè)網(wǎng)上發(fā)文。
2.3 電子文件的安全管理
隨著辦公自動化的應(yīng)用，系統(tǒng)中產(chǎn)生了大量的電子文件，而如何保證電子文件的信息安全至關(guān)重要。需要做到以下幾點：
①實現(xiàn)系統(tǒng)安全功能的完整性，運用加密、防火墻技術(shù)及計算機病毒防護措施等。
②建立完善的安全管理制度，在此基礎(chǔ)上，建立檔案信息安全保密的工作小組（可由公司保密部門、文秘人員及其他相關(guān)部門組成），貫徹落實安全責(zé)任制，保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全。
③強化管理人員的安全意識，系統(tǒng)要建立身份認證，設(shè)定用戶權(quán)限，在權(quán)限內(nèi)規(guī)范操作規(guī)程，按要求維護。
④對電子檔案數(shù)據(jù)備份兩種以上媒介，定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時恢復(fù)；將記錄媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟蹤軟件版本升級硬件設(shè)備更新?lián)Q代的情況，及時做好數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換。
2.4 根據(jù)企業(yè)自身情況，對永久或者長期保存的重要文書檔案進行“雙套制”歸檔保管
盡管采取了多份備份、防病毒、防刪除等多種的形式進行防范，為了保險起見，多數(shù)單位仍舊采用檔案紙質(zhì)原件歸檔與數(shù)字檔案資源同時歸檔并存的方式，在沒有根本性解決方案前，仍然會延續(xù)下去。
保管的紙質(zhì)文件主要是用于查原件和長期保管，平時日常查閱主要是網(wǎng)上查詢電子版。
2.5 建立文書檔案的現(xiàn)代管理模式
傳統(tǒng)文書檔案管理模式主要是手工管理，內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等。其中在整理紙質(zhì)歸檔文件時，因為沒有計算機檢索采取的多是人工立卷歸檔，歸檔案卷的質(zhì)量依賴于立卷人自己的經(jīng)驗和理解，沒有完全統(tǒng)一的立卷標準。
而辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，為現(xiàn)代文書檔案管理模式的建立提供了技術(shù)條件。在辦公自動化環(huán)境下，電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔成為主要的歸檔部分，所有的電子文件都在相關(guān)系統(tǒng)中產(chǎn)生，相應(yīng)的文書檔案管理的一系列工作包括文件的擬定、審核、簽發(fā)、登記、編號等各個環(huán)節(jié)必須按照系統(tǒng)的要求規(guī)范操作，以保證所流轉(zhuǎn)的文件信息的規(guī)范性、準確性。同時在保證辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)結(jié)合的基礎(chǔ)上，明確電子文件歸檔和檔案人員整理的流程和環(huán)節(jié)，對著錄的標準也要進行統(tǒng)一規(guī)定。
2.6 制定相應(yīng)的標準規(guī)范體系，加強規(guī)劃和部署
制定相應(yīng)的標準規(guī)范是非常重要的。一方面，為推進文件生成規(guī)范化、制度化，按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機關(guān)公文格式》的細則規(guī)定，結(jié)合企業(yè)公文形成、運轉(zhuǎn)特點，聯(lián)合制定相應(yīng)的公文行文規(guī)則、辦理流程和歸檔細則，明確歸檔范圍。另一方面，根據(jù)《電子文件歸檔和管理規(guī)范》要求，結(jié)合系統(tǒng)建設(shè)需求，合理解決OA 辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔的規(guī)則制定、端口對接等問題，實現(xiàn)系統(tǒng)間“無縫”對接和公文形成到歸檔前全程管理。
3 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理的利用
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，如何從海量的檔案中快速準確的查詢到使用者所需要的檔案信息一直是傳統(tǒng)檔案管理的難題之一。而辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，很好地解決了這一問題，從技術(shù)上擺脫了手工檢索的弊端，從業(yè)務(wù)上經(jīng)過系統(tǒng)的梳理，都是結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)，兩方面保證了檔案的高效利用。
辦公化系統(tǒng)中文檔流轉(zhuǎn)的信息都可以為檔案管理所利用，這樣在利用檔案時，按照相應(yīng)的關(guān)鍵詞進行搜索，能迅速且多方面的查詢到所需要的信息，在有權(quán)限的前提下，或者經(jīng)過相關(guān)人員的審批下就可以瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供多維度的查詢視角，如文檔信息按照項目或者部門分類流轉(zhuǎn)等，提高了檔案信息檢索的效率。
4 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案的管理如何助力知識管理推進
在當下的知識經(jīng)濟時代，人們越來越認識到知識對社會進步的重要推動作用。現(xiàn)代企業(yè)的核心競爭力更是少不了知識管理的推進。而檔案作為企業(yè)知識信息的重要載體，在知識管理過程中必將發(fā)揮其重要作用。
通過辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)文書檔案信息的科學(xué)管理，各業(yè)務(wù)部門的文件處理人員將有關(guān)重要的文件、資料及時通過公司的辦公自動化系統(tǒng)處理，文件流轉(zhuǎn)完畢后網(wǎng)上歸檔到檔案管理系統(tǒng)， 檔案人員對其進行鑒定、整理和加工提煉，形成各類企業(yè)知識庫，經(jīng)提煉的信息又可以通過辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為用戶所使用，促進員工的知識交流，使文書檔案管理逐步向檔案知識管理模式邁進。
參 考 文 獻
[1] 庫俊平.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].創(chuàng)新科技，2013（09）：50-51.
本文對新組建呼和浩特市供排水有限責(zé)任公司的集中檔案信息化管理問題加以探討。隨著全市涉水行業(yè)行政單位的調(diào)整、撤并、整合，而涉及到的原各單位檔案管理問題及總公司組建后的檔案管理信息化建設(shè)設(shè)想，針對檔案信息化建設(shè)方面存在的問題，討論其檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個關(guān)鍵問題，以便為呼和浩特市供排水有限責(zé)任公司在城市供排水現(xiàn)代化建設(shè)，及其檔案信息化建設(shè)中提供參考。
關(guān)鍵詞：
供排水有限責(zé)任公司；檔案；開放共享；數(shù)據(jù)庫平臺
一、呼和浩特市供排水檔案信息化建設(shè)思考
“供排水行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案平臺”，是全市供排水總公司檔案管理部門管理現(xiàn)代化水平的體現(xiàn)，隨著城市規(guī)模逐步擴大，新型產(chǎn)業(yè)不斷出現(xiàn)，以及市民生活水平不斷提高，城市對供排水建設(shè)的要求越來越高，涉水環(huán)境要綠色環(huán)保，對水資源利用率和經(jīng)濟性要求越來越高。隨著涉水單位體制不斷改革，全市涉水單位調(diào)整，整合一體化管理逐步落實，隨著這樣的機構(gòu)整合，就給供排水總公司檔案管理部門提出了新的改革創(chuàng)新要求：對過去各行政單位分散的檔案管理體制進行改革，盡快建立適應(yīng)供排水行業(yè)新的統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理信息庫，使檔案服務(wù)能準確、快速、精準、開放、共享及互動的全新檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息平臺。本文主要分析呼和浩特市供排水檔案信息化管理建設(shè)及其現(xiàn)狀和存在的問題，提出供排水行業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的構(gòu)架方案，以期為供排水總公司在檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)方面提供參考。
二、全市涉水行業(yè)檔案信息管理的現(xiàn)狀和存在的問題
（一）呼和浩特市涉水行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀從20世紀60年代初期，市內(nèi)的供排水行業(yè)就不同程度地開始了檔案管理科的建設(shè)，其檔案采集的主體部門是單位的辦公室主持，幾乎沒有檔案專業(yè)人員，僅僅處于單一的粗放的原始資料保管狀態(tài)。改革開放以來，隨著國家對檔案管理工作的要求不斷提高，檔案資料的管理機構(gòu)才開始具備，有了初級規(guī)范的檔案專業(yè)化管理機構(gòu)和人員。但是，許多單位的檔案管理還是處初級保管的被動狀態(tài)，檔案收集隨意性很大、零亂、缺失嚴重，檔案保管條件原始落后，自然損壞時有發(fā)生。近年來，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息數(shù)字化建設(shè)被正式提出，對全市涉水行業(yè)檔案信息化管理的要求也越來越高。供排水行業(yè)以生產(chǎn)管理、管網(wǎng)管理、營業(yè)管理、無紙化辦公為主要核心的管理信息系統(tǒng)，已逐步成為呼和浩特市供排水行業(yè)工作中不可缺少的工具。目前，很多城市供排水行業(yè)的檔案信息化大都采用影印、掃描、文本錄入等數(shù)字轉(zhuǎn)換方法，建立原始檔案數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，這種檔案管理數(shù)據(jù)庫的不足使系統(tǒng)整合分析共享能力差、智能分析差，無法形成實時在網(wǎng)絡(luò)中的一體化數(shù)據(jù)管理平臺，無法全面提高供排水檔案信息化水平。
（二）呼和浩特市供排水行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在問題供排水檔案管理信息化建設(shè)正處于建設(shè)與逐步完善階段，及時學(xué)習(xí)、收集、分析、借鑒國內(nèi)同行檔案信息化管理建設(shè)好的經(jīng)驗，分析他們檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)缺點，是建設(shè)呼和浩特市供排水檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的捷徑，事半功倍，十分必要而又迫切，縱觀國內(nèi)一些供排水檔案數(shù)字信息化建設(shè)存在的問題主要表現(xiàn)在以下方面。
1.觀念問題在現(xiàn)有的檔案管理制度方式下，供排水總公司的檔案管理雖取得了較快較規(guī)范的發(fā)展，但在公司一些二級企業(yè)和基層單位還是認為，他們沒有必要趕檔案信息化管理的這個“時髦”。還有些人認為，檔案管理信息化建設(shè)僅僅只是一些計算機操作，軟、硬件的單獨配置，認為有這些就意味著信息化建設(shè)已完成，沒有意識到供排水檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)的、復(fù)雜的工程，決不僅僅只是建立一個企業(yè)網(wǎng)站就算實現(xiàn)了管理的信息化，這種認識制約著行業(yè)信息化的健康發(fā)展。
2.人才問題供排水檔案管理規(guī)模較專業(yè)化而零亂，管理業(yè)務(wù)單一，無法建立自己的IT隊伍，對計算機、網(wǎng)絡(luò)人才吸引力有限，單位內(nèi)部也很少能找到既懂得IT技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才，大多數(shù)單位信息化建設(shè)只能借助外來力量完成，由于開發(fā)人員不清楚企業(yè)內(nèi)部檔案管理的具體情況，溝通困難則成為信息化建設(shè)的軟肋。
三、供排水檔案管理信息化系統(tǒng)的組成和其邏輯關(guān)系
1.建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺此平臺建設(shè)可使整個公司內(nèi)部上至高層領(lǐng)導(dǎo)，下至普通員工都可以通過各自的權(quán)限在瀏覽器上共享、分析、處理和應(yīng)用企業(yè)內(nèi)部各種檔案信息的資料，實現(xiàn)查閱自動化、運營智能化、管理決策科學(xué)化、相關(guān)信息資源化和運作網(wǎng)絡(luò)化。
2.建立穩(wěn)定可靠的檔案核心數(shù)據(jù)交換中心通過對各個行政，技術(shù)等環(huán)節(jié)檔案信息數(shù)據(jù)庫的實時全面采集和發(fā)送，實現(xiàn)全公司內(nèi)的各種檔案資料信息的集中存儲，形成一個檔案信息共享體，帶動整個公司內(nèi)檔案資料流程運作順暢，保證各層級管理系統(tǒng)對各個環(huán)節(jié)檔案資料的運用。
四、信息化建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題
1.信息化建設(shè)的原則供排水行業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵守統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施，先易后難原則；統(tǒng)一標準、互聯(lián)互通、信息共享和系統(tǒng)開放原則；技術(shù)先進、可靠、實用原則；“以人為本”的服務(wù)體系；信息安全原則。其系統(tǒng)設(shè)計要先進、可靠、實用。要充分利用成熟可靠的公用網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)其分散和遍布的特點，采用VPN虛擬局域網(wǎng)，保證數(shù)據(jù)的實時準確傳輸。
2.系統(tǒng)運行的開放性系統(tǒng)必須便于開發(fā)、使用、維護、管理和系統(tǒng)升級的支持，應(yīng)用軟件設(shè)計開發(fā)要考慮到計算機的普及和應(yīng)用，使各類數(shù)據(jù)資源得到共享。供排水檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是一個長期的、不斷充實和完善的系統(tǒng)工程，呼和浩特市供排水公司必須認識到信息化建設(shè)是單位基于信息技術(shù)的知識擴散及創(chuàng)新的延伸，認識到檔案管理信息化建設(shè)對企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要性，并采取相應(yīng)的管理措施，建章建制，從而達到通過信息化來提高供排水公司的核心競爭力，保持市供排水公司始終處于競爭的前列。
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關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化管理；現(xiàn)狀；服務(wù)效率
信息化時代，高校檔案工作也在不斷進行著自身的信息化建設(shè)。實現(xiàn)檔案信息化管理是當前高校檔案辦公自動化的必然趨勢，也是提升該項工作服務(wù)效率的關(guān)鍵所在。本文將通過具體分析當前高校檔案信息化管理現(xiàn)狀，為新時期高校檔案信息化建設(shè)提供一些思路。
一、高校檔案信息化管理的必然性
1.高校檔案辦公自動化的必然趨勢。隨著信息時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面。目前，我國高校都開始運用信息技術(shù)著力建設(shè)數(shù)字化校園，校園網(wǎng)的建立，也使得檔案管理系統(tǒng)與高校檔案辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了無縫對接。信息化技術(shù)水平的高低已經(jīng)是衡量我國高校檔案管理工作現(xiàn)代化進度的最重要依據(jù)。由此可見，當下高校檔案信息化管理是高校檔案辦公自動化的必然趨勢。在信息化大環(huán)境下，利用新的管理方式將紙質(zhì)文件資源和電子文件資源進行有效、有序歸檔，并將處理完成的資源輸入到檔案信息化管理軟件中生成數(shù)字檔案，已是高校檔案信息化管理工作的最基本和最日常的內(nèi)容。2.提升高校檔案工作服務(wù)效率的關(guān)鍵所在。新時期高校檔案信息化將能夠為高校乃至社會提供大量必須的、可靠的、公共性的、基礎(chǔ)性的原生信息，從而有效實現(xiàn)信息共享，并為開發(fā)和運用社會公共信息資源提供了基本條件[1]189。更重要的是，借助信息化技術(shù)實現(xiàn)存儲的所有檔案信息，更方便被開發(fā)運用和發(fā)揮出更為廣泛的社會效益，從而有效開拓了高校檔案信息化管理工作的服務(wù)空間和提升了其服務(wù)效率。而且在具體的檔案管理工作中，工作人員在檢查和驗收數(shù)據(jù)的時候，可以借助檔案信息化管理系統(tǒng)來自動完成歸檔工作，這就大大降低了抄錄的工作量，減少了檔案生成和被運用的周期，因此從這點看，也提升了高校檔案工作的服務(wù)效率。
二、當前高校檔案信息化管理現(xiàn)狀
1.高校檔案信息化程度偏低，功能單一。雖然，這幾年高校檔案信息化管理工作在數(shù)字化校園建設(shè)的不斷驅(qū)動下，取得了一定的成績，然而從總體上來看，高校檔案信息化的發(fā)展進程還比較緩慢，也不夠全面、均衡，尤其是其程度偏低，功能過于單一，僅僅能實現(xiàn)簡單的檔案管理和存儲工作，已無法滿足高校乃至社會對該類資源的需求，使得其工作效率和服務(wù)效率并未取得較大提升。這導(dǎo)致很多高校在檔案管理工作的具體工作模式和具體技術(shù)方面，仍然遵循的是傳統(tǒng)紙質(zhì)資源檔案管理范式，其具體工作內(nèi)容對象仍是實體檔案，信息化技術(shù)也只發(fā)揮了最基本的輔助功能，僅僅實現(xiàn)了檔案目錄管理的信息化，尚無法實現(xiàn)檔案全文管理的信息化。由此可見，當前高校檔案信息化管理工作還不能與時俱進，其信息化程度還有待進一步提高，其功能也需要不斷去完善和更新。2.高校檔案管理理念與信息化發(fā)展斷層。高校檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容分別有，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)、檔案信息資源的運行機制建設(shè)、檔案信息資源的人才隊伍建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)與運用建設(shè)。然而，雖然一些高校在不斷對它們進行投入，一些硬件設(shè)施、人才隊伍、培訓(xùn)機制、運行機制、管理制度等等被一一完善和建設(shè)起來，但是在檔案管理理念上，卻依然遵循的是傳統(tǒng)的實體檔案資源管理思維，這也意味著高校檔案管理理念與信息化發(fā)展斷層，檔案管理模式依然落后[2]154。根據(jù)相關(guān)機構(gòu)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些高校檔案室依然采用抄錄、歸類、統(tǒng)計的方式來處理檔案信息資源，這不但工作效率不高，而且還容易出現(xiàn)問題。高校檔案管理理念落后，也造成其不注重工作隊伍，因此一些高校檔案管理工作者極度缺乏基礎(chǔ)的信息化技術(shù)，專業(yè)素質(zhì)偏低，幾乎都沒有接受過正規(guī)的檔案信息化管理工作培訓(xùn)，他們一直沿襲著傳統(tǒng)的工作模式，這造成高校檔案信息化管理模式無法成為當前檔案管理工作的主體。3.高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足。盡管大部分高校都在不斷加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，不斷完善和更新硬件、軟件的環(huán)境條件，但是總而觀之，其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)仍有不足。甚至一些高校由于檔案管理意識不足和后期資金不足，造成檔案管理部門的一些基礎(chǔ)設(shè)施尚未建設(shè)完善[3]125，檔案資源的安全方面項目建設(shè)也被擱淺，這嚴重阻礙了檔案管理工作的正常運行，影響了其服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)安全。總之，當前高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，成為制約高校檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化、創(chuàng)新化、標準化的最現(xiàn)實障礙。
三、新時期高校檔案信息化建設(shè)思路
1.信息整合，打造高校數(shù)字化檔案資源體系。要想實現(xiàn)高校檔案信息化管理，那么首先要進行信息整合，打造出高校數(shù)字化檔案資源體系。具體操作是：第一，要打造出檔案信息資源的數(shù)字化資源體系。首先，要注重收集、歸納、統(tǒng)計有重要價值的高校檔案信息資源，而后經(jīng)過調(diào)查分析來找到信息資源源頭，以后再定期從相關(guān)部門去收納早前就制定好的這類檔案信息資源。在這里需要注意的是，高校檔案室要通過監(jiān)督、指導(dǎo)、行政指令讓下屬單位將信息采集工作生成制度化流程，全面輻射到每個工作重點之處，從而有效收集到各個部門在自己具體工作中生成的極具價值的檔案信息資源，在進行歸檔的時候，還要注意將有關(guān)黨群、教學(xué)、行政、人事等類型的檔案資源進行有效的信息整合，歸納到一起，從而確保該類工作的高效性和完整性；其次，對學(xué)生類、人事類等一些檔案信息資源進行信息整合，再歸檔；再次，要不斷強化對電子檔案資源的管理與歸檔。最后，要借助信息化技術(shù)將檔案室存儲的檔案文獻資源數(shù)字化，如將紙質(zhì)檔案信息資源輸入計算機檔案管理系統(tǒng)中等[4]33。第二，要打造出檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫資源體系。即根據(jù)已有的電子文件檔案資源來建設(shè)數(shù)據(jù)庫：一開始應(yīng)不斷建設(shè)和完善目錄資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，而后對重要檔案資源進行數(shù)字化建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案文獻資源的全文信息數(shù)據(jù)化。這樣將極大方便對檔案資源的開發(fā)與運用。在檔案資源數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)中，學(xué)生的學(xué)籍信息、教師的業(yè)績信息都能納入其中，這將對高校的教學(xué)工作發(fā)揮重要意義，從而提升了高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。第三，以檔案室作為基點和中心，來架構(gòu)一個輻射到高校所有部門的檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)資源體系，這將方便檔案室對其他部門提供的檔案資源的收集、加工、開發(fā)和管理，而且也有效實現(xiàn)了信息資源的共享。2.平臺建設(shè)，注重高校檔案系統(tǒng)建設(shè)及服務(wù)延伸。在新時期，高校檔案信息化管理工作必須要注重對其管理平臺的建設(shè)。首先，建設(shè)基礎(chǔ)平臺。要不斷加大對其基礎(chǔ)設(shè)施的投資，不斷添加和更新硬、軟件設(shè)施，例如購置計算機，架設(shè)網(wǎng)絡(luò)，采購圖像識別、復(fù)印機、數(shù)碼相機等物件，除此之外還要購買或者自行開發(fā)一些先進的檔案信息化管理軟件程序，來提升該項工作的信息化水平。值得注意的是，在基礎(chǔ)管理平臺建設(shè)中，要確保檔案管理系統(tǒng)與高校檔案辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，以使得平常各部門對各種信息資料的處理工作與高校檔案管理工作對接起來。當然還要做好平臺系統(tǒng)的安全維護工作，以保證檔案信息資源的完善性、客觀性、安全性。其次，建設(shè)檔案信息資源的社會共享服務(wù)平臺。具體做法是要不斷更新和優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，從而滿足社會各界的需求，如主動為一些合作企業(yè)推薦優(yōu)秀的學(xué)生信息檔案資源等[5]20。同時還應(yīng)該逐漸建設(shè)起電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)資源共享，甚至是上門服務(wù)等服務(wù)平臺項目。當然還要借助信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，不斷建設(shè)自身的各種資源數(shù)據(jù)庫，從而方便對檔案資源的檢索，提升其服務(wù)質(zhì)量。再次，建設(shè)更廣泛的檔案信息資源管理共享網(wǎng)絡(luò)。如何研究單位、合作企業(yè)、其他高校等建立一個網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺，從而讓高校的檔案信息資源分享到社會信息網(wǎng)絡(luò)中，這不但能提升其利用率，延伸其服務(wù)，也有利于對其進行資源優(yōu)化與開發(fā)。3.人才建設(shè)，打造一支高素質(zhì)檔案管理人才隊伍。在高校檔案信息化建設(shè)中，要注重人才隊伍建設(shè)，從而打造一支高素質(zhì)檔案管理人才隊伍。具體措施是，第一，檔案管理人員要與時俱進，具備檔案信息化管理理念[6]251，努力摒棄重藏輕用的傳統(tǒng)檔案管理思想，要不斷學(xué)會借助信息化技術(shù)完成各項檔案管理工作，以提升該項工作的信息化水平，而且在服務(wù)中，要改變傳統(tǒng)的服務(wù)習(xí)慣與服務(wù)態(tài)度，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，來滿足新時期高校乃至社會對該項工作的服務(wù)需求；第二，高校相關(guān)部門應(yīng)該不斷對人才隊伍進行相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，例如通過講座、研討會、繼續(xù)教育甚至學(xué)術(shù)交流的方式來不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。尤其要注重對信息化技術(shù)和檔案學(xué)專業(yè)知識這兩方面的培訓(xùn)，要讓工作人員起碼具備最基本的信息搜集、篩選、交流、輸出、加工等專業(yè)信息技術(shù)能力，并掌握檔案管理工作的最基本步驟、其重點內(nèi)容與該項工作具體價值；第三，要不斷完善規(guī)章制度，明確工作人員的工作任務(wù)、工作目的，并建設(shè)工作激勵機制和福利待遇機制，以激發(fā)工作人員的工作積極性、學(xué)習(xí)積極性；第四，要打造一支以管理人才為中心，以信息化技術(shù)人才為主體，以綜合型人才為基礎(chǔ)的高校檔案信息化管理工作精英人才團隊，從而為新時期高校檔案信息化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)化、結(jié)構(gòu)合理化的人才資源。4.安全維護，建立科學(xué)化的高校檔案安全保障機制。高校必須要注重檔案信息資源的規(guī)范化和標準化建設(shè)，要嚴格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和按照我國教育部下達的《教育管理信息化標準》，來開展檔案信息化管理工作。如此才能建立科學(xué)化的高校檔案安全保障機制，以確保檔案資源的安全。具體措施是，第一，高校應(yīng)與社會其他相關(guān)部門或單位進行協(xié)調(diào)合作，從而制定出檔案信息化管理的具體標準[7]140。這包括硬軟件設(shè)施的建設(shè)標準、數(shù)據(jù)庫資源的格式標準，以及相關(guān)軟件資源的使用標準和開發(fā)標準等等。如此才能統(tǒng)一檔案信息資源標準，打破其五花八門、各成體系的混亂格局，從而有效維護了檔案信息資源的安全。第二，高校可以從自己的實際出發(fā)，依據(jù)相關(guān)政策和權(quán)威標準，來不斷建設(shè)和完善檔案信息化資源的搜集、輸出、處理、運用、加工、銷毀體制，并做到對現(xiàn)行檔案管理規(guī)范的及時補充與更新，以滿足高校檔案信息化建設(shè)的實際需要。第三，高校要建立具體的高校檔案安全保障機制[8]6。首先，要制定嚴格的管理制度來做好檔案信息資源的保密工作，要嚴厲禁止非工作人員來操作與破壞相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)資源系統(tǒng)，并執(zhí)行用戶身份實名認證等舉措；其次，要對重要的檔案信息資源生命周期進行全程監(jiān)督，并用紙質(zhì)載體對其做好備份工作；再次，要確保網(wǎng)絡(luò)平臺安全，利用先進的防火墻和殺毒軟件來杜絕黑客與病毒攻擊，要定期對系統(tǒng)進行漏洞檢查，一旦發(fā)現(xiàn)隱患，必須立即處理，升級系統(tǒng)安全級數(shù)；最后，要建立應(yīng)急機制。這樣一旦出現(xiàn)安全問題，就能迅速開啟應(yīng)急方案，從而來有效解決危機。5.科學(xué)評價，做好高校檔案信息服務(wù)評價工作。高校檔案信息服務(wù)評價工作能有效保障高校檔案信息化管理工作的服務(wù)質(zhì)量。因此高校應(yīng)該建立一個科學(xué)化、標準化、規(guī)范化的檔案信息管理工作服務(wù)評價機制。具體措施是，第一，高校要明確服務(wù)標準，界定自己的具體服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)權(quán)限；第二，要實現(xiàn)服務(wù)流程的清晰化、合法化、科學(xué)化、規(guī)范化、高效化；第三，要為自身的服務(wù)制度提供保障，要為自己的各項服務(wù)制度提供合法性、合理性以及可操作性的依據(jù)[9]12；第四，實現(xiàn)自身服務(wù)行為及時性、高效性、充分性、系統(tǒng)性；第五，實現(xiàn)服務(wù)方式多元化、合法化、高效化、合理化；第六，建立科學(xué)化、規(guī)范化、客觀化、標準化服務(wù)滿意度評價制度。高校檔案信息化建設(shè)已是大勢所趨，在當前時期，高校檔案管理工作的信息化水平將決定著該項工作的現(xiàn)代化程度。因此高校在檔案管理工作方面，必須不斷加大信息化技術(shù)方面的各項投入，從而保證該項工作的與時俱進，有效提升其服務(wù)效率和拓展其服務(wù)范圍。
參考文獻
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一、知識管理與新模式實施的基礎(chǔ)
(一)知識管理的內(nèi)涵
知識管理是一個新的概念和事物，知識管理的對象是知識，目標是運用知識。從本質(zhì)上來講，知識管理是為了有效地提高企業(yè)的競爭力，而綜合企業(yè)內(nèi)部和外部的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學(xué)的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，利用企業(yè)所蘊涵的集體智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)造能力。檔案知識管理就是在這種新思想、新觀念指導(dǎo)下，對包括信息在內(nèi)的所有智力資本進行綜合決策并實施全面管理的一種全新的管理模式。它最大特點就是把信息技術(shù)與人本思想結(jié)合起來管理，而且更加注重后者。
(二)公司檔案管理的基礎(chǔ)和機遇
首先，檔案知識資源管理得到了公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和推動。其次，潞安礦業(yè)集團公司檔案館推行現(xiàn)代企業(yè)制度，已經(jīng)按照扁平化管理的要求進行嘗試運作。第三，潞安礦業(yè)集團公司檔案館的信息化建設(shè)已經(jīng)開展并取得一些成效，已建成一些應(yīng)用系統(tǒng)，并籌劃實施企業(yè)資源計劃系統(tǒng)。第四，檔案數(shù)字化取得成效。第五，潞安集團檔案管理的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)完成與OA系統(tǒng)銜接的電子檔案提交模塊的設(shè)計，能夠確保潞安數(shù)字檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，符合公司的發(fā)展需要。
二、潞安礦業(yè)集團公司檔案知識資源管理模式設(shè)計
(一)設(shè)計思路
以知識管理為理論指導(dǎo)，合理利用檔案資源，構(gòu)建企業(yè)知識資源管理子平臺。這樣不單單有效地組織企業(yè)知識資源，而且能夠以知識資源管理為改革方向，轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理職能，建立適應(yīng)環(huán)境變化的新型管理模式，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案知識資源的管理，強化對企業(yè)知識資源的整合和開發(fā)利用，實現(xiàn)知識資源管理的智能化服務(wù)和企業(yè)知識資源的共享。
(二)目標
需要實現(xiàn)的具體目標包括：檔案管理知識資源化、信息化；實現(xiàn)知識資源支持領(lǐng)導(dǎo)決策；實現(xiàn)知識資源支持員工學(xué)習(xí)，實現(xiàn)知識資源及時支持員工工作；實現(xiàn)知識資源管理網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)知識資源管理的安全化，實現(xiàn)知識資源管理制度化。
(三)基本策略與建設(shè)的主要內(nèi)容
目前，作為構(gòu)建企業(yè)知識資源管理子平臺，潞安礦業(yè)集團公司檔案管理新模式可以從以下幾個方面來開展建設(shè)：
1.標準體系建設(shè)。首先應(yīng)當確定檔案知識資源管理的標準規(guī)范，制定包括建設(shè)的管理性標準、技術(shù)性標準、業(yè)務(wù)性標準和數(shù)據(jù)使用交換規(guī)范在內(nèi)的檔案館建設(shè)的標準目錄庫，然后對已有的相關(guān)標準進行整合，對過時的標準進行檢查和修改，對空缺的標準進行研究立項。
2.人力資源建設(shè)。檔案知識資源管理必須實行“以人為本”的管理。基于此，應(yīng)設(shè)立一位知識主管，專門負責(zé)實施知識管理。知識主管的職責(zé)為：建立檔案館的知識庫系統(tǒng)并對之進行有效管理和對相關(guān)人員進行管理。知識主管不但要對檔案館中涉及的各種信息技術(shù)進行管理，更重要的是按照檔案館的知識需求，制定知識政策，建立知識組織，營造一個知識交流與共享的環(huán)境，促進知識集成、知識生產(chǎn)、知識共享和知識創(chuàng)新。
3.員工需求分析。通過現(xiàn)有檔案館情況總結(jié)、員工調(diào)查和個案分析等方法，分析不同類型用戶的個性化需求，并預(yù)測這些用戶的潛在知識服務(wù)需求。同時，探索最方便用戶使用數(shù)字檔案館相關(guān)服務(wù)的途徑和方法，如為需求者進行E－mail原文傳遞、RSS信息推送、短消息定制和實時在線咨詢等在線知識服務(wù)。通過用戶需求分析，將最大限度滿足這些需求作為建設(shè)基于知識管理的數(shù)字檔案館的基本依據(jù)。
4.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。基于知識管理的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括三部分：一是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，包括檔案館業(yè)務(wù)局域網(wǎng)環(huán)境建設(shè)、檔案館與相關(guān)單位的接口建設(shè)、數(shù)字檔案館對外網(wǎng)絡(luò)管理與維護，二是硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括服務(wù)器、交換機、存儲設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、安全保密設(shè)備等硬件設(shè)施的建設(shè)；三是系統(tǒng)軟件建設(shè)，包括數(shù)字檔案館所需的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。
5.知識資源建設(shè)。檔案館的知識生產(chǎn)，主要包括兩部分：一是傳統(tǒng)館藏文獻的數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)，即對傳統(tǒng)館藏文獻中的精品內(nèi)容進行數(shù)字化再生產(chǎn)和深加工，建立起具有高附加值的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，諸如檔案目錄、檔案全文數(shù)據(jù)庫等；二是網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)與再生產(chǎn)，即對網(wǎng)站等網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源進行收集歸檔與整理保存，再運用替代、重組、綜合、濃縮等傳統(tǒng)印刷型文獻的信息加工方法，生產(chǎn)出高質(zhì)量的知識產(chǎn)品，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的增值。
6.技術(shù)系統(tǒng)建設(shè)。技術(shù)系統(tǒng)建設(shè)是基于知識管理的檔案館建設(shè)的核心，可設(shè)計為一個由三層槊構(gòu)和七個子系統(tǒng)組成的相互關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)。其中，三層架構(gòu)是指知識門戶層、知識管理層和技術(shù)支撐層。知識門戶層是用戶使用檔案館進行知識管理的門戶系統(tǒng)，知識管理層是檔案館工作人員圍繞用戶知識服務(wù)，開展檔案業(yè)務(wù)活動的操作處理系統(tǒng)。技術(shù)支撐層是數(shù)字檔案館開展知識管理的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)支持系統(tǒng)。七個子系統(tǒng)包括：知識采集系統(tǒng)、知識處理系統(tǒng)、知識存儲系統(tǒng)、知識開發(fā)系統(tǒng)、知識共享系統(tǒng)、知識服務(wù)系統(tǒng)和知識評價系統(tǒng)。
7.組織體制建設(shè)。在信息化的體系下的管理新模式建設(shè)，需要由集團公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和部署，通過試點，有目的有計劃地分工合作，開展標準建設(shè)、技術(shù)攻關(guān)、項目建設(shè)等工作，逐步把基于知識管理的數(shù)字檔案館組織體制建設(shè)起來，實現(xiàn)共建共享。
(四)流程優(yōu)化與設(shè)計
新模式的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容按照以下幾個步驟完成：第一步，知識資源整體規(guī)劃，根據(jù)企業(yè)對知識管理的需求，對企業(yè)知識資源進行整體規(guī)劃。第二步，知識資源建設(shè)，包括兩大步驟：首先是要對企業(yè)內(nèi)部的各種知識資源的采集，然后是對采集來的知識資源進行組織，并以較為規(guī)范的形式存入企業(yè)知識庫，其最終成果是形成知識資源庫。第三步，基于知識資源的增值信息服務(wù)。初步設(shè)計包括企業(yè)知識資源門戶的建設(shè)與管理，為企業(yè)決策層提供戰(zhàn)略性的信息分析服務(wù)；為企業(yè)科技人員提供科技情報服務(wù)；為進行檔案編研，為企業(yè)科技、發(fā)展以及文化建設(shè)等服務(wù)；為是保留傳統(tǒng)的檔案期刊管理與服務(wù)功能。隨著企業(yè)知識資源管理的深化，可繼續(xù)增加服務(wù)模塊。
需要指出的是，以上知識資源管理流程是在信息技術(shù)環(huán)境下實現(xiàn)的，它不是對手工管理流程的生硬拷貝和簡單模仿，需要借助于電子環(huán)境下信息一次輸入、多次輸出，快速傳遞、跨時空共享的優(yōu)勢，打造出新的知識流與服務(wù)模式。
(五)實施步驟
新模式實施的基本原則是整體考慮，分步實施，具體可分如下三個階段來實施：第一階段，企業(yè)內(nèi)部顯性知識集中管理和項目立項。主要內(nèi)容是將企業(yè)內(nèi)部的顯性知識納入企業(yè)“知識資源庫”，并實施項目立項，其工作內(nèi)容主要是：將公司大部分實體檔案數(shù)字化，納入“知識資源庫”；對于知識資源管理系統(tǒng)建設(shè)項目立項實施。第二階段，將企業(yè)內(nèi)部隱性知識顯性化。主要內(nèi)容是通過有效的技術(shù)、方法，使企業(yè)隱性知識顯性化，固化為文件、檔案等顯性知識，納入“知識資源庫”。第三階段，將企業(yè)外部顯性知識集中管理的階段。主要是將企業(yè)外部的顯性知識也納入“知識資源庫”。
(六)風(fēng)險分析及對策
1.管理變革風(fēng)險。新模式是一項變革性的方案，實現(xiàn)了檔案從信息管理階段向知識資源管理的突破，這一過程中首要的問題并非技術(shù)上能否實現(xiàn)，而是從管理機制的轉(zhuǎn)變能否順利得以實施。在實施過程中，應(yīng)實施“以點帶面，穩(wěn)扎穩(wěn)打”的工作方針，使改革的阻力逐步減小，最終全面完成預(yù)定的改革目標。
2.實施風(fēng)險。新模式不僅拓寬了原有的檔案管理的工作范疇，并融進企業(yè)管理和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中，提升到了企業(yè)重要戰(zhàn)略要素的高度，因此項目實施的復(fù)雜度比單純的檔案管理革新要大，從而形成了影響項目成敗的實施風(fēng)險。因此要科學(xué)、系統(tǒng)、合理安排實施計劃，實施前有論證，實施中有監(jiān)控，實施后有評估。同時，鼓勵全員參與，強調(diào)管理層的支持。
作為一個具有開創(chuàng)性、實踐基礎(chǔ)較為薄弱的規(guī)范性文件，《辦法》中的一些要求和條款有多個首次和關(guān)鍵點，需要在貫徹落實中準確理解和重點把握。
電子檔案概念的啟用
信息技術(shù)在各行各業(yè)的普遍應(yīng)用在我國只有十多年時間，作為信息化發(fā)展的重要產(chǎn)物，對電子文件、電子檔案管理重要性的認識及其有效實踐，時間更短，我國相關(guān)部門對電子文件管理的研究和制訂一些規(guī)章標準，大多借鑒歐美信息化發(fā)展較早國家的經(jīng)驗和成果。基于電子文件、電子檔案產(chǎn)生時間短，強調(diào)電子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件檔案管理體制的差異等方面原因，多年來，我國在學(xué)術(shù)研究、規(guī)章標準制訂中一直使用全程電子文件、大電子文件的概念，而較少使用電子檔案的概念。《辦法》首次在國家行政行政管理部門的規(guī)章或標準中使用電子檔案的概念，并給出了定義；“本辦法所稱電子檔案，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。”從定義中可以看出，電子檔案是由電子文件經(jīng)過歸檔環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化而來，其相關(guān)要求和基本屬性跟紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案沒有根本區(qū)別，只不過具有電子屬性，因此，電子檔案的管理一方面要遵從電子環(huán)境下相關(guān)管理的規(guī)律和要求，另一方面，更要遵從檔案管理的一般規(guī)律和基本要求。
檔案移交的時間
檔案移交時間的確定一直是比較敏感和糾結(jié)的問題。過去，為了方便利用傳統(tǒng)載體檔案，立檔單位—直希望將其產(chǎn)生的檔案保留在本單位時間長一些，但是，如果在立檔單位保留時間過長，往往會帶來庫房緊張、安全隱患凸顯等問題。現(xiàn)在，隨著信息化手段的普遍應(yīng)用，各單位機讀目錄的建立和檔案數(shù)字化工作的推進，檔案利用已經(jīng)不是阻礙檔案及時接收進館的主要問題了。
對于電子檔案而言，如果沿用過去對紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案規(guī)定，15～20年再移交進館，顯然是不合適的，對電子檔案的安全保管和長期可用都是極大的隱患。這是因為，電子檔案的保存和可用特別依賴于計算機等軟硬件環(huán)境，而信息技術(shù)到現(xiàn)在為止，仍處于高速發(fā)展期，3～5年后，其操作系統(tǒng)、格式軟件、讀取設(shè)備、存儲載體等就會發(fā)生較大的技術(shù)變化，如果管理措施不能改進、技術(shù)手段不能更新，就很可能出現(xiàn)綜合檔案館的管理系統(tǒng)不能讀取各立檔單位形成的電子檔案的情況。也有些專家建議電子檔案形成之后，即經(jīng)過歸檔流程后，直接向綜合檔案館移交，也就是一年移交一次。我們認為這樣也不合適，這是因為，一方面，為了保證電子檔案來源可靠，電子檔案在移交時必須履行嚴格的移交接收手續(xù)，如果每個立檔單位每年辦理一次移交手續(xù)，對于一個綜合檔案館來說，面對上百甚至將近二百個立檔單位，每年都履行這樣的手續(xù)，時間和精力都顯得不足；另一方面，因為電子檔案的接收和管理都要依賴于綜合檔案館的檔案信息系統(tǒng)，綜合檔案館信息系統(tǒng)所要面對的是不同數(shù)據(jù)類型、不同系統(tǒng)產(chǎn)生的各式各樣的電子檔案，要想達到有效管理各立檔單位產(chǎn)生的電子檔案的目標，綜合檔案館必須要對各立檔單位產(chǎn)生的電子檔案的情況進行調(diào)研，做好接收電子檔案的設(shè)備和技術(shù)準備，才能啟動電子檔案接收工作，綜合檔案館就需要有一定的準備時間。綜合以上考慮，《辦法》規(guī)定：“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間。電子檔案移交時間另行規(guī)定。”
移交與接收的流程
檔案的移交與接收，不僅僅是檔案實體和信息的轉(zhuǎn)移，更重要的是檔案管理的責(zé)任主體的變更，即從檔案的生成單位——立檔單位，變成檔案的永久保管單位——國家綜合檔案館。對于電子檔案而言，因為其內(nèi)容信息與載體的可分離、存儲和讀取對特定計算機軟硬件設(shè)備的依賴、數(shù)據(jù)復(fù)制的便利等特性，電子檔案在移交與接收時更需要遵循嚴格的工作流程，辦理相關(guān)的交接手續(xù)，從源頭上保證電子檔案的可靠和可信。
電子檔案移交與接收可采用離線或在線方式進行。不管采取何種方式，必須遵循《辦法》規(guī)定的工作流程、辦理必須的交接手續(xù)。電子檔案移交與接收的主要流程為：檔案移交單位組織電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)，國家綜合檔案館檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等。《辦法》規(guī)定：“電子檔案檢驗合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》，由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認。”
系統(tǒng)實現(xiàn)的難點
電子檔案的移交與接收是必須基于一定的系統(tǒng)來完成的，《辦法》僅僅規(guī)定了電子檔案移交與接收的基本的、原則性的要求，在移交與接收工作中，還需要各級檔案館通過布置系統(tǒng)、配備設(shè)備、安排人員、建立制度來具體落實。
電子檔案移交與接收工作是一項全新的工作，需要將信息技術(shù)融合、應(yīng)用到檔案管理工作中去，面臨許多技術(shù)難題和挑戰(zhàn)。為了切實做好電子檔案移交與接收工作，國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室和國家發(fā)展改革委員會聯(lián)合下達了電子文件管理試點工程項目，國家檔案局牽頭承擔(dān)電子檔案移交接收和長期保存系統(tǒng)建設(shè)工程項目。工程項目的主要內(nèi)容是，建設(shè)電子檔案接收和長期保存系統(tǒng)，并在上海、福建、重慶、青島、杭州、廣州6個省市檔案館及其對應(yīng)的電子檔案移交單位部署實施。國家檔案局組織力量研究電子檔案移交接收和長期保存的文件檔案管理范圍、管理流程、元數(shù)據(jù)方案、系統(tǒng)接口方案、四性檢測方案等，提出系統(tǒng)的功能需求、設(shè)計方案、技術(shù)、軟硬件配備要求等，并定制系統(tǒng)軟件，由6個省市檔案館運行實施。試點試用一批規(guī)章和標準，形成可操作性的實施方案，驗證規(guī)章和標準的合理性、可行性，提出合理化的建議。研究制訂一批規(guī)章和標準，主要包括電子檔案長期保存管理辦法、重大建設(shè)項目電子文件管理辦法、電子檔案分類方案、電子文件長期保存需求規(guī)范等。在上述系統(tǒng)建設(shè)、規(guī)章和標準試點試用的基礎(chǔ)上，國家檔案局在全國綜合檔案館推廣應(yīng)用該系統(tǒng)，進一步提高全國檔案部門信息化能力。
在電子檔案移交與接收工作和系統(tǒng)實現(xiàn)中，我們認為有以下難點需要組織力量研究解決。
電子檔案移交數(shù)據(jù)構(gòu)成要求。電子檔案數(shù)據(jù)構(gòu)成分兩個方面，一是內(nèi)容數(shù)據(jù)構(gòu)成，比如文書類電子檔案主要包括過程稿、簽發(fā)稿、審批過程信息、元數(shù)據(jù)等，而業(yè)務(wù)類電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)構(gòu)成差異性就比較大，目前還沒有形成統(tǒng)一的相關(guān)要求，需要各行業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點研究提出具體規(guī)定；二是技術(shù)構(gòu)成，技術(shù)構(gòu)成是指電子檔案體現(xiàn)的電子化特征，就是與信息技術(shù)相關(guān)的基本要求，如不同類型數(shù)據(jù)的格式、一“份”或一“卷”檔案內(nèi)容各種數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)方式和組織結(jié)構(gòu)、電子檔案數(shù)據(jù)與源系統(tǒng)或設(shè)備的依賴性或關(guān)聯(lián)性、存儲地址和方式等。
數(shù)據(jù)接口的技術(shù)實現(xiàn)。電子檔案的移交與接收，本質(zhì)上是數(shù)據(jù)從檔案移交單位的檔案管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出，和數(shù)據(jù)向檔案館信息系統(tǒng)的導(dǎo)入。由于當前信息化發(fā)展的標準化、規(guī)范化程度還比較低，各種辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案，其系統(tǒng)類型、數(shù)據(jù)類型、設(shè)備類型種類多、差異大，如何保證檔案館信息系統(tǒng)能夠接收所有立檔單位的電子檔案，并達到保持原貌、保證準確完整，是接收系統(tǒng)在設(shè)計開發(fā)時必須要重點解決的難題，特別是一些結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，既要能夠完整接收，又要保證準確讀取，需要采用高技術(shù)、新手段來實現(xiàn)。
四性測試指標和系統(tǒng)實現(xiàn)方案。《辦法》提出了在移交與接收過程中，交接雙方都要進行四性測試。四性是指電子檔案的準確性、完整性、可用性、安全性，《辦法》里用準確性代替了常說的真實性，主要是考慮真實性涵蓋的范圍太大，具體指標不太好設(shè)定。而準確性主要是指在移交檔案的組織和交接過程中檢驗檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前后數(shù)據(jù)的一致性。《辦法》附件3的填寫說明對四性檢驗的內(nèi)容進行了簡單的解釋，在移交與接收的實際工作中，還需要對四性的具體指標進行細化，并由系統(tǒng)實現(xiàn)自動檢測。
