時(shí)間：2023-06-06 09:33:14
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案管理細(xì)則，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：衛(wèi)生干部；人事檔案；管理措施
衛(wèi)生系統(tǒng)干部的人事檔案主要是在地方衛(wèi)生管理部門按照國(guó)家相關(guān)政策在選拔、培養(yǎng)、任用干部時(shí)所形成的個(gè)人資料，其中主要涵蓋：思想政治、個(gè)人經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)以及業(yè)務(wù)能力等等，其將作為醫(yī)院以及上級(jí)部門考察、任用干部時(shí)重要的參考資料。目前我國(guó)大部分地區(qū)已經(jīng)對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)干部的人事檔案進(jìn)行目標(biāo)化管理，使得衛(wèi)生系統(tǒng)干部的人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及系統(tǒng)化，但是仍然存在較多的問題，因此在本文研究中筆者將總結(jié)分析目前我國(guó)衛(wèi)生干部人事檔案管理的現(xiàn)狀以及產(chǎn)生的原因，并在此基礎(chǔ)上提出了一系列改進(jìn)措施。
一、衛(wèi)生干部人事檔案管理的現(xiàn)狀
（一）衛(wèi)生干部人事檔案真實(shí)性較差
一般來說，衛(wèi)生干部的人事檔案管理應(yīng)該保證檔案資料的嚴(yán)肅性、真實(shí)性以及可靠性，但是在現(xiàn)實(shí)工作中卻頻頻出現(xiàn)檔案失真、失實(shí)甚至是遺失等等不良現(xiàn)象。某些個(gè)人或者醫(yī)院為了某種利益或者規(guī)避某種風(fēng)險(xiǎn)，有意識(shí)的任意隱瞞或者更換檔案資料，將不真實(shí)的資料放進(jìn)檔案中或者直接改寫原始檔案，這樣使得衛(wèi)生干部的人事檔案信息出現(xiàn)不全或者虛假現(xiàn)象，進(jìn)而極大的降低了人事檔案的可信性[1]。這樣將嚴(yán)重影響了衛(wèi)生系統(tǒng)人才的培養(yǎng)、選拔以及任用，而且現(xiàn)在大部分醫(yī)院都是采取“先調(diào)人后調(diào)檔”的方式選進(jìn)優(yōu)秀人才，若檔案材料出現(xiàn)問題但已為時(shí)已晚，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)一系列問題。
（二）硬件設(shè)備落后及管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低
部分地區(qū)由于受到客觀條件因素的制約，在衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案的管理方面無法投入足夠的財(cái)力、人力，因此極易出現(xiàn)人事檔案保管、保護(hù)以及利用等等出現(xiàn)不合理性，而從事衛(wèi)生干部人事檔案管理的工作人員專業(yè)技能不足，基本上都是從其它崗位調(diào)任或者兼職，因此在硬件設(shè)備以及管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)方面都無法滿足現(xiàn)代衛(wèi)生干部人事檔案管理建設(shè)要求。
（三）衛(wèi)生干部人事檔案利用效率低
衛(wèi)生系統(tǒng)干部的人事檔案都是本地區(qū)醫(yī)療體系中優(yōu)秀的科研、管理人員在實(shí)踐活動(dòng)中積累下來的結(jié)晶，因此具有較高的應(yīng)用價(jià)值。目前，我國(guó)大部分人事檔案資料只實(shí)現(xiàn)了最基本的利用價(jià)值，即：人事調(diào)動(dòng)時(shí)簡(jiǎn)單查閱紙質(zhì)的人事檔案資料。干部的人事檔案資料實(shí)踐應(yīng)用較少，更多的處于一種落后、被動(dòng)的服務(wù)狀態(tài)，進(jìn)而無法更好的為衛(wèi)生系統(tǒng)的醫(yī)、研、教和管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、衛(wèi)生干部人事檔案管理現(xiàn)狀產(chǎn)生的原因分析
（一）管理人員思想認(rèn)識(shí)不到位
對(duì)于衛(wèi)生系統(tǒng)干部人事檔案的管理工作，一般情況下都是呈現(xiàn)出“用起來重要，抓起來次要，忙起來不要”現(xiàn)象。而究其原因主要有兩點(diǎn)：一是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)未引起高度重視。部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于本單位干部人事檔案的管理工作表現(xiàn)出很大的隨意性，而且大部分檔案管理人員都是兼職，因此對(duì)人事檔案管理業(yè)務(wù)不精通，再加之日常事物較多，因此無法全身心投入到干部人事檔案管理工作上；二是人事檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。在很多單位的人事檔案管理上都存在“身在其位，不謀其職”現(xiàn)象，更不懂如何使用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行管理，進(jìn)而導(dǎo)致衛(wèi)生干部人事檔案出現(xiàn)真實(shí)性較差、利用效率低等問題。
（二）衛(wèi)生干部人事檔案整理不規(guī)范
干部人事檔案的收集、整理、歸納是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的細(xì)致工作，在我國(guó)《干部檔案整理工作細(xì)則》就已經(jīng)明確提出：“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的目的”，而衛(wèi)生干部人事檔案管理也應(yīng)該嚴(yán)格按照上述標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行[2]。但是在現(xiàn)實(shí)工作中普遍存在干部人事檔案材料混雜、散亂現(xiàn)象，干部人事檔案并沒有按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行分類處理便立卷成冊(cè)，因此對(duì)衛(wèi)生干部人事檔案的合理應(yīng)用帶來了嚴(yán)重的影響。
三、完善衛(wèi)生干部人事檔案管理問題的措施
（一）更新檔案管理觀念，強(qiáng)化利用、服務(wù)意識(shí)
對(duì)于衛(wèi)生干部人事檔案，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及人才服務(wù)中心應(yīng)該積極配合將其作為事關(guān)醫(yī)療人才隊(duì)伍建設(shè)的高度來考慮，切實(shí)加強(qiáng)衛(wèi)生干部人事檔案管理的投入力度，盡快將干部人事檔案工作納入到日常工作中。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員需要從現(xiàn)代信息資源角度來創(chuàng)新衛(wèi)生干部人事檔案的管理，進(jìn)一步加強(qiáng)衛(wèi)生干部人事檔案的信息化綜合分析及深度開發(fā)利用，將傳統(tǒng)的“被動(dòng)”服務(wù)變?yōu)椤爸鲃?dòng)”服務(wù)，積極拓展干部人事檔案的服務(wù)領(lǐng)域，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生干部人事檔案逐漸從簡(jiǎn)單管理型服務(wù)模式向開放型服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，將干部人事檔案建設(shè)成衛(wèi)生系統(tǒng)優(yōu)秀人才的資料庫，以此來有效推動(dòng)衛(wèi)生干部人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。
（二）嚴(yán)格制定并遵照干部人事檔案管理制度
在衛(wèi)生干部人事檔案的管理中，人才服務(wù)中心應(yīng)該與醫(yī)院的干部檔案管理部門保持密切的溝通與交流，共同制定切實(shí)有效的衛(wèi)生干部人事檔案管理基本細(xì)則。在衛(wèi)生干部人事檔案管理細(xì)則中需要明顯提出：嚴(yán)格按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)及范圍對(duì)干部人事檔案進(jìn)行及時(shí)收集并做好登記工作；整理分析檔案資料，其中需要做到以下幾點(diǎn)：是否屬干部本人、是否屬歸檔范圍、是否齊全、是否重復(fù)、是否完善，對(duì)于整理好的檔案資料要進(jìn)行準(zhǔn)確分類，按照順序進(jìn)行排列，整齊裝訂[3]；檔案管理人員每年定期對(duì)相關(guān)歸檔資料進(jìn)行裝訂入卷，在各個(gè)管理環(huán)境上盡量做到細(xì)心，以此來確保干部人事檔案的完整性。
（三）注重衛(wèi)生干部檔案管理工作創(chuàng)新性
衛(wèi)生干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新性，首先是需要在工作方法上創(chuàng)新，根據(jù)自身發(fā)展條件引進(jìn)人事檔案管理軟件，進(jìn)一步加快干部人事檔案管理信息化進(jìn)程。充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，將干部人事檔案通過技術(shù)處理，形成電子文檔、圖片或者視頻等數(shù)據(jù)資料，讓將其錄入專門的干部人事檔案數(shù)據(jù)資料庫，在人事檔案的歸檔、統(tǒng)計(jì)、查閱、借閱過程中均采取微機(jī)化操作，從而實(shí)現(xiàn)信息化動(dòng)態(tài)管理衛(wèi)生干部的人事檔案；其次是在檔案內(nèi)容上創(chuàng)新。切實(shí)完善衛(wèi)生干部的人事檔案資料內(nèi)容，在完成干部人事檔案基本內(nèi)容之上，將干部的能力檔案、工作業(yè)績(jī)檔案也納入其中，以此來豐富干部人事檔案的內(nèi)容，增加衛(wèi)生干部人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。
（四）積極提升檔案管理人員基本素質(zhì)
針對(duì)目前我國(guó)部分地區(qū)人事檔案管理者普遍為兼職人員這個(gè)現(xiàn)象，為了能夠使之適應(yīng)現(xiàn)代信息化檔案管理發(fā)展的需求，在要求其自身加強(qiáng)專業(yè)理論及技能學(xué)習(xí)的同時(shí)，單位還應(yīng)該給予外出進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。首先，檔案管理人員需要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《干部人事檔案管理人員職責(zé)》等相關(guān)規(guī)章制度，努力加強(qiáng)自身的知識(shí)與修養(yǎng)，自覺學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)（例如：計(jì)算機(jī)、法律、文字寫作等等），熟悉醫(yī)院干部的基本情況[4]；醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)該組織檔案管理人員參加各種形式的培訓(xùn)、進(jìn)修活動(dòng)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，以此來提升干部檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能及綜合素質(zhì)水平。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：公務(wù)員；人事檔案；知情權(quán)
一、公務(wù)員人事檔案知情權(quán)現(xiàn)狀概述
從現(xiàn)狀來看，我國(guó)公務(wù)員人事檔案管理制度已經(jīng)較為成熟，并形成了一個(gè)相對(duì)健全的體系，但在公務(wù)員人事檔案知情權(quán)方面卻存在一定缺失。相關(guān)法律著重強(qiáng)調(diào)了公務(wù)員人事檔案的高度保密性及利用的特定性，但在知情權(quán)方面卻缺乏可行的操作細(xì)則。之所以會(huì)出現(xiàn)公務(wù)員人事檔案知情權(quán)保障缺失，與很多因素相關(guān)[1]。一方面，部分檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)知程度不夠，僅將檔案管理視為單純性的保管工作，對(duì)檔案管理并不重視，使得相關(guān)制度無法落實(shí)到位，導(dǎo)致檔案管理紊亂。另一方面，檔案涉及內(nèi)容較多，包括個(gè)人隱私、不同群體利益、知識(shí)專利等，由于要保護(hù)這些知識(shí)成果、個(gè)人隱私，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，因此，人事檔案當(dāng)中的部分內(nèi)容并不對(duì)外開放，一定程度上限制了知情權(quán)。
二、公務(wù)員人事檔案知情權(quán)缺失所引發(fā)的問題分析
公務(wù)員人事檔案知情權(quán)的缺失，必然會(huì)引發(fā)一些問題，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面[2]：（1）公務(wù)員的合法權(quán)益無法得到充分保障。對(duì)于公務(wù)員而言，相關(guān)人事檔案是考察、評(píng)價(jià)公務(wù)員的重要依據(jù)，與公務(wù)員的個(gè)人利益存在密切關(guān)聯(lián)。由于人事檔案知情權(quán)的缺失，導(dǎo)致當(dāng)事人無法清晰掌握自身檔案的實(shí)際管理情況，若出現(xiàn)人事檔案延遲轉(zhuǎn)移，而當(dāng)事人無法及時(shí)確認(rèn)，會(huì)對(duì)當(dāng)事人的合法權(quán)益帶來較大影響。（2）會(huì)對(duì)檔案的完整性及真實(shí)性產(chǎn)生影響。真實(shí)性與完整性是公務(wù)員人事檔案知情權(quán)的基礎(chǔ)。如果無法完全提取人事檔案信息，公務(wù)員本身也就無法全面、清晰地掌握人事檔案的實(shí)際情況，其知情權(quán)必然會(huì)受到影響。人事檔案涉及內(nèi)容較多，涉及范圍較廣，并且不同公務(wù)員的檔案材料產(chǎn)生的時(shí)間存在差異性。因此，在公務(wù)員人事檔案資料整理過程中，容易出現(xiàn)信息錯(cuò)漏的情況。一旦當(dāng)事人缺乏知情權(quán)，便無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)漏信息。同時(shí)，公務(wù)員自身也失去了自我管理檔案的能力，無法及時(shí)更新檔案信息，這必然會(huì)影響到檔案的真實(shí)性與完整性。（3）會(huì)影響人事檔案的利用率。人事檔案知情權(quán)的缺失，也就意味著檔案相對(duì)人無法充分利用檔案信息內(nèi)容，會(huì)降低人事檔案的利用率，并造成人事檔案利用需求單調(diào)化，制約人事檔案的發(fā)展。
三、加強(qiáng)公務(wù)員人事檔案知情權(quán)保障的相關(guān)建議
（一）加強(qiáng)配套制度建設(shè)
從社會(huì)發(fā)展形勢(shì)來看，過去制定的部分檔案制度內(nèi)容已經(jīng)表現(xiàn)出滯后性，無法滿足當(dāng)前政治體制及經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)的需求，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修正。在相關(guān)法律法規(guī)當(dāng)中應(yīng)該增加人事檔案知情權(quán)細(xì)則。一方面，要明確人事檔案知情權(quán)的范圍。對(duì)于人事檔案當(dāng)中的大部分內(nèi)容及檔案利用情況應(yīng)該作為公開信息內(nèi)容，供檔案相對(duì)人查閱。對(duì)于少部分隱私性較強(qiáng)的檔案材料則要保密，不授予本人查閱權(quán)力。若存在特殊需求如崗位信息核實(shí)、錄用標(biāo)準(zhǔn)核實(shí)等，在進(jìn)行他人檔案信息查閱過程中，要根據(jù)相關(guān)程序及規(guī)定規(guī)范操作，以保護(hù)檔案相對(duì)人的隱私權(quán)及保密權(quán)，使之與知情權(quán)維持平衡。另一方面，要明確相關(guān)監(jiān)督部門的職責(zé)。檔案行政部門要對(duì)檔案中心相關(guān)工作進(jìn)行定期或不定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以糾正。與檔案中心存在業(yè)務(wù)來往的行政機(jī)關(guān)人員在檔案對(duì)接時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)向檔案行政部門匯報(bào)。若發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在嚴(yán)重違規(guī)、違紀(jì)行為，可向紀(jì)檢機(jī)關(guān)直接反映，由紀(jì)檢機(jī)關(guān)調(diào)查處理。
（二）充分應(yīng)用先進(jìn)檔案管理技術(shù)
除了要重視檔案管理制度建設(shè)外，還要重視檔案管理技術(shù)建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案管理的效率。結(jié)合人事檔案利用相關(guān)要求，加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)開發(fā)，構(gòu)建出一個(gè)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案信息管理平臺(tái)。對(duì)于限制性開放的人事檔案信息內(nèi)容，通過信息系統(tǒng)賦予權(quán)限，限制用戶訪問，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息分級(jí)別管理[3]。同時(shí)，要做好人事檔案電子信息存儲(chǔ)工作，通過更新硬件設(shè)備、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)，保證人事檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)人事檔案電子信息丟失、損壞等現(xiàn)象。另外，利用人事檔案信息系統(tǒng)能夠完整地記錄人事檔案查閱、調(diào)用行為，出現(xiàn)違規(guī)行為后，可進(jìn)行事后問責(zé)，保證了制度的執(zhí)行力。
（三）增強(qiáng)人事檔案知情權(quán)保障意識(shí)
要加強(qiáng)公務(wù)員人事檔案知情權(quán)保障，必然要增強(qiáng)人事檔案知情權(quán)保障意識(shí)。政府及相關(guān)管理部門要加強(qiáng)人事檔案知情權(quán)保障宣傳工作，讓單位、組織、個(gè)人意識(shí)到人事檔案知情權(quán)的重要性。同時(shí)，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思維，樹立立檔為民的管理理念。在平衡檔案信息開放與保密的同時(shí)，還要兼顧到個(gè)人利益與公共利益之間的關(guān)系。通過推動(dòng)檔案信息公開化，讓公務(wù)員能夠充分行使自身知情權(quán)，使其合法權(quán)益得到妥善保護(hù)。
四、結(jié)語
充分落實(shí)公務(wù)員人事檔案知情權(quán)，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)檔案行政管理體制改革具有重要的意義。通過完善制度建設(shè)、更新檔案信息管理技術(shù)、增強(qiáng)人事檔案知情權(quán)保障意識(shí)，能使人事檔案相對(duì)人的知情權(quán)得到切實(shí)保障，以維護(hù)其合法權(quán)益。
參考文獻(xiàn)
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一、地質(zhì)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，管理部門松散。長(zhǎng)期以來，一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案就是裝訂、保管、查檔等簡(jiǎn)單的事務(wù)工作，對(duì)業(yè)務(wù)建設(shè)、人員配備不夠重視。人事管理部門也不主動(dòng)提升業(yè)務(wù)能力，拓展工作內(nèi)容，處于得過且過的狀態(tài)，致使人事檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度不夠健全，有些管理設(shè)施不到位。加之地質(zhì)單位相對(duì)于很多單位來說有自己的特殊性，大部分二級(jí)單位及職工長(zhǎng)年在野外施工，流動(dòng)性大，管理起來很松散，人事檔案材料的收集就不夠及時(shí)，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)一些疏漏。
（二）檔案管理人員素質(zhì)偏低。野外地質(zhì)單位人事檔案管理人員，大部分身兼數(shù)職，素質(zhì)參差不齊，檔案管理業(yè)務(wù)不夠精通，在忙于人事部門日常工作的同時(shí)，也難抽時(shí)間學(xué)習(xí)人事檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，導(dǎo)致人事檔案管理人員素質(zhì)偏低，檔案管理不到位，更不懂得如何利用人事檔案內(nèi)的有效信息，使人事檔案管理工作變成了普通的保管工作，檔案的作用發(fā)揮不大。
（三）缺乏人事檔案管理數(shù)據(jù)庫。隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息時(shí)代的到來，建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫是必然的趨勢(shì)，簡(jiǎn)單的檔案管理方法，早就不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需要。但是直到現(xiàn)在大多數(shù)地質(zhì)單位都沒有建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，一直沿用簡(jiǎn)單的檔案管理方法，一方面浪費(fèi)時(shí)間，另一方面增加了檔案管理工作人員的工作量。
二、做好檔案管理工作的措施
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化檔案意識(shí)，認(rèn)真細(xì)化人事檔案管理工作。地質(zhì)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案工作，配備政治素質(zhì)好、事業(yè)心強(qiáng)、思想作風(fēng)正派、文化程度高，能夠適應(yīng)人事檔案現(xiàn)代化管理工作需要的專職或兼職人事檔案管理干部，并保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。督促人事檔案管理人員修訂完善本單位的人事檔案工作八項(xiàng)制度，積極投入資金，改善檔案保管工作，真正把“六防”（防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防高溫）措施落到實(shí)處，配備必要的檔案保管、保護(hù)和辦公設(shè)備。同時(shí)堅(jiān)持把人事檔案目標(biāo)管理工作列為組織工作年度目標(biāo)責(zé)任制考核的重要范圍，做到有計(jì)劃、有部署、有檢查、有落實(shí)，保證人事檔案工作的順利開展。
此外，應(yīng)定期加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員積極參加各級(jí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、進(jìn)修班，提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能。而人事檔案管理人員應(yīng)規(guī)范認(rèn)真按時(shí)做好人事檔案的整理和審核工作。在材料收集工作上立足一個(gè)“全”字，做好干部履歷表、年度考核登記表、工資審批表、學(xué)?v材料、黨團(tuán)材料、職稱評(píng)定、干部任免等材料的及時(shí)收集，并嚴(yán)格按照檔案整理工作細(xì)則，認(rèn)真鑒別歸檔，排列有序，裝訂整齊，達(dá)到完整、真實(shí)、條理、實(shí)用的要求。
（二）利用人事檔案，制定人才培養(yǎng)發(fā)展計(jì)劃。通過對(duì)人事檔案的查閱就可以了解到每一個(gè)員工的長(zhǎng)處和短處，所以地質(zhì)單位人事檔案管理人員應(yīng)該充分利用人事檔案中的有效信息，為地質(zhì)單位制定出更好更科學(xué)的人才培養(yǎng)發(fā)展計(jì)劃。比如專業(yè)技術(shù)人員，可以根據(jù)單位資質(zhì)的需求，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)及指導(dǎo)，以滿足資質(zhì)的需要。而且通過上級(jí)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的認(rèn)可和培養(yǎng)可以加深專業(yè)技術(shù)人員對(duì)單位的忠誠(chéng)度并激發(fā)其潛能，通過培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員可以提高專業(yè)技術(shù)人員的工作效率，這樣也會(huì)為單位帶來利益。以此類推，不管是對(duì)待專業(yè)技術(shù)人員還是管理人員都可以通過人事檔案制定培養(yǎng)發(fā)展計(jì)劃形成一個(gè)良性循環(huán)。
（三）建立人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。人事檔案是每個(gè)人的身份、學(xué)歷、職務(wù)等各個(gè)方面的證明，傳統(tǒng)的人事檔案管理就是保存管理，并不能發(fā)揮出人事檔案材料本來應(yīng)該具有的作用。信息時(shí)代的到來，促進(jìn)了信息的數(shù)據(jù)化，所以建立一個(gè)人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫是必要的，通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，把人事檔案中的材料變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)資料，建立人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫后，再次查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)人事檔案信息的時(shí)候，只需要通過計(jì)算機(jī)人事檔案管理數(shù)據(jù)庫就可以迅速完成，為人事檔案管理人員節(jié)省了大量的工作時(shí)間。
除此之外，地質(zhì)單位這種對(duì)于專業(yè)人才要求比較高的單位，建立完備的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，就可以在需要人才的時(shí)候，通過檔案管理迅速找到一手資料，為地質(zhì)單位人才培養(yǎng)儲(chǔ)備信息。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；管理；信息化；建設(shè)
現(xiàn)階段人們的生產(chǎn)、生活呈現(xiàn)出現(xiàn)代化、信息化發(fā)展的態(tài)勢(shì)，作為救死扶傷的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，醫(yī)院更應(yīng)注重信息化建設(shè)的重要性，尤其是人事檔案管理，關(guān)系著醫(yī)院人力資源的充分開發(fā)和利用，其信息化的建設(shè)需要滿足我國(guó)醫(yī)療體制的改革要求以及現(xiàn)今時(shí)代的發(fā)展要求。在此形勢(shì)下，具體分析醫(yī)院人事檔案信息化的建設(shè)，對(duì)增強(qiáng)醫(yī)院的整體管理效率具有重要的作用。
1醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
第一，各行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)根本動(dòng)力是人才，而人事檔案是記錄人才信息的基礎(chǔ)介質(zhì)，醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)醫(yī)院的管理、決策、工作安排及人員調(diào)動(dòng)朝著更為科學(xué)合理的方向發(fā)展。目前隨著醫(yī)療體制改革以及人事檔案管理理念的不斷進(jìn)步，醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)成為自身良好發(fā)展的重要途徑，是人事檔案信息資源得以快捷、高效、實(shí)時(shí)、充分利用的重要保證。第二，人事檔案管理信息化建設(shè)在醫(yī)院信息資源共享和更新等方面也發(fā)揮了關(guān)鍵性的作用。醫(yī)院人事檔案可共享部分信息的管理通過院內(nèi)局域網(wǎng)建設(shè)信息一體化平臺(tái)，使得檔案的接收、傳遞、存儲(chǔ)、等綜合利用方面相互融合，信息時(shí)效性提升，同時(shí)減少了各部門之間相對(duì)封閉而產(chǎn)生的重復(fù)工作，提高了工作效率。
2醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存的問題
2.1對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的重視度有待提高
醫(yī)院以醫(yī)療工作為中心，在提高醫(yī)療質(zhì)量的基礎(chǔ)上，同時(shí)需做好預(yù)防、指導(dǎo)基層和教學(xué)科研等專項(xiàng)工作，容易逐漸忽視人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中這一輔的日常工作，由此，人事檔案管理信息化的建設(shè)沒有得到相應(yīng)的重視，導(dǎo)致其建設(shè)的資源投入不足，信息化的管理系統(tǒng)利用率不高，嚴(yán)重阻礙了人力資源管理信息化建設(shè)的發(fā)展。
2.2資源投入力度有待加強(qiáng)
由于醫(yī)院的管理高層以及檔案管理人員自身對(duì)人事檔案管理重視程度不夠，直接導(dǎo)致信息化建設(shè)所需硬件設(shè)施投入不足，檔案管理專用場(chǎng)地缺失且設(shè)施陳舊，新硬件新工具的資金投入不足，根本無法滿足信息化建設(shè)的要求。在人員方面，醫(yī)院人事檔案管理多以兼職崗位配備，由于身兼數(shù)職，工作繁雜以及可能缺乏系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)經(jīng)歷，導(dǎo)致工作人員不能將全部的精力放在對(duì)人事檔案的精細(xì)化管理上，只是簡(jiǎn)單地完成收集、整理等日常性工作，無暇開展對(duì)檔案進(jìn)行充分的利用和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等的發(fā)展創(chuàng)新工作，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案管理信息化的建設(shè)步伐。
2.3缺乏完善的制度
當(dāng)前雖然檔案管理信息化建設(shè)有《檔案法》《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等相關(guān)法律法規(guī)及制度的約束，但是有政策落實(shí)不到位現(xiàn)象存在，另外缺乏完善的制度、實(shí)施細(xì)則以及較強(qiáng)的監(jiān)督機(jī)制，人事檔案特有的機(jī)密性無法得以足夠的保障。在此形勢(shì)下，相關(guān)措施、制度保障不完善的信息化建設(shè)只能是流于形式，且泄密風(fēng)險(xiǎn)程度增加。
3加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的措施分析
3.1強(qiáng)化人事檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)
當(dāng)今社會(huì)人才是醫(yī)院發(fā)展的原動(dòng)力，醫(yī)院的發(fā)展壯大需要建立優(yōu)秀的人才梯隊(duì)，實(shí)時(shí)掌控梯隊(duì)中人員的構(gòu)成、個(gè)人特質(zhì)、經(jīng)歷等信息指標(biāo)尤為重要。因此，人力資源系統(tǒng)的開發(fā)利用具有必然性，而作為重要組成部分的人事檔案發(fā)展建設(shè)就更具有迫切性。同時(shí)，繼新的干部任前審檔制度、新的國(guó)家檔案工作處理?xiàng)l例相繼頒布實(shí)施以來，人事檔案管理工作已從傳統(tǒng)意義上為組織考察選拔人員，配合公檢法等部門取證為主要內(nèi)容的服務(wù)保障工作逐漸向個(gè)人的工齡認(rèn)定、繼承分割遺產(chǎn)、編志等民生服務(wù)領(lǐng)域延伸拓展，并且已成為一種新的工作常態(tài)。醫(yī)院的管理高層以及檔案管理人員自身亟需改變觀念，增強(qiáng)建設(shè)意識(shí)，將人事檔案管理信息化建設(shè)放在檔案管理改革的首要位置，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，為人事檔案信息化建設(shè)提供充足的動(dòng)力，同時(shí)在此基礎(chǔ)上構(gòu)建和完善人事檔案綜合管理機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和主觀能動(dòng)性，促進(jìn)人事檔案管理信息化的建設(shè)。
3.2完善基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊(duì)伍建設(shè)
第一，醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)的軟硬件等設(shè)施作為基礎(chǔ)支撐，直接影響檔案信息化技術(shù)管理作用的發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)予以充分重視。醫(yī)院應(yīng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理場(chǎng)地，具備檔案室、閱覽室、辦公室“三分開”的綜合檔案室，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)軟件，夯實(shí)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。第二，培養(yǎng)專業(yè)的人才隊(duì)伍。專業(yè)高素質(zhì)的管理人員是保障全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的必要條件。在引入檔案管理人員時(shí)，要綜合全面地考核工作人員的素質(zhì)，必須具備較強(qiáng)的保密意識(shí)、責(zé)任感和職業(yè)道德素養(yǎng)，保障檔案信息的使用安全。同時(shí)，通過多渠道實(shí)施專業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃來全面提升該崗位人員的職業(yè)素養(yǎng)和操作技能。
3.3建立健全規(guī)范制度
《干部檔案工作條例》《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等有關(guān)規(guī)定為醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)提供了參考依據(jù)，再結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況以及未來發(fā)展的需求，制訂出一套切實(shí)可行的管理制度，為信息化發(fā)展提供制度保障，使建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。實(shí)踐工作中，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的選用，需做好引進(jìn)前的調(diào)查、比選工作；事中建立健全內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制；事后進(jìn)行整體的目標(biāo)考核，責(zé)任明確，落實(shí)具體，才能有效推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)。
4結(jié)束語
在新常態(tài)下的社會(huì)醫(yī)學(xué)發(fā)展，作為醫(yī)院管理層人力資源管理中的人事檔案管理，傳統(tǒng)的管理方式已不能滿足時(shí)展的需求，行業(yè)規(guī)范對(duì)人事檔案管理提出了新標(biāo)準(zhǔn)、新要求，對(duì)人事檔案管理工作賦予了新任務(wù)，對(duì)人事工作提出了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。醫(yī)院應(yīng)加快人事檔案管理信息化建設(shè)完善的步伐，在不斷的實(shí)踐和積累中深層次建設(shè)出全面的人事檔案管理信息化系統(tǒng)，用以提高醫(yī)院人事檔案信息資源的利用率，保障人力資源的高效開發(fā)，為醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展夯實(shí)人才基礎(chǔ)，輔助實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益的最大化，更好的服務(wù)于醫(yī)療體制的改革。
參考文獻(xiàn)：
[1]劉承志，韓瑛，吳蔚.醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)[J].中國(guó)病案，2011（09）：38-40.
人事檔案是人才信息的重要載體,是人才的主要信息源,它能充分反映出個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件,是知人善任、選賢舉能的重要工具。在改革開放的新形勢(shì)下，管好用好人事檔案,對(duì)安陽市農(nóng)村公路系統(tǒng)的人才資源開發(fā)起著重要的作用。
一、當(dāng)前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題
目前，安陽市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)各單位的人事檔案一般是由組織人事部門管理，或者放在綜合檔案室由專人進(jìn)行管理，人事檔案大都以紙質(zhì)檔案為主，絕大多數(shù)人事檔案提供利用的最基本方法就是查閱原始的檔案材料。筆者認(rèn)為，安陽市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)人事檔案管理工作主要存在以下問題：一是人事檔案材料不全。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，平時(shí)，僅將檔案材料簡(jiǎn)單收集堆放，沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。如：干部履歷表沒有或填寫不規(guī)范；年度考核表不全；學(xué)歷材料、職稱材料、培訓(xùn)材料、工資材料、獎(jiǎng)懲材料也普遍存在不全情況。二是人事檔案內(nèi)容失真。人事檔案部門對(duì)干部職工填寫的個(gè)人材料沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，致使我市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)人事檔案中的考核鑒定材料只有優(yōu)點(diǎn)和成績(jī)，沒有缺點(diǎn)和差錯(cuò)，不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給人事檔案的利用帶來困難，不利于黨和組織全面歷史地考察和了解干部職工。三是人事檔案管理手段落后。目前，安陽市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)人事檔案信息處于單一的紙質(zhì)檔案信息，有的基層單位甚至還沒有專用的檔案庫房，更談不上構(gòu)建一套完整科學(xué)的電子檔案了。同時(shí)，整檔工序繁瑣復(fù)雜，檔案編研嚴(yán)重缺乏，已不能適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的要求。四是人事檔案利用范圍狹窄。人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。但是，從我市農(nóng)村公路系統(tǒng)人事檔案工作的現(xiàn)狀來看，人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，利用范圍小，利用頻率低。與此同時(shí)，在傳統(tǒng)人事制度下形成的人事檔案，其陳舊的信息內(nèi)容也不能滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)人事檔案價(jià)值的需求，
二、人事檔案管理存在問題的原因分析
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人員配備薄弱
一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。人事檔案管理工作是一項(xiàng)不引人注目、默默無聞的工作。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠，常常看不到這項(xiàng)工作的重要性，有些單位在提拔、考察干部過程中不看檔案，致使有的同志認(rèn)為“檔案無用”，久而久之，一些單位領(lǐng)導(dǎo)和管檔人員檔案意識(shí)淡薄，對(duì)建立、保護(hù)和利用檔案的意識(shí)不強(qiáng)。相反，一些領(lǐng)導(dǎo)還認(rèn)為人事檔案管理工作既不能為單位爭(zhēng)榮譽(yù)，相反還要花人力物力搞投入，因此對(duì)人事檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)、人員配備、庫房建設(shè)、資金投入不重視，當(dāng)作可有可無的工作，只要檔案不丟失就行。二是人員配備薄弱。據(jù)調(diào)查，從事人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，沒有經(jīng)過專門業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，而人事檔案工作的業(yè)務(wù)性和專業(yè)性都比較強(qiáng)，要求管理人員熟練掌握檔案的保管保護(hù)知識(shí)和技能，而目前從事人事檔案管理工作的人員多數(shù)缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，上崗后從未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，無法適應(yīng)新形勢(shì)的要求。
（二）責(zé)任意識(shí)淡薄，服務(wù)理念不強(qiáng)
人事檔案管理是個(gè)不顯成績(jī)但又是一項(xiàng)政策性、紀(jì)律性很強(qiáng)的工作。檔案工作者在檔案管理崗位一呆就是十幾年，甚至幾十年，思想上容易產(chǎn)生懈怠、厭煩情緒，久而久之失去了一個(gè)檔案工作者應(yīng)有的政治責(zé)任感，以至于既不注重人事檔案材料的收集歸檔，也不按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理檔案，更不善于學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段。與此同時(shí)，安陽市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)人事檔案管理工作者還普遍存在現(xiàn)代化服務(wù)理念不強(qiáng)的現(xiàn)象。一是服務(wù)對(duì)象比較單一。在實(shí)際工作中人事檔案服務(wù)的對(duì)象一般是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和組織，相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)和組織而言，顯得比較權(quán)威，對(duì)干部職工個(gè)人來說就顯得很神秘。干部要想通過檔案了解自己的情況，還得由所在單位從事組織人事的同志間接了解，否則一般是難以從檔案中獲取信息。二是服務(wù)的方法和手段不夠新穎。由于人事檔案在基礎(chǔ)建設(shè)和管理上不能跟上信息化建設(shè)的要求，思想觀念滯后，不能達(dá)到資源共享的目的。人事檔案服務(wù)的方法和手段僅限于查閱原始紙質(zhì)，始終未納入內(nèi)部局域網(wǎng)管理，致使人事檔案服務(wù)水平和效率難以提高，而且經(jīng)常的翻閱也不利于對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。
（三）信息化進(jìn)程慢，制度管理滯后
一是信息化進(jìn)程緩慢。急需改革創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和干部人事制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作越來越顯現(xiàn)出局限性。例如：傳統(tǒng)的干部檔案工作其服務(wù)方式已無法解決需求信息面大、提供數(shù)據(jù)快捷、準(zhǔn)確、系統(tǒng)等諸多方面的矛盾。每一次的干部調(diào)整，都要通過查閱檔案來掌握干部基本情況。新形成的材料內(nèi)容不真實(shí)現(xiàn)象存在較嚴(yán)重，如出生年月不準(zhǔn)確，有的干部甚至根據(jù)需要隨意填寫出生時(shí)間和參加工作時(shí)間，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。因此實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的信息化是干部檔案工作改革創(chuàng)新的突破口，勢(shì)在必行。二是規(guī)章制度不健全，制度落實(shí)不到位。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案的整理、保管和利用手段以及業(yè)務(wù)范圍也隨著發(fā)生了變化，舊的檔案管理制度已不適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展的要求，需要進(jìn)一步修訂完善。目前，還有許多基層單位沒有專用的人事檔案庫房，有的檔案就直接堆放在辦公室的柜子里，有的檔案與別的檔案一起放在綜合檔案室里，更談不上形成統(tǒng)一的管理體制了。有的單位雖然制定了人事檔案管理制度，但在實(shí)際操作中力度不大，一些職能部門在查借閱和轉(zhuǎn)遞人事檔案的過程中，不出具介紹信、不登記查借閱手續(xù)、不按要求轉(zhuǎn)遞人事檔案等。
三、加強(qiáng)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考
面對(duì)新時(shí)期工作的需要，如何做好安陽市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)各單位人事檔案管理工作，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面抓起：
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入
加強(qiáng)硬件建設(shè)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，硬件建設(shè)是基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。應(yīng)把人事檔案工作列入重要議事日程，制定切實(shí)可行計(jì)劃、采取切實(shí)有效的措施。首先，組織人事部門應(yīng)有一名分管領(lǐng)導(dǎo)主抓人事檔案工作，從組織上保證檔案工作順利開展,真正把人事檔案工作擺上重要位置，當(dāng)作一件經(jīng)常性的大事來抓。其次，要針對(duì)實(shí)際，制定目標(biāo)。結(jié)合本單位的實(shí)際情況，提出具體的工作目標(biāo)，做到有計(jì)劃、有部署、有督查、有落實(shí)。第三，要加大投入力度，改善設(shè)施，保證檔案工作順利進(jìn)行而購置必要的硬件所需經(jīng)費(fèi)。第四，單位要從信息資源的角度管理人事檔案，用信息管理的理念創(chuàng)新人事檔案工作，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡(jiǎn)單管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)轉(zhuǎn)變，把人事檔案管理部門建設(shè)成為干部工作、人才工作的信息庫和參謀部。
（二）完善制度，創(chuàng)新機(jī)制
要想保持人事檔案管理工作的高質(zhì)量，就必須完善制度，創(chuàng)新機(jī)制，使人事檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，更好地為干部人事工作服務(wù)。
一是要建立健全人事檔案管理制度。按照《條例》和《細(xì)則》的要求，結(jié)合單位實(shí)際，進(jìn)一步完善人事檔案管理制度，用制度來規(guī)范人事檔案管理工作，使人事檔案管理中的每個(gè)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、行為規(guī)范、方法科學(xué)。首先，要進(jìn)一步建立人事檔案及材料審核把關(guān)、材料接轉(zhuǎn)、檔案質(zhì)量通報(bào)登記等檔案管理制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正人事檔案內(nèi)容失真的問題，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，維護(hù)人事檔案工作的嚴(yán)肅性。其次，要建立工作聯(lián)系制度和情況通報(bào)制度，保證人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時(shí)。
二是要建立和完善人事檔案管理機(jī)制。首先，要建立和完善人事檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)組織人事部門內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)在人事檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)。其次，要對(duì)人事檔案內(nèi)容和整理手段進(jìn)行創(chuàng)新。在內(nèi)容上創(chuàng)新，要積極完善單位人事檔案內(nèi)容，在收集單位職工基本情況的基礎(chǔ)上，建立職工工作業(yè)績(jī)檔案和能力檔案。在整理手段上創(chuàng)新，一方面要改變部分材料的歸檔形式。如年度考核表、工資審批表，不進(jìn)個(gè)人檔案，將此類表裝訂成冊(cè)歸入文書檔案，把考核結(jié)果、增資數(shù)額直接填入個(gè)人檔案目錄。另一方面改書本式檔案為活頁式檔案，這樣既可減輕裝訂檔案的勞動(dòng)強(qiáng)度，又利于檔案保護(hù)。
（三）、利用網(wǎng)絡(luò)，信息共享
計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使我們進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。作為檔案事業(yè)重要組成部分的人事檔案管理工作，在信息化背景下，對(duì)人事檔案信息化管理自然也提出了更高的要求。
一是急需建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的干部信息，而且可以隨時(shí)準(zhǔn)確地記錄干部學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、教育培訓(xùn)、職務(wù)晉升等動(dòng)態(tài)信息，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。目前，急需開發(fā)建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案材料整理輸入微機(jī)，將文字、圖片資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字資料，將人事檔案紙質(zhì)與數(shù)字格式并存，使檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作實(shí)行微機(jī)化操作。
二是通過網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步使人事檔案信息實(shí)現(xiàn)共享。通過在單位局域網(wǎng)建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，以提高信息的時(shí)效性。在實(shí)現(xiàn)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，要解決好管理權(quán)和使用權(quán)的問題，可以通過確認(rèn)身份和驗(yàn)證密碼提供所需信息。另外，必須解決好信息保密問題。只有在管理理念、管理過程和管理手段上不斷創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。
（四）提高素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)
人事檔案工作者在人事檔案建設(shè)和管理工作中承擔(dān)著十分重要的任務(wù)，一名合格的人事檔案工作者應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。要促進(jìn)人事檔案規(guī)范化，必須提高檔案人員素質(zhì)，抓好隊(duì)伍建設(shè)，堅(jiān)持不懈地對(duì)檔案人員進(jìn)行職業(yè)道德教育、規(guī)章制度及現(xiàn)代科技知識(shí)的培訓(xùn),不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。作為一名合格的人事檔案工作者，應(yīng)熱愛檔案事業(yè)，淡泊名利，吃苦耐勞，忠于職守。一是要有較高的政治素質(zhì)。要堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則、認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、思想和黨的各項(xiàng)方針、政策，不斷提高政治思想水平；堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事，“依法治檔”、“依法用檔”。二是要有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)。人事檔案管理工作涉及到人事工作的方方面面，不但要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)人才、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能，用現(xiàn)代化的管理方法和先進(jìn)的科技操作手段，最大限度地利用信息資源為人事管理工作服務(wù)。三是要有較強(qiáng)的服務(wù)理念。檔案工作本身就是一項(xiàng)服務(wù)性較強(qiáng)的工作，人事檔案工作的宗旨就是服從和服務(wù)于干部工作。必須加大對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，滿足干部人事工作的需要。在培訓(xùn)內(nèi)容上，突出重點(diǎn)，講究實(shí)用；在培訓(xùn)形式上，采取集中培訓(xùn)與以會(huì)代訓(xùn)相結(jié)合。同時(shí)，可安排外出參觀學(xué)習(xí)，拓寬視野，全面提高人事檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。
參考文獻(xiàn)
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[2]侯海琴.人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考.中國(guó)水運(yùn).2010.
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關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研單位；人事檔案管理；管理策略
引言
農(nóng)業(yè)科研單位中，人力資源的配置需要以人事檔案為依據(jù)，如果人事檔案處于不健全或者失真的狀態(tài)，就可能影響到實(shí)際人力資源配置的決策，這樣就難以發(fā)揮有限人力資源的積極效能。從這個(gè)角度來看，作為農(nóng)業(yè)科研單位必須要確保自身人事檔案管理工作處于科學(xué)有序的狀態(tài)。
1農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理工作存在的問題分析
對(duì)于某農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理工作進(jìn)行調(diào)研，主要路徑為：收集和整理該單位人事檔案管理工作規(guī)章制度和管理辦法；與該單位的負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流，了解他們對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)知；對(duì)于人事檔案管理工作的流程進(jìn)行觀察和調(diào)研。由此對(duì)于該單位人事檔案管理工作情況有著更加清晰全面的認(rèn)知。在這樣的實(shí)踐調(diào)研中發(fā)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技單位人事檔案管理工作的問題集中體現(xiàn)在：
1.1人事檔案管理工作制度不健全
依照我國(guó)對(duì)于檔案管理工作的法律要求，科研單位需要依照實(shí)際的要求，形成自身的檔案管理規(guī)章制度，確保檔案可以依照類別來進(jìn)行歸檔，由此驅(qū)動(dòng)檔案管理工作進(jìn)入到制度化和規(guī)范化的狀態(tài)。但是在實(shí)際工作的過程中，與農(nóng)業(yè)科研單位配套的制度建設(shè)處于缺位的狀態(tài)，也就是說在此節(jié)點(diǎn)有宏觀的制度，但是沒有切實(shí)可行的微觀制度，在缺乏自身建設(shè)的基礎(chǔ)上，人事檔案管理工作的靈活性難以體現(xiàn)，制度落實(shí)的過程中，也可能因此出現(xiàn)隨意性的問題。
1.2人事檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)有待提升
首先需要看到的是現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理的環(huán)境發(fā)生了劇烈的變化，檔案內(nèi)容更加豐富，檔案信息載體也更加多樣化，檔案管理技術(shù)和工具也在不斷增加，實(shí)際單位對(duì)于檔案管理工作的訴求也在不斷增加，此時(shí)就需要人事檔案管理工作的人員可以切實(shí)的發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，依照對(duì)應(yīng)的規(guī)則，結(jié)合實(shí)際人事檔案管理工作的訴求，選擇合適的人事檔案管理工作模式，才能夠做好此版塊的工作。也就是說，現(xiàn)階段的人事檔案管理工作對(duì)于管理人員的要求在提升，此時(shí)的素質(zhì)也需要展現(xiàn)出專業(yè)化的特點(diǎn)。但是在實(shí)際調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多員工并不是人事檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，在人事檔案管理理論學(xué)習(xí)上，在人事檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)上，在人事檔案管理工作認(rèn)知上都存在很多的不足，這樣就可能使得其在各個(gè)檔案管理的環(huán)節(jié)出現(xiàn)這樣或者那樣的錯(cuò)誤，也就難以有效的發(fā)揮自身在實(shí)際人事檔案管理工作中的效能。
1.3人事檔案管理工作的物質(zhì)環(huán)境和技術(shù)環(huán)境不理想
首先從人事檔案管理工作的物質(zhì)環(huán)境來看，人事檔案管理的空間資源不足，檔案庫房處于緊缺的狀態(tài)，閱覽室也不是很多，配備的管理人員也難以滿足實(shí)際人事檔案管理工作訴求。人事檔案管理工作所需要的專用計(jì)算機(jī)設(shè)備，打印機(jī)設(shè)備，復(fù)印機(jī)設(shè)備，掃描儀設(shè)備也因?yàn)榻?jīng)費(fèi)不足的原因，處于不完善的狀態(tài)。其次，從技術(shù)環(huán)境的角度來看，隨著農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理工作訴求的不斷提升，將信息技術(shù)使用到實(shí)際人事檔案管理工作中去，構(gòu)建對(duì)應(yīng)的專業(yè)化的人事檔案管理系統(tǒng)，成為未來的發(fā)展趨勢(shì)之一，但是在此過程中，農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理給與的信息化工程投入是有限的，實(shí)際的技術(shù)方案與日常業(yè)務(wù)之間的融合不是很理想，對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)或者軟件并沒有很好的發(fā)揮其在提升人事檔案管理工作中的積極效能[1]。
2農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理工作問題的解決策略
對(duì)于該農(nóng)業(yè)科研單位而言，人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，必須要與科研單位的發(fā)展關(guān)聯(lián)起來，因此需要從宏觀的角度正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的價(jià)值，客觀理想的看待當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問題，在此基礎(chǔ)上提出農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理工作方案。詳細(xì)來講述，在此歷程中需要關(guān)注的節(jié)點(diǎn)有：
2.1建立完善的人事檔案管理制度體系
制度架構(gòu)，是改變當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理工作局面的第一環(huán)節(jié)，應(yīng)該引起高度重視。在此歷程中，需要將關(guān)注點(diǎn)放在如下幾個(gè)方面：其一，要積極主動(dòng)的去了解國(guó)家在此方面的要求，研讀對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)，以此為基礎(chǔ)，結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位的特殊性，形成對(duì)應(yīng)的人事檔案管理工作細(xì)則，細(xì)化到可以貫徹執(zhí)行，也就是說無論是檔案室工作，還是檔案室管理人員崗位職責(zé)，乃至是檔案資料規(guī)定，或是文書檔案歸檔等，都可以將其融入進(jìn)去，由此確保實(shí)際的制度達(dá)到微觀的狀態(tài)；其二，高度重視對(duì)應(yīng)制度的貫徹和落實(shí)，確保制度執(zhí)行力得到不斷提升。積極開展對(duì)應(yīng)宣傳工作，確保從上到下的人員都能夠正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的價(jià)值，然后采取有效的措施進(jìn)入其中，確保制度與自身日常工作關(guān)聯(lián)起來，這樣慢慢的將人事檔案管理工作模式固定下來，這樣就可以使得對(duì)應(yīng)的制度效用得到全面的發(fā)揮[2]；其三，在對(duì)應(yīng)制度貫徹執(zhí)行一段時(shí)間之后，還需要積極建立對(duì)應(yīng)的制度有效性評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)于制度的科學(xué)性，合理性進(jìn)行研判，得出對(duì)應(yīng)評(píng)價(jià)結(jié)果之后，找到制度設(shè)計(jì)中存在的不足，然后積極邀請(qǐng)專家來進(jìn)行研判，以確保使得實(shí)際的制度進(jìn)入到更加優(yōu)化的狀態(tài)[3]。
2.2注重人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升
首先，在人才準(zhǔn)入方面，積極將人事檔案管理能力，人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，人事檔案管理理論素養(yǎng)，人事檔案管理工作方法掌握等細(xì)節(jié)納入到農(nóng)業(yè)科技單位人力資源崗位招聘中去，確保可以選擇更加多懂得人事檔案管理工作的人才，使得其成為人事檔案管理工作改革的重要力量[4]；其次，注重人才的專業(yè)化培養(yǎng)和教育，結(jié)合自身擁有的人事檔案教育資源，從教育方式，教育內(nèi)容，教育機(jī)制等角度入手，確保形成定期教育教學(xué)與臨時(shí)針對(duì)性教育教學(xué)的格局，確保在職的人事檔案管理人員可以接觸到更加先進(jìn)的理論，反思平時(shí)人事檔案管理工作方式存在的弊端，由此積極使用更加先進(jìn)的理論或者方法來做好實(shí)際人事檔案管理工作；最后，積極將人事檔案管理工作績(jī)效，納入到實(shí)際的薪酬管理，績(jī)效考核制度中去，由此激發(fā)實(shí)際的人事檔案管理工作人員能夠積極創(chuàng)新，不斷進(jìn)取，以確保妥善的做好對(duì)應(yīng)的人事檔案管理工作。在此歷程中還可以積極建立監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)于人事檔案管理工作情況進(jìn)行檢查，對(duì)于失誤率低的工作質(zhì)量高的人員進(jìn)行鼓勵(lì)，對(duì)于失誤率高工作質(zhì)量低的員工進(jìn)行問責(zé)，由此確保形成健全的人事檔案管理監(jiān)督格局和環(huán)境[5]。
2.3實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作環(huán)境的優(yōu)化
對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位而言，人事檔案管理工作的開展，需要在一個(gè)良好的環(huán)境下進(jìn)行，在此節(jié)點(diǎn)，我們可以將其歸結(jié)為兩個(gè)方面：其一，要關(guān)注物質(zhì)環(huán)境的優(yōu)化。農(nóng)業(yè)科研單位要正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的價(jià)值，然后建立專門的人事檔案管理基金制度，確保此版塊的工作有著穩(wěn)定的資金資源作為支撐[6]。在對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位實(shí)際情況進(jìn)行研判之后，確定檔案室空間訴求，閱覽室空間訴求，打印機(jī)設(shè)備，復(fù)印機(jī)設(shè)備，掃描儀設(shè)備的訴求，在此基礎(chǔ)上制定健全的設(shè)備設(shè)施投入機(jī)制，并且還需要建立完善的采購維護(hù)管理體系，確保后續(xù)的人事檔案管理的過程中，各方面的設(shè)備資源可以得到有效的配置，這樣可以營(yíng)造出更加理想的人事檔案管理格局和環(huán)境。其二，積極將信息技術(shù)或者系統(tǒng)使用到實(shí)際的人事檔案管理工作中去，引導(dǎo)人事檔案管理工作朝著信息化的方向進(jìn)展。要對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行分析，選擇在此方面有經(jīng)驗(yàn)的系統(tǒng)架構(gòu)和軟件設(shè)計(jì)企業(yè)，確保設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)與實(shí)際人事檔案管理工作人員可以充分交互，在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出更加有針對(duì)性的人事檔案管理系統(tǒng)，確保各項(xiàng)工作都可以在這樣的系統(tǒng)上進(jìn)行，這樣就可以使得實(shí)際人事檔案管理工作的效益得到全面的發(fā)揮。隨著人事檔案管理工作人員越發(fā)熟悉對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)，就可以依靠系統(tǒng)來進(jìn)行人事檔案的調(diào)取，人事檔案的信息價(jià)值會(huì)得到發(fā)揮，此時(shí)可以慢慢過渡到信息服務(wù)和資訊的狀態(tài)，這樣就可以使得實(shí)際的信息化程度得到進(jìn)一步的提升[7]。
關(guān)鍵詞：人事檔案，人檔分離，人事制度
一、人事檔案管理存在的問題
自謀職業(yè)，造成畢業(yè)生就業(yè)單位的不確定性及變動(dòng)頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學(xué)校或用人單位為了圖省事，無視檔案保密原則，讓畢業(yè)生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現(xiàn)象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領(lǐng)導(dǎo)以權(quán)謀私，部分檔案管理人員政治覺悟、職業(yè)道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
（一）整理不規(guī)范。
整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，《干部檔案整理工作細(xì)則》要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的目的。把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊(cè)，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。
盡管我們對(duì)人的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)始終是又紅又專、德才兼?zhèn)洌磸恼魏蜆I(yè)務(wù)兩個(gè)方面來全面反映一個(gè)人的基本情況。然而，事實(shí)上由于受“左”的思想影響，我們總是會(huì)自覺不自覺地將政治作為唯一的標(biāo)準(zhǔn)來評(píng)價(jià)人，并且將政治思想與品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業(yè)務(wù)觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴(yán)格把屬于反映個(gè)人政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)績(jī)貢獻(xiàn)等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側(cè)重于政治思想表現(xiàn)材
料的收集，能反映個(gè)人業(yè)務(wù)能力的活的材料相對(duì)較少，即使有數(shù)量也有限或者補(bǔ)充不及時(shí)。
(二)人檔分離現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，“無頭檔案”增多。
隨著人事制度改革的深化，人才流動(dòng)日趨頻繁，人檔分離現(xiàn)象也日趨增多，其中最突出的表現(xiàn)是大量“無頭檔案”的出現(xiàn)。“無頭檔案”是指查不到當(dāng)事人下落的人事檔案，這種檔案主要產(chǎn)生于下述情況:
第一、人員主管機(jī)關(guān)變動(dòng)與檔案的流動(dòng)未同步進(jìn)行。產(chǎn)生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調(diào)動(dòng)長(zhǎng)期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發(fā)現(xiàn)時(shí)，人員已不知去向;二是工作機(jī)構(gòu)或人員大規(guī)模急劇變化，造成一些人員的去向不明。
第二、轉(zhuǎn)遞工作不準(zhǔn)確。在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有:
1、在工作調(diào)動(dòng)時(shí)，由于社會(huì)上不正之風(fēng)的影響，少數(shù)人以不正當(dāng)?shù)那肋M(jìn)入接收單位，手續(xù)不規(guī)范。不是先調(diào)檔案后調(diào)人，或調(diào)檔與調(diào)人同步進(jìn)行，而是先調(diào)人后調(diào)檔，人調(diào)入后，轉(zhuǎn)檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時(shí)索要檔案，轉(zhuǎn)出單位也未能及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)出;或是先調(diào)檔后調(diào)人，但檔案轉(zhuǎn)出后，調(diào)人的事要么遇到人事凍結(jié)，要么本人又不愿調(diào)出仍留原單位工作，而轉(zhuǎn)出的檔案又未及時(shí)索回，時(shí)間拖久了，就造成人與檔案的脫節(jié)。
2、有的人事干部對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，在檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，不按規(guī)定的渠道和方式轉(zhuǎn)檔，而將檔案直接轉(zhuǎn)至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯(cuò)遞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
3、在大中專畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，有部分學(xué)生在就業(yè)方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時(shí)改轉(zhuǎn)。
4、個(gè)別檔案管理人員工作不仔細(xì)，轉(zhuǎn)遞時(shí)對(duì)接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準(zhǔn)確，接收單位在接收時(shí)不仔細(xì)核對(duì)，誤收誤存，成了“無頭檔案”。
三、解決對(duì)策
“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴(yán)重影響了人事檔案工作的質(zhì)量，因此積極預(yù)防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。
（一）防止“無頭檔案”產(chǎn)生的措施
為了防止“無頭檔案”的產(chǎn)生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關(guān)人事管理部門建立聯(lián)系制度，及時(shí)獲得人員工作和職務(wù)變動(dòng)的準(zhǔn)確信息，包括人員調(diào)出的時(shí)間、調(diào)入單位的名稱、主管機(jī)關(guān)的名稱、調(diào)動(dòng)的原因、是否為正式調(diào)動(dòng)等，然后及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動(dòng)同步進(jìn)行。
第一，機(jī)關(guān)人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責(zé)任心，充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作的重要性，及時(shí)傳遞，認(rèn)真細(xì)致、準(zhǔn)確詳細(xì)地書寫轉(zhuǎn)遞檔案通知單和收文機(jī)關(guān)名稱，杜絕誤轉(zhuǎn)現(xiàn)象的發(fā)生。第二，建立嚴(yán)格的人事檔案收進(jìn)轉(zhuǎn)出登記制度和定期檢查核對(duì)制度。博士論文，人事制度。檔案的進(jìn)出登記，是檔案流轉(zhuǎn)的真實(shí)記錄，是檢查核對(duì)和確定檔案來龍去脈的依據(jù)。檢查核對(duì)制度，是驗(yàn)證收進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案是否準(zhǔn)確無誤的手段。要認(rèn)真進(jìn)行登記，定期檢查核對(duì)，就能及時(shí)堵死轉(zhuǎn)遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產(chǎn)生。具體而言，要做到以下幾點(diǎn):
(1)在人事調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)時(shí)，有關(guān)單位應(yīng)及時(shí)將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)密切配合，加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)催問或索要檔案。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，必須按照“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)填寫。收到檔案的單位經(jīng)核對(duì)無誤后，立即做好入庫登記，并在回執(zhí)上簽名蓋章。回執(zhí)在一個(gè)月內(nèi)未退回者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)主動(dòng)催問，以防檔案丟失。
(2)大中專畢業(yè)生就業(yè)方案確定后，畢業(yè)生所在學(xué)校應(yīng)及時(shí)將檔案隨同就業(yè)名冊(cè)同時(shí)轉(zhuǎn)遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時(shí)，應(yīng)與就業(yè)名冊(cè)逐一對(duì)照，登記注冊(cè)，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯(cuò)轉(zhuǎn)的檔案要認(rèn)真核查，及時(shí)改轉(zhuǎn)。
(3)轉(zhuǎn)出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案接收人員在驗(yàn)收時(shí)，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設(shè)法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。
(4)檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，必須嚴(yán)格密封，以機(jī)密件通過機(jī)要渠道轉(zhuǎn)送或派專人送取，并要簽字注冊(cè)。嚴(yán)禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的絕對(duì)安全。
（二）對(duì)“無頭檔案”的處理
處置“無頭檔案”是一項(xiàng)重要而繁瑣的工作，關(guān)系到對(duì)人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴(yán)肅認(rèn)真，謹(jǐn)慎對(duì)待，其處置的辦法是:第一，認(rèn)真鑒別檔案材料的保存價(jià)值。博士論文，人事制度。機(jī)關(guān)檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時(shí)，必須依據(jù)有關(guān)規(guī)定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價(jià)值。對(duì)一般性簡(jiǎn)歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊(cè)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)重要的有保存價(jià)值的人事檔案，要繼續(xù)保存，或查清下落，轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。
第二，仔細(xì)分析，認(rèn)真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當(dāng)事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會(huì)關(guān)系等線索進(jìn)行查詢，查詢時(shí)一般由查詢機(jī)關(guān)提供被查人的基本情況，讓有關(guān)單位查復(fù)。博士論文，人事制度。
第三，經(jīng)過多方查詢，確實(shí)找不到下落的“無頭檔案”，根據(jù)規(guī)定可轉(zhuǎn)當(dāng)事人原籍檔案館保存。當(dāng)事人人事檔案不齊全的部門，可以向當(dāng)事人原籍檔案館查詢。
參考文獻(xiàn)
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[2]紀(jì)紅衛(wèi).對(duì)人才引進(jìn)中“重新建檔”的冷思考[J]北京檔案,2002,(07).
關(guān)鍵詞:高校人事檔案管理 檔案管理意識(shí) 規(guī)范性管理
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
加強(qiáng)高校人事檔案管理的必要性
高校人事檔案管理是高校組織、人事管理工作的重要內(nèi)容,是干部、教師隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)，也是衡量一所高校工作質(zhì)量的標(biāo)志之一。高校人事檔案管理為高校改革、發(fā)展、穩(wěn)定提供服務(wù)，是落實(shí)干部政策、選拔干部、調(diào)整工資、解決待遇、通過國(guó)家教學(xué)水平評(píng)估等工作的重要依據(jù)，影響組織、人事工作的宏觀決策,直接關(guān)系到教職工本人的切身利益。高校人事檔案管理將關(guān)系到高校人才隊(duì)伍建設(shè), 是高校“知人、用人”的重要依據(jù)。
高校人事檔案管理的現(xiàn)狀
1、檔案管理人員人事檔案意識(shí)薄弱 ，對(duì)高校人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。 長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員對(duì)高校人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，與教學(xué)和科研沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動(dòng)或提拔時(shí)的查檔工作就行。 因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應(yīng)有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。
2、目前高校人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后,檔案室面積狹小、設(shè)備簡(jiǎn)陋、管理人員數(shù)量不夠,許多高校達(dá)不到國(guó)家規(guī)定的編制。許多檔案管理人員專業(yè)化不夠、培訓(xùn)不足,影響了高校人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。一方面,高校人事檔案管理涉及的事務(wù)繁雜,并要做到高度保密、隨叫隨到,另一方面,不少高校的人事檔管理人員職務(wù)、職稱晉升困難，待遇偏低,許多專業(yè)人員不愿到檔案室工作。同時(shí),由于高校教師等專業(yè)人員的流動(dòng)非常頻繁,高校對(duì)檔案的利用,以至于依賴程度在增強(qiáng)。高校幾乎所有與教職工相關(guān)的工作都需要人事檔案提供相關(guān)信息。
3、檔案管理人員存在年齡較高,學(xué)歷層次較低，專業(yè)化知識(shí)不足。高校的檔案管理人員中只有少部分檔案專業(yè)畢業(yè),其它專業(yè)畢業(yè)的管理人員其學(xué)歷也大多是中專畢業(yè)。年齡較高,學(xué)歷層次較低是這些高校檔案管理人員的明顯特點(diǎn)。非檔案專業(yè)的畢業(yè)生缺乏專業(yè)知識(shí)與技能。檔案員所學(xué)專業(yè)不對(duì)口,有的只取得檔案管理專業(yè)方面的單科合格證。實(shí)踐也充分證明,這些非檔案專業(yè)畢業(yè)的檔案管理者面對(duì)新的管理方法與模式無所適從,其在檔案管理中很難勝任此項(xiàng)工作。
4、高校人事檔案材料準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時(shí)性有待加強(qiáng)。教職員工人事檔案材料的真實(shí)性、完整性難以保證。在許多人事檔案材料中，我們看到部分內(nèi)容是經(jīng)過干部本人或者是相關(guān)管理人員人工填寫上去的，例如出生年月、工作日期、入黨日期等情況。但是在實(shí)際工作中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)很多人事檔案的部分內(nèi)容出現(xiàn)前后不一致的情況，并且存在較多錯(cuò)誤。例如：一個(gè)人不同檔案中的出生年月能夠相差好幾年，出現(xiàn)了許多次前后不一致的情況，這為職工管理工作造成了許多阻礙；另外，高校干部經(jīng)歷、干部任職時(shí)間、工資調(diào)整與數(shù)額等方面也經(jīng)常出現(xiàn)誤差。我國(guó)組織部出臺(tái)的《干部檔案管理?xiàng)l例》中明確規(guī)定了，“收集歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的, 蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。然而，現(xiàn)實(shí)的高校人事檔案材料中，普遍存在著缺少加蓋的公章、簽字，字跡并不符合國(guó)家規(guī)定的檔案材料，尤其是院校新調(diào)進(jìn)來的教職員工，人事檔案材料內(nèi)容可謂是五花八門。例如有些履歷表并沒有填表年月日期以及本人簽字，也沒有上層組織審查意見與公章，部分考核表也存在著諸多類似的問題。部分人事檔案材料中字跡有圓珠筆寫的，有藍(lán)色水筆寫的，甚至有鉛筆寫的，這些諸多不合格的人事檔案材料不但增強(qiáng)了人事檔案材料管理的難度，也使得人事檔案材料不完整。
加強(qiáng)高校人事檔案管理的對(duì)策
1、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視發(fā)展，加大投資。高校應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，提高黨委對(duì)人事檔案管理工作的重視，專題研究人事檔案工作，必須做到認(rèn)識(shí)到位、組織到位、措施到位，將檔案工作與學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、教師職工隊(duì)伍建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)、退休人員管理、年度計(jì)劃及相關(guān)部門的職責(zé)考評(píng)相結(jié)合， 同步發(fā)展，定期召開專題會(huì)議，學(xué)習(xí)有關(guān)文件精神，總結(jié)檔案工作中遇到的問題， 不斷探討和研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問題并提出可行性方案并付之實(shí)施。 同時(shí)，還需加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的宣傳力度，將人事檔案管理工作放在高校發(fā)展建設(shè)中的重要地位并充分發(fā)揮其作用，切實(shí)提高教職工的思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)真對(duì)待檔案材料，將自己的實(shí)際情況收錄于檔案之中，自覺禁止弄虛作假。 加大投入，加強(qiáng)和完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善基本條件，建立人事檔案專用庫房，實(shí)行檔案室、閱檔室、辦公室的分開，同時(shí)建立健全檔案管理工作考核機(jī)制，對(duì)檔案工作實(shí)行考核管理，建立“ 定性、定量、定質(zhì)” 的標(biāo)準(zhǔn)化管理，配合人事管理制度改革的進(jìn)度，為促進(jìn)高校人才合理流動(dòng)做出貢獻(xiàn)。
2、實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化就是要對(duì)人事檔案實(shí)行統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)等有序化管理控制,以獲得最佳檔案管理效益,既要建立和完善人事檔案的術(shù)語、代碼、分類、計(jì)量、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),也要建立和完善檔案的收集、整理、編目、檢索、鑒定等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。高校人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化,就是按照國(guó)際通行的做法管理和處理檔案,使檔案材料的歸類、借閱和保護(hù)制度符合國(guó)家和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化也意味著規(guī)范、科學(xué)、人性化,是檔案建設(shè)和管理的時(shí)代要求。
3、實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的規(guī)范化。高校人事檔案的規(guī)范化,就是根據(jù)檔案管理的相關(guān)制度和要求建設(shè)和管理檔案,嚴(yán)格按照制度和國(guó)際通行的做法進(jìn)行檔案材料的收集、歸檔、整理、轉(zhuǎn)移、查閱和保護(hù)。由于檔案的類型、功能、時(shí)效性等存在 差異,因此,應(yīng)該制定不同的規(guī)范和制度,促進(jìn)檔案與檔案管理工作不斷走向科學(xué)化、現(xiàn)代化。《干部檔案工作條例實(shí)施細(xì)則》對(duì)工作體制、人員配備和職責(zé),內(nèi)容及分類,管理范圍,材料收集、鑒別和歸檔,檔案的整理、保管與保護(hù),提供、利用和遞轉(zhuǎn)等,都有嚴(yán)格的要求和規(guī)定。這些規(guī)定是人事檔案管理走向規(guī)范化的重要保證。高校人事檔案應(yīng)該嚴(yán)格按照這些規(guī)范進(jìn)行管理。
1 人事檔案的定義及其特點(diǎn)
1.1 人事檔案的定義
人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反應(yīng)個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)、懲處等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反應(yīng)。它包含以下幾種含義：
1.人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。我國(guó)的人事檔案主要分為學(xué)生檔案、工人檔案、干部檔案和軍人檔案四個(gè)種類，其主體是干部檔案和工人檔案。
2.人事檔案主要來源于一定單位的人事管理活動(dòng)，是國(guó)家在用人治事，以及處理與人有關(guān)的事情所形成的文字材料。如：履歷表、職工登記表、自傳、考核表、鑒定表、錄用職工表、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、調(diào)資表、干部任免表、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分決定等有查考價(jià)值的各種文字、表格材料。
3.人事檔案是反映一個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)實(shí)績(jī)、專長(zhǎng)愛好等情況的原始記錄，是個(gè)人情況的如實(shí)記載。人事檔案中的履歷表、自傳、登記表是個(gè)人經(jīng)歷、家庭與社會(huì)關(guān)系的反映；歷年的工作考核表、鑒定、獎(jiǎng)懲與科研成果的登記等方面的材料，是個(gè)人政治思想表現(xiàn)、工作能力、成績(jī)貢獻(xiàn)、技術(shù)專長(zhǎng)的展現(xiàn)。
4.人事檔案是處理完畢的具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的文字材料。凡是決定歸入人事檔案的文件材料，必須是完成了審批程序、手續(xù)完備、內(nèi)容真實(shí)、有查考價(jià)值的材料，不是個(gè)人的所有材料都要?dú)w檔。
5.人事檔案是以個(gè)人姓名為特征、內(nèi)容條理、排列有序而組成的專卷或?qū)?cè)。它的內(nèi)容和成分只能是同一個(gè)人的有關(guān)材料，不允許混雜他人的材料。如果卷內(nèi)裝有他人的材料，就會(huì)因張冠李戴而貽誤工作，造成不良后果。
1.2 人事檔案的特點(diǎn)
總體來說，人事檔案主要具備現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性四個(gè)特點(diǎn)。本文主要分析開放式管理模式的特點(diǎn)。
1.人事檔案社會(huì)化開放式管理模式，是各地市人事部門下屬的可以代管人事檔案的人才交流中心，即流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其檔案來源廣泛，可以?磣隕縝?范圍內(nèi)的各類人員，也可以是民營(yíng)、非公有制企業(yè)職工掛靠，或者外來務(wù)工人員包括新畢業(yè)學(xué)生等，這種靈活便利的管理模式受到市場(chǎng)的廣泛認(rèn)可。也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對(duì)人事檔案管理模式的補(bǔ)充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段 。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢(shì)，但過于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。
2.人事檔案社會(huì)化開放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理。由于流動(dòng)人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點(diǎn)，因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。流動(dòng)人員一般沒有固定的單位、工作變動(dòng)較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級(jí)以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機(jī)構(gòu)具有社會(huì)性、開放性和市場(chǎng)性的特點(diǎn)，適用于社會(huì)化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場(chǎng)還不規(guī)范，在流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進(jìn)一步改進(jìn)。
3.社會(huì)化開放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)即將到來的21世紀(jì)，是一個(gè)更加開放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
2 人事檔案管理存在的問題
1、管理人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差。人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績(jī)。從各個(gè)管理部門自身來講，對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，單位的領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應(yīng)有的位置，出現(xiàn)問題后不能積極主動(dòng)地去想辦法解決。從人事檔案管理人員的整體素質(zhì)上講，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。
2、人事檔案材料制作不規(guī)范。人事檔案材料，須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開規(guī)格的檔案材料以及對(duì)那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時(shí)常有 A4 紙規(guī)格的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》、晉升《職稱審批表》等等，這些材料也非常難剪裁，一份材料要進(jìn)行四邊裁剪，用一把尺子多次比量，也很難保證做到裝訂線適中，剪裁后四邊的文字“頂天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復(fù)勞動(dòng)，不僅造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，同時(shí)也使人事檔案案卷很不美觀。
3、檔案材料中虛假成分較多。真實(shí)性是人事檔案最基本的要求，但目前檔案材料中不實(shí)的問題十分突出，“三齡一歷”造假現(xiàn)象較為嚴(yán)重，正像有句順口溜說的：“年齡越填越小，工齡越填越早，文聘越填越高”。另外在個(gè)人的年度考核表中，說成績(jī)的多，說缺點(diǎn)的少。還有的領(lǐng)導(dǎo)干部出于偏見自私，對(duì)自己認(rèn)為好的，在鑒定上夸大其詞，盡說好話；對(duì)自己認(rèn)為不好的，就盡說缺點(diǎn)，優(yōu)點(diǎn)只用一兩句話帶過。造成人事檔案虛假成分的原因是多種多樣的，但是根本的原因是人事檔案對(duì)個(gè)人的切身利益極為重要，因而使個(gè)人因功利方面的因素而有意摻假。
4、硬件設(shè)施解決落實(shí)差，管理的科學(xué)化、信息化程度不高。對(duì)干部檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，有的單位檔案多，檔案室狹窄、潮濕，“六防”設(shè)備不配套，容易引起檔案材料霉變、蟲蛀，還有的單位甚至沒有專用檔案室。隨著計(jì)算機(jī)信息水平的提高，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但有的單位只是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入微機(jī)，資料檢索等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。重管理，輕服務(wù)，方法煩瑣，不易操作，反應(yīng)較慢，信息化、現(xiàn)代化管理水平不高，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。
3 新時(shí)期人事檔案管理工作的對(duì)策
1、健全管理制度，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，造就一支過硬的干部人事檔案管理工作隊(duì)伍。制度是做好工作的前提和保證，人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會(huì)無章可循、無所適從。當(dāng)前，要建立、完善各種管理制度，解決好流動(dòng)人員“棄檔”、“死檔”問題，同時(shí)建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，嚴(yán)格檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出，完善人事檔案案卷的整理工作細(xì)則，杜絕虛假材料進(jìn)檔，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完善。在健全管理制度的同時(shí)，要配足配強(qiáng)檔案管理干部，舍得拿出高素質(zhì)的干部充實(shí)到檔案管理工作中來，加強(qiáng)干部檔案管理人員的培訓(xùn)，使其提高理論水平，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)、分析、解決問題的能力，在人事檔案管理工作中更具專業(yè)性和保密性。
2、加強(qiáng)干部人事檔案材料的收集工作，健全檔案內(nèi)容。要大量收集反應(yīng)干部業(yè)績(jī)、素質(zhì)、綜合能力等方面的材料，針對(duì)不同類型的人才，要收集不同的檔案材料。如對(duì)黨政管理干部，要側(cè)重收集勤政廉政、工作實(shí)績(jī)、考核考察和決策、協(xié)調(diào)、表達(dá)能力等方面的材料；對(duì)專業(yè)技術(shù)人員，要側(cè)重收集業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)、科研創(chuàng)新、專業(yè)論著評(píng)定評(píng)價(jià)等方面的材料。目前，我國(guó)建立國(guó)民信用體系的呼聲越來越高，國(guó)家層面的社會(huì)信用體系建設(shè)規(guī)劃也已上報(bào)國(guó)務(wù)院，我認(rèn)為在干部人事檔案里應(yīng)增加個(gè)人信用方面的內(nèi)容，使之成為個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本，可以使用人單位更好、更真實(shí)的選拔人才、培養(yǎng)人才、使用人才，同時(shí)也有助于政府、企業(yè)、個(gè)人在經(jīng)濟(jì)往來中提供令對(duì)方信服的證據(jù)。
關(guān)鍵詞：人事檔案；現(xiàn)狀；斷檔；對(duì)策
在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過程中，由于相關(guān)制度和技術(shù)手段的完善，人事檔案管理也趨于完善的狀態(tài)，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，更為企業(yè)的發(fā)展提供了有力的理論依據(jù)。企業(yè)對(duì)員工評(píng)價(jià)的主要依據(jù)就是人事檔案，同時(shí)其也是為員工提供管理和待遇的憑證，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的影響。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快遞發(fā)展，人才已經(jīng)成為企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)的主要元素，因此人事檔案的作用逐漸凸顯，盡管如此，在人事檔案管理的過程中還存在一些不足和缺陷，需要相關(guān)管理部門采取有效的措施進(jìn)行處理，從而提高人事檔案管理的質(zhì)量。
1 人事檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性
在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過程中，由于對(duì)人事檔案管理沒有一個(gè)系統(tǒng)化的管理手段和管理概念，使得其在發(fā)展的過程中對(duì)相關(guān)的技術(shù)手段和技術(shù)理念的控制都不夠完善，是憑借企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)自我總結(jié)和自我完善的過程，這就使得檔案管理過程中存在著不統(tǒng)一，不標(biāo)準(zhǔn)和不規(guī)范的缺陷。檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
1.2 流動(dòng)人員斷檔現(xiàn)象嚴(yán)重
斷檔有以下幾類：（1）隨著人才流動(dòng)性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動(dòng)，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對(duì)此人的檔案進(jìn)行更新，流出后的工作經(jīng)歷一片空白。本人在整理人事檔案的時(shí)候，就發(fā)現(xiàn)某些同志的檔案不存在連續(xù)性，畢業(yè)分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時(shí)間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了私營(yíng)企業(yè)，后來應(yīng)聘入我單位后，又去原來單位把檔案調(diào)出，就存在了斷檔現(xiàn)象。（2）社會(huì)上有很多的企業(yè)不具有人事檔案管理和存放的資格，因此，這類企業(yè)中員工的檔案還掛在人才市場(chǎng)，通過與人才市場(chǎng)管理人員簽訂協(xié)議，并每年向其繳納存放所需要的費(fèi)用即可，但是人才市場(chǎng)是不會(huì)對(duì)個(gè)人的檔案進(jìn)行更新處理的，這也是造成人事檔案斷檔的一個(gè)原因。
2 提高人事檔案管理水平的對(duì)策
2.1 與時(shí)俱進(jìn)，解放思想
只有管理思想發(fā)生轉(zhuǎn)變，管理方式才會(huì)有所改變，因此，在管理人事檔案的過程中，需要解放管理人員的思想，將傳統(tǒng)的人事檔案管理思想從管理人員的思維中去除，促使其使用符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的人事檔案管理思想進(jìn)行管理活動(dòng)。過去，人事檔案具有較強(qiáng)的秘密性，是不能夠被別人知道的，其被作為階級(jí)斗爭(zhēng)的主要工具，同時(shí)其也可以看作是階級(jí)斗爭(zhēng)的產(chǎn)物，但是傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展的需求，因此，必須采取有效的措施進(jìn)行人事檔案的有效管理，提高其的科學(xué)規(guī)范，使其滿足社會(huì)發(fā)展的需求，做到與時(shí)俱進(jìn)。
2.2 加強(qiáng)個(gè)人對(duì)人事檔案作用和重要性的認(rèn)識(shí)
在人事檔案中記錄著個(gè)人的經(jīng)歷、成長(zhǎng)歷史、政治面貌和品德作風(fēng)等相關(guān)的內(nèi)容，其具有的作用有憑證、依據(jù)和參考，個(gè)人的很多關(guān)鍵證明都離不開人事檔案這一材料。特別是對(duì)于剛畢業(yè)的大學(xué)生來說，其具有十分重要的作用，工齡計(jì)算、轉(zhuǎn)正升級(jí)、結(jié)婚生育、職稱申報(bào)和公務(wù)員的報(bào)考等內(nèi)容都離不開檔案，由此可見，人事檔案對(duì)個(gè)人具有較大的作用，因此個(gè)人需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)知，從而有助于人事檔案管理工作水平的提升。與企事業(yè)單位相比，行政機(jī)關(guān)單位更加看重人事檔案的作用。盡管人事檔案可以新辦，但是個(gè)人從前的一切就會(huì)不復(fù)存在，對(duì)個(gè)人的發(fā)展是極為不利的，因此需要加強(qiáng)個(gè)人對(duì)人事檔案作用和重要性的認(rèn)識(shí)。
2.3 對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案管理工作，各級(jí)政府人事部門要高度重視
對(duì)于人事檔案管理工作，相關(guān)的管理部門要加強(qiáng)監(jiān)督，并且還要進(jìn)行定期的檢查工作，有利于及時(shí)發(fā)展人事檔案管理中的問題，從而采取有效的措施進(jìn)行處理和解決，對(duì)于嚴(yán)重違反規(guī)定的行為要嚴(yán)肅處理。在人事檔案管理過程中態(tài)度不認(rèn)真或者是審查不嚴(yán)格的工作人員，要視情節(jié)的輕重來教育和處分管理人員；如果有工作人員相偽造檔案資料，為人們出具假檔案和假證明，要按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行處理，如果觸犯到了法律，那么就要追求刑事責(zé)任。
2.4 行政事業(yè)機(jī)關(guān)重視人事檔案管理，普遍管理規(guī)范
由于行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身的特性，人事檔案受到檔案本人及所在單位的重視，個(gè)人檔案能系統(tǒng)全面地了解干部的歷史情況、工作經(jīng)歷，優(yōu)缺點(diǎn)及受過獎(jiǎng)懲等，作為使用干部的依據(jù)之一。個(gè)人檔案在轉(zhuǎn)正定級(jí)、計(jì)算工齡、職位升遷、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)起著非常重要的作用。行政事業(yè)機(jī)關(guān)都有設(shè)專門的人事檔案管理人員系統(tǒng)的管理干部檔案，不論從人事檔案管理人員的政治素質(zhì)還是專業(yè)素質(zhì)上都經(jīng)過把關(guān)，在人事檔案的管理過程中，從檔案材料的分類、排序。
2.5 穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
人事檔案管理的工作人員可以通過參加相關(guān)的培訓(xùn)工作提升自身的專業(yè)素質(zhì)，從而做好人事檔案管理工作。現(xiàn)階段想，既懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)理論知識(shí)的管理工作人員比較缺乏，因此，檔案管理部門要采取有效的措施，提高人事檔案管理隊(duì)伍的水平和質(zhì)量。具體的措施有：創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮入的主觀能動(dòng)性，有他們的用武之地和舒展才能的場(chǎng)所；建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位。
結(jié)束語
綜上所述，當(dāng)前檔案管理過程中的主要管理手段是科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理，其對(duì)提高人事檔案管理具有重要的作用。在管理人事檔案的過程中，要以實(shí)事求是作為原則，保證人事檔案上管理水平符合時(shí)展的趨勢(shì)，這樣一來，人事檔案管理的積極作用才能夠得到有效的發(fā)揮，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供有力的保證，同時(shí)還能夠使企業(yè)的管理水平得到有效的提高，更為社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平的提高做好基礎(chǔ)性的工作。
參考文獻(xiàn)
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一、目前大中專畢業(yè)生檔案管理中存在的問題
1.畢業(yè)生對(duì)人事檔案不夠重視。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，就業(yè)方式的多樣化，檔案的作用相對(duì)降低。一些畢業(yè)生對(duì)檔案不了解，也不關(guān)心。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有60%的學(xué)生認(rèn)為“找工作看重的是能力，檔案不怎么重要”；只有15%的學(xué)生認(rèn)為“以后要找工作，檔案很重要，不能遺棄”。據(jù)調(diào)查，大中專畢業(yè)生最容易出現(xiàn)三種檔案問題:一是畢業(yè)時(shí)未通過正常渠道辦理就業(yè)手續(xù)，以工人招工手續(xù)入職，重新建立職工檔案，放棄學(xué)生檔案，成為“棄檔族”。二是很多非公有制用人單位不要求檔案，畢業(yè)生在完成向人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)存檔手續(xù)后就失去了蹤影，長(zhǎng)年不見蹤影，成為名副其實(shí)的“忘檔族”。三是貪便宜圖方便，將檔案帶在身上，成為“口袋檔案”。這些都是因?yàn)槿狈?duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，不知道將來政審、調(diào)資、出具證明、介紹信、職稱晉升均要以檔案材料為依據(jù)。
2.檔案管理不夠規(guī)范。由于種種原因，一些單位在檔案管理上還沒有形成符合各自特點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅僅充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。每年對(duì)接收到畢業(yè)生檔案，只是按畢業(yè)院校、接收時(shí)間、所學(xué)專業(yè)、生源、學(xué)歷等進(jìn)行登記、編號(hào)、錄入，沒有嚴(yán)格按照管理檔案的程序操作，這些不規(guī)范的操作直接導(dǎo)致檔案材料的不完整。加上無法與畢業(yè)生取得聯(lián)系，久而久之，檔案管理者也說不清那些無頭檔案的情況，阻礙了人事檔案的開發(fā)利用，影響了人事檔案管理工作的可靠性、嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。
3.檔案管理手段落后。干部人事檔案工作大多沿用手工操作，整檔手續(xù)繁瑣復(fù)雜。《干部檔案整理工作細(xì)則》要求對(duì)檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工和裝訂，案卷要做到卷面整潔，整齊平坦。對(duì)不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，要進(jìn)行技術(shù)加工，既不損壞檔案原貌，又不造成檔案材料的毀損。信息化時(shí)代的人事檔案工作除了要求人事檔案工作者要具備良好的政治、道德素養(yǎng)，還要求人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業(yè)知識(shí)和具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，但目前真正能夠達(dá)到要求的寥寥無幾。
二、提高對(duì)畢業(yè)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
1.對(duì)畢業(yè)生做好宣傳工作。利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的重要性，努力做好咨詢服務(wù)工作，讓廣大的畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，在新的形勢(shì)下，無論從事什么樣的工作，畢業(yè)生人事檔案都不是可有可無的，它對(duì)畢業(yè)生今后就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要載體，是企事業(yè)單位選人用人的重要依據(jù)，更是公務(wù)員招考和升學(xué)考試中政審、考察的重要材料，是對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，也是人才交流的重要信息。
2.提高檔案管理者自身素質(zhì)。隨著大中專畢業(yè)生由人才資源向人力資源轉(zhuǎn)化的這個(gè)過程不斷深入，畢業(yè)生檔案管理和企事業(yè)單位工人檔案管理出現(xiàn)融合趨勢(shì)，部分單位存在一個(gè)弱化現(xiàn)象，這就給我們的畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，要牢固樹立科學(xué)的人才觀，重視畢業(yè)生資源的開發(fā)，打破以往舊的管理模式，學(xué)習(xí)運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法基本技能，不斷改進(jìn)工作方式、方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源，高標(biāo)準(zhǔn)的做好服務(wù)工作。
3.用人單位要高度重視檔案信息。人事檔案真實(shí)地記載著一個(gè)人的成長(zhǎng)過程，它反映了一個(gè)人的真實(shí)面目。畢業(yè)生的檔案材料雖然少，但材料的內(nèi)容十分重要，它是全面考察、了解和正確使用人才的重要依據(jù)，是畢業(yè)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。因此，用人單位在使用人的同時(shí)，必須全面掌握一個(gè)人的信息，這樣才能根據(jù)需要正確地選擇、使用人才，讓其在適合自己的崗位上發(fā)揮特長(zhǎng)，為社會(huì)創(chuàng)造財(cái)富。
三、加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案的管理
1.建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫。畢業(yè)生檔案要集中統(tǒng)一管理，特別是大型國(guó)有企業(yè)，要將畢業(yè)生檔案和工人檔案分開管理；畢業(yè)生就業(yè)管理部門要對(duì)接收到的派遣期內(nèi)的畢業(yè)生檔案要重新核對(duì)、整理，根據(jù)畢業(yè)生的基本情況，分門別類，按姓名、專業(yè)、學(xué)歷等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，為用人單位提供人才信息資源，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。對(duì)超出派遣期的畢業(yè)生檔案要及時(shí)移交人才交流部門管理，盡可能地聯(lián)系畢業(yè)生到相關(guān)部門辦理人事業(yè)務(wù)。
2.加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。檔案工作者要有高度的責(zé)任感，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合工作實(shí)際，制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別要注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，還有參加學(xué)習(xí)、科研成果、等情況，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值。為了獲取大量有用的檔案信息，必須廣開信息渠道，拓寬信息來源，進(jìn)一步提高人事檔案的自身價(jià)值，使檔案內(nèi)容不僅反映一個(gè)人的過去和現(xiàn)狀，而且能根據(jù)檔案信息預(yù)測(cè)一個(gè)人未來的發(fā)展趨勢(shì)，以達(dá)到歷史、全面、系統(tǒng)、預(yù)見性地展示一個(gè)人的目的，從而使人才管理部門依據(jù)大量的定量分析、實(shí)績(jī)考核和綜合評(píng)價(jià)，公正、客觀地選拔有用人才。
市委組織部:
按照市委組織部武組文〔2003〕131號(hào)文件的要求,我們迅速行動(dòng),組織專班,突出重點(diǎn),認(rèn)真細(xì)致地逐條逐項(xiàng)按照《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，實(shí)事求是地進(jìn)行自查。
一、成立專班，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。今年全市干部人事檔案工作目標(biāo)管理工作會(huì)議召開后，我們一是立即成立領(lǐng)導(dǎo)小組。區(qū)委組織部部長(zhǎng)周少甫同志為組長(zhǎng)，組織部相關(guān)部長(zhǎng)和人事局局長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各科室主要負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組成立后，多次召開各單位人事科長(zhǎng)會(huì)議，加強(qiáng)了對(duì)我區(qū)干部人事檔案目標(biāo)管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，保證了干部人事檔案目標(biāo)管理工作的順利和深入開展。二是組建專班，扎實(shí)工作。從教育系統(tǒng)抽借8名工作人員，成立工作專班，同時(shí)，制定了詳細(xì)的實(shí)施方案。
二、理順體制，打牢基礎(chǔ)。針對(duì)我區(qū)管理干部檔案的單位較多，總體情況較好，但部分單位不平衡。為規(guī)范全區(qū)干部人事檔案管理工作，提高全區(qū)檔案管理水平，我們下發(fā)了《關(guān)于對(duì)全區(qū)干部檔案實(shí)行集中管理的通知》，對(duì)全區(qū)干部人事檔案實(shí)行相對(duì)集中管理，從而理順了管檔體制，進(jìn)一步完善干部人事檔案集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制，為達(dá)標(biāo)升級(jí)工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、嚴(yán)格要求，狠抓落實(shí)。在全市干部人事檔案工作目標(biāo)管理工作會(huì)議召開后，我們立即下發(fā)了《關(guān)于在全區(qū)深入開展干部人事檔案工作目標(biāo)管理的通知》，對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行了動(dòng)員部署，將上級(jí)文件精神、要求進(jìn)行了傳達(dá)，并明確了達(dá)標(biāo)時(shí)間、要求和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，區(qū)委組織部嚴(yán)格按照文件，以《干部檔案整理工作細(xì)則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求為準(zhǔn)則，采取多種形式，加大工作力度，逐份清理干部檔案，對(duì)所缺材料逐項(xiàng)進(jìn)行登記、索要，對(duì)不能收集的材料要求各單位進(jìn)行說明。對(duì)收集歸檔的材料，認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料。整理干部檔案，嚴(yán)格按照一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，做到“四邊齊”，對(duì)材料中“三色筆”現(xiàn)象，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行復(fù)制加工。
我們建立了干部人事檔案收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責(zé)等8項(xiàng)制度，做到制度上墻，完善各種登記薄和臺(tái)帳。
積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門支持，制定了經(jīng)費(fèi)預(yù)算并得到落實(shí)，購置了新式檔案盒，配備計(jì)算機(jī)，更換了密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施齊全。達(dá)到庫房、閱檔室、微機(jī)室和辦公室“四室分開”。
與此同時(shí)，我區(qū)集中管檔單位達(dá)標(biāo)工作也進(jìn)展順利，目前三個(gè)達(dá)二級(jí)目標(biāo)的單位已經(jīng)完成初整，實(shí)現(xiàn)了“三室分開”，基本配備了“六防”設(shè)施，材料做到分類準(zhǔn)確、裝訂整齊，完善了檔案管理工作制度。
通過自查評(píng)分，我們得分為106分，達(dá)到了一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。但同時(shí)也存在著一些問題，主要是由于新洲是由縣改區(qū)，再則機(jī)構(gòu)改革頻繁，撤銷合并單位比較多。一是檔案材料收集困難，主要是有的干部調(diào)動(dòng)單位太多，遺失部分材料。二是有的材料手續(xù)不完全，難以補(bǔ)全。
通過自查，找到原因，也增加了信心，目前，我們干部人事檔案已經(jīng)全部加工整理完畢，正在進(jìn)行材料收集和目錄打印階段，年底前可以完成任務(wù)。
