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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理數字化建設，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[關鍵詞]城建檔案；管理；信息化；數字化；現代化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
傳統的紙質檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調閱費力、耗時以及占用空間大等。應加強城市檔案管理的信息化建設，增強城建檔案管理的數字化能力。為此，要借助先進的計算機硬件和軟件設施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現城建檔案的重要功能。
1 規范城建檔案信息化建設指標和要求
城建檔案信息化的指標是推動檔案信息化建設的前提條件和基礎保障，也是檔案信息化建設的主要方式。在城建檔案信息化建設的進程中，它逐步成為一個關鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準確性與真實性。為此，應嚴格要求檔案信息的搜集、整理、儲存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關人員根據行業規范和國家要求，制定有關指標規范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數據格式要求。信息管理系統中錄入的信息需要確保格式一致，以增強信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業務的要求，換言之，即涉及檔案業務的要求；③管理性的指標和要求，規范管理檔案管理工作者的行為和設備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規范檔案管理工作者的行為等。
2 建設城建檔案信息管理系統
目前，一般由專業開發軟件的企業來建設城建檔案管理系統，但檔案管理部門的工作者也應參與前期的方案探究與調研事項，并認真調試測試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應當統一電子政務資源以及城建檔案信息管理系統，提高城建檔案管理的起點，使其可從更高的視角上進行信息化建設，大大提高城建檔案管理效率。對于檔案信息管理系統的網絡建設，應在實現各種開放需求的過程中，創建一定的硬件平臺與軟件平臺，提升網絡的穩定性與可靠性，規避檔案信息化風險。
3 設計城建檔案管理系統的數據庫儲存
目前，城建檔案管理信息化的基礎性條件業已具備，且逐步健全了硬件與網絡設備，城建檔案信息化建設的另一重點是管理和設計數據庫。因此，要科學設計數據庫。首先，城建檔案管理數據庫需涵蓋三項內容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數據庫不同，文件的儲存格式也不同，所有的數據庫間存在相互聯系，在用戶調取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對其實施管理和編碼。其次，創建高效檢索系統。有效檢索信息資源是檔案信息化建設的關鍵，否則，信息系統就僅成為記錄數據的工具。在設計數據庫的過程中，要借助先進的多媒體技術以及計算機技術有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發檔案信息資源。從某種意義上來講，整個系統的工作效率受系統檢索效率的制約，因此，在設計檔案管理數據庫時，應遵循科學與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。
4 應用及管理城建檔案信息資源
在應用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點。首先，創建與完善信息化安全管理機制。立足于我國相關的法律和法規，創建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統不同工作者的責任與權限，提升系統信息的安全性。其次，注重培養信息化的專業性人才，持續提高檔案管理工作者的素質，有效實現城建檔案信息化建設。
5 注重建設城建檔案管理的信息化人才隊伍
城建檔案信息化的一個重要保障是具備一支綜合素質較高的信息化人才專業隊伍。建設人才隊伍除要提高內部管理工作者的業務素質外，還應培訓、引進現代化的管理人才和信息技術開發的技術性人才，以優化隊伍結構。尤為關鍵的是，要不斷更新各個級別領導的知識領域和結構，確保城建檔案信息化具備一個優秀的引路人，且形成一支強大的人才隊伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術開發工作者緊密配合的基礎上，實現城建檔案的信息化建設。
6 結 語
城建檔案管理的數字化建設處于一個理想的發展階段，人們的認知能力與思想意識的改變決定了其發展趨勢與發展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應創新思想，立足于城建檔案管理的現代化和信息化，縱觀歷史發展趨勢和新形勢，確保城建檔案管理的數字化建設能有效推動城市經濟的發展與社會文明的進步。
主要參考文獻
[1]陳濤.云存儲技術在圖書館隨書光盤管理工作中的應用[J].科技情報開發與經濟，2012（5）.
關鍵詞：檔案管理；數字化建設；意義；路徑
各級儲備部門屬于國家戰略物資儲備管理機構，是保障國家軍事安全和經濟安全后備力量，優質高效的檔案管理對提高儲備部門管理效益來說至關重要。檔案管理主要是通過文字、圖表、音像等方式將具有重要價值的信息資料保存下來，以便于能夠結合以往資料信息作出正確的戰略性分析和決策。從當前科技發展現狀來看，儲備部門檔案管理加強數字化建設已經勢在必行。本文在此指出儲備部門實現檔案數字化管理的重要意義，并提出幾點加強檔案管理數字化建設的重要路徑。
1 檔案管理數字化建設的重要意義
（一）確保檔案管理規范進行
檔案管理工作繁瑣枯燥，傳統的手動式管理模式容易導致檔案信息出現雜亂、失真、缺失等問題，難以實現規范化、科學化的管理目標[1]。而檔案管理數字化建設則可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互聯網信息系統軟件對檔案各項內容實現規范化管理，大大提升了檔案管理的有序性，實現信息資源為經濟建設和社會發展提供更好地服務的目的。另外，通過加強檔案管理數字化建設還可以避免檔案信息資料被惡意撰改，提高檔案信息的真實性和全面性，這對檔案管理的規范化進行也具有重要意義。
（二）提升檔案管理工作效率
由于儲備部門檔案涉及內容繁多，在檔案管理上很容易出現錯誤，并且許多檔案內容要想查找，必須要將檔案“歸檔”后才能夠進行，而數字化建設后的檔案管理則可以利用信息技術準確呈現出當前檔案信息。通過加強檔案管理數字化建設還可以顯著提升檔案搜集、整理、歸類、分析及總結等流程效率，大大縮減工作時間，確保檔案能夠及時歸檔，讓檔案管理人員從傳統繁瑣的管理步驟中解脫出來，提升儲備物資管理局檔案管理工作效率。
（三）提高檔案內容開發利用
以往人工式檔案管理模式只能保證檔案的完整安全保管與單個文件的查找利用，實現檔案數字化管理后，各類檔案的電子文件集中存儲于計算機硬盤上，電子文件經立卷后，利用者通過檢索工具，可搜索到體現所需要信息的所有相關聯的電子文件，幫助利用者了解事情的來龍去脈，滿足利用者關于某一專題的深層次查詢需求，大大提高檔案內容開發利用效果。
2 儲備部門檔案管理數字化建設實施路徑
（一）增強數字化檔案管理建設理念
儲備部門領導及檔案管理者應增強數字化檔案管理建設觀念，加強對檔案管理數字化建設的認識，了解數字化建設必要性和緊迫性，并在系統內內展開宣傳，提高職員對數字化建設理解，從而促使系統內所有職工積極投身于檔案管理數字化建設當中。同時，儲備部門還應創新檔案管理理念，由以往靜態管理模式轉變為動態管理，結合系統內管理實際情況樹立正確數字化管理觀念。最另外，儲備部門還應從宏觀上將檔案管理數字化化建設納入自身發展戰略規劃中，在實踐中及時發現檔案數字化建設中存在的問題，準確把握問題產生的原因，，并從不同方位分析檔案管理數字化建設過程中還可能產生的弊端，盡早制定針對性解決措施。
（二）加大檔案數字化基礎設施建設
加大基礎設施建設是確保檔案管理數字化建設高效進行的前提[2]。對此，儲備部門應首先提高財政支持，確保數字化建設資金到位，為具備檔案管理工作配備計算機刻錄設備，針對重要文件、數據、信息等進行刻錄儲存，且要注意刻錄格式的通用性。購入必要軟件設備，保證管理軟件能夠正常運行，防火墻、防病毒軟件應進行自動升級，借助軟件設備保障儲備部門檔案上傳、下載等環節安全。若資金允許，儲備部門還可以適當多購入硬件設備，包括路由器、存儲設備、數據庫服務器以及圖文影響掃描設備等。除此之外，還要重視硬件設備管理，創設良好設備保管環境，確保設備處于溫度、濕度、光線適宜環境，避免磁場或腐蝕性物質對硬件設備造成損壞。
（三）完善內部數字化檔案管理體系
制度體系是確保一切項目高效、有序實施的重要條件，因此檔案管理的數字化建設也應制定出相應的管理體系來確保建設的順利進行。數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢，對此儲備部門應制定完善的數字化檔案管理體系，實現信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務群眾、服務社會。完善、有效的管理體系能夠確保儲備部門檔案管理數字化建設過程得到監督和制約，確保在其建設過程滿足國家相關法律法規及章程制度要求。此外，完善管理制度還能夠顯著提升檔案管理人員工作積極性、主動性和創新性，加快檔案管理數字化建設進程。儲備物質管理局應充分利用內部管理體系加強數字化建設的監督，及時準確地發現檔案管理數字化建設中可能出現的問題或潛在隱患，及時解決或解決，確保高效、安全檔案管理數字化系統的建設。
（四）制定檔案管理安全化保障制度
數字化建設雖說對檔案管理有諸多積極意義，但隨著數字化建設進程的加快，互聯網技術帶來的信息安全性問題也越來越明顯。數字化檔案管理存在使用權限問題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監視，安全問題難以得到保障[3]。因此，儲備部門在進行檔案管理數字化建設過程中，還必須要制定安全化保障制度，以此確保檔案管理安全性和保密性。在數字化建設中應嚴格依照國家及儲備部門相關法律法規及章程制度來進行，制定保障制度來提高管理人員安全防患意識，避免檔案泄密、失密情況的出現。另外還利用電子身份認證系統、防火墻技術、數據加密技術、殺毒軟件等防護技術保障檔案信息安全。
（五）注重數字化檔案管理人才培養
儲備部門內部檔案管理工作枯燥、繁瑣，且檔案管理工作者晉升空間則不大，晉升難度相對較高。再加上檔案管理人員數字化信息技術欠缺，也是阻礙檔案管理數字化建設一個重要問題。因此還需加強檔案管理人員自身專業技能和綜合素質的提升，努力培養與之相符的現代信息化、數字化、專業化檔案管理人才。一方面，儲備部門應重視對系統內現有檔案管理人員數字化專業知識的培訓，鼓勵其加強繼續教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的數字化針對性，結合管理人員自身實際情況制定培訓計劃。另一方面，儲備部門還可以引入具有數字化技術知識背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優化檔案工作環境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。除此之外，儲備部門不僅要重視提高管理人員數字信息專業技術水平，更要重視檔案管理人員綜合素質的提升。
3 結語
總而言之，在互聯網信息化發展時代下，信息高速公路進一步拓寬，數字化檔案管理將成為檔案管理現代化的必由之路。儲備部門也應順應時代形勢，全面認識檔案管理數字化建設對系統內各項事物工作開展的積極促進意義，深入探索研究出與儲備部門實際情況相符的檔案管理數字化建設路徑，逐步推動儲備部門檔案管理數字化建設腳步，為保障局內各項工作的高效開展奠定基礎。
參考文獻
[1]田爽.事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].科技傳播，2016，（02）：52-53.
【關鍵詞】檔案管理；信息化；數字化
檔案是人類文化遺產的重要組成部分，是人類社會實踐和社會文明進步的歷史記錄，也是發展先進生產力、建設先進文化的基礎性工作和重要支柱。其中，大力推進檔案信息化建設，是當前做好檔案工作的重要任務之一。
一、檔案管理信息化數字化的內涵和要求
1.檔案信息標準化，是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中，所必須依賴的業務規范和技術標準。這些規范和標準應該由檔案管理部門統一制定、頒布、施行。檔案信息的標準化主要包括檔案信息采集標準化、檔案信息存貯標準化、檔案信息管理標準化、檔案信息網絡標準化、檔案信息管理軟件標準化等五個方面的內容。
2.電子檔案的特性，使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會對檔案信息利用的要求。檔案信息數字化主要包括四個方面的內容：檔案目錄數字化、檔案編研成果數字化、檔案全文數字化、檔案實體圖片化，其中檔案全文數字化是檔案數字化的核心問題。
3.檔案信息網絡化，是指將檔案資源進行數字化處理后，通過互聯網、局域網等計算機網絡技術，建立檔案信息網站，供公眾進行檔案信息查詢和資源共享，以實現檔案信息的開放式、交互式、社會化利用。檔案信息網絡化具有強大的優勢，可使檔案資源成為社會的共享資源和共同財富，實現不同地點的多個用戶同時受益，大大提高信息服務功能和利用效益。
二、檔案信息化數字化建設中存在的問題
1.建設任務繁重，工作見效難。在檔案信息化進程中，一要對現存館藏檔案資源進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、音像、照片、書籍等轉換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用；三要對客戶提供網上利用平臺，搞好遠程服務；四要采取電磁屏蔽，內外網物理隔離、數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，防止網絡黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全；五要根據電子信息技術的不斷完善與進步，要對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。要實現檔案信息化，建成數字檔案館，在財政投入沒有一個大的突破和復制技術沒有大幅度提高的情況下，也許需要數年、近十年或者更長的時間。
2.資金投入規模大，籌集資金難。加快檔案信息化建設，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備、打印、復印等設備，開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等等，這些都需要較大的經費投入。同時，由于電子產品更新換代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續維修、更換、升級費用有多大可想而知。
3.隊伍建設要求高，適用人才難求。檔案信息化，檔案人員要與計算機、網絡打交道，是一種高層次的工作，對人的思想觀念、專業技能、寫作水平及綜合素質都有較高的要求。工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能，有獲取判斷運用信息的能力，要有精通的檔案業務知識。那種既懂檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才大受歡迎。但受傳統用人體制的制約，使人才競爭難以順利展開，加上檔案部門待遇不高，優秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進步不快，活力不強。
三、積極推進檔案管理信息化數字化的對策
1.在工作目標的制訂執行上，要堅持長期目標與近期目標相結合。要按照總體要求，遵循“科學、實用、適用”的原則確定長期工作目標和近期工作目標。長期目標要做到站在制高點上，提綱挈領，通盤考慮，保持高質量和統一性，為技術發展留下兼容和擴充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費。近期目標注重實用和可行。基礎業務建設要按標準化要求進行檔案整理和電子計算機著錄與標引工作。具體工作要做細，要精益求精，不馬虎從事。要通過落實近期目標，摸索經驗，修訂和完善長期目標，改進工作，循序漸進。
對于館藏檔案和新歸檔檔案的數據處理，要區別輕重緩急予以對待。對于新舊檔案的數據處理，可按照先新、后舊的原則，對新歸檔新入館的檔案采用新的辦法進行數據處理，舊檔案放到第二步。對于館藏檔案，可按照先重點后一般的原則，在對現有館藏進行分析的基礎上，對有重要價值的檔案先進行數字化處理。借此時機對庫藏檔案進行清理，對于已經失去保存價值的檔案資料予以按程序批準銷毀，以減少重復勞動。
2.在方案的實施過程中，要堅持統籌規劃與分步實施相結合。在財力支持有限的情況下，要依據當地經濟發展水平和與檔案部門可爭取的財力，制定一個長短結合的硬件設施建設方案，先添置部分先行設備，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在計算機等硬件的配置上，應根據業務需要和人員計算機操作水平，按高中低不同檔次配置。硬件設施配置中堅持高配置服務器，低配置終端的策略，硬件替換中將高配置的新機作服務器，低配置的舊機作終端。
3.在人力資源的開發上，堅持注重引進與加強培訓相結合。要注重引進既具有計算機操作能力又懂檔案管理的復合型人才，改善人才結構。同時注意選送骨干到高等院校、專業培訓班培訓，鼓勵崗位練兵和自學成才，邊用邊學，以用促學，提高業務素質和綜合素質。
4.在資金的籌措上，堅持爭取財政支持與積極自籌相結合。實現檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財政，檔案館不創造物質財富，也無創收渠道，經費只能由財政供給。檔案部門要理直氣壯地爭取領導重視和支持，將其列入政府信息化工程，解決預算經費，一次難以到位的可確定基數，分年兌現。同時，注意發揮自身的主觀能動性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠道解決。
5.推進檔案信息化的法制建設。在檔案信息化建設過程中，越來越表現出對法制化的依賴。加強檔案法制化建設，是適應新時期檔案工作發展的新形勢，推動檔案事業協調、可持續發展的重要保證。要加快推進檔案信息化法制建設，適時提出比較成熟的行政立法建議，推動相關配套行政規章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設主要包括以下幾個方面的內容：一是對現有檔案法規、國家和行業標準加以貫徹執行。據有關資料顯示，在制定的技術規范中，貫徹標準的只在少數。采標率很低，大部分單位對已經頒布實施的國家和行業標準毫不了解。根據這種狀況，應以法律法規的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會的發展日新月異，檔案信息化進程不斷加快，需要對新的領域、新的載體、新的檔案關系和新的檔案管理主體進行立法，同時修改、廢止不適應發展要求的檔案法規。三是大量電子檔案能否發揮其應有使用價值缺乏法律依據。在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，就需要制定相關法律加以界定，從而更好地發揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設還應包括檔案安全法規建設。現代信息社會中，檔案管理的網絡化使檔案存在一定的安全隱患，在推進檔案信息化進程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。
6.在工作成果上，堅持長期效益與當前效益相結合。同樣，檔案信息化也要講求效益，在建設過程中要做到邊投入，邊建設，邊見效，從部分信息化到全部信息化。設備的購置，先考慮辦公和檔案館目錄數據庫輸入的需要。在檔案數據處理上先輸入重要的利用率高的檔案，再輸入一般的檔案。在網站建設上先作為檔案工作的宣傳窗口和現行文件開放服務的窗口，再根據信息化進程擴展到網上檔案查詢利用服務。
參考文獻：
[1]邊廣欣.淺談檔案管理信息化建設[J].煤炭企業檔案管理優秀論文集（2010）.2011 （05）
【關鍵詞】房產檔案，數字化，管理系統
引言
房產檔案是房地產行政管理部門在進行房屋產權登記、產權調查、產權變更及轉移房屋權屬等管理活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄[1]。隨著房地產市場的不斷發展，房屋交易量的不斷攀升，房產檔案的利用率亦在不斷提高，原有的檔案管理模式很難適應檔案工作發展的需要，實現房產檔案數字化是解決以手工處理為主的傳統房產檔案管理方式工作效率低、信息共享難、差錯率高等問題的有效途徑。
1、徐州房產檔案管理特點
以前，我市房產檔案管理采用目錄級索引，即只能通過產權人、房屋坐落等查詢出檔案號，工作人員再去庫房按照區、辦事處在相應的密集架上查找。工作人員每天接待絡繹不絕的來訪者，而查詢方法仍然是幾年前開發的軟件，有時因工作人員入庫時放錯位置或因檔案被調出利用完再放回時放錯了位置，造成檔案無法及時提供，既影響了來訪者的使用時限，又給我們的工作帶來了很大的不便，這時我們必須抽調專門的人員大面積地查找。我市房產檔案館的檔案是按區、辦事處存放的，全市共41個辦事處，再加上又分私產、單位產、直管產等，找起來非常麻煩，效率極其低下。一旦遇到這種情況，老百姓就會質問我們的檔案管理人員，溝通過程中不可避免地產生矛盾，嚴重影響了正常的工作秩序。
同時，由于使用的軟件版本過低，舊有數據錄入的量很大，存在工作人員在錄入信息時隨意性太強，該錄入的信息沒有逐項錄入，如交易費用、家庭成員情況、丟失查封信息等基本不錄入，造成信息不全，與現在的利用需求不相適應。而房屋權利記載信息不全、登記信息缺項，既滿足不了查詢者的需要，又不能全面反映房屋權利受限制情況，就會給建立房產登記信息簿帶來很多麻煩。
2、房產檔案數字化建設的必要性
2.1 檔案數字化是數字房管的重要組成部分
檔案管理是房產管理中的重要組成部分，它不僅是房產交易、權屬登記、解決房產糾紛的主要依據，對于城市房地產發展的決策者和管理者來說也是至關重要的[2]。首先，房產檔案是房管局保管和提供利用檔案信息的職能部門，我市房產檔案館有幾十萬卷檔案資料，是我市最有價值的房產檔案信息資源庫；其次，檔案載體的更新換代迫切要求檔案數字化，檔案由甲骨、金石、簡牘發展到縑帛、紙張，直到光、聲、點、磁等，顯而易見檔案載體正逐漸地被新型載體所代替或更替，電子檔案的出現給檔案管理者提出了一個亟待解決的課題，即房產檔案的電子檔案的收集、保護和利用，而解決這個問題的途徑只有一個，就是實現房產檔案數字化。此前，檔案館的保管、利用和利用手段與形勢的發展不相適應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的目錄級索引利用的水平上，而公眾對檔案信息的需求不斷變化，如：房屋的買賣、交換、贈與、法院辦案利用檔案，銀行貸款確認產權人的房屋情況，城市房屋拆遷等都必須查詢房產檔案，了解房屋的性質、來源、面積以及抵押、凍結、查封等相關信息這些都必須到我們檔案館查詢才能得以知曉，而現在的管理方式很難滿足檔案利用的需求。
2.2 房產檔案數字化是解決庫房不足的重要途徑
以往檔案按辦事處存放管理需預留空架，且預留多少很難確定，加之檔案數量不斷增加，檔案的日常鑒定管理工作不能及時開展，就會造成檔案內容臃雜，庫房載重、容量就成為困擾我們的一個難題。如果房產檔案實現了數字化，形成了與現實檔案同步的電子復本，形成了一個統一管理、分布應用的房產電子檔案數據庫，利用先進的電子存儲技術存儲后，減少了大量的檔案，極大地減輕了庫房的壓力。
房產檔案數字化建設一旦完成，將會大大提高業務工作效率，一是在業務受理審批過程中，通過實時調閱檔案影像數據，工作效率可以成倍提高；二是在受理客戶查閱檔案過程中，效率會成倍提高，檔案利用直接通過計算機進行電子檔案查詢，較原先的人工紙質檔案查詢更為方便、準確、快捷。通過使用影像數據，可以實時查閱打印，有效地保護原始檔案，并節約人力物力，同時原始檔案進入庫房后，無須頻繁進出，有利于檔案庫房的規范管理。
3、徐州房產檔案管理數字化建設情況
目前，有許多城市已經在建立電子檔案，其出發點主要是基于兩方面的考慮：一是為了方便房產檔案利用，當業主需要復印原房屋買賣契約或其他資料時，工作人員只需要在電腦中直接打印即可，不需要進庫房提檔；二是基于房產檔案利用安全方面的考慮，凡需查閱房產檔案的業主，大都是為了解決產權糾紛、（包括性質、民事訴訟）確定產權歸屬、進行房屋交易而來，如果有人乘工作人員不注意，在檔案資料上添加或涂改有關內容，甚至抽出其中一頁（如委托書）的話，就會使原本完全符合審批程序的登記資料，變成登記機關審核“不嚴密”或收件資料“不齊全”的局面，將會造成嚴重的后果。
徐州市住房保障和房產管理局于2009年下半年就開始了檔案的掃描入庫工作，近年來已對庫房的40多萬卷，日常新增8萬卷檔案完成了紙質掃描、信息錄入工作，掃描后的電子檔案已顯現出了它的巨大作用。
3.1 查閱方便、快捷
房產檔案數據庫與信息管理系統打破了傳統的利用、查閱方式，把檔案工作人員從以往紛繁復雜的手工勞動中解放出來。市民查詢所屬房產檔案的信息，只需我們窗口工作人員輕松點擊電腦鍵盤，立等可知。內部工作人員不受時間、空間的限制，根據權限的不同，可隨時進入檔案管理系統查閱自己需要的房產信息，而不必利用檔案實物，提高了服務質量和工作效率。
3.2 減少重復勞動，提高工作效率
房產權屬檔案是房產行政管理的基礎，是房產交易和房產登記發證確認產權的依據。以我市辦理房產轉移和房產登記的業務程序來看，每年有近5萬宗業務都離不開檔案查詢這一環節。傳統的管理模式是辦理房產交易、登記工作的工作人員先查檔，轉到登記環節再查檔，勞動強度大，工作效率低，群眾意見大，實現檔案數字化后在網上通過房產數據庫就可以查到房產檔案信息，即可以及時受理業務，既減少了重復勞動又提高了工作效率。
3.3 保護檔案，延長檔案壽命
房產檔案數據庫與信息管理系統的應用對檔案的保護起到了積極地促進作用，隨著房地產市場的迅猛發展，加之房地產二、三級市場的啟動，人民生活水平日益提高，改善居住環境已是老百姓的頭等大事。買房、賣房、換房的業務量聚增，檔案的利用頻率也隨之增加。每辦理一宗業務，其檔案都要經過數人調出，同一份檔案一天要調出幾次，對檔案的保護極為不利。該系統的應用大大減少了檔案頻繁的出庫量，從我們利用檔案的實例就有一個鮮明地對比。沒實現檔案數字化時，每年利用原始檔案出庫量在3萬卷左右；實現網絡化管理后年利用網絡查詢檔案數據庫信息達38111戶，原始檔案出庫量降低到6000余卷。對檔案的保護及延長檔案的壽命起到了積極地促進作用。
3.4 堵塞漏洞，避免司法案件發生
房產檔案數據庫與信息管理系統兼有權屬登記、抵押、查封、凍結信息數據庫，并實現了信息共享。一方面對設定抵押、有產權糾紛和經濟糾紛以及司法部門協助執行的房產具有報警功能，計算機能自動判斷是否抵押、查封、凍結，給予報警提示。在網絡上查詢檔案信息的同時即能做到限制產權轉移、變更、避免了司法案件的發生。另一方面，堵塞了不法分子制造假產權證、虛報產權證丟失重復辦理抵押，詐騙單位、個人錢財和騙取金融部門貸款的漏洞。過去，由于計算機未實行網絡化管理，檔案數據庫信息不能及時共享就發生了數起制造假權證詐騙和利用假權證重復辦理抵押騙取國家和個人錢財的案件，給國家造成數百萬元的經濟損失。
3.5 房產檔案數字化使房產檔案管理更加規范
徐州市房產檔案數據庫與信息管理系統，是依據《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《全國檔案信息數字化建設實施綱要》、《電子公文歸檔管理辦法》來設計與運行的，從而使房產數字化從一開始就符合法律、規范，確保了檔案信息內容的完整、真實、可靠，能最大限度地滿足社會利用需求。
4、結語
隨著我國房地產業的不斷發展，房產檔案管理工作也變得越來越重要。房產檔案管理是一項系統工程，需要綜合考慮各個方面的需求，因此，不斷完善房地產權屬檔案管理，實現我市各市、區、縣等房產檔案管理部門工作的標準化、數字化，已經成為檔案管理發展的重要方向。只有這樣，才能為以后的管理打下良好基礎，使房產檔案更好地服務于社會，服務于經濟建設。
參考文獻：
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[2]羅丹。如何做好房產檔案管理工作[J]。才智，2012（12）：218
關鍵詞：國有企業檔案數字化存在問題解決對策
隨著國有企業信息化建設快速發展，作為國有企業信息化建設重要組成部分的檔案信息化建設也提上日程，而檔案數字化工作是國有企業檔案信息化工作的內容之一，開展檔案數字化建設是目前國有企業檔案部門開展的重要工作之一，是實現檔案工作規范化的重要舉措，也是檔案部門提升服務能力、拓寬服務領域的重要途徑之一。筆者從2004年至今一直從事國有企業檔案管理工作，在多年的實踐工作中發現國有企業檔案數字化建設面臨著一些不容忽視的具體問題，本文就存在的問題進行分析探討，并提出一些解決對策。
1.國有企業檔案數字化建設面臨的主要問題
1.1對檔案數字化建設的重視程度不夠
檔案數字化，一方面可以提升查閱效率，相較于傳統的查閱方式，數字化后的檔案查閱只需要幾分鐘甚至更短的時間就可以查閱到檔案原文的掃描件。另一方面數字化后的檔案可以封閉保存，沒有特殊情況不再使用，有利于保護原件。但是在國有企業，檔案管理工作沒有得到足夠重視，檔案數字化工作比較滯后，導致國有企業檔案室變成無人問津的部門，檔案管理人員責任心強的會默默無聞的工作著，責任心不強的檔案堆積成山，沒人整理，連查找都困難，更談不上檔案信息化、數字化建設了。從根本上說，檔案數字化建設與否，建設質量的好壞，建設進度的快慢，與國有企業的重視程度有關。
1.2軟硬件配備不足嚴重制約國有企業檔案數字化工作的開展
隨著信息化建設飛速發展，國有企業檔案管理部門也配備了一些計算機及掃描儀設備，但是這些設備是有使用年限的，由于資金不足等原因，設備更新緩慢，老的計算機與檔案管理軟件的要求不匹配導致軟件運行緩慢甚至無法運行，掃描儀老舊致使掃描圖像不清晰，甚至有的還沒有專門的檔案管理軟件。沒有好的檔案數字化工作所需的軟硬件設備，導致國有企業檔案數字化工作無法開展或進展緩慢。
1.3檔案管理系統與OA辦公系統不兼容
目前，各軟件公司制作的檔案管理軟件和OA辦公軟件種類繁多，國有企業也是根據自己的需要自行購買檔案管理軟件和OA辦公軟件，致使檔案管理系統與OA辦公系統兩者不兼容，造成不能依托OA辦公系統實現網上錄入和查詢等，形成的數據也難以轉換實現共享。以昆明公交公司為例，昆明公交公司使用的OA辦公系統是電子政務網上的政府信息公開系統，而檔案管理系統是珠海泰坦軟件公司開發的檔案綜合管理系統，兩者是不能兼容的，政務網上的收發文要歸檔，只能從政務網上下載下來，然后一條條的錄入檔案管理系統中，形成的電子文件也只能一條條對應的導入檔案軟件中，費時費力，工作效率低下。
1.4檔案管理人員素質不高、配備不足
檔案管理人員素質的高低決定著國有企業檔案管理水平的高低，隨著辦公自動化的普及，對檔案管理人員也提出了新的要求，檔案管理人員除了會傳統的手工整理檔案外，還會利用現代化的手段對檔案進行管理。但是在國有企業，檔案管理人員素質高低不一，為了節約編制，一般使用秘書兼管檔案管理工作，專職人員少，檔案工作大多停留在手工管理階段，不利于檔案數字化工作的開展。
1.5缺乏技術指導
檔案數字化工作是一項技術含量、操作規范度很高的工作，檔案數字化工作也正處在摸索和嘗試階段。在國有企業檔案數字化工程中，檔案管理人員對掃描技術、掃描流程、掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描過程控制等掌握不夠，缺乏技術指導。
1.6安全問題突出
國有企業檔案數字化建設的安全問題主要有三個方面，一是缺乏安全保管電子檔案的設施，如光盤、移動硬盤、防磁柜等。二是數字化過程中的安全問題，由于紙質檔案數量龐大，紙質檔案在從庫房拿出來數字化的過程中，難免出現紙質檔案丟失情況。三是網絡安全沒有保障，安全措施不到位，其他部門的電腦還連著外網等。
1.7檔案數字化制度欠缺
2005年國家檔案局的《紙質檔案數字化技術規范》是紙質檔案數字化的標準，各省市也出臺相關標準，為紙質檔案數字化工作提供了相關的技術指導，由于各國有企業紙質檔案的種類不盡相同，國有企業沒有根據自身情況制定檔案數字化標準，完全參照國家統一的標準和省市標準進行紙質檔案的數字化工作，致使在檔案數字化過程中，沒有制度可依，無章可循。
1.8有些檔案數字化工作重復
隨著信息技術的發展，政府也在推行電子政務，實現網上收文發文，推進無紙化辦公工作，使信息可以迅速、準確地到達相關部門，從而極大的降低社會成本，提高文件傳閱速度。但在很多國有企業，由于各方面的原因，并沒有真正實現無紙化辦公，政務網的文件還是習慣下載后打印出來給領導批閱后存檔，這一部分打印出來的政務網文件存檔后就不可避免出現再數字化的現象，造成重復和浪費。
2.解決對策
國有企業檔案數字化建設是一項長期而艱巨的任務，筆者認為應著力采取的對策主要有：
2.1加強對檔案數字化工作的領導
國有企業檔案數字化建設的最終目的在于提高國有企業效率，提高領導決策和管理水平，國有企業應該把檔案的數字化建設納入領導議事日程，把檔案的數字化建設納入國有企業信息化建設當中，作為國有企業信息化建設的一項重要內容來建設，明確主管領導和檔案管理人員在檔案數字化建設方面的責任，在物力人力財力方面給予支持，有了領導的支持，檔案的數字化工作便能順利的開展。
2.2增撥專項資金，配足軟硬件設施
為使檔案數字化工作能夠順利開展，國有企業應該把數字化工作所需的經費列入國有企業各項經費預算中，增加撥付檔案數字化建設專項資金，重新為檔案室配足計算機、掃描儀、防磁柜、光盤、移動硬盤、檔案管理軟件等設備，并根據需要進行更新換代和最新優化升級，使之完全符合檔案數字化工作的需要，檔案部門要多與領導溝通協商，爭取支持，以保證檔案數字化建設順利進行。
2.3建設統一管理平臺，實現檔案管理系統與OA辦公系統的無縫對接
隨著辦公自動化的普及，電子檔案數量不斷激增，建設統一管理平臺，實現檔案管理系統與OA辦公系統的無縫對接至關重要，國有企業要真正實現文檔一體化，做到從文件到檔案的轉變不需要數據的轉換與遷移，同時也提高檔案工作的效率。這就要求國有企業要加大資金投入，檔案部門要加強與軟件制作部門的溝通協調，使OA辦公系統和檔案管理系統具備符合檔案管理要求的功能，實現檔案系統與OA辦公系統的無縫對接。
2.4加強人才隊伍建設
人才隊伍建設是檔案數字化工作順利開展的先決條件，必須加強檔案數字化工作人才隊伍建設。一是人員保障，檔案數字化工作量大，必須有足夠的人員才能完成，如有外包能力可以請專業機構完成，沒有外包能力的可以挖掘內部潛力，從其他部門借調一些人員過來幫忙完成，并配備一名計算機專業人才負責網絡、數據庫的管理及相關業務工作。二是檔案管理人員要加強學習，根據檔案發展需要不斷提升專業技能，學會利用計算機網絡和多媒體技術對檔案信息進行存儲、檢索和開發利用，積極參加檔案知識培訓班，自覺學習檔案數字化各項規章制度，讀透研透其中的內容并應用到實際操作中，保障檔案數字化工作的有效開展。
2.5加強與檔案部門聯系
積極到省市檔案局參觀學習數字化建設方面的經驗，請專家親自過來開展檔案數字化建設的業務指導，傳授檔案數字化方面的專業知識，及時掌握數字化工作的方法，參觀其他成功單位的檔案數字化情況，獲得旁人已經取得的經驗和教訓，從而少走彎路，提高工作效率。
2.6加強檔案數字化的安全管理
檔案先進的管理手段帶來工作效率的提高，同時也對檔案安全管理提出了更高的要求，可以從以下幾個方面加強檔案的安全管理。一是加大資金投入，購買存儲設備如光盤、移動硬盤、防磁柜等，確保檔案保管安全。二是加強檔案數字化流程的監控，制定明確的責任制度，杜絕數字化過程中檔案丟失的現象發生。三是引進計算機網絡安全管理人員，制定檔案安全管理制度，按時進行備份，定期開展檔案安全保密檢查工作，發現隱患及時整改，發生責任事故嚴肅處理，與檔案管理軟件聯網的電腦不能同時連著外網，所有的電腦實行專管專用，實行密碼登陸，做好防火墻等安全設置，并隨時更新病毒庫。
2.7完善檔案數字化工作制度
制定規范，明確標準，這是保證掃描質量的重要步驟，國有企業檔案在進行數字化工作之前，應根據國有企業的實際情況，制定和完善檔案數字化工作制度，包括整理標準規范、圖像掃描技術規范、責任制度、安全保密制度等，并使檔案數字化責任具體到了崗位和人，嚴格質量控制，明確工作流程，明確掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描過程控制等，在制度上保證了檔案數字化工作向更高質量、更加規范化、科學化的方向發展。還可以實行激勵制度，對檔案數字化工作比較先進的檔案部門進行激勵，以物質激勵和精神激勵相結合，調動檔案管理人員的積極性、主動性和創造性。
2.8實現信息資源的共享，避免重復數字化
在國有企業的信息化建設中，國有企業可以利用內部局域網，把不的檔案通過局域網向內部開放，實現內部信息資源聯網，無紙辦公，減少紙張，OA系統中形成的電子文件可以通過與檔案系統的無縫對接系統實現轉換，避免出現了在OA系統中形成的電子文件打印后再數字化的現象，造成重復和浪費。同時要做好保密工作，要對外必要信息時，應做到科學地把握保密和利用的關系，做好信息安全保密，同時要積極開展服務，變被動服務為主動服務。
檔案數字化建設是一項長期而艱巨的任務，開展國有企業檔案數字化工作，重在堅持，要將檔案數字化建設納入國有企業信息化建設中，積極探索出最適合自身的數字化建設道路。
參考文獻：
[1]楊公之.檔案信息化建設實務[M].中國檔案出版社
摘 要 社會組織、國家機構以及個人在社會活動時間中的相關記錄的保存工作，是檔案工作的由來，檔案工作的順利開展關系到各個領域的秩序，它是我國科學文化事業中的重點。檔案管理工作素來以繁瑣的特征著稱。隨著現代科技的進步與計算機技術的普及，檔案管理工作走向了數字化的道路。本文將針對檔案數字化建設中存在的問題及利用措施進行分析探討，希望為我國檔案工作的順利進行以及效率的提高，提供有價值的思考與建議。
關鍵詞 檔案數字化 問題 利用措施
不同于傳統的紙質檔案，依托于計算機技術的數字化的檔案在管理上具有更加便捷以及科學的優勢。在數字化的作用下，檔案的表現形式、存儲方式以及查詢方式等都出現了新的發展。在檔案數據庫和信息管理系統于大型檔案館的廣泛應用之中，檔案數字化建設已經初見成效。為了促進檔案管理數字化建設，我國出臺了《紙質檔案數字化技術規范》，為檔案的數字化建設提供了政策支持以及法律依據[1]。可見檔案數字化所帶來的優勢對檔案管理工作的發展具有重要意義。另一方面，不同于其他的工作，檔案管理工作具有其重要的特點，即安全性、保密性，這無疑是目前檔案數字化需要著重解決的問題。
一、檔案數字化建設中存在的問題
（一）檔案數字化建設的不合理
這一點的具體體現主要與不同檔案部門的實際情況不同，其檔案數字化建設的基礎也不相同。不同的行業、不同地區、不同性質的單位的檔案管理工作的側重點以及相關的管理設備、管理經費之間千差萬別。檔案管理工作的復雜性要求對相關設備的使用以及經費的投入具有詳細的標準與要求，推進數字化的檔案管理模式對于計算機、轉換設備、掃描設備的配備具有一定的要求。但是在實際的檔案數字化建設的推進工作當中往往忽視了不同檔案部門的特有的發展狀況，產生了“一刀切、一風吹”的不合理的發展措施[2]，對檔案數字化的建設具有不利的影響，不僅降低了檔案數字化的建設效率，還會出現一些系統以及管理上的漏洞，為檔案管理工作帶來安全隱患。另一方面，檔案管理部門的檔案數字化水平出現參差不齊的現象。在國家事業單位中，檔案的數字化水平一般較高，主要是資金的投入較大以及相關的管理隊伍水平較高。在其他的領域或企業之中，基于領導重視程度以及資金投入等方面的問題，檔案數字化水平普遍較低。
（二）檔案數字化建設中的檔案安全問題
基于檔案管理的重要特性，安全性以及保密性，結合計算機技術應用發展下的檔案數字化管理模式中的開放性與共享性的特點，兩者之間所存在嚴重的沖突[3]。在目前的檔案數字化平臺的建設之中，由于檔案的外包原因以及相關的技術問題，檔案泄密現象時有發生，這為公共安全造成了一定的恐慌以及重大的不利影響。提高檔案數字化管理的保密性以及安全性是目前公眾普遍關注的問題。另一方面，檔案在利用過程中出現的信息公開的問題也具有危害性。在目前的檔案利用問題上，檔案在內部的流通方式以及利用效果值得商榷。
二、檔案數字化利用措施
（一）做好檔案數字化相關基礎設施的建設
針對上文中提出的不同部門、不同地區以及不同單位之中的檔案數字化相關基礎條件的不同。在進行檔案數字化建設與推廣的過程中需要同時進行檔案數字化相關基礎設施的建設，采取統籌規劃的方法，加強檔案數字化管理工作的重要意識的宣傳，為檔案數字化建設提供相應的政策支持，對相關的經費以及投入進行統一的規劃，依據不同部門、不同地區以及不同單位的具體狀況，提出合理的硬性指標。加強對檔案管理的檢查工作。對各個檔案管理部門進行定期、抽樣檢查，促進檔案管理數字化的建設與發展。
（二）檔案數字化建設中檔案安全問題的解決
基于檔案數字化所帶來的檔案的安全問題，在實際的檔案管理工作中，需要采取有效的措施對檔案進行安全的管理[4]。對于檔案管理中的檔案保持、檔案利用以及檔案公開的問題，在相關的程序以及具體的執行標準上需要進行商討。在計算機技術支持下的檔案數字化的管理模式下，解決好上述三者的關系對檔案管理的保密性具有促進作用。在進行檔案利用工作時，對檔案的內部流通的形式以及相關的標準規定需要進行嚴格的控制，必要時候應加以法律條例進行硬性規定，確保檔案的利用安全。加強對檔案數字平臺上的安全系統的建立，嚴格控制檔案數字化管理的網絡，避免黑客入侵，導致檔案泄密。完善檔案的交接以及使用制度。
三、結束語
綜上所述，檔案數字化的便利性以及管理方式的科學性、高效性等諸多優勢對于整個檔案管理工作的發展具有積極的推動作用。但是，由于檔案管理所特有的安全性以及保密性與計算機技術的開放性之間存在著沖突，在檔案數字化的應用發展之中出現了泄密的嚴重問題，針對目前檔案數字化發展的現狀，加強檔案數字化管理的保密手段，完善檔案數字化管理的體制、優化具體的檔案數字化管理的相關措施具有必要性以及重要性。
參考文獻：
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[關鍵詞]檔案管理 數字化
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0064-01
王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會保障局初級助理管員。
一、檔案數字化管理的必然性
首先，檔案數字化是時展的必然。計算機網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的發展，使分散于不同載體、不同地點的信息得以實現數字化存儲。通過網絡互通，實現共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數字化檔案。同時，數字化檔案也有很多傳統紙質檔案所不能代替的優勢，如數字化檔案節省占地空間，查閱方便，節約了保管費用，避免了人力浪費。數字化檔案傳遞快速，利用及時，大大提高了工作效率。因此，檔案數字化將是未來時展的必然趨勢。隨著數字化檔案的興起，檔案管理數字化必然應運而生。檔案管理數字化是發展的必然要求，也是因為其有不可替代的作用。首先，數字化管理更有利于保護檔案。因為在將傳統檔案資源數字化的過程中，必將能夠發現檔案中不完整和欠缺部分，便于及時補齊，同時檔案的數字化存儲還可以彌補紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數字化后成為原紙質檔案的副本，相當于一個備份，極大限度地保護了原件資料的完整性。其次，檔案管理數字化也有利于改進檔案管理工作質量，提高歸檔、立卷、查詢效率。
二、檔案數字化管理的內容
數字化管理主要內容包括基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設以及安全保障體系建設等內容。標準規范建設是指是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標準、規范，并指導實施的過程，對于確保數字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。
基礎設施建設指網絡和設備的建設，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。應用系統建設主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關系到檔案數字化管理的速度與質量。檔案信息化資源建設包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要指數據庫建設。人才建設指專業人才，特別是既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，是當前數字化檔案管理工作所需要的。
最后是檔案數字化管理所需的安全保障體系建設，檔案數字化管理過程需要有強大的安全保障體系支撐，這是一項復雜而龐大的系統工程，主要應該由以下五個要素組成：法制標準保障、基礎設施保障、組織管理保障、安全技術保障和災難恢復機制。積極促進檔案整體信息化應用水平的全面提高，為信息化建設保駕護航。
三、檔案管理數字化要把握的環節
我國的檔案管理數字化建設剛剛發展，其中有需要改善的環節，也有需要注意避免的問題。
（一）避免資源的浪費
電子文件與紙質文件的雙重保管容易造成資源的浪費，有些檔案已經形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉化成紙質文檔再保存一次。因此，除了對已有珍貴檔案進行數字化再傳播和保存外，后續檔案的管理就要注意避免資源浪費的問題。
（二）提高數字化檔案利用率
數字化檔案具有非常方便快捷的優勢，這是紙質檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數字化檔案的利用率，使之充分發揮作用。但現實往往不盡如人意，人們對于浩瀚的網絡資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數字化檔案的利用率，首先應該建立起檔案電子化的系統工程，做好系統的總體設計，配套設備選型，檔案管理軟件的開發和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對大量的查詢和共享，檔案管理系統的設備首先要選用雙服務器的設備，并進行雙備份，同時設置查詢系統，為資源共享提供方便。
（三）提高檔案管理人員隊伍水平
檔案管理要轉變為數字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動密集型工作轉變為知識技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識技能水平也要有相應的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準確識別有效檔案進行歸檔；另一方面，根據眾多使用者的要求提供準確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識技能水平，需要高素質技能的信息化人才。因此，管理部門要加強檔案管理人員這方面的培訓，提高電子文件管理意識，加快工作轉型，提高檔案管理水平。
四、檔案管理數字化中對電子檔案的管理
（一）電子檔案的鑒定
在歸檔管理前，首先要對檔案進行鑒定。鑒別檔案的價值以確定管理期限，對無保存價值的電子文件進行刪除和銷毀。對電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準確、完整、系統的前提。
（二）電子檔案的著錄歸檔
對電子文件的著錄包括。對歸檔前文件著錄和歸檔后文件著錄，歸檔前著錄的文件有文件級與案卷級，歸檔后只需對案卷級文件進行著錄。檔案管理部門可以將需要的著錄項目編成表格發放給檔案形成單位，實現雙方的銜接。
關鍵詞 高校檔案 數字化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
高校檔案記錄了學校教學、管理活動中的重要事件，是具有保存價值的重要文件材料，對后續的教學活動和管理工作具有重要的參考價值和借鑒意義。檔案管理工作是高校行政管理的重要內容之一，是高校建設發展過程中的基礎性工作，是一項維護學校歷史面貌和提升學校文化內涵的長遠事業。當前信息社會迅速發展，檔案作為一種文化資源發揮著越來越重要的作用，檔案信息化已成為大勢所趨。加快實施高校檔案信息化、數字化建設，建立高校檔案的科學管理方式，探索高校檔案校內外服務新模式已成為現時之需。
1高校檔案數字化建設的意義
高校檔案數字化主要利用計算機和互聯網、局域網等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現檔案資源共享，并實現高校檔案的高效、規范、科學管理。
高校檔案數字化建設，不僅能夠使高校檔案管理更加合理有效，并且能夠使得管理更加規范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發生；相比較傳統檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。高校檔案數字化建設的意義主要包括以下幾方面：
便于檔案資料存儲。傳統檔案管理方式下，檔案文件都是以紙質媒介進行整理、錄入和存儲。但是，紙張受到保管時間和保管條件的限制，再加上經常的翻閱利用，在長時間保管使用過程中會出現紙張變脆、易碎，易受潮、易被蟲蛀的缺點。如果將檔案數字化，則可以大大節省保存檔案的空間和成本，并且可以提高保存的安全性和保存時間的長久性。
提高檔案管理工作效率。檔案材料的信息豐富、信息量大，這使得檔案的整理和利用工作繁瑣、重復性強，勞動強度大。如果采用數字化，一次整理后并將檔案數字化后，可大大減少紙質檔案使用翻閱頻率，全部查閱數字化檔案即可。
節約大量人力財力資源，保存成本較低。傳統檔案管理方式下，檔案整理、存儲和查找利用需要投入大量人力物力和財力，在數字化后可實現“一次投入重復利用”，大大減少對檔案原件的翻閱查找和對紙質檔案進行復印利用。
實現檔案數字資源共享，為檔案信息管理者提供便利，提升檔案服務質量。將檔案數字化后，能夠將可以公開的檔案掛接在檔案管理網站上，使得檔案利用不再受時間、空間限制。
2實施數字化需要解決問題及對策
檔案管理復合型人才缺乏、檔案工作人員綜合素質亟待提高問題。由于當前和今后的檔案工作與信息化、數字化結合緊密，檔案工作中越來越需要掌握計算機、網絡技術等具有相關專業背景的復合人才。然而，目前現有檔案管理人員整體素質普遍不高、知識結構單一，思維不夠靈活，缺乏掌握現代信息技術和具有檔案管理新知識新思想的高素質復合型檔案人才。
配套信息化建設滯后、檔案管理系統與辦公自動化系統不兼容問題。越來越多高校已開始建設辦公自動化系統，但由于檔案管理系統具有一定專業性，一般來說，辦公自動化軟件與檔案軟件系統設計單位不同，兩個系統不兼容，不能做到辦公自動化系統中的電子文件直接歸檔的情況。現有的檔案管理軟件普遍都是只具有檔案管理功能，缺乏數據挖掘、數據分析和推薦決策功能，只能滿足基本的檔案管理功能，無法實現檔案資源充分利用和深度挖掘的檔案利用要求。
數字化中檔案文件報關與利用存在不安全因素的問題。存在檔案管理系統中的目錄和電子文件信息的正常使用依賴于服務器和管理系統軟件正常工作，一旦系統服務器或軟件出現問題，就會造成系統數據無法訪問。同時，為方便利用，管理系統一般為網絡軟件，即便在校園局域網內，也存在一定系統被攻擊、數據被篡改、服務器遭病毒入侵和人為攻擊的風險。
高校檔案數字化管理中的保密問題。一方面應注意檔案文件的密級，對于檔案應嚴格控制瀏覽范圍；另一方面，對于檔案文件材料中涉及的重要信息或個人敏感信息，也應注意保密，防止信息傳遞過程中的無意識泄露。
硬件條件欠缺，數字化建設資金投入不足問題。檔案數字化建設經費投入不足檔案數字化建設離不開專業軟硬件設施的支撐。由于現實條件限制，用于高校檔案數字化工作資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數字化建設工作的開展。
避免檔案數字化建設中的“黑洞”現象。高校檔案數字化建設中存在的“黑洞”現象――數字化建設的經費、人力投入都很大，然而成效和回報率卻很低。這個現象的產生與前期準備調查工作不充分、工作目標與重點不明確等因素有關。
針對以上檔案數字化建設中可能出現的問題，在實施檔案數字化工作時，首先要提高對檔案數字化建設的思想認識，提升檔案管理人員綜合素質、業務能力和數字化技術水平，加強檔案管理人員隊伍建設和人才培養；加強檔案管理平臺和檔案數據庫建設，在數字化過程中保護電子文件的原始性與紙質文件的完整性，加強保密工作，加強檔案管理軟件的安全；加大資金投入，為檔案數字化建設提供充足的硬件條件支持，同時還應注意避免出現“黑洞”現象，在進行數字化工作前做好調研工作，結合本單位實際情況，制定目標明確、重點突出、切實可行的數字化方案。
3高校檔案數字化建設發展方向
當前高校檔案數字化建設主要包括四方面內容：建立檔案館網站，通過網絡構筑檔案信息網絡平臺，建立橫向通道，依托辦公自動化系統實現文件、檔案一體化管理，建立各類檔案專題特色數據庫以及加強高校數字化檔案的利用與編研。
建立檔案館網站，通過聯網實現檔案信息網絡平臺。這些檔案館網站上一般一些新聞、查檔閱檔、檔案利用相關信息，但是直接在網上進行檔案利用的情況比較少。各個高校檔案館網站相對獨立，沒有實現互聯或與所在地教育行政主管部門建立鏈接，非常不利于更大范圍高校檔案信息資源共享。如果能夠逐步構建地區性、全國性館際互聯，將有助于為全社會提供更方便、快捷、優質的檔案信息服務。
依托辦公自動化系統，實現文件、檔案一體化管理。這種方法是將高校內辦公自動化系統在學校日常管理工作中產生的電子文件通過辦公自化系統和檔案系統互聯，將電子文件直接歸檔。這種方式的好處是可以簡化歸檔環節，減少檔案整理移交的工作量。同時也存在一些問題：在辦公自動化系統與檔案管理系統互聯時，要注意防止文件被無意或惡意更改、損毀，保護電子文件數據的原始性和完整性。電子文件的傳遞還會帶來沒有簽名或公章的情況，這也是與傳統歸檔方式相比，電子文件歸檔存在的新問題，應在實際操作中考慮解決。
建立各類檔案專題特色數據庫。這是在有了數字化檔案資源基礎上，可建立專題數據庫，各展示館內的館藏數據特色，凸顯學校的發展特色和辦學亮點。建立特色數據庫的特點是大量信息會顯示在網站上，對網站的訪問能力和安全性也是一種考驗。
高校檔案數字化后的利用與編研。這一內容屬于數字化信息的深入利用工作。日常對數字化檔案信息的管理和查閱利用是對檔案信息的直接處理利用方式，而編研則是在對原始檔案數據進行選擇、整理、分析、綜合等工作后，形成的具有創新性的材料，是對檔案的深入開發和靈活利用，屬于研究性勞動成果。出色的編研工作對學校管理工作與未來發展有著重要參考作用。
高校檔案部門面對檔案管理工作新要求和檔案數字化建設大趨勢，應不斷探索新技術新方法，對現有問題努力改正，不斷研究新的管理方法，更好地利用檔案信息資源，全面提高檔案信息服務水平。
參考文獻
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【關鍵詞】煤炭企業；檔案管理；數字化檔案館
檔案是記錄企業歷史的證物，檔案管理工作是保障企業權益的基礎性工作。隨著社會、科技的發展，煤炭企業的現代化建設步伐不斷加快，這就要求煤炭企業的檔案管理工作也必須與時俱進。實現煤炭企業檔案數字化建設，是煤炭企業發的必然趨勢。
一、加強煤炭企業數字化檔案館建設的必要性
國家檔案局下發的《關于加強企業檔案信息化建設的意見》（以下簡稱《意見》），提出了“堅持以信息化帶動工業化，以工業化促進信息化”。數字化檔案館具有工作效率高、存儲容量大、隨時隨地查閱等優點，它的建設，對資源共享，提高檔案信息資源開發利用水平具有重要的作用，更會給企業的管理工作帶來便利，提高管理能力。
1、檔案數字化有利于信息現代化建設
科技革新速度的加快，產品推陳出新頻率的增加，讓人們意識到，信息知識已成為企業比資金、勞動力更為重要的競爭力。要想企業發展，必須進行企業信息化建設。而檔案管理部門作為企業原始信息的收集者、整理者、保管者、傳遞者，在信息化建設中有著不可或缺的地位和作用。檔案里可行性研究報告、設計文書、人工定額、地質勘察報告、施工圖紙等各種文書、照片、聲像等資料，見證了企業的發展，對企業的管理有著很高的指導價值和參考意義，檔案數字化有利于信息現代化建設。
2、檔案數字化有利于保護檔案原件
檔案資料在企業開展業務時經常會用到，原件使用頻繁不利保存，保護檔案原件的最有效的方式就是用復制件代替原件來提供利用，但也有弊端，占存空間過大。如果使用光盤、磁盤或數據庫通過計算機瀏覽，將檔案資源數字化，既能夠節省儲存空間，還能減少或避免使用原件，加大有效地保護檔案原件。
3、檔案數字化有利于快速檢索
檔案資源數字化后，使用者可以利用計算機，通過查閱目錄快速瀏覽到文檔信息，提高了檔案管理者的工作效率，更方便了使用者。
二、煤礦企業檔案管理中的不足
二十世紀末，煤炭行業遭遇寒冬，價格低、庫存高，滯銷嚴重，煤炭企業管理者想方設法提高企業效益，而檔案管理被認為是無足輕重之事，無人管理，不少原始資料丟失；煤礦企業在改制之后，又因管理不善，丟失、破損大量中藥檔案。檔案管理的機制和體系的落后造成我們現在才開始做的檔案管理先天的不足，再加上其實現在大多煤炭企業雖設置有檔案室，但大多只是存放檔案，沒有引入信息化；或是雖設置有信息中心，但主要職責是進行網絡或硬件維護，而不是履行信息管理職能。所以，煤礦企業數字化檔案管理還僅僅是虛有其表。
三、實施煤炭企業數字化檔案館建設的必要條件
1、強化數字化檔案館建設的意識
首先，煤炭企業高層領導應從精神上予以重視。成立專門的檔案管理部門，招聘專業的檔案管理人員，在檔案管理中引入信息化技術。其次檔案管理部門也應強化數字化檔案館建設的意識。組織培訓、進行學習，讓部門員工意識到對檔案信息化管理是促進企業發展的重要舉措。要當好企業原始信息的收集者、整理者、保管者、傳遞者。
2、提高煤礦企業檔案管理人員的素質和能力。
要想實施煤炭企業數字化檔案館建設，必須建立起一支技術能力強、專業素質好、服務意識濃的隊伍。煤炭企業應努力打造能夠適應檔案信息化建設的高素質檔案工作隊伍。采取內培與外培相結合的方式，堅持抓檔案人員業務培訓，組織檔案管理員到檔案工作先進單位對標學習。培養檔案業務骨干，掌握檔案管理全方位、全過程工作內容，能夠獨立承擔重大建設項目檔案管理和驗收應檢準備工作的指導，獨立解決檔案業務新問題，應對新挑戰。
3、建立數字化檔案館建設的制度
要想實施煤炭企業數字化檔案館建設，必須完善數字化檔案館建設的制度。文書檔案歸檔制度、專職檔案工作人員崗位責任制、部門立卷制度、檔案保管制度、檔案保密規則、檔案借閱制度等等。凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要嚴格按照制度執行。
4、建立檔案數據庫系統
傳統的紙質檔案的管理為煤炭企業檔案管理帶來了一定麻煩，文件系統下的檔案管理同樣也顯出弊端，在信息化社會，用數據庫來管理數據信息已然成為大的趨勢。建立檔案數據庫系統是煤炭企業進行檔案數字化管理的核心。建立檔案數據庫的方法一般有兩種：原始文件掃描和數據輸入。為保障建立數據庫的效率和數據庫的利用率，應該遵循“先導后掃”的原則。因為現在很多煤炭企業進行了數字化辦公，很多資料是存儲在各個部門的計算機里的，在建立數字化檔案庫時，應充分利用企業現有的信息資源，將電腦中的文件導入到數據庫系統中。如果沒有辦法導入，在選擇掃描的方式進行數據存儲。這樣不但能提高效率，還能保障質量。同時要注意的是，建庫的目的是增進企業效益，進行資料入庫時要優先處理使用頻率高、存儲價值大的資料。檔案是煤炭企業的重要基礎性信息資源，檔案工作是煤炭企業發展的一項基礎工作，煤炭企業進行檔案數字化建設是具有深遠意義的，利用檔案數字化帶動煤炭工業化，不但能夠提高煤炭企業的綜合競爭力，更有助于煤炭企業發展循環經濟實現跨越式發展。
參考文獻
[1]佚名.檔案信息化建設導論[M].北京：中國檔案出版社，2001.
一、有利于供電企業對檔案的管理和使用
隨著市場經濟的不斷延伸，供電企業要想獲得好的發展，就必須進行有效的變革，而進行變革就必須將每一種新的管理方式登記在企業的檔案中，傳統紙質的檔案管理模式很明顯已經滿足不了供電企業的需要，采用數字化的檔案管理模式后，供電企業就能夠及時準確的將發生的改革以及采取的新的管理方式記錄在檔案中，這對于供電企業使用檔案來說，是十分有利的。除此之外，采用數字化的檔案管理模式，還能夠提高電力企業檔案管理的水平，能夠及時地發現檔案管理中存在的問題，并采取積極有效的措施不斷的改進，從而促使電力企業不僅在檔案管理方面的水平得到提升，還能夠提升電力企業整體的管理水平。
二、供電企業如何做好檔案數字化管理
針對上述的供電企業實現檔案數字化管理的原因可知，供電企業實現檔案數字化管理對于供電企業在未來的發展來說，是十分有利的，下面將論述供電企業應當如何做好檔案數字化管理。
1.電力企業單位負責人重視檔案數字化建設要想在電力企業中做好檔案數字化管理工作，應當要求電力企業單位負責人重視檔案數字化建設，這是檔案數字化管理模式在電力企業得以實施運用的前提。電力企業實現檔案數字化管理是一個長期的過程，必須要電力企業單位負責人重視檔案數字化建設，為實現電力企業檔案數字化建設創造條件，這樣才能使檔案數字化建設能夠在電力企業中得以有效的實施。那么作為電力企業中的負責人應當如何重視檔案數字化建設呢？首先，電力企業單位負責人應當重視企業檔案管理團隊建設。作為電力企業的負責人，要想加快企業檔案數字化建設，首先應當重視企業檔案管理團隊建設，即配備專業的檔案管理人員，提高企業檔案管理水平，加強企業檔案管理。除了聘請專業的檔案管理人員外，還應當注重對企業原有檔案管理人員水平的提升，定期對電力企業中的檔案管理人員進行培訓。其次，電力企業單位負責人應當注意協調各個部門之間關系，促使各個部門協助檔案部門進行各項管理工作。除了應當配備專業的檔案管理人員外，電力企業單位負責人還應當注意協調檔案部門與各個部門之間的關系，要求各個部門支持檔案部門的工作，加快企業實現檔案管理數字化的步伐。
2.建立電力企業檔案數據管理庫除了電力企業的單位負責人應當重視檔案數字化建設外，還應當建立電力企業檔案數據管理庫，這也是加快電力企業實現檔案數字化管理重要的一步。那么應當如何建立電力企業檔案數據庫建設呢？首先，應當建立電力企業檔案目錄數據庫。要想建立電力企業檔案數據庫，應當建立電力企業檔案目錄數據庫，將電力企業中檔案類別，檔案分號，檔案名稱等登入電腦中，建立一整套完整的電力企業檔案目錄數據庫。這樣不僅有利于電力企業員工及時的查詢相關的檔案資料，還有利于對電力企業中檔案的管理。其次，應當建立電力企業檔案狀態數據庫。除了應當建立一個電力企業檔案目錄數據庫外，還應當建立一個電力企業檔案狀態數據庫。即把電力企業中各個新的信息，通過計算機網絡傳輸到這個檔案狀態數據庫中。這樣不僅有利于電力企業中的管理人員及時查詢最新的檔案數據信息，還能夠給予電力企業檔案管理人員充足的時間將各個檔案信息準確的分類到各個檔案庫分類中。
3.提高電力企業全體員工的檔案數字化管理意識除了上述的兩點外，提高電力企業全體員工的檔案數字化管理意識，也是十分重要的，這也是加快電力企業實現檔案數字化管理非常重要的一步。那么應當如何提高供電企業全體員工的檔案數字化管理意識呢？首先，作為電力企業的管理人員應當以身作則，提高自我的數字化管理意識，管理人員應當意識到促使企業檔案數字化建設對與企業管理水平的提高以及未來的發展來說，是十分重要的。只有電力企業管理人員有了這個意識，電力企業中其他的員工才能夠參照這個標準要求自己，提高自我的檔案數字化管理意識。其次，作為電力企業中的員工，應當提升自我要求，提高自己檔案數字化管理的意識。意識到促使電力企業實現檔案數字化管理，不僅需要企業的推進，同時也需要員工有檔案數字化管理的意識，明確企業實現檔案數字化管理，員工應當具備怎樣的專業素質，不斷的提升自我專業水平，不斷的充實自己。只有這樣才能夠促使供電企業逐步實現檔案數字化管理，并且促使供電企業提高自身檔案數字化管理水平，在未來激烈的社會競爭中不斷的突破，長期據于不敗之地，進而獲得更快更好的發展。
三、結束語
本文主要論述的是電力企業實現檔案數字化管理的原因以及電力企業實現檔案數字化管理的措施。隨著現代社會的不斷發展，科技的不斷進步，電力企業實現檔案數字化管理是，電力企業順應時展的需求，也是電力企業提高自身管理水平的重要手段。
作者：李谷蓮單位：廣東電網公司云浮供電局
關鍵詞：檔案管理;數字化;管理
檔案管理數字化在實現的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發展與完善是檔案管理數字化的重要基礎條件，這些技術的發展、普及及研發力度在一定程度上決定著檔案管理數字化的進程。
1檔案管理數字化的可行性分析
1.1檔案管理的現狀分析
1.1.1管理制度的調查與分析
實現檔案管理數字化需要建立數字化建設組織保證，建立數字化建設科學管理體系與規則制度，建立數字化建設規范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。
1.1.2硬件方而的調查與分析
檔案管理數字化的實現需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等。
1.1.3技術方而的調查與分析
檔案管理數字化的實現需要一定的技術保證，數字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對自身的實際情況進行調查與了解，依據自身的技術力量制定數字化實施方案。
1.1.4人才方而的調查與分析
檔案管理數字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數字化建設能力。
1.2檔案管理數字化的實施目標
通過對檔案管理數字化可行性的分析，具備了實現檔案管理數字化建設的檔案部門應該成立數字化建設領導小組，對數字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現狀與未來的發展趨勢作為依據，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發展趨勢相協調。
1.3檔案管理數字化的實施要素
在檔案管理數字化的實施目標確定之后，要依據實施目標實現實時要素的確定。在整個的數字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數字化建設中的重點發展項目與領域，例如檔案目標數字化建設項目、數字化檔案信息局域網與廣域網服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。
1.4檔案管理數字化建設的保障系統
檔案管理數字化建設的保障系統指的是數字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統為檔案管理數值化的實施提供了組織機構、規章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數字化建設保障系統的建立為數字化方案的實施提供了有利的保障。
2傳統人事檔案管理的缺點討論
2.1檔案更改時出現的文件轉移、收集等出現的問題
我國人事檔案管理系統存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉變能夠涉及到許多的方面，要進行多個不同部門之間的信息更替。但是，現階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進一步增大了我國事業單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現人事轉移命令時，由于不同企業單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時間和長期的傳輸過程，會有丟失、損壞、被盜等風險。
2.2對人事檔案的內容進行更新、修改時出現的問題
現階段我國的事業單位編制制度，使我國的事業單位工作人員大多是由具有較高學歷的優秀人才組成。但我國現如今的人事檔案管理卻不能體現每個工作人員的科研情況。在每個工作人員的人事檔案中，大多數的檔案內容均為較為簡單的學歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現。因此，現階段的人事檔案內容更新時，應當多增加關于工作人員參與工作時體現出來的，關于工作能力以及對待工作態度等情況的詳細介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關于工作人員的信息。另外，在現階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質文件進行管理。在進行文件轉移的途中，容易被有心人士調換、修改人事檔案內容來進行犯罪活動，給人事檔案管理帶來不便。
2.3對認識檔案進行歸檔收集時出現的問題
過去傳統的人事檔案在進行歸檔手機任務時，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據檔案管理的同一規定對檔案材料進行收集，如使用統一大小、材料、厚度的紙張進行檔案的書寫等；但現如今，由于每年都有著大量的優秀人才需求，事業單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進行同一標準的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統的通過紙質文件進行檔案管理的方式已經不適應現代社會的發展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強度。
3人事檔案管理問題的應對策略
3.1對傳統的人事檔案管理制度進行改革
我們已經知道，過去傳統的人事檔案管理制度已經不適應現代社會的快速發展，我們應當對傳統人事檔案管理制度進行一個全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應該對需要收集的數據內容有著明確的了解，清晰的確定檔案數據來源的真偽及來源途徑的可靠性。另外，在甄別檔案的內容時，要確保取用的內容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調閱檔案時，我們應當對調閱人的權力進行嚴謹的考核，避免檔案內容的意外泄漏。
3.2盡快轉變人事檔案內容管理的方式
由于現階段的人事檔案管理方式，檔案內容并不能進行聯網更新，因此，許多人就利用這個漏洞進行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實，也導致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內容，就要加強管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進行多部門的取證，另外，一旦發現不合格的檔案，立即對有關人員進行檢查并及時銷毀。
4提高對人事檔案信息資源的整合
社會的發展離不開科學技術的不斷發展，而科學技術的發展在很大程度上依賴于專業人才的綜合素質，對于現代社會來說，人力資源的開發與應用是現階段人事管理部門的主要任務之一。一個單位中就是該是科技人才薈萃，是專業技術人員是推動一個單位發展的重要表現。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創新來改造自己。對事業單位的人事檔案管理信息資源進行開發利用，為企業發展服務是十分現階段的首要發展任務。（1）人事部門應該主動積極向企業中的各部門提供工作人員的信息數據。要更好的發展一個部門，離不開各個員工的積極努力，但是，如何獲得每個員工的專業能力程度是一個需要解決的問題。在現階段的工作中，人事檔案管理部門應當積極主動的將每個工作人員的信息數據以及相應的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個員工的工作崗位，獲得更近一步的發展。通過這樣的努力，每個工作人員才能都參與到企業單位的發展中，為其做出更好的貢獻。（2）人事檔案部門應該改變自身意識，從管理部門向服務部門轉變。對于傳統的事業單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責而非服務職責，但是這不利于事業單位idea發展。現階段，人事檔案管理部門的相關人員應當盡快轉變自身的意識，認識到自己的服務職責，端正自己的態度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團結合作的意識，和其他部門共同發展事業單位。在現代社會中，知識的儲量極大的影響經濟的收入。事業單位是一個整體，由不同的部門來組成，每個部門之間都有著聯系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強自身與其他的聯系，為事業單位的進一步發展做出貢獻。
5結束語
隨著科技的不斷發展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質都發生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發展機遇與挑戰。面對這種新的情況，檔案管理人員應該明確檔案管理的發展趨勢，通過檔案管理數字化的實現來應對新形勢的變化，適應檔案事業發展的需求。檔案管理數字化是檔案管理發展的必由之路，在實現的過程中必須對其可行性進行重點分析，在可行性分析的基礎上制定實施目標與實施方案，確保數字化的順利實現。
作者:孫艷艷 單位:煙臺市環境衛生管理處
參考文獻：
[1]盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機電兵船檔案,2007(05).
1檔案數字化建設的業務流程
伴隨著數字化時代的到來，檔案數字化建設成為檔案管理的必然趨勢，將信息技術利用到檔案管理中，可以提升檔案管理的效率。檔案數字化建設首要前提就是促進檔案數字化，就是利用先進的科學技術將檔案加工成數字檔案，將通過網絡技術構建成一個電子的檔案館來對電子檔案進行閱讀和檢索，以提高檔案的利用率和管理效率。檔案數字化建設的基本流程如下：批次計劃的制訂，將紙質檔案分批次地進行數字化處理；檔案出庫交接，確認數量并登記；規范目標。確定目錄的內容；進行檔案管理，包括掃描、檔案拆裝處理、登記及裝訂等；檔案掃描，黑白掃描的格式為tiff，而彩色掃描的格式為jpg，確保原件與掃描件吻合；圖像處理，對于掃描的圖像方向不正、有雜質、顏色、邊緣等進行處理；OCR識別，利用識別軟件對圖像進行文字識別；圖像存儲；一系列的數據處理；成果管理；檔案入庫，檢查檔案的完整性，對順序進行調整。通過上述程序構建了電子檔案，完成數字化建設。
2數字化檔案安全性
2.1數字化檔案安全性存在的問題
數字化檔案是在科學技術的基礎上構建起來的，以完成檔案的識別、生成和傳遞。而數字化設備是數字化檔案構建的基礎。因此，導致了數字化檔案穩定性不強，具體體現在數字化技術和設備更新的速度較快，同時數字化檔案也容易被復制和修改，影響了數字化檔案的真實性，為數字化檔案的安全性留下了隱患。
2.2數字化檔案安全性的策略
2.2.1檔案管理的“雙套制”的實行“雙套制”就是在檔案保存時，對于同一檔案要采取兩種保存的方式，就是紙質檔案和電子檔案，實現兩種保存方式互補，將兩種保存方式的優點結合在一起，使其既能提高檔案檢索的重要功能，又可以保存檔案的價值。這種方式是尤其可行性的，這種制度的實行，可以保證兩種檔案形式實現統一，成為未來的檔案管理的主要趨勢。2.2.2“異地備份”的存儲方式的應用由于數字檔案會受到很多因素的影響，導致數據會被破壞掉，因此，必然對數字化檔案的安全性造成一定的威脅，因此，不但要將其在一個地方保存，同時也要將其保存到另一個地方，以提高數字化檔案的安全性。各個檔案館要建立異地備份庫，對比較重要的檔案進行異地備份。2.2.3“多介質”的存儲方式各種介質穩定性和可靠性不一樣，讀取和復制的效率也不樣，方便利用，安全也提高。
3加強電子檔案的保密工作
信息時代的發展，為檔案管理提供了機遇，也帶來了挑戰，電子檔案越來越成為常見的檔案形式，但是，同時網絡信息安全性為檔案保密工作帶來了風險，必須采取相應的措施，加強其保密工作。設置防火墻防火墻作為網絡安全的防線，在進行保密工作時，可以充分利用防火墻，防止檔案信息被非法訪問，保證檔案的安全性。驗證身份通過身份驗證的方式，阻擋非法訪問者，對于身份驗證要定期更新，防止被破解。在保密性保證的前提下，對檔案的利用要設置相應的權限，既保證檔案的保密性，也保證檔案的利用率。設置安全口令安裝保密管理系統的同時，要針對性地進行門禁管理系統安裝，要根據統一的標準進行軟件安裝，而且要安全注冊相關的存儲載體，保證其安全，設置安全口令，以免檔案被竊取。進行必要的加密限制和數字簽名通過算法對相關文件進行加密，使其變為不可讀文件，以防系統被黑客入侵，只有輸入密鑰才能獲取信息，要定期更換密鑰，保證其安全性。數字簽名作為一種安全技術，通過核實簽名的方式，保證文件傳輸的可靠性。定期殺毒升級網絡安全需要平時的維護，為防止木馬和病毒的入侵，要對其進行定期殺毒和網絡維護，對計算機的硬件要進行定期檢查，保證其安全防護性能的發揮，確保網絡安全運行。檔案物理隔絕檔案存儲設備不聯網、不聯接其他存儲介質等有可能有安全隱患的設備。數字化過程的保密無論是自主數字化、還是外包，都要嚴格實行保密措施，確保信息安全，對加工過程中的設備和存儲介質要嚴格監管甚至封存，對加工場所、加工過程和現場人員嚴密監控。
4加強檔案數字化建設
4.1檔案數字化建設中存在的技術問題
伴隨著我國信息技術的快速發展，也為檔案管理和保密工作提供了新的契機，加強檔案數字化技術已經成為檔案管理的必然趨勢。與傳統檔案相比，數字檔案具有很明顯的優勢，即傳輸速度快、方便檢索、利于儲存、信息共享功能強等。檔案數字化建設主要體現在技術方面要加強。在高新技術、計算機網絡技術和電子設備的共同作用下，為檔案數字化建設奠定了基礎，數字檔案館也隨之建立起來。然而檔案數字化建設具有技術密集的特點，因此在技術方面也會受到很多制約。
4.2加強檔案數字化建設的策略
基于以上檔案數字化建設中存在的問題，必然要采取有針對性的策略將其一一解決，才能推動檔案數字化建設的進程。檔案數字化建設的目的是將數字檔案館建成，那么就要在國內各個地區，甚至是全世界都構建成一個整體，以實現檔案信息的有效共享，因此在建設檔案數字化時一定要以我國的實際情況為基礎，構建一個標準化體系，同時政府和相關部門也要對其加大支持力度，尤其是技術支持，建立一個技術過硬，素質較高的人才隊伍來推動檔案信息化建設。
5總結
