時間：2023-07-04 17:09:29
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇社會保險業務檔案管理規范，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
在新時期要規范社會養老保險業務的檔案管理工作，要保證養老保險業務檔案的真實、完整和安全，為參保個人及社會有關方面提供優質高效服務，對開展社會保險、完善社會保障體系，提高養老保險保障性的功能，這對于社會養老保險業務的發展，具有重要意義。近年來的實踐表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，原有的社會養老保險檔案管理工作已經不適應當前的需要，顯然，社會保險事業檔案管理的發展是客觀形勢的要求。因此，在新形勢下，社會養老保險對檔案管理工作有著更高標準，推動社會養老保險業務檔案管理工作適應社會保險事業發展，已勢在必行。
2新時期社會養老保險業務檔案管理的問題
2.1新時期社會養老保險業務與檔案管理制度問題
盡管國家已出臺一些檔案管理的法律、法規，但由于對養老保險業務檔案規范化管理尚處于“初級階段”，使得養老保險業務檔案管理的制度不夠完善。檔案分類不清，導致重要檔案遺失或者歸納錯誤的發生；格式欠規范，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規范，給檔案歸類與查閱帶來許多麻煩；保存或調閱無硬性規定，不僅嚴重影響社會保險工作正常開展，也增大了舞弊和錯誤疏漏發生的可能。
2.2新時期社會保險與檔案管理軟硬件設施問題
社會保險業務與檔案管理軟硬件設施投入不足。一些單位不能配備專門的社會養老保險檔案室，且設備配置簡陋，缺乏應有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設備，導致檔案在管理方面存在安全隱患，更談不上檔案管理的現代化、信息化。據調查，目前大多數的社會養老保險業務檔案仍未完全實現電子信息化管理，使得檔案的查閱很不方便，再加上目前社會保險業務量的日益龐大，傳統的社會保險業務檔案管理方式已經無法滿足參保單位和參保人員的查閱、核對需求，使參保單位和參保人員，對社會保險業務辦理的效率和質量產生質疑，影響社會養老保險機構形象。
2.3新時期社會養老保險業務與檔案管理人員問題
社會養老保險業務與檔案管理人員專業素質有待提高。不少負責養老保險檔案管理工作的人員往往是兼職人員，很少有時間參加專業知識的培訓，更沒有時間學習、補充和更新養老保險檔案專業知識和其他相關技能，對檔案的重要性、歸檔要求，檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業務缺乏了解。這種現象的惡性循環，勢必會導致檔案管理人員不能專注于檔案管理工作，服務質量也就難以令人滿意。
3新時期提高社會養老保險檔案管理的對策
提高社會養老保險業務檔案管理水平的對策，設計做好社會養老保險業務檔案管理的基礎，因此，社會養老保險業務的檔案管理工作，要以人為本，負起責任，因此在新時期要積極對社會養老保險檔案管理，利用高科技手段創新，提高社會養老保險檔案管理的對策，要從下面幾方面做起。
3.1健全制度標準與檔案管理規范化
健全制度標準，扎實推進檔案管理規范化。建立覆蓋全部環節的檔案管理制度，在判定文件材料的來源形式和查考價值的基礎上，制定相應的檔案管理辦法、檔案?I務流程、檔案分類方案。依據國家頒發的《中華人民共和國檔案法》《社會保險業務檔案管理規定（試行）》《歸檔文件整理規則》等有關檔案的法律法規，從社保處養老保險工作實際出發，建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統計制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度，做到有章可循、規范管理，從而使社會養老保險業務各門類檔案資料實現集中、統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環節都有據可依，為規范有序、科學高效地開展養老保險檔案管理工作奠定良好的基礎。
3.2夯實基礎建設與推進檔案集中管理
夯實基礎建設，全面推進檔案集中安全管理。積極爭取單位領導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決養老保險檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設備不足等實際問題。加大經費投入，提供物質保障，實行檔案室、閱檔室、辦公室三分開，購置金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備，確保達到“八防”標準。實行檔案集中管理原則，確保保管利用過程中檔案實體和數據的安全。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設，購置檔案管理軟件，按要求建立詳細的檢索查詢系統，努力提升檔案服務效率。
城鄉居民基本養老保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受城鄉居民基本養老保險待遇的重要依據，是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證，也是國家檔案資源的重要組成部分。加強城鄉居民基本養老保險業務檔案管理，確保城鄉居民基本養老保險業務檔案資料的安全完整和有效利用，是實現城鄉居民基本養老保險事業健康可持續發展的重要基礎，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件，是實現城鄉居民基本養老保險經辦管理標準化、規范化的必然要求。目前，盤龍區已有104351人參加城鄉居民基本養老保險，其中享受城鄉居民基本養老保險待遇的有28665人，待遇社會化發放率100%。經過努力，盤龍區城鄉居民基本養老保險檔案管理工作已實現標準化、規范化，2013年認定為云南省黨政機關社會團體檔案工作規范化管理示范單位。盤龍區城鄉居民基本養老保險業務檔案管理雖然取得了可喜成績，但由于城鄉居民基本養老保險起步較晚，城鄉居民基本養老保險檔案建設還不完善，隨著工作實踐的開展。發現了一些業務檔案管理工作方面有待解決的困難和問題，主要表現在以下幾方面：
檔案資料收集整理不規范。隨著城鄉居民參保人數的逐漸增多以及城鄉居民基本養老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區特點的養老保險檔案管理制度，自城鄉居民基本養老保險啟動以來，全區各級經辦機構都按照《社會保險業務檔案管理規范》、《盤龍區城鄉居民基本養老保險業務檔案管理辦法》來管理檔案，對城鄉居民基本養老保險檔案資料收集、管理等方面進行了明確要求，但是從目前來看，還是有很多參保、繳費、注銷等資料填寫不規范，姓名和身份信息等數據填寫不準確，時有印章缺失、人為涂改等情況發生，導致檔案資料完整性、客觀性、準確性較差。
經辦人員專業性不強。目前雖然在全區各街道已經確立了專兼職的檔案收集、管理人員，也接受了檔案收集、整理培訓，但是檔案工作人員的專業性有所欠缺，平時對檔案管理人員開展的專業培訓較少，經驗交流的機會也不多，有些檔案業務人員不熟悉檔案基本常識，對有關檔案工作了解很少。另外一方面，檔案管理人員的知識水平和責任心參差不齊，出現知識水平高，工作經驗豐富，責任心強的街道檔案收集整理做得就比較好，例如聯盟、龍泉等街道的檔案就做得比較好；而知識水平低，工作驗差，責任心不強的街道檔案收集整理的就差些。造成一卷檔案反反復復整理多次及檔案資料殘缺、整理不規范等現象，這些都嚴重影響了檔案的質量。
業務檔案傳遞環節多，收集整理耗時長。城鄉居民基本養老保險業務檔案在收集的過程中，經過的中間環節較多，從參保群眾一社區（村委會）――街道（鄉鎮）社會保障事務所一區城鄉居民社會保險經辦機構，任何一個環節出錯，都會影響業務檔案的收集、整理工作。其次，城鄉居民外出打工者居多，人員流動性大，城鄉居民社會養老保險參保人的身份證、戶口簿復印件等材料收集難度加大。再次，較多的居民文化程度不高，需要經辦人員代為填寫城鄉居民基本養老保險的相關表格，加大了經辦人員的工作量，降低了工作效率。
為了提高城鄉居民基本養老保險檔案規范化管理的水平，也為其他的城鄉居民社會養老保險機構提供參考，針對存在問題，特提出以下建議：
建立健全檔案管理規章制度。城鄉居民基本養老保險經辦機構應建有符合檔案保管“八防”要求的檔案專用庫房，建立健全業務檔案管理崗位職責、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定銷毀等制度并認真落實，確保城鄉居民基本養老保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。重點是加強檔案的收集整理，合理界定文件材料歸檔范圍，科學確定檔案保存價值，準確劃分檔案保管期限，認真做好各類檔案資料的歸擋和整理工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、準確。要重視電子文檔的管理，相關電子文本實行脫機備份，本地和異地各保存1份，并與紙質檔案建立有機聯系，確保齊全完整和信息安全。
加強基層檔案工作人員的培訓。城鄉居民基本養老保險檔案是社會和諧發展的歷史鑒證，是一項政策性、專業性很強的工作，是參保人參保、享受待遇的重要憑證。城鄉居民基本養老保險檔案管理質量的高低直接關系到參保群眾的切身利益，也影響到廣大群眾參保的積極性。我們必須提高對城鄉居民基本養老保險檔案工作重要性的認識，增強責任感和使命感，認真搞好城鄉居民基本養老保險檔案管理工作。根據實際情況，盤龍區每年都要舉辦不同形式的業務檔案培訓班，加強各級經辦人員的業務培訓，提升業務檔案的管理水平。通過學習培訓，提高了各級經辦人員政策水平、業務經辦能力和檔案收集、整理的水平。
及時進行各類檔案的歸檔。當前城鄉居民社會養老保險業務檔案工作量大，堆積的材料若未及時整理歸檔，可能會發生霉變或丟失，為此，完善了工作機制，及時規范整理業務檔案材料。盤龍區充分利用區（縣）、街道（鄉鎮）、社區（村委會）三級服務網絡，及時對各類業務材料進行仔細的審核，凡圖像和字跡模糊、印章不清晰、殘缺不全、潮濕霉變等不適合歸檔保存的業務材料，退還經辦人或參保人，進行整改或者補辦，直至達到保存要求。嚴格按歸檔的要求及時進行組卷、立卷，再分門別類編號入庫、入柜。
嚴格檔案銷毀程序。城鄉居民基本養老保險經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案，需編制銷毀清冊，報同級行政管理部門備案，經辦機構主要負責人批準后銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任伺檔案。經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
加強檔案開發利用。檔案工作的最終目的是為了利用，城鄉居民基本養老保險檔案管理是城鄉居民基本養老保險中的一項十分重要的基礎性工作。在做好檔案收集、整理工作的基礎上，搞好檔案的開發與利用，使城鄉居民基本養老保險檔案真正地服務于城鄉居民基本養老保險工作，提高服務的水平和質量。自2011年盤龍區啟動城鄉居民基本養老保險以來，檔案利用已達326人次，主要為系統內身份證、姓名、地址錄入系統錯誤，查閱檔案可修改錯誤信息；其次是特殊人員身份查證，如有的參保人在參保時提供了殘疾證明，殘疾等級與殘聯提供不一致的，需查閱原始資料。
城鄉居民社會養老保險檔案直接關系到每位參保人員的切身利益，因此，對參保人員的檔案管理必須實行標準化、規范化，使城鄉居民基本養老保險檔案發揮應有的作用，達到“跟蹤一生、服務一生”的目標。
關鍵詞：社保檔案；檔案管理；社會保險；業務辦理；電子檔案 文獻標識碼：A
中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2016）35-0243-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.35.119
作為社會保險業務辦理過程中至關重要的一個工作環節，強化社保檔案管理不僅能夠使得參保企業或個體的基本社會權益得到有效的保障，以此實現社保檔案信息的共享，提升社保檔案文件的使用效率，還能提升社保檔案管理人員的工作能力，進而提升社保檔案管理團隊領導者的管理能力。除此之外，作為我國檔案資源系統眾多組成部分中至關重要的一部分，這就要求社保檔案管理人員在日常工作中一定要充分認識到檔案管理工作的重要性，嚴格按照相關規章制度進行社保檔案的管理工作，并在實際工作中不斷提高管理人員的工作能力，積極規范社保檔案管理工作，以此實現我國社會保險業務的可持續發展。但現如今，我國在社保檔案管理方面仍然存在著一些問題亟需解決，因此本文將主要從現如今我國在社保檔案管理方面存在的問題以及解決措施兩方面來進行闡述，以期發揮社保檔案管理的真正作用。
1 社保檔案管理現存問題分析
1.1 社保檔案管理重視程度不足
近年來，隨著社會經濟水平的迅速發展，社會保險業務逐漸得到了廣泛關注，參與保險業務的人數也在呈現逐年增長趨勢，這樣一來不僅使得社保檔案管理的工作強度不斷增大，還對從事社保檔案管理的工作人員提出了更高、更新的工作要求。但實際上，在大部分社會保險單位中，有很大一部分檔案管理工作人員并沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，而且普遍存在檔案管理制度落后、管理人員能力不足、管理經費投入不足、重視程度不足的問題，嚴重制約了我國社保檔案管理的發展。
1.2 社保檔案管理能力水平不高
現如今，在大多數社會保險單位的檔案管理工作中普遍存在著管理能力不高、管理方式落后、管理理念不夠先進的問題，并沒有將現如今普遍使用的電子計算機、網絡通訊技術等高科技產物與社保檔案管理工作結合起來，再加上從事社保檔案管理的工作人員其專業素養以及管理能力也都存在著不足之處，使得社保檔案管理能力不能得到實質性的提升。尤其是進入21世紀以來，電子計算機與信息通信技術已普遍應用于我國的各行各業，而在我國的社會保險單位中，雖然也有一部分單位已積極引進了先進的電子檔案管理系統，但由于我國現如今應用于社保檔案管理方面的電子軟件其開發流程還不是十分成熟，就使得社保檔案管理實際工作中同時存在著電子檔案與紙質檔案這兩種形式，且后者往往占有較大的比例，這樣一來不僅會使得電子檔案管理系統的功能無法得到充分的發揮，還會在一定程度上增加檔案管理的投入成本，降低檔案管理的工作效率。除此之外，由于從事社保檔案管理工作的人員其年齡普遍偏大，在實際工作中不愿嘗試新型的管理方式，傾向于選擇較為落后的傳統式管理方法，也會在一定程度上制約我國社保檔案管理的長遠發展。
1.3 社保檔案管理規范標準缺乏
雖然近年來我國已相繼了一系列的法律法規用于規范社保檔案的管理工作，但實際上，我國大部分社保單位在從事社保檔案的管理工作中仍然存在著明顯的地域性差異。而且雖然我國頒布的相關法律法規在一定程度上能起到規范社保檔案管理的作用，但其并沒有對檔案管理的具體工作流程進行規范性的統一，如社保檔案的收集、社保檔案的整理等，這樣一來就會使得在實際開展社保檔案管理的工作過程中，常會發生社保檔案分類不明、社保檔案保存期限不當、社保檔案處置不力、社保檔案管理體制不規范等問題，進而導致社保檔案管理工作流程混亂、社保檔案管理體制運行效率低下。
2 強化社保檔案管理措施
2.1 加強領導建設、充分發揮帶頭作用
領導團隊是從根本上提升我國社保檔案管理水平的核心所在，若想加強社保單位領導團隊的建設，充分發揮團隊領導的積極帶頭作用，這就要求社保單位在實際工作過程中，要主動做到以下三點：（1）積極做到社保檔案管理工作的目標明確、職責劃分明確，也就是在社保單位內建立社保檔案管理目標責任明確制度，將社保檔案管理工作具體到每個管理部門，再落實到具體工作人員，以此確保檔案管理工作能夠從源頭上實現準確無誤的進行；（2）要充分發揮團隊領導的積極帶頭作用，這就要求社保檔案管理團隊領導其不論是在工作風氣方面，還是在工作態度方都應主動起到積極帶頭作用，以此引領社保單位的全體員工能夠在整體管理水平上得到實質性的提升；（3）不論是在上述目標責任明確制度建立之后，還是在相關先進管理理念、管理手段或方法引進之后，又或者是在相關社保檔案管理任務分配、職責劃分明確之后，團隊領導都應在第一時間與社保檔案管理員工進行溝通與交流，以此使得社保檔案管理員工能夠在第一時間領會領導如此進行安排的深意，并能夠將團隊領導的管理理念及時的傳達到社保檔案管理員工的心中，以此能夠實現社保檔案管理工作有條不紊地進行。
2.2 加強制度建設、提高員工專業素養
若想從根本上提高我國社保檔案的管理能力，確保我國社保檔案管理工作能夠有條不紊地進行下去，這就要求社保單位在實際工作過程中一定要做到以下兩點：（1）積極建立完整且系統的內部管理體制，認真明確社保檔案管理工作中的各項具體要求。這也就要求社保單位在開展社保檔案管理工作的過程中，一定要合理進行從事社保檔案管理相關部門的工作分配、不斷尋找具有較高管理效率的方法或手段、積極做到工作責任落實到個人、內部監督管理體制的全面運行等。與此同時，在進行社保電子檔案數據庫的建設、社保檔案材料與信息的規劃、相關保險業務繳費額度的設立、社保檔案的歸納、存放與復核時，也都應做到責任到家、認真核查，以此不斷實現完整且系統內部管理體制的建立，進而使得社保檔案管理工作能夠做到有條不紊、檔案信息全面無誤；（2）不斷加強社保檔案管理團隊的基礎建設，基于社保檔案管理工作的復雜性、龐大性及動態性，這也就要求從事社保檔案管理工作的員工其專業素養與管理能力都應達到相關要求，方可準確無誤地完成社保檔案的管理工作。
對于如何提高從事社保檔案管理工作的員工的專業素養與管理能力，可從以下三個方面入手：（1）社保單位可誠摯邀請具有成功檔案管理經驗的專業人士來本單位開展經驗交流會，并積極組織本單位員工參與，在經驗交流會中不斷學習前人豐富且成功的管理經驗，并通過專業人士解答檔案管理工作開展過程中存在的問題等，以此不斷提高自身解決問題的能力，并從根本上豐富自身管理經驗、提升自身管理能力；（2）積極組織社保檔案管理員工進行再學習，爭取讓全體員工都能在第一時間掌握電子計算機、網絡通信技術等高科技產品，以此使得社保檔案管理人員能夠緊隨時代潮流，不斷提高自身的專業素養；（3）積極引進國內外先進的檔案管理理念與方法，以此使得社保檔案管理員工在吸取前輩先進理念、成功方法的同時，不斷提升自身的專業素養與管理能力。
2.3 完善電子檔案、積極建立服務平臺
為了能夠將社保檔案管理的作用發揮到極致，社保單位一定要緊隨時代潮流，將社保檔案的管理工作與電子計算機、網絡通信技術等高科技產物結合起來，積極開展社保電子檔案管理工作的建設與完善，逐步建立系統且完整的社保電子檔案數據庫，并在此基礎上不斷增強社保電子檔案信息的搜索查詢功能，以此使得社保電子檔案數據庫的完整性、功能性得到充分的體現。同時，社保單位還應主動完成社保電子檔案的備份管理工作，以此確保電子檔案的真實性與安全程度。除此之外，在實際工作過程中，社保單位還應積極打造出適合當地的突出體現社保檔案管理服務功能的公眾平臺，如智能查詢、手動查詢、屏幕觸摸式查詢、網絡查詢、定期公開等平臺，以此從根本上提升社保檔案管理的功能性，充分體現新型的服務管理觀念，進而不斷促進功能更為豐富的公眾平臺的建立，從而將社保檔案管理工作為人民服務的本質得到充分的體現。
3 結語
社保檔案管理不僅對參保企業或個體其社會基本權益的實現有著至關重要的作用，還會在一定程度上影響我國社會保險行業的發展，對我國社會的可持續發展有著非同凡響的意義。雖然現階段，我國在社保檔案管理方面還存在著一定的問題，但是只要不斷加強社保檔案領導團隊的建設，積極發揮帶頭作用、不斷加強檔案管理制度的建設，努力提高員工的專業素養，不斷完善社保電子檔案，積極建立服務平臺，就一定能夠最大限度地發揮社保檔案管理的功能性作用，并以此實現社保檔案管理的可持續發展。
參考文獻
[1] 劉志剛.淺談社保檔案管理工作中存在的問題[J].價值工程，2015，（2）.
【關鍵詞】 社會保險管理 重要意義 問題 解決方式
1 社會保險檔案管理工作的意義
社會保險檔案是規范社會保險經辦操作的首要載體。社會保險經辦工作質量，直接影響社會保險制度是否能夠健康運行。社會保險檔案是社會保險辦理和服務的記載，是考量經辦工作是否依法進行的依據。無論是績效考核、內部控制和外部監督都需要依托檔案資料。
社會保險檔案是服務參保對象的重要媒介。社會保險也是用人單位保履行義務和參保人員繳納保險費用的一種歷史憑證，通過此憑證，社保人員享受社會保險繳納范圍內的各種權益。隨著社會保險事業的發展，廣大參保單位和職工對服務的質量要求越來越高，維權意識不斷增強，社會保險檔案的記錄與民眾的社會保障越來越密切，記錄著民眾享受社會保險的詳細內容，服務范圍將逐漸的擴大。
做好社會保險檔案工作是建立健全社會保障體系的重要保證。黨和國家提出要建立全覆蓋城鄉居民的社會保險體系，保障人民的基本生活，這是構建和諧社會的畢本內容，也是實現中國夢和改善民生的根本。做好社會保險檔案管理工作是提高社會保險部門服務質量的重要前提。社會保險檔案管理也是社會保險事業發展的重要歷史資料。通過對檔案資料的整理和分析，可以為保險行政部門制定保險費用的收繳和保險服務的方式提供一些珍貴的歷史資料，完善保險管理體制。
2 社會保險檔案管理中的主要問題
檔案管理制度亟待完善。社會保險項目管理制度的不斷健全，保險項目的門類增多，辦理社會保險的人數只能多，保險項目經辦機構所形成的的各種圖標、文件和憑證等數量越來越龐大，檔案管理的難度增大，管理的范圍增加，保管時間的延長和保存方式的多樣化等，缺少統一管理的標準和規范。在繁雜的檔案管理中，由于能力和技術有限，難免會出現各種問題。
檔案信息資源共享程度不高。社會保險辦理過程中需要大量的文件資料如身份證、死亡證和收入證明等都來自于其他社會職能部門。這些資料可以直接從這些部門單位的網上進行下載，大量的數據資料堆積造成了檔案資料的膨脹，部分單位部門的檔案信息形成封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費。同時檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費。社會保險機構本身的信息化程度不高，限制著檔案資源的信息共享和信息利用。
檔案信息化管理水平較低。當前，檔案的存在形式主要是紙質為主，計算機信息檔案為輔。紙質的檔案占據了大量的空間，增加了檔案管理的成本，在檔案借閱是提供原件或進行復印時，很容易造成實體的損壞，紙質的檔案調閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低。
檔案資源利用不夠充分。社會保險檔案的管理方式比較單一，主要是檔案的整理、歸檔、閱覽、借出和復制。檔案僅僅在機構內部和參保人員之間進行傳遞和借閱，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術的多媒體化、數字化和網絡信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，檔案的保密水平不夠，不利用檔案信息的利用。
3 加強社會保險檔案管理的對策和建議
加強組織領導，建立健全檔案工作體系。檔案管理工作體系的建立，必須加強組織建設，形成統一領導和分級管理的方式，做好檔案管理各個環節的協調和溝通，正確有效的落實檔案管理工作目標。社會保險機構的各級主要領導要對檔案管理工作高度重視，關系檔案管理工作的現狀和未來發展趨勢，對檔案工作進行詳細、全面的部署，并將檔案管理工作納入員工考核的范圍之內。縣級以上的社會保險機構應該建立專門的檔案管理部門和科室，配置專門的人員進行管理，制定專門的管理規章和設置專門的領導機構。
完善制度規定，實現檔案管理制度化。為適應社會保險經辦管理模式，建立一套完備的業務檔案管理制度勢在必行。系統化、標準化的檔案管理流程和規章制度，可以大大促進檔案工作水平的提高。人力資源和社會保障部與國家檔案局正在制定《社會保險業務檔案管理規定》，準備出臺一套符合社會保險特點的專業檔案管理制度，將在科學界定社會保險經辦業務中所形成文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類方式等方面，為全國制定框架性的管理依據。
推進資源建設，實現檔案管理信息化。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設。選擇功能完善的檔案管理操作系統，可以實現檔案的輕松快捷著錄、完整高效統計和快速準確檢索。加強電子檔案管理，對于相關協議服務單位聯網結算，對通過Internet網上經辦產生的電子文件進行檔案管理，確保文件的原始性和法律效力。大力開展檔案數字化加工，對現存的紙質、實物檔案進行數字化加工處理，在業務窗口對檔案資料進行前端掃描。
利用檔案資源，提高檔案服務水平。檔案管理的根本目的是利用。檔案利用是檔案生命力最直接、最有效的體現。積極開展檔案利用需求調研，確定服務對象和服務內容，提高檔案利用服務的針對性。及時續編檔案索引目錄，方便各類利用者調用檔案。深入挖掘信息資源，整理匯編政策經辦資料，向社會公開現行業務文件。建立社會保險檔案信息中心，與社會保險經辦窗口、勞動保障電話咨詢服務中心、勞動保障網等實現檔案信息共享，建立社會保險檔案服務網絡，為社會各界提供社會保險檔案信息服務。
參考文獻：
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標準化就是在專業性的基礎上更加關注體系建設與相關領域的對接,具有相對開放的特征。標準化建設,就是要按照確定的標準體系進行工作檢查和績效評價,以提高組織各項工作能力。
黨的十七大以來,中央和地方各級政府都把關注民生提到了更加突出更加重要的位置,作為建設服務型政府重要組成部分的社會保險經辦機構,要不斷提升執行能力和服務能力,就必須重視管理標準化,制定和實施社會保險經辦、管理標準,使之成為國家公共管理服務標準體系的重要組成部分。
一、推進社會保險標準化意義重大
近年來,隨著社會保險業務量劇增,業務交叉重疊多,復雜程度較高,管理難度加大。使社會保險經辦能力不足,高度分散細化的管理體制,以及群眾對管理服務的不滿意問題,如:考核征繳率高低,涉及繳費基數、應繳費額和實繳費額,可不同地區不同標準,解釋完全不同;還有當期補繳費額按不按當期實繳費額考核。以及保險關系轉移難,異地醫療費用結算難等問題,可以說都與缺乏標準和標準化管理缺失有直接關系。在這種背景下,不同地區社會保險公共服務能力可比性很差,績效考核工作難以執行。
要強化公共服務能力,不斷改善服務水平和質量,提升服務績效和公信力,就必須實現由經驗型服務向標準化服務轉變。社會保險工作不僅政策性強,而且程序性也很強,這就在客觀上客觀上具備了進行標準化作業并實現最佳秩序的條件。同時,通過制定社會保險標準,開展社會保險標準化建設,還能更好地評價社會保險工作的績效,支持科學決策,推進社會保險事業科學發展。其次,我國社會保障事業已經進入需要標準化管理和服務的新階段。黨的十六大以來,社會保障事業進入到統籌城鄉的創新階段,社會保險項目向農村和城鎮非從業居民擴展,正在走向全面覆蓋、綜合配套、統一管理。面對數以億計的參保對象,要通過服務工作的標準化滿足他們對社會保險公共服務的需求,為其提供“統一的、可追溯的和可檢驗的”服務,實現“記錄一生、跟蹤一生、保障一生、服務一生”,并努力提高服務效率,降低管理成本。再其次,社會保險標準化是實現管理規范化和信息化的基礎。
二、對社會保險標準化體系建設的建議
2005年《國務院關于完善企業職工基本基本養老保險制度的決定》中明確提出,各級社會保險經辦機構要完善管理制度,制定技術標準,規范業務流程,實現規范化、信息化、和專業化管理。這是第一次把技術標準理念引入社會保險經辦管理中,第一次把建立技術標準,實施標準化管理作為中央的宏觀政策和要求加以推行。
近幾年來,各地都在陸續探索社會保險的標準化建設。(1)陜西省社會保險管理局率先在全國養老保險省級統籌模式下開展了標準化工作的探索,建立了包括基礎標準、管理標準和技術標準等內容在內的標準體系;(2)江蘇省淮安市社會保險基金管理中心將ISO9000管理標準體系引入社會保險服務領域,率先通過了ISO9001管理質量標準認證;(3)吉林省積極開展標準化經辦服務大廳、標準化檔案管理中心、標準化社區服務窗口的創建工作。
這些實踐都為社會保險的標準化建設提供了非常寶貴的經驗。
因此社會保險標準化體系建設應按照“先易后難,先程序后機構”的原則,先制定國家社會保險標準化體系,再形成國家標準、地方標準和單位標準。并采取“國家統一”和“地方差異”相結合的方式逐步推進。
一是國家可以考慮研究制定社保經辦服務的基礎標準、技術標準和服務標準。主要包括:對于各級社保經辦機構的名稱、社保經辦服務所使用的術語以及標志等內容可以考慮制定基礎標準;對于社保經辦服務體系中需要協調統一的技術事項,涉及未來提高統籌層次目標中社會保險關系可轉移、可接續的相關信息技術等內容可以考慮制定技術標準;對于涉及社保經辦服務活動的服務人員儀表、語言、態度和行為,服務設施、安全、衛生,以及服務質量等內容可以考慮制定服務標準。
一、醫療保險基金管理中存在的問題
1、會計核算工作，會計人員素質亟待提高
政策的差異性要求財務會計核算必須按照不同的政策及其涉及的人群，分門別類地征收基金。如：機關離休人員基金由財政全額負擔，納入財政預算管理。每年在決算的基礎上編制下年度預算，列入預算的基金由財政部門按照進度予以撥付；企業離休人員按照統籌的標準和財政墊支的政策分別由所在單位繳費和財政統一劃撥，資金由財政和企業分擔；困難企業人員，企業干部，并軌人員、靈活就業人員、省直財政供養人員分別按各自的繳費政策由不同的渠道籌措基金。在支出方面，醫療保險“現收現付”的特點和對外承諾制度的規定，要求財務部門必須在規定的時間內支付患者的醫療費用，以保證患者的醫療保險待遇及時落實，同時要按照人群執行政策的不同，分賬戶付款、分賬套進行科學的核算，并對大量的財務數據進行加：工和處理，以完成其他財務、統計報表工作。這些工作要求財務管理人員有較高的素質，業務要精，要善于使用計算機，但從目前來看，會計人員素質參差不齊，有的業務水平達不到要求，影響了管理質量。
2、管理人員相對較少，計算機管理水平不高
據統計，我國每個管理人員平均為4461名參保人員服務，是其他國家人均工作量的兩倍。縣區基本由兩名財務人員主管醫療、生育、工傷、居民和少兒四個保險的財務管理工作。參保人數不斷增加，基金征繳和結算日益加大，使大部分財務人員被束縛在煩瑣的算賬、記賬之中，不能夠對基金運行的過程進行適時分析、管理和控制，名為管理人員，而未能發揮管理的作用。另外，計算機硬件、軟件配備不足，也影響了財務管理職能的發揮。現大部分縣區經辦機構財務部門未專門配備計算機，主要采取“一機多用”的方式進行管理。配備了計算機的單位，由于經費的不足等原因，有的未啟用財務軟件，整個的會計核算還停留在手工處理階段，手段落后，效率低下。
3、財務人員未能很好地履行監督職能
《會計法》明確規定會計機構和會計人員地職責是核算和監督，而實際工作中，財務科只進行核算，并未能按照相關制度進行嚴格的審核監督，很大程度上相當于出納科室，僅限于完成付款、記賬、報表等工作，即使審核也是事后行為，加之醫療保險業務本身的特性，決定了財務人員亦無法從根本上審核其費用的合法性，財務監督乏力，費用審核環節漏洞較多。
二、強化醫療保險基金財務管理的對策
1、建立內部會計控制制度
按照《內部會計控制――基本規范》，結合醫療保險基金運行的特點，制定本部門、本單位的內部會計控制制度。一是重大事項集體決策制度。凡是和社會穩定、群眾利益密切相關、金額較大等財務事項，必須進行集體討論并最終形成決議，不得由一人來決定。二是授權批準控制制度。對于管理成員，要進行授權，授權要適當。相關人員要在授權范圍內行使職權，不得越權辦理相關會計事項。三是不相容職務分離制度。基金申報和收款、審核和付款、出納和會計等不相容崗位要進行相互分離，不得混崗設置。比如：業務科室申報、審核。財務科付款；即使是審核，不能由一人完成一項醫療費用審核的全過程，容易造假、舞弊，必須由兩人以上進行。不能由一個科室完成一項醫療費用審核的全過程，業務科室審核完成，由財務科復審后方可付款。不能由一人完成單位基數的審核，同樣要由兩人以上進行。會計人員管賬不管錢，出納管錢不管賬，相互牽制和制約。四是計算機信息系統控制制度。建立計算機管理信息系統，從基數確認、繳費申報、費用的審核等環節，實施計算機管理，避免和減少人為操作因素；網上銀行結算系統，必須按照分級把關、負責的要求，由操作員錄入數據，由復核員進行復核，系統管理員確認并提交銀行匯票，同時自動記錄每個人的操作過程。五是貨幣資金管理制度。必須按照《社會保險基金財務制度》要求，在規定銀行開設收入、支出和財政專戶，嚴格貫徹執行“收支兩條線”、“財政專戶”管理的規定。收入戶只收不支，支出其戶只支不收，收入戶匯集后要及時轉財政專戶，月末無余額。使用資金向財政部門申請，在支出戶上不保留過多的資金。及時進行銀行對賬，對資金的安全性和完整性進行檢查監督。
2、健全內部財務管理制度
按照《會計法》、《社會保險基金財務制度》、《社會保險基金會計制度》、《會計基礎工作規范》、《銀行結算辦法》、《銀行賬戶管理辦法》、《會計基礎工作規范》、《會計檔案管理辦法》等會計法律、法規、制度的規定和要求，制定財務科內部管理制度。包括：預決算、銀行賬戶、重要票證、會計核算，計算機信息系統、財務檔案、監督檢查、貨幣資金、重大事項報告等制度，用制度來促使財務人員依法進行管理和會計核算工作，確保基金的安全和完整。
3、建立健全內部審計制度
成立內審機構，明確人員、職責和任務。針對醫療保險經辦工作的薄弱環節，設立關鍵控制點，制定審計計劃，定期或不定期對內部各科室經辦業務的合法性、合理性進行監督檢查，對參保單位的繳費基數、定點醫院的醫療行為進行重點的稽核。從中發現問題，不斷改進工作方法規范業務流程，形成內部相互制約、相互監督的制衡機制，并和財務管理雙管齊下，以營造良好的內部控制環境。
4、加強會計執業人員職業道德建設
按照會計人員“八項職業道德”建設的要求，開展學習和教育，使財務人員樹立起誠實守信，遵紀守法、廉潔奉公的工作作風，自覺維護和執行財經法律法規，敢于抵制違法、違規和違紀行為。
5、建立財務人員參與的決策管理機制
經辦業務科學化決策不能脫離財務人員的參與。比如：針對醫療保險擴面空間愈來愈小，剩余的基本上都是效益不好、退休職工多、負擔較重的企業，基金收入總量增長幅度不會太大的格局，經辦過程中，要把好人口關，積極擴面但不能盲目，作為財務人員要對參保單位從效益、人員結構、繳費能力等方面進行研究和分析，采取“保底線”等有效的方法準入，以保證基金平穩運行。要發揮財務信息系統的優勢，利用管理信息對相關決策進行定性和定量的分析和研究，提出可行性報告，為決策服務。針對“老齡化”問題給醫療保險基金運行帶來的潛在風險，財務人員要對其影響基金少收和多支部分進行測算，進行絕對和相對分析，并和以前年度進行對比，對其變化趨勢進行確定，提出對策。
