時間：2023-07-07 17:24:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的現狀及對策，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：檔案管理；企業；信息化；培訓；編研
中圖分類號：C29文獻標識碼： A
一、企業檔案管理的重要性分析
企業檔案是其各項信息的重要載體，是企業的主要信息源，因此，檔案管理工作具有較強的專業性、政策性和機密性。企業的管理部門要充分意識到檔案管理工作的重要意義，切實做到管好檔案，用好檔案。
一方面，科學的檔案管理能夠讓企業的經營發展成果能夠更加廣泛地受到社會各界的認可，奠定企業未來與他人的合作基礎。1另一方面，高效的檔案管理還能夠幫助企業管理層及時了解企業經營管理的整體狀況，一旦發現問題，能夠迅速調整經營策略，有利于企業在市場中保持競爭優勢。
由此可見，在任何一家企業中，為了信息使用的順暢，建立科學、便捷的檔案管理制度具有十分重要的現實意義。簡單來說，加強檔案管理，也就是要在檔案工作中認真解決實際遇到的困難，給予檔案工作多方面的支持。
二、企業檔案管理的現狀分析
（一）領導重視不夠，檔案意識不強
有的企業領導對檔案工作重視不夠，只顧抓生產、創效益，只重視投資項目建設完工的工程實體或設備實體的實物形態資產，卻忽略了檔案實體包括電子載體在內的知識信息形態資產。認為檔案管理不能給單位帶來效益，只是花錢不掙錢，忽視了檔案管理工作，致使整個企業檔案意識不強，檔案管理不規范。當有突發問題出現時，企業領導才臨時“抱佛腳”，開始過問檔案工作。
（二）缺乏專業培訓
檔案管理工作在企業里是個邊緣工種，不受企業的重視，工作待遇低。管理人員大多數是“半路出家”的非專業人員，更談不上專業水平了。再者，檔案人員參加業務學習和培訓的機會也不多，檔案管理水平得不到提高，直接影響了企業檔案的內容質量和案卷質量。2
（三）企業檔案管理的信息化建設滯后
很多企業在檔案管理系統上，已歸檔的檔案，只能檢索到目錄，沒有相應的電子文件，不能即時為生產一線員工提供快捷的服務。
（四）生產檔案管理薄弱
生產使用的設備經過一段時間的運行后，需要進行設備檢修維護。有些檔案部門都是生產部門交什么就存什么，缺乏主動參與精神。
一是大型企業生產裝置在購置和替換新型設備時，或者較大的機組和重要設備在收集時都會引起各方面的重要，但是，一些小型設備由于體積小、價格低、安裝簡單，對隨機文件的收集就顯得不重視，往往這部分資料缺失是最多的，這為設備往后的維護保養和生產裝置的安全運行埋下隱患。
二是設備檢修所產生的文件，在檢修結束后歸檔不及時，不規范。
三是對特殊設備檔案缺乏了解。如壓力容器具有“高溫、高壓、易燃、易爆”的特點，而起重設備具有“高空、重型機械”等特點，是企業安全生產的關鍵設備。壓力容器和起重設備使用稍有不慎，就有可能造成巨大的損失，嚴重的可能會損害人員生命或造成環境污染。但是，有些檔案人員只具備收集、歸檔、保管的知識，對特種設備檔案的了解有限，遇到設備檢修時無法提供及時、有效的特種設備資料，為檢修現場提供服務。
三、企業檔案管理的對策
（一）重視檔案管理工作
隨著產權制度改革的不斷深化，強化檔案資料的收集和保存已經成為了檔案管理部門的一項核心工作。企業唯有掌握了大量的原始資料，才能夠切實保護法人和廣大股東的利益。企業中的每一個員工都應該有意識地保護企業的知識產權利益，養成主動上交檔案并及時歸檔的習慣。對于一些拖延檔案上交時間的部門或個人，企業應當制定明確的制度來進行懲處，不能姑息。
（二）加強教育培訓，推進隊伍素質的提升
檔案工作要應對層出不窮的新問題、新技術，不僅決定與檔案人員原有的知識與水平，更大程度上取決于他們的自身知識的補充與更新程度。因此，必須采取積極措施，多途徑、多層次培養人才，抓好知識更新。
1、檔案管理人員要樹立終身學習的思想
檔案人員要立足崗位，注重自學，把學習作為生活中的第一需要，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高檔案專業理論知識的層次，運用新理論、新技術來改進和指導檔案工作，以適應工作發展的需要。檔案專業理論學習，現代管理技術的培養，不是一朝一夕一蹴而就的，是一個長期學習不斷積累的過程，因而倡導終身學習，建立檔案管理人員的可持續學習機制十分必要。
2、加強現有檔案人員的繼續教育
人的智力、素質是不能引進的，關鍵是教育。通過提升學歷層次教育、在職教育、崗位技能培訓和上崗資格培訓等方法，是提高整體能力素質最根本的途徑。針對工作中存在的某一方面的問題，請有關專家或經驗豐富專業人士做短期培訓和現場指導等，對提升綜合素質大有裨益。
（三）加快室藏檔案的信息化建設
1、配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備
檔案管理系統的開發應用及完善，可通過檔案管理系統軟件的操作進行全員培訓及推廣，逐步建立檔案信息化管理。
2、檔案全文數字化工作
對各職能部門每年移交的大量檔案資料，要求電子檔案和紙質檔案一同移交歸檔，實行“雙套制”管理模式，檔案人員在整理檔案的同時，也一同整理相對應的電子文件，把檔案的電子信息資料也一同上傳到檔案管理系統中。
3、檔案信息的安全性
檔案人員應加強檔案信息的安全與保密意識。檔案部門在文件儲存時要先注意貯存的服務器必須要與外界網絡斷開，并將文件加密，同時配合完善的權限管理制度，要有電子檔案的操作過程記錄，以便日后追蹤及調查。檔案系統服務器機房要加上密碼銷作為主要的門禁系統管理，只有信息業務負責人才有權進入。用硬盤脫機備份整套檔案管理系統中的電子數據，存放在異地。即使當電子檔案貯存的場所及媒介被自然災害破壞時，還有備份的檔案數據，以恢復正常的工作。
（四）加強設備檢修檔案的收集工作
檔案人員要深入設備開箱、檢修現場，協助、指導科技文件的整理工作，才能保證設備檔案的完整、齊全。由于設備檢修現場的施工人員所處的環境和工作性質，只會利用科技文件，在檢修完成后，往往以設備成功運轉為最終目的，對整理、移交等檔案管理業務要求不了解，檔案人員應積極主動地開展工作，對各施工部門的兼職檔案人員宣傳在檢修過程中應注意哪些資料需要歸檔，并協調科技文件管理問題，把檔案管理工作由被動轉為主動服務。
（五）加強檔案的編研工作
1、加強檔案資料的收集，保證歸檔材料的齊全、完整
在平時的工作中，注意收集企業在生產活動中形成的各式各樣的文件材料，發現缺漏，及時提醒相關部門及時找齊移交。3
2、編制多種檢索工具，提高查找效率
我們不僅要整理保好文件，也要熟悉業務，多打印一些索引、目錄，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，方便檔案人員摸清庫存，全面掌握檔案的情況，才有利用開展編研工作。
3、發揮檔案人員的優勢，積極開展檔案加工利用
檔案人員對本企業的庫存檔案比較熟悉，要挖掘利用價值高的檔案信息，以專題形式，對檔案信息進行研究、分析，客觀的把檔案信息以文字形式描述出來，為企業的發展提供有效的依據。
參考文獻
[1]張斌.對我國企業檔案管理困惑的思考[J]. 北京檔案. 2007(02)
[中圖分類號] R197.3[文獻標識碼] A[文章編號] 1005-0515（2011）-02-220-01
經筆者調查了解，我國公立醫院大部分都是建國前后建立起來的，2009年我國舉行慶祝了建國六十周年，那么這些建國期間和之后成立的醫院都會相當看重建院六十周年慶祝活動，其中我院也在其列。作為一名建院六十周年活動的參與者，我對醫院檔案管理的重要性有了更深一步的體味。
醫院檔案是醫院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫院現代化建設尤其重要。醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院歷史的真實記錄，是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫院如何適應社會主義市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院檔案管理的基礎上，了解醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題，分析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好醫院檔案管理工作。現就基層醫院檔案管理的現狀與對策談一下筆者的看法和觀點。
1 醫院檔案管理工作的現狀
1.1 檔案管理工作沒有得到足夠重視，管理人員素質有待提高。
檔案是醫院歷史原貌最原始、最真實的記錄，而任何一個醫院的發展都離不開歷史，要想了解醫院一步步的發展狀況，就必須通過查閱檔案資料。在我了解的一些醫院建院六十周年查閱歷史檔案過程中，就不是很盡人意，存在的空白太多，很多歷史只有靠我們的長者回憶，但現在剛建院時的人健在的就已經不多。究其原因就是檔案管理工作沒有得到各級領導，檔案管理人員的責任意識缺乏。不過，近些年這一現象在逐步得到緩解。
1.2 檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。
在醫院管理中，醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
1.3 對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明。
到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
1.4 檔案意識不強，檔案利用率較低。
對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
1.5 檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。
各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。
1.6 檔案管理人員業務水平不高。
檔案知識欠缺在醫院人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。
1.7 檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。
有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。
2 加強醫院檔案管理工作的看法和對策
2.1 站到歷史的高度，重視檔案管理工作。
俗話說：鐵打的營房，流水的兵。我們各級、各屆領導、工作人員要站在對歷史高度負責的態度上，不僅是要重視本級、本屆的檔案工作，還要收集整理歷史資料，要做到“上對得起祖宗，下對得起子孫后代”。
2.2 加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性。
大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。
2.3 檔案只能集中統一管理，不能分散管理。
運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理,這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。
2.4 建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。
促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。
2.5 加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質。
檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。
2.6 加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理。
加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容;另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。
2.7 建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供可靠依據。
由醫院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導、統一機構、統一制度，統一操作、統一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于醫院檔案的安全、完整，為醫院檔案的開發利用提供可靠依據。
2.8 重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效益。
關鍵詞：中職學校 教學檔案 管理 對策
教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是學校及教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準確、真實、系統地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分，是學校檔案工作的核心和重點。
一、中職學校教學檔案管理的主要內容
1.綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃及各種會議記錄等。
2.規章制度類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、教學設備管理制度等。
3.課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、授課計劃、課程建設、教案、試題庫、教學實習、實習實訓基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量測評等材料。
4.學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，重點學科、重點專業和精品課程的申報論證、評估及建設方面的材料以及申報國家重點學校的實驗室論證、申報和審批材料、總結等建設性材料。
5.學生學籍類材料。包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。
6.教材類。包括各專業征訂教材的情況，自編、參編、主編教材的情況，優秀教材的比例、自編教材的比例、各科習題集、實驗報告及實習實訓指導書等。
7.招生就業類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料，畢業生就業率、就業情況反饋等材料。
二、中職學校教學檔案管理中存在的問題
1.對教學檔案材料的重視不夠，沒有普及教學檔案管理意識。大部分基層管理人員、教師到學校領導對教學檔案管理工作認識不足。學校重視教學工作和其他管理工作，但對教學檔案的管理投入欠缺，如機構和專兼職人員的配置、檔案管理條件的完善、管理人員的培訓等投入不夠。教師對自己教學活動中的授課計劃、教案等相關文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔，造成檔案材料采集困難。
2.缺乏正規的指導、系統的規劃和系統的管理，導致檔案管理混亂。中職學校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學檔案的管理缺乏正規的指導和系統的規劃。管理人員和教師大多忙于日常的工作，相當一部分教學檔案材料散存于他們個人手中，導致教學材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學校進行教學評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致材料損壞或丟失而無法查找。
三、加強中職學校教學檔案管理工作的主要對策
1.系統管理，完善檔案管理機制。學校領導要重視教學檔案的建設，要把教學檔案工作提到學校黨政領導的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出其在學校日常工作中的地位和作用，及時調整檔案工作的機構設置，實行統一領導、分級管理的原則，設置綜合檔案室，由一名校長負責統一管理全校檔案工作，各管理部門就建立檔案分室。教學檔案分為校、教務科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務科為二級管理，教研室與實驗室為三級管理。各部門要有一名領導分管檔案工作，教務科檔案管理由教務于事兼管，教研室與實驗室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統一管理本部門、本系統的教學文件，并按期向學校綜合檔案室移交檔案。
2.明確責任，強化檔案管理意識。教學檔案的收集整理，不只是少數人的事情，而是全體人員的共同責任。同時要建立健全各項規章制度，落實措施。要通過制度建設，強化監督指導和落實，加大管理力度。
關鍵詞：醫院 人事檔案管理 現狀 對策
中圖分類號：F240
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）12-289-02
醫院人事檔案是醫院在人事管理過程中形成的，包括醫院職工假期管理制度、醫院人才引進辦法等一系列規范性制度，其內容包括員工個人入編或上崗、職稱晉升或晉級、工資調整、職務任免、年度考核、獎懲情況等記錄個人成長軌跡的一系列材料。人事檔案及其管理工作是醫院人才開發與管理的信息基礎，也是職稱評定及福利待遇評定的依據。切實加強人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，可以為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的信息，保證人才隊伍的素質，最大程度地發揮人力資源的作用。
一、醫院人事管理的現狀及存在的問題
我國的絕大多數醫院是計劃經濟的產物，作為社會公益事業的一部分，長期以來依靠國家財政的支持，在管理體制和運行機制方面還保留著計劃經濟的烙印。近年來，醫院現行的人事檔案管理工作模式，在國家衛生事業政策和人事管理制度不斷發展的環境下顯得有些滯后，這對于醫院發展經濟和開展工作存在不利的影響。
1.人事檔案管理觀念落后。醫院作為公共醫療服務機構，普遍存在著注重醫院業務而輕視醫院管理的現象，很少把人事檔案信息用于人力資源的管理，在檔案管理上僅限于保管、存放、收集等簡單的分類整理工作，缺少利用檔案構建人才信息庫的意識，更沒有形成積極主動為醫院發展提供人事信息建議的觀念{1}{2}{3}。
2.人事檔案利用效率低。一方面，傳統的人事檔案收集范圍和收集內容與新時期人事信息的需求不相適應，傳統的人事檔案中大量記載的是一些陳舊、靜態的經歷性材料，已不能真實客觀地反映一個人最新的素質能力信息，亟需補充人事制度改革過程中形成的能夠真實反映職工德才表現、具有長期查考價值的材料，如醫德醫風考評、競爭聘任、門診、病房工作量、科研創新能力、病人滿意度等資料。另一方面，人事檔案資料分析和預測綜合少，導致檔案利用率低。此外，人事檔案管理信息化程度不高，限制了人事檔案的利用。
3.管理體制不順。我國公立醫院通常是由政府的幾個部門進行多頭的管理，管理職能分割的現象比較嚴重。醫院院長基本上無法在人員流動、工資改革、經營戰略等方面充分發揮自主性，所以醫院的各項改革相對落后，造成了醫院幾個管理性的職能科室權責不分、人浮于事和機構重疊{4}{5}。
4.人才聘用與流動中存在問題。人才聘用與流動是構建醫療技能過硬、服務質量優越的醫療隊伍的前提，也是提高醫院競爭力的必然要求。在聘任體系缺乏公正、客觀、公平的背景下，醫院內部很容易形成輕業績、重資歷的不公現象{6}{7}。很多醫院在對專業技能人才進行聘任時，多以員工的年齡、資歷與工作年限等作為衡量標準，而忽略了對應聘人員工作能力、技能水平和工作表現等方面的考核。同時，在事業單位管理制度下，員工和醫院的關系相對固定，很難有人才正常流動，具有較大的僵化特征。無法促使優秀人才進入。此外，由于社會外部環境不配套，在醫院內部流動的管理上也缺乏完善的促使優秀人才脫穎而出的良好機制，醫院內部往往缺乏挑戰和競爭。
5.缺乏先進的考核方法。任何一項勞動人事管理活動都離不開人事考核，對人員的評價、考核是檢驗人事管理活動的手段，又是人事決策和改進人事管理的依據。目前大多數醫院只有年度考核，沒有把平時的工作表現、工作成績以每月每季度作為周期的考核，并且考核時大多數情況是發一張考核表，由職工自己填寫自我評價，科室考核小組評分，然后由人事部門存檔，既沒有量化指標全面客觀的評估，也沒有考核后針對性地面談、反饋和培訓，更是很少將考核結果和職務升遷、人員流動或工資獎金等聯系起來，使考核工作常流于形式{8}。
6.缺乏完善的人才培養機制。醫院普遍存在著缺乏專業人才培養機制的問題。首先，醫院缺乏對管理人員的培養。管理人員是醫院內部開展管理工作的有效引導人與組織者、決策者，對醫院管理水平有重要決定作用。然而，現如今很多醫院管理人員均非管理專業出身，經常是由醫療崗位提升而來，這對醫院管理水平有嚴重影響。同時，很多醫院只對學科帶頭人及科室負責人培訓與教育給予重視，而對普通員工缺乏培訓，致使醫院員工素質整體上難以得到有效提升{9}。
二、解決對策
人事檔案作為醫院考察和了解人才的重要手段，是醫院能否實現科學用人的重要依據。因此，通過分析醫院人事檔案的現有問題，提出相應的改革措施，使醫院規范化、科學化、現代化的人事檔案管理得以實現，這對醫院的發展和人力資源的開發具有十分重要的作用{10}{11}{12}。
1.更新管理觀念，強化檔案利用意識、服務意識。人事檔案管理人員要在思想上充分認識到工作的重要性，端正工作態度，不斷提高自己的業務水平，以飽滿的熱情創新檔案管理工作。首先，在人事檔案管理工作中必須樹立改革創新觀念，以改革的精神、發展的眼光審視人事檔案管理工作中存在的問題和缺陷，增強做好人事檔案工作的責任感和緊迫感{13}。通過完善管理體制、改進管理服務方式和豐富服務內容，適應醫院培養新型高素質人才的需要，同時要重視學習與檔案相關的法律法規，加強檔案管理意識{14}。其次，要重視對人事檔案管理人員的教育，提高他們的專業化水平和素質，提高自覺防止和抵制各種違法行為的能力，從而維護檔案的完整性和真實性。最后，從專業的角度做好保管和利用現有檔案的工作，不斷提高服務水平的專業性{15}。
2.健全并完善人事檔案的管理制度。目前，應結合醫院人事工作的實際和社會現實的需要，進一步完善各項檔案管理制度，特別是要建立健全醫院人事檔案材料收集機制、工作聯系制度和情況通報制度、人事檔案整理工作細則、人事檔案計算機輔助管理制度等，使工作有序、有據可依{16}。針對“棄檔”以及人事檔案管理同聘請制度嚴重矛盾這一現象，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效是處理這一問題的辦法之一。
醫院亟需建立真正意義上的醫院綜合檔案室，配備專職的綜合檔案管理人員，明確并強化其職能，根據檔案工作的統一領導、分級管理原則，將醫院各個門類、不同載體的檔案收納到綜合檔案室，再由專職檔案管理人員進行統一分類、歸檔、管理。針對醫院和各部門形成的檔案內容、特點、行業要求，制定集中管理、分行業歸檔、積極提供利用的管理制度，及時修訂原有檔案管理辦法，突出各行業特點，提高檔案利用價值，建立醫院人事檔案數據庫系統，實施人事檔案動態管理，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性。
3.建立新型的用人機制和合理的薪酬體系。我國公立醫院目前實行的是事業單位職務等級工資制度，在薪酬管理方面沒有充分體現“優質優價”的原則，為此，醫院必須要對現有分配制度進行改革，建立公平合理的薪酬體系和靈活的崗位工資制，強化人事檔案管理人員的績效考核和激勵機制，以嚴格的績效考核為中心，持續改進質量，加強定期抽查的密度與力度，對取得良好效果的創新管理工作給予嘉獎，而對存在嚴重紕漏和錯誤的現象，則給予行政或物質上的處罰；在激勵機制上，實行具有競爭優勢的薪金制度，給予物質上的優厚待遇，并注重人事檔案管理工作精神激勵，使人事檔案工作的重視度和良好的晉升機制得到保證。同時，加大對管理骨干和技術骨干的分配力度，更好地發揮員工的積極性和創造性，進而增強醫院的整體活力，提升醫院的整體品質競爭力和經濟效益。
4.建立完善崗位責任制和考核制度。醫院要根據人事制度改革的要求，建立和完善崗位責任制及考核制度。一是要建立停聘、換聘、辭聘、解聘制度，定期對聘任人員進行全面考核，并將考核結果作為續聘、晉級、分配、獎懲和解聘的主要依據。同時，職工也可以按照聘任條件提出辭聘，從而使人員進出的通道暢通，提高人事管理的靈活性。二是將管理、技術、責任等因素納入分配制度中，積極實行按勞分配和按崗定酬，逐漸拉開崗位分配檔次；同時突出人才價值，兼顧崗位人員的利益與權責，進而更好地增強員工的緊迫感、責任感和危機意識，激發員工的工作積極性和創造熱情。
5.提高檔案管理人員的素質。培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才：（1）檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。（2）倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為醫院發展目標做出最大的貢獻。（3）引入競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。（4）醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
6.加強人事檔案管理的現代化手段，創新人事服務的形式。人事檔案信息開發是促進人力資源合理配置的重要手段，對此，醫院應該增加資金投入，提高檔案管理硬件設備，引進現代化技術和設備，真正實現檔案現代化管理。醫院要根據需要增加檔案庫房面積，購買恒溫、除濕設備，設置防火、防盜的自動監控系統。同時，建立人事檔案的信息管理系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用{17}。創新的人事服務例如人事，區別于過去的人事檔案管理的“有需要，才進行”相對滯后的、暫時的管理，提供長時間段，有具體形式的管理方式，是這種管理方式社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分，有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化{18}。
醫院人事檔案材料真實地反映了各級人員職務、學歷和專業等情況，為促進人才合理配置使用，加強人才隊伍建設，服務醫院發展大局起著重要的作用。重視和加強醫院人事檔案管理工作，全面推進人事檔案工作科學化、規范化、制度化，可以有效提高人事檔案的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源的作用，為醫院領導班子準確提供各類人才信息和用人依據，更有助于醫院建立起以擇優、競爭為導向的人才選拔機制，高效的利用資源，真正實現人盡其才、才盡其用。有效改進人事檔案的管理和利用，對于提升醫院人力資源的合理配置，制訂實際可行的技術人才發展規劃，更好地為醫院培養、選拔和使用人才提供重要參考依據，進而充分發揮檔案的作用，使人事檔案工作逐步進入一個嶄新的管理模式，有效提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益、社會效益和醫院競爭力{19}{20}{21}。
綜上所述，在醫療衛生事業發展速度不斷加快的今天，醫院人事檔案工作的重要性日益凸顯。新時期醫院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，運用現代檔案管理理論與新技術，加快人事檔案管理工作信息化建設，對人事檔案實行動態化管理和維護，提高檔案的利用價值，使其最大化地發揮效力，進而有效推動醫院人力資源管理和促進醫院的長足發展。
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關鍵詞 森林資源；檔案管理；問題；建議；新疆山區
中圖分類號 F326.2 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2012）17-0160-01
林業在新疆經濟社會發展中具有特殊地位和作用，承擔著維護生態安全、發展林業產業、建設生態文明三大戰略任務。自治區黨委把堅持“環保優先、生態立區”理念，走“資源開發可持續、生態環境可持續”道路作為重點工作和關鍵措施進行安排部署，要求全疆各族人民積極行動起來，堅決保護好全疆各族人民賴以生存的森林資源。做好森林資源檔案管理工作，可為編制各項森林資源保護規劃及保護規劃的有效實施提供準確可靠的資源數據[1-2]。
1 森林資源檔案管理的任務與內容
森林資源檔案管理工作的主要任務是：掌握森林資源的現狀及變化情況，評定森林經營利用效果，為編制林業規劃、設計、計劃，確定森林經營措施和安排各項經營活動，提供可靠的依據[3]。森林資源檔案管理的內容包括：基本圖、林相圖、經營規劃圖及資源變化圖；森林資源變化分析說明；森林資源消長變化表；林地林權證明資料；森林資源統計表；森林資源檔案管理卡片、簿冊；森林資源各項調查、科研、經營的文件和經營總結資料等[4]。
2 存在的問題
各山區林場均設有資源林政科，科室有3人以上編制，有相應的資源檔案室。但多年來各場對森林資源檔案管理工作僅限資料存入檔案室，基本上未對林班的臺賬進行有效更新，資源數據較陳舊。不同程度地存在著“一年清、二年變、三年亂”的現象，未能充分反映該區森林資源的消長情況。
3 建議
3.1 充分利用新二類調查成果，及時更新森林資源檔案數據
2009年起，新疆維吾爾自治區林業廳委托國家林業局西北林業規劃設計院、新疆林業規劃設計院等具有乙級以上林業調查設計資質的林業勘察設計院，全面完成了新疆天山西部國有林管理局、天山東部國有林管理局、阿爾泰山國有林管理局所轄25個國有山區林場森林資源二類調查，摸清了新疆國有林區森林資源家底。各項數據都已更新到2009年度資源數據，數據資料已交付各場，為各場的森林資源檔案管理帶來了有利條件。以此為契機，及時更新資源數據是比較容易進行的。
3.2 開發適合新疆山區森林資源檔案管理的計算機軟件系統
與財務管理一樣，森林資源檔案管理應具有適合自身特點的管理軟件，應保證其可操作性較強。應對適合新疆山區森林資源檔案管理特點的計算機軟件系統進行開發，如編制森林資源蓄積消長變化程序，將各場森林資源以林班為單位，將二類成果中提供的各樹種林木按幼齡林、中齡林、近熟林、成熟林、過熟林齡的年平均生長率或年公頃生長量等森林資源蓄積消長變化因子編入程序，操作上較為簡便，保證每年均可進行數據的更新。這樣，不但保證了各林場資源數據計算的迅速、準確，實現了全疆山區森林資源數據共享，還方便查閱[5-6]。
3.3 各項林業工程建設都要抓好工程檔案建設和管理工作
根據國家林業局抓好林業六大工程、推進林業五大歷史性轉變、實現林業跨越式發展的要求[7]。2008年，新疆維吾爾自治區林業廳為全力推進以防沙治沙為主的林業生態體系建設，結合新疆當地實際，通過對正在實施的國家林業重點工程的細化、具體化，提出了十大林業生態工程。新疆十大林業生態工程涵蓋了新疆山區、平原綠洲及綠洲邊緣荒漠的廣闊區域，通過十大林業工程的實施和推進，能夠有效保護和增加新疆的森林資源，進一步提升森林的生態功能，更加有效地為各族群眾提供良好的生產生活環境，更加顯著地發揮林業在自治區新農村建設、新型工業化和城市化發展進程中的積極作用。
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作為國家人才培養的重要基地，中學校園整體師資力量的繁盛程度、專業水平、團隊素質會影響到教學的方法、方式與質量。人力資源管理作為提升員工工作效率、提高員工專業技術水平、培育優質員工團隊的重要管理手段，其在中學院校中同樣適用并能夠為有效資源與水平下人才的培養帶來巨大幫助。人事檔案作為中學人力資源管理的基礎信息依據，其能夠為人才的培養與隊伍的建設提供數據支撐與依據，幫助中學人事管理工作更有效地開展。因此，不斷重視中學人事檔案管理將具有豐富的實踐意義與研究價值，并將能夠幫助提高中學教師隊伍教學整體素質與水平，為當代中學生的教育與培養帶來幫助。
一、中學學校人事檔案管理現狀及存在的問題
第一，管理水平較為落后。當前中學學校人事檔案管理中存在著管理水平較為落后的問題，其主要體現于硬件與軟件兩個方面。對于硬件而言，其主要體現于當前中學學校人事管理的整體設施較為落后。檔案的管理并不是單純的儲存、調用與匯總，而是應當逐漸提升檔案管理的水平，不單注重檔案管理的安全性，而且還應注重檔案管理的可用性。大多數中學學校沒有建立專門用于管理檔案的場所、沒有設置具有檔案管理要求的柜子和文件夾、沒有設置較為完善的門禁與安保系統等。這些問題的存在給當前中學學校人事檔案管理帶來了硬件管理水平較弱的現狀與問題。對于軟件而言，其主要體現于當前中學學校人事管理制度與系統的落后，對于大多數中學學校而言，盡管已經開始從意識上對檔案管理加以重視，但是卻會由于缺乏較為完善與科學的檔案管理機制造成檔案管理功能性與專業性的缺失。其主要體現于當前較多中學學校人事檔案管理調用與使用流程的缺失、各部門均肩負部門檔案管理職能，造成整體檔案管理效率與質量較低、人事檔案管理沒有與現代科技信息技術平臺相互對接，導致重復錄入與檔案篩選時的大工作量。
第二，管理人員素質較低。除了第一方面的現狀與問題之外，中學學校人事檔案管理還存在有管理人員素質較低的問題。產生這一問題的原因主要有兩個方面。其一在于中學學校大多數為事業單位，但是由于整體學校工作量較大和事業編制人數較少等問題，使中學學校聘請了大量不具備較高素質與專業技術能力的工勤人員。而檔案管理作為文書類、文秘類的工作通常會由不具有應有條件的工勤人員擔任。其二在于檔案管理缺乏人才隊伍培養機制。近年來中學學校在不斷擴大招生與市場化發展的過程中，已經開始重視人才隊伍的培養。然而對于檔案管理而言，沒有對整個學校的教學質量提升產生直接聯系，從而造成了檔案管理人才培養的缺失。并且，大多數中學學校并未針對人事檔案管理專門建設考核與評價機制，從而造成了人事檔案丟失、錯漏、欠缺整理等大量問題的存在。
二、對中學學校人事檔案管理提出的對策與建議
第一，提升人事檔案管理水平。人事檔案管理在硬件與軟件方面均存在較多問題，可從這兩個方面加以完善與改進。針對硬件方面，中學人事部門應積極向學校申請專用檔案管理資金用以對現有檔案管理的硬件設施加以完善。在此過程當中應從學校當前的師資力量出發，為學校設計更加符合實際管理情況與檔案使用情況的硬件設施建立方案。與此同時，可以在不具有專門精力開展檔案管理時，聘請外部檔案管理機構對現有檔案進行初始整理，以契合未來學校規模擴大后對檔案管理提出的更高質量要求。針對軟件方面，中學人事部門應逐漸結合時代背景使用電子計算機與互聯網云存儲技術，實現原有紙質基礎檔案的信息對接與共享，以便于利用先進科學技術實現檔案管理水平的提升。與此同時，也可借助云存儲技術實現中學學校自由檔案管理平臺的建設，便于為相關軟件數據進行備份及共享。
第二，培育具有人事?n案管理素質的人才隊伍。人事檔案管理需要具備專業素質與能力的現代化人才，以便于能夠與時代背景下中學人事檔案管理的需求相互對接。對于人事檔案管理人員隊伍的組建，首先應當從學校層面加以重視，為學校檔案管理工作配備具有一定素質能力的人才。其次，應當從培訓與研討方面對現有從事人事檔案管理的教職工隊伍專業技術與素質能力進行提升。另外，還可以利用加強中學學校與社會檔案部門之間的聯絡，開展檔案管理工作方法與手段的交流，實現現有檔案管理教職工隊伍綜合素質與經驗的提升與積累。
三、結語
在本文中，作者首先針對中學學校人事檔案管理現狀及存在問題進行分析，在此基礎上對中學學校人事檔案管理提出了對策與建議。
【關鍵詞】醫療設備；檔案管理；難點；對策
一、當前醫院醫療設備檔案管理的現狀分析
現階段，國內各大醫院在醫療設備檔案管理過程中“重設備而輕檔案”的思想普遍存在。因此，在醫療設備檔案管理工作中大量問題浮現，主要有兩方面的問題：一、醫療設備檔案管理的專業設施落后，檔案管理中材料的收集與歸檔的范圍不明確，且沒有專業的醫療設備檔案管理隊伍；二、醫院醫療設備檔案管理制度不夠健全，對醫療設備檔案材料的收集、審核不及時，記錄不完整，檔案材料缺失現象嚴重，在整個檔案管理過程中，管理混亂現象嚴重。
二、當前醫院醫療設備檔案管理的難點分析
（一）醫療設備檔案管理不受重視，管理意識薄弱
醫療服務是醫院日常工作的重心，因此，多數醫務人員都將注意力放在醫療服務與提高醫療技術上，而對于醫療設備的檔案管理重視程度不夠，醫療設備檔案管理的意識較為薄弱，主要表現管理人員在收集檔案材料時就抱著應付的心態，只重視文書檔案與病理檔案的收集；此外，醫療設備檔案管理是一個動態檔案管理的過程，在醫療設備檔案管理中，對于前期設備驗收與設備說明書的材料收集較為齊全，然而在后期設備的運用、維修等動態情況的材料收集較缺乏。
（二）醫療設備檔案管理人員前期參與少，管理難度大
醫療設備檔案的管理主要分三個階段：前期的設備購置、使用過程中的設備維護以及后期的設備報損與轉讓，是一個貫穿始終的系統過程。若醫療設備管理部門在制作設備購置計劃時，檔案管理人員沒有參與其中，檔案部門沒有在制定計劃時參與前期檔案管理，致使整個管理過程嚴重脫節，增加了設備檔案管理的難度。
（三）設備檔案歸檔中材料收集缺乏完整性
1、收集周期長。由于醫療設備檔案材料收集的周期比較長，需要從醫療設備的購置到完全報廢的整個環節中進行設備檔案材料的收集整合，一旦其中任一環節出現問題，就難以保證醫療設備檔案材料收集的完整性。
2、使用過程中，操作者流動性比較大，容易造成醫療設備的使用說明書、線路圖紙等材料的破損、丟失，造成醫院不必要經濟損失。醫療設備的操作人員流動性比較大，設備檔案使用涉及多個科室、操作人員多，特別是設備的性能介紹、使用說明書、線路圖紙、故障維修記錄等材料，使用頻率高，造成醫院經濟不必要的損失。如：2008年，我院彩色B超機發生故障，無法正常使用。供應商對設備進行了詳細的檢測，發現零件損壞需要更換，維修費高達幾萬元。醫院提出了質疑，但無法提供有力證據，只能支付相關的維修費。
3、設備種類多，使用人員多。醫療設備種類繁多，涉及病房護理設備、手術設備、放射治療設備、核醫學治療設備、理化設備、透析治療設備等多種不同功用的設備類型，設備使用人員多不勝數，使醫療設備的檔案管理更是難上加難。
三、加強醫院醫療設備檔案管理的對策
（一）轉變醫療設備管理觀念，提高重視程度
醫院要加強對醫療設備檔案管理的宣傳工作，強化醫療設備檔案管理意識，引起對設備檔案管理的高度重視，將設備檔案管理中的前期靜態管理與后期動態管理有效地結合起來，定期召開醫療設備工作會議，定期向醫務人員報告醫療設備檔案材料的動態收集情況，真實反映醫療設備的使用情況。
（二）建立健全醫療設備檔案管理制度
醫療設備檔案管理制度的建立要有質量保證，如醫療設備檔案管理的預立制度、收集與歸檔制度、審核制度、借閱制度與銷毀制度等，從醫療設備的采購、運行、維修保養的整個過程中，都要建立相應的設備檔案管理制度，并突出大型設備與重點設備的檔案管理制度，并做好明確的分工，指定專人跟蹤設備的使用情況，并做好記錄，這樣就建立了一個醫療設備檔案管理網絡，使管理工作做到有章可循。
（三）實行集中統一管理，保證醫療設備檔案材料的完整性
1、實行集中統一管理。設立專門科室，負責醫療設備的采購、維護等工作。在醫院的醫療設備檔案管理中，可以成立儀器設備檔案管理小組，建立過硬的領導集體，例如以醫院的醫學工程科為核心，實施集中統一管理；此外還可以成立專門的科室，專門負責儀器設備采購與維護，并且將儀器設備檔案管理工作納入醫院對科室的考核，直接與相關管理人員的考評以及年終評優掛鉤，成為醫院目標責任管理的一部分。
2、建立健全歸檔制度。健全歸檔制度首先要明確設備檔案的管理范圍。結合醫院醫療設備檔案管理實際要求，對設備申購過程中形成的各類文件以及設備運行到報廢過程中累積的文件均要建立檔案進行檔案管理。此外，還要將相關檔案材料復制下發到各科室，使各科室的設備操作人員檔案歸檔的要求與內容，各科室要全力配合醫院的資料歸檔工作。并對檔案資料采取定期與不定期的收交、整理、歸檔。
3、加強科室與科室之間溝通。醫療設備的檔案管理涉及醫院的各個科室，因此加強各科室間的溝通非常必要。各科室間加強溝通，是內部溝通與外部溝通的有效統一。在各科室內部，加強儀器設備使用人員與檔案管理人員之間的交流，對設備的運行情況要及時了解；科室之間，特別是器械科要加強與其他科室如財務科、醫務科、信息科以及設備部等加強儀器設備管理知識的交流，以及設備的維護使用情況等的信息交流，不僅可以使檔案材料的收集更加齊全、完備，保證檔案收集與歸檔無積存現象，還可以提高設備檔案的利用率，從而為提高醫院醫療質量服務。
醫療設備技術發展日新月異，醫院設備管理人員有義務醫療設備的發展動態，積極主動地參與到儀器設備檔案的管理工作中來。設備檔案歸檔完整，不僅可以延長設備使用壽命，而且減少了醫院因設備檔案的管理不當而造成的經濟損失。
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【關鍵詞】檔案；電子檔案；問題；對策
中圖分類號：G25文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）09-0046-01
現代信息技術的發展促進了檔案管理方式的創新與變革，其中電子檔案管理的出現彌補了傳統檔案管理存在的不足，表現出了極大的優勢與發展潛力。
一、我國電子檔案的管理模式
在我國電子檔案管理中，主要以機構自行分散管理和檔案館集中管理兩種模式為主，主要采用雙套制電子檔案管理方式，也就是同時將電子與紙質兩種檔案歸檔、保存、管理。
機構自行分散管理的電子檔案管理模式的優點在于能夠很好的保證電子檔案的完整性與可識性，同時還能減輕檔案館的資金與技術負擔，但該模式的缺點也是明顯的，即文件實體分散、部分有價值的檔案管理欠妥。
檔案館集中管理的電子檔案管理模式能夠實現檔案的集中管理，使檔案實體置于妥善的管理之下，能夠有效避免刪改、修改檔案的情況發生，有利于保障電子檔案的真實性與可靠性。
二、電子檔案管理存在的問題
我國的檔案管理正在逐步走向數字化、現代化，但在電子檔案管理的實踐中仍然發現了一些突出的問題：
（一）電子檔案的“本來面目”極易改變
電子檔案管理實踐表明，電子檔案極易遭到破壞。首先，原始性難以保證。電子檔案在內容上與形式上呈現相對獨立的狀態，內容易變，且無固定形式，加之電子檔案生成、傳輸、接受狀態完全一致，這便為電子檔案原始性的鑒定造成困難。
（二）電子檔案安全管理面臨隱患
當前，電子檔案管理人員對于檔案的安全性并未引起足夠的重視，安全防范措施不到位。電子檔案以計算機系統為載體，在電子信息的收發、保存、歸檔過程中面臨著病毒感染、被盜、泄密、偽造、篡改等一系列風險；同時，由于電子檔案更易被修改、覆蓋，原稿易被破壞，以致電子檔案利用時面臨著諸多安全隱患。
（三）檔案管理軟件研發明顯滯后
與信息技術迅速發展相比，電子檔案管理軟件的研發明顯滯后，無法充分滿足電子檔案管理、查閱、利用、傳輸等多方面要求。同時，由于各地區發展存在差異，重視程度又多有不同，以致電子檔案管理系統多有不同，對電子檔案的全國聯網構成了制約。
（四）管理人員的管理水平參差不齊
當前，我國電子檔案管理人員的管理水平梯度明顯，業務素質差距較大，導致各電子檔案管理單位的管理現狀差距明顯。如部分單位將紙質檔案通過數字化掃描將紙質檔案轉換為電子檔案，并將電子檔案掛接入檔案專用服務器并與系統內網連接，已經實現了檔案全文搜索及一體化管理，但有的單位目前仍然停留在將發文時的電子版底稿保存或只是部分實現檔案目錄管理。
三、完善電子檔案管理的策略
電子檔案將越來越成為未來檔案管理的主要形式，而這一趨勢的推進還需要采取積極的策略加以完善。
（一）改進技術手段保持電子檔案的“本來面目”
電子檔案的原始性、真實性、完整性難以保證，就失去了電子檔案應有的價值，因此就需要通過改進技術手段加以避免：
首先，采集背景信息和元數據。形成電子檔案的同時，應利用先進技術采集描述電子檔案的背景、內容、結構以及整個管理過程的元數據，旨在為未來檢驗電子檔案原始性、真實性及完整性提供依據。
（二）完善電子檔案的安全體系
在電子檔案管理中，如何保障其安全性是至關重要的，這也是電子檔案管理中較為常見的問題，因此，應強化電子檔案的安全體系建設：
首先，建立數據備份和恢復系統。為有效克服網絡系統安全隱患，應加強數據備份和恢復系統建設，保證即使出現安全性事故也能有效恢復關鍵、重要信息數據。
其次，加強網絡安全管理。可以通過驗證用戶信息、輸入調閱口令、限制訪問以及安裝病毒防殺軟件防止病毒和黑客的惡意破壞。
再次，針對重要文件施用“雙重“歸檔法。鑒于電子文件載體及信息技術的易修改性，為保障數據安全，可以將之制成硬拷貝存檔。由于簽署和印章是文件生效的主要標志，故而應充分利用現代技術，以紙質的形式將具有憑證作用和法律效力的文件保存下來。
（三）研發電子檔案管理軟件
因為電子檔案管理工作具有特殊性，這就需要通過強大的軟件平臺開展工作。電子檔案管理軟件，應當具有統一的數據格式標準，并且具備良好的兼容性，以適應當前以及未來一段時間電子檔案管理工作的需要。
（四）加強培養優秀的檔案管理人員
檔案管理員作為電子檔案管理的實施者，直接決定著檔案管理的成效。面對檔案管理人員業務素質參差不齊的狀況，應當加大檔案管理人員的培養、培訓力度。
首先，提高檔案管理人員計算機技術水平。電子檔案的管理工作要求管理人員必須很好掌握處理和操作圖像、聲音等多媒體文件技術以及日常電子檔案維護工作。這就需要培訓檔案管理人員的計算機應用能力，助其更好適應電子檔案管理工作。
其次，加強管理人員素質。檔案管理人員在開展管理工作時，必須要具備強烈的安全意識和高度的工作責任感，以使其能夠真正履行自己的職責，而這都是需要在平時就要加強培養的。
總之，應正確認識當前電子檔案管理工作面臨的問題，并及時采取有效的解決方案，不斷提升電子檔案管理水平。
參考文獻：
關鍵詞：醫院 檔案管理 與時俱進
檔案是醫院的寶貴資源，它涵蓋了財務、基建、人事、醫療、病歷等在內的各個環節的資料，檔案管理在醫院的整個管理工作中發揮著關鍵作用。而在新時期，實現醫院檔案管理的現代化建設，提高醫院檔案管理的整體水平，促進醫院檔案管理工作與時俱進，既是實現現代醫療衛生事業發展的需要，也是完善醫院社會功能的必然要求。檔案管理工作對于醫院其他工作的開展具有非常重要的作用，要做好醫院檔案管理工作必須要充分了解當前醫院檔案管理工作的現狀及存在的問題，并采取針對性的解決對策，實現醫院檔案管理工作的現代化建設，進而充分發揮醫院檔案的作用和價值，使其更好地為我國醫療衛生事業的發展服務。
一、醫院檔案管理工作的現狀及存在的問題
（一）檔案管理制度不夠完善
目前，我國很多醫院雖然已經建立了檔案管理部門，而且也制定了檔案管理相關的工作規范，但是這些制度還不夠完善和全面。有的只是為了應付檢查，制度存在形式化的現象；有的個別小型醫院甚至沒有專門的檔案管理部門，更不要說完善的檔案管理制度了；還有一些醫院在制定檔案管理工作制度時，沒有聯系醫院的實際情況，只是一味地照搬其他醫療機構的檔案管理制度，缺乏實用性和針對性。醫院檔案管理制度不完善，自然也就影響了檔案資料的科學性、完整性和真實性，大大降低了醫院檔案管理工作的水平和質量，不利于滿足時展的要求。
（二）醫院相關人員責任心不足，綜合素質不高
首先，醫院領導和管理人員對檔案管理工作重視不夠，檔案管理意識薄弱，導致醫院檔案管理工作存在很多薄弱環節。主要表現在醫院相關工作人員責任心不足，在醫院檔案管理工作中檔案資料信息填寫不完整，交接手續不嚴格，同時也缺乏必要的審批和監督，容易造成由于工作人員工作不認真帶來的失誤，而造成檔案管理中的資料錯誤，影響后期醫療衛生部門、醫務工作者以及患者對檔案資料的使用。比如在出現一些醫患糾紛的時候，醫院由于拿不到相應的檔案資料作為證據而敗訴，這都說明了不重視檔案管理工作對于醫院的穩定發展有很大的負面影響；其次，近年來，很多醫院開始進行檔案信息化建設，但是相關工作人員缺乏相應的素質，信息技術水平不高，現代化檔案管理專業知識不足，不能勝任現代醫院檔案信息化管理工作，不能做到與時俱進，大大降低了檔案管理工作的效率。
（三）檔案信息化管理建設不完善
目前，我國很多醫院之所以不能與時俱進，最主要的一個原因就是還沒有意識到檔案管理信息化建設的重要性，檔案信息化管理設施還不完善。主要表現在沒有安裝檔案信息化管理必要的軟硬件設備，局域網建設不夠完善、檔案管理人員運用計算機對數據信息進行處理的水平不高等。這主要是由于醫院的檔案管理體制和觀念比較落后，相關構建機制不健全，不能很好的適應時展的趨勢，因而也就不能很好的進行檔案管理的信息化建設；另外，在大部分醫院的檔案管理部門中管理人員普遍年齡較大，缺乏檔案信息化意識，現代化的檔案管理人才嚴重不足，這就給醫院檔案管理工作的進一步發展帶來了障礙。
二、醫院檔案管理工作的重要性
（一）醫院檔案是醫院開展各項工作的重要基礎
高效的檔案管理工作在一定程度上是醫院日常管理工作得以有效展開的必要保障。醫院的檔案包括人事、病例、醫療、財務等在內的各種信息資料，是記錄醫院日常事務的證據和資料，是醫院開展各項工作的重要基礎。比如醫院的人事檔案是醫院組織人事工作的信息庫，記錄著醫院所有人員的工作信息狀況，它是醫院培養人才、合理配置人力資源的重要依據，對于提高醫院的人力資源管理水平發揮著關鍵作用；另外，由于醫療行業的特殊性，經常由于各種原因造成醫患糾紛，這時醫院如果能夠充分利用病例、醫療記錄等檔案資料來作為證據，表明自己沒有醫療過錯，明確醫患雙方的責任，進而有效解決醫患糾紛，醫院的合法權益也得以維護。由此可見，檔案是醫院開展各項工作的重要基礎和保障。
（二）醫院檔案能真實而全面地反映醫院歷史
醫院檔案是醫院在長期發展過程中發生的各項活動的歷史記錄，包括有關醫療、科研、財務、基建、人事、管理等諸多方面的發展情況。一套完整、真實的檔案資料，能夠清晰的反映醫院的建設和發展的歷史進程，使我們更好的認識醫院、了解醫院，進而明確醫院在新時期的發展方向。
（三）檔案資料是醫院制定發展規劃的科學依據
如前文所述，醫院的檔案記載著醫院整個發展歷史，記錄著發展過程中面臨的困境和取得的成果，是我們了解醫院經營發展狀況的重要資料，在醫院的日常經營管理和輔助領導決策方面發揮著關鍵的作用。醫院的領導和管理人員可以充分利用檔案資料，總結前人的經驗和教訓，根據醫院發展的現狀，制定合理、科學的發展規劃，促進醫院能夠與時俱進，實現可持續發展。
三、促進醫院檔案管理工作與時俱進的對策
（一）轉變管理理念，提高檔案意識
目前，醫院檔案管理工作開展效率不高的一個主要原因就是相關工作人員檔案意識薄弱，受傳統管理模式的影響，檔案管理理念落后，不能適應新時期發展的要求。因此，在社會主義新時期，醫院要想取得發展，必須改進管理模式，更新檔案管理理念，不斷滿足新時期檔案使用者的個性化需求。檔案管理的最終目的就是為檔案使用者提供信息服務，這就需要檔案管理人員提高檔案意識，還要樹立服務意識和責任意識，在檔案形成和管理的過程中要嚴格按照程序和制度來進行，保證檔案資料的真實性和完整性，進而使檔案管理工作更好地為醫院的臨床醫療、人事管理、科研工作等服務，從而提高醫院檔案資料的利用率，充分發揮社會效益；另外，在信息化背景下，人們對信息的需求愈加多樣化和個性化，這就需要醫院的檔案管理工作人員做到與時俱進，提高信息化意識，樹立先進的檔案管理理念，以適應新時期檔案管理的發展要求。
（二）加強檔案管理信息化建設，提高工作人員的綜合素質
要想實現醫院檔案管理的與時俱進，必須提高檔案管理工作人員的綜合素質，才能更好的適應新時期的檔案管理工作。首先，相關工作人員除了要掌握檔案管理必要的專業知識之外，還要熟練掌握檔案信息化管理所必須的計算機信息技術，以滿足醫院日常各項檔案管理工作的需要；其次，醫院要加強對檔案管理工作人員的培訓，不斷鞏固和豐富其檔案管理專業知識和技能，更重要的是加強現代化信息處理技術和計算機技術的培訓，是他們能夠勝任醫院檔案信息化管理工作，從而推動醫院檔案管理工作能夠與時俱進，實現信息化和現代化；最后，醫院相關部門應該做好檔案管理的宣傳工作，讓醫院的工作人員認識到檔案管理對于醫院本身以及我國醫療衛生事業發展的重要性，提高檔案管理工作人員的責任感，按照相關工作流程和規范認真填寫、整理檔案，使醫院檔案部門人員全身心都投入到檔案管理工作中去，從而保證醫療檔案的完整性和真實性，最大限度的發揮檔案的價值。
（三）實行醫院檔案手工管理與信息管理一體化
隨著高科技時代的快速發展，實現醫院檔案手工管理與信息管理的一體化是促進檔案管理工作與時俱進的重要途徑。首先，檔案管理部門要充分掌握醫院各部門和科室的具體情況，然后對相關檔案進行分類，建立完整的醫院檔案管理資源庫；其次，進行檔案管理信息化建設，完善電子檔案和電子文件的建設和管理；最后，建立電子檔案生成、傳遞、處理、存儲、查閱等相關規章制度，協調好紙質檔案和電子檔案之間的關系，實現醫院檔案手工管理與信息管理的一體化，從而保證醫院檔案管理工作的高效運行。
（四）積極開發檔案資源，提高檔案的利用率
醫院進行檔案管理的最終目的就是為醫院各項工作的開展提供必要的資源支持。因此，醫院的檔案管理人員必須提供工作能力，提高檔案管理的整體水平，積極開發檔案資源，充分利用檔案信息管理系統使醫院的檔案資源更好的為相關工作人員提供服務；充分學習先進醫院的發展經驗，做好檔案館藏建設和檔案資料的分類整理工作，滿足不同檔案信息使用者的個性化需求，進而提高檔案的利用率，充分發揮醫院檔案的價值，以此來實現醫院檔案管理的跨越式發展。
檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，在醫院的經營發展過程中發揮著重要作用。但是目前部分醫院在檔案管理工作中還存在一些問題，需要醫院的領導和管理者提起重視，充分認識到檔案管理工作對于醫院發展的重要性；并且采取積極有效的措施進行改善，努力提高檔案管理工作人員的檔案意識和綜合素質，實現檔案管理工作的信息化建設，提高檔案資源的利用率，使醫院檔案管理工作真正做到與時俱進，為醫院在新時期實現可持續發展提供支持。
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關鍵字：信息時代；醫院檔案管理；改革；創新舉措
我國醫療衛生的改革、服務延伸對醫院提出了更高的要求，但是現在大多數的醫院的檔案管理的意識還是非常淡薄的，并且醫院的管理的硬件環境和軟件的設施都相對落后；醫院的現代化的管理手段更換不及時，這都對提升醫院檔案管理的提升設置了障礙。針對醫院檔案管理出現的問題，我們應該逐步加強管理意識，并且加強醫院設施的建設，延伸檔案管理的服務，更好的促進醫院的發展。
1 更新管理概念
1.1 醫院領導的觀念的更新
樹立正確的管理理念對充分利用現有醫院的資源，并且協調好醫院的信息化都有著很好的指導的意義。醫院檔案在面臨著信息技術的滲透應用和電子檔案的逐步應用，醫院的管理者的思想也受著前所未有的挑戰。作為管理者要及時的學習現代的理念，打破原有的傳統的檔案管理的觀念，做好迎接挑戰的準備，并且根據自己的醫院實際情況進行創新，逐步的引進現代化的管理設施和管理理念，提升醫院的現代化的管理水平。
1.2 工作者的觀念的更新
作為醫院檔案工作的管理或者操作人員都要立足本醫院的具體實際，不斷的學習先進的檔案管理方法，提升自身的業務水平，并且針對醫院的檔案的管理工作，工作人員要對已有的資源進行儲存、加工，并且做好檔案的傳遞或者交接的工作，以確保檔案的管理工作是緊密聯系的。另外，隨著管理經驗的多年的實踐，我們要在工作中創新管理方法，更好、更快的完成管理工作，并且在實踐中逐步檢驗和完善、提高檔案管理的技能和意識。
2 醫院檔案環境建設
2.1 提升檔案管理的硬件設施
醫院如果想提升檔案的管理的水平，就要做出一定的改革。之前的傳統的手工管理檔案的方法已經不能適應現代醫院建設和發展的需要。此時，我們必須對醫院的硬件的設施進行更新，硬件設施的落后，軟件設施也不容易進行。更新了基礎的設施，進行了自動化的辦公和電子化的檔案管理有助于提高工作人員的工作效率和工作質量。購置硬件設施時，要講究直接的配合。另外還要考慮到檔案的重要性對醫院來說是非常重要的，我們還要做好檔案的保護工作，安裝先進的監管設備，安全防火或者防水措施，提升了硬件設施，才能開展后續的工作。
2.2 加強醫院檔案管理隊伍建設
目前醫院的檔案管理工作多處于被動應付的狀態。很多從事于檔案管理的工作人員都是兼職工作，因此多為檔案管理工作的非專業人員（有相當一部分是從其他的護理或行政等部門派遣過來的臨時人員），缺少必要的足夠的時間以及熱情來完成分內工作。這就造成了很多檔案管理人員的文化水平或專業理論素質的參差差異，出現了一系列的影響檔案工作質量和效率的問題，主要包括從業人員沒有經過系統的專業技能訓練，缺少應具備的基本理論知識，專業知識不扎實，知識面有待于進一步拓寬。在醫院本身來說，忽視了對檔案管理人員的培養和再教育，使得這些專業崗位長期停留在較低層面，缺少思想觀念和管理水平的發展創新，落后于時代。這些都造成了醫院檔案管理工作的低效率、低水平狀態。因此，在提供了硬件設施之后，我們還要在檔案工作人員中開展計算機培訓，以掌握檔案計算機管理運用技術，提高檔案現代化管理水平。
3 檔案管理系統的開發
我們進行醫院檔案管理系統的開發的最終的目的就是促進醫院工作的順利的開展，進行檔案管理時我們要以醫院的工作為中心，針對醫院舉行的大型的公共衛生活動，我們除了做好工作的記錄，還要拓展多種形式，做好檔案的搜集和管理工作，針對醫院的大型的義診或者是學術交流會議，豐富和充足的檔案資源為后續發展提供了基礎和詳實的資料。
醫院檔案科學化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項實現醫院檔案管理工作規范化、科學化、制度化、現代化的高標準系統工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理的現代化形勢，迫使檔案工作人員要采用系統工程、網絡技術目標管理等科學的管理方法。計算機是現代化管理手段必不可少的工具。用計算機管理醫院檔案方便利用者及時查找、利用和閱讀，節省人力、物力和財力，提高工作效率。因此利用計算機這一先進的記錄信息工具，我們可以為更多的人提供在線資源，這就擴大了服務的范圍，真正的實現醫院的資源共享，并且還可以通過建立局域網進行醫院資源的安全、快速的傳輸，將檔案和醫院的信息、書籍和治療的信息聯系在一起，為醫院和檔案的管理都提供了嶄新的平臺，發展的空間更大。
4 檔案管理工作的創新性延伸
4.1 對檔案信息進行深層次加工
隨著人們需求的日益增加和社會對信息要求度的提高，僅僅對檔案進行整理、保存已經不能滿足現代社會發展的需要。醫院的管理人員需要針對不同的人群進行檔案的深層次加工，充分利用醫院已有的資源，對檔案進行歸納總結和整理，并且通過網絡這個現代化的手段更好的為查詢者提供更加詳實、完備持續更新發展的檔案信息資源。
4.2 提供檔案的咨詢服務
當我們的檔案管理逐步做到位和完善之后，我們就要建立便民的服務中心，一是可以更好的體現檔案管理的作用，用網絡化的手段更好的為來醫院就診或者康復的人員服務，這也是檔案網絡化管理的發展的方向和趨勢。二是通過這個服務舉措，可以提升醫院的形象。
5 結語
綜上所述，我們要不斷的解放思想，逐步適應醫院現代化管理的需要；逐步提升管理人員對設備的適應能力、接受能力和操作能力，加強和提升工作人員對檔案管理的意識。另外，我們及時的根據醫院和市場發展的需要更新現有的檔案管理的設備和相應的檔案的管理的軟件，從手工逐步過渡到自動化的辦公的水平。逐步縮小與市場發展的差距，促進醫院的檔案管理工作的順利開展和效率的提升。
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一、高校檔案管理的必要性
每個高校都建立自己的檔案管理，主要記錄了高校師生在校期間的學習、工作、經歷，記錄了高校師生的優缺點，對人才選拔、升遷有著非常重要的意義。每個師生在校期間，參加的各種社會實踐活動，獲得的各種國家認可的獎勵，考取的各種證件，都給他們未來的工作做好準備，而這些事跡都要靠高校檔案來管理記錄。眾多高校檔案記錄著教職工的每個先進教學及奮斗事跡，為學校的教學做榜樣，給其他師生起到模范的作用，促進了高校教學和檔案管理工作的發展。
二、高校檔案管理現狀
（一）重視度不夠
現今的國家就業政策呈現多樣化，這給高校師生就業帶來很多機遇，對高校檔案的管理則帶來了嚴峻的考驗。很多高校只是重視學校的教育教學管理，忽視了對學校師生的檔案管理，忽略了高校檔案管理對高校師生升遷、就業的重要意義。對高校師生在校期間只記錄教學、學習，未對師生的專業知識進行培訓、考核，致使大多師生只是死讀書，無法應用書本專業知識。此外，因高校的重視度不夠，致使部分高校師生在離校好長時間后，仍不了解自己檔案存放在何處，更不知道具體去向，影響了高校師生今后參與的招聘、定級、提職及工作調動等。
（二）高校檔案管理人員業務水平低
許多高校的檔案管理人員都是一些準備退休或者不宜教學的老師，他們要么是年齡大，要么是孕婦，要么是特殊照顧人員。這些人員對高校檔案管理的業務不熟練，管理方式老化，對先進管理方式的學習能力差，嚴重制約了高校檔案管理工作的發展。
（三）管理制度落后、設施簡陋
一些高校的檔案管理還停留在手寫記錄階段，對高校檔案管理的制度不完善，制度落后，導致高校檔案材料隨意存放，容易丟失。而檔案保存設施簡陋，檔案室的防火、防潮、防霉、防盜保護措施不齊全，致使檔案存放時間久后出現記錄模糊、檔案丟失、檔案錯亂等現象，對高校檔案管理工作的開展加大難度。
（四）檔案更新不及時
隨著高校的不斷發展，高校的人數有增無減，加大了高校檔案管理的工作量。隨著新學期的開始，新生的入學，畢業生的離校，教師工作崗位的變化，不管是退休、升遷、工作調動，都需要在檔案里做好記錄。工作量的增加，使得高校只做好新生檔案的建立，忽略了離校生及教師檔案的更新，未能及時通知畢業生就業后檔案的轉移，制約了檔案管理工作的發展。
三、高校檔案管理現狀的改進對策
（一）建立健全的高校檔案管理體制
結合高校檔案管理的工作量，及國家對高校檔案工作的要求，建立健全的符合本校的檔案管理體制，在日常檔案管理工作過程中，不斷完善體制，保證高校檔案的及時性、準確性，為高校師生今后招聘、評級、調動做好保障。
（二）檔案管理方法的改進
隨著高校的不斷發展，現有的檔案管理方法無法跟上高校發展的步伐，而且單單紙質的記錄容易造成檔案的丟失。在現有的檔案管理基礎上，增加電腦檔案的錄入、保存，再打印成紙質保存，可以提高檔案的管理水平，又可以通過網絡來傳閱檔案，減少檔案管理的工作量。
（三）檔案管理人員素質的提高
隨著高校發展的需求，檔案管理人員的專業技能要求越來越嚴格，熟練程度要越來越高。為了保證高校檔案管理工作的開展，高校要結合國家對高校檔案管理的要求，對檔案管理人員進行定期培訓，增加管理人員對檔案工作的熟練度，促進高校檔案管理工作的發展。優秀的高校檔案管理人員必須具有較高的素質及職業修養，做到業務精通。而且高校的檔案管理人員要求穩定，通過積極的檔案業務培訓及檔案專業理論知識學習，提高檔案管理人的綜合素質，并運用現代化管理技術及先進設備技術，提高檔案管理水平，使高校檔案管理自動化。
（四）全員參與，及時更新檔案信息
高校的檔案信息，可以給高校教學帶來指導，這就要求高校的全體師生都要參與到高校檔案管理中來。通過全體師生的宣傳，舉辦相關檔案管理的活動，來提高全體師生對學校檔案管理工作的認知及配合，促使教職工積極將有價值的教學實例歸檔到檔案中，對師生參與的社會實踐活動及時歸檔。完整的高校檔案，可以促進高校師生今后的發展，以及高校的發展。
[關鍵詞]稅務；電子檔案；管理；信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.096
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-02
當前納稅人的生產經營方式呈現多樣化特征，稅務部門的稅收征管工作也面臨著新的挑戰。魍車乃拔竦蛋腹芾硪丫無法適應當前的社會需求，稅務檔案工作者必須探索出一套新型的檔案管理方法，而利用信息化技術進行稅務檔案管理是今后稅務檔案管理工作的必然趨勢。然而稅務部門間的程序缺乏聯系，難以做到信息共享，這給稅務檔案的收集、整理帶來了困難。
1 稅務電子檔案管理的特點及意義
電子檔案管理是指利用數字信息化的形式進行電子文件的記錄。它相對于傳統的紙質檔案來說，具有連續不斷復制的特性。電子檔案管理操作較為方便，電子文件在形成檔案之前，可以被任意修改、增刪，并且不會留下任何痕跡，從而保證了檔案頁面始終保持良好的整潔度和標準性。電子檔案是依托于計算機系統完成的，它可以利用計算機系統進行快速的多方位組合。電子檔案克服了紙質文件需要分類整理的弊端，它根據用戶的不同需求進行自由組合分類，并且突破了紙質檔案的時空限制，檢索查詢也更加方便快捷。此外，電子檔案占據的空間很少，解決了無限增長的紙質檔案文件與有限空間之間的矛盾，提高了檔案管理工作的效率。
把電子檔案管理方法應用到稅務檔案管理工作中，有效減輕了稅務檔案管理人員的勞動強度，促進了稅務檔案信息的流通與共享，使稅務檔案的收集、整理、建檔、服務一體化，同時也解決了征納雙方信息不對稱的問題。稅務部門還能及時掌握稅源動態，為稅收計劃的制訂提供可靠依據，提高納稅人的滿意度和稅法遵從度，降低了國家稅收流失和征納成本，從而使稅收檔案資源充分發揮出了其應有的價值。
2 稅務電子檔案管理現狀及存在的問題
雖然近幾年來電子檔案已廣泛應用于我國各級稅務機關之中，但是其效果并不理想。具體工作過程中出現的許多問題也阻礙了電子檔案在稅務部門中的應用效率。因此，必須總結稅務電子檔案管理的經驗教訓，并進行認真分析、探討，找出相應的對策和方法，切實讓稅務檔案在稅收工作中發揮應有的作用。
2.1 稅務電子檔案管理設施尚不完善
稅務機關要想有效管理電子檔案就必須有過硬的硬件配置和良好的軟件系統支持。但是由于經費和技術的限制，我國多數基層稅務部門稅務檔案設施還比較落后。電子檔案管理所需的相關設備和檔案管理軟件不足，現有的電腦、掃描儀等設備落后陳舊、功能不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務檔案數字化與稅收征管信息化建設脫節，嚴重影響了稅務檔案管理的性能。
2.2 稅務電子檔案的安全措施不到位
在信息化高速發展的現代社會，做好網絡系統的安全保密措施是第一位的。在稅務電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息安全和保密性，是提升稅務電子檔案管理有效性及科學性的重要保證。當前稅務電子檔案的數字化建設還不夠完善，網絡安全措施還不到位。稅務電子檔案管理系統有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。我國許多稅務部門電子檔案的使用尚在初級階段，電子檔案的數據系統滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數據就會丟失，并給稅收征管工作帶來重大損失。因此，必須盡快完善電子檔案網絡系統，做好安全保密工作。
3 稅務電子檔案管理改進對策
3.1 加強辦公自動化系統建設，加強信息化技術研究
當前總局的“金稅三期”工程已經在全國各級稅務部門試點推行，這進一步完善了稅收征管數字化管理信息系統的建設，有助于對系統的流暢性和安全性進一步改進、提升。此外，在對稅務檔案的六大系統模塊管理、應用的基礎上，要把每個模塊功能加以細化，加強高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設，使納稅人的業務辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價值得以充分利用，稅務部門還要拓展檔案應用模塊，把稅務電子書、檔案統計查詢、電子文件展示等納入檔案應用模塊中，做到檔案資源共享，為需求者提供咨詢、查閱服務。另外，稅務部門要提高稅務檔案工作人員對計算機的應用水平，努力使稅務檔案管理人員做到既懂計算機又精通稅收知識，成為稅務電子檔案管理的復合型人才。稅務部門還要對計算機專業人才加強稅收專業知識的培訓，使其能夠更好地從事計算機的開發管理工作。要加強對稅收干部進行計算機知識培訓，強化信息數字化技術在稅務檔案管理工作中的應用。要協同相關技術部門加強信息化技術的相關研究，解決稅務檔案管理工作中存在的存儲與壓縮以及保密性、長期保存等技術問題，切實做好稅務電子檔案管理工作。
3.2 規范稅務電子檔案管理，建立有效的稅務檔案管理模式
國家稅務總局應該制定出一套規范、統一、切實可行的辦公自動化流程，并根據當前各稅務部門的工作軟件實際情況，開發出能夠綜合各項稅務工作的應用程序，使稅務電子檔案管理工作更加規范，提高稅務信息系統的應用效率。稅務部門要在規范和統一的征管流程下，依照數據一致、一次錄入、平臺統一、信息共享的原則，在保證行政管理信息和稅收業務積累不受影響的情況下，在同一省內努力實現稅務系統軟件開發的規范性、系統性、兼容性與全面性。另外，稅務部門要依照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國稅收征收管理法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及各省的稅收征管及檔案管理辦法，構建稅務部門的電子檔案管理模式，制定出適合稅務部門自身實際情況的稅務電子檔案管理辦法。
此外，稅務部門應該完善稅務電子檔案管理的考核制度，讓稅務電子檔案管理有法可依、有章可循，規范稅務檔案管理人員的工作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負責人，由其負責電子檔案校驗、監督工作，并對工作中出現的問題及時處理。同時，要完善電子檔案管理的考核制度，結合稅務系統的績效考核模式，明確檔案管理責任制，對電子檔案的采集、整理、w檔、開發有明確的獎懲考核指標，激勵檔案管理工作者不斷提高工作積極性，提升自身綜合素質。
3.3 完善稅務檔案安全系統，重視電子檔案信息的保密工作
在電子檔案管理過程中，檔案信息與載體是可以分開的，這就造成電子檔案文件信息隨時都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的危險。因此，保護電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員的重要工作。當前能夠保護電子檔案資源信息數據安全的主要是防火墻和病毒查殺系統。它采用了數據加密法和存取權限控制法，以及數字時間印章法、數字水印法等安全保障措施。其中數字水印法是利用特殊技術把作者自己設置的花紋、印鑒等標志隱藏到電子檔案文件中，在檔案數據被復制、拷貝時，這些標志無法復制，這就保證了文件信息的唯一性。數字加密法是按照一定的加密變換規律，對沒有加密的文件數據進行加密處理，讓它成為無法識別的難讀數據，以此來保護電子檔案不被竊取。數字時間印章保證了電子檔案信息的原始性和真實性不會受到破壞。如果已經歸檔的文件信息被刪除或修改，該文件在網上登記或生成的時間不可改變。
然而一切安全保護措施都是相對而言的，當前的電子文件保密技術和解密技術都在不斷地升級和發展。所以，電子檔案管理的保密工作，是一項長期而艱巨的任務，任何時間都不能有半點松懈。另外，一些脫機方式保存的光盤對歸檔電子文件的長期保存條件要求較高。在保存光盤過程中，需要注意控制溫度和濕度，以防光盤氧化。
4 結 語
電子檔案大大方便了群眾的生活，提高了稅務部門的工作效率。然而，稅務電子檔案管理存在著稅務電子檔案管理設施尚不完善，稅務電子檔案的安全措施不到位等問題，需要稅務部門加強辦公自動化系統建設，規范稅務電子檔案管理，建立有效的稅務檔案管理模式，完善稅務檔案安全系統，從而使稅務電子檔案真正發揮其應有的作用。
主要參考文獻
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