時間：2023-08-21 17:23:24
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案室規章管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.1職責、權益兼顧原則
在確立事業單位檔案管理體制時，一定要遵循職責、權益兼顧的原則。在進行檔案管理工作時，單位檔案管理的領導以及員工要有不同且明確的管理范圍，嚴格進行職責的劃分，如果一旦發生問題，便可以立刻找到責任人，這樣便可以很好地提高檔案管理工作的效率。在進行職責分配時，單位要重點保護工作人員的合法權益，如果單位在劃分職責時一味地忽視或者傷害工作人員的合法權益，就會打擊工作人員的工作熱情，也為為事業單位的發展帶來很大的阻礙。
1.2制定、執行并重原則
在科學技術不斷發展的今天，社會經濟水平不斷提高，事業單位的檔案管理體制要不斷創新與發展，這就需要單位在認真分析本單位工作特點的基礎上，不斷進行探索和總結，制定一整套合理、科學、系統的檔案管理規章制度。在管理體制建立之后，單位要重視制度的執行工作，首先要檢驗管理制度是否真正符合單位的實際管理工作，然后成立專門的部門或者派遣專人督查檔案管理制度的執行，并要在實踐中不斷對管理制度進行完善與修改，使得事業單位的檔案管理制度逐漸實現人性化、規范化、合理化，使得檔案管理制度能夠真正地提高單位的管理效率，調動工作人員的工作熱情，促進單位的發展。
1.3靜態、動態相結合原則
事業單位的穩定發展需要建立一套穩定并可行的管理制度，以此來保證事業單位的協調運作，但是在不斷變化的社會中，檔案管理制度并不能一成不變，必須要不斷適應社會發展的新需求，不斷適應本單位的工作變化，因此事業單位的檔案管理制度需要在保持相對穩定的狀態下不斷創新與發展。如今，世界逐步實現全球化，事業單位也要逐步與國際接軌，走上國際化道路，這是一個機遇與風險并存的時代，事業單位必須要積極學習世界各國優秀的檔案管理辦法，并結合自身實際情況加以運用，不斷總結并完善事業單位的檔案管理工作制度。
2.事業單位檔案管理工作中存在的問題
2.1單位領導對檔案管理工作重視程度不夠
針對事業單位的檔案管理制度，國家制定了一系列的規章制度，事業單位的檔案管理必須要嚴格遵守國家的相關法律法規，但是我國的一些事業單位學習國家法律的力度不夠，認識不足，對檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有意識到事業單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財富。領導班子對檔案管理工作的不重視，就會使得整個事業單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實不到位。
2.2檔案室現代化管理設施比較落后
事業單位的檔案資料是一筆十分寶貴的財富，但是因為長期對檔案管理工作的不重視，導致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設施十分落后。有些事業單位的檔案室十分簡陋，工作人員的辦公環境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒有分開，一些檔案室內甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。
2.3檔案資源的開發利用工作不夠完善
我國很多事業單位并沒有意識到檔案資源的重要價值，沒有對檔案資源進行充分利用，檔案管理往往只注重檔案的收集、整理、保管工作，認為只要檔案不丟失、不磨損便已經實現了有效管理，忽視了對檔案資源的開發利用。
3.事業單位檔案管理創新辦法
3.1建立健全檔案管理制度
在新的時代背景下，事業單位必須要制定一套行之有效的檔案管理辦法。創新的檔案管理辦法要遵循事業單位檔案管理的原則，要嚴格遵守國家相關的法律法規，并要結合事業單位自身的實際情況，使得管理制度真正能夠發揮效用。新的檔案管理辦法必須要具備可操作性，簡明易懂，能夠在實際工作中起到很好的規范與指導作用。工作人員是事業單位的工作核心，因此檔案管理辦法必須要堅持制度約束的地位平等性，對單位領導和普通員工都進行約束，重點保護工作人員的合法權益。此外，事業單位的檔案管理制度還要實現獎懲分明，在制度制定之后要注重執行，保證制度執行的嚴肅性和公平性，對表現優秀，工作積極的員工要進行獎勵，發揮其模范帶頭作用，對不能遵守規章制度的員工進行懲罰，這樣的獎懲制度可以很好地激發員工的工作熱情，促進事業單位的發展。
3.2深化管理，提高人事檔案管理水平
事業單位需要不斷提高員工的管理水平，通過定期開展培訓班，組織員工進行學習，開展員工交流會等提高單位員工的管理水平。單位領導要重視檔案管理工作的重要性，在單位內部進行廣泛的宣傳，使整個單位的員工都重視起檔案管理工作，并要采取績效考核等方式，對檔案管理工作進行監督與指導，實行定期考核，通過級別升降來實現動態管理。事業單位還要制定適合本單位的檔案管理工作質量評估體系，并要積極落實執行工作，推動檔案管理工作的進行。3.3開展信息化建設，提高檔案管理工作質量隨著現代科學技術的飛速發展，計算機技術得到了廣泛的應用,檔案管理工作實行信息化管理也是當代社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。事業單位檔案管理工作的創新需要最大限度地發揮檔案資源，提高管理效率，采用科學的管理辦法可以滿足新時期社會的需求。首先，事業單位必須利用互聯網高速的信息傳遞功能，實現各級事業單位檔案信息的準確與高效傳遞，保證信息的時效性；然后利用計算機、掃描儀等現代設備，將事業單位的檔案信息錄入電腦，并對信息進行技術處理，將文字、圖片資料轉變成數據資料，將檔案資料數字化；最后充分利用網絡技術進行檔案管理創新，構建檔案管理數據庫系統，為社會各界提供高效的檔案信息服務，實現檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率，提高事業單位檔案管理工作的質量。
4.結語
【關鍵詞】檔案管理；問題；對策
學校檔案作為學校各項工作的真實歷史記錄，記載了學校教育教學的主要活動，是學校發展過程的真實記錄，體現了學校管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色等內容。通過對中專學校檔案的分析，對于總結學校發展的成敗、得失，為以后學校的發展規劃提供科學的依據。因此，加強學校檔案管理水平對于加強學校建設、進一步推進教學改革、不斷提高教育質量等，均具有十分重要的意義。但是，受自身條件的限制，許多學校，尤其是中專學校檔案管理水平比較落后，檔案收集偏重于文書檔案，門類單一，無法適應學校各項事業科學發展的要求。
一、中專學校檔案管理中存在的主要問題
1.管理制度沒有得到貫徹落實
從表面看，大多數中專學校制訂了一些檔案管理工作規范（如檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、編研、利用等）、檔案工作人員崗位職責等規章制度，每年也撰寫工作計劃和工作總結。但是，這些規章制度往往是寫在紙上、掛在墻上，沒有真正得到貫徹落實。工作計劃和工作總結也往往是為應付上級的檢查而寫，說的多，做的少。
2.缺乏穩定的檔案人員隊伍
檔案工作本身枯燥、乏味，不易出成績，需要有較強的工作耐心。因此，這一崗位對年輕缺乏吸引力。在中專學校，檔案部門屬于教學輔助部門，檔案管理人員屬于教學輔助人員，這一機構往往不受重視，所以，檔案管理人員大多由其他部門人員兼職，缺乏專業背景。而且許多人年齡偏大，學歷低，知識比較單一。再加上日常工作的忙碌，造成他們沒有更多的時間和精力鉆研業務，缺乏必備的專業技能。這種狀況直接導致了檔案管理人員結構老化，甚至檔案隊伍不穩定的局面。
3.檔案基礎建設比較落后
不少中專學校檔案室的建設投入嚴重不足，個別學校甚至沒有設立專門的檔案室，電子檔案分別保存在不同的職能部門中，“硬件”投入遠遠不夠，設備陳舊老化，辦公條件比較差，導致檔案丟失現象嚴重，無法給教學、科研提供更多的支持。
4.現代信息技術沒有得到充分利用
不少中專學校的檔案管理仍以手工為主，沒有實現檔案資料的信息化處理。主要表現為：收集的檔案材料仍以紙質為主，電子文件的收集整理步伐緩慢，導致檔案的查詢非常不便；檔案管理人員對信息技術的應用不夠主動，對計算機網絡技術、信息化管理的方法掌握程度較低，有的甚至不想了解，更不想接觸，要想掌握更是無從談起，這種得過且過，不求進取的想法對提高檔案管理水平是非常不利的。
二、提高中專學校檔案管理水平的措施
針對中專學校檔案管理中存在的上述主要問題，應主要采取以下措施：
1.進一步完善并落實檔案管理制度
進一步完善進一步完善檔案管理制度，是實現檔案工作規范有序的基本保證。為此，要在《中華人民共和國檔案法實施辦法》的指導下，制定并完善本單位的《檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度規章，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標。從而使中專學校檔案工作走上科學化、制度化發展軌道。
2.建立一支穩定的檔案管理人員隊伍
中專學校要重視檔案工作的重要性，要把檔案管理人員與教學、科研、圖書管理人員同等對待。要注重對檔案管理人員的培訓，要依照學以致用的原則，尤其是要結合他們的年齡、文化程度、業務熟悉程度來進行培訓，使他們掌握有關檔案的新知識、新技術、新技能，了解檔案界的研究動態、檔案工作發展趨勢及現代科學技術在檔案工作中的運用等內容。鑒于許多中專學校經費不足的現狀，要充分利用計算機網絡技術和多媒體技術等現代化教育手段，使他們獲得多樣化的信息來源。這樣，既可以不斷提高檔案管理人員的業務素質，又可以節約經費，同時又解決了工學矛盾。
3.加強對檔案基礎設施的投入
中專學校要加大對檔案基礎設施的投入，建立起專門的檔案室，定期更新、添置必要的檔案設備，尤其是要不斷更新管理軟件，以便于開展工作。這一工作如果能得到長期堅持的話，每年的投入并不算大。所以，學校要每年拿出一定數量的經費，投入到“硬件”建設中去，維護檔案的完整與安全。從而使檔案工作能真正為學校的教學、科研等工作服務。
4.加強現代信息技術在檔案管理中的運用
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準?？偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
辦公室治安目標責任書范文【1】
為加強辦公室安全管理工作，根據誰主管誰負責，誰在崗誰負責的原則和預防為主，部門負責，突出重點，保障安全的方針，堅決預防、杜絕各類安全事故發生，確保財產、檔案、行車安全，特制定辦公室安全責任書。
一、每個人都是部門安全工作的責任人，要堅決遵守賓館制定的各項安全生產管理規章制度和有關崗位安全操作規程，并嚴格執行。
二、下班后做到關好門窗，人走燈滅，切斷非24小時工作設備的電源，切實加強鑰匙管理，辦公室離人必須鎖門。
三、嚴禁將現金、有價證券、貴重物品等存放在辦公室。
四、保持辦公室干凈整潔，不準存放易燃易爆物品。嚴禁在辦公室內亂拉電線，使用明火;嚴禁在用電設備周圍堆放易燃易爆物品。
五、嚴禁在辦公室使用電暖氣、電熱毯、電飯鍋等大功能電器;加強對用電設備的管理，人走斷電，要嚴格遵守操作規程，發現問題及時請維修人員修理。
六、嚴格管理制度，認真管理好各類文件、資料和檔案，各類資料進入檔案室，必須嚴格登記;重要的文件、資料要及時送檔案室保存，機密資料、檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發生。
七、加強安全知識的培訓，落實值班值宿人員職責，不脫崗、不漏崗，做好當班檢查和記錄，發現問題及時處置和匯報，防止破壞事故的發生。
八、以賓館構筑消防安全防火墻工程為基礎，加強消防安全四個能力的建設，熟知消防安全三懂三會的內容，做四個能力建設的明白人。
九、愛護樓道消防器材和消防設施，不隨意挪動、挪用。每周對所管轄范圍進行一次安全消防檢查，發現線路、電器有漏電等消防安全隱患，要及時匯報，及時處理。
十、嚴格執行車輛定期保養制度，加強車輛養護知識的學習，及時了解和掌握車輛的基本狀況，發現異常及時報告，及時維修，避免車輛帶病上路。
十一、嚴格遵守交通法規和駕駛操作規范，不違規用車、行車，不公車私用。
十二、做好車輛存放的管理。車庫即開即鎖，取還鑰匙做好登記，防止車輛丟失;嚴禁車庫內存放易燃易爆品及其它雜物;車輛長時間不用，定期檢查，避免因長期不使用造成車輛過度老化，損壞。
十三、此責任書自簽訂之日起生效。
辦公室主任：
_____年_____月_____日
責任人：
_____年_____月_____日
辦公室治安目標責任書范文【2】
一、負責人
二、質量目標：
督辦協調率95%，及時處理率100%，服務滿意度90%;公文處理及時率100%、正確率95%;確保全公司質量管理體系持續有效運行，質量信息處理及時率100%、正確率95%，內審合格率95%，確保順利通過監督審核;無重大治安責任事件發生。
三、主要工作任務
(一)積極為公司領導、公司機關和基層做好綜合服務，完成好綜合管理、協調及接待服務等相關工作。
(二)組織完成公司綜合管理與服務信息系統的規劃、建設和運行，做好綜合協調、文件準備等相關工作。
(三)完成公司年度工作會議和第二次站隊長工作會議的組織籌備、會議文件起草、承辦服務等相關工作。
(四)加強全公司辦公室工作的培訓和指導，舉辦一次全公司辦公室工作會議。
(五)組織完成事業單位分類改革的調研、方案起草等相關工作。及時完成公司領導交辦的各類文稿起草、審核工作，進一步增強參謀助手作用。
(六)做好全公司發文審核登記、來文處理、電話及文件等各類信息的收集和傳遞、印鑒使用管理及公文歸檔工作，加強全公司文秘工作的指導和檢查。
(七)組織或參與有關規章制度的制訂和修訂完善，加強對規章制度執行及執行檢查的監督，加強對工作會議等會議文件、決定事項、公司領導交辦事項等的督辦。
(八)組織制定內部溝通管理、生產信息、外部顧客要求和評價等信息的收集、分析和傳遞的相關機制，為科學管理決策提供支持。
(九)組織完成年度質量目標編制、內審、管理評審等質量管理常規工作;組織配合完成認證機構的監督審核，確保順利通過審核。
(十)加強文件和質量管理工作宣傳，完成文件執行情況及質量管理工作調研。加強全公司質量管理體系運行情況的指導和管理，對管理評審會議決定實施進行跟蹤驗證。
(十一)做好多功能廳、會議室、接待室設備設施的管理和維護，確保其正常使用;協助做好全公司性會議、培訓和講座時的支持和服務等。
(十二)做好公司領導、公司副總用車和接待用車的調度工作;完成公司辦公及公務電話等通訊工具的管理工作。
(十三)全面落實治安責任制，確保全年無重大治安責任事件發生;加強消防安全管理和檢查，杜絕重大火災事故發生。做好公司機關辦公區的安全維護工作;加強全公司治安安全的指導和管理。
(十四)認真及時做好事件的協調處理。做好保密日常管理。
(十五)進一步完善水政工作運行機制，及時做好水政管理、采砂管理的協調服務工作。
(十六)完成公司領導交辦的其他任務。
辦公室治安目標責任書范文【3】
為了加強辦公室安全工作，確保財產檔案出車安全，特制訂本責任書，內容如下：
一、治安安全
1.下班后關好門窗，切實加強鑰匙管理，辦公室離人必須鎖門。
2.嚴密注意進入辦公室的各類人員，嚴格嚴肅人員管理。
3.嚴格管理制度，認真管理好各類文件、資料和檔案，各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，重要的文件、資料要及時送學校檔案室保存，機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發生。
4.嚴禁將公私貴重物品在辦公室存放。
二、消防安全
1.學習消防常識，樹立消防意識，遵守消防制度。
2.保持辦公室干凈整潔，不準存放易燃易爆物品和刊物。
3.加強對計算機和其它辦公設備的管理，人走斷電，要嚴格遵守操作規程，發現問題及時請專業人員修理。
4.愛護所在樓道消防器材和消防設施，不隨意挪動、挪用。
5.各部門、各辦公室及各班級負責人每周對所管轄范圍進行一次安全消防檢查，發現線路、電器有漏電等消防安全隱患，要及時匯報學校領導，力求及時處理。
6.嚴禁隨便使用配電箱送電接電。
7.嚴禁在辦公室、教室亂拉電線，不用電爐和熱水器。
8.嚴禁在電腦室、圖書室等危險地方抽煙、用明火。
9.嚴禁用電設備周圍堆放易燃易爆物品。
10.車庫管理需要加強消防安全意識。
三、物資安全
1.檔案室應通風、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。
2.司機出車必須有辦公室負責人安排，自覺遵守學校小車管理制度，遵守交通規則，確保行車安全。
3.時常檢查辦公室天花板材料、裝飾物品、燈具、吊扇部件是否松動。
4.安全貯存物資不要以無序的方式貯存材料或者將材料貯存在可能墜落導致人員傷害的位置。
5.例行檢查，開啟電器設備前首先檢查。
6.車庫管理要加強防盜意識。
四、信息安全
1.文印室各項設施設備應有保密設置。
2.對文印室使用過的再生紙進行分類清理，消除泄密隱患。
3.加強學校網絡安全設置，避免學校內部信息外泄。
4.注意消除學校LED安全隱患。
本責任書一式兩份，雙方簽字后生效。
校長：
_____年_____月_____日
關鍵詞：檔案管理；領導負責制；規章制度；規范化；綜合素質；利用效率；數字化
檔案管理工作背負著客觀記錄各種單位和個人進化過程的重擔，在社會前進的過程中起著很關鍵的作用。在當今信息化迅猛發展的背景下，伴隨電子檔案的出現，檔案的存儲方式越來越多種多樣，檔案管理工作正面對大量新狀況、新問題，也就對管理者的工作標準相對以前要嚴格。怎樣將檔案管理工作在全新走向上做到完善，對每個管理者來說都是亟待處理的狀況，一定要高程度的關注以及周全思量。經過過去這些年的學習以及實際經歷，我認為要想做好檔案管理工作要從下述幾點開始做起：
1 加強組織領導重視，確定領導負責制
檔案是記錄單位和個人進化歷史與演變過程的關鍵的載體，同時又關聯到單位與個人保密，所以，必須切實強化對檔案管理工作的領導，保證檔案管理工作的科學化、標準化。檔案工作是一種基本性工作，大部分人對檔案工作并不熟悉，也不是很明白，沒有很注重。對于檔案工作，每一級每個部門都要制定領導責任制，劃分周期性任務與方針。檔案工作展開目標管理，達成檔案管理制度化、規范化。要切實研習且徹底實現《檔案法》，提升檔案管理水準，建成完備檔案管理工作制度與監管督查工作制度，加強對檔案管理工作的監管，及早處理檔案管理中顯現的錯誤，持續增加檔案管理工作的全方位水準。
2 嚴格管理，推動檔案管理健康開展
檔案資料擁有專業性、不間斷性、高技術性、隱秘性等特征，由此，確定了檔案管理工作職責的重要性。因為檔案管理的復雜性與機密性，對全部檔案都要實施集中管理、統一存儲管理形式。在以往的幾年里，常常由于管理不仔細使得檔案遺失與缺損的狀況產生，造成單位與個人發生不可彌補的損耗。為了盡最大努力防止這種情況的出現，檔案管理要集中統一管理形式，設置專業檔案室，配備全封閉式集中架儲存設施，設置專門檔案管理者集中立卷、集中歸檔、集中整理、集中存儲，生成檔案管理“一條線”的管理體制與“統抓統管”的工作局面，確保了檔案管理工作的健康進行。
3 健全規章制度，促進檔案管理工作規范化
為切實做好所有檔案的管理工作，保證檔案的整體性、真實性與隱秘性，務必要聯系本單位的工作現實與本身特點，在嚴厲遵照《中華人民共和國檔案法》的基礎下，創建健全各種規章體制，如：《檔案管理工作標準》、《檔案保密制度》、《檔案收集歸檔工作制度》、《音像及圖片檔案管理規程》、《檔案查閱制度》與《檔案管理員崗位工作責任制》等。這些體制的創建，能夠有成效地讓全部檔案的管理工作變得標準，讓檔案的搜集、整理、歸檔、存儲工作有參考的依據，推動檔案管理工作標準化，并讓檔案管理者對自身的權責越來越清楚，提升檔案管理、服務要領?！稒n案法》、《國家保密法》是檔案管理工作的法律標準，徹底實施《檔案法》、《國家保密法》等相關法律條文與策略，是檔案管理者應有的職責。依照《檔案管理條例》，統籌規劃并訂立了單位文件資料歸檔與檔案存儲、運用、判斷、統計、轉交等相關規章制度；強化檔案室管理體制的實施，必須施行檔案查閱、借閱體制，保證不再出現泄露和有損單位利益的情況；完整特殊記錄方式檔案的管理，強化照片、錄音錄像等特殊記錄方式檔案與和榮譽檔案的收集和標準化整理工作。讓文檔資料歸檔率、完備率、齊備率都滿足標準需要。讓查詢各種材料變得更加方便，達到精準準時，由此促進檔案管理制度化、標準化、現代化構建，整體提高檔案管理水準。
4 注重檔案管理人員綜合素質，提高檔案利用效率
檔案管理者素質是否較高，會從檔案工作中得到直觀的體現，為提升檔案管理者的業務水平，增強他們現實中工作本領，在平常的工作里，要運用多樣的方式，強化對檔案管理者的培訓，比方說有周期的參與檔案管理培訓班、安排檔案工作討論活動等，激勵他們研討工作，研習新理論，領會新能力，提升政治思想頓悟、業務水準與明白如何做好檔案工作。重視檔案管理者“一專多能”全能本領的培育，增加管理者對攝像、攝影、計算機運用等科技理論的培養研習，使得圖片、影像等電子資料檔案的整理與存儲工作很好進行。
參照檔案管理條例，強化內部管理，正確一致展開資料查詢科學工作， 在平常工作查閱中把數字化檔案查詢作為重點、紙質檔案查閱當做輔助，使得檔案的查閱變得迅速，也讓檔案資料的儲藏與管理越來越安全，達到了網絡查閱檔案的目標，讓“死檔案”變成“活信息”，增強了檔案運用效果，推動了檔案管理工作的提升。
5 改善基礎設施，確保檔案管理安全有序
不斷增加對檔案管理工作的成本投放，改進檔案管理基礎設施，保證檔案管理工作的正常辦公需要，完成檔案室、閱讀室、辦公室互相分散。檔案室不但要達到存儲的需要，要有很好的透風環境，且要有著充足的檔案貨架與存儲柜和特別的滅火設備、預防蟲蛀、發霉的器具以及切刀、打孔機等特別的紙質檔案整理器材，并添加數碼照相機、移動硬盤、計算機等設施，構建檔案管理電子體系，安裝檔案室監控器材，實現各種檔案安全存儲與便于查詢的要求，切實把檔案的存儲與保密工作做到實際中。
6 加大投入，提高檔案數字化建設
檔案信息化創立是檔案機構的基本任務，是檔案工作走向當代化務必經歷的過程，是檔案部門貫徹科學發展觀的關鍵行動。檔案目錄的數據化是檔案訊息化構建中優先的根本工作，還是數字化檔案館（室）創立的必要條件。隨著訊息技術的前進，以往的手動管理方式正在一點點被綜合應用計算機技術、網絡技術的電子化辦公方式代替，檔案管理現代化構建越來越深刻，訊息化水平逐漸提升，檔案管理工作出現了高程度的轉變。運用檔案訊息網把檔案訊息資源匯集與整頓在一起，達到檔案資源公眾共同分享的目的，為每一級領導以及機構提供優質服務，為大眾每一階層服務，為更多的人民群眾服務。
參考文獻
一、主要工作開展情況
（一）加強組織領導，完善檔案管理責任體系
為切實加強對檔案管理工作的組織領導，我局成立了以局長為組長，副局長為副組長，各相關股室負責人為成員的檔案工作領導小組，并根據人動及時調整領導小組成員，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松。定期召開專題會議，聽取檔案工作匯報，經常性地檢查指導工作，切實解決工作中出現的具體困難和問題。
（二）認真落實檔案安全工作，確保檔案的安全
為了搞好檔案安全管理工作，單位檔案室在原來的基礎上加強了對檔案相關規章制度的落實，加強“八防”工作的開展，繼續實行檔案專人保管，專人查閱，集中歸檔，認真執行《檔案安全管理制度》、《檔案安全管理規定》等相關制度，切實加強對文件材料收集和鑒定銷毀工作的監督、檢查和管理，使我局的檔案管理更趨合理化、規范化、科學化。
（三）加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全
檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉到事前防范上來。在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發生。建立健全檔案安全規章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規章制度，真正做到責任到人，措施到位。正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。
二、存在的問題
通過自查，我局對檔案安全工作進行了進一步的明確，同時，也發現了一些存在的薄弱環節 ：一是小部分文件材料收集歸檔不及時；二是檔案設備設施建設不完善。如：檔案室目前暫無溫濕計、殺蟲劑、干燥劑等。
三、下一步工作措施
（一）繼續學習宣傳、貫徹執行《檔案法》，堅持依法管理檔案。
（二）進一步組織學習檔案管理基本知識，充分認識檔案管理的重要性。
我局檔案管理工作的發展與業務建設，既有上級業務主管部門的支持，又有局領導的關心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領導小組，確定了領導責任制，并明確工作人員，劃定階段性任務、目標，規定對各股室、各基層單位檔案工作實行目標管理，實現了檔案管理制度化、規范化。同時，局黨委和局長辦公會把學習貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，提高機關的檔案管理水平，列入了機關工作的重要議事日程，對檔案工作進行了多次的專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環節，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務的辦法措施，對相關工作進行認真的部署安排，促進工作的落實。同時從經濟投入、人員配備、設備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉和安全。
二、完善各項規章制度，加強檔案宣傳工作。
為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負責人的職責納入經濟責任制考核范圍之內，進一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關領導的負責下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強調對檔案的管理、使用和愛護，并組織全局干部職工結合“四五普法”學習了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，一名同志上班時間玩芭比娃娃受到了處分，全局檔案管理法律意識明顯加強。
三、嚴格做好檔案收集、保管、利用、設備管理工作。
嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
對于各基層單位的檔案管理，我們經常深入基層，要求嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
全系統現藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統，基本實現了機關檔案管理工作現代化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化。水利系統已有12個單位的檔案室達到了省級檔案管理一級標準，4個單位達到了國家二級管理標準。
局機關檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案1961卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設、旱澇災害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設中發揮了很大的優勝。1992年局機關檔案室達到了省級檔案管理一級標準；1999年被市委、市政府評為全市檔案工作先進集體；2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進集體。
四、加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全。
檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉到事前防范上來。在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發生。建立健全檔案安全規章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規章制度，真正做到責任到人，措施到位。檔案室內配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設備，達到檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發現霉變、蟲蛀現象，確保了檔案的安全。增強了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。
五、做好服務利用工作。
檔案工作的目的就是為了方便提供利用，我們對于前來查檔利用者，熱情接待，不怕麻煩，想法設法為其排憂解難。2005年已經接待利用者人次，查閱檔案資料卷冊，出具證明份，復印檔案資料頁。為全區水利建設做提供了重要依據和可使節借鑒的資料。
六、今后檔案工作設想
今后檔案工作的目標是，以“三個代表”重要思想為指導，貫徹執行黨和國家有關檔案工作的法律、法規，堅持依法治檔，依法監督；立足現實，著眼未來，強化服務意識，創新服務機制；積極開發檔案信息資源，充分利用現代化手段，為水利建設提供更方便、快捷的服務。重點做好以下幾項工作：
1、繼續學習宣傳、貫徹執行《檔案法》，堅持依法管理檔案。
2、做好檔案日常管理工作。采用科學先進的管理手段管理檔案，逐步實現檔案管理、檢索微機化。
市人民政府辦公室：版權所有，全國公務員共同的天地!
我院在接到政辦發（）號文件通知后，對檔案執法工作檢查非常重視，迅速組織相關人員按照通知要求的內容，開展檔案執法自查工作，現將自查情況匯報如下：
一、自查基本情況匯報
（一）、領導重視，思想統一，任務明確
我院的檔案工作由院長×直接分管，辦公室主任×主管，×到×鄉掛職后，又由院志辦主任×主管，檔案員負責的領導和管理體制。我院一直把學習、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時有任務，大小會議上經常講，檢查工作中對照查，年底總結時談利弊。通過這一系列途徑的學習、宣傳、貫徹、實施“兩法一條例”，增強了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在年×月×日經考評驗收已達省級標準的基礎上，又有了新的進展。
（二）、增加經費投入，抓緊系統化的檔案管理
我院于年月就設置了機關綜合檔案室，專職檔案員在原有一人的基礎上，于××××年又增加了一人?，F有的兩人中，其中一人已于××××年參加了云南省檔案人員崗位資格考試，并取得了專業資格證書，改變了我院過去一直沒有合格的專業人員管理檔案的歷史。我院現有各類庫存檔案近萬卷，每年又新增近千卷。原有的庫房和閱卷室只有平方米，已不能適應年年大量新增檔案的發展要求。根據實際情況，××××年我院在經費非常困難的情況下，又投入了五萬余元的經費，將新大樓二樓小法庭改擴建為新的檔案室，總面積達平方米，比原來的檔案室擴大了平方米。其中庫房面積平方米，閱卷室平方米；新購置密集架列組，加上原來的列組，現有密集架列組；標準檔案柜組個、滅火器個、電風扇一臺、型電子計算機一臺，改善了依法管理檔案的條件。
經過不懈的努力，完成了年至××××年的訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好?！痢痢痢聊曛痢痢痢痢聊陜赡觊g各檔案借閱卷次，利用檔案卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執行、申訴復查工作提供了利用服務。
（三）、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作
為使法院系統的檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地開展各項審判業務和審判理論研究。我院制定了《×市人民法院檔案管理辦法》、《×市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《×市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。
（四）、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作
做到歸檔時間早知道，每年月底前辦公室就以文件通知的形式下達各庭、室、處、局、隊告知歸檔的時間、順序、要求等，使其做好歸檔的準備工作。截止××××年月底止，綜合檔案室共收集整理保管各類檔案卷、冊。其中，訴訟檔案卷，冊；行政文書檔案卷；會計檔案卷；司法鑒定檔案卷；資料檔案卷；科技檔案卷；聲像檔案卷；實物檔案件，歸檔后的檔案門類齊全，庫藏豐富，結構合理，為我院檔案管理工作逐步走向正規化奠定了基礎。
二、存在的問題
（一）在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會計、聲像、科技、實物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。
（二）沒有過細地深入到各庭室檢查、落實檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標準的情況；有的部門還存在不認真按時按質量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。
（三）按檔案管理正軌化、信息化的要求，該更換的設備沒有更換，該配備安裝的設備一直沒有安裝。如型電子計算機維修未跟上，因此檔案管理處于手工操作的管理狀態；庫房的溫控設備也沒有配備。因此庫房的溫度大部分時間是處于正常溫度（℃——℃）以上，但有時也超過度以下，不符合檔案管理規定的要求。
（四）檔案庫房盡管加設防盜鋼條，但保衛人員看不到其，保衛視角差，存在著安全隱患。版權所有，全國公務員共同的天地!
三、整改措施
（一）院領導要繼續加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數，不斷總結經驗，解決好存在的問題。
（二）從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理條例》，依法開展檔案管理。
（三）加強全院干警的檔案意識，以及業務學習和培訓，特別是文秘人員、檔案人員、內勤人員、書記員的業務學習和培訓，努力提高工作質量、工作效率與管理水平。
（四）針對自查中存在的問題，不斷完善各種規章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。
（五）抓好檔案管理的工作指導，堅持落實好已經建立健全的各種規章制度，把問題解決在檔案歸檔入庫之前，保證每年歸檔工作按質量和進度順利進行。
（六）做好檔案管理開展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務，為經濟建設服務，為社會服務。
特此報告
“你有一顆平常心，秋水一樣淡泊和寧靜;用奉獻記錄青春，把汗水裝訂成冊。你有一份不了情，耐得住寂寞和清貧;把執著當成憧憬，用平凡點亮生命”這就是河北省農林科學院辦公室副研究館員么敏江三十年檔案工作的真實寫照。
么敏江，1984年到河北省農林科學院辦公室工作，作為一個朝氣蓬勃的年輕人，她覺得自己有責任去主動承擔重任。她認識到要想助力農科院檔案發展，必須努力提高自身素質。1985年她報考了中國人民大學函授學院檔案學專業，她知道實踐是檢驗真理的唯一標準，所以她一邊如饑似渴的系統學習檔案知識，一邊在檔案工作崗位上磨練業務。經過三年的學習，她對檔案工作有了全新的認識，對全院檔案發展有了一個宏偉的藍圖。三十年過去了，她現在成了河北省農林科學院獨當一面的檔案能手，2次被國家檔案局授予“檔案管理達標升級突出貢獻獎”，2次被省檔案局評為全省優秀檔案工作者，5次被評為“省直檔案工作先進個人”，3次被評為省農科院“先進工作者”。面對成績，她沒有豪言壯語，沒有沾沾自喜，還是一如繼往的扎實做好檔案工作。她說：“這就是我的本職工作?！?/p>
傾心盡力，夯實檔案工作業務基礎。在她的心里始終繃著一根弦，業務基礎是檔案工作的核心重點。所以在保證檔案案卷質量，健全檔案規章制度方面她始終是敏銳的，超前的。在檔案日常收集整理工作中，她堅持做到：誠心、耐心、熱心、專心、虛心。為了確保檔案質量，每年年初，在各部門文書工作人員將文件材料移交檔案室后，她根據文件材料的性質進行分類和確定保管期限，再逐一裝訂、打印頁碼、錄入微機，每個細節都不疏忽，每個環節都不放過，每年近兩千件的各種門類檔案都由她一人完成。2004年，她針對基建檔案內容不完整、檢索目錄不準確的問題，把基建檔案全部進行了清理，重新建立了基建檔案檢索工具，共編制文件級目錄2145條，確保了檔案內容完整，準確。隨著2002年我省實施科技管理體制改革以后，院所屬企業應運而生，針對這一新情況，在檔案室只有她一人的情況下，通過學習調研，及時起草制定了《企業檔案管理辦法》、《特殊檔案管理辦法》。2010年，根據國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和省有關法律法規等新規定，她對原來的檔案管理制度進行了系統的修訂，形成了一整套更加完善的檔案管理制度。這套25項近6萬字的管理制度，涵蓋了檔案工作的各個方面，對各種門類、各種載體檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等都做了詳盡的規定，使全院系統檔案管理有章可循，實現了檔案工作制度化，為檔案工作規范化管理奠定了堅實的基礎。
耐心細致，提升檔案工作服務效率。省農林科學院有下屬單位12個，全院職工共計近千人，為了制定規劃、申報課題、鑒定成果以及解決爭議，每年都有大量的檔案查閱任務。她一直謹記農科院檔案工作的根本目的是為農業科研工作服務。她經常說的一句話就是“做好檔案工作必須要有耐心”，她是這么說的，更是這么做的。對每一個來查詢檔案的人，她都笑臉相迎，熱情相待。多年來，她用心整理，只要有空她就鉆在檔案庫房里親近檔案。院機關多達七千多卷的室藏檔案，她都了然于胸，每次都能按照查閱者的要求準確無誤地找到案卷，甚至有些檔案都不需要進庫房、上微機就能準確說出查閱者所需的信息。在她的努力下，院檔案室成為了各級領導和同志們“用得上、信得過、離不開”的得力助手和參謀。
兢兢業業，實現檔案工作上檔升級。省農林科學院從成立檔案室開始，檔案管理水平始終走在全省的前列。1996年我院檔案目標管理認定為省一級，2001年榮獲科學事業單位檔案管理國家一級認證。隨著形勢發展，她率先認識到檔案信息化建設越來越成為新時期檔案事業發展的必然趨勢，也是實現檔案信息資源社會共享的根本途徑。為了農科院檔案事業的發展，她通過查閱資料，多方調研，撰寫報告向領導匯報請示，終于贏得了院領導的大力支持，院撥款近四十萬元購置了掃描儀、服務器、計算機、刻錄機、碎紙機、防磁柜等檔案數字化專用設備，對院機關1958年至2008年永久保存的紙質檔案進行了掃描，有效實現了檔案信息資源共享，為檔案利用工作提供了更加方便、快捷、高效的平臺。2011年我院獲得檔案信息化建設省直先進單位稱號。隨著檔案信息化的發展，我省又提出了新的《河北省機關檔案工作目標管理認定辦法》，為了適應新要求，她不辭辛勞到分布在石家莊、保定、衡水、昌黎、唐海等所屬12個研究所及3個院控股公司進行了專題調研，并專程到省直檔案先進單位進行考察學習，提出了我院貫徹落實檔案工作目標管理認定的實施意見，制定了檔案升級達標計劃。2014年，經過她不懈的努力成功申報了“農業科技檔案信息資源的保存與利用平臺建設”項目。在項目實施過程中，由于檔案室人手少，任務重，時間緊，她經常連軸轉，中午急急忙忙吃一口飯，就投入到緊張的工作中，根本沒有午休時間，甚至經常忘了下班時間，趕不上回家的班車，有時晚上還在檔案室加班工作。功夫不負有心人，檔案室完成了升級改造，實現了檔案信息數字化建設、網絡化服務的目標。2014年底院機關檔案順利通過河北省機關檔案目標管理“AAAAA級”認定。
不遺余力，推動全院檔案工作全面發展。河北省農林科學院下屬12個研究所，3個控股公司，院檔案室不僅開展院機關職能處室的檔案材料收集整理、立卷歸檔以及開發利用工作，同時還要對院屬各單位的檔案工作進行業務指導。在她的心里有一個大檔案的宏偉藍圖，她希望全院檔案工作能夠共同進步。所以，她把指導全院檔案工作，作為自己義不容辭的責任。針對全院檔案管理水平參差不齊的情況，她提出了普遍提高加個別輔導的指導意見。普遍提高就是定期舉辦培訓班，一方面聘請檔案專業的老師講課，一方面針對各單位普遍存在的問題自編教材講授，這樣既學習理論知識，又解決了在工作中遇到的實際問題，使全院檔案工作整體水平不斷提升。對于檔案管理水平一般的單位，她經常電話指導或者現場示范，根據每個單位的實際情況和薄弱環節進行重點指導和具體幫助。為了共同進步，她不斷給自己“充電”，經常參加檔案培訓班和到省內外檔案管理先進單位取經學習，進一步提高現代管理技能和理論水平，以適應新時期檔案發展需要。對于下屬單位來人或來電話詢問檔案管理方面的問題，她總是不厭其煩，耐心解答，直到對方滿意為止。
三十多年的蘭臺耕耘，么敏江同志始終以強烈的事業心和責任感，兢兢業業，任勞任怨，在平凡的崗位上做出了不平凡的業績。在農科院干部職工的眼里，是她成就了農科院的檔案工作。在她的心里，是農科院的檔案工作給了她一個舞臺，實現了她的人生價值。
[關鍵詞]檔案管理； 信息化； 建設
中圖分類號： G 4 7 文獻標識碼 ： A 文章編號：
人類自從進入了信息時代，對信息的需求從來都沒有停止過，檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，它作為社會記憶的存儲工具，對于一個國家、民族的文化發展具有重大影響和意義，檔案管理工作要想緊跟時展的步伐，就必須充分利用信息化管理的新技術，實現對檔案管理的信息化。當前，實現各領域中檔案管理的信息化是各行各業所共同面對的新課題。
1、檔案管理結構現狀
隨著社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。而隨著現代化建設以及城市化進程的大幅加快，檔案的需求及利用也就越來越多，要求也越來越高，齊全的檔案管理系統，已經成為衡量檔案應用單位信息化程度的一大標志。很多企事業單位逐漸開始重視這個問題，將先進科學技術運用到檔案管理的工作中，不斷加快檔案管理的信息化建設，努力實現歷史檔案同未來檔案科學有機的鏈接。
2、檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理工作的硬件設施不夠完善
由于領導層的重視程度不夠勢必會帶來檔案管理方面的經費投入的欠缺，盡管有些單位一開始就建立了專門的檔案管理系統與存儲室，但在后來的工作中就忽視了這方面的更新與投入。致使原來的硬件設施遠遠跟不上后來的檔案的更新與保管工作說要達到的要求，即不重視與時俱進，造成某些單位檔案室保管條件比較差，多數單位還達不到檔案治理要求，與整潔、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，治理體制不到位，使部分檔案受到損害。
2.2 管理人員知識結構老化
檔案管理是一項專業性很強的工作，需要隨著知識的更新換代，而不斷地進行檔案管理模式的優化。同時隨著信息網絡化的進程，檔案管理逐漸在向網絡化邁進，這就要求檔案管理人員的知識結構能隨著社會的發展，而不斷進行知識結構的調整，可以不斷的吸收專業管理知識、科技信息知識、還要充分認識到檔案管理工作的重要性，隨著科學技術的發展，計算機信息的傳播也日益擴大，所設計的檔案管理系統也得到了普遍采用，但有些檔案管理人員由于不懂得如何運用，導致檔案管理的科學化程度不夠高，一些先進的系統還不能加以實施，雖然已經推廣，但并未在檔案管理中得到廣泛運用。
2.3 思想認識不足，忽視檔案管理工作
檔案管理工作是一項極其重要的工作，需要專業性很強的人員進行檔案的管理，同時在思想上也應該給該工作以足夠的重視。在我國的企事業單位，大部分部門認為檔案管理工作沒那么重要，造成檔案管理的松懈。還有的檔案管理人員本身就對檔案的管理重要性的認識不足，缺乏工作的責任感，致使他們的工作態度不夠細心，沒有奉獻的工作精神，也缺乏良好的職業道德，檔案管理是一項專業性很強的工作，需要隨著知識的更新換代，而不斷地進行思想認識的優化。
2.4 檔案管理的秩序混亂。
當前，我國企事業單位普遍缺乏規范的檔案管理制度，造成管理秩序混亂。一方面，檔案收集工作不到位。在收集檔案過程中，已有的管理制度沒能發生作用，缺乏必要的檔案收集考核手段，常常造成不交檔案狀況；另一方面，檔案整理不規范。由于企事業單位的不斷發展，檔案管理人員的流動性較大，再加上檔案整理工作缺乏統一標準，常常出現目錄與實際內容不相符、遺漏資料等問題，難以追究責任。
3、檔案管理的發展對策
我國檔案管理體制的不斷改革，以及企事業單位服務模式的進一步轉變，傳統的檔案管理模式已經越來越不能適應當今世界計算機網絡信息化的發展潮流。因此，實現新形勢下檔案管理模式的網絡化越來越受到各領域的關注。面對檔案信息化建設進程的不斷加速，必須創新管理手段，建設現代化的檔案管理與服務系統。
3.1提高檔案管理意識。
加強對管理人員的領導，讓他們深刻的了解檔案管理的重要性，檔案管理者每天工作的內容主要就是信息的采集，那么就要求檔案管理人員具有一定的信息采集能力，具有收集信息和管理信息的能力，也應努力提高檔案管理人員的管理能力，要充分發揮管理人員的創造性以及檔案管理人員的主觀能動性。只有了解檔案管理的具體內容，才能更好的去管理檔案，把檔案管理工作做好。
3.2增強檔案管理人員綜合素質。
隨著現代檔案管理技術的不斷提高，對我們檔案人員的要求也越來越高，現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以我們要重視人才培養，推進檔案信息自動化的關鍵是人才，檔案信息自動化不僅要求檔案治理人員要了解計算機、網絡知識，還要有相適應的熟練的計算機操作技能和精通的檔案業務知識，只有牢牢地掌握了這些，才能發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率；另外還要加強檔案管理人員的法律意識，努力地學習《檔案法》以及《保密法》及國家關于檔案治理等方面的法律知識和與商業有關的規章制度。做到知法、守法、維護檔案的歷史真實性。除此之外，對檔案人員的定期考察和繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度，都有助于提高相關人員對檔案管理工作的重視程度。
3.3建立健全檔案管理制度。
關鍵詞：文書檔案績效考評實踐探討
醫院將文書檔案管理納入職能科室的績效考評體系，對23個職能科室從公文管理、歸檔立卷、檔案開發利用等指標進行考核，切實將文書檔案規章制度落到實處，進一步提高對文書檔案的重視程度，充分挖掘文書檔案的有效價值。
一、健全醫院文書檔案管理制度
是檔案管理績效考核的基礎
第一，做好公文管理工作與檔案工作的規范銜接，從源頭規范管理公文的水平和質量。醫院各類公文是文書檔案的來源，同時檔案是有效文書的歸宿，因此要提高文書檔案的完整性、準確性，規范性，必須從公文處理的各個具體環節。我院采取的是相關職能部門負責起草文書，醫院辦公室統一印發。所有以醫院名義形成的向上級單位的請示、報告等以及醫院內部形成的公文，均由醫院辦公室統一歸檔，確保文書檔案完整性和連續性。公文的擬制是公文形成的關鍵環節，針對各職能部門負責人對公文寫作的理解存在差異的問題，我院每年度進行公文管理的培訓，對公文格式、公文程序、公文文種、公文內容等嚴格要求，真正使公文成為文書檔案管理的基礎和前提。
第二，規范文書立卷歸檔，嚴格借閱制度。各職能科室按照文書檔案立卷要求，每年8月份前將上一年度的檔案進行歸檔，歸檔的文件材料應收集齊全完整。歸檔文件的整理應遵循文件材料形成的基本規律，以“件”為單位，按照年份和保管期限劃分，還要保持文件材料的有機聯系，便于保管和使用。同時，文書檔案的保密性要求嚴格執行借閱制度。本單位檔案室保管的檔案主要提供本單位利用。查閱本科室立卷檔案，須由經辦人填寫《檔案借閱申請》，部門負責人簽字；查閱非本科室立卷檔案，須由經辦人填寫申請，立卷部門負責人同意方可借閱；外單位查閱本單位檔案，須持介紹信，經主管領導同意后方可查閱。查閱檔案應在檔案室內完成，如工作需要外借，借期一般不超過一周。檔案查閱者必須遵守保密性，負責維護被查閱檔案的完整性與安全性。
二、提高醫院文書檔案管理意識
是檔案管理績效考評的保障
第一，加強領導的管理意識。醫院將檔案管理工作納入“十二五”規劃中，與醫院業務建設同步規劃，同步發展，并作為醫院發展及爭創全國優質醫院的重要內容來抓。本單位檔案工作由院領導直接分管，辦公室主任主管，院領導充分認識到檔案作為信息資源在醫院建設中發揮的重要作用，使檔案工作有了信心和保障。醫院為檔案管理配備了專用檔案庫房和必要的安全保管設施，配備了業務技術強，政治思想好，綜合素質好，工作有責任心的黨員同志負責，實行職能科室一檔案室一主管領導三級管理體制。
第二，提高歸檔科室的責任意識。醫院在綜合檔案管理專職人員的基礎上，在每個職能科室設立一名兼職檔案管理員，通過加強宣傳、組織業務培訓等方式，提高職能科室負責人及兼職檔案管理員的業務素質。文書檔案管理人員的歸檔意識和業務能力直接影響著檔案管理工作的質量。兼職檔案管理人員專門負責本科室檔案材料的收集工作，醫院檔案室專員定期到各科給予業務指導，提高實際操作的業務水平，規范文件歸檔的每個環節。通過醫院院報、醫院網站、中層干部例會等渠道，宣傳檔案的重要性，增強全員檔案意識和法制觀念。
第三，樹立檔案專職人員的服務意識。檔案專職人員的服務意識體現在要關注醫院建設發展大局，主動了解醫院各項業務工作，搞清服務方向、服務對象和服務重點，用好用活檔案，為醫院發展獻計獻策。檔案專職人員要做到醫院的中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務意識的強弱、服務質量的高低，關系著檔案工作自身的發展和檔案開發的成效。
三、醫院文書檔案的開發和利用
是檔案管理績效考評的動力
作為三級甲等腫瘤?？漆t院，醫院注重醫療技術發展的同時，隨著電子信息化程度的提高，同時機關單位無紙化辦公的推進，對文書檔案的管理意識日漸淡薄，檔案資料存在散失的現象。如何扭轉這一局面，醫院著重在檔案的利用與開發方面動腦筋、挖潛力，通過展示檔案工作的價值，進一步加強對檔案工作的重視和認可程度。
隨著國民經濟的發展，衛生檔案管理工作在經濟建設中所發揮的作用越來越大，尤其是對于職業病的反映、記錄以及衛生執法方面，衛生檔案的作用更是無可代替。職業衛生的檔案管理在職業衛生服務、衛生科研活動以及衛生監督執法中都發揮著重要的作用。職業衛生檔案能夠客觀、公正、準確的反應衛生工作過程中的相關資料。但是，由于當前衛生檔案的管理工作還存在一些問題和不規范，因此有關部門要充分的對檔案管理工作引起重視，使之能夠更好的為國民的健康服務。
一、職業衛生檔案管理的現狀
1.領導對于檔案管理工作缺乏重視
衛生檔案管理部門在醫院中不是一個主要的科室，所以在單位受重視的程度相比主要科室差了許多，在當前的檔案管理工作中，管理手段、管理人員和管理制度方面都存在著一些問題，而且很多單位的領導一般只有檔案管理的相關工作人員提出問題才會給予支持和幫助，而在檔案管理的基礎設施建設、規章制度和管理人員培訓等方面缺乏長遠的規劃。
2.職業衛生檔案管理制度不夠健全
目前我國的檔案管理制度還不夠完善，檔案的收集工作還不夠及時而且檔案管理的相關工作信息資源缺乏整體性、工作分散。檔案管理制度的不完善，使得一部分有價值的文獻資料不能及時的進行收集、整理和存檔。及時已經收集到的檔案資料也沒能得到好的利用。而且由于檔案管理工作人員自身對于檔案管理制度的理解不夠，相關制度的實施狀況不容樂觀。
3.檔案現代化管理水平較低且相關設備落后、陳舊
由于檔案管理部門在單位中受到的重視不夠因此單位對其投資也比較有限，很多破舊的設備多年得不到更新，檔案管理室等基礎設施也得不到及時的擴建，有一些單位甚至連專門的檔案管理室都沒有，很多檔案只能跟檔案管理員的辦公用品在一起保存，由于缺乏檔案保護措施。使得檔案的完整性、安全性都得不到保障，一旦檔案丟失將無法復原，勢必會造成無法彌補的損失。由于設備的更新不夠及時等問題導致目前很多的檔案管理工作還處在手工整理和收集的水平上，嚴重的與時代的發展不符。
4.檔案管理人員總體素質不高
目前，各衛生部門檔案管理工作的相關工作人員很少有專業的檔案管理人員，很多都是一些其他專業的人員進行兼職工作，而且這部分人員的年齡、專業素質、文化程度和林論水平等方面都良莠不齊，而且由于這部分人員不是專業檔案管理專業畢業工作起來經常會遇到這樣那樣的問題。對于檔案管理工作的重視程度也不夠，這就導致了在檔案管理工作中經常會出現各種漏洞。
二、加強檔案管理工作的對策
1.加強領導對檔案管理工作的重視
要想把檔案管理工作進一步的制度化、科學化，單位領導需要對衛生檔案管理工作引起足夠的重視。衛生部門的領導要把檔案管理工作作為單位管理與發展的的重要內容來抓，使之與業務科室同步發展；對于檔案管理的重要意義要進行大力的宣傳，讓單位領導能夠充分認識到檔案管理工作的重要性，從而更好的對檔案管理工作予以支持。
2.建立健全檔案管理的制度和規范
檔案管理本身是一項條理性很強的的工作，制度的健全能夠減少檔案管理上的隨意性，從而使檔案管理工作能夠持續、健康的進行發展。衛生部門要著重對當前的檔案管理制度進行完善，使各單位在檔案的收集、整理、保存、移交、借閱、庫房的管理以及校徽等方面都有章可循。
3.加強檔案室的硬件建設， 建立現代化的檔案室
要想從根本上改善目前檔案管理上存在的問題，單位負責人就必須在硬件設施上對檔案管理部門予以足夠的重視，增加對檔案管理部門的資金投入，讓檔案管理部門能夠采用新的設備和技術來投入到檔案管理工作中去，建立專業的檔案室并且為檔案管理人員配置除濕機、空調等檔案保管必須的設備。逐步給檔案管理部門配備諸如打印機、掃描儀、攝像機、照相機等先進的檔案管理設備，使檔案管理工作的效率能夠從根本上得到提高。
4.加強檔案管理人員的培訓工作
無論在哪個行業，人才永遠是最為關鍵也是最為重要的。具體到檔案的信息化管理方面，它對于人才的基本要求是既要懂得信息化資料的處理又要懂得數字化檔案的相關管理。具體到檔案管理部門來說，如果要提高檔案管理工作的質量，就必須要建設一支高素質的檔案管理人才隊伍，每個單位都引進專門的檔案管理人才目前還不現實，因此就必須要從開發現有人員的潛力入手。加強檔案管理工作人員的基本素質，單位出資鼓勵檔案管理人員加強檔案管理、信息技術、外語等相關方面的學習。作為檔案管理人員的自身也要積極努力，不斷完善自己，從而使自己能夠更好的為單位作出自己的貢獻。
5.努力實現檔案資料的電子化管理
基于相關檔案管理的具體要求，應用這些現代化設備，以掃描及其他的電子化手段處理，把那些原本為紙質的檔案資料及數據等轉化為電子文件或電子圖片資料，再利用這些信息技術手段（如數據庫技術、數據壓縮技術等），根據相關要求、標準，把檔案信息庫建立起來，這樣就可把原本為手工操作的檔案資料管理轉變成全面的檔案信息化管理。此外，還必須及時更新基礎系列信息數據，增進與其他部門的協作，及時進行這些相關部門資料的匯集，以此來加快建設基礎信息數據庫，以便所形成的電子文檔，不僅方便查閱，而且方便調取和使用。
