時間：2023-09-19 16:25:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程項目檔案的管理，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
Key words： engineering archive；"three rates"；measures
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）19-0033-02
0 引言
隨著技術進步和企業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)工程建設項目規(guī)模愈來愈大，生產經營與工程建設項目交叉進行也愈來愈多，而在工程建設項目中，業(yè)主單位大多會將很多精力投入工程建設項目的立項、設計、招標、合同、造價、進度、質量、安全及現(xiàn)場施工管理等環(huán)節(jié)上，對工程項目檔案的收集、整理、歸檔等管理工作卻很容易忽視。加之參建單位和人員數量多，分布面廣，流程繁瑣，因此與普通辦公室檔案管理工作相比，工程檔案管理工作更具有挑戰(zhàn)性。面對嚴苛的工作要求，我們首先要提高思想意識，高度重視檔案管理在工程建設中的重要作用。領導要率先垂范，監(jiān)督和強化工程檔案機制建設，做到提前介入，實時跟蹤，全面搜集，使工程檔案歸檔工作由原來“工程建設期間抓工程，工程結束以后抓檔案”的事后控制，轉為全程動態(tài)控制，將檔案管理關口前移，使善后工作變?yōu)榍爸脳l件，確保工程項目檔案真實完整，準確無誤。為此，筆者結合多年工程檔案管理實踐經驗，就如何提升工程項目檔案歸檔率、完整率和準確率三項指標，應采取哪些有效措施提出如下觀點，供同行商榷。
1 檔案歸檔率、完整率和準確率是衡量工程項目建設檔案工作水平的標準
工程項目建設檔案是反映工程項目建設過程的重要依據，是企業(yè)檔案中最重要的部分。一套完善的工程項目建設檔案，涵蓋了從工程項目立項、可行性研究、設計勘探，到招投標、投資控制、進度計劃、安全質量、施工過程及管理以及竣工驗收等多個流程，期間每道工序所用材料、人員數量等細節(jié)全部囊括其中。那怎樣衡量工程項目建設檔案工作的水平呢？工程項目建設檔案的歸檔率，檔案的完整率和檔案案卷質量的準確率一般作為衡量檔案工作的關鍵指標，業(yè)內主要根據這三個指標來綜合評估工程項目建設檔案管理水平。
早在1996年4月，國家檔案局就頒布了《企業(yè)檔案工作目標管理辦法》。該法規(guī)給出了具體的檔案管理體系評估標準，即歸檔率和準確率必須達到100%，完整率應該達到90%。歸檔率是前提、是基礎，缺少了歸檔率，其它兩個指標就會失去依托；完整率是歸檔率的深化和細化，它直接反映出檔案資料的實用價值；準確率是“三率”的核心，沒有準確率，工程建設項目檔案就失去了其存在的意義，檔案的憑證作用不但無法保證，有時甚至會起負作用。因此，三者的關系是緊密相連，相輔相成的。
2 做好收集工作是提高工程項目建設檔案“三率”的基本保證
歸檔工作是檔案工作各個環(huán)節(jié)的首要環(huán)節(jié)，因此歸檔率在三項指標最為重要。在提高工程項目檔案歸檔率的過程中應采取以下措施：
①要按照“超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴要求”的方針，保證工程項目檔案的“三率”達到100%。建立縱向到底、橫向到邊覆蓋工程建設各個方面、各個層面的工程檔案收集管理三級網絡體系。即一級管理網絡由企業(yè)檔案部門領導掛帥，專業(yè)員分系統(tǒng)進行指導監(jiān)督管理驗收工程項目檔案；二級管理網絡由項目經理部領導負責，收集職責落實到工程各專業(yè)員，項目專職檔案員負責指導并兼任工程項目檔案收發(fā)管理；三級管理網絡分別分解到設計勘探、施工單位和監(jiān)理單位，明確總工負責，各專業(yè)員配合，專職資料員負責工程項目檔案過程收集、竣工后整理和移交管理。同時，在工程項目建設初期，工程項目項目經理部成立之時，必須設置檔案資料室和配置檔案管理設施、設備，設立專職檔案人員，進一步明確檔案管理制度、歸檔標準、質量及進度要求，確保檔案管理與工程建設過程同步。
②要依據工程項目建設檔案收集涉及面廣，周期長，難度大等檔案形成的特點，區(qū)別不同情況，按照“三率”指標采取科學的檔案搜集辦法。有的檔案資料形成周期較長，需要參考投資計劃劃分時間區(qū)段進行搜集整理，也可以按照工作階段或工作內容來劃分。另外，還要核查當年年度已竣工驗收的工程項目是否全部歸檔，并在簽訂設計、施工、監(jiān)理合同時，明確工程項目檔案的版本、份數、質量及移交方式，保證所有資料全部歸檔。
③制定工程項目檔案編制規(guī)范。檔案管理部門應該密切聯(lián)系各職能部門，從監(jiān)理、造價、施工等部門選調經驗豐富的專家組建課題組，根據工程項目建設管理部門和國家、省檔案行政管理部門有關文件的規(guī)定以及“三率”指標，編制一套適合本單位的《企業(yè)檔案歸檔范圍和案卷組成標準》，為企業(yè)內部的工程檔案管理工作提供參考依據。
3 把控工程項目竣工檔案形成全過程，是提高工程建設項目檔案“三率”的根本保證
工程項目建設的原始資料和技術檔案是全面鑒定工程項目建設質量的依據，是以后工程項目維修、改擴建的重要參考資料，也有助于我們總結施工經驗，提高技術水平，積累實踐經驗。因此，工程檔案管理應貫穿于從項目規(guī)劃、施工開始到竣工驗收的全過程。為確保工程項目檔案收集、整理、歸檔工作達到收集齊全、內容真實、數據可靠，應采取如下措施：
①做好事前策劃工作。工程項目檔案的完整率是衡量每個案卷內歸檔材料是否齊全的指標，它反映的是檔案案卷內歸檔材料的完整程度，所以它是一項重要指標。檔案管理部門在收到施工圖紙后，要與工程管理部門共同根據工程的專業(yè)、規(guī)模，劃分單位工程，對每個單位工程中所包含的分部工程、分項工程、檢驗批進行了預劃分，經過監(jiān)理單位、業(yè)主單位的認可，把資料劃分為工程項目管理資料、工程項目質量保證資料、工程項目評定資料，明確工程資料收集范圍，作為資料收集整理的依據，為工程項目檔案案卷有較高的完整率打好基礎。
②參與過程監(jiān)控。為確保資料收集及時，數據真實準確，做到資料與工程同步，形成對工程實體及資料的過程檢查制度，根據工程進展情況，參加企業(yè)工程管理部門對工程項目建設階段性監(jiān)管，分別對不同階段項目的資料收集情況進行檢查評價，并將評價結果列入工程進度考核，實現(xiàn)工程建設過程與檔案形成積累同步，及時整改存在的問題，確保預定目標實現(xiàn)。
③加強對施工單位和監(jiān)理單位的業(yè)務指導。從源頭入手，督促施工單位建立完整的質量管理體系，配備專職質量及資料管理人員，有專門存放資料的場所，提出歸檔要求，定期進行培訓、檢查、督促、完善。在編制監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理細則、各項監(jiān)理管理制度（包括資料收集、驗收管理制度）以及參加由業(yè)主組織的圖紙會審、設計交底等各環(huán)節(jié)，指導監(jiān)理人員的檔案管理工作。
4 把好項目竣工檔案驗收關是提高工程項目檔案“三率”的措施保證
①按照檔案管理的要求，指導監(jiān)督監(jiān)理單位要對以下資料的同步性進行嚴格審核驗收，確保資料與實體基本一致。一是工程項目管理資料，這部分資料主要形成于施工前，主要包括施工組織設計方案、施工單位質量管理制度、體系、圖紙會審、設計交底等，對于這部分資料主要審查針對性、時效性及對施工管理的指導作用。二是工程項目保證資料，包括各種原材料、設備合格證、各類試驗檢測記錄、測量、沉降記錄、隱蔽記錄等，這些資料與工程強制性條文都具有對應性，是確保結構主體安全及設備穩(wěn)定運行的過程管理資料，也是資料審核驗收的重點。三是工程項目質量評定資料，依據單位、分部、分項、檢驗批的劃分，重點檢查這部分資料數據的真實性，各級質量管理人員及項目負責人驗收記錄的合規(guī)性，與工程項目評定資料的對應性。四是加強設備隨機資料的接收，根據設備合同中的設備清單，提前設定設備隨機資料接收目錄，實行有依據接收。
②案卷質量的合格率也是工程項目歸檔工作不可忽視的指標。按照“工程完工一個，驗收一個”的原則，要求工程管理部門組織由檔案管理部人員參加的交工驗收協(xié)調會，提出工程項目檔案驗收要求和存在問題。并以國家標準為依據，按照國家對科技檔案工作的要求，以《科學技術檔案卷軸構成一般要求》為標準，制定工程項目檔案案卷的整理規(guī)范。同時開辦檔案整理培訓班，將工程項目檔案的整理規(guī)范，向工程技術人員及各部門的兼職檔案員做出明確的解釋，必要時檔案工作人員還要上門指導、實際操作。
③做好竣工驗收階段工程項目檔案的整理編目、組卷等工作。在竣工驗收階段按照檔案管理的要求，對形成的資料由項目經理部按照單位工程進行整理、編目、組卷，經監(jiān)理單位、工程管理部門、工程質量監(jiān)督部門的審核，將合格的檔案資料移交業(yè)主單位和檔案管理部門。
5 實例分析
太鋼檔案部門在新建150萬噸不銹鋼工程中實踐了以上做法，為保證此工程榮獲國家優(yōu)質工程金獎（山西省首項金獎項目）創(chuàng)造了條件。此工程估算總投資165.78億元，建設工期30.5個月，參加工程建設的中外單位共計88個（設備廠家52個，施工單位36個）。檔案部門與太鋼提出的將150萬噸不銹鋼工程建成世界上“無與倫比的精品工程”相匹配，推行檔案人員“首問負責制”，承擔工程建設項目檔案資料管理包括項目資料的收發(fā)、查閱、保管，成為工程建設項目成員，參加設備開箱，隨時參加工程例會給予業(yè)務指導和定期檢查評價、監(jiān)督驗收，不僅使工程項目檔案管理前移，而且直接參與整個施工全過程，實行預立卷制度，統(tǒng)一存放于工地檔案室，以保證工程完工后，檔案的完整與安全。還對未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的建設單位考核工程質量保證金。由于在工程建設過程中檔案工作實現(xiàn)了事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程控制的管理，以“四個同步”為主線貫穿整個工程施工過程，保證了工程項目檔案齊全、完整、準確“三率”達標。
企業(yè)工程建設中的聲像檔案是指工程項目在建設中直接形成的具有保存價值的以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映形式的施工過程的歷史記錄。主要包括照片、底片、錄音、錄像及相關文字說明。企業(yè)重要工程建設、重大技術改造和技術引進中形成的主要聲像材料包括現(xiàn)場原貌、開工儀式、重要施工階段、竣工儀式、試生產情況或工程全貌等。
一、工程項目聲像檔案管理現(xiàn)狀
目前，工程項目形成的紙質文件和電子文件歸檔工作已較為成熟和完善，而聲像檔案的管理則相對薄弱，需要進一步加強。存在的主要問題有以下幾點：
第一，責任不明、未能達到統(tǒng)一管理。工程建設施工資料的歸檔經過多年的實踐，人們已經積累了相當的經驗，施工過程資料的收集整理與管理，也有了相對成熟的制度與規(guī)范。而工程建設項目中形成的聲像檔案的管理情況則相對落后于其他種類的檔案。施工伊始，人們沒有對此給予充分的重視，相關的管理制度也沒有納入正常的管理工作中去，參與拍攝的人很多而移交聲像資料的卻很少，很多聲像資料散落在拍攝者個人及相關部門的手里。由于沒有明確的制度約束，和相關的規(guī)范要求，未能使其及時主動地移交給相關人員。當遇到具體問題，查找不到相關的影像資料時，才感覺到管理上的缺失與不足，無法向利用者提供可靠的資料做依據，給工作造成一定的被動。
第二，思想認識不足、收集不及時不完整。在工程建設過程中，很多人對宣傳報道很重視，照片拍了很多，視頻錄像也制作了不少，但他們認為完成了上報電視臺及報社的工作后任務就可以結束了，至于怎么處置這些資料是個人行為，缺乏歸檔意識。工程項目聲像檔案是通過照片及視頻來反映整個施工過程的，具有時效性和憑據性。例如開工前的原址原貌、施工作業(yè)過程，尤其是隱蔽工程的施工過程資料，都具有很強的時效性和不可復制性。工程項目在工程資料驗收時，聲像資料往往會出現(xiàn)缺少原址原貌或隱蔽工程的資料，這說明在施工過程中人們忽略了對原始聲像資料的收集或者說不夠重視過程資料的收集，導致項目建成后中間過程難以追溯。再如所有聲像資料拍攝完成后都應輔以文字說明，如果不及時進行批注、整理，恐怕攝影者自己事后也難追憶齊全和敘述準確。許多工程項目積存了大量照片未歸檔，或者說無法歸檔，就是因為多數照片沒有文字說明，使得本來很珍貴的照片，失去了其應有的保存價值和利用價值，給工程資料的完整留下缺憾。
第三，重視程度不夠、專業(yè)技術薄弱。聲像檔案對音視頻的參數要求相對于一般的生活照片和視頻要高許多，工程項目部在聲像的設備的配備與使用上存在一定的問題，有的項目部配備了良好的設備卻沒有會熟練使用的人，有些有人卻沒有適用的設備。對音像器材的配備及使用人員的管理缺乏應有標準和要求，因此，不是設備跟不上工程的進展，就是拍攝人員的素質跟不上，拍出來的影視及照片，難以達到歸檔的要求。這樣就造成了工程建設施工前后的重要活動內容的缺失。究其原因，主要還是個別領導對聲像檔案的重要性認識不足、重視不夠。
二、加強工程項目聲像檔案的管理工作
為了盡快改變工程建設聲像檔案的現(xiàn)狀，從現(xiàn)在開始就應該做好以下幾項工作：
第一，明確責任、加強制度建設。抓制度建設應從源頭抓起，工程建設項目部在成立初期，就應將聲像檔案管理制度納入相關的管理制度中去，并對負責聲像檔案的管理部門、收集范圍和時間、整理要求、借閱利用等做出明確的規(guī)定。明確責任，落實分工，強化聲像檔案管理，加強聲像材料的收集、整理、做到統(tǒng)一管理、有章可循，杜絕據為己有的行為，確保聲像檔案及時、完整、規(guī)范的移交檔案管理部門。
第二，加強專業(yè)培訓，提高業(yè)務能力。為進一步做好工程建設項目部聲像檔案管理工作，新建項目一旦開工就要針對負責攝錄的人員及檔案管理人員進行相關的業(yè)務技能及專業(yè)知識的培訓，使其能較為熟練地掌握專業(yè)設備的使用及材料的編輯，以便在施工過程中所拍攝的資料，能點面結合，主題突出，畫面清晰、完整，符合歸檔要求，并能真實地反映施工的全過程。拍攝完成后所有資料應輔以簡潔明了的文字說明，在收集、整理的過程中能及時批注、合理分類，確保歸檔的聲像材料符合檔案保管、利用的要求。
【關鍵詞】基建工程 基建檔案 策略
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：
基建檔案在整個單位檔案中有著非常重要的地位，將基建檔案管理好，能夠為單位之后工程擴建、設備檢修、技術改造等提供齊全并且真實的資料。因此，對基建中檔案的管理以及監(jiān)控加以重視十分必要。管理好基建過程中的檔案，將為企業(yè)今后的技術改造、設備檢修、工程擴建留下真實、齊全的檔案資源，打下良好的基礎。因此，必須重視基建檔案過程的監(jiān)控與管理。
一、基建工程項目檔案管理的重要性
基建工程項目檔案是基建工程中各個環(huán)節(jié)的總匯，它記錄了整個建設過程，是建設過程的真實反映。在建設過程中，它對各項設備的安裝調試起著重要的作用，也是項目建成后竣工驗收、投入使用及未來檢修改造等事項的重要依據。基建工程項目檔案首先“面廣”──它貫穿于建設項目的全部過程，涉及的單位、部門及人員眾多；其次“時間跨度長”，一個項目從最初設計到施工到最后驗收通常時間很長，因此，基建工程項目檔案的復雜性可想而知。好的基建檔案應該可以反映出該項目從“立項研究”到“設計施工”再到“竣工驗收”這一系列過程中各個環(huán)節(jié)的詳實情況。做到任何事項都能有據可查，這樣才便于建設過程中及建設前后各項工作的進行。
存在的不足
資料不夠準確。資料的隨意性比較嚴重，對相同工序檢查出的數據，按照其相似的數據填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查，部分監(jiān)測數據在所允許的誤差范圍內，有的人以為只要檢查得出的數據在相應的誤差范圍內即可，便隨意填了一些看起來很合理的數據。
缺乏對基建工程檔案資料管理的重視。當前，為了不斷的加強基建項目的管理效率，我國也積極地制定了各種相應的法律法規(guī)，以此來不斷地約束基建工程檔案管理。但是，基建檔案與普通檔案不同，由于基建工程大多具有流程長、周期長的特點，因此基建檔案也具有一定的復雜性和多樣性，在基建工程項目的建設過程中，由于受到工期的限制，或者是受到經濟利益的誘惑，而忽略了工程檔案的管理。基建工程檔案的收集與管理與工程的建設工作是密不可分的，因此也容易造成工程檔案工作存在一定的滯后性，使得工程項目建設過程中的管理文件和資料發(fā)生丟失或者損壞，又會對工程項目本身的建設產生一定的反作用，無法充分發(fā)揮出基建檔案在促進工程建設方面的積極作用。
收集與整理不夠及時。對工程對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手，如圖紙會審紀要以及開工報告等，在施工過程中應根據規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄，努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準，每一個環(huán)節(jié)都應當及時、到位。
基建檔案管理體制不健全。由于受到人員和經費等因素的限制，很多基建工程項目的建設單位都沒有建立起專門的檔案管理部門，在基建檔案管理體制的建設方面也缺乏完善的制度。從事檔案管理工作的人員，往往都是由其他部門的人員兼職，對于相關的檔案也沒有專門的保管場所，相關的檔案管理設施的建設，也無法滿足基建檔案管理工作的需要。與此同時，隨著現(xiàn)代科學技術的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經無法滿足社會和經濟快速發(fā)展的需要，使得基建檔案管理工作無法得到有效的保障。
解決策略
監(jiān)控措施
由于基建項目工程時間跨度長，所以基建工程項目的檔案管理和監(jiān)控是一項長期工作。要做好這項長期工作，應從頭抓起。首先，從項目剛開始的時候就應著手各項資料的收集：合同、會議紀要、設計圖紙、開工報告等。其次，在施工的過程中，應注意有依據可循，及時按規(guī)范記錄施工的進程，材料進場必須驗收，驗收記錄上簽字等手續(xù)必須齊全，材料領用需有審批手續(xù)，按計劃使用，有變更的需及時辦理變更手續(xù)并記錄在案。付款結算的時候，手續(xù)必須齊全。通常由現(xiàn)場項目部先驗收工作是否完成，再由監(jiān)理確認，然后交由預算部門審價，初審人、復核人及負責人簽字確認后再提交財務部門，財務部門審核無誤后再交公司總經理簽字，手續(xù)齊全后才可以進行付款，在流轉過程中，所有部門都應將流轉單進行備份收集。最后，應做好檔案的歸集保管工作，將各項資料分門別類，寫明保管期限。
（1）要加強立項過程的資料監(jiān)控。通常，在工程項目勘察、審批、立項前期，工程管理部門未成立，檔案管理人員也未介入。在工程準備過程中形成的文件材料又較為分散，有的文件在文書處理部門，有的直接放在規(guī)劃部門，未走文書處理流程，而勘察、招投標文件材料又在工程管理部門。因此，在工程項目勘察、審批、立項前期，建設單位就應指派或配備檔案管理人員，及早介入，做到有專人負責收集。從源頭跟蹤收集工程前期文件，及時進行監(jiān)控管理，為基建過程的檔案管理打好基礎。
加強設備開箱檢驗過程的監(jiān)控。設備是工程項目的主體。每當一臺新設備到貨，將有一批圖紙資料隨之而至。如果開箱驗收過程中不細致檢查收集，就有可能使設備資料丟失或不齊全。因此，要建立設備開箱檢驗制度并嚴格實行， 明確開箱權限。基建工程項目所有的設備到達后，物資管理部門必須及時通知檔案管理人員、建設單位有關工程技術人員以及施工單位、監(jiān)理單位的人員到場參加設備開箱，不允許施工單位未接到設備開箱通知，為了趕工期就擅自開箱取走設備圖紙資料。檔案管理人員在接到設備開箱通知后，應準時到設備現(xiàn)場，收集隨機文件資料， 并對照設備合同檢查數量、隨機資料是否齊全。
管理策略
基建檔案管理工作是一項涉及到建設單位、設計單位、施工單位以及行政管理等多個部門的工作，僅僅依靠檔案管理部門無法完成基建檔案的管理工作，因此需要獲得各個相關單位和部門領導的重視與配合，加強檔案管理人員的責任感，使廣大的檔案信息利用者認識到加強檔案管理工作的重要性。管理以及監(jiān)控措施與工程建設同步，進行全程監(jiān)控，及時對檔案人員進行培訓，提高工作質量。一切工程合同都要對其檔案的移交進行明文規(guī)定，施工單位作為檔案的最直接的接觸方，能否適應檔案管理相應的要求以及標準，樹立檔案意識等都會對檔案的質量產生很大影響。
完善資料收集責任制。要實現(xiàn)資料管理與工程建設同步，在工程項目建設開始就要建立建設單位、監(jiān)理單位、施工單位檔案管理網絡，明確各方資料收集、發(fā)放、移交、及保密管理的職責與分工，需簽訂的協(xié)議必須簽訂，如保密協(xié)議書。要制定檔案材料歸檔范圍及歸檔程序，統(tǒng)一檔案整理標準，并以文字形式發(fā)放給各參建單位執(zhí)行。建設單位要按項目分階段、分單位做好資料監(jiān)管工作。為避免扯皮，檔案資料的管理臺帳必須每周按項目匯總，各單位資料員領取資料也必須做到手續(xù)明確。
加強檔案管理人員素質的建設對檔案管理人員素質的建設，是促進基建檔案科學化管理的基礎，因此，應當加大對檔案管理人員的培訓力度，從思想、政治和文化素質等多個方面加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，使他們全面的了解檔案管理工作的相關知識，熟悉掌握檔案管理工作的方法。同時，要注重對檔案管理人員工程建設程序和基建項目相關知識的培訓，使他們的知識結構得到不斷的優(yōu)化，知識面更加拓寬。
結束語
隨著市場經濟體制的不斷發(fā)展與完善，我國在基本建設方面的投入也在逐漸的加大，尤其是基建工程檔案的管理方面，為了給建設單位提供更高質量的檔案資料，應當不斷加強對基建檔案的科學化管理。
參考文獻：
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工程項目檔案是企業(yè)工程項目建設過程中所有步驟和環(huán)節(jié)的全面記錄文件或資料，能夠準確的反應工程進展與完成的真實狀況，在維護企業(yè)合法權益方面發(fā)揮著關鍵的作用，因此工程項目檔案管理工作是企業(yè)基本管理的重要組成部分，具有突出的作用。針對工程項目的特征而言，工程項目檔案管理具有三方面的基本內容，即綜合文件資料類檔案的管理、工程施工及水電、設備安裝文件資料檔案的管理、工程竣工驗收文件檔案的管理。
2工程項目檔案管理中存在問題
2.1市場經濟體制下的工程項目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究
無論是從我國經濟發(fā)展形勢還是從國際市場經濟發(fā)展形勢來看，市場經濟體制已經成為我國各行各業(yè)從事經濟活動的基本依據。對于工程建設領域而言，工程項目建設所涉及的工程招投標制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經濟體制靠攏，并在市場經濟發(fā)展的推動下日趨完善，進而使得有形建筑市場正在加強，以及與政府監(jiān)管機構的智能分離。雖然工程項目檔案內容、形式、載體等都相應的發(fā)生了變化，但與之對應的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機制等方面還為與之改變，這使得在實際的工程項目檔案管理工作中，缺乏依托市場經濟的系統(tǒng)研究。
2.2缺乏有效的檔案管理組織
工程項目建設具有一定的特征，對于多數工程項目而言其施工點較多，并且持續(xù)時間較長，施工隊伍的流動性也強，這對工程項目檔案建設提出了一系列的難題。并且多數工程項目并沒有專門的檔案建設、管理及組織機構，國內市場上也沒有與之配套的專業(yè)檔案管理組織，這使得工程項目檔案管理過程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案資料流向制度不健全，導致在整個工程期間，檔案人員流動造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項目的檔案工作人員流動性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責不清。
2.3工程項目檔案管理意識及工作不到位
在整個工程施工過程中，無論是領導層還是檔案管理工作人員，對工程項目檔案管理工作重要程度的認知不高，缺乏思想上的普遍認識，使得工程項目檔案管理缺乏應用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項目檔案管理工作人員不能按時完成工程竣工檔案，進而使得工程無法向城建部門報備；二是工程檔案資料缺失、數據失真，工程項目的復雜性、多樣性、真實性等特點，要求工程檔案建設及管理過程必須非常專業(yè)和嚴禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進而造成檔案材料失真、工程檔案與實施不符等問題，最終導致工程不能通過審查驗收。
2.4缺乏高素質的檔案管理人員隊伍
從我國工程項目建設上來看，并沒有專業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經驗較少或者工程技術人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結構不合理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關規(guī)章制度與程序，這使得工程項目檔案管理工作不夠專業(yè)，影響了工程最后的竣工驗收。
3提高工程項目檔案管理工作水平的建議
3.1加強工程項目檔案立法及監(jiān)督指導，健全管理工作體制
隨著國家與社會對檔案價值認知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關法律法規(guī)、制度體制等已經逐步得到完善，使工程項目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項目檔案管理工作來看，最大的問題時檔案管理制度的貫徹實施，因此需要加強工程項目檔案管理的監(jiān)督指導，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認識到工程項目檔案管理的重要性，進而認真開展檔案工作，另一方面從政府相關部門開始提高重視，認真、嚴謹的加強工程項目檔案的依法治檔，使工程項目檔案管理法制化、規(guī)范化。
3.2轉變傳統(tǒng)觀念加強檔案過程管理
從領導層到工作層轉變檔案管理觀念，加強檔案管理人員的崗位責任與考核，實施相應的獎懲制度，將檔案管理制度納入領導責任制、項目法人責任制。工程項目檔案管理過程的具體實施可采取以下措施：1）每項工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴格檔案管理職責，做到檔案管理工作與工程建設同步進行；2）在工程項目建設的進程中，工程技術人員對工程進行質量檢測的同時，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗收檔案；3）每個工程項目驗收時，做到項目驗收與檔案驗收的同步進行。
3.3強化工程檔案管理專業(yè)隊伍建設
從目前的工程項目檔案管理情況來看，多由工程技術人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認知與業(yè)務技能，這就需要對其進行專業(yè)的培訓。具體實施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗收等內容進行專業(yè)的培訓。
3.4加強工程檔案的現(xiàn)代化與信息化管理
關鍵詞：棚戶區(qū)；改造；檔案；管理
伴隨著我國經濟的進一步發(fā)展，社會主義現(xiàn)代化建設也步入到快速發(fā)展階段，尤其是十三五規(guī)劃以來，國家更是給予了社會建設工程更高的重視，切實從民眾角度出發(fā)，真正實現(xiàn)民生改善的目的。目前，群眾最為關注的內容就是居住條件，而棚戶區(qū)改造工程則是切實改善民生的重要舉措。在開展棚戶區(qū)改造項目時，需要真實的將相關資料和信息予以記錄，同時以檔案的形式保存下來。因此檔案管理工作當屬棚戶區(qū)改造工程項目管理中的重要內容。
1項目檔案管理的內容
目前在實施棚戶區(qū)改造工程項目的時候，無論是前期、中期還是后期階段，都需高度重視整個工程項目的建設。同時，在記載工程任務相關內容的時候，務必要保障準確、完整，且最終應該以檔案的方式保存下來。近年來，隨著城鎮(zhèn)化建設步伐的逐步統(tǒng)一，棚戶區(qū)改造工程項目的數量也迅速增加，因此也對工程項目的檔案管理工作提出了更高的要求。在棚戶區(qū)改造工程項目建設的前期、中期和后期階段的所有內容都納入到檔案之中，確保檔案的完整性[1]。對于棚戶區(qū)改造工程項目來說，關于檔案管理的工作內容主要如下：①棚戶區(qū)項目開始改造之前，關于棚戶區(qū)的音像、照片資料，棚戶區(qū)改造項目招投標階段、立項審批階段、產權產籍和勘察設計方面所產生的文件資料等；②棚戶區(qū)改造項目施工過程中，拆遷回遷和工程項目管理等方面的資料等；③棚戶區(qū)改造工程項目在竣工驗收環(huán)節(jié)中，所產生的一系列的圖表、文字和電子形式載體等方面的資料。由于棚戶區(qū)改造項目涉及的內容較為廣泛，因此檔案管理工作的難度也相對較大，更需要檔案管理部門強化管理工作，提升管理水平。
2工作中面臨的主要問題
2.1檔案管理工作水平較低
一般來說，對于棚戶區(qū)項目進行改造的時候，源自于多種因素的影響，導致檔案管理工作水平整體偏低。例如，通常在進行棚戶區(qū)改造的時候，即便成立了相應的領導小組辦公室，但是僅為一個宏觀的管理單位，并沒有實體。領導小組雖然管理、監(jiān)督和協(xié)調棚戶區(qū)改造工程的項目施工以及竣工驗收等工作，然而卻未能對招投標、項目立項等相關內容進行涉及，使得工程項目的檔案管理工作明顯存在缺項，不能形成一個完整的棚戶區(qū)改造項目檔案管理流程，進而導致整個檔案管理水平偏低[2]。
2.2檔案管理工作不夠規(guī)范
棚戶區(qū)改造工程項目作為一項直接關系到民生的工程項目，受到國家的高度關注。因此具體到工程項目實踐中，檔案管理人員影響分類整理照片、音像以及文件資料，最終做好歸檔處理。然而現(xiàn)實情況下，由于沒有一個規(guī)范化的檔案管理工作流程，使得音像檔案的管理較為混亂和分散。由于音像檔案資料的形成可以來自多個部門，諸如新聞部、棚戶區(qū)改造領導辦公室或者開發(fā)商等，不同部門所形成的音像檔案是單獨管理的，進而導致整體檔案管理工作較為混亂。
2.3沒有統(tǒng)一的檔案管理部門
現(xiàn)階段，棚戶區(qū)改造工程項目是基于市場化條件下運作的。同時在開發(fā)和建設棚戶區(qū)改造項目時，通常不是由一個開發(fā)商完成的，可能涉及多個開發(fā)商。雖然工程項目建設過程中相關的檔案資料以及城市規(guī)劃等資料最終可以存放在城建檔案管理部門，然而涉及到的拆遷回遷、產權產籍方面的檔案資料卻留在開發(fā)商手中。正是由于缺乏一個統(tǒng)一的檔案管理部門，導致棚戶區(qū)改造工程項目的檔案管理工作成效不佳。
3有效管理的措施
3.1構建完善的檔案管理體系
完善的檔案管理體系有：①構建招標承包責任制。開始建設棚戶區(qū)改造項目前，首先做好招投標工作。建設單位應在招投標的合同條款中，明確規(guī)定檔案管理的相關要求，促使能更加規(guī)范的進行招投標階段的檔案管理工作；②構建項目法人負責制。因棚戶區(qū)改造工程項目的施工周期較長，涉及的內容也較多，因此需要基于項目法人負責制的基礎上，強化施工各個階段的管理工作，確保整個工程項目全過程中的檔案收集整理工作得以有序開展，確保了檔案的真實性和完整性；③健全檔案管理相關制度[3]。從檔案的收集、歸檔時間、歸檔方法等方面予以嚴格要求，確保檔案管理工作得以規(guī)范開展。
3.2強化對檔案管理人員的培訓工作
為了全面提升棚戶區(qū)改造工程項目檔案管理工作水平，需要不斷強化檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務技能。不僅需要強化檔案管理人員的檔案管理方法、要領、基本操作步驟、相關檔案管理規(guī)范等內容，還應該不斷從檔案管理人員的職業(yè)道德、責任心、工作態(tài)度等方面著手，做好相關培訓工作，進而全面提升棚戶區(qū)改造項目檔案管理工作的質量和效率。
3.3嚴格落實檔案管理工作職責
棚戶區(qū)改造項目建設時存在多種檔案資料，需要對其進行分類歸檔，并及時保存。在具體檔案管理工作過程中，需要全面落實相關人員的檔案管理職責。與此同時，工程項目的設計、勘察以及監(jiān)理等相關單位，也應該針對工程項目建設期間所產生的各種文件資料等進行及時的收集，加強施工各個環(huán)節(jié)中的檔案管理工作，從而實現(xiàn)更為規(guī)范和完善的檔案管理目的。
4結束語
總之，棚戶區(qū)改造項目利國利民，需要給予高度重視。在棚戶區(qū)改造工程項目建設中，檔案管理工作的重要性不言而喻。在棚戶區(qū)改造工程項目中，通過構建完善的檔案管理體系，強化檔案管理人員的綜合素質，落實檔案管理人員的管理職責，進而為棚戶區(qū)改造項目的順利開展及工程竣工后的交付使用奠定堅實的基礎。
作者:孫彩霞 單位:濱州市城市建設檔案館
參考文獻：
[1]史春光.伊春市林業(yè)棚戶區(qū)改造工程項目施工管理[D].吉林大學,2015.
雨污分流工程檔案管理的不利因素
1施工工期長、標段多且工程進度不一致
雨污分流工程是網狀分布，施工區(qū)域大，經過許多大街區(qū)和居民小區(qū)。作為一個整體的系統(tǒng)工程，工程施工標段多且各個工區(qū)的進度也不一致。對于工程的建檔工作帶來相當大的監(jiān)管困難，由于不同路段的工程進度不一致，各種物質、設備的投入統(tǒng)計也有很大的區(qū)別，歸檔程序是動態(tài)的，管理起來存在困難。而且，每個標段的驗收也是分批獨立進行，如果不能統(tǒng)一制定歸檔要求和提前介入監(jiān)管，這些標段的檔案材料可能會缺損。
2施工沿線覆蓋區(qū)域大，地下管網設計復雜
雨污分流工程聯(lián)系著城市街道地下空間和城市周圍的湖泊、河流。施工區(qū)域主要在城市主干道和重要的城市街區(qū)，街道下面管網狀況復雜，還有許多地下設施和人防工程，在施工中對原有管網的結構改造、設計圖紙的修改，都會經常發(fā)生。施工單位如果不能及時將修改方案保存和及時歸檔，工程竣工后會為以后的施工和維護帶來極大的不便，甚至還會留下各種隱患。目前，在一些城市的雨污分流工程中，許多標段由于施工質量問題，還發(fā)生了多次返工現(xiàn)象，施工方案多次修改，監(jiān)理方與施工方多次發(fā)生矛盾，如果不能保管好這些設計和修改圖紙，一旦以后發(fā)生事故追究責任時，就會十分困難。
3工程項目檔案管理人員和管理場所過于分散
雨污分流工程項目的各個標段展開，不同于其他場館和樓層建設。各個標段的檔案管理人員和檔案管理場所也存在極大的分散性。由于雨污分流工程在城市主要街區(qū)展開，工程項目部的辦公場所一般較為簡陋，簡易房內的檔案保管條件也不太好，都對檔案材料的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)存在相當大的不利影響。雨污分流工程指揮部應當對主要干道、施工區(qū)域大的重點路段，配置專門的檔案人員和檔案保管設備，加大對重點路段檔案收集的監(jiān)管力度。
雨污分流工程檔案管理的必要措施
1建立健全項目檔案管理的規(guī)章制度
在雨污分流工程項目正式施工前，項目管理方就應當制定專門的歸檔制度和確定項目過程中的檔案管理流程、監(jiān)管體制、檔案工作體系。在具體管理中，雨污分流項目檔案的歸檔可以分為一次性歸檔和分階段歸檔。歸檔的具體方式主要根據項目建設的具體進度和項目檔案管理制度而決定。管理方要制定專門的檔案管理責任書，對歸檔材料的范圍、人員、項目單位、歸檔時間做出具體的規(guī)定。無論是一次性全部歸檔還是分階段歸檔，都要作好必要的記錄，明確責任，確保項目建設歸檔工作的嚴肅性和材料的完整性。工程開展后，施工方、監(jiān)理方都要按照制度和檔案工作協(xié)調機制，確保項目過程中的各類檔案材料在生成后就能納入有效管理之中。在具體項目的開展中，確保檔案人員參與項目施工的進度監(jiān)管，確保各個階段的檔案材料不能丟失，及時由檔案人員參與檔案資料的收集和管理。項目工程指揮部在開工前就注意與施工方簽訂檔案管理協(xié)議，制訂保證金制度來約束施工方重視檔案工作。
2提供人力、資金、設備及庫房等條件保障
雨污分流工程項目建設中的檔案材料很多，需要確定專人負責收集、整理、保管這些檔案材料，檔案人員還要對檔案工作流程的下一個環(huán)節(jié)進行監(jiān)管，這就需要確定專門人員來做好檔案的整理和指導工作。同時項目管理方和施工方還要考慮到檔案管理需要投入相應的資金、設備，這些費用應當納入雨污分流工程管理的成本之中，最后還要指定條件較好的房間作為檔案材料的管理庫房，確保檔案材料不能受到損害。項目管理方和施工方還應當為各個檔案員配備相應的辦公設備和計算機等存儲載體，確保各類信息及時匯總和備份。
3建立工程建設和項目檔案管理的協(xié)調機制
目前，雨污分流工程項目建設的建設周期長和單位分散問題，是城市雨污分流項目建設普遍存在的問題，項目管理方應當在項目建設之前，認真研討存在的問題和已有建設項目中取得的相關經驗，準確劃分工程項目的進度節(jié)點、按照工程項目來做好任務分解、責任分解、安全責任、歸檔范圍及歸檔要求的具體內容劃分。必須針對施工方的現(xiàn)有管理機構、管理水平、單位職責來明確，做好雨污分流工程進度與責任相一致。不同城市的雨污分流工程項目建設的周期和建設單位存在著很大的差別，應根據不同的項目要求和時間進度做好規(guī)劃。雨污分流項目涉及到多個部門，項目檔案管理涉及到項目責任單位、檔案單位、施工單位、供貨物流方、監(jiān)理部門、審計單位、設備管理單位等。雨污分流項目檔案的完整性需要項目在不同的建設時期、不同環(huán)節(jié)中各個部門的相互配合。項目建設中的組織協(xié)調，對于項目檔案形成起到非常重要的決定因素，項目檔案形成的質量也是項目建設組織協(xié)調水平的重要體現(xiàn)。
4對項目全過程的檔案資料進行跟蹤管理
項目建設全過程必須認真考慮到每個環(huán)節(jié)，項目檔案的歸檔和管理涉及多個部門，應根據各個標段的建設周期、建設進度確定每個節(jié)點的工程進度、直接責任人、項目檔案管理員等內容。力爭在協(xié)調中責任明確，編制歸檔跟蹤手冊。項目建設辦公室在項目建設中，要督促項目管理方、施工單位、監(jiān)理、審計部門的按照節(jié)點收集整理各種檔案資料，各個工程項目的檔案員要針對自己的工程項目節(jié)點，及時將有關歸檔資料進行歸檔和梳理，填寫項目檔案跟蹤記錄手冊，對于不能歸檔的材料和責任人要及時向工程指揮部報告。
5確立雨污分流工程項目檔案的提前驗收制度
我國許多城市大型建設項目都推行了項目檔案先于項目竣工驗收制度，其具體做法就是在整個項目竣工驗收前，針對項目檔案單獨提前驗收。項目檔案提前驗收的做法，起到了很好的督促作用，許多城市的大型建筑項目在檔案驗收前，將各種檔案材料整理，對于各種散失的檔案材料采取了及時的補救，對于整個工程項目檔案的歸檔和今后向城建檔案館或者國家綜合檔案館移交奠定了良好的基礎。目前，我國許多城市進行雨污分流整治工作，應當在項目建設中大力推行雨污分流工程項目檔案的提前驗收制度，這樣在整個過程驗收前，項目檔案材料必須齊全才能實現(xiàn)竣工驗收，即使有檔案材料的缺損，也會在檔案驗收后，及時補救，從而有利于整個建設項目檔案的完整歸檔。
關鍵詞：重點工程檔案管理項目組負責制
0引言
宣鋼5#、6#焦爐及配套設施改造工程從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設的詳細情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設過程管理和工程竣工投產后的正常生產組織維護，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經濟體制的逐步建立，重點工程項目在投資、管理、建設等方面發(fā)生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設的同時，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要工作來抓，切實加強企業(yè)重點工程檔案管理工作。在工程管理實行全新的項目組負責制的基礎上，建立了重點工程項目檔案負責制，從實際出發(fā)，認真做好工程建設資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點工程項目檔案工作與建設進程同步的基礎上，保障工程檔案資料收集工作的正常進行，確保5#、6#焦爐技改工程項目檔案完整、準確、系統(tǒng)。
1建立重點工程項目檔案負責制，形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網絡體系
宣鋼5#、6#焦爐技改工程是宣鋼為實施鐵鋼材各600萬噸規(guī)劃目標的重點配套項目，也是為張家口市城市居民提供優(yōu)質煤氣氣源的一項重點工程。焦化廠繼續(xù)采用“項目組負責制”的工程管理模式對整個工程進行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項目指揮部，下設四個項目組，由廠長、承擔工程任務的生產車間主管領導、科室的技術人員組成，在不改變現(xiàn)有編制的情況下，充分利用現(xiàn)有的人力資源，而每個人原來所承擔的廠內業(yè)務不變，同時規(guī)定了各項目組的職責和任務，對項目的招標、合同簽訂、工藝技術論證、方案確定、施工組織、設備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理。
宣鋼5#、6#焦爐技改工程竣工資料收集的齊全完整準確，對焦化廠今后的生產管理、技術改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點工程項目檔案負責制。我們按照統(tǒng)—領導、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，成立了檔案工作領導小組，統(tǒng)一協(xié)調檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設立專職檔案員，在各項目組指定專業(yè)技術人員擔任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網絡。技改工程指揮部在工程開始時，即把有關技術文件材料收集工作落實到人，做好積累、保管工作，由各工程項目組組長負責檔案管理，做到每個重點工程均有專人管理，負責工程資料收、發(fā)、轉、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項目組負責本工程范圍內的技術方案、設計審查、施工組織、網絡，這樣從組織機構上形成了一個專、兼職檔案員、各項目組、各施工單位相結合的工程資料收集網絡體系，保證檔案管理與項目建設同步進行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。
2圍繞工程建設，理順工作程序，形成全面的重點工程檔案收集渠道
近年來隨著技術進步和宣鋼發(fā)展的要求，焦化廠技術改造任務加大，生產與基建施工項目交叉點多，為確保重點工程項目檔案資料齊全完整，在基建工程項目開工之前，將有關計劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設備開箱與有關工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關資料，使應當歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設單位的工程技術人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項目檔案工作計劃，既符合工作進程，又符合檔案管理要求。
在健全組織機構、明確工作程序的基礎上，還進行具體的分工。各項目組負責工程檔案資料收集工作，檔案室與各項目組密切聯(lián)系，首先對中冶焦耐工程技術有限公司、宣鋼設計院等完成的有關工程項目的各種設計圖紙、資料、設計變更等材料，經過檔案室收進來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項目組，并登記上賬，再由項目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時項目組負責項目竣工資料的驗收，及時將該工程需要歸檔的有關圖紙、文件資料收集齊全完整，進行審查，經過系統(tǒng)的整理后向檔案室移交。各項目組在資料管理上對檔案室負責，既負責接收資料，又負責收集、匯總、整理工程項目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。
為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經常深入現(xiàn)場進行指導，一方面向工程技術人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強檔案人員與工程技術人員的聯(lián)系，積極提供有效服務，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。
3強化檔案全過程管理，形成做好重點工程檔案工作合力
重點工程項目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，因此建設和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認識到做好檔案工作，不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設項目（工程）驗收辦法》的有關規(guī)定，堅持對重點項目檔案工作實行集中統(tǒng)一領導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產、運行、維修、改擴建服務。
首先，要樹立質量管理意識，運用合同條款和檔案管理的有關規(guī)定來提高重點項目建設工程檔案的編制質量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時，就把有關檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設項目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進廠的施工單位，做到工程驗收與檔案檢查、交付驗收同步進行。從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面進行檢查驗收，各項目組嚴格把關，并列入廠經濟責任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點工程項目檔案資料齊全、完整、準確。
其次，在搞好重點工程檔案管理中，充分利用先進的檔案管理手段，建立檔案管理網絡。檔案室負責集中統(tǒng)一管理本工程項目的所有檔案，并對項目建設過程的各個階段及各部門、設計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。讓網絡覆蓋整個工程項目，使之適應現(xiàn)代社會需要，為項目建設單位提供更好的服務。
4注重實效，健全完善的保證措施
重點工程項目建設是一個動態(tài)的過程，從項目的提出、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗收以后，才能相對穩(wěn)定。工程項目檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業(yè)務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在重點工程項目建設中，影響重點工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視。為了解決這個問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環(huán)節(jié)和經濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設項目的關系，確保了重點工程收集歸檔工作的正常有序進行。
4.1在《經濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對車間、部室的一項考核內容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰。
4.2在工程竣工驗收環(huán)節(jié)上進行約束。按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的有關資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。
4.3在工程決算、付款上進行約束。把工程建設資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質保金的一個重要條件。各工程項目組、檔案室負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經簽字確認的，給予決算、付款。驗收不合格的，不簽字確認，并不予付款、決算。
5開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作
關鍵詞：公路工程建設；檔案規(guī)范管理；創(chuàng)新研究
隨著我國經濟的發(fā)展，人民生活質量的不斷提高，對城市基礎建設提出了更高的要求。普通公路是我國城市基礎建設的重要組成部分，施工質量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關系到市民出行安全。目前，我國普通公路的建設里程數量與日俱增，但是在建設質量和工程建設的檔案管理水平上卻不容樂觀，尤其是工程建設檔案規(guī)范化管理沒有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開始規(guī)劃到修建完成的全部過程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準確的數據和信息，為之后預防性養(yǎng)護、修繕作充分的準備。所以提高對普通公路工程建設檔案規(guī)范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強工程建設質量、保證市民安全出行等作用。
一、普通公路工程建設項目檔案管理的特點
1.普通公路工程建設項目的檔案記錄時間較長普通公路的建設周期很長，公路項目從工程項目申報、設計規(guī)劃、上級部門審批、施工項目招標、施工部門完成公路建設、竣工后有關部門驗收等一系列流程要經過很長的時間，而公路工程建設檔案記錄要從最先的工程項目申報部分開始，這就顯示了公路工程檔案記錄時間長的特點。
2.普通公路工程建設項目的檔案所涉及相關部門較多公路工程建設項目投資一般是非常巨大，動輒上千萬甚至上億元，建設規(guī)模通常也都比較大，從公路里程上來講普通公路會有從幾十公里到上百公里，涉及的區(qū)域可能不止一個省、市，有的公路建設工程，可能需要跨越幾個省市，因此，普通公路工程的建設很有可能由多家施工單位分段合作完成。除了施工單位，還會涉及多省市的政府部門、規(guī)劃設計院、地質勘探部門、設備材料供應商等企事業(yè)單位。項目工程檔案對所涉及的企事業(yè)單位的記錄就必須準確、完備。
3.普通公路工程建設項目檔案需要專業(yè)人員管理公路建設工程的工作量巨大且包含內容繁雜，一方面，除了公路路面建設，整個工程可能還包含了橋梁架構、隧道疏通、配置電路設備、修繕綠化設施等工作，其中的每一項工作都有其特殊的施工工藝和施工技術標準。另一方面，隨著公路建設工程進度的變化，會進行不同施工隊伍的不同施工部分交接，這種動態(tài)性的檔案記錄和管理工作，會給相關人員帶來許多難題。如果要把公路工程項目檔案做到足夠完善，這就需要檔案記錄管理人員具有相應的專業(yè)化知識儲備，并且要強化檔案管理人員的細致程度和責任意識，防止工程檔案的資料文件出現(xiàn)遺失和缺漏等問題，減少項目工程驗收時出現(xiàn)的不必要的工作。
4.普通公路工程建設項目檔案信息化隨著信息化時代的到來，公路工程建設項目管理也迎來了新的變革，信息技術的應用給項目檔案管理帶來極大的便捷。公路建設工程檔案包含了大量的信息和工程數據，內容復雜且數量巨大，過去檔案管理人員需要在工程建設期間將這些信息和數據的紙質形式加以收集分類，之后在工程驗收階段檢查項目檔案的過程，通常會占用過多的時間，大大降低了工作效率，且出現(xiàn)遺漏和錯誤的幾率也很高。計算機技術的應用，使工程項目檔案的管理從過去冗雜的紙質化管理工作逐漸轉變?yōu)樘摂M化管理工作，與傳統(tǒng)管理方式不同的是，管理對象由占用大量空間的紙質文件轉變成只需要使用一臺電腦就可以解決的數據信息文件。工程施工過程不同階段中所產生的設計圖紙、錄像都方便存儲，在工程共享平臺上傳檔案記錄，方便各相關部門和審查機構的查閱和管理。虛擬化、信息化的工程項目檔案管理相較于以往的傳統(tǒng)管理方式，工作環(huán)節(jié)得以極大程度的簡化，提高了工作效率。
二、普通公路工程建設項目檔案管理中存在的缺陷
1.工程項目檔案管理意識不強普通公路工程建設項目檔案是對在公路建設過程中產生的實際數據進行詳細記錄，是后期公路預防性養(yǎng)護的重要數據支持，同時具有法律效應。《建設工程質量管理條例》第十六條中明確規(guī)定，“建設單位收到竣工報告后，應當組織有關單位進行竣工驗收。驗收工程需具備以下條件：（1）履行合同中約定的各項工程內容；（2）具有完整的工程記錄檔案和施工管理內容；（3）有施工單位使用的主要建材、配件和設備的試驗報告；（4）有勘察、設計、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質量合格文件；（5）有施工單位簽署的工程保修書。建設工程經驗收合格的，方可交付使用。”從國家法律來講，應給予工程項目檔案管理足夠的重視，但是在實際工程建設過程中，施工單位通常只重視工程建設進度而忽略了檔案管理，多部門的協(xié)同作業(yè)的情況下更加重了檔案銜接管理的缺失。工程項目檔案在實際工程施工中還存在著有關部門為了趕工程進度而違例特批的不規(guī)范程序，這樣的不規(guī)范操作嚴重影響了檔案完善成套，致使檔案難以收集而不能驗收。
2.檔案管理制度不合理公路工程項目檔案是公路建設的重要組成部分，在開展工程項目檔案管理工作前，需要制定科學合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒有科學的管理制度造成，不合理的管理制度難以對接工程的正常施工過程，甚至會導致竣工驗收工作難以進行，也給后期公路預防性養(yǎng)護工作和公路修復工作帶來極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實際操作過程中，檔案管理人員對工程施工進程難以把握，整體認知不足，造成檔案管理不全面等問題。
3.檔案管理人員專業(yè)性不強公路工程建設項目內容量大且復雜，專業(yè)性極強，對檔案管理人員的專業(yè)知識儲備和業(yè)務水平有很高的要求。就目前情況來講，許多工程的項目檔案管理工作都是由項目負責人指派工作量較少的文職人員兼任，這些工作人員缺乏工程專業(yè)的知識儲備且流動性很大，部分單位在沒有足夠檔案管理人員的情況下甚至臨時雇用非項目人員。這些情況都會或多或少的導致檔案記錄的缺失，給公路工程的后續(xù)工作造成不必要的麻煩。
三、加強普通公路工程建設項目檔案規(guī)范管理的創(chuàng)新措施
1.進行工程建設項目檔案規(guī)范化管理、數字化的立檔管理工作建設項目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業(yè)廣等特點，根據國家檔案局、自治區(qū)檔案局、交通部、自治區(qū)交通運輸廳頒布的有關規(guī)定，結合建設項目的特點和各類工程檔案數字化管理的要求，交通建設管理局編制了《公路建設項目竣工文件編制辦法》。項目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規(guī)范化、標準化、為數字化管理提供了堅定的基礎。為了實現(xiàn)工程檔案管理工作計算化、網絡化并且為了節(jié)約庫房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對工程檔案進行全程掃描、錄入、識別、建立數據庫、形成數字檔案。根據檔案整理的有關規(guī)定和辦法，針對檔案收集、整理過程中遇到的實際難點和重點問題，重點予以指導。指導有關部門做好工程前期準備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對收集的文件材料進行分類、預立卷等，既做到平時利用又為工程竣工驗收做好充分的準備，在開工準備階段，應建立工程項目檔案工作管理網絡。各參建單位指定領導分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應承擔的竣工檔案制度任務并落實到人，把竣工檔案工作落到實處；在施工階段，施工、監(jiān)理資料大量形成，應重點指導項目檔案人員如何立卷、檢查案卷構成是否合理、檢查文件材料填寫是否規(guī)范，對于容易疏忽的問題和出錯的案卷材料進行重點檢查，從而提高案卷的內容質量；項目交工驗收后，檔案專項驗收準備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗收建設（業(yè)主）單位、施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案階段，施工、監(jiān)理單位的竣工檔案在項目交工驗收時已進行初步驗收以及工程檔案已入庫。所以必須使整理好的案卷達到規(guī)范、統(tǒng)—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務；檔案專項驗收后，應對項目竣工驗收前未完的檔案跟蹤管理。在這個階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作；另一方面對于檔案專項驗收時暫時未歸檔的文件材料要進行跟蹤檢查，并要求及時歸檔組卷，確保檔案材料的準確性和完整性。
2.創(chuàng)新公路工程建設項目檔案管理體系，加強檔案管理的過程管理和控制建立完備的工程建設項目檔案管理制度體系是保障檔案管理工作的首要任務。工程建設項目檔案管理制度體系應在現(xiàn)有制度下進行優(yōu)化，在公路工程建設初期，協(xié)調各合作單位及部門建立全新的共享化檔案記錄“云平臺”，細化對公路工程施工階段的銜接部分檔案規(guī)劃，檔案記錄應嚴格按照規(guī)定細則實施，防止為趕工期而越過檔案記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)。新型的工程建設項目檔案管理體系應把責任細分到個人，建立獎懲機制。加強檔案管理的過程管理和控制，一是要加強對檔案工作的檢查和技術指導定期對各參建單位的檔案工作進行巡查指導，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，適當給予技術指導等方面的支持，保證項目檔案的完整、規(guī)范性及系統(tǒng)性。二是要加強竣工檔案編制期，檢查指導竣工檔案編制工作進入預立卷階段，檔案工作小組針對各參建單位具體情況，進行有針對性的檢查指導，各參建單位竣工資料經檔案工作小組審核資料的排序、資料的完整性等各方面的內容，確認無誤后，方可立卷歸檔。三是要加強入庫檔案質量管理對各參建單位移交業(yè)主的檔案資料，由業(yè)主檔案小組負責審查接收。按照《竣工文件編制辦法》及上級領導、專家歷次檢查記錄，對施工、監(jiān)理單位提交的竣工文件進行嚴格審查，竣工文件歸檔不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其補充收集。
3.實現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學性信息技術的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中都有了良好的應用，公路工程項目檔案管理也不例外，信息化、計算機技術的應用可以給檔案管理工作帶來極大地便利，減少了工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作中的許多步驟，虛擬化的工作方式，使動態(tài)化的檔案管理工作更方便，節(jié)省人力、物力，大幅度提高了工作效率。應用信息技術管理檔案，可以把以往不能統(tǒng)一的工程項目檔案規(guī)格進行數據統(tǒng)一，按照檔案管理體系的指標進行收集和整理，實現(xiàn)檔案標準化管理。促進檔案管理信息化，提高檔案管理科學性，項目檔案管理應高度重視信息化工作，注重將建設期間的項目建設管理信息化與檔案信息化有機結合起來，率先部署工程質量管理信息系統(tǒng)，為工程質量管理提供實時監(jiān)控手段，提高檔案管理手段的科學性，確保各種檔案信息在項目建設期即可充分利用。在竣工文件編制階段，工程質量管理信息系統(tǒng)中各種數據通過后臺導入公路工程項目竣工文檔管理系統(tǒng)中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設期不便利用的問題。
4.加強工程項目檔案管理人員綜合素質目前，許多公路工程項目檔案管理人員綜合素養(yǎng)不夠，阻礙了檔案管理水平的提升。工程項目檔案管理團隊需要引入具有專業(yè)公路工程知識儲備和現(xiàn)代化檔案管理能力的人才，管理人才對整個團隊進行系統(tǒng)化培訓，全面提升團隊的檔案管理水平。同時配合以考核體系和獎懲制度，從根本上保障工程項目檔案管理工作的有序開展。完善專業(yè)人員聘任和培養(yǎng)制度，提高專業(yè)水平，一是在成立檔案管理“領導小組”的基礎上，招聘專業(yè)檔案管理人員組成“工作小組”，以提高檔案管理工作的專業(yè)性。首先，成立項目檔案“領導小組”，并指定一名專業(yè)人才負責項目檔案管理工作，擔負整個項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織與協(xié)調、監(jiān)督、指導。再者，根據項目需要招聘專業(yè)人才組成檔案編制小組，建立起項目檔案工作的管理網絡，明確職責，并禁止檔案人員變動頻繁，力求保持竣工資料整理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。二是對所有涉及檔案管理工作的人員都應定期開展專業(yè)知識培訓與考核，考核不及格的應淘汰或離崗培訓，確保每位檔案管理人員都擁有較強的專業(yè)知識與操作能力。此外，還應對涉及檔案管理和交接等工作的工程管理人員開展專業(yè)檔案管理知識的培訓，確保工程管理人員與檔案管理人員對檔案管理工作理解的一致性。
【關鍵詞】重要性；問題；措施；檔案管理
引言
化工企業(yè)工程項目檔案是指新建和改建工程項目，從建設項目立項開始至竣工驗收以及使用維護過程中，所形成的具有保存、查閱、利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。當前，化工企業(yè)如何使用和管理這類檔案，服務于化工企業(yè)，已成為化工企業(yè)檔案類工作的重點。
1.化工企業(yè)工程項目檔案管理的重要性
化工企業(yè)工程項目檔案管理是化工企業(yè)尋求發(fā)展的重點，而化工企業(yè)工程項目檔案管理是化工企業(yè)在管理中的關鍵內容。建設實用的資料收集保存制度，保證項目建設和檔案資料的同步是化工項目檔案管理的重要使命，各個工程建設相關單位必須把項目檔案工作列入工程建設管理程序，控制并保障項目檔案的完整性和準確性，按時且合法的歸納項目建設中各種資料，嚴格按照國家及化工企業(yè)對檔案的準則來編制項目檔案，從而保證項目檔案的合理合法。
2.目前化工企業(yè)工程項目檔案管理的情況
2.1檔案管理意識不強
化工企業(yè)建設工程涵蓋項目的可行性調研、上報建議書、選址、土地規(guī)劃、勘探設計、施工、竣工、試運行、投產等各部分，涉及范圍廣，需要較長的時間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握，在整個建設項目檔案歸檔中，檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態(tài)，與工程管理部門和施工單位聯(lián)系不夠密切，缺乏主動管理的意識。尤其在施工的整個過程，因為工程量大，參加建設的單位通常對時間，質量，成本控制問題有更高的關注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時，臨時突擊檔案工作，集中時間來彌補檔案缺失的部分，答復驗收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴重，而實際有價值的內容大大減少，導致不能確保檔案的整體性和真實性，并且對于日后檔案的使用也造成了麻煩。
2.2收集檔案的人員業(yè)務水平不足
目前，許多工程建設項目檔案負責人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現(xiàn)場施工人員來臨時兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細，由于施工人員對檔案專業(yè)的掌握程度過低，而某些兼職的工作人員缺少專業(yè)的培訓，施工過程中只要人員變動就會導致檔案的流失，或者出現(xiàn)沒有人繼續(xù)完善檔案工作的情況，導致檔案未能保存妥當，更談不上保證檔案的質量。致使檔案的整體性和準確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內容缺失、簽章手續(xù)不到位；復印件過多，整理不規(guī)范等不足，這種情況都嚴重影響著檔案質量，致使重點工程的檔案無法真實的展現(xiàn)工程情況且無法發(fā)揮檔案本身具有的功效。
2.3管理制度不健全
工程檔案管理的整個制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設方和承包方在檔案管理時責任分配不清晰，缺少明確責任意識，建設方、監(jiān)理方及施工方各自的檔案工作沒有進行有效的交流，各自的標準不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進行受阻，檔案的及時性和準確性受到質疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。
3.加強檔案管理工作的舉措
3.1強化宣傳，加強檔案意識
化工企業(yè)工程檔案工作關系到施工單位、設計單位、建設單位、檔案行政管理、監(jiān)理單位等多個部門，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種方式，加強工程主管項目部與監(jiān)理、施工等各個單位的檔案觀念，將工程檔案與領導責任掛鉤，將檔案工作的內容歸納進工程管理的內容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃、納入領導的議事日程、納入員工的工作職責之中，建立了項目檔案管理工作人員網絡體系，指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責任。
3.2健全檔案管理，建設合理的化工企業(yè)工程檔案管理制度
做好工程檔案的管理工作除了在思想上應引起足夠的重視外，還應以建章立制、規(guī)范管理為基礎。工程檔案管理作為項目管理工作之一，也應實施程序化、規(guī)范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進行。建立合理的檔案管理大綱、組織機構、崗位職責與資格、工程文件的接收、分發(fā)、傳遞、存檔、計算機管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規(guī)定、規(guī)范化的工程文件格式要求、標示方法、存檔方式等。對于具體的建設項目法人來說，制定一套適用于本企業(yè)工程建設項目特點的工程項目文件、檔案管理細則，是企業(yè)順利開展工程項目文件、檔案管理工作的前提和保證。
3.3強化對檔案的收集
工程項目檔案是項目施工管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前各項目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題，還需要強化對檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤）材料是工程檔案的重要組織部分，對工程形象的、直觀的反映，直接體現(xiàn)了所做工程的面貌，工程完后，項目部應及時將工程全貌及構造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術檔案資料交檔案部門。
3.4實行同步跟蹤管理
化工企業(yè)工程檔案管理工作和工程建設進程必須同步，當建設項目申請立項時，就要開始對工程檔案材料進行收集、整理、審查工作，當工程竣工驗收時，就必須把工程檔案的驗收工作完成，從工程的源頭就開始控制檔案的管理質量。檔案管理部門也要定期或不定期深入施工現(xiàn)場進行檢查和指導，及時發(fā)現(xiàn)并解決各種問題。各參建單位也要及時做好煤礦重點工程檔案的審理鑒定工作，完成一項歸檔一項，不要等整個工程要竣工驗收了，才忙于補充資料、整理資料。
關鍵詞：油田社區(qū) 基建項目管理 問題 對策
前言：加強油田社區(qū)建設作為牢固樹立和落實國家大力倡導的科學發(fā)展觀、構建社會主義和諧社會的必然要求，對油田的整體發(fā)展和進步會產生重要的影響。目前油田社區(qū)正處于改革發(fā)展的重要歷史關頭，在這一重要的階段，對于油田社區(qū)基建項目的管理就顯得尤為重要。油田社區(qū)作為社會的重要組成部分，承擔了大量的社會功能，隨著油田和油田社區(qū)改革的不斷深化，油田企業(yè)剝離出來一些社會職能和服務職能在很大程度上都要由社區(qū)來承接。而基建項目管理對于提升整個油田社區(qū)的管理和服務水平有重要作用。本文將會對我國油田社區(qū)基建項目管理中存在的問題進行探討，賓貴如何解決這些問題進行探究，提出解決這些問題的對策。
正文：
油田社區(qū)基建項目管理中存在的問題
在我國，大型油田作為國企在社會發(fā)展中扮演著重要的角色，在日常生活中承擔著重要的社會職能，因此，油田都會有社區(qū)為職工進行服務，重視和加強油田社區(qū)的建設，為油田職工提供一個溫暖舒適的生活空間，創(chuàng)造出一個安居樂業(yè)的和諧家園，對于保障和促進我國油氣產業(yè)的發(fā)展，具有十分重要的現(xiàn)實意義和深遠的戰(zhàn)略意義。但是，在我國油田社區(qū)的基建項目管理中，卻存在著一些問題和不足，主要有以下三個方面。
1.1 缺乏合理的成本控制手段
基建工程項目由于涉及的因素復雜，因而往往花銷巨大，在我國油田社區(qū)基建工程中，要想進行合理的成本控制主要有以下兩個方面的措施，首先是基建項目在立項過程中和工程項目設計過程中的成本控制，還有就是在基建工程項目施工過程中的成本控制，這一個階段的成本控制主要包括變更成本預算控制和階段性結算的控制。而在我國油田社區(qū)基建項目的管理中，由于油田整體的體制相對于社會主義市場經濟的發(fā)展還相對之后，在這兩個方面的管理中往往存在一些由于工作不細致、不認真而導致的這樣或者是那樣的問題，從而造成基建工程項目成本控制的不合理，造成成本的浪費。
1.2 基建項目的質量管理存在缺陷
基建建設需要人員進行施工，因而在油田社區(qū)基建項目的質量管理中，首先涉及的因素就是人的因素，由于參與油田社區(qū)基建工程項目的施工人員質量意識差，趕工程進度的觀念作怪，再加上參與施工人員眾多、成分復雜并且素質參差不齊，在這種情況下，如果質量管理中沒有對他們進行必要的質量培訓和提醒，就必然會導致施工人員的質量意識的下降。，第二個缺陷，就是在油田社區(qū)基建工程項目的施工中現(xiàn)場管理中及時監(jiān)控能力較弱，一個突出的表現(xiàn)就是監(jiān)理工程師的作用往往不能得到充分地發(fā)揮，不能在施工現(xiàn)場起到應有的作用。再有一個普遍的缺陷就是制度的缺失，在管理中一些質量監(jiān)督和控制的制度由于不到位或者不完善，往往會導致油田社區(qū)基建工程項目的管理人員和監(jiān)理人員都不能很好的履行職責，從而出現(xiàn)制度和管理的缺失。所有的這些問題，都會造成油田社區(qū)基建工程項目存在質量的缺陷。
1.3 基建項目的檔案管理不完善
我國油田社區(qū)基建項目管理中還存在著一些檔案管理的缺陷，首先表現(xiàn)在檔案管理思路和觀念的滯后，眾所周知，油田社區(qū)基建工程項目的施工周期長、涉及流程多、階段性施工多， 這些特征使得基建工程項目內容復雜，從而使得檔案的整體管理制度和科學性還不能滿足基建工程項目建設和發(fā)展的需求。再一個問題就是在檔案的管理中對檔案管理缺乏重點，從而導致了檔案管理中的不規(guī)范。這就容易造成基建工程項目檔案管理的漏洞較多， 如果那些關鍵性的資料出現(xiàn)了丟失或者錯誤，往往會嚴重影響油田社區(qū)基建工程項目的順利進行。
解決油田社區(qū)基建項目管理中存在問題的對策
要想解決我國油田社區(qū)基建項目管理中存在的問題，就需要對癥下藥，根據問題產生的原因，進行分類處理，針對前文所敘述的我國油田社區(qū)基建項目管理中存在的問題，我們主要可以采取以下三個方面的對策。
2.1 油田社區(qū)基建工程項目成本控制措施
首先，油田社區(qū)的基建工程建設要滿足于整個油田發(fā)展的需要，因此，油田社區(qū)應當在立項階段就有針對性的對項目投資進行必要的控制，運用先進的現(xiàn)代計算機技術，通過對油田社區(qū)的基建工程項目進行必要的技術分析和項目可行性分析對各種涉及到投資變化的因素進行必要的分析和論證，從而來保證投資決策立項的準確性和必要性，減少不必要的資金浪費。
其次，要在基建工程項目的設計中進行必要的控制成本。施工圖紙的設計對于后期的油田社區(qū)基建工程項目建設會產生決定性的作用，因此，在油田社區(qū)基建工程項目施工圖設計的階段就有必要對圖紙進行全面而專業(yè)的審查，防止出現(xiàn)一些技術性的錯誤或者漏洞而導致施工中的成本浪費，進而節(jié)約工程項目建設的成本。
第三，要規(guī)范變更制度的程序，提高基建工程項目管理人員的成本意識，減少工程項目建設中變更的數量和幅度，從而嚴格的控制變更的范圍，進而避免不必要的工程項目建設成本浪費。
2.2 采取必要措施提高基建工程項目的質量管理
首先，要增強對基建工程項目施工人員的管理，人的主觀能動性對于基建工程項目的質量具有重要作用，通過樹立施工人員的質量意識，在工程項目建設的質量管理中要對施工人員進行必要的教育和指導，提高施工人員的質量意識。同時，在油田社區(qū)基建工程項目的施工中還要增強與施工單位的溝通，最終奠定從施工人員質量管理和教育上奠定油田社區(qū)基建工程項目施工質量和管理質量的基礎。
其次，制定詳細和全面可靠的制度，充分發(fā)揮工程監(jiān)理在基建工程項目建設中的監(jiān)督作用。要根據基建工程項目的基本狀況選擇合適的監(jiān)理單位進入工程項目進行監(jiān)理，這樣就可以使監(jiān)理人員的基本素質滿足油田社區(qū)基建工程項目施工的要求。
再一個方面，就是要對工程建設的材料進行全程監(jiān)控，因為材料是保證工程質量的重要 基礎，正是因為材料的重要作用，我們應當利用各種有效地手段對材料的采購、運輸以及儲存最終的使用等環(huán)節(jié)進行全程的監(jiān)控。
2.3 規(guī)范基建工程項目的檔案管理
要想規(guī)范的管理檔案，首先就需要根據油田社區(qū)的實際特征對油田基建工程項目的檔案進行制度上的構建和改進，從而形成完整的檔案管理制度，有了合理有效的檔案管理制度，就可以有效地提高基建工程項目檔案管理的科學性，從而可以進一步的利用先進和科學的檔案管理方法來提高檔案管理的質量。在工程項目建設中，合同作為基建工程的基礎性文件對于整個項目的檔案管理都會產生重要影響，因而要保證其完整性，并以合同為主線對設計工程建設的相關文件、資料和檔案進行管理，從而有效的提高檔案管理水平。
總結
總之，要想提高油田社區(qū)整個基建項目的管理質量，就需要針對油田的諸多獨特性特征和油田社區(qū)的建設要求，克服存在的問題，通過對整個項目進行全面而合理的管理使油田社區(qū)的基建工程在管理中達到完善和科學的層次，從而從根本上提高油田社區(qū)基建項目的管理水平和質量。
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【關鍵詞】工程項目；檔案收集
【中圖分類號】G275；TV512【文獻標識碼】A【文章編號】1002-8544（2015）07-0282-01
一、工程項目檔案收集遇到的難點
1、重視度不夠
工作人員往往不夠重視檔案收集工作，普遍存在著重視前期建設，忽略后期檔案收集的想法。無論是施工單位還是相關部門，所關注的重點都是工程的進度和質量問題，認為這些才是一個工程最主要和最該關注的部分，而往往都忽視了后期的檔案收集工作。尤其是經常將檔案管理工作滯后完成，總是在工程建設完成的很長一段時間之后，才想起來要整理檔案，而且由于對檔案收集的專注力度不是很夠，沒有專門整理檔案的工作人員，因此，工程項目檔案的收集工作的質量比較差。
2、任務不明確
工程檔案的管理機構是它們所承擔的任務量是不相匹配的。檔案管理部門，并不是僅僅收集一次的檔案資料，而且檔案的收集工作不是靠一個部門就能夠完成的，它需要許多部門積極配合和支持，才能很好地完成整個工程項目的檔案管理工作，包括檔案資料的收集和整理、分類和建立檔案等等內容，而有些工程單位，根本就沒有獨立的檔案資料整理的相關部門，是有幾個人負責完成這一工作，這樣一來，當工程建設完成的時候，單憑這幾個人，來完成一項工程建設的檔案收集是十分困難的。
3、缺少相關文件的約束
目前工程項目檔案的收集工作缺乏相關文件的約束，如果制定相關的文件對此進行約束和管理的話，那么工程項目的檔案收集工作就會順利很多。如果用相關部門制定出文件來對工程項目進行管理的話，那么就就會將檔案收集工作視為比較重要的工作。例如現(xiàn)在很多工程建設的部門都沒有設立獨立的檔案部門，如果制定了相關文件對此進行管理的話，每一個工程都會按照規(guī)定設立獨立的管理檔案的部門，并且按照文件中規(guī)定和要求的一樣，準時并且高質量的完成工程項目檔案收集的工作。
4、檔案收集工作完成的質量不高
很多的工程建設單位都沒有設立專門的檔案管理工作人員，而復雜工程建設的技術人員對檔案收集的工作又不是很熟悉，不知道什么樣的資料需要收集，什么樣的資料需要整理和建檔，什么樣的資料需要上交，什么樣的資料不需要上交。在工程建設的時候不注意資料的收集和整理，而在工程建設完成的時候又缺乏專業(yè)的人員來整理，所以導致工程項目檔案的整理工作被滯后。而且一些建設工程的單位沒有單獨的檔案室，檔案資料得不到妥善的保管和放置，一些很重要的資料因存放的不得當而遭到損壞。
5、檔案收集的工作人員能力不足
由于許多的施工單位對檔案收集和整理的工作不是很重視，所以經常安排一些臨近退休或者是一些實習人員來完成這一部分的工作，導致檔案收集工作完成的質量不高。而且檔案工作人員的工資會比其他搞工程建設的人的工資低很多，讓檔案整理人員的工作積極性不大，致使收集工作完成的不是很好。
6、檔案資料沒有電子資料的備份
隨著科技的進步，檔案資料的收集和整理也向著高科技的趨勢發(fā)展，因此，檔案收集的工作人員應該也運用先進的科學技術，將檔案資料進行電子備份，在整理檔案的時候，也整理出一份電子版檔案。一直以來，工程項目的領導對于工程項目檔案的收集和整理都不是很重視，更不要說電子備份的問題了，有些領導甚至認為電子資料的備份是完全沒有必要的。很多單位都只是進行紙質版的檔案整理，并沒有意識到電子版檔案的重要性和方便性。
二、解決工程項目檔案收集問題的對策
要想更好的做好工程項目檔案收集中遇到的問題，需要從以下幾個方面入手。
1、加強檔案收集工作重要性的意識
眾所周知，在一個單位中，是否對一個工作重視，與領導有很大的關系，領導重視的部門就會增加人力和財力的支持，進而提升這一部門的工作質量。只要領導重視檔案收集和整理工作，那么就會將更多的人力、物力和財力分到檔案管理部門，配合檔案部門的工作，才能將工程項目檔案工作完成的更快更好。而如何加強對檔案收集工作的關心和重視又是發(fā)展好檔案收集工作的關鍵性所在，要增強一個單位中領導對檔案工作的關注程度，讓領導意識到這一工作的重要性，要了解檔案工作人員工作的重要地位，肯定他們的工作能力和成果，向其他崗位的人宣傳檔案資料的重要性，讓大家一起積極配合檔案收集工作。
2、完善相關的檔案管理制度
一般的工程建設單位，都缺乏獨立的檔案管理機構，因此，并沒有單獨的工作人員來負責這一方面的任務，這樣以來，對工程項目的檔案收集和整理有很大的弊端。因此，各單位為了解決這一問題，應該設立專門的檔案管理機構，分配專門的工作人員來完成這一任務。其次，還應該制定相關的規(guī)章制度來規(guī)定檔案收集資料的標準，制定出相關的標準來去檢驗資料收集的質量問題，一旦發(fā)現(xiàn)與標準有出入的地方就要及時的改正。而且要定期舉辦會議來討論在檔案管理過程中所遇到的問題，讓大家集思廣益，提出問題，解決問題，總結經驗和教訓，進而提高工程項目檔案收集的工作。
3、實行全方位的檔案收集模式
當建設工程剛剛開始的時候，就需要做好檔案收集和整理的準備，同時要對收集到的檔案的質量提出嚴格的要求，要明確收集的范圍和對象。在工程的施工階段，負責檔案管理的工作人員不能僅僅在辦公室負責資料的整理，還應親自到施工現(xiàn)場去考察，掌握工程進度的資料的整理和收集。并把整理出的資料及時的向有關方面的負責人進行匯報，以免出現(xiàn)各方面的問題，并且爭取工程建設剛剛完成的時候，檔案的整理工作也馬上完成。施工單位應該經常對檔案資料的整理工作進行檢查，定期安排工作人員檢查檔案工作整理的進度情況，檔案工作人員應該做到隨時檢查隨時可以提供相關的資料。檔案工作人員應該深入到工程建設的每一個環(huán)節(jié)中去，深入到施工單位和施工現(xiàn)場，主動去發(fā)現(xiàn)和收集一些相關的資料。此外，當工程項目結束的時候，檔案整理的工作人員應該及時的進行收集、整理和建檔，爭取不將工作滯后，而且最好還要將每一次的工程項目檔案進行電子版的備份，分門別類的錄入到電腦中，這樣可以避免當紙質檔案出現(xiàn)問題時，還有備份電子資料。
4、部門之間要相互配合
檔案收集工作涉及到整個工程的各個環(huán)節(jié)和各個部門，所以要做好檔案收集工作不僅僅只是檔案工作人員的工作，也需要其他工作人員的配合和幫助。首先，技術部門要積極的向檔案部門提供資料，讓檔案部門有資料可以收集，其次，要在財政上對檔案部門予以支持，幫助解決檔案部門在財政上遇到的各種問題。
三、總結
檔案資料的整理和收集是貫穿整個工程建設的重要組成部分，是將工程建設記錄下來的最好憑證。所以，應該要更加重視檔案資料收集工作，完善檔案工作的相關制度，各個部門之間積極的配合，并提高檔案工作人員的素質，只有這樣才能夠將現(xiàn)在工程項目檔案收集遇到的難點和重點問題解決好。
參考文獻
工程單位檔案資源的核心和靈魂就是工程技術檔案，其能夠記錄工程項目的質量控制、進度管理、延續(xù)和發(fā)展交通工程技術等原始數據，這是對交通線路進行建設、維護的重要依據，也是工程項目進行問責的主要憑證，其重要性不言而喻。但是當前對其的管理工作還存在一些問題，需要找出合理有效的措施來進行改善。
1 工程技術檔案與工程項目的管理
1.1 交通施工企業(yè)工程技術檔案管理中存在的問題
交通工程項目中的對于質量的把控過程主要施工過交通工程行業(yè)的相關資料來完成的，是工程項目進行驗收，實際運營的重要依據。雖然交通工程行業(yè)的資料檔案比較重要，但是在實際的施工過程中，很多的工程施工單位不注重項目管理的工作，只是簡單的進行整理，在收集工程資料時沒有按照相關的要求和標準來進行，這使得很多的資料不能清晰和客?^的反應施工的真實情況在交付后出現(xiàn)很多問題但是沒有辦法問責。在對檔案的管理進行標準化的執(zhí)行時，存在的問題也比較多[1]。
就一項工程來說，對其的要求不僅僅是穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)揮其功能性，使其安全可靠，其技術資料也應該詳盡、完整和準確，這樣在出現(xiàn)問題時才能夠做到可追溯。當前來說，工程的項目部人員主動和自愿的來從事資料管理的人員比較欠缺，使得工程資料的工作規(guī)范化一直得不到落實，很多項目部的管理人員對于工程資料的整理也不重視，其更加在意的是實際的施工情況[2]。并且，在實際的施工過程中，如果沒有相關部門來驗收，資料的管理工作就會被置之一旁，文件資料被胡亂的堆積，相關的檢查組來進行項目的檢驗時才開始進行資料和檔案的整理，加班加點，只想應付了事。如果驗收的結果不符合相關的標準和要求，資料員往往會成為替罪羊，被追究責任，在這種情況下，很多人都將資料的相關工作當成一份苦差事來做。另外還有一些單位雖然在平常比較注重資料的工作，但是平常資料的記錄和積累沒有到位，憑空捏造和造假的情況比較嚴重，使得資料的準確性和可靠性大大降低。
1.2 工程技術檔案管理與工程項目管理的關系
工程技術檔案具有指導、記錄的作用，對于工程項目的管理水平和能力有一個直接的反饋作用。因此，工程技術檔案的科學和規(guī)范，對于交通工程項目的順利竣工有比較大的影響，對于體現(xiàn)施工單位在施工期間的質量把控以及項目的管理水平也有重要的體現(xiàn)。
工程技術檔案的特點比較鮮明：第一就是能夠對整個工程的質量把控和實際的管理情況進行直觀的反映；第二就是對一些強制性的法律條文是否嚴格按照標準來執(zhí)行進行監(jiān)督；第三就是對于工程項目的檢查、管理以及更改有所記錄，并作為依據；第四就是在整個工程項目中積累信息資源；第五就是為質量責任和問題的追究提供堅實有力的依據；第六就是通過對資料進行分析，及時的發(fā)現(xiàn)工程中存在的問題，并找出有效的措施來進行完善和解決。
1.3 工程技術檔案對于工程項目管理的作用
（1）作為質量通病的重要突破口以及切入點。從工程的技術檔案中，能夠反映出工程項目在施工的檢測等每個施工過程中比較重要的環(huán)節(jié)以及關鍵點，能夠對工程進行重建，也是進行檢查、管理以及實際的投入使用比較重要的依據。在繁雜的基礎信息庫中，對數據進行深入的分析和科學的對比后，通常能夠很清晰的反映出工程質量中存在的問題，并且比較準確和細致，這樣能夠更好的對癥下藥，以此來總結出經驗，避免以后的工程出現(xiàn)相同的問題[3]。
（2）作為獲取的經驗。工程技術檔案是工程建設單位中比較重要的無形資產，擁有海量的原始的施工數據，比較詳細的記載了工程項目的竣工驗收以及質量的相關內容，能夠幫助相關的人員快速的掌握有關項目最直接和最真實的信息。
2 發(fā)揮工程技術檔案對于工程項目管理促進作用的具體策略
2.1 強化崗位的責任意識
對于工程的項目來說，首先要做的就是對資料人員的具體職能進行劃分，相關的如檔案的收集和管理等工作要落實到個人，這樣才能保證工作的有序性。而工程的檔案需要收集的內容是要對工程項目的圖紙進行登記和管理；對于施工過程中的一些施工工藝的變動、會議的記錄要有所保留和登記。
2.2 提升資料員的職位認同感
在建筑的單位中，資料人員似乎處于工程之外，享受到的待遇、得到的重視程度遠遠不如施工員、管理員等。資料員的存在感比較低，這使得交通工程單位的資料員青黃不接且素質難以提升。
近些年，在國家建筑行業(yè)的制度下，內業(yè)人員的尷尬處境有了很大的改善。如施工單位要進行體系認證，就需要其對于專門的質量記錄的資料進行整理和收集。在規(guī)范化和標準化程度越來越高的工程施工行業(yè)，能力比較強、切實負責的內業(yè)人員越來越重要，逐漸的成為了管理者青睞的對象，成為了項目部比較重要的力量。作為內業(yè)的資料人員，要調整自身的價值定位，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和能力結構，總結經驗，這樣才能創(chuàng)造出自身的價值。
2.3 加強監(jiān)督以及引導
交通施工單位的檔案部門對于相關的業(yè)務要加強監(jiān)督和引導，對于資料員要進行前期的培訓，強化其業(yè)務能力和職業(yè)素養(yǎng)。將收集來的資料按照一定的類別、標準進行分布，在封面以及目錄等填寫的過程中嚴格遵守相關的要求和格式。對于工程技術檔案資料的歸類要合理和規(guī)范，避免產生不必要的重復工作，造成浪費。
