時間：2023-10-05 15:56:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案管理優化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
人事檔案是人力資源全面履歷的真實記載，不僅是醫院人力資源管理工作的重要依據，而且在醫院職稱評定及養老保險等管理工作中具有重要的憑證作用。因此需要重視醫院人事?n案管理工作，通過對人事檔案進行集中統一管理，為醫院人才開發和利用提供重要的參考，有效地保證醫院人力資源工作的順利開展。在當前醫院管理工作，人事檔案管理作為其中非常重要的組成部分，在醫院人力資源管理工作發揮著重要的作用。通過對醫院人事檔案管理工作進行優化，可以為人力資源管理提供人力資源信息資料庫，為人員的選拔和任用提供參考作用，同時在醫院人力資源管理和醫院發展體系構建方面，醫院人事檔案也發揮著重要的作用。因此，通過強化醫院人事檔案管理，有利于更好地促進醫院醫療保障和服務的順利開展。
2 新時期做好醫院人事檔案管理工作的相關措施
隨著我國各項改革的不斷深入，我國各個行業都加快了改革的進程，醫院人事檔案管理工作對于醫院的發展具有重要的意義，因此需要跟上時代的發展步伐，加快對管理進行優化，使醫院人事檔案管理能夠更好地適應內外部環境的變化，更好地滿足當前新形勢下醫院發展的需求。
（一）提高對醫院人事檔案管理的認識水平
近年來，醫院發展的速度較快，人事檔案管理工作需要與醫院的發展需求相適應。因此，需要醫院管理者及檔案管理人員，要對人事檔案管理工作的重要性有一個深入的認識，充分的重視起人事檔案管理工作，將人事檔案管理工作納入到醫院整體規則中來，努力提高人事檔案管理工作水平。同時還要在醫院人事檔案管理人員配置具嚴格篩選，確保人事檔案管理人員具有較高的專業素養，能夠熟悉運用信息化技術，并具有較強的操作能力，從而更好地推動醫院人事檔案工作的健康發展。
（二）建立健全管理制度
醫院人事管理部門要根據管理中的實際工作內容進行管理，根據國家頒發的《醫院人事檔案管理法》等法規，制定系統、完整以及科學的管理檔案制度。將醫院所有醫務人員的檔案進行統一管理，使用統一的標準進行系統規范的分類，建立多樣化的分類方式。在管理中建立多種多樣的檢索方法，方便醫院檔案實施的科學化、標準化以及規范化的管理，更要有利于檔案信息資源的開發以及利用。管理檔案的人員要根據管理檔案條例以及檔案法等法律法規實施檔案管理。 充分理解法律法規中所規定的精神， 按照制定的法律法規進行實施， 消除檔案管理意識薄弱的現象。同時還應該在管理中落實責任制度，對管理中出現的問題及時找管理人員問責，實施獎懲制度，保證管理人員管理檔案的公平性以及透明性。
（三）人事檔案管理動態化
人事檔案需要對全體員工的個性特點進行反映，包括德、能、績、勤等考核材料，同時反映出患者滿意度、信譽度等誠信材料。在一定程度上，完善的審查考核制度能夠決定檔案內容的真實性，通過相關信息的提供對當事人的誠信材料進行核實鑒定。實際的管理工作中，真正能夠反映員工個性特點的檔案材料進行及時的歸檔，同時對收集的檔案材料通過加工使其具體化和系統化，從而為健全檔案材料儲備等工作提供重要依據。對于懲處材料的鑒定結果應當使其有關證據準確科學化。在重大醫療事故發生時，需要相關機構及部門進行會商，鑒定事故結果、科學分析技術與現實條件，對結論的正確性進行嚴格檢驗。
（四）加快信息化管理建設
醫院人事檔案管理工作與醫院人力資源管理具有十分緊密的聯系，檔案在人力資源管理工作中發揮著重要的作用。因此為了能夠實現醫院人事檔案的有效利用，則需要加快醫院人事檔案信息化建設工作，建立醫院人事檔案信息管理系統，提高醫院人事檔案信息的檢索能力，為人事檔案資源的開發利用提供更多的便利條件。而且通過人事檔案信息化管理工作，還可以有效的擴展檔案管理的內容，提高醫院人力資源聘用、選拔和職稱晉升等方面的公平性和合理性，促進醫院的健康、有序發展。
（五）提高醫院人事檔案管理者的人員素質
第一，醫院人事檔案管理人員素質的高低直接關系到人事檔案管理的水平，因此在人事檔案管理人員選聘時，需要嚴格篩選，確保組建一支高素質及綜合能力強的人事檔案管理隊伍，盡可能的聘用年輕的人員，這些人員具有完善的知識儲備和較強的學習能力，具有較強的可塑性，能夠更好地與當前人事檔案管理工作的要求相適應。
第二，定期進行崗位的職業培訓，因為醫院的人事檔案管理工作所涉及的內容豐富，更新變化也比較大，只有不斷注入新的知識與能力，才能順應新時期對醫院人事檔案管理工作的變化。
第三，加強工作人員的思想道德修養，畢竟醫院人事檔案管理工作涉及的都是個人的隱私，這就要求醫院人事檔案管理人員的素質能夠達到要求，讓他們能夠客觀、全面、真實地記錄被記錄人員的人事檔案信息，且必須對其隱私進行充分的保密工作。這樣才能夠真正促進醫院人事檔案管理工作的進行。
關鍵詞：人事檔案管理 優化資源配置 措施
企業的發展離不開人才的發展，所以對于人才的培養和管理等工作是企業工作的重點之一，對于人才的管理其中就包括人才檔案的管理，加強人才檔案的管理工作，可以更好的充分利用企業的資源優勢，對于今后的企業的人才的培養和選拔提供較為可靠的人才資源信息，對于企業人才的開發都具有重要的意義。
一、人事檔案工作的重要性
人事檔案在人們日常的生活中扮演著重要的角色，是一個人在各個時期各個崗位的有效證明，這是一種社會現象，是在我國當前體制下產生的對于企業、事業單位組織人事管理制度的重要組成要素，人事檔案的管理是一項復雜的工作，它的重要性之中也具有政策性、專業性、機密性等特點；在企業管理者要對企業的人才進行重新配置的時候，人事檔案是一份重要的參考資料，也是人力資源開發的重要信息來源；當發生重大事件的時候，也可以作為人物進行材料或者傳記的珍貴資料；在日場的其他工作中也能夠為之提供重要的線索和資料。
二、人事檔案管理工作中存在的問題
由于現階段人事管理的工作還沒有高效的管理方法以及現實生活中存在的一些阻力，目前人事檔案管理工作中存在的問題較多，其中主要的問題表現為以下幾個方面：
1、管理者對于人事檔案工作重視度不足
在當今社會改革的大背景下，政府組織機構也在精簡人員的編制，其中，人事檔案管理的工作并不是有特定的人員進行系統的管理，而是相關部門如勞資人事部人員進行兼職管理，造成人員工作量巨大，難以避免的造成其中出現紕漏，難以保證較高的完成質量。
2、檔案管理效率低
當今社會飛速發展，社會人員的調動更是頻繁，如此大的人事檔案管理工作，在檔案人員流動性加大的情況下，造成有時歸檔檔案及時性不足，則檔案的管理工作跟不上現實人員流動的需求。
3、人事檔案管理信息化程度低
當今社會是一個信息時代，幾乎所有的行業都離不開信息化的發展，對于人事檔案管理來說，信息化的程度必須得到加強，但是現階段有很多先進的手段還沒有實施到人事檔案管理信息化的工作上來，對檔案的管理效率帶來了一些負面影響。
三、改善人事檔案管理的一些措施
1、加大對于人事檔案管理的重視程度
首先要加強企業單位領導對于人事檔案管理工作的重視程度，因為在領導這個源頭的影響下，難免造成錯誤意識在企業相當一部分人中蔓延，從而造成檔案的管理沒有加好的規劃，沒有合理安排，人員管理沒有積極性，造成檔案的管理工作沒有相應的保障。上層的不重視也會影響下層檔案的管理人員產生懈怠的情緒，更沒有工作的責任心，可想人事檔案的發展和其功能都受到了較大的限制。所以，首先要改變領導對人事檔案工作的工作理念，改變領導的傳統觀念，將人事檔案的管理工作視為一項基礎性的工作，在提高自身認識的同時，加大對于檔案管理人員的意識培養，使之認識到人事檔案管理的社會價值。同時也應該加大對于人事檔案管理的獎勵，激發員工對于人事檔案管理工作的積極性，對于出色完成人事檔案管理的員工給予一定的獎勵。
2、塑造一流的檔案管理工作隊伍
人事檔案工作效率的提高離不開一個高素質的工作團隊，任何事情的發展都是在人才發展的基礎上完成的，針對目前部分地區檔案管理工作人員的年齡偏大、專業素質不高、信息能力差等缺點，為順應時代的發展，必須加強對于檔案管理隊伍的建設，在選拔相關管理人員的時候要本著政治素質高、事業責任心強、作風公正、專業素質強等特點來選拔，吸納優秀的技術人才。
3、實現檔案管理的信息化
在信息化的時代，要將檔案管理工作與信息技術結合起來，建立檔案管理網絡系統，引用計算機強大的檢索、存檔、聯機等功能來處理龐大的人事檔案信息，這對于檔案的規劃管理、信息的提取分析都具有強大的管理能力，并且效率更是極大的提高。所以要加強相關人員對于計算機技術的學習，在引進計算機技術的同時要對員工的網絡意識、安全意識、管理觀念進行培養，掌握現代計算機技術。
四、結語
當今社會人事檔案的管理工作越來越重要，人事檔案的管理工作對于企業、社會的發展都具有重大的意義，改善檔案管理工作的理念，塑造一流的檔案管理工作人員，努力提升管理的對于專業技能和管理素質，掌握現代的信息管理技術，在優化資源配置視域下加強人事檔案的管理，充分發揮人事檔案的優勢。
參考文獻：
[1]楊恩紅.人事檔案工作發展思路的探索[D].山東大學，2008.
（一）傳統人事檔案管理思想觀念陳舊
在傳統的人事檔案管理中，都是由人工進行管理，在實際的工作中，由于管理人員的思想觀念比較落后，也沒有接受新的檔案管理理念的思想，所以其工作的思維方式受到了很大的束縛，一直堅持的是“重保護，輕利用”，檔案保存的很完整，但卻沒有發揮實際效益，很多管理員認為只要按時收集，妥善保管，提供相應的憑據就可以了，但是卻沒有人更加深刻的去思考這個問題，也沒有考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發價值，以及怎樣更好的優化檔案管理，提高檔案利用率等，這些傳統的思想觀念阻撓了檔案信息資源的開發和利用，同時也影響了人事檔案管理的發展。人事檔案管理人員的思想觀念對人事檔案管理模式的改革具有深遠的影響。在信息時代，人們認識到了開發利用信息資源的重要性，但在實際工作中，由于管理人員陳舊傳統的觀念和思維定勢仍具有很大的束縛性，很少有人考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發價值，并考慮怎樣更好的優化檔案管理，提高檔案利用率等。正因為這些傳統的陳舊觀念，阻撓了檔案信息資源開發利用的進一步深入，影響了人事檔案管理的發展。
（二）檔案管理人員業務水平不高
當前，信息化不斷發展，人事檔案管理為了滿足更多用戶的要求，所以檔案管理人員就要有更高水平的工作能力。檔案管理人員不具備現代技術管理水平，也沒有先進的思想，這些對人事檔案管理工作有很大的阻礙作用。在傳統的檔案管理系統中，管理人員的整體業務水平不高，缺乏檔案管理的利用意識，對檔案的重視程度低，不明確人事檔案的主要用途。隨著社會信息化的迅速發展，人事檔案管理工作為了滿足廣大用戶的需要，對檔案管理人員的業務能力水平提出了高標準的要求。檔案管理人員不僅要具有現代化技術管理水平，先進的思想觀念，還要有較高的知識層次和科學的技術水平。加強檔案管理人員的培訓是實現檔案信息化管理的必備條件。
（三）檔案管理的技術服務落后
傳統的人事檔案管理技術落后，尤其是很少借助計算機的幫助，計算機軟件一般只用在日常辦公中，然而，檔案信息的輸入，儲存和開發完全是用手工進行操作，這樣工作效率不高又浪費很多時間。隨著計算機技術的發展，傳統的封閉管理模式肯定不能適應新的發展趨勢，所以，要解決這個問題就要充分的發揮人事檔案在信息開發中的應用，開發數據庫和相應的管理系統，來適應信息時代的發展。
二、信息時代下人事檔案管理的新探究
（一）人事檔案信息化管理觀念的更新
如今社會市場經濟競爭激烈，如何準確的獲得信息是個人成功的關鍵。很多人認為人事檔案是個人的隱私，不應該當眾公布。因此，我們要改變傳統的思想觀念，正確的對待人事檔案的保存性，在適當的時候完全可以將這些信息作為資源進行有效利用，主動為社會主義人才市場的建設和發展服務。比如，人事制度的推行，讓許多“單位人”變成“社會人”。我們要樹立主動服務的理念，擴大歸檔范圍，借助信息技術，實現現代化管理，為決策機關和人事工作提供參考和服務。
（二）人事檔案信息化管理的模式優化
想要優化人事檔案管理模式，首先要做的工作就是建立人事檔案管理工作網，成立檔案管理委員會，完善委員會工作職能和檔案管理員的工作職責，構建一個完整的檔案管理體系，能夠做到及時有效地信息溝通，處理可能出現的問題和矛盾。除此之外，所有的檔案要進行分類整理，比如說干部的檔案放在一起，普通職員的檔案進行歸類，這樣就不會混為一談。想要使企業更好的運轉，人事檔案管理工作是其中重要的環節。
（三）人事檔案信息化管理的技術革新
21世紀是信息的時代，也是技術的時代，所以要求我們的生產生活要更好的利用信息技術。對于人事檔案管理來說也不例外，需要進行徹底的技術改革，傳統的人事檔案管理很少借助計算機的幫助，現在，就需要我們充分利用計算機的強大功能有效的完成人事檔案管理工作，建立完善的網絡體系，檔案管理工作者要十分熟練的掌握如何操控計算機，使檔案管理工作更加標準化、科學化、規范化。
（四）人事檔案信息化管理標準的規范
長期以來，我國人事檔案管理的手段、思想等就存在很多問題，制約著人事檔案管理工作的發展，為了更好的發展，所以我們要實施新的標準。將人事檔案管理真正納入整個檔案事業系統，接受國家檔案事業規范化、標準化的指導。人事檔案管理的規范化是根據組織、人事、勞動等部門的現實要求，科學、系統的管理人事檔案，更好的為社會主義現代化服務。只有將人事檔案管理納入整個檔案系統，才能發揮人事檔案管理的作用。
人事檔案管理信息化是未來人事檔案管理的必然模式，是現代社會發展的需要，更是事業單位以人為本、科學管理的需要。人事檔案管理人員必須首先打破除陳舊迂腐觀念，強化創新意識，樹立檔案信息服務理念，形成信息檔案、服務育人的管理模式，才能更好更快的發展檔案事業。人事檔案信息化管理、網絡化具有重要的現實意義。它不僅有利于對人事檔案實體和信息的保護，避免損壞檔案的現象發生，還有利于人事檔案的開發利用，提高人事檔案的利用價值，同時可節省大量的人力、物力、財力，減輕各用人單位的負擔。人事檔案信息化管理是建立實用性強的微機人事檔案管理系統，使人事檔案信息能夠及時輸入和輸出，提高檢索效率，快速準確地為人才開發和經濟建設服務，充分發揮人才信息資源的價值，從而真正為各項事業的發展起到提供信息、引導服務作用。
[關鍵詞]信息化 高校 人事檔案 管理 創新
中圖分類號：D035.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）24-0351-01
在高校人事管理工作中，人事檔案管理工作占據著非常重要的份量，其主要負責對高校師生、工作人員等的人事檔案存放與管理，從而利于高校的人事管理。但據調查發現，高校人事檔案管理工作狀況并不理想，許多高校對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，管理模式、方法等陳舊落后，管理效率不高。為此，在信息化時代的發展背景下，創新高校人事檔案管理，構建信息化的人事檔案管理模式，這對于有效提高高校人事檔案管理的服務水平與效率十分有利。
一、高校人事檔案管理信息化的重要性
針對高校人事檔案管理現狀的堪憂，高校人事檔案管理模式必須緊隨高校人事制度的變化而不斷進行革新，根據新形勢與新要求進行不斷的優化與創新。伴隨計算機網絡技術的快速發展，實現高校人事檔案管理信息化顯然十分重要，這是促進高校人事檔案管理進入現代化管理模式的必然趨勢。基于計算機網絡技術的輔助可以大大提高高校人事檔案管理的工作效率，幫助高校檔案管理人員快速處理檔案的統計、檢索、編目等工作以減輕其工作壓力。同時，得益于計算機網絡通訊的便捷，能夠有效實現對人事檔案信息資源的實時共享，這為高校人事管理工作提供了大量的信息依據，利于高校高層做出正確的決策判斷。如此可見，建立健全創新型信息化的高校人事檔案管理具有重要意義。
二、信息化背景下高校人事檔案管理的創新研究
（一）樹立創新意識，優化制度保障
在信息化時代的發展背景下，高校人事檔案管理工作人員需要樹立創新意識，積極利用科學技術來優化與提升高校的人事檔案管理，以實現高校人事檔案管理的信息化、自動化，促進高校人事檔案管理工作的有效性與及時性。創新高校人事檔案管理的工作理念，這是推進高校人事檔案管理工作不斷取得進程的必然要求，但要實現高校人事檔案的信息化創新管理，還需要建立健全管理制度，以優化制度保障來促進高校人事檔案管理工作的順利開展。管理制度的建立健全與創新需要考慮整個人事檔案管理工作的整個流程，包括前期工作的各方面（如材料收集、鑒別、歸檔、整理等）、后期工作的各方面（如保管、查閱、借閱、轉遞、保密等），這些都需要在高校人事檔案的管理制度中有所涉及。同時，還需要包括工作細則、崗位職責等方面內容。
（二）加強技術引進，建設信息化管理模式
實現高校人事檔案的信息化管理，加強技術引進是基本保障，這是為建設信息化高校人事檔案管理模式的必要前提。高校的人事檔案管理主要是針對教學人員與工作人員的管理，他們的工作成績、工作能力都充分記錄在人事檔案中，便于高校選人用人與實現人才資源的優化配置。在信息技術的支持下，為高校構建一個人才資源共享平臺，科學、分類管理人事檔案材料，實現人事管理工作與檔案信息存儲的同步進行，以形成綜合性的人力資源信息庫。高校要建立科學的人事檔案管理信息體系，就需要借助計算機網絡技術構筑一個全面、系統的信息數據庫，對高校所有教學人員、工作人員、學生的人事檔案進行統一管理、細致劃分。以計算機為主要工具，充分實現高校人事檔案管理的信息化與自動化，擴大人事檔案信息服務范圍，以提高人事檔案管理的實用性。
（三）建立專業化管理隊伍，提升管理人員專業水平
當前，許多高校為節省開支并未組建一支專業性的人事檔案管理隊伍，大多由高校教師等其他工作人員來進行人事檔案管理工作，甚至于有些高校直接選用兼職高校學生來管理。可想而知，這些都是造成高校人事檔案管理工作效率極低、問題突出的主要緣由。因此，為了提高高校人事檔案管理工作的效率，建立專業化的管理隊伍尤為重要，同時還需對管理隊伍工作人員進行思想與業務方面的雙重培訓，以提高高校人事檔案管理人員的思想素質與專業服務水平。對高校人事檔案的管理人員進行思想政治教育、職業道德教育，以提高人事檔案管理人員的思想政治水平，增強其職業道德、責任心、敬業精神等。同時，加強對高校人事檔案管理人員的技術培訓，使其掌握現代管理技術與方法，這也是加快實現高校人事檔案信息化管理的有效保障。
（四）創新個性化管理方式，完善管理監督機制
為促進高校充分施展公開、公平、競爭、擇優的人才選拔機制，構建高校人事檔案管理信息化管理為其提供了可能條件。而創新個性化管理方式，為高校各類人才提供個性化檔案服務，并完善人事檔案管理的監督機制，這利于發揮高校人事檔案信息化管理工作的最大作用。如何采取創新型的個性化管理方式，高校人事檔案管理管理工作人員可以從個性特征、專業技術、業務能力三個方面入手，對高校各種人才進行不同層次的檔案劃分與歸類，這樣能夠對這些人才進行綜合的初步評價，以充分挖掘各人才的優勢，從而利于高校的高層領導全面了解人才，以達到選好人才、用好人才的最佳效果。除此之外，完善高校人才檔案管理的監督機制需要同步進行，對高校人事檔案管理部門的工作全過程進行合法化監督，從而確保高校人事檔案管理合法化、公開化。
三、結語
科學、創新的管理是促進各個領域、各項工作順利有效落實與開展事項的保障，對于高校人事檔案管理工作也是如此。信息化、創新型的高校人事檔案管理，能夠有效推動高校人事工作的開展，對于高校的科學發展極為有利。順應信息化時代的發展需求，高校注重建立人事檔案管理工作的信息化、創新化，不僅能夠充分利用現代化管理技術提升高校人事檔案管理工作的效率，而且積極采取相應的創新管理也利于促進高校人事檔案管理與人事工作的有效開展。
參考文獻：
一、人事檔案信息化管理現狀
無論是人事檔案的電子化管理，還是網絡數字信息化管理，其所應用的都是專用的人事檔案管理系統。那么，人事檔案管理系統的開發以及數據庫的建立，都決定了人事檔案管理的完善性。這也就意味著，隨著人事檔案管理模式的變更，相關的軟件管理系統也要不斷地更新，同時還要將統一的標準和通用的規范建立起來。然而，隨著人事檔案管理的不斷細化，功能的增多，諸如社會醫療保障、社會養老保險等等，都需要提取人事檔案作為憑證，那么對于人事檔案管理體提出了更高的要求。隨著人事檔案的應用性越來越強，那么，采用計算機技術進行管理，哪怕字符輸入的失誤，也會改變檔案信息。對于人事檔案進行網絡信息化管理，主要是對于不同地區、不同部門的人事檔案進行整合，通過共享接口進入到綠色通道當中，輸入正確的密碼，就可以對于有關人事信息進行查詢。然而，人事檔案的信息化管理卻存在著安全隱患。無論是人事檔案的電子化管理，還是信息化管理，都會存在著由計算機技術所帶來的各種威脅，諸如計算機出現故障、信息網絡癱瘓，或者是各種病毒的傳播，都會導致數據庫遭到破壞而導致人事信息丟失。特別是網絡信息系統，如果沒有建立必要的安全保障措施，甚至于會造成人事檔案信息被盜取的可能。
二、運用云計算優化人事檔案管理
（一）云計算
“云”是計算機群的一種形象表達，其是建立在計算機互聯網基礎上的一種計算方式，對于網絡上所呈現出來的較為分散的布局建立起來一種新型的基礎架構。通過云對于本地計算機資源進行整理，是通過互聯網將本地計算機的瀏覽器以及操作系統接入到云中，采用云計算方式展開各種服務項目。這種網絡連接模式不會受到時空的限制，只要需要調用云中的信息資料，可以隨之使用個人電腦或者手機接入到云上面，而所有的操作并不需要掌握專業性技術，就可以在網絡上完成。
（二）云計算在人事檔案管理中的應用
從網絡技術上來講，使用云計算進行人事檔案管理，依賴于云計算的優勢，能夠解決現代信息化管理的各種弊端。人事檔案管理通過互聯網絡進行信息化管理，是對于分散的人事檔案重新整合到指定的數據庫中。但是，隨著人事檔案管理的覆蓋面擴大，功能性也逐漸增強，導致數據庫的存儲功能存在著局限性，很難實現集成化管理模式。云計算，是對于計算機網絡建立一個統一的入口，本地計算機通過這一入口就可以接入到云中，而在本地計算機的人事檔案管理工作也轉向了云端完成。人事檔案信息在轉入云端之前，要進行數字化處理，隨著各項服務，諸如信息檢索等等也隨著轉移到云端。有關人員要查詢有關人事檔案的信息，只要使用可以接入網絡的移動設備，諸如智能手機等等，就可以接受與人事檔案有關的服務。如果此時需要調用檔案信息，或者是提取檔案，則可以通過網絡提出調用請求，經過驗證之后，就可以將相關的業務處理完畢。可見，采用云計算進行人事檔案管理工作，不但降低了成本，而且提高了服務效率。
三、人事檔案在網絡管理中的前景
如果沒有電子信息技術和互聯網技術，采用傳統模式對于人事檔案進行集中管理將是非常繁瑣的事情，需要耗費大量的人力和物力。隨著信息技術的發展，人事檔案管理也逐步實現了優化升級。計算機數字化信息技術，給人事檔案管理帶來了便利，并實現了管理模式的優化。然而，信息技術的革新，也就意味著人事檔案管理要經歷一次新的考驗。從計算機電子化管理到網絡信息化管理，直到云計算對于人事檔案信息化管理的影響力，都需要相關的管理人員在觀念意識上要隨著時代的進步而轉變。綜上所述，人事檔案要隨著社會的發展以及科技的進步有所調整。信息技術的快速發展，促進了人事管理的信息化實現。運用計算機技術數字化技術進行人事檔案管理，不但提高了人事信息管理的地位，而且也促進了人才開發管理。
作者：李疆單位：新疆地礦局第一地質大隊
隨著現代化社會進程的進一步深入發展，尤其是尤其強調法制社會發展的背景下，人們越來越關注整個社會的管理水平與管理能力，尤其關注事關自己切身利益的一切管理行為。作為為各級人事管理提供可靠的科學依據的人事檔案管理工作，自然也越來越凸顯出了其重要性。與傳統的人事檔案管理工作相比，人們對新時代人事檔案管理工作的要求也越來越高，一方面強調極大程度地保護個體的隱私，另一方面又強烈主張相關信息的公開透明，甚至還遠不止如此。總之，在當今人們格外注重信息公開、公平，同時又高度關注個人信息隱私與保密的背景下，我們只有徹底改變傳統的思想觀念，正確的對待人事檔案的保存性，與時俱進，不斷發展、優化、創新我們自身的管理工作，才能夠適應新時展的步伐。具體來說，我們應該怎樣適應新時期的發展要求，創新地做人事檔案的管理工作呢？
一.用互聯網的視角優化人事檔案信息化管理的模式
時展到今天，可以說，人類已經完全進入到了信息化時代，任何人、任何部門都無法拒絕甚至回避互聯網技術的應用，那么，在這樣的背景下，人事檔案管理工作也必須需要與時俱進，大膽地將互聯網技術引進、應用到人事檔案管理工作中來。這就需要我們大膽運用互聯網視角努力優化人事檔案管理模式。首先，建立人事檔案管理工作網，成立檔案管理委員會，完善委員會工作職能和檔案管理員的工作職責，構建一個完整的檔案管理體系。此外，分類整理、管理人事檔案，建立更為科學而嚴密的管理體系，建立公開透明與嚴格保密相結合的管理體系等等。
二.努力升級人事檔案信息化管理的技術
信息大爆炸時代，各種信息紛繁蕪雜，即便是人事檔案信息也不可回避這一非常嚴肅的問題，比如學歷造假、簡歷造假、獎勵與榮譽造假等等。如果僅憑有限的管理人手用傳統的管理方法一一甄別，先不用說其浩大的工作量，就是工作質量也足以令管理者望而卻步了。那么，我們只有勇于正視這一客觀存在的問題，積極面對，同時大膽引進先進的現代化信息技術，用先進的技術甄別處理，比如運用比軟件比對相關的人事檔案信息，或者借助類似于微信等智能技術適度公開一些信息以接受社會的監督。與此同時，我們還要加大相關的硬件建設力度，比如計算機硬件的升級換代，比如提高網絡運營速度，比如優化網絡查閱功能等等。總之，既然我們生活在現代信息社會里，不能回避也不可能拒絕現代信息技術，那么就叫我們雙手擁抱它，并且努力運用它為我所用。
三.盡快建立人事檔案信息化管理的標準與行業規范，并以此規避我們管理工作的不足
長期以來，我國人事檔案管理的手段、思想等就存在很多問題，這也嚴重制約著人事檔案管理工作的科學發展和和諧發展，這不僅是我們管理理念存在著嚴重滯后的問題，更是我們囿于傳統管理方法與思想而不肯開拓創新所致。與此同時，缺乏嚴格而科學的行業規范，特別是缺乏與時俱進的真正適應現代社會發展以及人事制度改革需要的科學規范，摸著石頭過河，邊做邊探索，在探索中總結與優化，一直是人事檔案管理工作存在的不爭事實。我們往往一方面呼吁新時期人事檔案管理工作的革新，而另一方面又苦于沒有一個嚴謹而科學的管理規范可實行。結果往往是呼吁是呼吁，現實的工作還是老樣子；盡管人人注意了，相關部門也嘗試革新了，有關制度也紛紛出臺了，但是實際管理工作的成效往往甚微。所以，將人事檔案管理真正納入整個檔案事業系統，接受國家檔案事業規范化、標準化的指導。人事檔案管理的規范化是根據組織、人事、勞動等部門的現實要求，科學、系統的管理人事檔案，更好的為社會主義現代化服務。只有將人事檔案管理納入整個檔案系統，才能發揮人事檔案管理的作用。
總之，人事檔案管理信息化是未來人事檔案管理的必然模式，是現代社會發展的需要，更是事業單位以人為本、科學管理的需要。所以，人事檔案管理人員必須首先打破除陳舊迂腐觀念，強化創新意識，樹立檔案信息服務理念，與時俱進，積極創建信息檔案、服務育人的管理模式，以此來更好更快地發展檔案事業，進而為新時期人才的科學管理與人才的科學使用，尤其是為社會主義市場經濟建設保駕護航。未來社會里，人事檔案信息化管理、網絡化管理、智能化管理，一定是常態；因為它不僅有利于對人事檔案實體和信息的保護，避免損壞檔案的現象發生，更有利于人事檔案的開發利用，提高人事檔案的利用價值，尤其是可節省大量的人力、物力、財力，減輕各用人單位的負擔。此外，建立實用性較強的智能管理系統，提高檢索效率，快速準確地為人才開發和經濟建設服務，充分發揮人才信息資源的價值，從而真正為各項事業的發展起到提供信息、引導服務作用，也將是未來人事檔案管理的新常態。所以說，無論是傳統的人事檔案館，還是數字人事檔案館，人事檔案管理工作者的作用都是非常重要的，人事檔案管理者要隨著時代的進步，改變管理理念，完善管理體制，抓住機遇，為社會提供更多更有效的信息資源。
1.提高對檔案管理重要性的認識
隨著社會分工的不斷細化以及現有工作的不斷擴充，為了適應新的經濟發展形勢和企業現狀，必須要提高對人事檔案管理重要性的認識。因為人事檔案本身是最真實的歷史和最具說服力的佐證，它的內容真實地反映了一個人的經歷、品德及成長過程。企業人事檔案管理工作具有如下價值：第一，起著推動企業發展的作用，在管理企業人事的同時加快了企業發展的步伐；第二，通過企業人事檔案管理的完善能夠提高企業的核心競爭力；第三，是企業人力資源管理的重要手段和重要組成部分。
2.完善人事檔案管理制度
現有人事檔案管理制度存在許多問題，要想提高我國企業人事檔案管理的效率就必須不斷完善管理制度。首先，應該明確進行檔案管理工作的具體部門，避免出現多頭管理的狀況，以提升檔案管理工作的有效性。其次，將封閉的檔案管理模式開放化，這樣一方面可以加強人們對檔案管理的認識，另一方面可以有效監督檔案管理工作的正常開展。最后，為了適應我國現有的企業人事現狀，應該設立相應的人事檔案分理處，專職進行企業人事檔案的管理工作。此外，為了將管理工作最優化，應該將人事檔案管理工作與人員使用分離開來，以便于實現最優化管理。
3.提高檔案管理人員的業務素質
除了完善的管理制度，要想高效地進行企業人事檔案管理工作還需要擁有高素質的檔案管理人員。雖然現在管理工作都有相關技術或系統進行輔助，但是操作主體始終是人，如果檔案管理人員專業素養不夠，勢必會造成人事檔案管理工作出現差錯，影響人事檔案管理工作的質量。在培訓檔案管理人員時應該注意從理論和實際著手，一方面要從理論上加強檔案管理人員對工作性質和工作內容的認識，另一方面應該培養相關人員具體操作的業務能力。
4.加強檔案管理的信息化建設
我國現有的人事檔案管理效率較低，為了提升人事檔案管理工作的質量，應該在管理工作中加入信息化元素。檔案管理的信息化建設具有重要意義，它不僅可以提高檔案管理的速度，同時它還提升了檔案管理的準確性。在將企業人員的信息錄至計算機的同時，需要對不同人員的檔案信息進行分類以方便管理。另外，為了更有效地進行人事檔案管理工作，有關人力資源的電子網絡的建立十分必要。通過計算機強大的存儲功能可以對企業不同人員的錄用、調用及時做出詳細記錄，還能集中管理各個部門的人事檔案，大大提高了管理的效率。
二、結語
關鍵詞：人事制度 醫院 人事檔案管理
人事是指各級政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構依據國家有關人事政策法規，接受用人單位或個人委托，對其人事業務實行集中。規范、統一的社會化管理和系列服務的一種人事管理方式。人事的當事人為方和委托方，一般是縣級以上政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構；委托方為需要人事服務的各類企業、事業單位和個人。 人事業務可由單位委托，也可由個人委托。委托的方式由委托方與方商定，并以合同的形式予以明確。
1.人事制度下的醫院人事檔案管理工作，首先要轉變傳統觀念
人事制度是時展過程中，國家進行宏觀調控一種體現。因為人事制度主要以實現人才優化利用為根本出發點，所以在人事制度下的醫院檔案管理工作，就不能用傳統的手段進行目前的人事檔案管理工作。要落實制度下的人事檔案管理，轉變檔案管理觀念，需要醫院檔案管理和人才交流機構共同轉變工作理念。要使人才制度下的醫院檔案管理，發揮人力資源優化配置的根本目的，就必須以人才交流機構，與醫院人事檔案管理的有關部門進行相互的協作和配合。
2.人事制度下的醫院人事檔案管理工作要明確職責意識
人事制度下的醫院人事檔案管理工作，雖然是采用的是一種托管式的是人才檔案管理形式，進行檔案管理。但這并不意味著醫院人事檔案管理工作就可以僅僅是一個形式，一勞永逸了。同樣人才交流機構，也不能因為與醫院建立這樣的一種人才合作平臺，就將工作范疇局限為僅僅承擔簡單保管檔案的責任而已。要保證人事制度下的醫院人事檔案管理工作，能夠發揮對醫院發展的促進作用，就必須要求醫院人事檔案管理的有關部門，和人才交流機構彼此明確職能劃分。醫院檔案管理要在于人才交流機構的合作過程中，做到與人才交流機構的勤溝通，對人才交流機構提供的人才的信息進行勤收集。人才制度下的人才交流機構，要保證與醫院人事檔案管理部門合作的過程中，為醫院人事檔案管理提供最客觀、最準確、最有效的人才信息。
3.人事制度下的醫院人事檔案管理工作要強化收集人才信息
醫院檔案管理工作與人才交流機構進行合作，主要想是通過采用這種人才的形式，提高人事檔案管理的工作效率。要保證人事制度下的，醫院檔案管理可以發揮對醫院發展中的促進作用，我們還應該在醫院和人才交流機構中間建立一個彼此信息互動制度。
4.人事制度下的醫院人事檔案管理工作，要注重管理和監督
因為認識制度下的醫院人事檔案管理工作，是由醫院檔案管理部門和人才交流機構共同完成的。所以要保證兩家單位在合作過程中，每一項工作都能夠落實到實處，就必須針對人事制度下的醫院人事檔案管理，進行有效的監督和管理。為了保證監督和管理的質量，人才交流機構可與與醫院一起派出代表，建立一個監督管理人事制度下醫院檔案管理工作的小組。
5.人事制度下的醫院人事檔案管理工作，要嚴格規范操作
人事制度下的醫院人事檔案管理工作，是醫院為滿足發展需要進行的意愿人事檔案管理工作創新的產物。所以要通過認識制度的這種形式，發揮人事檔案管理促進醫院發展的作用，就需要醫院檔案管理部門要與人才交流機構進行密切的配合。在醫院與人才交流機構進行配合的過程中必須嚴格執行相關制度，嚴格保證工作質量。
6.人事制度下的醫院人事檔案管理工作，要建立人事檔案數據庫
人事制度下的意愿人事檔案管理，要強化多媒體網絡的技術建設。在人才交流機構與醫院檔案管理部門之間，開設一個信息通道。并在兩家單位分別建立有關人事檔案的資源材料庫，一保證人事制度下醫院檔案管理工作可以高效開展。
7.人事制度下的醫院人事檔案管理工作，要提高檔案管理隊伍的職業素質
強化醫院人事檔案管理隊伍，和人才交流機構工作人員素質，就是要強化從事人事制度醫院人事檔案管理工作有關人員的，人事檔案管理意識、人事管理業務能力、人事檔案管理創新思維。強化人事檔案管理工作隊伍的整體工作能力，醫院要定期組織檔案管理人員進行檔案管理技能培訓，和檔案管理責任意識培訓等。
8.結語
隨著社會的不斷發展，醫療衛生事業要面臨時代所帶了的挑戰會越來越多。正確認識醫院檔案管理的有關工作，不僅僅是要強化對醫院檔案管理的重要性的認識，我們還必須將檔案管理與醫院未來發展聯系在一起。落實醫院人事檔案管理，強化醫院人事檔案管理效率，創新醫院人事檔案管理方式。作為創新醫院人事檔案管理的一種方式，基于人事制度的醫院人事檔案管理這種模式，在不久的將來會被越來越多的醫院所采納。
參考文獻：
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【關鍵字】人事檔案，醫院，人力資源管理，重要作用
在當前新形勢下，作為特殊性質的醫院來說，它與人們的日常生活聯系越來越密切，從醫院自身角度來講，在它的經營管理工作中，尤其是人力資源管理工作中，人事檔案所起到的作用越來越明顯，它是醫院在人才選擇時的重要保障，有助于醫院選拔出最適合的人才并對其進行合理培訓，這對醫院的長遠發展來說是極為有利的。
1.醫院人事檔案管理的重要意義
在醫院的內部管理結構中，人事檔案管理是重要的組成部分，它在醫院的整個內部建設中都有體現和滲透，屬于是一種最基礎的服務性工作，同時它也是醫院長遠健康發展的重要推動力。除此之外，人事檔案管理不僅在醫療、科研等的項目中具有重要作用，而且在深化醫療衛生體制改革、提高醫院服務質量以及挖掘優秀人才等方面也有重要的作用，是當前市場激烈競爭環境下醫院提高自身競爭力的重要途徑，基于此，對于醫院來說，就需要將這方面內容作為重點關注，將其納入到日常管理的重點工作中，采取有效措施，充分挖掘和利用人事檔案的信息資源，促進作用更大的發揮，從而保證醫院各個服務活動的有效開展，同時還有助于提升醫院的醫療衛生服務水平，獲得人們的滿意度評價。
2.人事檔案在醫院人力資源管理中的作用
2.1為醫院提高準確詳細的人資信息，有助于優秀人才的選拔
在人事檔案的合理利用下，醫院人力資源管理部門的工作人員可以真實完整的了解到相關人事檔案信息，動態化的掌握醫院內部人才的工作實際。在人事資料的科學整理作用下，人事部門還可以在第一時間了解到醫務人員的自身學歷、工作經歷等的狀況，這樣可以使醫院在進行人員的崗位安排中更加具有針對性和科學性，做到知人善用，最大化的發揮醫療工作者的個人能力，進而促進工作效率的提升。
2.2它是人力資源管理工作的重要依據
對于人事檔案的完善優化，不僅可以推動人力資源管理工作的順利開展，而且由此還可以體現出醫務人員的思想動態、工作表現等等，在它的作用下，人力資源管理人員可以更為全面的把握不同科室不同崗位人員的工作任職狀況，進而可以依據實際狀況進行人員的合理調動和安排，這樣就可以促進人力資源管理工作的高效科學開展，起到優化資源配置的作用。
2.3提高醫院決策的科學性和正確性
人事檔案管理在醫院制定重大經營決策時，可以為其提供豐富完整的理論依據，這樣可以大大避免因為決策的失誤所帶來的經營損失。人力資源管理部門通過對人事檔案的綜合分析，可以及時掌握了解各個醫務人員的基本狀況，而后結合崗位工作的特點，合理的制定薪酬分配制度、獎勵制度等等，同時在內部各項決策制定時也可以有所側重點，這樣就可以提高制度制定的合理性和科學性，更有助于調動工作人員的積極性。
3.提高人事檔案管理作用的對策
3.1對人事檔案信息進行科學整合
對于醫院人事管理部門來說，要在當前新形勢下，結合市場發展的動向，采取新的管理方法實現人事檔案管理的創新和完善，以人力資源管理作為基礎，并聯合檔案管理部門對現有的人力資源信息進行匯總，按照人力資源的開發模式來對人事檔案信息進行科學整合。同時還需要把醫院人事檔案信息資源統一化管理，把人力資源的開發作為向導，在具體的管理體制上要注重統一領導和分級管理，通過縱向逐級的負責，橫向密切聯系完善人事檔案管理機制，最終促進人事檔案信息資源的優化配置。
3.2構建現代化的人事檔案信息管理模式
在科學技術的普及作用下，醫院管理部門可以及時的應用信息化技術和網絡技術來對人力資源信息進行收集，同時在掌握信息的基礎實現多元化的共享。具體來講的話，就是在醫院信息化工作中，實行電子化人事檔案，對電子檔案進行整體上的統一規劃，在此基礎上，構建一個專門的人事檔案數據資料具，醫院的人事檔案管理是一項細致嚴格的工作，需要按照與之相關的信息資源特點來進行科學化的規劃數據庫構成，數據庫在建立時也要綜合考慮到管理、專業以及技術等方面，使其更為全面合理；此外，還需要建立一個個人電子檔案系統，實行專人專有的檔案管理模式，在互聯網信息技術的作用下，改變傳統的紙質檔案，這樣對人事檔案信息資源來說也是一種高效利用和保護的形式。
3.3不斷完善人事檔案管理人員的業務素質
人事檔案管理的對象是整個醫院內部醫務人員的檔案簡歷等信息，它的管理主體是負責管理的工作人員，因此，要提高人事檔案管理的水平，促進人事檔案作用的有效發揮，就要切實加強對管理人員的業務素質提高，不斷的完善管理人員的人事檔案信息編研能力，可以對不同的專業文件材料有一定的了解掌握，并具備較強的人事檔案信息收集能力，同時在這一過程中還要不斷的提高對于人事檔案信息的提煉能力，加強自身知識的積累，可以對檔案信息資源進行綜合全面的分析，提煉出關鍵信息，這樣可以為醫院的決策提供重要的參考作用。此外，還需要掌握電子檔案的相關技術，能夠在信息化背景下，對人事檔案管理進行合理開發和利用，促進其作用的最大化發揮。
4.總結：在當前形勢下，醫院的人事檔案管理工作面臨著一系列的風險和挑戰，對于醫院來說，要想在激烈的市場競爭中取得市場先機，就需要結合自身實際狀況，強化人事檔案重要作用的發揮，采取行之有效的措施不斷的提高人事檔案資源的價值，使其更好的為醫院發展提供服務。
參考文獻：
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1 信息化管理機制在干部人事檔案管理中的重要性
1.1 干部人事檔案管理現狀
由于干部人事檔案，記錄著干事的履歷與發展情況，其重要性不言而喻。但在信息互聯網技術全面深入推廣之前，干部人事檔案，基本都是以紙質材料的形式保存的，記錄、歸檔以及材料積累等各項管理的工作量較大，管理所需的人力投入也相應較多，管理工作可謂是繁瑣而復雜，同時在查閱干部人事檔案時也較為的困難；由此可見，干部人事檔案管理存在一系列的問題，亟待解決。而隨著信息化管理技術慢慢的應用到干部人事檔案管理工作中去，在轉型的過程中，由于管理方式、管理機制以及管理流程等方面的差異性，使得干部人事檔案信息化管理發展存在一些阻礙，使得干部人事檔案的記錄、積累存在著不詳細、不統一以及不夠規范等問題[1，2]。因此，加強對干部人事檔案管理工作的深入改革十分必要。
1.2 信息化管理機制對于干部人事檔案管理的重要性
信息化管理機制的引入，對于干部人事檔案管理，具有重要意義。其一，信息化技術可以全面促進人事管理創新、高效發展，在節約人力資源成本的同時，優化干部人事檔案管理流程，保障干部人事檔案管理的可靠性與保密性；其二，信息化管理機制是解決目前干部人事檔案管理困境的密鑰，可以構建一整套更為完善、高效而合理的管理機制，使得干部人事檔案信息的記錄、積累以及查閱等各項工作都更為的便捷。
2 信息化管理機制在干部人事檔案管理中的具體應用
信息化管理機制的構建，融合了一系列信息化技術、計算機網絡以及管理措施，從而來優化與完善干部人事檔案的管理工作。
首先，信息化管理確保了干部人事檔案的真實與可靠性，通過建立干部人事檔案數據庫，有效的保存干部的原始信息，構建信息化管理系統，基于計算機、掃描儀等現代設備和技術，將干部人事檔案的信息完整的記錄，從而使得干部人事檔案信息能夠有據可查并隨時更新，有效的保證干部人事信息的真實準確與時效性，實現了檔案信息的集中、動態管理；其次，針對以前干部人事檔案信息存在的撤換、更改等弊端，信息化管理機制通過建立有效的安全防范系統，對電子檔案信息以及紙質信息材料實現了監控，防止干部人事檔案發生記錄真實性失效以及保存不得當等現象的發生；除此之外，信息化管理機制還解決了干部人事檔案查閱流程復雜、困難的問題，通過實際需求，對干部人事檔案查閱權限進行更新與開放，通過互聯網電子資源共享平臺，使得干部人事檔案調用更為的便捷高效[3，4]。總的來說，信息化管理機制，通過豐富的信息化技術與手段，正逐漸滲透并應用于干部人事檔案管理的各項工作。
3 干部人事檔案信息化管理的發展展望
基于干部人事檔案信息化管理的發展現狀與具體應用，本文就其未來的發展提出以下幾點思考[2，5]：
（1）加大對信息化管理的研究與投入，完善信息化管理機制。在干部人事檔案的管理工作中，信息化管理機制的構建，能夠確保檔案信息的真??性與可靠性，其在干部人事檔案管理中的廣泛應用與推廣，代表這未來的發展趨勢。
（2）豐富信息化管理技術和管理手段，有效促進檔案高效管理與發展。信息化管理技術與手段的創新發展，才能保障干部人事檔案信息化管理的連續性和高效性，為干部人事調動、履歷發展情況提供史料。
（3）基于干部人事檔案管理發展形勢變化，提升信息化管理質量。通過信息化人才引進與培養，管理機制完善與創新等一系列方法，優化干部人事檔案信息化管理的各項工作。
1.1 檔案意識淡薄。隨著經濟體制改革和人事制度改革的進一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動日趨活躍，部分人在重新擇業過程中檔案還長期滯留在原單位或人才交流機構，已解除勞動關系的員工檔案卻未能“檔隨人走”。另一方面，部分傳統觀念對企業人事檔案管理的認識不足，在人事檔案管理建設方面沒有給予充分的重視，人事檔案管理工作往往一人多職，硬件設施不到位，管理不到位，致使檔案管理難以標準化、規范化。
1.2 檔案管理規范缺乏。由于對人事檔案重視意識的淡薄，就存在著檔案內容不完整，信息材料不全面的不良現象，甚至員工與檔案難以“對號入座”，嚴重影響企業人事部門管理工作的開展。在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團時間、文化程度、工作經歷等簡單材料，而對反映本人業績、動態的材料收集歸檔不全，致使檔案內容不完整，不能客觀地反映一個人的工作全貌。保密意識不強。人事檔案的保密性較其他檔案而言，保密性要求更高，不僅包含著每個企業員工的個人隱私和自然材料，還從一個側面反映了我們黨和國家及各級組織、各個單位的各項工作的活動情況。這些情況許多是需要保密的，只能由檔案管理單位掌握，不能擴散出去。
1.3 檔案管理隊伍不健全。由于受傳統觀念的影響，對人事檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案管理人員更換頻繁，不能保證企業人事檔案工作的高效開展。
1.4 檔案利用價值不高。一方面，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。另一方面，人事檔案工作是動態性的管理工作，要不斷充實新的內容，增加新的材料。在實際工作中，學歷進修、表彰獎勵等方面的材料收集不全，難以客觀、全面地反映企業員工的真實情況。這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。
2、改進企業人事檔案管理的具體對策
2.1 提高檔案管理意識。無論是企業還是員工個人，都應該自覺更新觀念，提高對檔案的重視程度。首先，企業應該提高對人事檔案的認識，增強依法管檔的意識，建立健全規章制度，配備專業的人員和設備，把人事檔案管理作為企業管理重要的基礎工作抓緊抓好，做到材料收集齊全、歸檔及時準確、管理規范有序。其次，檔案管理人員要強化服務意識，強化市場意識，淡化行政意識和行政手段。
2.2 增強硬件建設。加強人事檔案管理的數字化和網絡化改革，實行個人信息的有條件融合。目前對個人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學歷管理、個人單位表現記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復交叉。有必要對其中一些信息管理進行融合，這樣既可以優化人事檔案信息也有利于國家人力和財物的節約。數字化、網絡化也為人事檔案信息的綜合提供了物質實現條件基礎。數字化、網絡化也是未來信息化利用發展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發。
2.3 改革僵化的管理方式。隨著人員流動的加快，不少人認為“檔隨人走”的管理方式已經不適應現代社會人事管理的特點和要求了，認為“檔隨人走”必須淘汰。所以對人事檔案社會化服務改革的強化和管理才是根本手段。建立社會化集中人事檔案管理機構對政府服務公職人員、流動服務人員和離退休人員的人事檔案。
2.4 加強檔案管理人員隊伍建設。人事檔案管理工作是一項政策性、專業性、保密性很強的工作，要促進企業人事檔案工作的發展，就必須提高檔案管理工作人員的素質。
2.4.1 增強責任意識。熱愛檔案事業，具有強烈的事業心、責任感和使命感，是做好人事檔案管理工作最基本的政治素質要求。
2.4.2 增強法治意識。檔案工作者必須學習《中華人民共和國檔案法》及其他相關的法律法規，具備“依法管理”、“依法用檔”意識，有效維護檔案的完整與安全。建立健全人事檔案管理各項規章制度，使檔案工作者有章可循，有法可依，使檔案工作沿著法制化的軌道發展。
2.4.3 增強奉獻意識。奉獻源于對祖國人民的無限忠誠，源于對事業的執著追求，它體現了檔案工作者埋頭苦干、不求索取的價值觀。
3、企業人事檔案管理改革的基本措施
上述分析表明，當前人事檔案管理，在體制上是割裂開來的，在方式上是封閉起來的，在觀念上是陳舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認為應先從思想認識、管理體制和收集渠道四方面入手：
3.1 重新認識人事檔案的功能與作用。人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用。而且不僅是為政治運動服務，還要為經濟建設服務。人才選拔、人才管理是經濟建設的重要工作之一。因此，要樹立視記載人才成長的人事檔案為識才、選材、用才重要依據的觀念。人事檔案在收集、整理、提供利用各環節，都要適應這個轉變。
3.2 改革管理體制。原有檔案管理體制是沒有將人事檔案納入檔案綜合管理中的。這樣就造成從不同側面反映同一個人在政治、業務方面成長過程的人事檔案材料分屬于不同的管理部門，無法將同一個人的檔案作為一個整體來看待和管理。若對管理體制進行改革，將文書、科技檔案機構與人事檔案管理機構合并，就可統一按檔案部門的標準化和規范化進行管理，有利于豐富人事檔案的內容。
關鍵詞：中小企業；人事檔案管理；人力資源建設；管理制度
中圖分類號：G275文獻標識碼：ADOI：10.15913/ki.kjycx.2016.05.054
隨著社會經濟增速放緩，為了在經濟發展中注入新活力，使其保持中高速發展，有關部門出臺了一系列政策，以促進中小企業的發展和創新。近年來，中小企業的經營情況逐漸好轉，企業的競爭力也逐漸增強。但是，在其發展過程中，普遍存在管理意識淡薄、資源利用率低和人事檔案管理不健全等問題。特別是隨著企業的不斷發展，需要引進和培養大批人才，因此，必須要加強對人事檔案的管理，確保其真實性和有效性。這樣，不僅可以促進人才的合理流動，還可以提高企業人才的優化配置。鑒于此，相關部門必須要采取相應的措施解決和完善中小企業檔案管理中存在的問題。
1檔案管理中存在的問題
1.1管理制度不完善
人事檔案管理制度作為常規性的公共管理工具之一，在國家信用建設、人事管理和福利分配等方面作出了巨大的貢獻。但是，隨著改革開放的深入，傳統的人事檔案管理制度已經不能滿足當前經濟發展形勢的需要，工作中有很多急需解決的問題。
1.1.1不重視人事檔案管理制度
在工作過程中，中小企業不會在人事檔案管理方面投入過多的人力、物力和財力，而且相關領導也不重視這項工作，致使企業的人事檔案管理制度不健全。
1.1.2缺乏監督管理機制
很多企業缺乏對人事檔案的有效管理，致使檔案不能發揮它應有的作用。因為相關人員沒有定期監督和檢查人事檔案管理方面的工作，導致部分員工的檔案被遺失，缺乏連續性。特別是在企業重組的過程中，常常會將人事檔案遺失，而且企業還互相推卸責任，給員工帶來了很多麻煩。
1.1.3檔案轉遞制度不完善
檔案轉遞制度不完善主要體現以下2個方面：①在企業人員流動的過程中，檔案轉遞不及時，程序不規范；②部分中小企業違反人事檔案管理規定，將人事檔案視作普通郵件郵寄，未作機要轉遞，而且檔案也不密封，隨意將其交給員工保管，所以，經常發生檔案被篡改和丟失的情況。
1.1.4存在管理死角
在經營和轉制的過程中，大部分中小企業將主要注意力放在了企業的經濟效益上，忽略了對人事檔案的管理，常常發生檔案自存、人檔分家、檔案不規范、檔案遺失、檔案連續性差等情況，甚至還出現了檔案被隨意修改的問題。由于部分企業檔案管理不完善，導致企業退休員工、下崗黨員的關系無人管、無處轉。甚至有些企業還以經濟發展為由，不重視人事檔案管理工作，給檔案管理部門帶來了不必要的麻煩。
1.2管理方式落后
1.2.1檔案收集不完整，材料質量差
在收集人事檔案時，一定要保證所有資料的真實性、具體性和可使用性，要體現出它們的價值。而國內中小企業在這方面做得還不夠好，收集到的資料質量差，內容不具體、不完整，導致人事檔案資料不能及時歸檔。有很多企業的人事檔案僅僅記錄了員工一些基本信息，比如姓名、年齡和性別等，缺少對實際情況的總結，比如員工的學歷、工作調動情況、獎勵與處分等。這種情況嚴重降低了人事檔案的使用價值，不僅不能為企業選人、用人提供有用的信息，而且還會影響員工正常的崗位調動和升職，進而影響他們的工作積極性。
1.2.2缺乏高效的管理手段
目前，我國大部分中小企業在人事檔案管理方面投入得較少，沒有專業的檔案管理軟件為具體工作服務，所以，管理人員不得不手工編輯和檢索，致使員工的薪資、職務變動情況等不能及時形成并歸檔處理。同時，部分人員會利用手工記錄的便利隨意修改檔案內容，比如變更學歷、修改年齡、更改工作年限等。此外，有些企業出于對某方面工作的考慮，故意隱瞞和更換部分信息，使檔案失去了真實性，使得有關部門不能正確制訂和執行人力資源計劃中的配備、解聘、退休、補充和使用計劃，用人單位處于被動的局面。尤其在先進人后調檔的情況下，用人單位不能及時發現檔案中存在的問題。
1.2.3檔案內容不翔實，信息質量低
中小企業人事檔案立卷不規范，卷宗質量差。這一點主要體現在以下4點：①人事檔案的內容前后不一致，比如員工年齡、工齡、黨齡和學歷，存在年齡填小、工齡變長和文化程度越填越高的情況。②檔案裝訂不規范，人事檔案資料規定要用16開紙，但大部分企業都用的是A4紙，裝訂時一些表格超出裝訂線，給裝訂工作帶來了不便。③員工的人事材料歸類不準，部分檔案資料該歸檔的不歸，不該歸檔的反而歸檔。④人事檔案材料不齊全，比如員工的獎勵材料或處分材料丟失，個人履歷表未蓋人事部門的公章等。隨著企業用人要求的不斷變化，傳統的人事檔案信息已經不適應現代企業的發展及其用人要求——傳統的人事信息比較注重人個的社會關系和政治面貌等，而現代企業則更注重個人的工作能力、技能和特長等。這些都會影響人事檔案的質量。在管理人事檔案時，所用的技術比較落后，進而影響檔案管理工作的效率。在整理檔案和調檔的過程中，中小企業沒有先進的電子信息管理系統，導致員工工作效率低，不能與企業的發展水平相適應。
2完善人事檔案管理的措施
2.1增強管理意識，完善管理制度
良好的人事檔案管理機制能夠促進中小企業間的人才流動，優化企業人才結構，提高企業職工隊伍的整體素質。檔案是企業選人、用人和考察人的重要依據，因此，人事檔案管理工作應不斷適應當前企業的發展理念和選人、用人標準，建立科學、規范的人事檔案管理制度。在工作過程中，相關部門要及時收集員工資料，以確保檔案的完整性。同時，還要強化檔案審查工作，去偽存真，提高人事檔案的質量。另外，相關部門和工作人員要用科學的方法整理檔案，規范其借閱、使用規范，妥善保管，而且還要及時、準確更新員工的檔案信息，規范人事檔案的轉移、辦理程序。只有這樣，才能保證人事檔案的完整性、真實性和有效性，為企業人力資源建設提供保證。
2.2加強檔案的信息化建設
在工作過程中，借助電子信息管理系統，企業可以提高人事檔案管理工作的效率，提高檔案的管理水平，以便查閱、保存、轉移、調動和更新等工作能夠順利進行。隨著企業實力的增強和規模的擴大，企業人事結構更加多元化，對人事檔案管理工作也提出了更高的要求。鑒于此，企業應與時俱進，適應企業現代化的發展需求，運用新理論、新技術，引入和升級企業電子人事檔案管理系統，充分利用人力資源信息，不斷提高人事檔案的管理水平和使用價值。同時，相關部門還應繼續開發新系統，建立人事信息追蹤、反饋系統，實現數字管理，并利用網絡共享，為企業的發展貢獻更大的力量。
2.3加強培訓，提高管理人員的能力
要想進一步加強對企業人事檔案的管理，就需要建立一支經驗豐富、業務精、作風好的管理團隊。在工作中，相關部門要定期或不定期的組織培訓，以提高管理人員的工作水平。通過專業知識培訓讓檔案管理人員及時了解和掌握新技術，并加快新技術的引進速度，以提高企業人事檔案管理的信息化和數字化水平。
2.4科學管理
企業人事檔案管理必須要適應企業人力資源開發的需求，因此，在不同時期，企業人事檔案管理的要求也要作相應的調整，使檔案管理工作規范化和信息化。對人事檔案的科學管理要從以下幾方面入手：①不斷規范人事檔案的收集、歸檔和鑒別工作；②提高檔案管理的信息化水平，改進人事檔案的檢索和查閱方式；③加強對人員的分類管理；④人事檔案管理機構實行許可證年檢制度，并加強對其的監督、檢查，落實檔案管理資格證考試制度，統一收費和服務標準。
3結束語
綜上所述，在工作過程中，相關部門要不斷創新中小企業人事檔案管理工作，開發新思路，應用先進的技術解決和優化企業人事檔案管理過程中存在的問題，充分發揮人事檔案的實際效能，提高人事檔案的使用價值，為中小企業的發展提供有力的保障。
參考文獻
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