時(shí)間：2022-06-02 20:51:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇會(huì)計(jì)檔案管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：電算化；會(huì)計(jì)檔案；管理制度
中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2015）018-000-01
會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位在經(jīng)費(fèi)開支管理中所產(chǎn)生，并作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)歷史記錄保存起來(lái)的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。作為財(cái)務(wù)信息的載體，會(huì)計(jì)檔案可以綜合反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史過(guò)程，可以成為分析財(cái)務(wù)收支的重要依據(jù)，可以作為調(diào)查研究和預(yù)測(cè)決策的史料依據(jù)，可以了解歷年經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程，從中發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理的規(guī)律性，從而提高管理水平和經(jīng)費(fèi)使用效益。因此，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔工作，完善會(huì)計(jì)檔案的管理制度，是各級(jí)財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)重要工作。隨著一系列財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)和投入使用，財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)了電算化，會(huì)計(jì)檔案的意義發(fā)生了變化，內(nèi)容更多，范圍更大。這使得會(huì)計(jì)檔案管理比以往更加繁重。完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度工作顯得非常重要。
一、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案，一般都是以紙質(zhì)的形式存在。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)電算化后，部分會(huì)計(jì)檔案還可以以非紙質(zhì)的形式存儲(chǔ)。
1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案
紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案主要是指紙質(zhì)發(fā)票、收據(jù)、結(jié)算單等原始憑證、上級(jí)下達(dá)的指標(biāo)文件、本級(jí)經(jīng)費(fèi)開支的請(qǐng)示件等紙質(zhì)文件和通過(guò)各類財(cái)務(wù)系統(tǒng)打印形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案保管、移交以及銷毀等紙質(zhì)形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案
2.非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案
非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案主要是指用U盤、硬盤、磁盤、光盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行介質(zhì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)資料。同時(shí)還包括計(jì)算機(jī)自身的軟件硬件系統(tǒng)和設(shè)備類型，財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)名稱、版本號(hào)、編程語(yǔ)言及操作程序等相關(guān)數(shù)據(jù)。
二、會(huì)計(jì)電算化檔案管理的特點(diǎn)
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)行電算化以后，從原始憑證的輸入、財(cái)務(wù)報(bào)表的制作、歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱，都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)完成，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化輸入和管理。工作方式的變化使會(huì)計(jì)檔案有了新的特點(diǎn)：
1.電算化后的會(huì)計(jì)檔案存貯形式更多、范圍擴(kuò)大
憑證、帳簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的存在形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不但可以以紙質(zhì)形式存在，還可以以電磁信號(hào)的形式存貯于光盤、硬盤、磁盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)中。磁性化存貯介質(zhì)的介入使會(huì)計(jì)檔案的管理工作更加簡(jiǎn)潔、高效。電算化會(huì)計(jì)檔案除保留了傳統(tǒng)意義上的憑證、帳簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料外，還存貯了在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件上的數(shù)據(jù)，如程序開發(fā)設(shè)計(jì)說(shuō)明書、源程序、會(huì)計(jì)科目代碼、結(jié)轉(zhuǎn)公式及其他計(jì)算公式等。
2.電算化后的會(huì)計(jì)檔案方便查找和管理
所有的會(huì)計(jì)檔案都可以通過(guò)辦公計(jì)算機(jī)和辦公網(wǎng)絡(luò)計(jì)算、查找、分析、統(tǒng)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)了資源共享，同時(shí)避免了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。在查找某一張憑證時(shí)，只需要在計(jì)算機(jī)程序上輸入需要查找的內(nèi)容，就可以查出會(huì)計(jì)憑證的存放地點(diǎn)，甚至可以直接在計(jì)算機(jī)顯示屏上查看這張憑證的內(nèi)容，這樣的工作模式大大提高了工作效率。
3.電算化后的會(huì)計(jì)檔案更加節(jié)省存儲(chǔ)空間
在傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案時(shí)代，每年都有上千份原始憑證、記賬憑證和各類會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告需要存儲(chǔ)。如果逐頁(yè)打印可能會(huì)消耗上千張紙。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)電算化后，每年的會(huì)計(jì)檔案除了原始憑證和記賬憑證必須以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)外，其余的會(huì)計(jì)檔案理論上只需要用一張光盤存儲(chǔ)，這樣大大節(jié)約了存儲(chǔ)空間。有些單位原先會(huì)計(jì)檔案室爆滿，甚至需要好幾間庫(kù)房存放會(huì)計(jì)檔案的狀況可以得到改善。
4.會(huì)計(jì)檔案存放地的環(huán)境要求更嚴(yán)格
光盤、硬盤、磁盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的使用容易受磁場(chǎng)、溫度、灰塵等因素的影響，因此，相比于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存放地點(diǎn)需要防火、防潮，非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)要有更加嚴(yán)密的防塵、防熱、防磁、防凍等措施。
三、對(duì)完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的幾點(diǎn)意見(jiàn)和建議
嚴(yán)格內(nèi)部控制，提高服務(wù)利用，完善會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度，管好用好電算化會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)管理工作向高水平發(fā)展的重要前提。
1.進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部控制
根據(jù)權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合的原則，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，科學(xué)界定各個(gè)崗位的權(quán)限和職責(zé)，做好不相容職責(zé)相對(duì)應(yīng)工作內(nèi)容的分離管理。應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度，專設(shè)的會(huì)計(jì)檔案管理員的工作崗位，主要負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，該工作崗位不得由審核、會(huì)計(jì)、出納等人員兼任。
2.進(jìn)一步完善電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度
和傳統(tǒng)的手工方式一樣，以電算化方式生成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，也應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定歸檔保管。對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)排序編號(hào)，標(biāo)明存檔的時(shí)間和文件內(nèi)容，并制作檔案管理文件卡片。在會(huì)計(jì)檔案的存放地點(diǎn)做好防火、防潮、防塵、防光、防壓、防腐蝕工作。創(chuàng)建獨(dú)立的內(nèi)部辦公網(wǎng)，與外部其它的辦公網(wǎng)絡(luò)以及因特網(wǎng)物理隔離。完善網(wǎng)絡(luò)安全管理，采取安全措施，做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檢測(cè)、殺毒工作。嚴(yán)格設(shè)定電算化會(huì)計(jì)檔案的使用、查閱權(quán)限，對(duì)不同種類的信息制定不同的權(quán)限，禁止無(wú)關(guān)人員接觸電算化會(huì)計(jì)檔案的信息。
3.進(jìn)一步完善電算化會(huì)計(jì)檔案的借閱制度
電算化會(huì)計(jì)檔案未經(jīng)相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)同意不得借給無(wú)關(guān)人員。會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)盤不得隨意帶出檔案室，財(cái)務(wù)人員若因工作需要，要查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)檔案管理員陪同查閱；若要借用會(huì)計(jì)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)，使用完畢后要及時(shí)歸還并放回原處。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)詳細(xì)登記借閱會(huì)計(jì)檔案的人員相關(guān)信息、包括查閱時(shí)間、查閱的會(huì)計(jì)檔案名稱、查閱緣由。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查資料是否安全、完整。
4.進(jìn)一步完善電算化會(huì)計(jì)檔案定期備份制度
由于U盤、硬盤、磁盤、光盤等信息載體的物理特性，在存放這些會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)采用“AB備份法”對(duì)數(shù)據(jù)備份，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止意外情況下引起的整個(gè)會(huì)計(jì)檔案的損失和不可恢復(fù)。
關(guān)鍵詞 施工企業(yè) 會(huì)計(jì)檔案 管理制度 改善
一、引言
會(huì)計(jì)檔案工作是我國(guó)目前構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)中一項(xiàng)重要的任務(wù)。但是在現(xiàn)實(shí)中，會(huì)計(jì)檔案并沒(méi)有得到企業(yè)的重視，所以檔案保管和整理很容易出現(xiàn)問(wèn)題。如今，我國(guó)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的重視程度隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷提升而增加，我們要順應(yīng)時(shí)代的要求，將施工企業(yè)中的各項(xiàng)基層管理抓嚴(yán)、抓好，將信息服務(wù)的層次和內(nèi)容不斷深化。下文是對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作在施工企業(yè)中重要性的簡(jiǎn)單敘述。
二、會(huì)計(jì)檔案管理工作在施工企業(yè)中的重要性
會(huì)計(jì)檔案對(duì)部門和單位有著非常重要的促進(jìn)和支持作用，會(huì)計(jì)檔案也可以將部門經(jīng)營(yíng)管理的信息和資源完整地反映出來(lái)，能起到監(jiān)督的作用。會(huì)計(jì)檔案工作是我國(guó)目前構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)中一項(xiàng)重要的任務(wù)，其可以將管理規(guī)劃和決策過(guò)程中的信息傳遞出去，這對(duì)于解決經(jīng)濟(jì)糾紛有很大的幫助，同時(shí)可以有效維護(hù)活動(dòng)雙方的權(quán)益，為其提供合理、有效的法律證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的信息化可以將會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量及時(shí)地反映出來(lái)，可以適當(dāng)減少錯(cuò)誤發(fā)生的概率，提升會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化管理水平，所以，我們要充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性（會(huì)計(jì)檔案是非常重要的信息資源）。除此之外，我們還需要了解部門發(fā)展和會(huì)計(jì)檔案的關(guān)系，這兩者之間的關(guān)系非常密切，兩者的結(jié)合對(duì)部門形象的維護(hù)有重要的作用，甚至關(guān)系到活動(dòng)雙方的合法權(quán)益和切身利益。如今，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的重視程度隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷提升而增加，我們要順應(yīng)時(shí)代的要求，將施工企業(yè)中的各項(xiàng)基層管理抓嚴(yán)、抓好，將信息服務(wù)的層次和內(nèi)容不斷深化，將會(huì)計(jì)檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，為我國(guó)現(xiàn)代行業(yè)的發(fā)展增添助力。
三、施工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
（一）會(huì)計(jì)檔案管理制度滯后
會(huì)計(jì)檔案歸檔制度的不完善和會(huì)計(jì)檔案保管制度的落實(shí)不到位是會(huì)計(jì)檔案管理制度滯后的主要原因。如今，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的重視程度隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷提升而增加，再加上會(huì)計(jì)檔案管理制度的管理對(duì)象主要是會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，所以會(huì)計(jì)檔案歸檔制度起著至關(guān)重要的作用，需要我們進(jìn)行完善。會(huì)計(jì)檔案歸檔制度的不完善，主要體現(xiàn)在不少基層單位并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)、移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的規(guī)定，沒(méi)有將會(huì)計(jì)檔案管理納入會(huì)計(jì)人員的崗位職責(zé)中，也沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。而會(huì)計(jì)檔案的保管制度落實(shí)不到位主要體現(xiàn)在對(duì)檔案隨意擺放和翻動(dòng)，在這種情況下檔案很可能出現(xiàn)泄露信息和丟失的現(xiàn)象。
（二）會(huì)計(jì)檔案管理工作不到位
會(huì)計(jì)檔案管理工作不到位，主要包括檔案管理意R落后、缺少網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)維護(hù)人才、工作人員不固定、現(xiàn)代化的投入不足、相關(guān)表格整理的不完整和鑒定銷毀工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)取Ｆ渲校瑱n案管理意識(shí)落后的主要原因是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理存在不重視的心理，缺乏對(duì)工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，這也就直接導(dǎo)致企業(yè)缺乏這方面的人才。如今，計(jì)算機(jī)軟件和硬件技術(shù)隨著科技的發(fā)展不斷趨于成熟，我國(guó)的檔案管理已經(jīng)逐漸向數(shù)字化和電子化的方向發(fā)展，但由于缺乏重視，直接導(dǎo)致了施工企業(yè)對(duì)現(xiàn)代化投入的不足，這對(duì)于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)檔案工作的發(fā)展有不利影響。
（三）沒(méi)有充分利用會(huì)計(jì)檔案
會(huì)計(jì)檔案利用不充分，主要包括利用范圍和方法的限制、利用者范圍的限制。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，施工企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，但由于傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)對(duì)部門資金管理利用的影響，使得對(duì)會(huì)計(jì)檔案資源的利用重視不夠。檔案制度中存在一些保密限制，這就使會(huì)計(jì)檔案人員的身份有了嚴(yán)格的管理和限制，導(dǎo)致很多會(huì)計(jì)檔案用戶無(wú)法進(jìn)入，這也為會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展造成了阻礙。
四、施工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度的改善和加強(qiáng)
（一）會(huì)計(jì)檔案管理中各項(xiàng)制度的建立和完善
在建立和完善會(huì)計(jì)檔案管理制度時(shí)，首先要根據(jù)相關(guān)規(guī)定建立完善的歸檔制度，其次是根據(jù)規(guī)定建立檔案安全保管制度。除此之外，我們要對(duì)保密制度進(jìn)行合理的運(yùn)用，選擇一些專業(yè)技能強(qiáng)的管理人員，將檔案更妥善地保管起來(lái)。在會(huì)計(jì)檔案管理中要尤為注重會(huì)計(jì)檔案的銷毀，所以我們?cè)阡N毀一些失去保存價(jià)值的檔案時(shí)必須認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)。
（二）會(huì)計(jì)檔案管理中業(yè)務(wù)工作的加強(qiáng)
對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)工作的加強(qiáng)，我們首先需要做的就是明確會(huì)計(jì)檔案歸檔的要求，對(duì)具有保存價(jià)值的信息進(jìn)行保存，對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)等重要性材料進(jìn)行打印裝訂保存，在移交時(shí)一定要將表格目錄填寫完整，做好會(huì)計(jì)檔案的立卷工作。電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)保存時(shí)間比較長(zhǎng)，所以我們要建立電算化會(huì)計(jì)檔案收集制度，選取優(yōu)質(zhì)的材料，做好整理工作，從而達(dá)到會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)工作的加強(qiáng)。
（三）管理事故風(fēng)險(xiǎn)的防范，加大投入
在加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保管力度之后，要對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，首先我們需要選擇防塵、防潮、防磁的場(chǎng)所進(jìn)行儲(chǔ)存，并且要定期進(jìn)行檢查，以免文件損壞。除此之外，我們要將軟件版本和數(shù)據(jù)進(jìn)行一致性保存，并對(duì)計(jì)算機(jī)病毒采取一定防范措施，以此保證電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全保存。另外，部門要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理，預(yù)防病毒的侵入。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理水平的不斷提高
在對(duì)施工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行改善和加強(qiáng)時(shí)，我們要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平。要想做好施工企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理，最關(guān)鍵之處就是領(lǐng)導(dǎo)的重視，所以我們要明確企業(yè)人員的職責(zé)，將財(cái)務(wù)部門和檔案部門兩者聯(lián)系起來(lái)，保證會(huì)計(jì)檔案歸檔的工作質(zhì)量。另外，對(duì)于儲(chǔ)存會(huì)計(jì)檔案信息的盤片也要進(jìn)行檢測(cè)，防止出現(xiàn)檔案信息丟失和損壞的現(xiàn)象。
五、結(jié)語(yǔ)
如今，我國(guó)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的重視程度隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷提升而增加，我們要順應(yīng)時(shí)代的要求，將施工企業(yè)中各項(xiàng)基層管理抓嚴(yán)、抓好，將信息服務(wù)的層次和內(nèi)容不斷深化。隨著我國(guó)綜合實(shí)力的不斷提升，國(guó)家經(jīng)濟(jì)實(shí)力飛速增長(zhǎng)，我國(guó)的科技水平也在不斷提高。我們要明確會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)特點(diǎn)，了解會(huì)計(jì)檔案管理中存在的不足之處，制定相應(yīng)的解決方案，不斷完善管理制度，為施工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理增添助力，同時(shí)為我國(guó)強(qiáng)國(guó)夢(mèng)的早日實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)一份力量。
（作者單位為中鐵二局集團(tuán)有限公司檔案館）
[作者簡(jiǎn)介：何慶紅（1973―），本科，檔案館員，主要從事會(huì)計(jì)檔案管理。]
參考文獻(xiàn)
[1] 朱慶英.基層施工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀[J].山西焦煤科技，2006（9）：24-25+29.
[2] 陳梅.基層施工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技，2004（2）：35-36.
(一)管理依據(jù)的特殊性
歸檔管理的會(huì)計(jì)檔案材料是財(cái)務(wù)管理工作中直接產(chǎn)生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理歸檔以后，更具有系統(tǒng)性和連貫性，成為可以作為法庭證據(jù)的依據(jù)性材料。為了保證會(huì)計(jì)檔案管理的合法有效，國(guó)家不僅在《會(huì)計(jì)法》中對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理做出了明確規(guī)范，并且專門制定、頒布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》予以規(guī)范，這在其他門類檔案中是不多見(jiàn)的。在此基礎(chǔ)上，各個(gè)大型國(guó)有企業(yè)包括我公司在內(nèi)都制訂了專門的會(huì)計(jì)檔案管理制度，使會(huì)計(jì)檔案成為企業(yè)檔案管理中最為規(guī)范、明確、高效的門類之一。
(二)來(lái)源的特殊性
由于企業(yè)的自身特點(diǎn)，使檔案管理的前期階段，即歸檔材料的形成、積累，歸檔前整理和按時(shí)移交，成為檔案管理中最難以規(guī)范化管理的階段。因?yàn)闅w檔材料的形成主體成分眾多，素質(zhì)參差不齊；歸檔材料產(chǎn)生的時(shí)間、處所及環(huán)境條件各異，所以歸檔材料質(zhì)量的可控性較難提高，會(huì)計(jì)檔案的來(lái)源同樣存在這些問(wèn)題。雖然會(huì)計(jì)檔案歸檔材料是由專業(yè)的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)及會(huì)計(jì)人員移交給檔案部門，而且在移交歸檔前進(jìn)行過(guò)審查，但是會(huì)計(jì)憑證來(lái)源各異，數(shù)量繁多；會(huì)計(jì)賬簿專業(yè)性強(qiáng)，分類嚴(yán)格；其他會(huì)計(jì)資料種類繁雜，難以準(zhǔn)確分辨，這些特點(diǎn)在其它門類的檔案中都是不多見(jiàn)的。此外，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案歸檔材料積累、整理方法、質(zhì)量及歸檔時(shí)間界定等要素均有明確、嚴(yán)格的規(guī)定，同樣也有別于其它門類檔案。在歸檔時(shí)間上，當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門自行保管一年，待下一個(gè)年度才移交歸檔；在整理方法上，會(huì)計(jì)檔案歸檔材料是由會(huì)計(jì)人員而不是檔案人員負(fù)責(zé)組卷及裝訂，以確保卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
(三)管理的特殊性
會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的直接憑證，與企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的聯(lián)系非常緊密。因此，會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍必須涵蓋經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程，必須如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)各環(huán)節(jié)之間的客觀聯(lián)系，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理人員必須對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)部門和會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)工作有一定程度的了解并積極配合；會(huì)計(jì)檔案歸檔材料種類多樣，壽命周期長(zhǎng)短各異，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六個(gè)檔次，這是會(huì)計(jì)檔案獨(dú)有的特點(diǎn)；由于會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，特別是短期保存的數(shù)量大，需要經(jīng)常進(jìn)行價(jià)值鑒定和及時(shí)銷毀。在我公司，只有會(huì)計(jì)檔案能夠做到定期組織進(jìn)行鑒定、銷毀。這些方面均與其他門類檔案有明顯區(qū)別。
(四)利用的特殊性
由于會(huì)計(jì)檔案涉及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，具有明顯的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和嚴(yán)格的保密要求，必須依法依規(guī)嚴(yán)格管理，無(wú)關(guān)人員不應(yīng)當(dāng)接觸。因此要求企業(yè)檔案部門做出適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案自身特點(diǎn)的專門規(guī)定，對(duì)利用會(huì)計(jì)檔案的主體、時(shí)間、地點(diǎn)及管理要求做出明確、細(xì)致的要求。要對(duì)利用者的資格進(jìn)行限制和審查，采取措施保證在利用會(huì)計(jì)檔案的過(guò)程中不致造成失密、泄密，要規(guī)定明確的利用程序并對(duì)整個(gè)利用過(guò)程實(shí)行嚴(yán)格有效的監(jiān)督管理，在確保館藏會(huì)計(jì)檔案完整與安全的前提下，積極開發(fā)館藏會(huì)計(jì)檔案信息資源。
(五)信息化管理的特殊性
自2005年我公司檔案信息化建設(shè)起步以來(lái)，由于各門類檔案信息化建設(shè)難度不一，因此進(jìn)展步伐也各不相同，而會(huì)計(jì)檔案信息化就是其點(diǎn)比較鮮明的一類。可以說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的速度是最快的，又是最慢的。所謂進(jìn)度最快，即會(huì)計(jì)檔案是最先完成案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的門類；所謂進(jìn)度最慢，即直到今天，我們也沒(méi)有完成會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，更不用說(shuō)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)了。事實(shí)上，會(huì)計(jì)檔案本身的特點(diǎn)已經(jīng)決定，后兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)既沒(méi)有必要性也沒(méi)有可行性。這個(gè)特點(diǎn)與其它門類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作日新月異的局面形成鮮明的對(duì)比。
二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)用方法
(一)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立和實(shí)施控制
會(huì)計(jì)檔案和其它各門類檔案一樣，必須依法管理，堅(jiān)持“照制度辦事，按程序操作”的要求。
1.在制度建設(shè)方面應(yīng)當(dāng)抓好三個(gè)層次的工作：一是制訂專門的會(huì)計(jì)檔案管理制度；二是在國(guó)家相關(guān)法規(guī)修訂、企業(yè)實(shí)際情況變化等情況下，應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行修訂；三是在實(shí)際工作中，應(yīng)逐步建立健全會(huì)計(jì)檔案接收、管理、利用和鑒定銷毀的具體操作程序，使會(huì)計(jì)檔案的管理真正處于有規(guī)可依、有章可循的良性環(huán)境。
2.在制度落實(shí)方面，要采取有力措施保證管理制度的有效實(shí)施和閉環(huán)控制，確保管理制度落到實(shí)處。應(yīng)當(dāng)做到三個(gè)納入：一是將檔案管理制度（包括會(huì)計(jì)檔案管理制度）納入企業(yè)的管理制度體系，確保檔案管理制度的效力；二是將檔案管理制度的內(nèi)容納入職工培訓(xùn)課程，確保檔案管理制度的宣傳貫徹；三是將檔案管理制度的實(shí)施納入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍，與各單位的工作績(jī)效掛鉤，這樣才能確保檔案管理制度的切實(shí)執(zhí)行。
(二)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制
歸檔前控制是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是一個(gè)容易被忽視的環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中同樣如此。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案在歸檔之前都是由專業(yè)會(huì)計(jì)人員管理，往往使檔案人員產(chǎn)生“會(huì)計(jì)檔案是歸檔前管理最規(guī)范的一類檔案”的慣性思維，從而放松對(duì)會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制。我們?cè)陂L(zhǎng)期的管理實(shí)踐中認(rèn)識(shí)到，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須提高對(duì)歸檔前控制這個(gè)環(huán)節(jié)重要性的認(rèn)識(shí)，必須采取有效手段確保檔案歸檔環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率。會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容。首先是對(duì)歸檔材料進(jìn)行現(xiàn)狀調(diào)研，切實(shí)掌握歸檔單位分管領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人是否有變化，弄清應(yīng)歸檔材料的數(shù)量及保管現(xiàn)狀，以及可能影響歸檔工作進(jìn)度與質(zhì)量的其它情況，做到心中有數(shù)；其次是要與歸檔單位的領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人保持溝通，建立經(jīng)常、及時(shí)、良性的信息交流；第三是針對(duì)調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行有的放矢的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，包括宣傳會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)與制度，傳授歸檔材料組卷、裝訂及保管的方法與要求，共同商討解決問(wèn)題的思路與辦法等等，特別是在歸檔單位責(zé)任人員發(fā)生變動(dòng)后，這項(xiàng)工作的重要性更是不言而喻。一般來(lái)說(shuō)，歸檔前管理工作越及時(shí)、主動(dòng)、細(xì)致，會(huì)計(jì)檔案材料的接收歸檔工作就會(huì)越順利。
(三)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案材料的接收歸檔
會(huì)計(jì)檔案的接收歸檔工作是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理不可缺少的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，必須按照“規(guī)范、明確、高效”的要求有序進(jìn)行。從上世紀(jì)九十年代末期開始，我們就逐漸摸索出一套行之有效的工作程序。每年剛過(guò)春節(jié)，我們就開始與歸檔單位溝通，在充分協(xié)商的基礎(chǔ)上制訂印發(fā)當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案歸檔計(jì)劃，確定各單位的歸檔次序、時(shí)間安排、歸檔材料內(nèi)容、歸檔手續(xù)以及聯(lián)系方式，當(dāng)然每年都要不厭其煩地重申歸檔要求，以保證歸檔計(jì)劃的可執(zhí)行性。然后就是為歸檔材料的進(jìn)館做好必要的準(zhǔn)備，包括柜架的規(guī)劃安排、位置調(diào)整、裝具準(zhǔn)備等各項(xiàng)工作，在此期間往往還要關(guān)注與指導(dǎo)歸檔單位制作歸檔材料交接清單的進(jìn)度與質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案歸檔材料的接收工作既是技術(shù)活也是體力活。按照交接清單逐卷清點(diǎn)，核對(duì)名稱、編號(hào)、數(shù)量，精神高度集中，不敢稍有懈怠；一卷檔案不過(guò)一兩斤重，但是要連續(xù)將幾千卷檔案在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行清點(diǎn)、搬運(yùn)、消毒、上架，不僅要求有較強(qiáng)的手腦協(xié)調(diào)能力，還要求有較好的身體素質(zhì)。
(四)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的安全保護(hù)
會(huì)計(jì)檔案接收入庫(kù)以后，雖然組卷、裝訂環(huán)節(jié)的工作已由會(huì)計(jì)人員完成，但是仍然有許多管理工作要做。首先是歸檔材料的清潔消毒就與其它檔案不同，其它檔案都是先消毒后裝訂，文件材料之間的間隙大而松散，臭氧氣體容易進(jìn)入，消毒時(shí)間不需要太長(zhǎng)；而會(huì)計(jì)檔案是已經(jīng)裝訂完畢然后消毒，臭氧氣體難以順利進(jìn)入紙張之間，不但要求檔案在消毒柜中翻開擺放，還要適當(dāng)降低檔案的擺放密度，適當(dāng)延長(zhǎng)消毒時(shí)間，使消毒殺菌盡可能徹底。其次是會(huì)計(jì)檔案的裝具即卷盒種類多、規(guī)格多。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的外形尺寸各不相同，因此除了會(huì)計(jì)報(bào)表與其它會(huì)計(jì)材料采用各門類檔案通用的卷盒外，我們還專門為會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)賬簿量身定做了不同規(guī)格的卷盒。第三，會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)、保密管理要求高。我公司于2013年為會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房安裝了帶指紋鎖的門禁系統(tǒng)，改進(jìn)了防盜實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，進(jìn)一步提高了會(huì)計(jì)檔案的安全防護(hù)水平。此外，還有會(huì)計(jì)檔案案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表的制作；總賬、分類賬和檢索工具的建立；由于檔案鑒定、銷毀而形成柜架空間，必須經(jīng)常進(jìn)行倒架調(diào)整，比其它檔案管理頻繁得多；會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量最多，庫(kù)房面積最大，日常清潔衛(wèi)生工作量也最大。這些工作看起來(lái)瑣碎，但是缺一不可。
(五)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的利用管理
利用會(huì)計(jì)檔案最重要的就是要把握好開發(fā)檔案信息資源與保障檔案完整安全這兩者之間的辯證關(guān)系。首先，利用會(huì)計(jì)檔案的主體必須是持證上崗的專業(yè)會(huì)計(jì)人員，因此檔案部門應(yīng)當(dāng)掌握本企業(yè)的持證會(huì)計(jì)人員名單，并且定期與財(cái)務(wù)管理部進(jìn)行溝通，對(duì)名單進(jìn)行更新；其次，利用會(huì)計(jì)檔案必須事先經(jīng)公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)，并有檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，以確保利用的目的是因工作需要；第三，利用會(huì)計(jì)檔案必須在檔案部門設(shè)置的專用閱檔室內(nèi)進(jìn)行，必須有會(huì)計(jì)檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，閱檔室內(nèi)還應(yīng)當(dāng)配備監(jiān)控?cái)z像頭、電話等必要設(shè)施；第四，如果需要復(fù)制檔案，必須在審批手續(xù)中明確說(shuō)明，并由會(huì)計(jì)檔案管理人員在檔案部門內(nèi)部進(jìn)行。
(六)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的鑒定及銷毀
到期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的最終環(huán)節(jié)，也是考驗(yàn)一個(gè)檔案工作者素質(zhì)的試金石。美國(guó)國(guó)家檔案館前館長(zhǎng)、著名檔案學(xué)家巴克先生曾經(jīng)告誡我們：“人類的檔案遺產(chǎn)具有唯一性，不論由于何種原因失去其中任何一部分，都是整個(gè)人類的損失。”這句話成為我們每次鑒定銷毀工作之前必須重溫的信條。為了確保會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的質(zhì)量，首先必須組織鑒定工作小組，由企業(yè)總會(huì)計(jì)師擔(dān)任組長(zhǎng)，財(cái)務(wù)部門、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員參加。其次應(yīng)由檔案人員制作案卷級(jí)鑒定清冊(cè)，并確保清冊(cè)的內(nèi)容與提交鑒定的檔案在順序、數(shù)量、內(nèi)容各方面準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。第三，采用逐卷鑒定的方法對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。在鑒定前，應(yīng)要求參加鑒定的會(huì)計(jì)人員事先做好相應(yīng)準(zhǔn)備，對(duì)提交鑒定的檔案是否涉及未辦結(jié)的債權(quán)債務(wù)，是否涉及正在辦理的違法違紀(jì)案件等內(nèi)容要心中有數(shù)，以免造成珍貴證據(jù)的滅失。第四，鑒定工作結(jié)束后，檔案管理人員要按照鑒定結(jié)論，將經(jīng)過(guò)鑒定的檔案分為兩個(gè)部分，對(duì)應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保存的檔案重新標(biāo)識(shí)、消毒、回庫(kù)；對(duì)應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案建立銷毀清冊(cè)，辦理審批手續(xù)后，送到有資質(zhì)的銷毀單位，采用化紙漿的方式進(jìn)行銷毀。最后，將銷毀清冊(cè)等鑒定工作資料完成簽字手續(xù)后，及時(shí)歸檔，永久保存。
(七)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)要點(diǎn)
我們必須清醒地認(rèn)識(shí)到，無(wú)論會(huì)計(jì)檔案有什么樣的特殊性，信息化建設(shè)都是會(huì)計(jì)檔案管理的必由之路，這是不以我們意志為轉(zhuǎn)移的客觀規(guī)律。首先，扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)工作是信息化建設(shè)不可缺少的前提條件；其次，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分，并且應(yīng)與整個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)同步進(jìn)行；第三，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)適應(yīng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的實(shí)際情況，遵循其自身的客觀規(guī)律，實(shí)事求是地進(jìn)行。我們的設(shè)想是，對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿類，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)到案卷級(jí)；在其他三個(gè)類別中，對(duì)于已經(jīng)歸檔的檔案，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)到案卷級(jí)，對(duì)于今后歸檔的檔案，在財(cái)政部下發(fā)的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作方案》正式實(shí)施后，根據(jù)實(shí)際情況，可能直接建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)。因?yàn)檫@個(gè)方案將對(duì)現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案形成方式和載體形式做出重要調(diào)整：除會(huì)計(jì)憑證類繼續(xù)采用紙質(zhì)載體外，其它三類材料即會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)報(bào)表類和其它會(huì)計(jì)材料類都將可能全部或者大部分采用電子載體，不再采用紙質(zhì)載體。這必將會(huì)使會(huì)計(jì)檔案管理工作發(fā)生相當(dāng)大的變革，我們應(yīng)當(dāng)盡早做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。
三、結(jié)束語(yǔ)
1 財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范方式
1.1 規(guī)范財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)
財(cái)務(wù)檔案管理以管理為基礎(chǔ)，從優(yōu)化手段，以“細(xì)”為主。做到細(xì)致入微，并提高財(cái)務(wù)的管理效率。財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，做到嚴(yán)格審核，嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真執(zhí)行行業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算水平。促進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算規(guī)范化是財(cái)務(wù)檔案管理的重要手段。實(shí)施控制資金外流，加強(qiáng)審批程序的嚴(yán)格化，確保預(yù)算不會(huì)超出實(shí)際支出。
1.2 完善檔案管理的規(guī)劃方式
定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)庫(kù)存易損耗品和已有資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)數(shù)額，來(lái)反映企業(yè)資產(chǎn)的實(shí)際營(yíng)業(yè)狀況，并提高企業(yè)資產(chǎn)管理的效率，保證企業(yè)資產(chǎn)的增值與節(jié)流。為完善檔案管理的規(guī)范方式，提升檔案管理信息化水平，應(yīng)定期檢查檔案、安排業(yè)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表等資料進(jìn)行整理歸檔，堅(jiān)持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源利用率。按時(shí)做好檔案交接工作，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性不被破壞。需要加強(qiáng)電子財(cái)務(wù)檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設(shè)施。
1.3 完善財(cái)務(wù)管理制度
財(cái)務(wù)人員核算的同時(shí)，需注意不斷地完善各項(xiàng)內(nèi)部制度，全面規(guī)范預(yù)算管理制度。嚴(yán)格審核財(cái)務(wù)手續(xù)，控制不必要的損耗，確保資金的安全流動(dòng)和企業(yè)資產(chǎn)的保值增值；根據(jù)國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)管理和公司的具體規(guī)定，根據(jù)公司現(xiàn)在的實(shí)際情況，指定特別規(guī)章制度，完善新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則遵循責(zé)任相關(guān)制度；開展增收業(yè)務(wù)管理制度，堅(jiān)持從財(cái)務(wù)的角度分析財(cái)務(wù)監(jiān)管現(xiàn)狀，從而提高財(cái)務(wù)的監(jiān)管水平，完善財(cái)務(wù)的管理制度[1]。
2 財(cái)務(wù)檔案管理水平提升對(duì)策
2.1 提高管理人員職業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作
當(dāng)傳統(tǒng)的檔案管理中存在問(wèn)題時(shí)，例如：財(cái)務(wù)管理人員意思淺薄、財(cái)務(wù)管理制度不夠完善。財(cái)務(wù)管理人員知識(shí)和技能達(dá)不到要求的水平，沒(méi)有辦法提升財(cái)務(wù)檔案管理水平，進(jìn)而需要強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)，利用信息化管理手段來(lái)提升財(cái)務(wù)檔案管理制度，并且有效提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。抓住基礎(chǔ)，練習(xí)業(yè)務(wù)會(huì)不斷地提高我公司的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是會(huì)計(jì)工作的重要環(huán)節(jié)，也是財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)部分，近年來(lái)，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作作為公司財(cái)務(wù)部門的首要任務(wù)來(lái)抓，把經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)管理的企業(yè)制度融合在一起，就會(huì)形成完善的管理體系，積極配合各部門工作做好溝通完善工作，使得財(cái)務(wù)管理水平基本平衡[2]。需要加強(qiáng)電子財(cái)務(wù)檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設(shè)施。定期安排業(yè)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表等資料進(jìn)行整理歸檔，堅(jiān)持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源的利用率。定時(shí)做好檔案交接的工作，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性不被破壞。
2.2 建立內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度，規(guī)范財(cái)務(wù)收入與支出
按照國(guó)家的要求，財(cái)務(wù)管理制度是會(huì)計(jì)監(jiān)督的基本準(zhǔn)則和行為規(guī)范，結(jié)合有序的財(cái)務(wù)制度，是完善企業(yè)制度的有效保障。為了整個(gè)公司的財(cái)務(wù)管理制度做到有條有序，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的建立要結(jié)合公司自身的管理要求和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，并列出成本核算統(tǒng)計(jì)和會(huì)計(jì)預(yù)算考核報(bào)告，使整個(gè)公司的財(cái)務(wù)狀況得到良好改善。同時(shí)，為公司的管理制度提供切實(shí)可行的實(shí)施計(jì)劃，定期抽查管理小組工作完成的情況，由上級(jí)主管匯報(bào)工作，內(nèi)部控制的財(cái)務(wù)狀況，由部門領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)財(cái)務(wù)收支預(yù)算的情況和意見(jiàn)，對(duì)資金和稅收進(jìn)行審核排查，將結(jié)果發(fā)表到月末考核結(jié)果欄里面，直接作為期末各部門或各人的業(yè)績(jī)考核。以上措施的執(zhí)行，不僅能督促會(huì)計(jì)從業(yè)人員提高工作質(zhì)量，做到認(rèn)真、負(fù)責(zé)、謹(jǐn)慎，同時(shí)也規(guī)范財(cái)務(wù)收入與支出，最后也防止違規(guī)違紀(jì)的行為發(fā)生，提升了企業(yè)內(nèi)部管理水平[3]。
2.3 實(shí)行會(huì)計(jì)主管管理監(jiān)督的工作
會(huì)計(jì)的準(zhǔn)確信息離不開財(cái)會(huì)的管理方法與管理水平，主要從實(shí)質(zhì)出發(fā)，以主管委派工作內(nèi)容的完成程度。由于公司財(cái)務(wù)部門工作人員的綜合素質(zhì)較強(qiáng)，因而選拔具有獨(dú)立工作能力的會(huì)計(jì)人員，代表公司所屬部門進(jìn)行檢查監(jiān)督，并負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理和會(huì)計(jì)核算工作。會(huì)計(jì)主管主要負(fù)責(zé)公司的工資發(fā)放和費(fèi)用支出，減少所在單位對(duì)工作的干預(yù)，增加主管的工作自主性和領(lǐng)導(dǎo)能力。會(huì)計(jì)主管應(yīng)提高會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性，架起一頂“橋梁”，避免經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的發(fā)生不規(guī)范的活動(dòng)信息。財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)于任何企業(yè)的各個(gè)部門發(fā)展都有著非常重要的意義和作用，為企業(yè)和事業(yè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)提供了直接有效的數(shù)據(jù)。面對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大背景，做好企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作是非常重要的，每個(gè)企業(yè)或事業(yè)機(jī)關(guān)部門都要實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化，企業(yè)財(cái)務(wù)工作，任務(wù)相當(dāng)龐大，競(jìng)爭(zhēng)相對(duì)激烈，但是在中國(guó)的財(cái)務(wù)檔案管理的工作體系不夠完善。除了一些小型企業(yè)會(huì)有專們的協(xié)助人員之外，事業(yè)單位也實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理制度。
2.4 完善財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)節(jié)
規(guī)范財(cái)務(wù)工作，應(yīng)強(qiáng)化和完善企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)節(jié)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益；應(yīng)做好資金的籌集工作，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，認(rèn)真做好財(cái)務(wù)管理制度的基本工作，例如：收支計(jì)劃，核算、分析等工作。加強(qiáng)核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，做好財(cái)產(chǎn)的清查工作和保管使用工作，每個(gè)月編制各類的會(huì)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)說(shuō)明，分析考核報(bào)告。企業(yè)的核心在于財(cái)務(wù)管理的全面性，財(cái)務(wù)工作人員有責(zé)任和義務(wù)做好全面的工作，堅(jiān)決按《會(huì)計(jì)法》執(zhí)行工作。資本金的管理必須聘請(qǐng)中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師來(lái)管理，按規(guī)章制度增加資本，由財(cái)務(wù)部門收回資本。此外，必須按股東批準(zhǔn)董事會(huì)提議；轉(zhuǎn)讓或部分出資的公司股東，按照公司規(guī)章制度向股東以外的人轉(zhuǎn)讓出資；及時(shí)核對(duì)應(yīng)付款和預(yù)付款的管理，保證流通資金充足，無(wú)法支付或應(yīng)首的款項(xiàng)上報(bào)給公司，由經(jīng)理批準(zhǔn)后處理；公司規(guī)定審批的對(duì)外擔(dān)保業(yè)務(wù)，登記后才能由財(cái)務(wù)管理部對(duì)外簽發(fā)，財(cái)務(wù)管理部門及時(shí)督促有關(guān)部門撤銷擔(dān)保；資金的管理超出限額部門要及時(shí)送存銀行保管，嚴(yán)格遵循人民銀行頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》；財(cái)務(wù)人員不允許挪用現(xiàn)金和白條抵庫(kù)，并與庫(kù)存現(xiàn)金和賬面日記余額相符，如果發(fā)現(xiàn)不符要當(dāng)天查明原因，以保?C現(xiàn)金收入與支出符合原始憑據(jù)，進(jìn)而保障資金使用合理性 [4]。
本文針對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問(wèn)題，提出了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的有效措施。要完善會(huì)計(jì)檔案管理制度；提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度；建立信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化；做好培訓(xùn)工作，切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)；推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化。
【關(guān)鍵詞】
會(huì)計(jì)檔案；檔案管理；存在問(wèn)題；措施
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們對(duì)會(huì)計(jì)檔案也愈加關(guān)注，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求也更高。在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，檔案管理是非常重要的組成部分，人們已經(jīng)切實(shí)認(rèn)識(shí)到其重要性，并且在會(huì)計(jì)檔案管理方面也取得了很大的進(jìn)步，但是和發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我們存在的問(wèn)題還比較多，差距較為明顯。這就需要在會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，不斷的完善管理體系，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，切實(shí)提高檔案管理水平。
一、當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題
1、會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)制度欠缺
隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案制度建設(shè)也取得了很大的進(jìn)步，但是，不同單位之間會(huì)計(jì)檔案管理水平各不相同。有些單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度比較健全和完善。也有很多單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度還存在一定的欠缺，這也給會(huì)計(jì)檔案管理工作的制度化、科學(xué)化以及規(guī)范化造成了很大的影響。[1]比如有些單位的會(huì)計(jì)檔案歸檔、保管制度并不完善，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)以及移交等問(wèn)題，沒(méi)有作出合理的規(guī)定。等到需要進(jìn)行檔案查閱時(shí)，很難較為快速的找到，這也導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理效率低下，給會(huì)計(jì)檔案管理造成了一定困擾。
2、領(lǐng)導(dǎo)缺乏會(huì)計(jì)檔案意識(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視不夠
長(zhǎng)期以來(lái)，一些單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，主觀的認(rèn)為，會(huì)計(jì)工作就是核算貨幣資金，平衡資金收支等，忽略了會(huì)計(jì)檔案這個(gè)重要環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)本身會(huì)計(jì)檔案意識(shí)較弱，直接導(dǎo)致了單位的會(huì)計(jì)檔案管理和會(huì)計(jì)工作存在嚴(yán)重脫節(jié)。
3、會(huì)計(jì)檔案信息化程度較低
現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)科技社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平非常高，若是單位無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)，那么很容易被淘汰。在以往會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，往往采取人工管理的辦法，不但浪費(fèi)人力資源并且效率低下，這也直接導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理水平較低。隨著科技的發(fā)展，信息化程度不斷加深，信息技術(shù)發(fā)展也給單位會(huì)計(jì)檔案管理造成了一定的影響，但是就目前而言，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度還較差，無(wú)法滿足會(huì)計(jì)檔案管理需要。[2]
4、會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)較差
單位想要提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，除了需要雄厚的資金，還需要做好人才儲(chǔ)備工作，在事業(yè)單位中，人才是其發(fā)展的核心。所以，單位必須認(rèn)識(shí)到人才的重要性，會(huì)計(jì)檔案管理水平也和人才綜合素質(zhì)有著直接關(guān)系。現(xiàn)在很多單位的會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)較差，給會(huì)計(jì)檔案管理工作造成了嚴(yán)重影響。會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)較差，主要體現(xiàn)在幾方面：一方面是安全管理意識(shí)較差、專業(yè)技能嚴(yán)重欠缺；另一方面是保密意識(shí)較差，經(jīng)常出現(xiàn)泄露檔案信息的問(wèn)題。
5、會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范
由于受到歷史因素影響，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)較差，很多管理人員不具備檔案工作的基本技能，并且其文化水平較低，很少有機(jī)會(huì)接受培訓(xùn)，這種情況下的會(huì)計(jì)檔案管理往往只是材料的堆積，這種堆積是無(wú)序的。此外，會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)水平低下，也直接導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案基本業(yè)務(wù)能力較差。在會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)，沒(méi)有完整的填寫檔案封面內(nèi)容、裝訂時(shí)不夠整齊、有些分類和排序不夠規(guī)范，經(jīng)常存在目錄不夠詳細(xì)，甚至沒(méi)有目錄的情況。[3]在會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)，沒(méi)有建立專門的檔案室，往往由出納人員保管，這也違反了行業(yè)的法規(guī)。這些問(wèn)題的存在，很容易導(dǎo)致單位檔案管理比較混亂。
二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的有效措施
1、完善會(huì)計(jì)檔案管理制度
首先應(yīng)該建章立制。單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，必須根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)做到層層落實(shí)，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性、合理性。與此同時(shí)，單位還應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定一套和本單位相契合的會(huì)計(jì)檔案管理體系，在日常會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，并采取措施解決問(wèn)題。此外，還應(yīng)該重視經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，不斷的對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理體系進(jìn)行完善。[4]
2、提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度
單位想要做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，就必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變觀念，不斷的加大會(huì)計(jì)檔案管理方面的投入，確保其能夠盡快跟上會(huì)計(jì)工作的步伐。
3、建立信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化
現(xiàn)時(shí)，信息的重要性不言而喻，想要獲得更好的發(fā)展機(jī)會(huì)必須做到與時(shí)俱進(jìn)。單位應(yīng)該建立信息化會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)加強(qiáng)和外界以及部門間的溝通，不斷的提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率。這就要求，企業(yè)必須加大會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，改善檔案管理的軟件以及硬件環(huán)境，給會(huì)計(jì)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)提供良好的平臺(tái)。
4、做好培訓(xùn)工作，切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
各單位應(yīng)該給會(huì)計(jì)檔案管理工作人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，強(qiáng)化在職繼續(xù)教育，讓在職工作人員的培訓(xùn)常規(guī)化和制度化。單位應(yīng)該定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，將專家授課、學(xué)習(xí)觀摩以及專業(yè)技能培訓(xùn)等手段運(yùn)用進(jìn)來(lái)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技能和安全意識(shí)。此外，還必須重視加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)工作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行工作檢查和監(jiān)督，并通過(guò)規(guī)章制度的制定來(lái)對(duì)檔案工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范。[5]
5、推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化
會(huì)計(jì)檔案管理工作能否根據(jù)相關(guān)的規(guī)范要求進(jìn)行，提高管理的有效性，和檔案管理人員的素質(zhì)、設(shè)備以及各種耗材有著直接關(guān)系，在解決上述問(wèn)題后，想要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理，需要從下面幾項(xiàng)入手。首先，單位應(yīng)該組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)觀摩檔案規(guī)范達(dá)標(biāo)的相關(guān)企業(yè)，借鑒相關(guān)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和模式，從而做好本單位的會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理；其次，應(yīng)該組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)部門制定的標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)照排除，找出自身存在的問(wèn)題，并在實(shí)踐的過(guò)程中改進(jìn)不足；最后，還應(yīng)該聘請(qǐng)相關(guān)專家來(lái)單位指導(dǎo)，找到會(huì)計(jì)檔案管理工作中可能存在的問(wèn)題，并提出一定的建議，而會(huì)計(jì)管理人員則應(yīng)該根據(jù)專家提出的問(wèn)題來(lái)完善自己的檔案管理工作。此外，還應(yīng)該設(shè)置專門的檔案室，并進(jìn)行防火警報(bào)器、除濕加濕器、防盜系統(tǒng)報(bào)警器的配備，從而保證檔案資料的安全性。
三、結(jié)語(yǔ)
檔案管理工作是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，現(xiàn)在很多單位都已經(jīng)真正認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，也加大了對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的投入，制定了相關(guān)的制度，提高了工作人員的素質(zhì)。但是，當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理還存在一定的不足，這就需要工作人員在實(shí)踐的過(guò)程中，不斷的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。
作者：王曉麗 單位：吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0三隊(duì)
關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;醫(yī)院會(huì)計(jì)信息;檔案管理
信息化的發(fā)展推進(jìn)會(huì)計(jì)工作的電算化，對(duì)會(huì)計(jì)工作者與會(huì)計(jì)管理的方方面面都提出了新的要求。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案不僅是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程的記錄者，也是國(guó)民醫(yī)療信息的觀察者，因而檔案管理具有不可忽視的地位。但是，信息化時(shí)代的到來(lái)給醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理提供新的機(jī)遇的同時(shí)提出了新的挑戰(zhàn)。信息化時(shí)代下，檔案信息的修改變得無(wú)跡可尋，管理變得更加嚴(yán)格與環(huán)保。
文章主要分析在信息化的大環(huán)境下，醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理所面臨的問(wèn)題，以及可行的解決方法，以推進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)信息的檔案管理盡快適應(yīng)信息化的要求。
一、信息化時(shí)代下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
信息化時(shí)代加快了醫(yī)院會(huì)計(jì)管理的電算化進(jìn)程，在硬件與軟件方面都提出了新的要求。一方面加強(qiáng)了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的有序性與低碳性，另一方面又加大了管理的風(fēng)險(xiǎn)性。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理在面對(duì)信息化的挑戰(zhàn)與機(jī)遇時(shí)，積極進(jìn)行了適應(yīng)，但還是不可避免的存在一些問(wèn)題，下面筆者將一一進(jìn)行分析。
（一）管理制度不完善
會(huì)計(jì)檔案管理制度統(tǒng)領(lǐng)著檔案管理的方方面面工作，是宗旨一樣的存在，但是在現(xiàn)有的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度仍然只是按照“規(guī)定”來(lái)定性，并不具有強(qiáng)制性，很大程度上滋長(zhǎng)了檔案管理員工的惰性與怠慢性。隨著醫(yī)療工作與全民醫(yī)保的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息管理的工作量與繁雜度會(huì)與日劇增。但是現(xiàn)實(shí)狀況是，缺乏了制度約束與激勵(lì)機(jī)制的檔案管理工作者將檔案信息堆積如山，棄置一旁。
其次，在檔案管理的過(guò)程中，甚至出現(xiàn)一股官僚之風(fēng)。對(duì)于特殊或具有特權(quán)的病患的會(huì)計(jì)信息保管完好，而其他的患者的會(huì)計(jì)信息則難得一覓，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案室發(fā)展成為特權(quán)患者的專屬檔案室。
（二）新舊交替，卷宗混亂
信息化時(shí)代下的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)行電腦管理，但是醫(yī)院的硬件與軟件在各方面并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)配備，新的管理要求與舊的紙質(zhì)版的信息內(nèi)容不兼容，出現(xiàn)極大的矛盾。舊的會(huì)計(jì)信息檔案的質(zhì)量參差不齊，給會(huì)計(jì)信息的檔案整理成電子化帶來(lái)很多的不便。其次，卷宗由于一直以來(lái)疏忽管理，有很多卷宗都已經(jīng)遺失，在整理的時(shí)候很多的錢財(cái)都花在了卷宗的收回與重建上。
另外，在檔案電算化的過(guò)程中，電算系統(tǒng)對(duì)于老員工來(lái)說(shuō)很陌生，在檔案轉(zhuǎn)寫與系統(tǒng)操作維護(hù)上都造成困難，尤其是在剛剛引進(jìn)新的系統(tǒng)的時(shí)候，大量的信息需要轉(zhuǎn)寫、編輯、歸檔、保密、輸入等，工作量巨大，按照檔案室日常的員工配備根本無(wú)法順利完成，因而新舊的順利交接困難重重。
（三）缺乏專業(yè)人才
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息檔案管理都是實(shí)行紙質(zhì)卷宗管理，對(duì)空間、紙張、人員等的需求量都很大。在信息化時(shí)代下的醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理大都實(shí)行電算化管理。病人與醫(yī)院的財(cái)務(wù)、費(fèi)用等信息都是通過(guò)電腦自動(dòng)生成與錄入。醫(yī)院的整個(gè)財(cái)務(wù)運(yùn)行都是數(shù)字化的，病人在到醫(yī)院就醫(yī)的同時(shí)就自動(dòng)生成一份會(huì)計(jì)信息，最終與該病人有關(guān)的所有財(cái)務(wù)信息都會(huì)需要?dú)w結(jié)到該文件下統(tǒng)一執(zhí)行與管理。這就要求會(huì)計(jì)檔案管理的人員對(duì)于數(shù)字電腦以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)的電腦操作較為熟練，且對(duì)于處理系統(tǒng)故障以及系統(tǒng)安全隱私維護(hù)具有一定的熟悉度，否則無(wú)法保證整個(gè)檔案管理的順利進(jìn)行。但是，大部分老員工都是在紙質(zhì)化管理的時(shí)代背景下培養(yǎng)出來(lái)的，對(duì)于電腦程序操作不大熟練。因而目前醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理的信息化最為緊急的問(wèn)題就是專業(yè)人才的缺乏。
（四）信息化技術(shù)維護(hù)不到位
在信息化的電腦檔案管理基礎(chǔ)上，檔案信息的修改變得無(wú)跡可尋。不法分子只需要破解電腦信息系統(tǒng)的安全防護(hù)程序與檔案系統(tǒng)的防火墻，就可在檔案信息中修改，并且不會(huì)留下任何物理痕跡，最后將其他信息進(jìn)行復(fù)原。而在紙質(zhì)化卷宗管理年代，任何對(duì)檔案信息的修改都可以看到涂改的痕跡，給追索留下重要線索。因此，信息化時(shí)代下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的另一個(gè)重要問(wèn)題就是技術(shù)維護(hù)不到位，尤其是安全保密防護(hù)技術(shù)不到位，給不法分子的篡改留下了機(jī)會(huì)。
（五）部門設(shè)置不規(guī)范
部門設(shè)置不規(guī)范主要源于對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的不重視。通常情況下，會(huì)計(jì)檔案的管理都與醫(yī)院的其他檔案管理混為一談，并沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的檔案保密管理部門，即使設(shè)置了檔案管理部門也形同虛設(shè)，沒(méi)有積極貫徹職業(yè)精神與職責(zé)。很多檔案管理工作者將保密室的大門關(guān)上就一走了之，并不定期進(jìn)行整理與核對(duì)，這樣很容易造成檔案的遺失與混亂。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案紀(jì)錄的是醫(yī)院的歷史與國(guó)民就診的歷史，具有很重要的歷史與現(xiàn)實(shí)意義。然而一旦數(shù)據(jù)失去完整性，意義就會(huì)大打折扣。因此，改變現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理部門設(shè)置不規(guī)范的現(xiàn)狀很有必要。
二、優(yōu)化信息化時(shí)代下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
基于上述分析我們可以看到，在信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)下，醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案的管理還有很多需要改進(jìn)與完善的地方。不管是管理意識(shí)還是部門設(shè)置，都需要得到醫(yī)院管理者的高度重視，以保證醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的完整性與真實(shí)性。下面筆者將從五個(gè)方面進(jìn)行解析，分析醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理改進(jìn)的途徑。
（一）健全管理制度，提高管理意識(shí)
首先，檔案管理意識(shí)在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理中起著統(tǒng)領(lǐng)全局的作用，管理制度的完善則起著保障與約束作用。通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)工作者進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)與設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，以提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，保證從源頭上醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的安全性。
其次，在院內(nèi)財(cái)務(wù)部門設(shè)立專門的檔案管理制度，將職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，保證檔案管理人人有責(zé)。檔案管理需要職責(zé)明晰，分工明確。檔案的收集、維護(hù)、校對(duì)、保密、核查等都需要分工給具有相關(guān)能力的人，保證檔案管理工作的有條不紊。
（二）加快會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)
信息化時(shí)代的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)人才提出了更高的要求，醫(yī)院要想做到檔案的真實(shí)準(zhǔn)確與安全，首先必須加強(qiáng)員工的技術(shù)培訓(xùn)。通過(guò)開展定期員工電算化與電腦系統(tǒng)認(rèn)知培訓(xùn)、定期考核、小組互幫等形式的檔案管理培訓(xùn)，以提高員工的業(yè)務(wù)能力。其次，通過(guò)引進(jìn)新型的專業(yè)人才，為會(huì)計(jì)工作隊(duì)伍注入新的活力，以帶動(dòng)老職工的競(jìng)爭(zhēng)積極性與學(xué)習(xí)熱情，來(lái)提高整體檔案管理人員的工作素質(zhì)。最后，建立科學(xué)的監(jiān)督體系，實(shí)時(shí)監(jiān)督員工的檔案管理能力，對(duì)于進(jìn)步較快、表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，退步較多、表現(xiàn)差強(qiáng)人意的員工提出批評(píng)。通過(guò)監(jiān)督的限制強(qiáng)化學(xué)習(xí)信息化會(huì)計(jì)檔案管理的重要性。
（三）設(shè)立檔案管理專屬部門
設(shè)置專門的會(huì)計(jì)信息檔案管理部門，保證職責(zé)的履行。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的工作繁雜，細(xì)節(jié)頗多，包含檔案的保管、立卷、整理、歸類、編制、利用、鑒定等環(huán)節(jié)，不是一兩個(gè)人可以完成的，需要設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門。隨著檔案信息的不斷增加，工作量會(huì)更大。因此，醫(yī)院需要配備專業(yè)人員、專業(yè)部門來(lái)進(jìn)行工作，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視，保證檔案管理工作的專業(yè)化。
（四）加強(qiáng)保密管理
檔案的檢測(cè)與銷毀對(duì)于檔案保密相當(dāng)重要。信息化時(shí)代下的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理變得更加艱難，這就要求醫(yī)院投入更多的財(cái)力與物力進(jìn)行檔案的保密工作。正如上文所說(shuō)，信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案的篡改變得更加具有可能性，而要制止信息化時(shí)代的檔案更改，主要在于安全防護(hù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。因此，醫(yī)院可根據(jù)自身的實(shí)際情況，決定是自主研發(fā)安全防護(hù)系統(tǒng)還是直接購(gòu)買外部的保密系統(tǒng)，進(jìn)行多重檔案保密設(shè)置，以做到會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)安全。
（五）強(qiáng)化信息技術(shù)建設(shè)
信息技術(shù)建設(shè)為信息化時(shí)代下醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理保駕護(hù)航。時(shí)代的不斷發(fā)展對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理不斷提出新的標(biāo)準(zhǔn)與要求，醫(yī)院只有通過(guò)不斷強(qiáng)化信息技術(shù)建設(shè)才能適應(yīng)不斷變化的時(shí)代形勢(shì)。通過(guò)引進(jìn)或設(shè)計(jì)新的檔案管理程序與系統(tǒng)、強(qiáng)化安保裝置、培養(yǎng)人才、加強(qiáng)硬件更新等來(lái)保證檔案管理的信息化技術(shù)安全可靠，方便實(shí)用。
此外，通過(guò)升級(jí)檔案管理的硬件系統(tǒng)，與供應(yīng)商協(xié)商完整體系的檔案保密與病毒查殺功能，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的無(wú)縫管理。在進(jìn)行軟硬件升級(jí)時(shí)，要格外注意技術(shù)的正版與合格，不可因?yàn)樨潏D便宜使用盜版系統(tǒng)，最終因小失大。
三、結(jié)語(yǔ)
總而言之，信息化時(shí)代下的會(huì)計(jì)管理不同于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理，自然檔案管理也會(huì)有所區(qū)別，尤其是醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理，其特殊性要求醫(yī)院在信息化時(shí)代下格外重視與支持。本文主要分析了現(xiàn)有的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題，包括管理制度不完善、新舊交替的混亂、人才缺乏、保密不到位等。在此基礎(chǔ)上提出改進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)對(duì)措施，主要有加強(qiáng)檔案管理意識(shí)、培養(yǎng)人才、發(fā)展技術(shù)、注重保密等。通過(guò)進(jìn)行各方面的改進(jìn)，信息化時(shí)代下的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)必會(huì)效率有所提高，享受電算化所帶來(lái)的福利。
參考文獻(xiàn)：
[1]劉志紅.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理方案創(chuàng)新研究[J].醫(yī)院檔案，2013（09）.
（一）醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵
會(huì)計(jì)電算化檔案主要指的由存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)和通過(guò)計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面文檔形式的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)，包括會(huì)計(jì)文檔、報(bào)表和賬簿等，另外還包括財(cái)會(huì)軟件運(yùn)行編制的各種資料、文檔和表格等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作主要內(nèi)容有：保存會(huì)計(jì)檔案并保證其安全，按要求生成各種標(biāo)準(zhǔn)文檔和數(shù)據(jù)，保障財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)的合理利用等。醫(yī)院的會(huì)計(jì)電算化檔案管理是一項(xiàng)十分重要的管理工作，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院的會(huì)計(jì)核算工作從傳統(tǒng)的手工記賬向利用電算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)記賬轉(zhuǎn)變，因此實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的必然趨勢(shì)。
（二）醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)
1.現(xiàn)代化信息技術(shù)為載體。醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案不僅包括儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)的電子數(shù)據(jù)，也包括打印出來(lái)的紙質(zhì)財(cái)會(huì)檔案，如，藥品盤點(diǎn)表、醫(yī)院收費(fèi)管理系統(tǒng)病人預(yù)交金額、庫(kù)存物資出庫(kù)單等。因此電算化會(huì)計(jì)檔案同時(shí)囊括現(xiàn)代化信息技術(shù)下的電子財(cái)會(huì)檔案和傳統(tǒng)意義上的財(cái)會(huì)紙質(zhì)檔案。2.軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)。和傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案不同的是，電算化會(huì)計(jì)檔案不具有直接可視性，而需要借助計(jì)算機(jī)的硬件和軟件設(shè)施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質(zhì)量、機(jī)房物理?xiàng)l件和存儲(chǔ)盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術(shù)操作水平為前提。電算化會(huì)計(jì)背景下對(duì)相關(guān)財(cái)會(huì)人員的現(xiàn)代信息技術(shù)操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關(guān)人員不僅要熟悉財(cái)會(huì)核算的專業(yè)知識(shí)，更要掌握必要的計(jì)算機(jī)和財(cái)會(huì)軟件操作技能。
二、醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案管理的有效建議
（一）提高思想重視程度，創(chuàng)新醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理理念
新醫(yī)院的電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度息息相關(guān)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)全醫(yī)院上下對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行電子會(huì)計(jì)信息的生成和保存工作，同時(shí)財(cái)會(huì)工作人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理理念，學(xué)習(xí)相關(guān)的會(huì)計(jì)和檔案管理法律法規(guī)以及專業(yè)知識(shí)，如《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等。醫(yī)院管理層要加強(qiáng)對(duì)檔案和會(huì)計(jì)相關(guān)法規(guī)政策的宣傳力度，讓財(cái)會(huì)人員懂法、知法、守法。最后，要提高對(duì)財(cái)會(huì)檔案的安全和保密意識(shí)，消除過(guò)去重保管輕利用的管理理念，重視會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)的保存，更要重視對(duì)電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析、整理和利用工作。財(cái)務(wù)部門和檔案部門要結(jié)合起來(lái)對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，一方面強(qiáng)化管理檔案意識(shí)，另一方培養(yǎng)信息化意識(shí)，提高計(jì)算機(jī)和電算會(huì)計(jì)軟件操作水平。
（二）完善財(cái)會(huì)電子化的軟硬件設(shè)施
加大財(cái)會(huì)檔案管理的硬件投入，加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)。首先，醫(yī)院可以提供專用于會(huì)計(jì)檔案管理的倉(cāng)庫(kù)，保證溫度、濕度和光照等物理?xiàng)l件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉(cāng)庫(kù)條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財(cái)會(huì)部門配備高質(zhì)量的噴墨或激光打印機(jī)，選用符合醫(yī)院實(shí)際需求并帶有檔案管理功能的會(huì)計(jì)電算化軟件，通過(guò)醫(yī)院專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)管理員強(qiáng)化醫(yī)院的軟件系統(tǒng)維護(hù)，加強(qiáng)電算會(huì)計(jì)軟件的補(bǔ)丁修補(bǔ)、聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，減少計(jì)算機(jī)病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)泄密。
（三）健全檔案管理制度
首先，完善檔案借閱制度，電算化財(cái)會(huì)檔案的借閱要按照內(nèi)外有別和嚴(yán)格審批的制度進(jìn)行，任何人不論任何崗位借閱會(huì)計(jì)檔案都要辦理借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部員工如需用到檔案則需要財(cái)務(wù)部門管理人員的審批，醫(yī)院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財(cái)會(huì)部門，主管領(lǐng)導(dǎo)審批。其次，建立保密制度，對(duì)電算化的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分權(quán)限調(diào)用和多用戶管理制度，不同的電算會(huì)計(jì)檔案采用不同的保密等級(jí)，普通會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可以在醫(yī)院范圍內(nèi)共享；涉及到醫(yī)院機(jī)密的數(shù)據(jù)，則供小范圍內(nèi)專業(yè)人員使用。另外不管是財(cái)務(wù)部門的專業(yè)人員還是其他部門員工借閱會(huì)計(jì)檔案，都不得對(duì)檔案進(jìn)行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要根據(jù)檔案管理制度采取相應(yīng)的懲罰措施。最后，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作要及時(shí)到位，建立銷毀管理?xiàng)l例，對(duì)超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門聯(lián)合鑒定并進(jìn)行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個(gè)部門負(fù)責(zé)人簽字或蓋章。總之，電算化背景下醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)提高醫(yī)院的財(cái)會(huì)信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，通過(guò)技能培訓(xùn)和制度完善加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案是農(nóng)村信用社歷年各項(xiàng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)的完整記錄及核算依據(jù)，是農(nóng)村信用社成長(zhǎng)發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)部門資金活動(dòng)的重要資料，在一定時(shí)期內(nèi)起著會(huì)計(jì)檢查和事后查考的重要作用。但是目前農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理中存在著立檔與保管不規(guī)范等一系列問(wèn)題，嚴(yán)重制約了農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)管理水平和資源利用，因而建立科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理方法，夯實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工作顯得尤為必要。
一、當(dāng)前農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理中存在的主要問(wèn)題：
1、重視會(huì)計(jì)檔案的日常歸檔管理，輕視會(huì)計(jì)檔案的管理制度建設(shè)。目前，農(nóng)村信用社的會(huì)計(jì)檔案管理制度主要執(zhí)行財(cái)政部財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和中國(guó)人民銀行銀發(fā)[20xx]374號(hào)《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并沒(méi)有建立一套適合各單位自身的會(huì)計(jì)檔案管理制度的實(shí)施細(xì)則，沒(méi)有統(tǒng)一管理會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)。許多農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案都已分類造冊(cè)，但部分會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證之類檔案仍無(wú)法編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，只有按年度分的檔案流水號(hào)，而且沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時(shí)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，目前還沒(méi)有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法，多數(shù)應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整。
2、重視有形會(huì)計(jì)資料歸檔，輕視無(wú)形會(huì)計(jì)檔案管理。近年來(lái)，農(nóng)村信用社電子化建設(shè)日新月異，會(huì)計(jì)電算化逐步融入農(nóng)村信用社各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。雖然實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，由計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書面資料，并納入了會(huì)計(jì)檔案管理之中，但是對(duì)會(huì)計(jì)軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇，由此造成此類會(huì)計(jì)檔案的缺項(xiàng)，其后果是在很大程度上影響了會(huì)計(jì)檔案的正常使用及科學(xué)利用的效率，從而使會(huì)計(jì)電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會(huì)計(jì)報(bào)表等簡(jiǎn)單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強(qiáng)大的其他功能。以農(nóng)村信用社儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)為例，每個(gè)網(wǎng)點(diǎn)每年跟儲(chǔ)蓄有關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，其過(guò)程和耗費(fèi)的精力可想而知，而如果將相關(guān)電子數(shù)據(jù)一并歸檔，當(dāng)然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來(lái)定然會(huì)非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來(lái)看，這方面的工作確實(shí)做得不夠。同時(shí)，由于農(nóng)村信用社點(diǎn)多面廣，尤其是多級(jí)法人結(jié)構(gòu)的特殊性，使得農(nóng)村信用社電子化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開發(fā)利用的會(huì)計(jì)軟件五花八門，數(shù)據(jù)間的不兼容性使得各級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)淘汰或更新了的應(yīng)用程序和軟件疏于管理，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢(shì)必導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)，給今后的會(huì)計(jì)核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會(huì)計(jì)檔案管理，輕視下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理。按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但在實(shí)際工作中，由于大多數(shù)農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)部門兼管，部分會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案及時(shí)、按期歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足，至使下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)催收、歸檔到位，即使下級(jí)機(jī)構(gòu)上交會(huì)計(jì)檔案，所移交的會(huì)計(jì)檔案也未得到與本單位會(huì)計(jì)檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對(duì)所有會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效管理。
4、重視會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的交接,忽視會(huì)計(jì)檔案的移交。會(huì)計(jì)檔案的移交本應(yīng)是會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)合并等業(yè)務(wù)交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在實(shí)際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網(wǎng)點(diǎn)會(huì)計(jì)人員辦理業(yè)務(wù)交接時(shí)，往往只辦業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交接，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案要么未辦交接，要么象征性的以會(huì)計(jì)檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會(huì)計(jì)人員對(duì)網(wǎng)點(diǎn)合并的會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)不清、責(zé)任不明，造成所移交的會(huì)計(jì)檔案管理混亂，不僅查找起來(lái)非常困難，甚至有些單位還有會(huì)計(jì)檔案遺失而無(wú)從追責(zé)。
5、重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、存放管理，忽視對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定、及時(shí)的銷毀工作。會(huì)計(jì)檔案管理既包括全面、完整的收集，科學(xué)的整理保管階段，也包括后期的科學(xué)鑒定與及時(shí)銷毀階段。不同類型的會(huì)計(jì)檔案有其不同的保管期限，必然需要對(duì)已經(jīng)超過(guò)保管期限且無(wú)保管必要的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期鑒定與銷毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農(nóng)村信用社經(jīng)濟(jì)活動(dòng)十分頻繁，會(huì)計(jì)檔案形成數(shù)量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實(shí)際工作中，農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關(guān)各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費(fèi)。
二、規(guī)范農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議
1、加快制訂科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理辦法并組織實(shí)施，確保會(huì)計(jì)檔案管理有 章可依、職責(zé)分明。農(nóng)村信用社財(cái)務(wù)部門要結(jié)合農(nóng)村信用社的特點(diǎn)和實(shí)際情況，按照財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理要求。會(huì)計(jì)檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂出會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，并將會(huì)計(jì)電子化系統(tǒng)開發(fā)、修改和使用的數(shù)據(jù)、程序資料通過(guò)磁介質(zhì)收錄保管，每年翻錄一次，實(shí)行雙備份異地分別保管，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。
2、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會(huì)計(jì)檔案歸檔及時(shí)、保管完整、銷毀有序。首先，對(duì)原有會(huì)計(jì)檔案各級(jí)財(cái)務(wù)部門要集中組織人員進(jìn)行全面清理，通過(guò)搜集補(bǔ)救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案完整、規(guī)范，使新增會(huì)計(jì)檔案有科學(xué)管理的起點(diǎn)。其次，財(cái)務(wù)部門要抓好會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)撤并時(shí)會(huì)計(jì)檔案的移交工作，會(huì)計(jì)檔案交接要編制移交清冊(cè)，交接雙方負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對(duì)，會(huì)計(jì)檔案交接不清的會(huì)計(jì)人員不得離開工作崗位，對(duì)清理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會(huì)計(jì)檔案，必須責(zé)令當(dāng)事人回原單位查明原因，避免責(zé)任不清，人浮于事，造成會(huì)計(jì)檔案的遺失。再次，要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密，并定期檢查會(huì)計(jì)檔案，及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理，對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保管必要的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)組織銷毀。
3、加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。無(wú)論多么好的制度、多么先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，都要靠人來(lái)執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質(zhì)、能力發(fā)揮著巨大的作用。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
4、加大會(huì)計(jì)檔案管理硬件投入，提高會(huì)計(jì)檔案利用效率。存放會(huì)計(jì)檔案的場(chǎng)所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級(jí)財(cái)務(wù)部門要及時(shí)為會(huì)計(jì)檔案保管提供有利條件。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運(yùn)用會(huì)計(jì)電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)，建立會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息，方便職工隨時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)資源共享，只有這樣，會(huì)計(jì)檔案利用工作才會(huì)躍上一個(gè)新的臺(tái)階。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案；管理；重要性
一、會(huì)計(jì)檔案的作用
1.會(huì)計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作
從宏觀來(lái)說(shuō)，國(guó)家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總，可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策;從微觀來(lái)說(shuō)，各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測(cè)未來(lái)，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。
2.會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯
改革開放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善，一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費(fèi)，使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來(lái)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟(jì)糾紛，從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。
二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問(wèn)題
1.會(huì)計(jì)檔案載體
電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
2.會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題
電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限，沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度，未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善
由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知不覺(jué)的情況下被修改，因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理
1.完善會(huì)計(jì)軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
(1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
3.提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)
會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，對(duì)這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。
參考文獻(xiàn):
[1]張穎.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的思考.遼寧經(jīng)濟(jì),2008(3).
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化 會(huì)計(jì)檔案 管理 問(wèn)題 改善
一、會(huì)計(jì)檔案的作用
1.會(huì)計(jì)檔案直接影響 經(jīng)濟(jì) 工作。從宏觀來(lái)說(shuō),國(guó)家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總,可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況,從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策;從微觀來(lái)說(shuō),各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù), 科學(xué) 地預(yù)測(cè)未來(lái),制訂最優(yōu)化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。
2.會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯。改革開放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)了生機(jī)和活力。但由于原有 法律 法規(guī)還不完善,一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費(fèi),使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來(lái),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延,打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為,解決經(jīng)濟(jì)糾紛,從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。
二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理;對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn);采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失;通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料,以及會(huì)計(jì)軟件程序,視同會(huì)計(jì)檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問(wèn)題
1.會(huì)計(jì)檔案載體。電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施,但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng),財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒(méi)有將存儲(chǔ)在 計(jì)算 機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
2.會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題。電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多 企業(yè) 因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,并對(duì)保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),還在使用老的針式打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放,導(dǎo)致 電子 數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知不覺(jué)的情況下被修改,因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和 自然 損壞現(xiàn)象在所難免。
4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、 網(wǎng)絡(luò) 安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問(wèn)題,但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具:選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作,而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的 會(huì)計(jì) 檔案管理
1.完善會(huì)計(jì)軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或 網(wǎng)絡(luò) 安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
(1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等 電子 會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案,需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
3.提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)
會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的,一個(gè)系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身,更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì),未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身,對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會(huì)計(jì)人員 計(jì)算 機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí),培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員,應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員,應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,畢竟,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,對(duì)這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn),就可以收到良好的效果。
參考 文獻(xiàn) :
[1]張穎.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的思考.遼寧 經(jīng)濟(jì) ,2008,(3).
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)；檔案管理；內(nèi)部控制
企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方法、控制手段等都發(fā)生了顯著了變化，在這樣的情況下，要求著各大企業(yè)要不斷健全會(huì)計(jì)檔案管理工作措施，構(gòu)建起完善的內(nèi)部會(huì)計(jì)制度，嚴(yán)格按照此制度執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理工作，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利有序進(jìn)行，同時(shí)提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而確保檔案管理內(nèi)部制度充分發(fā)揮作用，提高各大企業(yè)檔案管理工作效率。
1 會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀
1.單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)淡薄
在日常工作過(guò)程中，單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)工作人員只重視會(huì)計(jì)記錄，忽略了收集文件資料、整理文件等工作，致使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理流程出現(xiàn)脫節(jié)情況，出現(xiàn)這一情況，究其原因在于檔案管理制度的不完善、檔案知識(shí)宣傳力度不夠，造成很多檔案工作人員沒(méi)有從根本上意識(shí)到檔案管理的重要性。
2.會(huì)計(jì)檔案人員綜合素質(zhì)低
國(guó)內(nèi)會(huì)計(jì)檔案管理工作者工作素養(yǎng)低、業(yè)務(wù)能力低，甚至有的檔案管理工作人員是兼職從事這份工作，導(dǎo)致在管理檔案中出現(xiàn)很多問(wèn)題。再加上檔案管理者普遍缺乏檔案工作基本技能，在工作中都是無(wú)序的、雜亂的堆積材料。具體表現(xiàn)在檔案立卷中、目錄不全面、檔案封面內(nèi)容不詳細(xì)、分類不規(guī)范等，在保管會(huì)計(jì)檔案中，一般都是由出納工作者負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，沒(méi)有指定的檔案室，經(jīng)常出現(xiàn)違規(guī)操作的情況，上述這些問(wèn)題的存在，無(wú)疑是阻礙檔案管理工作有序進(jìn)行的主要原因。
3.會(huì)計(jì)檔案信息化水平低
在形成、使用和保管會(huì)計(jì)檔案中，體現(xiàn)出利用率高、專業(yè)性強(qiáng)等特征，在科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展下，要求著各大企業(yè)必須要不斷創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，否則就會(huì)面臨著淘汰。在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理中，采用的是人工管理方法，會(huì)計(jì)檔案以紙質(zhì)形式保存，既浪費(fèi)了人力資源，同時(shí)工作效率也很低下，致使會(huì)計(jì)檔案管理水平普遍低下。在信息時(shí)代的今天，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展完善了傳統(tǒng)檔案管理中的不足。但從實(shí)際情況上而言，我國(guó)各大企業(yè)在管理檔案中，并未充分利用信息技術(shù)，會(huì)計(jì)檔案管理信息化水平較低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理水平停滯不前。
2 分析完善會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部控制的對(duì)策
1.強(qiáng)化會(huì)計(jì)核算資料控制
對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言，會(huì)計(jì)資料是機(jī)密的，一旦泄露，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的經(jīng)濟(jì)損失，但磁性介質(zhì)自身的可復(fù)制特征，導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料很容易泄露，同時(shí)還不容易發(fā)現(xiàn)，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)工作中，無(wú)論是輸出磁性文件，還是在打印工作資料中，在輸出后按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格管理，避免被他人竊取。會(huì)計(jì)檔案保管工作人員應(yīng)專門負(fù)責(zé)保管磁性資料；在系統(tǒng)操作日常上，記錄著打印資料的時(shí)間、文件頁(yè)數(shù)等，并在第一時(shí)間內(nèi)送達(dá)到有關(guān)工作者的手里；在簽收中，要標(biāo)明收件日期、收件人，便于日后查看和管理；保障會(huì)計(jì)軟件與會(huì)計(jì)算數(shù)據(jù)的保密性、安全性，避免非法修改或者非法刪除數(shù)據(jù)，在磁性介質(zhì)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)應(yīng)備份好。在修改或者升級(jí)會(huì)計(jì)核算軟件中，要嚴(yán)格按照審批手續(xù)進(jìn)行，確保實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性、可靠性，由有關(guān)工作者全權(quán)監(jiān)督和負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)問(wèn)題。
2.會(huì)計(jì)電子檔案格式的不斷升級(jí)
在財(cái)務(wù)軟件選擇中，既要選擇功能完善的，也要選擇信譽(yù)好、資金能力強(qiáng)的軟件開發(fā)者。在此基礎(chǔ)上，注重會(huì)計(jì)電子檔案和選擇財(cái)務(wù)軟件版本的一致性，不斷升級(jí)會(huì)計(jì)電子檔案格式，確保電子檔案的可兼容性、穩(wěn)定性。另外，應(yīng)明確的是，會(huì)計(jì)信息檔案與普通會(huì)計(jì)電算化檔案是有很大差異的，會(huì)計(jì)信息化檔案中還包括運(yùn)算和分析會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所獲取的企業(yè)決策參考信息，所以，在保存會(huì)計(jì)信息化檔案中，應(yīng)明確這些信息和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)二者的關(guān)系，以便更好的管理。
3.構(gòu)建完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度
在會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷、保管、銷毀等過(guò)程中，應(yīng)制定出完善的管理制度。一是，構(gòu)建歸檔制度。確保資料完善，第一時(shí)間內(nèi)做好檔案歸檔。開發(fā)和使用一整套的軟件程序，注重會(huì)計(jì)檔案的管理，結(jié)合檔案類別、時(shí)間等，對(duì)機(jī)讀會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案版本等實(shí)施立卷歸檔。二是，建立健全的借閱手續(xù)制度。會(huì)計(jì)檔案查閱中，應(yīng)通過(guò)有關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，結(jié)合有關(guān)具體規(guī)定進(jìn)行檔案借閱，其他部門的人員查閱本部門的會(huì)計(jì)檔案必須要有單位介紹信，并通過(guò)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和簽字，并及時(shí)做好查閱記錄。三是，在保管期滿后，應(yīng)及時(shí)銷毀電算化會(huì)計(jì)檔案，通過(guò)批準(zhǔn)后，編制相應(yīng)的銷毀手冊(cè)，并在有關(guān)工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行。
4.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)素養(yǎng)
一是，不斷完善和優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案工作，建設(shè)出高素養(yǎng)、高水平的會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍，這是做好檔案管理工作的前提。作為一名檔案管理工作人員，必須要嚴(yán)格要求自己，正確、合理的運(yùn)用自身的權(quán)力，確保檔案管理工作的有序展開；二是，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容具備嚴(yán)密性、專業(yè)性等特征。所以，與其他檔案對(duì)比，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)實(shí)施專業(yè)化管理。所謂的專業(yè)化管理，要求檔案管理工作者不但要熟練應(yīng)用檔案管理的基本專業(yè)知識(shí)，而且還要熟練掌握一些財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，在利用信息軟件的基礎(chǔ)上，提高檔案管理的工作效率。所以，企業(yè)應(yīng)該定期或者不定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以此來(lái)豐富他們的知識(shí)體系，拓展他們的知識(shí)視野，促使他們的工作能力能夠滿足現(xiàn)代檔案管理的多樣化需求。另外，加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，促使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理科學(xué)化、合理化，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。
3 結(jié)語(yǔ)
總而言之，會(huì)計(jì)檔案管理水平對(duì)于企業(yè)的發(fā)展而言至關(guān)重要，在這個(gè)竟?fàn)幦绱思ち业氖袌?chǎng)上，企業(yè)想要取得可持續(xù)發(fā)展，必須要做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。因此，這就要求企業(yè)加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作投入力度，不斷提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，從而不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
[1]楊園.規(guī)范高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)策的研究[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（下旬刊），2016，（06）.
摘要：時(shí)至今日，檔案資源終于以其獨(dú)具的與人類社會(huì)各種活動(dòng)的伴生關(guān)系及所載內(nèi)容的原始性、真實(shí)性等特殊性質(zhì)，而日益受到社會(huì)的關(guān)注與重視。檔案信息服務(wù)狀況也大為改觀，逐漸成為社會(huì)信息服務(wù)系統(tǒng)中重要的一員。本文對(duì)檔案資源及信息服務(wù)進(jìn)行分析研究。
關(guān)鍵詞 ：檔案資源信息服務(wù)系統(tǒng)分析
1 概述
當(dāng)社會(huì)由信息資源建設(shè)階段過(guò)渡到信息資源管理階段，由于歷史的原因而造成的信息資源的分散性和封閉性與社會(huì)對(duì)信息資源需求的綜合性和便捷性之間的矛盾日益凸現(xiàn)，信息資源整合、信息資源共享等概念也逐漸深入人心。時(shí)下，檔案信息作為一種富有現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值的原生信息，正在成為推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的一種基礎(chǔ)性資源和戰(zhàn)略性生產(chǎn)要素。檔案信息資源的整合，既是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是電子政務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)重要配套性工程。一般意義上的檔案信息資源整合活動(dòng)，其實(shí)早已有之，但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成，賦予了檔案信息資源整合新的內(nèi)涵與形式，使之躍升到了一個(gè)前所未有的發(fā)展高度，也為之創(chuàng)設(shè)了一個(gè)釋放潛能的良好平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合成為了當(dāng)前檔案理論界與實(shí)踐界一個(gè)全新的課題，尚有一系列相關(guān)問(wèn)題亟待解決，但當(dāng)前檔案理論界對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合問(wèn)題還少有探討，一般都是局限于傳統(tǒng)意義上的整合。
產(chǎn)業(yè)型檔案信息服務(wù)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革與轉(zhuǎn)型過(guò)程中產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)的一種完全不同于公益型檔案信息服務(wù)的模式，雖然已經(jīng)問(wèn)世多年，但就其在實(shí)踐上仍然存在著諸多困惑與障礙，在理論上也還有待進(jìn)一步探討。對(duì)于產(chǎn)業(yè)型檔案信息服務(wù)，雖然國(guó)內(nèi)外理論界已有人對(duì)其進(jìn)行了有益的探索，對(duì)檔案信息商品屬性分析的論著也有很多，但全方位的從經(jīng)濟(jì)學(xué)的視角對(duì)檔案信息進(jìn)行分析還不多，因此，產(chǎn)業(yè)型檔案信息服務(wù)的經(jīng)濟(jì)學(xué)研究是一個(gè)比較有創(chuàng)新意義的研究課題。
2 檔案管理信息化發(fā)展存在的問(wèn)題
2.1 意識(shí)不強(qiáng)，管理制度不完善在企業(yè)日常管理工作中，管理人員只注重企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不夠，導(dǎo)致管理人員的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，影響會(huì)計(jì)檔案管理的信息化發(fā)展。與此同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善，缺乏嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，從而在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)檔案管理工作人員不注重會(huì)計(jì)檔案信息質(zhì)量的確定和工作效率的提升，不按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理工作。另外，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，得不到有效的推廣，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化速度非常緩慢，對(duì)企業(yè)整體形象提升造成巨大影響。
2.2 信息不全，檔案利用率低在企業(yè)長(zhǎng)期的日常管理工作過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案管理遺留了很多會(huì)計(jì)工作人員的各種信息問(wèn)題，檔案管理工作人員沒(méi)有及時(shí)整理和收集，造成相關(guān)信息缺失，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展存在信息不完整、不可靠的情況，給企業(yè)其他部門工作人員的工作帶來(lái)影響。檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)的不完善，使檔案管理工作人員缺乏責(zé)任感，忽略網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)和與有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息的收集，從而降低企業(yè)其他部門工作人員的工作效率，致使會(huì)計(jì)檔案的有效利用率非常低，失去了存在的價(jià)值。
2.3 專業(yè)性不強(qiáng)，信息化水平不夠高目前，企業(yè)普遍存在不注重會(huì)計(jì)檔案管理工作人員培訓(xùn)的問(wèn)題，使檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高，影響企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化發(fā)展。企業(yè)在經(jīng)濟(jì)效益方面的重視高于檔案管理，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展缺乏專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，專業(yè)性差，影響企業(yè)整體的運(yùn)營(yíng)效率。在企業(yè)的日常管理中，從事檔案管理的工作人員趨向老齡化，會(huì)計(jì)檔案管理工作專業(yè)人才的短缺，導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化速度緩慢，影響企業(yè)整體的檔案管理有效性。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不合理運(yùn)用，導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化不強(qiáng)，嚴(yán)重影響企業(yè)未來(lái)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
3 促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展的有效策略
3.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)中，企業(yè)管理人員要改變傳統(tǒng)觀念和經(jīng)營(yíng)理念，創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)模式，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)，注重檔案管理工作，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，起好帶頭作用。管理人員要不斷完善相關(guān)管理制度，制定合理的會(huì)計(jì)檔案管理信息化考核標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平，從而促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息水平不斷提高。企業(yè)要將會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展與核心競(jìng)爭(zhēng)力相結(jié)合，以促進(jìn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提高，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益不斷提升。企業(yè)想要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，提升經(jīng)濟(jì)效益，就必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，以促進(jìn)企業(yè)整體形象不斷提升。
3.2 加強(qiáng)管理，完善檔案管理機(jī)制①檔案管理的信息化建設(shè)道路中，要緊隨時(shí)代的步伐，使基礎(chǔ)設(shè)施處于最先進(jìn)階段，以便于提高企業(yè)檔案的安全可靠性。在建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的過(guò)程中，也要充分利用網(wǎng)絡(luò)科技，加快建設(shè)企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的步伐。同時(shí)也要建設(shè)先進(jìn)的檔案管理和使用系統(tǒng)，在全社會(huì)統(tǒng)一使用達(dá)到科技要求的檔案使用和管理軟件，為信息的安全合理使用提供有效的保障。②健全企業(yè)人事檔案管理制度。在進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中還要注意不斷健全各種規(guī)章制度，并提出合理可靠的意見(jiàn)，并經(jīng)過(guò)開會(huì)表決，選取最為有效的意見(jiàn)并投入使用，以推動(dòng)制度的制定和健全的進(jìn)度。提出相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)措施，推進(jìn)制度的合理化建設(shè)。其建設(shè)重點(diǎn)是研制出一些合理的檔案信息化準(zhǔn)則，運(yùn)用符合實(shí)際的宣傳措施傳達(dá)消息，使得進(jìn)行企業(yè)人事檔案管理的工作者的心里都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，最后達(dá)到完善企業(yè)人事檔案管理制度的目的。③培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)管理隊(duì)伍。企業(yè)人事檔案的信息化管理建設(shè)對(duì)于每一位進(jìn)行檔案管理的工作者都做出了很高的技術(shù)要求，它要求檔案管理人員在進(jìn)行工作的同時(shí)還要不斷的加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，在進(jìn)行專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及企業(yè)人事檔案管理軟件的學(xué)習(xí)，以提高工作人員對(duì)現(xiàn)代化設(shè)施的運(yùn)用能力，最后成為一名高素質(zhì)、高能力、高水平的全能型人才。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行政治思想的教育，使他們具備較強(qiáng)的責(zé)任心，不會(huì)為了達(dá)到某種目的而去弄虛作假，最后造成嚴(yán)重的后果，并且還能盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。
3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才目前，各種企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的工作技能和專業(yè)水平都有待提升，以提高檔案管理的有效性，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性，促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展。因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，招聘懂會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的人員，培養(yǎng)專業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，以滿足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要。為了提高會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的工作效率，企業(yè)必須加強(qiáng)新人培訓(xùn)，提升綜合素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才，打造一支高效率、規(guī)范化的檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)企業(yè)整體形象和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力不斷提升。
3.4 提升素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)管理信息現(xiàn)代化發(fā)展在實(shí)踐過(guò)程中，想要逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的自動(dòng)化、信息化和現(xiàn)代化，企業(yè)必須注重全體員工的綜合素質(zhì)能力提升，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益不斷提升。根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況，會(huì)計(jì)檔案管理工作人員必須提高服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感，注重自我綜合素質(zhì)能力的提升，在實(shí)際工作中，加強(qiáng)與同事之間的溝通，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)，熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化進(jìn)程。與此同時(shí)，注重信息設(shè)備的不斷更新，以提高會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的工作效率，保障企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案信息的安全。
4 結(jié)束語(yǔ)
我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中，企業(yè)想要促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。在實(shí)際工作中，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，提高會(huì)計(jì)檔案的有效利用率，從而全面提升企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化水平，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益不斷提高。
總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展只有順應(yīng)時(shí)代的要求，以信息化建設(shè)為前進(jìn)方向，才能完完整整的把這項(xiàng)工作做好，才能加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，最終使得企業(yè)檔案的管理更加合理規(guī)范。
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