時間：2023-04-10 11:04:31
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子合同管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：電子簽章；物資合同
1企業業務現狀
目前，不少國有大型企業已經開展了電子商務業務，電子商務對企業來說真正體現了平等競爭、高效率、低成本、高質量的優勢，能讓企業在激烈的市場競爭中把握商機、占據主動并脫穎而出。特別是電力、電信等服務型企業都已通過應用電子商務和“供應商服務中心”模式，由省、市級的物資分公司通過“供應商服務中心”代表公司與供應商集中簽訂各類物資采購合同。此外，隨著大型企業的物力集約化不斷推進，合同簽訂的數量急劇增加，業務不斷增多，工作量不斷加大，但是合同簽訂人員有限，不能滿足業務增長需求。這就造成供應商中標后，在簽訂紙質合同時，需要經常前往供應商服務中心現場辦理業務，導致旅行成本高，合同簽訂周期延長且工作效率低下，供應商滿意度不斷降低。因此，合同簽訂雙方迫切需要尋找一種高效、快捷、安全的合同簽訂新模式。2005年4月1日國家頒布實施了《中華人民共和國電子簽名法》(見圖1)，該法是為了規范電子簽名行為，確立電子簽名的法律效力，維護有關各方的合法權益而專門制定的法律。其中第十四條明確指出“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力?！边@就為企業指明了方向，即使用電子簽章簽訂合同。圖1電子簽名法電子簽章作為電子商務的一部分，將世界上先進的數字認證技術應用于印章管理中，強化對電子簽章的制作和應用各個環節的管理，確保電子簽章持有者身份真實、可靠、安全。使用電子簽章后可使得相隔很遠的供應商與采購單位在網絡上完成合同簽訂工作，供應商不必再與采購方當面簽訂紙質合同，免去奔波之苦，同時大幅節約簽約成本，壓縮合同簽訂周期，提高物資供應速度。
2電子簽章技術
電子簽章是將傳統的物理合同章的印記通過技術進行加密，以數字認證存儲介質方式，加蓋于電子文本的新型的電子版印章。(見圖2)電子簽章系統基于PKI(PublicKeyInfrastructure的縮寫，即“公鑰基礎設施”)技術框架。PKI是一種遵循標準的利用公鑰加密技術為電子商務的開展提供一套安全基礎平臺的技術和規范。通過運用數字簽名技術，電子簽章內嵌了對所簽文檔的數字簽名信息，因而保證了合同的真實性、唯一性、來源確認性和印章本身的不可復制性，完全區別于僅在文檔中插入一個印章圖片的老舊應用模式。簽章系統采用多層次全方位的簽章驗證機制，確保文件安全及印章來源可靠，采用電子鑰匙存儲印章數據，確保簽章的安全和權威，并通過把要傳輸的數字信息進行加密，保證信息傳輸的保密性、完整性。目前，應用于大型企業的電子簽章系統通常基于Windows平臺采用．COM組件及ActiveX技術開發的應用軟件，只有合法擁有印章鑰匙盤并且有密碼權限的用戶才能在文件上加蓋電子簽章。電子簽章將用戶的合同章存儲在一個類似U盤的介質里(USB－KEY)，基于PKI公鑰基礎設施，對簽章者進行身份識別，利用非對稱的公鑰算法對電子文檔進行加密電子簽名，并根據傳統習慣用印章或簽名的圖形方式加以表現。通過秘鑰盤實現在MicrosoftWord文件上加蓋電子印章，并將該簽章和文件通過數字簽名技術綁定在一起，且一旦被綁定的文件內容發生改變，如非法篡改或傳輸錯誤，簽章將立即失效。
3電子簽章技術的特點
(1)采用PKI體系的數字簽名技術保證了文件的真實性、完整性以及不可抵賴性，并且以有形的印章圖片來實現簽章業務的數字化。(2)采用USB－KEY作為簽章權限，只有當USB－KEY和與之對應的PIN碼相符合，且被授權人密碼正確時才可以加蓋電子簽章。(3)印章驗證更加高效，一旦發生文檔被篡改或文本變動，電子簽章上都回會出現特殊標記，并且可以查看文檔篡改的時間和歷史痕跡。(4)嚴格的身份鑒別，確保了簽章人身份的真實、可靠，且可以通過電子簽名獲得簽章人的身份信息以及簽章時間。(5)支持多人審批和多個印章，并且可以對簽約文檔進行鎖定、防止篡改、限定打印份數等管理。(6)為了保證打印出來的文檔簽章的真實有效性，電子簽章圖片采用了防偽水印技術，防止他人私自仿造和篡改。(7)數字證書由權威公正的CA中心簽發，可以實現安全的身份認證。此外，電子簽章使用由1024位亂碼組成的密鑰，運算復雜且破解難度極高，這些都保障了通過網絡傳送信息的真實性、完整性、保密性和不可否認性。(8)電子簽章可以克服空間障礙，簽約時間和方法也更加靈活高效。電子簽章時，采購方與供應商登錄系統選擇擬要簽訂的合同模版，分別通過電子秘鑰登陸即可在合同指定區域完成電子簽章。
4電子簽章的業務規范
目前，電子簽章廣泛采用USB－KEY硬件作為電子簽章載體，通過在電腦上安裝CFCA證書控件、在線簽章工具及MicrosoftOffice簽章工具、電子鑰匙驅動等軟件，在驗證Pin碼通過后，即可在企業電子商務平臺實現電子簽章操作。
5未來前景
電子簽章具有技術先進、安全性高、操作簡便等優點，目前在國有大型企業的物資管理中被廣泛應用于物資采購合同的簽訂工作，并將逐漸擴展到超市化采購、服務類采購、戰略性采購等采購模式中，以取代現有依靠大量人力的合同簽訂方式，進而進一步降低企業運營成本，提升企業電子商務和電子簽章的應用水平，提升公司的整體競爭力。
作者:李巍 單位:國網河北省電力公司物資分公司
參考文獻:
關鍵詞：石油企業 合同管理 防范
1.引言
近年來隨著國際貿易范圍的逐步擴展和世界經濟的快速發展，世界各國對以石油為主的能源需求量越來越大。石油企業合同管理作為企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱，能夠在相關法律法規的保證下，最大限度地保護石油企業的利益，實現企業的可持續發展。但在我國受到傳統觀念的影響以及一些西方國家貿易壁壘等因素的制約，企業合同管理方面依然存在著不少的風險，給企業的長遠發展帶來了巨大的隱患。
2.石油企業合同管理的重要意義
2.1加強合同管理有利于降低企業風險
企業相關合同是維護企業利益，明確雙方職責的重要依據，是企業通過法律法規維護自身權益的重要保證。特別是對于石油企業而言，通常合同涉及金額多、范圍廣，一旦出現問題，就容易給企業造成巨大的經濟損失，因此加強合同管理能夠有效地促進企業管理的科學化、正規化，避免出現相關的貿易風險和合同風險。
2.2加強合同管理有利于提高企業效率
加強合同管理，使合同從簽約立項，到合同簽訂以及履行能夠有一個完整的體系規范，能夠進一步明確合同雙方的職責和權益，督促其按照合同約定履職盡責，做到有法可依、有章可循，從而提高企業信譽，促進現代企業制度的建立。
2.3加強合同管理有利于減少經濟糾紛
導致經濟合同糾紛的因素有多種，而其中有些原因是由于合同簽訂過程中相關條款不完備、不明確、表述不清楚權利義務不對等等因素造成的，因此加強企業合同管理，掌握合同法規的基本知識，提高執行合同的自覺性，增強法制觀念，做到防患于未然。
3.當前石油企業合同管理存在的主要風險
3.1企業法制意識不健全
受到市場競爭激勵和國際經濟形勢不穩定的影響，一些石油企業在簽訂合同時存在著法制觀念淡薄、風險意識差的問題。一是在合同簽訂時，缺乏對對方情況的了解，有的甚至沒有對對方基本資質進行調查，更有一些企業沒有建立有效的合同管理制度，致使合同原件丟失，一旦自身權益受到損害，難以主張權利。二是在合同履行階段，缺乏對企業自身和對方的監管，難以有效對合同履行進程進行監督，而對于在合同履約中突發問題沒有很好進行協調處理，導致合同風險的發生。三是在對人員的管理中，有的企業沒有明確人員的授權制度，有的員工未經授權就對外簽訂合同，導致合同風險的發生，影響企業的發展。
3.2合同文本格式不規范
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。在實際的工作中往往由于主觀或客觀因素的影響，企業在合同文本方面還存在不規范、不清楚的地方。如在一些產品的表述方面，片面使用口語，而對其具體型號、規格等方面沒有進行明確的表述，導致在履約時出現爭議，有的企業在與外企合作時，在語言表述方面由于相關專業人員素質以及對西方習慣理解的偏差，導致對合同理解的偏差。
3.3電子商務應用不熟練
電子商務是近年來新興的商務模式，有效地提高了國際貿易的效率。但在我國一些石油企業對電子商務的應用缺乏足夠的認識，有的依然固步自封，對電子商務的優勢視而不見，在雙方合同履行中難以有效應用電子商務的優勢；有的企業則片面的依賴電子商務模式，對其可能存在的風險沒有足夠的認識，往往導致問題的發生，影響了合同管理的質量。
3.4對國際業務了解不透
隨著國際交流的日益頻繁，越來越多的石油企業進入了國際市場。因此能夠正確、全面的對國際貿易規則進行掌握，對于實現合同管理高質量就具有十分重要的意義。但一些石油企業對國際貿易中的相關制度了解不透徹，對國際法的有關規定掌握不全面，往往導致合同管理中存在著隱患。
4.石油企業合同管理風險防范的措施
提高石油企業合同管理質量，必須要從企業內外兩個方面入手，在制度建設、人員管理、觀念意識等方面做好工作，才能有效提高管理質量。
4.1增強企業的法制觀念
增強企業法制觀念必須要從多方面做好工作。一是企業管理者要增強法制意識，逐步適應市場發展正規化的趨勢，加強風險預測、風險管理的觀念。樹立全過程風險管理意識，從簽訂前對方資質的了解，到合同簽訂、合同履行等階段做好過程控制工作。二是加強合同管理者的法律觀念。時刻牢記法律法規的重要意義，加強對相關法律法規的學習，認真履行自身職責。三是加強合同文本的規范，在文字表示、條款約定等方面嚴格按照法律法規的要求，確保合同條款清晰，不發生因文字表述帶來的合同糾紛。
4.2適應信息化發展趨勢
不斷提高企業信息化管理的自動化程度，提高相關人員的管理水平，適應電子商務發展的需要，認清其優勢和弊端，揚長避短，真正讓電子商務為我所用。要建立符合本行業、企業特點的合同信息化管理系統，優化合同管理流程。充分發揮計算機自動化功能，對合同管理中人工實現的比較復雜的環節進行優化。加強管理人員的風險防范意識。計算機技術的發展在給人們的管理帶來方便的同時，也帶來了許多潛在的威脅，黑客攻擊、網絡病毒泛濫等等使合同信息化安全管理顯得尤為重要。因此，合同管理人員應不斷提高計算機風險防范意識，建立安全的合同信息化管理系統。
4.3加強合同管理者素質
重點做好三個方面的工作。一是加強專業技能的培養。企業要加強對合同管理人員專業素質的培養，特別要針對近年來國際合作頻繁的趨勢，對國際貿易法規、西方風俗文化的了解，提高與國外貿易中經驗，適應國際貿易需要；二是豐富基層工作經驗。合同管理者要加強對企業自身情況的了解，從而在合同簽訂以及履行中能夠針對突發事件，做好應急處理，以滿足企業自身的要求：三是提高職業道德素質。企業要重視對合同管理人員職業道德素質的培養，提高其法制觀念和自律意識。
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形的表現所載內容形式。合同管理是對企業各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業對合同的簽訂是統一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業合同收集的種類有企業買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業法人委托合同；企業員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
[關鍵詞] ERP技術；財務監管；信息化轉型
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 14. 018
[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）14-0034-03
“建設一流企業財務”對財務轉型提出新要求，在財務監管實踐中，以最低的成本實現最優的控制是財務監管工作的核心。隨著信息系統的深入應用，充分應用ERP技術手段，推進企業財務監管信息化水平，是提高企業管理的有效途徑。因此，財務工作必須轉變理念，開拓創新，突出風險防控，充分發揮財務職能作用，推動公司持續有效健康發展。
1 完善資金到賬管理，實現營業資金實時監控及清理
隨著銷售企業經營規模與經營范圍的不斷擴大，業務經營的復雜程度也不斷加大，加強對營業資金的管理顯得尤為重要。特別是對于地市一級公司來說，油站用工優化不斷深入，職能部門對資金監管的壓力也陡然增加。提升ERP系統實現對營業資金的實時監控以加強對營業網點的現場管理，是當前亟待解決的難題。
1.1 優化流程，實現營業資金到賬檢查全覆蓋
通過開發資金到賬檢查程序，能自動顯示油站資金應到賬、已到賬、未到賬金額，數據羅列簡單明了。但是以資金占比情況看，直分銷、IC卡、非油品業務絕對資金量也較大，且有部分未銀企直連網點。因此，優化流程，將所有經營業務資金到賬情況納入自動檢查核對范圍，開發數據轉換接口，將非銀企直連的網點通過數據轉換，導入ERP系統后實現自動到賬檢查。通過上述開發，實現對營業資金到賬檢查的全覆蓋，可以減少財務人員對復雜數據的整理，從而有利于加強對重點高危環節的監控。
1.2 提升管理，實現信用客戶資金監管及時性
由于受多方面影響，社會資金面總體偏緊，企業更要加強客戶信用管理。①要加強對直分銷客戶應收款余額的控制，②要加強對IC卡見票充值的后續跟蹤檢查。通過對ERP系統應用的提升，開展對客戶信用以及應收款余額雙重控制，即在月度信用額度內，企業開票不受控制；同時對客戶維護月末控制應收款余額，如果上月余額超過控制額度的，次月即使在信用額度內的，也不能開票。開發IC卡支票充值管理系統，對見票即充客戶在ERP系統中進行充值到賬管理，實時監控支票到賬情況，及時提醒已充值的未到賬IC卡客戶，實現見票即充客戶跟蹤管理，提高支票到賬安全性。
1.3 完善程序，實現到賬檢查財務清賬自動化
在手工清賬狀況下，財務核算人員需要花費大量的時間核對營業網點上報的銷售日報，對支票單位還要逐一整理清賬，財務人員難以騰出空余時間對網點現場管理情況進行第一時間監控。因此，在資金到賬自動檢查的基礎上，開發自動清賬程序，對已核對一致的網點營業資金，實現系統定時自動清理，集成財務清賬憑證。
2 優化合同管理系統，實現合同項目資金支付閉環管理
從目前銷售企業合同系統應用現狀來看，合同訂立通過系統統一管理，但合同的后續管理，如資金申請、支付審批以及憑證集成未能實現統一，印花稅應稅合同不能實現系統自動計算統計。由于合同簽訂、履約、資金支付以及會計核算相互脫節，大大制約了工作效率的提高，也存在人為調節、線外操作的管理風險。
2.1 優化合同項目管理系統
在現有合同管理系統的基礎上，對涉及合同要素的項目，如合同金額、付款要求、付款日期等關鍵內容實行按字段管理，在此基礎上開發ERP系統合同管理子模塊并與合同管理系統集成，根據合同流水號自動讀取合同中有關付款的要素信息，實現合同履行支付申請表自動生成，進而取消紙質手工審批。
2.2 實現合同項目閉環管理
經辦人在合同系統創建合同并經過審批完成后，在其ERP登陸初始界面，提供待辦清單，并對合同履行情況實行未清項管理。經辦部門需要對外付款時，經辦人員只能在未清合同項目上提交支付申請，對資金需要單獨申請的合同項目提示自動提交流動資金申請，待上述審批完成后，支付申請自動流轉到財務部門進行對外付款，并自動集成財務憑證。付款完成后，合同履行支付申請自動關閉，不得重復提交。
2.3 完善合同項目后續管理
在ERP合同管理子模塊中進行輔助開發，合同管理員可以按合同分類進行匯總或明細查詢，便于加強對合同簽訂的管理；同時，應按印花稅計提的相關要求對合同管理模塊進行配置，待合同簽訂后，財務部門可以根據系統統計的合同簽訂情況，系統自動計算應稅合同應計提印花稅，實現印花稅自動管理。
合同管理系統的優化，并通過集成應用，從合同簽訂、履行申請及資金支付、憑證集成上實現閉環管理；通過系統自動提醒未清合同項目，及時關注已簽訂但未執行的合同管理情況，督促合同管理部門及時辦理合同結算；全面項目通過線上審批，不但可以規避線下操作的風險，也可同時提高審批時效，提高合同管理的效率效果。
3 完善費用報銷管理，實現費用管理預算控制實時化
會計集中核算普及、財務共享服務試點開展要求簡化報銷手續、提高審批流程效率，并要求能夠及時準確地反映預算執行情況，便于加強費用日常管理。分支公司一體化改革后，地市公司專業化集中管理能力得到強化，但隨著進一步加強縣公司的“四項職能”后，也需要對縣公司日常審批報銷適當授權，但又不致于影響日常工作效率，這就勢必要求對報銷流程適當優化，在強化屬地管理的條件下，充分應用電子報銷程序，提高工作效率。
3.1 應用電子報銷程序推行報銷無紙化管理
深化ERP系統應用后，越來越多的手工審批流程被電子審批所代替，不但實現了無紙化管理，更主要的是通過在線審批，不但可以實現權限控制電子化，也加快了日常審批速度，有效提高工作效率。以加油站報銷為例，手工審批時需要經過層層審批，遇到某一環節受阻時，就不能及時辦理報銷結算手續，不但給經辦人造成不必要的麻煩，也影響了日常費用報銷的及時性管理。采用ERP電子報銷后，審批人員只要有網絡便可隨時隨地審批，極大地簡化了審簽手續，而且這種模式也適應當前提出的油站用工優化活動，減少基層油站員工往還公司次數，只需關注電子報銷單在ERP系統中的流轉節點即可。
3.2 應用預算流程開展預算反饋實時化管理
手工的預算管理只能起到事后反饋的作用，由于報銷流程與預算管理程序相互脫節，不能實時集成，往往出現報銷結束后錄入憑證階段才發現預算不足的現象，給管理上帶來被動。如果采取手工登記控制的方式，不但增加工作量，管理效果也將大打折扣。因此，推廣電子報銷程序并將其與預算控制系統實時集成，一旦發生超預算情況，系統將提示不能提交電子報銷單；也可根據管理要求，對部分可控性較強的費用項目實行預算結余提醒機制，提高費用發生部門的日常管理意識，強化全員成本管理，真正落實總部提出的“經營一元錢，節約一分錢”的降本壓費理念。
3.3 應用系統集成實現會計處理自動化管理
財務核算型向管理型轉變一個重要的技術支持便是會計核算處理的自動化、會計信息反饋及時化，財務人員可以從日常繁瑣的會計處理中脫離出來，從而將更多的精力深入現場管理、源頭控制，實現內部控制的實質性管理。對地級及以下的銷售企業來說，日常主要的核算工作量包含2方面，①費用報銷，②財務清賬，因此，實現報銷電子化處理后，通過報銷費用項目與會計科目、費用發生部門與成本中心等相關項目的集成，在提交電子報銷單時，盡可能地按照憑證集成的要求填寫相關信息，完全可以實現會計憑證自動化處理。
當前，財務工作正處在加快轉型和向以價值管理、決策支持為核心的更高階段邁進的關鍵時期，價值型財務管理的實現必然依托信息技術手段。因此，通過充分應用ERP技術手段，促進財務監管信息化轉型，依靠現代化信息技術和流程架構，以深度融合和深化應用為主線，全面提升財務管理的信息水平，增強風險管理能力，著力提高財務資源配置效率，努力實現“創建世界一流財務”的管理目標。
主要參考文獻
[1]黃新強.加強財務信息化建設，提升財務管理水平[J].企業管理，2012（6）.
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[3]楊溢.集團財務信息化系統建設方案探討[J].會計之友，2010（34）.
關鍵詞：物資；合同管理；供應保障；作用
一、合同管理概述
近年來電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，在物資管理的各工作環節中，物資采購合同管理工作涉及面廣，需要在涉及的各工程項目部門及相關部門互相支持、密切配合、通力合作，才能確保物資采購合同履約執行工作有序開展，因此認真研究物資合同的簽訂、履約、變更等管理變得越來越重要。鶴壁公司在物資集約化管理中，認真做好合同履約的管理工作，通過強化合同簽訂、執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析手段，督促各供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，深化物資合同管理在整個物資供應鏈中發揮的巨大作用，為本單位生產工程項目的建設提供了強有力的物資保障。現將目前河南省電力物資合同管理的運作概況和工作流程簡述如下。
二、合同管理流程
物資合同管理從集中招標采購定標后發出中標通知書開始，包括物資合同簽約、合同履行、合同變更、資金結算和合同資料歸檔整個過程的所有環節。下面對各管理環節依次進行論述。
2.1物資合同簽約：目前在國網公司的物資集約化管理中，需求單位所有物資采購均執行以“總部直接組織采購（即國直方式）”、“總部統一組織監控，省公司具體實施（即國委方式）”為主的二級集中招標采購政策。集中招標采購的中標結果發出后，各網省公司將合同信息維護到國網電子商務平臺（ECP）中，供應廠商通過電子商務平臺對合同信息進行確認，生成紙質合同，由省公司統一與中標廠家簽訂商務合同。地市公司物資部門可以根據省公司物資部下發的通知計劃安排、項目實際情況通知項目部門在合同簽訂前與中標供應商簽訂技術協議。物資采購合同的技術參數、商務條款的確定主要依據采購文件及中標人響應的投標文件。合同簽訂時，雙方對技術條件、商務要求，包括價格、交貨期、交貨地點等要素必須嚴格按照采購結果進行簽訂，不得對任何實質性內容進行修改。
2.2物資采購合同文本：隨著國網公司物資集約化管理的深化，合同管理廣度和深度不斷拓展，為適用物資管理新形勢的發展，提高物資合同簽訂效率和履約水平，國網公司結合系統各單位實際應用情況，編制了41類設備/材料專用采購合同文本、電力設備/材料通用采購合同文本、非電力設備/材料通用采購合同文本和協議庫存物資采購合同文本。編制物資采購統一合同文本可以有效防范法律風險，為深化合同結構化、標準化和自動化管理奠定基礎。國網公司系統內簽訂的所有合同均統一使用標準的合同文本。
2.3物資采購合同履約：物資合同生效后，地市公司配合省公司物資管理部門進行物資合同的跟蹤、督促、履行，及時辦理物資合同變更、撤銷相關手續；反饋供應商的履約情況；監控物資合同履行中的異常情況，并組織項目部門商討解決方案。在合同履約管理中，加強對合同執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析，督促供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，確保合同履約管理的及時、客觀、公正。合同一經簽訂，具有法律效力，供需雙方必須嚴格遵守。任何單位及個人不得以任何形式泄漏或不正當地使用合同中涉及公司的商業機密和技術秘密。地市公司物資管理部門根據前期物資需求計劃日期及工程項目實際施工計劃進度安排，向供應商發出供應計劃通知單，供應商核對供應計劃通知單并按要求將貨物發送至施工現場或指定地點，完成物資配送。
2.4物資采購合同變更：物資合同履行階段發生的變更，應由市公司項目部門提出，經省公司項目管理部門確認的書面變更申請報告，提交省公司物資部按公司相關規定，經審批后與供應商簽訂補充合同/協議。對采購結果中的物資類別、主要技術參數等實質性內容進行重大變更時，應撤銷原合同，重新納入計劃采購管理。在合同執行過程中，由于設計、工程項目變更等原因，需要進行合同的變更時，市公司項目部門提報《變更單》，在合同約定的幅度內，經省公司項目管理部門確認，報省公司物資部批準后按照《物資合同承辦實施細則》執行。物資合同在簽訂過程中發生的變更記錄，應由與會相關代表簽字確認，并作為物資合同的附件。根據物資合同簽訂變更記錄，物資需求單位應及時在ERP系統中對物資需求計劃進行相應修訂。
2.5物資采購合同信息管理：地市公司物資管理部門應做好合同物資的催交催運、配送倉儲、移交驗收、現場服務、日常協調等工作，收集、匯總、分析合同履約的相關信息和資料，及時報送上級物資管理部門。合同供應商在履約中發生違約的，按《河南省電力公司供應商違約問題處理實施細則》執行。地市公司應及時將供應商合同履約情況收集上報省公司物資部，物資部建立信息周報，對相關信息進行通報。對在合同中出現的供應商質量問題、違約行為等進行處理，必要時可以采取一定的制裁手段，如限制授標、暫停授標和在評標中減扣分等。
2.6物資采購合同歸檔：物資采購合同檔案的建立包括從物資合同談判、起草、訂立、履約和終止全過程生成的有關資料，包括談判記錄、商務合同與技術協議文本、會簽單、變更申請單、信息反饋單、違約處罰通知單等內容。各級物資合同管理部門根據工作需要建立《采購合同臺賬》，主要由物資采購項目名稱、合同簽訂時間、批次、名稱、規格型號、數量、單位，供應商名稱、聯系人及電話、項目負責人等組成，并做好臺帳信息的及時更新。物資合同管理負責按照《物資檔案管理標準》要求，做好所有物資合同及相關資料的整理、歸檔、保管和移交工作。對物資合同檔案的分類歸檔，可以將物資合同并入工程項目建設檔案，做為項目資料一同移交檔案管理部門。如無工程建設檔案的，可以按年度分類整理成冊，編制好合同目錄。
三、結語
隨著電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，合同履行在物資管理中的影響越來越重要，規范合同管理模式，加強對合同履約中的跟蹤追溯對合同的順利執行起到積極的促進作用，對于各供應商來講，可以減少合同糾紛，增加誠信度，為建立良好的合作關系打下基礎。
參考文獻：
[1]《國家電網公司物資集約化管理》中國電力網，2012，12.
[2]《河南省電力公司市公司物資管理標準》豫電物〔2011〕237號.
一、引言
隨著大數據、云會計[ 1 ]、移動互聯網等新興技術的發展與應用，從2012年開始，重慶海事局持續建設以財務集中核算為核心業務的財務云平臺。2013年制定了《重慶海事局經濟合同管理辦法（試行）》，并根據財政部《行政事業單位內部控制規范（試行）》（以下簡稱《內控規范》），開發了“經濟合同管理子系統”，初步實現了合同管理內部控制信息化，為實現單位合同控制目標、降低合同風險、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。
在合同從傳統的手工管理轉變到信息化管理的過程中，信息網絡化對信息質量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來學者們一直關注信息技術如何影響合同管理的問題。閆秀杰[ 3 ]認為合同款收付進度是判斷合同履行風險的重要參考證據，可以從會計核算角度，增設“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計業務進行獨立歸集，實現合同款收付過程明細管理。劉華等[ 4 ]認為可以應用知識管理的理論與方法構建合同管理信息平臺，其原理是以網絡為基礎，在總的合同管理信息平臺下構建合同庫、知識庫、專家庫和知識交流中心四個模塊。馬穎[ 5 ]認為建立合同內部控制系統的過程是以控制為導向，使其在制度安排上更注重在合同準備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態風險在每個過程中都有相應的控制手段發揮作用，成為一個適時的動態過程控制系統。
綜觀現有研究，這些文獻主要是從合同管理的信息化手段、系統構建、控制方法等方面進行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業單位合同管理內部控制問題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財務云平臺的合同管理系統為研究對象，通過實地調研重慶海事局的合同管理內部控制情況，然后從信息系統的角度去研究探討合同管理存在的內部控制問題，并提出基于信息系統的內部控制改進及優化措施。
二、重慶海事局合同管理內部控制的現狀及問題分析
（一）合同管理內部控制現狀及業務流程
重慶海事局是交通運輸部設置在長江干線負責重慶段水上安全監督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執法機關，下設12個海事處及26個海事執法大隊。該單位于2013年7月1日起實施《重慶海事局經濟合同管理辦法（試行）》，對合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責任等作出了詳細規定，基本形成了合同管理的內部控制體系。
重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統的以紙質媒介流轉的方式進行，合同履行和合同檔案管理兩個階段已經實現信息化管理?；谪攧赵破脚_的合同管理，結合智能終端APP應用，實現了合同的移動審批、實時查詢和執行分析等功能，解決了因為下屬機構眾多、地理位置分散而導致合同無法集中管理所帶來的風險。通過線下的經濟合同調查、談判和在財務云平臺線上執行合同錄入、審批、歸檔及查詢等，基本達到了重慶海事局合同管理內部控制的目標。重慶海事局合同管理內部控制的具體流程如圖1所示。
目前，重慶海事局的合同訂立階段在線下進行，由合同承辦部門具體負責經濟合同的前期準備、調查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經濟合同審查表》為流轉媒介進入審批流程，相關職能審查部門負責人審查后再由復核小組進行審核，之后簽訂經濟合同。合同履行階段流程由基于財務云平臺的合同管理系統進行，由合同承辦人通過“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數據，并將合同文本及相關資料通過掃描的方式上傳到云平臺上以附件的形式保存，同時填寫合同的收支計劃并設置到期提醒功能。在計劃收支時間的前十日，系統會自動提示財務會計處的財務人員進行合同款項收付操作，根據項目的進度由相關負責人審批復核完成之后由財務人員向簽約對象收付款。履行完合同中明確的各項義務之后，財務會計處進行項目結算，由合同承辦部門進行歸檔操作。
經濟合同相關職能審查部門及合同復核小組成員可以借助智能手機或平板電腦等移動智能終端通過APP應用隨時完成合同的審核，合同經辦人員及財務人員也能夠隨時接入云平臺，實時查詢合同執行進度，借助臺賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內部控制的水平和效率。
（二）合同管理內部控制存在的問題分析
合同的履行階段和檔案管理階段已經通過云平臺初步實現對合同的信息化管理，但是合同管理內部控制仍然存在下面的問題。
1.云平臺未實現合同調查信息化，存在無法有效分析簽約對象資信的風險
簽約對象的資信調查是簽約前一項非常重要的工作，該工作的落實可確認簽約對象是否有能力履行合同，從而降低交易風險。在進行合同前期調查時，基本上都是以傳統的方式在網上收集調查對象的資料或進行實地考察訪問，再進行主觀判斷其財產狀況、生產能力、經營能力等。使用這種方式進行合同調查，比較主觀，容易受個人偏好影響而導致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風險。重慶海事局雖然構建了云平臺，卻沒有充分利用云平臺的數據資源及大數據、云計算等信息技術來構建合同調查對象的資信主題數據庫，以數據為依據客觀、全面地分析簽約對象的資質、誠信度、業務能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業務和合同類型都相對比較單一，并且有較穩定的合作對象，但是一旦面臨新的合作對象，若未對簽約對象的資信情況進行全面分析，就會給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔經濟損失的風險。
2.云平臺不能及時反映項目執行進度，風險預警能力較弱
目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺進行，利用合同管理系統可以實時查詢所有合同的執行進度，在很大程度上解決了未實現信息化管理之前無法隨時了解每個合同執行進度的問題。但是，由于風險的發生可能存在于合同管理的各個階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項、檔案管理階段面臨合同或相關資料丟失的風險等，這就需要云平臺有一套較完備的評價機制對合同進行全生命周期的風險管理。在合同履行階段系統設計了“到期提醒”的風險防控功能，雖然利用該功能可以根據計劃收付款時間自動判斷并于十日前提示工作人員收付款項，但是由于系統無法主動監控項目的執行進度，存在項目進度和計劃收付款項進度不符的情況，使得到期提醒功能無法發揮其價值。因此，合同款項收付時間仍然由人為控制，逾期支付的現象還是可能出現，風險得不到控制時就會導致單位經濟利益受損或面臨訴訟的風險。
3.云平臺上合同管理相關數據資源價值挖掘不夠，風險防控水平較差
大數據時代，數據被視為新的生產要素會反饋到合同業務活動中，是進行合同管理決策、風險預測與規避的重要依據。重慶海事局合同管理涉及政府采購、建設項目、國有資產等多個業務板塊，這些業務過程都在云平臺上運行，形成了大量有價值的數據。盡管在重慶海事局利用云平臺對合同進行管理后，臺賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺中合同管理只是圍繞其業務過程進行，對掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結構化數據的利用不足，并沒有從大數據分析的角度去實施合同的電子檔案管理，因此對數據價值的挖掘還不夠，致使合同管理風險防控能力較弱。
三、基于財務云平臺的合同管理內部控制優化與改進
重慶海事局合同管理內部控制的目標是實現合同管理的合規性與風險管控。根據合同管理的生命周期，結合財務云平臺設計，簡單地將重慶海事局合同管理系統分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關票據文件管理、風險預警、消息提示、合同檔案管理、統計與評估、合同查詢等功能，如圖2所示。
下面，針對重慶海事局合同管理內部控制中存在的問題，結合財政部頒布的《內控規范》中的合同控制內容和合同全生命周期管理過程，基于現有云平臺中的合同管理系統功能應用，財務云平臺的合同管理內部控制優化與改進流程如圖3所示。
主要從簽約對象資信的調查、合同草稿的擬定與初審、合同風險預警及風險防范等方面重點闡述基于財務云平臺對合同管理內部控制的優化與改進措施。
（一）利用大數據技術構建資信主題數據庫，全面分析簽約對象的資信情況
在合同簽訂前的合同調查階段，借助大數據技術拓寬數據采集來源，從云平臺和互聯網上采集到不局限于傳統的合同調查對象資信數據，包括云平臺上記錄的簽約對象的基本信息、相關項目、相關合同和資金統計、合同執行進度、款項收付計劃執行進度、合同狀態、金額分布統計等數據以及互聯網上關于合同調查對象的財務報表、納稅信息、業務活動等半結構或非結構數據。所有關于合同調查對象的數據被系統地收集、存儲，利用大數據對海量的數據源做分類處理，整合構建資信主題數據庫，為大數據資信分析做基礎，使對簽約對象的資信調查更加科學、全面、準確。
同時，通過運用大數據技術對簽約對象的資質、信譽和能力進行綜合評估，可以分析合同調查對象的競爭力和潛在風險，以此規范對合同調查對象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規避合同風險。但是，對簽約對象的評級不能固化，可以根據其合同履行情況進行動態評價；對簽約對象的財務數據、業務數據等做采集、存儲、處理與分析，用信用等級來綜合評定簽約對象。
（二）增加及規范合同起草及初審功能，建立合同風險數據庫
在云平臺合同管理系統中增加合同起草功能，采用兩種方式實現合同信息的錄入。一是標準合同方式，使用者只需要在選擇合同類型之后填寫有關合同的關鍵性要素即可自動生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數據庫中，在起草時可將合同文檔按照通用框架列出，從數據庫中提取備選條款，即可通過選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內容填寫不完整和不規范，增加了對合同草稿的初次審批流程。系統可以自動檢索數據庫及合同樣本，通過預先設定的規范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補充完善文本內容，避免提交審核后被退回，從而節省時間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統將文本內容與標準化模板進行對比，對于存在規定但未填寫或者填寫有錯誤的地方給出提醒消息。
由于不同類型的合同風險點不一致，利用信息技術可以使系統基于合同分類來梳理不同環節的風險點和初審要素。在合同管理系統中，對重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進行風險梳理，然后形成風險數據庫，并存儲在云平臺中。這樣，系統進行初審后可以在合同審核流程的每個環節提醒相關職能部門的審核人員及復核小組成員在該環節需要重點防范的風險，這個過程需要界定審核過程中不同部門的審核職責，以降低合同訂立過程中的風險。例如，在合同管理系統中通過對合同類別進行區分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統會將此類合同自動傳輸到有關職能部門負責人進行審批。合同審批過程中流經的具體審批部門會根據合同的類型及金額限定而有所不同，其流經的具體審批步驟要求也會根據合同的類型有所差異。此外，系統存在審批流程而審批人未執行該操作時，就會以待辦事項做出自動提示。
（三）建立合同執行跟蹤機制，設計差異化的系統風險提示與預警功能
在云平臺的合同管理系統中增加合同實施進度階段信息錄入，建立合同執行跟蹤機制，在合同管理各個階段的關鍵節點設置提醒來防控風險，實現對合同的全生命周期動態監管。系統在關鍵節點推送消息提醒，借助智能手機或平板電腦等移動智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關人員及時跟進履行進度，規避合同履行風險。根據合同類型的差異，可以采用預警逐漸升級的方法對超期的合同做不同程度的提醒，使相關人員知曉合同的執行情況，防范合同違約的風險。
合同履行過程中，根據合同中的具體條款會生成收付計劃，并通過系統對合同中界定的責權利及完成情況進行監控，具體包括合同款項收付提醒、實際收付執行情況記錄和項目執行情況。對合同款項收付時間和收付金額需要進行嚴格控制，及時提醒按照合同計劃進行收付。通過對合同起草階段的信息化，將《內控規劃》嵌入合同管理過程，實現從合同的錄入登記、審批、履行管理、監控執行、評估、查詢、統計等全生命周期的信息化作業模式，可以幫助實現合同的全流程規范化管理控制目標。
（四）強化合同管理全過程的數據分析與利用，提高合同管理風險防控水平
重慶海事局可以運用計算機、網絡技術實現合同的電子檔案管理，將合同文本及相關資料以文字、圖像等電子文件儲存在云上，為大數據分析提供海量的結構化、半結構化和非結構化的數據。對合同管理數據進行深度分析時，可以利用網絡爬蟲、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術從互聯網和云平臺上獲取不同維度的目標數據集，再應用數據清洗、自動分類的方法把數據分別劃成不同的類別，然后對這些數據按采購人合同管理水平分析、合同執行效率分析和簽約對象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對合同管理風險進行分析，根據合同全過程管理的要求，針對采購合同的主要業務領域展開數據分析，分析合同在簽約對象調查、審核簽約、履行及歸檔各個階段所涉及的關鍵數據信息，通過統計分析合作對象資信情況、審查復核簽署管理、變更管理、合同執行進度、合同款收付進度、合同檔案管理、資金統計等不同?h節的具體指標，對合同風險進行全面分析評價，并為合同風險管控提供輔助決策支持。
〔關鍵詞〕合同管理;信息化;企業管理
在現代企業經營生產管理活動中，每個環節都與合同息息相關。合同管理模式的規范化、標準化和精細化，是企業經濟效益和風險管控的保障。如今，隨著IT技術的發展，對合同管理提出了較高的要求，信息化的管控手段是提高現代企業管理水平的有效保障。本文以國內某知名設計公司為例，分別從合同評審、合同查詢、合同執行過程監督及合同管理隊伍等方面來闡述其合同信息化管理模式。
1合同評審
項目合同擬草后，需要企業相關部門進行評審。早期，是由經辦人將合同草稿復印多份，逐一分發給評審人。這種傳統的合同管理方式需要專人跟蹤,且受各種不確定因素的影響，導致評審周期長、及時性差、管理成本增加。目前，該公司建立了企業信息化管理系統，合同管理模塊是該系統的核心之一，這充分體現了該公司對合同管理的重視。在該系統中，合同評審流程如下：申請人發起評審公司相關部門（專家）評審匯總評審意見修改合同草稿確定合同最終版準備合同簽訂。整個合同評審過程實行在線操作，各評審部門（專家）在線上接到評審通知，并且評審意見全部出現在申請人的流程界面上。這種新的合同評審模式節省信息傳遞周期，降低了人工成本。同時，通過線上評審加強了各部門對合同的了解和重視，使合同評審更加全面，增加了評審透明度，提高合同評審效率。
2合同查詢
企業在運營過程中，需要隨時查詢合同信息。查詢紙質版合同需要到文件歸檔部門，依靠人工翻閱查找，費時費力，且一份合同原件每次僅能供某一個借閱部門（人）使用，合同使用效率低。借閱后，合同若未被及時歸還，還易損壞、丟失，不利保管。查閱合同人員的權限無法設置，合同安全性差。企業信息化管理系統為每份合同分配了具有統一格式的編碼，每個合同號就是該合同在系統中的“身份證”，是合同查詢的唯一識別碼。錄入系統時，相關管理人員根據合同號登錄系統，將合同關鍵要素錄入合同模塊，并將紙版合同掃描上傳。擁有合同查詢權限的員工不管何時何地，只要在符合條件的網絡環境里，登錄信息化管理系統，輸入合同的系統編號，該合同的主要數據便會立刻呈現在查詢者的界面，而且信息準確、無誤。若想查看完整的合同內容，可進行下一步操作，進入查看合同掃描件環節。這種在統一平臺“秒查”的方式，實現了移動辦公，海量信息共享，數據統計便捷，體現了高效的合同管理模式。
3合同執行過程監管
合同從談判、評審、簽訂，到執行、索賠、關閉等涉及眾多部門，合同進度控制、成本控制、質量控制等整個過程中出現的各種不確定因素，會給合同執行帶來眾多風險。如果僅靠人工溝通，這必將導致信息不對稱、問題處理滯后等結果，給合同雙方帶來困擾。因此，這種陳舊的合同管理方法已不適應現代化企業的發展需求。在合同執行過程中，經常有合同金額變更情況（尤其是EPC項目），結算值與原合同金額不一致。這種變更在傳統管理模式中，一般只有項目經理了解，公司各職能部門因種種原因，不能及時知曉。這就造成生產一線人員掌握的信息和數據與管理部門不一致，對數據的采集、應用和分析、比對都有很大的誤導，對各類統計報表數據的真實性、完整性和有效性也有很大影響，甚至會影響管理層的判斷。如果1份合同在多個部門存在不同的合同金額，這說明在業務活動過程中有偏差，在管理制度上有漏洞，勢必會影響企業的競爭力。為了解決這類問題，合同信息化管控優勢需體現在精細化管理中：1)項目經理在信息化系統中發起“合同變更審批流程”，說明合同金額變更原因，上傳變更依據，流程審批辦結后，相關崗位人員在信息化系統中更改合同金額。同時，系統會第一時間推送變更合同金額的通知至項目經理部成員和公司各相關職能部門，避免了各部門在合同執行過程因信息傳遞不及時或傳遞環節過多等而造成的誤導、誤判，保證了合同金額數據的唯一性、準確性。2)通過對系統中不同數據的積累、監管，以及對各類指標的分析、判斷，可以用制度和流程等手段規范合同執行過程出現的偏差，真正實現動態、精細化管理。這也是合同信息化管理帶來的便捷和高效。
4建立、健全合同信息化管理制度
信息化系統是一個平臺、一種工具，其使用效果如何，關鍵在于基礎數據做的怎么樣、各種管理是否到位，其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一項系統工程，周期長，其涉及多方面、多部門，數據龐大。從調研、方案研討、實施、上線測試和上線后相關數據的維護等工作需要不同部門、各種崗位人員的協調和配合。在此過程中，不同模塊存在許多未知因素，不是簡簡單單某個部門或一個專業能輕松搞定的。因此，要推動企業信息化建設，并使之成為高效管控手段，從認識上要有一個新高度，特別是需要企業高層的重視，對其大力扶持，協調和推動職能部門的積極參與，出臺配套的管理制度，為合同信息化管理的落地保駕護航。這樣才能讓合同信息化管理平臺發揮應有的作用，達到提高和完善企業現代化管理水平的目的。
5打造高素質的合同管理隊伍
建立優質的合同管理團隊是合同信息化管理實施的關鍵所在。要加強管理人員的信息化意識、熟知管理制度，并且熟練掌握電子信息化系統的操作[2]。在信息化管理前，企業中的合同管理人員不懂信息化相關知識，IT工程師對合同管理工作不是很了解，兩個部門在業務領域沒有太多交集。如果企業建立了信息化管理平臺，這樣的工作狀態會大大改變：在信息化推進初期，合同管理部門（人員）和信息化建立部門（人員）有著長期的溝通和交流，IT工程師通過了解合同管理線下工作模式、流程、數據來源等，梳理多重邏輯關系后，運用不同技術手段將代碼寫至信息化平臺；合同管理人員在提出IT需求過程中也逐漸了解自己的工作在合同管理模塊中的職責、角色、權限、工作流程等，并能熟練掌握各種操作。經歷一段時間的磨合，參與人員對不同范圍的工作從了解到深入，再通過后期的各類培訓學習，使各自的合同管理水平及職業綜合素質都有了大幅提高。因此，在信息化過程中，人是最重要的決定因素。沒有一支良好素養的員工隊伍，合同管理信息化系統建設是難以達到預期目標的。
6結束語
當今社會是一個知識時代，越來越多的企業為了跟上社會發展的進程，保障企業在市場中的核心競爭力，引進了“信息化+管理”模式。在新時代的合同管理中運用創新理念，依據信息化平臺，提高合同管理的規范性和有效性。雖然合同信息化管理是一個漫長的積累過程，但這些管理變革，給傳統企業帶來新活力，也是現代化企業實現高端產業鏈創新、飛躍發展的必然趨勢。
參考文獻
勝利油田勝東社區管理中心山東東營257000
摘要 勝東社區管理中心充分利用以往項目積累的工作流電子化方面的技術成果，完成了網絡辦公系統、合同管理、預算管理系統、干部請銷假管理和工會經費管理等七個信息系統建設，實現了29 個工作流程電子化。投產數年來，在社區生產經營、社區服務和日常管理等諸多領域中發揮了積極的作用，工作面貌大為改觀，工作效率、工作質量發生了質的飛躍；尤其在規范業務，精細管理方面發揮的作用更為突出。同時，也為該單位管理制度全面e 化工作進行了有效的技術儲備和經驗積累。
關鍵詞 工作流引擎；統一身份認證
1 概述
據統計，現代企事業單位運行中，70%以上的業務都是在特定的業務流程中完成?！肮ぷ髁鳌笔乾F代企業組織活動中較為普遍和共性的問題。創建工作流引擎是“精細管理、信息創效”重要突破口之一。
2 項目建設
2004 年，勝東社區實施了網絡辦公系統建設項目。在完成網絡辦公系統既定設計的同時，借機完成了基于XML 的工作流引擎和表單服務兩個基礎服務的研制。2005 年，勝東社區承擔了管理局社區經營管理系統的項目建設，應用基于XML 的工作流引擎和表單服務技術，成功的實現了勝東社區合同管理、預算管理、水電氣暖管理和專項資金管理四項業務，11 個工作流程的電子化，同時研制出勝東社區統一認證服務平臺。2007 年，借助三項技術儲備，完成了勝東社區工會經費管理系統建設，2009 年，完成勝東社區科技干部請銷假管理系統建設。至此，勝東社區實現了7 項業務，29 個工作流的電子化管理。
3 技術實現
工作流創建：下面以預算管理系統為例，闡述工作流的創建過程。預算管理包括預算編制、指標分解、過程控制和預算分析4 個部分。梳理出以下3 個工作流程。
3.1 預算編制
預算按年、季滾動編制，現金收支計劃按月滾動編制。財務部門定制表格，同時提供與預算期相等時間的各預算單位的歷史實際數據，以供編制者參考，各預算單位編制好預算，預算管理系統自動生成預算匯總表。如圖3.1 所示。
年度總預算的編制：社區的收入主要來自社區的各種收費和管理局費用補貼。社區年度總預算的編制首先由各三級單位、職能部門依據以往物業管理、醫療衛生、托幼以及房租等收費歷史數據和運行成本歷史數據進行縱向和橫向預測，形成《社區部門預測明細表》社區財務資產管理中心進行匯總、平衡調整，形成《社區預算上報表》。經社區預算委員會審批后，上報管理局財物資產部。
年、季、月度預算編制：由各三級單位、職能部門編制各自的年、季、月預算編制明細，報社區財務資產管理中心審核，經有關領導審批，形成各單位費用預算數據。
3.2 經營承包指標分解
社區經營管理科依據管理局下達的社區年度費用補貼計劃，參照有關歷史數據和《社區預算明細表》等有關數據指標，進行社區年度經營承包指標分解，形成《社區年度經營承包指標表》，如圖3.2。
3.3 預算執行過程控制
包括預算檢查、調整、控制和分析，軟件系統對突破預算的支出做到實時反映，提供提示、警告以及不得錄入等多種選擇。
3.4 預算分析
包括預算結果分析、問題揭示和預算業績評價等，提供按月度、季度和年度的預算指標與實際數的對照分析，反映預算執行差額和差率。
4 系統應用及效果
勝東社區工作流電子化的開發應用持續8 年多的時間。大部分業務系統上線已達6 至10 年之久。這些信息系統在社區生產經營、社區服務和日常管理中發揮了積極的作用，尤其在規范業務，精細管理方面發揮的作用更加突出。通過該項目的實施，很多業務流程得到優化、定型，管理流程更加精細合理。截止到目前，網絡辦公系統累計處理文件13000 多個，合同管理系統處理合同文本約5000個，預算管理也有近8 年的數據積累。初步統計，和傳統管理相比較，完成這些業務，節約資金約400 萬元。實現了經濟效益、管理效益的雙重豐收。概括如下：
4.1 管理過程更加精細、透明
應用工作流跟蹤，可以方便、快捷地了解業務的執行情況和相關信息，促進精細管理，提高了工作的執行力；同時，減少了工作人員進行單調乏味且十分耗時的數據查找工作，提高了工作效率，降低了管理成本。
關鍵詞：事業單位；合同管理；風險預防
1事業單位合同管理風險及成因分析
1.1風險。在事業單位運行及發展過程中，合同是現代化交易過程中的一種重要方式，能夠對經濟活動的雙方進行有效的約束，促使合同參與雙方自覺履行職責和義務，進而促進共同目標的實現。就事業單位合同管理的實際情況來看，合同也具有一定的風險性，尤其是事業單位在制定及履行合同的過程中，缺乏細致的規劃和管理，風險意識存在明顯不足，此種情況下，不可避免的導致事業單位運行結果與預期目標存在一定的差異性，為事業單位的發展造成了極為不利的影響，在此種情況下，加大力度對事業合同管理的風險進行有效的預防，是當前事業單位相關部門所面臨的一項重要任務。
1.2成因分析。就事業單位合同管理的實際情況來看，合同管理風險的形成主要有以下幾方面原因：一是事業單位在簽訂合同的過程中，相關法律意識不足，合同文件缺乏規范性，甚至存在口頭合同的情況。部分合同中，盡管以標準的合同文件為基礎來開展各項活動，但是合同上缺乏具體的簽訂日期以及簽訂雙方的具體信息，此種情況下，也加劇了合同管理的風險，為事業單位的經濟活動埋下了一定的安全隱患。二是事業單位所簽訂的合同缺乏規范性和準確性，部分合同在簽訂過程中，其條例并不規范，極易出現歧義。與此同時，部分合同條款存在缺項漏項問題，付款方式不明確，此種情況就不可避免的對事業單位財務籌措以及資金使用的合理性造成了嚴重的影響。一旦出現糾紛，難以對經濟活動雙方的責任進行準確的判定。三是行政事業單位合同的管理不規范，合同條款未能很好的執行在行政事業單位中，存在部分單位未對合同進行統一歸口管理現象；合同未進行單位統一編號；簽訂補充合同的附意性大；對基本建設項目中的簽證、設計漏項、變更設計方案等增加的建設內容未以具體的合同內容加以固化；對與外單位的經濟往來合同的工程尾款或收入款不能及時收回，或難以收回，形成長期掛賬而無人催收的局面。由于合同管理上的不規范，造成單位經濟損失隱患。
2事業單位合同管理的風險預防措施
2.1樹立法律意識，掌握合同簽訂流程。在簽訂合同之前，要對對方主體資格進行審查。在簽訂合同之前，應對簽合同的另一方單位的主體權限、業務資質、企業性質、履行能力和信譽進行關注和調查。確認對方有營業資格證等相關證件。一般情況下，公司不能與自然人簽訂經濟合同。比較對方履行合同的能力。調查合同簽署方是否有履行責任和義務的能力非常的重要，不能與無法承擔民事責任的公司進行合同的簽訂。簽訂前做好自身主體資格的審查和承擔能力。在與對方簽訂合同前，行政事業單位要審查自身的主體資格是否符合合同簽訂的相關法律、本單位是否具有償還能力以及合同簽訂的資金是否得到財務部門的批準，是否有資金保障。簽訂書面形式合同。首先，在簽訂合同前要對合同上所有的條款進行仔細的檢查，確保無誤后再簽訂合同；其次，在簽訂正式的合同時，要關注空白處，以免給其他人加入其他不合理條款的機會；再次，在簽訂前期合同時，應要求對方先加蓋公司公章；為了減少風險發生的概率，雙方都應采用鋼印章；最后，要在合同正式簽訂后，對簽訂的合同進行現場見證，以免日后由乙方自行改動合同，以此保障單位的財產安全。
2.2明確應簽訂合同的經濟活動范圍和條件。在事業單位運行及發展過程中，應當了解所簽訂合同的具體條款，并明確其實際界定的經濟活動范疇，以促進事業單位合同管理的效率。若對經濟業務是想存在特殊要求，可以在原有格式合同的基礎上加以補充完善，促進合同管理工作的順利開展，最大程度上對合同管理風險進行科學化預防。
2.3實現合同歸口管理。在事業單位合同管理過程中，待合同簽訂后，應當及時交由合同管理部門、監督部門以及財務部門進行有效的管理，委派專門的部門和工作人員來對事業單位合同進行統一連續編號，并進行科學化管理。在此基礎上建立精準的電子合同，實現電子化合同管理，并編制電子目錄，以待相關部門和人員在有需要時進行查閱，切實提高事業單位合同管理的便捷性和高效性，將合同管理風險降到最低水平。
2.4對合同履行情況進行監控。在事業單位合同簽訂時，應當有專門的監審部門到場，確保合同簽訂的科學性和合理性。與此同時，相關監審部門應當對合同的履行情況進行全程跟蹤審計，以事業單位收入合同為主要依據，建立科學化的合同抽查對比制度，明確事業單位的合同入賬情況，最大程度上對事業單位運行過程中的呆賬進行有效的控制，促進合同管理效率的提升，進而降低事業單位合同管理的風險，推進事業單位的現代化發展。
2.5在合同訂立及履行過程中，注重財務人員的參與。也就是說，在事業單位合同訂立及履行的過程中，財務人員應當積極參與，盡可能減少由于付款方式存在不足所導致的合同執行風險出現，并且事業單位實際運行過程中，其財務部門應當結合合同實際履行情況來進行賬務處理等，嚴格遵照合同條款來開展各項經濟活動。若未能夠按照合同條款履行合約的，事業單位財務部門應當及時向上級相關管理部門報告，以免對事業單位造成無法預知的經濟風險。
2.6做好人員引進和管理工作。員工作為企業工作得以開展的基礎，合同管理當然也不例外，在管理人員的引入過程中，應當具備清晰的條件要求，努力避免過去在管理過程中因人設崗，隨意性相對較大，等各種不當做法。具體來說，應當制定引入的管理制度，明確規定這個方面，在此基礎上，嚴格控制好引進關口，充分保障所招入的人員為單位必須的，而并非閑人。關于人員流動這一個環節，應當按照勞動法有關規定，結合本單位具體狀況，制定相應的流動管理制度，盡可能的將優秀人才留住，并且還可以盡快將不合格的人員淘汰掉。切實加強對合同制人員的人文關懷，使他們實現體面勞動。有關資料指出，職工在缺乏歸屬感的情況下，往往無法積極的為組織工作。合同制人員屬于事業單位發展的有機組成部分，因傳統思想與體制等方面的影響，存在一定的不平衡與自卑情緒，這對事業單位和諧氛圍的維護非常不利。事業單位需要注重他們的日常生活與工作，了解合同制人員的所思所想所需，幫助他們解決生活中的難題，對于那些困難家庭的人員更應加倍關注，多給他們一份幫助，多一份了解和愛護。
3結論
合同管理作為行政事業單位進行經濟活動業務層面的風險評估關注重點之一，也是行政事業單位加強管理的重點，合同的管理工作直接影響到單位的正常發展，同時也是保障單位正常運作的一個重要手段。
作者:葛傳武 單位:河南省有色金屬地質勘查總院
參考文獻:
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關鍵詞：建筑工程；監理；合同管理
Abstract: In a market economy, property transfer mainly rely on the contract. It is the basis of the contracting parties to clarify the legal relationship and all the rights and responsibility relations, is the main basis for the owner and the contractor all activities in the implementation of the contract. Particularly in the construction project, the big, time is long, coordination, building construction contract plays an important role in construction, effective contract management is to promote all parties involved in engineering construction fully perform their obligations stipulated in the contract, to ensure the implementation of construction engineering objectives (quality, investment, construction period) is an important means.
Key words: building engineering; supervision; contract management
中圖分類號：TL372+.2
我國實行建設監理制度，在項目法人與承包商之間引入了建設監理單位作為中介服務的第三方，這種新的建設項目管理運行機為提高建設工程的質量、節約建筑工程的投資、縮短建筑工程的工期創造有利條件。根據本人多年的工作體會擬談談建筑工程項目中工程監理工作的合同管理。
一、建筑工程合同管理的依據范圍方法
工程監理師監理單位受建設單位業主委托或者由建設單位通過招標競爭方式擇優委托監理單位，承擔其項目管理工作。監理工程師的監理依據是監理委托合同和工程承包合同。合同具有法律的約束力即可以說監理工作受到法律保護來自于合同，因此僅僅從這一點就足以說明合同管理在監理工作中的地位是至關重要的。合同管理是監理工作的基礎，加強合同管理有助于監理目標的實現。
建筑工程合同管理的業務面很廣，每項業務都有規定的程序和方法，各項業務之間又存在不可分割的聯系。建設工程施工合同管理的業務范圍包括：進度控制、圖紙和規范、工程施工設備、材料、施工質量控制、施工條件、安全檢查、現場會議、合同變更和索賠、工程風險的合理負擔、工程驗收、勞務和分包合同的管理、仲裁和糾紛的協調處理、檔案資料管理等等。
建筑施工合同管理是有重點有方法的，只有突出重點，依法嚴格執行建設工程合同管理法律法規、普及相關法律知識，培訓合同管理人才、設立合同管理機構，配備合同管理人員、設立合同管理目標制度、推行合同示范文本制度、采取科學有效的法律手段，才能做好合同管理工作。
二、建筑工程合同管理的階段及內容
我國有關法律對建筑工程合同的要求是以要式為原則的。鑒于施工合同的內容復雜、涉及面廣，為了避免施工合同的遺漏或條款約定責任不夠公平合理，應依據合同示范文本，訂立合同時需注意通用條款及專用條款需說明的內容。應遵守自愿、公平、誠實信用和法律法規及公序良俗的原則。
1.合同訂立階段的管理
合同的成立分為要式和不要式；要式合同以書面形式訂立，自雙方當事人簽字或者蓋章時成立。當事人采用信件數據電文等形式訂立合同的，可以在合同成立之前要求簽訂確認書。簽訂確認書時合同成立。其法律依據是中華人民共和國合同法，合同具有法律的約束力，因此，合同管理要自始至終抓住合同這個牛鼻子不放，才能處于主動地位。
2.合同實施階段的履約管理
合同履約管理亦稱為合同控制，就是根據合同條款的規定，工程施工過程中，對當事人的雙方的建設行為和工程建設過程進行有效控制和監督，以保證合同順利進行。在此階段中，合同管理的主要工作如下；明確管理程序；歸口、分級、授權管理；采購與分包的管理；工程變更、延期、索賠管理；合同糾紛的協調；對合同進度、質量、投資進行控制、核對協調管理；對工程保險管理。
三、合同文檔管理與協調；
合同文檔管理既合同檔案管理，是監理檔案管理的一部分，是對包括合同在內的，以及合同有關的文件、信函、電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件，各種記錄、證明、錄像、照片、紀要、報告、圖紙以及說明等進行的歸類、編碼、整理、存放、保管、檢索、分析和使用等系統管理工作。合同檔案是工程技術檔案的組成部分，是合同履行的真實記錄和有效法律證據，因此，合同檔案管理非常重要。
一般來講，在建筑市場的競爭中尤其在合同履行過程中，承包人總是處于弱勢地位，鑒于此，作為建設工程施工監理單位及其委派的監理工程師更應有根據地維護合同和招投標文件要約條件，正視矛盾、運用不同的合理手段和措施適時處理，做到不積壓矛盾；既代表建設單位利益，又要維護承包人的合法權益。就應在履行合同過程中堅持實事求是。
首先建設工程參建各方在合同履約過程中應不斷地進行目標一致性的協調。在協調問題上，監理工程師應當主動牽頭進行組織。只有經常協調過程中發生或預測將要發生的違約風險點，本著風雨共擔、同舟共濟的原則，及時化解或消除風險，才能大大降低合同管理中發生的違約現象。
堅持實事求是，就要求合同主體各方應敢于承擔責任。建設單位不能一談到有關自身工作不到位或者社會條件制約因素導致違約責任就如臨大敵，視承包人在推卸責任轉嫁風險，甚至一提違約索賠就大為惱火，認為是有挬常理的不規范行為。具有真正市場經濟頭腦的建設單位應該正視和承認違約責任，將之看做甲方與承包人在工程施工管理過程中的一種很正常的經常性經濟活動，是工程建設的重要組成部分，應以積極合作的姿態來對待。
堅持實事求是，就是要求承包人加強合同管理，嚴肅認真地履行施工合同和抓好分包合同及采購加工訂貨合同的落實。建設工程承包人絕對不應當從中謀取不正當利益，要自覺地用合同約定去約束企業的施工行為，完成合同要求的任務。依據《經濟合同法》的原則，履行雙方的權利義務是平等的。對于任何一方的違約行為，應是在履約雙方之間進行的，如果不執行合同合約而給對方造成損失時，雙方有依據合同約定提出合理的索賠要求的權利，要敢于依約據實提出索賠要求。
工程實踐中往往會發生建設單位向承包人提出工期和質量問題的質疑，承包人往往會提出許多無證據的理由來回避自身的責任。針對這種矛盾，監理工程師應在監控承包人和建設單位履約過程中，切實加強數據證據和資料的收集整理，用確鑿的數據證據來說服各方并作出合理準確的判斷。切實做到收集各方違約資料，力求完整，手續齊全，及時確定。既有既成事實，又有責任歸屬證據，同時還要有判斷違約的資料和數據。
在處理承包人向建設單位提出違約要因和索賠要求時，監理工程師應進行充分分析。要在把握事件與合同對照是否出現費用增加或工期延長，是否會對質量和功能造成影響，排除虛擬臆造成分的同時又要甄別分析費用增加和工期延長的因果關系，在此基礎上劃清責任，按合同約定的程序進行協調處理。
在施工過程中監理工程師應特別重視以下幾方面的收集整理工作。
向建設單位索要完整的建設工程招投標文件；
收集合同變更文件或補充協議，要求承包人和建設單位提供完整的分包合同、監理工程師應主動及時收集官方的物價指數和國家法律法規及行政規章等；
收集整理各種會議紀要和往來電函；工程照片和音像資料；
收集整理工程檢驗資料和各種實驗數據；
關于綜合招投標監管模式經驗材料
近年來，北京市建設工程招標投標管理辦公室（以下簡稱“北京市招標辦”）堅持以科學發展觀統領招標投標工作全局，準確把握和科學判斷招標投標市場發展形勢，以規范市場主體行為、維護建筑市場秩序為目標，在營造公開、公平、公正、誠實信用的市場競爭環境方面，進行了積極有效的探索和實踐，推動了北京市建設工程招標投標市場健康有序發展，保證了奧運工程、軌道交通等重大建設項目的順利實施。北京市招標辦以合同全過程管理為抓手，以實現招標投標交易市場和施工現場“兩場”適時互動的“招標投標信用信息平臺、一站式辦公平臺、計算機輔助評標平臺、合同履約監管平臺”四大平臺建設為主線，依靠科學發展的思路、改革創新的辦法和市場經濟的手段，著力創新體制機制，完善法規制度，提高監管與服務水平，著力解決招標投標活動中出現的新情況、新問題、新矛盾。他們的經驗受到各方關注，被多次推廣。讓我們來看看他們的探索與實踐。
一、構建招投標“一站式”辦公平臺
，北京市招標辦建設啟用了以“集約辦事流程，明確崗位職責，規范監管標準，提升服務形象”為主要目的的招標投標“一站式”辦公平臺，構建起了“集中服務、陽光操作、有效制約、規范有序”的高效扁平化招標投標監管和服務模式，使招標投標管理事項備案監管和服務工作發生了根本性變化。招標投標“一站式”辦公平臺的使用，統一了辦事程序、規則、時限和工作標準，實現了前臺13項即時辦理事項與后臺7項集中辦理事項的有效分離，使管理事項高度集約，服務高效快捷；實現了招標備案管理從“一人負責到底”到受理、審查、決定、告知四個辦理環節既有機銜接又有效制衡的轉變，隔開了具有審查權和決定權的工作人員與前來辦事人員的直接接觸，統一了審查標準，有效限制了自由裁量權的濫用，從制度上保證了監管工作的公正廉潔，保證了招標投標管理事項辦理全過程的公開透明；“一站式”網絡辦公平臺接入了北京市紀委監察局的監督系統，市監察局可以通過網絡直接監督前臺工作情況，對服務質量可及時進行評價和考核；貫徹了服務至上的辦公理念，大廳內集中融合了18項辦理事項，設置了服務工作平臺、服務區、咨詢臺、查詢臺、自動叫號、手機信息通知、大屏信息顯示、網上填報、電腦填寫、服務標準、便民手冊、服務熱線等服務設施；實現了前后臺管理網絡無縫銜接，“一站式”辦公、信用監管、專家抽取、指紋識別、計算機輔助評標、合同履約管理等系統有機銜接，形成閉合監管體系。在此基礎上，他們還逐步推進網上受理、網上審查、網上決定、網上告知，為建立“四大一全”即“大交易、大平臺、大監管、大服務”和“信息齊全”的招標投標監管和合同履約監管模式奠定了基礎。
二、全面推行計算機輔助評標
為提高評標質量和效率，減少評標專家的工作量，推進評標工作的公平、公正，北京市招標辦與市發包承包交易中心以信息化手段為依托，聯合開發了計算機輔助評標系統。計算機輔助評標系統嵌入“一站式”監管平臺，上游接信用信息系統，下游連合同履約監管平臺。計算機輔助評標系統的模塊同屏比較和清單對比功能，實現了評標專家在有限的評標時間內從重總價評審向清單單價評審的深化，切實提高了評標的內在質量，在此基礎上形成的合同對施工現場變更洽商管理、減少合同糾紛起到了積極的預控和指導作用；計算機輔助評標系統可以實現專家的獨立評審，系統對不同投標文件模塊隨機分配到不同的評標室，評標專家在不同評標室即可完成同一項目的評標工作，杜絕了專家在評審工作中的相互影響，通過專家獨立評標結果的上傳，及時掌握每位專家的評標情況，促進評標專家的客觀公正；計算機對招標文件約定的評標辦法的鎖定功能，規范了評標專家的評標程序和行為，減少了評標專家的自由裁量權；計算機系統的匯總功能，避免了專家故意或過失出現評分錯誤，確保了評審程序的科學性和計算統計的準確性；招標投標文件的電子化，降低了招標投標成本，形成的招標投標電子化成果為招標投標檔案的電子化管理打下了基礎；簽訂的電子合同實現了監管人員在施工現場的“零門檻”查閱，提升了監管水平。
三、實施合同履約全過程監管
建筑市場多年來的發展實踐表明，招標投標過程是合同談判與合同訂立的過程，合同履約既是招標投標的目的又是對招標投標成果的鞏固與檢驗，兩者之間是一個有機的整體。為建立招標投標、合同訂立、合同備案、合同履約為一體的招標投標市場與施工現場全方位、全過程的閉合監管體系，北京市招標辦按照北京市住房和城鄉建設委員會的總體工作部署，從維護整個建筑市場秩序的高度出發，突破狹義上僅局限在招標投標活動本身的監管，將監管范圍廣義地延伸到中標后續合同執行履約階段。調整職能，增設了施工合同管理部門，為合同履約監管提供機構人員保證；在《北京市房屋建筑和市政基礎設施工程施工合同管理辦法》的框架下，制定了《北京市房屋建筑和市政基礎設施施 工總承包合同示范文本》、《北京市施工合同動態管理辦法》，為合同履約監管提供制度保障；在全國率先開發建設了施工合同管理信息系統，對施工許可范圍內的工程建設項目合同履約信息及時進行采集、整理、統計、分析，對合同履約進行全過程的跟蹤管理，實現了“招標投標一站式辦公平臺、計算機輔助評標平臺、合同履約監管平臺”的無縫銜接；建立與施工現場監管機構、工程造價、資質和資格等管理機構的聯動機制，對簽訂陰陽合同、轉包、違法分包、任意更換項目經理等違規行為，依法進行處理。目前，北京市施工合同管理工作，堅持“把住源頭，管住過程，形成合力，標本兼治”的原則，正在逐步推動以項目管理為“根”，以總承包合同為“干”，專業合同、分包合同為“枝”的合同樹體系建設，以實現施工合同管理工作系統化、立體化，提高整個建筑市場管理水平。
四、構建立體聯動的招投標監督體系
為提高招標投標活動的透明度，促進招標投標活動依法有序進行，北京市招標辦不斷完善信息公示制度，將招標公告、資格預審文件、招標文件、評標結果、中標人等事項在北京建設工程信息網上予以公示，實現社會監督與行政監督的有機結合；通過“一站式”辦公平臺在制度上規范監管行為；建立了特邀監督員制度，從人大、政協、社會聘請有關工程建設方面的專家擔任招標投標特邀監督員，特邀監督員以定期和不定期的方式對政府投資工程和重點工程的招標投標活動進行監督，對發現的問題及時向招標辦提出建議；實施了社會公眾旁聽制度，旁聽人可以全程旁聽工程開標過程，較好地發揮了公眾監督作用，提高了公眾對招標投標工作的認知度和認可度；建立了招標投標監管機構廉政風險防范機制，針對所有招標投標監管人員和崗位均制定了廉政風險點，簽訂了廉政責任書，根據風險點制定了防范措施，充分發揮pdca廉政風險防范管理機制，將風險及時化解，預防腐敗行為的發生；逐步建立和完善企業信用資料庫，公開企業招標投標違法行為記錄，構建以信用評價為核心的招標投標體系，將企業信用檔案與企業投標ic卡有效銜接，發揮信用信息在資格審查、中標人推薦和確定等活動中的基礎性作用，促進企業自律。
關鍵詞：城市園林；綠化工程；財務管理；成本控制
中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-0-01
由于城市綠化工程是近年來剛發展起來新生事物，對其會計的研究僅停留在城市園林綠化工程定額定價的基礎，而對其進行控制的研究就更少了。比如我國2008年關于園林綠化工程的技術規范就不便于目前編制工程量清單及計量、支付，沒有與清單相應的細化條款，尤其在合同期內園林綠化標準與計量支付的對應關系沒有明確，雖采用了清單計價，使后期質量、計量、支付漏洞較多，出現多計的現象較多，導致對施工質量的管理寸步難行。本文為此具體探討了財務管理在園林綠化工程項目中的應用。
一、我國城市園林綠化工程項目財務管理存在的問題
現階段，我國城市園林綠化工程項目財務管理存在的問題主要集中于施工階段。由于施工階段是整個工程的核心部分，因此，若不控制好城市園林綠化工程項目施工階段財務管理，勢必會給該工程單帶來不可估量的損失。總結來說，我國當代城市園林綠化工程項目財務管理失控施工問題主要表現在三個方面：即缺乏合同管理意識，習慣于用行政手段控制造價；尚未按合同支付工程款，為承包商違約提供了依據；缺乏科學合理的計量方法，使得承包商獲得大量的額外利潤。
1.缺乏合同管理意識，習慣于用行政手段控制造價
對于城市園林綠化工程項目而言，實施主體為政府部門，其政府在實施項目管理過程中往往帶有濃重的行政色彩，通常用命令的形式和行政手段管理項目和承包商，以至于相關政府部門嚴重缺乏合同管理意識，不利于實現彼此之間有效的合作，進而，難以實現造價控制的高效性、科學性以及合理性。
2.尚未按合同支付工程款，為承包商違約提供了依據
目前，我國正處于對經濟進行宏觀調控階段，給予政府向銀行貸款帶來了嚴峻的挑戰，一旦計劃的貸款不能夠按合同規定按期到賬，勢必將影響到城市園林綠化工程的順利開展，進而，難以保障城市園林綠化工程按期竣工。
3.缺乏科學合理的計量方法，使得承包商獲得大量的額外利潤
與西方發達國家相比，我國城市園林綠化工程項目業主在施工階段控制造價計量方法相對滯后，嚴重缺乏科學性、合理性，導致城市園林綠化工程事業單位難以對承包商起到控制作用，使得承包商獲得了大量的額外利潤，給予城市園林綠化工程事業單位造成了巨大的經濟損失。
二、我國城市園林綠化工程項目財務管理失控的施工對策
本文將從四個方面闡述我國城市園林綠化工程項目財務管理失控的施工對策，包括大力推行最低價中標、嚴格工程變更程序控制造價、準確計量現場收集的數據以及加大合同管理力度。具體內容如下所述：
1.大力推行最低價中標
實施最低價中標是我國城市園林綠化工程發展的必然趨勢。最低價中標全面的反映出了價值規律、供求規律以及競爭機制的作用，為促進我國城市園林綠化工程的可持續發展發揮著至關重要的作用。大力推行最低價中標，首先要求政府部門營造統一開放、競爭有序的市場環境。立足于我國傳統管理模式的基礎之上，不斷完善相關的法律法規體系和技術法規體系和工程信息網絡管理系統，同時，建立健全的工程風險管理制度，結合當前城市園林綠化工程項目市場的需求和特點，運用有效的經濟手段，切實實現行業管理，確保充分發揮該市場的調節作用；其次是業主不斷提升建設管理水平，大力推行低價中標。作為園林綠化工程建設業主應不斷提高自身建設管理能力，在保障城市園林工程項目質量的前提之下，盡可能的降低其工程成本。
2.嚴格工程變更程序控制造價
城市園林綠化工程建設是一個長期且復雜的過程，在施工階段應切實控制好工程變更，確保工程造價的合理性，尤其是在工程變更過程中，這就要求業主嚴格按變更程序進行操作，同時，及時對工程變更后的造價進行可行性分析與控制，在確保園林綠化的功能和產生的各種效益的前提之下，盡可能的將工程造價降到最低，進而，進一步推進我國城市園林綠化工程項目實現經濟效益價值最大化。
3.準確計量現場收集的數據
準確計量現場收集的數據通過運用我國現行日益發達的電子計算機技術分別從三個環節實施，第一，實現對現場采集數據的詳細記錄；第二，將其數輸入到電子計算機中，實現電子表格計算，以就降低人工計算錯誤率；第三，實現計算機的動態管理。以此，達到我國城市園林綠化信息化管理的宏偉目標。
4.加大合同管理力度
對于諸多工程項目而言，合同管理是最為有效地管理方式。近年來，伴隨著我國社會的不斷發展與進步，其有關合同管理的相關法律法規相對完善與成熟，為此，這就需要城市園林綠化工程項目不斷加大合同管理力度，建立健全的合同評審制度，建立一支高素質、高水平的相關人才隊伍，以實現對合同的制定、審核與監督。同時，針對于城市園林建設工程變更問題，制定完善的《工程變更管理辦法》和簽證制度，切實保障索賠和反索賠資料的真實性、有效性，進而，為城市園林建設工程低價中標奠定堅實的基礎保障。
總之，在我國計劃經濟向市場經濟過渡階段，在園林綠化工程項目財務管理中，應綜合分析多種因素，通過管理降低成本，問管理要利潤，問管理要效益。
參考文獻：
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