時間：2023-04-12 08:21:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇安全檔案管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.1對油田企業的檔案保護管理制度不健全
現如今在我國油田企業的檔案保護管理中，對技術的重視超過對保護意識與制度的重視，對油田企業檔案保護進行制度管理的重要性缺乏相應的理解和重視，導致了油田企業檔案保護管理制度不夠完善，從而造成在檔案庫管理上出現漏洞，引發一系列的檔案安全漏洞問題。現如今在我國油田企業檔案管理制度方面的問題有三點，一是安全管理制度不完善，我國油田企業保護管理制度遠遠不夠健全，安全防護技術過硬，但是缺乏嚴格有效的檔案管理制度與之相配套。二是對油田企業檔案管理的員工缺少保護意識的培訓，導致油田企業檔案工作人員保護意識淡泊，缺乏應有的檔案保護管理知識，對檔案庫的保護及安全意識不強。三是油田企業檔案保護監督管理機制不健全，監督審查機制不健全直接導致檔案保護管理制度的實質性內容不強，在檔案管理中發現漏洞與問題的時候，無法及時找出檔案管理漏洞與損失，無法對油田企業檔案管理的漏洞進行及早的補救措施，導致油田企業的檔案泄漏，重要信息丟失。
1.2油田企業檔案保護管理技術不全面
現如今油田企業檔案管理電子化已經是必然趨勢，在國際上存在各種各樣的檔案保護管理防護技術與手段，我國油田企業也在積極的引進這類技術。我國原有的檔案保護技術不全面，缺少在檔案問題方面的安全技術，在查殺油田企業檔案系統本身的漏洞技術方面也存在著不足，對油田企業檔案系統破壞很大，所以引進專業化檔案保護管理技術的改革迫在眉睫，需要利用專業的數字技術來進行檔案保護與管理，全面保護我國油田企業的檔案安全。
2.探究油田企業檔案保護管理的手段與措施
2.1建立健全我國油田企業檔案保護管理的制度
穩定的檔案保護管理機制必須要有健全的管理制度作為保證，由企業內部專門的管理機構進行檔案保護管理，對檔案管理的工作人員制定有效的管理制度，在執行過程中嚴格遵守規章制度，這樣才能使檔案保護管理的可靠性大大增強。油田企業應該設立專門的技術部門負責檔案系統內部的安全管理與漏洞維護，并建立檔案保護管理培訓班，對檔案保護管理人員進行檔案保護意識的培訓工作，使得檔案保護管理達到與國際同步的水平，健全檔案保護管理制度有利于對企業內部檔案管理人員形成制度上的約束，推動檔案保護管理機制的建設。雖然健全檔案保護管理制度有利于企業檔案的安全，但是更重要的是專業技術的合理運用，配合檔案管理技術員嚴格的技術審核，使我國油田企業的檔案安全管理可靠而穩固。
2.2全面完善我國油田企業檔案保護管理技術
在我國的油田企業檔案保護管理系統中，包括企業員工的訪問控制程序，檔案信息的加密程序，以及掃描漏洞的防漏程序。企業員工訪問控制，是檔案保護管理系統的第一重保護鎖，它能夠辨別用戶是否有資格進入企業檔案庫，很好的實現了對員工檔案的管理與控制，從根本上減少員工方面對企業檔案系統的威脅。檔案信息加密技術，是應對企業檔案信息遭受盜竊的一種安全手段，通過加密技術，可以防止非企業內部用戶對企業檔案數據的竊聽，防止不法分子對油田企業檔案信息的破壞，是非常穩固與常用的檔案保護手段，檔案保護管理人員要時刻注意其正常運轉情況。最后是檔案系統漏洞掃描修復的技術，在企業檔案系統運轉到一定的程度與時間要對檔案管理系統進行系統漏洞掃描，并對出現的漏洞進行修復，保證檔案保護管理系統整體的完好。通過這幾項技術，保護油田企業的檔案管理。
[關鍵詞]高校檔案 安全 管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）11-0040-01
近幾年以來，由于多數高校檔案館的管理意識淡薄，管理人員的責任心不強以及相關的管理經費投入不到位，導致防范措施不到位等，造成高校檔案實體安全和信息安全方面存在不同的隱患。
一、當前高校檔案管理中存在的問題
（一）設施設備不到位
當前，在我國部分高校中對于檔案館的管理和投入還得不到高度的重視。很多高校的檔案館的設施不到位，如沒有安裝滅火器、空調以及相關的除塵設備，存放書記的檔案柜也是破舊不堪，已經不能承受書籍的重量了。檔案館的防盜設施、防火設施也不完備，存在安全隱患。
（二）檔案安全制度不健全
在高校檔案管理中所有的資料都是紙質品，紙質的產品有其自身的弊端，這些檔案都怕遭受水以及蟲子、粉塵、光線等因素的破壞，為了保證檔案的安全性，應該采取相應的措施進行保護。這樣就需要檔案館建立健全管理制度，要做到每件事情都是有章可循，每個管理都是有制度可依，將責任落實到個人。但是有些高校的檔案管理制度還是存在一些缺陷，沒有建立完整的管理體系，缺乏檢查的力度和有效的制度執行保障。
（三）查閱利用監管不力
由于檔案館的管理人員責任心不強，導致檔案館的檔案出現丟失、破損等現象。有些檔案管理人員的素質不是很高，安全防范意識相對比較淡薄，監管執行力度也不夠，對于破環檔案書籍的行為視而不見，缺乏管理意識，導致檔案的破損。因此檔案室的監管不到位，會帶來一系列的麻煩。
（四）檔案安全意識淡薄
在高校檔案管理工作中也存在著安全意識淡薄、防范意識缺失的問題，有些高校不注重對從事檔案管理人員進行保密教育，導致他們保密觀念淡薄，保密意識欠缺，造成泄密事件時有發生，給國家、學校造成無法挽回的損失。
（五）安全管理措施亟待加強
部分高校檔案館的防護措施不到位，在一些高校的檔案管理缺乏安全監控設施，在學生進行信息輸入的時候，有可能導致數據信息的丟失和泄漏。檔案室的數據管理系統流于形式，起不到任何的防護作用。由于檔案室的疏于管理，多數高校檔案室的數據庫沒有備份以及相關的數據保護措施，檔案館的管理制度也是比較松散。沒有對比較重要的檔案和文件進行備份，如果檔案館出現事故，導致文件被損壞或者檔案館的系統被病毒攻擊，則會導致重要的數據全部丟失，造成的損失是不可估量的。
二、高校檔案管理措施思考
（一）完善檔案管理制度
要根據實際情況制定高校檔案安全工作的長期規劃，積極爭取領導的重視和支持，建立完善的檔案工作制度，聯系實際情況，制定《檔案庫房管理制度》《檔案統計制度》《檔案保管保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》等相關制度。我們不僅要建立管理制度，更主要的是執行和落實相關的管理制度，保證相關的管理制度落到實處，每個責任都要落實到人，在落實責任的同時高校也應該加大檔案館的資金投入，保證檔案館的管理需要的人力、財力，并且安排責任心比較強的管理人員進行檔案工作的管理，不斷改善檔案保管條件和環境，切實保障檔案安全工作的順利開展。
（二）夯實庫房基礎設施建設
檔案庫房是高校檔案安全管理的基礎，檔案庫房建筑設計要按照《檔案館建筑設計規范》的要求，避開洗手間、鍋爐房、配電間、燃氣管道和有放射性物質的地方，避免樓頂和西曬，嚴禁用地下室做檔案庫房。檔案庫房要達到“九防”要求，要配備相應的防盜報警器、溫濕度記錄儀、滅火器、空調機、去濕機、消毒滅菌機、吸塵器、消磁柜等檔案保護設備。還要建立恒溫恒濕、防盜和防火報警、電視監控等檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統，做到未雨綢繆，防患于未然。
（三）加強電子檔案及網絡安全保密管理
首先，計算機應當對借出的檔案進行登記并做好標識工作，對于檔案館的計算機系統應該進行的是實時防護，并在計算機的系統中設置防火墻，避免病毒的進入和攻擊，造成數據庫的信息丟失或者損壞。其次，對于比較機密的檔案應該設置專門的存儲系統，嚴禁非法復制、記錄、存儲地名信息。最后，單位應當按照分級保護的要求，建立檔案信息系統設施，設備安全配置和審計制度，嚴格賬戶、口令管理，安裝病毒防護軟件并定期升級。
【參考文獻】
[1]林生.論高校檔案安全保障體系建設[J].合肥工業大學學報（社會科學版），2012（4）.
[關鍵詞]油田企業；科技檔案；超前管理；制度建設
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.114
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-01
0 引 言
對于多數技術密集型企業來說，誰掌握了行業前沿技術，誰就能夠在市場競爭中占據絕對優勢，進而提高企業市場競爭力。因此，越來越多的企業都加強了對行業前端技術的研發，并通過建立企業科技檔案超前管理制度，促進科技檔案的規范化管理，為先進技術的研發提供必要的經驗參考和數據支持。本文首先概述了企業科技檔案超前管理制度的重要性，隨后提出了企業科技檔案超前管理制度的建設措施。
1 企業科技檔案超前管理制度的重要性
科技文件是科技檔案的主要組成部分，檔案管理人員在經過資料收集、系統整理和歸檔保存等一系列工作后，將企業日常工作中所產生的科技文件整理成科技檔案，并進行規范化的保存。因此，為了保證企業科技檔案的完整性，檔案管理人員必須要熟知科技文件的具體運作流程和運動規律，進而將檔案管理工作適當向前延伸，在科技文件轉化成科技檔案之前，就對其進行監督和保護。通過開展這種超前管理，能夠最大程度地保證科技文件的完整性和豐富度。
需要注意的是，科技文件在轉化為科技檔案后，并不意味著管理工作的結束。事實上，即便是完成了科技檔案的超前管理工作，企業檔案人員仍然要做好后續的檢查、監督、查閱、指導等工作，確保科技檔案能夠發揮其真正的利用價值。從本質上說，企業科技檔案應當為企業技術研發和科技進步提供一定的支持作用，而檔案人員的管理手段、管理意識、企業的管理制度，都在某種程度上決定了科技檔案的價值。從這一點來說，引入科技檔案超前管理制度，具有重要的應用價值。
2 企業科技檔案超前管理制度的建設方法
企業科技檔案的超前管理，需要從企業日常工作出發，重視科技文件的保護和監督。因此，在超前管理制度的建設過程中，相關人員不僅要將工作重點放在檔案科技文件本身，還要重視超前管理與企業檔案管理制度之間的銜接問題，具體的建設方法如下。
2.1 明確檔案管理責任
同一企業的不同部門，所負責的工作任務各不相同，在科技檔案超前管理制度建設中所承擔的責任也有所差異。以油田企業為例，企業管理人員應當結合油田企業的實際情況，建立分工明確、責任清晰的檔案管理工作網絡，確保工作責任落實到個人。在這種管理制度下，檔案管理人員要明確自身的工作責任，從而確保檔案管理工作高質量完成。企業管理人員還可以將檔案管理工作的完成情況與個人薪資水平掛鉤，以此來調動檔案管理人員的工作積極性。
2.2 加強部門之間的合作
油田企業各項工作的開展以及科技的研發，離不開各個部門之間的協調配合。在以往的企業管理中，由于各部門之間存在“信息壁盡保信息技術交流存在諸多障礙，制約了企業科技的發展和科技檔案的管理。在引入超前管理制度時，要打破部門之間的“信息壁壘”，確保文件資料能夠高效流轉，從而加快企業科技的研發速率，為科技檔案管理質量的提升奠定基礎。在信息時代，誰掌握了更多的信息資源，誰就能掌握市場主動權，因此，要加強部門之間的合作，為提升檔案管理效率提供基本的保障。
2.3 建立相互呼應的制度內容
這是制度銜接的關鍵問題，制度在內容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實施效果。對于油田企業來說，檔案超前管理制度中的文件歸檔制度與通常所說的檔案管理制度中的收集環節是連接兩個階段工作的接口，處理好這一環節的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關鍵一環，也是決定科技檔案超前管理制度實用效果的主要影響因素。因此，相關人員做好對接口的制度建設，建立相互呼應的制度內容，為企業的發展奠定基礎。
2.4 資源共享
實現企業部門之間的資源共享，可以充分發揮各部門的自身優勢，優化資源配置，促進文件檔案管理工作順利進行，加快企業信息化建設進程。以油田企業為例，生產部門應當將生產記錄、生產效率等信息與科技研發部門共享，以便于科研部門以此為依據，進行有針對性的技術改進。各個部門只有強化信息和資源共享，才能提升有限資源的利用效率，一方面幫助油田企業節省部分成本費用，另一方面也有利于提高科技研發速度，加快油田企業的技術進步和經濟發展。
3 結 語
檔案超前管理制度作為一種新型的檔案管理手段，在提高檔案管理質量、保證檔案管理安全等方面發揮了獨特優勢。實際工作中發現，部分企業存在檔案管理程序不健全、缺乏監督審查機制等問題，影響了檔案超前管理的工作質量。因此，企業一方面要建立健全檔案超前管理制度，另一方面要重視檔案管理人員的專業培訓，從而為企業科技檔案管理質量的提升提供人才支持。
主要參考文獻
一、檔案管理的內涵
檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理工作主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（檔案文獻編纂）、檔案提供利用等八個工作項目和過程。當前，越來越多的企業都開始認識到了檔案管理的重要性，檔案管理在企業管理中的地位也越來越重要。
二、發揮檔案管理經濟效益作用的措施與對策
隨著現代企業制度的不斷完善，檔案管理本文由收集整理對企業發展中的作用越來越突出。高效、有序以及規范的檔案管理可以提升企業經濟效益和管理水平，但不可否認的是，目前，在我國一些企業中，檔案管理中仍然存在著一些問題和不足，這些問題惡化不足不僅制約了企業檔案管理工作質量的提升，更影響了企業經濟效益的提升。下面就發揮檔案管理經濟效益作用的措施和對策來進行一些淺顯的分析和探討，希望這些措施和對策可以提高我國企業檔案管理水平和質量，最大限度的發揮出檔案管理在提升企業經濟效益方面的重要作用。
第一，提高對檔案管理的認識。
在一個企業中，企業管理主要包括有：財務管理、生產管理、質量管理以及人力資源管理等多個管理方面，這些管理對企業經濟效益的提升是非常明顯的，而檔案管理就不同了，檔案管理對企業經濟效益的影響是長遠和隱性的，因此，在一些企業中企業管理者和領導者都不太重視企業的檔案管理，而是更加重視可以為企業帶來明顯經濟效益的企業管理，因此，要想充分發揮出檔案管理在提升企業經濟效益方面的作用，就必須提高企業管理者和領導者對檔案管理的認識。一是提升自身的認識。企業領導者和管理者的認識對檔案管理工作有著至關重要的影響。企業的領導者和管理者應當不斷學習，提高對檔案管理工作的認識，從思想上認識到檔案管理工作對企業的發展是有利的；二是提高員工對檔案管理的認識。企業領導者和管理者只提高自身的認識還是遠遠不夠的，還需要提升企業員工特別是企業檔案管理員工的認識，畢竟企業的檔案管理工作都需要企業員工來執行，因此，這時候，企業領導者和管理者就必須充分發揮出自身在企業管理中的核心和主導作用，通過自身的影響來提升企業員工對檔案管理工作的認識。
第二，加強對檔案管理人員隊伍的建設，提高檔案管理人員的各方面素質。
企業檔案管理人員的素質直接影響了企業檔案管理質量，而檔案管理質量又影響了檔案管理對企業經濟效益作用的發揮，因此，企業要想最大限度的發揮檔案管理對企業經濟效益的作用，就必須加強企業檔案管理人員隊伍的建設，提高檔案管理人員的各方面素質。為此：
堅持每月學習制度。企業要提高檔案管理人員的素質，就必須要求企業檔案管理員工不斷地學習，在不斷的學習中不斷提高自身的素質和對工作的熟練度。學習內容包括《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術檔案管理實施細則》、《合同管理辦法》等管理制度。長期堅持下去，企業檔案管理員工的素質必然會有一個質的提升。
加強對檔案管理員工的培訓。培訓是老板送給員工最好的禮物。培訓不僅可以提升員工的素質，更可以留著員工。隨著社會經濟的不斷發展，新技術、新事物以及新理念層出不窮，這就要求企業加強對員工的培訓，使其可以不斷適應企業發展的需要，如當前企業檔案管理的信息化趨勢不可逆轉，基于計算機技術和網絡技術的信息化檔案管理系統，對企業檔案管理員工的素質提出了更好的要求，不僅需要企業檔案管理員工熟練的掌握各種檔案管理方法和方法，還需要精通計算機技術和各種網絡技術，這都需
要企業加強對員工的培訓。當然，培訓必須根據集團公司檔案管理系統建設和運行維護的有關要求來進行，只有這樣，培訓才是有意義和作用的。
人們對健康的重視程度越來越高，因此醫療保險的覆蓋面與參保人員也逐步廣泛，包括了城鎮職工、城鄉居民、企業職工、學生、自由職業者等。醫療保險不僅涉及每一位參保人的切身利益，也影響到了國家的社會保障體系，因此，做好醫療保險工作是一大重點。而醫療保險檔案管理工作是醫療保險工作的重點之一，因此，完善檔案管理工作，加強醫療保險檔案的標準化管理，極具現實意義。
一、醫療保險檔案管理的意義
醫療保險檔案管理是醫療保險工作的重中之重，其涉及面十分廣泛，政策性與專業性較強，是社會醫療保險制度制定的主要依據，也是完善我國社會保障體系的重要途徑和醫療保險工作順利開展的重要保障。其中，醫療保險檔案管理包括了“醫、保、患、藥”四大方面。所謂“醫”，就是定點醫療機構，即對定點醫療機構資格認證、醫療費用清單與結算憑證等檔案資料的管理；所謂“保”即醫療保險經辦機構，是指參保單位的基金征繳與支付資料；“患”是指參保病人，即病患的基本信息與個人賬戶信息；“藥”是指定點零售藥店，即要點的資格認證資料、藥費清單等資料。“醫、保、患、藥”是醫療保險工作的重點，是醫療保險工作開展的必備資料，也是制定醫療保險制度的依據，因此醫療保險檔案管理具有重要地位。
二、醫療保險檔案管理中存在的問題
在當前的醫療保險檔案管理工作中，存在著檔案管理制度不完善、檔案管理信息化建設落后、缺乏現代化專業檔案管理人才等問題亟待解決。
1.檔案管理制度不完善
當前的醫療保險檔案管理制度還不太完善，城鄉居民醫療檔案無法實現有效對接，沒有一個完善的檔案資料數據庫，因此在參保方面存在種種漏洞，為醫療保險工作造成了極大的不便。
2.檔案管理信息化建設落后
雖然信息化步伐逐漸加大，但是在醫療保險檔案管理工作中，信息化建設還只是剛剛起步，存在著諸多的不完善之處，比如硬件設施不完善，計算機、硬盤、服務囂都沒有達到標準；軟件設施不規范，醫療保險檔案管理網站存在種種問題；檔案管理工作的互聯網環境不安全，導致資料泄密甚至被篡改……這些都阻礙了醫療保險檔案管理工作的有序開展。
3.缺乏現代化專業檔案管理人才
醫療保險工作中會遇到各種醫療保險檔案和各種醫保方面的情況。當前醫療保險的檔案管理人員素質較低，無論是專業化水平還是現代化技能都有所欠缺，學習與培訓的機會較少，這影響到了醫療保險工作的順利進行。
三、以上問題的解決措施
關于醫療保險檔案管理工作中存在的問題，可以從管理制度、管理方式與管理人員三個維度著手進行解決：
1.完善醫療保險檔案管理制度
（1）促進城鄉居民醫療檔案統籌發展
城鄉居民醫療體系的建設時醫療保險工作的基礎與實現目標，因此在醫療保險檔案管理工作中，一定要拋除舊的保障體系思想，完善醫療保險檔案管理制度，促進城鄉居民醫療檔案統籌發展，使全國范圍內的城鄉居民醫保檔案可以進行對接，從而相互結合，互促互進。
（2）建立完善的檔案資料數據庫
在醫療保險檔案管理工作中，應該針對不同居民的情況來建立不同的檔案資料，并建立參保居民的個人賬戶數據庫，將參保居民的照片、姓名、性別、身份證號碼、編號等數據真實有效地記錄在案，使檔案資料完整、完善、真實，以便于醫療保險制度的順利實施與醫療保險工作的順利開展。
2.促進檔案管理信息化建設
醫療保險體系逐漸完善，但是在信息化建設方面長期存在的欠缺則將阻礙醫療保險體系的長遠發展，因此要從硬件設施建設、軟件設施建設與安全工作平臺這三個方面對醫療保險檔案管理進行信息化建設。
（1）加強硬件設施建設
由于醫療保險業務檔案屬于海量的數據文件，且文件的數量會持續更新，因此要選擇高速的、大容量的硬盤作存儲介質；為了穩定的備份檔案文件，相關工作人員要以光盤介質存儲數據檔案；為了便于檔案文件能迅速被調閱，網絡平臺要使用高速的服務囂……這些都是硬件設施建設中必不可少的內容。
（2）加強軟件施設建設
為了讓檔案管理信息化建設具有規范性，相關的單位要使用自上而下、統一建設的方案進行軟件建設。通過軟件建設，可以建立一套界面美觀、交互友好、便于管理、適合數據共享的醫療保險檔案管理網站。
（3）創造安全工作平臺
當互聯網時代的檔案信息化管理存在安全隱患時，要做好檔案管理工作，相關部門要創建一個安全的檔案管理工作平臺，利用封閉的、安全的管理環境來保護數據安全與資料安全。同時醫療保險業務檔案的調閱權限要嚴格分級，使調閱者只能在自己的權限范圍內自由調閱數據，以此排除安全隱患。
3.加強培訓，提高現有管理人員素質
對當前的醫療保險檔案管理工作人員要加強培訓，促使其不斷學習，定期提升，舉辦培訓班，增加培訓交流機會，不斷豐富其工作內容，開闊眼界，并且要定期進行考核，及時發現工作環節中的顯性與隱性問題，切實推動檔案管理工作人員綜合業務能力的提升。
【關鍵詞】電子檔案；檔案管理；管理模式
一、電子檔案管理工作存在的問題
1、信息安全問題
電子檔案與傳統的檔案管理形式不同，廣泛應用計算機設備，將檔案錄入到管理系統中，減輕了工作人員的壓力。但電子檔案也面臨著很多新的問題，例如在工作期間常見得計算機病毒問題，系統一旦受到病毒入侵，檔案信息的安全性便會受到威脅，容易出現信息泄露的問題，甚至檔案信息被破壞，原始材料一旦損壞造成的損失將是無法彌補的。信息安全是檔案管理中首先要注意的，因信息泄露造成的困擾問題也十分常見，例如信息泄露后頻繁接收到騷擾推銷短信息，需要提升對安全管理的重視程度。
2、管理人員素質問題
檔案管理人員對先進的技術方法掌握并不全面，只是了解一些基礎的計算機操作技能，并不能對系統及時維護，增大了管理系統運行階段的風險性。電子檔案管理對工作人員的專業技能要求十分嚴格，但目前在人員配備上并不能滿足工作需求，員工也不能技術的補充專業知識，造成電子檔案管理難以落實，隨著工作任務的開展，相關問題也會逐漸突顯。檔案管理崗位流動性大也是影響管理質量提升的原因之一，應當得到領導干部的高度重視。
3、管理制度完善問題
電子檔案管理制度中仍然存在需要完善的內容，雖然管理技術已經發展進步，但仍然使用落后的制度體系，造成管理目標難以實現，并且基層工作崗位中存在規范性不足的問題，影響電子檔案的安全使用。為避免在網絡環境中使用出現檔案丟失的問題，要求在管理期間對檔案進行備份處理，即使系統遭受到破壞也能及時恢復。但由于管理制度落實程度不足，工作時并沒有及時將檔案備份處理，并且移動硬盤的存放形式也缺少統一的規定，很容易損壞影響信息查看。管理制度問題是目前急需解決的。所以管理人員在對許多比較重要的系統、數據、文檔進行備份時毫無頭緒，哪類數據需要保存，又要以何種介質保存備份都是電子檔案信息管理的工作內容。然而當前形勢下，檔案管理人員沒有具體的標準可以參照，不利于管理工作的穩定發展。對于電子檔案信息拷貝行為的制止，相關管理安全防范也沒有提出行之有效的措施，這說明事業單位檔案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相關部門和管理工作人員一定要給予高度的重視，通過規章制度的制定和完善來保證電子檔案信息管理的有效性和安全性。
二、電子檔案管理工作的改進建議
1、電子檔案管理相關規章制度的構建和完善
根據電子檔案的使用特征，來完善管理制度，可以將已經投入使用的管理制度作為參照，對其中不合理的內容進行改進，這樣能夠避免出現管理制度難以落實的現象。電子檔案與常規的檔案管理在原理上存在差異，并不是直接針對紙質檔案來進行的，因此要求錄入環節十分嚴謹。我國大部分事業單位雖然都建立了電子檔案管理體系，但是管理制度缺乏的問題也十分普遍，為了讓電子檔案利用的效率有所提高，相關規章制度應該對檔案文件的制作、審核、歸檔以及檔案信息的搜集、整理和保管環節做出詳細且明確的規定，各個單位還可以結合本單位的實際工作和檔案特征來補充完善。
2、資金投入的加大，讓檔案管理環境得到改善
電子檔案的管理工作對于事業單位而言算是一大創新舉措，現代化管理技術和設備的應用對本管理工作能夠起到很好的促進作用。但是由于區域之間的經濟發展無法同步，因此許多檔案管理設備需求無法得到滿足。為了解決這一現實問題，單位檔案主管部門應該擔負起督促責任，在與相關部門協助后向當地政府申請經費支出，讓檔案管理工作的條件和設備都得到改善，起到促進檔案工作現代化管理實現的作用。有關部門還要著力于檔案管理通用軟件的推出，遵循統一設計、統一規劃的基本原則，讓檔案管理能夠節省更多的人力、物力、財力和時間，達到工作效率提高的發展目標。
3、專業檔案管理人員的培養
電子檔案具備一定的優越性，相比較于傳統檔案而言，電子檔案的開發和利用都要更為方便、快捷，檔案的實用性也得到提升。然而，事業單位的電子檔案管理工作水平與檔案管理人員的專業程度有著直接聯系，筆者個人認為，要想達成專業檔案管理人員的培養目標，首先要保證管理人員的流動性被控制在合理范圍內。因為電子檔案管理工作的專業性較強，且工作涉及面較廣，工作人員管理實踐經驗的累積都是十分寶貴的，因此人員流動要避免太過于頻繁，保證電子檔案管理工作的延續性和長期性才能實現專業檔案管理人員培養的目標。除了單位組織培訓以外，檔案管理人員也要對自己嚴格要求，及時更新知識結構，提升職業道德并熟悉信息技術應用，將自己培養為綜合素質較高的復合型人才，進而更好地適應電子檔案管理發展的需求。
4、電子檔案管理軟、硬件設施的完善
高質量的軟、硬件設施是電子檔案管理工作平穩運轉的基礎，單位檔案管理部門所配置的軟件和系統應該滿足性能穩定、技術成熟、安全性高的基本要求，杜絕使用市面上未知的軟件或系統。工作期間，管理工作人員還應該形成定時或定期安全體檢、殺毒的良好習慣，防火墻、殺毒軟件等具有保護作用的軟件系統要定期更新，以此保障電子檔案系統的安全性。
5、電子檔案動態管理工作質量的保證
電子信息的檢查、鑒定、驗收是電子信息歸檔管理工作中的重要環節，相關工作人員除了要簽署有關歸檔責任書以外，管理工作人員還要對信息進行針對性的檢查，爭取在第一時間發現問題并解決問題。電子信息管理在電子檔案管理工作中占有十分重要的地位，歸檔的電子信息應該緊跟科研生產變化，執行動態管理并及時更新。一些涉及到私密內容的檔案還要對其進行監控，杜絕資訊外流情況的發生，一旦發現可疑行為，應該立即予以制止。絕密檔案使用的時間和范圍都要有所控制，訪客權限的設置和電子檔案管理系統自動記錄、監控功能的開啟對于電子檔案管理工作而言都是極為必要的。
三、結語
現如今事業單位的檔案管理工作，應該從工作實踐所遇到的實際問題開始入手，再對其有所了解的情況下制定相應的解決方案，對工作的制度和管理進行不斷地提升和完善，從而使其相關的管理體系變得更為健全。工作人員綜合素養的提升和現代科技技術的融合，能夠為我國行政事業單位的檔案管理工作注入新生血液，讓其能夠以更好的精神面貌服務社會。筆者結合了自身多年的工作經驗，就當下行政事業單位的檔案管理思路創新等問題提出了自己的思考，希望能夠對各位同仁的工作開展起到一定的輔助作用。
【參考文獻】
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關鍵詞：成人教育；檔案管理；信息化管理
現如今，隨著就業門檻的提高，成人教育已經進入普及化、大眾化時代，學校的招生規模也在不斷擴大，而且生源也具有多樣化特點，加上辦學層次的多樣化，傳統的檔案管理模式已經不能適應新形勢的變化，必須要進行改革和創新。而信息技術的發展為檔案的管理提供新的契機。實踐證明，加強檔案的信息化建設，利用現代信息技術進行管理，能夠在減輕管理人員負擔的基礎上促進管理效率的提升。在本文中，筆者就成人教育檔案信息化管理存在的問題以及具體的管理措施分享幾點思考。
一、成人教育檔案信息化管理的重要性
（一）方便檔案信息查詢檢索
成人高校的招生規模近些年來呈現出逐年遞增的趨勢，學生的數量龐大，這也意味著，檔案管理工作愈加繁瑣、復雜。若是采取傳統的檔案管理模式，對學生信息的查詢十分復雜，管理人員需要翻閱大量的資料，甚至要根據相應的記錄去庫房中逐一篩選，耗時耗力[1]。而現代化信息技術的運用，讓這些工作得到了簡化。管理人員以及相關人員要想獲取某些方面的信息，只需要在計算機上輸入關鍵詞、檢索詞等，就可以將信息調出來，不僅查找速度非常快，而且查詢的信息準確、全面。因為信息技術的介入，檔案信息的查詢和檢索更加方便、快捷。
（二）減輕工作人員工作強度
檔案管理是一件工作量較大的管理工作，管理人員需要采集信息、整理信息、錄入信息、修改信息。若是采取傳統的管理方式，資料非常多，人工操作不方便，而且資料的查詢和修改也極其不方便。更重要的是，學生的檔案信息并非一成不變，而是在不斷變化的，具有時效性[2]。管理人員需要定期或不定期對檔案信息進行更新，工作量龐大，費時費力。若是使用現代化信息技術，管理人員就可以快速收集管理數據，在更新信息的時候，只需要幾秒鐘就可以調取檔案然后進行修改、補充、完善。除此之外，在錄入信息的時候，錄入的數據能夠重復利用，如課程名稱、教師名稱等，在錄入這些數據的時候可以直接使用一鍵復制等功能，操作輕松，也不容易出錯，管理工作人員的工作強大大減輕[3]。
（三）提升檔案管理工作效率
傳統的檔案管理模式下，不僅工作人員任務重，而且檔案占據的空間比較大。由于檔案保存的時間較長，在這個過程中可能會出現受潮、變質等各種問題。情況嚴重的會造成檔案損壞、無法使用。此外，檔案在被利用的過程中，比如被有關人員查找、翻閱，很容易出現丟失、磨損等情況[4]。這樣的檔案管理模式顯然已經不能滿足當下成人教育檔案管理要求。而現代化信息技術的運用，能夠有效解決上述問題。管理人員不需要再進行大量的手工操作，通過先進的網絡手段就能完成檔案的收集和編撰工作，而且檔案信息的利用率也非常高，并且不會因為受潮、變質而出現損壞情況，檔案管理效率高。
（四）提升檔案信息的安全性
在成人教育中，檔案信息的價值較高，這是一種重要的資源信息，其真實性、合法性等直接關系到學生今后的就業，也間接地影響社會發展。一旦檔案出現泄露或丟失等情況，會損害學生的利益、學校的利益，甚至會影響社會效益。而現代化信息技術的運用，能夠有效增強檔案信息的保密性和安全性。在信息化管理模式下，管理人員能夠隨時隨地、快速地檢查信息狀態，以保證檔案信息的完整性[5]。與傳統紙質檔案相比，建立在信息技術之上的電子檔案更具有保密性、快捷性，為檔案信息安全提供可靠的保障。
二、當前成人教育檔案信息化管理存在的問題
（一）檔案信息化管理沒有得到重視
受傳統管理工作理念和模式影響，加上檔案管理信息化建設仍處于探索階段，現如今，成人教育檔案信息化管理存在重視程度不夠等問題。部分工作人員在進行檔案管理時，仍然采取傳統的管理方式。此外，一些成人院校為了節省成本資源，沒有針對檔案信息化管理專門設立部門，所以檔案管理信息化發展也就停滯不前。有些成人院校雖然進行了檔案信息化管理，但是流于形式。在日常工作中，管理人員只是簡單地收集檔案并分類，對于怎樣運用信息化技術管理檔案、優化檔案管理質量等問題，沒有進行深入研討，導致信息化程度不高[6]。
（二）檔案信息化管理制度有待健全
檔案信息化管理是一種新型的、現代化管理方式，與傳統的檔案管理有著本質區別。在實際工作中，必須針對檔案的信息化管理建立完善的制度，如安全管理制度、檔案查閱制度、檔案應用制度等[7]。然而，就目前實際情況來看。在成人教育檔案管理工作中，普遍缺少完善制度的支撐。在很多成人院校中，管理人員對檔案實行信息化管理，完全憑借自己的經驗，或者從網上查詢、借鑒的有關管理經驗。由于缺少完善的制度作支撐，所以檔案管理工作的開展存在很強的隨意性，每一個環節缺少制度把關，導致整體管理工作效率低下。
（三）檔案管理人員信息化素養偏低
在檔案信息化管理工作中，管理人員是主導者。所以，檔案管理效率和管理質量，在很大程度上取決于管理人員的綜合素質，尤其是信息素養。然而，就目前實際情況來看，成人院校中的檔案管理人員，普遍存在知識結構不完善等問題，老化現象嚴重，對于檔案管理的有關技能不能有效掌握，難以適應時展需求。而且很多管理人員自主學習能力較低、學習意識不強，很少主動去學習信息化管理技能，所以管理理念和管理手段存在一定的滯后性，影響檔案的信息化管理。
三、成人教育檔案管理信息化管理策略
（一）增強檔案信息化管理意識
思想是行動的先導。在檔案信息化管理工作中，要想讓行動取得實效性，必須要樹立正確的管理觀念。在成人教育檔案管理工作中，只有學校以及管理人員等重視檔案信息化管理，才能推動檔案管理信息化發展。所以，要想提升信息化管理水平，首先要增強檔案信息化管理意識，讓檔案管理人員認識到信息化管理的重要性并從內心接受信息化管理。當管理人員具有這樣的意識，才會付諸行動。因此，成人院校應當針對信息化管理進行宣傳并開設相應的培訓活動，對檔案管理人員進行相應的培訓，不斷增強管理人員的信息化意識，打造良好的信息化管理氛圍。除了要及時革新檔案管理人員的思想觀念，增強其信息化管理意識，學校還要加強信息管理設備基礎的建設。在檔案信息化管理過程中，先進的信息管理設備是基礎和前提。為了提升檔案信息化管理水平，學校應當針對信息化管理設備的建設加大投入力度，不僅要針對檔案的信息化管理成立專門的管理部門，還要為管理部門購買先進的的信息化管理設備，以此優化、改善網絡環境，建立一個完善的、能夠滿足檔案信息化管理需求、設備齊全的管理設備系統。有了優越的技術支持和環境基礎，檔案信息化管理工作效率會大幅度提升，這對加快成人教育檔案信息化管理進程步伐有一定的促進作用。
（二）建立健全信息化管理制度
任何管理活動的開展，都要有完善的、健全的管理制度作支撐。成人教育檔案信息化管理也是如此。在實際管理工作中，學校以及有關部門、工作人員要根據檔案信息化管理特點建立完善的信息化管理制度。與傳統的檔案管理不同，信息化管理更加復雜、繁瑣，信息化管理并不僅僅是檔案管理工作與現代信息技術的簡單結合，而是兩者的有機融合，是方方面面的深度融合。所以，檔案管理部門及有關人員要立足實際，根據檔案信息化管理特點建立完善的管理制度，包括機房管理制度、檔案信息安全保密制度、檔案信息的管理規范、檔案工作制度等，通過這一系列的管理制度為檔案信息化管理工作的有序和高效開展提供可靠的保障，以實現檔案信息化管理工作標準化、科學化和規范化。對于檔案信息化管理制度，既要做好建設工作，還要重視制度的執行，保證每一項制度都能執行到位，只有這樣才能充分發揮管理制度的價值。譬如，對于違反管理制度的管理人員，要嚴格按照制度要求給予相應的處罰，同時，對于表現優異的，如責任意識強、管理出色的工作人員，應給予適當的物質獎勵或精神獎勵，以充分發揮管理制度的價值。除此之外，要樹立安全保密意識。安全問題是檔案信息化管理工作中的重要問題，信息化管理背景下，檔案的存儲主要通過數據的形式。所以，一旦出現安全問題，很容易造成大量數據丟失、損壞。故此，在檔案信息化管理過程中，要不斷增強安全防范意識，不僅要正確操作計算機，還要注重檔案信息的保存、備份，并且采取相應的安全措施以預防病毒、黑客的入侵。
（三）重視信息化管理人才建設
關鍵詞：基層事業單位 檔案管理 現代化 問題 實現路徑
檔案管理模式的改變，對于促使我國基層事業單位發展起到非常重要的作用，但是傳統的檔案管理模式自身還存在一些問題，針對于這一點就需要對傳統的檔案管理進行不斷的優化和改善。另外在這個過程中還需要對基層事業單位的整體需求有一個全面的了解，并根據相應了解制定合理的措施，保證基層事業單位的檔案管理現代化能夠更好的實現。
一、基層事業單位檔案管理的現代化
要想促使基層事業單位得到更好的發展，還需要對其自身涉及的檔案管理模式進行全面的研究。加上現在社會上信息化技術的不斷發展，各個企業對檔案管理的模式也逐漸改變，因此在對基層事業單位進行檔案管理的過程中，還需要對其自身的多樣化和系統化有一個全面的了解，保證其在基層事業單位中發揮自身最大的作用。
在對基層事業單位的檔案管理的發展趨勢進行研究中，了解到基層事業單位的檔案是從紙質形式發展起來的，而且在不如信息化時代之后，才出現無紙化檔案管理。加上在目前攝影技術的不斷發展，檔案管理的方式也逐漸呈現縮微化管理，對促使基層事業單位發展也起到非常重要的作用。
二、基層事業單位檔案管理中存在的問題
在對基層事業單位檔案管理模式進行研究時，發現這種管理在實施的過程中還經常出現問題，這些問題主要表現在三個方面，即檔案管理制度、檔案檢索速率和檔案利用率等方面。針對于這一點就需要筆者在這里對這里涉及的三方面問題進行全面分析，并根據分析結果提出有效解決措施。
（一）在目前進行檔案管理的過程中，基層事業單位并沒有根據檔案自身模式制定有效的管理制度。主要表現在基層事業單位在發展的過程中，對檔案管理并沒有制定合理的標題，這就導致基層職業單位在進行檔案管理的過程中經常出現序號欠缺和目錄缺失等問題，在對這種現象進行研究的過程中，發現在這個過程中還有很大一方面原因是因為檔案管理制度與基層事業單位的實際發展趨勢并不能達到全面吻合的狀態。
盡管在目前，一些基層事業道文在發展的過程中也制定了合理的檔案管理制度，但是這種管理制度往往只存在與基層事業單位的發展形式上，而對其中要求的管理層次和其他方面并沒有全面落實，也就是說在基層事業單位發展的過程中，其自身涉及的檔案管理制度并不能發揮自身最大的作用，導致檔案自身規范化還存在一些問題。
（二）基層事業單位在進行檔案管理的過程中還需要對檔案自身檢索速率起到高度重視，但是目前基層事業單位在進行檔案管理的過程中，檔案自身進行的檢索速率還處于較為低下的水平。盡管目前各個行業在進行檔案檢索的過程中都使用合理的計算機系統，但是這種檢索方法本身還存在一些安全性風險。因此在這個過程中經常會出現基層事業單位檔案檢索存在問題，對促使基層事業單位發展也產生一定阻礙作用。針對于這一點就需要對基層事業單位自身涉及的檔案檢索起到高度重視，采取合理的方法增強檔案檢索的質量，減少基層事業單位在發展的過程中出現的檔案檢索問題。
（三）檔案利用效率不高。檔案在基層事業單位中具有較高的應用價值，不僅可以幫助回顧歷史，還可以規劃未來，更加有利于基層事業單位工作的開展。所以，無論是從社會的角度，還是經濟的角度，檔案管理都能夠有助于事業單位的發展。但是，調查反映，我國大多基層事業單位對檔案的管理工作并未予以高度的重視，因此在檔案管理工作中，也未對資源進行有效的開發與利用。
三、基層事業單位檔案管理現代化實現路徑
首先需要轉變的是觀念，其次是制度，最后是方法。三者相互促進，才能使現代化檔案管理在基層事業單位中發揮最大的作用。
（一）創新檔案管理的觀念。如上文所述，許多基層事業單位對檔案管理并沒有引起充分的重視，可見檔案管理的觀念不夠開放，因此需要在實際的工作中，轉變檔案管理的觀念，并且進行不斷地創新與改革，做到與時俱進，使檔案管理充分適應社會經濟的發展。因此，可以利用先進信息技術來完善檢索系統，通過計算機對檔案管理進行自動化統計與操作等。
（二）創新檔案管理的制度。目前，檔案管理制度在很大程度上都依賴于法律法規，因此，在檔案管理中要確保檔案的完整、真實、安全以及可靠，并且創建新的法律制度使檔案管理更加趨向完善。
（三）進一步規范檔案管理的方法。要從傳統的檔案管理走向現代化檔案管理模式，不僅需要積極地引進先進的信息技術，將其與檔案管理充分結合，使檔案管理不僅適應經濟的發展，而且使檔案管理變得更加的全面與便捷。此外，還需要輔之以先進的檔案管理設備，以進一步提高檔案管理的水平，并且使檔案管理中存在的問題能夠得到及時地解決。
不僅如此，要求基層事業單位的檔案室應當與電子政務加強溝通與交流，使檔案管理部門專業人才業務上的優勢能夠得到充分發揮，從而快速實現電子檔案管理等。同時，在檔案管理中，要求管理人員對現行的文件進行科學的搜集與整理，從而為基層事業單位的發展提供更加豐富的資源。
四、結束語
對檔案進行科學的現代化管理，是促進基層事業單位進一步發展的重要保障。因此，基層事業單位應當創新檔案管理理念與管理制度，采用先進的檔案管理方法來提高檔案保存、檢索、利用等效率。本文對檔案管理現代化進行了解釋，并且對基層事業單位檔案管理中存在的問題提出了幾點實現檔案管理現代化的措施，以期能夠為基層事業單位檔案管理提供一點參考作用。
參考文獻：
[1]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學研究.2011（05）
1.加強檔案管理制度體系建設的背景
“制度”是一種行為規范和辦事規程，“體系”是各種制度之間存在的相互監督、制約與補充的關系“集合”，體系具有整體性和協調性，良好的體系能夠體現出科學性和合理性。做好管理工作的基礎首先是完善制度體系建設，檔案管理也當如此。
檔案是社會活動和經濟活動過程中形成的具有一定保存價值的歷史紀錄，這些檔案記錄了過去與現在發生的各種活動、組織機構調整等信息，成為了為未來各項事業發展做出規劃或進行各項決策的依據，或成為維護團體或個人合法權益的憑證，所以，檔案是一筆寶貴財富，建立健全檔案管理制度體系，使各類檔案都得到有效保管和利用意義非常重大。
但是，在目前的檔案管理制度體系當中還存在許多不利于提高檔案管理效率的問題，例如：檔案管理制度的制定僅以檔案管理業務的需要為導向，而很少兼顧到與管理制度相關的各方利益主體的需要，檔案管理理論仍停留在“單位本位”上，而沒有顧及檔案管理的目的與目標，沒有樹立起為社會服務的檔案管理理念；許多檔案管理制度的制定都沒有聽取與檔案管理制度相關的利益主體的意見與建議。在這種檔案管理理念下制定出的管理制度自然無法滿足社會需求，制定的管理制度也由于缺乏外部約束力而使其執行力大打折扣，弱化了檔案制度管理的效力。
2.加強制度體系建設
構建檔案管理制度體系沒有現成模式用來“克隆”，檔案管理制度體系的完善是一個長期的系統工程，需要做出認真規劃。在“向管理要效益”社會發展背景下，檔案管理效果的評價標準，已不再以上級部門或上級領導的標準作為依據，而取決于建立的檔案管理制度能否中符合社會發展的要求，制度能否得到貫徹落實。當代的管理潮流是“創新”，檔案管理的“創新”首先體現在制度體系建設中的創新。
2.1從開發“管理層”入手
檔案產生于各類社會活動和經濟活動，檔案的作用是記載歷史事件，為維護相關利益主體的合法權益提供憑證，所以，檔案也是具有重要價值的無形資產。當前，部分檔案管理單位仍缺乏對檔案管理在社會活動與經濟活動中重要性的認識，缺乏對提高檔案管理水平的切實舉措，這同與整個社會發展趨勢及行政體制改革形勢不相適應。造成這種現狀的根源，主要是檔案管理部門管理層缺乏重視，所以，提高檔案管理水平首先應提高檔案管理層的現代管理意識，樹立檔案管理是服務社會、提高社會效益管理理念。
2.2從管理“規范化”切入
“10號令”的出臺，為檔案管理制度體系建設提供了必要的法律依據。完善檔案管理制度體系建設，就是要依據這一法令建立起適應社會發展需要宜的檔案管理規范。該當今強調了檔案資料收集的重要性，將檔案收集視為檔案管理實現規范化的關鍵環節，沒有完善的檔案收集管理，檔案管理就成了無源之水。所以，對檔案收集管理應在檔案管理制度體系中做出明確規范，使檔案收集管理目標落實到實現管理部門和具體負責人。
2.3從優化“檔案員”隊伍抓起
檔案管理制度體系得到切實落實，檔案管理人員作為執行者具有關鍵性作用，檔案管理人員應在檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案編研和檔案利用等環節認真執行各項管理制度。同時，要精通檔案專業知識，提高檔案管理的準確性與有效性，全面提升檔案管理水平。要做到這一點，檔案管理人員應通過學習掌握新知識、技術、以提高自身綜合素質。在檔案收集管理中，對各類檔案資料做到認真查驗和及時收集，對發現的檔案信息源認真追查，并對收集的檔案資料按所屬類別進行歸類整理。在檔案保存管理中，保證檔案資源的安全、完整、并為檔案使用者提供查閱方便，使檔案資源真正發揮其應有的價值。
3.個人數字檔案館集成服務模式
個人數字檔案館可以按照檔案信息需求用戶的不同需求，為其提供具有個性化特征和集成服務，有效提升了檔案信息的服務與管理水平，個人數字檔案館出現可有效促進公共數字檔案館服務水平的提升，使其服務更加具有個性化。個人數字檔案館的含義是：第一，檔案管理部門為需要檔案信息的用戶創造個性化平臺；第二，依靠個人計算機，建立數字檔案信息庫，有利于個人用戶及時得到檔案信息。依靠檔案館建立的檔案信息服務系統與互聯網檔案信息資源聯系在一起，共同組成了個人數字檔案館。
個人數字檔案館系統作為一個檔案信息資源的管理門戶系統，基于用戶需求這個中心，將具備個性化的檔案信息展現在用戶面前，主要內容有收集檔案信息、組織和查閱等操作，檔案用戶可在檔案部門網站中的數字資源當中，查找到適合本人需要的信息，并將其納入到個人數字檔案館當中。在有信息需求時，只需訪問屬于自己的個人數字檔案館，即可獲取所需信息內容。構建個人數字檔案館系統的目的，就是為用戶提供建立個人所需要的檔案信息資源管理系統的條件，由用戶自己組織所需要的檔案信息資源。該系統可通過對智能、個性化定制、信息傳輸等先進信息管理技術的集成，為檔案信息用戶提供具有個性化特點的服務技術，使檔案信息用戶的各種需求得到滿足，以此體現了檔案信息服務為廣大用戶服務的特點。
個人數字檔案館系統建立的第一步是由管理人員肥其管理的數字檔案信息資源以主題分類或資源分類為用戶創建檔案信息資源列表，有的系統還能夠把檔案資源列表以專題形式制做成模板；第二步，用戶將獲得屬于自己的登錄帳號，并使用帳號登錄系統，然后在檔案資源列表當篩選符合自己需要的檔案信息資源，或將用戶本人網絡信息資源納入到加入系統之中，還可通過專題模板，建立起不同類別檔案資源文件夾。
4.檔案信息服務優化策略
4.1加強檔案部門網站的建設
檔案網站不但可以為檔案部門樹立良好的形象，而且可以幫助檔案管理機構為社會各界人士提供多樣化服務，將網絡信息及時提供給廣大用戶。網站建設首先應該明確服務對象、服務目標和服務功能。發達國家建立的檔案網站主要針對社會公眾，為廣大社會公眾提供服務。檔案網站對外展示著檔案機構的形象，引導著檔案信息化發展。檔案信息用戶登陸網站后，不但可以及時得到檔案信息而且可以明確檔案部門的本身職能，依此滿足用戶的實際需求。因此，網站建設應突出網站功能建設。
4.2個性化信息服務
個性化檔案信息服務與傳統檔案信息服務不同，主要是根據用戶的需求提供信息，以達到用戶的滿意為最高標準。個性化檔案信息服務應該根據不同用戶需求的特點、行為、心理、習慣，將各種具有個性化的針對性的信息展現在用戶面前，使各種各樣的用戶都能得到自己需要的檔案信息。改變傳統用戶找信息和為信息找人的局面。首先，根據不同用戶的需求行為和需求習慣，設計個性化和服務功能。其次，創建帶有個性化的檔案信息管理環境，提供信息資源的組織和整合功能，使用戶享受適合自己習慣的檔案信息服務。再次，針對當前社會上存在的豐富信息，根據不同用戶的要求進行收集，也可以預測不同用戶的信息需求方向，從而有針對性的收集信息。最后，利用個性化手段提供信息。
4.3加快檔案信息資源開發
一、醫院電子檔案管理現狀以及存在的問題
（一）檔案管理人員專業素質水平不高。傳統的紙質檔案管理時代，要求醫院檔案管理人員在掌握基礎的科學文化知識和檔案專業知識的同時，還要對醫院科學研究和醫學相關知識有所了解，在如今的電子檔案時代，計算機操作技術和信息網絡技術是檔案管理者必備的工作技能。而大部分醫院檔案管理中缺乏高水平的專業人才，大部分由行政、醫技部門站崗者擔當，檔案管理人員普遍存在專業知識老化、管理水平滯后的問題，不符合現代化檔案管理工作的實際需要。
（二）檔案管理缺乏必要的資金投入。電子檔案的管理需要長期的資金投入，而醫院對檔案管理方面的工作缺乏足夠的重視，對醫療設備和儀器的投入力度較大而忽略了檔案管理所需硬件環境等的資金投入，專業檔案軟件配置老化想象嚴重，掃描儀、刻錄機等硬件設備的購置方面資金投入不足，檔案管理工作網絡建設水平不高。
（三）電子文件的特性帶來的問題。與普通紙質文件不同，電子文件具有較強的依賴性，保存環境特殊，并具有信息易共享，難識別的特征，這一系列的特征為檔案管理工作提供了諸多便利，但是在方便的同時也帶來了新的問題，文件資料對操作軟件極強的依賴性給重要文件的安全管理帶了隱患；而且電子文件很容易被修改和復制，這樣就難以保存檔案的原始記錄，檔案將面臨盜竊、修改、丟失甚至銷毀的危險；此外，電子文件沒有正本與副本的差異，在檔案的收集和管理工作中難以對其進行正確決斷；最后，存儲電子文件的光盤和其他儲存介質的保存問題也是一個問題。
（四）醫院電子檔案管理系統制度不完善。目前醫院電子檔案的管理缺乏一套完善的管理制度來規范檔案的管理，醫院對電子文件的特性沒有充分的了解，所以不能準確預測電子文件管理中可能出現的問題，檔案管理制度存在許多不完善的地方。大部分醫院沒有制定完備的電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等一些列配套的管理制度，檔案管理過程隨性強，醫院信息管理水平有待提高。
二、加強醫院電子檔案質量的幾點思考
（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質。醫院應加強對電子檔案管理人員的技術培訓和指導，更新檔案管理人員的知識結構，在具備檔案專業的理論知識外，使其掌握必要的計算機網絡技術和電子文件知識，通曉知識產權保護和基礎的網絡安全維護知識，提高工作人員的計算機運用和操作能力，對電子文件的管理發揮必要的監督作用。
（二）加大對電子檔案管理的資金投入，實現檔案的現代化管理。醫院領導應提高對電子檔案管理的重視程度，對檔案管理加大資金投入，引進現代化的技術和設備，購買高性能的計算機、掃描儀、刻錄機、文件管理軟件等，還要配置必要的網絡安全軟件，提高文件管理的安全性；為電子文件建立安全有效的儲存空間，加強對光盤等儲存載體的保存管理，檔案庫房配置好除濕、空調、滅火設備。
（三）嚴格把關電子信息的歸檔，做好電子信息的動態管理。首先，對電子信息進行嚴格的檢查、鑒定和驗收，發現問題及時解決，確保電子信息的專業性和安全性。其次，加強對電子信息的動態管理，及時對其進行更新和補充，實行動態管理。
（四）不斷建立健全電子檔案管理制。醫院應根據實際情況制定相應的電子檔案管理制度，并明確檔案管理中責任的歸屬，做到有章可循。電子檔案從收集到利用整個過程的工作納入到科室文件處理和檔案管理程序中，并將其納入到相關人員崗位職責中，規范檔案管理行為。
三、結束語
一、初探在我國基層事業單位中進行會計檔案管理的重要意義
在探討基層事業單位中進行檔案管理工作的重要意義首先要了解什么是會計檔案管理，其實所謂的會計檔案管理就是對事業單位中的相關的經濟業務以及一些重要的經濟屬性的資料進行保管，可以說進行事業單位的會計檔案的管理也是我國檔案管理工作中的一部分，為我國檔案管理工作起著重要的支撐作用，在實際的事業單位的會計檔案管理中包含的內容有很多，不僅僅是一些經濟型賬簿的管理與保存，同時還包含了關于財務報告以及相應的財務憑證等內容。因而可以說起管理工作是非常繁雜的。隨著時代的發展，檔案管理中加入了電算化相關技術，因而在保管相應信息的時候也就更加的方便。但是就我國目前的基層事業單位來講，由于機構眾多其中涉及到的人員也有很多，因而在進行良好的財務會計檔案的管理工作，就可以對這些眾多的基層事業單位中實際的財政收支進行準確的記錄，通過這些可靠的檔案信息數據，為國家在后續的基層事業單位編制中提供了科學的參考依據。因而從這些方面來講即使是檔案管理工作較為繁雜，但是也要保證在基層事業單位中有序的開展起來。除此之外，會計檔案管理工作也是國家法律規定必須操作的內容，因而從上述多方面中可以說會計檔案管理對于基層事業單位有著重要的意義。
二、分析事業單位中會計檔案管理工作存在的問題
（一）相關從業人員素質差對檔案管理不夠重視
在事業單位中進行檔案管理工作首先就要對這項工作有著足夠的重視，同時在從事這樣工作的時候還要具備專業的從業技能，可以說對于工作的認識以及重視和具備專業從業技能是開展會計檔案管理工作的總要前提。因為在實際的工作中，如果對檔案管理工作沒有足夠的認識，就不能較好的開展工作，同時在遇到相應的問題的時候也不知道該怎么解決，再者如果沒有專業的從業技能也不能有效的開展工作，因為每一項工作實施的有效性其實和工作質量緊密相關，這就要求先關的從業人員應該具備一定的專業技能，進而能夠提高工作效率。較好的完成工作。但是就我國目前來看，在基層的行政事業單位中很多的從業人員并沒有具備上述兩種工作要素，主要體現在會計檔案管理的責任者以及管理者上，從管理者來講在實際的工作中往往是“各人自掃門前雪”，認為在管理工作中涉及到很多環節以及很多的負責人，自己只需要做好自己的那部分就可以了，而不管和其他工作者的有效溝通。從管理者來講，雖然知道財務工作的重要性，但是只是對會計工作比較重視，對后續檔案的管理卻不在意。這種不重視的管理態度也給相關管理者在工作上的馬虎大意留有了機會。而相關的管理者在實際的工作中往往對工作不夠認真，馬虎大意以及專業素質不強等因素進而造成在檔案管理中的失誤。
（二）不健全的會計檔案管理制度
在事業單位的會計檔案管理工作中除了在從業人員上出現的問題之外，還存在不健全的會計檔案管理制度上的問題。具體來講在我國目前的眾多事業單位中沒有在實際的會計檔案管理制度上按照國家的實際要求進行制定，而是將會計檔案管理制度作為是會計工作制度中的一部分，在實行管理制度的時候基本是按照會計制度進行實施，即使有一些事業單位專門針對會計檔案管理工作制定了相應的制度，但是在具體的實施中卻沒有嚴格按照其制度進行。因而無論是依據會計制度實施的會計檔案管理還是專門制定的會計檔案管理制度，在其內容上往往對職責的劃分不夠明確同時對相應的程序上也不夠嚴謹，同時在手續以及具體的要求上都不條理，而在這種不健全的檔案管理制度下為后續管理工作埋下了安全隱患。
（三）不充分的會計檔案管理投入
在事業單位的會計檔案管理工作中除了在從業人員以及制度上出現的問題之外，還存在不充分的會計檔案管理投入上的問題。具體來講，所謂的投入不充分主要是指在對會計檔案管理硬件上。從硬件管理上來講，在事業單位中往往會計檔案存放的地方在防潮以及防蟲火等方面沒有給與足夠的重視，因而往往會出現在檔案管理中相關的信息檔案保存不當進而出現損壞。而這種情況主要是因為對涉及檔案保管的陳列架以及存放盒沒有定期進行檢查，同時對已經損壞的硬件沒有給與及時的修補或者是更換，同時對于電子檔案保管設施也沒有繼進行及時的損壞檢查，綜合方面的管理投入不充分就造成了后續檔案管理中的問題。
三、探析事業單位中會計檔案管理工作問題的解決對策
（一）提高人員素質與對檔案管理的重視度
針對上述基層單位財務會計檔案管理工作中，存在的人員素質較低以及對工作不重視的問題，其解決的對策應該是全面的提高從業人員的素質以及提高其對檔案管理工作的重視。首先從提高從業人員的素質上來講，在實際的會計檔案管理工作中由于個人工作不夠認真，馬虎大意以及專業素質不強等因素進而造成在檔案管理中的失誤，因而在基層事業的單位中定期對相關的從業人員進行培訓，或者是從業操守方面的培訓，又或者是專業技能上的培訓等等，對實際工作中不同屬性檔案的保管以及具體的銷毀工作的細節進行內容培訓，同時還要聘請專業的指導教師進行重點工作的講解，除此之外，還要對會計檔案管理的從業人員進行定期的工作內容考核，對于工作中表現良好，責任心較強的從業人員在事業單位內進行全體性的表揚，同時還可以給與一定的獎勵，對于那些工作馬虎，頻頻出現檔案管理失誤的人員進行懲罰或者是批評，當然懲罰不是最終目的，而是為了使其總結教訓更好的工作。同時還要在事業單位中開展會計檔案管理工作重要性的宣傳性大會，向全體從業人員進行重要性講話，將會計檔案管理重要性真正的深入人心。
（二）健全的會計檔案管理制度
針對上述行政事業單位中會計檔案管理制度存在的不健全的問題，其解決的對策應該是健全會計檔案管理制度，具體來講我國其實已經對會計檔案的管理工作進行了一定的制度上的要求，并且還頒布了相應的檔案管理法，因而各個事業單位應該對會計檔案管理制度給與足夠的重視，同時還要嚴格按照個我國規定的相應的會計檔案管理制度，并且結合自身事業單位的實際情況進行檔案管理制度的健全，從而真正相應國家檔案管理的要求。在實際的制度健全的過程中還要具體從會計檔案管理的崗位制定以及具體的職責制定、目標制定、以及出現問題解決問題措施制定，這四方面進行。真正的將會計檔案管理制度健全到位。
（三）加大會計檔案管理投入
引言
隨著我國經濟社會水平的不斷提升，公證工作的覆蓋范圍越來越廣泛，公證工作已經應用到社會各個層面，公證工作中產生的檔案數量也越來越多，公證檔案管理也被越來越多的人們關注。加強公證檔案管理，有助于推動公證檔管理工作的擴大，為公證工作提供更多全面的檔案資料。在市場經濟環境中，公證處必須要要不斷進行改制，新的管理體系對于公證處的各項工作的順利開展有很大的幫助，在公證檔案管理過程中也加強了管理制度的完善，?Υ?統的管理制度進行創新，構建了完善的管理體系，可以有效地應對公證處在日常發展過程中出現的各種突發狀況，對公證處的發展有良好的促進作用。
一、公證檔案管理工作的意義
公證檔案是國家檔案體系中的重要內容，真實地記錄了公證機關的實際活動以及產生的各種公證結果，是對公證處工作情況的實際反映，在公證行業中具有十分重要的參考價值和意義。公證檔案的作用主要表現在以下幾個方面：
1.對公證工作進行有效地衡量
公證檔案是對各種客觀事實的記錄，公證工作要求公正、透明，正是由于公證工作的特殊性，因此要求公證員在公證管理過程中要按照相關的法律法規以及程序執行公證工作，檔案是對公證工作進行記錄的主要文件，是在公證工作中產生的各類文件信息，因此可以真實地反映出公證工作清理。在現代社會中，通過對公證工作的統一規范化管理，通過各種計算機技術的應用，可以獲得更加真實、準確的公證資料，從而減少傳統記錄過程中產生的虛假記錄問題，使得檔案資料得到保存，便于利用，更有助于對公證工作進行監督。
2.公證檔案管是公證行業的基礎
任何一個行業的發展都會產生檔案信息，想要保障公證行業的發展，就必須依靠公證檔案這一層基礎。公證檔案的負責人不僅是公證檔案管理人員，還包括公證員、檔案材料保管員、信息記錄的相關人員，由此可見公證檔案管理是公證處各個部門的交匯工作，需要公證處的全體人員都參與進來。通過對公證檔案管理過程的規范，可以有效地處理檔案管理過程中的各種問題，促進各個部門之間的協調發展，為公證行業的發展奠定基礎。
二、公證檔案管理存在的問題
公證檔案是公證機關證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有十分重要的查考和利用價值，隨著公證工作逐漸走入人們的生活，公證檔案管理受到的重視程度也越來越高，公證檔案數量越來越多，傳統的工作檔案管理還存在一些問題，對公證處的發展產生嚴重阻礙。
1.工作檔案管理重視程度不高
在公證處的不斷發展過程中應該要加強對公證檔案管理的重視，明確公證檔案管理的重要意義，尤其是在新時期，對公證檔案管理工作理念要進行創新。當前有的公證處在發展過程中對檔案管理的重視程度還不夠高，公證檔案管理目標不夠明確，因此導致公證處的公證檔案管理工作受到影響。
2.檔案管理安全問題
隨著信息技術的不斷應用，對公證處公證檔案進行管理時要實現統一管理，逐漸摒棄傳統的人工管理方式，加強對信息化管理系統的應用，使得內部的各個部門之間可以加強聯系，但是在信息管理過程中依舊存在很多安全隱患，公證檔案是具有很高的參考和利用價值的檔案信息，安全管理是公證檔案管理過程中的重要內容，當前有的公證處在檔案管理過程中還存在一些問題，導致檔案泄露、丟失、相關要素不完整等問題出現。
3.缺乏統一的管理機制
公證處檔案管理體系和制度不健全是影響公證檔案管理效率的主要原因，在公證處發展過程中缺乏明確、嚴格的公證檔案管理制度，管理標準比較混亂，沒有制定統一的收檔制度，導致公證檔案的收集、整理等工作都不夠規范，對公證檔案管理水平產生嚴重影響。
三、公證檔案管理策略
1.加強對公證檔案管理的重視
在公證處的發展過程中，檔案管理是一個十分重要的環節，對于公證處的發展有十分重要的意義。在公證處不斷改制的過程中應該要對公證處的各項管理任務進行重新布局，加強對檔案管理工作的重視，構建專業化檔案管理隊伍，對傳統的檔案管理過程中存在的問題進行解決，以提高檔案管理水平。公證處應該要注重檔案管理的規范性，從管理制度、管理技術、管理方法等方面著手，對傳統檔案管理過程中存在的一些問題進行積極有效地解決，提高檔案管理的規范性，防止產生一些不合規定的檔案資源，造成資源浪費。
2.提高公證檔案管理過程中的安全性
公證處公證檔案是公證處發展過程中的各種信息、資源的匯總，在信息時代背景下，信息化管理模式逐漸在檔案管理過程中廣泛應用，但這個過程中也存在很多的安全隱患，比如公證處公證檔案信息被泄露，由于公證處的性質相對比較特殊，一些機密公證檔案信息對公證處的發展有十分重要的意義，如果出現信息泄露，對于公證處的發展會產生嚴重的影響。在信息時代，信息泄露成為公證處公證檔案管理過程中不可避免的一個重要威脅，對此，在公證檔案管理過程中還應該要加強安全管理，通過對檔案管理過程進行規范，從而不斷提高檔案資源的安全性。在信息技術不斷應用的過程中，應該要加強對各種計算機安全防護技術的應用，比如防火墻技術、數據加密技術、攻擊檢測技術和數據恢復技術等，都可以在公證處公證檔案信息管理系統中進行應用，對的各種公證處公證檔案信息進行妥善保管。另外，對于不同等級的公證處公證檔案要實施不同的管理，比如一些機密公證處公證檔案，要進行絕密保存，一些非機密公證處公證檔案，則可以在內部系統公開查閱。
3.完善公證檔案管理制度
在信息化時代背景下，公證檔案管理要逐漸實現信息化、規范化，傳統的人工管理會導致檔案管理過程中的一些不規范現象，例如檔案收集整理不全面、檔案備注不清楚等，這些都對檔案資料的利用產生影響。因此在公證檔案管理過程中要積極加強對公證檔案管理制度和規范的確定，從而使得檔案管理工作更加規范、全面、統一。完善管理制度的過程中可以從以下幾個方面著手：第一，建立規范化的檔案管理系統。在信息時代背景下對傳統的公證處公證檔案管理制度進行改革，應該首先要建立全面的、規范的檔案信息管理系統。在檔案管理系統中可以分別設置不同的檔案類別，根據檔案的種類對其進行區分，并且將其歸納到不同的檔案數據庫中，便于公證處工作人員對各種檔案信息進行調用。第二，完善數據庫功能。技術創新是檔案管理創新的關鍵與核心，在公證檔案發展過程中必須要積極加強對檔案管理技術的創新，完善檔案數據庫，對的公證處公證檔案信息以及其他類型的公證處公證檔案進行集中化管理。另外，還應該要對公證處公證檔案形式進行創新，結合多媒體技術，加強各種視頻公證檔案、音頻公證檔案等形式的豐富，促進公證處公證檔案管理工作水平的提升。
