時間：2023-04-25 08:21:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇干部人事檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、當前醫院人事檔案管理工作存在的問題
從醫院人事檔案管理來看，其真實性及個人資料的完整性還有待進一步的確定，且管理制度及理念較為傳統、陳舊。不能適應醫院的改革發展，在醫院內管理人事檔案的工作人員其綜合素質有待進一步的提升。且大都非本專業的人才。如下對醫院人事管理現存問題具體說明。
1、人事檔案資料的真實性和完整性不足
人事檔案是由醫院工作人員的各方面信息組合而成的，收集信息是檔案管理工作的重要內容之一，在人事檔案的記載過程之中，由于涉及到很多過往的信息，信息的真實性和準確性無從考察，并且在填寫的過程中容易由于書寫不規范等造成信息的不準確、不完整的現象，使人事檔案管理的真實性和可靠性降低。目前大多數檔案仍以記載經歷性的資料為主，記載的是工作人員的過往，不能完整、客觀的反映出工作人員的整體素質，比如醫德醫風、門診工作量、工作能力、服務態度等等，這些都需要在長時期的考察中才能得出，并且應該作為醫院任賢用能的重要依據，而人事檔案中很少有所體現。
2、人事檔案管理制度較為陳舊
隨著社會的進步與發展，社會對人才的需求量日益增加，人才的流動性也日趨頻繁，合理的人才流動有利于醫院人才資源的更新，對醫院的發展有利，但是受到傳統觀念的影響，醫院的人事檔案管理制度較為陳舊，已經不適應人事制度改革的要求。人事制度的改革對人事管理工作提出了新的要求，但是有些醫院的人事檔案管理制度并沒有及時更新和完善，檔案管理者沒有認識到檔案的重要作用，甚至存在隨意修改檔案的事情。
3、檔案管理人員的素質有待提高
在傳統的醫院檔案管理中，人們對人事檔案管理認識不清。在對檔案的歸檔及存放管理中，沒有意識到其重要性及嚴謹性。另外在醫院的總體管理中對于檔案管理人員的任職上，沒有過高的要求。這促使整體醫院人事檔案管理人員的水平參差不齊。但是從檔案管理工作實際看，嚴謹性及重要性都要求非常高。且對工作人員的個人素質、責任心都有一定的要求。綜合來說醫院現存的人事檔案管理人員問題，在實際上對于醫院的改革發展有嚴重的阻礙作用。
二、如何進一步做好人事檔案管理工作
綜合醫院人事檔案管理中存在的問題來看要想全面的解決，必須加強對醫院人事檔案管理工作的認識。并建立科學管理的規范化制度，充分的融入信息技術，將檔案管理工作真正的改革創新。
1、加強人事檔案規范化、科學化管理醫院檔案管理是醫院管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志，是不斷提高醫院基礎管理水平的需要，并在醫院建設和醫療事業發展中發揮著越來越重要的作用。
（1）加強檔案管理認識增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導要重視檔案管理，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展，從人力、財力上積極支持檔案管理部門，從根本上消除以往檔案管理工作受到的冷遇，提高各級干部對檔案工作的認識，使檔案工作順利開展。
（2）建立科學管理制度醫院結合實際工作以《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等法律、法規來制定一套比較科學、完整、系統、可行檔案管理制度。將醫院所有職工的人事檔案集中統一保管，用統一的標準和規范系統地分類、整理，建立多種檢索方式，以利于醫院檔案實行規范化、標準化、科學化管理，以利于檔案信息資源的開發利用。
2、以人為本，提高檔案管理人員綜合素質建設的措施檔案工作服務質量的好壞其關鍵在于服務人員的素質。在檔案工作不斷深入發展過程中，管理人員的素質內涵要不斷豐富，才能適應人事檔案管理發展的需要。人員素質包括思想政治素質、業務能力素質、職業道德素質。
（1）思想政治素質要求檔案管理人員具備的思想政治素質是指其必須具有較強的黨性原則，必須具有正確的政治方向、政治立場和政治觀點，樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，有強烈的事業心和責任感。醫院檔案管理部門領導應該經常對檔案管理人員進行人生觀、價值觀、榮辱觀的教育。人事檔案干部在改革開放的新形勢下要增強檔案意識，充分認識干部人事檔案工作在黨員干部工作的地位和作用，忠于職守，恪守檔案工作紀律。
（2）業務能力素質檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案管理人員應接受專業的教育培訓，應掌握檔案專業理論知識和方法，才能勝任此項工作。為適應新時期知識、技術日異月新的變化，醫院檔案管理工作者應樹立“活到老，學到老”的終身受教育的理念，不斷學習新理論、新知識、新技術，不斷拓展自己的知識面，提高學歷層次。
3、拓展醫院檔案服務領域，培養檔案管理人員主動意識、創新意識檔案管理干部要解放思想，改變過去被動的“等、靠、要”的傳統工作模式，向主動管理轉變，把干部人事檔案工作與醫院各項工作聯系起來，在主動服務和開發利用上下功夫。檔案管理人員要充分利用干部人事檔案資源為醫院中心服務。在醫院進行科室人員編制規劃、中層干部競爭上崗、職稱評定、人員調整等活動中，干部人事檔案及時、準確地為院領導科學決策提供了重要依據。
關鍵詞：人事檔案；問題；措施
Abstract: the personnel file is an important carrier of information talents reflect, enterprise or business the unit selects talented person plays an important role. The development of human resources and personnel files to the inseparable relations, is the human resources development of the most important aspects. In this paper, the enterprise personnel file management discusses the existing problems, and puts forward the corresponding measures.
Keywords: personnel file; Problem; measures
中圖分類號： G271 文獻標識碼：A文章編號：
科學技術是第一生產力，是企業長期發展的重要因素，而人才是企業發展的核心力量。人事檔案管理作為企業日常管理中的一部分，直接影響著人力資源的可持續發展，研究人事檔案工作有著重要的意義。
人事檔案是人事工作的重要組成部分，是歷史全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息的載體，合理使用人事檔案信息，有利于管理者安排各類人才在合適的工作崗位上充分發揮工作積極性、主動性和創造性，是知人用人的重要依據，也是企業改革改制、生產經營、科研開發、人力資源戰略開發等方面的重要依據和信息庫。
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎，提高人事檔案管理水平是維護企業人力資源管理，促進人力資源可持續發展的重要保障。然而，當前很多企業的人事檔案管理出現了諸多問題，阻礙了人力資源健康、持續的發展。現狀主要表現在：
1.審核把關不嚴。社會經濟的繁榮使得市場上的人才流動量增大，很多用人單位在招聘員工時并未打算長期聘用，只是為了緩解一時之急。造成了用人單位對于人事檔案的審核工作不嚴，少數企業則直接跳過檔案審核，對于檔案資料也是抱著可有可無的態度。
2.材料不實或信息不準。人事部門未按規定對材料進行認真鑒別,從而給“造假”行為提供機會，很多求職者為了謀求工作機會，而在自己的檔案上填寫不真實的信息，這對于企業在今后的人力資源管理上將帶來很大的實際問題。
3.管理者素質不高。現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應企業人事檔案工作的需要。
4.檔案收集不當。管理意識的薄弱使得大多數企業招工時對于求職者的檔案資料沒有認真審閱，大量的檔案沒有完全收集到企業的人力資源部門進行保管。而在考察職員工作業績、能力時，管理者也未能完善人才建檔工作，使得檔案收集不當，“拋檔、棄檔”問題嚴重。
5.人事檔案管理手段滯后和基礎設施差，保管條件落后，管理水平較低。現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發。目前，很多部門的人事檔案管理還是以傳統的手工操作為主，設備簡陋，技術落后，耗費大量的時間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實用。
6.人事檔案信息資源的開發利用不充分。保存檔案的最終目的是為了“用”，而在現實中，由于人事檔案強調保密性，檔案的利用范圍小，利用率低。
目前部分企業單位人事檔案的現代化管理水平不高，制約著檔案作用的充分發揮，已不適應新形勢下企業人事檔案管理工作的要求，這就亟需當前企業人事管理部門在檔案管理工作上改進和創新。
1.加強領導，健全制度
加強對人事檔案管理，要切實從思想意識上提高對人事檔案重要性的理解。結合實際情況，在檔案管理部門的指導下，制定一套管理辦法，如檔案的接收、轉遞、查閱、保管、建立人才庫制度。針對檔案管理人員的聘用，企業應當通過競爭選拔的方式擇優錄用，通過競爭環節讓管理者上崗就業。
2. 狠抓培訓，提高素質
對于檔案管理工作者而言，提高自身內在知識水平，積累豐富的管理經驗是保證工作順利開展的前提。這就要求人事檔案管理人員積極提升自己的專業知識，實現知識創新，盡可能使檔案管理人員專業化。同時，采取“請進來，走出去”的辦法加大對管檔人員進行政治和業務培訓，用新的理論知識武裝頭腦，開闊眼界，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，并要穩定檔案專業隊伍，加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、嚴謹認真，要有能吃苦、耐勞，甘于奉獻的精神。
3.注重收集，規范管理
在整理人事檔案時，要注重收集檔案材料，拾遺補缺，發現缺少的材料要及時向交接單位索要或詢問本人，如有丟失應主動與單位聯系，及時補齊。人事檔案內容復雜，案卷內常有材料的收入取出，如工資調整、年度考核、調配錄用、職稱晉升材料等不得拖延，要及時傳遞歸檔，保證歸檔材料完整齊全，維護人事檔案的安全，定期總結經驗，研究解決檔案接收過程中存在的問題。另外，干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，都必須認真貫徹執行有關的法律、法規和黨的組織干部人事等工作的政策、規定。
4. 創新手段，大力拓展信息服務功能
1人事檔案管理的現狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫院人事檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院
人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術
人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。
自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理
系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。超級秘書網
2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2.5加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金
投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績。
總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。
【參考文獻】
通訊作者：吳艷麗
【關鍵詞】 新形勢； 中醫院； 人事檔案； 管理
doi:10.3969/j.issn.1674-4985.2012.02.051
在中醫院發展和人事制度改革的過程中，人事檔案發揮了重要作用。組織、人事部門在培養、選拔和任用干部等工作中形成的個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作實績等內容的文件資料，是全面、歷史的考察、了解干部的基本依據和原始資料，在優化中醫院干部選任、完整儲備人才信息、促進人才合理流動中發揮了重要作用。黨的十七大對中醫院人事管理和人才流動提出了新的要求，如何加強職工人事檔案管理，為中醫院發展乃至中醫藥事業振興服務，成為一個新的挑戰。
隨著我國衛生體制改革的不斷深入，中醫院管理科學化、規范化的持續推進，中醫院人事檔案管理出現了許多新情況、新問題，人事檔案工作面臨不少新的挑戰。與時俱進地推動人事管理工作，對中醫院更好地引進、開發和聚集人才資源具有重要的現實意義。
1 目前中醫院人事檔案管理中存在的主要問題
1.1 人事檔案收集上存在的主要問題 就目前狀況看，多數中醫院人事檔案均無專職人員管理，檔案員身兼數職。造成人事檔案材料無法及時搜集補充。人事檔案中存在定性的材料多，定量的材料少。許多鑒定和評價材料格調一致，形式雷同，對人的評價簡單化，很難體現人的個性特點，更難以體現個人成長進步的歷史軌跡。同時，人事檔案中普遍存在著材料的片面、陳舊等問題。檔案材料中涉及個人政治、歷史、家庭、社會關系方面的內容比較多，而反映個人工作業績、工作能力、專業特點方面的材料比較少，對流動人員、自動離職等人員的檔案管理欠缺相應的制度，材料的變化和人的變化不能同步進行，無法及時反映個人最真實的情況。而這些現象是與新形勢下的人事管理體制不相適應的。
1.2 履歷類檔案材料失真 一個人的檔案材料是人事檔案信息的重要組成部分，是正確反映一個人德能勤績的主體。近幾年來，在人員調動時，發現偽造人事檔案的事時有發生。有些人出于個人私利，要求人事部門更改個人檔案資料，致使同一個人出現不同的出生年月、不同的參加工作時間、不同的學歷。在重復出現的材料中，年齡越報越小，工齡越報越長，學歷越報越高。致使一個人的履歷不一致，真假難辨，從而使人事檔案的真實性和準確性大大降低。
1.3 人事檔案開放利用降低 人事檔案的收集、管理工作都是為了更好地開放利用檔案信息資源，為及時發現人才、積極開發人才、合理利用人才服務，為領導和有關部門提供決策咨詢服務。但是長期以來，人事檔案管理強調保密性，使用范圍很小。人事檔案材料僅供組織、人事等少數部門查閱，服務工作處于波動狀態，因而無法對單位人才資源開發提供具有前瞻性、參考性的分析材料，很難實現人才資源信息共享。
2 加強中醫院人事檔案管理工作的建議
為提高中醫院人事檔案管理工作水平，適應人事改革的需要，更好地為干部人事工作和現代化醫院建設服務，有必要加強以下幾項工作。
2.1 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高管理人員素質 配備專職人事檔案管理人員，落實檔案人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規范統一，內容的完整、真實、精煉、實用。要實現這一要求，需要一支熱愛檔案工作、熟悉檔案業務、安心本職工作、具有奉獻精神的檔案管理隊伍。為此，應由檔案部門定期對人事檔案管理人員進行業務知識培訓，使他們了解檔案管理的重要性，增強責任心；掌握如何收集、鑒別歸檔材料，整理、裝訂檔案的技術，把檔案管理好，從而使每個環節都有據可依，有章可循。既做到明確責任，又要依法建檔，強化檔案意識。
2.2 加強人事檔案收集與創新檔案內容 人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎，也是豐富人事檔案內容和提供服務的根本前提。在新的時期，要緊緊圍繞職工檔案的利用價值，認真做好檔案材料的收集管理，使其全面反映職工的面貌，始終保持完整和最新動態。在收集職工基本情況的基礎上，按照國家相關規定，做好經常性、定期的材料收集和補充工作，及時與各部門聯系，要求他們定期送交檔案材料。對缺少的材料要做到口勤、腳勤、善于聯系溝通，變被動為主動。及時追補和充實新的資料。隨著衛生人事制度改革的不斷深化，中醫院可以嘗試推行全員聘用制改革，實行公開選拔、競爭上崗、擇優聘任、離崗退養、業績考核等新舉措，歸檔材料應及時補充，實現動態管理。
2.3 增強責任意識，切實維護人事檔案的真實性和準確性 人事檔案材料，為組織上全面考察、了解、正確選拔人才提供依據。職工檔案的性質規定了收集的檔案材料必須真實可靠。檔案人員要有高度民主的事業心和強烈的責任感，對收集的材料必須認真細致地做好鑒定工作。仔細審查每一份材料的保存價值和真實性，把真實可靠的材料收入職工檔案，對不該歸檔的、重復的、有虛假內容的材料，進行清理、登記、銷毀。人事檔案形成后，還要嚴格依照有關制度進行管理，確保人事檔案材料及內容完整、齊全、真實、精煉、實用與安全。
2.4 提高服務意識，實行開放式的管理 堅持“以人為本”，提高服務意識。職工人事檔案工作，要從傳統“封閉式”、“守攤式”的檔案管理模式轉變過來，堅持與時俱進的人力資源管理理念，進一步改進管理辦法，從宏觀角度開發利用人事檔案，充分體現改革創新的精神和要求。要做到“死檔”活用，充分發揮人事檔案的信息作用，盡最大努力幫助用好人事檔案資料，提供優質服務，使人事檔案更好地為發現人才、選拔人才、加強人才培養、合理配置人力資源服務。實行開放式的管理。一方面，建立職工工作業績檔案，及時將職工的工作情況、工作業績和重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為實際任用干部提供必要的依據。另一方面，建立職工能力檔案，重點收集個人專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，真實、完整、立體地反映職工的情況，提高決策的水平。
關鍵詞:高校;人事檔案;信息化管理
中圖分類號:G47
文獻標識碼:A
文章編號:1672-3198(2010)19-0333-02
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色。高校的人事檔案一般分為兩類。一類是高校干部人事檔案,一般由高校組織人事部門進行管理。它是個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文字材料,并按有關規定進行整理后組合起來的個人檔案,直接與個人職務晉升、工資待遇、組織關系等緊密掛鉤。另一類是高校學生檔案,一般由高校學生管理部門進行管理,是大學生在校期間生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄,是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。
1 高等院校人事檔案管理現狀分析
(1)相關部門及人員的人事檔案意識薄弱,對高校人事檔案管理的重要性認識不夠。
長期以來,高校教師甚至中高層行政領導對人事檔案管理工作重視不夠,認為與教學、科研工作沒有直接聯系,不能為高校創造經濟效益。只在干部晉升、人員調動或學生畢業時才會被人想起。這就直接導致了人事檔案管理工作變得默默無聞,缺乏應有的理解與重視。
(2)人事檔案管理制度不健全、落實不到位。
很多高校都沒有制定相應的檔案管理工作制度規范,只根據國家、省市的相關文件和規定進行具體的實務操作,缺乏針對性。有的高校雖然制定了相應的制度,但由于管理不規范,在工作中無法加以落實,也直接影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。
(3)人事檔案材料不全面、不真實。
高校的人事檔案管理在實際操作中,由于各種因素,往往造成很多材料沒有收集齊全。有些職能部門和個人缺乏檔案意識且對歸檔內容的不了解,使一些本應歸檔的重要材料仍然留在相關部門和個人手中甚至遺失,直接造成檔案材料的殘缺。另外,有些個人缺乏對自身檔案的重視,在填寫相關材料時應付了事、馬馬虎虎。更有些人為了達到某種目的,偽造一些相關的材料甚至惡意地改寫檔案,而檔案保管部門也缺乏相應的監督機制,直接影響了部分人事檔案材料的完整性和真實性。
(4)檔案保管的硬件條件無法滿足要求。
很多高校沒有建立專門的檔案館,人事檔案庫房大都直接采用普通辦公用房,有的甚至直接把教室或宿舍當作庫房,造成庫房的先天不足,使紙質的人事檔案長期受到高溫潮濕的危害。另外,很多庫房都缺乏防火、防光、防盜等設備,造成人事檔案安全保管的要求得不到基本的保證。
(5)人事檔案管理人員配備不足,素質不高。
由于人事檔案管理受重視程度不夠,高校人事檔案工作大都使用編制外的人員,這些人員往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓,無法高質量的保證檔案管理工作的開展。另外,這些編外人員的待遇往往較低,也挫傷了檔案管理人員的積極性,造成人員流失情況嚴重,影響了檔案管理工作連續穩定地開展。即使有些高校配有專職的人事檔案管理人員,但大都是年紀比較大的教師甚至是工勤人員轉崗而來,缺乏基本的知識和技能,其個人精力也無法滿足越來越繁重的工作壓力。這些都直接導致了高校人事檔案管理工作只能在低水平層面上進行,不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。
(6)人事檔案信息化管理水平不高。
目前,很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立、整理和保管層面上,沒有采用先進的科學技術手段特別是信息技術手段加以開發和利用。人事檔案管理人員的計算機僅局限于統計檔案數目和打印檔案目錄,無法對人事檔案內記錄的重要信息進行錄入、存儲和檢索,更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類和統計,信息化管理水平較低。這也直接導致了在高校中大量涉及到教職工和學生的統計工作只能依靠手工完成,造成大量的重復勞動和人力資源的極大浪費。
2 高校人事檔案信息化建設的實現路徑
進入二十一世紀以來,以計算機技術和網絡技術為代表的信息技術日益滲透到我們日常生活工作的各個領域。在高校中很多行政教學工作都廣泛采用信息技術來提高工作效率和提高教學質量的同時,人事檔案管理工作似乎始終游離在信息化的浪潮之外,還停留在打字、打印目錄等最基本的計算機操作上,嚴重制約了檔案管理工作的高效和優質,所以人事檔案工作的信息化管理顯得尤其重要。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中,實現高校人事檔案信息的綜合管理和利用,提高人事檔案管理水平和效率。
2.1 人事檔案信息化建設可以提高工作效率
傳統的紙質檔案無法對信息進行系統地分類和匯總,我們要查詢某人相應的人事信息,只能單純地依靠人工進行翻閱,極大地制約了人事檔案管理的工作效率。依靠計算機系統強大的存儲、檢索、匯總、統計等功能,我們可以將人事檔案中關鍵的信息作為數據錄入到計算機中,通過成熟的檔案管理軟件實現數據的存儲、檢索和分析。隨著條件的成熟,我們可以利用網絡技術,開發出具有B/S架構的檔案管理系統,對整個學校的人事檔案進行系統、統一的管理。各類管理人員只須維護好與自己工作對應的部分人事檔案信息,統一存儲在服務器上提供全校范圍內的信息利用。這必將使檔案管理人員從繁重的手工勞動中解放出來,極大地提高職能部門的工作效率。
2.2 人事檔案信息化管理可以提高服務質量
傳統的人事檔案管理主要包括人事檔案的接收、保管、傳遞等流轉環節以及紙質人事檔案的借閱、復印等利用環節。但由于人事檔案中的部分內容涉及到個人隱私,故絕大多數人事檔案只提供給組織人事部門人員查閱,服務范圍很小。人事檔案信息化后,可以將不同的信息分類存儲起來,按需要利用檔案人員的權限提供查詢,供不同需求的人員加以利用,拓寬了服務范圍。人事檔案管理人員也可以將原來被動的服務變為主動的服務,為部門或學校提供必要的信息支持,提高服務質量。
2.3 人事檔案信息化管理可以提高檔案自身質量
人事檔案信息化管理以后,可以將高校各類人員的基本信息及其在學習、培訓、考核、職務變動、工資變動、教學科研等方面的變化情況及時地錄入系統,打破了紙質人事檔案材料收錄范圍的限制,進一步豐富了人事檔案信息的來源。同時,通過人事檔案管理系統的查詢、統計功能,可以使管理人員和個人了解檔案的缺損情況,及時查漏補缺,提高檔案自身質量。
2.4 人事檔案信息化管理可以最大限度地保證原始檔案的安全
人事檔案的信息化管理,改變了原來依靠人工翻閱紙質檔案查詢信息這一單一的人事檔案利用模式。依靠計算機系統的人機操作界面可以直接提供給檔案的利用者進行查詢、統計、打印等功能,而無需再翻閱原始紙質檔案材料,這可以最大限度地避免原始檔案的人為損耗,保證原始檔案的安全。
2.5 人事檔案信息化建設可以為高校數字化建設提供數據保證
近些年來,各高校掀起了建設數字化校園的熱潮,人事檔案管理工作也應該利用這個機會,把人事檔案信息化建設納入到整個部門的信息系統中。人事檔案是個人信息最權威、最具法律效力的來源之一,這就使人事檔案信息化顯得尤為關鍵。通過對人事檔案數據的采集和存儲,可以直接為高校數字化建設提供各類人員最基本的基礎數據,保障檔案信息化建設與數字化校園同步建設和發展。
高校人事檔案信息化管理已越來越受到重視。2008年10月,上海市教委、市檔案局聯合下發的《關于轉發教育部、國家檔案局制定的〈高等學校檔案管理辦法〉的通知》中明確指出各高校要不斷推進高校檔案信息化建設,對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔,探索電子文件的集中管理、長久保存和有效利用,開展傳統載體檔案數字化、基礎檔案數據庫建設,實行文檔一體化管理。
高校人事檔案管理人員要善于學習新知識、新技能,敢于將信息技術利用到傳統的檔案工作中,盡快實現高校人事檔案管理的信息化,實現高校人事檔案管理的根本變革。
參考文獻
[1]賀焱.改革學校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案,2008,(3).
1.創新檔案宣傳方式，提高全員檔案意識
成教生檔案歸檔材料從產生到整套檔案流轉，整個過程涉及學生本人、各班班主任、各專業成教工作負責人、學生檔案管理人員等。建立材料完整、內容準確的學生檔案，需要各層面人員充分認識到成教生檔案的重要性，進而認真對待每份材料的產生、歸檔。學校可以根據成教生的學習方式，在新生開學初布置學生填寫學籍卡相關內容時給他們組織一次學生檔案知識講座或者發一封信，告知學生檔案的性質、價值等相關知識；在學生畢業填寫畢業生登記表時再次灌輸相關內容，以提高成教生對自身檔案材料的重視程度，嚴肅對待自身檔案材料，保證自身所填寫材料信息的準確性。對于各班班主任、成教工作負責人、學生檔案管理人等學校相關人員，可以請檔案部門專業人員開展有關檔案工作性質、地位和作用等知識的講座，從思想認識層面提高其檔案意識；將涉及學生檔案管理工作的內容納入個人工作崗位職責，將學生檔案工作情況納入年終考核內容，以制度約束來增強其檔案意識；在布置相關工作的同時布置檔案材料的歸檔工作，在日常工作中增強檔案意識。
2.修訂業務規范，梳理工作流程
《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）首次將學生檔案納入高校檔案類別，使高校開展學生檔案管理有了規章依據，但對具體如何操作并沒有明確規定。所以，有必要修訂業務規范，以使學生檔案的日常管理規范有序。成教生檔案最終將充實到個體人事檔案中，作為用人單位對畢業生學歷進行認定的依據材料，因此，《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發[2009]12號文印發，以下簡稱《規定》）中的相關規定可以作為修訂成教生檔案業務規范的主要依據。根據此《規定》，結合學校實際情況修訂《成教生檔案材料收集歸檔規定》，明確成教生檔案的歸檔范圍及歸檔時間、載體要求等。成教生檔案歸檔范圍：報考登記表或網絡報名信息卡、入學考試各科成績表、學生（學員、學籍）登記表、學習成績單、畢業生登記表、學位授予材料、畢業證書、學位證書復印件等。為保證歸檔材料的完整性、維護歸檔材料的嚴肅性以及利于整理和長期保管，可以明確如下收集歸檔要求：①材料產生之日起一個月內歸檔；②歸檔材料填寫規范、內容真實、手續完備；③歸檔材料一般為原件，如果是復印件，必須注明復制時間，并加蓋檔案材料復制單位公章；④材料載體使用16K型或國際標準A4型公文用紙，材料左邊留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求。完整的成教生檔案管理包括建檔和轉遞兩個方面。建檔即通過收集、編目等方式，為每個成教生建立完整的個人檔案。具體包括以下環節：收集審核材料入袋編目。收集材料，即向各相關人員催收產生的材料；審核即檔案管理人員對收集到的材料進行內容、形式等方面的核對，這一環節要求檔案管理者將存有錯誤的材料及時退回材料產生源頭，并要求重新完成后移交歸檔；材料入袋，即將收集到的材料裝入相應的個人檔案袋；編目，即將放入檔案袋的材料名稱、份數等相關信息填寫到案卷目錄紙上。由于成教生在各學習階段會產生不同的檔案材料，所以，“收集審核材料入袋編目”這個過程會重復多次。轉遞是指通過郵局、快遞等物流方式將學生檔案移交給畢業生人事檔案保管單位，或直接交給學生由其自行帶回其人事檔案保管單位。需要注意的是：在檔案轉遞前，必須將檔案袋封口，即對材料袋進行密封，貼上封條，在封口上加蓋騎縫章。在對檔案袋進行封口前，要再一次核對所收集到的材料與目錄登記信息是否一致，以便保證歸檔材料的完整性。檔案轉遞工作需要注意轉遞手續的完備性，填寫學生檔案轉遞通知單，并及時查收回執，以方便今后可能出現的檔案去向信息查詢。由學生自行攜帶檔案時，學校還需向學生強調兩點：①為維護材料的嚴肅性，檔案袋不能私自開封；②必須交給本人人事檔案保管單位，以充實個人人事檔案，為用人單位開展學歷認證等工作提供依據材料。
3.明確管理主體，抓好隊伍建設
根據來源原則，成教生檔案由學生就讀院（系）或辦班點承擔最為合適，有利于對歸檔材料實現前端控制，有利于歸檔材料的準確、規范、完整。同時，學生檔案在學生畢業時就必須轉遞到學生人事檔案保管單位，由學生就讀院（系）管理學生檔案，可以減少檔案材料轉遞環節，減少人力投入。但由于現實中成教生檔案大多由班主任或者行政秘書等人員兼職管理，且管理人員普遍缺乏檔案專業素養，導致檔案管理效率相對滯后。在這種狀況下，如果成教生檔案管理工作缺乏必要的監管，情況往往會更讓人擔憂，甚至會出現不為學生建檔行為。待畢業生及其所在單位需要檔案時，問題才得以暴露，給畢業生和用人單位帶來不必要的麻煩。因而，在學生檔案管理中可以實行分層管理，進行一定的任務分工，明確各自職責。學生就讀院（系）或校外辦班點負責學生檔案的日常管理，高校檔案部門要積極發揮管理和業務指導職能，對學生檔案管理工作人員開展業務指導，協同學校成教管理機構負責督查落實。學生檔案由學生就讀院（系）管理，不是采取“放羊式”管理———由各班主任或其他相關人員獨立承擔日常管理乃至最后的檔案轉遞，而應采取學生就讀院（系）或辦班點集中管理方式，即根據成教學生數量配備成教生檔案管理人員，明確專人負責材料收集、審核、整理，最后完成成教生檔案轉遞。這種管理模式責任明確，有利于激發檔案管理人員的工作積極性。在配備成教生檔案管理人員時，要注意把好人員入門關，選拔責任心、服務意識強的工作人員承擔成教生檔案管理人員。對于承擔學生檔案管理工作的人員，開展上崗培訓，使其掌握相關檔案管理基礎理論、基本技能。另外，要保證管檔人員隊伍的相對穩定，以利于增強檔案管理工作人員的責任意識。
作者：任紅燕 單位：常熟理工學院檔案館
（一）進一步加強人事工資管理工作
1．做好工資正常晉級、晉檔的統計上報核算工作。一是認真領會工資晉級、晉檔相關文件政策精神，把好標準關；二是認真統計符合晉級、晉檔條件人員，確保不漏報、錯報；三是積極指導縣（區）地稅局人教部門工資正常晉級、晉檔工作，保證按時、按質完成上報核算工作。
2．抓好退休人員的工資信息管理工作，確保退休人員的工資準確、按時發放。
3．及時辦理申請提前退休、正常退休、晉升職務、新錄用、轉正定級、安置、技術等級晉升等人員的工資核算、上報工作。
4．按時完成人事處安排的各項臨時性工作任務。
（二）進一步做好人事檔案管理工作
1．做好新錄用人員、安置人員的檔案整理、收集裝訂工作。
2．對涉及工資變動、職務變動等人員的表格，及時進行歸檔裝訂。
3．進一步加強對在職干部職工、退休人員等的檔案規范性管理工作，并做好查缺補漏。
（三）進一步加強干部人事管理工作
1．嚴格落實黨組中心組理論學習制度。一是結合年度工作實際、理論學習的相關要求，認真制定好黨組中心組理論學習計劃；二是根據計劃安排，做好相關學習材料、資料的準備工作；三是做好黨組中心組理論學習記錄、統計工作。
2．認真落實干部職工政治理論學習制度。一是制定好干部職工政治理論學習計劃，并依據計劃安排，組織好各項理論學習；二是做好干部職工政治理論學習的痕跡管理工作。
3．組織好年度專題學習教育和“五五”普法教育工作。一是按照年度專題學習教育方案、嚴格落實規定的階段、方法、內容、實踐及步驟，并結合實際，創造性組織開展好專題學習教育活動。二是利用干部職工政治理論學習日，組織好“五五”普法教育工作的落實，并結合實際，組織好“五五”普法教育的專題講座，培訓及考試工作。
4．進一步加強對《中華人民共和國公務員法》、《公務員處分條例》、《領導干部任用工作條例（試行）》等人事管理法規性文件的學習，在吃透精神、把握標準、規范程序上下功夫。
5．認真做好公務員錄用審批、登記；干部安置、工作崗位調整、職務變動、干部任用、人員調動等各項工作。
6．按照省局人事處的安排，及時做好各項人事管理、統計、上報、審批工作。
（四）做好年度人事、工資報表和公務員、機關技術工人的年度考核工作。
1．根據省局的安排，及時組織好年度人事、工資、機構編制報表的統計、匯總、上報工作。
2．根據《公務員年度考核管理辦法（試行）》的規定，按照權限認真抓好在職公務員、機關技術工人的年度考核管理工作。
二、相關要求
追夢人：這是一個很現實的問題，我們也時常碰到復員退伍軍人到檔案館查找檔案的情況，在他們的意識中自己的檔案應放在檔案館。我認為復員退伍軍人的檔案應當在一定程度上由檔案館管理，因為一是檔案館在安全保障上比較高；二是業務上，接收回來的復員退伍檔案能得到專業及時的整理歸檔；三是利用上，檔案館環境優越，利用制度健全，能夠及時準確地為利用者提供服務；四是聲譽上，檔案館在社會上的聲譽度比較高，利用者對其比較信任。
楊彬：我曾在某區辦實習，對復員退伍軍人檔案問題有一些了解。復員退伍軍人檔案一般由專門管理復員退伍軍人以及接收復員退伍軍人檔案的辦管理，保管環境挺好的，防盜門窗一應俱全，而且樓道里還安裝有攝像頭。除了工作人員和復員退伍軍人本人，其他人不可查看該檔案。另外，檔案移交辦過程中大多情況下會有軍隊檔案科的人陪同，一方面交接辦事方便，另一方面就是怕檔案丟失。
誰的半世：復員退伍軍人檔案的利用大致有三種情況。其一是調走檔案。不管是復員退伍軍人還是普通人的檔案，如果調走檔案，必須先去你要調入的人才交流中心或者公司給你開具一個行政工資介紹信，拿著這個行政工資介紹信去你檔案所在地址進行調檔，如果沒有行政工資介紹信，檔案保管部門是有權拒絕調檔的。其二是查找檔案。如果說有公證處或者個人來查閱檔案，看所查檔案的不同也有不同的應對辦法。如果是辦理遺產公證等，則需要公證處發一個函交由檔案保管部門，另外，還需要一份死亡證明，在檔案保管部門的監督下，由公證處進行查閱，最后在他所收集的資料上，蓋上檔案保管部門的章。其三是檔案證明。有些公司等需要你出具一份檔案證明，證明你的檔案是有人保管或者其他的用途，這個就很簡單，每個檔案保管部門都有這個證明條。只需要在電腦上查閱后確認你的檔案在所在檔案保管部門，就可以出具證明。
勿忘心安：我認為，部隊可以根據軍人入伍時間、所在軍區、兵種、服役時間等情況，對軍人的檔案進行不同的分類，這樣有利于對該部隊服役的軍人有一個整體上的了解。同時，也要重視電子檔案的建設，并盡量做到定期更新，這樣可以在軍人復員退伍前做好檔案的核實工作，這在一定程度上有利于保證軍人在復員退伍之前檔案完整、齊全。復員退伍軍人的檔案可由其所在區縣的辦負責收集。復員退伍軍人的檔案有一部分在專門的檔案保管機構，其保密性、真實性、完整性可以得到保障，但另謀職業的那部分復員退伍軍人，他們的檔案保管就需要多加謹慎了。復員退伍軍人檔案丟失問題多發于檔案從辦轉到街道辦事處或是個人手中。想解決這個問題，就要抓檔案保管工作，雖說街道辦事處不是專業的檔案管理機構，但它與檔案的聯系是十分緊密的。所以，提升街道辦事處的檔案保管工作水平也是大勢所趨。復員退伍軍人檔案的查閱與調走，需要開具證明，在檔案的利用上必須做到嚴格把關。
「悅：我認為，復員退伍軍人檔案不管由哪個部門管理，都應盡可能建立復員退伍軍人檔案信息庫，以方便復員退伍軍人快捷查閱相關數據。復員退伍軍人檔案錄入項目應包括檔案編號、姓名、民族、出生年月、入黨團年月、政治面貌、文化程度、家庭住址、家庭人口情況、入伍前工作單位、入伍時間、入伍地點、入伍后歷任職務名稱、所受獎勵、重大錯誤和處分、身體狀況、殘疾等級、退伍優待金、醫療補助費、批準退伍機關、批準退伍日期、退伍后工作地點和單位、備考、兵種、所在軍區、退伍時間、生存狀態、死亡時間等一整套內容。
亓曉華：我認為，應從以下四個方面加強復員退伍軍人檔案管理：一是參照人事檔案管理相關規定，設計制作專門的檔案封皮、卷內文件目錄、案卷目錄，實現復員退伍軍人檔案標準化；二是嚴格審查登記，將復員退伍軍人檔案按照原有目錄逐一審查，并依據復員軍人退伍表準確無誤地登記個人基本情況；三是細致分類、排序，將退伍軍人檔案按退伍時間進行分類，在同一年度內按姓氏筆畫排序；四是實行雙向管理，把區分好的復員退伍軍人檔案認真填寫卷內文件目錄、案卷目錄，建立退伍軍人檔案數據庫，以方便復員退伍軍人檔案的管理和利用。
小魚兒：復員退伍軍人檔案的管理問題的確值得大家商榷。首先，管理單位應明確。有的地方復員退伍軍人的檔案在民政部門；有的地方復員退伍軍人的檔案在人社部門；有的地方在檔案館。上級對這些檔案在什么地方保管也沒有統一要求，這就給統一標準來管理帶來了不便。為保證復員退伍軍人檔案能夠收集齊全、完整，個人認為應明確保管單位，以防查找時互相推諉。其次，由于在實際工作中保存復員退伍軍人檔案的部門大多不愿讓檔案部門介入，致使這部分檔案整理保管混亂，因此，檔案業務指導一定要加強。無論在哪個部門，檔案部門都要及時跟蹤指導，確保復員退伍軍人檔案的整理規范有序。最后，最好移交到地方檔案館保管，這有利于查找利用，因為現在大部分老百姓都知道到檔案館來查找相關資料。
白樺：關于復員退伍軍人檔案管理問題，我特意咨詢了一下曾經整理過復員退伍軍人檔案的同志，一般存放在縣武裝部或民政局的，都是非安置的、自謀職業或回家務農的復員退伍軍人檔案。由于管理不規范，硬件、軟件不達標，導致復員退伍軍人檔案受損、缺件、遺失等現象時有發生。為防止檔案內容的缺失或檔案受損，我認為應改變移交機制，由部隊將復員退伍軍人的檔案以快遞加密件直接移交到檔案館管理，省去中間環節（縣武裝部或民政局），對于縣武裝部或民政局可將確定復員退伍軍人人員信息（比如姓名、性別、軍兵種、技術專業、職務等級等）報該單位備案，這樣做，不但能保證檔案的安全性、真實性，而且也規范了檔案的管理，為以后檔案的利用奠定了基礎。
田潤：民政部門不承認個人的“原件”，實際上是一個工作規范的問題，此件無論真假，都不應該在個人手里。據報道稱，一些部隊對于現役士兵檔案管理比較混亂，很多士兵都能接觸到自己的檔案，甚至能將原件據為己有，修改自己檔案現象屢見不鮮。如何保管好復員退伍軍人檔案，我認為，這個問題首先要從軍隊檔案部門抓起，服役期間的士兵個人檔案應該不屬于本人操心的事，收集保管好是軍隊檔案部門的職責。士兵復員退伍，應該由軍隊檔案部門攜帶整理好士兵檔案到當地辦或者民政部門移交，不足的也由他們負責及時補齊。針對這些情況，地方上應該和軍隊協商制定相應規定從源頭上保證檔案的真實完整。復員退伍軍人檔案移交地方后，檔案館應該積極按照《中華人民共和國檔案法》關于集中統一管理國家檔案的規定，和民政、人武部門協商，依法實行集中統一管理。復員退伍軍人檔案移交進館后，其利用可依照《檔案法》及《檔案法實施辦法》的有關規定進行。
不能不：復退軍人檔案的轉接確實不應由個人進行，應通過組織進行，這與人事檔案的管理與交接一樣，自己不能攜帶或保存自己的檔案。由部隊交到地方的不管哪個部門，都應在這個部門保存一定時間，才交到檔案館。因為，最初交到這個部門，說明這個檔案主要或可能是由這個部門負責此復退軍人的安置等工作。這個利用期過后，按規定移交到檔案館保存，特別是一些退伍后回農村或沒相對固定工作的交到檔案館十分必要，因為相關部門可能已很少用到這部分檔案了，且數量會相對很大。我館實際上是這樣的，復員退伍后參加了工作的，絕大部分都與參加工作后的職工或干部檔案合并了。現在保存的復退軍人檔案大部分是農村的，當遇到參加超齡保險或得病還鄉定期補助等，就來檔案館查找。這類檔案屬專業檔案，不宜直接交到檔案館，要考慮當事人和安置部門的利用方便。
錢慧娟：大概了解了一下，正常程序來講，退伍軍人檔案由本人原部隊以機要件的形式寄至軍人所在地民政局安置辦。安置辦進行審查，符合安置條件的，填寫安置工作審批表。然后由本人帶上自己的介紹信、密封好的檔案及其他相關材料到單位報到。一般這種程序走下來，不會存在檔案由個人保管或修改的情況。除非個人自謀職業，檔案就轉至所在地勞動局，此時，可能存在自行保管本人檔案的現象。
王建祥：退伍軍人檔案通常情況下就應該在民政部門管理，它的利用價值就是在國家對退伍軍人有特殊政策時備以查考，如果過早地移交檔案管理部門，對它的利用價值的發揮并沒有好處，因為國家對特殊群體的特殊政策大都是通過民政部門來實施的。
周明明：退伍軍人檔案，嚴格說應分為兩種情況，一種是給安置工作的退伍軍人，其個人檔案應保存在所在單位的檔案室里；另一種，沒有給安置工作的退伍軍人，其檔案一般存放在當地的民政局。對于退伍軍人檔案的歸檔，可以仿照《干部人事檔案管理辦法》實行一人一卷。其中卷內資料可分為十大類，并編制案卷目錄，保管在鐵皮檔案柜里。不同退伍人員檔案可以按照退伍年份結合所在地，按人名的漢語拼音或筆畫順序排序。
關鍵詞：檔案管理作用、現狀、建議
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
學校檔案是學校的教職員工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中生成的具有保存或參考價值的檔案資料，它反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況，分析利用學校檔案，能有效幫助提高教育教學管理水平。做好學校的檔案管理，對于學校的工作有著十分重要的作用。
一、學校檔案管理工作的重要作用
1、學校檔案作為歷史的記錄，分為干部人事檔案、文書檔案、教育教學檔案、教科研檔案、學籍檔案、聲像檔案、照片檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案等，真實客觀地記錄了學校發展的歷程，記載著全體教職員工的德、能、勤、績，匯集著最原始、最可靠的大量信息。對學校具有重要的推進作用，學校檔案是學校重要的信息資源，
2、學校檔案匯集了學校現有的知識成果，是學校發展和努力的歷史沉淀，具有很大的開發利用價值。對學校檔案進行綜合分析，可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，為新的時期學校工作提供歷史借鑒和依據，推動學校自身工作的發展。
二、學校檔案管理工作的現狀分析
《青島市中小學檔案管理辦法》中規定，“學校檔案工作是辦好學校的基礎工作之一，是學校管理工作的組成部分，也是衡量教育質量和管理水平的重要標志。”在工作中，學校已經把檔案工作納入學校整體發展規劃和工作計劃，列入領導議事日程。但實際情況是，仍然存在不夠重視檔案工作，檔案管理資源不足和管理手段不高等問題，其主要表現在以下幾方面：
1、檔案管理意識不強，利用率不高。
雖然人們已經認識到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，但是在具體工作中如何合理的利用檔案仍有不足，管理工作得不到重視是一個重要原因。
2、檔案管理人員業務素質不高，檔案管理工作開展難度大。
一般學校沒有設定專職檔案管理崗位，或有的學校的檔案管理人員雖有專人，卻是兼職。另外，這些檔案管理人員多數不是檔案專業出身或者不經過培訓就上崗，缺乏系統培訓，檔案管理手段落后，嚴重制約學校檔案管理工作的發展。
3、硬件設施不達標，檔案資料不全。
一是受學校的校舍環境所限，有的檔案室的設立不太符合檔案管理的要求。或庫房面積過小，或分散保存，有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞。
二是檔案保管設備不齊全，規格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。由于歷史原因，有些時期的檔案缺失，造成資料不全的現象，也使得學校檔案管理工作的開展進一步加大難度。
三、加強學校檔案管理工作的一點建議
學校檔案工作由各級教育行政部門和有關業務主管部門領導，同時接受國家各級檔案行政管理部門的指導、監督和檢查。
1.領導重視，完善檔案管理工作體系。
學校領導應高度重視檔案管理工作，要確定一名校長分管檔案工作，并定期研究和及時解決檔案工作中存在的實際問題。各科室派出專人參與檔案工作領導小組，建立完善的檔案管理工作制度，形成檔案管理體系機制，積極推進學校檔案管理工作發展。
2、專人管理，強化檔案管理工作基礎。
學校各部門要安排一名專(兼)職檔案員負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。實行文書處理部門立卷制度。
專業的檔案人員必須具有較高的政治思想素質和職業道德修養，做到精通業務。要加強檔案人員自身業務素質建設，積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業理論知識；建立檔案工作網絡，運用現代化管理技術和先進技術設備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。
3、全員參與，增強檔案管理工作意識。
近些年，隨著各項工作的細致開展，檔案材料廣泛應用于安全檢查、督導檢查等學校工作中。以此為契機向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，來提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。學校各科(組、處)室設兼職檔案員，積極參與和配合學校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。
4、硬件支持，保證檔案管理工作質量。
硬件建設是提高檔案水平的保障，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。學校要有專用檔案庫房，添購檔案管理設施設備，分類存放，編檔管理。檔案庫房必須符合檔案管理要求，做到防盜、防火、防光、防高溫、防塵、防潮、防蟲鼠。確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。
5、實現管理現代化，拓寬服務領域 。
隨著社會科技的進步，檔案管理正走向現代化、信息化。一方面利用電腦、掃描儀等現代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和各相關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。
一、深化人事管理，促進人事工作創新發展
(一)創新機制，實現人事管理工作新跨越
以提高內部管理水平為重點，積極推進運行機制改革。為逐步建立“能進能出、能上能下、能高能低”的競爭激勵機制，人事處結合學校實際，在深入調研、認真討論、反復修改的基礎上，制定了《學院專業技術職務基本任職條件及崗位職責試行規定》、《學院管理、教輔、工勤人員基本崗位職責和內設機構科室工作職責暫行規定》、《學院專業技術職務聘任工作暫行辦法》等辦法，人事管理工作逐步向“按崗定責、按責考核、擇優聘任”過渡，為實現由“身份管理”向“崗位管理”的轉變奠定了基礎。
(二)理順體制，推進管理更加科學規范
針對管理體制中存在的問題，通過深入調研，并報黨委批準，為七個系更名為學院，對兩個專業進行了調整理順;經上級批準，新增教學、管理機構各一個，使我校中層管理機構達到了39個。
(三)強化管理，不斷提高管理服務水平
1、認真做好了崗位設置工作。根據省市關于事業單位崗位設置要求，在充分調研、論證的基礎上，結合學校實際，科學編制了管理、專業技術、工勤三類人員設崗方案。
2、完成教職工編制實名制管理工作。為加強教職工編制管理，按照上級要求，對我校在編人員進行了認真清理清查，并將全校編制進行了實名公示，增加了人事編制管理工作的透明度。
3、認真做好了從工人中選拔科級職位工作人員工作。根據《學院工人身份的教職工競聘后勤產業管理處和保衛處科級崗位管理辦法的通知》(泰院發[2007]57號)精神，通過公開報名、資格審查、面試答辯、組織考察等程序，最后報請學校研究同意，人事處會同保衛處聘任四名同志擔任保衛處四個副科級職位的管理工作。
4、認真做好了07年度事業單位考核和師德考核工作。嚴格考核程序、考核辦法、考核標準，認真落實獎勵政策，做好備案和歸檔工作。07年共對1126名教職工組織進行了年度考核，對709名教師組織進行了職業道德考核。
5、做好人事檔案管理工作。上半年正式接管以來，為充分發揮干部人事檔案的作用，在管理中嚴格做到收集歸檔程序化、鑒別整理規范化、設施建設標準化、管理工作制度化，確保了檔案管理工作合法有序地開展。
二、加強師資隊伍建設，落實人才強校戰略
(一)新教師引進工作成績顯著。根據學校年初制定的人才引進政策、選聘辦法和確定的引進計劃，人事處會同教務處配合各教學單位認真做好了新教師的選拔和接收工作，共引進博士8人，碩士研究生36人;學校在職培養的7名博士、13名碩士研究生也學成返校工作。
(二)學生思想政治教育工作隊伍進一步加強。人事處會同學工處組織選聘小組按照輔導員選聘辦法對系部推薦的12名候選人進行了嚴格選拔，最后報學校研究同意，選拔4名優秀碩士研究生來校從事輔導員工作。
(三)積極做好智力引進工作。08年聘請兼職(名譽)教授31人。
(四)落實教師培養制度，認真做好人才培養工作。
1、認真做好了教師繼續教育工作。根據繼續教育規定，與考取的8名博士研究生簽定了定向(委托)培養合同;另外，認真做好了我校教職工在職申請碩士學位工作。
2、認真做好了新教師的崗前培訓工作。在組織新教師參加省高師培訓中心理論培訓的基礎上，利用周二下午政治學習時間，繼續對新教師就如何開展教學、科研工作，如何加強師德修養等方面進行了系統培訓。
3、加強了新教師試用期考核與管理。對新教師建立試用期考核檔案，實行動態管理，試用期滿后對其進行全面考評，考核合格，預以按期轉正定級;否則，予以辭退。暑假前共為58名符合條件的新教師辦理了轉正定級手續。
4、認真做好了教師資格認定工作。按照省教育廳要求和教師資格認定條件，為66名符合條件的教師認定了高校教師資格并辦理了證書。
(五)圓滿完成了第二批校級優秀教學團隊培養對象評選工作
按照《學院優秀教學團隊建設工程實施方案》(泰院政發2007【45】號)，人事處會同教務處、科研處按照標準要求，對17個教學院系申報的20個團隊提供的材料進行了認真審核，經系院民主推薦、專家評審、學校研究，最后確定七個團隊為學校第二批優秀教學團隊培養對象。
(六)做好職稱評聘及相關工作
1、順利完成了08年職稱評審工作。在學校職稱改革領導小組的正確領導和具體指導下，經各級評委會評審，通過教授6名、副教授17名、講師41名，其他系列副高2名、中級3名。
2、認真做好了07年晉升專業技術職務人員的職稱聘任工作。
3、認真做好了職稱計算機、職稱外語考試的報名組織工作。
(七)積極做好了本科教學水平評估的相關工作。在準確把握評估政策和指標內涵的基礎上，進一步查擺問題、分析梳理，科學測算，通過發掘內潛，聘請引進，整體提升等渠道，確保師資隊伍建設的各項指標全部達標并不斷優化。
三、嚴格掌握政策，認真做好勞資福利等工作
1、認真做好工資調整發放工作
按照《關于調整市直事業單位人員補貼的通知》(泰紀發[2008]14號)精神，順利完成了1151名教職工的補貼調整工作。及時辦理了全校教職工年度考核正常晉升薪級工資和發放年終一次獎金工作。
及時為新進、轉業、職務(學歷)變動、離崗等人員辦理了工資審核發放及調整手續;及時落實兌現了高層次人才待遇。
2、順利完成校內津貼調整發放工作
按照泰院政發[2005]22號文件精神，結合各系部制定的校內津貼分配方案，順利完成了2007年度校內津貼的決算工作，規范理順了2008年度校內津貼的核算、審核和發放工作。
3、進一步做好養老保險工作
按照市勞動和社會保障局工作統一安排，順利完成了2007年度1131名在職教職工的養老保險審核工作。不斷規范養老保險檔案，保證了人手一冊、賬本統一、數據規范、建檔齊全。
4、落實各種福利待遇
配合相關部門做好了教師節、春節教職工慰問金和福利費的發放工作;根據考勤情況，審核發放了加班誤餐補助;做好了遺屬補助發放和為去世教職工發放撫恤金等工作。
四、認真做好了其他常規管理工作
做好了人事調配、勞動合同用工管理、聘用制干部續聘、考勤、事業單位法人年檢、統計報表、技工考核、出具各種證明信等其他各項人事常規管理工作，配合其他部門做好了相關工作。
