時(shí)間：2023-05-05 09:50:50
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的內(nèi)容，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理; 內(nèi)容及特點(diǎn); 具體措施
基于醫(yī)院檔案管理的重要性，做好檔案管理不但有助于提高醫(yī)院管理質(zhì)量，同時(shí)還能為醫(yī)院管理提供良好的支持。結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際，要想提高醫(yī)院檔案管理的整體效果，就要從明確管理內(nèi)容并制定具體的管理目標(biāo)、進(jìn)一步完善檔案管理制度以及積極采用現(xiàn)代化的管理手段等方面入手，確保醫(yī)院檔案管理能夠得到全面有效的開(kāi)展，最終滿足醫(yī)院檔案管理工作需要，提高醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量。因此，制定具體的檔案管理措施，是提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。
一、醫(yī)院檔案管理應(yīng)明確管理內(nèi)容并制定具體的管理目標(biāo)
在醫(yī)院檔案管理中，要想提高檔案管理效果，就要對(duì)檔案管理的內(nèi)容有足夠的了解，并根據(jù)檔案管理內(nèi)容制定具體的管理目標(biāo)。具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）醫(yī)院檔案管理應(yīng)明確檔案的類別。在醫(yī)院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫(yī)療技術(shù)檔案等多種內(nèi)容，針對(duì)不同的檔案資料，其管理側(cè)重點(diǎn)是不同的，要想提高檔案管理的實(shí)際效果，就要明確檔案的類別。
（二）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高全面性。考慮到醫(yī)院檔案管理內(nèi)容較多，在具體的管理過(guò)程中，只有提高檔案管理的全面性，才能使醫(yī)院的檔案管理工作取得積極效果，滿足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需要。
（三）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高針對(duì)性。基于醫(yī)院檔案類型多的特點(diǎn)，在檔案管理中，應(yīng)根據(jù)不同的檔案內(nèi)容采取不同的檔案管理措施，保證醫(yī)院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。
二、醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理制度
在醫(yī)院檔案管理中，為了保證檔案管理工作得到有效開(kāi)展，通常會(huì)制定檔案管理制度作為檔案管理工作的依據(jù)。但是隨著檔案信息的變化，以及醫(yī)院檔案管理工作重心的變化，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步完善是十分必要的，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)增加管理內(nèi)容。隨著醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的變化，醫(yī)院檔案制度也需要進(jìn)行必要的調(diào)整，其中主要應(yīng)增加相應(yīng)的管理內(nèi)容，使醫(yī)院檔案管理能夠更加完善，進(jìn)而滿足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求。
（二）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高可行性。在對(duì)醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行完善的過(guò)程中，應(yīng)注重提高醫(yī)院檔案管理制度的可行性，使醫(yī)院檔案管理能夠在具體執(zhí)行中具有良好的指導(dǎo)性。
（三）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高科學(xué)性和合理性。醫(yī)院檔案管理制度作為檔案管理工作的重要依據(jù)，只有保證其科學(xué)性和合理性才能更好地為醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)。因此，提高檔案管理制度的科學(xué)性和合理性是十分重要的。
三、醫(yī)院檔案管理應(yīng)積極采用現(xiàn)代化的管理手段
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理只有積極采用現(xiàn)代化的管理手段，才能提高檔案管理的實(shí)際效果。為此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）醫(yī)院檔案管理應(yīng)增加信息化手段。基于醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需要，以及信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在醫(yī)院檔案管理中增加信息化管理手段，不但可以強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理效果，還能提高醫(yī)院檔案管理效率。
（二）醫(yī)院檔案管理應(yīng)配備必要的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施。為了方便醫(yī)院檔案信息的查詢和調(diào)閱，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)配備必要的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)用，提高醫(yī)院檔案管理的整體效果，減少管理成本。
（三）醫(yī)院檔案管理應(yīng)構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng)。構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng)，是提高醫(yī)院檔案管理效果的關(guān)鍵。其中電子管理系統(tǒng)應(yīng)成為醫(yī)院檔案管理的重要著力點(diǎn)，應(yīng)通過(guò)增加電子設(shè)施和集成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為突破口，提高醫(yī)院檔案管理的整體效果。
四、結(jié)論
通過(guò)本文的分析可知，做好檔案管理不但有助于提高醫(yī)院管理質(zhì)量，同時(shí)還能為醫(yī)院管理提供良好的支持。結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際，要想提高醫(yī)院檔案管理的整體效果，就要從明確管理內(nèi)容并制定具體的管理目標(biāo)、進(jìn)一步完善檔案管理制度以及積極采用現(xiàn)代化的管理手段等方面入手，確保醫(yī)院檔案管理能夠得到全面有效的開(kāi)展，最終滿足醫(yī)院檔案管理工作需要，提高醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞 管理機(jī)制 檔案管理工作 運(yùn)行機(jī)制
中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、檔案管理工作的內(nèi)容
檔案的管理工作主要分為四個(gè)部分；第一，檔案的管理：將所有檔案分門別類，按照單位的要求或者規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理，依據(jù)存檔的時(shí)間、來(lái)源和內(nèi)容分成不同的層次和類別，并且根據(jù)分類的依據(jù)進(jìn)行檔案卷宗的目錄編制；第二，檔案的保管工作，單位應(yīng)該設(shè)立專門的檔案庫(kù)進(jìn)行文件檔案的管理，并且做好安全措施；第三，檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)，從檔案文檔的來(lái)源、內(nèi)容和時(shí)間、形式等進(jìn)行鑒別，對(duì)檔案的名稱、價(jià)值和保管期限進(jìn)行鑒定。統(tǒng)計(jì)好檔案的時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容和形式，編制成冊(cè)；第四，對(duì)于超過(guò)保管期限的或者應(yīng)該予以銷毀的文檔，要辦理好銷毀檔案的名單名冊(cè)，辦理銷毀的手續(xù)，并且經(jīng)過(guò)單位負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)、簽字，由專人監(jiān)督，監(jiān)督人員和銷毀人員簽字后，進(jìn)行檔案的銷毀。
二、檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）單位對(duì)檔案管理的忽視。
單位的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作管理的不夠重視，導(dǎo)致檔案管理的工作人員不重視本質(zhì)工作，忽視了檔案的管理工作。管理人員的在檔案管理工作中效率低下，分類、鑒定和統(tǒng)計(jì)時(shí)不夠詳細(xì)，部分檔案甚至在歸類中與其他檔案混淆，統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)中存有遺漏，登記在冊(cè)時(shí)出現(xiàn)重復(fù)和漏記等行為。檔案管理工作的低下，會(huì)直接或間接的影響單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
（二）檔案管理制度的欠缺。
單位對(duì)檔案管理的不重視以及檔案管理不能與新的經(jīng)濟(jì)制度相適應(yīng)，檔案管理的制度不健全，規(guī)章制度形同虛設(shè)。在檔案的收集、鑒定和統(tǒng)計(jì)過(guò)程中，沒(méi)有規(guī)章制度可循或者不能按照已有的要求進(jìn)行操作。在檔案的管理過(guò)程中，不能做好保密、保管等工作，遺失了很多重要的文件，在查閱時(shí)難以尋找或者找不到需要的文件。現(xiàn)在很多單位檔案管理的制度缺失，并且沒(méi)有完善的監(jiān)管能力，因?yàn)閱挝坏臋n案管理制度不健全，單位的檔案管理工作出現(xiàn)各種問(wèn)題。實(shí)際操作中，管理工作的效率低下，文件堆積，整理不善，檔案收集不全，出現(xiàn)丟失、遺漏等問(wèn)題。工作人員在收集、整理的工作中不能做好本職工作，在借閱的過(guò)程中不能按流程辦理，出現(xiàn)有借無(wú)還、篡改檔案資料等現(xiàn)象，檔案資料缺乏本身的真實(shí)性和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
（三）新技術(shù)難以得到利用。
新的經(jīng)濟(jì)體制下，出現(xiàn)了新的設(shè)備、新的技術(shù)，而新興技術(shù)設(shè)備的運(yùn)用則會(huì)促進(jìn)檔案管理工作的效率。現(xiàn)在大部分企業(yè)仍運(yùn)用原有的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等沒(méi)有得到很好的利用。有些企業(yè)單位仍用原有的技術(shù)和手工進(jìn)行檔案的收集管理，影響了檔案管理的時(shí)效性和科學(xué)性。
三、檔案工作管理的分析和原則
（一）檔案管理工作的整體和微觀分析。
檔案管理工作可以細(xì)分為收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容，同時(shí)也可以劃分為整體管理的體制部分和微觀管理體制部分。整體和微觀是兩個(gè)相互統(tǒng)一，互相促進(jìn)的一個(gè)有機(jī)整體。不同的企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)單位的性質(zhì)和實(shí)際經(jīng)營(yíng)等情況，制定適合本單位發(fā)展的檔案管理制度和監(jiān)督制度，使檔案工作有據(jù)可循，并且在實(shí)際操作中進(jìn)行有力的監(jiān)督。在檔案管理工作的各模塊之間，要做好銜接工作，并且每個(gè)模塊必須遵循單位的管理機(jī)制。只有做好檔案管理的整體規(guī)章制度的健全和微觀部分的完善，才能確保單位的檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。
（二）建立科學(xué)的管理責(zé)任制度。
檔案管理人員是檔案管理工作的主體，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提高檔案管理的首要條件。提高工作人員的綜合素質(zhì)要從三個(gè)方面進(jìn)行：第一，必須提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理；第二，培養(yǎng)檔案管理者的責(zé)任感，重視本職工作并且對(duì)本職位盡忠職守；第三，培養(yǎng)檔案管理者學(xué)習(xí)新型知識(shí)，運(yùn)用新技術(shù)、新設(shè)備來(lái)管理檔案。單位要定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，宣傳專業(yè)知識(shí)，并且鼓勵(lì)工作人員接觸新型技術(shù)和新興設(shè)備。
不僅要制定好檔案管理的制度，同時(shí)也要做好檔案管理的監(jiān)督機(jī)制。單位應(yīng)該建立好完善的監(jiān)督機(jī)制，從檔案資料的收集、鑒定到檔案的統(tǒng)計(jì)再到查閱、借閱過(guò)程，為了防止個(gè)別人員不遵守檔案管理的規(guī)章制度，必須做好監(jiān)督管理的工作，以提高檔案管理工作的效率。
四、檔案管理工作的創(chuàng)新性舉措
（一）檔案管理工作的原則性。
檔案管理的工作必須遵循既定的規(guī)章制度，并且無(wú)條件的執(zhí)行管理制度中的各項(xiàng)條款。首先要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任感以及道德素養(yǎng)，使每個(gè)模塊的工作相互配合，協(xié)調(diào)統(tǒng)一，進(jìn)行良性的運(yùn)行。
（二）檔案管理工作的監(jiān)督力度。
在檔案管理的工作中，不僅要制定好完善的規(guī)章制度，同時(shí)也要做好監(jiān)督管理，杜絕不良現(xiàn)象的發(fā)生。
（三）檔案管理工作的服務(wù)性。
檔案管理的工作本質(zhì)上是為單位服務(wù)的，因此工作人員要有服務(wù)于單位的心態(tài)。提高檔案管理的工作效率，確保檔案在流通的過(guò)程中安全、齊全，做好查閱、借閱的準(zhǔn)備，隨時(shí)服務(wù)于單位。
本文通過(guò)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的介紹以及實(shí)際操作中出現(xiàn)的問(wèn)題的分析，探討出問(wèn)題發(fā)生的原因以及解決問(wèn)題的方法。企事業(yè)單位必須從檔案管理的制度、工作人員、新技術(shù)和新設(shè)備以及監(jiān)督管理幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，相信檔案管理工作也會(huì)不斷發(fā)展，更好的服務(wù)于政府、企事業(yè)等單位。
（作者單位： 咸陽(yáng)師范學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用
中圖分類號(hào)：TN91-4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416(2012)08-0088-01
伴隨著社會(huì)化大生產(chǎn)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內(nèi)容的內(nèi)容日趨復(fù)雜化；社會(huì)化的生產(chǎn)也使得傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型逐步向知識(shí)密集型方向轉(zhuǎn)化，為檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和程序化提出了現(xiàn)實(shí)需要和必要挑戰(zhàn)。電子信息技術(shù)可以在檔案管理過(guò)程中發(fā)揮其智能化、迅速化、科技化的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力成本，讓檔案管理在形成、管理、存儲(chǔ)、利用、分享等方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，極大提高了檔案管理的效率。信息化時(shí)代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。
1、信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)
第一，信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化。與傳統(tǒng)的檔案管理載體不同，信息技術(shù)更多的是將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、借助相關(guān)軟件作為載體予以保存，實(shí)現(xiàn)了檔案管理儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)化、虛擬化和數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案管理往往是以實(shí)物保存為主要的載體形式，受保存空間和時(shí)間影響較大，檔案儲(chǔ)存內(nèi)容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)集成條件下的檔案管理載體有效實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的全程操控，有效實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)處理與交換的效能，有效避免了受傳統(tǒng)檔案管理時(shí)間和空間約束的限制。信息技術(shù)時(shí)代下，檔案管理以電子文件、電子圖紙、虛擬圖標(biāo)形式取代了紙質(zhì)檔案的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)，在檔案管理載體上使一次革命化。
第二，信息技術(shù)條件下使檔案管理分類發(fā)生了根本性變化。在傳統(tǒng)模式下的檔案管理關(guān)于文書(shū)檔案、基建檔案、人事檔案、科技檔案、單位史志等傳統(tǒng)的分類方式發(fā)生了根本性變化，逐步演變成根據(jù)信息技術(shù)管理模塊功能和具體流程為依據(jù)形成的分類標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)條件下的檔案管理分類主要依托計(jì)算機(jī)信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)事先設(shè)定好的人為指令自動(dòng)、隨時(shí)的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整。各單位可以根據(jù)自己實(shí)際情況設(shè)定檔案管理的相關(guān)分類，例如，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、管理、人事、組織等方面的詳細(xì)狀況進(jìn)行更加具有針對(duì)性、規(guī)范性的分類管理。
2、電子信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析
首先，要從思想觀念上充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理實(shí)際工作的重要意義。
檔案管理的信息化是信息時(shí)代背景下信息技術(shù)具體應(yīng)用的一個(gè)重要方面和重要組成部分。伴隨著檔案管理難度的日益保密化、復(fù)雜化、以及檔案管理地位日益重要性，檔案文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步被弱化，但被利用的范圍和對(duì)象卻在逐步擴(kuò)大。面對(duì)檔案管理新形勢(shì)下呈現(xiàn)出來(lái)的新特點(diǎn)，必須要高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中出現(xiàn)這些挑戰(zhàn)和現(xiàn)實(shí)的重要性，高度重視信息技術(shù)在解決當(dāng)今檔案管理中各種問(wèn)題的可能性和有效性。
其次，根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用特點(diǎn)對(duì)檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃，使之有的放矢。
檔案管理的信息化，使檔案管理的內(nèi)容逐步豐富，是傳統(tǒng)檔案管理信息量的幾十倍、甚至是幾百倍；信息化的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工程。做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，就必須要對(duì)本單位的檔案狀況進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌安排。例如，要對(duì)單位檔案的館藏狀況進(jìn)行系統(tǒng)化的摸底排查，對(duì)原有檔案的載體、類型、實(shí)物、形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等基本信息要做到真實(shí)、準(zhǔn)確的摸底；根據(jù)對(duì)原有檔案資料的實(shí)際情況再選擇合適的信息技術(shù)手段，包括掃描儀、相機(jī)、攝影機(jī)等信息設(shè)備的應(yīng)用。由于檔案信息化過(guò)程中一個(gè)主要的特點(diǎn)是數(shù)字化，但是要實(shí)現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，應(yīng)從保證原有檔案真實(shí)性基礎(chǔ)上再去按照“突出重點(diǎn)、照顧特殊、分步推進(jìn)：的原則對(duì)原有檔案的重點(diǎn)項(xiàng)目和利用頻次高的項(xiàng)目首先進(jìn)行數(shù)字化；對(duì)于特殊性的檔案資料要區(qū)別對(duì)待。
再次，信息技術(shù)條件下要加快、穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用。
檔案管理數(shù)字化管理是信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必然體現(xiàn)。面對(duì)檔案浩如煙海的資源和內(nèi)容，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是十分必要的。根據(jù)檔案管理和利用有效性、高效性的原則，要加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以極大提高檔案高價(jià)值、高利用率的特征，更便捷的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的過(guò)程中要針對(duì)性的做好相關(guān)參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置工作。例如，因?yàn)樵趯?duì)一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描過(guò)程中其掃描參數(shù)的設(shè)定會(huì)對(duì)圖像產(chǎn)生巨大的影響，參數(shù)不同，成像的質(zhì)量也就不同、效果區(qū)別很大。
3、信息技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用過(guò)程中的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)
信息技術(shù)背景下，對(duì)檔案管理保密性、檔案管理人員的綜合素質(zhì)、能力要求等都提出了很高的要求。信息技術(shù)應(yīng)用的公開(kāi)性要求在檔案管理工作中要更加注重檔案管理的保密性；由于信息技術(shù)條件下檔案管理工作是一項(xiàng)既涉及到信息技術(shù)應(yīng)用、維護(hù)、管理等技術(shù)層面，又涉及到檔案管理的專業(yè)層面，對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。信息技術(shù)條件下，檔案工作人員除了繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中廣大檔案查詢者對(duì)檔案工作的需求狀況，擴(kuò)大檔案服務(wù)面。因此，檔案管理工作人員在平日做好相關(guān)檔案管理的日常工作的同時(shí)，還要加強(qiáng)研究如何建立起高效、科學(xué)、靈活的單位檔案信息體系，更好的服務(wù)于實(shí)際工作。這的確給信息技術(shù)條件下的檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)。
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[關(guān)鍵詞] 新醫(yī)改；檔案管理；規(guī)范化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 112
[中圖分類號(hào)] G271；R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）01- 0193- 01
醫(yī)院檔案管理工作就是對(duì)醫(yī)院的各種數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行管理和整理的工作，其中主要包括了醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的各種數(shù)據(jù)和醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)的各種文件和數(shù)據(jù)等方面的檔案，其中還包括了醫(yī)療糾紛、引進(jìn)資料、先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療學(xué)術(shù)的研究活動(dòng)等方面的內(nèi)容。對(duì)于醫(yī)院的這些各方面的資源和數(shù)據(jù)，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步都有著非常重要的作用，所以需要對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理。
1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 缺乏對(duì)檔案管理工作的重視
在醫(yī)院各方面的管理工作中，檔案管理一直屬于不被重視的類型。對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理的內(nèi)容主要有管理考核和綜合性的管理活動(dòng)著兩方面的內(nèi)容，但是很多醫(yī)院的相關(guān)的人員始終認(rèn)識(shí)不到醫(yī)院檔案管理的重要性，常常把醫(yī)院的檔案管理工作當(dāng)作是可有可無(wú)的。因?yàn)獒t(yī)院的管理人員對(duì)檔案管理的消極態(tài)度，導(dǎo)致了在對(duì)檔案管理進(jìn)行工作人員的安排上十分的消極和不夠全面。醫(yī)院在引進(jìn)人才的時(shí)候很少進(jìn)行專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，同時(shí)也不能夠積極的對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)。醫(yī)院的管理人員對(duì)于檔案管理的不夠重視始終是檔案管理不能夠規(guī)范化的一個(gè)重要的原因。
1.2 醫(yī)院檔案管理工作人員不夠?qū)I(yè)
檔案管理不是一個(gè)簡(jiǎn)單的資料收集和整理的工作，它也需要工作人員具有足夠的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)的技能支持。但是，目前我國(guó)大部分的醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的工作人員在檔案管理中的業(yè)務(wù)水平比較差，有很多的醫(yī)院檔案管理工作人員并不是出身與檔案管理的專業(yè)，只是在進(jìn)行職業(yè)的選擇的時(shí)候被調(diào)劑到進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的這個(gè)工作中來(lái)，他們往往在工作之前乃至在工作之后都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專業(yè)的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，所以他們進(jìn)行檔案管理工作的專業(yè)程度上有所欠缺。很多的醫(yī)院的檔案管理人員除了缺少專業(yè)的檔案管理的技能，不能夠?qū)I(yè)和規(guī)范的對(duì)檔案進(jìn)行管理之外，還缺少足夠的檔案管理過(guò)程中的法制觀念。在進(jìn)行檔案管理 的工作中需要依據(jù)相關(guān)部門制定的《檔案法》的規(guī)定進(jìn)行檔案管理，但是目前我國(guó)醫(yī)院的很多檔案管理人員缺少依法歸檔的意識(shí)，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候常常不能夠科學(xué)和系統(tǒng)的進(jìn)行工作，導(dǎo)致在檔案信息的收集方面存在很嚴(yán)重的問(wèn)題。
2 新醫(yī)改背景下加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的對(duì)策
2.1 對(duì)醫(yī)院行政檔案資料的管理工作的規(guī)范化
首先，應(yīng)該建立起一個(gè)專業(yè)的檔案管理的部門，并且要能夠?yàn)闄n案管理分配專業(yè)的設(shè)備、人員和辦公的場(chǎng)所等等。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要能夠在統(tǒng)一的管理下進(jìn)行檔案的管理工作。檔案管理部門能夠在醫(yī)院的其他部門的工作提供各種資料和數(shù)據(jù)，同時(shí)還能夠?yàn)橄嚓P(guān)的管理人員在進(jìn)行醫(yī)院的管理活動(dòng)中提供相關(guān)參考資料和依據(jù)，能夠極大的提高醫(yī)院各個(gè)部門的工作效率。其次，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，提高檔案管理工作人員的工作效率和工作水平。在我國(guó)的醫(yī)院檔案管理方面最嚴(yán)重的問(wèn)題就是缺少專業(yè)的檔案管理人員，這個(gè)問(wèn)題是制約我國(guó)檔案管理規(guī)范化的重要的因素。通過(guò)提高醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)的技能和職業(yè)素養(yǎng)，能夠不斷的提高他們的業(yè)務(wù)水平，提高醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化程度。
2.2 加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院科研檔案資料管理的規(guī)范化
作為關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療水平和醫(yī)療技術(shù)是否能夠提高的資料，醫(yī)院的科研活動(dòng)的資料是醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的一個(gè)重點(diǎn)。在對(duì)醫(yī)院的科研資料進(jìn)行管理的時(shí)候需要注意兩方面的內(nèi)容：①加強(qiáng)對(duì)科研資料進(jìn)行全面的收集、歸納和整理，及時(shí)的對(duì)整理好的科研資料進(jìn)行編目和分類等工作，并且要對(duì)已經(jīng)分類的資料進(jìn)行安全的保存，并且要適時(shí)的對(duì)保存的資料進(jìn)行再管理，防止出現(xiàn)遺漏的內(nèi)容。②要能夠?qū)φ砗玫目蒲匈Y料進(jìn)行再開(kāi)發(fā)的活動(dòng)。對(duì)科研的資料進(jìn)行再開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)對(duì)醫(yī)院和社會(huì)醫(yī)療水平的提高有著重要作用的工作，所以醫(yī)院的檔案管理人員要能夠利用保存好的科研資料幫助醫(yī)院相關(guān)部門進(jìn)行在開(kāi)發(fā)的工作，把醫(yī)院檔案管理的作用充分的發(fā)揮才出來(lái)。
2.3 加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院病例資料管理的規(guī)范化
在醫(yī)院的管理中有一項(xiàng)需要進(jìn)行著重管理的工作，那就是醫(yī)院的病例資料的管理。隨著醫(yī)患矛盾的日益增多，為了輔助醫(yī)院解決醫(yī)患矛盾，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)病例資料管理的規(guī)范化。要建立為病例檔案建立一個(gè)資料庫(kù)，保證病例資料的完整；①對(duì)病例資料的查閱設(shè)置嚴(yán)格的限制，保證病人的隱私：②及時(shí)的對(duì)病人的病例進(jìn)行歸檔和整理，防止工作堆集，造成不必要的麻煩。
1 檔案管理概念綜述
1.1 檔案管理
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案管理就是選取帶有標(biāo)注性的資料進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)而借助資料進(jìn)行某項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的歷史再現(xiàn)，是對(duì)事物發(fā)展歷程和階段的忠實(shí)記錄，具有極高的借鑒和參考價(jià)值。其管理的對(duì)象是與社會(huì)活動(dòng)相關(guān)的信息，包括文字、圖片、影像等。
1.2 檔案管理體制
從檔案管理的概念來(lái)看，檔案管理工作具有寬泛性特征，該特征表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是檔案管理的工作內(nèi)容極為寬泛，涉及到社會(huì)各領(lǐng)域，是對(duì)社會(huì)活動(dòng)的微觀濃縮；二是檔案管理的時(shí)間跨度極為寬泛，檔案的形成和利用時(shí)間往往間隔數(shù)年，乃至數(shù)十上百年。這種內(nèi)容和時(shí)間上的寬泛性要求檔案管理工作必須建立完善的體制，對(duì)其檔案的搜集、管理和利用進(jìn)行嚴(yán)格的限定，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，從而便于檔案管理。
2 國(guó)內(nèi)現(xiàn)行的檔案管理體制類型分析
從管理架構(gòu)分析，國(guó)內(nèi)現(xiàn)行的檔案管理體制分為兩類，一是分散式檔案管理體制，二是集中式檔案管理體制。
2.1 分散式檔案管理體制
所謂分散式檔案管理體制是指對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理。具體來(lái)說(shuō)，首先，對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行整體匯總，形成基本大類；其次，按照大類進(jìn)行檔案管理工作的區(qū)域分配，實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理。當(dāng)然，分級(jí)管理并不等同于各自為政，其管理?xiàng)l例和管理規(guī)范都是統(tǒng)一的，僅僅管理的空間區(qū)域存在差異。
2.2 集中式管理體制
顧名思義，集中式管理體制就是對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)一匯總和統(tǒng)一管理，以此實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理，能夠提高管理的集中化程度，發(fā)揮知識(shí)的規(guī)模優(yōu)勢(shì)，對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展有較為積極的促進(jìn)作用。
3 我國(guó)檔案管理體制改革的難點(diǎn)問(wèn)題分析
3.1 檔案信息總量龐大
檔案信息的數(shù)量與國(guó)土面積，社會(huì)活動(dòng)活躍程度和檔案存在歷史呈正相關(guān)。中國(guó)作為歷史悠久、國(guó)土面積幅員遼闊，社會(huì)高速發(fā)展的國(guó)家，檔案信息長(zhǎng)期保持高速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，導(dǎo)致檔案信息總量極為龐大，這對(duì)檔案管理工作提出極高的要求，一旦管理機(jī)制出現(xiàn)問(wèn)題將導(dǎo)致龐大的檔案信息陷入混亂狀態(tài)，造成整理和利用的難度，其后果是不堪設(shè)想的。
3.2 檔案類別復(fù)雜
縱觀中國(guó)的近現(xiàn)代史，社會(huì)經(jīng)歷巨大變革，各種意識(shí)形態(tài)和思維方式層出不窮，導(dǎo)致社會(huì)活動(dòng)呈現(xiàn)復(fù)雜化、多元化態(tài)勢(shì)，而且大多存在時(shí)間較短，更迭迅速，這造成中國(guó)的檔案資料類別復(fù)雜，如果沒(méi)有科學(xué)的管理體制作為支撐，極易出現(xiàn)檔案的無(wú)序管理，造成資料丟失、顛倒等，無(wú)法發(fā)揮檔案真實(shí)記錄歷史的作用。
3.3 檔案區(qū)分不明確
長(zhǎng)期以來(lái)，受到檔案管理人員的能力限制和檔案管理體制的缺失影響，檔案資料的分類和歸檔工作存在一定程度的缺失，許多檔案資料被錯(cuò)誤的劃歸入其他類別當(dāng)中，當(dāng)中檔案的錯(cuò)誤歸檔，影響檔案信息的明了性。
4 我國(guó)檔案管理體制改革的重點(diǎn)工作分析
4.1 檔案管理的認(rèn)識(shí)提升工作
當(dāng)前，許多單位和個(gè)人對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，將檔案管理工作局限于信息的收集工作，忽略了檔案的管理和利用服務(wù)工作，導(dǎo)致檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，缺乏強(qiáng)有力的支撐，造成檔案管理缺乏開(kāi)展基礎(chǔ)。針對(duì)此問(wèn)題，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，采取宣傳普及、政策推廣和標(biāo)準(zhǔn)限定等方式對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行明確，將其視為管理工作的重要構(gòu)成，以此提升檔案管理工作的地位，提高單位和人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。
4.2 檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新工作
近些年，檔案管理的環(huán)境發(fā)生巨大的變化，這是社會(huì)發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步的結(jié)果，導(dǎo)致檔案管理的機(jī)制與社會(huì)現(xiàn)狀出現(xiàn)一定的脫節(jié)，影響檔案管理工作的順利開(kāi)展和功用發(fā)揮。所以，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的機(jī)制建設(shè)工作，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行制度、組織架構(gòu)和管理流程的創(chuàng)新，構(gòu)建高效的檔案管理機(jī)制，為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供科學(xué)的組織、制度和流程基礎(chǔ)。
4.3 檔案管理的信息化建設(shè)工作
21世紀(jì)是信息化時(shí)代，信息技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域引發(fā)深刻的變革，作為對(duì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)行記錄的檔案管理工作，更應(yīng)該進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，借助先進(jìn)的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理效率和質(zhì)量的提升。此外，進(jìn)行信息化建設(shè)也是檔案管理工作的發(fā)展需要，信息化社會(huì)的發(fā)展導(dǎo)致檔案的總量更為龐大，類型日趨豐富，要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理就必須進(jìn)行信息化建設(shè)，以信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化時(shí)代的信息管理。
電子檔案逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展方向，這也可以說(shuō)是劃時(shí)代的變化，這項(xiàng)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，也算是一種挑戰(zhàn)，能更有效的提高管理人員的管理水平。
（一）電子檔案呈現(xiàn)計(jì)算機(jī)的數(shù)字化信息形態(tài)
電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質(zhì)檔案關(guān)系文件轉(zhuǎn)變成為一個(gè)小小的光盤、磁盤等幾億字的數(shù)據(jù)，可見(jiàn)這般變化可謂驚人。
（二）電子檔案管理信息是獨(dú)立的
紙質(zhì)的檔案載體和內(nèi)容是不可分離的一個(gè)整體但是，伴隨著電子檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理的信息已經(jīng)呈現(xiàn)更大的獨(dú)立性。并且其內(nèi)存的位置還不是固定的，可以從一個(gè)儲(chǔ)存載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，并且，其中的內(nèi)容信息不會(huì)發(fā)生改變，卻可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
二、電子檔案管理
（一）現(xiàn)在，很大部分的檔案室都會(huì)將電子文件的檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件進(jìn)行保存
主要是因?yàn)殡娮游募n案的管理制度、管理設(shè)備、證據(jù)性、管理技術(shù)與方法、通訊設(shè)備等各個(gè)方面還依舊存在問(wèn)題。當(dāng)然，在這些問(wèn)題沒(méi)有得到更好的解決辦法之前，對(duì)于這種電子文件和紙質(zhì)文件雙套的歸檔狀況，一定會(huì)存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統(tǒng)中，如果沒(méi)有技術(shù)過(guò)硬的員工，優(yōu)越的科學(xué)管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來(lái)替代紙質(zhì)文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來(lái)做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據(jù)這樣的方式就可以實(shí)現(xiàn)雙套歸檔的局面形成。可說(shuō)在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里，電子文件檔案和紙質(zhì)文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續(xù)存在。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理技術(shù)的成熟以及各個(gè)方面的條件一應(yīng)俱全時(shí)，將會(huì)有越來(lái)越多的電子文件逐漸轉(zhuǎn)換成為電子檔案。在建立起的雙套歸檔管理中，會(huì)對(duì)管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統(tǒng)要建立起準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)關(guān)系。如：在電子檔案管理中的每個(gè)內(nèi)容都要詳細(xì)的標(biāo)注相互對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案管理庫(kù)的目錄、柜號(hào)、編號(hào)等詳細(xì)信息；同樣，在紙質(zhì)檔案中也要同樣詳細(xì)標(biāo)注相互對(duì)應(yīng)的電子檔案的編號(hào)、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對(duì)應(yīng)，內(nèi)容相互一致。
（二）可靠性的原則
電子檔案管理是必須準(zhǔn)確無(wú)誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說(shuō)電子檔案管理要比紙質(zhì)檔案管理有著很多的優(yōu)勢(shì)，紙質(zhì)檔案管理在修改內(nèi)容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點(diǎn)卻在于此，在電子檔案管理中要進(jìn)行修改或者文件簽署上都是直接在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數(shù)據(jù)的可靠性和證據(jù)性確是電子檔案管理的生命，這也是人們?yōu)槭裁磿?huì)在電子檔案管理的可靠性和證據(jù)性有著過(guò)多的疑慮。這個(gè)問(wèn)題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關(guān)于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的。在歸檔電子檔案管理的過(guò)程中，要嚴(yán)格的規(guī)范工作人員嚴(yán)格遵循工作制度，不僅要對(duì)收集的資料嚴(yán)格檢查把關(guān)，確保歸檔的電子文件的數(shù)據(jù)要有著真實(shí)性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調(diào)閱、復(fù)制、鑒定、整理等各個(gè)環(huán)節(jié)都要保證依照正規(guī)的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應(yīng)的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導(dǎo)致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴(yán)守遵循的。
（三）效率原則
[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02
事業(yè)單位在日益發(fā)展中，體系制度、人才任用都向著更加健全全面的方向進(jìn)步，但是唯有檔案管理似乎在幾年內(nèi)都很少明顯的變動(dòng)，很多人認(rèn)為檔案管理工作簡(jiǎn)單、創(chuàng)新性小，所以事業(yè)單位本身也沒(méi)有投入太多的精力在檔案管理方面進(jìn)行改革，但是我們不難發(fā)現(xiàn)近年來(lái)事業(yè)單位的檔案管理問(wèn)題層出不窮，而且很多問(wèn)題都是歷史遺留的，一直沒(méi)有改進(jìn)，所以檔案管理一直沒(méi)有進(jìn)步，也沒(méi)有好的發(fā)展。
一、事業(yè)單位檔案管理的范圍
第一部分是行政檔案管理。這一部分檔案中涉及到上級(jí)下發(fā)的文件，本單位發(fā)出的文件，各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)等，還有一些信函、會(huì)議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業(yè)單位行政工作的主要內(nèi)容。對(duì)于上級(jí)的檔案文件一般會(huì)下發(fā)給部門進(jìn)行學(xué)習(xí)貫徹，比如針對(duì)十的召開(kāi)，開(kāi)展一些關(guān)于學(xué)習(xí)十精神的演講比賽或者相關(guān)活動(dòng)的通知等都屬于上級(jí)文件；本單位的文件比如說(shuō)針對(duì)上級(jí)文件我們單位自己將要組織什么樣的對(duì)應(yīng)活動(dòng)，或者為了提高單位工作人員的素質(zhì)，促進(jìn)工作更好地開(kāi)展，單位進(jìn)行一些諸如演講之類的比賽，這都是本單位的一些行政檔案。工作計(jì)劃或者總結(jié)之類的內(nèi)容是總體衡量一個(gè)部門、一段時(shí)間工作得失的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，各單位根據(jù)自己的不同情況不定時(shí)間的要求部門編寫(xiě)工作總結(jié)或者針對(duì)前一陣的部門發(fā)展撰寫(xiě)下一階段的工作計(jì)劃，這是讓部門工作不斷完善、不斷進(jìn)步的一種方式，也是我們事業(yè)單位行政檔案的一部分，還有一些信函會(huì)議記錄，這都是對(duì)單位發(fā)展的一種監(jiān)測(cè)監(jiān)督。
第二部分是人事檔案管理。這里面的內(nèi)容是每一個(gè)在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎(jiǎng)勵(lì)處分等信息。人事檔案是對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)最重要的物品，個(gè)人要晉職稱、轉(zhuǎn)調(diào)或者一些行動(dòng)都需要個(gè)人檔案作為支撐。如果沒(méi)有個(gè)人檔案，或者經(jīng)查有不屬實(shí)的地方，這些行為都將視為無(wú)效，所以個(gè)人檔案也受到每個(gè)人最大程度的重視，以至于很多時(shí)候當(dāng)我們說(shuō)起檔案，一部分人僅認(rèn)為是個(gè)人檔案。
第三部分是財(cái)務(wù)檔案管理。事業(yè)單位不同于行政單位，所以財(cái)務(wù)管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財(cái)務(wù)檔案中包含有日常的財(cái)務(wù)支出憑證，每一次財(cái)務(wù)支出的目的、用途、金額等內(nèi)容都要做好全面的記錄，也要有相關(guān)的發(fā)票等作為支出用途的依據(jù)；還有各種財(cái)政收入，每一筆款項(xiàng)從何而來(lái)都要做好詳細(xì)記錄；對(duì)年度預(yù)算、預(yù)算調(diào)整、決算等工作做好存檔，是下一階段開(kāi)展財(cái)務(wù)總結(jié)預(yù)算工作的依據(jù)；年度季度的財(cái)務(wù)分析報(bào)告也是財(cái)務(wù)檔案的重要內(nèi)容，通過(guò)財(cái)務(wù)分析了解財(cái)務(wù)使用效率，還有諸如繳納的各種社會(huì)費(fèi)用、收支的立項(xiàng)計(jì)劃和執(zhí)行情況等，總之，單位的一切財(cái)務(wù)支出由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行的整理分析都是事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案。
第四部分是業(yè)務(wù)檔案。這里主要內(nèi)容就是業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)考核、業(yè)務(wù)會(huì)議記錄等內(nèi)容，像現(xiàn)在每年都會(huì)進(jìn)行的事業(yè)單位招考就屬于業(yè)務(wù)范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業(yè)務(wù)檔案，還有單位組織進(jìn)行的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因業(yè)務(wù)需要采購(gòu)的圖書(shū)雜志等這些資料、材料都是業(yè)務(wù)檔案管理的重要內(nèi)容，這些屬于業(yè)務(wù)范疇的工作內(nèi)容，有關(guān)資料的記錄就是以后類似工作的一個(gè)依據(jù)參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內(nèi)容。
二、事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題
首先，檔案管理混論，沒(méi)有形成有效合理的管理方案。檔案作為一個(gè)人最為重要的證明，很多單位對(duì)其重要性并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到。很多事業(yè)單位檔案管理混亂，比如說(shuō)我們現(xiàn)在每年都會(huì)有地方的事業(yè)單位招考，這時(shí)候大批的人才被招進(jìn)事業(yè)單位，但是問(wèn)題在于很多單位并沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行檔案整理存檔。在一些大的單位這種現(xiàn)象還稍微好一些，對(duì)招進(jìn)的人才能夠及時(shí)了解調(diào)查，然后把檔案整理歸類存檔；一些小的單位或者地區(qū)比較偏遠(yuǎn)的單位，這樣的存檔管理就比較懈怠，混亂的情況也就時(shí)常存在。
其次，檔案管理員素質(zhì)不高，缺少專門的檔案管理專員。檔案管理看似簡(jiǎn)單，其實(shí)蘊(yùn)含著豐富的學(xué)問(wèn)，但是現(xiàn)在我們看來(lái)，很多的事業(yè)單位沒(méi)有專門從事檔案管理的專員，在進(jìn)行事業(yè)單位考試的時(shí)候檔案管理員一欄的專業(yè)限制很多都是不限，而且大多數(shù)事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到應(yīng)該派專門人員從事檔案管理，更有甚者很多單位派一些退居二線年齡較大的人員從事檔案管理，所以很多情況下事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)較低，缺少專業(yè)性。
第三，事業(yè)單位檔案管理制度落后，并且缺少科學(xué)性和技術(shù)性。現(xiàn)在單位發(fā)展注重效益，辦公室、財(cái)務(wù)部才是主要的改革發(fā)展部門，大部分單位都忽視了檔案管理部門的制度改革。一般人會(huì)認(rèn)為，檔案管理就是簡(jiǎn)單的存檔調(diào)動(dòng)，但是檔案管理的過(guò)程步驟卻是非常重要、周全的，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤就有可能讓檔案不翼而飛，給個(gè)人造成極大的損失。另外，檔案管理信息化差、科技性差，科學(xué)技術(shù)在各行業(yè)都有應(yīng)用，但是在事業(yè)單位的管理部門卻沒(méi)有很好地利用起來(lái)，檔案入網(wǎng)、跟隨記錄這些都沒(méi)有做到位，所以龐雜的檔案也就得過(guò)且過(guò)地管理著，沒(méi)有形成很好的制度體系。
第四，對(duì)檔案管理的重要性沒(méi)有認(rèn)識(shí)到位，思想態(tài)度懈怠。檔案分為很多不同的類型，事業(yè)單位檔案管理的范圍也比較廣泛。從宏觀來(lái)說(shuō)，涉及到國(guó)家政府部門的文件方針；從微觀來(lái)說(shuō)，有各自單位的文件和人事檔案。國(guó)家政策方針關(guān)系到國(guó)家發(fā)展前途的策略，雖然有一些不是絕密文件，但是重要性一樣不能小看。就個(gè)人來(lái)說(shuō)，每個(gè)人的檔案就是自己人生經(jīng)歷的一個(gè)證明，如果這個(gè)證明出了問(wèn)題后果將不堪設(shè)想。不論從哪個(gè)角度來(lái)說(shuō)，檔案有著其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的單位并沒(méi)與對(duì)此有所重視。筆者認(rèn)為態(tài)度決定一切，正是因?yàn)閱挝恢袥](méi)有人足夠地重視檔案的重要性，所以檔案管理才會(huì)一直比較松散，制度化、信息化一直得不到落實(shí)，這樣就使得檔案工作長(zhǎng)期處在被忽略的狀態(tài)下，工作人員也是應(yīng)付了事，長(zhǎng)此以往檔案管理就會(huì)陷入混亂，文件丟失、秘密外泄，這樣不可想象的嚴(yán)重后果總有一天也會(huì)接踵而至。
三、如何促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的更好發(fā)展
（一）加強(qiáng)制度化管理，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的有序發(fā)展
“檔案管理是整個(gè)行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。”〔1〕制度是任何單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障之一，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進(jìn)行也必須進(jìn)行一些制度化的管理控制。首先，對(duì)在職人員的檔案管理應(yīng)該認(rèn)真整理，按照單位的要求根據(jù)不同的類別分類整理，方便以后查找，對(duì)于一些新進(jìn)人員的檔案應(yīng)該及時(shí)記錄，對(duì)于一些將要退休人員的檔案應(yīng)該按照程序整理歸類。其次，對(duì)于一些轉(zhuǎn)調(diào)人員的檔案，應(yīng)該制定嚴(yán)格的提取檔案，轉(zhuǎn)走檔案的轉(zhuǎn)接制度，保證檔案在轉(zhuǎn)接過(guò)程中沒(méi)有中間漏洞，不會(huì)因?yàn)橹虚g環(huán)節(jié)沒(méi)有監(jiān)管到造成檔案的遺失。檔案整理應(yīng)該按照編號(hào)分類放好，對(duì)于一些借出的檔案應(yīng)該記錄清楚，對(duì)借出時(shí)間、歸還時(shí)間做出整體細(xì)致的記錄，歸還后應(yīng)該按照原來(lái)的分類檢查清楚后放回原處。檔案歸還時(shí)應(yīng)該檢查好檔案內(nèi)容，對(duì)于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責(zé)任，用嚴(yán)密的管理制度和嚴(yán)格的法律規(guī)范，規(guī)范檔案管理行為。
（二）提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理質(zhì)量
管理人員的素質(zhì)是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個(gè)單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問(wèn)題之一。在招聘的時(shí)候，事業(yè)單位應(yīng)該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業(yè)化；另外，單位人員在安排崗位時(shí)，要認(rèn)識(shí)到檔案管理的職位不是隨便一個(gè)人就可以勝任的，要選擇接受能力強(qiáng)、邏輯能力強(qiáng)的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運(yùn)行。比如說(shuō)，檔案一般是紙質(zhì)的形式存在于檔案館內(nèi)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候要注意室溫、防潮、防蟲(chóng)，這些工作都應(yīng)該由專業(yè)人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質(zhì)量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會(huì)忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質(zhì)是十分必要的。
（三）增強(qiáng)檔案管理的科技性，讓檔案管理與現(xiàn)代科技接軌
“計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛運(yùn)用使檔案信息管理逐漸邁入了現(xiàn)代化管理的殿堂，也為檔案信息管理的完善和發(fā)展創(chuàng)造了契機(jī)。”我們應(yīng)該注意讓事業(yè)單位的檔案管理入網(wǎng)，并且單位之間可以結(jié)成全部事業(yè)單位的整體檔案網(wǎng)絡(luò)，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運(yùn)行的問(wèn)題，也讓檔案有一個(gè)備份，這樣也可以方便單位之間的人事調(diào)動(dòng)檔案轉(zhuǎn)接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設(shè)備都可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設(shè)備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。比如，現(xiàn)在很多企業(yè)投資讓云技術(shù)進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學(xué)性和效率，這為我們檔案管理提供了一個(gè)新的借鑒，科技進(jìn)入檔案管理是一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，只有把科技與檔案管理良好的結(jié)合才能促進(jìn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。
（四）提高思想意識(shí)，重視檔案管理
各事業(yè)單位尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做好帶頭表率作用，重視檔案管理工作，把檔案管理作為日常管理的重要一環(huán)，尤其是一些重要檔案的管理要納入日常的工作議題中。在辦公會(huì)議上，應(yīng)該適時(shí)對(duì)檔案管理的方式方法、遇到的問(wèn)題等內(nèi)容進(jìn)行討論，共同解決問(wèn)題研究方案，把單位的檔案管理工作放在與其他工作平行的位置上。可以成立專門的檔案管理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)班子，定期對(duì)檔案室的有關(guān)情況進(jìn)行調(diào)查了解，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。對(duì)于提高管理的一些可行性方案，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給與足夠的支持與肯定，加強(qiáng)檔案室硬件管理，定期對(duì)檔案管理工作作出考核評(píng)定，在全單位樹(shù)立起重視檔案管理的意識(shí)和作風(fēng)。
我們通過(guò)上文的分析，首先找到了檔案管理存在的一些問(wèn)題，這些問(wèn)題并不是太大的問(wèn)題，但是時(shí)間太久又遲遲沒(méi)有改進(jìn)所以改變起來(lái)會(huì)有一些阻礙，但是我們根據(jù)這些情況提出了建議措施。如果事業(yè)單位能夠進(jìn)行一番大刀闊斧的改革，事業(yè)單位的檔案管理會(huì)有一次大的進(jìn)步，也可以為以后的檔案管理發(fā)展提供更好的環(huán)境和基礎(chǔ)。
〔參 考 文 獻(xiàn)〕
〔1〕安曉莉.試論事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展〔J〕.現(xiàn)代商業(yè)，2011，（18）.
〔2〕史毓，王愛(ài)珍.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理〔J〕.現(xiàn)代營(yíng)銷：學(xué)苑版， 2011，（06）.
〔3〕程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析〔J〕.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，（20）.
在新的歷史時(shí)期背景下，需要對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作進(jìn)行一定的調(diào)整和改善，即將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于計(jì)劃生育檔案管理工作中。這樣的調(diào)整和改善的意義主要體現(xiàn)在三方面。第一方面，將現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用于該工作中，既可以提高基層計(jì)劃生育檔案管理的質(zhì)量和保證其真實(shí)性，還可以提升基層計(jì)劃生育檔案管理的水平；第二方面，現(xiàn)代化的管理技術(shù)，可以提高檔案管理的效率，因?yàn)橥ㄟ^(guò)應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)可以減少檔案管理的任務(wù)量和節(jié)約資源，從而實(shí)現(xiàn)了資源的合理優(yōu)化配置；第三方面，現(xiàn)代化管理系統(tǒng)可以切實(shí)的反饋基層計(jì)劃生育管理工作，從而促進(jìn)計(jì)劃生育管理水平和質(zhì)量的提高。由此可見(jiàn)，將現(xiàn)代化科技應(yīng)用到基層計(jì)劃生育檔案管理工作中已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
2計(jì)劃生育檔案管理存在的不足
2.1計(jì)劃生育檔案管理工作意識(shí)薄弱。
在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，由于檔案管理崗位的工作人員專業(yè)知識(shí)的薄弱，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位，因而導(dǎo)致計(jì)劃生育檔案管理工作得不到重視，使得計(jì)劃生育檔案管理工作程序科學(xué)性和程序性不強(qiáng)。尤其是涉及到崗位和工作請(qǐng)辭等方面的問(wèn)題時(shí)，工作人員對(duì)檔案的移交、審查、清理、簽字等工作流程認(rèn)識(shí)不夠清晰，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案的混亂和檔案數(shù)據(jù)的丟失以及檔案分類不夠明確。
2.2基礎(chǔ)計(jì)劃生育工作效率低，檔案管理體系有待完善。
檔案管理工作的管理體制是否完善與工作效率有著直接的關(guān)系。如果在檔案管理工作中，信息內(nèi)容登記過(guò)程中沒(méi)有相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范，會(huì)導(dǎo)致一些重要信息的丟失，從而嚴(yán)重影響了檔案信息的真實(shí)性和有效性，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。
2.3計(jì)劃生育檔案管理內(nèi)容的真實(shí)性低。
由于計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性得不到充分肯定，進(jìn)而使得檔案管理工作者在完成工作任務(wù)時(shí)不夠認(rèn)真，責(zé)任心不夠強(qiáng)，登記的內(nèi)容隨意性增加，檔案內(nèi)容的真實(shí)性不夠高，這樣嚴(yán)重阻礙了計(jì)劃生育檔案管理工作的進(jìn)步。
2.4計(jì)劃生育檔案管理工作者的專業(yè)水平較低。
檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)不完整和專業(yè)水平低均是導(dǎo)致檔案管理工作得不到發(fā)展的重要影響因素。由于工作人員得不到專業(yè)技能的培訓(xùn)，甚至出現(xiàn)一個(gè)工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，從某種程度上講，工作人員不能將全部精力集中到檔案管理工作中，同時(shí)也不能完全掌握檔案管理的信息內(nèi)容。
2.5計(jì)劃生育生育檔案管理水平和基礎(chǔ)設(shè)備均不健全。
在效率決定發(fā)展速度的今天，基層的計(jì)劃生育檔案管理仍然采用庫(kù)存的方式，然而隨著檔案數(shù)據(jù)的增加，檔案庫(kù)存的方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，還浪費(fèi)經(jīng)濟(jì)，大大降低了工作效率。同樣制約檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)因素是較低的管理水平，大部分的地方檔案管理不能缺乏高新技術(shù)的指導(dǎo)，無(wú)法將最先進(jìn)的管理手段應(yīng)用到計(jì)劃生育檔案管理工作中，從而一定程度上制約了檔案管理的發(fā)展。
3提高基層計(jì)劃生育檔案管理水平的基本措施
3.1提高現(xiàn)代化基層計(jì)劃生育檔案管理的意識(shí)。
我國(guó)計(jì)劃生育工作的重要組成部分之一是基層計(jì)劃生育檔案管理工作。因此從事計(jì)劃生育檔案管理的工作人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和法制觀念，同時(shí)還要具有較強(qiáng)的思想道德修養(yǎng)和較高的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，政府部門可以分設(shè)專門的計(jì)劃生育網(wǎng)站，對(duì)從事檔案管理的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和提供必要的檔案管理資源。同為重要的是政府部門還要提供檔案管理工作人員與專家交流的機(jī)會(huì)，這樣可以有效的提高工作人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)和水平。
3.2應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)合理分配計(jì)劃生育檔案管理資源。
高新技術(shù)的飛速發(fā)展，要想提高基層計(jì)劃生育檔案管理工作的效率，需要充分的利用網(wǎng)絡(luò)資源。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理方式可以實(shí)現(xiàn)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，從而使得資源的管理更加快捷、高效。而網(wǎng)絡(luò)資源技術(shù)的應(yīng)用是實(shí)施基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理的有效手段之一。如果將計(jì)劃生育的信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行整合，這樣可以達(dá)到資源共享的目的，這樣也可以有助于檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
3.3完善計(jì)劃生育檔案管理體系。
實(shí)現(xiàn)基層計(jì)劃生育檔案管理的現(xiàn)代化的另一個(gè)重要手段之一是建立完善的計(jì)劃生育檔案管理體系。基層計(jì)劃生育檔案管理的工作需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行。因?yàn)楦鱾€(gè)地方存在一定的差異性，所以在制定計(jì)劃生育檔案管理制度時(shí)，需要做到聯(lián)系實(shí)際，依據(jù)不同地方的特色和工作特點(diǎn)，這樣做到相關(guān)的規(guī)章制度最大程度上應(yīng)用到實(shí)際工作中。
3.4計(jì)劃生育檔案信息登記時(shí)做到有章可循。
實(shí)事求是是基礎(chǔ)計(jì)劃生育檔案管理工作的基本要求，因?yàn)檫@樣可以有效的保障計(jì)劃生育檔案信息的真實(shí)性。工作人員在遇到比較模糊的信息時(shí)，需要經(jīng)過(guò)認(rèn)真核對(duì)后再填寫(xiě)，嚴(yán)格禁止隨意填寫(xiě)，這樣可以有效的保證檔案信息的真實(shí)性。
3.5提高計(jì)劃生育檔案管理工作人員的專業(yè)水平。
事業(yè)單位體制改革的目的在于激活事業(yè)單位內(nèi)在的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，而機(jī)制能否被激活則取決于是否調(diào)動(dòng)起了單位內(nèi)部的組織資源。通過(guò)對(duì)人事檔案管理目的、手段、評(píng)價(jià)等三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容可圍繞著理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能和完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)等四個(gè)方面來(lái)構(gòu)建。
關(guān)鍵詞：
組織人事檔案管理；事業(yè)單位；新常態(tài)
隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡(jiǎn)稱“檔案管理”）也需要與之相適應(yīng)。那么如何看待當(dāng)前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無(wú)疑問(wèn)，對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)調(diào)動(dòng)和合理配置成為重中之重。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理的重心應(yīng)放在動(dòng)態(tài)管理上。與之相對(duì)應(yīng)的便是，組織人事部門的人員需要適應(yīng)這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構(gòu)檔案管理內(nèi)容。
一、新常態(tài)下檔案管理存在的問(wèn)題
1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)系事業(yè)單位作為向社會(huì)提供公益性技術(shù)服務(wù)的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來(lái)。實(shí)則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢(shì)，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)梯隊(duì)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵(lì)職能，但往往被忽視。
2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素傳統(tǒng)人事檔案管理嚴(yán)格規(guī)范流程，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門協(xié)同激勵(lì)職工實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。
3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求體制改革就是要人力資源進(jìn)行充分整合和有效配置，也是對(duì)當(dāng)前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評(píng)價(jià)的新常態(tài)來(lái)。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機(jī)制相適應(yīng)，也需要與新的人事晉升制度相適應(yīng)。
二、人事檔案管理的新常態(tài)
1.人事檔案管理目的的新常態(tài)人事檔案管理目的應(yīng)適應(yīng)新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉(zhuǎn)變到“靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理”并舉的軌道上來(lái)。不難理解，“管理目的”構(gòu)成了事業(yè)單位管理者的價(jià)值取向，面對(duì)體制改革這一現(xiàn)實(shí)背景，管理者應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，調(diào)整單位的內(nèi)控機(jī)制，以及在實(shí)施一系列管理職能之前首先明確管理目標(biāo)。
2.人事檔案管理功能的新常態(tài)通過(guò)管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結(jié)構(gòu)封鎖。在保留重視程序的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門形成良性互動(dòng)，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結(jié)合的態(tài)勢(shì)中來(lái)。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開(kāi)，又能使得人事管理與“自由度”日益增強(qiáng)的市場(chǎng)環(huán)境相適應(yīng)。
3.人事檔案管理評(píng)價(jià)的新常態(tài)人事檔案管理的新舊差異還在于對(duì)人事檔案管理工作績(jī)效的評(píng)價(jià)上。根據(jù)管理學(xué)原理可知，一項(xiàng)管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應(yīng)。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制也應(yīng)發(fā)生改變，進(jìn)而使新的評(píng)價(jià)機(jī)制能適應(yīng)新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結(jié)果”的內(nèi)在邏輯下，工作績(jī)效評(píng)價(jià)中的“新”，應(yīng)與是否與動(dòng)靜結(jié)合的檔案管理目的相契合，還應(yīng)與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。
三、人事檔案管理的內(nèi)容建構(gòu)
1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實(shí)現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標(biāo)。管理層的重視和被管理層的認(rèn)識(shí)取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義，因此應(yīng)將檔案管理問(wèn)題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。
2.轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長(zhǎng)期以來(lái)，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動(dòng)意識(shí)。因此，為適應(yīng)體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應(yīng)在常規(guī)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和黨建工作中，通過(guò)多個(gè)途徑來(lái)轉(zhuǎn)換檔案管理人員工作上的主觀意識(shí)。實(shí)踐表明，實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使他們能深刻感受到體制改革對(duì)事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。
3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能在動(dòng)態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術(shù)人才梯隊(duì)的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。這就要求，需要在管理手段上進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計(jì)算機(jī)信息化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨委決策認(rèn)真完成單位員工基礎(chǔ)信息的錄入工作。
4.完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)對(duì)人事檔案管理工作績(jī)效的評(píng)價(jià)，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標(biāo)來(lái)展開(kāi)。在新常態(tài)下，組織人事部門應(yīng)在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下完備評(píng)價(jià)指標(biāo)，完備的重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)人事檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業(yè)務(wù)部門、黨委等三方參與下的評(píng)價(jià)模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門在評(píng)價(jià)中的權(quán)重。
四、問(wèn)題的拓展
在檔案審核過(guò)程中，主要做到以下幾點(diǎn)。一是明確責(zé)任和要求。在檔案審核工作開(kāi)始之初，及時(shí)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)關(guān)于干部人事檔案審核的標(biāo)準(zhǔn)、程序和要求。二是重點(diǎn)明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核清查，做到全面收集材料、仔細(xì)鑒別材料、規(guī)范整理材料，認(rèn)定干部的“三齡一歷”時(shí)間清楚，事實(shí)準(zhǔn)確，說(shuō)服力強(qiáng)。三是目的明確。把檔案工作的準(zhǔn)確、真實(shí)作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項(xiàng)審核確定，力求材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
五、結(jié)論
本文通過(guò)對(duì)人事檔案管理目的、手段、評(píng)價(jià)等三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能、完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)等四個(gè)方面組成。
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1 規(guī)范醫(yī)院檔案管理的必要性
1.1 為醫(yī)院科研活動(dòng)服務(wù)
規(guī)范醫(yī)院檔案管理有助于醫(yī)院科研活動(dòng)的發(fā)展，是醫(yī)療改革與技術(shù)創(chuàng)新的前提條件，為醫(yī)院的整體持續(xù)發(fā)展提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展步伐的不斷加快，醫(yī)院各項(xiàng)管理制度正逐步進(jìn)入完善狀態(tài)。為此，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理方向邁進(jìn)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理員應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處，根據(jù)實(shí)際采取措施加以改善，確保檔案工作整體效率。
1.2 為醫(yī)院管理工作服務(wù)
作為醫(yī)院管理制度的核心內(nèi)容，檔案管理一定程度上反映了醫(yī)院整體管理水平，對(duì)醫(yī)院的社會(huì)形象與發(fā)展具有決定權(quán)。醫(yī)院檔案管理涉及了??議記錄、基建資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等各環(huán)節(jié)內(nèi)容，為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供了有力依據(jù)。所以醫(yī)院應(yīng)注重實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，進(jìn)而滿足其他管理工作的發(fā)展需求，做好科室與部門間有效交流的橋梁。總而言之，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，有助于簡(jiǎn)化資料收集流程，保障各部門的工作實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)查詢與利用。
1.3 幫助醫(yī)院樹(shù)立良好的社會(huì)形象
新醫(yī)改的實(shí)施使得醫(yī)療市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)日益嚴(yán)峻，醫(yī)院不僅要強(qiáng)化科研水平與醫(yī)療技術(shù)含量，而且還必須注重檔案管理工作。隨著醫(yī)患矛盾的越來(lái)越突出，強(qiáng)化檔案管理有助于對(duì)患者病歷與救治信息的及時(shí)更新，為患者家屬的查詢提供便捷，這不僅能夠避免醫(yī)患矛盾，還降低了醫(yī)院損失率，確保各職能部門的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。樹(shù)立良好的社會(huì)形象對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用，所以醫(yī)院全體員工應(yīng)積極主動(dòng)參與檔案管理工作，不斷完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與資料，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的現(xiàn)代化。
2 醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理機(jī)制體制滿足不了社會(huì)發(fā)展需求
縱觀現(xiàn)代醫(yī)院，雖然都構(gòu)建并實(shí)施了醫(yī)院管理制度，但一味地側(cè)重于醫(yī)療、護(hù)理、人事等各環(huán)節(jié)，而對(duì)于醫(yī)院檔案管理制度的建立健全比較忽視，多數(shù)醫(yī)院都是從主觀角度出發(fā)來(lái)開(kāi)展檔案的管理工作，并且未制定統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)及管理模式。還有部分醫(yī)院的目標(biāo)管理考核方案中未涉及檔案工作方面的內(nèi)容，極大地削弱了醫(yī)院檔案管理力度，監(jiān)管水平低下。
2.2 檔案管理員業(yè)務(wù)能力有限，崗位流動(dòng)頻繁
現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院都未配備專業(yè)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，主要通過(guò)兼職檔案員的方式敷衍了事，由于兼職檔案員將重心放在了自己本職工作上，很少充分全面了解存檔要求、檔案資料的收集、整理、歸檔等各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)，致使檔案管理效率一直停滯不前。有的醫(yī)院雖然配備了專業(yè)的檔案管理員，但學(xué)歷和專業(yè)素質(zhì)都較低，相關(guān)理論知識(shí)匱乏，學(xué)術(shù)研究與史料研究的能力都不強(qiáng)，無(wú)法滿足檔案管理的現(xiàn)代化要求。
2.3 檔案管理硬件設(shè)施少，檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)不強(qiáng)
當(dāng)前，醫(yī)院將重心放在了對(duì)醫(yī)療的硬件投入上，很少注重加大檔案管理的硬件投入力度，從而造成醫(yī)院檔案室的規(guī)范度不夠、相關(guān)設(shè)備還是多年前購(gòu)進(jìn)的、未引入新的管理技術(shù)等，與檔案保管標(biāo)準(zhǔn)背道而馳。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)涉及多個(gè)領(lǐng)域，但在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用較少，當(dāng)前采用的檔案收集、整理、利用等手段還比較傳統(tǒng)，以手工方式為主，勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低下。
2.4 檔案信息化、開(kāi)發(fā)利用程度不高
在新醫(yī)改的不斷深入及信息化的快速發(fā)展下，采用先進(jìn)的信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是現(xiàn)代檔案工作的前提保障。然而部分醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開(kāi)發(fā)力度不夠，只對(duì)信息檢索系統(tǒng)實(shí)施了信息化管理，注重檔案保存忽視檔案開(kāi)發(fā)，只建設(shè)不利用，未設(shè)立單獨(dú)的管理網(wǎng)站。查閱利用范圍狹窄，未深層次的開(kāi)發(fā)與利用各類信息。
3 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施
3.1 構(gòu)建完善的檔案管理制度、體系
醫(yī)院應(yīng)針對(duì)檔案管理設(shè)立專門的職能機(jī)構(gòu)，摒棄傳統(tǒng)的分散管理模式，加強(qiáng)檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全包括歸檔、保管、借閱、保密、銷毀、庫(kù)房管理等在內(nèi)的檔案管理規(guī)章制度。在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)的同時(shí)還必須重視檔案管理工作，納入綜合建設(shè)規(guī)劃范圍內(nèi)，充分掌握了解關(guān)于檔案工作方面的法律法規(guī)，提高醫(yī)院全體員工對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。在制定科室管理責(zé)任制時(shí)應(yīng)涉及檔案管理內(nèi)容，與科室領(lǐng)導(dǎo)績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲緊密聯(lián)系，清晰劃分科室領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理職責(zé)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、制度化管理。
3.2 強(qiáng)化檔案管理員的培訓(xùn)，提高其素質(zhì)水平
檔案工作人員素質(zhì)水平的高低決定了檔案管理的整體效率，隨著新醫(yī)改的不斷深入，要求醫(yī)院盡快培養(yǎng)一批技術(shù)與管理能力強(qiáng)的綜合型人才隊(duì)伍。醫(yī)院在制定人才培養(yǎng)計(jì)劃時(shí)應(yīng)充分考慮檔案管理員的培訓(xùn)內(nèi)容，選聘一批專業(yè)技能高的人才，并加強(qiáng)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，可通過(guò)學(xué)習(xí)班、專家來(lái)院講座、業(yè)務(wù)達(dá)標(biāo)活動(dòng)等各類渠道提高檔案員的業(yè)務(wù)水平。
3.3 加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)力度
加大醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度對(duì)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)具有現(xiàn)實(shí)意義。所以醫(yī)院必須重視檔案室硬件設(shè)施的投入。具體應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行：一，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求以及醫(yī)院特點(diǎn)，建設(shè)專門的儲(chǔ)存檔案的庫(kù)房，并配備充足的安全保管設(shè)施。二，結(jié)合實(shí)際所需，購(gòu)進(jìn)各類現(xiàn)代化設(shè)備如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)等，積極研發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)軟件。三，確保檔案掃描系統(tǒng)的完整性，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化錄入。四，將檔案信息納入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，利用計(jì)算機(jī)促進(jìn)醫(yī)院各職能部門的資源及時(shí)共享，從而為醫(yī)療、教研等事業(yè)提供服務(wù)。
3.4 實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理
當(dāng)前，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已走進(jìn)千家萬(wàn)戶，為此，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)緊跟這一發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，摒棄過(guò)去以手工方式查詢及紙質(zhì)檔案，逐步向電子檔案管理方向發(fā)展。電子檔案管理的保存時(shí)間長(zhǎng)，檔案不會(huì)發(fā)生腐蝕和霉變現(xiàn)象，占用面積不大，可存儲(chǔ)大量的信息資源，方便各部門之間的信息溝通與查詢，信息的可擴(kuò)展性強(qiáng)，資源可實(shí)現(xiàn)及時(shí)全面共享等眾多優(yōu)勢(shì)，配備檔案管理專用軟件，完成檔案資源的及時(shí)錄入、查詢、傳遞等工作。
為了促進(jìn)檔案管理與開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，首先應(yīng)注重檔案基礎(chǔ)管理；只有做好檔案資料從收集到最后分類階段的工作才能順利進(jìn)行接下來(lái)的檔案保存。其次結(jié)合各類載體加強(qiáng)檔案管理的開(kāi)發(fā)利用，醫(yī)院檔案類型多樣化，有文字、圖像、音像等各類載體，也有人事、設(shè)備、病案等各職能部門，醫(yī)院應(yīng)將不同的檔案內(nèi)容劃分起來(lái)輸進(jìn)計(jì)算機(jī)中，為檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外采用數(shù)字化的手段處理各類文件，并利用計(jì)算機(jī)促進(jìn)醫(yī)院檔案信息的全面共享與有效利用。再有提高檔案信息的安全性，優(yōu)化檔案軟件系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化、信息化及現(xiàn)代化管理。
【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案室；現(xiàn)狀；建設(shè)；措施
隨著信息化程度的不斷加深以及各種先進(jìn)技術(shù)的不斷應(yīng)用，檔案管理也逐漸變的數(shù)字化，傳統(tǒng)的檔案管理存在很多缺點(diǎn)，如內(nèi)容記載比較繁復(fù)、不易保存等，因此數(shù)字檔案室的建設(shè)逐漸成為檔案管理工作的重點(diǎn)。如何才能構(gòu)建高效的數(shù)字化檔案室，是當(dāng)前檔案管理工作研究的重點(diǎn)，數(shù)字檔案室的建設(shè)既要滿足信息時(shí)代的要求，又要考慮到檔案管理的具體特點(diǎn)，因此數(shù)字檔案室的建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程。近年來(lái)，數(shù)字檔案室的建設(shè)取得了一定的發(fā)展，其未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)仍然是數(shù)字化的。本文淺述了數(shù)字檔案室的發(fā)展趨勢(shì)以及具體的建設(shè)措施。
一、數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中的發(fā)展趨勢(shì)
數(shù)字檔案室值得是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備作為管理的手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，基于網(wǎng)絡(luò)對(duì)各種檔案進(jìn)行收集、整理、儲(chǔ)存、共享的一種檔案管理的模式。數(shù)字檔案室的建設(shè)有利于高效系統(tǒng)地進(jìn)行各種檔案管理。數(shù)字檔案室的建設(shè)在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)各方面的建設(shè)都會(huì)有一些促進(jìn)作用，其發(fā)展趨勢(shì)主要有以下方面。
第一，不斷促進(jìn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化。檔案管理的內(nèi)容就是各種檔案，建設(shè)數(shù)字檔案室，就是要對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行儲(chǔ)存管理，因此在數(shù)字檔案室的建設(shè)過(guò)程中，首先要通過(guò)計(jì)算技術(shù)、通信技術(shù)等，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，變?yōu)閿?shù)字化的檔案內(nèi)容，使得檔案管理的過(guò)程最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。數(shù)字檔案室中的檔案內(nèi)容一般有三種類型，一是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是視聽(tīng)型的檔案內(nèi)容，三是對(duì)以上兩種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案內(nèi)容。隨著數(shù)字化和信息化時(shí)代的不斷深入推進(jìn)，檔案內(nèi)容逐漸數(shù)字化也變?yōu)橐环N趨勢(shì)和發(fā)展方向。
第二，對(duì)各種文書(shū)信息進(jìn)行處理的辦公過(guò)程變得數(shù)字化。對(duì)檔案的管理工作是一個(gè)十分系統(tǒng)復(fù)雜的過(guò)程，在數(shù)字檔案室的建設(shè)過(guò)程中，各種辦公業(yè)務(wù)也要逐漸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和數(shù)字化，從而使得對(duì)各種檔案信息的管理都能進(jìn)行高效、系統(tǒng)的數(shù)字化操作，比如利用數(shù)字化手段對(duì)檔案進(jìn)行綜合、形成條理清楚的電子文檔并且傳輸?shù)綌?shù)字檔案室進(jìn)行管理，以便查詢和調(diào)閱等。
第三，促進(jìn)檔案共享。數(shù)字檔案室的建設(shè)，一個(gè)重要的作用是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，能將不同全宗下的檔案進(jìn)行互相的連通，實(shí)現(xiàn)資源共享，各檔案用戶都能根據(jù)自己的需要在數(shù)字檔案室中下載所需的信息資料等，促進(jìn)數(shù)字檔案系統(tǒng)的共享。
二、如何加強(qiáng)數(shù)字檔案室的建設(shè)
加強(qiáng)數(shù)字化檔案室建設(shè)，可以從以下幾個(gè)方面著手：
第一，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。數(shù)字檔案室的建設(shè)，需要多方共同努力，基礎(chǔ)設(shè)施是一個(gè)基本保障，只有不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能促進(jìn)檔案管理數(shù)字化水平。基礎(chǔ)設(shè)施的承載能力往往影響了檔案數(shù)字化管理的水平和效率，在數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，要做好三個(gè)方面的工作。首先加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，由于檔案管理的特殊性，在數(shù)字檔案室的建設(shè)過(guò)程中，要建立相對(duì)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，與當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行區(qū)分，根據(jù)具體的情況與當(dāng)前的辦公網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效地隔離，在進(jìn)行數(shù)據(jù)交換時(shí)，要采取嚴(yán)格的安全措施，以保證檔案信息的安全性。其次是對(duì)硬件的建設(shè)，由于檔案內(nèi)容量十分巨大，因此在數(shù)字檔案室的硬件建設(shè)過(guò)程中，要配置滿足檔案存儲(chǔ)、查詢等需求的各種服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，以滿足海量的檔案信息處理需求。最后是數(shù)字檔案管理中的軟件建設(shè)，軟件是數(shù)字檔案室的核心，無(wú)論是檔案的整理收集，還是存儲(chǔ)分享，軟件都是這些工作開(kāi)展的動(dòng)力，因此在配備軟件資源時(shí)，要選擇穩(wěn)定的、安全可靠的操作系統(tǒng)，選用能夠滿足各種資料信息和數(shù)據(jù)管理的需求，要選用對(duì)應(yīng)的掃描軟件和圖像處理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效地處理，同時(shí)，要選用合適的軟件，實(shí)現(xiàn)電子檔案文檔與各個(gè)工作辦公系統(tǒng)的銜接。
第二，更新傳統(tǒng)的檔案管理的理念。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的管理模式，但數(shù)字化逐漸成為一種發(fā)展趨勢(shì)，因此在檔案管理過(guò)程中，要不斷更新管理的理念。針對(duì)有的人認(rèn)為檔案管理工作是可有可無(wú)的觀念，要及時(shí)更新，讓檔案管理人員能明白檔案信息資源的重要性以及進(jìn)行改革對(duì)檔案管理工作的意義，改變傳統(tǒng)的繁復(fù)的管理模式進(jìn)行高效的管理。
第三，加大對(duì)數(shù)字檔案管理人員的培訓(xùn)力度。數(shù)字檔案室建設(shè)的效率與人才隊(duì)伍的質(zhì)量息息相關(guān)，當(dāng)前加強(qiáng)數(shù)字檔案室的建設(shè)，一個(gè)重要的方面就是要建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。在人才選拔方面，要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)于在崗的工作人員，要加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，不斷提升他們的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。在培訓(xùn)的過(guò)程中，可以采取長(zhǎng)訓(xùn)與短訓(xùn)的方式，定期對(duì)他們的業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，鞏固業(yè)務(wù)知識(shí)以及各種計(jì)算機(jī)等技術(shù)的操作能力。另外，還可以與高校的相關(guān)課程進(jìn)行聯(lián)系，加強(qiáng)高校學(xué)生對(duì)數(shù)字檔案管理的掌握和應(yīng)用，為以后的數(shù)字化檔案室建設(shè)培養(yǎng)人才。
第四，完善數(shù)字檔案室的相關(guān)制度。數(shù)字檔案室的建設(shè)過(guò)程中一個(gè)重要的保障是相關(guān)的制度，各個(gè)單位要不斷完善相關(guān)制度，比如電子文件歸檔與管理辦法、檔案安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度等，在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中不斷按照這些規(guī)章制度進(jìn)行完善。
三、結(jié)語(yǔ)
隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作也逐漸變得信息化、數(shù)字化。數(shù)字檔案室的建設(shè)對(duì)于檔案管理工作而言有十分重要的意義，在數(shù)字檔案室的建設(shè)過(guò)程中，不僅要加強(qiáng)各種設(shè)施的完善，還有加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)以及制度的完善，共同促進(jìn)檔案管理工作數(shù)字化和信息化水平。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；學(xué)校
隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的信息化成為檔案工作現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)。檔案管理信息化是指通過(guò)計(jì)算機(jī)的傳輸、存儲(chǔ)形成的電子文件歸檔，并遵循檔案管理的基本原則進(jìn)行收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)，通過(guò)科技手段和先進(jìn)管理方法高效率、高速度、高質(zhì)量地完成檔案管理工作。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，可以從以下幾方面入手。
1 建立完備的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)在檔案部門全覆蓋
要為檔案工作發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的信息平臺(tái)，計(jì)算機(jī)是一個(gè)強(qiáng)有力的工具。因此，建立學(xué)校完備的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提。電子檔案的建立，使檔案儲(chǔ)存與傳輸不受時(shí)間、空間和人力的限制，科最大限度開(kāi)發(fā)檔案資源，并科實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。電子檔案所具有的存儲(chǔ)量大、占據(jù)空間小、易于游覽查詢的特點(diǎn)，使檔案信息的利用快速、便捷、高效。
2 建立學(xué)校檔案信息管理中心，以利于各類檔案的統(tǒng)一管理
要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建立現(xiàn)代化的高素質(zhì)、信息化的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)。更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的科學(xué)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)。掌握最新信息，實(shí)施最新管理技術(shù)，應(yīng)對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案管理、學(xué)生檔案管理、人事檔案管理等各種具體領(lǐng)域出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況，利用電子信息技術(shù)開(kāi)創(chuàng)學(xué)校檔案管理的新路徑。要逐步健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案管理的具體環(huán)節(jié)和步驟，制定必要的安全措施。
3 在檔案管理中貫徹辯證法原則，處理好個(gè)體與整體、動(dòng)態(tài)與靜態(tài)、多與少的關(guān)系
每一個(gè)具體檔案是個(gè)體，體現(xiàn)本身的個(gè)性，但無(wú)數(shù)個(gè)體組成整體才能體現(xiàn)檔案的整體性，在整體中才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，因此，在管理工作中既要重視個(gè)體的具體性，又不能忽視整體的普遍性。在收集、立卷、編目、檢索中處處體現(xiàn)個(gè)體與整體的統(tǒng)一。
在引進(jìn)信息技術(shù)后，每份檔案、每一類檔案在平時(shí)只能體現(xiàn)靜止性，存儲(chǔ)與靜止的光盤或其他電子載體中，但一經(jīng)利用，檔案內(nèi)用就體現(xiàn)動(dòng)態(tài)性，成為活的資料，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。我們一定要珍視檔案內(nèi)容的動(dòng)態(tài)性，動(dòng)、靜結(jié)合，動(dòng)靜互動(dòng)，將檔案內(nèi)容作為活資料利用起來(lái)，為學(xué)校教學(xué)工作、學(xué)籍管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等具體工作服務(wù)。同時(shí)，檔案的動(dòng)態(tài)性有體現(xiàn)于檔案具體內(nèi)容的不斷更新、修訂，以最新的內(nèi)容為時(shí)間工作服務(wù)。總之，檔案信息是動(dòng)態(tài)和靜態(tài)的結(jié)合和統(tǒng)一，動(dòng)態(tài)是絕對(duì)的，靜態(tài)時(shí)相對(duì)的，我們要發(fā)揮檔案資料動(dòng)態(tài)的特性，為不斷發(fā)展的教學(xué)工作學(xué)校管理工作服務(wù)。
在檔案管理工作中，有要處理好多與少的關(guān)系。有人認(rèn)為建立了電子檔案，儲(chǔ)存量大大增加，所占空間不斷縮小，因此存儲(chǔ)內(nèi)容多多益善，無(wú)選擇地大量存儲(chǔ)資料，只是一種誤解。在保存內(nèi)容上，要堅(jiān)持質(zhì)量與數(shù)量統(tǒng)一的原則，處理好多與少的關(guān)系。既要系統(tǒng)全面、完整地存儲(chǔ)一定數(shù)量的信息資料，又要有選擇性經(jīng)過(guò)去粗取精、去偽存真的一番選擇功夫，擯除其無(wú)保存價(jià)值的資料，既不失全面、完整性，又貫徹少而精的原則，儲(chǔ)存有長(zhǎng)期保存價(jià)值、對(duì)今后工作有借鑒、指導(dǎo)作用的信息資料。為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。
4 重視檔案信息庫(kù)的安全工作
