時間：2023-05-16 11:08:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理體系建設，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
隨著我國農業已進入新的歷史發展階段．優質種子的更新更換已由原來的10年縮短到6～7年要確保種子科學領先的地位，就必須加強種子檔案管理體系建設．才能更好地促進我國農業可持續發展。本文從實際出發．對如何加強種子檔案管理體系建設提出了自己的認識和思考。供同仁商榷。
1構建種子檔案管理體系
種子檔案是種子工作歷史軌跡的真實記錄和縮影．因此要運用種子從生產到發展至消亡各階段的規律．總結各階段種子工作的經驗．按照各類生物種子的整個生命歷程的科學發展規律和人們圍繞這種生命歷程所進行的各項工作．有計劃地收集、整理、鑒定、登記、保存、交流推廣和利用種子資源。各級政府要以《中華人民共和國種子法》為依據，根據種子檔案自身的規律和特點，構建起完善的、科學的、運作靈活的種子檔案管理體系和服務體系2建立健全種子生產檔案體系根據種子生長特點．建立健全種子生產單位檔案載明生產地點、地塊環境、前茬作物、親本種子來源和質量、播種期、播種量、密度、施肥用藥、技術負責人、田間檢驗記錄、產地氣象記錄、種子流向等在生產過程中所形成的全部檔案定期審核生產者有無繁殖種子的隔離和栽培條件．查看種子生產相適應的資金、檢驗設施、檢驗專業技術人員等情況，建立專業、統一、成套的種子生產檔案新體系，切實保證種子質量。
3加強流通監督．建立健全種子經營檔案體系對種子企業生產經營資質、生產經營許可證編號、生產經營品種真實名稱、品種審定證書、品種授權證明或轉讓文件、生產經營檔案、分支機構分布情況等重要信息全面詳細地編錄入庫，載明種子來源、數量、名稱、加工、貯藏、運輸和質量檢測各環節的簡要說明及責任人、銷售去向等內容，并對品種進行抽樣封存。有效地規范種子企業的生產經營行為．使種子管理逐步實現統一化、規范化、信息化、科學化的新體系。同時要加強流通監督．依法規范種子市場．有效地維護農民合法權益．促進農業增產．農民增收。
4運用現代化手段．建立種子檔案資源共享網絡體系運用計算機、掃描儀、攝像機、數碼機等現代化設備把種子檔案制作成光盤和電腦軟件等縮微型．將所有的種子檔案信息資源制作成電子版數據庫建立統一的網絡“種子檔案信息網”服務體系．提供種子檔案資源目錄。充分利用網絡的交互性、覆蓋性、高速、便捷等功能．變被動服務為主動服務．在現有系統協作的基礎上．應盡快建立一個實質性的共同體．即一個跨行業、跨系統、全國性的統一綜合的種子檔案信息服務平臺．形成國家和地方兩級鏈式網絡模式的協作網。在專門機構的統一領導管理下．做好共享網絡和資源建設的規劃設計，遵循一定的標準法規，本著統一規劃、統一開發、分工建設、共建共享的原則，有計劃、有步驟地推動我國種子檔案資源共享體系建設．極大地提高了種子檔案信息資源的利用率和服務效率。
5建立農業種質資源共享平臺．促進農業可持續健康發展農業種質資源是人類賴以生存的最根本的資源之一．是開展作物育種和生物技術研究工作的物質基礎．也是未來農業發展的物質基礎和稀缺資源。雖然我國是一個農業大國．種質資源豐富．但是隨著城市和工業迅速擴展．耕地減少，農業生態惡化．現在越來越多的植物種類將要或已經絕種。因此．應該適當參考國外有關國家的先進做法，逐步建立適合我國實際的高科技種質資源檔案儲備庫例如，挪威在北極建成一座被稱為“植物界諾亞方舟”的“種子儲藏庫”．不懼地震及核襲擊．將儲存來自世界各地的種子．以便人類在地球遭遇極端災害后還保存著生存的希望種子。
6加強素質教育．不斷提高檔案人員的服務水平隨著農業科學技術的不斷進步，種子檔案工作所面臨的任務、工作環境、管理模式都在發生變化，高科技也應用到種子檔案管理工作中這就要求種子檔案管理人員不僅要認識和研究種子檔案的形成規律及其特點．也要結合新時期檔案工作的發展趨勢．不斷提高政治素質和現代化業務管理水平。運用“走出去、請進來”等培訓方式，加強對檔案人員的教育培訓，使之具備既要有檔案的專業知識．能熟練掌握檔案管理的程序和方法，又具有綜合分析、高度概括的信息組織能力。同時能熟練操作計算機及相關軟件，對相關檔案進行微機管理．使種子檔案的收集、整理、保管、利用達到系統化、高效化以適應種子檔案管理長期發展的需要．更好地為農業的可持續發展服務。
自來水公司的基建檔案是工程項目建設中重要的檔案資料，大部分以設計圖紙、文字記錄、表格等形式存在，它反映了自來水公司整個基建項目的真實全過程，為公司定位提供依據和條件。隨著我國城鎮化進程的不斷深入，城市地下管網錯綜復雜，如果沒有基建檔案提供重要原始依據，那么給今后項目的改造、擴建、重建埋下了隱患。本文對自來水公司基建檔案管理模式的創新進行了探討。
關鍵詞：
基建檔案；檔案管理；模式創新；自來水企業；體系建設
隨著我國經濟建設的快速發展，基建工程建設項目自來水公司的基建檔案工作日益復雜，檔案管理人員在工作過程中需要注意檔案管理的規范性和條理性。基建檔案是項目建設中產生的重要檔案，大部分以表格、圖紙、文字等形式存在，包括施工圖紙、文字記錄、施工管理文件、工程預算及竣工驗收等技術性文件，并直接在基建項目開發過程中產生的，具有保存價值及利用價值，它反映了基建項目的招投標、施工建設、監理、竣工驗收等全過程。在新形勢下，如何對傳統基建檔案進行管理，以提高對基建檔案重要性的認識，實現基建檔案自身價值，提升公司管理水平，是基建檔案管理人員應當認真思考的問題。
一、開展基建檔案管理體系創新模式建設的必要性
（一）必須與時俱進，減少對項目的滯礙
隨著信息技術的快速發展，現代檔案工作也隨之不斷完善，以紙質為媒介的傳統檔案慢慢淡出人們的視線，檔案信息化越來越普及。電子檔案為檔案的內容提供了更豐富的載體與環境，文字、圖片、音頻等成為檔案信息的組成部分。因此，對這些資料進行有效管理，可以進一步增加對基建檔案的利用價值，讓決策者能夠根據之前的基建檔案對即將要進行的基建項目進行準確的判斷，在最大程度上避免錯誤決策的出現，保證公司經濟效益的穩定性。在新形勢下，傳統的基建檔案管理模式已不適應社會的發展，創新將是基建檔案管理工作未來發展的方向，所以，我們不能故步自封，這樣容易造成基建檔案管理滯礙，不利于基建檔案本身價值的實現。
（二）強化管理制度，促進管理質量
在傳統的基建檔案管理中，由于其制度和模式出現了嚴重問題，影響了項目管理工作的順利進行，造成基建檔案整理時間周期長、利用效率低等情況。在實際工作中，如果堅持延續傳統管理模式進行基建檔案管理工作，其質量無法得到提升。由此可見，對基建檔案管理體系進行模式創新已經刻不容緩，必須依靠嚴格的管理制度和新觀念對傳統的檔案管理體系進行調整，從而推進基建檔案管理工作不斷完善，實現工作質量的穩定上升。
（三）創新管理觀念，促進隊伍建設
目前，很多檔案工作人員缺乏對現代化管理技術方法掌握的能力，導致很多現代化的信息管理系統難以得到應用。主要原因是檔案工作人員在思想上、能力上停滯不前，在實際工作中，也不具備現代化的管理理念。為了讓檔案工作人員素質和能力得到提升，必須加大力度從思想上進行引導，從技能上加以培訓，促進其在新的體系下形成新思想、新觀念，使得自身能力得以提升。
二、自來水公司基建檔案管理創新模式建設的途徑
（一）創新模式引入，重塑管理模式
任何創新的觀念和思想都離不開宣傳，要通過宣傳教育，來傳遞新思想的總體思路和中心價值，讓檔案工作人員在工作過程中具備這些思維。在宣傳教育過程中，首先要轉變基建檔案工作人員的認識與狀態，由于他們長時間被傳統檔案管理模式熏陶導致對工作認識不夠深刻，從而使檔案處于封閉狀態，更別說檔案利用，他們大多僅僅關注檔案的基本著錄，對基建檔案的整理和分類缺乏專業性的認知。因此，在創新體系下，要求檔案工作人員必須改變之前的工作狀態，要做到對圖紙、文字記錄、表格等不同類型方面的收集、整理、分類，這樣才能實現創新體系下對基建檔案管理的條理化。其次，必須重塑基建檔案管理模式，從而增強基建檔案管理過程中的透明化，為基建檔案信息化共享打下基礎。在進行基建檔案信息化時，需要制定嚴格的輪班制度和多重加密分級權限賬號設定，從而保障基建檔案的安全性。
（二）加強制度落實，關注信息收集
由于地下管道鋪設復雜，如果沒有詳細的基建檔案作為開工依據，則無法保證基建項目順利進行。同時，自來水公司的業務關乎廣大百姓日常生活，因此基建項目的開建要嚴格控制在預控范圍之內。制度的落實必須加強對基建檔案管理工作的監督。因此，要建立基建檔案管理工作的監督機制，動員員工積極向監督部門及時反饋相關信息，便于擴大監督管理的范圍，避免出現監督管理的死角。同時，還要重視信息的收集。這里說的信息主要圍繞著創新管理體系而制定的制度展開的，主要指工作上存在的不足、缺失等相關信息，管理人員作為信息收集的對象，采用內部交流論壇、設立意見箱、調查問卷等方式，全面了解基建檔案工作的實際情況，最終達到為自來水公司基建檔案管理工作提供有力依據的目的。
（三）人性化管理，注重服務體系建設
目前，大部分基建檔案工作人員在服務方面意識缺乏嚴重，沒有真正認識到開展檔案服務的重要性。檔案服務體系的建設是基建檔案管理體系創新的重要組成部分。因為基建檔案工作人員若要掌握基建檔案管理工作的特征，就需要針對不同自來水公司基建項目的結構構建不同的服務體系。比如，在日常工作中，可能因為該基建項目檔案信息保密程度不同，需要設置差異性的服務范圍以限制某些基建檔案信息被隨意查詢。所以，基建檔案工作人員必須掌握檔案信息共享的尺度，同時需要關注普通查閱者心理變化，注重對普通查閱者的態度。工作中，我們要將良好的服務體系建設落實到位，對相關人員的服務理念樹立動態化的管理思想，并且對服務模式、范圍等進行及時調整，這樣才可能在最大限度上避免服務工作的停滯，讓自來水公司基建檔案管理工作呈可持續發展模式。
綜上所述，由于自來水公司的特殊性，在對其基建檔案管理體系創新模式建設時，應該與時俱進，將檔案信息化管理、人性化管理、服務體系建設等引入到具體工作中去，以達到創新思想能夠在基建檔案管理工作中不斷地深入，促進創新體系建設的順利開展。
作者：林燕 單位：臺州自來水有限公司
參考文獻：
[1]曹中友.淺談基建工程檔案管理模式探討[J].蘭臺世界，2013（10）.
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關鍵詞:新醫改;醫院檔案管理;改進方法
醫院的檔案管理是針對醫院中的各種醫療活動而進行的資料記錄行為，做好醫院的檔案管理，并不斷建立健全檔案管理的信息系統，能夠助力醫院檔案的更加完善化和高效化，從而為醫療活動提供更加科學、精準的參考依據。在當前新醫改的環境下，醫院單位必須不斷改進檔案管理模式，學習現代化的信息技術，推進檔案的信息化管理，從而實現更加高效的醫院檔案管理。
1當前醫院檔案管理工作中存在的幾點問題
1．1檔案管理體系有待健全
要改進醫院的檔案管理工作，首先必須建立健全檔案管理體系。當前，有一些醫院由于檔案管理方面的制度體系有所缺失，導致醫院的檔案管理工作難以有效得執行，監督無力，管理不嚴，對檔案管理的開展造成了不容小覷的嚴重影響。由于一些醫院負責檔案管理的領導層未對檔案管理體系建設予以足夠的重視，故而，伴隨著現代化技術的不斷進步，醫院檔案管理工作也許與時俱進，盡快完善檔案管理的體系建設。
1．2檔案管理存在不規范性
當前，醫院的檔案管理缺乏統一的規范性，許多醫院都是以科室為單位建立檔案管理室，不同的科室就有各自不同的檔案管理室。或者是根據檔案的項目類型來設置，例如將醫院的病例檔案歸到病歷檔案管理室，人事資料并入人事檔案管理室，科研項目資料放入到科教處的檔案管理室等等。如此不規范的做法，必然致使每家醫院都會存在若干個檔案管理室，不僅需要為此付出更多的人力物力，而且還不利于檔案管理工作的有效開展和長久發展。
1．3檔案的利用率有待提高
在新醫改的形勢下，醫院進行檔案管理的最終目標即為更好得開發和利用檔案資料。通過對檔案資料的開發，能夠大大提升檔案的利用效率，提高檔案的運用價值，從而為醫院日后的醫療行動提供更為有價值的參考。當前，許多醫院由于種種現實條件的制約，不得不對醫療建設水平和經濟效益有所追求，對檔案管理工作不加以重視，從而影響了檔案管理工作的發展，造成了檔案的利用率難以提高，收效甚微。
1．4檔案管理信息化建設有待加強
當前，我國有一部分醫院至今仍不能很好得開展醫療的現代化改革，其主要原因就在于尚未完全認識到檔案管理開展的重要意義，對現代化信息建設的投入不夠，導致醫院的檔案都難以真正有效得實現其效用。醫院檔案的信息化建設主要存在以下問題:一是，當前不少醫院由于資金投入有限，導致建設檔案信息化的基礎設施缺乏，從而進行檔案管理工作時有心無力，難以準確得做好數據、信息、資料等的收集處理工作，嚴重影響檔案管理信息化的開展;二是，缺乏檔案管理信息化方面的相關制度體系，使得在進行檔案信息化工作當中規范性不足，崗位人員的權責不清，難以提升檔案信息化管理的實際效率。
2新醫改下醫院檔案管理的改進方法
2．1建立健全檔案管理體系
要改進醫院檔案管理工作，首先必須要建立健全檔案管理體系，主要要做好以下幾個方面:第一，建立健全檔案管理體系，改善醫院檔案系統。必須按照一套科學的檔案管理制度來開展管理工作，并且要求負責檔案管理的人員對制度體系中的條例了如指掌。此外，檔案管理的體系制度必然根據實際情況不斷加以完善，從而保障檔案發揮其應有的作用和價值。第二，必須充分運用信息檔案科的作用。要重視信息檔案科的價值所在，發揮其應有的作用。信息檔案科主要是負責檔案的審核和管理，并給予一定的指揮和培訓，是醫院中從事檔案管理工作的基礎部門，必須引以為重。第三，要加強醫院中各個科室之間的協同合作。醫院的檔案管理工作，離不開醫院中各科室各部門的幫助和支持，只有加強其協同合作，才能保障檔案工作的順利有效開展。
2．2醫院檔案信息的開發利用方法
做好醫院檔案管理工作，不但需要做好各方面數據、資料、檔案的收集、整理，還需不斷強化對醫院檔案信息化的開發和利用，并不斷提升醫院檔案信息化建設水平。可以借助現代化的信息分析軟件，不斷提升醫院檔案的信息化水平，及時總結經驗，從而助力醫院的發展和進步。故而，從事檔案管理工作的人員必須對檔案管理工作予以重視，不斷提升自我的專業素質水平，在進行資料收集和整理時，更要結合本醫院的歷史文化、時事動態，從而更深層次得開發和利用檔案信息，從而更好得為醫療事業服務。
2．3不斷更新管理觀念，提升管理意識
要不斷改進檔案管理水平，必須從思想觀念上不斷與時俱進，及時更新管理理念，并不斷加強制度建設和完善，促使檔案工作者更加積極主動得進行檔案的管理工作，在日常工作中能夠更加認真負責得開展相關工作。除此之外，還要將檔案管理的重要性做好宣傳，提升整個醫院對檔案管理的認識，從而有助于各科室對檔案管理工作的配合和支持。只要充分意識到檔案管理的重要意義，才能從根本上重視起來，不斷提升檔案管理的水平。
2．4管理方式上要加強信息化管理
在當前新醫改的大環境下，醫院檔案管理的目的是要促進醫療衛生制度的建立和健全，從而能夠為廣大民眾提供更加便捷、安全、實惠的醫療衛生服務項目。為達到這一目標，醫院需要從管理方式上不斷推陳出新，建立信息化的管理平臺，強化信息化管理水平。通過信息化管理平臺，大夫在診斷病人時，能夠快速得通過平臺調出以往的治療方案和病情發展，還可以獲知病人的醫療花費情況，從而更好得為病人提供治療服務。檔案的信息化管理，能夠有效避免重復治療問題，更加快捷更加為病人著想。此外，實現了醫院人事檔案的信息化共享，還有助于更好得促進醫生多點執業的發展。
3結語
隨著新醫改的不斷深入和推進，人們愈發意識到醫院檔案管理工作對醫療體制改革帶來的巨大影響。醫院檔案管理內容十分廣泛，這些檔案的建立和健全能夠為醫院的各方面工作開展提供科學準確的參考依據，其重要性不言而喻。然而醫院檔案因其龐大的數量，繁復的內容，無不為醫院檔案管理工作的開展帶來了阻礙，故而需要我們不斷研究改進檔案管理的措施，從而共同助力于我國醫院檔案管理水平的不斷提升。
作者:商友坤 單位:青龍滿族自治縣醫院
參考文獻:
［1］何姝婧．新醫改下醫院檔案管理中存在的問題及改進策略［J］．中國醫藥科學，2012(15):163～164．
在我國信息技術快速發展的今天要想充分提升文書檔案體系的工作效率，不僅要對現代文書檔案體系的檔案管理模式進行有效的分析，還要從檔案信息獲取的渠道來做出仔細的定量分析，對獲取的檔案信息進行集中的分類，滿足檔案信息精準查?的需要。另外，在文書檔案信息體系的建設過程當中，除了要有針對性的方法來滿足現實信息使用和查詢的需求之外，還要從信息檔案的獲取渠道對檔案信息進行詳細的分類，一方面是便于查詢，一方面是保障檔案信息的有效性，確保檔案信息能在較大的時間和空間范圍內進行有效的傳遞，保障檔案信息的真實可靠。當然從另外的角度來說，現代文書檔案體系的建設還要在計算機技術的支撐下建立相應的數據平臺，其功能一方面是滿足文書檔案信息存儲的需要，另外一方面是要保障信息的合理獲取和使用，檔案信息不同于普通信息，不僅在使用上有著較大的局限，同時還要保障信息的安全，因此文書檔案的信息化體系建設要充分的衡量信息平臺的安全性，對建設的檔案信息系統平臺的安全性進行有效的評估，保障文書檔案信息的及時獲取和有效傳遞，滿足使用者的檔案使用需求。
2 文書檔案信息傳遞機制的建設
在現代文書檔案的信息化體系建設的過程當中，一方面是檔案信息平臺的開發，一方面是檔案信息體系信息傳輸機制的建立，因為信息傳輸機制與檔案信息平臺是相互聯系的，沒有檔案信息平臺的支撐，檔案信息是不可能穩定傳遞的，二者是相互保障和相互依存的關系，必須相輔相成的進行建設才可。在文書檔案信息平臺開發完成之后就需要對平臺的信息傳遞機制進行開發建設，首先要保障信息傳遞機制與檔案信息平臺要有著高度的契合性，在保障信息有效傳遞的同時，要保障信息的安全，其機制的重點就是信息安全和信息的穩定傳輸，信息安全需要平臺在開發過程中實現準確的信息接口對接，并對信息接口進行加密，防止信息的泄露。信息的穩定傳輸在于信息邏輯機制的建設，如何選擇準確的信息通道來滿足信息的交互和實時對接是在信息傳輸機制建設中要全面考慮的。只有在保障了信息的穩定傳輸和信息安全的前提下，信息傳遞機制才能最大化的發揮出其價值，滿足現代文書檔案信息的管理和使用。
3 文書檔案信息系統的交互性保障
計算機技術對在現代文書檔案信息管理的最直接影響就是電子信息檔案管理系統的開發，除了要保障紙質文書檔案信息與電子檔案信息高度匹配以外，還要對文書檔案信息資源進行充分的整合，根據文書檔案信息的具體情況做出系統建設的解決方案，滿足集成性信息系統建設的需要。縱觀文書檔案信息管理體系的發展，要想真正的突出電子檔案信息的價值，就需要電子信息平臺作為信息傳播媒介，打造資源共享機制，最大程度上來滿足信息交互的需要。俗話說，共享為主，要想在建設有價值的文書檔案信息管理體系，不僅要有著廣泛的信息分發機制還要打造最便捷的信息使用平臺。信息時代，技術發展的引領作用毋庸置疑。信息平臺的快速崛起，是因為有先進技術體系的支撐。電子檔案信息使用平臺要實現智能匹配、融合發展，就要充分利用各種先進技術手段，創新信息共享形式。另外，隨著現代各種各樣信息的廣泛使用，文書檔案信息平臺的信息交互功能也是越來越強大，不僅可以實現空間和時間范圍內的人機信息交互，也可以依據檔案信息使用者的具體需求來融合各種各種的信息資源，滿足信息使用者查詢的需要。現代的文書檔案平臺對使用檔案信息的用戶進行精準的測算之外，還要對檔案信息針對使用需求的不同進行大數據化的測算來預判檔案信息使用的趨勢，因為對于文書檔案信息系統來說無論是現實資源亦或是信息資源都是在定位用戶需求的基礎上來整合的，因為資源的對稱主體是信息使用者，只有在充分滿足使用者的信息需求之上才能有效的衡量檔案信息的價值。缺少使用者支撐的信息資源不能稱之為資源，所以在平臺信息的融合性發展下，文書檔案信平臺的建設要進行信息資源整合，然后對信息作出使用趨向預判，在滿足信息交互的前提下為信息使用提供保障，指明信息使用的方向，確保使用性的檔案信息安全可靠，以此來保障系統的就共享性。
4 文書檔案信息管理體系的建設
對于信息化的檔案系統來說，確保檔案信息的交互性使用還需要建立相匹配的信息管理體系，依據檔案信息系統的不同建設針對性的信息管理體系可以有效保障信息的安全和檔案信息的合理使用，能夠對偷竊信息的人員進行仔細監察，有效保障文書檔案管理系統的穩定運轉。隨著現代計算機智能技術的興起，很多的檔案管理體系都實現了信息資源的可視化，文書檔案信息不僅可以通過相應的終端設備讓使用者進行獲取，通過相應的移動設備還可以進行信息的直接獲取，既加強了信息的移動性，也從傳統固化的信息傳播形式跳脫出來，增強信息的趣味性和科學性，讓受眾者可以更加自由的暢享信息海洋，獲取有價值的信息資源。在現代檔案信息資源架構方面，文書檔案的管理體系的人工智能化在便捷性也有了很大程度上的提升，不僅可以通過信息引擎來進行直接的信息搜集，而且信息搜索引擎還可以基于用戶的信息搜索習慣來對用戶信息獲取數據進行計算，通過大數據信息處理器來模擬用戶的信息獲取環境，最大程度上方便用戶的信息獲取，幫助用戶更加便捷的查詢數據，獲得信息數據資源。同時，計算性的數據形成了集中性分析和分布式傳播，在滿足信息價值可靠計量的前提下有效的進行數據的基本分析和運算處理，既要在相應的時間節點將媒體信息快速的傳播出去，同時也要對數據進行有效的保存，防止文書檔案信息數據的泄露，確保檔案信息的安全。
5 信息多元化使用體系的建設
在現代的文書檔案信息體系的建設過程中，除了滿足檔案信息使用的需求之外還要建立相應的信息使用體系，既要保障信息的安全性，也要從根本上滿足全方位的信息使用，因為文書檔案信息的使用范圍是廣泛的，因此其信息系統的建設要滿足多元化使用的要求，確保各個領域都能享受到高質量的文書檔案信息。
信息時代的醫院檔案保護體系建設工作是指在醫院范圍內依據醫院檔案安全工作目標，在充分利用互聯網或局域網等電子信息平臺的基礎上，對醫院各類紙質或電子文件、圖表、病例等信息進行電子方法處理后，形成檔案電子借閱、電子查詢和有效保護的組織管理系統，從而實現醫院對檔案的全面管理，具體來說有以下幾點。
1.1 避免檔案損毀丟失。利用計算機網絡平臺進行開展檔案借閱查詢工作是目前信息時代檔案使用的最佳方式，依據這種方式開發檔案保護系統，可以最大限度避免工作人員和檔案使用人員直接地、經常性地接觸原始檔案，從而避免了原始檔案長期翻看借閱而造成的損毀和丟失問題。而且，原始檔案一經納入檔案保護系統，經編號入庫后，沒有特殊情況將不再查閱使用原件，進一步延長了原始檔案的使用壽命。原始檔案經過電子掃描制成信息化檔案后，相當于對原始檔案進行了備份，一旦原始檔案丟失，也不至于使檔案信息完全滅失，無據可查。
1.2 保證檔案信息安全。醫療設備檔案和專利醫療技術都有一定的保密性，這是檔案保護系統的重點保護內容。而醫療病例檔案中涉及的患者私人信息更是受我國《個人信息保護法》保護而不得侵害的，基于電子檔案查詢平臺建立的醫院檔案保護系統可以有效避免秘密信息泄露問題。信息化的檔案保護系統不僅可以規定不同級別人員對檔案的使用權限，而且，還可以屏蔽掉檔案使用人無需知曉的諸如患者姓名、家庭住址等個人隱私情況；當檔案使用者登錄查閱某一份醫療檔案時就會留下相應的查閱瀏覽記錄，醫院檔案管理部門據此也可以追查出相應的使用人，從而更好地保護檔案信息安全。
2 檔案保護體系建設的具體步驟。檔案保護體系建設與檔案電子信息平臺的建立是同步進行的，在完善電子查閱平臺使用功能的同時，就應當設計開發出相應的檔案保護系統，從而確保醫院檔案電子查閱平臺的安全使用。因此，信息時代檔案保護系統也需要同步建立并且不斷完善，信息時代檔案保護系統建設工作包括以下幾個方面。
2.1 開發檔案保護平臺。信息時代的檔案使用和保護工作是以一定的操作平臺為基礎進行的檔案數據交換查詢工作，這就要求，醫院根據檔案信息使用目的、方法和特點，量身定做開發出既滿足使用需求又確保檔案安全的檔案信息操作保護系統，從而把醫院對檔案科學使用和有效保護的各種要求完整地在操作平臺中體現出來，開發檔案保護體系平臺需要有強的軟硬件支持，并且，根據使用和維護需要對軟硬件系統進行更新換代，為保護檔案信息提供強大的技術支持。
2.2 培訓檔案管理人才。檔案借閱查詢平臺的維護及檔案的保護管理工作是一項十分專業的工作，這要求當前從事檔案管理工作的人員必須具備操作檔案信息管理平臺的一般知識，有處理行政、醫療、設備等專業檔案的基本經驗，還要懂得相當的計算機專業知識和操作技能，這樣，才能勝任醫院檔案保護系統的管理及維護工作。然而，目前醫院的檔案管理工作還很少配備相關的專業人才，或有檔案管理專業知識的工作人員又不具備必要的醫療檔案知識，因此，迫切需要對當前從事醫院檔案管理工作的人員進行培訓工作。
2.3 建立健全檔案數據庫。要切實發揮檔案電子借閱查詢平臺的信息檢索交換作用，使信息時代的檔案保護系統能起到檔案保管安全、使用安全的作用，就要建立并不斷完善醫院檔案數據庫。只有信息完備的檔案數據庫才能使檔案借閱平臺滿足相關人員查閱、檢索檔案的需求，才能避免檔案使用人員對原始檔案的過度使用，完善數據庫的管理工作，才能避免不必要的檔案信息泄露，切實保證電子檔案的安全使用，發揮出檔案保護系統的功能。
2.4 加快檔案標準化建設。開展信息時代的醫院檔案保護系統建設工作，提高醫院檔案信息的利用率，保證醫療檔案安全使用，就要適時統一開展規范的檔案利用、檢索標準化體系建設，特別是要引入國家關于醫療檔案保護管理體系的有關標準，制定可行的檔案管理工作規范。進一步加強醫院檔案信息化管理的執行意識，是保證檔案保護體系建立工作順利開展的首要途徑，是確保檔案順利實現收集、管理、利用、完善流程的重要環節，因此，當前及今后一個時期，快速建立檔案保護體系標準化建設是解決檔案管理保護工作的有效途徑。
3 醫院檔案保護體系建設的原則
醫院檔案保護體系建設工作需要與相關政府主管部門、軟件開發部門積極配合，按照檔案保護體系建設的一般規律來開展具體工作，在建設過程中要充分考慮到可能遇到的各種問題，并且，在建設過程中做好相應的準備工作，具體要遵循以下幾個原則：
3.1 統籌規劃分步實施的原則。醫院檔案保護體系建設是一個科學化、系統化、長期化的復雜工程，它不但要求醫院在醫療專業和檔案管理方面有豐富經驗的綜合性檔案管理人才，還要求醫院工作人員具備使用計算機開展網絡辦公和查閱信息的實踐經驗。醫院在檔案電子查閱平臺建設和檔案保護系統設計建設過程中，還要對硬件設施、軟件更新、互聯接口、信息交換等方面的工作進行科學合理的統籌安排，并按照醫院各部門對檔案查閱平臺使用的需求分步實施信息保護系統的建設工作，逐步完善檔案保護管理體系，因此，醫院檔案信息保護系統必須按照分步進行，逐步完善的原則進行。
3.2 安全保密、務求實效的原則。醫院檔案保護體系建設一方面要為使用者提供高效的信息檢索方式，不耽誤使用者的正常使用，另一方面，要確保醫療檔案信息平臺軟硬件安全和數據信息的正常流動。切實做好電子文件歸檔與管理工作，解決電子文件保真、保密和保存等問題，就要求醫療電子文件和紙質原始文件一樣得到安全保管和有效利用，就要求電子檔案保護體系在收集、管理、利用檔案的各個環節上遵守相關法律法規，切實發揮檔案保護專業管理人員的能力，按照相關的檔案保護及管理制度做好各項檔案歸檔、管理及審查工作，從而高效利用電子文檔信息，確保醫療檔案安全。
4 醫院檔案保護體系建設中存在的問題
醫院檔案保護體系建設工作是醫院檔案管理的重點工作內容，但是，電子檔案開發利用工作在全國來說都屬于初創階段，檔案使用保護工作本身并不成熟，對于開發檔案保護系統則有更多現實的問題需要面對。就醫院檔案管理來說，目前，主要存在以下兩方面問題。
4.1 管理制度不完善。保證電子檔案的安全，制定并形成醫院電子檔案管理制度，做到所有電子文檔進行統一歸檔、統一保管，是信息化時代醫院確保檔案安全的有效手段。然而，現階段，醫院各部門和工作人員并未充分認識到電子醫療檔案和行政檔案管理工作的重要性。由于電子檔案是無紙形式，對重要檔案和信息往往隨意丟棄，個別工作人員對待電子檔案的重視程度甚至不如對待紙質檔案，而且，對電子檔案信息通過復制粘貼進行篡改的現象越來越嚴重，嚴重損害了電子檔案的原始性和真實性，對檔案保護工作造成了重大損害。
4.2 軟硬件設施缺乏。目前，我國自主研發的檔案信息管理軟件非常多，有很多優秀的檔案管理軟件廣泛應用于不同的行業。但是，考慮到醫院檔案的特殊性，能符合醫療專業領域檔案管理和保護的軟件還不成熟，軟件所依賴的網絡系統還不穩定，一旦軟件升級，有些電子檔案將無法讀取，電子檔案的數據存儲及數據交換兼容性等還存在一定的問題。其次，用以存儲電子文件的電腦磁盤、光盤等材料壽命較短，不易長久保存，致使醫療檔案保護體系不能及時解決出現的各種問題，進而影響信息時代醫院檔案保護體系建設的進程。
5 結論
一、尋找檔案事業發展的內生動力
2012年，湘潭市檔案局將堅持理論驅動、科技驅動、經營驅動和創新驅動的發展戰略，聯合高等院校、科研院所、研發機構、經營機構互動協作，積極引導全市檔案系統以檔案資源體系、檔案資訊時代為核心，深入開展理論研究和探討；深度探索現代檔案價值實現手段和平臺、實體、數字、網上檔案館三位一體建設技術體系，探索可持續發展的基本技術、關鍵技術、核心技術、軟件工程、網絡技術等，構建一個檔案技術快速發展的專業聯盟，以新理論、新知識、高科技為檔案事業發展提供永久動力。
二、堅定檔案資訊時代的發展方向
1.自主開發檔案管理軟件，加快推動數字檔案室建設。在全市推廣規范檔案管理軟件的安裝使用，2012年建成10家市直機關數字檔案室，要求硬軟件設施齊全、制度完備，建立目錄、全文及聲像檔案數據庫，實現數字檔案信息的安全存儲、永久保存及檔案信息資源網上利用和社會共享服務。
2.加強檔案資訊網站建設，逐步構建檔案資訊平臺。強化檔案網站的資訊服務功能，將檔案數據庫的原有信息進行嚴格地鑒定和篩選，有選擇性地掛接到檔案資訊平臺上進行網上檔案查詢服務。
三、探索檔案資源體系建設構架及政府主導和市場經營的雙重推動
1.正式啟動市檔案新館建設，突破影響湘潭檔案事業發展的第一瓶頸。2012年市館做好規劃選址，建筑設計，招投標等所有前期工作，列入2012年市重點建設項目，撥付啟動資金并開工建設。
2.加強檔案資源的收集和管理，逐步構建檔案資源管理體系。一是繼續開展檔案資源集約化管理。岳塘區全面完成檔案資源集約化管理試點工作，對區域內機關、企事業單位所有門類、載體的檔案資源實行集中統一管理，積極探索紙質檔案移交、寄存、電子文件即時歸檔的集約化管理服務模式，總結并推廣試點經驗；二是加大特色檔案的收集力度。實行主動收集、創造收集，創新載體，建立網絡，多渠道、全方位地收集、征集具有地方文化特色的檔案資料，諸如姓氏宗譜、紅色檔案、人物檔案、榮譽檔案等特有文化資源，構建系統完善的文化資源中心。
3.深化推進一批試點運行單位建設，逐步構建檔案質量標準體系。一是試行檔案質量評級。出臺《湘潭市檔案質量評級辦法》，強化各項檔案管理措施，細化質量標準，增強質量意識，年內選擇2-3家單位試行質量評級工作。二是啟動民企標準化檔案室建設。年內選擇1-2家民營企業試點，開展企業檔案標準化建設，并將該項工作納入企業標準化建設的內容之中，促進企業自主創新和改革發展。
4.啟動檔案資訊產品生產與服務，逐步構建檔案技術服務體系。市局成立檔案數字化加工中心和聲像檔案技術中心，進一步深化檔案技術服務，改善運行機制，以標準化、數字化、網絡化、信息化的現代科技手段，為全社會提供檔案資訊產品的生產與服務。2012年著重開展聲像檔 案資訊的專業服務。
四、堅持以經濟建設為中心，實現檔案系統轉型發展
關鍵詞：信息安全；保障體系；框架
檔案信息安全保障體系是指通過信息安全技術與信息安全管理手段等來對信息系統進行安全防御，保證檔案信息系統的可靠性、穩定性以及安全性，從而確保檔案信息的完整性、真實性與實用性等。檔案信息安全保障體系的額框架分為兩個部分：一是宏觀部分，是指以國家的角度進行的信息安全保障體系；二是微觀部分，是單位信息系統中的組成部分，其作用在于保障本單位中人員的檔案信息安全。
1 檔案信息安全保障體系宏觀框架
1.1 檔案信息安全管理體系
建立完善的檔案信息安全管理體系能夠有效提高檔案信息的安全性與質量，是檔案部門相關工作的重要組成部分。首先，為了保證檔案信息安全管理工作的有效實施，政府檔案職能部門必須建立獨立的檔案信息管理處，專門負責檔案信息安全管理的監督工作，并在全國范圍內積極進行檔案信息安全管理的宣傳工作，逐步建立符合我國實際國情的管理體系。同時，還應該加快出臺檔案信息管理工作的相關規范標準，為相關工作的實施提供實施依據，并督促地方職能部門在這一規范標準的基礎上制定符合自身發展的具體制度與方案[1]。
1.2 檔案信息安全技術體系
在加強檔案信息安全管理工作的同時，還必須提高檔案信息安全的技術水平，由此才能真正提高檔案部門工作的整體質量。現階段得到廣泛應用的安全技術類型主要有系統安全技術、網絡安全技術以及用戶安全技術等，在選擇技術類型時必須從信息的安全屬性出發，選擇符合檔案信息安全要求的安全技術，不同的檔案信息其對安全應有著特殊需求，在這種情況下，就可以根據安全等級、特性的不同進行綜合選擇，從而有效提高檔案系統的安全技術水平，例如部分要求得到永久保存或是性較高的檔案信息，就可以采用數字簽名、物理隔離等技術進行管理。不同的檔案系統并不一定必須應用所有的安全技術，只需根據國內的等級保護標準規范進行科學的選擇，就能達到系統的安全要求。
1.3 檔案信息安全法規標準體系
為了提高檔案系統的安全性與穩定性，檔案部門必須加快建立完善的安全法規標準體系，從而避免出現責任不明的現象。與西方發達國家相比，我國的檔案建設工作起步較晚，發展也較不成熟，在實際應用中存在較多問題，因此必須建立完善的相關標準制度，使相關部門與工作人員能夠按照標準進行檔案體系的建設，防止由于建設標準的模糊而出現安全體系的重復與不合理建設[2]。我國在制定相關法規標準時，必須從我國的長遠發展目標出發，建立科學、合理的的法規體系，從而為檔案建設工作的推進提供有力的制度保障。
2 檔案信息安全保障體系微觀框架
2.1 檔案信息安全管理體系
從微觀框架中看，安全管理體系需要結合具體實際，制定檔案信息安全管理的具體方案、措施等，形成一個完善的體系框架。隨著檔案管理不斷向信息化發展，檔案部門必須按照相關的管理標準逐步建立起檔案管理的相關體系，實現信息管理工作的動態化、系統化與制度化。國際最早頒布的系列標準中，對信息安全管理的相關措施進行了詳細的分類與總結，我國可以以此為基礎，結果國內的相關法律法規、實際發展情況制定出具有實用性的安全管理體系。
2.2 檔案信息安全技術體系
從微觀角度分析，安全技術體系的建設就是要將現有的信息安全技術具體應用到檔案信息系統中。選擇合適的信息安全技術將直接影響到檔案信息系統的安全性，通過對系統的構成以及安全等級等進行科學劃分，并作出合理的L險評估，就可以對安全技術的應用進行明確。對于檔案系統而言，其內部信息的價值越高，則面臨的風險也會相應增大，這就要求檔案的安全保障工作必須是以個不斷發展的過程，隨著風險的變化，系統的微觀安全技術也必須進行相應的調整，從而更好的控制系統風險[3]。
2.3 檔案信息安全法規標準應用體系
從微觀框架來看，這一體系是指在安全法規與標準的保障下，檔案管理人員對相關工作的開展提供相應知道。這一應用體系的建立，需要在實踐中進行不斷的探索，而我國目前缺少完善的法規標準體系，因此可以適當參考國外先進的法規標準體系，并結果國內應用實踐結果進行不斷的改進與完善，從而盡快建立符合國內發展情況的安全保障體系。
3 結論
檔案信息安全保障體系是以提高信息質量為核心，以培養專業化檔案管理人員為目標的運行體系，通過對檔案職能部門的職責分配，使檔案信息管理的各個環節都能得到有效管理，同時促進各職能部門之間的團結協作，最終實現檔案信息的高質量管理。只有建立完善的檔案信息安全保障體系才能真正促進檔案部門的建設與發展，因此相關職能部門必須加快從宏觀與微觀這兩個方面的體系框架建設，希望本文的研究能夠對我國檔案信息體系框架的建立與發展提供一定的參考意見，從而有效提升國內檔案信息系統的安全性與穩定性。
參考文獻
[1]徐緒琴. 檔案安全體系建設研究[D].安徽大學，2014.
一、加強“三個體系”建設，全面提升國有企業檔案管理水平
1.加強國有企業檔案信息資源管理體系建設。建立健全國有企業文件材料形成、積累、歸檔責任體系，依據《國有企業文件材料歸檔辦法》、《企業檔案工作規范》，結合企業自身實際，確定國有企業文件材料歸檔范圍和保管期限，改變“你交什么我就收什么”的被動局面，形成雙向制約機制。例如對于建設項目檔案收集工作，在企業下達項目計劃任務時應同時提出項目文件材料的歸檔要求，檢查項目計劃進度時應同時檢查項目文件材料積累情況，驗收、鑒定項目成果時應同時驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況，項目總結時應同時作好項目文件材料歸檔交接。
2.強化國有企業檔案利用服務體系建設。國有企業要把開發利用檔案信息資源、支持企業又好又快發展作為企業檔案工作的出發點和落腳點，要創新企業檔案工作服務機制，拓展企業檔案服務內容，促進檔案資源轉變為企業的競爭優勢，轉化為企業的先進技術、先進管理手段及先進生產力。企業檔案部門要從“為人找檔案”轉變成“為檔案找人”，變“我等你來用”為“我有你所需”。
3.加強國有企業檔案安全保障體系建設。國有企業要建立健全檔案安全管理制度，配備符合要求的檔案設施設備，采取“八防”措施，確保檔案實體和信息安全。要加強對涉及國家秘密、企業商業秘密檔案的管理，完善檔案利用借閱制度，杜絕失密泄密現象發生。要實現紙質載體文件、電子文件、縮微膠片之間的無障礙轉化，并做好歸檔電子文件的備份及安全防護，歸檔光盤一式三份，一份封存保管，一份查閱使用，一份異地保存，防止突發事件和自然災害對檔案造成毀滅性的破壞，提高企業檔案抗風險能力。
二、加快檔案信息化建設，提高國有企業檔案服務水平
檔案信息化是檔案工作未來的發展方向，是檔案工作適應社會發展、全面提升服務水平的必然選擇。檔案信息化使檔案管理模式發生了轉變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向以檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心。國有企業應充分認識“數字化檔案”和“網絡化管理”建設的重要性，加大投入，全面推動企業檔案信息化建設。
要加強企業電子文件歸檔管理，建立健全電子文件管理制度，保證企業在研發、生產、經營和管理活動中生成的應歸檔的電子文件能夠完整、準確地收集起來，已歸檔的電子文件能夠安全有效地保存，并對企業各種不同類型的電子文件進行有效整合。
要加強電子文件存儲系統和檔案數據庫建設，根據檔案保管和利用的實際需要，有步驟、分階段、有選擇地對重要紙質檔案實施數字化。同時，還要利用信息技術提供的便利條件，借助檔案信息網絡共享平臺，努力開發檔案信息資源，及時提供集成的檔案信息服務，促進企業檔案工作逐步向檔案存儲數字化、檔案管理自動化、檔案利用網絡化發展。
作者：程立巍單位：東方電氣集團東方鍋爐檔案管理部
[關鍵詞]會計；檔案；社會；合理；配置
隨著社會經濟的不斷發展，會計檔案在信息社會中的開發與利用逐漸得到重視，并發揮了重要作用。當前，我國企業會計檔案信息在社會中的配置與利用還處于不成熟的早期階段，在會計檔案的配置與利用過程中仍存在不少問題，制約著社會經濟健康、快速發展。鑒于此，在現代信息社會條件下，我們必須高度重視會計檔案信息在社會中的配置和利用工作，采取切實有效措施，規范會計檔案制度，強化會計檔案安全監管，使其在信息社會中得到合理配置，為社會經濟發展作出會計檔案應有貢獻。
一、在現代信息社會中合理配置會計檔案的重要作用
1.會計檔案蘊含大量有價值的經濟信息，能夠為社會管理者經濟決策提供可靠的信息支撐。企業是社會發展的重要力量，會計檔案反映著企業內部重要經濟信息，記錄著企業經濟發展、演變過程中的諸多信息，同時對社會經濟決策具有重要參考價值。
2.合理配置會計檔案信息，將沉睡的會計檔案變成靈活的有用資源，使會計檔案在社會中得到合理利用，發揮最大作用。在社會中合理配置會計檔案資源是現代社會發展的需要，也是會計檔案工作的重要目的，通過將會計檔案資源進行合理、有效配置和整合，能夠將平時不多用的會計檔案充分利用起來，挖掘會計檔案潛力，使其在信息社會中發揮重要作用。
二、當前，會計檔案在利用和配置上存在的突出問題
1.會計檔案信息資源收集、整理工作不到位，致使會計檔案利用價值降低。提升會計檔案資源收集和整體能力是挖掘和利用會計檔案資源的先決條件，只有盡量豐富會計檔案資源才能夠滿足檔案使用者不斷增加的需求，使會計檔案資源在現代信息社會中永不落伍。當前，在信息社會中，會計檔案資源使用者對會計檔案資源數量和質量的要求日益提升，而我國許多企業在會計檔案資源收集和整理上存在一定問題，相關工作人員對會計檔案資源收集和整理工作不太重視，致使會計檔案資源匱乏，未能為會計檔案資源的利用打下良好的基礎條件。
2.會計檔案資源現代化管理體系尚未建立，不利于會計檔案資源在信息社會中的合理配置和利用，制約著社會經濟效益提升。二十一世紀是信息化時代，現代社會的飛速發展對會計檔案信息化建設提出了新的要求。從當前會計檔案信息化體系建設進度來看，雖然實現會計檔案資源管理信息化明確寫入“十五規劃”任務中，但現階段，我國會計檔案資源的信息化管理進程推進得十分緩慢，檔案信息網絡與電子檔案建立較為落后，達不到會計檔案在信息社會中合理配置和利用的要求。
3.會計檔案配置中不善于挖掘會計檔案信息服務特性，會計檔案信息安全保護形勢不容樂觀。首先，會計檔案信息資源為經濟社會服務，服務是其重要特性，在會計檔案資源的配置中，會計檔案資源在配置和利用中不善于挖掘服務特性，背離了會計檔案資源為社會建設發展服務的初衷；其次，會計檔案資源是具有價值的信息資源，做好會計檔案信息保護工作是會計檔案配置工作的又一重要要求。當前，我國對關系企業商業機密的會計檔案信息的保護不夠，開發、利用不太慎重，致使會計檔案機密信息資源不慎泄露，給企業造成經濟損失。
三、在信息社會中，合理配置會計檔案，發揮會計檔案資源作用的可行性措施
1.做好會計檔案信息的收集和整理工作，為會計檔案在社會中得到合理配置和利用提供前提條件。會計檔案的豐富性在很大程度上決定著檔案信息的深度與廣度，是衡量檔案信息作用的重要指標。會計檔案在信息社會整合與利用過程中，必須大力做好檔案資源的收集與整體工作，豐富會計檔案資源，盡可能滿足信息社會對檔案利用的需求。具體來講，我們應該把握好會計檔案資源在信息社會中的配置、利用規律，大力開展具有側重性和針對性的會計檔案信息收集、整理工作，為會計檔案在信息社會中的利用打好堅實基礎。
2.建立、健全會計檔案現代化管理體系，全方位做好會計檔案的開放和利用工作，落實會計檔案在信息社會中合理配置的目標。鑒于當前我國會計檔案信息管理較為混亂的局面，為使會計檔案資源在社會中得到合理配置和利用，建立和完善現代化會計檔案管理體系刻不容緩，這是合理配置會計檔案信息資源，發揮其巨大效能的有效途徑，同時也是現代信息社會對會計檔案工作提出的根本要求。在會計檔案現代化管理體系建設中，檔案管理者必須改變傳統檔案管理理念和手段，以信息化和現代化思想為指導，利用現代技術設備和系統，建立電子化會計檔案資源庫，為檔案資源合理、高效配置和利用提供良好條件。
3.注重挖掘會計檔案資源的服務特性和安全保護，促進會計檔案資源配置合理化。會計檔案資源歸根結底在于為社會經濟發展提供高效服務，突顯其重要經濟價值。在會計檔案資源配置中，檔案管理者應注重檔案信息服務性開發，探尋會計檔案資源與社會實用的結合點，使會計檔案資源配置更加合理；同時，建立嚴格、完備的安全機制保護會計檔案資源，對的會計檔案資源應秉承合理、慎重開發理念，各專業部門和領導要嚴格把關，堅決防止會計機密信息資源泄露的情況發生，使會計檔案在安全環境中實現高效、合理的配置與整合，發揮會計檔案在現代信息社會中的巨大作用。
總而言之，會計檔案是具有經濟價值的寶貴信息資源，在現代信息社會中，會計檔案管理者一定要建立現代化的檔案管理系統，落實檔案安全保護機制，適度、慎重地做好會計檔案資源開發利用工作，使會計檔案在信息社會中的配置更加合理，不斷提升會計檔案資源的利用效率。
參考資料：
[關鍵詞]高校檔案 安全 管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）11-0040-01
近幾年以來，由于多數高校檔案館的管理意識淡薄，管理人員的責任心不強以及相關的管理經費投入不到位，導致防范措施不到位等，造成高校檔案實體安全和信息安全方面存在不同的隱患。
一、當前高校檔案管理中存在的問題
（一）設施設備不到位
當前，在我國部分高校中對于檔案館的管理和投入還得不到高度的重視。很多高校的檔案館的設施不到位，如沒有安裝滅火器、空調以及相關的除塵設備，存放書記的檔案柜也是破舊不堪，已經不能承受書籍的重量了。檔案館的防盜設施、防火設施也不完備，存在安全隱患。
（二）檔案安全制度不健全
在高校檔案管理中所有的資料都是紙質品，紙質的產品有其自身的弊端，這些檔案都怕遭受水以及蟲子、粉塵、光線等因素的破壞，為了保證檔案的安全性，應該采取相應的措施進行保護。這樣就需要檔案館建立健全管理制度，要做到每件事情都是有章可循，每個管理都是有制度可依，將責任落實到個人。但是有些高校的檔案管理制度還是存在一些缺陷，沒有建立完整的管理體系，缺乏檢查的力度和有效的制度執行保障。
（三）查閱利用監管不力
由于檔案館的管理人員責任心不強，導致檔案館的檔案出現丟失、破損等現象。有些檔案管理人員的素質不是很高，安全防范意識相對比較淡薄，監管執行力度也不夠，對于破環檔案書籍的行為視而不見，缺乏管理意識，導致檔案的破損。因此檔案室的監管不到位，會帶來一系列的麻煩。
（四）檔案安全意識淡薄
在高校檔案管理工作中也存在著安全意識淡薄、防范意識缺失的問題，有些高校不注重對從事檔案管理人員進行保密教育，導致他們保密觀念淡薄，保密意識欠缺，造成泄密事件時有發生，給國家、學校造成無法挽回的損失。
（五）安全管理措施亟待加強
部分高校檔案館的防護措施不到位，在一些高校的檔案管理缺乏安全監控設施，在學生進行信息輸入的時候，有可能導致數據信息的丟失和泄漏。檔案室的數據管理系統流于形式，起不到任何的防護作用。由于檔案室的疏于管理，多數高校檔案室的數據庫沒有備份以及相關的數據保護措施，檔案館的管理制度也是比較松散。沒有對比較重要的檔案和文件進行備份，如果檔案館出現事故，導致文件被損壞或者檔案館的系統被病毒攻擊，則會導致重要的數據全部丟失，造成的損失是不可估量的。
二、高校檔案管理措施思考
（一）完善檔案管理制度
要根據實際情況制定高校檔案安全工作的長期規劃，積極爭取領導的重視和支持，建立完善的檔案工作制度，聯系實際情況，制定《檔案庫房管理制度》《檔案統計制度》《檔案保管保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》等相關制度。我們不僅要建立管理制度，更主要的是執行和落實相關的管理制度，保證相關的管理制度落到實處，每個責任都要落實到人，在落實責任的同時高校也應該加大檔案館的資金投入，保證檔案館的管理需要的人力、財力，并且安排責任心比較強的管理人員進行檔案工作的管理，不斷改善檔案保管條件和環境，切實保障檔案安全工作的順利開展。
（二）夯實庫房基礎設施建設
檔案庫房是高校檔案安全管理的基礎，檔案庫房建筑設計要按照《檔案館建筑設計規范》的要求，避開洗手間、鍋爐房、配電間、燃氣管道和有放射性物質的地方，避免樓頂和西曬，嚴禁用地下室做檔案庫房。檔案庫房要達到“九防”要求，要配備相應的防盜報警器、溫濕度記錄儀、滅火器、空調機、去濕機、消毒滅菌機、吸塵器、消磁柜等檔案保護設備。還要建立恒溫恒濕、防盜和防火報警、電視監控等檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統，做到未雨綢繆，防患于未然。
（三）加強電子檔案及網絡安全保密管理
首先，計算機應當對借出的檔案進行登記并做好標識工作，對于檔案館的計算機系統應該進行的是實時防護，并在計算機的系統中設置防火墻，避免病毒的進入和攻擊，造成數據庫的信息丟失或者損壞。其次，對于比較機密的檔案應該設置專門的存儲系統，嚴禁非法復制、記錄、存儲地名信息。最后，單位應當按照分級保護的要求，建立檔案信息系統設施，設備安全配置和審計制度，嚴格賬戶、口令管理，安裝病毒防護軟件并定期升級。
【參考文獻】
[1]林生.論高校檔案安全保障體系建設[J].合肥工業大學學報（社會科學版），2012（4）.
關鍵詞：省級電網企業；檔案工作；優秀檔案館
作者簡介：王艷玫（1970-），女，山東濟南人，山東電力科學研究院供電服務中心綜合部經理，館員。（山東 濟南 250001）
中圖分類號：F272.92 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）08-0142-02
隨著我國電力事業的發展，特別是電網企業的快速發展，檔案管理工作已成為企業管理中的重要組成部分，檔案涉及的企業管理領域越來越廣泛，企業領導和職工對檔案的關注度越來越高，其重要性越來越明顯。如何適應新形勢，進一步加強電網企業的檔案管理，成為擺在檔案管理工作者面前的一個十分重要的課題。
一、企業的發展對檔案工作提出了更高要求
當前，國家電網公司正處于重要的戰略機遇期、管理轉型期和改革攻堅期，改革發展任務十分繁重。多年來，電網、重點基地投資持續加大；省市層面內部電力體制改革不斷推進；依法治企工作進一步深入開展，對檔案管理工作都提出了新的更高的要求。主要表現在以下兩個方面：
1.宏觀環境方面
一是“三集五大”建設給檔案管理工作提出了新要求。“三集五大”建設是公司管理體制和機制的一次重大變革，涉及公司所有業務。“五大”體系建成后，各專業檔案整理、保管和利用等各環節工作機制都將發生重大變化，亟需深入研究適應“三集五大”管理方式的檔案管理新機制，確保“三集五大”體系下檔案管理業務規范、流程順暢、運作高效。二是堅強智能電網建設給檔案工作提出了新挑戰。隨著一系列新技術、新設備在電網建設中的廣泛應用，以及風光儲輸、抽水蓄能等新能源、新產業的發展，需進一步對項目檔案的分類標準、業務規范進行調整，以滿足電網創新發展的需要。三是信息技術的快速發展給檔案工作提出了新任務。科學技術特別是信息技術的突飛猛進，對檔案基本形態、管理方式、利用途徑、保護條件等方面產生了深刻影響，如何適應電子文件管理要求，加快數字化檔案建設，形成符合國家標準的電子檔案管理系統，實現檔案管理的存儲數字化、管理現代化、利用網絡化，成為擺在檔案管理工作者面前的一個重要課題。
2.內部管理方面
一是檔案管理基礎工作需要加強，檔案收集不及時，存在歸檔不規范、不完善現象，重要檔案存在遺漏隱患。二是檔案隊伍建設需要加強，特別是在“三集五大”體系建設中檔案管理人員變動后，人員素質需要進一步提高。三是檔案信息化建設相對滯后，信息系統多套多軌同時運行，系統應用水平有待提升，多年前歷史數據的導入工作尚未開展；紙質檔案數字化處理任務艱巨，數量巨大，給工作帶來了被動。四是工程類科技檔案管理需要加強，該類型檔案歸口管理部門尚不明確，屬于省公司層面管理的工程檔案均存放在生產運營、電網建設等單位。同一項目在設計、施工、運行、檢修等過程中產生的工程檔案分散保存在各單位，未進行匯總整合和統一管理。
面對檔案工作的新形勢和新任務，檔案工作者務必要充分認識到檔案管理工作的艱巨性，進一步理清思路，找準短板，深入研究和解決當前檔案工作中面臨的困難和存在的問題，按照專業化、集約化、標準化管理要求，健全覆蓋各管理層面、貫穿各業務流程的管理標準體系和工作體系，全面加強檔案制度化、信息化、規范化建設，不斷提升公司檔案工作水平。
筆者認為省公司當前檔案工作的著力點應是：認真貫徹落實國家電網公司辦公廳和省檔案局工作要求，準確把握檔案工作規律，堅持“強基固本、做實做優”的工作原則，以開展“創建優秀檔案館（室）”創建活動為主線，以國家電網公司檔案工作考評中達到“示范級”為目標，加強標準化建設、加強信息化建設、加強隊伍建設，夯實工作基礎，提升工作價值。
二、著力做好五個方面的工作
1.加強標準化建設，建立檔案管理工作新體系
認真落實公司“三集五大”體系建設和標準化建設要求，積極做好檔案管理工作適應性調整，明確各類檔案管理的業務界面、職責分工、工作權限和工作要求，加快建設“統一歸口、分級管理、橫向協同、縱向貫通”的檔案管理機制。省、市、縣供電企業檔案管理部門要按照國家電網公司統一部署，對照國家電網公司考核評價標準和要求，結合本單位實際，認真組織開展檔案工作標準化建設，全面完善制度體系、管理體系和工作體系。要嚴格落實《企業檔案工作規范》、《中央企業檔案工作評價辦法》，盡快建立和完善檔案基礎管理、動態管控和應急管理等方面的規章制度，形成規范嚴謹、協調統一、特色鮮明、閉環高效的檔案工作體系。
近年來，山東公司對檔案管理制度和標準化建設進行了深入系統地研究、梳理和修訂，取得了初步成果。在標準化建設方面，對原來的《檔案管理標準》作了較大修改，重新規范了管理職責、管理界面、工作流程。在制度建設方面，廣泛篩選，充分論證，形成了較為完備的《檔案管理規章制度匯編》，內容涵蓋法律法規、行業標準、專業規范等各個方面。其中，《管理標準》是制度體系建設的核心內容，《規章制度匯編》是制度體系建設的解釋和補充。《管理標準》中的內容基本涵蓋了《規章制度匯編》的主要內容，兩者相輔相成，互相關聯。這兩個成果各部門、各單位要認真組織學習，切實抓好貫徹落實。
2.加強隊伍建設，增強檔案工作新動力
建立一支政治素質強、專業素質優的檔案管理隊伍，是實現檔案管理提升的關鍵。廣大檔案工作者要主動學習、提升能力，高標準開展檔案工作。要切實加強培訓組織，緊密結合實際，本著缺什么補什么的原則，充分利用各種培訓資源，通過“請進來走出去”等多種形式，著力提高培訓質量。
要學習借鑒國家電網公司檔案協作組的做法，緊緊圍繞工程建設檔案管理、信息化管理、檔案館（室）建設、檔案基礎管理、檔案資源開發利用等重點方面，結合工作實際成立協作組織，科學制定活動方案，深入開展業務研討，鍛煉和培養一批專家型檔案工作隊伍。要加強組織領導，積極開展課題研究或管理創新活動，集思廣益，匯集眾智，力爭推出一批具有較高水平的研究或管理創新成果，為公司檔案工作上水平、上臺階提供理論支持。各單位檔案管理部門要本著提升能力、提升管理的要求，積極參與協作組活動，引導和幫助檔案工作者學好法律法規、業務知識和專業技能，緊跟檔案工作最前沿、最需要、最管用的知識，為公司檔案事業的發展貢獻智慧和力量。
3.加強信息化建設，打造檔案管理新優勢
信息化建設是檔案工作的首要任務，數字化管理是信息化建設的首要內容，在國家電網公司考核評價辦法中有明確要求。要啟動數字化建設項目，加快紙質檔案數字化加工進度，完成紙質檔案向電子化檔案的轉換，建立庫藏檔案資料的目錄數據庫和檔案全文索引數據庫。力爭利用兩年時間完成數字化建設任務，建立統一、通暢、高效的信息化管理系統，更好地為公司決策和專業工作提供檔案信息服務。要認真做好信息統計、分析、整理等各項前期基礎工作，學習借鑒兄弟單位的經驗和做法，為數字化項目高效推進奠定良好基礎。在數字化、信息化建設項目啟動之前，不要委托第三方開展數字化、信息化開發業務，確保企業秘密安全。
4.加強基礎管理，拓展檔案管理新空間
要樹立“大檔案”工作理念，各單位的辦公室作為本單位檔案管理職能部門，要充分發揮好管理職能，切實加強監督檢查。在主多分開改革過程中，要對企業負責、對歷史負責，確保各類檔案無遺漏、無遺失，積極穩妥地做好各類文件材料的收集整理和歸檔保管工作。要從源頭抓起，切實加強工程檔案管理，確保工程檔案順利通過驗收。要將檔案安全管理納入企業安全管理全過程，建立和完善檔案應急管理制度，制訂和完善應急預案，簽訂安全責任書，做到有章可循、有據可查；要高度重視檔案館室、庫房等安全設施建設，嚴格執行“十防”安全標準和各項安全管理制度，增強安全管控的“硬能力”。檔案管理人員要嚴格執行公司檔案借閱制度，恪守安全保密相關規定，加強對檔案資源特別是檔案借用流程、信息流向、知悉范圍的控制，提升安全管理的“軟能力”，確保檔案實體和檔案信息資源的絕對安全。
[關鍵詞] 高校； 檔案管理； 精細化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 060
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）15- 0092- 01
精細化管理，是指在開展管理工作時，將工作任務以及工作質量目標細化分解后進行管理，從而在減少人力或物力資源投入的基礎上，實現管理的深化以及管理效率的提高。高校檔案管理工作是高校教學管理的重要內容，對高校檔案管理工作開展精細化管理，可以確保將高校教學活動過程中產生的各種檔案資料規范完善地整理保存，同時對于實現教學檔案資料管理的秩序化與標準化，提高檔案資料的利用價值與檔案管理工作的服務水平也具有重要的意義。
1 高校檔案精細化管理概述
（1） 精細化管理是一種現代化的檔案管理理念。高校檔案管理作為一項復雜系統的管理工作，同樣也需要結合新形勢的發展革新管理理念。而精細化管理則是一種以精細、準確作為目標的管理理念，其內涵與實質便是將工作分解、細化、貫徹、執行的過程。
（2） 高校檔案精細化管理對于細節管理要求嚴格。高校檔案精細化管理主要是注重細節的管理，重點在于各項管理細節以及管理措施的落實與執行，同時追求檔案管理工作的質量與管理效果，通過完善細節的管理實現檔案管理工作整體水平的提高。
（3） 精細化管理革新了檔案管理工作方式。 在管理方法上，精細化管理主要借助于流程化、標準化、信息化和規范化的管理手段，并通過全新的管理方式實現高校檔案管理工作的高效、協調與可持續開展。
2 高校檔案精細化管理問題分析
（1） 檔案管理規章制度不完善。現階段，部分高校由于對檔案管理工作重視程度不足，因而忽略了高校檔案管理制度建設，導致高校檔案管理工作在開展過程中缺乏基礎的依據，導致實現精細化管理困難。
（2） 高校檔案管理工作信息化程度較低。部分高校檔案管理部門因為資金經費投入不足，導致檔案管理缺乏各種信息化設備，信息化的檔案管理體系建設難以開展，造成高校檔案管理工作效率較低，制約了高校檔案精細化管理工作的順利進行。
（3） 高校檔案管理資料的利用水平較低。當前由于部分高校管理觀念落后，未能將服務理念滲透到檔案管理工作中，高校管理部門和師生無法方便快捷地利用檔案資料，導致高校檔案資料得不到充分的利用。
3 高校檔案精細化管理完善措施研究
（1） 完善高校檔案管理規章，形成制度化的檔案管理體系。形成制度化的管理體系，也是實現高校檔案管理精細化的有效手段。首先高校檔案管理部門應該按照相關法律、政策以及高校管理規定，結合高校的檔案管理機構實際情況，制定完善的管理規章制度，對于檔案管理工作中的具體細節任務及控制目標給予明確的規定。高校檔案管理規章制度應該涵蓋檔案室管理職責規定、檔案管理制度、信息資料歸檔保存制度、檔案室安全管理制度和高校檔案資料借閱使用制度，通過完善的管理制度實現高校檔案資料管理的規范化與標準化。
（2） 實現高校檔案管理工作流程的精細化。高校檔案管理工作的主要內容便是對各種教學活動記錄或者是師生的信息資料集中地進行匯總、分類、編碼、整理以及歸檔保存工作。通過將檔案資料進行整理匯編并歸檔保存，為高校的管理部門或者是師生提供便捷的檔案利用服務。因此，在管理流程的精細化管理上，應該遵循細化分解、量化控制、標準化、系統化、信息化管理的原則，將精細化管理理念滲透到高校檔案管理工作的每個環節，并嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》中的相關規定，采取切實可行的落實措施，確保高校檔案管理工作的順利開展。
（3） 強化檔案信息化管理，提高高校檔案管理基礎條件。對高校檔案室開展信息化管理也是高校檔案精細化管理工作的基本要求，因此為了推進檔案精細化管理工作的順利開展，必須構建完善的信息化檔案管理體系。首先應該確保高校檔案管理工作的資金投入，確保計算機、服務器、復印掃描設備以及存儲設備等基本的信息化設備齊全。同時借助于功能齊全、安全性高的軟件開展檔案管理工作，提高檔案管理工作效率。其次應該為檔案室配備齊全的安全設備，確保文本檔案資料以及電子檔案資料的安全可靠。總之，通過這些措施來提高高校檔案管理工作的基礎條件，為高校檔案精細化管理打下良好的基礎。
（4） 強化服務功能，提高高校檔案資料的利用效率。在高校內開展檔案管理工作的目的之一便是為管理部門和師生提供利用服務，因此應該進一步強化檔案資料的服務性。首先高校檔案管理部門應該轉變管理理念，將服務理念置于檔案管理工作的首位，以為師生提供便利的服務作為工作的目標和出發點，通過這些措施為高校師生利用檔案提供便利的渠道，充分發揮檔案資料的價值。
