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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案分類與管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【中圖分類號】 G272.5 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2013）11-241-1
分類是人們對事物的認識和管理的一種基本方法，也是在進行檔案管理時的基本方法。檔案的分類和其他文獻的分類相比，具有獨特的“二元主義現象”。在對一般的文獻進行分類時，僅使用一種分類標準，形成一種分類體系，同時滿足文獻的實體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個檔案管理過程中，需要進行兩次分類，這兩次分類在分類對象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類和檔案實體分類這兩種分類體系。這兩種分類體系在檔案管理中同時存在，在不同的管理需要中發揮著各自不同的作用。
一、檔案信息分類與檔案實體分類的比較
（一）檔案信息與檔案實體。檔案信息分類和檔案實體分類的主要區別就是兩者的分類對象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個新的載體來存在，實現其價值。檔案實體是檔案的原始文件，主要是對檔案進行原始記錄。檔案實體只是一種管理方式，主要根據檔案在來源上的歷史聯系進行分類，檔案信息分類則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價值就是滿足人們對檔案的各種使用需求，人們在使用檔案時，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實體對相關檔案信息推行信息管理，分類相關信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢和使用檔案信息，實現檔案管理的使用價值。
（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類和檔案實體分類的思路上來看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進行檔案管理時，檔案實體分類主要是通過歷史主義的原則，按照檔案實際情況和內容界限直接認定，按照檔案在其來源上的歷史聯系進行分類，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個全宗，每個全宗又按照日期和形成檔案的機構進行細微的分類，形成一個完整的實體分類體系。檔案信息分類主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來源上的歷史聯系，按照社會組織的職能分工并結合檔案信息內容的屬性對檔案信息進行分類，人們可以按照職能活動或事物的屬性來查找檔案。
（三）信息分類號與實體分類號。從信息分類和實體分類的目的及結果來說，檔案實體分類的目的是顯示檔案來源的歷史聯系，比較完整的展現出一個組織或個人在社會活動中的發展過程。新標準中檔號的組成包括全宗號、時間、保管時限和件號。而信息分類的目的體現在檔案內容的邏輯聯系，使分散保存的不同宗卷中內容屬于同一專業或職能活動的檔案劃分到同一類目下，給所有檔案進行分類號，展現每個信息在整體信息分類體系中所在的具置，編號是由漢語拼音和數字混合在一起構成，使人們能夠利用檔案的特點進行查找。
（四）試題管理與信息開發。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內容信息開發和檔案實體管理。檔案的實體分類是保管、鑒定和統計的基礎，在檔案實體管理工作中進行。檔案信息分類屬于一種檢索語言，實體管理完畢后，在信息的開發工作中進行。
二、檔案信息分類與檔案實體分類并存原因
形成檔案信息分類和檔案實體分類在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻的范疇，是內容較為完整、歷史價值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過信息形成某種認識，所以文獻的分類需要適應人們對文獻的需求特點。一般情況下，人們是根據信息內容和特點進行文獻的查找和使用。檔案信息分類，就是按照文獻的內容和特征進行邏輯分類而形成的體系。檔案信息分類是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機構中，長期利用檔案信息分類，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機關的歷史活動內容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實際價值，變成繁雜的資料。這種信息分類不能展現出檔案所具有的實際價值和獨特屬性，不利于檔案實體的實際管理，所以還需要編輯一些工具類書籍來輔助檔案的實體管理。另一方面，分類需要尊重和維護事物的本性。檔案是歷史社會活動的記錄，能夠反映出縱向上時間的連續性和歷史性。在進行檔案管理時，信息分類是對檔案內容進行橫向分類，不能顯示人類社會或者歷史的縱向演變、發展過程。所以對檔案進行分類管理時，除了要進行檔案信息分類之外，還需要實體分類對檔案進行歷史性記錄。從檔案來源的歷史聯系出發，有效地維護某一組織或者個人職能活動的整個發展過程，反映人類社會的歷史。
三、結束語
由于檔案的根本屬性不同于其它文獻，使檔案的分類也和其它文獻有很大的不同。檔案信息分類和檔案實體分類二者之間，雖然不統一，卻在檔案管理中同時存在，各盡其職，互補互依。其產生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實踐中不斷地證明，也會在日后的檔案管理中，以其獨特性對檔案管理工作起到更加重要的作用。
參考文獻：
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[關鍵詞]全宗內檔案 分類原則 分類標準 檔案 分類
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）09-0047-01
一、分類原則與分類標準
（一）全宗內檔案分類原則
全宗內檔案分類總的原則是要科學、客觀、符合邏輯，能反映檔案在其管理過程中所形成的特點和規律。通過實踐證明，在檔案管理過程中具體的分類原則可表現出以下幾點：
1.根據檔案管理過程中全宗的性質和特點進行分析研究，可以選擇適當的分類原則和分類標準進行劃分。能夠恰如其分地提示檔案間的內在聯系，使整個分類系統具有客觀性，組成一個有機的整體，系統反映出立檔單位的活動面貌。
2.根據檔案管理中分類體系的構成和應用的邏輯性分析，遵守邏輯劃分的相關規則。一次檔案分類只能使用一個分類標準，子類外延之和正好等于母語外延，子類之間必須界線清晰，不能互相交叉，類目概念應明確。
3.分類層次簡明，類目不宜過細、過多。一般來說，類目劃分到二級至三級，使之能包容一定數量的案卷。另外，劃分類別時應留有伸縮余地，以便隨實際需要增加或減少類別。
4.類目名稱應含義明確，具有系統性，有合理的排列順序。必要時，對類目所指范圍和歸類方法應有說明，以保證分類的一致性。
（二）全宗內檔案的分類標準
全宗內檔案的分類標準主要有文件的時間、來源、內容、形式四種，每一標準下又有不同的分類方法。
1.按文件產生的時間分類。一是年度分類法：根據形成和處理檔案所屬年度分類。二是時期分類法：按立檔單位在發展過程中形成的不同時期（或不同階段）分類。如前、后、時期等。三是工作階段分類法：如工程檔案按設計、施工、竣工等不同階段進行分類。
2.按文件的來源分類。一是組織機構分類法：按立檔單位的內部組織機構分類。二是作者分類法：按文件的作者分類。三是通信者分類法：按與立檔單位有較穩定的來往通信關系的機關或個人分類。
3.按文件的內容分類。一是問題分類法：按文件內容所說明的問題（事由）分類。二是實物分類法：按文件內容所涉及有實物分類，如石油、糧食、煤炭、棉等。三是地域分類法：按文件內容所涉及的地理區域分類，如湖北、湖南等。四是專業分類法：按檔案內容所反映的專業性質分類。
二、檔案管理過程中組織全宗內檔案的分類研究
根據檔案管理的現狀及過程研究來看，組織全宗內檔案管理常用的分類方法可以有三種情況：即檔案管理年度分類法、檔案管理組織機構分類法和檔案管理問題分類法。
（一）年度分類法
所謂年度分類法是指在檔案管理中運用的最廣泛的檔案實體分類法進行管理，這是因為一個立檔單位在一個年度內所形成的檔案與其他情況不同，表現出存在著最緊密的聯系。立檔單位的工作如果以年度為單位進行制訂計劃和進行總結的研究，對其檔案可以按年度進行分類，所以能夠看出這個單位逐年發展的具體情況，可以較好地維護和再現立檔單位活動和檔案形成的歷史過程。另外，這種分類方法同現行的文書處理工作制度吻合，文書部門按年度進行立卷和移交案卷，自然而然地把檔案分成不同類別。
1.文件上沒有標注具體時間的，要想辦法考證分析出時間。考證方法有很多，可以根據文件的內容、文件的制成材料、格式和文件上的各種標記來判定檔案的準確日期或大致日期。
2.專業部門的工作除了使用通用年度以外，還使用專門年度，如學年度、會計年度等。這些專業部門的檔案應分別按通用年度和專門年度分類，其主要業務工作的檔案分類按專門年度進行，而其他工作形成的檔案仍按通用年度進行分類。同時，采取交叉設類的方法，如2007年度與2007-2008學年，2008年度與2008-200年，依次類推進行交叉設類，類內統一進行整理。
（二）組織機構分類法
一個單位的檔案是由各個組織機構在其業務活動中形成的，每個組織機構都承擔著一定的職能和任務，所形成的檔案一般都具有同類性質和關聯性。按組織機構分類一般是以立檔單位內第一層組織機構作為一級類目，必要時可分到第二層機構，作為二級類目。機構名稱即類名，各類的順序按規定的順序或習慣排列。涉及幾個機構的檔案，在一個立檔單位內應有統一規定，將之合理地分入相應類別。
【關鍵詞】檔案分類；困惑；對策
檔案分類就是依據一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區分，并形成相應的體系。檔案鑒定是判定檔案真偽和價值的過程。檔案價值是客觀存在著的，而人們對檔案價值的認知卻是主觀的。檔案鑒定由于缺少較為符合當前需要和客觀具體的原則、方法和標準，這項工作便存在著許多的主觀性和很大程度的S意性。檔案鑒定越發加重對經驗的依賴。而用一些狹隘的片面的甚至是過時的經驗指導廣泛的、日漸深人的市場經濟條件下的檔案鑒定實踐，必然產生許多的不適應性，甚至對實踐產生誤導，引出消極的結果。
一、困惑的提出
（一）檔案分類工作以“雜亂”形容是基本上恰當的。若干種檔案分類方式中，有以年代、類別、文種、地域、機構、問題、保管期限單一分類的；也有以年代結合機構、年代結合問題、年代結合期限、類別結合機構分類的；最為常見的是年代結合機構參考問題分類，或年代結合問題參考機構分類這兩種方式。檔案工作隨意性造成的問題等等狀況，更加劇了檔案分類工作的紛亂。
（二）以單份文件為最終歸檔單位的分類方式是一種積極的、創新意義的改革，但是這種分類方式存在著三個方面的缺陷。一是這種全新的文件分類方式，失去了案卷分類的基礎，或使得案卷類的特征不復存在，或使傳統的案卷概念發生嬗變，與過去的分類方式無法吻合而割斷了歷史的延續。二是這種文件級分類方式僅僅實現了文書檔案分類的改革，其它門類檔案由于繼續沿用傳統的分類方式，便使得原本有機聯系著的檔案板塊發生了異步變化，必將引發檔案管理基礎上的紊亂。三是實行這種文件級分類，對于手工檢索存在由于取消了案卷分類號、案卷標題等案卷級檢索標志和檢索途徑，無法實現案卷級檢索，而按歸檔文件目錄查找文件則變得繁瑣起來。
（三）檔案工作者的經驗和分類方法沒有得到認真總結和及時推廣。檔案分類理論研究一直沒有在實踐中找到合適的切入點，一直沒有以基層的檔案分類實踐為依托，建立在為指導檔案分類實踐服務的基礎之上。
二、走出困惑
首先檔案分類是檔案管理工作重要的一環，應當遵循“維護歷史真實面貌、利用原有管理基礎、便于管理利用”的原則，全面、慎重地加以考慮。尊重整體性原則有利于維護檔案真實面貌，而不能由于分類規則的不一致將檔案面貌搞得支離破碎；還要考慮到如何與原管理基礎加以協調，搞好新舊兩種分類方法的過渡，這是實現檔案工作持續穩定發展的必要措施；最后要考慮到這種分類是否便于檔案管理利用；尤其是是否便于手工檢索。
其次，檔案作為一個有機整體，即使僅僅改變某一門類檔案的分類方式，也是牽一發動全身，易引起全局性的不協調問題。單一門類的檔案分類方式改革，往往受到其它門類檔案原有分類方式的制約而使其積極作用黯然失色。檔案分類規則改革，應當是全局性的、同步的、相互兼顧并考慮到計算機網絡管理的這么一種模式，才是積極有效的、科學系統的檔案分類規則，才可以具備普遍實行的意義。
再者要實現檔案分類方法改革，除了遵循檔案管理三原則，進行統一規劃、整體推進之外，還需要理論上的整合與實踐上的踏步。在這個基本理論觀念指導下，檔案分類實踐應當是有目的的、整體推進和分階段實施的這么一種實踐活動。因而大多數企業的檔案分類實踐不再是盲目的、自發的或不自覺的狀態，而是按照統一部署、先進行某一方面的實踐，再進行另一方面的實踐，分步實施，相互協調，總結經驗，提出方案。這就是檔案分類實踐的踏步。理論整合與實踐踏步的最終目的，是建立一個完整的、系統的、可以適應全國檔案分類需要并適應于計算機檔案管理的一個分類規則。
最后，制訂出一個檔案分類規則，體現出檔案分類的原則性、統一性、權威性，把大的管住管好，又允許檔案分類保留一定的差異性。貫徹這個分類規則，應當分步實施，分階段完成，允許企業根據自己的情況逐步實現分類工作標準化。總之，沒有這樣一個分類規則，全國的檔案分類標準化規范化就無從談起；沒有這樣一個分類規則，國家檔案部門對全國檔案工作有效的宏觀管理就無法實現；沒有這么一個分類規則，全國的檔案信息科學分類體系及高效率網絡化管理亦無從規劃。
三、結語
在檔案管理工作中，由于不同單位、部門的性質及檔案不一樣，每個人的工作方法和經驗都不一樣，在現代技術發展的今天，利用計算機進行檔案管理可以大大增加檢索的難度，因此手工管理的辦法遲早都要朝著信息技術的方向發展。因此本文提出的一些方法僅供借鑒，希望可以給其他檔案管理者帶來啟發和幫助。
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關鍵詞：地理信息系統；城建檔案；應用；
Abstract: urban construction archives based on Geographic Information System Based on the combination of GIS, archivesclassification management mode, is a leap of traditional managementmode, but also the future development trend of urban construction archives management, so that the urban construction archives into a new field.
Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;
中圖分類號：TU74文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
地理信息系統從50年代開始提出概念到現在，不斷得到發展和完善，并廣泛得到應用。日益發展起來的城市信息系統作為地理信息系統的一個重要部分，已被視為現代城市建設管理的一項重要指標。80年代，城市地理信息系統開始在我國“登陸”，其影響和作用不斷擴大。現在，我國有十幾個城市已建立具有一定規模的城市地理信息系統。各個城市建立起來的城市地理信息系統在規模上可能有一定差異，但是，基本上都是以城市基礎信息數據庫為核心，以服務于建設各行各業為目的而進行開發建立的。
(圖一) 一個完善的城市地理信息系統
一個完善的城市地理信息系統包含的功能內容大致可以用(圖一)進行說明。
城建檔案館作為城市建設檔案資料的中心，從(圖一)可以看出，它是城市地理信息系統的一個重要的數據源。城市地理信息系統可以在城建檔案管理中充分得到運用發展，并可以把城建檔案管理帶入全新領域。雖然目前國內充分利用城市地理信息系統來管理城建檔案基本上還是一塊空白，但地理信息系統在城建檔案管理中的廣泛應用已是一種勢不可擋的潮流，是大勢所趨。而且，與現在大多采用的檔案管理系統相比，具有極大優越性，在許多方面是一般檔案管理系統不可能做到的。
城建檔案館現在對城建檔案的管理是按檔案三級分類進行的，微機自動化檔案查詢檢索管理系統也是基于檔案分類分級管理方法而開發設計的。城建檔案的分類分級管理方法，確實使城建檔案進入了科學有序的管理階段，應該說是一個較好的管理方法。然而，城建檔案不同于文書檔案，也不同于圖書資料，它具有自己的特點，筆者在長期的檔案管理過程中，發現檔案的分類分級管理及微機自動化檢索查詢在管理、操作上有一定難度。地理信息系統應用于城建檔案管理不僅對傳統管理方法是一個有益補充，而且可以把城建檔案事業建設引向一個全新領域。
城建檔案按門類劃分為十八個大類，一百多個屬類。但是，如果對城建檔案按性質劃分，大體可以分為三方面：
①城市基礎信息的檔案資料(如規劃、地形勘測、道路管線等)；
②城市建設業務管理檔案資料；
③工程性質檔案資料(含聲像)。
對于城市基礎信息方面的檔案資料的管理，由于城市地理信息系統具有強大的圖形功能，不僅能建立圖形數據庫，而且能建立圖形要素的拓撲關系，具有較強的多層次空間疊置分析統計功能，既可以保持對城市歷史基礎信息資料的查詢、統計、分析功能，又可以保持城市基礎信息資料的現時性，實現城市信息資料的動態管理，及時、準確、方便、可靠地提供利用，是一般檔案管理軟件系統無法實現的。
對于城市建設業務管理方面的檔案資料，由于其直接形成于城市建設的各個部門，有一定的時間順序，條目清楚，只需建立一個相應的數據庫(最好在地理信息系統的支持下)，就可以方便地對有關資料進行管理查詢。
城建檔案材料中量最多、最復雜的就是工程檔案。現在城建檔案館對工程檔案按門類進行劃分，利用微機，基本上能夠完成檔案的科學有序、自動化迅速檢索的管理過程。就這一點而言，由于地理信息系統強調側重的是圖形屬性，似乎與工程檔案的管理沾不上邊。可是，現在檔案目錄分類分級的管理方法及微機自動化檢索管理方法在操作上有時不好把握，而利用地理信息系統恰恰可以彌補這一方面的不足。
城建檔案傳統管理方法在管理操作過程中不好把握之處，體現在以下幾方面：
一、城建檔案按大類、屬類、小類進行劃分，有時在大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間不好把握與操作，處于模棱兩可，不知所措的境地。
二、城建檔案按門類進行管理，庫房里大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間都需要預留空間，既浪費庫房、空調，同時還不可避免地要經常發生倒柜現象，增大工作量。
三、更為嚴重的是，微機自動化檢索問題。微機自動化管理檢索就是要達到方便、快速、準確、可靠的效果，必須注意避免微機檢索出現陰差陽錯、張冠李戴.及“死”檔現象。然而，基于使用分類分級管理方法而開發的管理數據庫軟件，往往不可避免地出現這種現象。
常規工程檔案的檢索方法大體分為以下幾種：分類號檢索法、時間檢索法、地點檢索法、名稱檢索法(工程名稱、單位名稱)等。分類號檢索法，要求分類正確而不含糊；時間檢索法，要求能提供確切的時間，然而隨著時間的推移，經辦人員的調離，不可能知道得很確切；地點檢索法，由于地點范圍廣而含糊，也不好操作把握。上述提到的檢索方法，都只是縮小到一定的檢索范圍，還不能快速、準確、唯一地查詢到所需要的檔案，都必須再利用名稱檢索法。
工程從報建到竣工以及管理過程中，工程名稱有其重要的意義，然而，由于工程名稱的更改、籠統、不規范等原因，就給檔案管理、微機自動化檢索造成困難和麻煩。其表現在：·
①工程名稱更改問題
工程從報建到竣工及其管理過程中，歷經時間長，由于一些客觀需要，名稱說法會有所變化，若建設管理單位沒有及時作出有關說明，勢必給檔案管理造成混亂。尤其是小區建設中，一期商品房的幢號到二期建設，常有隨便更改現象。
②工程名稱的含糊、籠統、重復問題
例如：xx單位住宅樓、辦公樓、綜合樓，xx學校的教學樓、綜合樓，甚至出現xx房地產開發公司商品房、安置房等工程名稱，這些工程名稱隨著時間的推移，就會出現重復、混亂現象。
③單位名稱問題
單位名稱也是五花八門，全稱與簡稱、機構的調整增減、歸口隸屬關系的變化、名稱的更改等，都給檔案管理檢索帶來困難。單位名稱編碼，雖可靠準確，但不直接。
④名稱寫法輸入的規范性問題
一個單位全稱榆入與簡稱輸入，一個工程全稱輸入與簡稱輸入，按人的判斷邏輯，是完全可以認可的，但是微機卻不可能作出同樣的判斷。因此，檔案就有可能變成“死”檔案。
知識管理對于我們而言，是一個比較艱巨的挑戰，需要我們具備較為專業的知識背景和知識辨識能力。知識相對于資訊（信息）來講，其哲學高度和理論深度都有所增加。知識不再是一個一個的個案，而是具有普遍正確性的概念集合，它依賴資訊而產生，它代表每一個具體的資訊個體，同時又不是每個資訊個體的具象。它是一系列同類個體的規律性總結和推斷，并經檢驗為正確的結論。有學者基于企業知識疆域，提出知識辨識的五項原則：系統性原則、協同性原則、核心性原則、有效性原則、可得性原則。這些原則在很大程度上契合后保管時代文件鑒定的基本原理，可以作為我們從檔案材料和檔案信息中提煉知識原則的參考。但這些原則只適合針對某一機構內部檔案材料的知識提取。從檔案工作知識管理的視角出發，某一機構知識疆域在某種程度上需要突破，需要橫向或縱向的綜合視野，提煉更宏觀層面的知識理論。檔案部門對知識的管理，可以比較明顯地表現出顯性知識和隱性知識的分類特征。顯性知識較為直觀，直接存在資料或者資訊中，對此我們所需要進行的工作有兩個方面：第一，知識的辨識工作。對于知識和其他資訊共存的情況下，我們應當辨識出哪些屬于知識層面，哪些只是資訊；第二，知識的提純工作。在知識和資訊共生的情況下，我們應當可以將知識較為單純的提煉出來，盡量減少其他噪音影響。較為復雜的是隱形知識的管理。顧名思義，隱性知識是隱藏于資訊甚至資料背后，位于難以直觀感知的深層次位置。對于隱性知識，我們更加需要歸納和推理的能力。隱性知識的復雜性在于，我們所面對的是難以探知其規律性的“現象”個體，有的知識可以從單份文件或者資訊中提取，有的則需要兩件甚至更多的系列資料才能總結其中的知識和規律。從這個角度說，檔案管理部門不再單純是信息的集散地，而是知識的加工廠。
二、知識管理模式：知識庫的建立與知識管理平臺的建構
我們曾經建立了檔案庫、信息庫，以滿足人們對檔案材料和檔案信息的需求。知識庫所儲存的不是一個個的實體和信息，而是一個個的知識單元和知識群落。知識庫和信息庫、實體庫；知識管理和信息管理、實體管理是并行的幾種數據庫和管理模式，知識的管理和信息的管理一樣，不是事實上的實體管理，更多的是一種邏輯的管理。盡管從實體到信息再到知識在對象上逐漸趨向高端，但并不是對原有管理模式的取代。至少在目前來看，三種管理模式都是必須保留而且應當高度重視的。
1.知識庫的層級
知識庫作為來自檔案的知識保管地，與檔案庫一樣，應對知識分類分級管理。筆者以為，對于知識的分類，完全不同于檔案的分類，同時，由于知識管理的邏輯管理性質，我們也不必局限于一種分類方式，多種分類方式共存，將更有利于貼近社會公眾的知識獲取渠道，有利于知識服務和知識共享。知識的分類方式，主要有以下幾種：
（1）按領域劃分：可以分為哲學知識、社會科學知識、自然科學知識。
（2）按用途劃分：可以分為科學知識、技術知識、文化知識。
（3）美國俄亥俄州立大學教授Towers等將知識作如下分類：描述性知識、規范性知識、實踐性知識、形式性知識。
（4）世界經濟合作與發展組織把知識分為以下四種：知事類、知因類、知能類、知人類。以上列舉幾種分類方式，并不能夠完全適應各級各類檔案館的實際館藏情況，可以根據自身特點選擇合適的分類方式進行知識庫的建構。當然，分類也不能止步于此，各類下還可根據實際情況增加屬類，對知識進行細化分類，從而建構層級分明、屬類完全的知識庫體系。比如在一級分類采取按領域分為哲學知識、社會科學知識和自然科學知識，那么在其下還可以按照學科進行進一步的二級分類；如果一級分類按用途分為科學知識、技術知識和文化知識，其下還可以按行業進行下一步的分類。通常來講，一級分類、二級分類以及其下的屬類應該具有合邏輯的對應關系。
2.知識管理平臺的建構
建構知識管理平臺應該實現以下管理功能：
（1）知識管理、知識檢索與知識服務的兼容。知識管理平臺作為知識管理操作的基本工具，它至少必須具有知識的管理、檢索和服務等功能。知識管理功能是知識管理平臺的基本功能，通常來講，它應該建立在知識庫建構的知識分類體系之上，與知識分類層級相對應，建構知識管理功能程序。同時，對于采取多種分類方式的知識庫，應同樣具備多種分類管理體系。知識檢索功能與信息、檔案材料的檢索功能有所不同，除了與信息、檔案材料相同的標識或者關鍵詞的機械匹配之外，知識檢索還要具有語義、內涵、概念等方面的拓展。知識與信息相比，從利用者的角度講，其差異知識更多的在于理解而非表述，同時，知識群落、知識單元所蘊含的信息量更大、更深層。因此，必須對檢索工具的功能進行前述拓展才能提高檢索工具的精準度，提高查全率和查準率。知識服務即是在此平臺上實現利用者對知識的直接或間接利用和獲取。知識服務是此前一系列工作的最終目的，也是前期工作效果的檢驗。所以，在知識管理的最后環節，我們一方面要注意知識服務的提供質量，另一方面也要注意收集利用者的信息反饋。
1區級環境站環境監測檔案管理工作的內容
區級環境監測檔案,作為區級環境站所開展的環境監測活動的準確記載,它的構成有:環境的監測、環境的觀察等基本的原始記錄兩部分。由于區級環境站檔案監測的科學性與重要性,要求在進行監測檔案建立的時候,第一要加大篩選的力度,其次要進行科學的分類。吧那些具有利用和儲存價值的數據資料進行分類保存,并進行檔案的著錄、文件編號、目錄等內容的編輯,以提升檔案的檢索效率,保證檔案系統化和有序化的保管,提高讀者使用的效果。區級環境站的監測檔案作為環境監測檔案的基本構成單位,其憑證和依據功能,是上一級環境監測單位進行數據分析和利用的基礎。所以,區級環境站的環境監測檔案要求準確、科學、真實,在反映環境保護、環境監測材料上,要實現同事實的一致性,以此來提升區級環境站監測檔案管理的質量與檔案的利用價值。
2區級環境站環境監測檔案的收集與整理
收集工作作為監測檔案管理工作的基礎環節,在實施資料收集工作前,第一要做好歸檔范圍的確定,區級環境監測檔案作為對所在區域內的水、空氣質量、土壤、生物物種等內容的監測,以及對所在區域污染源、污染程度等所構建的環境保護檔案,區級環境監測站歸檔的范圍主要是:環境監測的計劃、環境監測月報、環境監測年報、環境監測所使用的技術、環境監測結果的總結等等。區級環境監測檔案收集的過程中,需要各個工作人員與檔案人員的有效配合,以此來提升區級環境站環境監測的檔案管理效果。
3提升區級環境站監測檔案管理與利用效果的策略
3.1做好區級環境站環境監測檔案的有效分析
區級環境站檔案的分類,指的是按照環境監測檔案的內容或者形式的差異,根據一定的分類方法,使用環境監測檔案的分類標準,對區級環境監測的檔案做出詳細、系統的分類。對區級環境監測檔案的分類,及時提升檔案認識的一種方法,也是提升環境監測檔案管理有效性的手段,并且檔案分類是區級環境站檔案管理的有效工具。所以,在進行檔案分類的時候,需要嚴格按照檔案價值、檔案類型進行規定和實施。
3.2做好區級環境監測站檔案的組卷
區級環境監測站作為環境監測的組織管理部門,其所收集和整理的檔案文件,是通過集合體的形式,即我們所講的組卷,常用的組卷方法有:按照結構組卷、按照子項組卷、按照工序或者監測的階段組卷等等。當前區級環境監測檔案常用的方法是按時間和問題組卷。例如:在同一年里面的進行的噪聲監測記錄,監測報表等構成一個檔案保管的單位。對于相同的環境監測評價可以作為一個單位進行保管。
3.3強化區級環境監測站檔案管理的制度落實
在區級環境站環境監測檔案管理的過程中,通過構建專職或者兼職的檔案管理人員的責任制,來提升檔案管理的科學性和規范性。歸檔的文件材料需要嚴格按照規范來實施,對于檔案文件寫作需要使用專用的工具來寫作。歸檔的文件材料主要是本單位的組織為主,實現檔案文件間的系統性。做好監測檔案材料的有效保管。區級環境站監測檔案的保管從時間上看有永久保存、長期保存、短期保存三種形式。加大對區級環境檔案管理制度的完善,是保證檔案管理系統性和規范性的基礎。
關鍵詞：城市建設檔案管理工作內容
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
城建工程檔案功在當今,利在千秋,其管理工作更是艱巨而又龐雜,它從工程立項開始,到形成全套完整的檔案為止,涉及多個部門、多個人員。只有人人負責,嚴把工程檔案質量關,才可能使城建檔案開辟出自身的天地,在城市建設的大舞臺上發揮更大的作用。
1城市建設工程檔案工作的意義及其內容
1.1城市建設工程檔案工作的意義
城市現代化進程的不斷加快,使得許多地面和空中設施、管線,逐步轉入地下,使地下的建設物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多,地下管線縱橫交錯,密如蛛網,管線與管線之間,寸土必爭,而這些現代化城市設施的維護、管理、改建、擴建,都離不開城建檔案。如能合理利用城建檔案,就可以對城市進行合理開發,保證工程建設的合理設計、施工,充分發揮投資效益,為國家節約人力、物力和財力,促進城市建設的發展。如果忽視城建檔案的作用,就會給工程建設留下隱患,造成重大損失。特別是一些隱蔽工程,如地下管線,沒有檔案,出了事故,維修無從下手。必然形成“地上亂搬家,地下亂打架”現象,挖斷電纜、停電、停水的現象就難以避免,從而影響整個城市正常生活和城市建設。所以,必須重視城市建設檔案工作,特別是地下綜合管網檔案的收集、整理和保管,必須要自始至終把城市規劃建設檔案的形成與積累工作,納入城市規劃建設管理的程序,建立健全完整、準確、系統的城建檔案,為城市建設及時、準確地提供科學的依據,為城市現代化建設和管理服務。
1.2城市建設工程檔案的內容
城市建設工程,是城市發展的脈絡。城市建設工程檔案是在工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它真實地記錄、再現城市建設的全過程,是城市建設和發展不可缺的信息資源。其內容包括工程準備階段文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
(1)工程準備階段文件
工程開工以前,在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。
(2)施工文件
施工單位在工程施工過程中形成的文件。
(3)竣工圖
竣工圖一般指就是施工圖紙。
(4)竣工驗收文件
建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。
2城建工程檔案的管理
(1)強化檔案意識,把好檔案資料質量關。
搞好城建檔案工作,各級領導的重視是做好城建檔案工作的重要保障,是搞好城建工程檔案工作的根本保證。把好檔案資料質量關,關鍵是建立健全質量控制機制。一是建立崗前培訓制度,將檔案業務培訓作為施工單位人員上崗的必修課,提高工程技術人員的業務素質,工程技術人員一定要在提高自身業務素質與技術水平的同時,掌握有關檔案專業方面的知識。二是把檔案管理納入相關人員的崗位職責,建立考核獎懲制度;三是同步檢查,實施檔案資料質量的全過程跟蹤管理,保證檔案材料完整、準確,使其真正成為城市建設的真實記錄。
(2)城建工程檔案的收集。
工程施工檔案資料是城市建設歷史和建設成果的真實記錄,具有不可再生性,所以收集工作是做好檔案工作的重要環節,也是最難的環節。由于參建施工單位多,人員不穩定,周期長,對檔案收集工作帶來了種種困難。所以從工程前期的準備、勘察到設計、施工、驗收等各個階段,形成的有查考利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等檔案材料,都要收集整理。同時城建工程檔案具有較強的專業特點,要側重于從專業的角度對檔案的形成、積累進行收集。
(3)城建工程檔案的分類。
城建工程檔案綜合性、整體性、專業性強,就一個城市來說城市建設工程檔案涉及城市規劃建設管理的眾多方面。要使城市建設工程檔案類別清楚,層次分明,必須通過科學的分類,以利于對檔案的保管、利用和科學管理。城建設工程檔案分類的原則是,要按照城市建設工程檔案自然形成的規律和特點,保持城市建設工程檔案內在聯系和系統性,便于保管和利用。城市建設系統是一個包含一定從屬和平行關系的不同層次的大系統。因此,反映城市建設的城市建設工程檔案分類,也應相應地劃分為具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的類別。城建工程檔案的分類方法有多種,應按照建設部《城市建設檔案分類辦法》結合本地城建工程檔案形成的實際情況,進行城建工程檔案的分類。城建工程檔案的主要分類方法可歸納為以下幾種。
按專業分類:城建工程檔案的分類主要是按專業設置,這是城市專業性強的特點決定的,屬類、小類也是可以按專業設置,如公用設施和地下管線工程類下設的屬類就是按專業設置的。
按地區分類:把內容涉及同一地理區域或行政區域的檔案劃分為同一類別。
按用途分類:按照建筑物、構筑物的使用性質分類。如民用建筑大類、工業建筑大類。
按工程項目分類:以每一個相應獨立的建設工程項目所形成的全部檔案為單位來劃分類別。如:工程竣工檔案大類下面的小類可以按工程項目分類,把同一項目的工程檔案集中在一起有利于檔案的管理和利用。
按權屬分類:按照檔案所闡述的對象分類。如以國營企業、集體企業、個體企業、政府機關、私人等單位劃分屬類或小類。
按時間分類:按照檔案的形成時間進行分類。
按載體分類:按照檔案形成的載體來劃分類別。
聲像類檔案:按照照片、微縮片、錄像帶、光盤、磁盤等不同載體劃分屬類。
可見,城建工程檔案的分類方法較多,在具體采用分類方法時,可以根據檔案的具體情況而采取以上一種或幾種方法。
3結束語
城市建設工程檔案真實地記錄了城市建設發展中各個階段形成的有保存價值的真實歷史資料,是城市建設和維護的依據。在進行城市建設時,如果沒有完整、準確、系統的城建檔案資料,可以說城市建設就是盲目的。不管是在城市規劃、舊城改造、新區開發,還是城市的管理和科學技術的研究方面,都離不開城建檔案的科學依據作用。
1 建立醫療設備檔案的意義和作用
1.1 醫療設備檔案的意義
1.1.1 建立醫療設備檔案，能為領導和專家的論證及設備的引進提供有力 的證 據，為同類設備的更新換代提供依據。由于一臺先進的醫療設備功能多樣、價格不菲，在引 進時領導和專家將會進行詳細的論證，包括設備的臨床使用價值、資金的投入、創造的效益 等。而建立醫療設備檔案，就能為此工作提供證據和參考。
1.1.2 建立醫療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件。機器設備 在運 轉和使用過程中，由于熱力、化學原素的作用，一些零部件會磨損、腐蝕和松動，將會影響 設備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，要維護和檢修，設備檔案是必備的條 件，它能為設備的使用和維修、保養提供依據。
1.1.3 利用設備保修期和維修期的區別，避免不必要的支出〔2〕。
1.2 醫療設備檔案的作用：
1.2.1 發揮設備檔案依據憑證作用，為領導決策提供依據，避免造成損失 。
1.2.2 為設備的使用和維修、保養提供依據，保證設備儀器完好率，延長 設備壽命。
1.2.3 提高設備儀器利用效率，降低管理成本，獲得經濟效益。
1.2.4 發揮知識儲備作用為提高整體現代化管理水平打下基礎。
1.2.5 為效益分析提供基礎數據
1.2.6 便于信息交流。
1.2.7 為科技創新提供基礎信息〔3〕。
2 貴重醫療設備檔案的形成及歸檔的范圍
確定醫療設備檔案的歸檔范圍：我們根據醫療設備檔案的管理要求，結合醫院實際，明確了 醫療設備檔案管理的歸檔內容。由兩個部分組成：設備申購過程中形成的管理性文件和技術 性文件材料的收集、積累過程結束后移交檔案部門。
2.1 設備儀器文件材料的形成
2.1.1 購置階段。形成的文件材料主要包括：購置、引進與投資計劃和報 批文 件；市場調查、設備選型及購進途徑方面的文件材料；設備、儀器購貨或引進申請書、協議 書，以及醫院內部的可行性論證報告。
2.1.2 驗收與調試階段。形成的文件材料主要包括：隨機文件材料；驗收 、安裝及調試文件材料；有關索賠及“三包”服務材料。
2.1.3 使用與維修階段。形成的文件材料主要包括：有關的規章制度、使 用記錄、維修記錄。
2.1.4 更新改造階段。形成的文件材料主要包括：設備改造計劃、申請書 、改 造驗收單、更新記錄及有關圖紙；舊設備報廢申請書、封存報告單、遷移安裝報告、設備調 撥單、移交清單、設備處理報告等。
以上4部分設備檔案的建立和有效利用是檔案管理工作的開展，是醫院檔案工作的重要組成 部分。設備檔案管理人員要以認真、到位、周到的工作來保證檔案資料的有效完整性，充分 發揮設備檔案重要作用，各醫院的級別規模各有不同，管理方式也有差異，購置儀器的方式 、渠道也不盡相同，檔案的內容也會有必然的差異。現列舉我院的歸檔文件，以供大家參考
2.2 大連市中心醫院設備檔案文件目錄
2.2.1 購置階段
2.2.1.1 科室購置申請報告
2.2.1.2 報市衛生局或市采購中心的申請購置報告及批復
2.2.1.3 購置設備論證報告及有關專家意見
2.2.1.4 生產廠家或經銷商的資質證明，如營業執照、稅務登記證、生 產或銷售許可證，如是進口設備還需要海關提供的報關單或免稅證明及商檢報告
2.2.1.5 購置設備發票復印件(原件送財務科入庫報賬)
2.2.1.6 購貨合同
2.2.1.7 保修合同
2.2.2 驗收與調試階段
2.2.2.1 設備安裝調試和驗收報告
2.2.2.2 設備的有關說明材料，如使用說明書、樣本、圖紙、技術操作 規程、合格證等；
2.2.3 使用與維修階段
2.2.3.1 儀器使用登記本
2.2.3.2 設備維修申請報告
2.2.3.3 設備外修申請表
2.2.3.4 外修費用與維修項目清單
2.2.3.5 定期維護項目清單
2.2.4 報廢，更新改造階段
2.2.4.1 設備升級改造情況說明(如有大出入可另設檔案管理)，
2.2.4.2 設備轉移情況說明(包括院級和科室級別)
2.2.4.3 設備報廢鑒定表
3 貴重醫療設備檔案的歸檔與檔案的建立
3.1 設備儀器文件材料歸檔要求 歸檔工作由形成設備儀器文件材料的相 關部 門或業務人員承擔，任務結束或告一段落后，應當將需要歸檔的設備儀器文件材料收集齊全 ，校對準確，經有關領導審批后向檔案室移交，歸檔的科技文件材料，要做到線條、字跡清 楚，聲音、圖像清晰，載體質地優良，簽署完備，不能用鉛筆(有特殊要求的除外)、圓珠筆 或復寫紙書寫。所形成專業文件材料的用紙規格應規范化、標準化。歸檔的科技文件材料， 必須進行系統整理，組成保管單位，并編制歸檔目錄一式兩份。
3.2 歸檔工作職責分工 檔案館和檔案室：監督、檢查和指導。協助設備 儀器 管理人員做好相關文件材料的歸檔工作。歸檔工作承擔部門和人員：設備(技術)管理部門、 設備使用部門、設備操作人員、設備維修人員，由設備管理部門負責人、產品試制負責人、 項目負責人等審查后，及時歸檔。
3.3 歸檔手續是檔案歸檔過程需要履行的交接程序 參與人員：交接雙方 及相 關人員。清點核對：根據設備儀器檔案歸檔目錄對交接的設備儀器檔案逐卷清點核對，確定 賬物相符。質量檢查：分別對不同形式或載體類型的檔案實體按照歸檔質量要求進行檢查， 不符規定者重整。交接雙方簽字蓋章：由交接雙方分別在歸檔目錄備考表上簽字蓋章。交接 過程需要說明的問題，應在歸檔目錄備考表中說明，并由說明人簽字蓋章。
3.4 設備儀器檔案的整理
3.4.1 分類(選擇分類方法、制定分類方案)編制一個合理和切實可行的設 備儀器檔案分類方案。1)分類方案是進行科學分類的依據性文件，在編制設備儀器檔案分類 方案時，要了解和掌握本單位設備儀器檔案的內容構成和形成特點，確定明確的分類標準和 分類方法，設置科學、合理的類目體系，形成完整的設備儀器檔案分類方案。2)分類要求： 遵循同一規則。在一個單位內部或一個專業系統，同一臺(套)設備儀器檔案的分類標準要一 致。遵循效用規則。要適應設備儀器檔案管理特點，追求分類的整體適用效果。有行業特點 。遵循排它規則。即同一級類目必須互相排斥而不能重合。
3.4.1.1 按儀器類別分類 根據設備儀器檔案的內容性質和形成特點： 把設備儀器檔案劃分成不同的類別層次，形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的設 備儀器檔案庫藏體系。見圖1。
3.4.1.2 根據科室分類情況分類。把各科室所屬設備各自單獨分類，見 圖2。
3.5 設備儀器檔案編目 1)案卷基本編目：以案卷為對象，通過一定的形 式固定案卷系統整理成果，揭示案卷內設備儀器文件內容與成分的工作。2)內容包括：編頁 號、填制文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面、脊背標簽。
3.5.1 編號 為案卷制順序號，以便固定案卷內設備儀器文件的順序，便 于確切統計案卷內科技文件的數量，有助于保護和查找使用。
3.5.2 編制卷內目錄。設備儀器成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時 就有 圖樣目錄或文件目錄，編目時應盡量利用原有目錄。文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄 不適用時，則要編制或重新編制目錄。卷內目錄位于卷內文件材料首頁。1)內容包括：序號 、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號(次、數)、備注等七項。2)卷內目錄樣本 ，見圖3。
3.5.3 填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內科技文 件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，鑒定和統計都有一定的作用 。備考表項目：互見號、說明、立卷人及日期、檢查人及日期等。互見號：反映同一內容但 形式不同并另行保管的檔案保管單位的檔號，檔號后應注明檔案載體形式并用括號括起。
備考表排列在案卷內所有科技文件的尾頁之后。備考表樣本，見圖4。
3.5.4 填寫案卷封面 案卷封面項目：案卷題名、立卷單位、起止日期 、保管期限、密級、檔號、檔案館號等。
4 貴重醫療設備檔案的日常管理與使用等。(保密、借閱、注銷)
使用建立嚴格的貴重設備檔案管理制度，并嚴格執行，借閱人按制度規定辦理借閱手續。在 使用過程中，保證案卷完整、安全，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責；精密儀器 原版說明書和線路圖等重要資料一般不外借，確因工作需要可借復印件；儀器使用科室如需 要可保存復印資料，如說明書、操作手冊等；設備轉入其他單位后資料轉入使用單位，并留 復印件以備查詢；儀器設備在報廢3年后，檔案予以撤銷。
4.1 注意事項：
4.1.1 設備儀器文件材料歸檔時間 歸檔時間的確定：可根據每種文件材 料的特點，本著便于集中統一管理、便于工作利用的精神，具體規定本單位每種設備儀器文 件材料的歸檔時間。
4.1.2 先歸檔后借閱。
4.1.3 隨時歸檔：設備計劃、采購供應部門的兼職檔案員應及時將形成的 設備儀器管理文件
4.1.4 材料整理組卷。
4.1.5 定期歸檔：購置設備驗收完成、進口設備索賠期滿、自制設備檢驗 后。
4.1.6 堅持“三納入”、“四同步”，做好檔案收集整理工作。
4.1.7 實行“三納入”、“四同步”的歸檔措施。
4.1.7.1 三納入：1)將設備儀器文件材料形成、積累、立卷、歸檔工作 納入 本單位歸檔程序。2)將文件歸檔工作納入本單位工作計劃。3)將文件歸檔工作納入相關部門 和有關人員的職責。
4.1.7.2 四同步：1)下達工作任務與提出設備儀器文件材料的形成與歸 檔要 求同步。2)檢查工作進度與檢查設備儀器文件材料的形成、積累、整理、歸檔情況同步。3) 驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科技文件材料同步。4)上報登記和評審獎勵科技成果、全 優工程、優質產品與檔案部門出具證明材料同步〔3〕。
4.1.8 設備儀器正常服役期的內容：包括設備儀器日常運轉情況記錄，技 術性 能參數和精度定期測試記錄，設備儀器各類修理及更換零件的竣工驗收記錄，設備儀器維修 費用及主要能耗與材耗記錄、設備儀器結構或零件更改、改造、增減記錄，設備儀器事故報 告記錄和設備儀器運行趨向分析，設備儀器利用、停用、封存與啟封記錄，設備儀器報廢記 錄等。
4 小結
檔案的有效利用是檔案管理工作發展和提高質量的基礎，對醫院管理具有深遠意義。設備檔 案的建立和有效利用是檔案管理工作的開展，是醫院檔案工作的重要組成部分。設備檔案管 理人員要以認真、到位、周到的工作來保證檔案資料的有效完整性，充分發揮設備檔案重要 作用醫院各級領導應重視和關心各級部門設備檔案工作規章制度的建立，并要求認真執行。 定期檢查和研究檔案工作中存在的實際問題。檔案管理人員要收集有關醫療設備發展現狀、 產品動態等信息。當今醫療設備技術飛速發展，高精尖且價格昂貴的新型儀器日益增多，設 備的更新周期日益縮短，要求設備管理人員必須了解有關醫療設備的發展動態和產品現狀， 收集有益雜志、技術資料、展銷會資料等，進行分類整理，存入固定檔案，為計劃引進設備 提供依據。應以主動、積極、周到的服務來保證檔案資料的有效完整，充分發揮檔案的作用 ，以此來促進有關工作的進行，使醫院的各種醫療設備的效能得到充分發揮，投資得到良好 的效益回報，促進醫院各項建設的發展
5 參考文獻
〔1〕陳娟.如何搞好醫療設備檔案的管理〔J〕.浙江檔案，2006，(9)：35.
〔2〕史維新.醫院設備檔案的管理〔J〕.蘇州絲綢工學院學報，2000，(6)：340
關鍵詞：檔案檢索語言；標準化；應用
檔案檢索語言也叫標引語言，它是根據檔案的檢索而特殊編制的專門語言。
檔案檢索語言的基本特點是單義性和專業性。所謂單義就是檔案檢索語言和自然語言的最大區別，自然語言根據其應用的環境不同和語境的不同是有多種意義的。但是大難檢索語言只能是單義的，這樣才能提高檔案檢索的效率，避免失誤。專業性是指的檔案檢索語言的詞匯及編排方法都符合檔案的特點，便于檔案標引和查找時使用。本文針對檔案檢索語言的特點，討論了其在電子檔案檢索中的應用。
1 檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用
隨著信息技術和網絡技術的發展，出現了各種類型的自動化檢索技術。這些自動化檢索檢索技術依托于網絡技術和通訊技術使得遠程的信息共享也成為可能。自動化檢索技術的發展也催生了一種專門應用于電子檔案檢索的技術——檔案檢索語言。檔案檢索語言是一種標引語言根據檔案，它可以根據檔案積檢索的需要而編制，檔案檢索語言的實質是表達檔案內容的和相互關系的標識系統。檔案檢索語言設計的好壞直接影響著當那檢索的效率，下面我們來分析一下檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用。
（1）檔案檢索語言可以對檔案的內容和特征進行標引。
（2）檔案檢索語言可以對內容相同或者相關的檔案進行集中處理。
（3）檔案檢索語言能對電子檔案進行系統化的組織和歸類。
（4）檔案檢索語言能將檔案專用的標引用于和普通的檢索用戶進行對比應用。
2 檔案檢索語言的發展途徑
在紙質檔案中進行檢索，不可缺少要檔案工作者的參與。而電子檔案的檢索語言主要是由用戶自主檢索檔案的模式，而檔案工作者在這其中的作用卻應該淡化，但是現在的檔案檢索語言面臨著不可預測的查全率和誤差率。由于信息技術和網絡技術的發展，對電子檔案的檢索語言提出了新的挑戰，為了在信息技術環境下較好的發展檔案檢索語言，需要做好如下幾個方面的工作。
2.1 要提高檔案管理人員的整體素質
檔案管理人員的整體素質對于檔案檢索語言的發展是至關重要的，要使檔案管理人員認識到檔案檢索語言發展的重要性。要加強對檔案管理人員的培訓工作，并積極與情報業和圖書界進行合作，求得檢索語言的共同發展。
2.2 要積極開發新的檔案檢索語言和技術
檔案管理部門不能滿足于現狀，要積極進行技術創新，利用先進的信息技術和網絡技術，開發高效的檔案檢索語言。這樣才能使得電子檔案的管理工作能夠跟得上信息化發展的速度。
2.3 要做好電子檔案數據庫的建設
要更好的發展檔案檢索語言，電子檔案數據庫的建設是非常關鍵的。電子檔案數據庫的建設是進行電子檔案檢索的基礎，如果沒有一個良好的電子檔案數據庫的建設，再好的檔案檢索語言也不能發揮電子檔案檢索的作用。
3 檔案檢索語言在電子檔案管理中的應用方向
檔案檢索語言的應用對于電子檔案的管理效率有非常大的影響，所以本文主要對檔案檢索語言的應用方向進行了分析。主要的應用方向是分類主題一體化應用、計算機化應用和標準化應用。
3.1 分類主題一體化
分類主題一體化主要是將兩種檔案檢索的方法進行融合：從而能最大限度的發揮檔案檢索的效率。這種方法的好處是標引人員可以通過一次性查表，標引分類和主題兩項工作，從而節省標引人員的工作量。進行分類主題一體化融合的途徑，主要有兩種。
（1）第一種途徑是“分類敘詞表”模式。這種模式是借鑒的圖書情報界的成功經驗，是將分類組配原理同時應用于分類法和主題法。
（2）另一種途徑是“分類法—敘詞表雙向對照索引”模式。這種模式是借鑒的圖書情報界的中國分類主題此表的成功經驗，是將體系分類法和敘詞法都同時應用于分類法和主題法。
這兩種模式發展檔案檢索語言的分類主題一體化雖然能起到一樣的效果，但是功能上差別較大。第一種模式是典型的一體化模式，但是建表較為復雜，使用難度較大；第二種模式是以一種部分一體化的模式，它的分類號和敘詞之間可能有部分無法對應，但是它的建表難度相對第一種模式要小，是一種折衷的分類主題一體化模式。
3.2 計算機化
檔案檢索語言必然會發展成計算機化的形式，主要的應用途徑有如下兩條。
（1）第一種計算機化的模式是通過計算機來對分類表和敘詞表進行計算機編制。計算機編制可以克服手工編制的缺點，提高效率和差錯控制率。計算機輔助管理在圖書排版和出版領域已經取得了一定的成就，所以將其應用與檔案檢索語言的編制也是一個必然的發展方向。
（2）第二種計算機化的模式是研制分類表和敘詞表的電子版。電子版的分類表和敘詞表可以提高電子檔案的檢索效率。關于電子分類表和敘詞表的研究在我國大約開始與上個世紀九十年代中期。現在關于電子分類表和敘詞表的研究已經在圖書出版界進行圖書的全文檢索、分類檢索、統計分析和分頁顯示等。
檔案檢索語言的計算機化已經在圖書出版界取得了很多的成績，這些經驗可以被電子檔案檢索來借鑒。
3.3 標準化
檔案檢索語言雖然已經發展了一段時間，但是其標準化問題始終沒有徹底解決，檔案檢索語言的標準化的發展主要有如下三個方面。
（1）分類表和敘詞表的標準化問題。關于分類表和敘詞表的標準制定，現在在國際上已經存在了多個標準。例如：《多語種分類表的版面設計》、《分類表編制指南：方法示例》、《單語種敘詞表編制與修訂準則》等。我國在分類表和敘詞表的標準化方面也有很多的標準，例如：《文獻多語種敘詞表編制規則》、《漢語敘詞表編制規則》、《中國檔案分類法專業表編制規范》等。這些標準從不同的角度對分類表和敘詞表的內容、原則和格式等作出了標準化的規定。
（2）分類表和敘詞表的統一和兼容問題。分類表和敘詞表需要有一個統一的和兼容的標準體系，我國制定的關于分類表和敘詞表的綜合性的《中檔法》實際上就是一個統一的國家標準，其他的一些關于檔案類的標準是和《中檔法》完全兼容的。也就是說今后的檔案檢索語言的標準化的制定都必須和《中檔法》兼容。
（3）標引規則的標準化問題。檔案檢索語言中的最為復雜的問題就是檔案標引，標引的設計標準關系著檔案檢索語言的效率高低。所以，標引規則的標準化是非常重要的研究方向。我國最早的標引規則標準是1983年出版的《文獻主題標引規則》。后來《文獻主題標引規則》經過數次修訂。其后我國又陸續孩子定了一系列的標引規則標準。但是這些標引規則標準病未涉及明清和民國的檔案資料。所以，我國在標引規則標準方面在今后還需要繼續的建設。
4 小結
本文主要討論了檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用和發展途徑，并進一步分析了檔案檢索語言在今后的應用方向。檔案檢索語言在分類主體一體化、計算機化和標準化方面同時進行研究才能發展處能更好的提高電子檔案檢索效率的檔案檢索語言。
參考文獻
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[2]中國檔案主題詞表編委會.中國檔案主題詞表[M]，北京：檔案出版社，1995：34-36.
[3]蘇新寧.信息檢索理論與技術.北京：科技技術文獻出版社，2004：45-46.
關鍵詞 地勘單位 檔案管理 利用
中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）03-000-01
市場經濟環境下，地勘單位在運行中所產生的各類專業資料和工作成果越來越多，這就需要對地勘檔案管理工作高要求，確保資料完整，在開發礦產資源以及資源合理利用的過程中提供必要的服務。
一、完善地勘單位的檔案資料管理制度
地勘單位要做好檔案管理工作，就要根據檔案管理工作實際對相應的管理制度不斷完善，以做到規范化管理，系統化管理。特別是地勘檔案資料的收集、分類、保管工作中，需要專門的人員實施管理，主管領導要認真履行監督職能，以提高管理質量，避免檔案資料管理分散，不利于資料的集中保存以及合理利用，甚至會導致檔案資料丟失或者遭到損壞。完善地勘單位的檔案資料管理制度，主要的目的是確保檔案管理工作更好地展開，特別是檔案資料的借閱工作，要完善審批制度。
二、地勘單位的檔案資料的收集與分類
（一）地勘單位檔案資料的收集
地勘單位的運行中，隨時都會有檔案資料產生。特別是地勘單位很多工作都是在野外進行，在地質勘探工作中就會產生大量的資料，且均為現場記錄的原始資料，這些資料相對零散，使得檔案人員在收集檔案資料的時候，容易導致資料丟失或者損壞的。這就要求地勘檔案人員在收集資料的過程中，要注重對原始資料了進行檢查，保證檔案資料齊全。對于所收集的檔案資料，要做好整理工作，保證資料的準確、完整[1]。如果檔案資料中文字不規范，或者資料存在著損壞的F象，要保證檔案信息齊全，就要做好檔案資料的修補工作，之后將所有的檔案資料按照規定裝訂起來。為了保證所收集的檔案資料的質量，還要做好相關人員的協調工作，以通過合作完成檔案工作，不僅可以提高檔案質量，還能夠提高檔案收集的效率。
（二）地勘單位檔案資料的分類
對檔案資料的分類是非常重要的環節，明確分類的對象是檔案資料。在具體的分類過程中，要充分考慮到檔案資料的內容，以及檔案資料之間所存在的聯系等等，采用相關的專業技術實施統一分類。在對檔案資料進行編號時，要基于資料的分類展開，檔案的編號組成包括分類、項目、案卷以及頁號或者張號。要求檔案編號要簡單合理，且具有唯一性和穩定性。由于檔案資料會越來越多，就需要檔案資料還要具有可擴容性，不可以存在空號的現象，更不可以有重復的檔案編號。通常而言，地勘檔案資料可以劃分為科技類檔案資料、儀器設備類檔案資料、文書類檔案資料、財會類檔案資料以及人事類檔案資料。
三、地勘單位對檔案管理人員培訓工作要高度重視
地勘單位對檔案管理人員的職業素質關乎到檔案管理工作質量。地勘單位對檔案管理人員培訓工作給予高度重視，就要提高檔案管理工作人員的法律意識，包括檔案保密法、檔案法以及相關的法律發揮都要通過培訓進行傳播教育，以提高檔案管理人員的職業素質，在工作中提高職業責任感。
地勘單位的檔案管理工作實現信息化的過程中，檔案管理人員就要對檔案信息管理系統產生認知并在工作中合理利用，包括檔案資料的電子化處理、檔案資料信息的傳遞、使用專業的檔案管理軟件處理檔案資料等等，以提高檔案資料管理質量，同時還可以通過檔案信息共享提高檔案管理服務效率。
四、地勘單位檔案資料的利用
在地勘單位中，檔案資料是保證各項工作順利展開的關鍵。地質工作人員在野外進行勘察作業獲得的資料，經過系統化分析、整合、研究之后，形成有價值的地址資料。將這些資料收集起來整理維護檔案資料，就是對地勘單位工作情況的歷史記錄。在這些資料中，不僅真實地記錄了地質科學研究過程，而且還記載了國家的各種礦產資源，是具有較高利用價值的國家財富，對地勘單位地質找礦具有重要的指導作用[2]。中國的社會經濟呈現出快速發展的態勢，不僅大量地需要礦產資源，還需要各種地質信息，這就意味著地勘檔案資料的利用價值更為受到重視。對這些地勘檔案進行開發，可以從中篩選出找礦信息，包括圈定礦靶的區域范圍，礦靶所在具置以及地址勘察的基地等等。這些工作信息還會記錄在檔案資料中，可以優化工作內容，避免工作中存在重復作業的現象，對地質勘查和找礦工作具有重要的指導意義。
現行的地勘單位所開發的新的礦床中，很多都是通過對地勘檔案資料進行合理利用和開發找到的。可見，地勘檔案資料對于地勘單位的各項工作至關重要。做好地勘檔案管理工作，隨著檔案資料的作用得以充分發揮，就可以在找礦中合理利用，以發掘更多新的礦產資源。
五、結語
綜上所述，地勘單位的檔案資料歷史對地質工作的真實記錄，體現了地質工作的各項活動以及所產生的科技成果。隨著國家對地質資料管理工作給予了高度重視，地勘單位就地勘檔案的服務范圍不斷擴大。要滿足更全面的檔案服務需求，就需要做好地勘檔案管理工作，確保檔案資料完整，檔案信息準確，提高地勘檔案資料的利用價值。
參考文獻：
當今社會科技迅速發展，以往收集數據的模式已經無法適應當代社會發展需要。而數據挖掘技術的誕生，提高了數據收集的速度和質量，且在某種程度上還促進了社會的發展。
(一)數據挖掘技術的概念
數據挖掘技術是從許多的、不完全的、相對模糊的、存在噪聲的、任意的實際數據當中，找出其中隱藏的、人們原先不了解的、但又是實際存在的、有用的信息和知識的過程［1］。數據挖掘所得信息具有先前未知、有效和實用三個特征。決策者對挖掘所得信息進行分析，從中提取出隱藏的關系和模式，來對未來發生的行為進行預測。
(二)數據挖掘技術的運用
在使用數據挖掘技術的過程中，數學方法經常被用到，但在一些特殊的時候，也會用到非數學的方法。另外，使用數據挖掘技術過程中，除了上面提到的方法外，還可以用演繹的方法和歸納的方法收集數據。在使用數據挖掘技術過程中，利用對相關數據進行挖掘、收集和分析得出相應的結果，并且這個結果在某些情況下，恰好能被用在管理信息、優化查詢、過程控制、決策支持及數據維護等方面［2］。然而，由于數據挖掘技術特性，其在使用的過程中，涉及學科比較廣，并且還涉及數據庫、數理統計、人工智能、并行計算、機器學習、可視化等許多領域。數據挖掘技術中，常用到的有規則歸納、決策數、人工神經網絡、遺傳算法，以及可視化等技術。
二、數據挖掘技術的形式
數據挖掘分為描述型與預測型兩種形式。描述型是對數據中存在的規則進行描述，并且依據數據具有微觀性的特點找出其表征的、普遍性強的、概念層次較高的、比較宏觀的知識，并對數據進行概括總結和抽象來描述出同一類事物的相同屬性。預測型是分析和處理現有的數據，來獲得某類事物中某些屬性的內容，或者是預測出某類事物將來形成的規律等。在使用這兩種挖掘技術時，經常用到的方法有分類方法、關聯方法和粗糙集方法。
(一)分類
在運用計算機數據挖掘技術的過程中，分類是挖掘技術里的重點部分。數據收集的好壞，以及收集的數據的屬性分析都是由分類決定的。因此，分類在運用挖掘技術的過程中具有非常重要的作用。分類是對數據庫屬性進行分析，把元組劃分成不同種類的過程。并且在其劃分過程中，根據數據形成的訓練集，來集中對部分數據進行處理劃分。然后，再對余下的部分數據做測試，在測試滿足要求以后，遵守對應的規則對其分類。在實際分類過程中，比較有代表性的分類過程是:明確分類的范圍、找出目標屬性、組成訓練集、研究屬性、算法選取、分類計算、結果顯示、選出測試集、分類規則驗證、輸出分類規則等［2］。
(二)相關規則
相關規則是數據挖掘技術中，比較簡單實用的關聯分析規則。它可以準確地將相關數據進行描述，并且能夠對數據進行嚴格分析。在相關規則使用過程中，主要是對具體事物進行描寫，并按照相同屬性進行結合，然后對其進行總結概括，找出其共同屬性和模式。一般會將關聯規則直接應用到數據庫中，統一地記錄下每個事物得出的數據，不但可以正確地記錄數據，同時消減了數據的搜索空間，使得整個運行系統得到改善和提高。
(三)粗糙集
數據挖掘技術中的粗糙集是被用作對不精確和不確定性知識進行研究的一種數學工具，在系統整個使用中占的優勢比較大［3］。首先，在使用粗糙集方法時，相應的信息不需要了解，并且在運算的時候，算法比較簡單且容易控制，得到大量的計算機用戶的喜愛。其次，在運行粗糙集的過程中，能從數據中發現異常，排除知識發現過程中的噪聲干擾，同時還能將這類數據的規律在最短時間內找出，并利用表格對其進行歸納總結，將其變成決策表，為使用者的查詢提供方便。最后，在客觀世界，應用有些規則的過程中也會出現不確定性。應用數據庫的時候會產生許多不確定性的信息，而這些不確定性都得依賴粗糙集對其進行處理，這樣就使得數據挖掘的效率得到大大提高。
三、挖掘技術在檔案管理中應用的意義
記錄歷史資料的重要工具就是檔案，它直接反映了檔案管理人員的智慧和成果［3］。由于計算機網絡的迅速發展，在管理檔案信息的實際應用中，引入挖掘技術可以使檔案的管理水平得到提高，并且改革了檔案信息管理的模式。因此，數據挖掘技術應用在檔案信息管理中是具有非常重要意義的。
(一)提高檔案信息管理的安全性
檔案信息是記載一些比較寶貴的資料，由此可知其價值的表現就是檔案信息的實體。對檔案管理者來講，保存有歷史意義的檔案信息的時間應越長越好。保存得越長遠，越體現了檔案信息的價值。其使用價值相對應地增大了，被使用的頻率也相應地增加，使保管工作非常困難，使用次數越頻繁，就越容易縮短檔案信息的壽命。同時，保密性是檔案信息管理的另一項重要工作，萬一檔案信息外漏，不僅相關人員的隱私權受到侵犯，還有可能對其以后生活造成消極負面的影響，造成了檔案保管與使用之間存在矛盾［4］。將數據挖掘技術運用到檔案管理中，可以很好地避免這種情況的發生，從而保護檔案信息實體和內容的安全。
(二)加快檔案管理的效率，降低檔案管理的成本
檔案管理工作中引用數據挖掘技術，能夠有效改變以往傳統的檔案管理模式。使得檔案管理人員的工作效率和檔案信息管理水平得到提高。引入數據挖掘技術，工作人員的管理時間被大量節省，處理檔案信息的速度得到提高。同時，還可以加快檔案鑒定工作的發展。檔案管理工作中的一個重要環節就是檔案的鑒定，傳統的檔案鑒定工作是由檔案管理人員憑借多年經驗來實現的，具有主觀性。數據挖掘技術的運用，可以防止在鑒定檔案工作中因檔案管理人員的主觀性而造成有價值的檔案丟棄，為檔案管理工作提供了比較有效的定量化方法，使檔案的鑒定工作有據可依。
四、數據挖掘技術在檔案信息管理系統中的運用
隨著計算機信息化的迅猛發展，檔案管理工作也需要進一步的完善。過去的檔案管理方式已經不能適應當代社會的需要，很多數據信息無法有效地使用。要想有效地利用現有的檔案數據，使其價值得到充分發揮，使用數據挖掘技術把那些隱含的信息挖掘出來，對其總結和使用是非常有必要的。檔案信息管理中使用數據挖掘技術，能讓挖掘出的知識信息得到發揮，并且能使檔案數據信息價值被充分地利用。檔案管理中應用數據挖掘技術的方法有以下幾種:
(一)檔案分類法
檔案分類法是按照不同的種類把許多檔案進行整理的方法。把檔案中屬性相似的放在同一個類別中，把那些檔案屬性不同的放在不同的類別當中。在檔案進行分類的過程中，數據挖掘技術能夠詳細地劃分這些檔案的類別，幫助管理員進行檔案歸類，檔案的檢索效率和速度得到有效提高。
(二)檔案收集法
檔案收集法是先分析數據庫中的數據，并通過對這些數據做詳細的描述建立模型。然后用這些模型和所有的測試樣本進行對比，一旦經測試后有一個模型與樣本相符合，就可以依據這個模型對管理對象進行分類。
(三)檔案保留法
【關鍵詞】文書檔案;卷和件管理;方法
近年來,不少企業單位的檔案部門盲目按照上級單位主張文書按件整理的方法,對文書立卷全盤否定,采用“一棒子打死”,不從本單位實際情況去考慮。出現新舊立卷方法銜接脫軌。主要表現在:
①原有的檔案分類立卷標準與現有的按件整理檔案分類標準存在差異,這就需要檔案工作人員必須及時吃透文書檔案分類標準中各個環節的立卷規定,掌握文書檔案分類原則,比如:按年度—機構分類,還是按年度—問題分類,每個一級類目下分有哪些二級類目?每一級類目劃分界限是什么,都需要把握準確才行;但是由于時間短,改革步伐快,很多單位檔案工作人員對新舊立卷方法吃不透,造成新舊立卷方法銜接脫軌。
②原有的檔案裝具銜接不起來。有些下級檔案部門為了及時按照上級檔案部門精神要求,盲目修改立卷方法,資金缺乏,裝具又跟不上,給檔案工作立卷,以至于以后的立卷造成腹面影響。
③檔案裝具庫存積壓,造成資金浪費。文書檔案立卷新舊方法不一樣,檔案裝具也就不同,這就需要按照檔案裝具標準,重新訂做檔案裝具的卷皮、卷盒等。原有庫存檔案裝具也就不能用,裝具庫存積壓,造成資金浪費。
④缺乏對檔案專(兼)職人員的培訓學習。文書檔案立卷工作日益重要。對檔案資料的科學化、規范化管理,使其起到信息源、資料庫的作用,對發展企業市場經濟和推動企業進步作用甚大,這需要檔案管理人員具有較高的素質。但是不少單位檔案管理人員檔案意識不強,特別是一些小單位領導干部檔案意識不強,檔案管理力量薄弱。其原因有三個方面:一是主要領導對檔案重要性的認識不夠,資金投入少,檔案室設施簡陋,許多小單位把檔案室與倉庫合為一處,檔案與雜物一起存放,沒有得到很好保管,致使檔案容易損壞或丟失;二是大部分檔案員是兼任,他們把主要精力放在其他工作上,因而忽略了檔案工作;三是檔案員業務水平參差不齊,檔案管理人員更換頻繁,新檔案員缺乏必要的檔案文書立卷歸檔管理知識學習培訓,造成檔案整理不規范。導致文書檔案資料收集不夠齊全,發文與收文之間數量相差懸殊;文書立卷整理過程中不會分類,亂整亂歸,不能及時方便查借閱。其實,文書檔案按卷、件管理各有優缺點。應該根據各單位的具體情況,采用靈活多樣的形式,可以按件也可以組卷進行立卷。只要遵循各文件之間的有機聯系,方便建立檢索體系、方便提供利用就可以。不應該片面強調一個而否定另一個。
1.文書檔案按件管理檔案的優點
(1)實行文件級管理檔案,取消了組卷這一環節,全部檔案進行年度—機構或年度—問題分類后,按形成時間、保管期限排列,使檔案整理工作自然因素增強,放寬了對檔案實體形式上的要求,整理方法變得簡單、易學,適應了機關檔案人員兼職多、流動性大的現狀。
(2)實現文件級管理檔案后,不再是若干份文件裝訂在一個案卷內互相牽扯,增強了提供利用的針對性,便于檔案的保管、保密和提供利用,有利于檔案的保護
(3)實現文件級管理檔案后,需歸檔文件可以在處理完畢后隨即歸檔,使文書歸檔工作化整為零,減輕了歸檔工作壓力,提高了工作效率。
(4)由于實現了文件級管理檔案,取消了案卷,只留文件級一個管理層次,既減少了數據錄入的工作量,也適應了計算機直接定位于文件級條目的檢索方式,提高了檔案的檢索速度與準確率,有利于計算機在檔案管理上的普及與應用。
(5)實現文件級管理檔案后,辦理完畢的文件可直接進入檔案整理環節,文書處理環節中形成的著錄項目可通過計算機直接生成歸檔文件目錄,避免了檔案管理環節中數據的重復錄入。文書檔案按件管理也有其缺點:按件管理檔案由于件的薄厚程度不同,整理容易出差錯,檔案利用起來容易丟失。
2.文書檔案按卷管理的優缺點
文書檔案按卷整理的優點是不易丟失、不易損壞檔案,但是按卷整理檔案缺點較多。
(1)主要是立卷難,不僅難在對文件的分類、鑒定、擬寫案卷題名,更難在立卷工作大量繁雜重復的勞動。面對眾多規定和較高要求,老檔案員已覺不易,新檔案員更是望而生畏,導致檔案業務指導人員疲于奔命,一些單位還是有文件積壓;針對同一個案卷,往往是一人一個標準,一人一個看法。
(2)檔案檢索難。在以往的管理模式下,檔案檢索的最后著眼點都要落在某一案卷上,其查找文件實體的方式是通過各種檢索手段查到某份文件所在卷號,然后到這一卷里找到這份文件。其關系如下:文件信息案卷信息(案卷號或檔號)文件實體案卷實體至此就完成了一次文件的檢索利用過程。由此可以看出,文件檢索與立卷方法沒有必然聯系,只要通過文件著錄信息找到對應案卷,就能最終找到這份文件。這里的案卷只是為你提供了某份文件的具體存放位置。這種結論支持我們對現行的文書立卷方法進行改革,而且從理論上講,任何改革模式都是可行的,包括立卷不裝訂、不立卷不裝訂、不裝訂按文號排、不裝訂按時間排、隨辦隨歸等。當然在實際工作中,還要考慮檔案管理的其它因素,擇優而用。
3.卷、件都要用盒保管
