時(shí)間：2023-05-22 17:18:11
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理日常工作，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1 對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的必要性
1.1 順應(yīng)時(shí)展的潮流的需要
人力資源管理是事業(yè)單位檔案管理工作中的重要一部分，在新時(shí)期，事業(yè)單位的檔案管理工作可以在很大程度上體現(xiàn)其人力資源的管理狀況和人員的素質(zhì)。尤其是在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下，很多機(jī)構(gòu)和單位都實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)的覆蓋，事業(yè)單位的檔案管理工作也不能停滯不前，要順應(yīng)時(shí)展的潮流和趨勢(shì)，充分借助信息化的勢(shì)力，不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案資源管理的信息化水平，同時(shí)也能提升事業(yè)單位的人力資源管理水平。
1.2 推動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的要求
檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，檔案管理可以為事業(yè)單位的發(fā)展提供各種信息和數(shù)據(jù)資源的支撐。在當(dāng)前，很多事業(yè)單位已經(jīng)在日常的管理工作中引入了管理信息系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了管理工作的信息化，這對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理部門要不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升管理的效率和水平，進(jìn)一步充實(shí)檔案部門的服務(wù)功能，能夠滿足事業(yè)單位對(duì)信息資源篩選、分析、匯總等要求，推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。
1.3 提升檔案管理工作成效的需求
事業(yè)單位的檔案管理工作涉及到對(duì)大量歷史資料、數(shù)據(jù)資料的整理和歸納，并且隨著時(shí)間的推移和事業(yè)單位業(yè)務(wù)的積累，各種歷史資料和數(shù)據(jù)資料的數(shù)量是非常龐大的。如果還是按照傳統(tǒng)的檔案管理方法，那么進(jìn)行信息和資料的查找和分析時(shí)工作量會(huì)特別大，不僅效率低下，還難以對(duì)工作的質(zhì)量提出保證。因此，及時(shí)優(yōu)化檔案的管理工作對(duì)于提升檔案管理的質(zhì)量，以及為事業(yè)單位提供科學(xué)有效的信息資源是非常有用的。
2 當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題
2.1 檔案管理制度不夠科學(xué)規(guī)范
很多事業(yè)單位在檔案管理方面重視不足，沒有安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，沒有制定科學(xué)合理的管理制度。這樣首先使得檔案管理部門在日常的檔案管理中缺乏明確的制度規(guī)范，在資料的匯總和歸納方面難以按照統(tǒng)一的規(guī)范和流程進(jìn)行操作，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致各種資料的混亂，影響事業(yè)單位對(duì)各種檔案資源的正常使用。同時(shí)，檔案管理部門長期處于一個(gè)邊緣化的位置，沒有對(duì)其進(jìn)行專門的管理，也沒有?x予其足夠的重視，會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理人員工作的熱情和積極性，使他們逐漸對(duì)檔案管理工作開始敷衍，進(jìn)而影響事業(yè)單位檔案資源的質(zhì)量。
2.2 檔案管理人員的素質(zhì)和水平不高
由于事業(yè)單位的性質(zhì)以及檔案管理工作本身所具有的流程多、要求嚴(yán)格和比較枯燥繁瑣等特點(diǎn)，檔案管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的工作作風(fēng)。并且隨著事業(yè)單位的管理工作逐步邁入了信息化的大門，檔案管理人員還必須逐步提升自身應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的技術(shù)和水平，以滿足實(shí)際工作的需要。但是很多事業(yè)單位往往沒有對(duì)檔案管理工作予以足夠的重視，在招聘檔案管理人員時(shí)的考核力度不夠，而且人員更換的比較頻繁。加之部分檔案管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，在工作時(shí)敷衍了事，或者對(duì)檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容和要求都不夠明確，沒有按照要求對(duì)各項(xiàng)信息與資源進(jìn)行記錄與保存。這些都體現(xiàn)了人員因素對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量的影響，如果不能保證檔案管理人員的素質(zhì)和水平合格，就很難實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有序發(fā)展。
2.3 檔案資源的管理系統(tǒng)落后
信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給各行各業(yè)的發(fā)展注入了新的生機(jī)與活力，能夠更充分地調(diào)動(dòng)發(fā)展的潛力。隨著信息化的普及以及事業(yè)單位的發(fā)展，信息技術(shù)在事業(yè)單位管理中的應(yīng)用是一個(gè)必然的趨勢(shì)。目前，已經(jīng)有部分事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到了信息化所帶來的便捷和機(jī)遇，逐步將信息化的管理系統(tǒng)引入到了日常的管理工作中。但是仍有很多事業(yè)單位固守傳統(tǒng)的管理方法，在檔案的管理工作中沒有實(shí)現(xiàn)信息化，限制了檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提升。
3 對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的策略
3.1 逐步完善檔案管理制度
首先，事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，對(duì)檔案管理部門的日常工作予以足夠的重視，設(shè)置專門人員對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和情況進(jìn)行管理和監(jiān)督。然后，要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況以及對(duì)檔案資源的使用需求來進(jìn)一步明確檔案管理的各種規(guī)范和要求，針對(duì)不同種類的數(shù)據(jù)和資料制定具體詳細(xì)的要求，為檔案管理人員的工作提供行為規(guī)范。同時(shí)，要注重不斷提升檔案管理人員工作的積極性和創(chuàng)造性，明確責(zé)任，引導(dǎo)其嚴(yán)格遵守各項(xiàng)檔案管理工作的規(guī)范，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)
可以說，檔案管理人員的素質(zhì)和水平直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，影響著各種檔案資料和數(shù)據(jù)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。因此，為了減少因管理人員素質(zhì)和水平不足而給檔案管理工作帶來的限制，事業(yè)單位要在實(shí)際管理中注重提升檔案管理人員的素質(zhì)和水平。一方面，事業(yè)單位在招聘人才時(shí)要加大考核力度，引入一些經(jīng)驗(yàn)豐富、能力較強(qiáng)的檔案管理人員。另一方面，要不定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，不斷提升其工作能力和職業(yè)道德觀念，逐步提升檔案管理人員隊(duì)伍的整體素養(yǎng)和水平。
3.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化
事業(yè)單位要緊隨信息化的時(shí)代潮流，將信息化的管理技術(shù)引入到日常的管理工作中，加強(qiáng)信息化建設(shè)，逐步提升檔案管理工作的信息化水平。同時(shí)，要注重對(duì)信息化人才的培養(yǎng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源由紙質(zhì)化變?yōu)閿?shù)字化和信息化，這樣不僅能夠提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的工作人員提供獲取數(shù)據(jù)和資源的便捷渠道，進(jìn)一步擴(kuò)展檔案管理工作的職能。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；一體化
1事業(yè)單位檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用面臨的困境
1.1對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)識(shí)不足
日常工作中，對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致了諸多問題，如信息備份不及時(shí)，信息資源流失等。部分工作人員對(duì)信息技術(shù)認(rèn)識(shí)存在差距，過度依賴信息技術(shù)，認(rèn)為只需將信息存入計(jì)算機(jī)即可，不及時(shí)備份信息，倘若計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題，很可能導(dǎo)致信息丟失。少數(shù)工作人員工作失誤，將信息打印成正式文件后，忽視了電子文件的存檔，一旦紙質(zhì)文件丟失，信息資源很難找回。備份哪些資源、打印哪些信息、歸檔哪些內(nèi)容，這都需要工作人員認(rèn)真分析考慮，而后規(guī)范電子文件信息，促進(jìn)事業(yè)單位檔案有效管理。
1.2電子檔案管理不規(guī)范
目前，事業(yè)單位普遍引入計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)，在日常工作中產(chǎn)生了大量電子文檔。然而，很多單位只是對(duì)這些文檔進(jìn)行簡單的文件夾歸檔，導(dǎo)致了辦公自動(dòng)化建設(shè)較為緩慢。很多單位推行辦公自動(dòng)化，并未引入檔案管理，缺乏檔案管理工作人員的參與，造成了電子文檔歸檔設(shè)計(jì)存在缺陷，尚未很好地考慮到文件的物理歸檔。目前的歸檔只是把相關(guān)信息輸送到檔案管理系統(tǒng)上，而并未考慮到要用存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)日常工作文檔進(jìn)行保存，倘若計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)遇到問題，會(huì)增大電子文檔丟失的可能性，給檔案管理帶來不可估量的損害。
1.3操作人員素質(zhì)普遍較低
當(dāng)前，很多事業(yè)單位引進(jìn)了信息化檔案管理系統(tǒng)，硬件建設(shè)成效顯著。但是，不少單位的電子檔案建設(shè)較為緩慢，信息化檔案管理系統(tǒng)成為擺設(shè)，尚未真正發(fā)揮其作用。究其成因，主要是事業(yè)單位缺乏專業(yè)的信息化工作人員。現(xiàn)有的檔案管理人員，很少有收受過系統(tǒng)的信息技術(shù)教育，電腦、軟件、信息技術(shù)知識(shí)匱乏，對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)使用不熟練，造成了電子檔案建設(shè)滯后，僅僅局限于輸入、查找等淺層功能。這對(duì)單位花大量資金引進(jìn)的信息化設(shè)備來講，無疑是一種巨大的資源浪費(fèi)。
2將信息技術(shù)引入檔案管理的意義
2.1提升檔案管理效能
目前，傳統(tǒng)的人管檔案已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)展大的新要求，需要引入信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作日益規(guī)范化、現(xiàn)代化。積極運(yùn)用信息技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫及其鏈接，不僅能夠使單位內(nèi)部人員根據(jù)關(guān)鍵詞或者代號(hào)快速找到所需檔案，還能實(shí)現(xiàn)單位之間檔案共享，及時(shí)快捷的實(shí)現(xiàn)單位間檔案互調(diào)，從而提高檔案工作效率。信息技術(shù)除快捷外，最重要的是能及時(shí)更新，這不僅可以促進(jìn)工作人員及時(shí)警醒自身，還能使領(lǐng)導(dǎo)更清晰的掌握工作人員日常工作狀態(tài)，極大推動(dòng)檔案管理工作及各項(xiàng)工作良性協(xié)調(diào)，提升檔案管理效能。
2.2促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)整合和優(yōu)化
檔案本身較為繁雜，尤其是人事檔案涉及人的基本情況、家庭狀況、學(xué)校表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等，僅靠傳統(tǒng)的人管檔案很容易導(dǎo)致檔案分類混叉甚至是丟失。惟有運(yùn)用信息技術(shù)將檔案輸入計(jì)算機(jī)，而后進(jìn)行融合與分析，實(shí)施規(guī)范化管理，分析原有的工作人員檔案，及時(shí)輸入其新的檔案，并將二者進(jìn)行對(duì)比，刪去已淘汰檔案、剔除重復(fù)檔案、增加新的內(nèi)容，總結(jié)檔案管理規(guī)律，促使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)展要求，提高工作效能。隨著科技的發(fā)展，基本可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的自動(dòng)整合與更新，既節(jié)省勞動(dòng)力又方便快捷，大大提高了檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)整合與優(yōu)化。
3著力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的對(duì)策建議
3.1著力加強(qiáng)檔案管理的“硬件”建設(shè)
強(qiáng)化“硬件”建設(shè)，是著力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的保證。要繼續(xù)加大對(duì)硬件設(shè)施的投入力度，如計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、存儲(chǔ)設(shè)備等，為建立信息化的檔案管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)。選擇性能較好的硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案資料能夠有效存儲(chǔ)。充分考慮到事業(yè)單位檔案具有連續(xù)性的特征，堅(jiān)決避免檔案順序顛倒，做好舊檔案的整理工作，實(shí)現(xiàn)檔案的合理歸檔，促進(jìn)檔案資料庫不斷完善，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。著力創(chuàng)新檔案管理方法，積極應(yīng)用新技術(shù)，在確保紙質(zhì)檔案安全高效的前提下，擴(kuò)大電子檔案的應(yīng)用范圍，充分發(fā)揮電子檔案的作用。
3.2加快推進(jìn)文檔一體化建設(shè)
建立一體化文檔，是著力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的關(guān)鍵。針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位存在文檔分離的現(xiàn)象，要大力推行文檔一體化，徹底杜絕工作重復(fù)的現(xiàn)象，切實(shí)把日常文化和檔案統(tǒng)一起來，做好文件管理的事前控制，從源頭上提高檔案的質(zhì)量，促進(jìn)檔案功能得到有效發(fā)揮。繼續(xù)抓好信息源頭的梳理的控制工作，徹底改變文檔分離的難題，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔一體化。選擇優(yōu)質(zhì)的文檔一體化軟件，確保在文件形成之初就有檔案工作的介入，有效避免檔案文件丟失所帶來的損害。組織相關(guān)人員研究檔案一體化管理，有效化解電子檔案帶來的新情況和新問題。
3.3切實(shí)提升檔案管理人員的素質(zhì)
提高檔案管理人員素質(zhì)，是著力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的重點(diǎn)。檔案管理工作人員是否具備專業(yè)的技能，決定著檔案管理信息化建設(shè)的成敗。要認(rèn)真落實(shí)“以人為本”理念，根據(jù)單位檔案管理工作人員實(shí)際情況，加快制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃。積極舉辦培訓(xùn)班和講座，不斷強(qiáng)化工作人員的技能培訓(xùn)，如計(jì)算機(jī)操作、檔案信息化系統(tǒng)的使用、存儲(chǔ)設(shè)備的保護(hù)等，切實(shí)增強(qiáng)培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性，增強(qiáng)員工操作檔案信息化系統(tǒng)的技能。合理設(shè)置培訓(xùn)課程，多講與實(shí)際工作緊密結(jié)合的課，增加動(dòng)手操作課程的課時(shí)，堅(jiān)決避免講授空洞乏味的理論。把培訓(xùn)考核結(jié)果與檔案管理工作人員晉升、福利掛鉤，切實(shí)提高培訓(xùn)實(shí)效。建立檔案管理培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，使檔案管理人員在相互交流、學(xué)習(xí)中，不斷掌握新信息、增長新本領(lǐng)。
參考文獻(xiàn)：
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[2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].檔案管理，2011，（4）
1.事業(yè)單位檔案管理的重要性
事業(yè)單位工作種類復(fù)雜多樣，并且由于其工作特殊性，許多工作都需要存檔記錄，這就導(dǎo)致事業(yè)單位需要進(jìn)行存檔儲(chǔ)存的資料量巨大，也為檔案的整理和管理工作帶來了較大的難度。當(dāng)前我國事業(yè)單位的工作運(yùn)行尚沒有完全實(shí)現(xiàn)透明化運(yùn)行，部分工作具有隱蔽性，因此對(duì)事業(yè)單位日常工作的檢查和監(jiān)督就需要通過對(duì)檔案資料的檢查和管理來完成，所以事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位工作項(xiàng)目中一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在現(xiàn)代管理概念中，檔案管理的質(zhì)量水平同樣也能夠反應(yīng)事業(yè)單位的整體管理水平。因此，事業(yè)單位需要建立完善科學(xué)的檔案資料管理制度，尤其是事業(yè)單位的檔案管理部門一定要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在日常檔案管理工作中一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，因?yàn)橐坏n案資料在管理過程中出現(xiàn)問題或違背了相關(guān)規(guī)定的話都會(huì)影響到事業(yè)單位工作的正常運(yùn)行，還會(huì)給群眾一種事業(yè)單位的管理存在問題的印象，由此可見事業(yè)單位檔案管理的重要程度。
2.事業(yè)單位檔案管理制度中存在的問題
2.1缺乏足夠的檔案管理意識(shí)
事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識(shí)，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經(jīng)濟(jì)支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。
2.2沒有建立完善的檔案管理制度
目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學(xué)、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個(gè)檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復(fù)雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時(shí)，一些事業(yè)單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實(shí)施缺乏權(quán)威性導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，管理人員的責(zé)任心不夠強(qiáng)也使得檔案管理工作出現(xiàn)管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。
2.3缺乏信息化的檔案管理
計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費(fèi)。但當(dāng)前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術(shù)全面應(yīng)用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時(shí)，甚至對(duì)已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。
2.4缺乏專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理工作不僅具有較強(qiáng)的制度性，同時(shí)也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術(shù)。對(duì)于檔案管理人員來說，不僅應(yīng)該具有良好的職業(yè)責(zé)任感還應(yīng)具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責(zé)不夠明確、無法隨時(shí)隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動(dòng)頻率較高，將檔案管理工作視為應(yīng)付上級(jí)組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識(shí)、對(duì)業(yè)務(wù)不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進(jìn)行。
3.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑
3.1重視檔案管理工作的宣傳
通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結(jié)合單位的具體檔案管理情況通過報(bào)紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對(duì)社會(huì)服務(wù)的關(guān)鍵性，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
3.2重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定
檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對(duì)事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化時(shí)一定要注意對(duì)制度的落實(shí)，規(guī)范檔案管理人員的行為準(zhǔn)則，嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行操作，同時(shí)建立相應(yīng)的監(jiān)督管理守則和績效獎(jiǎng)懲制度，促進(jìn)檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進(jìn)已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。
3.3加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)
新的檔案管理形勢(shì)要求檔案管理人員必須同時(shí)掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和當(dāng)代的信息化管理技術(shù)，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊(duì)伍以跟上檔案管理制度的前進(jìn)步伐，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識(shí)。
一、疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。疾控中心檔案管理工作非常繁瑣，對(duì)檔案管理人員要求很高，需要在日常工作中保持足夠的耐心，細(xì)致做好每個(gè)環(huán)節(jié)的工作。疾控中心屬于公益性機(jī)構(gòu)，主要提供公共衛(wèi)生防治服務(wù)，由于某些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視，認(rèn)為其不能產(chǎn)生社會(huì)效益，因此未設(shè)立專門的檔案管理部門，也沒有安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。因?yàn)闄n案管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范，難以保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。
（二）檔案管理水平不高。很多疾控中心缺乏完善的檔案管理制度，無法滿足當(dāng)前形勢(shì)下檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的要求。一些疾控中心對(duì)檔案的整理把控能力不強(qiáng)，未能統(tǒng)一、集中管理檔案，造成大量檔案被分散到各個(gè)科室。此外，一些珍貴檔案的收集、整理和歸檔工作不及時(shí)，不能充分發(fā)揮出檔案的作用，檔案得不到有效利用。
（三）檔案管理不夠規(guī)范。從當(dāng)前疾控中心檔案管理工作來看，還顯得不夠規(guī)范，缺乏健全的工作制度，也沒有將相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)明確下來。在需要使用檔案資料的時(shí)候，經(jīng)常要用大量時(shí)間去翻找，從而影響了檔案的利用率，很難真正發(fā)揮出檔案的作用。不僅如此，檔案制作過程也不夠規(guī)范，書寫很隨意，未留出裝訂線，對(duì)之后檔案的裝訂造成麻煩。
（四）檔案管理信息化建設(shè)滯后。當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)非常普及，將其運(yùn)用到疾控中心檔案管理中，可以簡化工作流程，節(jié)約人力和物力，并讓檔案資料得到妥善保存。現(xiàn)階段很多疾控中心已經(jīng)開始應(yīng)用檔案管理信息化系統(tǒng)，不過其功能還不多，實(shí)用性有待提升。此外，很多檔案管理人員不熟悉信息技術(shù)，工作中仍然以紙質(zhì)檔案為主，需要進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)步伐。
二、疾控中心檔案管理工作的對(duì)策
（一）完善檔案管理工作制度。疾控中心檔案具備不可復(fù)制的特征，需要認(rèn)真開展檔案收集與整理工作，讓檔案管理更加規(guī)范，并得到有效利用。對(duì)此，疾控中心要結(jié)合《檔案法》相關(guān)規(guī)定，從實(shí)際檔案管理工作情況入手，不斷完善檔案管理工作制度，將檔案的收集、整理和歸檔等要求明確下來。比如對(duì)檔案收集工作而言，需要及時(shí)進(jìn)行收集，保證檔案資料的完整，不出現(xiàn)遺漏。此外，檔案管理人員還要督促各科室認(rèn)真收集和整理本科室形成的檔案資料，嚴(yán)格落實(shí)各類檔案管理制度，確保檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)。
（二）注重檔案管理人員的培養(yǎng)。疾控中心領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，設(shè)立專門的檔案管理部門，并安排專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)。在日常工作中，要定期開展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們掌握最新的檔案知識(shí)，提升職業(yè)道德素養(yǎng)。由于疾控中心檔案管理工作有著服務(wù)性與保密性等特點(diǎn)，還要重視思想政治工作，讓檔案管理人員具備較高的政治覺悟，能夠在工作崗位上保持高度的責(zé)任心。只有這樣，才能從整體上提升疾控中心檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)與能力，提升檔案管理工作的水平，確保衛(wèi)生防疫工作順利開展。
（三）提升?n案管理的規(guī)范性。疾控中心可以采取檔案兩級(jí)管理措施，包括中心級(jí)與科級(jí)兩種。其中中心級(jí)檔案的行政性較強(qiáng)，主要內(nèi)容有行政文件、人事管理檔案、財(cái)務(wù)管理檔案；而科級(jí)檔案學(xué)術(shù)性較強(qiáng)，主要形成于日常工作中，檔案資料取決于服務(wù)對(duì)象，容易發(fā)生變化，內(nèi)容有疫情流行病因分析報(bào)告、各類年度分析報(bào)告、日常監(jiān)測(cè)報(bào)告、免疫規(guī)劃檔案、艾滋病患者檔案、結(jié)核病患者檔案、慢性非傳染性疾病管理檔案、健康教育工作資料和疫情調(diào)查處理材料等。疾控中心要結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)的特征，將檔案兩級(jí)管理工作標(biāo)準(zhǔn)明確下來，并成立相應(yīng)的管理小組，安排專人負(fù)責(zé)工作，從而讓檔案管理更加規(guī)范，便于今后的查詢與利用。
（四）加快檔案管理信息化建設(shè)。疾控中心通過檔案管理信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升，從而最大限度發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值，為本地衛(wèi)生防疫工作提供服務(wù)。對(duì)此，疾控中心要將檔案管理信息化建設(shè)納入發(fā)展計(jì)劃中，逐步完善檔案信息化管理系統(tǒng)，將室藏檔案資源利用起來，確保信息化系統(tǒng)更具實(shí)用性。同時(shí)還要豐富系統(tǒng)功能，提供查詢服務(wù)，并結(jié)合分類查詢、綜合查詢以及模糊查詢，讓檔案資料有更高的利用率。
[摘 要]新的形勢(shì)需要檔案管理工作技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)。檔案管理專業(yè)化、技術(shù)化不斷增強(qiáng)，這就對(duì)檔案工作者自身的綜合素養(yǎng)也有了全新的要求。檔案管理者應(yīng)充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案管理信息化水平，使檔案更好地服務(wù)于社會(huì)。檔案管理工作者在日常工作中應(yīng)該從意識(shí)、能力、精神三個(gè)方面提高素養(yǎng)。
[關(guān)鍵詞]新形勢(shì)；檔案信息化；素養(yǎng)要求
當(dāng)今世界是知識(shí)爆炸的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展很快，伴隨著改革開放和計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的管理也進(jìn)入了信息化時(shí)代，以信息化和網(wǎng)絡(luò)為代表的新形勢(shì)給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，新的形勢(shì)需要檔案管理工作技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)。檔案管理專業(yè)化、技術(shù)化不斷增強(qiáng)，這就對(duì)檔案工作者自身的綜合素養(yǎng)也有了全新的要求。檔案管理者應(yīng)充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案管理信息化水平，使檔案更好地服務(wù)于社會(huì)。
檔案管理工作者在日常工作中應(yīng)該從意識(shí)、能力、精神三個(gè)方面提高素養(yǎng)。
1、樹立服務(wù)、安全、創(chuàng)新意識(shí)。以往，檔案管理具有極強(qiáng)的被動(dòng)性，將工作定位于保管為主。然而，隨著社會(huì)發(fā)展的需要，檔案管理中普遍采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，極大地提高了檔案管理的效率和效果，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場(chǎng)價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理工作者樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)為廣大工作人員提供服務(wù)，同時(shí)需要人們的進(jìn)一步重視和理解。深入社會(huì)調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。樹立科學(xué)的正確的檔案信息安全觀念，認(rèn)真地對(duì)檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開放范圍，有效地防止人為干擾破壞，這就要求檔案管理工作者樹立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)，防止檔案泄密事件發(fā)生。創(chuàng)新是工作持續(xù)改進(jìn)、不斷再上新臺(tái)階的動(dòng)力，新形勢(shì)下，以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法將不再適應(yīng)。因此，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究共性的、規(guī)律性的新問題，提出創(chuàng)新的決策對(duì)策和辦法。培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。社會(huì)需要不斷的進(jìn)步就需要不斷地改革和創(chuàng)新。
2、提升操作、管理、學(xué)習(xí)能力。一名合格的檔案管理人員，最基礎(chǔ)的是要具備實(shí)際操作技能，在日常工作中從檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標(biāo)引、檔案的保護(hù)等做起。同時(shí)，還需要具有統(tǒng)籌安排、仔細(xì)耐心的基本品質(zhì)。現(xiàn)代科技手段已經(jīng)被應(yīng)用于檔案管理建設(shè)中，這也相應(yīng)的要求檔案工作者在一些日常的工作當(dāng)中熟悉和掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)的一些操作工作。如：復(fù)印、縮微、音像以及電子計(jì)算機(jī)使用等，只有這樣，才能更好地適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需求。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。一個(gè)合格的檔案管理人員不僅僅要鉆研透自己本專業(yè)的知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，提高自己的工作的能力。檔案管理需要進(jìn)行分類處理，而分類處理是以檔案的內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分的，檔案內(nèi)容來自各方面，如果沒有廣博的知識(shí)，根本無法看懂里面的內(nèi)容，對(duì)于分類和管理就無從談起了。檔案管理人員要有良好的溝通能力。檔案管理部門是一個(gè)集中很多內(nèi)容的部門，同時(shí)也是一個(gè)嚴(yán)密性較強(qiáng)的部門。這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理事物的能力，既要管理好檔案，讓其在合法的范圍內(nèi)各取所需又要保證檔案的嚴(yán)密。必須始終堅(jiān)持科學(xué)文化知識(shí)學(xué)習(xí)，只有對(duì)科學(xué)文化知識(shí)有了全面的了解和熟悉才能知道檔案管理工作，才能了解、開發(fā)和管理檔案信息資源。另外，書寫的水平高低也很重要，由于檔案在各個(gè)工作環(huán)節(jié)都與工作者的書寫水平是分不開的，如果檔案工作者所寫的文字無法分辨就會(huì)導(dǎo)致檔案作用不能充分的發(fā)揮出去。檔案學(xué)與其他相關(guān)學(xué)科也是相互滲透，聯(lián)系緊密。檔案工作者在平時(shí)的工作中應(yīng)當(dāng)不斷的加強(qiáng)相關(guān)學(xué)科方面知識(shí)的學(xué)習(xí)和積累，只有這樣，才能讓檔案信息有效的發(fā)揮出作用。同樣，檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異，不主動(dòng)學(xué)習(xí)、不善于學(xué)習(xí)，將最終會(huì)被淘汰。當(dāng)今的時(shí)代是信息高速發(fā)展的時(shí)代，知識(shí)的更新?lián)Q代一日千里。因此，檔案管理人員需要樹立起全新的學(xué)習(xí)觀念，從各方面提升和培養(yǎng)自己的能力，不斷的學(xué)習(xí)新的技術(shù)，掌握更多的專業(yè)知識(shí)。
3、發(fā)揮愛崗、務(wù)實(shí)、奉獻(xiàn)精神。高素質(zhì)的檔案管理人員應(yīng)該具有愛崗敬業(yè)精神。只有對(duì)檔案管理工作熱愛，才能全身心地投入到工作之中，做出新的成果。要具備認(rèn)真的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案管理工作集政治性、科學(xué)性為一體，同時(shí)還有較強(qiáng)的服務(wù)性，同時(shí)還是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作。保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是做好這份工作的基本條件之一，在工作過程中，需要細(xì)致，細(xì)心。高素質(zhì)的檔案管理人員具有求真務(wù)實(shí)的精神，才能腳踏實(shí)地，一步一個(gè)腳印，闖出自己的一片天地。檔案管理人員管理的是包含著廣泛內(nèi)容的各種各樣的檔案，因此，檔案管理人員必須堅(jiān)定自己的政治立場(chǎng)，關(guān)心國家大事，關(guān)心社會(huì)動(dòng)態(tài)，以自己的能力去維護(hù)好檔案的管理，擁有良好的人生觀和價(jià)值觀。高素質(zhì)的檔案管理人員具有甘于奉獻(xiàn)的精神，嚴(yán)守職業(yè)道德，無論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守，維護(hù)黨和國家檔案的歷史真實(shí)面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。才能充滿前進(jìn)的動(dòng)力，抵制各類誘惑，努力為檔案管理工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
總之，在新形勢(shì)下檔案信息化對(duì)檔案工作者的提出了新的素養(yǎng)要求，面對(duì)新的挑戰(zhàn)，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)不斷的轉(zhuǎn)變觀念、解放思想、緊跟時(shí)代潮流，不僅要提高檔案管理的專業(yè)技術(shù)水平，還應(yīng)當(dāng)更加注重素質(zhì)的提升。只有這樣才能更好的適應(yīng)工作需要，充分有效地發(fā)揮出檔案工作者的作用。
關(guān)鍵詞：高校；干部人事檔案；管理現(xiàn)狀
高校作為人才搖籃，干部人事檔案工作不可或缺。從某種程度上來說，干部人事檔案的管理工作，對(duì)人才的培養(yǎng)和教育，將產(chǎn)生較大的影響。目前，國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)都處于非常重要的階段，高校應(yīng)不斷的輸送大量的人才來幫助國家發(fā)展。而干部人事檔案管理，是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，需在本質(zhì)上意識(shí)到，其對(duì)高校人才培養(yǎng)是非常重要的。在此，本文主要對(duì)高校干部人事檔案管理進(jìn)行討論。
1 高校干部人事檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理手段落后
由于受到人力、物力等因素的影響，目前高校干部人事檔案管理的手段和方法仍然比較落后。從客觀的角度來分析，檔案管理手段落后主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，未能夠及時(shí)的更新檔案內(nèi)容。隨著工作時(shí)間的增加和內(nèi)容的增多，很多高校干部的人事檔案，都應(yīng)該不斷的進(jìn)行更新，以此來保證任職或者是評(píng)判的時(shí)候，擁有充足的依據(jù)。但從目前的情況來看，部分高校并沒有定期對(duì)檔案進(jìn)行更新，導(dǎo)致很多人事方面的工作，不能按時(shí)開展，對(duì)高校的日常工作造成了較大的影響。第二，由于檔案的數(shù)量較大，并且每年新增的檔案較多，再加上傳統(tǒng)的檔案工作占主要地位，由此導(dǎo)致檔案管理人員，多數(shù)時(shí)間集中在收集、整理、裝訂等一些簡單的工作上，未能夠?qū)Ω咝８刹咳耸聶n案進(jìn)行深入的分析。
1.2 檔案材料缺乏真實(shí)性
對(duì)于檔案而言，其比較重要的一個(gè)方面就是真實(shí)性。在目前的工作中，部分高校干部人事檔案的真實(shí)性受到了各界的懷疑，無論是檔案內(nèi)容的真實(shí)性還是履歷的真實(shí)性，都受到了較大的質(zhì)疑。經(jīng)過討論分析，認(rèn)為檔案材料缺乏真實(shí)性，突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，高校干部人事檔案管理中，年齡、黨齡、工作時(shí)間不一致的情況較多，這就導(dǎo)致很多干部的功勞被主觀的增加，且造成了檔案的混亂，不利于日后的進(jìn)一步管理。第二，部分高校干部，憑借自身的權(quán)利范疇，對(duì)干部檔案進(jìn)行人為的更改，甚至是出現(xiàn)了偽造的情況，這對(duì)于高校而言，已經(jīng)嚴(yán)重影響了日常的工作，并且觸碰到了法律的紅線，日后必須嚴(yán)懲。
2 高校干部人事檔案管理的思考
高校是我國的重點(diǎn)機(jī)構(gòu)，在很多方面都具有很大的積極作用。在未來的工作中，應(yīng)該根據(jù)高校的發(fā)展情況，對(duì)干部人事檔案管理，實(shí)施一系列的有效措施，在多方面完成高校發(fā)展的進(jìn)步以及培養(yǎng)人才數(shù)量的增多。在此，本文主要對(duì)高校干部人事檔案管理的措施進(jìn)行論述。
2.1 注重檔案材料的真實(shí)性
由于干部人事檔案管理涉及到很多方面的工作，同時(shí)會(huì)對(duì)高校的發(fā)展造成最直接的影響。在今后的工作中，我們必須進(jìn)一步注重檔案材料的真實(shí)性。首先，必須在客觀上，加強(qiáng)人事檔案材料的審核把關(guān)，對(duì)一切不合格的檔案材料，均不予收取。包括成套材料不齊全的、手續(xù)不完備的等等。其次，必須根據(jù)客觀需求和國家的相關(guān)規(guī)定，在高校當(dāng)中建立完善的干部檔案材料收集的協(xié)調(diào)機(jī)制，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成分析和整理工作，避免總是集中在基礎(chǔ)工作上，要促使干部人事檔案管理，具有較大的價(jià)值，告別以往的“工作過于表面化現(xiàn)象”。除此之外，提高檔案材料真實(shí)性的過程，是一個(gè)漫長的過程，短期的工作效果不值得肯定，要注重建立長期的規(guī)范工作。
2.2 注重材料歸檔的及時(shí)性
高校干部人事檔案管理，在現(xiàn)階段的工作中，表現(xiàn)出了很多的問題，不及時(shí)更新是相對(duì)嚴(yán)重的一個(gè)問題。注重材料歸檔的及時(shí)性，能夠?qū)Ω刹坑幸粋€(gè)正確的判定，在日常工作的分配中，可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置，完成高校發(fā)展的各個(gè)階段性目標(biāo)。今后，必須通過多元化的方法，進(jìn)一步加強(qiáng)材料歸檔的及時(shí)性。第一，材料在收集的過程中，應(yīng)及時(shí)的做出備份，初始資料由于時(shí)間久遠(yuǎn)，常常會(huì)出現(xiàn)各種不全、丟失等情況。第二，整理過程中，應(yīng)按照高校的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的類別進(jìn)行整理，長期統(tǒng)一整理的規(guī)范，不要每年都應(yīng)用不同的整理方法，這只會(huì)導(dǎo)致檔案陷入混亂。第三，歸檔工作中，必須保證萬無一失，倘若受到客觀因素的影響，則可以分期來完成，要在多個(gè)方面完成歸檔的及時(shí)性，不要對(duì)客觀上的檔案管理工作造成影響。綜上所述，高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，今后還是需要采取更多的措施來應(yīng)對(duì)。
3 總結(jié)
本文對(duì)高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀以及對(duì)策進(jìn)行討論，從目前的工作來看，高校干部人事檔案管理，在很多方面的問題都顯得不簡單，處理過程中，需顧及到客觀上的影響因素和主觀上的各種負(fù)面思想，應(yīng)在管理檔案的過程中，促使相關(guān)人員積極的參與進(jìn)來，要讓大家看到管理的效果，逐步建立干部人事檔案管理的良性循環(huán)，完成工作價(jià)值的更大提升。
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【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)；檔案；機(jī)關(guān)
引言
網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)的日益發(fā)展帶動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步，機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息量巨大，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化信息檔案管理可以有效地提升檔案案例工作速度，確保檔案管理工作的異地實(shí)時(shí)性。加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的長效發(fā)展，改變傳統(tǒng)檔案工作的工作模式，這對(duì)于機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展是具有良好意義的。通過分析機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的具體內(nèi)容，依照檔案工作進(jìn)行合理的分析，研究互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展下檔案工作可能面臨1的各種壓力和問題，采用有效的辦法改變網(wǎng)絡(luò)1檔案管理工作，提升檔案工作的重要意義。
一、機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)檔案工作的需求意義
網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展影響機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展，檔案工作逐步趨于市場(chǎng)化、信息化、數(shù)字化。分析機(jī)關(guān)檔案工作的基本需求狀態(tài)，對(duì)檔案工作進(jìn)行分析和研究，確定機(jī)關(guān)檔案工作需求的意義，加深機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)檔案工作的發(fā)展。
1.檔案工作的多元發(fā)展。
機(jī)關(guān)檔案工作主要以紙質(zhì)材料處理為主，紙質(zhì)材料存在保存難度問題，在檔案保存和管理過程中，可能造成檔案的損壞或遺失。檔案管理的資料是當(dāng)事相關(guān)內(nèi)容有效管理的基本資料，一旦丟失無法再進(jìn)行彌補(bǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的快速穩(wěn)定發(fā)展，電腦、電子產(chǎn)品的使用頻率增加，直接影響電子載體的變化。存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)的改變，減低了紙質(zhì)檔案的使用量，提高了直觀存儲(chǔ)的實(shí)時(shí)性，這有利于直觀的信息存儲(chǔ)和選擇，方便綜合信息的有效操作和優(yōu)勢(shì)化處理。
2.檔案的信息利用。
檔案信息的利用是依照檔案資料進(jìn)行分析，當(dāng)出現(xiàn)諸多不利因素的時(shí)候，需要根據(jù)時(shí)間、信息量進(jìn)行區(qū)分，需要占用大量的空間和時(shí)間，檔案管理已經(jīng)逐步發(fā)展為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)承載的檔案管理系統(tǒng)。利用電子檔案信息資源的綜合管理，集成電子檔案的共享優(yōu)勢(shì)模式，節(jié)約檔案人員的有效利用時(shí)間，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的云存儲(chǔ)和云共享。
3.共享便利。
機(jī)關(guān)檔案的資料紛繁復(fù)雜，不同的部門具有不同的資料。紙質(zhì)材料使用的時(shí)候，需要根據(jù)檔案資料進(jìn)行區(qū)分，不同的材料之間缺乏有效的共享和溝通，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，檔案資料可以利用網(wǎng)路云存儲(chǔ)平臺(tái)進(jìn)行資源共享。機(jī)關(guān)單位監(jiān)理統(tǒng)一的電子網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺(tái)管理室，利用網(wǎng)絡(luò)終端系統(tǒng)，將計(jì)算機(jī)整合起來，根據(jù)不同部門的檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，文字紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子資料，音頻資源、視頻資源利用介質(zhì)存儲(chǔ)起來，通過各個(gè)部門的綜合利用，在數(shù)據(jù)檔案查閱過程中實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的共享，確保檔案資料的有效分配和控制，最大限度的形成信息資料的合理利用。
二、機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)路管理的方案
網(wǎng)絡(luò)檔案管理需要新思想和新技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)資源改變現(xiàn)有的工作標(biāo)準(zhǔn)，從檔案管理的各個(gè)方面出發(fā)，逐步提高企業(yè)檔案管理的綜合管理效率。
1.提升網(wǎng)絡(luò)化檔案管理意識(shí)。
網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)深入現(xiàn)代社會(huì)生活中，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理水平，對(duì)檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)水平進(jìn)行分析，依照機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)管理標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)識(shí)電子網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的重要意義。機(jī)關(guān)檔案管理工作需要不斷發(fā)展和提高，根據(jù)現(xiàn)代化檔案管理水品，對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理內(nèi)的相關(guān)知識(shí)、日常工作進(jìn)行分析，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的綜合網(wǎng)絡(luò)整合。制定合理的檔案人才發(fā)展管理，對(duì)檔案管理給工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析，打破常規(guī)觀念，對(duì)日常工作的相關(guān)步驟、信息內(nèi)容進(jìn)行合理的分析，切實(shí)的提升機(jī)關(guān)檔案管理的綜合工作效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)質(zhì)量的快速穩(wěn)定發(fā)展。
2.創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)檔案的服務(wù)工作。
機(jī)關(guān)檔案需要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)化管理發(fā)展應(yīng)用特點(diǎn)，利用網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行分析。機(jī)關(guān)檔案管理部門可以建立有效的網(wǎng)絡(luò)化管理網(wǎng)頁，以網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站平臺(tái)管理為基礎(chǔ)，開展網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)發(fā)展利用范圍，加強(qiáng)檔案信息的資源數(shù)據(jù)建設(shè)和發(fā)展，制定合理的信息化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)分析平臺(tái)，提高電子檔案文化的傳遞和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案的合理模式控制。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，根據(jù)電子文件數(shù)據(jù)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)建立合理的實(shí)時(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行有效的管理，對(duì)機(jī)關(guān)信息進(jìn)行有效的分析，集中管理部門的電子文件數(shù)據(jù)處理過程，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息文件進(jìn)行有效的搜集管理。根據(jù)檔案信息系統(tǒng)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容進(jìn)行獲取，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子檔案的保密管理工作，處理好檔案信息數(shù)據(jù)的使用標(biāo)準(zhǔn)。
3.提高檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)。
根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息檔案分析，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)能力進(jìn)行作用分析，從主觀上提高檔案工作人員的專項(xiàng)素質(zhì)能力。加強(qiáng)檔案人員網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識(shí)的培養(yǎng)，制定愛崗敬業(yè)的制度管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步提高機(jī)關(guān)檔案人員的綜合知識(shí)結(jié)構(gòu)和技術(shù)水平，有效的完善檔案人才的招聘管理，對(duì)機(jī)關(guān)檔案的數(shù)據(jù)分析、設(shè)計(jì)、開發(fā)進(jìn)行綜合分析，做好網(wǎng)絡(luò)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合檔案人員管理。
結(jié)語
綜上所述，機(jī)關(guān)檔案的管理工作是一種極其重要的工作，網(wǎng)絡(luò)化機(jī)關(guān)工作是重要的檔案工作的發(fā)展。依照檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行分析，不斷創(chuàng)新發(fā)展機(jī)關(guān)檔案管理工作內(nèi)容，切實(shí)完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理綜合水平。
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在辦公室中，檔案是非常重要的資源，不但可以詳細(xì)記錄辦公室的活動(dòng)情況和工作開展情況，還能夠給單位其他工作開展提供服務(wù)。首先，檔案能夠全面展現(xiàn)單位的工作情況，能夠給單位將來發(fā)展提供參考，能夠提高單位內(nèi)部的工作效率和工作質(zhì)量。其次，通過管理辦公室檔案，決策者決策時(shí)能夠通過檔案了解單位情況，從而提高決策的科學(xué)性。再次，通過檔案能夠認(rèn)定關(guān)聯(lián)工作成果，對(duì)雙方合作更好進(jìn)行非常有利。最后，辦公室檔案工作水平能夠體現(xiàn)單位的經(jīng)營成效和工作效率，會(huì)決定單位的資源配置和模式選擇。所以，相關(guān)檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上做好檔案管理工作，提高其管理效率。
二、辦公室檔案管理效率提高的策略
(一)創(chuàng)新人員理念
在開展辦公室檔案管理工作時(shí)，理念是做好工作的基礎(chǔ)，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變成為實(shí)踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，在詳細(xì)分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識(shí)，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標(biāo)。在目標(biāo)確定時(shí)，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進(jìn)行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應(yīng)。單位管理者也應(yīng)該重視全體工作人員思想工作的加強(qiáng)，通過會(huì)議等形式來提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，并在此基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，從以往的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)管理，全面提高檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。
(二)采用有效管理手段進(jìn)行檔案管理
開展辦公室檔案管理工作時(shí)，選擇的管理手段會(huì)直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時(shí)期，辦公室開展檔案管理工作時(shí)，更需要與時(shí)俱進(jìn)的更新管理手段。首先，檔案管理應(yīng)該和時(shí)代相適應(yīng)，需要將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中去，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)需要進(jìn)行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關(guān)單位來建立專業(yè)管理中心，通過管理中心來整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務(wù)便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡(luò)來共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應(yīng)用效率。
(三)重視管理機(jī)制創(chuàng)新
在辦公室檔案管理中，管理機(jī)制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機(jī)制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，經(jīng)常存在和其他部門工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機(jī)制不合理導(dǎo)致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機(jī)制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動(dòng)力。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，從單位的實(shí)際需要出發(fā)，制定更加科學(xué)的管理機(jī)制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建設(shè)檔案咨詢臺(tái)。
(四)根據(jù)需要擴(kuò)大辦公室檔案管理的領(lǐng)域
現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時(shí)，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴(kuò)展創(chuàng)新管理范圍。想要達(dá)到擴(kuò)大領(lǐng)域的目的，便需要擴(kuò)大檔案服務(wù)對(duì)象的范圍，給整個(gè)社會(huì)服務(wù)。很多單位的檔案針對(duì)的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運(yùn)行提供服務(wù)，雖然檔案在單位運(yùn)行方面做出了一定貢獻(xiàn)，但是其作用卻沒有完全發(fā)揮出來。若是能夠讓檔案給整個(gè)社會(huì)服務(wù)，不同的個(gè)人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴(kuò)大檔案管理領(lǐng)域的同時(shí)，也必須做好人員培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務(wù)。
三、結(jié)語
【關(guān)鍵詞】急救指揮中心 檔案管理 存在問題和對(duì)策
2016年全國衛(wèi)生計(jì)生工作會(huì)議已經(jīng)在京召開，深化當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生體制改革處于關(guān)鍵時(shí)期，此改革在公共衛(wèi)生體系中具有重要性、緊迫性和艱巨性；而醫(yī)療急救系統(tǒng)是社會(huì)公共安全和公共衛(wèi)生體系的重要組成部分，急救指揮中心檔案管理是急救指揮中心管理工作中一個(gè)重要組成部分；在新形勢(shì)下，急救指揮中心檔案工作也呈現(xiàn)出一些新特點(diǎn)、新情況、新問題、新任務(wù)，那么，在探尋新途徑適應(yīng)發(fā)展的同時(shí)，如何發(fā)現(xiàn)急救指揮中心檔案管理存在的問題，制定出新的改進(jìn)措施，從而適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，是檔案工作者急需解決的新問題。
1 檔案管理工作在急救指揮中心建設(shè)中的重要性
1.1 急救指揮中心檔案定義[1]
急救指揮中心檔案是指中心在各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像以及其他不同形式、不同載體的歷史記錄，它以實(shí)物或者電子文件的格式保存。我市急救指揮中心檔案起始于急救指揮中心的規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展的全過程，同時(shí)又貫穿于急救指揮中心各職能部門、組織、管理的各個(gè)方面，真實(shí)地記述和反映了中心的發(fā)展軌跡，是重要的信息資源，它包含大量有形資料（如：房屋、設(shè)備及其規(guī)劃、建設(shè)、購買等相關(guān)資料）和無形資料（如：管理思想、管理制度、急救經(jīng)驗(yàn)傳承等）；這些信息資源忠實(shí)地反映了歷史的全貌，可以清楚地了解急救指揮中心艱難發(fā)展歷程，也為其在以后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
1.2 急救指揮中心檔案是管理工作的依據(jù)[2]
急救指揮中心建立一整套管理運(yùn)行機(jī)制。自運(yùn)行以來，先后建立健全了30多項(xiàng)管理制度和運(yùn)行機(jī)制，起草并修訂《菏澤市社會(huì)急救醫(yī)療管理辦法》，編印《菏澤市院前急救人員崗位職責(zé)和工作規(guī)范》、《菏澤市院前急救中心（站）績效考核細(xì)則》、《規(guī)章制度和崗位職責(zé)》等規(guī)章制度，確保工作有章可循，規(guī)范運(yùn)行。同時(shí)，強(qiáng)化考核監(jiān)督，制定完善績效考核獎(jiǎng)懲辦法，將日常考核與定期考核相結(jié)合。每月對(duì)中心人員考核，結(jié)果與待遇掛鉤；每半年對(duì)急救站考核，作為年底評(píng)先樹優(yōu)的依據(jù)。加強(qiáng)全市院前急救行業(yè)管理，規(guī)范了急救市場(chǎng)，促進(jìn)全市醫(yī)療急救事業(yè)健康發(fā)展。這些做法均形成檔案材料在急救指揮中心備案。因此，急救指揮中心檔案是急救指揮中心日常工作和管理的原始記錄， 它不但如實(shí)地反映了上級(jí)的指示、意見，而且也記錄了歷屆決策者和執(zhí)行者的指導(dǎo)思想，以及本中心開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的措施和辦法；這些各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)地凝聚了急救指揮中心的工作成就、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。由此可見，急救指揮中心檔案為各部門工作人員提供了查考?xì)v史的依據(jù)，為以后的工作制定計(jì)劃和進(jìn)行決策尋找憑證，以便制定科學(xué)化決策，減少無效或重復(fù)勞動(dòng)，有效提高工作效率和質(zhì)量。
1.3 急救指揮中心檔案是精神文明建設(shè)重要組成部分[3]
急救指揮中心檔案記載著全市急救衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的歷程，凝聚了各屆衛(wèi)生工作人員的心血與汗水，是一筆寶貴的精神財(cái)富。從急救指揮中心建設(shè)以來，檔案工作占有重要角色，它不但記載著中心演化和硬件設(shè)施的更替，更記載著歷屆中心優(yōu)秀干部職工為中心發(fā)展所做出的貢獻(xiàn)和先進(jìn)事跡等情況，以及急救指揮中心發(fā)展史上的重大事件，這些都凝聚成一種精神，這種精神引導(dǎo)著職工積極進(jìn)取、艱苦奮斗的優(yōu)良作風(fēng)，它們豐富而生動(dòng)，富有極強(qiáng)的說服力和感染力，能夠激發(fā)中心全體職工愛崗敬業(yè)、熱愛急救工作，也使這種精神文明延綿不斷地得以傳承。
1.4 急救指揮中心檔案是急救醫(yī)學(xué)的基礎(chǔ)和條件[4]
急救醫(yī)學(xué)是一門具有繼承性、連續(xù)性、傳遞性的學(xué)科，它的發(fā)展和進(jìn)步，不但依靠成功經(jīng)驗(yàn)材料的不斷積累，而且需要?dú)v年血的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的積累，這些都為后人的工作提供參考和依據(jù)，例如我中心在2015年12月份正式上線互聯(lián)急救APP，在關(guān)鍵時(shí)刻為自己、為他人提供快捷的120報(bào)警服務(wù)，解決了工作當(dāng)中所出現(xiàn)的聾啞人、空巢老人、方言過重等群體呼救“120”溝通障礙的問題，實(shí)現(xiàn)了手機(jī)呼叫精準(zhǔn)定位，同時(shí)將市民個(gè)人健康信息反饋到中心，為調(diào)度員快速指揮調(diào)度提供科學(xué)依據(jù)；互聯(lián)急救APP還可根據(jù)積累的急救醫(yī)學(xué)知識(shí)，使當(dāng)事人或親屬掌握并應(yīng)用簡單急救醫(yī)學(xué)知識(shí)及時(shí)施救，所以相關(guān)資料和檔案的保存非常重要。
2 我市急救指揮中心檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
2.1 急救指揮中心歷史短，檔案庫存量少，發(fā)揮作用有限
菏澤市120急救指揮中心于2011年6月批復(fù)成立，2012年11月正式運(yùn)行。該中心是以現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，將全市急救指揮中心、急救站、急救報(bào)警點(diǎn)聯(lián)合起來，形成覆蓋全市城鄉(xiāng)、指揮統(tǒng)一的醫(yī)療急救網(wǎng)絡(luò)體系。引進(jìn)珠海安克公司應(yīng)用軟件使用平臺(tái)，具有GPS、聯(lián)通手機(jī)定位、互聯(lián)急救APP、視頻、生命體征回傳等先進(jìn)技術(shù)和功能，做到了國家、省、市、縣應(yīng)急視頻會(huì)議四級(jí)聯(lián)網(wǎng)。由于中心建設(shè)時(shí)間短，硬件和軟件設(shè)施和人事建設(shè)都從空白開始，可借鑒的經(jīng)驗(yàn)少，職工院前急救知識(shí)和各儀器設(shè)備使用知識(shí)匱乏，各種規(guī)章制度建立和各分支機(jī)構(gòu)無法協(xié)調(diào)工作等大量檔案材料無法及時(shí)收集歸檔，致使有價(jià)值的檔案流失，造成了保管的檔案數(shù)量較少，制約檔案管理和業(yè)務(wù)工作的開展。由于現(xiàn)存的檔案信息少，而急救網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、調(diào)度預(yù)警建設(shè)、急救站管理等材料都在建設(shè)初期，從而也無法收集齊全及時(shí)歸檔，也就無法給目前工作決策提供幫助。另外，各種電子檔案不能入檔檢索，造成檔案查閱不夠繁瑣，開發(fā)利用率低。
2.2 檔案工作重視不夠，導(dǎo)致職責(zé)不清，分工不明[5]
中心不少職工沒有經(jīng)過檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案了解少，認(rèn)識(shí)淺，加上人員少，人手不足等原因，只能應(yīng)付日常工作，無暇顧及檔案管理；大家對(duì)檔案管理在日常工作中不夠重視，認(rèn)為檔案只是承載過去歷史，對(duì)現(xiàn)在工作不能起到推動(dòng)作用，在向上級(jí)匯報(bào)工作或內(nèi)部進(jìn)行質(zhì)量檢查時(shí)，相關(guān)職能科室人員對(duì)材料要么只是電子版，要么只是紙質(zhì)版，沒有意識(shí)到這些材料也是具有利用價(jià)值的檔案材料，遂造成無法及時(shí)歸檔，從而影響檔案的系統(tǒng)性和完整性。同時(shí)，由于中心成立晚，中心一直無獨(dú)立檔案室，相關(guān)工作也是其他人員兼職，造成檔案工作分工不明，任務(wù)落實(shí)不到位，造成檔案材料無人管理，無人收集的尷尬局面，更不會(huì)進(jìn)行系統(tǒng)歸檔整理，造成檔案殘缺不全。
2.3 涉檔資金投入低，基礎(chǔ)設(shè)施不健全
菏澤急救指揮中心成立以來一直沒有建立獨(dú)立檔案室，檔案材料都是放在辦公室，不能及時(shí)整理、分類存放。同時(shí)，單獨(dú)涉及檔案管理方面的軟硬件資金投入幾乎空白，遂造成檔案基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)比較落后，設(shè)施嚴(yán)重不足，如：檔案管理需責(zé)任到人，消防設(shè)施不完備，電腦及硬盤設(shè)備需要及時(shí)升級(jí)，音像影像設(shè)備需要添置等，只有這樣，檔案工作才可順利開展。
2.4 電子信息檔案工作發(fā)展滯后，不能跟上時(shí)展步伐[6]
面對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理也應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，從過去的紙質(zhì)檔案保存模式，應(yīng)該進(jìn)化到電腦數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和紙質(zhì)并重的過程，盡管一些紙質(zhì)檔案能及時(shí)歸類整理，但電子影像檔案越來越重要，它們分散在各個(gè)工作人員電腦中，不能及時(shí)集中管理，使得一些珍貴電子影像資料極易遺失，遂造成難于挽回的損失。
3 急救指揮中心檔案管理工作改進(jìn)措施[7]
3.1 組建一支機(jī)構(gòu)健全，職責(zé)明確的檔案管理隊(duì)伍
組織成立由中心領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)制的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，建立綜合檔案室，設(shè)立有專職檔案員和各職能科室指派兼職檔案員三位一體的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，并將檔案工作列入科室責(zé)任目標(biāo)的考核范疇，讓檔案工作滲透到業(yè)務(wù)工作中，使兩者相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)。
3.2 加強(qiáng)職工檔案知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)
中心定期召開專兼職檔案工作培訓(xùn)制度，定期通報(bào)檔案現(xiàn)狀和制定中長期年度檔案工作計(jì)劃，并邀請(qǐng)檔案管理專家進(jìn)行檔案法規(guī)基本知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案法制觀念和意識(shí)，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，提升檔案管理的專業(yè)水平，確保檔案質(zhì)量。同時(shí)加強(qiáng)全體職工檔案管理目的、意義、作用認(rèn)識(shí)，正確處理檔案管理與日常工作關(guān)系。
3.3 增加檔案專項(xiàng)資金投入，完善和健全各項(xiàng)規(guī)章制度[8]
增加檔案管理方面的專項(xiàng)資金投入，增強(qiáng)軟硬件設(shè)施；急救指揮中心一方面從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置和房屋設(shè)施等方面提供了有力保障。另一方面購置檔案柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、管理軟件等。使檔案室設(shè)施更加合理，達(dá)到檔案保管保護(hù)“八防”要求。
建立健全和完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定《菏澤市120急救指揮中心檔案管理辦法》和《檔案分類編號(hào)歸檔范圍及保管期限表》，并分門別類制定各個(gè)職能部門檔案管理規(guī)定和檔案查閱、借閱、保密、鑒定、入檔、銷毀、庫房保管等方面的制度，規(guī)范急救指揮中心檔案管理行為；使檔案在收集、分類、管理、利用中做到有章可循、有法可依，為檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、制度化保駕護(hù)航，從而保證了目標(biāo)管理的順利實(shí)施。
3.4 提高檔案管理信息化水平，增強(qiáng)其提供服務(wù)的能力[9]
隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，檔案管理也應(yīng)該提高其信息化水平，如購買檔案管理軟件，使檔案歸集錄入規(guī)范化，提高案卷整理效率和質(zhì)量；在收集紙質(zhì)檔案的同時(shí)收集電子檔案，并定期做好備份管理。
急救指揮中心檔案工作的根本目的和意義在于利用這些檔案資料，使其為急救指揮中心各項(xiàng)工作服務(wù)。提高檔案管理的信息化水平，建立一套完整、方便、快捷的檔案查詢檢索系統(tǒng)，對(duì)全部庫存各類檔案進(jìn)行案卷級(jí)和文件級(jí)的目錄查詢。除計(jì)算機(jī)檢索外，還應(yīng)建立一套手工檢索工具，更好的做好檔案服務(wù)利用工作，更好地服務(wù)中心的發(fā)展。
4 結(jié)語
急救中心檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，在取得各方力量支持的同時(shí)，更要從管理思想、方法、手段等各方面進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)，在檔案信息凸顯重要的今天，檔案工作需要根據(jù)新任務(wù)、新問題、新情況的變化，又要立足檔案、更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)，憑借云計(jì)算技術(shù)及大數(shù)據(jù)分析， 提高管理效率及質(zhì)量。總之，急救中心檔案管理需要從整體上利用創(chuàng)新思維，扎扎實(shí)實(shí)做好檔案的規(guī)范化管理工作，以便更好地服務(wù)當(dāng)?shù)丶本戎行墓ぷ鞯拈_展。
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案管理崗位；設(shè)置；思考
一、人事干部檔案管理崗位設(shè)置沒有得到重視
隨著我國各行業(yè)改革的不斷深入，隨之進(jìn)行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應(yīng)給人事干部檔案管理工作帶來了新的變化和挑戰(zhàn)，人事檔案的實(shí)用意義越來越大，管理機(jī)構(gòu)也不斷的完善和加強(qiáng)，管理手段和管理水平也隨之提高，然而，在人事干部檔案管理的崗位設(shè)置上存在著一些問題。以檔案管理專業(yè)在本系統(tǒng)目前人事檔案管理崗位設(shè)置的現(xiàn)狀來看，仍然看出在崗位設(shè)置中存在同樣的問題。如我們?nèi)到y(tǒng)18單位，具有人事干部檔案管理?xiàng)l件的有16個(gè)單位，共管理有在編在職、退休干部職工7000多人的檔案，除少量市管干部檔案由市組織部檔案局管理外，其余全部都在基層單位人事部門自行管理，最多的有1500多卷，少的也有150卷，那么人事干部檔案管理崗位的設(shè)置有以下幾種情況：
1. 從全系統(tǒng)18單位中，只有3個(gè)單位設(shè)有專職人事檔案管理人員，其他15個(gè)單位都是兼職，也就是說，人事干部除了完成日常工作之余，在因收集歸檔的資料太多了或有空，才抽出時(shí)間抽出人手突擊處理檔案歸檔，都是延用這種兼管檔案管理工作的被動(dòng)管理模式；
2. 實(shí)行績效工資制度時(shí)，在設(shè)置的崗位說明書中，有館員（人事干部檔案管理、病案管理、圖書館管理等）崗位說明書，但病案管理、圖書館管理等崗位都是專職的；
3. 由于人事干部檔案管理工作崗位的特殊性，與醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)相比，醫(yī)療衛(wèi)生的業(yè)務(wù)學(xué)術(shù)活動(dòng)相對(duì)就比較重視，而人事干部檔案管理兼職人員很少參加省外甚至市外的專業(yè)培訓(xùn)和外出考察學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)；
4. 崗位業(yè)務(wù)技術(shù)提高的培訓(xùn)班也相對(duì)的少，年內(nèi)或隔年以主管部門或市檔案局組織的技術(shù)培訓(xùn)也就1-2次，然而，檔案管理知識(shí)、技能、設(shè)備等是需要不斷跟班學(xué)習(xí)、更新和提高的；
5. 職稱的晉升也不如醫(yī)療業(yè)務(wù)的重視，有關(guān)部門很少組織辦培訓(xùn)班。比如在長期的人事檔案管理工作實(shí)踐中，怎樣把工作中的經(jīng)驗(yàn)和技能總結(jié)出來，通過撰寫論文來交流；也沒有在晉升時(shí)有什么要求和技能等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，從而人事檔案管理工作人員的綜合水平只維持在應(yīng)付日常工作的現(xiàn)有水平上。
二、人事檔案管理崗位設(shè)置的思考
隨著目前信息化技術(shù)的突飛猛進(jìn)，以及衛(wèi)生事業(yè)的開展趨勢(shì)，人才資源的合理配置和充分發(fā)揮與利用，已經(jīng)成為目前衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)開發(fā)的首選，人事干部檔案管理工作也面臨了不少新的挑戰(zhàn)。新時(shí)期如何提高檔案管理人員的綜合水平，充分開發(fā)檔案本身所具有的潛在價(jià)值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為干部人事工作服務(wù)，已成為一個(gè)嶄新的重要課題。那么，如何提升工作效率？如何采集紙質(zhì)文檔和電子文件？怎樣合理地把各種文檔歸檔？怎樣可以快速找到想要的文檔等等問題。都需要人事檔案管理崗位設(shè)置得到新的重視和升級(jí)，作者認(rèn)為：
1. 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)既要重視又要把行動(dòng)落到實(shí)處。組織人事部門必須高度重視人事干部檔案管理工作。要把人事干部檔案管理工作放在事關(guān)干部隊(duì)伍建設(shè)全局的高度來認(rèn)識(shí)，將其崗位設(shè)置與其他專業(yè)崗位相同并論，有必要探索合理科學(xué)的管理體制，把被動(dòng)管理轉(zhuǎn)化為主動(dòng)管理，定檔定人，做到檔案管理工作及時(shí)有效。
2. 宣傳還要做到深入人心。干部人事檔案管理工作越來越顯示出它的重要性，人才越來越受到國家和用人單位的重視，如何合理配置和充分發(fā)揮利用人才資源，通過十精神的傳遞就會(huì)進(jìn)一步明確今后人才發(fā)展的重要性，干部人事檔案就是我們?nèi)瞬刨Y源，所以有關(guān)部門要大力開展人事檔案管理工作的宣傳，努力營造全社會(huì)關(guān)心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍，提高大家對(duì)人事檔案工作的知曉率，為奔小康作出貢獻(xiàn)是很有必要的。
3. 大力推廣干部人事檔案管理系統(tǒng)的使用。老舊的人事檔案管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需要，手抄的年代已慢慢遠(yuǎn)離，隨著電器化程度的普及，在日常檔案管理工作方面盡量實(shí)行微機(jī)化操作，完全可以利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案信息化；建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用干部檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計(jì)等工作，保證干部檔案信息的“原生態(tài)”，也大大地提高了工作效率。
4. 更新設(shè)備更新知識(shí)。從切紙到打孔、從目錄到進(jìn)柜以及“六防”工作所用設(shè)備都有必要不同程度的更新?lián)Q代；加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)更是不可缺少，組織參加各級(jí)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、進(jìn)修班、檔案知識(shí)講座、競(jìng)賽、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)等，是提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力的必修課。當(dāng)然，象習(xí)見平同志說的那樣“打鐵還靠自身硬”，檔案管理人員自身也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，樹立正確的人生觀和全心全意為人民服務(wù)的思想，做到干一行、愛一行、專一行，愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出自己應(yīng)盡的努力。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]檔案保管 安全防護(hù) 保管措施 管理制度 標(biāo)準(zhǔn)化 規(guī)范化 檔案
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）02-0075-01
隨著檔案管理工作的發(fā)展、檔案開放程度的擴(kuò)大、社會(huì)對(duì)檔案需求的提高，檔案管理工作的重心逐漸從以保管好檔案實(shí)體的方面向著檔案信息管理的開發(fā)和利用方向發(fā)展。檔案保管工作在現(xiàn)實(shí)工作中表現(xiàn)為檔案的類型、成分和狀況，對(duì)其進(jìn)行入庫存放、庫房管理及采取安全防護(hù)措施。檔案保管工作的目的是在日常工作和活動(dòng)中維護(hù)檔案的完整性與安全性，使之能夠盡量地減少或者避免因?yàn)橐恍┳匀灰蛩鼗蛘呤且驗(yàn)槿藶橐蛩囟o檔案管理工作帶來的相關(guān)損害，延長檔案的壽命，從而能夠?yàn)闄n案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。
一、檔案保管工作的內(nèi)容、任務(wù)與要求
（一）檔案保管工作的內(nèi)容
（1）檔案的入庫存放。為使檔案保管妥當(dāng)，檔案應(yīng)及時(shí)入庫，并按全宗單位來排列，以便區(qū)分。但在入庫存放的過程中，也要具體問題具體分析，一些特殊類型的諸如影片、照片、錄音及用于科技的檔案，會(huì)計(jì)所用檔案等特殊載體的檔案要做到分開保管。在保管過程中，要在全宗指南、案卷目錄等檢索工具中標(biāo)注說明，并在全宗末尾放置相關(guān)的全宗保管，并保持具有相對(duì)的存放地點(diǎn)。對(duì)于紙質(zhì)的檔案可以在裝具中使之保持豎放和平放。以便于保持一個(gè)全宗里文件之間的聯(lián)系。（2）檔案利用過程中的保護(hù)。主要包括：建立健全的檔案管理使用的登記和日常交接制度，對(duì)檔案利用行為的規(guī)范和限制，對(duì)檔案利用方式和利用場(chǎng)所的限制，對(duì)重要檔案的保護(hù)性措施。（3）檔案的安全防護(hù)和應(yīng)急管理。主要包括：一是建立人員進(jìn)出庫制度，對(duì)進(jìn)出庫房的工作人員、時(shí)間、方式等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，一般只允許檔案工作人員進(jìn)出；二是庫房溫濕度應(yīng)控制在適宜的指標(biāo)范圍內(nèi)；三是庫房要實(shí)行防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵和防盜的“八防”措施；四是庫房要定期檢查和清點(diǎn)，特別在檔案庫房搬遷或大規(guī)模提供利用之后，一定要做好清點(diǎn)工作；五是要建立檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理機(jī)制。
（二）檔案保管工作的任務(wù)
檔案保管工作的根本任務(wù)是維護(hù)檔案的完整與安全，捍衛(wèi)檔案的真實(shí)性。在檔案存放和管理時(shí)，要建立入庫存放制度和庫房管理制度，利用各種相應(yīng)措施，保持檔案更為有用的作用，使檔案的利用時(shí)間更加延長。對(duì)于一些特殊載體的檔案，比如電子檔案等更要用適合的保管措施，使這些特殊載體保證完整性和安全性。
（三）檔案保管的要求
為使檔案工作良性發(fā)展，檔案保管中要有一定的要求。為使檔案管理工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，要制定檔案管理制度。同時(shí)要配備必要的安全措施，以免使得檔案受到損壞。在保管中，對(duì)重要性不同的檔案要采取相應(yīng)的保管措施，重點(diǎn)保護(hù)永久性檔案材料，使檔案充分發(fā)揮其價(jià)值。
二、檔案在利用過程中的保護(hù)
檔案在利用中因?yàn)橐{(diào)出檔案進(jìn)行查閱，并定期歸還，所以難免給檔案材料帶來磨損甚至損壞，嚴(yán)重地影響檔案的壽命，給后期使用者帶來諸多不便。為了使檔案工作更好地發(fā)揮作用，避免發(fā)生不必要的安全隱患，我們要制定一定的保護(hù)制度，讓檔案工作能得以順利開展下去。
（一）檔案在利用過程中的保護(hù)制度
（1）對(duì)于日常工作中的檔案管理來說，在檔案的使用中，登記和交接必須遵守相應(yīng)的制度。具體表現(xiàn)為檔案在出入庫時(shí)核對(duì)調(diào)卷以及還卷、交接行為時(shí)一定要進(jìn)行登記，并適時(shí)簽收，相關(guān)的手續(xù)一定要清楚和嚴(yán)格。（2）檔案利用行為規(guī)范制度。這些方面包括對(duì)檔案管理所進(jìn)行的利用行為方式的規(guī)范以及防止檔案管理的不良行為。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理；信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中圖分類號(hào)]R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）16-0-01
醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院日常工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，直接或間接地影響著醫(yī)院的經(jīng)營效率。只有把檔案管理工作做好，才能保證醫(yī)院日常工作的正常進(jìn)行，才能為醫(yī)院創(chuàng)造最大的經(jīng)營利潤。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，電子化和信息化逐漸成為管理工作的主要模式，在醫(yī)院檔案管理工作中，要建立健全信息化檔案管理體系，才能跟上時(shí)代的步伐，并保障醫(yī)院經(jīng)營工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
1 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題
醫(yī)院檔案管理工作受多個(gè)因素的影響，主要存在以下幾個(gè)方面的問題。①傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案存儲(chǔ)方式為紙質(zhì)、膠帶、磁帶和影像帶，這些媒介都不能長久地保存，會(huì)發(fā)霉、變黃、破損和受潮，給以后的查詢帶來很多麻煩，所以提高存儲(chǔ)質(zhì)量是加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵。②大多數(shù)醫(yī)院檔案資料的查詢方式仍然是以人工為主，先查作者，其次查案件目錄，再查文件目錄，最后由工作人員去庫房親自將檔案袋調(diào)出，這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，無疑浪費(fèi)了醫(yī)院的好多資源，檔案資料的查詢工作是一項(xiàng)亟待解決的問題。③由于紙質(zhì)版檔案的易破損、占用空間大等缺點(diǎn)，使得檔案資料的利用率極低，而一些處方藥的配方、藥效及副作用都需要查清楚才有指導(dǎo)意義，所以，工作量之大使原始資料得不到充分的利用，難免會(huì)制約醫(yī)院的發(fā)展。④檔案信息化管理缺乏有效的管理機(jī)制，大多數(shù)的醫(yī)院都成立檔案室，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類歸檔，導(dǎo)致了檔案管理散亂的結(jié)果。傳統(tǒng)的檔案管理模式跟不上現(xiàn)代醫(yī)療的發(fā)展，同時(shí)，醫(yī)院沒有建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。⑤檔案管理工作者的綜合素質(zhì)不高，由于大多數(shù)的工作人員并非檔案管理專業(yè)出身，加之醫(yī)院管理者不重視對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作者的整體素質(zhì)不高。
2 醫(yī)院檔案信息化管理的內(nèi)涵
醫(yī)院檔案具有原始記錄、及時(shí)查詢、價(jià)值保留等功效，是醫(yī)院決策者制定方針，科研工作者進(jìn)行試驗(yàn)的重要依據(jù)。醫(yī)院檔案信息化管理利用通訊、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，以提高服務(wù)水平為目標(biāo)，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容。①對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、排序、編號(hào)和保存，以便以后的查詢研究，只有將各種信息進(jìn)行分門別類的歸檔整理，才能涵蓋所用數(shù)據(jù)信息，為醫(yī)院的經(jīng)營管理提供全面的數(shù)據(jù)支持。②用信息流來調(diào)控檔案資料，代替紙質(zhì)版，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化和信息化，并以檔案信息的有效開發(fā)和社會(huì)共享為目標(biāo)。信息化是醫(yī)院檔案管理工作取得實(shí)效的關(guān)鍵，在醫(yī)院檔案管理工作中，要積極采用信息化手段。
3 醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段的具體措施
立足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際，遵守醫(yī)院檔案管理的原則，運(yùn)用信息化檔案管理手段，才能保證醫(yī)院的經(jīng)營管理取得實(shí)效，在醫(yī)院檔案信息化管理模式中，可以從以下3個(gè)方面運(yùn)用信息化手段。①運(yùn)用信息化手段保存檔案信息，將檔案材料保存為電子版存檔分類，不僅節(jié)省了成本，而且提高了保存的質(zhì)量及檔案管理的水平，滿足了醫(yī)院檔案管理的需要。②運(yùn)用信息化手段管理、查詢檔案資料，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案資料查詢是根據(jù)文件名查詢，人工檢索，耗時(shí)耗力，而信息化的查詢方式是充分利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等資源，因此可顯著地提高檔案資料的查詢效果。③運(yùn)用信息化手段調(diào)用檔案信息，人工對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行調(diào)用，工作效率不高且耗時(shí)耗力，而利用信息化手段，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的運(yùn)用使調(diào)用變得簡單且快速，并且提高了效率和水平。
4 醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段取得的積極效果
分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作，可知，信息化手段的應(yīng)用促進(jìn)了醫(yī)院日常經(jīng)營工作的效率，主要表現(xiàn)在以下3個(gè)方面。①提高了檔案的保存效果。電子檔案取代了大部分的紙質(zhì)檔案，不僅節(jié)省了成本和存儲(chǔ)空間，而且提高了檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量，加強(qiáng)了保密效果。檔案資料可以在較長的年限里，清晰準(zhǔn)確地被查到，滿足了醫(yī)院存檔的要求。②滿足了醫(yī)院管理和查詢的需要。信息化手段和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使檔案管理工作變得簡單，查詢步驟變得準(zhǔn)確快速，提高了醫(yī)院檔案管理和查詢的效率。③改善了檔案的調(diào)用狀況。傳統(tǒng)的人工調(diào)用檔案過程不能滿足實(shí)際的需要，信息化手段的運(yùn)用提高了調(diào)用的速度和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了高效率地調(diào)用檔案信息的目的。
5 結(jié) 語
隨著信息技術(shù)的推廣和醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理工作也變得異常艱巨，醫(yī)院需要改善檔案管理的模式，運(yùn)用信息化手段，充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、通訊等資源，來完成醫(yī)院的日常檔案管理工作。醫(yī)院管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)到運(yùn)用信息化手段來處理檔案管理工作的重要性，建立健全檔案管理體系，配備全套的電子設(shè)備，保證工作所需硬件設(shè)備的齊全。此外，醫(yī)院也應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保工作人員掌握最新的技術(shù)并應(yīng)用在工作中，以提高工作效率。
主要參考文獻(xiàn)
