時間：2023-05-28 09:24:31
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理體制，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：改革；檔案管理；發展
檔案管理是國家檔案工作的一種組織制度，他包括對檔案行政管理單位的制定，業務管理機構的設立和各級檔案管理機構的從屬關系、組織管理方式等各方面的集合體。為了能夠更好的適應檔案管理工作的多樣化需求，我們制定不同的指導監督方式，不同的管理制度，推行檔案管理業務的多元化。在實際的管理工作中，作為一種專業的管理體制，人們在研究他發展的變化過程中，往往會忽略從公共管理科學的角度來看待，只是一味的關注檔案專業行政管理。通過這個切入點，我們結合管理科學、公用管理學等基本原理，從不同的角度來對檔案管理體制的改革進行深入全面的探究。[1]
一、檔案管理進行改革的原因
（1）就其內部原因來說，首先，每個檔案管理能否良好的使用、運行，在很大程度上取決于管理體制自身的功能是否優良。伴隨著社會經濟的快速發展，各地政府所要管理的事物范圍也在逐步的擴大，所以說要想使政府的檔案管理體制更好的發揮作用，那么我們就必須將檔案管理的行政機構和機制進行改革。當然了，改革的檔案管理體系必須要與當地的社會、自然環境相適應。
此外，檔案管理體系建立后，完整的檔案管理監督也是必不可少的。其中，檔案管理監督主要包含以下幾個方面：對所屬的單位和員工的監督、對同級單位檔案管理的監督、對下級單位檔案管理的監督等。這樣，完整的檔案監督管理體制可以實現不同的監督形式，它與監督的對象共同的發展，使自己發展的更加完善。
（2）就其外部原因來說，一方面是科技的原因，在科技發展的同時，它也要求檔案管理的工作人員是高素質，工作是高效率的，在檔案管理的領域進行相應的創新。另一方面是經濟的原因，每個上層建筑都是由經濟基礎所決定的，檔案管理體制也是上層建筑的要素，只有當他進行一系列的改革和調整才能更好的為經濟基礎服務。
（3）檔案行政管理體制改革的重要作用。檔案管理體制改革最基本的作用就是為了能讓檔案管理工作更加的規范化，通過一種比較科學合理的檔案管理體制對有關檔案行政機構和人員的工作和職責進行合理明確的劃分，因此檔案管理體制的改革首先就要從制約和規范化各級不同檔案的行政機構以及他們的職責和義務開始。
在科學的行政檔案管理機制下，可以實現各級檔案管理機構的合理配置，并且讓他們之間緊密的結合在一起，靈活的運轉，讓他們能夠更加高效的運轉。那些不夠科學的檔案管理體制只能給國家檔案管理事業的發展帶來阻礙，最后導致因為職責不明確、系統過于龐大而導致運轉失靈，缺乏工作效率。[2]
科學的管理體制能夠讓各級檔案行政管理機構順利的實現各自的職能，不同級別和專業的檔案行政管理機構都擁有著自己的法定職能，這些職能的科學實現都需要有對應的制度作為最基本的保證。一個科學的檔案行政管理體制是實現檔案行政職能最基本的保證之一，他能夠讓所有的檔案管理機構之間協調配合，并且高效完成任務，讓他們各司其職，保證國家相關法律法規和制度的有效執行。
二、我國檔案行政管理體制的改革和發展
1.推行檔案及文件一體化的行政管理運行模式
我們實行文檔管理一體化最主要的目的是為了能夠通過最有效的方式、最低廉的價格來對檔案進行管理，并且在最大限度上滿足工作的需要。
美國是世界上最先開始對文件管理進行系統研究的國家，因此美國在對檔案的管理工作上理論和實踐充分的結合在一起，美國在文件管理方面的管理以及整套機制的運行過程中，所達到的效果非常明顯，它可以讓檔案工作人員對文件的生命周期進行控制，保證檔案的完整性，讓檔案從非現行文件成為檔案的過程中緊密銜接，保證了檔案的質量安全。另一方面，相關機關也可以不必設置專用的文件管理機構，節省了人力物力的投入。
因為幾十年以來，一直都在實行相對比較集中的文檔管理體制，所以美國的檔案和文件的管理一直處于世界的領先地位。而我國檔案管理現在還不能形成一個統一的管理模式，檔案也沒有專門的機關進行管理，在我國推行檔案管理工作一體化還有著很大的障礙。美國先進的檔案管理經驗，為我國推行文檔一體化具有很重要的參考價值。
2.加強檔案行政管理的集權性
我國現行的檔案管理制度中實行的是一種分專業分級的管理體制，這種管理方式不可避免的會導致管理權力的分散，各級檔案的管理部門都隸屬于各級黨委政府。專業系統檔案的管理部門制接受專業主管部門的指示，各級檔案館也只服從于各級的黨委和政府。各級檔案管理機關沒有相互聯系，各行其是。在法國檔案管理權力恰恰相反，他們實行的是高度集中管理的模式。國家檔案局的局長兼職檔案館的館長，其他隸屬各級的檔案管理都處于局長的掌控之下，國家檔案館、省級檔案館、市級檔案館都存在于國家的檔案管理體系下，這對我們應當如何增強檔案行政管理的集權工作具有代表性的意義，在檔案管理體制改革的研究中具有借鑒價值。[3]
三、總結
根據我國目前的形式可以看出，檔案管理體制并未完全的將傳統的體制摒除，而是在改革的過程中不斷地探索，而實行的檔案管理制度對其發展確實起到了一定的作用，但是我們要明白任何一種體制都要在合適的時代和地方才能更好的發揮它的效能。現在需要做的就是構建有實際意義的檔案館、充分的實現它的價值、實現資源的統一、提高自己的服務理念。
參考文獻：
[1] 劉嬋嬋. 21世紀初中國檔案資源整合的研究[D]. 遼寧大學 2012
隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
二、新時期企業檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業業務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業，在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網絡技術，從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說主要包含以下幾個方面：(1)檔案一體化的目標
實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內容
文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調，使文件、檔案都能發揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術保障
文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網絡技術為代表的信息技術。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術支持。首先，數字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質。其次，網絡技術的出現改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現的技術基礎。
[摘要]本文基于企業檔案管理體制與模式探討，分析了在社會轉型和數字化大背景下的企業檔案管理體制與模式的特征，提出了企業檔案管理體制與模式的構想。
[關鍵詞]企業檔案知識管理管理體制生命周期
參考文獻：
會計委派制是由政府部門和產權管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產權管理部門監督國有單位或集體企業資產經營和財務管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統會計管理體制的重大改革。行政事業單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務集中制”。
1． “會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
2． “財務集中制”形式。即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。委托單位資金的所有權、審批權、使用權不變，委托單位有權向會計核算中心查詢本單位的財務狀況、資金結余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權的范圍內對單位資金享有財務核算權和資金使用的監督權，無支配和使用權。
目前，會計委派制下會計檔案管理的現狀大致是：一、委派會計受財政部門委派，直接到行政事業單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉村一級，會計檔案管理方式卻發生了變化。各村的財務全部由鄉鎮的委派會計統一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉鎮統一管理，不再向各村返回會計檔案。二、會計集中核算地區或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機構，大多是租用或騰出幾間房當做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報銷、辦公擠在一起，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規范整理，混亂堆放在柜子里。
綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現為：
1． 有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
2． 紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
3． 會計工作與會計檔案管理相脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
4． 財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
5． 會計檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：
1． 加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
2． 加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
3． 財政部門與檔案部門聯手，共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監管。結合實際，聯合制發包含新的會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。
[關鍵詞]檔案管理 體制改革 信息一體化 管理模式 開發
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）08-0067-01
隨著市場經濟體制的建立，企業要想與市場變化保持一致，必須深化改革。檔案管理是企業管理的一部分，但是新形勢下，企業檔案管理還存在較為嚴重的問題，公交集團作為市場眾多企業中的一類，目前檔案管理中漏洞較多，影響到公交企業的發展，所以進行企業檔案管理改革勢在必行。
一、新時期企業檔案管理體制存在的問題
（一）檔案管理思想的落后性
由于受到傳統思想的影響，企業在運行中對檔案管理的重要性認識不足，不僅企業領導者對檔案工作不重視，而且企業職工也認為檔案管理屬于服務保障性工作，與企業利益之間不存在直接關系。由此導致企業未制定硬性考核指標強化檔案管理，使得企業檔案管理者對歸檔、保管、利用等缺乏積極性，沒有發揮出檔案管理對企業發展的作用。
（二）檔案管理模式不規范
企業檔案管理工作規范性不強，缺乏統一的檔案管理制度是目前限制企業檔案管理工作進一步提高的條件。除了一些小的企業之外，較大企業的檔案管理大部分由分工單位自己負責，將原先統一的檔案管理機構撤銷，為了降低運行成本，檔案管理人員數量也在不斷減少。企業綜合性的檔案管理被分散化的管理代替，導致企業中應用性文件沒有被很好保存，分散在各個部門，甚至出現丟失的情況。
（三）檔案管理技術滯后
雖然隨著計算機技術的應用，部分企業開始應用計算機技術進行檔案管理。但是大部分企業檔案管理工作并未真正進入計算機時代。部分企業中既有紙質檔案，也有電子檔案，經常存在兩者不一致情況，給檔案利用帶來麻煩。另外，一些企業在儲存電子檔案的時候沒有規范化，檔案的查詢和使用較為困難，操作不便。
二、企業檔案管理體制改革策略
（一）依法管理
要保證檔案管理的有效性必然要從制度層面為檔案管理創造好的法制環境。通過上述分析，就目前而言，企業檔案管理中主要的問題都是由于檔案管理意識不高引起的。因此要加強檔案管理體制改革必須堅持法制化道路，以《檔案法》為依據，將企業檔案管理直接納入到法律框架中，加強對檔案管理的監督，確保以檔案法的基本原則開展檔案管理，提高檔案管理工作效率。
（二）堅持檔案管理信息一體化模式
實現檔案管理信息一體化就是要實現檔案、情報、圖書等工作的一體化。在企業發展中圖書、檔案、情報是必不可少的信息資源，將三者聯合起來能加強各個信息管理部門之間的全方位合作，在節省成本的基礎上實現高產出。要實現一體化的管理模式企業必須在內部建立一個綜合性的信息中心，該信息中心為企業提供多側面的信息服務。推行檔案管理信息一體化可以實現企業檔案資源管理的高保密性、高集中性，可以將企業中的計算機、掃描儀以及復印機聯合起來，提高現代化設備的應用效率。另外，檔案管理信息一體化模式也符合企業進一步深化改革的要求。
（三）加強檔案管理中新技術的應用
目前計算機在企業管理中的應用越來越普遍，它具有強大的儲存和檢索功能，能在線實現對各種資料的系統化管理。對于檔案管理來說，應用現代化技術能極大提高工作效率。檔案管理中可以綜合應用計算機技術、集成光盤技術等，通過專門的管理系統實現檔案信息輸入、存儲、檢索、輸出等一體化管理，并且可以進行信息聯網，實現企業檔案信息資源的共享，尤其對集團型企業來講，新技術的應用能更好地為企業決策服務。
（四）提高檔案管理人員素質
企業檔案資料的種類較多，其中多數直接關系到企業的發展，要加強對這些資料的管理必須以高素質的檔案管理人員為前提。作為檔案管理人員不僅要具備檔案管理專業知識，而且要有分析和匯總企業檔案資料的能力。檔案管理人員要不斷學習，積極調整自己的知識結構，掌握現代化信息技術，了解企業發展方向，主動為企業提供信息咨詢服務，促進企業發展。
（五）重視檔案信息開發和利用
檔案管理不僅僅是對檔案資料的收集和歸類，而是要對檔案信息進行合理利用，所以必須重視對檔案信息的開發。首先要以企業發展現狀收集對企業經營管理有利的信息。其次，利用網絡技術建立電子檔案數據庫，確保規范圍內用戶能享受所需要信息。最后，要實時獲取同行業信息資料，從中獲取自己所需資料，為本企業的發展服務。
三、結語
總之，在新時期，企業檔案管理體制必然要與企業發展保持一致，檔案管理體制改革中要注重法制建設，實現信息一體化建設，提高管理人員素質，不斷應用現代化技術，尤其要通過各種途徑提高檔案信息資源的利用率。
【參考文獻】
[1]金華.優化企業檔案管理體制改革的方法與對策思考[J].吉林農業，2012（11）.
一、明確管理客體，構建三類多級的內容體系
高校資產無論是有形資產還是無形資產的管理，都具有客觀性，其檔案管理工作同樣要符合資產管理和檔案管理的一般規律。從內容來說，一般可分為存證性檔案、使用檔案和制度性檔案三種類型。
存證性檔案是記錄資產購置、形成和滅失情況的檔案，包括資產的購置、安裝、調試、銷毀等方面的資料；使用性檔案則是記錄資產使用、維護，產生的客觀效益等方面的檔案，它是高校資產檔案管理的主體內容；制度性檔案則是記錄高校為做好資產檔案管理工作所制訂的各種規章制度及其實施情況的檔案。這三類檔案中任何一類檔案的缺失意味著高校資產管理檔案內容體系的重大缺陷，不可偏頗。
同時，我們應該看到，與高校資產檔案運行體系相對應的，這三類檔案的管理不是一種單一、平面的管理，而是立體、多級的差別性管理。以使用檔案為例，學校、院系，資產領用（保管）人都需要進行相應的資產檔案管理，這種管理是有所區別的。從范圍看，學校層面需要對全校的資產檔案進行管理，院系只對本部門的資產檔案進行管理，而資產領用（管理）人則只需記錄、整理與自己相關的少數資產的檔案資料。從側重點看，學校比較重視資產效益與安全方面的檔案記錄與分析；院系除此之外，還會重視資產維護、調整方面的記錄情況；而資產領用（保管）人則注重本人所管理資產的原始使用記錄。這三類多級的資產檔案管理內容體系各有側重，各司其責，共同完整、立體地描述出高校資產管理的真實情況。
二、明確評價主體，構建二維動態評監體系
有資產，就有資產運用，就會產生資產管理檔案。由于高校資產檔案涉及面廣，每個單位、每個職工都有可能是相關檔案的產生者；動態性強，每時每刻都在產生新資料。要做好高校的資產檔案管理工作，需要有一套科學的評監體系。
高校資產管理檔案的評監體系應是二維的評監體系。一方面，應從檔案的角度出發，評價各單位資產檔案收集、整理、保管、分析利用的質量；另一方面，還應從資產管理出發，從檔案中去分析資產管理的效益性和安全性，尋找改進措施。
資產檔案的評監體系也應是一個動態的評監體系。動態主要體現在監控上，應定期、不定期對資產檔案管理的某個環節或多個環節進行檢查、督促，及時掌握工作狀態，促進質量提高。有條件的單位可開發網格管理系統，實現即時性管理。
三、明確投入主體，構建質量支持保障體系
資產檔案管理是一個系統工程，需要人力、物力、資金和技術支持。作為資產檔案管理效益的受益者，學校應是投入主體，多方支持這項工作。一要將資產檔案管理經費列入資產管理部門或檔案部門的年度專項經費預算體系，確保經費足額；二要設置專兼職資產檔案管理崗位，制訂相關職責；三要在專用設備采購，現代檔案管理軟件，信息收集平臺建設等方面給予支持，不斷提高資產檔案管理的質量和現代化水平。
作者：劉春霞單位：黃岡職業技術學院
[關鍵詞]檔案管理；體制改革；要點問題
改革開放以來，伴隨我國社會的不斷進步，高度發達的社會經濟對我國各個領域產生影響的同時，也推動了檔案管理體制的改革。我國社會主義市場機制不斷健全、個人信息走向網絡化以及檔案的信息化建設等都促使檔案管理體制的調整。通過分析檔案管理機構進行檔案管理工作的主要指導思想，并且結合當前管理體制中存在的主要問題，進一步探索我國檔案管理體制的未來發展之路，是實現我國檔案管理現代化的重要研究方向。
一、檔案管理體制概述
（一）檔案管理的定義
檔案其實就是歷史記錄，它指的就是特定的國家機構、社會團體組織或者是個體在進行社會活動時，所直接形成的具有保存價值的各類記錄形式和各類載體的統稱。檔案管理就是對這些歷史記錄或者說是各類載體所進行的統一規范化的管理工作，檔案它本身是和人類的生產以及生活密切相關的，那么檔案的產生也就必然是依組織或者是個人的形式。由于個人或者組織所進行的社會活動本身是豐富多樣的，相對應的檔案的內容也會多種多樣。
（二）檔案管理體制的概念
檔案管理體制是國家和政府為了規范檔案管理工作，確保檔案管理工作的科學化、合理化而設立的一定的制度和體系。體制中它包括各種檔案業務機構、行政管理機構的設置、劃分和組織形式[1]。檔案管理體制本身又可以分為兩種類型的體制類別，一種體制是分散式的另一種便是集中式的檔案管理體制。不過這兩種體制類型都具有相同的管理內容，一是統一化的檔案管理體制，另一種是分級進行管理。分級管理體制又可以細分為三個方面的內容，它們分別是：首先把檔案工作已經載有黨政內容的檔案進行統一化的管理，其次對全部的檔案進行分析，明確檔案工作的管理機構，確保全國各處的檔案管理工作都能夠有特定的領導進行管理，第三就是把各個地方的檔案全部都按照中央制定的檔案管理條例進行分類和分級，實現對不同類別檔案統一化管理。
二、檔案管理體制改革難點及存在的問題
（一）檔案管理體制改革難點
第一、檔案的數量比較龐大。由于我國的國土面積幅員遼闊，具有悠久的歷史文化，并且我國的人口和自然資源數量龐大，這些龐大信息使得我國的檔案資料比較豐富，這些不同的方面都會相應的導致我國的檔案信息量比較龐大。對于這些龐大的檔案資料如果不能夠進行科學有效的管理就會很容易造成檔案信息的混亂甚至是丟失，等到需要某種檔案資料的時候就會很難找到。如何對這些龐大的檔案信息進行科學合理的管理，從而實現對檔案中所有具有價值的信息的利用已經成為了我國檔案管理工作中亟待解決的難題。第二、檔案的類型呈現復雜多樣性。我國的檔案資源比較豐富，不僅僅是數量比較龐大還存在類型復雜多樣的特點，不僅僅包括各類政府機關、自然資源檔案還包括個人檔案、社會組織檔案。再加上我國的國情比較復雜，各個黨并存，相應的也造成了我國的檔案類型混雜的局面。第三、不同重要程度檔案存在區分不明確的現象。由于我國的檔案管理體制還不夠健全，對各類檔案的重要性并沒有明確的劃分，相應的就會導致在存放檔案的時候出現輕重不分。比如說在進行黨政檔案的管理時，很多管理人員對黨政沒有明確的認識，黨政不分，導致兩種檔案混在一起，嚴重影響檔案信息明了性。
（二）檔案管理體制存在的問題
第一、檔案管理部門對檔案管理工作不夠重視，缺乏資金投入。如今，檔案管理有關部門沒有對檔案管理工作的重要意義進行很好的宣傳普及，致使檔案管理工作的重要性還沒有被廣大人們所熟知，對管理工作的具體內容沒有正確的認識，認為檔案管理工作只是簡單的對信息的收集，忽視檔案管理信息化建設的重要意義[2]。因此，他們沒有對檔案管理工作沒有足夠的認識，相應的資金投入就會非常的少。第二、檔案管理機制落后，管理工作不夠規范。檔案管理工作的信息化建設在我國才剛剛起步，目前很多的檔案管理機構仍然是采用傳統的檔案管理方式，已經很難適應現階段對行政執法工作的需求，導致管理工作中存在嚴重的不規范、不合理。檔案在收集以及處理的過程中還會很容易出現肆意修改、整理不規范、利用環節隨意等現象。第三、管理手段過于滯后，服務低效。檔案的管理工作至今還沒有設計出一個專門的管理軟件，更別說使用先進的手段。現在對檔案的管理工作一直都是采用手工編輯、修改和檢索，非常不利于檔案的管理，當需要調出檔案的時候，又會費時費力，不能做到高效、高質量的為檔案管理工作提供服務，制約著檔案管理工作的發展。
三、實現檔案管理體制改革的工作要點
（一）對檔案資源進行整合和統一管理
檔案管理的統一、集中化管理是我國在進行檔案管理的重要指導思想，很多實踐經驗都已經表明對檔案進行統一化的管理對推動我國檔案管理工作具有重要的作用。所以在進行檔案管理的時候一定要秉承統一管理的思想，加強對檔案的統一性，爭取早日構建“大檔案”。
（二）實現檔案管理體制的多元化
我國社會主義市場經濟的進一步發展推動了我國檔案管理工作走向多元化，當前我國的國家檔案在進行管理時采用的是集中管理的形式，一些非國有的企業或者是個人檔案進行管理的時候如果硬要進行統一管理也會不符合實際需要[3]。所以為了能夠實現檔案管理工作的科學合理化，可以建立多元化的管理體制，針對不同類型的檔案采用不同的管理方式。
（三）實現檔案管理過程的政、事分離
在檔案管理體制中應該要實現政、事之間的分離，要把檔案館和負責進行檔案管理監督的有關部門進行分開設立，對兩者之間的權責關系進行明確區分，檔案館負責塊塊管理只是負責對檔案的收集、保管以及應用；檔案管理相關的行政部門進行條條管理，對檔案管理工作進行統一調配和規劃，起到對檔案管理監督的作用。
結語
綜上所述，隨著我國綜合實力的不斷提高，信息技術得以不斷發展和進步，檔案管理工作一直在不斷的進步，不過由于我國當前檔案管理工作仍然是處在發展變革的道路上，處在摸索階段難免出現一定的問題。國家和政府要想能夠實現檔案管理體制的完美改革就需要對這些存在的問題有深入的研究，找出要點問題的所在，才能夠對癥下藥，進而確保我國檔案管理工作早日走向世界先進行列。
參考文獻
[1]王萍.我國檔案管理體制改革的要點與難點分析[J].辦公室業務，2014，21：58-59.
加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。
一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
二、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平
根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
三、有重點地抓好數據庫建設
目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
四、慎重選定技術路線
信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。
五、實事求是地改進管理體制
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
管理分類
管理是人類社會最普遍、最重要的活動之一，管理在我們的社會中起著十分重要的作用。管理是指負責某項工作使順利進行保管和料理照管并約束人或事物。管理是通過計劃、組織、控制、領導等一系列工作，盡可能合理而有效地利用組織所擁有的資源，來實現組織既定目標的動態創造性活動。
管理體制，就是指在某管理系統內部圍繞權利的劃分和運行而形成的機構體系與制度。管理體制的核心問題是權力的劃分與職能的運行。模式是管理思想的現實體現，模式往往表現為具體的樣式，特定的體系，具體的方式。管理模式是指管理活動的標準樣，具體來說包括管理的基本思想和樣式。對高校檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于全面認識與了解高校檔案管理的內容、程序。特別是對變化中的高校文檔管理研究有助于了解新變化對高校檔案管理的沖擊，了解這些新變化沖擊下的高校檔案管理所發生的改變將更有助于提高高校檔案管理的效率，檔案管理效益的提高同時也對高校管理效益的全面提高起了促進作用高校檔案信息集成化管理、一體化管理和知識管理。這些都是隨著科技的發展，特別是電子計算機技術的發展和應用而產生的新觀點。
高校檔案管理的理論意義
高校檔案管理體制與模式是高校檔案管理的組織、制度和機構、機制或組織結構的形式。是高校檔案管理的式樣。高校檔案管理體制與模式是隨時展而不斷優化的。將先進的管理思想，管理手段不斷吸收，用來改善高校檔案管理環境，提高檔案管理效率是時代的要求。高校檔案管理的環境是不斷變化的，隨著我國社會的轉型和電子技術不斷發展，對高校檔案管理體制與模式的研究，可以給高校檔案管理實際工作提供科學的理論指導。高校檔案管理體制與模式的研究有利于形成先進的高校檔案管理體系，能將先進理論同工作實踐結合起來，為高校檔案管理效率的提高奠定理論基礎。高校檔案管理體制與模式的研究也是高校檔案管理實踐不斷適應社會需要的表現。優化的高校檔案管理也可以讓檔案更好的走向社會，使全社會檔案信息意識不斷提高優化的高校檔案管理也可以更好的服務高校，服務社會，服務于社會主義建設。高校檔案管理的研究成果有利于不同學科的結合，既有利于檔案學的發展，也符合當代學科的發展趨勢。
高校檔案管理的實踐意義
高校檔案管理模式的觀察與研究有助于全面認識與了解高校檔案管理的內容、程序，有重要的實踐意義。特別是對變化中的高校檔案管理研究有助于了解新變化對高校檔案管理的沖擊，了解這些新變化沖擊下的高校檔案管理體制與模式所發生的改變將更有助于提高高校檔案管理的效率。高校檔案管理體制與模式的觀察與研究也對高校管理效益的全面提高起了促進作用。高校檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于建立一套新的高校檔案管理體系，在新的企業檔案管理體系中，各個要素可以相互彌補不足，發揮更大的作用與功效，這將有助于促進高校檔案管理自身的不斷發展和提高，也有助于發現在管理模式變化、指導理論變化與數字化、網絡化沖擊下的高校檔案管理變化和采取相應行之有效的管理方法。高校檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于高校檔案管理部門了解高校檔案管理概況、發現本高校檔案管理中存在的問題，尋找解決的途徑，促進高校管理的全面提高。其次，高校檔案管理的不斷優化是實現高校信息一體化的奠基石，是實現高校知識管理的基礎，只有優化了的高校檔案管理才能將高校管理帶上一個新的臺階。
高校檔案管理、高校信息化、高校管理的全面優化這三個部分是緊密相關的電子信息化下的高校檔案管理系統達成目標有以下幾個方面：各級管理人員可以直接對本教學點所管轄的學生進行日常的檔案管理，同時學生也可以通過上網登錄檔案管理系統查詢權限以內的有關信息，必然會為今后建立學生終身學習平臺、滿足學生靈活多變的學習需求奠定了技術基礎。一為了更好的管理學生檔案，需要進行院系管理，院系管理是所有學生檔案數據的基礎數據，可以更好的對所有院系的學生的檔案信息進行統計、分析和對比。檔案管理人員通過院系基本信息管理界面進行院系基本信息的管理包括添加院系、維護院系，所以院系管理依賴院系信息實體類為了更加方便的讓學校檔案管理處管理學生的檔案信息，可以對學生檔案編號進行批量生成，需要進行學生檔案編號管理流程，提高檔案管理處的管理效率。
二檔案管理人員通過學生基本信息管理界面進行學生基本信息的管理包括審核學生基本信息、維護學生基本信息、查詢學生基本信息和導出學生基本信息，招生管理人員通過院系基本信息管理界面進行導入學生基本信息和導出學生基本信息，也依賴學生信息實體信息。
三為了方便學生和檔案管理員查閱學生檔案，需要進行學生檔案查閱管理，學生需要提出相關申請，經過學院檔案管理人員和學校檔案管理人員審核通過之后才可以進行檔案的查閱，極大的提高了學生查閱和檔案管理人員審核的效率。
四檔案管理人員通過學生檔案查閱管理界面進行學生檔案查閱的管理包括申請查閱檔案信息、初審學生查閱檔案信息申請、終審學生查閱檔案信息申請、查閱學生檔案信息和打印學生檔案信息為了方便對檔案進行調入操作，需要進行學生檔案調入管理，方便學生申請調入檔案和檔案管理員對學生的申請進行審核。
關鍵詞：人事檔案 檔案管理 管理體制
0引言
人事檔案是在組織人事工作管理活動中形成，并經組織審查或認可的，記錄、反映人員經歷和德才表現等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖
像、照片等形式的原始記錄。我國現行檔案管理體制改革要在國家行政管理體制改革的總體框架內，逐步探索，逐步完善。按照市場化、法制化、現代化的發展方向，建立起與社會主義市場經濟相適應的檔案管理體制。
1、檔案管理體制
檔案管理體制是指一個國家管理全部檔案和國家檔案管理工作的體系和制
度。它是各級各類檔案行政機構與業務機構的設置、隸屬關系、職權的定位、權
限的劃分和組織管理方式方法等方面的總和。2我國檔案管理體制主要包含兩個方面的內容：一是“統一領導、分級管理”的組織原則和管理體制；二是“局館合一”的檔案領導體制。其中“統一領導、分級管理”包含著三方面的內容：（1）全國檔案工作由各級黨委和政府統一領導，從中央到地方建立各級檔案事業行政管理機關，分級、分專業地管理全國、本地區、本專業系統的檔案事務；（2）國家所有的檔案按行政區域和中央條塊管理體制進行分級、分類集中統一管理；（3）黨政檔案和黨政檔案工作實行統一管理“局館合一”體制是具有中國特色的檔案領導體制。“一個機構、兩塊牌子、履行兩種職能”是根據1993年國家政治體制改革的總目標和“精簡、統一、效能”的基本原則，對我國檔案工作領導體制進行的重大調整。“局館合一”體制是將檔案局、檔案館合并成一個機構，同時掛檔案局、檔案館兩塊牌子，履行檔案保管利用和檔案行政管理兩種職能。
2. 檔案管理科學化的必要性及緊迫性
（一）檔案管理是機關單位管理的基礎環節
檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監督管理機制，一旦出現關鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續；重則導致機關機密、獨有知識產權和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術或機密。占有這些資料就是占有機關的技術或機密。因此，機關單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術、知識產權的流失而影響機關單位的生存與發展。
（二）檔案是機關單位信用管理的重要保證
檔案是公認的構成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。其次，在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。國家已經提出要加快建立企業、中介機構和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會信用系統是必不可少
的因素。
（三）檔案是機關文化建設的活力源泉
機關文化是從機關的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統的機關檔案之中。檔案是文化事業的象征，是文化發展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關單位文化建設應立足于本機關單位的歷史和現狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發展規律。
3. 現行人事檔案管理體制的弊端
這種管理體制使每個單位的組織人事部門都義不容辭地承擔起人事檔案管理的職能。這種管理體制雖然也稱得上集中統一，但明顯存在分散性，尤其是縣
級以下機構的人事檔案多方參與管理，除組織、人事等部門正管外，勞動、民政、
教育、衛生等部門也兼管人事檔案，甚至具體到每個單位都管理著一部分人事檔
案。再有就是各級檔案行政管理部門和檔案機構未將人事檔案管理列入業務指導
的范圍，不對人事檔案履行業務指導的職能，關系比較疏遠，處于分離狀態，管
理人事檔案的人員很少甚至根本不參與檔案部門的業務活動，人事檔案工作變成
游離于國家檔案事業之外的孤獨個體。這種家家都管人事檔案的小而全的管理模式，使不具備保管條件的單位自行保管人事檔案，這在一些中小型企業，特別是區街企事業單位比較普遍，十幾人或者幾十人的人事檔案材料隨便存放在辦公室的文件櫥里，根本談不上“六防”等保管條件，弊端很多。
一是單位領導不重視。在人員配備、庫房、經費等方面得不到保障，只能維
持“看攤守業”的狀態。
二是人事檔案材料真實性難以維護，一些虛假材料趁機混入檔案中。
三是人事檔案的實體安全存在危險，檔案丟失、燒毀現象時有發生。
這種小而全、效率低的管理模式不利于人事檔案工作的健康、快速發展，提
供利用的作用很難發揮。
4. 提高人事檔案材料的質量
（一）強化各級領導的檔案意識。
檔案工作中出現的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領導的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領導的檔案意識，是解決當前人事檔案工作中存在的問題，提高工作質量和水平的根本途徑。
（二）提高人事檔案工作人員業務素質。
檔案工作人員是人事檔案工作的主體，起主導、支配作用，提高人事檔案工作人員的政治素質、科學文化素質、業務素質和職業道德修養是人事檔案工作質量的關鍵。人事檔案工作人員必須更新觀念，銳意創新，改變傳統的被動服務作用，做到及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當前人才流動規律，了解組織人事部門的現實需要，及時主動提供全面、準確的人事檔案，為人事管理工作服務。人事檔案工作人員要有較強的敬業精神，工作必須不怕麻煩，做到認真仔細，辦事一定要堅持原則，嚴格遵守人事檔案管理制度，確保人事檔案工作的嚴肅性。
（三）補充具有個性的人事檔案材料
針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，有關部門應在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。具體而言，一是反映個人全面素質的檔案材料，如反映當事人身體素質、知識素質、能力素質和心理素質等方面的材料，其中有關個人心理素質和能力素質的材料應是重點補充的內容。在反映心理素質的有關內容中，應側重反映當事人的個性、合作與團隊精神、創新意識等；二是反映個人業務考績方面的檔案材料。對不同的工作崗位而言，具體業務考績的標準應有明顯不同。
（五）積極提供檔案中介服務
通過檔案社會化服務的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業務。遵循市場需求，各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關單位提供檔案整理、代管、寄存等服務，為其提供規范的科學化的檔案管理，既節約管理成本，又能促進檔案管理科學化。
［關鍵詞］人事檔案；管理體制；改進
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.113
［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-01
1 人事檔案管理現狀
傳統的人事檔案管理工作的缺點在隨著社會經濟的逐步發展和建立越來越多的檔案中顯現出來。企事業單位的檔案管理工作中存在很多的問題，其也對檔案的管理和使用產生了巨大的影響，主要表現在以下幾個方面。
1.1 人事檔案材料的內容質量低
現階段企事業較多的人事檔案的內容質量低，大多數檔案數據存在材料的表象性和形式性，缺少關鍵性和針對性，反映不了個人的經歷、學歷、薪資、待遇與政治面貌等內容，對一個人的思想道德、工作能力、業務水平、技術能力與專業專長反映也較少，缺乏研究、利用價值。
1.2 “無頭緒檔案”較多
隨著人潮的流動，人才資源的頻繁轉動，人事調動與檔案之間銜接不夠緊密，常常出現一些“無頭緒”的檔案，這就使大家看到了人事制度的弊端。查不到當事人的相關信息和下落的檔案被稱為“無頭緒”檔案，這個檔案的情況主要是由于人員變動而檔案沒有及時的跟隨變動的情況造成的。
調入轉出登記制度的疏忽,會導致有的人事檔案與人脫離，人事管理部門不仔細、不定期的檢查核對制度,對錯漏的檔案不容易發現,隨著時間的變化,這些檔案也會成為“無頭緒檔案”。
1.3 傳統的人事檔案管理體制將被淘汰
傳統的人事檔案管理制度在隨著社會市場經濟的發展和人事制度的改革中逐漸的顯現出很多的問題，比如說在管理體制上的多面管理，管理體系上的三大類，管理方式上檔與人的同時調離，封閉式檔案管理模式，各個環節銜接不緊密，導致多重浪費等，這些問題的出現會加速傳統人事檔案管理體制的淘汰。
2 人事檔案管理存在問題的原因分析
2.1 管理機制落后
人事檔案管理制度長期以來一直使用“計劃的管理”為制度管理的主要形式，這種管理方式缺乏靈活性和朝氣性，一切都是以計劃的最初形式為主，俗話說計劃趕不上變化，這種制度已經完全跟不上檔案管理工作發展的步伐。人事檔案的工作主要是在政府政治手段的管理下行使其職能的，而人事檔案相關材料的收集和整理是整個檔案管理的核心也是最容易出錯的地方，而管理機制的落后也加大了管理的難度。
2.2 整理不規范
企業人事檔案工作也是這樣的，在大多數單位中都是以將每個人的材料檔案整理成冊為前提進行的檔案管理規范化，但由于涉及的內容繁多混雜，涉及的層面內容雜亂，有的沒有整理過，有的重復整理，有的沒有整理為一整套系統的內容，有的沒有按要求、規范進行整理。整理過程的不規范性給檔案的管理和整理工作帶來了很多麻煩。
3 加強人事檔案管理的措施
3.1 優化企業人事檔案內容
優化企業人事檔案內容具體可從以下幾個方面做起:①強調“個性化”與“辨識度”；②減少主觀內容；③擯除冗余內容；④添加新內容。
3.2 建立有效的人事檔案管理體制
要打破各級部門條條框框的人事檔案的舊管理體制,實行相對集中的統一的管理體制。縣級機構的人事檔案可由縣檔案館統一管理,不必分散在縣直機關,有專門的檔案機構和人員進行管理,這樣可防止部門、單位之間互相推諉扯皮,便于社會利用,提高檔案利用率。縣級以上機構的人事檔案不宜與縣級機構一樣完全實行集中管理,但應相對集中。應建立與現代人事政策制度相適應的人事檔案管理制度,而不是單一的干部檔案管理制度。
4 加速實現人事檔案管理的信息化
4.1 提高θ聳碌蛋腹芾砉ぷ韉娜現
人事檔案的內容主要體現和記錄著一個人的個人經歷，政治內涵，道德內容，作風等相關資料，是一個人全方位的記錄和證明，起著關鍵性的、可參考的作用，也是能證明一個人各項資料的重要內容，有的因為檔案的轉移和流動，很多資料、經歷以及評價都丟失了，導致出現補辦檔案的現象，但是這也很容易造成檔案的不完整性和不銜接性。因此，一定要重視對個人檔案信息的管理、整理，個人也要注意自己檔案移動的方向，很多人在離開學校步入社會很多年以后才知道自己的人事關系不知去向，在與用人單位簽訂一些必要的合同的時候，才發現檔案的缺失，然后再去補辦整理，造成了許多意想不到的麻煩和經濟損失，因此，一定要提高管理人員和個人對人事檔案的認知。
4.2 注重思想提升，跟緊時代步伐
在社會經濟的前進中，人事檔案在促進社會進步，經濟發展中起著非常關鍵的作用，且為了適應社會的發展，人事檔案也在不斷地進行改進，在當下的各個行業中，都很重視一個人過去的經歷、經驗和工作內容，而人事檔案恰恰能夠體現這些內容，所以，人事檔案的管理更應該注重思想的提升，緊跟時展的步伐。
5 結 語
科學的規范的管理人事檔案制度是當前檔案管理中的關鍵手段，是提高人事檔案管理的主要措施。在人事檔案管理的過程中，要堅持以實際狀況為主，與時俱進，這樣才能在社會發展的過程中發揮其應有的作用。
關鍵詞：公立醫院；醫療檔案；檔案管理人員；信息資源管理
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）01-0086-01
一、 目前我國市（地）級醫療檔案管理中存在的問題
我國的市（地）級公立醫院醫療檔案的管理機構是近七、八十年內逐漸建立起來的。醫療檔案的管理制度和醫療檔案室的成立、醫療檔案管理人員的出現不過是近數十年在大型醫療機構中逐步形成的。隨著醫學科學的發展和政府對醫療衛生事業的重視，醫療檔案管理機構逐漸健全，設置有專兼職的醫療檔案管理人員，并制定了相關的醫療檔案管理工作規章制度，但管理體制仍然不夠科學和完善。我國醫療檔案的管理體制機構設置與權限劃分不夠明確。目前存在的普遍問題是“絕大多數醫療機構對醫療檔案管理是經醫院自設的職能科室或管理科室如醫務科（處）、病案統計室等有關部門來職責，負責醫療檔案管理的日常工作如：醫療檔案的收集、整理、登記、統計、編目、保管、安全、借閱等具體有關事宜。管理醫療檔案這項工作未列入整個醫院檔案管理體系中，它不像技術檔案、會計檔案、醫療器械及設備檔案、文書檔案是由醫院專門設立的檔案室統一負責管理的。”這種“分而治之"的管理體制的形成緣于醫療檔案是一種專業性很強的專門檔案，醫療機構的工作性質決定了醫療檔案的形成規律不同于其他檔案，因而醫療檔案管理有其自身特有的管理方法。從事醫療檔案管理工作的人員是要有一定的醫療專業知識的醫務工作者或相關專業人員來從事的，他們根據醫院醫療工作的特點如及時、真實、保密等來進行醫療檔案的日常管理工作。最后，醫療檔案由醫院的醫務科（處）、病案統計室對其進行單獨的管理。
由于歷史遺留問題，部分縣市級醫療機構一般將醫療檔案管理與醫療機構統計工作職能合并，導致醫療檔案部門的職能不順。一直以來嘉興地區各級公立醫院的醫療檔案不同于其它類型的檔案管理方式使用至今，在醫院日常的管理工作中的確起到了它一定的作用及意義。跨入二十一世紀后，在公立醫療機構的管理體制改革開始逐步具體的實施過程中，在現代化、信息化的背景下，人們的消費維權、自我保護等觀念在發生巨大的改變。人們到醫院看病治病的同時對醫療檔案的有效使用率在不斷增加如要求復印患者住院病歷的資料；對有醫療糾紛患者的病歷管理利用等。醫療檔案管理中宏觀管理的力度減弱，存在的弊病同漸突出，目前醫療檔案管理部門無法對醫療檔案產生的過程實行全流程監控，醫療檔案管理中的監管和專業指導工作力度不夠。尤其是當發生醫療糾紛或醫療事故時，一些醫療機構為逃避責任對患者利用醫療檔案橫加阻撓，這種管理體制的弊端和問題日益凸顯。
同時，醫療檔案管理人員的學歷層次普遍偏低，其專業素質有待提高。我國在20世紀80年代中期，才開始有了醫療檔案管理中等專業教育及在職培訓教育。到目前為止，我國只有二十幾所有醫療檔案管理專業的中等學校和為數有限的醫療檔案管理培訓班，隨著醫學科學的發展和政府部門及專家們對醫療衛生事業的重視，醫療檔案管理教育逐步完善。在辦好中等專業教育及培訓班的基礎上，創辦了高等專業教育及繼續教育，但是仍然遠不能滿足21世紀醫療檔案管理的需求。目前我國市（地）級地區公立醫院大部分醫療檔案管理人員僅有中等文化水平，沒有經過大專學歷以上的專業學習和培訓，缺乏做好工作所應具備的系統專業知識和其他相關知識。相關培訓理論的不完善，管理人員的素質不高對醫療檔案的發展尤其是醫療檔案管理現代化、規范化的轉型無疑是一大障礙。
二、新形勢下加強市（地）級地區公立醫院醫療檔案管理的思考
第一、必須要建立并規范實施有關的醫院醫療檔案管理的法律、法規，讓醫療檔案管理工作在各級醫院的日常管理工作中有國家實施的具體法律、法規作為依據，進一步加強完善管理工作中的每一個環節、制定詳細操作流程，避免醫療檔案管理工作中的差錯、漏洞發生如醫療檔案被篡改、丟失等。還要對醫療檔案管理進行有效的監督管理考核，促進其管理質量水平的有效提升。
第二、對從事醫療檔案管理工作人員的素質培養包括有關的理論知識培訓、相關法制教育及醫德醫風學習。隨著社會對檔案開放利用需求增加的趨勢，要加大對醫院醫療檔案這一特殊類型的檔案的重要性進行宣傳，有利于加大社會和公眾對它的關注和監督，加大有效的開放力度，使它的利用價值最大化。在不影響患者與醫院的利益及檔案安全的情況下，逐步將檔案資料最大限度的為臨床醫療、教學、科研提供信息服務、利用；實現醫療檔案的具體使用價值及證據價值。
第三、電子醫療檔案管理各級公立醫院的醫療檔案現處于起步階段。首先要肯定它的法律地位，有其法律依據及有效的證據意義。其次必須做到保持其原始性、真實性和完整性。再次，根據工作中的實際情況，進行分階段逐步、有序的發展，將醫療檔案的原始手工記錄到電子化到數字化，從單純的醫療檔案信息的輸入、編輯查找和數據統計，最后到形成就醫患者的完整、詳細的個人電子醫療檔案。其中包括一個患者的各種形式資料的健康歷史記錄及可以為其提供一個高效的、完整的醫療診治智能化服務流程。
第四、在網絡環境下，第三方管理將是醫療檔案科學管理得以實現的最有效、最安全、最直接的途徑。可以說，醫療檔案第三方管理的實現是一個多種理論交叉融合的產物，需要我們從不同學科視野觀察，從多層次切入，只有通過綜合研究，系統論證才可能取得滿意的結果。由于這一理論與實踐結合的探討剛剛起步，沒有現成的理論可以借鑒和參考，還需要作進一步的探索。
一、當前檔案管理模式改革的困境
1、比如一些企業認為檔案管理這種無形資產并不足以為自身發展創造足夠可觀的利益，就對這一工作鮮少關注，一門心思專注于實際顯性利益的提升。在這樣的觀念影響下，專門用于檔案管理執行的機構被撤除，檔案管理工作人員被精簡，用于檔案管理方面的費用被撤銷，甚至人員的薪資被無故降低，在這樣的消極循環作用下也導致了檔案管理工作專門人才的流失，工作效率急轉直下，整體局面令人擔憂。很明顯，檔案管理工作的實施并沒有從思想上引起相關人員或部門的重視，一直處于混沌凌亂的狀態，缺乏有效的實踐體系來完善檔案管理工作的開展。
2、現有的檔案管理模式存在明顯弊端集中型的檔案管理模式強調管理工作的層級分配，而分散型的檔案管理模式則注重信息資源的自由分散保管。管理體制過于集中或是過于分散都會導致檔案管理工作缺乏必要的靈活性，突出了自主性或隨意性的特點，缺少有效的執行標準。我國現有的檔案管理模式，由行政部門和主管部門聯合執行，體現出宏觀管理的巨大作用。然而隨著時代的發展，這種模式與社會的抵觸性也日益暴露出來，檔案管理模式亟須改革。
二、關于檔案管理模式改革的出路
1、積極完善檔案管理模式改革的基本理念在現代管理制度的發展下，檔案管理工作越來越重視管理手段和管理方法在實際工作中的應用，信息化的管理模式正日漸成為檔案管理今后的發展趨勢。當前形勢下，我們必須以全新的發展理念來應對檔案管理實施過程中出現的諸多問題，積極引導這一工作朝著更為綜合性和全面性的方向邁進。作為知識資產和信息資源的重要組成部分，檔案的存在意義是不容忽視的。本著服務內部控制的理念，我們應當將檔案管理與知識庫管理有機結合，制定完善的服務體系，推動檔案管理工作的有效開展。
2、促進檔案管理體制建設的不斷完善緊緊抓住當前社會變革的重大機遇，在經濟體制轉型的過程中促進檔案管理體制建設的不斷完善。過去單一的檔案管理模式顯然已經很難滿足當前知識經濟的發展需求，一種全新的管理體制模式勢在必行。由此可見，檔案工作的管理應是自覺形成的，在特定的社會環境下加以轉化和完善，進而促進信息資源的有效管理。值得注意的是，必要的法律手段也應當在檔案管理的實施過程中發揮必要的保障作用。
3、加大檔案管理人才的培養力度專業的檔案管理人才除了必須具備與專業有關的各項基本職能之外，還要保持對于市場的高度靈敏度，在專業素養和技能的指引下開展自身的檔案管理工作。此外，這一工作崗位人員流動性大、缺乏必要的工作組織中心等方面的弊端也應當引起我們的重視。重視檔案管理人才隊伍的建設，積極組織相關人員的培訓，形成系統化的檔案管理實施方案，讓執業人員從思想觀念上認識到自身崗位職責的重要意義。在專業化的培訓模式下才能有效突出執業人員的崗位價值，促進檔案管理發展模式的變革。
三、結束語
作為一種無形資產，檔案管理在管理工作中正發揮著越來越重要的作用。在科學、有序、標準、智能的前提下開展檔案管理工作，不僅是對于檔案管理模式的有效改革，更是促進檔案事業可持續發展的關鍵所在。組織發展的過程也是檔案工作同步進行的過程，科學的檔案管理模式是一切工作運轉的必要前提，同時它也有效避免了一些經營風險的發生，保障了信息的真實性與可靠性。當前背景下，傳統的檔案管理模式理應在全新理念的指導下積極變革，及時走出模式改革的困境，與時展的步伐相適應，謀求屬于自身的發展道路。
作者：李志強單位：河北省承德市圍場縣交通運輸局
