時間：2023-06-02 09:23:08
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇畢業生檔案管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
高校畢業生檔案是國家干部人事檔案的重要組成部分，是高校畢業生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄。當前，在高校畢業生人事檔案管理方面，普遍存有“人事檔案無用論”的觀點和現象，表現在高校畢業生自身對檔案不重視，政府公共就業和人才服務機構對檔案管理和提供相關涉檔服務不到位，給高校畢業生今后接受選拔、任用、考核以及行政、事業單位結構調配方面，帶來了負面隱患和障礙。因此，在當前就業創業新常態下，無論從開展高校畢業生就業服務角度，還是加強人事檔案管理的角度，都應是公共就業服務機構的重要內容和工作職責。
1 人事檔案對高校畢業生的社會生活仍然起到不可或缺的作用
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，是記載人生軌跡的重要依據。高校畢業生檔案是高校畢業生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業單位結構調配方面發揮著重要作用。當前，在人們日常生活中，人事的檔案的作用仍然不可或缺，諸如享受養老保險、醫療保險、失業保險等國家推行的福利政策方面，在個人辦理報考公務員、工資提升、職稱評定以及出國手續等，都起到最原始的依據作用，相關部門必須審查的材料之一。因此，加強對人事檔案工作管理，特別是高校畢業生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業生立足社會、謀求發展的基礎。
自2002年以來，我國實行“勞動者自謀職業、自主創業，市場調節就業，政府促進就業”的積極就業政策。高校畢業生就業也由國家統包統分，相應調整為推薦就業、自謀職業和市場就業的就業政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營企業創業、敢于自謀職業、敢于自主創業的高校畢業生提供了配套服務，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業生人事檔案管理工作，是落實積極就業政策，做好公共就業服務工作、踐行“政府促進就業”的重要手段，必須抓緊抓實。
2 當前高校畢業生人事檔案管理中存在的問題
當前，高校畢業生人事檔案管理工作存在問題如下：。
一是個別地方對高校畢業生人事檔案管理工作不重視。
主要表現為，在原人事部門所屬人才交流服務機構和原勞動保障部門所屬公共就業服務機構的整合過程中，對社會化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機構力量，不單獨建立專門的檔案管理機構，不配備專職的工作人員。檔案管理設施投入嚴重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設施不全，有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、干濕計、吸潮機等基本設備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規范、不完善，或者有制度不堅持、不執行，隨意性極大，缺乏嚴格的管理措施等。檔案管理指導思想僵化，計劃經濟年代的檔案管理思想嚴重，嚴重制約的檔案的利用和流動。
二是部分民營企業對人事檔案的作用缺乏足夠的認識。
檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。
三是部分高校畢業生對人事檔案的作用也缺乏應有重視。
某學院04年畢業生張先生大專畢業以后，決心自主創業。他認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創業之后，具有一定工作能力的張學生又進入了一家大型企業工作，企業要審查他的檔案，了解他以往的學習、工作情況，并為他購買社保。沒想到，由于畢業后未及時辦理檔案轉接手續，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。向張先生抱有這種心態的高校畢業生大有人在。以某市近年接檔、轉檔和發檔為例，該市每年共接納各類畢業生檔案1.8萬份，實際每年發檔、轉檔約1萬份，現存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬 份，這充分說明了部分高校畢業生對自己人事檔案的淡漠心態。
以上情況的存在，導致了高校畢業生人事檔案管理工作產生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據不完全統計，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯系。二是“人質檔案”制約人事流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關手續而扣留人事檔案。2015年5月，某企業醫院因13名高校畢業生擅自離職而強制扣留了他們的人事檔案，導致這13名畢業生聯名狀告公共就業和人才服務機構不作為，沒有及時提供檔案托管服務項目，使他們的人事檔案成為了“人質檔案”。三是“檔案克隆”引發人事糾紛。有的單位為引進更多高層次、高學歷、高水平人才，或為了單位升格達標，紛紛出臺各種優惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰”的焦點，引發人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現了“學歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項越來越多”的現象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報道的學歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實質就是反映了社會公共人事檔案管理不到位的問題。
3 公共就業服務對人事檔案加強管理的措施建議
1、加強公共社檔服務的立法建設。一是從國家層面出臺高校畢業生離校后人事檔檔管理制度。建立全國統一的高校畢業生人事檔案管理制度、轉遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產權歸屬制度及相關的服務收費標準制度。二是從立法的角度，規范政府應提供的涉檔服務機構、服務內容、服務項目和服務標準。目前，山東省人力資源和社會保障廳在即將提報省人大常委會審議的《山東省人力資源市場管理條例》（草案），將檔案托管服務列為政府所屬公共人力資源服務機構的服務內容，成為我國目前唯一對社會公共檔案管理服務進行立法規范的省份，為我國社會公共檔案管理的社會化邁出了可喜一步。
2、加強檔案管理機構建設。在新一輪的事業單位改革中，著重加強社會化檔案管理機構建設，在行政隸屬上可以屬于各級人力資源管理機構，按照可按每管理萬冊檔案數額，科學確定專兼職工作人員編制。加強檔案庫房建設投入，確保正常業務開展所需經費需要。
[關鍵詞]二元戶籍制度 人才 管理
[中圖分類號]D631.42 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）04-0063-01
計劃經濟體制下我國一直沿用按“農業戶口”與“非農業戶口”進行劃分與管理的二元戶籍管理體制，改革開放30多年以來盡管戶籍改革呼聲此起彼伏，時至今日依舊沒有進行徹底改革。2010年國務院將戶籍制度改革列入當年九大重點改革任務，國務院常務會議審議并原則通過的《關于2010年深化經濟體制改革重點工作的意見》協調推進城鄉改革。深化土地管理、戶籍制度改革，建立城鄉統一的建設用地市場和人力資源市場。據公安部官方網站提供的信息，在2007年公安部承辦的452件代表、委員建議、提案中，涉及戶籍管理的97件，占總數的21.5%。對于許多代表、委員就推進戶籍管理制度改革提出的建議、提案，公安部治安管理局在廣泛征求意見的基礎上，起草了《公安部關于進一步改革戶籍管理制度的意見（征求意見稿）》，并根據國務院領導同志的指示，會同國家發改委、教育部、民政部等13個部門進行了戶籍管理工作綜合調研，形成了《公安部關于進一步改革戶籍管理制度的意見》（送審稿），正在進行進一步修改、完善。2007年送審，至今沒有下文，看來戶籍改革依舊阻力重重，何日破冰？還需耐心等待。
一、二元戶籍制度框架內的人才檔案管理存在的問題
人才服務中心是在改革開放過程中為適應人才合理流動創建的人力資源和社會保障服務機構，是深化人力資源和社會保障制度改革的產物，它在人力資源配置從統包統配模式向發揮人才市場基礎性作用模式的轉換中逐步成長壯大的，開辟和發展了各項為人才服務的業務。實際工作中二元戶籍制度框架內的人才檔案管理存在的問題是顯而易見的。
一是高校畢業生就業難的矛盾比較突出。2012年全國新增就業1266萬人，年末城鎮登記失業率控制在4.1%。2013年高校應屆畢業生699萬人。根據某知名社會調查機構的跟蹤調查，受宏觀經濟形勢影響，企業用人規模縮減，2013屆畢業生求職難度增加，2013屆高職高專畢業生簽約率為35%，低于上屆同期9個百分點；本科畢業生為38%，低于上屆同期8個百分點；碩士畢業生為29%，低于上屆同期7個百分點。調查表明，高職高專“有專業相關實習”的畢業生簽約率為43%、本科為47%；碩士“有工作經歷”的畢業生簽約率為35%。
二是檔案管理任務加重。人事是指人才中介服務機構，經政府人事部門授權，接受單位或個人的委托，依據國家政策法規，對各類人事事務提供社會化服務的一種新型的人事管理方式。檔案管理是工作的重要內容，隨著近年來高校畢業生人數逐年增加，檔案管理工作任務越來越重。
三是異地就業人員檔案管理弊端過多。由于受戶籍制度限制，一些在大中城市工作的大學生檔案無法實現就業地托管，只好把檔案移交戶籍所在地托管，造成人在外地工作，社會保險在工作地繳納，人在千里之外就業，檔案在戶籍所在地保管。辦理相關人才服務手續找人困難，簽字更困難，這種人事對異地就業人員帶來的不便是顯而易見的。
四是造成人事檔案與社會保險費繳納地不一致。如今人事檔案一般都考慮戶籍所在地，許多高校畢業生在異地就業，在異地繳納社會保險費，由于受戶籍制度制約檔案只能在戶籍所在地托管，這對于這部分人員到達法定退休年齡后退休待遇造成新的不公。
二、做好二元戶籍制度人才檔案管理的對策
一是加快戶籍制度改革。在市場經濟體制下，二元制戶籍制度已經嚴重阻礙了人才的合理流動，阻礙了經濟和社會的健康發展，進行徹底改革已是大勢所趨、民心所向、社會和經濟發展所必需的。最近媒體報道，明年將加快戶籍制度改革，有序推進農業轉移人口市民化。現在的問題是農業人口是否愿意市民化的問題，隨著土地價格的不斷飆升，如果繼續延續二元制戶籍制度，現在的農民究竟有幾個愿意放棄屬于自己承包經營的土地，去換取非農業戶口呢？
論文摘要：我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。
一、我國人事檔案管理中存在的主要問題
（一）人事檔案內容失真真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。
（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生要面向市場自主擇業，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現實意義的問題。
二、改革我國人事檔案管理的幾點建議
（一）提高檔案管理人員素質人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。（三）采用信息化管理手段信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。
（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心，除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業單位人員(包括改制破產的企事業單位置換身份后的人員)、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。
參考文獻：
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【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。
4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。
【參考文獻】
[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．
關鍵詞:高校畢業生 檔案管理 轉遞
高等院校畢業生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況,是高等學校進一步教育、考查、培養更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養人才的主要依據。在知識經濟時代、我國市場經濟逐步建立完善的大背景下,高等院校學生檔案工作出現了不少新的問題。因此,深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業,甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現實意義。
一、高校畢業生檔案工作存在的主要問題
1.缺少具有針對性的法律法規的約束
近年來,教育部和國家檔案局針對高等學校檔案管理頒發了《高等學校檔案管理辦法》。該辦法規定:關于高等學校全日制在校生規模在1萬人以上應當設立檔案館。(參見《高等學校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關的約束條文,各個高校的學生檔案管理體制并不統一:有的高校將學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的把學生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學生檔案放在各個院系,由輔導員分散管理。就筆者所在學校目前在校生人數已達到11000人,而學校設立的檔案室只安排不到兩名的相關人員進行臨時管理。畢業生檔案是在畢業生離校前一個月由系部輔導員移交至學生處就業指導服務中心,再由學生處就業指導服務中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業生檔案進行整理、轉遞。因為學校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經費及制訂工作量考核標準,所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是,畢業生檔案管理、轉遞工作就在這不規范的環境中勉強運行,其結果不言而喻。
2.學生檔案管理缺乏規范化
高校學生在校階段產生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業生檔案整理過程中發現的問題為例:(1)歸檔材料手續不符合要求。比如有的高校畢業生登記表沒有學生本人簽名;存在沒有蓋學校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導員因疏忽忘記將高校登記表放入到學生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學生成績表、優秀學生(干部)登記表、獎學金申請表――如果同一類型材料(表格)多次出現,就會出現排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規范。我在整理畢業生檔案時,發現有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍墨水筆書寫的,按要求應該是純黑色鋼筆或水筆等。
3.檔案管理模式老套,缺乏信息化
大學生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質檔案材料而言,還真是有點勉為其難,盡管各行各業邁向信息化發展,然而,我們高校畢業生的檔案卻有點“返祖還原”現象,從事過生源數據上報的同志都知道高中階段都已經有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數據至教育廳時,需事先在擴展項1里面查清楚該學生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。
4.檔案轉遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規范
(1)隨著就業政策改革,畢業生到中小型企業、外資企業、私營和民營企業就業的人數不斷增多,有些單位和學生不清楚檔案的管理制度,以為就業協議書上的檔案轉遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數單位沒有機要接受權,導致檔案不能正常轉遞甚至丟失。
(2)學校按要求轉遞檔案,但是由于接受單位沒有規范畢業生檔案管理制度而造成檔案丟失的現象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學生收到調檔通知函件要求寄出當時的檔案政審,學生畢業時再寄出后面產生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。
二、高校學生檔案管理工作的對策與措施
1.加強相關法規建設,確保畢業生檔案管理、轉遞工作有效開展
近年來,黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業生檔案管理、轉遞具體工作細則的說明。這一空白,使得畢業生檔案管理、轉遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關部門在《高等學校檔案管理法》的指導下,從工作的實際出發,盡快出臺諸如《高等學校學生檔案管理工作細則條例》此類法規,明確具體的單位負責畢業生檔案,確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機的影響,畢業生未就業比重快速提升,這就要求我們必須將畢業生檔案管理、轉遞工作做實、做牢,確保檔案準確無誤轉遞。
2.及時收集、有效整理
畢業生檔案記錄的雖然是他們大學期間數年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進校那一天起就做好建檔工作,入學后立即根據其系部、專業群體性特點,按照國家檔案法規的要求,收齊有關材料。以后一經形成,盡快存入。就目前而言,大學生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機、英語)、職業資格落英繽紛,社會實踐活動層出不窮,入黨入團、評優獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學生、為了學生一切的工作理念,定期地向有關職能部門索取、征集學生材料。尤其畢業之際是畢業生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學生成績表、畢業生登記表、畢業生體檢表等。
3.盡可能多地把信息化技術應用于高校畢業生檔案管理的各個環節
筆者所在院校通過畢業生上網直接輸入學號和姓名查詢派遣單位和檔案轉遞情況,據不完全統計比沒有用系統相比學生檔案轉遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復勞動,減輕檔案管理的日常事務性工作,還大大提高了畢業生檔案查詢的效率。
4.加大宣傳力度,提高畢業生對檔案重要性的認識。
(1)在學生畢業前做好宣傳工作,可以通過發放就業指導手冊、開設就業指導課程、組織模擬簽約以及檔案管理專題講座等形式,強化畢業生的檔案意識,讓畢業生充分認識到人事檔案不是可有可無的,對畢業生今后的就業、生活等各方面都有極其重要的影響。
【關鍵詞】學生，學籍檔案，檔案管理
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
二、完善學籍檔案管理工作的建議
1.增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2. 制定統一標準并樹立全局觀念。高校學籍檔案管理必須制定統一標準，包括基礎標準、技術標準、程序標準。標準的實施意義就在于統一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應加強協調，統一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標準去統一行動，用標準去規范管理工作。特別要抓好學生畢業前學籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴把質量關，確保檔案材料真實完整、齊全規范。
3. 健全管理制度。嚴謹、科學、完善、配套的學籍檔案工作規章制度，是協調、有序、正常地開展學籍檔案管理的可靠保證。職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循，有據可依，照章辦事。同時，各級領導應該把執行制度作為加強制度建設的重點來抓，使學籍檔案工作規章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執行。
4. 改進檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業的迅猛發展，各院校改革力度加大，教學上推行規范化、科學化的管理制度，對學籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應形勢發展的需要。為了使教學工作與建檔工作同步發展，進一步強化與完善學籍檔案管理工作，學籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進的科學技術，熟練使用計算機并努力充實業務能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務的能力。目前，不少高校的教務處建立計算機房，引進復印機、打字機、掃描儀等現代化設備，使學籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業生資格審查、學位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發揮了學籍檔案在教學管理中的重要作用。
5.加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風。
6.大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、檔案資料查詢等提供有效信息。
[關鍵詞] 學籍檔案 研究生 檔案管理
筆者根據高校院系的實際情況,就研究生學籍檔案管理工作中存在的問題進行分析,探討對應措施,以形成更具規范與便利的檔案管理模式。
一、學籍檔案管理是院系研究生管理的重要內容
研究生學籍檔案管理是對學生從入學到畢業的整個培養教育過程的質量考核管理，它包括學生的入學與注冊、成績、紀律與考勤、獎勵與處分、轉專業與轉學、休學與復學、退學、畢業與就業等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學業等方面的表現，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續深造或走入工作崗位關系極大。因此，學籍檔案管理是高校學生在校管理內容的核心內容之一,與學生利益包括其離校后的利益密切相關，受到學生的密切關注。做好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平，是研究生管理工作的重要內容。
隨著高校招生數的擴大、辦學形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學生數增加、就業渠道多樣化形勢的發展，越來越多的用人單位或部門重視利用學籍檔案來了解畢業生的情況。一方面，畢業生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真偽而需要確認檔案。因此，學籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。
二、加強和改進研究生學籍檔案管理工作的思考
目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養方案出發進行不同的管理，但有的沒有形成規范的學籍檔案管理制度。由于研究生學籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學至畢業有三到四年甚至更長時間，學籍檔案形成時間跨度大，包括在學期間培養過程的重要材料，沒有規范的管理制度，會出現歸檔不全的問題；又由于研究生教學分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現檔案質量參差不齊的情況。
在一些高校中，院系研究生學籍檔案管理，主要有以下問題：
1.研究生入學前檔案資料分散
每年報考研究生的學生，被通知調檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學生檔案丟失或在交接過程中的脫節。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學生將就讀學校，或者將檔案寄到了非直接負責的檔案管理部門。這樣就使得一些學生在不同階段的檔案，存放在不同的學校，造成學生檔案不完整，不能統一進行規范管理。
2.學籍檔案管理制度不完善
許多高校對研究生學籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強，要求不嚴。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學籍注冊意識的現象較為普遍。造成學籍注冊、學籍異動記載不全等現象；有的對學生受到處分和取消處分，從休學到復學等等都缺乏登記，使學籍管理難以發揮制約、監督和服務的作用，甚至無法給研究生培養、教學提供科學的、可靠的信息。
3.學籍檔案管理模式和手段落后
目前，多數高校學籍檔案管理的信息化程度較高，已實現系統化。但也有一些學校院系研究生學籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統的手工操作，保管技術簡陋單一，與科學化、信息化的要求差距甚大，難以適應研究生教育和培養的需要。有的院系雖自主研發或購買了校內學生日常教務及管理系統，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數據庫類型不能兼容，難以保證學籍信息的實效性和準確性，給學生查詢和核對造成極大不便。
三、加強與改進學籍檔案管理工作的舉措
研究生學籍檔案，是研究生在學校期間學習情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應該從人事干部檔案管理的高度來認識和看待研究生的學籍檔案管理。加強和改進研究生學籍檔案管理工作，規范與完善研究生學籍檔案管理制度，應受到每一位學籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學報到、網上信息的錄入、課堂教學管理、檔案資料的歸檔和加強研究生學籍管理工作的領導的舉措。
1.及時了解和掌握研究生新生信息
要求新生根據錄取通知書內的相關信息提前寄給院系，內容：提供個人相關的基本信息、照片、學費、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內做完對每位新生個人信息的審核確認，在二個月內學生完成體檢和個人學習計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。
2.實行檔案網絡化管理
隨著檔案信息逐漸走向數字化和網絡化，要加強培養熟悉檔案業務和計算機管理的專業人才，改革檔案工作程序，加速網絡化進程。為方便教師及時了解學生以及學生了解自己的成績情況、網上選課、課程安排等，必須加強研究生個人信息、個人培養計劃的網上錄入管理及學生考試成績教師網上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經費投入，改善檔案管理設施和條件，使檔案工作向規范化、科學化方向發展。
3.完善研究生個人檔案資料的歸檔
研究生個人檔案中，包含有研究生入學前資料、黨團材料、畢業生登記表、畢業生體檢表、報到證白聯、學位申請書、研究生信息表、學年小結表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統整理，分類組卷，仔細抄寫，力求規范，存檔備查。
研究生學籍檔案屬于機要類材料，歸檔后查閱、轉寄都必須嚴格按照管理辦法執行。研究生成績、畢業答辯材料等重要資料歸檔應一式兩份，一份交由學校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學習階段資料的完整。一旦學生的學籍異動申請生效，學籍管理部門應在作好相關數據的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關學院，建立起學籍管理部門、相關學院、個人檔案三方存留的管理機制。
4.增強檔案意識，加強對研究生學籍檔案工作的領導
研究生學籍檔案工作涉及學院各部門，光靠檔案人員負責是遠遠不夠的，必須依靠院系領導的重視和全體教師的共同認識和努力。因此，加強領導，增強全員檔案意識是搞好研究生學籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學院的年度計劃，由明確的崗位目標責任制，規范考核辦法。檔案人員在提高自身素質和服務質量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。
四、結語
研究生的學籍檔案管理是一個較為系統和復雜的過程管理，必須增強檔案意識，加強領導，樹立以學生為中心的理念，以科學的信息化手段改進學籍管理方式，進一步完善研究生的學籍檔案管理工作，實現學籍檔案管理的規范化和系統化。
參考文獻：
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論文關鍵詞：中職學校 教學檔案管理 問題 對策
教學檔案是學校教學活動的真實記錄，它是在學校及教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準確、真實、系統地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分，是學校檔案工作的核心和重點。
1中職學校教學檔案管理的主要內容及特點
1．1中職學校教學檔案管理的主要內容
學校以教學為中心，教學活動是學校教育工作的主體。中職學校教學檔案歸檔范圍應包括教學管理活動中形成的各種材料，其內容主要有以下幾種類型：
(1)綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃及名種會議記錄等。
(2)規章制度類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、教學設備管理制度等。
(3)課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、授課計劃、課程建設、教案、試題庫、教學實習、實習實訓基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量測評等材料。
(4)學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，重點學科、重點專業和精品課程的申報論證，評估及建設方面的材料以及申報國家重點學校的實驗室論證、申報和審批材料、總結等建設性材料。
(5)學生學籍類材料。包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。
(6)教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、各科習題集、實驗報告及實習實訓指導書等。
(7)招生就業類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料；畢業生就業率、就業情況反饋等材料。
1．2中職學校教學檔案管理的特點
(1)來源渠道多、涉及面廣泛。
教學檔案來自教學活動的各個環節和教學活動的全過程，也包括上級各教育主管部門對教學工作、教學改革和人才培養等方面的指令、規定及條例等。教學檔案既涉及到上級有關部門，也涉及本單位的教研室、實驗室、實訓基地以及教學管理部門和學生工作部門等；人員涉及到各級領導干部、教師、教輔人員、行政管理人員和學生等。
(2)形式多樣。
由于教學活動的多樣性，記錄活動的形式也是多樣的。只有檔案原始資料的多樣性，才能如實反映多樣性教學活動的面貌，才更具有檔案的作用和價值。數學檔案原始資料應包括紙質的、圖片、音像、電子稿、光盤等。
(3)專業性強。
除普發的一般性文件外，教學內容是由名個不同學科、專業組成的。不同學科專業人才的培養采用不同的方案，實施不同的教學計劃，設置不同的課程，安排不同的教學內容，提出不同的培養要求，實現不同的培養目標。各專業的教學工作不同，顯示出不同專業各學科的差異性、系統性和科學性。
2中職學校教學檔案管理中存在的問題
2．1教學檔案材料的重視不夠，沒有普及教學檔案管理意識
大部分基層管理人員、教師到學校領導對教學檔案管理工作認識不足。學校重視教學工作和其他管理工作，但對教學檔案的管理投入欠缺，如機構和專兼職人員的配置，檔案管理條件的完善，管理人員的培訓等投入不夠。教師對自己教學活動中的授課計劃、教案等相關文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔。造成檔案材料采集困難。
2．2缺乏正規的指導和系統的規劃。沒有系統的管理。導致檔案管理混亂
中職學校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學檔案的管理缺乏正規的指導和系統的規劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當一部分教學檔案材料散存于他們個人手中，導致教學材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學校進行教學評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致材料損壞或丟失而無法查找。
3加強中職學校教學檔案管理工作的主要對策
3．1系統管理，完善檔案管理機制
學校領導要重視教學檔案的建設，要把教學檔案工作提到學校黨政領導的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出教學學校日常工作中的地位和作用。及時調整檔案工作的機構設置，實行統一領導、分級管理的原則。設置綜合檔案室，由一名校長負責統一管理全校檔案工作。各管理部門就建立檔案分室。教學檔案分為校、教務科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務科為二級管理，教研室與實驗室為三級管理各部門要有一名領導分管檔案工作，教務科檔案管理由教務千事兼管，教研室與實驗室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統一管理本部門、本系統的教學文件，并按期向學校綜合檔案室移交檔案。
3．2明確責任，強化檔案管理意識
教學檔案的收集整理，不只是少數人的事情，而是全體人員的共同責任。同時建立健全各項規章制度，落實措施。規章制度是檔案管理的重要組成部分，要通過制度建設，強化監督指導和落實，加大管理力度。
3．3組織檢查，增強檔案管理責任
【關鍵詞】高等學校 學籍管理 信息化 檔案
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674—4810（2012）18—0029—01
高等學校的學籍管理工作是高校學生管理和教學管理的重要組成部分，是教務工作的重要環節，是教育質量保障體系中的基石。目前，高等教育已經進入大眾化教育階段，隨著在校學生數量的日益增多，學籍材料的范圍和內容日益擴大，學籍管理工作面臨著一些新問題。如何增強服務意識，做到以學生為本，科學地提高學籍管理工作效率，為學校領導決策服務，為教學服務，是眾多高校學籍管理工作者需要積極探討的一項重要課題。
一 完善教務管理平臺，加快高校學籍管理的網絡信息化建設
管理手段的網絡化和現代化是實現科學、公正、高效和準確的學籍管理的基本條件，它在保證教學質量、提高管理效率、優化教學資源等方面有著非常積極的作用。隨著高校教育改革的逐漸深入和辦學規模的逐步擴大，學籍數據量越來越多，學籍管理任務越來越繁重，在實際的學籍管理工作中難免出現科學性低、安全性差等問題。所以，高校應結合本校實際情況，及時建立并完善教務管理平臺，建立學生的學籍信息電子檔案，實現在任何地方、任何時間利用網絡都能方便地掌握學生的學籍異動和學習質量情況。同時，加強對學籍管理人員的業務培訓，使其能夠熟練創新地操作教務管理平臺。筆者所在學校所采用的教務管理系統軟件就是國家火炬項目正方數字化校園軟件，基本能夠實現學籍信息在各部門的資源共享，學籍管理的信息化得到了大幅度的提高。
二 加強業務學習，提高學籍管理服務水平
目前，大部分高校的學籍管理工作主要集中在教務、學工兩個職能部門，學籍管理隊伍的人員素質、業務水平和工作能力直接影響到全校的教學質量。但是，一些人員只是把學籍管理當做一項簡單的事務性工作，停留在常規的管理上，在學籍管理中工作不積極，措施不得力，處理不嚴謹。比如經常有在校生申請休學、復學、轉專業、退學和轉學，如果在申請的過程中，學籍管理人員不能正確地引導這些學生，不能給予制度、政策的提醒和解釋，可能會影響學生的學習和生活，甚至無法正常畢業。因此，學籍管理人員要努力提高個人素質，加強業務學習，增強責任感和事業心，提高服務水平；要學會研究新情況，解決新問題，總結新經驗，探索新規律，始終堅持“以學生為本”的服務理念，不斷提高學籍管理水平。
三 積極做好高校三大電子注冊工作
新生學籍電子注冊、在校生學年電子注冊和畢業生學歷證書電子注冊，這三大電子注冊是高校學籍管理的重要內容，需要學籍管理人員將學籍數據準確無誤地上傳至教育部學籍管理平臺。新生學籍電子注冊是電子注冊的入口是加強高等學校招生行為監督、保障高等教育改革健康發展的需要，維護高考的權威性和嚴肅性。在校生學年電子注冊是電子注冊的中間環節，是將在校生的學籍異動情況上報至教育部學籍管理平臺，有助于規范高校辦學行為，加強高校學生管理。畢業生學歷證書電子注冊是電子注冊的出口，各高校對擬畢業的學生進行畢業資格審核，即對符合畢業資格的學生進行“畢業”標注，對不符合畢業資格的學生進行“結業”標注，這有助于學歷證書的管理，保障畢業生的利益，促進人才市場的有序健康發展。
四 加強溝通協調，推進學籍二級管理
學籍管理已經不是一個或兩個部門就能完成的工作，需要多個部門協調配合。目前，江西理工大學的學籍管理工作涉及教務、學工兩個職能部門和各系部的二級學籍管理部門。在日常學籍管理中，由職能部門下發學籍工作任務至各系部的學籍干事，由學籍干事收集、統計各自系部的學生學籍信息，再匯總至教務或學工部門，這樣就把繁重復雜的學籍工作分派到各個二級管理部門，落實責任到人，提高了工作效率。基于這樣一個工作流程，高校就必須制定符合二級管理的學籍管理制度，設計科學有效的學籍辦事流程，加強職能部門和各系部的溝通協調，落實工作責任制，推進學籍二級管理的有序化進行。
五 完善學籍檔案管理
高校學籍檔案管理主要存在如下問題：學籍檔案管理制度宣傳不夠，管理手段落后，信息存儲分散，各部門缺乏溝通等。近年來，江西理工大學結合實際情況對學籍檔案管理工作進行了改進，設計編制了新的學籍表，制定了學籍檔案管理制度，強化了學籍檔案工作規范，明確了學籍檔案辦事流程，要求學籍表信息的填寫要落實到學生個人，保證信息的準確性和連續性，對學生的錄取、注冊、考勤、考試、學籍異動、獎勵、處分、畢業等信息要做到準確、完整、真實、及時地記載，并且要求電子和紙質檔案同時保存，這樣才能做到電子檔案、紙質檔案和學生情況完全一致。真實的學籍檔案能夠反映學校的管理質量和教學情況，為學校政策和發展方針的制定提供科學準確的數據支持。
參考文獻
[1]趙熊輝、聶娟.高等學校學籍管理制度建設原則探討[J].高等教育研究學報，2006（1）
【關鍵詞】單位檔案；人事管理；規范化；管理措施
一、當前單位人事檔案管理存在的主要問題
（一）現狀分析。一是存在傳統的單位人事檔案信息化改造不完善，還有很大一部分的人工紙質檔案建檔沒有數字化處理，與數字化網絡平臺結合不好，沒有充分發揮出網絡平臺的快捷效能，自然造成單位人事檔案信息交流慢，更難達到資源共享；高層次的人才信息儲備不足，也不全面；單位最新人才需求信息收集不全面；單位人事檔案沒有一個完整的標準化的管理制度，造成單位數字化設備管理利用程度不高，對一些單位人才快速變動的信息收集變更不同步，很容易出現單位人才檔案管理的空白。二是對新的用人機制的檔案信息管理滯后，當前國家對單位干部人事制度的管理變更比較大，對單位原有的與新進的員工一改過去單一的固定工管理模式，采用全新的聘用制、制、兼職制以及社會購買服務的新型用人機制，這都需要對過去的用人機制進行改造，采用全新形勢下的人事檔案管理模式。三是單位人事檔案管理形式呈現出多樣化，對于當前單位的人才利用渠道來說大學畢業生不是唯一的，而是有社會招聘、不同單位的調入、還有國際的人才招聘。由此而形成的人才檔案管理也出現多樣化，有原有的體制內人事關系，還會有許多其他形式的聘用關系，比如社會購買服務、等；人事關系中的工資關系變化也比較大，新出現的基礎工資、工齡工資、各種津貼、績效工資等，豐富了單位人事檔案的內容。因此，傳統的人事檔案管理模式確實到了需要進行改造的時候。（二）單位人事管理制度的問題。快速發展的單位，人才流動大，要求人事檔管理“短平快”，而許多單位的人事檔案管理制度跟不上人才流動的節奏，影響了單位對急需人才的招聘與使用，出現了一些單位人才的檔案的空檔與缺檔，甚至棄檔與死檔。急需人才的單位在招聘人員時，無法及時得到有用的人才信息，更不能完成引進人才的同步建檔，對后期的人才使用造成很大的麻煩。有很多單位由于人事管理制度不完善，以至于單位人事檔案信息錄入不同步，信息現代化程度不高，由此形成的數據庫既不先進又不全面，根本不可能真實的反映單位人才的真實情況，由于制度的不完善，單位人事檔案的可信性與利用情況不可能有一個好的結果。還有，由于人事檔案管理制度的落后，相關的考核與檢查措施也要求不高，直接會造成單位人事檔案信息質量低下，充分的人事檔案利用也就無從談起。
二、單位人事檔案管理規范化應采取的措施
（一）創新思路，采取人事檔案管理新措施。單位人事檔案管理在領導健全，人員到位的情況下，根據新形勢下國家人事檔案管理新規定，首先轉變思想觀念，創新思路，制定單位切實可行的單位人事檔案管理制度，讓從事人才檔案管理的工作者，都有依據地開展工作，這樣單位的人事檔案面廣，質高，確實起到人才交流的重要作用。其次在人事檔案管理制度的框架下，充分利用檔案管理的現代化設備，實現單位人才信息全數據管理，并充分利用網絡優勢，實現單位人才信息的資源共享。再次細化單位人事檔案管理要求，開始環節的人才信息的采集、建檔要真正實現標準化。要對本單位各類人才進行分類建檔，區分專業人才與非專業人才。專業技術人員，在完善其基本的信息要求下，重點要對展現專業性人員的內容進行重點錄入，反映其專業的特長，以便于人才的后期使用與交流。單位內的辦公人員的在錄入基本信息的基礎上，多錄其平常方面的優秀表現，重點是平時品德的表現；后勤保障方面的工作人員，應當根據不同工作的錄入個人信息的基礎上，再集中錄入一些個人在特殊事件中的一些優秀表現。通過人事檔案管理制度的管理，讓從事人事檔案管理工作者的政治覺悟普遍特到加強，職業水準更加提高，真正樹立起人事檔案管理就是單位對人才的管理并為單位發揮最好服務的思想意識，從而為單位交流人才、利用人才、選拔人才、培育人才發揮出最佳作用。（二）加強單位人事檔案管理中的數據庫建設。單位人事檔案數據庫建設至關重要，人事檔案管理規范化建設的首要的就是完成單位人才信息資料的數據庫建設，含有的信息比較多，要分類分時期建立，主要包括：出生年月、畢業學校、個人簡歷、學位、專業等基礎信息。其次單位人事檔案管理工作者，根據單位每年或每次人才錄用與交流，及時錄入各類人才的基礎信息資料，利用人事檔案管理的先進設備，實現單位對人才的完整與準確的動態管理，同時做好單位人才信息資源的保密，并對單位人才的工作業績隨時進行量化管理，最大限度的滿足單位對人才高效利用的信息需求，實現單位人事制度改革的人才管理目標。
三、總結語
總之，每個單位的人事檔案管理工作規范化管理，是當前單位快速發展的必然要求，是單位人事檔案工作者全面開展工作的重要依據，是單位發展過程中的一項基礎性的工作，刻不容緩，單位分管人事檔案的領導必須引起高度的重視，充分利用網絡化管理平臺，讓人事檔案中的人才信息發揮出真正的價值，實現單位人事檔案信息真正意義上的可操作性，最終為單位優秀人才資源的開發與利用發揮更大的作用。
作者:郭娜娜 單位:濰坊市公共資源交易中心
【參考文獻】
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大學生檔案是個人信息的重要載體，也是國家人事檔案的重要組成部分。大學生檔案是大學生身份信息的真實反映，記載著大學生在校期間的學習、生活、社會實踐、思想品德、獎懲情況、專長愛好等情況。它是用人單位選拔、任用、考核的重要依據。
一、大學生檔案管理的現狀及問題
大學生檔案對于高校畢業生來說非常重要，它反映了大學生在校期間的重要信息。大學生在校期間檔案又被稱為學籍檔案，當他們畢業后將轉化為人事檔案。人事檔案相比于學籍檔案，涵蓋內容更加廣泛，不僅有在校期間的記錄，也包含著就業協議書、就業報到證等重要內容。一般情況下，大學生畢業后，檔案將轉入畢業生就業單位的人力資源部，或委托所在地的人力資源中心等機構托管。盡管大學生檔案管理具有非常重要的意義，但還是存在許多問題。首先，大學生本人缺乏對個人檔案重要性的認識。畢業后學校把檔案直接發到本人所簽約單位或者委托人事檔案管理部門，而大學生本人卻從來未去這些部門報到過，導致這些部門無法核實信息后進行存檔。往往在過去了幾年甚至十幾年后需要時才想到去查閱，導致檔案存放地點不明確，沒有相關手續查閱自己的檔案，更嚴重的是多年的業績、成果等有價值的資料都無法續存在個人檔案中，以至于影響到職位晉級、社保繳納、工齡計算、退休工資等等。其次，檔案內容不規范，無法統一管理。主要表現檔案材料收集不全，如畢業生登記表無本人簽名，甚至有的沒有學校公章。學生成績單沒有教務部門的蓋章，甚至有些檔案使用的是復印件，形成的檔案材料沒有標明日期，無法排序，有的缺少報到證。總之，大學生檔案內容五花八門，各學校沒有統一的規范，材料類型繁多，有價值的材料不夠豐富和全面。由于很多用人單位非常看中大學畢業生的個人素養，而在大學生檔案中，缺乏大學生道德操守以及相關創新能力的證明，這不僅不能全面反映大學生的素質和水平，也影響著大學畢業生走向工作崗位后升職加薪等個人利益。最后，管理方法陳舊。在大學生檔案管理的過程中，工作人員沒有充分地意識到先進的管理方法的重要作用，依然采用傳統的大學生檔案管理方式，這就導致大學生檔案管理工作效率不高。隨著大學生擴招規模的越來越大，大學生檔案管理所要管理的檔案數量的增加，大學生檔案管理的工作效率亟待需要提高。負責檔案管理的人員用的還是老思路、老方法，這些人不具備檔案管理的新知識，往往還會出現不知道哪些材料應該歸檔、應該蓋哪種類型的公章等基本問題，造成人事檔案出現嚴重的質量問題。
二、解決問題的對策
首先，提高對檔案的重視程度。讓大學生本人認識個人檔案的重要性，從根本上解決當事人不重視檔案的現象。高校要設立學生檔案室，配備專門人才管理檔案，盡量聘用具備檔案管理工作知識、熱愛檔案管理工作、保密意識強、工作勤奮、業務能力強的人員擔任。兼職檔案管理人員可以由院系的輔導員或學生管理工作者擔任。對檔案管理人員進行定期培訓，學習相關檔案專業知識，提高檔案管理人員的業務能力。其次，規范歸檔范圍。大學生檔案應該詳細記錄學生的成長經歷。也就是說原有的檔案歸檔范圍不能全面反映學生的全貌，不利于用人單位對學生的全面了解。新形勢下要根據大學生的學習生活實際，擴大檔案的歸檔范圍，真實、全面反映出學生的個性化特征，為學生就業和管理工作提供服務。所以，要規范檔案的歸檔范圍，如大學英語證書、計算機等級證書、職業資格證書、創造性發明證書、各科研成果等。最后，建立健全各項制度。逐步建立大學生檔案管理制度，并嚴格規范檔案管理人員的工作。完善高校大學生檔案管理工作的基礎條件，以適應新時期對于高校檔案管理工作的新要求。可以進行對大學生檔案的數字化處理，將大學生檔案資料轉化成為電子數據，以便于用人單位可以更加便捷地進行大學生檔案的查詢。要進行對大學生檔案信息的動態化管理，及時對大學生檔案進行補充，保證大學生檔案可以為大學生群體和用人單位提供真實有效的信息。
作者：紀瑩 單位：梅河口市人力資源和社會保障局
關鍵詞:大學生檔案管理 就業 作用
大學生檔案記載著在校期間的學習、生活及各種表現情況，是了解學生的重要信息資源，也是用人單位選拔人才的主要依據，是國家人事檔案的重要部分。因此，當學生檔案管理工作非常重要，與大學生就業有著密切的關系。對用人單位而言，想要聘用優秀的人才，在招聘過程中，通過看學生的簡歷和表現，在短短時間內不能深入了解畢業生的素質。比較簡潔的方法就是通過大學生檔案來了解學生在校期間的品德表現、心理素質、知識技能等。也就是說通過大學生檔案能夠看出畢業生的質量。本文主要就新形勢下如何加強大學生檔案管理，服務大學生就業談談自己的看法。
一、大學生檔案管理在大學生就業中的作用
(一)為畢業生和用人單位提供檔案查閱服務
大學生就業中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學生檔案經過了收集、整理、歸檔等環節，匯集了大學生在校期間的學習生活、社會實踐活動等情況，是學生過去人生經歷的記錄。從中能夠看出學生在德智體美勞等方面的綜合素質情況，畢業生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據。高等院校通過大學生檔案管理工作，提供檔案查閱服務，使畢業生、學校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業生就業。
(二)做好畢業生檔案轉遞工作
大學生檔案管理工作的一個重要項目是畢業生檔案轉遞工作，也是大學生檔案管理工作中非常重要的一環。我國人事檔案實行檔隨人走的原則，畢業生就業時，畢業生檔案要通過轉遞工作與學生就業實現同向流動，不管學生畢業時是否落實了工作單位，在畢業生畢業前后一段時間，畢業生的檔案轉遞工作必須完成，這是“人檔合一”檔案管理的要求。因此，高校大學生檔案管理部門，要整理好畢業生檔案，按照規定的時間向相關部門轉遞畢業生檔案。
二、加強大學生檔案管理，促進大學生就業
(一)轉變觀念，加強學生檔案材料的收集與整理
大學生檔案管理工作的改進首先要更新觀念，從學生檔案是學生學籍資料簡單積累的傳統觀念中走出來，樹立高校畢業生檔案管理新理念。要從思想上真正認識到學生檔案不僅是學生在校生活的歷史記載，更是為大學生就業、用人單位選拔人才等提供權威信息的重要依據。高校畢業生檔案有穩定性也有流動性特征，主要工作包括：整理、建檔新生的檔案材料；歸納學生大學期間的檔案材料；整理、轉遞畢業生檔案等。
目前人才市場競爭加劇，畢業生求職趨向多樣化，畢業生的求職意識大大提前。因此要發揮檔案材料對學生就業的作用，從學生入學開始就要給予關注，做好建檔工作。建檔工作要收集學生在校期間參與的公益勞動、社會實踐、選修課、文藝活動等，對學生的助人為樂、遵守校規校紀、獎懲情況、心理測試、各類證書等都要給予及時的整理、歸檔。大學生檔案信息只有真實、明確，才能為大學生就業打下良好的基礎。
(二)明確高校檔案和歸檔規范
大學生檔案管理工作應有明確的要求，作為權威部門的教育部要結合新形勢下對人才的需求，對檔案的收集范圍、教師對學生的評價方位等作出統一的規定。按照國家檔案局下發的《干部檔案工作條例》的通知，對大學生檔案管理工作制定出統一的規范，規范化高下檔案管理工作。高校在新生入學之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學生的各項表現并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續性和完整性，這能為后續的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據。
(三)創新機構，實現畢業生檔案管理信息化
畢業生檔案管理在保留紙質檔案的同時，還要進行積極地創新，建立電子檔案，實現檔案管理信息化。借助信息技術優勢來管理學生檔案，能規范化檔案管理，同時又能擴充檔案的信息量，為用人單位提供快捷、豐富的信息材料。現階段，一些高校在招生時已經建立招生電子檔案，但并沒有深入。為了使畢業生檔案更好地服務于畢業生就業，畢業生檔案管理部門應該學習先進的管理技術，逐步完善學生電子檔案，分類歸檔學生信息。只要打開這個系統，學生的資料就清楚明了，便于查閱與補充。并且，畢業生電子檔可以永久留在學校，便于查找，又可以根據電子檔案聯系方式掌握畢業生就業去想，與畢業生進行實時溝通，掌握就業的第一手資料。
(四)做好管理審核工作，發揮其在畢業生擇業中的作用
高校要根據畢業生畢業時間，對畢業生檔案進行整理，按照統一的打印格式和紙張型號、字形大小等進行整理，分類整理學生的基本情況、思想品德素質情況、黨團情況、身心素質情況等，使整理出來的內容完整、條理清晰、格式統一。另外，要做好檔案材料的審核，看看是否缺項，該蓋章的地方是否加蓋了相應的公章，確保每個畢業生的檔案內容完整、手續齊全、材料真實。
總之，大學生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學生就業有著重要的作用。因此，高校大學生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學生就業中發揮出應有的作用，服務于大學生就業，服務于社會與用人單位的需求。
參考文獻：
[1]李紅.淺談高校學生檔案管理與大學生就業，濰坊學院學報，2010（2）
