時間：2023-06-05 10:15:43
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公司檔案管理方案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1 對于自來水公司檔案管理的現狀的分析
自來水總公司主要經營供水業務，承擔著為城市居民供給自來水的重要任務，為城市經濟的發展提供著重要的供水保障。由于業務量巨大，要求自來水公司能對自己的業務有效地進行管理，因此自來水公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業務。公司檔案立卷的主要內容一般包括：第一，上級機關頒發的相應的法規命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統計年報表、預決算方案以及其它規章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復；第三，公司同相應單位的業務來往信件、協議合同等；第四，公司黨政會議的實時記錄、紀要、決定以及相應的規章制度；第五，公司制定的計劃方案、統計報表、預決算記錄以及工作總結；第六，公司各種專業會議的記錄、文件、會議總結紀要以及相應的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設的加快，公司檔案信息逐步實現數字化和網絡化，引入了計算機檢索，工作效率大幅度提升。
2 當前自來水總公司檔案管理存在的主要問題
2.1 檔案資料信息缺乏全面性
檔案資料必須做到嚴謹、規范和準確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業務記錄填寫準確度低，原始文書檔案的數據有很多缺失，檔案資料信息很不全面。
2.2 檔案管理信息化水平亟待進一步發展，缺少統一管理
自來水公司業務范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負責的地下管網信息、設備信息、用戶信息，為公司業務的順利展開提供準確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統的紙質檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統計利用過程出現步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，許多自來水公司之間的檔案缺乏統一管理，很多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態，公司需要對檔案信息進行統一集中管理，形成生產、運行、收費以及用戶服務一體的專業系統。
3 如何進一步提高自來水公司檔案管理水平
3.1 加強對自來水公司檔案管理工作的重視程度
自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統的建設要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設備要及時更新換代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新換代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優質紙等。
3.2 提高檔案管理信息化水平
信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統要引入先進的信息化管理系統，設計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩定、管理界面友好、管理操作方便，實現檔案資料的數字化和網絡化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機電設備設立相應的電子檔案，其運行中的各個參數都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設備的運行情況就有全面的了解。
3.3 提高檔案管理的使用效率
隨著城市供水規模的不斷擴大，自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規模擴大再生產提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設計檔案資料，這些可靠的技術參數檔案能為再次供水工程的施工設計提供準確參考，從而節約設計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。
3.4 加強自來水公司的檔案安全管理
由于自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設，在這個過程中需要我們注意提高檔案網絡管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設備參數、方案信息、預決算、流程圖、用戶信息等數據都必須按照內部文件信息進行權限歸檔，公司涉及的業務相關信息部的在移交清理后不能泄露給第三方，引進先關計算機安全技術保障檔案信息系統的安全性，提高檔案管理的安全性。
4 結語
隨著時代的不斷發展，檔案管理工作也應當跟上時展要求，進一步提高自來水公司檔案管理水平，高度重視自來水公司的檔案管理工作，使自來水公司檔案管理信息化水平再上一個新的臺階，提高檔案管理的使用效率，加強自來水公司的檔案安全管理。在國家的高度重視，在行業人士的不斷努力下，自來水公司檔案管理工作必定會與時俱進、不斷創新，卓有成效，更好地服務于經濟建設和歷史文化研究，這也是信息時代自來水公司檔案人所努力的方向。
參考文獻
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公司領導：
現有檔案管理工作已遠超公司現有人員及檔案室存儲空間的負荷。為提升業務處理效率，緩解檔案管理壓力，配合公司2008年業務目標，風險控制部對公司現有檔案管理情況進行了梳理，并提出相應的優化方案。
一、紙質檔案管理現狀
目前，公司的業務檔案仍是以紙質為主。截至2018年01月05日，公司在保項目 筆，按照目前的檔案管理要求，也就意味著已有 筆項目的紙質檔案需逐筆進行歸檔。
（一）人員問題。區域辦事處人員尚未完全到位，風險控制部檔案管理人員目前僅有一人，目前的檔案管理工作已超現有人員負荷。前期盧氏金融扶貧等資料尚未歸檔到位，小額綠色通道業務、糧食收購貸業務等也未能完全歸檔到位。由于缺乏專業檔案管理設備、系統及人員，未來即便相應檔案全部歸檔到位，后續查閱單筆項目的紙質檔案也無異于大海撈針。
（二）存儲空間問題。
（三）未來業務量壓力
二、電子檔案進展情況
2017年10月1日，公司擔保業務系統正式啟用，所有業務基本實現了線上處理。但紙質檔案向電子檔案轉變的現實條件尚不具備，主要受限于四個方面：
（一）擔保業務系統電子印章尚未啟用，審批流程類的資料仍需從系統打印紙質資料、加蓋印章，并保留紙質檔案；
（二）擔保業務系統中的檔案管理模塊尚未開發，無法實現審批流程類電子文檔的歸檔、查閱等功能；
三、業務檔案管理優化建議
（一）盡快在業務系統中開發檔案管理模塊，實現電子文檔的歸檔、查閱等功能。目前，擔保業務系統中缺乏檔案管理模塊，導致審批流程類資料（如提請放款通知書）僅存儲在服務器中，無法在系統中查閱，僅當前任務處理人員可見，一旦任務處理完畢，經辦人員無法查閱已出具文件；
（二）配備專業的存儲設備，提升擔保業務系統運行效率，確保電子文檔的存儲空間，進行災難備份，確保電子文檔的存儲安全。依照目前的業務發展速度，擔保業務系統很快就將出現超負荷運轉的情況，擔保業務系統不時也會出現卡頓情況，運行效率有待進一步提高；
（三）適時逐步啟用擔保業務系統的電子印章。1.優先啟用審批流程類資料（如提請放款通知書）的電子印章，并授權審批流程類的資料均以電子檔案形式存儲，在提升業務處理效率的同時，減輕審批類紙質檔案的存儲壓力；2.為各區域辦事處配備專業掃描設備，提升電子檔案的成像質量，減輕相關人員的掃描和審查壓力；3.梳理客戶核保類合同簽署環節的流程，逐步啟用客戶核保類合同的電子印章，實現客戶核保類合同以電子檔案存儲為主，紙質檔案存儲為輔，以解決區域辦事處人員與省公司的距離問題，并減輕合同類紙質檔案的存儲壓力；
（四）適當調整業務檔案管理方式，梳理完善擔保業務系統相關流程。1.小額批量類業務，合作機構之間正式往來函件（含推薦確認表、待核保貸款客戶表、待核保借款客戶確認函、已放款客戶明細表、解除擔保責任通知書、履行擔保責任通知書、代償證明等）以紙質檔案方式存儲，借款人基礎資料（如身份證、營業執照、審批單頁、繳費憑證、借款合同、放款憑證、保險單、貸后檢查報告）、公司審批流程類資料均以電子檔案形式存儲于系統各個審批、收費、放款、保后等流程中，方便隨時調閱；2.獨立調查審批類業務，基礎資料中除了必要證件，其他基礎資料均已電子檔案方式存儲，審批類資料均以電子檔案方式存儲，客戶核保類合同逐步以電子檔案方式存儲，合作機構類合同及往來函件等均以紙質檔案方式存儲。
[關鍵詞]產品數據管理（PDM）；檔案管理；系統集成
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110
[中圖分類號]TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02
近年來，隨著企業信息化的快速發展，數字化設計技術在產品研發中得到了廣泛應用。在數字化設計和管理的過程中產生了大量電子數據，加強電子數據的管理和利用已成為企業檔案管理的必然趨勢。鑒于此，傳統的檔案管理模式已不能滿足工作需要，企業迫切需要一種全新的管理模式，來管理產品研制中產生的電子數據和電子文件。
1 現狀分析
1.1 PDM系統
產品數據管理（PDM）以軟件為基礎，是用來管理與產品相關的所有信息（包括零組件信息、產品結構、設計文件、權限信息等）和與產品相關的所有過程信息（包括過程定義和管理）的技術。企業PDM系統采用的是西門子公司的Teamcenter 8平臺，隨著系統應用推進，與產品設計、工藝相關的全部電子數據均已納入PDM系統進行了管理，如外購件、自制件、設計圖紙、電路板原理圖、工藝規程等數據。
1.2 檔案管理系統
檔案管理系統是應用信息技術，通過建立統一的標準，實現對檔案和檔案材料的收集、整理、歸檔、存儲、統計、查閱利用和等檔案管理部門日常工作自動化處理的信息系統。企業目前的檔案管理系統使用的是金航數碼公司開發的蘭檔案管理軟件，歷經多年系統建設和完善，不斷滿足企業檔案管理工作發展的需要。
1.3 電子數據管理現狀
在實施PDM系統后，產品研制過程中產生了大量電子數據。以往紙質文件/檔案的屬性信息往往只包含對文件自身的描述，而電子數據的屬性信息還包括了大量的記錄該數據和其他實體間的關聯信息（如各數據之間的裝配關系、替代關系等）和過程信息（如數據從產生到歸檔的整個過程中的信息）。這些信息使得檔案管理的內容發生了巨大變化，對電子數據實施全過程管理就顯得越發重要。
目前，企業電子數據歸檔管理過程中還存在如下問題。
PDM系統和檔案管理系統軟件來自不同的供應商，所使用的系統架構和開發技術不同，使得兩個系統之間相對獨立，缺少統一的信息表達和交換格式，缺乏信息資源的共享和數據互通。
檔案管理系統中的數據雖然來自PDM系統，但由于系統間沒有集成，檔案人員需要將電子數據轉換成紙質文件后在檔案管理系統進行手工著錄，存在數據歸檔滯后于PDM系統，同時需要文件信息的二次錄入，尤其是檔案人員在著錄產品圖樣數據時需要人為判斷條目之間的關聯關系，為保證數據的唯一性和規范性需要花費大量時間和精力，影響了檔案人員的工作效率。
由于產品研發已實現100%數字化，部分產品圖樣數據由于無法轉換成紙質文件，尚未在檔案管理系統中實現著錄和管理。同時，電子數據形成過程中的元數據也只留存在PDM系統中。
綜上所述，傳統的檔案管理模式已不適用于數字化產品數據的歸檔管理，通過建立PDM系統和檔案管理系統的集成實現產品電子數據在線自動歸檔已迫在眉睫。
2 系統集成方案
PDM系統和蘭臺檔案管理系統的集成是在不改變兩系統原有平臺技術架構的基礎上進行的，是一個單向的數據流動過程，即只需要將PDM系統上的產生并通過審批流程歸檔的產品數據及其相關信息傳遞到蘭臺檔案管理系統中。PDM系統與檔案管理系統集成采用中間庫方式傳輸歸檔數據，具體過程如下。
2.1 PDM系統內部處理過程
PDM系統根據集成需求，開發待歸檔數據處理程序，用于在數據歸檔前、歸檔過程中以及歸檔后所進行一系列操作和業務處理，比如：設定并選擇歸檔時機、根據待歸檔數據獲取對應的流程審簽信息、提取電子文件、形成歸檔數據模板、進行數據推送等。
2.2 接口中間表的維護、和運行
接口中間表主要是在數據歸檔過程（即數據從PDM系統到檔案管理系統的過程）中發揮作用。該中間表主要在檔案管理系統方數據庫中建立、和維護。檔案管理系統在數據庫中創建供PDM系統訪問中間表的用戶（如pdmuser），PDM系統中使用該用戶進行中間表的操作，檔案管理系統只對該用戶分配對檔案數據庫中中間表的SELECT、INSERT權限。PDM系統只能讀寫約定的中間表數據，不能訪問檔案系統中其他數據表。
2.3 檔案管理系統內部處理過程
檔案管理系統根據集成需求，開發數據歸檔處理模塊，用于數據推送到中間表后在檔案系統中進行歸檔以及歸檔后所進行一系列操作和業務處理，如設定字段對應、PDM已歸檔數據的歸檔處理、執行分發流程等。
3 系統集成實現
根據本文所提出的PDM系統和檔案管理系統集成方案，PDM系統中的電子數據的歸檔流程設計如圖1所示。
對Teamcenter的服務器端進行開發，在PDM系統中數據審批流程的檔案節點增加集成接口的handle，實現PDM系統歸檔數據傳遞處理。通過對ITK函數的調用，獲取待歸檔數據的審簽信息和電子文件形成中間文件后，PDM系統調用中間表中的“全文服務器配置信息表”，獲取到檔案服務器FTP的連接參數，將電子文件放到檔案服務器的臨時目錄中，該臨時目錄中只存放PDM歸檔的電子文件。
PDM系統采用SOA JAVA開發技術調用Teamcenter函數將待歸檔的數據條目信息寫入到中間表的技術資料主表（pdm_main），關聯關系表（pdm_relation），分發路線表（pdm_route），全文信息表（pdm_document）中。
檔案主管在檔案管理系統中查看中間表中的數據，將數據遷移到檔案系統中的產品型號的各個節點下，并將條目對應的電子文件從臨時目錄移動到正式的目錄中，整個事務執行成功后，更新中間表中的接收時間，設置接收標記accepttag為“已接收”。
4 結 語
在對PDM系統和檔案管理系統中產品電子數據管理現狀分析的基礎上，本文針對企業產品電子數據歸檔過程，提出PDM系統和檔案管理系統的集成方案，確保電子數據歸檔的及時性、準確性和完整性，優化產品檔案工作流程，提高檔案工作效率，促進企業信息化的發展。
主要參考文獻
[1]龐士宗，肖平陽，唐加福.產品數據管理（PDM）[M].北京：機械工業出版社，2001.
關鍵詞： 建筑設計公司檔案文件 管理方式
中圖分類號：S611文獻標識碼：A 文章編號：
一、建筑設計公司檔案管理的基本特點
1.1 歸檔內容繁雜，文檔數量多
眾所周知一個建設項目完整的設計檔案包括了六個階段的檔案資料，分別為前期設計階段、總規設計階段、方案設計階段、擴初設計階段、施工圖設計階段、施工配合階段。前期、總規、方案、擴初、施工圖階段需要歸檔的文件資料分為項目管理文件、設計依據性文件、來往函件、設計文件四大類；其中設計依據性文件就很多，包含建設單位上級機關的任務批準文件、設計任務書或招標書、規劃部門批準的用地范圍及紅線圖、規劃設計要求通知單、建設單位上級機關的方案批準文件、建設單位對方案的修改意見、初步設計審批意見書、上級機關或主管部門批準的初設文件、消防、環保、交通、衛生、供電、環衛、水、煤氣、電話、人防等部門的有關文件、地質勘察報告等；外加各階段設計文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要歸檔，比如技術核定單、建筑工程消防驗收證書、試樁、地基驗槽記錄、沉降觀測和建（構）工程測量復核等測試記錄等等。總之，文檔種類多，歸檔庫藏數量大，為建筑設計公司檔案管理工作增加了新難度。
1.2 時間跨度較長，材料變更快
建筑設計公司檔案形成于工程項目設計技術活動之中，一方面反映了建設項目的設計水平，是建筑工業的重要史料；另一方面許多項目建設時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統檔案管理模式下，項目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時間精力花費較大，效率低下。特別是一些設計項目面臨政府政策調整、源環境變化、資方后續資金不足等多種因素造成項目負成果或中途停建，作為設計方有必要進行文檔保存，一些項目在設計過程中甚至還會出現產能的擴大或縮減的調整，需要同步對設計做出相應調整，相應增加了檔案整理歸檔等工作的人力財力成本。
1.3 用戶范圍廣泛，應用程度高
設計檔案是設計科技活動的記錄，承載著設計專業科學技術知識，體現了現實的長期使用功能和價值，在生產生活中應用極為普遍。設計檔案的適用性原則也使得設計成果存在共享可能，也就是無論在設計階段還是施工、竣工階段，設計成果必須及時提供給投資方或業主、施工方參考應用。在實踐中，還存在項目建設完工之后的后續設計施工，比如一些民用建筑項目需要接受建設方、業主和城建、規劃、環保、綠化等政府部門的層層驗收，一些商業地產、住宅項目還需要為個體業主的裝修、維修等提供咨詢服務。
二、 建筑設計公司檔案管理方式的基本趨勢
2.1 檔案內容由多元化向數字化轉變
傳統的設計檔案主要以工程圖紙和技術文件管理為主，內容多數量大，存儲與維護較難。信息技術廣泛應用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術報告、聲像等多種電子信息檔案，把內容龐大的紙質形態的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務介質，使得建筑設計公司檔案管理從傳統的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。
2.2 管理手段由手工向計算機操作轉變
傳統的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設工作，開發圖檔管理應用系統，實現了工程圖紙、設計文件等網上自動歸檔；完善了圖檔網絡整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現建筑設計公司內部局域網在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。
2.3 管理方式由紙質實體向信息媒介為主轉變
傳統的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術的普及使得建筑設計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質量追蹤、各類資質申報、職稱評聘、質量抽查、財務審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發展奠定了堅實基礎。
三、 建筑設計公司檔案管理的創新策略
3.1大力推進觀念創新
一是要主動提高認識。充分認識企業信息化給檔案工作的傳統理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰，進一步深化檔案信息化建設的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設計公司企業信息化整體規劃中的觀念。二是要注重順應趨勢。準確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰，從思想和行動上適應當前文件形成電子化、文件管理動態化、圖紙歸檔網絡化、圖紙儲存數字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數字化、文檔一體化、信息標準化、服務網絡化發展，構建統一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業信息化相適應的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統，強化電子圖紙形成、流轉、接收、監控、歸檔、鑒定以及安全責任機制；加強對原有紙質檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。
3.2大力推進管理創新
認真執行國家檔案局檔案信息化建設規范和“十一五”期間全省信息化建設的有關規定，堅持以企業信息化建設為載體，著力推動管理機制和手段創新。一是加強圖檔資料等的編研應用，緊密結合建筑設計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務于建筑設計公司工作需求。二是創新管理內容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設，積極收集國內外核心專業期刊新出現的同類建筑設計公司的設計成果報道、專業研究進展情況等相關信息，特別是與本司業務有直接相關的新穎設計科學技術知識和成果為我司使用。三是加強特色檔案信息開發，根據建筑設計公司歷年形成的優秀設計成果，重點圍繞技術先進、效益顯著、適用性強的設計項目，做好編研、推介工作。
3.3大力推進監管創新
高度重視設計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數字檔案登記備份中心，對建筑設計公司參與的重大建設項目的設計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領導負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應用，綜合運用三維設計成果、元數據管理等不同類型的檔案登記工具，按照規定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數據信息的真實性、完整性和可讀性。
3.4大力推進技術創新
按照“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統，即在其他計算機系統升級和功能的擴展中，檔案信息系統要同步組織實施。二是要加快紙質檔案數字化轉換工作，重點突出建筑設計公司歷年積累的紙質載體優秀設計成果、典型項目的數字化轉換，全力以赴創建名牌信息資源，為有關用戶提供特色服務，體現檔案室庫藏特色與價值，這是建筑設計公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發展的重要保障。三是充分應用局域網和互聯網功能。根據網絡信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網絡信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。
3.5大力推進服務創新
創新服務機制，拓展服務領域，把主動服務、規范服務、滿意服務貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業化信息服務模式。按照管理職能和設計專業領域組織檔案信息資源服務，保障對用戶需求和用戶環境的把握，不斷提高信息服務對用戶需求和用戶任務的支持水平。二是樹立個性化服務觀念。根據檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個性、使用習慣等，通過現代網絡技術，增強檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統，通過網絡向用戶提供個性化的信息服務同時開辟設計檔案寄存服務、個體業主檔案維權服務、建設項目跟蹤服務等項目。
四、結束語
以上是本人在工作中的經驗總結，僅供參考。
參考文獻：
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房地產檔案管理主要是為了加強房地產公司文書檔案、聲像檔案資料等管理工作，要求對公司相關檔案資料進行年度立卷，并按照類別、價值、部門等對各系統工作過程中形成的各種具有留存價值的檔案資料立卷歸檔。房地產檔案管理是在房地產業務中直接形成的歷史資料，規范房地產檔案管理工作有著重要的現實意義。
1.房地產檔案管理的特征
房地產檔案管理是房地產公司有效開展業務活動的基礎建設部分，其基本特征主要表現在三個方面：一是檔案管理的專業性。房地產檔案管理是基于房地產專業活動產生的真實、具體的業務活動，房地產業務自身的專業性特征決定了其檔案管理有著相關聯的專業性要求與特殊規定。從一定意義上看，在房屋建設及其具體操作活動中會直接生成大量有參考價值的檔案，房地產活動相關聯的國家建房、集資建房，買賣、擔保、抵押等專業問題也需要管理人員具備相應的專業知識。二是檔案地域性特征明顯。作為房地產業的重要存檔資料（房子、土地）需要以明確的地域性加以歸檔與記錄，專業性的房地產檔案管理需要明確與重點存檔資料相關的一切歷史、現實信息。三是檔案管理時效性強。房地產業的政策時效性十分關鍵，對現實政策的關注與對歷史政策的追溯能夠幫助研究人員掌握影響房地產政策變化的重要信息，同時，房地產業自身的時效性也十分明顯，這是由房地產權歸屬等的動態性問題引起的。
2.我國房地產檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理手段落后，效率不高。房地產檔案管理的第一步是需要對來源分散的地產資料進行收集，依據公司現有的檔案管理制度及其具體的資料歸檔原則與分類方案進行初步處理。而實際上目前由于各公司檔案管理制度化與定期化機制尚未形成，參與檔案收集取材的人員業務素質不強等，導致在各相關業務部門的資料收集工作難以落實到位，工作效率低下。同時，在具體進房地產檔案整理工作時，由于房地產檔案種類眾多、文字資料篩選整理繁瑣，加上目前當地產管理中的手段較為落后，導致很多諸如產權等檔案整理相對簡單化，很多僅以平面結構圖完成對產權現狀的描述，缺乏一定的管理科學性。
2.2檔案信息化管理程度較低。房地產檔案管理也應該在新的歷史時期，體現出時展的特性，隨房地產檔案資料的不斷增加，原有的檔案管理越來越難以滿足信息化時代的需求。房地產檔案能夠及時呈現出與某項房地產活動相關的位置、時間、結構、面積、價格等信息資料，作為服務廣大社會公眾的信息傳達工具，房地產檔案管理的信息化程度應該得到提高。當前房地產檔案管理過程并不規范，不少業務部門不能按時歸檔相關信息資料，或者在實際操作中缺乏檔案管理意識，導致很多與房屋相關的統計報表、影像資料、分布平面圖等與實際房屋情況不相一致，大大降低了檔案本身的價值參考性。另外，由于受具體實施人員的業務水平限制，檔案管理雖能勉強滿足一些查檔與咨詢需求，但是其檔案查詢完整性、查詢效率與質量都難以保證。
3.提升房地產檔案管理成效的對策
3.1加強檔案人員業務培訓，提升檔案管理效率。檔案管理人員的業務素養需要不斷提升，伴隨著房地產檔案管理的專業性程度的不斷提升，房地產檔案管理更加迫切的需要實現管理的專業化，這就要求檔案管理人員除了具備一定的檔案管理知識，同時也應該熟悉與掌握房地產相關知識。房地產部門建立數字化檔案與網絡數據庫等發展趨勢都需要更專業的管理人才，在建立起集中的檔案管理體制之后，需要房地產檔案管理人員以專業能力對資料、數據進行相關預測與研究分析，提升房地產檔案管理價值。公司在人才招聘環節要注重對檔案、房地產雙專業人才的引進，并能夠對本單位內部的檔案管理人員進行定期業務培訓與指導，幫助他們更好的適應新時代檔案管理工作要求，不斷提升檔案管理的有效性。
3.2完善檔案制度建設，實現檔案管理數字化。長期以來，房地產檔案管理工作缺乏大膽的創新與超前發展意識，檔案管理工作內容與范圍都受到一定程度的局限。加強對房地產檔案共作的統一化管理，能夠解決長期存在的管理不規范、不系統的制度性問題。同時，構建房地產檔案管理網絡系統，實現檔案管理數字化也是十分重要的改革措施，在做好相關的檔案資料紙質化保存之外，更需要依據效益與效率的主張，將數字化檔案管理納入房地產檔案管理活動中。房地產檔案數字化需要以一定的房地產業務規則為基礎，建立較為完整的產權認證體系，實現對房地產管理的數據、檔案等的一體化存儲與應用模式。為了區別于靜態的檔案管理過程，房地產檔案管理應該構建一個面向業務的動態更新機制，并根據數字化建檔規格進行標準化、規范化管理。房地產檔案管理要轉變傳統的管理思想，在注重基礎設施建設的同時，也要積極鼓勵與開發先進的管理工具作為發展手段，以主動性的姿態探索房地產檔案管理新方法。
4.小結
房地產檔案管理工作需要依據時代的發展需求進行一定程度的變革，加強基礎設施建設與專業人才的培養，以規范化的管理機制提升房地產檔案管理工作的有效性。
參考文獻：
[1]王潔.房地產檔案管理與利用研究[J].工程與建設，2010（1）
1.1檔案工作運行機制與煤炭企業發展脫軌
目前，不少煤炭企業總是以追求利益最大化為目標，認為檔案工作不會給企業帶來直接、明顯的經濟利益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關部門的作用，不能有序形成以煤炭企業檔案館為中心，以二級單位檔案科（室）為重點，部門檔案資料網點補充的三級檔案管理網絡。致使檔案管理混亂，機構變更、兼并重組、整合過程中出現檔案歸屬無著落，文件資料、技術資料流失的現象嚴重。很多企業決策者和管理者還未意識到煤炭企業檔案工作在企業的長遠利益中所起的重要作用，企業檔案工作被忽視。
1.2檔案工作管理模式不適應煤炭企業發展需要
隨著煤炭企業改革、改組、改制的不斷深入，集團化大公司不僅規模大，而且子公司眾多，性質各異、區域分散，比如：潞安集團公司是以煤炭為主業，同時始終把循環經濟作為資源型企業，發展煤、電、油、化、硅五大產業為一體的現代化大型企業集團。現有企業檔案管理模式已不適應性企業內部管理體制，企業集團和股份制公司企業之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關系，已經逐步轉變為以資產為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關系，企業集團原有的內部行政管理關系迅速削弱。企業的生產關系、基本職能、組織機構、管理體制、經營方式、分配方式等都發生了深刻的變化，企業檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規律也發生了相應變化。再采用過去“大一統”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業個性化的要求，不利于現代企業檔案管理工作的開展。
1.3檔案管理人員的業務素質與企業的發展需要不相適應
檔案工作是一項十分專業的系統工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干，沒有技術含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業各個職能部門工作性能，生產經營特點及相關的土建、安裝、礦建等等工程技術方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。而現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應煤炭企業檔案工作的需要。
2煤炭企業檔案管理存在問題的成因
2.1沒有形成一套強有力的管理網絡核心
形式多樣、性質各異的子、分公司存在，造成煤炭企業檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨行，沒有統一的檔案管理網絡核心，不能準確把握上級指示精神和要求。在具體工作規范、檔案管理制度和運行程序銜接不上，職責不明確。
2.2沒有形成一套系統完備的檔案管理網絡制度
不少煤炭企業檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業特色的檔案管理網絡制度。這就給煤炭企業檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網絡監管不到位，某些企業工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導致重要文件、審批手續不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，致使同一煤炭企業下的各立檔單位檔案分類管理沒有統一標準，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準確、系統、有機聯系在一起。再如：沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，大型設備不經檔案人員參與驗收簽字，隨意開箱運行，造成檔案資料丟失。
2.3企業檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業知識
不少單位往往不設立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續不完備，必然導致檔案缺失。
2.4在企業產權變動中，企業和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失如一些公司在關停過程中檔案隨意堆放；在破產清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續；企業的設備檔案、基建檔案已被原企業辭職員工帶走；職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續等，都會給國家、企業造成不可挽回的損失。
3決解問題的辦法
3.1建立健全檔案管理網絡體系，統一領導，分級管理
規范全宗管理，統一全宗號。充分發揮檔案核心管理體系，統一領導，分級管理，便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向，及時進行監督、指導，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團公司為例：1988年潞安集團公司檔案館成立，為確保企業發展到哪里檔案工作就服務到哪里，集團公司檔案館改進工作思路，及時對公司所屬各單位進行調查摸底，對符合構成全宗三要素的單位，給予全宗號。并對有全宗號的單位進行嚴格管理、規范，并下發“關于潞安集團公司調整、變更檔案管理全宗號的通知”。構建了檔案管理網絡體系，形成檔案管理網絡有機整體，便于統一領導，分級管理，有效地保護和利用檔案。
3.2健全檔案網絡工作體制，堅持依法辦事
建立健全煤炭企業單位檔案網絡工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標、有考核、有監督。有目標：開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執行，從而推動檔案工作開展；有考核：根據每年的工作目標，相應制定考核辦法，進一步推進和完善了公司檔案工作以考核方式引導各立檔單位加強文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業務技能，增強為集團的服務意識。
3.3創新管理模式建立檔案協助方陣
為建立起“管理科學、服務高效、運轉協調，門類齊全、結構合理”的煤炭企業檔案資源管理利用新模式，實現檔案管理網絡化、檔案資源集約化、人員素質現代化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化。潞安集團是山西五大煤炭企業集團之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區，規模增大，機構層級增多，辦公地點分散，這就使得檔案管理工作范圍擴大。潞安集團公司檔案館根據各立檔單位的性質、職能、及地理位置，積極創新檔案管理模式。實施了檔案工作協作方陣管理。將90個立檔單位根據地域，交通情況，劃分十二個方陣，每一方陣設有協作負責單位。這些單位是經公司檔案館深入摸底、調研、經過反復考慮，權衡管理水平、人員素質之后，才被列入負責單位。采用這種管理模式，一方面可以加強各立檔單位之間檔案工作的交流學習和聯系；另一方面又解決路途遙遠，不必要的人力、物力、財力浪費，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進公司檔案工作協調發展，提高檔案信息資源開發利用，推進公司檔案工作制度化、規范化、科學化、現代化建設，更好地為集團公司服務。
3.4全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案工作走向規范化、標準化軌道
由于煤炭企業檔案工作發展不平衡，各種性質的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫房亂堆亂放雜物等等，嚴重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案作走向規范化、標準化軌道非常必要的。以潞安集團公司為例：該公司檔案館為全面推動集團公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階，積極與所在省、市檔案局聯合，制定各項管理措施、下發各種針對性業務指導文件、建立檔案執法檢查制度，開展評比、達標活動。經過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫，并嚴格按照檔案管理“八防”要求執行、同時配備了相應的專職檔案管理員，制定了相應的檔案管理制度，建立了符合本單位實際情況的檔案分類標準，大大夯實了檔案工作基礎，為集團公司全面推動檔案工作日趨走向規范化、標準化、科學化打下良好基礎。
3.5用檔案管理網路控制單位、控制人員，防止企業檔案流失
煤炭企業檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，根據自己所管轄各立檔單位，有針對性地下發年報統計文件，及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向，從而及時掌握破產企業狀況，并精心組織、安排對關閉破產單位開展檔案指導工作，督促這些單位夯實責任，加強檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調動制度。
3.6培訓檔案管理網絡圈內檔案人員，需建立靈活多樣培訓機制，提高人員素質
航星科技采用直屬分公司（辦事處）、戰略合作企業和伙伴三級渠道營銷策略，已實現整體業務的咨詢營銷本地化、實施本地化和維護服務本地化，營銷和技術服務支持網絡現已遍布全國市場。
檔案信息化的迅猛發展，主要得益于國民經濟發展帶動整個軟件產業的快速發展。這一契機給從事信息化服務的企業帶來了怎樣的機會？
航星科技總經理郭彥軍在接受記者采訪時表示：“首先，檔案行業現階段的市場容量較大，信息化起步較晚，現階段還處于初級階段，在硬件設備、數據采集加工、檔案信息化管理平臺、檔案咨詢等服務領域就有近百億的市場容量；其次，檔案信息化行業還無真正強勢的品牌，目前從事檔案信息化的企業有近百余家，每家企業都有自己側重的行業及區域，但銷售規模多處于200萬~5000萬元之間，市場零散，這也是比較好的機會。”他相信，檔案部門是政府和企業的重要職能部門之一，對檔案信息化的投入在未來幾年必將呈高速增長的態勢。
打造檔案信息化優秀品牌
航星科技在信息化領域的目標是打造檔案信息化領域的優秀品牌。據郭彥軍介紹，航星人一直沒有考慮將目標放在行業第一或行業領先者的方向上，這與航星科技的做事風格有很大關系。盡管2009年航星科技的收入就已遠超同行企業，實現了行業第一的目標，但對航星科技而言，扎扎實實將每件事情、每個工作環節做到優秀，才是真正的目標。
經過十年的發展，航星科技產品從C/S模式發展到B/S模式，從單機版發展到網絡版，實施方法從項目開發上升為產品化開發……航星科技不斷從失敗中汲取教訓，積累了大量檔案信息化業務經驗。經過十年的技術沉淀，航星科技終于成功開發出新一代檔案信息資源管理平臺。
在檔案信息化領域，航星科技首次提出以“業務應用為核心，基于標準與服務”的設計理念，并形成了面向政府機關、企事業單位全方位檔案管理的綜合性軟件平臺――航星科技綜合檔案信息管理平臺。該產品基于J2EE體系架構開發設計，以航星科技“協同應用支撐平臺”為基礎，采用先進的平臺化開發與構件技術，融合了海量數據存儲、全文檢索、工作流引擎、OCR、協同通信、數據加密與安全管理等多種技術。平臺現已進入成熟穩定期，已被眾多行業用戶部署及使用。
目前，航星科技產品方案服務已覆蓋到政府、綜合性檔案館、金融保險、電力、電子、通信、建筑、房產、石化、教育、煙草、軍工、法院等20多個行業，客戶數量超過一萬家。尤其在檔案數字化服務領域、干部人事檔案領域，航星科技更是保有極高的市場占有率，在政府、公檢法、煙草、城建、檔案館、電力、通信等行業，也擁有較高的市場占有率。
構建行業核心競爭力
據郭彥軍介紹，航星科技的產品和方案競爭力主要表現在四個方面：平臺產品研發、整體解決方案、可持續創新能力和行業經驗整合共享。
在平臺產品研發方面，航星科技檔案系列產品以綜合檔案資源管理平臺為基礎而研發，涵蓋了檔案信息采集、管理、利用的全過程。平臺還采用了當前最新的開發組件與構件技術，使航星檔案產品具有強大的檔案業務管理和應用延伸能力。
在整體解決方案方面，經過十年的積累，航星科技可以為客戶提供一套完整的解決方案，包括從檔案信息化整體咨詢及規劃、檔案制度及標準設計、檔案信息化人才培訓、相關硬件網絡平臺建設、檔案管理應用軟件設計、檔案數字化資源建設、檔案安全體系建設、檔案信息分析與挖掘服務到檔案信息化培訓交流。
在可持續創新能力方面，航星科技已進入檔案信息化產業鏈的各個環節，在行業規劃及布局、技術與人才儲備、各類資源整合應用上建立起一定的優勢。這為航星科技產品和方案的可持續創新打下了堅實的基礎，確保了客戶檔案信息化管理的持續性。
在行業經驗整合共享方面，航星科技已建立起檔案行業信息化經驗共享平臺，整合了20多個行業檔案業務管理及應用需求，還將不同應用環境下的集成及服務需求進行了整合及共享。檔案行業信息化的經驗整合共享，有助于提升航星科技產品和方案的競爭力，有助于提升全國檔案管理人員的信息化水平。
形成未來檔案行業新勢力
未來，航星科技在檔案信息化市場的規劃是什么呢？對這個問題，郭彥軍表示，航星科技將根據不同層面的市場需求將這個市場劃分為三個部分。
一是全力推廣低碳、智能、知識型的數字檔案館解決方案。根據我國檔案事業“十二五”規劃的內容要求，在綜合性檔案館領域，航星科技除了像其他解決方案提供商一樣提供檔案館信息化產品、技術、方案和服務外，還會按照國家檔案館建設標準，協助檔案館進行實體檔案館建設，幫助綜合性檔案館向低碳、智能、知識型的數字檔案館轉型。
[關鍵詞]檔案管理;服務;民生
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）27-0357-01
農村電網是重要的農村基礎設施，也是改善民生、促進農村經濟發展的重要條件。加強農村電網建設和改造升級，對于改善農村用電條件，推進社會主義新農村和新型城鎮化建設、促進經濟循環增長都具有重要作用。
靈璧縣政府一直把農村電網升級改造納入年度重要的民生工程。國網靈璧縣供電公司多年以來也一直重視農網改造升級工作，2015年農網工程全縣投資2.1億元，35KV線路及變電站工程12個，新建、改造臺區工程255個。目前工程已全部完工，不僅帶動了靈璧區域經濟的發展，還保證了日益增長的生產和生活用電需求。
伴隨著農網改造升級工程建設的普遍開展，隨之產生了大量的檔案材料。農網改造升級工程是以改善民生為重點的社會建設，農網改造升級工程建設到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里。靈璧縣供電公司從源頭抓起，高度重視農網工程檔案工作，抓好民生工程檔案的收集工作，確保農網工程民生檔案及時建檔、有效管理、齊全完整，不流失、不散落，為服務民生提供真實可靠的信息來源。
一、主要工作做法
1.健全工作網絡，完善工作機制。靈璧縣供電公司高度重視農網工程檔案工作，公司建立辦公室、農網專項辦和施工單位組成三級管理工作體系，通過農網工程工作例會、專項培訓，貫徹落實省公司關于農網改造升級工程檔案規章制度標準及相關要求，組織開展農網改造升級工程文件材料的形成、積累、收集、整理工作，積極做好農網改造升級工程的檔案匯總、歸檔移交、科學管理、安全保管和有效利用工作。公司工程檔案管理人員參加公司農網改造升級工程相關會議、前期準備、過程檢查總體驗收等工作，通過檔案人員深度參與農網過程全過程管理，有力促進農網過程檔案完整性。
2.實現工程檔案與工程實體同步管理。在工程實施過程中，靈璧公司注重對施工隊伍檔案人員的培訓和管理，通過施工隊伍檔案兼職人員參與工程交底、過程檢查、設備開箱、單項工程驗收等工作，通過項目經理和兼職檔案管理人員共同努力，確保項目檔案齊全、完整、準確。
3.建立工程檔案定期抽查制度。公司辦公室、農網工程專項辦公室組聯合建農網工程檔案檢查小組，每月定期檢查公司竣工項目歸檔情況，不定期抽查在建工程同步建檔情況，及時通報，定期評價考核，將工程檔案管理納入農網工程月度評價考核。
4.農網工程檔案與施工現場同步檢查、同步驗收。公司在進行工程項目檢查時同步驗收工程檔案資料，重點檢查工程檔案資料與工程現場情況，確保工程檔案的真實性。公司農網工程檔案管理人員不定期參與工程項目驗收工作。
二、自查農網升級工程檔案存在的問題
根據省、市公司的工作布署，開展農網升級工程檔案自查自糾活動，發現的主要問題及原因分析如下：
1. 檔案資料收集不完整，有部分檔案資料缺項。
2. 部分臺區照片拍攝不規范，改前改后照片沒有站在同一角度拍攝，不能形成改前改后的鮮明對比。
3. 隱蔽工程的照片，不完全能夠反映隱蔽工程項目和實際情況。
4. 綜合類檔案中廢舊物資上報清單、購銷合同等資料是復印件，應把原件歸檔。
三、解決辦法
針對農網工程項目檔案存在的問題，公司剖析根源，加快問題整改，剛性執行檔案管理制度，出臺多項舉措加強農網工程檔案管理的過程管理，穩步提升農網工程檔案管理水平。
1.開展農網升級工程安全質量督查工作，認真做好工程檔案與現場工程量的核實工作，重點檢查工程量、物資使用、地形系數等，確保工程檔案的真實性。
2.檔案工作要標準化、規范化。農網建設與改造工程浩大，檔案工作要與工程進度同步進行，檔案只有完整、準確才能實現其利用價值，對管理性前期文件是復印件的，在歸檔前要由工程主管部門統一協調，原始憑證，施工記錄杜絕用圓珠筆復寫，竣工圖要保持與現場相符，竣工章必須要有有關人員的簽名認可，對調試報告、試驗數據、施工記錄，特別是隱蔽工程的記錄要力求數據的準確、完整。
3.加強檔案管理人員的素質教育和能力培養。檔案人員的業務能力，是決定檔案管理質量的一個重要因素，農網建設與改造工程中采用新設備、新工藝、新技術對檔案人員提出了新的要求，檔案人員要不斷更新，掌握新知識，以便適應農網建設與改造檔案管理的要求。
4.堅持農網工程檔案與工程進度同步管理，繼續保持工程檔案管理與工程管理同計劃、同要求、同考核。加強農網工程項目檔案的同步收集整理，在工程實施前為每一個工程項目配備一個檔案盒，根據工程施工的進度及時向檔案盒存放同步收集的相關資料，在項目竣工后就可以直接整理出完整的工程項目檔案，真正做到“分項目立檔、分時段存檔、驗收后歸檔”。
5.細化農網工程檔案質量考核辦法，通過科學評價建立農網工程檔案管理激勵機制，提升農網檔案管理人員的工作積極性。
6.對檔案管理引進合同機制。與施工方簽訂合同，要求施工隊伍繳納檔案質量押金。如果有一個工程項目的檔案有一頁不合格則對施工隊做出相的扣罰。
7.嚴格加強現場安全管理，要保安全、保質量，安全質量第一，加強規范，杜絕施工現場操作隨意性;做到文明施工，施工單位要提前做好施工計劃，優化施工方案，確保居民正常用電;按照省市公司要求序時做好農網項目的推進工作，按時間節點做好項目現場施工、竣工、驗收、考核等各環節的實施工作，同步收集各環節檔案材料，農網項目完成時間要求在規定時間內完成，單項工程的檔案應在竣工驗收后1個月內移交，整體工程項目檔案應在竣工驗收后 3 個月內向檔案部門移交。歸檔時交接雙方應執行嚴格規范的交接手續。
一、明確檔案管理的主要對象
我們首先要明確一個概念，房地產企業管理的檔案不等同于房地產檔案。房地產檔案是指在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。
房地產開發企業以營利為目的，從事房地產開發和經營活動。因而，注定會產生大量建設工程類檔案與經營管理類檔案，它們構成了檔案管理工作的主要對象，這也是本文論述的對象。
建設工程類檔案即基建檔案，也屬科技檔案范疇。房地產開發企業是建設單位，對于施工、設計、監理等單位來講是業主單位，保管的檔案最多。根據2002年起施行的《建設工程文件歸檔整理規范》要求：在組織工程竣工驗收前，應提請當地的城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收；對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內，向當地城建檔案館（室）移交一套符合規定的工程檔案。換句話說，最后公司內部檔案管理員整理歸檔的工程檔案，主要是向城建檔案館（室）移交后剩余的檔案。
房地產經營管理檔案是企業在房屋經營、租賃，辦理產權登記，交易轉手過程中形成的。原來房屋產別只有直管房產和單位自管房產，而現在私房房產、涉外房產、股份制房產不斷增多，出現了多元化的態勢。同時，產權形式的變化頻率加快，房地產買賣、租賃等交易活動越來越多，所涉的部門也越來越多。筆者現在于成都市房管局下屬的一個國有房地產開發企業工作，現在局下屬的單位就有房地產交易中心、房產登記中心、房地產經營公司等不同的企事業單位。這些單位由于業務不同，所以保管的房地產檔案，特別是經營管理類房產檔案大不相同。
關于建設工程類與經營管理類檔案具體包括哪些檔案，將在第二部分講到。此外，房屋在幾十年的管理過程中，還涉及很多物業管理檔案，這些也屬于房地產檔案范疇。由于現在房屋都有專門的物業公司管理，所以本文就不再做專門論述。
二、檔案管理應注重動態性
眾所周知，房屋從準備修建到竣工，以及產權的辦理、轉移，時間跨度是很長的，期間不斷有新的檔案形成。這決定了建設工程類檔案與經營管理類檔案不可能像文書檔案那樣按年度歸檔。動態性管理關鍵就是在房地產開發和經營的工作進行中就重視檔案工作，注重檔案產生時間上的連續性。
先談建設工程類檔案。剛才講到，最后公司內部檔案管理員整理歸檔的工程檔案，主要是向城建檔案館移交后剩余的檔案，當然這部分檔案數量也不少，這就意味著我們不能只重視管理日后移交進館的檔案。各項目部的檔案資料員應該認真執行《建設工程文件歸檔整理規范》，檔案收集應按建設程序劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。工程檔案管理的動態性，關鍵就是檔案要持續性收集，分階段存放。像在工程準備階段，就要把關于工程立項的會議紀要、領導講話，專家建議文件，拆遷安置意見、方案，國土證等收集齊全。準備階段完后，工程進入施工階段，該階段的文件資料最多。項目部有關人員在制定、填寫、審核這些文件時就應特別仔細，以便檔案資料員收集保管到齊全、有效的文件。
房地產開發企業是建設單位，在工程進行過程中，除了本單位產生的檔案外，施工、設計、監理等單位也應該向其移交一些檔案資料。筆者建議房地產企業在與施工單位、監理單位簽訂有關合同時，在合同中寫明對方有義務提供有關文件資料。公司項目部有關人員平時也應主動向其他單位征集所需的文件檔案。另外，工程竣工驗收合格后，并不意味著就沒有工程檔案了。比如一些住宅小區竣工驗收合格后還涉及路燈安裝、大門修建或某些局部改造，這些工程也會產生相應的檔案，并且它們可以不移交進檔案館。因此，項目部人員也應注意收集這類檔案，日后向公司檔案室移交。筆者所在的公司還專門成立了檔案巡檢小組，堅持每季度一次到各項目部檢查指導檔案、文件的管理工作，發現問題及時解決。總之，各項目部的人員要努力做到在工程徹底竣工后，既能向當地城建檔案館（室）移交一套符合規定的工程檔案，又能向公司內部檔案室移交一套完整規范的檔案。
再談談經營管理類檔案的動態管理。當今很多房屋還未竣工就開始準備銷售了，所以這類檔案雖產生時間一般晚于工程檔案，但也必須盡早開始重視這類檔案的收集工作。任何房地產開發企業都有專門從事房地產市場調研、房屋營銷工作的人士。所以這部分人士應注重經營類檔案的動態性管理。但筆者認為不必把問題搞得太復雜，其實對一個企業來說，某個項目的經營管理類檔案主要就分為兩部分。
第一部分是項目管理類文件。主要由研發策劃、前期配套、營銷策劃等文件組成。項目研發成果，包括可行性分析、報告、評審資料等文件；項目營銷策劃方案、市場調研報告；項目廣告，包括公司整體形象廣告及相關報道，載體形式包括剪報、刊物等；項目銷售價格方案、銷售分析、銷售總結；宗地情況，包括自然條件、社會條件、競爭樓盤信息等；項目規劃設計草案相關文件，概念設計相關文件及項目設施指導書，方案設計文本及相關文件，房產證，預測報告，預售許可證；資產、法務等相關合同，等等。
第二部分是房產銷售和租賃檔案。其主體是房屋銷售或租賃過程中雙方形成的合同。銷售一套房屋就有與之相應的一份產權，就有一套合同及相關資料，一套合同及相關資料就組成一卷檔案。因此，合同在房地產檔案數量中占了很高的比例。這類檔案雖然數量多，但同一項目的每卷檔案組成基本相同，一般包含房屋買賣合同、買賣合同補充協議、業主公約、戶型圖、產權證復印件、戶主身份證復印件、定購書等。當然還有一些特殊情況，比如某位客戶親筆承諾書，承諾他首次在本地購房，那這份承諾書最好也應放入銷售檔案中。由于同一樓盤中不同房屋購買時間不同，辦理產權的時間也不同，這些不確定因素使房產銷售檔案的形成和收集也有時間上不確定的特點，營銷部門人士必須堅持動態性管理。所以，一般應該是一個樓盤所有房屋銷售完畢，有關證件辦理完畢，才能將這些檔案移交給檔案室。
三、檔案管理應注重整理環節
在檔案管理工作若干環節中，整理工作是核心，不僅花費時間較長，而且直接關系到以后的統計、檢索、查閱等。剛剛講到的動態性管理主要是企業中相關職能部門人員的工作，而整理肯定是專職檔案工作者的工作。關于整理，筆者只談論三點。
首先是涉及分類。其實剛才講到的前期有關部門對檔案動態性管理，即收集、鑒定等工作搞好了，就已經將不同檔案的大類分好了，如此，檔案管理員整理起來就會比較順暢。檔案的分類方法有多種，通常有兩種方法：一是按種類分類，即將建設工程類檔案和經營管理類檔案分為一級類目。不同項目的建設工程檔案都放到一起；不同項目的經營管理檔案都放到一起。二是按房地產項目分類，即把具體一個項目劃分為一個大類，形成一級類目，然后將此項目的建設工程類檔案與經營管理類檔案作為二級類目。無論按哪種方法分類，同一項目的建設類檔案肯定都是按工程進行的時間先后順序排序，即分階段排序，經營類檔案應把項目管理類與房產銷售類檔案分開整理。
檔案信息化市場主要由客戶、服務商及其提供的產品、服務構成。
1 客戶
按照性質，檔案信息化市場的客戶主要可以分為立檔單位和檔案館兩類。理論上來講，每個單位都會形成和利用檔案，都是該市場的潛在客戶，故而其客戶分布極廣，數量很大。僅以企業為例，截至2007年6月，全國共有876.1萬家。當然，服務商一般將具有一定檔案管理規模和水平的單位作為其主要目標客戶。
2 產品和服務
服務商們提供的產品和服務包括硬件、軟件、服務三種類型。其中，硬件包括計算機、網絡設備、存儲設備、數字化加工設備等。軟件包括平臺軟件、檔案管理軟件，而檔案管理軟件是檔案信息化市場的標志性產品，其普及程度和產品質量是檔案信息化市場發展程度的關鍵指標。服務包括數字化加工服務、咨詢服務、監理服務、技術支持服務等。
3 服務商
除了計算機硬件廠商、網絡設備供應商、平臺軟件供應商、咨詢公司、監理公司等一般的服務商之外，檔案管理軟件廠商是檔案信息化市場的中堅力量，其服務能力是檔案信息化市場發展程度的另一關鍵指標。當然，也有不少服務商身兼多職，提供硬件、軟件、數字化加工、咨詢等多業務的集成服務。
二、當前我國檔案信息化市場的基本特點
1 市場能量初步顯現 就在本世紀初，很多檔案管理軟件廠商的日子還是緊巴巴的，靠幾千塊錢一套地軟件推銷來維持運營。“十一五”之后，幾百萬一個項目的單子日益平常。比如：江蘇數字檔案館投入6000萬，深圳數字檔案館投入3000萬，上海浦東數字檔案館投入2700萬，浙江數字檔案館預算投入1500萬，中國電力檔案管理系統一期軟件投入600多萬。這種情況讓業內人士也吃驚不已。長久以來檔案部門都是清水衙門的形象，這個“囊中羞澀”的消費者究竟有多大的市場能量?這里我們不妨根據檔案數量做個粗略的估算：根據2006年的統計數據，全國各級綜合檔案館的紙質館藏有21656.5萬卷，假設每卷100頁，館藏的10％需要數字化，每頁數字化的價格為0.04元，而數字化、軟件、硬件的價格比大約為4:3:3，則僅綜合檔案館紙質館藏的信息化市場就有約21.7億元。立檔單位因為數量眾多，理論上其市場容量則要大出很多，筆者了解到有些央企(包括下屬單位)檔案信息化建設項目的預算達到上億元。即便其市場規模與綜合檔案館持平，全國的市場容量也有43.4億元。
盡管上述估算很不嚴謹，但我們還是可以從中看出檔案信息化市場的巨大容量。為何貌似貧窮的領域有著如此廣闊的市場?其根本原因就在于檔案工作分布極廣，只要產生信息記錄，只要這些信息記錄需要以信息化方法加以管理，就存在市場需要。從目前的發展來看，這個市場僅僅是初步顯現自己的實力。
2 與全球檔案信息化市場發展同步
我國檔案信息化市場的快速成長和國際范圍內檔案信息化市場的崛起是同步的。2002年美國頒布《薩班斯－奧克斯利法案》(Sarbanes－Oxley Act of 2002，SOX)，旨在加強企業監管，防止類似安然公司欺詐事件的發生。這部被布什稱為“自羅斯福總統以來美國商業界影響最為深遠的改革法案”對文件的歸檔留存提出了非常嚴格的要求。如果上市公司不按照這些法案的規定留存檔案，則可能面l臨司法訴訟、高額罰款。這使得原來主要在既定行業應用的存檔技術變成了所有企業的普遍需求。
2003年3月，Gartnerf出預測，SOX法案頒布之后，文件管理將位列許多信息主管們首要考慮的10個問題之內，并且用“從地下室轉移到了總統套房”來說明其升溫的幅度。全球的軟硬件廠商迅速捕捉到了SOX法案的新商機，IBM、Documentum、EMC、Vignette、HP等世界知名IT廠商陸續以大手筆收購文檔管理軟件廠商，推出與其原有軟硬件產品集成的文檔管理產品，并獲得了豐厚的市場回報。IDC的研究報告指出，截至2008年第一季度，全球存儲軟件市場實現了連續18個季度的增長。筆者查閱了2006－2007年的相關消息，IDC在其連續四個季度的報告中都指出該市場增長的主要動力之一來自歸檔軟件市場，因為企業面臨日益增長的遵守法規、應對訴訟和保存電子證據的需求。
3 硬件、軟件，數字化三分天下
目前檔案信息化市場主要是硬件、軟件、數字化三分天下。如江蘇電信檔案信息化建設總計投入1150萬元，分三期進行，其中軟件總計520余萬、硬件350余萬、數字化280余萬；杭州市檔案館信息化建設總計投入800余萬，分四期建設，其中軟件200余萬、硬件300余萬、數字化300余萬。
數字化是檔案信息化領域中非常有特色的一塊服務領域，是帶動檔案信息化市場發展的重要業務。目前的數字化市場主要可以分為兩塊：第一，以方便網絡利用、保護原件為目的的館(室)藏數字化，主要面向已經進入檔案部門的歸檔文件。這部分的數字化可以視作存量檔案的數字化。第二，以支持電子化業務流程為目的的文件數字化，主要面向在業務活動中需要處理的現行文件，這些數字化文件將來也是檔案管理系統重要的數據來源。這部分的數字化可以視作增量檔案(文件)的數字化。
4 市場與行政雙重作用
1996年國家檔案局開始對國內的計算機檔案管理軟件進行測評和篩選工作，1997年推薦了首批軟件，近年來陸續篩選了一些軟件在全國范圍內推廣。各地檔案局也根據自身的情況，在本行政區劃的范圍內推薦、推廣有關軟件。在強有力的推薦、推廣之下，個別地方甚至所有檔案館、機關檔案室采用了同一種檔案管理軟件。不僅如此，不少檔案局館還參與或者組建公司開發檔案管理軟件，并將之推廣。
由檔案行政部門大力推薦甚至是開發、銷售管理軟件的行為，像一把雙刃劍，導致區域性或行業性色彩較為明顯。一方面，帶動了一批檔案管理廠商的成長，檔案信息化領域中較為耳熟能詳的世紀科怡、量子偉業、清華紫光、東方飛揚、珠海泰坦等公司都位列推薦名單之中。另一方面，導致了市場格局具有明顯的行政割據特色，不利于市場公平競爭。一些基層單位因迫于壓力同時購買、應用多種檔案軟件，造成投資浪費，信息分散，管理不便。
5 不均衡現象明顯
檔案信息化市場的主要地盤集中在中心城市、高端領域。下大力氣開展檔案信息化建設的單位，大多位于經濟較為發達、信息化整體水平較高的地區，如北京、上海、江蘇、浙江、福建等，或者身處經濟狀況較好的行業，如電力、石油、石化、金融、保險、通信等，或者有較強的財政支撐，中央、省
市級單位的檔案信息化投入普遍高于縣級以下單位。
三、我國檔案信息化市場的發展預測
1 市場將持續升溫
《2006－2020年國家信息化發展戰略》明確指出“大力推進信息化，是覆蓋我國現代化建設全局的戰略舉措。”信息資源開發利用是決定信息化成效的根本，這決定了檔案信息化不僅是檔案事業的重點和關鍵，從長遠來看，也關系到國家、機關、企事業單位對信息資源的掌控和應用能力。信息化整體環境的成熟和不斷增長的檔案管理需求將帶動市場的持續升溫。以數字化市場為例，“9?11”恐怖襲擊、“5?12”大地震等突發事件的發生敲響了數據備份的警鐘，將檔案數字化，并實施異地保存，是防范天災人禍對檔案造成毀滅性打擊的有效方法。這一認識將進一步刺激存量檔案數字化市場的發展。而隨著信息化的深入，越來越多的單位采用了基于計算機網絡的工作方式。然而，并非所有業務環節都能直接生成電子文件，尤其是外單位來文，保險合同，銀行票據等對外業務中形成的文件，將其數字化，納入業務系統，可以提升業務流程的整體效率。增量檔案數字化市場也將穩步增長。
2 不均衡的現象仍將持續一段時間
我國整個計算機市場的明星用戶已從大中型企業變為中小型企業，從金字工程的行業轉為公共服務部門，競爭的重點將由中心城市向地方轉移。而檔案信息化市場的發展從總體上落后于整個計算機市場的發展，在未來幾年內仍將處于重點地區、重點行業的迅猛發展階段，大量中央級機關、省市級機關、大中型企業、綜合檔案館、專業檔案館等高端用戶的信息化建設才剛剛開始。
3 行政干預將逐步向政策標準引導轉變
鑒于體制上的原因，以及對檔案信息化業務的陌生，在檔案信息化建設初期，基層單位對檔案行政管理機構的指導、引導呼聲很高，其中推薦一款優質軟件的希望最為強烈。在定位為檔案界草根的網上論壇――“檔案界論壇”(WWW.省略)的檔案信息化板塊中，咨詢檔案管理軟件的帖子跟帖數最高，其中仍然有用戶希望行政管理機構推薦軟件。筆者在調研過程中，一線工作者對檔案信息化的咨詢問題中，關于軟件的最多。在相當長時間內，行業、地方雙向的行政割據現象仍將存在。
即便是在發達國家，當電子文件大量出現和應用的時候，政府機關甚至私營企業也希望國家檔案管理部門提供指導和幫助，不過其做法多數為政策標準引導，而非直接開發、推薦或推廣產品。近年來，國家檔案行政管理部門加強了政策標準的制定工作，《電子文件管理辦法》正在起草過程中，電子文件管理系統功能需求、電子文件管理指南、元數據標準等一批重要標準正在制定過程中。可以預計，行政因素對市場的影響方式將由直接干預逐步向政策標準引導轉變。
4 整體解決方案需求將增長
時至今日，業界對軟件的重視程度已經很高，但有時對其作用會抱有不切實際的期望。有些單位認為只要檔案管理軟件好，便可以一舉改變其檔案工作的落后面貌。但是實踐已經證明：沒有從天而降的理想軟件，在應用軟件的同時，改進基礎工作同樣重要，沒有規范化、精細化的管理，軟件的高級功能也只能是形同虛設。因此，在購買軟硬件之余，制度設計、整體規劃、方案咨詢等服務也是當務之急。但是目前的檔案信息化市場中，服務業務主要集中在數字化上，上述業務量明顯不足。在國內檔案信息化投入急速增長的情況下，總體規劃和制度建設不足的不良情況已經引起了諸多關注。此外，鑒于信息系統技術生命周期3－5年的現實，持續的增值的技術服務也將成為客戶選擇廠商的一個要素。總體看來，集成了硬件、軟件和服務的整體解決方案將成為客戶尤其是高端客戶的首選，其中軟件和服務的分量將日趨加重。
5 檔案管理軟件的功能將延展
在抄核收工作中，工作人員有時發現需要客戶攜帶資料辦理相關業務來完善管理，而山于紙質檔案資料的各種問題，導致這些業務遲遲未能辦理，嚴重影響抄核收工作的開展，因此建立客戶檔案電子化管理對抄核收工作十分必要。本文將通過抄核收工作中遇到的問題，對檔案管理現狀進行研究，進而詳細分析客戶檔案電子化管理的必要性和可行性，并提供初步的實施方案。
2檔案管理對抄核收工作的影響
2. 1抄核收工作與客戶檔案的聯系
抄核收人員在現場工作時，需要核對資料中的客戶姓名、地址、表號、用電類別等數據與現場是否一致;核對計量裝置與記錄是否相符;對電能計量裝置的運行和完好情況進行檢查;核對電能表安裝位置是否正確;核對電能表是否長期未使用等。如發現以上涉及到改名、改類、遷表、銷戶等方面的情況，需通知客戶帶相關資料辦理業務。
2. 2客戶無法提供檔案資料的原因
根據以上情況，客戶需要辦理相關業務，但客戶不一定能提供到所需資料，出現這種情況主要有兩方面原因:
2.2.1客戶方面。(1)客戶不愿花時間尋找繁雜的資料;(2)客戶遺失資料需另補辦，因程序繁瑣、難以證明等原因而放棄。
2.2.2供電部門方面。(1)紙質檔案的管理具有一定的時效性且容易被損壞而導致客戶資料遺失; (2)客戶檔案存放的順序比較混亂而難以尋找;(3)檔案員因工作繁瑣而拒絕調閱檔案。
2. 3建立新型的檔案管理對抄核收工作的重要性
鑒于以上原因，客戶或者供電部門無法提供辦理相關業務所需的資料，導致業務遲遲未能辦理，嚴重影響抄核收工作的順利開展。而這兩方面的原因都是山于紙質檔案的局限性引起的，如果不能解決好，這方面的抄核收工作就會毫無規范，為此建立一種便捷和高效的檔案管理對抄核收工作非常重要。
3客戶檔案管理的現狀與存在的問題
3. 1紙質檔案管理的現狀與缺點
傳統的檔案管理模式是實行就地、屬地化管理，將客戶的檔案資料以紙質形式，分門別類存放在檔案室，但它具有很多缺點:
3.1.1對保存環境要求高。紙質檔案易黃、易脆、易粘，對溫度、濕度要求極高，另外還要注意防火、防水、防蟲、防鼠、防霉等。
3.1.2易遭受人為毀損。紙質檔案極易受到磨損、撕毀、遺失，甚至遭到人為故意損壞，這對檔案的安全構成極大的威脅，無法充分保證檔案的完整性。
3.1.3不能實時共享資料。處理口常工作往往需要多人同時查詢各種數據資料，但傳統的紙質檔案是分門別類存放在檔案室，只能供一人翻閱。
3.1.4查找速度極慢。紙質檔案的查詢通常需要身份驗證、檔案檢索、檔案取出、檔案翻閱、檔案歸還等程序，需要較長的時間以及花費較大人力。
3.1.5占用大量儲存空間。檔案通常采用櫥柜的形式存放，并且櫥柜之間必須保留較大的空間。隨著客戶檔案信息量的不斷增加，占據空間越來越大。
3.1.6缺乏安全有效的備份。傳統的檔案利用都是基于紙質文檔原件，而紙質文檔原件無時無刻不面臨各種威脅，迫切需要安全有效的備份。
3. 2目前對檔案管理的需求
現有的檔案業務辦理及用戶體驗依舊存在諸多不足的地方需要改善，需要一種新的平臺來承載實現這些優化，這些不足圍繞用戶需求體現出來(見圖1)。
3.2.1完善業務辦理流程，提供工作效率的需求。
3.2.2提高業務辦理速度，掃描速度，閱讀速度的操作需求。
3.2.3實際業務中，快速檢索查詢的需求。
3.2.4避免紙質檔案遺失、損壞等所造成的客戶資料管理的需求。
3.2.5數據的計算機、管理系統存儲和備份檔案的需求。
3.2.6檔案信息實現安全性、穩定性、不間斷運作的保障需求。
4實行客戶檔案電子化管理的必要性和可行性
基于各方面的需求特性，客戶檔案電子化管理可完全滿足這些條件。客戶檔案電子化管理是指通過電子化技術手段，采用海量儲存技術和計算機網絡技術，把所有檔案以電子文檔的形式儲存、分類及查詢，提高數據查詢的效率，實現快速查詢客戶信息，有效提升了客戶檔案可視化管理水平的操作管理。
4. 1實行客戶檔案電子化管理的必要性
檔案電子化管理是對現有紙質檔案管理進行的一項改革，不僅對抄核收工作帶來好處，而且對整個檔案管理工作都是意義重大的(見圖2)。
客戶檔案電子化管理降低保存成本，簡化工作流程并可以為相關人員提供方便快捷的信息查詢，有力推進了檔案管理科學化、規范化、精細化;對查閱檔案之類的工作，直接在計算機查找搜索就能完成，提高工作效率，并為提高服務質量做鋪墊，提升企業形象。當抄核收工作需要客戶辦理業務時，只需調閱出電子檔案資料，通知客戶辦理即可。
4. 2實行客戶檔案電子化管理的可行性
為實行客戶檔案電子化管理，需要落實步驟是:組織+模式+環境+實施。
4.2.1組織:領導統一目標立項、成立項目小組、組織推廣與維護隊伍建設。
4.2.2模式:根據業務需求開發檔案電子化平臺，檔案信息從載體錄入到保存與查閱均采用電子化手段運作。
4.2.3環境:提供財務支持、自上而下推廣應用，明確項目人員分工。
4.2.4吐實施:設定運作流程制度與實施計劃，先試點再逐步全面推廣，最終以實現電子化檔案系統全面運轉和取消不必要的紙質檔案為目的。
具體實施步驟如下:(1>領導統一目標，以成立項目小組的方式運作，確定成員，明確分工。需購買相關平臺軟件，并與軟件公司達成合作共識，同時對客戶檔案運作流程進行詳實調研，提出標注與開發需求，明確目標，開發合適的平臺;(2>在購買存儲設備上要結合實際需要購買設備，提供合適的機房環境與電力設備;(3)平臺的應用需要規范制度與流程作為保障，比如對相關崗位操作人員進行績效考核，同時制訂專門的推廣計劃及開展對使用人員的培訓等。
4. 3實行客戶檔案電子化管理可能存在的問題以及解決措施
4.3.2設備購置成本高。實行客戶檔案電子化管理需要購置的設備主要有服務器或存儲器、電腦、復印機等，花費不少，需評估可行性采購方案，然后購買滿足平臺的設備。
4.3.2開發前期需花較大的人力物力。公司在未能滿足系統管理平臺自研開發的情況下，需對平臺開發商進行招標。在這個過程中涉及到意向達成、合作期限、合作方式、需求確認、系統設計、驗收標準、平臺后期維護、收費標準等協議的落實，需要不斷進行協調。
4.3.3設備存在故障風險。用來承載檔案資料的電子設備可能會發生故障，必須做好電子檔案數據的備份恢復工作，備份技術能保證關鍵信息在發生災難性故障后得以恢復，對此在系統建設時需要對設備功效進行詳細考慮。
4.3.4吐電子文件的原始信息存在被刪改的風險。要通過采取技術處理將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。
4.3.5電子化管理改革需要一定時間推進。實行檔案電子化管理不是一蹦而就的事，應使紙質和電子檔案逐漸接軌，同時需分別在紙質和電子檔案中注明對應的文件號及存地，以便參照互補，建立相互準確的標識關系。
5檔案電子化管理應用的成功案例
財政局:2009年，云夢縣財政局以目標管理推進檔案業務規范化建設，加強電子檔案管理系統的推廣應用，加大檔案安全保護力度，增強檔案電子化程度的開發利用功能;全縣的財政所檔案管理全部達到省一級水平。2009年底，財政局機關檔案管理順利通過省特級驗收。
供電企業:2011年12月9口，開封供電公司客戶電子檔案管理系統正式運行，該系統擁有完整的客戶檔案信息，能清晰反映出客戶用電管理的全過程，可以方便地從系統中查詢受理申請、供電方案、業務收費、受電工程設計審查、竣工驗收、送電等各環節的工單內容，實現客戶業務檔案的全痕跡管理。
以上案例說明檔案電子化管理模式已被應用到政府機關和企業的口常工作中，是適應檔案管理現代化的趨勢，也是新形勢下對檔案管理工作的新要求。
(一)總則
第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條本規定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。
(二)檔案管理
第三條歸檔范圍：
公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。
第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條檔案的借閱與索取：
1.總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔;
2.公司其他人員需借閱檔案時，要經主管副總經理批準，并辦理借閱手續;
3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
第六條檔案的銷毀：
1.任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料;
2.若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。
3.經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。
(三)印鑒管理
第七條公司印鑒由總經理辦公室主任負責保管。
第八條公司印鑒的使用一律由主管副總經理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規定造成的后果由直接責任人員負責。
第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢，存檔。
第十條
公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經主管副總經理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。
第十一條蓋章后出現的意外情況由批準人負責。
