時間：2023-06-06 09:39:31
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案日常管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：人事檔案；問題；措施
Abstract: the personnel file is an important carrier of information talents reflect, enterprise or business the unit selects talented person plays an important role. The development of human resources and personnel files to the inseparable relations, is the human resources development of the most important aspects. In this paper, the enterprise personnel file management discusses the existing problems, and puts forward the corresponding measures.
Keywords: personnel file; Problem; measures
中圖分類號： G271 文獻標識碼：A文章編號：
科學技術是第一生產力，是企業長期發展的重要因素，而人才是企業發展的核心力量。人事檔案管理作為企業日常管理中的一部分，直接影響著人力資源的可持續發展，研究人事檔案工作有著重要的意義。
人事檔案是人事工作的重要組成部分，是歷史全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息的載體，合理使用人事檔案信息，有利于管理者安排各類人才在合適的工作崗位上充分發揮工作積極性、主動性和創造性，是知人用人的重要依據，也是企業改革改制、生產經營、科研開發、人力資源戰略開發等方面的重要依據和信息庫。
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎，提高人事檔案管理水平是維護企業人力資源管理，促進人力資源可持續發展的重要保障。然而，當前很多企業的人事檔案管理出現了諸多問題，阻礙了人力資源健康、持續的發展。現狀主要表現在：
1.審核把關不嚴。社會經濟的繁榮使得市場上的人才流動量增大，很多用人單位在招聘員工時并未打算長期聘用，只是為了緩解一時之急。造成了用人單位對于人事檔案的審核工作不嚴，少數企業則直接跳過檔案審核，對于檔案資料也是抱著可有可無的態度。
2.材料不實或信息不準。人事部門未按規定對材料進行認真鑒別,從而給“造假”行為提供機會，很多求職者為了謀求工作機會，而在自己的檔案上填寫不真實的信息，這對于企業在今后的人力資源管理上將帶來很大的實際問題。
3.管理者素質不高。現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應企業人事檔案工作的需要。
4.檔案收集不當。管理意識的薄弱使得大多數企業招工時對于求職者的檔案資料沒有認真審閱，大量的檔案沒有完全收集到企業的人力資源部門進行保管。而在考察職員工作業績、能力時，管理者也未能完善人才建檔工作，使得檔案收集不當，“拋檔、棄檔”問題嚴重。
5.人事檔案管理手段滯后和基礎設施差，保管條件落后，管理水平較低。現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發。目前，很多部門的人事檔案管理還是以傳統的手工操作為主，設備簡陋，技術落后，耗費大量的時間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實用。
6.人事檔案信息資源的開發利用不充分。保存檔案的最終目的是為了“用”，而在現實中，由于人事檔案強調保密性，檔案的利用范圍小，利用率低。
目前部分企業單位人事檔案的現代化管理水平不高，制約著檔案作用的充分發揮，已不適應新形勢下企業人事檔案管理工作的要求，這就亟需當前企業人事管理部門在檔案管理工作上改進和創新。
1.加強領導，健全制度
加強對人事檔案管理，要切實從思想意識上提高對人事檔案重要性的理解。結合實際情況，在檔案管理部門的指導下，制定一套管理辦法，如檔案的接收、轉遞、查閱、保管、建立人才庫制度。針對檔案管理人員的聘用，企業應當通過競爭選拔的方式擇優錄用，通過競爭環節讓管理者上崗就業。
2. 狠抓培訓，提高素質
對于檔案管理工作者而言，提高自身內在知識水平，積累豐富的管理經驗是保證工作順利開展的前提。這就要求人事檔案管理人員積極提升自己的專業知識，實現知識創新，盡可能使檔案管理人員專業化。同時，采取“請進來，走出去”的辦法加大對管檔人員進行政治和業務培訓，用新的理論知識武裝頭腦，開闊眼界，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，并要穩定檔案專業隊伍，加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、嚴謹認真，要有能吃苦、耐勞，甘于奉獻的精神。
3.注重收集，規范管理
在整理人事檔案時，要注重收集檔案材料，拾遺補缺，發現缺少的材料要及時向交接單位索要或詢問本人，如有丟失應主動與單位聯系，及時補齊。人事檔案內容復雜，案卷內常有材料的收入取出，如工資調整、年度考核、調配錄用、職稱晉升材料等不得拖延，要及時傳遞歸檔，保證歸檔材料完整齊全，維護人事檔案的安全，定期總結經驗，研究解決檔案接收過程中存在的問題。另外，干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，都必須認真貫徹執行有關的法律、法規和黨的組織干部人事等工作的政策、規定。
4. 創新手段，大力拓展信息服務功能
人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到完善，而且對于不斷優化技術人才結構等都具有重要的推動作用。當前，在檔案管理的具體工作過程中，還存在一些較為突出的問題。主要是：個別單位的工作人員沒有能夠充分認識到人事檔案管理的工作職能，對此沒有產生足夠的重視，對人事檔案管理工作的內容過于片面化，誤認為人事檔案管理就是簡單的抄寫以及對檔案的保管;在人事檔案收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價值沒有得到充分發揮;在人事檔案管理的具體手段上，仍然沿用著以前較為傳統的管理模式，不能隨著社會發展需要而進行不斷創新;在一些單位當中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟件等專業技能都不具備，在查找檔案時還是沿用傳統的人工查找的方法，嚴重影響了人事檔案管理的效率和工作水平。
二、和諧管理理論的具體內容
在我們通常熟知的管理學理論當中，其中一項非常重要的內容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內部組成的各個部分內容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態，從而最終實現整體性的功能。對于人事檔案管理單位來說，隨著現代社會激烈競爭壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會貫通在自己工作當中，使人力資源在管理能力和服務水平上得到較快發展和提升，對于有效解決突出問題、構建和諧勞動關系具有重要的促進作用。具體來講，和諧管理理論的內容主要體現在兩個方面：首先，所謂和諧管理，需要將各個要素進行不斷優化升級，才能夠促進整體和諧的充分實現。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關理論知識，對其進行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準備。在和諧理論管理中，其所謂的系統輸出，簡單來講就是在一定條件下，在還沒有對原先的自身精神狀態進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務狀態表現出來的過程。其次，在和諧管理理論知識構成中，其具體內容包含的利益價值，實際上是一種精神內在體現和效果的外在表現。人事檔案管理單位在其具體的工作職責中，對其單位的組成成員進行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質手段和相關的生存手段提供給員工使用，與此同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現其自身價值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。
三、人事檔案管理中和諧管理理論的應用
在日常的檔案管理工作中，通過對管理學中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以對和諧管理理論的重視和應用。
(1)進一步提高人事檔案工作的科學化水平。在日常的管理工作中，提高對人事檔案管理機構工作的要求，并不斷完善人事管理機構的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準確，并將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，對人事檔案管理機構組織進行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準確及有效的信息提供給相關的領導，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎懲措施。
(2)進一步加大人事檔案管理中的信息化進程，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構建電子檔案的數據庫，充分發揮人在主觀能動性上的先天優勢，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現代信息技術的不斷發展，在人事檔案管理領域出現的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計算機硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當中，要不斷的合理的運用電子計算機技術，從而在具體的工作中能夠和現代化辦公設備相協調。通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領導層對員工做出正確的決策和分析。
(3)在日常工作中，要不斷的加強在人事管理中的程序交接流程的規范，在人事檔案管理的交接過程中，具體內容需要更加的嚴謹，自身也存在著一種巨大的責任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴格按照相關程序來進行，從而更好地實現檔案的完美交接。
(4)在和諧管理理論的推動下，要不斷的加強人事檔案管理的日常保存工作。在人事檔案管理的保存工作中，需要將其具體的原則內容充分貫徹進來。保存工作中=要根據單位的實際情況來進行分析，從而做到與其相關管理制度和規范制定的合理性和準確性。通過以往的實踐我們就能看出，通過科學準確的人事檔案管理保存工作，對單位職工以及領導能夠起到重要的監督作用，從而引導他們更好地開展人事檔案管理日常工作，更好地發揮好人力資源的優勢。
四、結束語
一、死亡人員人事檔案的歸屬與流向基本情況
1. 組織部門：一般能按要求管理權限范圍內的死亡干部檔案，不定期地向同級國家綜合檔案館移交，無檔案銷毀情況。組織部門能基本掌握死亡人員情況，目錄齊全，編目編號規范，能提供電腦檢索。但大多數沒能按《干部檔案工作條例》規定及時將死亡人員人事檔案移交檔案館。另外，有的組織部門缺檔案移交、登記臺帳。
2. 勞動人事部門：我們選擇了社會保險處、勞動就業處為調查樣本，其死亡人員人事檔案數量大，存在底子不清、收集不全、未及時歸檔等情況。無移交綜合檔案館、無銷毀情況。縣級勞動人事部門普遍存在應該接收國有企業、國有改制企業、非國有企業的人事檔案資料收集不齊全的問題，相當部分未能及時登記、分類、編目，沒有做到有序排放和有效監管，存在“生者與死者檔案混裝”的情況。同時，多數縣級勞動人事部門對死亡人員情況不夠了解，對檔案的數量、來龍去脈等底子不夠清晰。
3. 機關、群團組織：死亡人員人事檔案未統一歸口管理，沒有移交綜合檔案館和銷毀檔案的情況。市級機關中，有的主管部門除本系統副處級以上干部人事檔案組織部門統一管理外，系統及直屬單位科級干部人事檔案自行管理，其他人事檔案則由直屬單位自行管理，新錄用人員人事檔案則多由人才交流中心托管。縣級機關中，除部分區、縣機關、群團組織人事檔案由組織部門統一保管外，大部分區、縣機關、群團組織人事檔案由組織部門和勞動人事部門管理，干部檔案在同級組織部門，職工檔案在同級勞動人事部門，流向與歸屬情況各不一樣，管理存在漏洞，甚至出現“無頭檔案”的現象。
4. 國有企事業單位：除了由黨委政府任免的干部檔案由組織部門保管外，一般職工人事檔案或自行保管，或部分由主管部門保管，或由人才交流中心托管，無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。
5. 國有改制企業：移交情況不一，管理情況各異，沒有銷毀情況。有的行業主管部門管理改制前相關人事檔案，因無人申報而對死亡人員情況不知曉，對死亡人員數量、情況無法統計，登記、管理不到位一直未移交。有的企業保存改制前的人事檔案，清理與整理不到位，登記和分類不及時，部分沒有保存死亡人員人事檔案，改制期間調離、解聘、退休人員其檔案隨人走。也有的企業改制前的人事檔案包括死亡人員人事檔案在改制期間已移交勞動人事部門，而改制后沒有建立人事檔案，或將招聘人員檔案打捆保管，沒進行裝袋、整理，數據不清楚。
6. 非國有企業：部分企業自行保管人事檔案，但多數沒有保管死亡人員人事檔案；部分企業委托專業機構托管人事檔案。據查，非國有企業多數人事檔案建立欠規范，欠完善，無統一標準，甚至少數沒有建立人事檔案。無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。此外，個別縣由鄉鎮勞動保障站負責管理當地非國有企業人員人事檔案。
7. 高校：由學生部自行保管學生檔案，管理較規范，底子清楚。無移交情況，無銷毀情況，極少數死亡學生檔案被死亡學生家屬提走。
8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事業單位委托、企業委托、個人委托托管的人事檔案，數量大，沒有移交、銷毀情況。因為很難掌握死亡人員信息，委托管理往往僅限于簡單存放、保管，所以對于死亡人員人事檔案的情況底子不清，無法準確統計，不少生者、死者人事檔案未分開。
9. 社區、居委會：從選取的調查樣本來看，很少建立和保存死亡人員人事檔案，少數存有或建立了人事檔案，但都不存在移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。當轄區內有人員死亡情況時，一般是報送當地派出所，由派出所負責戶籍薄（卡）上核銷，并登記管理。個別社區試點保存縣勞動人事部門移交過來的企業退休職工人事檔案，但是否死亡情況不清楚。個別縣由鄉鎮管理村委會、社區的人事檔案，但這些人事檔案普遍存在資料少、內容缺、不齊全、不規范的問題。
二、存在的主要問題及原因分析
1. 重視不夠與認識不足，檔案管理要素欠缺保障。調查顯示基層單位普遍重視不夠，認識不足，更多地是強調人少、錢少、事多等客觀因素，投入人事檔案工作的力度不夠，而死亡人員人事檔案工作更是被邊緣化。拿被調查單位的檔案員來說，檔案員更換頻繁，不懂業務的有之；檔案員兼職過多，疲于應付的有之；檔案員履責不力，責任心不強，認為“人死賬亡”無關緊要的也有之。有的死亡人員人事檔案被拆卸檔案外殼，單獨存放在類似雜屋的房間，沒有任何保管保護措施；有的死亡人員人事檔案被“束之高閣”置之不理，部分已有發黃、褪色、發霉、丟失等現象。
2. 政策體制與利益等因素，致使檔案管理主體分散、各自為政、歸屬流向不一。一是體制改革、企業改制人為地形成了“人檔分離”，此類人事檔案的歸屬與流向已失范，容易出現“無頭檔案”乃至丟失現象。二是多頭保管加之聯系機制未建立，造成信息溝通不暢，死亡情況無人申報無人查實，死亡登記不及時，管理跟進不到位。尤其勞動人事部門“生者與死者檔案混裝”普遍存在。三是雖然改制有政策，但也存在因利益難以貫徹落實的情況。如有的企事業單位改制期間，存在改制單位缺乏移交托管經費沒有按政策移交托管，后多由主管部門代管系統內改制單位職工人事檔案。
3. 日常指導與監管缺位，檔案業務水平參差不齊。部分組織、人事部門更多重視對在職、在世的人事檔案建立、整理、審核等，而忽視了對死亡人員人事檔案的指導、監督和檢查。而檔案行政部門由于上級沒有政策和要求，平時很少介入其中。死亡人員人事檔案工作的業務水平令人堪憂。一是檔案資料收集不齊全。主要原因是檔案資料移交和接收不及時。一般來說，如果對死亡人員人事檔案不催不要，檔案或材料就會長期滯留在單位或個人手里，不能及時歸檔，容易散失；二是日常管理不善。具體表現為檔案裝訂、分類、編目、利用等不夠規范，分開存放、流轉登記、統計檢查等工作不落實，管理粗放隨意；三是整理質量不高。尤其是企業死亡人員檔案整理標準不統一，內容不完整，建檔欠規范；四是檔案信息化程度低。由于缺乏相關意識，或是受客觀因素制約，相關單位只把人事檔案的目錄、個人信息錄入電腦，而檢索、查閱仍采用手工操作。個別單位雖建立了人事檔案信息庫，但存在信息更新不及時的問題。
4. 現有制度少且約束有限，無章可循、無規可依的問題突出。在調查的9種類型單位中，僅組織部門有《干部檔案工作條例》等依據。然而組織部門普遍沒有按要求及時移交綜合檔案館。據組織部門反映，難以落實的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁雜。有綜合檔案館的同志認為組織部門檔案難存放，或是不想管了才會考慮移交，并且移交的隨意性大，手續難到位。現實中，各級、各行業經過調研形成人事檔案管理制度的很少。調查對象中僅一家自行制訂了制度，其中涉及死亡人員人事檔案工作的只有“死亡人員檔案，每年進行一次清理，重新編號，另行歸檔”一句。由于大多無章可循、無規可依，死亡人員人事檔案管理往往流于形式，既無工作內容、目標任務，也無原則手續、操作流程，更無職責權限，責任追究，久而久之便形成了被動應付的局面，多滿足于“用時記得起，閑時擱一邊”的現狀，這不僅使得工作無所適從，也使得檔案面臨安全隱患。
三、對死亡人員人事檔案管理的建議
1. 高度重視提升認識。各級各類單位要以對黨和人民負責、對歷史負責的高度來重視死亡人員人事檔案工作。一是要保證有專人負責。死亡人員人事檔案工作是單位人事工作、檔案工作的一項重要內容，具有很強的政治性、原則性、業務性，應明確專人負責，納入單位工作總體規劃。二是要切實將檔案工作與其他日常工作同部署、同推進、同檢查、同考核。在現行體制下，死亡人員人事檔案工作多由政工、人事部門承擔，其工作職責、任務要求等必須明確，并且有領導負責督促檢查。三是要宣傳學習相關法規和業務知識，提升人員的檔案意識和整體認識水平，營造一個良好的、給力的人事檔案工作氛圍。同時鼓勵、支持專業人員參與學習培訓，通過“走出去、請進來”以及學習先進、學用結合等方式，了解相關工作的規律，掌握專業知識與技能，不斷增強業務素質和專業水平。
2. 實施歸口統一管理。將死亡人員人事檔案全部歸口至國家綜合檔案館保管，成立“死亡人員人事檔案管理中心”，對各類死亡人員的檔案進行資源整合，集中管理，建立死亡人員人事檔案數據庫。單位檔案室、專業檔案館、專業機構等管理的死亡人員人事檔案可依法移交至綜合檔案館“死亡人員人事檔案管理中心”，實施歸口統一管理，有利于防止政出多門、人為過失，有利于檔案工作“三個體系”建設。此外，勞動人事部門管理的人事檔案較多，死亡人員人事檔案也會越來越多，檔案管理責任重大，有必要成立行業直屬并接受檔案行政部門指導的專業檔案館，實行專人專管，專門管理。
3. 建立健全管理機制。國家檔案行政部門要通過修改《檔案法》，補充死亡人員人事檔案工作內容和規定，明確檔案行政部門的職責。省級檔案行政部門應在廣泛開展死亡人員人事檔案工作調研的基礎上聯合相關部門出臺實用性和操作性強的管理制度、辦法，嚴格控制死亡人員人事檔案的歸屬與流向，使其有規可依、有章可循。出臺的制度應結合實際，突出整體聯動和協作互動機制，針對檔案鑒別接收（移交）、收集整理、保管保護、查閱利用、安全保密、流轉銷毀、信息化等程序和內容有具體而明確的規定，強化業務培訓指導、信息溝通、監督管理及責任追究體系建設。對接收（移交）的時間、內容、要求、手續、費用等進行整體考慮。
隨著社會主義市場經濟的不斷發展，其對于客戶管理所本身的檔案管理以及體制管理也提出了全新的要求。就現有的客運管理所的實際檔案管理而言，他們往往受到傳統體制管理的束縛以及自身管理觀念的制約，從而使得他們在實際管理中沒有辦法真正實現人事檔案管理的有效性，使得人事檔案管理在實際應用中沒有辦法真正滿足新時期客運管理所的日常管理、運營以及決策，從而制約了其自身的管理有效性。由此，本文結合新時期客運管理所檔案管理的需求以及實際社會發展狀況，提出了合理檔案管理體制與模式構建，更好地服務于現有企業自身的管理與發展。
一、客運管理所人事檔案管理工作問題
目前，我國客運管理所人事檔案管理工作問題頻現，這些問題直接制約了客運管理所自身的發展，對其未來經營、管理以及銷售等都帶來了極大的制約和生存發展。具體而言包括：
1.合作不積極，協同不配合
其主要體現在現有的客運管理所在實際檔案管理過程中缺乏良好的協調，各個管理所內部的部門都建立了相應的獨立的人事檔案管理部門，并且彼此之間缺乏足夠的溝通與交流，導致現有的客運管理所整體的檔案管理效率下降，并且因為各個部門之間都擁有屬于自身的檔案管理人員，直接帶來的是實際的人力資源管理的脫節與沖突。
2. 觀念不先進，效率不明顯
目前客運管理所的檔案管理受制于過去計劃經濟的影響，依然秉持傳統的計劃管理理念與管理方式，他們沒有切實有效的結合自身的實際情況以及社會經濟發展，進行相應的管理方式以及體制的轉變，由此使得其自身的人事檔案管理部門的工作效率較低，沒有較好的滿足現代企業的實際管理需求。
3.定位不明確，服務不到位
客運管理所其本身沒有充分認識到自身的定位，沒有意識到自己的社會責任，他們的服務方式以及定位尚停留在傳統的計劃經濟時代，缺乏足夠的服務意識，無法結合現有的企業人力資源管理需求，實現有效的“保管員”的角色的意識形成，從而在一定程度上影響了企業人事檔案管理的工作質量。
4.結構不合理，素質跟不上
客運管理所檔案管理最終是落實在人，因此在管理人才的素質直接決定了管理內容以及管理效率，決定了管理成果。但是，現有的客運管理所，其本身并不重視相關人才的素質建設以及應用，而且管理人才的結構也不合理，無法滿足新時期客運管理的檔案管理需求。
5.制度不完善，收集不齊全
在制度設計上，目前客運管理所本身的人事檔案制度沒有與市場接軌，沒有有效地結合現有企業自身的實際日常管理需求，使得在實際的人才招聘中無法尋找到合適企業發展的人力資源，并且在實際的歸檔、存檔以及整理過程中的檢索與查詢的不完整，導致了無法真正物盡其用，不能真正反映出企業現有的實際人力資源狀況。并且，在管理中由于硬件設備的滯后，更多的是依賴于人工手動的管理，而沒有真正采用現代人力資源管理信息系統，從而制約了實際的人力資源管理效率以及人力資本的收集。
二、建立客運管理所人事檔案管理體制與模式路徑初探
當前的客運管理所人事檔案管理工作的改革必須知識經濟時代為背景、積極拓展管理職能、史新人事檔案管理的觀念，本文著重從客運管理所檔案管理工作的自身定位、依法治檔和多方協調分別闡述客運管理所檔案人事管理的新型的體制與模式問題。
1.準確定位
客運管理所必須要明確自己的檔案管理定位，要認清社會發展形勢，依據市場化的發展管理需求，滿足新時期客運管理所人力資源發展需求，明確自己和企業的職能定位。切實有效的利用人事檔案管理，將現有的檔案管理服務于自身企業的發展需求，提升員工之間的流動性以及檔案查詢和記錄效率，對其進行分門別類，能夠有效地體現與反應現有客運管理所實際的人力資源狀態，為企業的發展提供良好的人力資源儲備。
2.多方協調
鑒于現有客戶管理所檔案管理的分散化，小型化，要對內部的各個檔案部門管理進行整合，進行統一化的管理，并且切實有效地協調各個部門之間的溝通以及交流，讓他們可以更好地對現有企業彼此之間的人事狀況進行交流，并且定期展開人事檔案管理的調查。同時，建立企業檔案協會。建立企業人事檔案協會可以發揮較大的作用：其一能及時傳達檔案行政管理部門的檔案管理工作的精神；其二能加強各企業人事檔案管理部門之間的經驗交流、及時有效地企業檔案工作中的新問題、難問題；其三能匯集檔案管理方而專家加強指導，提高企業人事檔案管理部門人員的理論素養和管理水平，從而推動企業檔案管理工作的開展。
3.依法治檔
進入新世紀以來，我國的企業都在不斷地轉型，從過去的計劃經濟逐步轉變而市場經濟，由此對于企業的檔案管理也提出了新的要求。客運管理所檔案管理必須要結合市場經濟發展需求，依據現有的企業發展需求，逐步實現依法治檔，建立一套良好的管理制度，做到有法可依、有法可查、有法可督，實現現有的客運管理所檔案查詢、管理、采集的流程化。
三、結束語
醫院人事檔案是醫院員工在人事相關活動中形成的，記述和反映醫院員工的經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備醫院考察的文件材料。記錄反映員工的學歷學位、專業技術職務、考核考察、進修培訓、家庭關系、思想品德、表彰處分等方面的基本信息。醫院人事檔案管理為人才選拔任用、職稱晉升、考核評優等工作提供依據。隨著我國醫療衛生體制改革不斷深入，醫院人事檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰。為充分利用醫院人事檔案中的信息資源，促進醫院管理標準化建設，需開發應用一套滿足實際工作需要的人事檔案管理信息系統。
一、當前醫院人事檔案信息化管理存在的主要問題
（一）重視程度不夠。醫院領導層對人事檔案管理工作不重視，認為人事檔案管理在醫療核心工作中起到間接輔助作用，不能直接為醫院創造經濟財富和社會效益；還有的領導甚至認為人事檔案管理工作僅僅是人事部門的事情，因而沒有加以重視，也沒有在人力、物力、財力等方面對人事檔案管理加大投入，致使人事檔案管理長期處于維持現狀和被動應付的狀況，醫院人事檔案信息化建設也就無從談起。（二）基礎設施建設落后。目前許多醫院的人事檔案基礎設施建設落后，還停留在紙質檔案階段，人事檔案信息化程度不高，未能將現代化信息技術手段全面引入醫院人事檔案管理工作。（三）管理不規范。傳統的醫院人事檔案管理方法局限于保管保存功能，利用率不高，實際工作中方法單一致使效率低下，現代化管理手段沒有充分應用到人事檔案管理工作中，明顯滯后于醫院各項工作的快速發展。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案材料的收集、保管、利用以及檔案業務的范圍也發生了變化，部分舊的管理制度不適應社會發展的需求，亟待進一步修訂完善。（四）管理隊伍不專業。檔案管理人員需要具備過硬的政治素質和業務素質，還要具有愛崗敬業的職業素養。在人事檔案管理信息化過程中，檔案管理人員不僅要精通檔案管理專業知識，還要能熟練掌握計算機和網絡應用技能。當前，很多醫院人事檔案管理人員不能完全達到以上工作要求，需要進一步的學習和培訓。
二、做好醫院人事檔案信息化管理的對策
（一）重視醫院人事檔案信息化管理工作。醫院領導及組織人事部門要把人事檔案管理工作放在事關醫院人才隊伍建設全局的高度來對待，加強人事檔案管理基礎設施建設，切實將其納入重要議事日程。應著重加強人事檔案管理工作人員的思想教育，完善醫院的人事檔案工作考核制度，體現多勞多得、優勞優酬，充分調動管檔人員的工作積極性，提高工作效率。（二）提高醫院人事檔案信息化建設投入。醫院提供一定的資金支持，更新硬件設備，如計算機、掃描儀、照相機等；提供技術支持，通過公開招標采構引入專業檔案管理軟件，來提高醫院人事檔案管理的信息化程度。同時加強醫院人事檔案管理安全措施，在軟件應用的基礎上加設防盜系統。（三）做好醫院人事檔案系統維護。主要包括以下方面：1.規范的錄入規則和內容。在原始數據錄入時應該建立統一規范的錄入規則，所采集數據應針對實際工作需求，以免造成浪費，做到有用必錄入，無關少錄入，讓人事檔案管理系統便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常維護。建立人事檔案系統不是一件一勞永逸的事情，需要定期進行對于系統數據進行管理維護與更新。只有經常對系統進行維護才能確保醫院人力資源系統的長期長效運用。3.檔案的保存與管理。醫院人事檔案信息化管理是將數據保存在服務器中，同時將數據備份放置硬盤中，以防服務器出現問題。在人事檔案的管理過程中不僅要依靠信息化系統，還要對于原始紙質檔案進行妥善保存。做到實時系統、硬盤備份與原始材料三方的妥善保存與管理，防止各種意外情況的發生。4.落實安全保護措施。在服務器與客戶端之間設置“防火墻”，定期修改服務器密碼，針對相應管理人員的上崗、離崗情況簽訂保密協議，明確管理人員和工作人員申請、變更、注銷權限等。嚴格執行保密規定，加強人事檔案信息安全管理。在日常管理工作中，將人事檔案信息安全納入醫院安全保護管理的范圍。（四）加強信息化管理制度建設。應建立健全人事檔案信息化管理制度，特別是要建立健全醫院人事檔案材料收集、整理、歸檔、保存等相關制度和人事檔案計算機使用管理制度，嚴格落實，加強監管，明確各個崗位的工作范圍及職責，規范檔案管理人員行為。（五）建設一支高素質的檔案管理隊伍。要不斷加強檔案人員的政治素質、業務素質、工作作風等方面建設，通過業務學習、教育培訓、外出進修等方式實現管檔人員的基本理論、業務技能、工作水平的提升，努力建設一支政治強、業務精、作風好的高素質醫院人事檔案管理隊伍。鼓勵檔案管理人員在工作中總結創新工作方法和途徑，促進人事檔案工作的不斷發展。
三、結語
醫院人事檔案管理為醫院人才培養、制定人力資源發展規劃等工作提供了有力的信息支撐，是醫院人力資源管理不可或缺的重要組成部分。新形勢下進行人事檔案管理改革勢在必行，只有加快人事檔案管理信息化建設，才能更好地提高醫院檔案管理工作的效率，才能推進人事檔案管理的科學化和規范化進程。
作者: 單位:臨沂市精神衛生中心
【參考文獻】
[1]徐淳,徐曉鳳.關于醫院人事檔案管理現狀的思考[J].中國科技信息,2011(3):139-141.
[2]熊江麗,賀琳,田海.關于加強醫院人事檔案管理的思考[J].中國科技信息,2009(14):171-172.
【關鍵詞】人事檔案 防災 預防 搶救 補救
一、引言
2008年5月12日汶川大地震、2010年4月14日玉樹大地震等自然災害的發生，對國家和人民的生命和財產造成了無法彌補的損失，也嚴重侵害到了人事檔案館及其保管的人事檔案資料，其中北川縣人事檔案局所有的一切都蕩然無存。因此我們要提高面對自然災害和人為災害造成的威脅，努力避免或者減少相關損失。
二、人事檔案防災工作
1.關于災害的預防
1.1人事檔案備份。對人事檔案進行復制，形成一樣的副本單獨存放，平時利用時盡量用副本代替原件提供利用。同時盡量加快信息化建設，把人事檔案全部轉化為電子信息，利用數字設備以數碼形式存儲于磁盤、光盤、硬盤等載體，盡量利用計算機等數字設備閱讀、處理人事檔案材料。
1.2提高人事檔案室的防災能力。人事檔案保護有六防：即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。平時工作要保持庫房溫度、濕度穩定（要求：溫度14℃-24℃，相對濕度45-65%），避開火源，禁止吸煙，要對線路老化等情況進行維修，定期檢查。要完善搶險救災器材配置和保障后勤供給，消防器具應每年檢查或者更換一次，保證消防通道暢通。檢查有關設備，尋找災害來臨時最易受攻擊之處，例如窗戶，安排有關人員及時補救。
1.3工作人員提高警惕，加強日常管理。工作人員應經常檢查人事檔案室，若發現異常要引起注意，及時向領導匯報。要備一份應急物資清單，及時補充丟失或過期產品，應急物資清單包括以下：手電筒、應急燈、口哨、鉛筆、照相機、毛巾、紙巾、報紙、大小塑料袋、保鮮膜、膠條等。
1.4制定相關應急處理預案。把突發事件預防作為人事檔案安全工作的中心環節和主要任務，完善工作機制，強化安全管理，完善防范手段，建立安全預報機制，提高對自然災害的緊急處置能力，對突發事件可能造成的危害和損失做出初步判斷，完善搶險救災的日常訓練工作，所有人員均應熟悉自己的搶險崗位、職責、消防的存放位置、使用方法等，做到責任到人，措施到位，方法得力。
2.遇到災害時應采取的措施
2.1優先搶救人事檔案。面臨其他財產損失和人事檔案安全的選擇時，要把保障人事檔案安全作為自然災害緊急處置的首要任務，最大限度地減少自然災害對人事檔案材料的影響。要及時復查副本及電子信息備份，若有洪水危險，優先搶救人事檔案原件，并用塑料薄膜包裹好，用膠布固定好，放在冷凍設備中。在緊急情況下，采取最有效行動消除對人事檔案的威脅，保護未受損的人事檔案，搶救已受損的人事檔案，轉移和妥善安置受威脅的人事檔案。
2.2成立搶險救災工作組
2.2.1發現問題，及時報警。按照分工，人事檔案管理責任人及現場第一人應立即報警，第一時間通知搶險負責人和相關人員，通知專業搶險救援部門。在可能的情況下利用一切應急搶險工具阻止災情，保護未受損的人事檔案，并及時向領導匯報。凡發現人事檔案室內任何部位有被燒烤異味或庫房屋頂地面暖氣漏水等異常現象，每個人都有責任立即告知周圍其他人，及時排查危險源。如險情不大自己能處置的，除發出警報外，要立即采取切實可行的辦法迅速撲滅險情，同時要報告領導。若發現人事檔案室災情較嚴重，搞不清虛實時，應立即報警，呼叫搶險救災工作人員積極搶險。
2.2.2成立搶險救災工作組。瞬速成立搶險救災工作組，工作組具體負責救災現場的組織決策與指揮，現場工作人員必須服從指揮。若災害來臨，工作組要向全體工作人員發出警告，指明各自的職責，決定未來48小時內與重要成員的溝通方式和位置，組織救災隊伍，建立與公安、消防等專業救援隊伍的聯系，協助專業救災部門自救互助，最大限度減少災害損失。對突發事件可能造成的危害和損失做出初步判斷，啟動相關應急處理預案，對災害事故造成的受損人事檔案，立即組織人員進行搶救，特別是對受水淹人事檔案，要及時采取冷凍或干燥的辦法穩定人事檔案的狀態，避免災情進一步惡化。
2.2.3等待外援。發現險情時，工作人員或第一發現人應該立即通知領導及撥叫與搶險救災有關的外界聯系電話，明確受災地點，打開通往險區的通道大門，通知相關保安人員，保證大門暢通，為消防車的靠近做好準備。消防隊到來之后，應及時介紹險情，一切聽從消防人員的指揮。
3.事后補救
3.1災后處理冷凍干燥法。如果人事檔案被水淹，或者浸入一部分水，應立即用塑料薄膜包裹好，放在冷凍設備中，利用冷凍干燥技術保護檔案。冷凍干燥又稱升華干燥，是將含水材料冷凍到冰點以下，使水轉變為冰，然后在較高真空下將冰轉變為蒸氣而除去的干燥方法，這是專門處理受洪水或者普通水災造成人事檔案受損的處理方法，在搶救受災方面具有較強的應用前景和實踐意義。
3.2去污去酸加固修裱。人事檔案若是受損或者出現破損污染，就要對其進行去污去酸、加固修裱。做這項工作需要專業的技術人員，例如用小刀、毛刷或者溶劑對人事檔案材料進行去污去酸，利用糨糊作粘合劑，運用修補或托裱的方法，把選定的紙張“補”或“托”在檔案的背面，增強紙張的強度，修補受損的檔案，試制盡量恢復如初。在修裱過程中，人事檔案上的只字片語不能丟棄，盡量保持檔案原貌。
3.3加強完善應急機制，要針對人事檔案的特殊性專門設計一整套應急程序，這套程序可最大限度地降低災難對人事檔案造成的損害。
【關鍵詞】醫院 智能化 人事檔案管理
當下的時代以信息技術的大發展和廣泛應用為基本特征，各個領域都已經或正在向著信息
1.人事檔案管理發展概況
1.1國外研究及發展
人事檔案管理在國外，尤其是歐美發達國家發展較早，與之相近的管理領域還包括人事記錄和人事文件。這三個概念在國外研究和應用中經常出現混用，但實際上，人事檔案與一般單位的人事文件是不同的。在國外對人事檔案進行定義的相關法律規定中，最流行的一種就是美國的密歇根州州法典對其進行的概括。該法典稱人事檔案記錄了企業職工整個工作生涯過程中所有的工作行為，這些行為保存在某些機構當中，能夠對職工的就業、升職、薪酬福利等工作的方方面面形成很大程度的影響。人事文件是保密性的，可以不被公開，而人事檔案有法律作為保障，企業員工可以要求企業對其公開人事檔案，否則就違背了法律的相關規定，應受到相應的制裁。
1.2國內研究及發展
在我國，對人事檔案的定義也是多種多樣的，最為流行的解釋是人事檔案是國家和社會的組織機構以文字、表格或其他形式對個人的經歷、業績、才能等進行記錄，并反映在個人的具體生活當中。由此可見，人事檔案由三部分要素構成，包括國家或社會層面的組織機構，檔案保存在個人的社會信息單元中，檔案記錄必須是真實的、客觀的。
從上述國內外對人事檔案的定義和理解來看，人事檔案是在個人參加社會工作，由企業或社會機構進行人事管理過程中形成的，并以個人社會信息的形式進行整理收集，以備隨時對個人的工作信息進行考察。
2.醫院的人事檔案管理現狀
目前，由于我國的醫院現代化管理剛剛起步，許多醫院的管理水平還停留在上世紀八十年代左右，早已不能滿足現代化醫院發展的需要，醫院的人事檔案管理作為醫院管理的重要內容，其混亂現狀尤為嚴重。
2.1內容模糊
人事檔案管理最重要的原則就是記錄內容的清晰、真實，而這一點在目前的醫院管理缺陷尤為嚴重。其人員構成受到歷史環境的影響非常復雜，這就導致在實際的人事檔案管理工作中，人員信息內容模糊，甚至造價的情況嚴重。更為嚴重的一個問題是，在醫院的人事檔案信息中，大部分都是個人工作生涯中所取得的各種各樣的成績，而對其所犯錯誤、工作失誤等不利信息則比重就輕，甚至直接省去。最重要的原因是人事檔案管理部門和領導者沒有端正責任態度，對發現的問題沒有及時進行糾正，甚至與相關人員一同造價，以謀取某些個人的私利。
2.2管理部門混亂
人事檔案管理應由醫院的人事管理部門負責，但在實際情況中，許多醫院或由于組織機構設置局限，或由于根本就沒有現代人事管理理念，沒有設置自己的人事管理部門，這就使得人事檔案的管理在實際操作中的管理非常混亂，沒有一個直接負責的部門。這種“政出多門”的現象有著深刻的社會歷史因素的影響，在我國傳統的醫院管理工作中，由于受制于“檔隨人走”觀念的束縛，造成個人人事檔案的管理不斷的變換主管部門，而隨著市場經濟和現代化企業管理理念的不斷發展，許多醫院開始意識到這一問題的嚴重性，但受到利益分配等現實因素的影響，使得目前的醫院人事檔案管理還在一定程度上存在著主管部門混亂的現象。
2.3檔案利用效率低
隨著我國經濟市場化程度的不斷加深，對人事檔案利用效率的要求也越來越高，但在目前的醫院管理工作當中，人事檔案的利用效率非常低下，這又是受傳統觀念和檔案管理模式的不良影響。人事檔案的利用應擴展到社會經濟的各種組織形式，充分利用人事檔案的信息優勢，給社會經濟的人事管理帶來活力。
3.醫院人事檔案管理的智能化發展
實現智能化發展的基礎是信息化管理在醫院人事檔案管理中得到大規模的推廣應用，事實上，信息化管理也是整個管理模式大的發展方向。具體的發展措施可以從以下幾個方面著手：
3.1打造信息化管理基礎
通過在醫院日常管理中全面應用網絡和信息技術，使信息化管理成為醫院各項管理工作的常態。涉及到人事檔案管理，通過建立醫院人事檔案網絡數據庫，將各種人事檔案信息以電子文件的形式存儲在醫院的數據庫中，為人事檔案管理的智能化發展提供牢靠的數據和信息支持。
3.2建立人事檔案信息管理局域網
在龐大的人事檔案信息數據庫基礎上，醫院可通過建立內部人事檔案管理局域網，使醫院職工可以通過局域網的平臺充分參與到人事檔案管理當中，形成智能化管理前提下的人人參與局面。
3.3建立統一的信息化管理標準
在建立了人事檔案管理的數據基礎和基本管理形式的前提下，通過建立統一的信息化管理標準，能夠對醫院人事檔案管理的智能化、標準化起到非常關鍵的標尺作用。
3.4運用信息化管理手段
現代社會是信息化社會，醫院人事檔案管理要想緊跟時代步伐，就必須采用信息化管理手段，具體來講就是要盡可能的多運用當代最新的科技成果和管理手段，同時還在很大程度上提高了檔案人事管理效率和水平，因此實現人事檔案計算機輔助管理是大勢所趨，是時展的必然趨勢。
4.結語
總之，通過現代化的信息手段對人事檔案進行智能化的管理，才是新時代背景下我國醫院人事檔案管理工作的主要發展方向。
參考文獻：
[1] 魏慶紅. 淺談醫院人事檔案信息化建設[J]. 科技檔案， 2012（2）
[2] 杜娟. 信息時代人事檔案管理的發展方向[J]. 辦公室業務，2012（10）
關鍵詞：數字化信息；醫院；人事檔案管理
數字化技術的不斷發展推動了醫院人事檔案管理工作的進展，并為醫院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進醫院人事檔案管理工作與社會發展的同步對接。下面，筆者就針對醫院人事檔案管理對數字化信息的應用情況發談一談自己的體會。
一、現階段醫院人事檔案管理的情況
1.人工操作效率低下
醫院的人事檔案主要用于對醫院工作者的基本情況進行記錄，能夠真實全面地反應醫院工作人員在學習、工作以及生活等方面的真實情況。在人事檔案管理的人工操作模式當中，必不可少進行轉抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風險，一旦在轉抄過程中出現錯誤，后續就需要通過多個復雜的程序來進行修復或補償，這樣又降低了管理效率。此外紙質檔案具有易損壞性，對人事檔案管理的規范化、系統化具有極大的不利影響。
2.對人事檔案管理資料的利用率較低
大部分醫院并沒有真正意識到人事檔案管理的重要性，雖然對其進行妥善保管，但是卻沒有真正利用起來，而紙質人事檔案的管理需要巨大的場地空間，這就在很大程度上提高了醫院的管理成本。再加上醫院需要定期對檔案進行整理或清理，這也會對紙質化人事檔案產生損害。
3.檔案管理信息化水平不高
縱觀我國醫院人事檔案管理情況來看，大部分醫院并不具備完善的基礎設施以及軟件資源，相對于臨床科室來說，檔案科在硬件以及軟件方面的設施情況都更為落后。信息基礎也不夠牢固，無法與現代化技術的發展步伐相適應，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫院人事檔案管理工作發展的一大要因。
二、如何基于數字化信息技術完善醫院人事檔案管理工作
1.提高醫院數字化人事檔案管理意識
醫院必須保持全院上下員工思想上的統一性，提高人事檔案數字化管理的意識，構建并完善醫院人事檔案管理機制，在醫院內部推行三層管理模式，從根本上調動起醫院人事檔案管理的積極性以及靈活性。
2.充分運用數字化信息技術促進認識檔案管理工作的完善
數字化信息技術中所涉及的一切技術都是基于信息科學理論以及方法而實現的，是一種對人類信息處理功能進行拓展而形成的功能。醫院在進行信息化建設的過程中充分運用人力資源，可以刺激服務能力的提升，從而提升醫院人事資源技術應用方面的可操作性。
3.創新醫院服務模式
對于檔案管理工作來說，對所管理的檔案資料進行利用是其最終的目的。醫院在開展人事檔案管理的過程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調取等服務，還應在堅持保密原則的基礎上登錄相關網站完善檔案數據信息，并進一步提升人事檔案信息的共享性。
4.加大隊伍建設力度
醫院的人事檔案管理工作始終都無法脫離高質量人才隊伍的支撐作用。醫院應定期組織人力資源科進行業務相關學習、培訓以及實踐等活動，以此來提高他們的理論水平以及實踐能力；此外，還應優先分配一些熟練掌握計算機操作技能、具備高度工作責任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過程中還應關注的是，醫院應控制人事檔案管理人員的流動率，確保該崗位工作人員的穩定性，不要輕易變更崗位。
三、數字化信息對醫院人事檔案管理的重要意義
1.提升醫院工作效率
電子檔案能夠實現實時更新、修改以及作廢，改變傳統紙質檔案管理過程中無人問津的尷尬局面，賦予醫院人事檔案資料更高的時效性，提升醫院整體的工作效率。
2.保存難度降低
傳統的紙質人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時間推移很容易出現損壞、遺失等現象，而數字化電子檔案能夠通過電子文檔的模式儲存在計算機系統當中，保存時間極長，且不容易被損壞。
3.信息儲存內容覆蓋面更廣
電子儲存媒介具有空間大的特點，因此醫院在儲存人事檔案信息時不必再因為儲存場所不足而出現選擇性保存的現象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學習以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲存的全面性。
4.促進醫院考核的公平公正性
紙質檔案在閱讀的過程中需要耗費極大的經歷，因此在閱讀考核內容時往往不會進行全面閱讀。數字化電子檔案具有公開、透明的特征，任何與員工考核有關的評價結果都是通過數據形式來呈現的，可以讓查詢者一目了然，從而促進了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實、可靠。
5.信息獲取速度加快
在紙質人事檔案管理模式下，人事檔案的調取需要花費較多的時間，而數字化技術的應用則有效地解決了這一問題，使這些辣手的問題得到了充分解決。在電子人事檔案系統中，系統會根據所儲存的人事檔案自動生成查詢目錄，查詢者只需要點擊相應的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。
四、在醫院人事檔案管理中應用數字化信息技術需要注意的安全防范對策
1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識
數字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優勢，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現代化計算機信息技術的不斷發展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過程中應加大防范力度，提高此方面的嗅覺能力。醫院也應加大相關網絡安全的培訓力度，要求員工具有高度的保密意識，對于一些機密性檔案文件必須加大保護力度，定期進行系統殺毒，確保數字化人事檔案管理系統的正常運行。
2.完善人事檔案管理制度
要想全面確保數字化人事檔案管理系統實現安全、穩定的運行，就必須制定完善的規章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責任制，明確每一名工作人員的職責與義務，將具體責任落實到個人。此外，還應定期對系統進行維護及升級處理，對于其中一些關鍵數據做好備份工作。
參考文獻
[1]呂慧萍.醫院網上招聘系統數據在人事檔案數字化管理中的應用[J].檔案天地，2013，（5）：49-50.
[2]宋兵，朱衛華，邵悅，等.大型綜合性醫院人事檔案信息系統的構建與應用[J].人力資源管理，2014，（10）：227-229.
[3]郭英.論信息技術在人事檔案管理中的應用[J].齊齊哈爾大學學報（哲學社會科學版），2012，（5）：125.
關鍵詞:新時期;人事檔案管理;信息化建設
人事檔案就是對企事業單位的信息資源進行管理,當前社會經濟以及信息技術快速發展,企事業單位要實現良好的發展就應積極加強人才的管理,認識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進人才的穩定、高效發展具有積極地意義。在現代化發展的今天,傳統的人事檔案管理方法已經不適應當前社會發展的實際需要,因此應積極轉變人事檔案的管理方法,促進人事檔案實現信息化的管理與建設,更好的適應社會以及單位發展的實際需要。
一、人事檔案管理信息化建設的意義
當前信息技術發展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經歷進行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學技術的快速發展,人事檔案的信息化管理建設成為發展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設需要以信息技術為依托,不再是傳統的紙質管理,將人事檔案信息錄人到計算機中,利用計算機進行管理,保證人事檔案信息的全面、真實,避免出現信息丟失的情況。利用計算機進行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發和利用。人事檔案中的信息數量比較大,利用網絡技術進行管理有助于提高信息的更新速度,強化信息資源的共享,避免傳統紙質管理中復雜的工作環節,減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料,企事業單位領導能夠更加全面、及時、準確的了解員工的工作情況,為人動提供了科學的依據。同時,實現人事檔案管理的信息化建設,能夠促進人事檔案管理效率以及效果的實現,促進管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機上對檔案信息進行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權威性。人事檔案信息的建設應尊重員工,保證員工的知情權,這樣人事檔案才有利用的價值,對人事檔案進行信息化建設,員工能夠通過網絡查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現人性化服務。因此應加強人事檔案的信息化建設,促進人力資源管理效果和水平的提高。
二、新時期人事檔案管理的信息化建設對策
1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度
當前信息化建設逐漸推進,人事檔案管理的信息化建設也得到了一定的發展,人事檔案的信息化建設就是利用信息管理系統進行動態化、即時性的建設,促進人事檔案管理水平的提高。因此應提高對人事檔案信息化建設的重視程度,了解信息化建設的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設不是一朝一夕就可以實現的,應將人事檔案管理信息化建設納人到日常管理工作中,從企事業單位的實際情況出發,循序漸進,不斷提升人事檔案信息化的建設效果和水平,對人事檔案的信息化建設進行綜合的研究和分析,及時發現存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設能夠實現高效、順利的建設與發展。
2.加強信息化軟件的開發力度
人事檔案管理的信息化建設需要利用信息管理平臺來實現,因此應檔案管理以及科學技術人員應加強對人事檔案管理信息化軟件的開發和利用,對各種操作系統進行升級,建立完善的人事檔案信息管理數據系統,實現人事檔案管理信息化建設的有效推進,在人事檔案數據系統建設時,應注重管理系統的功能實現,數據管理系統應具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設中,數據庫中包含著大量人員信息,這些信息數據是需要重復利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設為核心,促進信息資源的利用效率,實現信息的共享,保證信息資源的科學性、安全性,提高人事檔案的信息服務質量,促進人事檔案管理信息化建設的高效推進。
3.提高檔案管理人員的素質能力
人事檔案管理的信息化建設最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設中,應努力提高人事檔案管理人員的素質能力,提高人事檔案管理人員的服務水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計算機對文字、圖像、聲音等進行加工處理,實現人事檔案信息的數字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實現人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應掌握一定的信息處理基礎,明確檔案管理的相關知識,以高度的責任感投人到人事檔案管理信息化建設中,促進人事檔案管理水平的提高。
4.做好人事檔案的安全管理工作
由于計算機本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設中,應加強對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時,也應注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴重的損失。因此人事檔案管理部門應努力強化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護措施,保證人事檔案的真實性和科學性。對計算機中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數據庫的使用權限,保證人事檔案的管理能夠按照相關的制度進行,實現人事檔案的安全管理。
三、結束語
當前社會經濟以及信息技術快速發展,計算機技術被廣泛的應用到社會生產及生活的各個領域,在人事檔案管理中,計算機技術也得到了普及,實現了紙質檔案向信息化檔案管理的轉變,促進了人事檔案管理效率的提升。
參考文獻:
[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析口].科協論壇(下半月),2013.14(11):148一149.
[2]都小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究田.辦公室業務,2012.11(15):142一143.
一、醫院人事檔案資源信息化管理的優勢
（一）提高人事檔案資源管理的工作效率和降低失誤率
傳統的人事檔案資源管理工作往往需要消耗大量的人力物力去錄入信息，而且在這個過程中由于需要手寫錄入或者紙質的文件錄入，往往會出現一些錯誤，影響了人事檔案資源的準確性。而信息化檔案資源管理的條件下，采用的是計算機信息平臺系統錄入，可以大大降低錄入信息的工作量，使得檔案管理人員從繁重的勞動中解放出來;另一方面，由于信息平臺系統對所錄入的信息具有一定的識別性和糾錯性，因此可以大大降低信息錄入的失誤率。
（二）有利于方便準確查找人事檔案信息
傳統的醫院人事檔案資源管理模式，往往會因為檢索工具不全，或者查找的信息范圍太寬泛，導致無法快速高效地查找到所需的檔案信息，甚至出現明知道存有檔案信息卻無法找到的情況出現。而信息化平臺管理模式下，醫院人事檔案資源信息通過數據庫的建立，為查找人事檔案提供了非常便捷的途徑，同時可以迅速地完成對檔案的轉遞和查閱，便于醫院人員信息的查詢及統計，只需要在計算機信息平臺系統中輸入一些相關檔案信息或者關鍵字，就可以快速、準確、全面地找到所需要的信息，大大減少了工作量，提高了工作效率。
（三）有利于對人事檔案信息的管理和存儲
傳統的醫院人事檔案資源管理模式主要是采用紙質檔案存儲，一方面要完整長期地保存好檔案資料，需要占用大量的空間，同時需要增添大量的各種設備，消耗大量的人力物力財力;另一方面要想長期保存檔案資料，還需要采取一定的措施防止紙質檔案發生霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞等。而采取計算機信息化管理人事檔案資源，只需要把檔案材料錄入到軟盤、光盤或者硬盤上即可，不但大大節省了各種資源，而且可以長期完整的保存，保存過程中信息資料不會發生任何的變化。
（四）有利于醫院信息化整體平臺的建設
醫院人事檔案資源管理信息化建設是醫院整體信息化平臺建設的一個重要組成部分，由于人事檔案資源涉及的范圍比較廣泛，基本上涵蓋了醫院的每個部門和科室，因此，在建設過程中不但需要醫院檔案管理人員的努力工作，同時還需要每個部門、每個科室的參與，從而形成一個檔案資源共享、規范化一體化的管理機制。這中管理機制非常有利于醫院整體信息化、智能化平臺的建設，為其提供了一定的引導模式和榜樣建設。
二、醫院人事檔案資源信息化管理
建設的措施
（一）強化領導意識，加大資金支持
醫院各級領導要對人事檔案資源信息化建設有一個明確和深刻的意識，在建設過程中要給予大力的支持。同時，醫院人事檔案資源信息化建設需要大量的資金來保障，各級領導要充分認識到這一點并且創造有利的條件提供資金保障，這樣才能使得人事檔案資源信息化建設順利地開展。
（二）建立高素質的人事檔案管理隊伍
高素質的人事檔案管理人員有利于快速高效的實施人事檔案信息化管理工作，對檔案管理人員要定期不定期開展業務能力培訓和綜合素質提高，要培養一批既懂得計算機信息技術，又懂得檔案管理技術的復合型人才，才能使得檔案管理工作更好地開展。
（三）采用科學合理的硬件系統和軟件系統
一套科學合理的硬件系統和對應的軟件系統對醫院人事檔案資源管理信息化建設具有決定性的意義。醫院要結合自身的發展特點和發展規劃，選取合適的軟硬件系統，才能采用合適的資金，最大地提高人事檔案信息資源的利用率和工作的效率。
三、醫院人事檔案資源信息化管理的應用
醫院人事檔案資源信息化管理中要注意以下兩方面的應用：
（一）檔案信息的收集、轉換和保存
檔案信息的收集、轉換和保存工作是檔案信息化平臺建設的最基礎的工作，在這個過程中要注意以下幾點：一是在檔案信息收集的時候要保證其完整性，所有的檔案資料都應當具有連續性，防止檔案信息的缺失;二是在檔案轉換的過程中，要擴充部分檔案資料，對有確實的部分進行完善和擴充;三是在保存檔案資料的時候要評估文件的保存價值，對沒有保存價值或者可利用價值的資料可進行刪除，防止資料混亂。
（二）定期對軟硬件系統進行防護和升級
醫院人事檔案資源信息化平臺建設中需要用到大量的硬件設施，這些硬件設施容易受到外界環境的干擾和影響，因此管理人員要定期對這些硬件設施進行檢測和維護，防止由于硬件設施損壞造成的檔案信息資料丟失。軟件方面，要同步監測軟件系統的工作狀態和系統安全性，培養專門的軟件系統維護人員，對軟件進行定期的升級和維護，同時做好相應的跟蹤記錄，避免發生人為的誤操作，切實做好檔案信息化管理工作。
【關鍵詞】人事檔案；知情權；開放
一直以來，人事檔案都給人一種神秘的感覺，很多人從來都沒有機會查看到自己的人事檔案，至于檔案中的材料及保存管理情況更是一無所知。近年來，伴隨著社會的進步和人們法治意識的增強，因為人事檔案管理問題而引發的糾紛也逐漸增多。人事檔案到底能否對個人開放？本人到底有沒有對自己人事檔案的知情權？相關爭論一直沒有停過。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。
二、人事檔案管理現狀
被制度鎖在籠子里的人事檔案。很多人問：我自己為什么不能查閱自己的人事檔案？根據《干部檔案工作條例》第七章中規定：任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。正因如此，一直以來，人事檔案在各級組織人事部門的“保護”下漸漸蒙上了一層神秘的面紗，也逐漸失去了它應有的價值。對于很多普通人可能從一參加工作自始至終在一個單位工作直至退休，而他的人事檔案在檔案室也就這樣靜靜地躺了幾十年。除了檔案管理人員不定期的對檔案進行收集和整理之外，幾乎沒有人能接觸到他們，以致很多人甚至已經淡忘了自己還有人事檔案的存在。
三、人事檔案信息對個人開放的必要性
（一）有利于接受個人監督，保證人事檔案的嚴肅性、真實性、客觀性。目前，人事檔案管理工作的監管，主體是上級組織部門和本單位主管負責人，而且他們的監管方式主要以業務指導為主，檔案監管為輔。因此，管理人員可以輕易地對檔案進行修改和整理，管理人員水平的高低直接決定了檔案管理水平的高低。而引入本人參與人事檔案的監管，一方面可以做到對檔案進行針對性地監管，另一方面對檔案管理人員也起到了有效的監督作用，從而保證人事檔案的嚴肅性、真實性和客觀性。
（二）有利于人事檔案的開發和利用。現如今的人事檔案管理模式不利于人事檔案的開發和利用。例如，很多人在填寫履歷或者加入黨團時間的時候，由于時間久遠想查看下原始材料。但由于受到不允許個人翻閱查看檔案管理規定，很多人只能憑借模糊記憶填寫，而所填寫的材料恰恰將來也要存入個人人事檔案，這樣就造成了檔案記載時間前后不一致的問題，人事檔案管理工作變成了簡單的材料收集，失去了它的參考和利用價值。而自2014年至今，從中央到地方各級組織部門進行的干部人事檔案專項審核工作，其中一項就是對記載前后不一致的情況進行調查核實。通過審核發現，有大部分是因為記不清楚而造成的填寫前后不一致。因此，人事檔案信息對個人的開放有利于避免此類現象的發生，也可以達到檔案利用的最大化。
（三）有效避免大量死檔、棄檔的出現。一方面由于管檔部門和單位對人事檔案的過度保護，在一定程度上阻礙了人才的自由流動。另一方面，由于個人對檔案中的情況不夠了解，人事檔案漸漸成為了“雞肋”，從而出現了大量的死檔和棄檔，增加了管理人員的工作量和管檔難度。因此，人事檔案對個人適度的開放，可以促進人才的自由流動和增進個人對人事檔案的了解，有效解決大量死檔和棄檔的出現。
四、檔案信息對個人開放的支持
（一）檔案管理工作的信息化。檔案管理工作的信息化是人事檔案對個人開放的先決條件和基本保證。為了保證人事檔案的安全，人事檔案對個人提供開放服務的途徑必須采用電子信息化的方式，即將檔案內容數字化和信息化，使個人在查詢個人檔案相關信息，了解保管情況時不用直接接觸檔案原件即可完成。這樣，即保護了檔案原件，又達到了利用和參考的目的。
（二）對檔案管理工作的資金支持。檔案管理工作的信息化是對個人開放的先決條件和基本保證，而有力的資金支持則是檔案管理信息化建設的基本保障。主要包括電腦、影像采集設備、管理軟件、人員培訓、后期維護等產生的費用。這就需要檔案單位負責人給予足夠的重視和財政部門的大力支持。
（三）檔案對個人開放工作的日常管理。根據工作實際情況，對檔案管理人員操作流程、個人查閱范圍、審批流程、查閱登記制度等方面建立嚴格完善的規章制度和操作流程，是檔案對個人開放的制度保證。原本被重重保護起來的人事檔案對個人開放，無論對于檔案管理者還是個人無疑都是一個新課題和新生事物，在開放過程中必然會遇到各種問題。制度和流程制定的過于嚴格和教條則達不到理想效果，過于簡單則不利于人事檔案的保護。因此，制度和流程是否科學全面，決定了對個人開放工作的實效。
【關鍵詞】人事檔案；管理功能；提升
每個人在參加工作時都會建立自己的個人檔案，并將伴隨著自己的職業生涯。同時，人事檔案的管理工作也是人事工作的重點所在，是單位各項工作得以開展的首要前提。但近年來，隨著事業單位的轉型和人事制度的變化，人事檔案管理也開始出現了一系列的問題。
一、當前人事檔案管理存在的問題
首先，管理人員的意識落后。人事檔案管理相對于其他工作來說，工作量小，對專業知識的要求相對較低，屬于比較基礎的工作。因此導致部分基層的事業單位對人事檔案工作缺乏足夠的認識，甚至因為有些領導和管理人員的認識不夠，使得應付了事、監督力度不夠等問題頻發，從而使得檔案工作處于較為被動的狀態。對檔案問題重視程度不夠的不僅是管理人員，同時還有很多新入職高校畢業生觀念淡薄，認識不到檔案對于他們的重要意義，忽視人事檔案以致造成檔案丟失的現象時有發生。
其次，人事檔案的適用性不強。目前，人事檔案內容方面存在著內容空洞、材料不全、信息不準等問題。很多能夠充分反映干部的品德作風以及素質培養的內容沒有被放置入內，反而是那些空話套話的內容大行其道。而且檔案搜集不全，有些干部任免審批表、工資審批表未能及時地補充更新，甚至有些還在本人手中。有些檔案的簽字和蓋章不全，以致檔案工作未能及時開展。
最后，檔案的管理人員和管理方式落后。檔案管理是一項專業性和政治性較強的工作。可是很多從事基層事業單位的檔案管理人員卻幾乎是身兼數職，有的甚至是半道出家，嚴重缺乏專業的培訓。而且，大部分檔案管理員是手工操作，人工化。這在計算機已經普及程度如此之高的今天，顯得格外笨重與落后。
二、如何提升人事檔案管理功能
針對目前檔案管理方面存在的一些問題與挑戰，筆者嘗試淺析了能夠提升人事檔案管理功能的方法。
（一）更新檔案管理觀念，強化檔案制度建設。檔案在社會務工人員或者是非公有制企業的員工身上用處不大，但是在一些學歷較高的，或者是處于事業單位的工作人員身上，則起到很大的作用。所以無論是檔案管理人員還是從業人員，都應該更新檔案的管理意識和觀念，強化對檔案的重視程度。同時，強化檔案意識也可以從建立相關的制度入手。制度是保障當代人事檔案管理效能提升的首要因素。人事檔案的管理需要制度來維護，用管理制度來保證管理工作的質量，從而提升檔案工作的管理功能。
（二）實現資源共享，提高人事檔案的質量，加強知識學習。上文提到，檔案的質量參差不齊，里面摻雜著許多空話和套話占主體的無效信息。因此應當實現干部人事檔案的新型管理方式，建立干部人事檔案管理的數據庫，讓那些真正能夠反映一個干部或者是工作人員的數據和內容進入檔案袋。這樣不僅有利于檔案內容的更新與補充、與時俱進，同時還具有儲存量大、壽命延長、信息準確等優勢。在這個過程中，檔案管理人員也要加強自身的學習，適應時代的發展，廣泛汲取現代科學文化知識，使自己成為一個合格的管理者。
（三）加強人事檔案管理的監督工作。做好監督工作是使檔案在利用過程中做好保密的一項重要措施，能夠及時糾正各種檔案利用過程中不規范、不合法的行為，從而做到既能應用，又保證檔案安全。有條件的檔案館室可以安裝攝像頭和監視器，長期保存調取檔案的視頻監控。同時檔案管理人員要注意積極地與檔案調取者交流，分析他查閱和調取的動機以及具體的使用情況。在檢查時如果發現了問題，一定要第一時間處理，并且做好資料備份。這樣才能夠避免可能出現的問題，提升檔案的管理效能。
（四）人事檔案管理技術化、信息化。為了順應時代的發展，同時也要提高檔案保存和管理的效率，應當逐步推動檔案管理技術化、信息化、無紙化進程。想要推動這一進程，則必須在確保思想正確的基礎上，保證物質條件充足，只有這兩個層面的工作都做好了，才能夠確保檔案管理的信息化技術化發展目標能夠實現。具體論述的話，則是檔案管理單位必須積極研究檔案管理工作的增長點，根據實際情況，判斷是否具有信息化和技術化的條件，從而合理地利用科技手段，大力開拓人事檔案管理中存在的新的增長點。同時也要注意，檔案管理單位也必須認真發現單位自身的高技術水平的信息工作者，使其能夠在完成自身工作的同時，投入到檔案信息化管控工作之中，把他們的能力充分發揮出來。這樣的話，單位不僅能夠提高檔案管理的信息化水平，同時也能夠節省資金、提高檔案管理的效率。
三、結語
通過上文的淺析，我們發現，如果想要提升檔案管理的功能，確保檔案管理工作能夠發揮它的存在價值以及意義，就要強化管理意識，提升自身的技術能力和專業程度，實現技術化和信息化，確保其能夠與時展的步伐保持一致，與經濟發展的速度相協調。同時也要積極地培養檔案管理人員，在開展日常管理工作的同時合理運用新的技術和知識，切實提高管理能力，提升檔案管理的效率。
【參考文獻】
[1]張晶， 張敏. 淺析如何提升人事檔案管理效能[J]. 電子制作. 2013（20）.121.
