時間：2023-06-07 09:35:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校數(shù)字檔案，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：安全；可靠；管理制度；防護體系
隨著計算機技術的發(fā)展，信息技術在各個領域被廣泛應用。檔案管理發(fā)生了巨大的變化，檔案部門或檔案工作者不但要管理紙質檔案，還要管理數(shù)字檔案。數(shù)字檔案的特殊性檔案部門或檔案管理現(xiàn)不但要做好管理質量與進程的管理，還要做好數(shù)字檔案安全工作。
一、數(shù)字檔案面臨的安全問題
（一）數(shù)字檔案管理不規(guī)范，檔案管理制度不健全
高校注重教學工作、學生工作方面，而對檔案管理制度方面沒有投入大量的精力。對檔案的管理工作卻沒有提出明確的要求，不及時制定檔案管理制度，不規(guī)范檔案制度，沒有明確規(guī)定檔案的管理部門、管理人員、檔案的保留范圍、保留時間。由于學院對檔案管理的方方面面沒有進行統(tǒng)一的規(guī)定，導致檔案管理工作出現(xiàn)了很多的缺陷，各系部之間沒有統(tǒng)一的管理，使得學校的教學檔案分類以及檔案編制沒有清楚的條理，資料殘缺不全。
（二）檔案真實性、可靠性與可用性
數(shù)字檔案以光盤、硬盤為載體進行保存和傳輸，光盤與硬盤需幾年更換新的載體，前者易受干擾，易消磁；硬盤操作不當或系統(tǒng)更新易造物理損壞。數(shù)字檔案易導致檔案內容被更改且更改以后不留痕跡；電子檔案易復制性，并且復制后不容易分辨原件與復制件。
（三）檔案工作人員對檔案信息的安全不重視
檔案人員對檔案安全意識的缺乏，傳統(tǒng)檔案員保管紙質檔案，只要防蟲柱、防水、防潮等即可，而面對檔案信息化管理安全意識的缺乏會導致不法分子利用木馬非法侵入檔案網(wǎng)站篡改以及獲取檔案信息，甚至銷毀數(shù)據(jù)資源；黑客入侵網(wǎng)站，獲取管理權限，造成檔案信息流失。
二、數(shù)字檔案安全解決方案
（一）加強檔案管理制度建設，促進數(shù)字檔案管理管理規(guī)范化、科學化
高校應當重視建立數(shù)字檔案管理制度。首先，學校領導應該起到帶頭重視作用，在學校的教學工作者加大宣傳，讓全本職工了解教學檔案的重要性，促例院領導重視檔案管理。其次，高校要建立一些完善檔案管理方法，明確數(shù)字檔案管理程序。根據(jù)分級管理的原則，制定科學、規(guī)范、合理的教學檔案管理流程，定時檢查教學檔案管理工作高效、平穩(wěn)的M行。
（二）提高檔案工作人員的檔案意識
在檔案管理工作中，檔案工作者與其他部門的加強交流與合作，充分發(fā)揮優(yōu)勢，提高檔案現(xiàn)代化的管理的工作水平，同時讓其他人認識倒檔案的意義，提高檔案部門的社會地位，引起更多領導的重視。加大檔案工作的資金投入，隨著現(xiàn)代化的進程要逐漸改善檔案室存儲環(huán)境、存儲設施等。
（三）使用有效的技術手段，建立安全的防護體系
采用防火墻技術，在檔案部門內網(wǎng)與學校的外網(wǎng)之間設置一道保護屏障，以此來保證內部的相關信息不被泄漏，并且外部的一些工作不可以通過非法手段獲取內部的信息。除些之外還采用安全保密技術，內校人員可隨時進行查看，需要下載等操作就需要數(shù)字證書以及數(shù)字簽名等手段，來保證數(shù)字檔案的安全。
三、結語
實現(xiàn)現(xiàn)代信息資源的共享，使高校教育工作、管理者、檔案工作者從繁瑣、低效的工作中解脫出來，進一步提高工作效和教學質量勢在必行。在不精心策劃滿足自行開發(fā)符合學校的檔案管理系統(tǒng)的需求情況下，針對數(shù)字檔案的安全現(xiàn)狀，結合學校自身辦學特色開發(fā)出形式多校、靈活多變等特點，研制出一套適合本學校的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。
參考文獻：
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關鍵詞： 高校數(shù)字檔案館建設 現(xiàn)狀 存在問題 提升策略
高校數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。
一、高校檔案數(shù)字化是高校信息化建設的必然趨勢
數(shù)字檔案館是順應計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術和多媒體等技術的發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案館，代表著檔案館未來的發(fā)展趨勢，也是信息時代檔案服務創(chuàng)新、拓展社會服務功能的必由之路。建設數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館的工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。
數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點，這些優(yōu)勢是傳統(tǒng)檔案館望塵莫及的。高校數(shù)字檔案館的功能主要表現(xiàn)在以下方面：（1）維系“學校記憶”，傳承大學精神。高校檔案館可以利用館藏資源通過建設校史館、開辦各種陳列展覽、舉辦專題報告會、編寫各種出版物來再現(xiàn)學校歷史記憶、展現(xiàn)學校歷史底蘊與人文精神。（2）服務教學科研。高校檔案館館藏中的學生成績、學生論文、教師課件、科研項目等檔案都從不同方面為學校教學科研發(fā)展提供了可借鑒的歷史材料。（3）利用檔案原件，提供憑證依據(jù)。社會公眾對高校檔案原件憑證性價值的追求集中表現(xiàn)為對學校畢業(yè)生相關信息的真實性核準。在高校檔案館對外服務中，利用檔案原件為畢業(yè)生本人補辦有關證件、為用人單位核實有關畢業(yè)生信息的準確性成為其中的主要部分。
二、高校數(shù)字檔案館建設的現(xiàn)狀
早在20世紀90年代，南京大學檔案館就開始進行檔案管理信息系統(tǒng)的研究和開發(fā)，并且進行了合理的規(guī)劃，在以后的建設中圍繞建設目標，一步一個腳印地向前發(fā)展，至今，已完成了“‘南大之星’多媒體檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)（6.0版）”、“南京大學教授成果管理系統(tǒng)”、“南京大學研究生論文電子版上傳與管理系統(tǒng)”、“南京大學畢業(yè)生電子和學位電子照片管理系統(tǒng)”等的開發(fā)和運行，搭建起了數(shù)字檔案館檔案信息管理平臺，實現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上收集、開發(fā)和利用。上海交通大學數(shù)字檔案館系統(tǒng)運用多種先進技術，整合各類檔案信息資源，建立了集成式的數(shù)字檔案業(yè)務工作平臺，通過檔案門戶網(wǎng)站和校史博物館網(wǎng)站向校外用戶提供了全方位、一門式的數(shù)字檔案信息服務。浙江大學近年來努力推進數(shù)字檔案館建設，建立和開放檔案網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，在全校范圍內全面實施電子文件遠程歸檔。重慶大學數(shù)字檔案館從2006年3月開始建設，歷時三年半，至2009年9月建成。該數(shù)字檔案館將檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)業(yè)務系統(tǒng)緊密結合，有效地實現(xiàn)了館室一體化、文檔一體化、館庫管理智能化的數(shù)字檔案館整體建設模式，建立了檔案信息資源服務體系，實現(xiàn)了全校范圍內檔案信息資源的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享。復旦大學檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)鏈接，在全校各部門之間實現(xiàn)了資源共享，各立卷單位的發(fā)文在辦公自動化系統(tǒng)上登記后，可在檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫中自動生成，不必再重復錄入，同時他們還使用了條形碼技術進行庫房盤點和檔案的查借閱登記。復旦大學檔案館配合百年校慶工作將珍貴檔案、歷史照片摘選出來，完成了數(shù)字化的工作。綜合來看，到目前為止，高校數(shù)字檔案館主要發(fā)揮了三個方面的作用：一是介紹、宣傳檔案館的基本狀況和利用方法；二是介紹各個學校的基本狀況；三是提供數(shù)字查詢。
三、高校數(shù)字檔案館建設存在的問題
目前，很多高校雖然設有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門的檔案疏于管理。經(jīng)費的短缺成為高校數(shù)字檔案館建設的瓶頸。沒有強大的經(jīng)濟支持，數(shù)字檔案館建設必須的硬件設施沒有保障，該工作只能是紙上談兵。高校檔案館網(wǎng)站信息內容更新周期長，時效性差。一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。很多有價值的檔案不能及時歸檔，在個人手中積壓、滯留。檔案信息安全問題也應該給予高度重視。網(wǎng)絡信息安全最主要的敵人就是計算機病毒，數(shù)字檔案館在目前的技術條件下，很難抵御計算機病毒的侵襲。黑客的侵襲也是數(shù)字檔案館的最大威脅。檔案人員的綜合素質和專業(yè)技能水平不夠。目前高等學校檔案機構中廣泛存在的待遇低、工作累等原因所造成的檔案工作人員學歷層次低、男女工作人員比例失調、工作積極性差等，不利于高校檔案工作發(fā)展。高校檔案種類較多，但利用類目比較單一；檔案利用主體為校內部門、教職工及學生，社會人員較少；檔案利用手段以傳統(tǒng)方式為主，利用現(xiàn)代技術手段獲取遠程檔案信息服務較少。
四、高校數(shù)字檔案館建設提升的策略
充分認識檔案工作在高等學校中的地位和作用。高校數(shù)字檔案館建設是《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》提出的教育信息化的重要組成部分，是時展的必然選擇，是高校持續(xù)發(fā)展的基礎。各高校要把高校檔案館（室）建設作為學校基本建設的一件大事切實抓好。檔案工作是高校全局工作的重要組成部分，是高校改革與發(fā)展不能缺少的重要管理工作，在高校人才培養(yǎng)、知識貢獻和傳承文明等方面發(fā)揮著不可替代的作用。
完善基礎設施建設。基礎設施的完備是進行數(shù)字檔案館建設的前提條件。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需要，基礎硬件主要包括：計算機網(wǎng)絡設備、檔案系統(tǒng)管理軟件、服務器、檔案加丁設備、存儲設備、數(shù)字化設備、攝像機、掃捕儀、光盤記錄設備等。另外，還要建立一個滿足檔案信息化功能需求、適應時展需要的綜合管理系統(tǒng)平臺和網(wǎng)絡構架。高校檔案數(shù)字化工程是需要耗費一定人力、物力、財力的。2008年8月20日教育部以第27號令的公文形式了新修改的《高等學校檔案管理辦法》，指出:“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。”在第三十八條中強調：“高等學校應當設立專項經(jīng)費，為檔案機構配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數(shù)字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行。”
檔案信息資源建設是數(shù)字檔案館的生命，也是立館之本、強館之基，更是活館之源。高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔。這些文檔涉及教學、科研、行政等方面，需要進行整合后才能統(tǒng)一管理。首先，整合校內信息資源。整合學校各部門產(chǎn)生的信息資源，通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統(tǒng)進行調查分析，確定具有歸檔價值的信息。通過前端控制和全程管理，對其產(chǎn)生、使用、失效等過程進行有效管理，發(fā)揮工作上的主動性和前瞻性。對于各部門使用的辦公軟件、媒體編輯工具產(chǎn)生的非結構化文件，也應該要求各部門定期通過網(wǎng)絡或者光盤載體的方式移交到檔案館。其次，要優(yōu)化館藏目錄，館藏檔案數(shù)字化成功的關鍵在于數(shù)字化后檔案的社會價值與經(jīng)濟效益的體現(xiàn)。對于傳統(tǒng)的紙質檔案、磁帶等數(shù)據(jù)，要有選擇、分步驟地實行數(shù)字化。
檔案貴在于活，重在于用。高校檔案利用工作是指高校檔案工作者以檔案信息為服務前提，以檔案利用者為服務對象，以滿足高校教學、科研、黨政管理和社會各方面需求為目的，通過多種途徑、形式、渠道和方法傳遞檔案信息，實現(xiàn)檔案信息價值的過程。高校檔案館作為高校育人資源的重要組成部份，應該通過開展多種適合高校學生和青少年特點的宣傳教育活動，增強高校檔案館的開放度和公益性，充分發(fā)揮其文化功能和教育功能。
人員素質的提升。在技術方面，檔案人員要熟練掌握計算機的應用，在加強檔案館學、情報學專業(yè)知識學習的同時，還必須加強對計算機、網(wǎng)絡知識的學習，并不斷提高英語水平，完善自己的知識結構。高校既要把好檔案人員選拔任用關,面向校內外招聘錄用相關信息人才,又要建立完善的培訓制度,采取在職培訓進修、攻讀學位、脫產(chǎn)進修、學術研討及參觀考察等方式,對現(xiàn)有檔案人員進行培養(yǎng)和提高水平,使他們的知識結構及業(yè)務水平適應高校檔案信息化建設和發(fā)展需要。
要建立和完善檔案信息安全管理體制，各高校檔案館（室）人員就要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，要嚴格遵守相關的安全保密制度，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。非公開檔案信息一律不得上外網(wǎng)，檔案館（室）內部局域網(wǎng)要切實與一切外網(wǎng)實行物理隔離。要認真采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。
參考文獻：
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關鍵詞：高校檔案；數(shù)字化建設；方向
文明的積淀賦予人類以更大的創(chuàng)造和發(fā)展，信息時代的到來，引起社會諸多方面的深刻變革，它極大地改革了人們過去一直習慣和固守的知識、信息、符號語言等傳播方式。檔案作為承載文明的介質、其形式和內容也在這次信息革命大潮中發(fā)生了巨大的變化。這就是出現(xiàn)了數(shù)字化檔案(電子檔案)，它以電子文件為其主要的存儲方式。檔案信息數(shù)字化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。因此，信息時代構建數(shù)字化檔案館也就成為歷史的必然，也給高校檔案工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。
高校檔案以資源形態(tài)進入信息領域，通過信息技術，開發(fā)了檔案信息資源，通過對高校檔案的利用體現(xiàn)出檔案的價值。高校檔案信息數(shù)字化是隨著學校計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術以及多媒體技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息數(shù)字形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化形式貯存，以網(wǎng)絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現(xiàn)資源共享。
1 數(shù)字檔案的概念與特征
數(shù)字檔案也稱電子檔案。它是人們在使用計算機的過程中產(chǎn)生的，或將既有的各種資料(紙張、圖片、圖像、聲音等)進行數(shù)字化處理(掃描、數(shù)碼攝入等)而產(chǎn)生的信息，如辦公類電子文件、資料掃描、E-MAIL、MP3文件、程序文件等等。我們可以把數(shù)字檔案定義為：通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件。數(shù)字檔案是人類社會真實活動的數(shù)字記錄，是辦公自動化和信息技術、網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的必然結果。它必將深刻地改變檔案工作面貌和信息環(huán)境。由于數(shù)字文件本身的特點，數(shù)字文件和數(shù)字一體化已成為數(shù)字檔案工作的發(fā)展趨勢。
2 檔案信息數(shù)字化對高校檔案工作的影響
2．1 對高校檔案利用方式的影響
數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受時間、空間的限制，在任一地點任一時間只需一網(wǎng)的電腦，即可進入檔案管理系統(tǒng)，查閱自己需要的檔案信息，這樣許多的利用者可以不用到檔案館就能查到自己所需的信息。
2．2 對高校檔案業(yè)務工作的影響
使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入計算機中，各部門可根據(jù)自己的權限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學、設備等類檔案管理中同樣適用。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數(shù)據(jù)進行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題，已不復存在。
2．3 對高校檔案館職能的影響
隨著計算機技術廣泛深入地應用于各個領域，今后檔案的鑒定、整理、編目工作的關注焦點不再是文件實體，而是文件背后的活動和意圖。要更好地了解形成文件的整個過程，通過發(fā)現(xiàn)鑒定文件形成者的職能、計劃和活動鑒定文件價值，重視信息系統(tǒng)與文件形成，從保管機構變?yōu)閷徲嫏C構。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案館從檔案實體的保管基地變成了提供利用方便的信息控制中心。
3 制約高校檔案數(shù)字化建設的因素及對策
3．1 制約因素：數(shù)字檔案打破了傳統(tǒng)意義上的“紙質檔案”的概念，即有形化向數(shù)字化的轉變
高校檔案工作者須實現(xiàn)思想上的轉變與工作方式的更新，由原先的檔案實體管理模式擴展為“檔案信息處理”模式，在加大了檔案工作量的同時工作效率也須加快，須樹立良好的數(shù)字檔案工作理念，滿足高校教育事業(yè)迅猛發(fā)展過程中對檔案事業(yè)的利用需求。
另外，高校檔案數(shù)字化建設需要高校領導的大力支持，逐步將檔案網(wǎng)絡化建設納入議事日程，在人才、物力等方面提供方便，實現(xiàn)高校檔案信息的高效率回報。
3．2 對策：高校檔案數(shù)字化建設須建立一套切實可行的管理辦法與制度
首先，由國家檔案行政管理部門制定出宏觀管理方案和統(tǒng)一技術規(guī)范標準，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的統(tǒng)一行業(yè)規(guī)定，落實到《檔案法》中，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的全球發(fā)展。國家檔案局頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中計劃要完成《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《照片檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《錄音、錄像檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《縮微影像數(shù)字化轉化技術規(guī)范》等電子檔案工作標準與規(guī)范，使得高校數(shù)字化檔案建設進一步有章可行、有法可依。
其次，高校數(shù)字檔案管理應在國家數(shù)字檔案管理規(guī)則下制定出相應的管理辦法與制度。高校檔案部門要以國家《電子文檔的歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，擬定出電子文檔的分類標準與要求，實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下電子文檔的及時接收、歸檔、管理和利用，并不斷健全電子文檔管理制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理，為電子公文和紙質公文一樣達到科學保管與利用打下基礎。
4 高校數(shù)字化檔案館建設
4．1 高校檔案館現(xiàn)存檔案的數(shù)字化處理
將檔案館的所有檔案數(shù)據(jù)通過計算機著錄、掃描等形式，將檔案信息由多種物理載體形式體現(xiàn)出來的信息，全部以數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中，完成現(xiàn)有高校檔案館的館藏檔案向數(shù)字化轉化的過程，這是數(shù)字化資源建設的重要基礎工作。這也是傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館過渡較為穩(wěn)妥的辦法之一。
4．2 建立和健全一套完善的數(shù)字化檔案工作體系
從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉化，主要從以下幾方面著手：
(1)數(shù)字化檔案的收集
數(shù)字化檔案的收集不同于以往的紙質檔案收集。對于數(shù)字化文件，如果簡單照搬以往的管理方式，出現(xiàn)了問題可能是無法挽回的。數(shù)字化檔案的收集，要求采用文檔一體化管理方式，只有這樣，才能保證數(shù)字化文件的內容、背景等信息的完整性，使它不至于時過境遷后將文件形成的背景、運行環(huán)境等信息被丟失或破壞掉。數(shù)字化文件和檔案的一體化管理是數(shù)字化檔案管理的根本方式。
數(shù)字化檔案的收集手段主要是通過計算機網(wǎng)絡管理來完成。由于高校校園網(wǎng)建設已達到成熟階段，學校各部門均已接通，所以數(shù)字化文件歸檔是一種很便捷的方式。只需各單位人員在完成本單位形成的電子文件后，通過校園網(wǎng)再轉發(fā)一份到檔案館即可。
(2)數(shù)字化檔案的保管
由于數(shù)字檔案載體的特殊性，它不同于傳統(tǒng)紙質載體檔案保管條件，檔案存放方式由檔案框架變成用數(shù)字存儲器以及光盤、磁盤存儲，極小空間可存放大量的數(shù)字文件。它主要包括數(shù)字檔案設備安全和信息安全兩方面。設備安全應當在設備制造、系統(tǒng)安裝和應用軟件配置時考慮，主要是抵御自然災害、突發(fā)事件等。而信息安全則需要一系列措施給予保證。保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性，對設備更新情況進行跟蹤，在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應將舊載體上的數(shù)字文件轉換到新載體上。同時，防止信息丟失、被非法更改等，尤其是在網(wǎng)絡環(huán)境中，更應注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題。
(3)數(shù)字化檔案的利用
高校校園網(wǎng)的成熟運用，為數(shù)字化檔案館提供了極好的網(wǎng)絡環(huán)境，也為開展檔案信息服務工作提供了良好的條件。文件制作與編制檢索工具基本上同步，文件制作與檔案管理采用一系列軟件，在文件制作的平臺上，將文件內容已包含的檢索字節(jié)，如文號、題名、密級、作者、時間等用一定的格式固定下來，再加上檔案管理的部分編號如檔號等，在編制檢索時隨機調出，組成各種不同類型信息檢索工具。一般而言，學校檔案部門主要用高性能的計算機作為服務器。通過校園網(wǎng)開展電子檢索報務；各高校之間互傳、互換信息；聯(lián)機建立用戶使用情況文檔。
5 結束語
高校檔案數(shù)字化建設并不是簡單地將館藏進行數(shù)字化處理的過程，它代表的是一種全新的基礎設施和信息環(huán)境，是檔案與社會交融，與國際接軌的新走向。它是新世紀檔案發(fā)展的最佳選擇。但是，數(shù)字化檔案建設也是一項宏大的系統(tǒng)工程，它不但要靠高校檔案界的努力，也依托于整個國家信息化水平的提高和社會各方面的支持。面臨如此機遇與挑戰(zhàn)，我們更應以科學態(tài)度和創(chuàng)新精神，積極探索、求真務實、逐步推進，以實現(xiàn)高校檔案的革命性轉變。
參考文獻
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【關鍵詞】檔案備份;災難恢復;電子檔案
隨著數(shù)字化檔案館的不斷發(fā)展，檔案資料的查準率與查全率不斷提高，有效改善了人們的生活工作質量。但是，如果發(fā)生檔案數(shù)據(jù)庫損壞現(xiàn)象，就會帶來嚴重的損失。進行檔案備份就是為了防止由于操作失誤或系統(tǒng)出現(xiàn)問題而造成檔案數(shù)據(jù)丟失，把全部檔案數(shù)據(jù)復制到其它的存儲介質上。所以，檔案備份在檔案管理工作中具有非常重要的作用。應用科學合理的備份措施，對檔案資料進行備份，使之成為一個完整的備份系統(tǒng)，在檔案管理工作中將會發(fā)揮出舉足輕重的作用。
一、數(shù)據(jù)備份的策略
（一） 異質備份。“異質”就是指檔案信息的存儲方式出現(xiàn)了改變，也就是說，數(shù)據(jù)以不同信息形態(tài)發(fā)生了變換，如紙質轉換成電子、縮微轉換成電子、紙質轉換為縮微。利用異質備份可以建立完善的檔案資源體系，做到有效備份。國家檔案局對電子檔案提出明確要求，必須實行紙質化或縮微膠片形式的備份。
（二） 異地備份。也就是把電子檔案備份到較遠地區(qū)的存儲介質方面，保證兩地距離在500公里以上，才可以保證存儲在異地介質上備份的安全，避免受到災難性攻擊。但卻使備份工作面臨較大的困難，由于要實現(xiàn)異地備份，也就是需要通過網(wǎng)絡或人工將檔案數(shù)據(jù)傳送到異地的介質上。
（三） 云備份。云備份就是把數(shù)字資源存儲在網(wǎng)絡中的不同備份節(jié)點上，如果某個備份節(jié)點出現(xiàn)問題，那么相鄰的節(jié)點就會自動替換這一節(jié)點，可以有效保證檔案資源的安全。
云備份利用并行的分布加工措施，將不同的檔案資源分別存儲于不同的備份節(jié)點上，這樣存儲形式不但可以有效保證檔案材料的安全，而且可以大大提高檔案數(shù)據(jù)的備份效率。進行云備份要求必須具備高水平的存儲容量、安全性能、可靠性、存儲載體。
云存儲的主要特點就是可以存儲大量的檔案材料、可以得到充分利用、具有較高的安全性、存儲成本低廉，檔案資源可以借此實現(xiàn)自動化管理與備份。
（四） 備份登記制度。只有具備完善的檔案備份制度，才能有效保證檔案資源的安全，可以自動整合檔案資源，可以在新的歷史時期建設高效的檔案安全保障體系。要想真正實現(xiàn)檔案備份登記制度，就要建立完善的檔案數(shù)據(jù)備份中心。檔案數(shù)據(jù)備份中心就是發(fā)揮網(wǎng)絡存儲技術的作用，在不同操作系統(tǒng)、不同存儲方法間實現(xiàn)集中存儲和備份，利用物理方法將檔案資源集中在一起，利用服務器合并并實現(xiàn)整合等做法，進一步完成整理檔案資料的任務，數(shù)據(jù)信息才能做到安全與完整。
二、災難恢復
（一） 個別文件恢復。這是方法使用最為普遍，如果個別文件受到損壞，只需在數(shù)據(jù)庫或目錄中找到這一文件，啟動網(wǎng)絡備份系統(tǒng)的恢復功能，軟件就會自動運行，利用啟動相關程序，達到恢復文件的目的。
（二） 全盤恢復。也叫做系統(tǒng)恢復，也就是服務器發(fā)生較大損壞，丟失了全部數(shù)據(jù)，系統(tǒng)不能再進行使用，利用系統(tǒng)升級或重組可以實現(xiàn)這一功能。
（三） 重定向恢復。也就是把需要備份的文件復制到不同的系統(tǒng)當中，這一操作不同于備份。重定向恢復，不但可以恢復整個操作系統(tǒng)，也可以恢復個別文件。使用這一功能時要全面考慮，對可能出現(xiàn)的情況做到充分估計，要保證系統(tǒng)或文件恢復后與以前相同。
為了防止出現(xiàn)丟失數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，有效應對數(shù)據(jù)災難問題，要首先制訂災難恢復計劃，還可以在空閑時間內開展災難演練活動，可以使用空白的硬盤或過時的機器演練，有利于熟練掌握災難恢復步驟，同時對恢復生成的各種數(shù)據(jù)進行檢驗，看是否與以前相同。
三、展望
隨著信息技術的快速發(fā)展，數(shù)字檔案管理得到了充分利用，在今后相當長的時期內，數(shù)字檔案與紙質檔案會同時并存。檔案部門只有做到統(tǒng)籌考慮、認真研究，才有利于完成數(shù)據(jù)備份工作。如果應用的數(shù)據(jù)備份策略合理就可收到較好的效果，檔案管理部門需認清自己的實際情況，才能選擇恰當?shù)膫浞莶呗浴Ｈ绻枰獋浞莸臄?shù)據(jù)量不大，那么就可以應用安全備份，如果數(shù)據(jù)在平時需要增減或改動，那么就需應用差量備份或增量備份。
進行完全備份要求需要較長時間或存儲量較大的介質，那么在進行備份時間隔時間最好長些。結合應用完全備份與差量備份的做法，可以做到綜合存儲容量小、容易備份和容易恢復，那么進行數(shù)據(jù)備份和恢復就能有效提高效率。再有，數(shù)據(jù)備份軟件也可以得到充分利用，系統(tǒng)也能安全運行，與電子檔案備份系統(tǒng)的設計初衷完全相同。
冷備份就是“離線備份”，在備份過程中，電子檔案服務器不允許用戶使用，這樣可以防止用戶操作過程中更改電子檔案內容而形成數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。暖備份就是“在線備份”，也就是在電子檔案備份過程中用戶可以繼續(xù)使用電子檔案，電子檔案可以實現(xiàn)隨時備份，這種操作對備份的技術要求較高，同時系統(tǒng)需擁有較大的內存和網(wǎng)絡資源，要求擁有優(yōu)質的硬件和網(wǎng)絡支持。
因為工作的原因，有時只能進行在線備份，特別是那些與銀行部門相同的金融機構，需要同時應用冷備份和暖備份。綜合應用本地備份與異地備份，可以不受病毒攻擊，人為或自然原因也不會損壞到數(shù)據(jù)，綜合應用本地備份與異地備份。本地備份過程中，也就是把電子檔案復制出來，存儲到磁盤陣列，然后把存儲于磁盤陣列中的備份復制到磁盤中。
異地備份，也就是電子檔案服務器通過網(wǎng)絡路由連接到異地的電子檔案備份服務器上，從而將本地電子檔案發(fā)送到異地去。異地的遠程備份監(jiān)控可以對異地備份進行控制并同時觀察備份情況。
為了保證效率和成本均達到平衡，異地的電子檔案備份服務器可以先把電子檔案復制到磁盤陣列中，然后存儲于磁帶或光盤當中。
當前高校的數(shù)字檔案備份工作還剛剛開展，存在著大量不易解決的難題，檔案備份工作一定會隨著時代的發(fā)展不斷進步與完善。在確定此文件后，應用網(wǎng)絡備份中的恢復功能，軟件可以自動啟動，使相應用存儲媒體運行，達到恢復文件的目的。在經(jīng)濟和信息技術飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案館逐漸向數(shù)字檔案館轉化，高校也不例外。
數(shù)字檔案館將以信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、管理自動化等全新的特點，逐步改寫著檔案工作的地位和作用。對于高校數(shù)字檔案館來說，檔案數(shù)據(jù)的重要性不言而喻，一旦數(shù)據(jù)資源遭受破壞或丟失，帶來的損失是無形的、不可估量的。因此，選擇數(shù)據(jù)存儲介質、備份方法，制定備份策略及災難恢復方案，建立可靠的數(shù)據(jù)備份管理體系，將成為高校檔案工作的重要組成部分。高校數(shù)字檔案備份工作在數(shù)字檔案管理逐步取代紙質檔案管理的今天，在高校數(shù)字檔案與紙質檔案一定時期內的高校校園，有著顯著的必要性。
但高校數(shù)字檔案備份工作的開展還面臨著諸多正待解決的問題，高校數(shù)字檔案備份工作必將在需求中發(fā)展，在發(fā)展中相互逐步完善。
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商業(yè)利益的技術杠桿：數(shù)字化依賴的不可持續(xù)性
資本唯一的目的就是在有限的物質和時間上賺取盡可能多的經(jīng)濟利益。商品經(jīng)濟社會，商業(yè)和所謂的前沿、潮流是密不可分的，并不是所有的前沿、潮流對我們的檔案工作都是有幫助的，有的甚至反而有害的，我們在追隨前沿、潮流、流行時尚的同時，不要忘記了追求檔案工作的本質是“保管和利用”，保管是檔案事業(yè)唯一的基礎，沒有其他的基礎。
高校檔案事業(yè)的數(shù)字化建設對商業(yè)技術有著嚴重的心理依賴性，這種崇拜技術的心理造成了一種依賴性，即對任何商業(yè)開發(fā)的技術不作過多的考證：我是否能用?是否適合我?而是盲目肯定，從而導致被商家所左右，失去了辨別力。
全國高校檔案事業(yè)發(fā)展嚴重不平衡，這種不平衡性不僅表現(xiàn)在南北檔案館的差異，還表現(xiàn)在同一地區(qū)不同學科背景高校檔案事業(yè)發(fā)展的差別。無法獨立開發(fā)數(shù)字檔案系統(tǒng)使得很多高校依賴商業(yè)操作。一些商家往往缺乏信譽，在立項、應用實施方案前期，做出種種口頭承諾，人勤腿勤嘴勤，但是項目結束錢到手后，馬上變得人懶腿懶嘴，系統(tǒng)維護、升級服務跟不上，信譽大打折扣；一些軟件公司流刊、作坊式作業(yè)，在市場中的穩(wěn)定性較差，往往做了幾年就破產(chǎn)，留下一個爛攤子給檔案館；而且由于各個高校的檔案結構、設置等具體情況千差萬別，往往很難用統(tǒng)一的數(shù)字化建設標準統(tǒng)―。
高校檔案事業(yè)的數(shù)字化建設對商業(yè)的嚴重依賴性還表現(xiàn)在數(shù)字化軟件本身開發(fā)的“二手”特征。我們知道，目前的多數(shù)軟件都建立在微軟操作系統(tǒng)基礎上的，很多軟件適用于IE瀏覽器6.0，但是卻無法應用于IE瀏覽器7.O、8.0的環(huán)境，這使得某些高價買的數(shù)字軟件的一些功能變得毫無用處。隨著商業(yè)軟件不斷升級而不得不進行更新的數(shù)字檔案館軟件令高校檔案館叫苦不迭，進退維谷，繼續(xù)投入資金如同無底洞，而中斷某些與微軟等公司軟件綁定功能升級又使得購買的商業(yè)數(shù)字化軟件逐漸被不斷更新?lián)Q代的商業(yè)潮流淘汰，最終隨著“蟻穴效應”而喪失其本來應用的目的。
商業(yè)利益的資金杠桿：建設投入的不可持續(xù)性
高校的檔案部門是全額撥款事業(yè)單位，其相對獨立性只是就它和其他同一級部門而言的，這種關系使得高校檔案部門在建設和日常辦公的經(jīng)費上不能超越其他同一級部門的平均投人水平，甚至多數(shù)檔案部門連平均水平都無法達到。多數(shù)高校檔案信息化建設因資金缺乏，在必要的技術支撐方面也相對滯后。
我們發(fā)現(xiàn)，以專項資金、特殊審批方式開展數(shù)字化的高校檔案館占據(jù)了多數(shù)。而在沒有相關專項資金制度化、長期保障的情況下，高校檔案館數(shù)字化投入和維持的資金鏈條隨時都有可能遭遇中斷的命運。
此外，高校檔案事業(yè)的數(shù)字化建設不得不依賴龐大的數(shù)據(jù)服務器，計算機的脆弱性使得數(shù)據(jù)服務器每到一定年份就要進行更新和變化，這種對物質硬件的依賴性將是持續(xù)不斷的資金投入，在沒有確切學校資金投入制度保障的情況下，很難能夠做到科學發(fā)展、健康、可持續(xù)。
商業(yè)運作：數(shù)字化應用前景的不可持續(xù)性，不確定性
數(shù)字化應用到何種程度在學術界是有爭論的，但是要數(shù)字化已經(jīng)基本成為了共識。我們看到，商業(yè)的欲望驅動著高校檔案館充當商業(yè)技術“小白鼠”實驗品的角色。一些商家將那些并不成熟、缺乏長期檢驗的技術推銷給急于上馬數(shù)字檔案館建設的高校。這種人為推動的機制在高校內部通過經(jīng)驗交流等方式傳播開來以后，又成為所謂的“前沿”而被推崇，這種方式是否科學，值得商榷。商業(yè)化帶有投機性，因此往往導致高校數(shù)字檔案館建設中數(shù)字化應用帶有不可持續(xù)性、不確定性。
在西方國家檔案館和他們的大學檔案館，檔案工作者只從事管理的工作，只簡單把案卷的標題和基本內容介紹提供給利用者，他們自身并不從事科研活動，也沒有科研任務，因而沒有這一矛盾。但是在中國，這一情況卻是異常的矛盾體。
隨著數(shù)字化的影響，電子文件管理以及日常計算機辦公的需要，導致了高校各個部門包括檔案館對計算機專業(yè)人員的需求，甚至一定程度上左右了招聘人員的門檻設置。對于那些需要數(shù)字化作為支撐的高校兼職檔案員，數(shù)字化建設如同新開了一門專業(yè)和工作內容，無形中使得人力缺乏的檔案館增加了各種成本，這種成本使得檔案館的精力無法專注于某―工作本身，不得不對多種不同內容的工作疲于應付。目前高校檔案館除了引進技術人才外，繼續(xù)教育和培訓也是兩種最重要的方式。這些方式都是需要成本投入的，是高校檔案館沒有計算到實際投入中的部分
商業(yè)化：高校數(shù)字檔案館建設缺乏全感
對安全保管的追求是檔案管理部門的基礎目標。如果檔案部門連檔案的安全性都不能保證，那么檔案管理部門設立的基礎就會動搖。而商業(yè)動機推動的數(shù)字化使得高校過度專注數(shù)字化，忽視了紙質文件的基礎性重要地位。因此，單純就管理而言，檔案部門對電子化的慎重程度越高越好。筆者上面已經(jīng)分析，檔案部門有管理和開發(fā)兩種定位的矛盾。但是對于開發(fā)，電子化的慎重又阻礙了信息的快速流通、被人們利用的便利性。因此，電子化在管理和利用中面臨的矛盾也說明了高校檔案部門的尷尬。
實現(xiàn)檔案的電子化，能夠大大提高工作效率，然而，數(shù)字化的成本很高，硬件嚴重依靠計算機，系統(tǒng)維護起來很有困難，這種困難使得高校檔案館花費大量的時間與精力在數(shù)字化上，導致紙質檔案的精力投入相應有所減少。有人認為，檔案電子化檢索減少了查詢時間，但是這部分時間相應地被計算機維護、軟件升級、使用指導等多種工作內容抵消了。值得我們警惕的是，一些檔案部門存在著嚴重著以數(shù)字化取代紙質化的傾向，交接手續(xù)、借閱記錄、目錄等內容在脆弱的商業(yè)軟件上得到了體現(xiàn)，但是紙質文獻上卻沒有相應地更新，紙質檔案材料不能實現(xiàn)真正的“雙軌同步”，還無形中增加了手續(xù)的煩瑣性。
摘 要：隨著電子技術的發(fā)展，檔案信息管理電子化成為一個必然的選擇，數(shù)字檔案館是數(shù)字信息時代檔案傳遞和利用的新途徑。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著極大的優(yōu)越性，然而它也存在著不少缺陷。在數(shù)字檔案館的建設中面臨著諸多不容樂觀難以解決的問題，對此我們要有清醒的認識。本文對檔案信息化發(fā)展的趨勢和信息化建設中存在的問題以及加快信息化建設步伐進行分析和闡述。
關鍵詞：檔案 信息化 建設
隨著現(xiàn)代信息技術的廣泛應用，檔案的利用范圍也越來越廣，檔案應用服務方式也在不斷創(chuàng)新。信息化的檔案管理有利于逐步建立起點對點服務、網(wǎng)上咨詢、計算機聯(lián)網(wǎng)查詢等新型利用服務體系，實現(xiàn)高效率、多途徑、寬渠道、全方位的主動地服務模式。通過對檔案信息資源的索引、分類、提取、研判、加工、并網(wǎng)連接與共享，滿足對檔案使用者快捷、精確、高效、實用地需求。以現(xiàn)代科技手段和設備為依托，挖掘檔案信息的浩瀚資源，利用檔案信息的網(wǎng)上公開，可以為使用者提供更加豐富的館藏檔案以及現(xiàn)行的相關文件，從而提高檔案服務的便捷性和及時性。[1]一、檔案信息化建設的發(fā)展趨勢 隨著電子技術的發(fā)展，檔案信息管理電子化成為一個必然的選擇，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、價值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息化建設是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。[2]二、檔案信息化建設存在問題據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國高校檔案信息化建設中或多或少存在著問題，但可悲的是沒有被發(fā)現(xiàn)，依然采取以往的管理方式，嚴重制約影響著高校檔案信息化管理工作的發(fā)展。1.制度與法律不健全經(jīng)過分析，筆者認為，在高校檔案信息化建設中都存在著制度與法律得不健全。雖然一些學校有電子文件的法律法規(guī)，但不是很全面，不能滿足日益發(fā)展的需要或者不盡完善。這種狀況長期存在著，而且無人管理。2.存在管理觀念問題觀念是長期滯留下來的，依然習慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式和方法，重“硬件”輕軟件環(huán)境，重檔案信息資源建設、輕檔案信息資源利用等落后觀念。這些觀念的存在，筆者認為是人的問題。首先突破改變的是人要有檔案管理的創(chuàng)新理念，也要與信息化時代的需要相適應。[3]3.基礎設施不完善導致一般來說，高校檔案信息化建設的硬件設施包括存儲器、計算機、復印機、刻錄機等。在這些設備中如果缺少應有的資金來源保障的話，就不能很好的為之服務，也會導致信息化發(fā)展慢的原因，不能滿足于檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設。三、加快檔案管理信息化建設的建議1.加快檔案信息標準規(guī)范化建設步伐所謂檔案信息化的標準規(guī)范主要是指：管理標準規(guī)范、業(yè)務標準規(guī)范和技術標準規(guī)范。標準規(guī)范既是檔案信息化建設的“行業(yè)法規(guī)”，又是衡量檔案管理工作水平的一個重要標志。自上而下地組織制定標準規(guī)范是亟待解決的問題。一方面，檔案信息化建設涵蓋技術、法制、體制、機制問題，須從政府和國家層面入手，協(xié)調和解決與之相關的問題。另一方面，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，檔案信息化建設更加需要講求標準化和規(guī)范化，因此自上而下更加需要統(tǒng)籌規(guī)劃，以便最終達成高度的信息共享。[4]2.提升檔案管理人員業(yè)務水平檔案工作的發(fā)展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，新時期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網(wǎng)絡信息技術。建設高素質的專業(yè)人才隊伍，既要組織檔案管理人員掌握基本知識，又要熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務能力和綜合素質。3.提高認識，加大設施投入檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度；引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。[5]四、全國數(shù)字檔案館建設成績顯著為加快推進檔案資源數(shù)字化進程，全面提高檔案信息化管理水平，滿足國家、社會和公眾日益增長的檔案信息需求，實現(xiàn)檔案信息資源共享，從1988年開始，各省市檔案部門就致力于檔案目錄數(shù)字數(shù)據(jù)庫建設，2002年《文書檔案文件目錄級數(shù)據(jù)庫結構和交換格式》地方標準，2009年30個專題數(shù)據(jù)庫結構標準。各省市檔案館開展館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設，逐步推進檔案數(shù)字化建設進程。據(jù)不完全統(tǒng)計，截止到2010年底，江蘇省達到原文數(shù)字化約1.1億頁、照片52萬張、影片和音像39萬分鐘，涉及經(jīng)濟建設和民生專題數(shù)據(jù)庫已達74種。數(shù)字資源總量是全國前列。上海市檔案（局）館根據(jù)國家局“數(shù)字檔案館建設指南”，積極推進全市數(shù)字檔案館建設，上海市檔案館館藏200萬卷，80%的檔案已經(jīng)完成數(shù)字化，186萬卷檔案完成了數(shù)字化工作。2012年上半年全部完成數(shù)字化工作。總之，數(shù)字化檔案館主要強調館藏的數(shù)字化，將數(shù)字化的檔案信息上網(wǎng)提供利用。它是建設數(shù)字檔案館的基礎及不可少的前期準備工作，是構成數(shù)字檔案館的一部分參考文獻：[1]閻會勤.新世紀檔案工作展望.檔案學通訊，2001；6[2]景紅.電子檔案憑證價值探析.檔案與建設，2000；10[3]李玉安.數(shù)字圖書館建設的十大難題.圖書館學刊，2002；3，[4]徐義全.電子文件的特性與長期保存.檔案學研究，2000；1[5]吳志宏.數(shù)字化檔案的隱憂：數(shù)據(jù)失真.北京檔案，2002；12
關鍵詞： 高校圖書館；紙質檔案；數(shù)字化管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）22-0257-030 引言
隨著社會的發(fā)展和科技的進步，檔案數(shù)量的激增，越來越多的大學圖書館檔案的收集，整理和利用作為一個基本的工作任務，并取得了顯著的成功。但也有很多大學圖書館忽視了建立自身檔案特色的建設，這應該引起我們的注意。本文主要討論高校圖書館紙質檔案數(shù)字化管理過程中的一些方法和原則。
1 概述
1.1 高校圖書館檔案的重要性 高校圖書館檔案管理工作是高校圖書館工作的重要組成部分，它是保存高校圖書館活動和工作最直接最原始的記錄載體，從館建之日起它就已經(jīng)有了記錄，隨著高校的圖書館的發(fā)展而一起發(fā)展，最準確而客觀真實地反映記錄了高校圖書館每個歷史階段的發(fā)展軌跡，對圖書館的管理工作有著極高的參考和利用價值。
1.2 高校圖書館檔案的特點 一般來說，高校圖書館檔案分文件和文書檔案，其各自的特點不同。
文件檔案是由學校上級政策對圖書館的日常工作和管理，政策，和法律文件，包括中央，省，高校當局和其他有關單位的上級下發(fā)的各種文件的。文件有一定相對的統(tǒng)一性，具有一定保密功能。文書檔案則來源于高校圖書館本身，是學校教職員工在圖書館開展日常工作和舉行各種日常活動產(chǎn)生并積累的，其保留有一定目的性。其包括各種載體的文件材料，如會議紀要，會議決定、從事資源，產(chǎn)權登記、重要的電話記錄，發(fā)送和接收消息，珍貴照片，錄音帶，以及具保護價值的各種文稿。
具體的說，高校圖書館檔案具有以下兩個特點：
內容豐富，文書檔案內容包羅萬象，既有圖書館的人事、財務以及文件等日常工作檔案，還包括圖書館的文獻采購、文獻典藏、情報交流、課題跟蹤、讀者信息以及借閱登記內容等業(yè)務工作檔案。
保存時間長，如圖書館的各項業(yè)務檔案就屬于永久性保存檔案。
1.3 紙質檔案保護難、查找難、共享難現(xiàn)狀 高校圖書館館藏豐富眾多，頻繁查詢及借閱紙質檔案，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、丟頁、頁面污染等情況。紙質檔案查找起來非常不便，如果需要批量查找更是困難；更麻煩的是，查找出來的檔案還要放回原來的位置，否則會給下次查找造成更大的困難。由于高校圖書館檔案工作的內容包括的比較廣泛，像重點學科及課題跟蹤檔案以及文獻典藏檔案和借閱檔案，如果需要查詢檔案，就必須到圖書館來，并由圖書館工作人員協(xié)助查找，所以紙質檔案的共享也是一個問題，這種低效的重復勞動不利于高效辦公，降低了工作效率。
2 紙質檔案數(shù)字化的作用和實現(xiàn)途徑
2.1 紙質檔案數(shù)字化的作用 檔案信息化建設的核心是資源建設，資源開發(fā)，包括兩個主要方面的任務，首先，現(xiàn)有的檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設和收集重要文件檔案，圖片，音頻，視頻文件，數(shù)字，其二，目前的電子歸檔及電子檔案管理。
數(shù)字文件可以有效地保護原始檔案，可以提高文件的使用模式。紙質檔案數(shù)字化代替原來的使用，保護原始檔案。不再受“孤本”限制，該文件可以提供給所有需要的人分享。數(shù)字圖像文件異地轉移，使異地存取使用可能通過計算機局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)得到實現(xiàn)。擴大使用檔案空間，讓更多人了解檔案使用檔案。數(shù)字檔案還有“時間”不再受限制的優(yōu)勢，使用者隨時獲得他們所需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。
數(shù)字文件可以有效地保護原始文件：替代原有的使用，保護原始檔案；數(shù)字拷貝下來，輸出盤，磁帶則永久保存，它將給這些檔案因不可抗拒的自然災害時不致受到嚴重的損害；恢復檔案材料模糊褪色的字跡和修復損毀的不完整的圖片文件。
傳統(tǒng)紙質檔案數(shù)字化是檔案館走向數(shù)字檔案館的唯一途徑。二十一個世紀數(shù)字檔案館無疑是發(fā)展的方向，不論是什么樣的類型和層次的檔案館，雖然到目前為止其具體組成，組織和管理模式仍處于探索中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)紙質檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。
2.2 紙質文檔數(shù)字化外包服務必要途徑 高校圖書館如果自己進行紙質檔案的數(shù)字化這項工作，需要投入大量人力參與工作，投入資金購買專業(yè)的掃描儀、修圖軟件等，此外，數(shù)字化后的文件管理也需要專業(yè)的軟件支持。隨著外包公司的專業(yè)化發(fā)展，外包公司所倡導的文件生命周期管理解決方案已經(jīng)延伸到包括文件采集、分發(fā)、存儲、檢索、流轉、共享、輸出等在內的各環(huán)節(jié)，完全符合了高校圖書館紙質檔案數(shù)字化管理的要求。并可以大大降低高校自己做紙質檔案數(shù)字化的成本。因此數(shù)字化外包已成為目前高校紙質文檔數(shù)字化的必要途徑。
3 紙質檔案數(shù)字化創(chuàng)新性原則
關鍵詞：檔案信息資源 數(shù)字化復合型人才
檔案是在人類活動中形成的，是保存各種文字、圖表、聲像等不同門類和載體的原始記錄，是維護社會歷史真實面貌的一項重要工作，是人類文明的真實記載，也是人類文明傳承和發(fā)展的最基本依據(jù)。
檔案數(shù)字化建設的必要性與重要性
檔案數(shù)字化建設是適應數(shù)字化建設整體發(fā)展的需要。國家檔案局在1996年就強調把電子文件研究項目列入科技計劃，1999年《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》下發(fā)，要求各級檔案部門積極開展檔案數(shù)字化建設的研究與實踐。2003年，國家檔案局頒發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》著重指出，檔案部門在重視紙質載體信息歸檔的同時，要切實重視數(shù)字化信息的歸檔，并通過制定相關的歸檔制度，將信息的歸檔工作納入到檔案數(shù)字化建設軌道。
信息化建設是必然趨勢。隨著辦公自動化系統(tǒng)的引入和廣泛使用，計算機已融入各個工作環(huán)節(jié)。人們生活工作中形成的文件材料，甚至是一些聲像材料，往往是以電子形式存在的，這些電子形式的文件材料中包含了很多有重要價值的信息，是檔案工作中所要收集保存的重要材料。時代的發(fā)展要求檔案工作者在工作中必須加強數(shù)字信息化建設，以適應新信息時代的要求。
檔案管理本身的需要。通過數(shù)字化檔案館的建設，實現(xiàn)信息傳播網(wǎng)絡化，案卷網(wǎng)上收集歸檔，網(wǎng)上集中整理，將避免重復勞動和無效勞動，大大提高工作效率。
信息化建設有助于開發(fā)和綜合利用全社會的檔案信息資源。數(shù)字檔案信息資源建設，可以把“沉睡”的檔案信息資源“激活”，借用現(xiàn)代化信息技術不斷挖掘其深層次的價值，為用戶提供優(yōu)質的檔案信息服務。一方面，數(shù)字化的檔案信息打破了檔案利用上的時空限制，通過網(wǎng)絡的傳輸，使檔案信息的異地傳輸和利用成為可能，使檔案利用的時效性、廣泛性更加突出，能最大限度地實現(xiàn)社會檔案信息資源的共享。另一方面，數(shù)字化的檔案信息還便于利用計算機進行快速檢索，促進各種高新技術在檔案管理中的應用，有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。
檔案信息資源數(shù)字化的建設內容
一是電子文件的收集整理。收集和整理各種文件是檔案數(shù)字信息資源建設的一項重要工作。首先，根據(jù)文件生命周期理論，對各單位、各領域的電子文件進行有效的前端控制，以保證接收到豐富而有效的數(shù)字檔案信息資源。其次，把事先選擇范圍內的電子文件進行轉移工作，即電子文件的物理歸檔和邏輯歸檔。
二是原始館藏檔案的數(shù)字化。館藏檔案數(shù)字化，是指應用多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術，將以紙張等為載體的傳統(tǒng)介質的檔案轉化成二進制的數(shù)字編碼形式，形成檔案數(shù)字信息庫，使其能通過計算機網(wǎng)絡直接傳播和使用，使檔案工作的效率大大提高。
三是建立專題檔案數(shù)據(jù)庫。分門別類，建立各項專題檔案數(shù)據(jù)庫。比如在學校，可以根據(jù)學校辦學的指導思想、中心任務和辦學特色，以及教學、科研的工作內容和發(fā)展方向，建立高校檔案專題數(shù)據(jù)庫。它不僅可以使科研成果檔案信息得到推廣，而且可以從應用市場中尋求科研成果的落腳點，還可以以學校的人才和科技優(yōu)勢為依托，促進科技成果的轉化。建立名人檔案數(shù)據(jù)庫，在提供憑證與參考作用的同時，也必然會激勵后人的榮譽感、使命感和責任感，弘揚社會的主旋律，發(fā)揮檔案的社會教育功能。
四是其他網(wǎng)絡信息資源的獲取。檔案館可利用網(wǎng)絡信息資源，擴大信息收集范圍，從其他網(wǎng)絡中獲取相關的信息，創(chuàng)建虛擬數(shù)據(jù)庫，以彌補現(xiàn)有數(shù)字檔案信息資源的不足。針對網(wǎng)絡信息數(shù)量大、類型多、范圍廣、無序化的特點，檔案館應該做好以下兩方面的工作：一是對相關信息進行有效組織，使之有序化，以便引導用戶快速查找到所需的信息；二是根據(jù)需要直接采集數(shù)字信息，然后按照不同專題進行分類、整合，形成可供利用的二次數(shù)字信息資源。但是從網(wǎng)絡上獲取信息資源要注意以下三個方面的問題：一是從其他網(wǎng)絡獲取信息資源是否合法，是否取得了許可權。二是對網(wǎng)絡信息采取直接捕獲方式還是建立超鏈接。為了合法、安全、有效地獲取網(wǎng)絡信息，檔案館應與其他相關網(wǎng)站簽訂信息獲取、共享等相關協(xié)議，實現(xiàn)資源共享。三是要正確處理檔案信息資源與其他網(wǎng)絡信息的關系，必須以檔案信息資源建設為主，其他信息資源只能是數(shù)字檔案信息資源的補充。
五是檔案信息資源上網(wǎng)。數(shù)字檔案館必須依附于網(wǎng)絡而存在，為充分利用網(wǎng)絡優(yōu)勢開發(fā)利用檔案信息資源，應建立相應的檔案館網(wǎng)站，把數(shù)字化檔案信息置于網(wǎng)絡服務器中，在網(wǎng)上進行信息，實現(xiàn)對外利用。網(wǎng)上的檔案信息應具有一定的廣度和深度，具有針對性和時效性。檔案館應借鑒數(shù)字圖書館的建設方法，在圖書、情報、檔案一體化的思路下，把多種信息（包括各種電子出版物信息）融合在一起，形成網(wǎng)絡上的信息集合，充分滿足人們對現(xiàn)代信息的需求。
檔案信息資源數(shù)字化建設中應注意的問題及對策
盡管近年來我們在檔案信息資源數(shù)字化建設中已取得很大成就，但也不能忽視存在的問題。
第一，數(shù)據(jù)庫建設滯后。經(jīng)過多年的努力，檔案館大都建成了規(guī)模不等的檔案數(shù)據(jù)庫。但是，由于各個檔案館各自為政，建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模、標準化程度低，類型單一，而且大多是低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率，而且目前所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求，許多檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源可共享。
其二，數(shù)字化標準不統(tǒng)一。沒有標準化就沒有現(xiàn)代化，標準化是檔案信息化的生命線。它要求對檔案資源的標識、檢索等各個方面作出統(tǒng)一規(guī)范。而目前我國檔案信息數(shù)字化的標準化體系還沒有建立起來，這就需要各級檔案主管部門和廣大檔案工作者加強合作共同研究，盡早制定出統(tǒng)一的檔案信息數(shù)字化規(guī)范標準。
其三，缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調機構。目前我國各檔案館的建設呈現(xiàn)自成系統(tǒng)、各自為政的局面。雖然有些檔案館認識到資源共享的重要性與必要性，但缺乏合作的舉措，國家也沒有一個統(tǒng)一的組織機構來使之合作互助，影響了檔案信息化建設的進程與水平。
其四，對檔案信息化的建設支持不夠。無論人才隊伍的建設培養(yǎng)，軟硬件設備的購置，還是檔案信息數(shù)字化，都要有較大的資金支持。檔案信息化不僅僅是購買計算機、購買檔案管理軟件，不把檔案信息數(shù)字化列入其中是不完備、不健全的。檔案信息數(shù)字化是一種長期的、需要不間斷持續(xù)投入的項目。
其五，人員整體素質較低。人是檔案館現(xiàn)代化建設最關鍵的因素，檔案館網(wǎng)絡化建設對檔案人員提出了更高的要求――不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化、網(wǎng)絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前檔案管理隊伍整體素質仍普遍較低，嚴重缺乏既懂計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才。
其六，檔案信息具有一定的機密性，在網(wǎng)上檔案資源開發(fā)利用必須有必要的限制，需要制定政策，確定檔案的上網(wǎng)等級。還要注意預防計算機病毒，做好數(shù)據(jù)備份，以免造成數(shù)據(jù)丟失，防患于未然。
針對現(xiàn)實工作中存在的問題，需要找到合適的解決方法。
針對數(shù)據(jù)化統(tǒng)一標準問題，建議由政府牽頭組織相應的機構，就檔案網(wǎng)絡化進行協(xié)調，從行政和技術兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃。制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網(wǎng)絡化發(fā)展各階段的規(guī)劃，合理布局，進行統(tǒng)籌規(guī)劃。同時，努力開發(fā)高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文件數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫。打破那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面，破除那種片面追求“大而全”、“小而全”的思想觀念，實現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源共享。
針對經(jīng)費投入問題，各檔案館的主管部門要加大投資，把網(wǎng)絡化建設納入到總體建設的規(guī)劃和預算中，從而加快檔案網(wǎng)絡化建設的步伐。此外還可以利用已建成的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡，通過為社會其他部門提供服務，“以網(wǎng)養(yǎng)網(wǎng)”，以解決經(jīng)費不足的問題。
針對培養(yǎng)人才問題，要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術的高層次信息人員，加強在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新知識結構，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業(yè)人才，對他們進行業(yè)務培訓，使之盡快適應檔案網(wǎng)絡化工作。
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關鍵詞：數(shù)字檔案館；建設
西華大學檔案館于1998年成立，是全校檔案工作的主管部門和集中管理全校檔案的業(yè)務機構。截止2009年底，檔案館共庫存檔案51690卷（冊）。隨著檔案信息化建設的發(fā)展，2005年檔案館引進了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，2010年又使用了其配套的信息系統(tǒng)，建立了檔案管理局域網(wǎng)，實現(xiàn)了檔案收集、編目、著錄、利用、信息的網(wǎng)絡化管理。
和第二段之間如何銜接。“隨著信息技術的發(fā)展，學校檔案工作的需求，有必要建立數(shù)字檔案館。”
數(shù)字檔案館建設工程是一個系統(tǒng)工程，包括：檔案資源數(shù)字化、檔案管理方式信息化、立卷歸檔和服務利用網(wǎng)絡化、檔案庫房區(qū)和檔案服務功能區(qū)管理智能化、檔案館基礎設施設備現(xiàn)代化。上述“五化”是構成 “數(shù)字檔案館”項目工程建設成果的基本內涵。
一、數(shù)字檔案館建設構想的成因
1、全球進入信息社會，各個領域都在加快信息化建設步伐
我國的檔案信息化建設呈現(xiàn)出強勁的上升趨勢，各省、自治區(qū)及一些大中城市均把信息化建設列入了各自的檔案事業(yè)規(guī)劃之中。隨著資金、設備、人力等方面的大力投入，檔案信息化建設工程在轟轟烈烈的行進中檔案信息化建設作為一個龐大的系統(tǒng)工程，當前主要體現(xiàn)在兩大要素：檔案信息網(wǎng)絡一體化；建設檔案信息資源建設。檔案信息作為一種原生信息，是我國戰(zhàn)略信息資源的重要組成部分。
2、2002年11月25日 《全國檔案信息化建設實施綱要》正式頒布，教育部及時轉發(fā)《全國檔案信息化建設實施綱要》，是對各部屬高校提出的具體要求。
3、我校檔案工作的客觀需求：辦學歷史長，檔案資源豐富，亟待開發(fā)利用。西華大學由四川工業(yè)學院、成都師范高等專科學校、西華大學三校合并，存有建校以來黨群、行政、教學、科研、基建、出版、外事、設備、財會、人事、產(chǎn)品、實物、聲像、人物等十四大類不同載體形式的檔案。截止2009年底，檔案館共庫存檔案51690卷（冊）。第二，多校區(qū)辦學，空間跨度大，需要檔案管理信息化。第三，西華大學加快數(shù)字化校園規(guī)劃與建設，為數(shù)字檔案館建設提供了良好的運行環(huán)境。
二、數(shù)字檔案館建設的主要內容
數(shù)字檔案館建設主要內容是資源體系建設。信息資源是一種特別重要的戰(zhàn)略資源，它與物質資源、能源資源一起構成了現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的三大支柱。在檔案信息系統(tǒng)中最有價值、最有待發(fā)掘的寶藏就是其積累的檔案信息資源。檔案信息資源的建設就成為了數(shù)字檔案館建設的生命線。主要包含以下幾個內容：① 辦公自動化（OA）系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有機銜接建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)。針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存的問題，建議在紙質文件和電子文件，建立一個通道，即將電子文件以方本方式和映像方式共存工作的發(fā)展以及數(shù)字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際的需要的管理規(guī)章制度：支持一體化工作制度、歸檔制度，文件保密制度、網(wǎng)絡安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。既包括硬件的安全管理，也包括軟件安全管理，硬件方面嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件長期保存打下基礎，軟件方面，通過采用多級密碼、權限管理，多層結構，加密通訊，防火墻等各種安全控制方法，有效保證系統(tǒng)保密，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內數(shù)據(jù)不被別的方式訪問、修改、破壞。 ②與應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換、集成和整合③收發(fā)文登記和網(wǎng)上預立卷歸檔系統(tǒng)④檔案管理系統(tǒng)（歸檔電子文件真實、完整、有效保證）電子文件的真實性保證包括電子文件歸檔的真實性保證以及保證已歸檔電子文件的真實性⑤館藏檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館的重要信息資源源泉。從歷史學研究的視角，以檔案利用為中心，檔案保護為宗旨，拓展檔案利用的潛在用戶，全面開創(chuàng)網(wǎng)上檔案信息服務新局面。在確保電子文件的基本描述信息、原件信息一起歸檔的同時，對已歸檔電子文件采用數(shù)字摘要技術（MD5技術）加密，進行防篡改處理，保證其真實性。
加快數(shù)字校史博物館網(wǎng)站的建設尤為重要，數(shù)字校史博物館利用數(shù)字網(wǎng)絡新技術，以信息豐富、功能強大的檔案全文信息數(shù)據(jù)為依托，突破了實體校史博物館的時空局限，完整地展現(xiàn)學校歷史長河中發(fā)生的重大事件、歷經(jīng)的坎坷磨難、取得的輝煌成就、形成的優(yōu)良傳統(tǒng)以及深厚的文化底蘊，實現(xiàn)了歷史與現(xiàn)實的完美結合，是一個規(guī)模較大、內容豐富、展示新穎、特色鮮明、富有時代氣息的數(shù)字校史博物館。它滿足不同層次觀眾的不同需求，多方面、多層面、全視角地進行學習瀏覽，使之受到啟迪與教育。
三、數(shù)字檔案館的建成使檔案管理方式發(fā)生深刻變革：
（一）實現(xiàn)文件材料收集、立卷歸檔網(wǎng)絡化，在檔案“收集”環(huán)節(jié)，實現(xiàn)網(wǎng)上遠程立卷歸檔、業(yè)務指導；電子公文的文檔一體化管理；數(shù)字加工成果的集成化管理。在檔案“管理”環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案審核、編目、分類、入庫、轉移、銷毀等基本業(yè)務管理環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡化、信息化；實現(xiàn)人事檔案的條碼管理、智能化控制；在.檔案“利用”環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案服務利用的流程化管理、網(wǎng)絡化、多元化服務；在檔案“保管”環(huán)節(jié)，庫房、機房等重要區(qū)域實現(xiàn)溫度、濕度、消防報警、滅火等的自動化、智能化控制。
（二）實現(xiàn)電子文件的文檔一體化管理。實現(xiàn)對辦公自動化系統(tǒng)電子文件的前端控制，全程管理；實現(xiàn)了電子文件及元數(shù)據(jù)的自動生成，網(wǎng)上實時歸檔；實現(xiàn)電子文件的自動分類、自動形成檔號信息；實現(xiàn)現(xiàn)行文件的及時查閱利用，為建立我校現(xiàn)行文件中心提供數(shù)據(jù)。
（三）實現(xiàn)檔案基本業(yè)務現(xiàn)代化管理。館內專職檔案人員基于檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案立卷、審核、編目、移交、轉檔、銷毀、目錄打印等業(yè)務的計算機網(wǎng)絡化管理。實現(xiàn)檔案基本業(yè)務從傳統(tǒng)手工方式向依托計算機管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡化、自動化方式轉變。
（四）檔案服務利用多元化、網(wǎng)絡化。構建檔案信息利用平臺，實現(xiàn)日常檔案服務利用的流程化管理，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的網(wǎng)上授權查閱利用。檔案查全率、查準率提高，檔案服務質量和水平明顯提升。
（五）檔案安全保管的智能化控制，初步建立全方位的數(shù)字檔案館安全體系
四、數(shù)字檔案館建設的完善與提升
檔案信息化建設是一項長期的、系統(tǒng)的工程；我們要以校園網(wǎng)、公眾信息網(wǎng)為依托，以檔案信息資源數(shù)字化和文檔一體化管理為重點，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案信息服務網(wǎng)絡化，檔案資源數(shù)字化，構建門類齊全的數(shù)字檔案資源體系，實現(xiàn)檔案信息的集成化管理運行和高效服務利用，為學校的教學、科研、管理和可持續(xù)發(fā)展以及學校各部處、學院及廣大師生員工和社會提供方便、快捷的檔案信息綜合服務，為學校各級領導提供輔助決策信息。 （作者單位：西華大學校長辦公室）
參考文獻：
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關鍵詞：云計算；高校；檔案管理；研究
隨著信息化技術的不斷發(fā)展，高校的檔案管理技術也面臨著由傳統(tǒng)的管理技術向信息資源現(xiàn)代化和共享化轉變的巨大機遇和挑戰(zhàn)，尤其是近年來新興的云計算技術給高校檔案管理技術的發(fā)展帶來了新的機遇、提供了新的思路。云計算作為一項具有時代性的新生產(chǎn)物以其強大的功能在某些領域得到了基本應用。高校檔案管理工作涉及到人事信息、圖書資料和設備等諸多方面信息安全和保密問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)絡信息化不斷推進，高校檔案管理工作中需要處理的檔案信息成幾何級高速倍增，因此檔案管理正面臨前所未有的壓力。這不僅要求檔案管理者熟練掌握業(yè)務本領，更要求檔案管理平臺能夠滿足對龐大數(shù)量且多元異構的訪問信息進行存儲和管理。現(xiàn)結合高校檔案管理工作實際情況及遇到的問題，通過對“云計算”技術的剖析和解讀，對高校檔案管理平臺進行了初步探索和研究，并針對在其應用實際中可能遇到的問題進行了分析。
一、云計算概述
云計算理念是Google首席執(zhí)行官Eric Schmidt在搜索引擎大會上首次提出的[1]。云計算是基于現(xiàn)有互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展起來的一種基于互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)信息及相關服務共享模式，是一種新興的共享架構方法。云計算的基本原理是用戶所需錄入、引用和處理的數(shù)據(jù)信息是存儲在互聯(lián)網(wǎng)大規(guī)模服務器集群的數(shù)據(jù)中心中，并非在用戶的個人電腦和個人移動終端設備上運行和存儲。由數(shù)據(jù)中心的管理者負責其正常運轉和維護管理，保證其有快速的計算能力和充足的存儲空間來供用戶使用，用戶可以在任意的地點和任意的時間沒有任何限制的情況下接入互聯(lián)網(wǎng)的終端設備。就如同家庭用電由電廠統(tǒng)一供電和家庭自己用發(fā)電機單獨供電一樣，統(tǒng)一供電的成本和便捷程度遠勝于單獨發(fā)電，同樣云計算相比傳統(tǒng)的網(wǎng)絡服務優(yōu)勢也是如此。也可以這樣講，云計算技術應用中，任何基于互聯(lián)網(wǎng)的信息資源、網(wǎng)絡服務和數(shù)據(jù)處理都可以像電廠統(tǒng)一提供用電一樣方便快捷。
二、云計算的發(fā)展現(xiàn)狀
在網(wǎng)絡科技高度發(fā)達的今天，云計算技術發(fā)展極為迅速，基于云計算的各種實踐和應用也不斷增加。微軟、IBM等世界知名公司從2006年就開始紛紛推出了自己的云計算平臺。國內的云計算技術的應用與發(fā)展也呈現(xiàn)激增態(tài)勢，各政府職能部門也相繼推出并實施基于云計算技術的各類管理平臺。
在實踐應用方面，云計算在高校檔案管理領域還沒有成功的應用案例。而在理論研究方面，國內檔案領域早在2009年就有研究人員開始關注云計算的相關理念與技術。但是云計算的理念在高校檔案管理方面的應用和研究還處于摸索階段，有關云計算對高校檔案管理產(chǎn)生的巨大影響、以及對檔案信息存儲、使用處理和共享等方面的研究涉及很少。
三、基于云計算高校檔案管理平臺的特點
高校檔案管理平臺涵蓋人員、圖書資料、設備等各個方面的信息，信息量大。基于云計算技術的高校檔案管理平臺是由基于互聯(lián)網(wǎng)絡的服務器集群來實現(xiàn)。數(shù)據(jù)信息的存儲、管理和使用無須在本地計算機或者服務終端上執(zhí)行，而是存儲在網(wǎng)絡計算機集群的數(shù)據(jù)處理中心中，并通過一定的網(wǎng)絡協(xié)議來保證數(shù)據(jù)的安全性和便捷。基于以上分析，基于云計算高校檔案管理平臺有如下特點：
1.云計算能夠提供完善的信息資源服務能力，有利于提高檔案服務和管理水平
隨著高校事業(yè)的發(fā)展，各類數(shù)字檔案信息數(shù)量快速增加，高校檔案管理和服務水平亟待提高。云計算技術以相對獨立的應用軟件為載體，將各類零散存儲的檔案信息加以整合，為使用者提供通用統(tǒng)一的登入方式，將各類應用服務最大限度進行集成，提供一站式服務，將傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案檢索方式拓展至服務云端，大大的提高數(shù)字檔案館的管理和服務水平。基于云計算的高校數(shù)字化檔案管理平臺能夠充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，提升數(shù)字化檔案服務和管理能力，使高校數(shù)字化檔案管理最大程度發(fā)揮自身功效。
2.云計算能提高高校檔案信息服務的可持續(xù)性
傳統(tǒng)的檔案信息往往存儲于某臺固定的服務器上，一旦服務器遭遇病毒或惡意程序的攻擊，檔案信息資源就無法實現(xiàn)網(wǎng)上利用。而在云計算模式中有強大的服務器集群做支撐，用戶的數(shù)據(jù)信息和程序分布在不同的物理服務器上，即使某臺服務器出現(xiàn)故障。其他服務器也可以快速便捷的將出現(xiàn)故障的服務器中的數(shù)據(jù)信息快速備份到其他服務器上，繼續(xù)來提供服務。
四、基于云計算高校檔案管理平臺面臨的問題
云計算作為一項新興的網(wǎng)絡技術，在高校檔案管理上的應用還處于探索和研究階段，還面臨諸多問題。
（1）信息安全問題。基于云計算的高校檔案管理平臺主要依托互聯(lián)網(wǎng)來對信息的存儲和使用進行管理，而互聯(lián)網(wǎng)上的各種安全問題也與之相伴。傳統(tǒng)的檔案信息存儲在本地存儲設備，安全性有很大的保障。而云計算模式下的檔案信息將會不可避免的遇到諸如網(wǎng)絡病毒、惡意程序的攻擊。因此如何確保檔案管理平臺數(shù)據(jù)信息的安全是合理應用云計算技術的關鍵性問題。
（2）執(zhí)行標準問題。基于云計算的高校檔案管理平臺目前國內乃至國際上沒有通用的執(zhí)行標準，而通用的標準對于一項新興技術的發(fā)展有著至關重要的作用。怎樣的“云”才是統(tǒng)一標準的計算云，目前云計算應用領域尚無定論，在高校檔案管理應用領域需要更加積極和努力的探索和研究，制定利于該技術理念順利普及和推廣的執(zhí)行標準。
在信息網(wǎng)絡化和資源全球化的今天，云計算技術的出現(xiàn)打破了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息存儲、處理和共享的模式，形成了一個全新的信息管理與服務體系。但是，目前云計算技術的應用還處在初級探索階段，各種與之相關的技術和配套設施還在不斷的完善中。而云計算概念的出現(xiàn)及應用給高校檔案管理帶來了新的發(fā)展機遇。高校在檔案管理過程中，需要積極應對現(xiàn)有的各種問題，改變傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案使用和管理模式，充分利用云計算提供的強大資源整合能力來提高數(shù)字檔案管理的整體業(yè)務能力和服務水平，這對于高校檔案管理模式和應用服務方式等方面都具有積極意義。
參考文獻：
關鍵詞：檔案；管理；信息化；建設；攻關
1 高校檔案管理信息化的內容及意義
高校檔案管理涉及多個相關學科，諸如計算機、網(wǎng)絡、管理以及信息等。高校檔案管理信息化建設的主要內容包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)開發(fā)、檔案信息資源整合、標準規(guī)范以及安保體系等四個方面的建設。
1.1 基礎設施建設和應用系統(tǒng)開發(fā)
檔案管理信息化建設的基礎設施涉及硬件和軟件兩個方面。其中，應用系統(tǒng)的開發(fā)作為軟件支持存在，其基本要求是軟件操作簡便，易于廣泛推廣，具備組卷、分卷、維護以及查詢等多種功能；管理界面友好；軟件可及時更新，修補漏洞；較高的兼容性。
硬件建設需要同時考慮以下三個問題。首先，數(shù)字化校園與數(shù)字檔案和數(shù)字檔案館的建設同步，其次，將存儲和備份電子文件的相關硬件設備作為內部局域網(wǎng)建設的重點，第三，提高本地備份及存儲電子文件的硬件配置，建設異地備份設備及網(wǎng)絡。
1.2 檔案信息資源整合
高校檔案信息資源的整合需要注意以下幾個方面的問題。第一，高校各單位檔案部門收集并歸檔已有的電子文件，及時錄入信息數(shù)據(jù)庫，避免資源的流失；第二，對將要接收的電子文檔提前做好準備工作，包括組織、技術和人員上的準備，建立數(shù)據(jù)中心，統(tǒng)一接收和管理高校各單位信息資源，開通檢索服務；第三，建設檔案網(wǎng)站或者數(shù)字檔案館，成立數(shù)字化服務中心，為各單位提交信息提供高效服務。
1.3 標準和規(guī)范的制定
高校檔案管理工作的重要職能之一是制定和完善標準、規(guī)范，其依據(jù)為《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》 等相關政策法規(guī)。建立的規(guī)范和標準需要滿足實際需求，能夠科學的指導高校檔案管理信息化建設的全過程，確保信息化建設、管理和運作過程有章可循，保證規(guī)范化、標準化以及制度化的檔案管理信息化建設大方向不變。其主要職責為高校電子文件信息采集、管理、存儲格式標準、執(zhí)行細則等標準與制度的建立；制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式要求和工作規(guī)范； 建立和完善電子文件保管、存儲及安全利用的制度等。
1.4 安保系統(tǒng)的建設
信息安全是檔案管理工作首先需要確保的重點之一。安保體系的建設主要包括計算機網(wǎng)絡等硬件安全系統(tǒng)的建設，同時還包括內外網(wǎng)隔離、網(wǎng)絡防火墻、文檔加密、訪問控制、用戶訪問認證以及網(wǎng)絡密鑰的管理，雙管齊下，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)信息傳遞的安全。
2 高校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀及問題
2.1 高校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀
2.1.1基礎設施薄弱，管理手段老化
目前國內許多高校在信息化基礎設施建設上投入力度不夠，用普通計算機代替專業(yè)服務器，在管理方式和方法上也一直沿用傳統(tǒng)的管理手段，效率低下，缺漏較多。雖然在一定程度上利用了計算機存儲和網(wǎng)絡技術，但是并未形成一體化的系統(tǒng)。生成與接收電子文檔，是高校檔案管理系統(tǒng)的基礎功用，但是目前的現(xiàn)狀是高校檔案管理的軟件與配套程序建設速度慢，管理不科學，制約了信息化建設的步伐。
2.1.2檔案管理方式落后、檔案結構不合理
從目前的檔案管理方式來看，從業(yè)人員缺少科學化管理的培訓，多數(shù)從業(yè)者并非檔案專業(yè)，專業(yè)知識匱乏，沒有系統(tǒng)、科學的檔案管理知識，對已有管理系統(tǒng)掌握不夠深入。
從檔案結構來看，目前多數(shù)高校關注的檔案類別多為紙質，而對視頻、音頻以及其他實物檔案的關注不夠。而且從檔案涉及的方面來說，多為教學、會議以及其他文字記錄的檔案，而對設備、基建檔案，以及高校日常工作中的檔案記錄較為缺乏。此外，檔案收集工作滯后，不夠全面，導致了檔案可復用性差，利用價值較低。
2.1.3高校檔案管理開發(fā)利用率較低
目前，高校檔案管理仍舊受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，重保管輕利用，已經(jīng)收錄的檔案資料無法惠及教職工與學生，利用效率低下，檔案因此失去了應有的參考價值，導致高校檔案資源的極大浪費，長此以往將會形成惡性循環(huán)，極大的影響檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。此外，檔案利用的壟斷局面仍舊存在，高校檔案多數(shù)被行政人員利用，同時還有一部分科研人員，雖然目前各大高校已經(jīng)致力于擴大檔案利用人群，但是力度仍舊不夠，同時宣傳乏力，沒有對宣傳形成有效的縱深，因此收效甚微。如何打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，改變落后的管理理念，推廣先進、科學的管理方法，是檔案從業(yè)人員需要認真考慮的問題。
2.2 高校檔案管理信息化建設進程出現(xiàn)的問題
2.2.1 投資規(guī)模大與資金來源少的矛盾
檔案信息化建設需要大量的資金作為后盾，其建設速度受到資金來源及穩(wěn)定性的制約。信息化建設中基礎設備的投資包括服務器、交換機、掃描儀、微縮設備等，這類設備需要大量的資金來購置。此外，內部局域網(wǎng)的建設，光纖接入以及購買帶寬，購置、維護軟件以及進行安全防護等，都需要資金支持。電子產(chǎn)品高速的升級換代和較短的生命周期也導致了大量資金的投入。但是由于資金來源較少，籌措困難，兩者的矛盾日益激化，影響信息化建設的發(fā)展。
2.2.2 建設任務重，進程緩慢
高校檔案信息化建設的任務中，第一，需要對現(xiàn)存的檔案資源進行處理，利用掃描、微縮等手段，將之數(shù)字化；第二，對數(shù)字化的文檔按照檔案管理標準進行分類整理，并錄入數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用；第三，建設網(wǎng)絡應用平臺，給用戶提供遠程服務；第四，采用隔離技術，應用數(shù)據(jù)備份和加密對檔案進行保護，防止來自網(wǎng)絡的惡意訪問，避免由于工作人員誤操作而導致的刪除、修改等，確保檔案信息的安全以及可用；第五，不斷升級管理系統(tǒng)的同時，要對現(xiàn)存電子文檔進行升級轉換，確保其可用，避免電子檔案資源的損毀；第六，由于檔案管理信息化建設進程的繁重任務導致其不可能在短時間內完成，因此對于檔案管理人員來說，除進行數(shù)據(jù)化處理與維護外，還要對現(xiàn)存的紙質文檔進行妥善的保管和處理，工作量較大，任務繁重。在檔案管理信息化建設完全完成，并納入檔案工作運行管理體制之前，如果文檔復制、掃描等技術沒有較大發(fā)展，財政投入沒有較大突破的前提下，這個過程將持續(xù)數(shù)年時間。
2.2.3 隊伍建設要求高與人才缺乏的矛盾
檔案信息化管理人員需要具備新的思想觀念，扎實的專業(yè)知識和技能，較高的寫作水平以及綜合素質。需要的人才類型是有熟練的計算機技能、網(wǎng)絡安全技能、獲取以及運用情報信息的能力、檔案專業(yè)知識豐富的復合型人才。檔案信息化人才引進的主要阻力首先是體制問題，難以引進有效的競爭手段，其次是冗余人員多，導致工資待遇普遍較低，難以吸引高層次人才。老面孔，老方法，效率低下，進展緩慢，是目前檔案部門工作的現(xiàn)狀。
2.2.4 應對環(huán)境變化能力差，服務方式轉變困難
由于長期以來的檔案管理模式與管理理念影響，當前高校檔案管理普遍表現(xiàn)出思想陳舊、不思進取的現(xiàn)狀，抵御外來風險能力較差，缺乏核心競爭力。這種檔案管理模式在信息化背景下已經(jīng)不再適用，信息化背景下的檔案管理以用戶的需求作為主要目標，需要從業(yè)人員真正更新、轉變服務理念，拓展檔案管理的服務業(yè)務，提高服務質量。
3 加快檔案管理信息化建設的策略
3.1 加快統(tǒng)一標準建立，統(tǒng)一管理
建立統(tǒng)一標準，有利于不同高校系統(tǒng)之間資源的共享與整合，同時也有利于對整個集成系統(tǒng)進行安全保護。系統(tǒng)可以按照標準進行相應的操作，提高系統(tǒng)可操作性，同時避免由于標準不一致而導致的系統(tǒng)內部漏洞等安全問題。該標準的制定由信息化部門進行安排、實施，保證接口以及底層設備和數(shù)據(jù)格式等的一致性，避免數(shù)據(jù)冗余和資金浪費現(xiàn)象。
3.2 應用現(xiàn)有系統(tǒng)，整合信息資源
各高校應當以現(xiàn)有的應用系統(tǒng)作為基礎，對校內各二級單位施行統(tǒng)一標準管理，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)一次采集，長久利用的目的，節(jié)省人力物力和財力。第一，規(guī)劃建設校級信息數(shù)據(jù)中心，整合各單位分散的資源，統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集格式；第二，提高硬件水平，統(tǒng)一底層數(shù)據(jù)庫以及相關接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，加大應用系統(tǒng)投入。這樣可以有效避免硬件的重復建設等問題的發(fā)生。
3.3 加強安全保護體系的建設
信息安全問題包括兩個方面，從技術層面來講，各高校應當建立有效的用戶認證機制，訪問準入機制以及安全加密機制，應用各種硬件保護和軟件保護技術對系統(tǒng)實現(xiàn)安全保護；從管理角度來考慮，首先應當健全管理制度，提高管理人員實施、監(jiān)督等方面的警覺性，定期巡檢、實時監(jiān)控，明確各部門職責和相關負責人，定期進行安全培訓，提高工作人員解決問題的能力；另外還應當建立應急反應體系，在發(fā)生網(wǎng)絡安全事件時，能夠及時、有效的進行處理，從問題的發(fā)現(xiàn)、處理以及事后補救等多個方面進行全方位考慮。
3.4 變革組織機構，健全人才引進機制
變革現(xiàn)有的比較陳舊和落后的組織機構，對于加快檔案管理信息化建設具有重要作用。新的組織機構和人才引進機制應當具有以下幾個方面的優(yōu)勢。首先，能夠充分調動基層工作人員的工作熱情，使其能夠將創(chuàng)造性的想法實施，增加部門工作活力；其次，分工明確，責任到人，各部門各司其職，提高系統(tǒng)整體的工作效率；第三，有利于人才的引進以及留用，組織機構的變革能夠為部門發(fā)展帶來新的活力，能夠吸引高端人才的留用，有利于壯大人才隊伍。
4 結語
高校檔案管理信息化程度是高校教學質量、學術水平以及管理水平的體現(xiàn)，也是構建數(shù)字校園的關鍵所在，是信息化社會給高校檔案管理工作提出的必然要求。各高校應當積極建設統(tǒng)一標準，整合校內資源，加快建設信息化的檔案管理系統(tǒng)，變革陳舊的思想觀念與組織機構，提高競爭力，適應新環(huán)境下的變化，努力實現(xiàn)其標準化、制度化、科學化、現(xiàn)代化的高校檔案管理信息化建設目標。
參考文獻
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開放存取運動目前已經(jīng)越來越被學術界所接受和重視，學術界特別是信息資源領域對開放存取模式的研究日趨深入。檔案是一種重要的信息資源，因此，從整個信息資源的角度，對開放存取機制進行深入的研究具有重要的意義。在此，筆者以所從事工作的實際情況出發(fā)，探討一下在高校檔案工作中，高校檔案資源如何實現(xiàn)“開放存取”的服務機制。
一、“開放存取”機制在高校檔案管理中的含義
在討論“開放存取”機制在高校檔案管理中的含義之前，首先我們來分析一下高校檔案信息資源的性質和特點。
高校檔案信息資源作為學校全部信息資源的重要組成部分，在輔助一線教學科研、支持學校行政后勤等部門順利辦公，以及記錄學校歷史、宣傳樹立學校形象等方面，發(fā)揮著重要作用，對學校的正常運轉、改革發(fā)展具有不可替代的作用。檔案信息的重要性也越來越被廣大的學生、教職員工所了解，并且，由于高校檔案內容的特殊性以及惟一性，在社會上也有著重要的影響，越來越得到社會的關注和重視。
高校內部以及社會越來越多樣化、個性化、專業(yè)化的需求對高校檔案管理模式也提出了更高的要求，這也是廣大高校檔案工作者所不斷思考、探索的一個問題。特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)式的利用模式已經(jīng)滲透到了社會生活的方方面面，這就對傳統(tǒng)的檔案利用模式產(chǎn)生了巨大沖擊，一向被認為成熟、安全的“部門歸檔”以及“調閱式”的檔案利用模式開始動搖。雖然這種方式仍然占據(jù)著高校檔案部門的主流，但是與此相關的各種問題和矛盾已經(jīng)開始顯現(xiàn)，如檔案收集難以實現(xiàn)前端控制、存儲成本不斷上升、利用效率偏低、有償服務屢遭爭議等，隨之產(chǎn)生了一系列的衍生問題，如利用門檻相對偏高降低了利用者的利用興趣；保存成本的上升與檔案部門可支配資源短缺的矛盾，影響了檔案工作者的工作熱情，諸如此類的問題已經(jīng)對檔案人員形成不小的困擾。另一個顯而易見的問題就是，由于檔案自身所遵循的原則以及檔案部門的特殊性，完全照搬互聯(lián)網(wǎng)模式或者數(shù)字圖書館模式是不可行的，也是不可靠的。此外，由于利用者、成本費用、質量控制等各方面的原因，高校檔案資源的開放存取機制，不同于其他信息文獻領域。
基于上述情況，開放存取在高校檔案管理實踐中包括三層含義：一是指有條件地將檔案信息向學校所有學生和教職工以及社會公眾開放，降低利用門檻，減少權限障礙，從而提高檢索效率和利用效果；二是降低獲得檔案信息的難度，提高工作效率；三是通過OA資源庫的建設，在理論以及實踐中，提高高校檔案信息價值開發(fā)力度，使檔案價值全面得以實現(xiàn)。可以看出，上述含義是對“開放存取”定義的一種修正，使之更符合高校檔案的實際。這樣的修正在高校檔案工作實踐中具有實際意義。
二、“開放存取”機制在高校檔案工作中的應用范圍
筆者認為，“開放存取”機制在高校檔案館中的實現(xiàn)和具體應用范圍，主要包括以下三個方面。
（一）環(huán)境建設
如前所述，“開放存取”機制是基于網(wǎng)絡環(huán)境產(chǎn)生和運作的，“開放存取”機制在高校檔案館中的應用主要是基于數(shù)字化校園和高校數(shù)字檔案館的建設。數(shù)字化校園是利用計算機技術、網(wǎng)絡技術、通訊技術以及科學規(guī)范的管理對教學、科研、管理和生活服務有關的所有信息資源進行整合、集成和全面的數(shù)字化，最終實現(xiàn)教育信息化、決策科學化和管理規(guī)范化的現(xiàn)代大學。高校數(shù)字檔案館是數(shù)字校園的重要組成部分，它的概念與理論上的虛擬檔案館不同。從硬件上說，它在網(wǎng)絡硬件的物理連接上屬于校園網(wǎng)的一部分， 檔案館需要建立一個相對安全系數(shù)比較高的內部局域網(wǎng)，有自己的專用服務器，局域網(wǎng)通過一個核心交換機連接到校園網(wǎng)主交換機上，實現(xiàn)檔案館網(wǎng)絡與校園網(wǎng)的互聯(lián)。從軟件上說，檔案館內部網(wǎng)絡一般包括兩大項內容，一個是檔案館辦公系統(tǒng)，一個是檔案管理系統(tǒng)，這是高校數(shù)字檔案館的兩大支柱，同時，所有檔案實現(xiàn)數(shù)字化，是高校數(shù)字檔案館的前提和基礎。檔案數(shù)字化有自身的特點，具有層次化、級別化的特點，特別是在網(wǎng)絡環(huán)境中，對于防火墻、密鑰、后門等安全機制以及管理方法提出了較高要求。
（二）資源管理
開放存取的資源管理，這里主要是指利用科學方法，將不同類型、來源分散、異構、海量的檔案信息資源經(jīng)過編目、整序，編輯，形成可以通過網(wǎng)絡利用的有效數(shù)據(jù)的過程。簡而言之，就是將零散檔案信息數(shù)據(jù)化的過程。
1、編目
在網(wǎng)絡環(huán)境中的檔案編目，不同于傳統(tǒng)的檔案手工編目，需要編制適合網(wǎng)絡信息資源描述和組織的著錄格式，目前這一工作大多通過擴充傳統(tǒng)的機讀目錄格式來實現(xiàn)。
2、整序
高校檔案資源需要得到永久性的保存和利用。在開放存取模式下要實現(xiàn)這個目標，檔案部門必須能夠快速、準確獲得正確、完整的檔案資源。但是由于網(wǎng)絡環(huán)境帶有一定的不穩(wěn)定性，如果處理不好，會給檔案管理帶來很大的問題，甚至造成檔案的缺失和偽誤。為此，有必要在網(wǎng)絡上為學校檔案資源進行整序、標識。如可以采用數(shù)字對象標識符(Digital ObjectIdentifier，DOI)與檔案分類號相結合的方式，以保證檔案管理者和檔案用戶可以按照需要獲得指定的檔案信息資源。
3、編輯
在網(wǎng)絡環(huán)境和開放存取機制下的檔案信息編輯，主要是利用元數(shù)據(jù)對檔案信息資源進行組織管理。元數(shù)據(jù)是關于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，是用于幫助識別、描述、限定和定位資源的數(shù)據(jù)。利用元數(shù)據(jù)可以提高開放存取檔案信息資源的檢索效率。為了實現(xiàn)這一目的，高校檔案部門要制定相關的OA標準，規(guī)定歸檔者要提供相應標準和規(guī)范的元數(shù)據(jù)，同時通過編輯、轉換，實現(xiàn)即時存儲和提供多種格式的元數(shù)據(jù)。目前，關于檔案元數(shù)據(jù)的規(guī)范已有很多研究成果，可供高校檔案部門進行借鑒和參考。
（三）提供利用
開放利用機制的最終目的，是為了向公眾提供所需要的全部信息資源。但是與其他領域的開放存取機制不同，檔案信息具有機密性、內部性和分散性的特點，無論檔案的提供者還是檔案的利用者，都存在著特定條件，如特定的人群、特定的環(huán)境等等。因此，在提供方便快捷的準搜索引擎式的服務時，還有一些理論和實踐問題，需要得到解決。
1、高校檔案數(shù)據(jù)庫與高校電子資源庫的關系
目前，大部分高校都建設或購買了相當數(shù)量的電子資源庫，這些資源庫作為整體知識庫的一部分，開放程度是不一樣的。相對于純學術性的資源庫，高校中非學術性的資源庫（包括高校檔案數(shù)據(jù)庫）保持著不透明的狀態(tài)。國外某些大學對高校檔案數(shù)據(jù)庫是否可以開放，人為控制到何種程度，已經(jīng)進行了卓有成效的研究。筆者認為，只要能夠在法律上對版權、費用等問題進行了清楚的界定，高校檔案數(shù)據(jù)庫中所保存的檔案信息中的學術性信息，應該可以納入學校電子資源庫或者知識庫中。
2、高校檔案數(shù)據(jù)的開放存取方式
目前，高校檔案數(shù)據(jù)庫中的檔案信息的開放存取方式主要有這樣幾種形式：
（1）網(wǎng)頁鏈接
即通過校園網(wǎng)或者高校檔案部門自己的主頁，提供開放存取檔案信息的鏈接入口，由高校檔案部門自行決定需要提供開放存取的檔案資源，包括目錄、全文以及相關鏈接，用戶可以登陸相關網(wǎng)頁，通過點擊來瀏覽相關檔案信息。
（2）建立高校專題檔案數(shù)據(jù)庫
高校檔案館根據(jù)需要，建立相關專題庫，通過收集分類系統(tǒng)搜集校內所有開放存取的檔案資源，并將它們整合、組織，形成專題檔案數(shù)據(jù)庫。如學生成績庫、學歷學位認證庫、工資工齡庫等等。高校檔案館充分利用數(shù)字校園中各種信息數(shù)據(jù)庫的建設，將所有校內開放存取的檔案資源進行全方位的綜合、整理和揭示，用戶則直接訪問相關的高校檔案數(shù)據(jù)庫。當然，這需要安全性、政策支持、科學管理等方面的保證，對高校檔案館的自身建設也是一個巨大挑戰(zhàn)。
（3）通過館藏目錄獲取高校檔案信息
機讀檔案館藏目錄，是高校檔案館最重要的數(shù)字化資源之一，也是最常用的檢索工具之一。利用機讀檔案館藏目錄，可以實現(xiàn)所有館藏檔案資源的檢索，這也是高校檔案工作者和檔案利用者所熟悉和普遍使用的一種方式。此外，可以通過增加相關字段等方法，使高校檔案資源轉化成為開放存取的網(wǎng)絡資源。在這方面，檔案工作者可以充分借鑒圖書館的一些成熟經(jīng)驗。
（4）通過集成、挖掘技術開發(fā)高校檔案信息資源
傳統(tǒng)的簡單調閱、淺層次的檔案利用顯然不能滿足學校和社會對高校檔案資源的利用需求。因此，將高校檔案信息資源納入開放存取機制，利用開放存取機制，全方位，深層次的開發(fā)高校檔案信息資源；利用先進技術、先進軟件，實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)庫資源行政化和學術化的有機統(tǒng)一，可以達到擴大利用面、優(yōu)化利用效果、全面實現(xiàn)檔案信息價值的目的。
三、高校檔案部門實現(xiàn)“開放存取”存在的問題與對策
開放存取運動能夠優(yōu)化高校檔案管理，提高利用效率和效果，但這不意味著可以一蹴而就，在實際工作中，還會遇到這樣和那樣的問題，需要解決和思考。
（一）開放環(huán)境下檔案的信息安全
隨著網(wǎng)絡與人們生活的日益密切，人們似乎可以從網(wǎng)絡上找到任何想要找到的東西，在給人極大方便的同時，也給人帶來了不安全感。高校檔案是在高校各項工作中自然形成的，檔案的公開，會動搖一些人對檔案在傳統(tǒng)認識上的安全心理。
因此，開放存取運動在高校檔案界開展，有賴于逐漸建立一種開放的理念，能夠得到學校各個職能部門的認同，解除人們戒備心理。高校檔案人員要大力宣傳開放存取的理念，通過各種形式和場合，灌輸、滲透這種方式的優(yōu)點和好處，使學校有關領導、教職工和廣大學生了解到檔案是一種可以利用的信息資源，不僅吸引高校一線的教學、科研工作者成為高校檔案開放存取的利用者（取者），還能夠主動成為高校檔案資源的提供者（存者），從而推動高校檔案開放存取的健康良性發(fā)展。當然，將這種模式完全納入現(xiàn)行的高校檔案管理體制還有一定的難度，值得認真思考和研究。
（二）成本和費用
開放存取機制，是建立在網(wǎng)絡的基礎上，任何人都不能低估它的運行成本。理論上講，高校檔案部門可以從高校檔案資源的開放存取機制中收取適當?shù)馁M用，但在實際中是否可行，是否符合國家有關部門的政策法規(guī)精神，目前還不能確定。這個問題如何處理，直接影響開放存取機制在高校檔案部門的運行。
在目前開放存取運動的實際操作中，通常會采用“作者付費、用者免費”的模式，例如OA期刊，但是這些費用通常會計入科研成本中。高校提供檔案信息服務，不完全適合這種成本分擔的模式，但是可以從中得到借鑒。高校檔案部門可以通過協(xié)議、與第三方中介合作等方式，建立或者拓寬成本補償機制，兼顧國家、學校、相關部門以及個人的合理利益，達到“雙贏”甚至“多贏”。
（三）高校檔案信息資源優(yōu)化建設
基于目前高校管理體制，檔案部門還不能完全實現(xiàn)檔案文件的前端控制，加上高校檔案產(chǎn)生的自然屬性等問題的存在，對檔案數(shù)據(jù)進行規(guī)范化建設存在很大難度。然而，高校檔案信息資源的質量直接關系到開放存取的發(fā)展前景，高校檔案開放存取機制的順利建立，需要齊全、完整、準確、高質量的檔案資源。因此，高校檔案部門要大力提高檔案收集的齊全完整率，這是開放存取機制的起點和重要基礎。同時，高校檔案部門需要制定有效的檔案開放存取質量控制策略。通過加強檔案的鑒定環(huán)節(jié)，完善檔案的審核制度，規(guī)范編目著錄，不斷優(yōu)化高校檔案信息資源。
（四）硬件建設和相關技術的研究
高校檔案開放存取機制的建立，需要購買硬件設施，配備相關軟件，搭建符合條件的基礎網(wǎng)絡平臺，特別是電子檔案的存儲介質、存儲環(huán)境、存儲設備，都與高校檔案的信息安全問題息息相關。
