時(shí)間：2023-06-07 09:38:04
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案數(shù)字化管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】高校；數(shù)字化校園；人事檔案管理；模式
一、構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)
（一）嚴(yán)格執(zhí)行信息化標(biāo)準(zhǔn)要求。數(shù)字化校園建設(shè)投入較大，影響較為廣泛，信息化標(biāo)準(zhǔn)要求較高。因此，構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)，必須符合和遵守國(guó)家、教育部頒發(fā)的各類標(biāo)準(zhǔn)以及高等學(xué)校制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足國(guó)家及省級(jí)教育管理部門管理、科研統(tǒng)計(jì)要求，以便規(guī)范地進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、傳輸、應(yīng)用。須嚴(yán)格參照教育行業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)，如《教育管理信息高等學(xué)校管理信息》等。采用純B/S模式實(shí)現(xiàn)目前主流的技術(shù)與開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，基于WEB的多層體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，流程化界面和向?qū)讲僮鲬?yīng)具有良好的可擴(kuò)展性，依照安全要求設(shè)計(jì)合理的安全架構(gòu)。（二）滿足接入高校三大平臺(tái)的相關(guān)要求。人事檔案管理系統(tǒng)接入數(shù)字化校園，須集成到高校的三大平臺(tái)，滿足信息門戶集成、公共數(shù)據(jù)平臺(tái)集成、統(tǒng)一身份認(rèn)證集成等功能。需要為門戶開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的集成表現(xiàn)界面，并提供由該頁(yè)面鏈接進(jìn)入人事檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)框架的功能。可根據(jù)高校需要，從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中抽取出需要共享的數(shù)據(jù)到公共數(shù)據(jù)中心，完成數(shù)據(jù)層的集成。須為信息門戶單點(diǎn)登錄開(kāi)發(fā)相應(yīng)的接口程序，支持現(xiàn)有的高校統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)。
二、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用
（一）人事檔案管理部門應(yīng)用基于高校數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理。1.全面、準(zhǔn)確地采集人員的基本信息檔案。通過(guò)基于數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)，人事檔案管理部門原有的人事檔案數(shù)據(jù)信息可以導(dǎo)入系統(tǒng)之中，后續(xù)可單獨(dú)及批量追加信息，如教職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)等的晉升、變更；并根據(jù)需要定義各種信息項(xiàng)目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統(tǒng)，上傳人事檔案相關(guān)材料，如各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎(jiǎng)證書(shū)圖片等數(shù)字檔案，經(jīng)人事部門審核后存入管理系統(tǒng)。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進(jìn)了人事檔案信息更全面、準(zhǔn)確的收集。2.根據(jù)人員類別進(jìn)行檔案的自動(dòng)分類管理。高校因人事管理需要，對(duì)教職工進(jìn)行分類管理，基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據(jù)實(shí)際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長(zhǎng)退休、干部、工人、技術(shù)合同、臨時(shí)合同等的分類，并可在各類別間進(jìn)行變動(dòng)，如在職變更為退休，在職變更為調(diào)動(dòng)等，從而實(shí)現(xiàn)一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準(zhǔn)確、有序規(guī)范。3.合同檔案管理。在基于數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)中，可導(dǎo)入所需的合同內(nèi)容、格式，并可完成勞動(dòng)合同的簽訂、變更、續(xù)簽、終止和解除等工作；系統(tǒng)可上傳保存合同數(shù)字圖片；篩選符合相應(yīng)條件的人員，批量打印合同、續(xù)簽合同、解除合同通知書(shū)等等。可在系統(tǒng)中靈活設(shè)置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行合同基數(shù)統(tǒng)計(jì)核算，使合同管理高效、完善、及時(shí)、準(zhǔn)確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過(guò)基于數(shù)字化校園的人事管理系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數(shù)據(jù)匯總工作。5.進(jìn)修培訓(xùn)檔案管理。教職工培訓(xùn)信息檔案可批量導(dǎo)入系統(tǒng)，也可單個(gè)錄入，可自定義參加培訓(xùn)人員姓名、編號(hào)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)單位、培訓(xùn)起止時(shí)間等，教職工可登錄系統(tǒng)上傳培訓(xùn)結(jié)業(yè)鑒定表等相關(guān)數(shù)字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運(yùn)用系統(tǒng)按年度、項(xiàng)目匯總進(jìn)修培訓(xùn)檔案信息，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。6.自動(dòng)生成各類人事檔案相關(guān)表格。錄入到系統(tǒng)中的人事檔案數(shù)據(jù)形成檔案目錄，職務(wù)職稱變動(dòng)、工資變動(dòng)均形成變動(dòng)情況登記表。人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，可制作生成名冊(cè)表、轉(zhuǎn)遞通知單等。7.統(tǒng)計(jì)分析。可對(duì)系統(tǒng)中教職工的相關(guān)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、年齡、工齡等各種信息結(jié)構(gòu)、變動(dòng)情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、圖表，生成相關(guān)報(bào)表等。（二）其他教職員工對(duì)基于高校數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)應(yīng)用。根據(jù)不同人員類別，在系統(tǒng)中設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限，設(shè)定不同的操作及查閱范圍。1.校領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過(guò)文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個(gè)人簡(jiǎn)歷、考核等檔案情況，及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握相關(guān)信息，為學(xué)校工作決策提供參考。2.部門領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過(guò)文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個(gè)人簡(jiǎn)歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎(jiǎng)等數(shù)字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關(guān)。3.教職工。在系統(tǒng)中可通過(guò)文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個(gè)人簡(jiǎn)歷、年度考核結(jié)果等檔案情況；上傳更新圖文數(shù)字檔案材料，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、進(jìn)修培訓(xùn)等。
三、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)管理
制定基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)維護(hù)管理制度，以確保系統(tǒng)安全、高效運(yùn)行。（一）維護(hù)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。定期檢查維護(hù)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、維修處理硬件設(shè)備問(wèn)題。做好設(shè)備故障處理預(yù)案并有效落實(shí)。（二）維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息。對(duì)基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀況進(jìn)行嚴(yán)格的管理監(jiān)控。按不同的人員管理類別，合理設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限。及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息，及時(shí)審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案材料信息真實(shí)可靠、充實(shí)全面、實(shí)時(shí)更新。（三）維護(hù)系統(tǒng)安全。加強(qiáng)防火墻保護(hù)屏障。定期、不定期升級(jí)殺毒軟件、查殺計(jì)算機(jī)病毒、木馬等。根據(jù)人員類別的變動(dòng)情況，及時(shí)變更系統(tǒng)中的類別管理，確保按人員類別進(jìn)行使用權(quán)限的實(shí)時(shí)更新。
【參考文獻(xiàn)】
[1]沈錫臣,陳懷楚.高校信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[J].清華大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2003(4):529-531,556.
（一）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)存在問(wèn)題
很多高校人事檔案室已基本配備計(jì)算機(jī)，條件好的高校配備了掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，但軟件系統(tǒng)未建設(shè)或未開(kāi)發(fā)利用，現(xiàn)代化管理硬件設(shè)備形同虛設(shè)，不能發(fā)揮其作用，影響了檔案管理方式的轉(zhuǎn)型。數(shù)字化管理人事檔案的基礎(chǔ)是建立數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化系統(tǒng)管理是將人才信息資源分類存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。目前我國(guó)高校人事檔案系統(tǒng)建設(shè)處于初始階段，很多高校軟件系統(tǒng)未配置，一方面是資金問(wèn)題。建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需要一定的資金，目前高校人事檔案管理資金不足，系統(tǒng)建設(shè)資金未配置；另一方面管理人員水平問(wèn)題。高校人事檔案管理人員計(jì)算機(jī)管理水平較低，不能完全掌握系統(tǒng)管理。
（二）缺乏現(xiàn)代化的檔案工作者
一支現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍是數(shù)字化管理檔案的根本保證。數(shù)字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護(hù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時(shí)工，只能應(yīng)對(duì)日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業(yè)本科及以上學(xué)歷人員較少，專業(yè)人才匱乏；第三，系統(tǒng)操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計(jì)算機(jī)管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統(tǒng)管理操作，落后于現(xiàn)代化管理要求。而數(shù)字化管理檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作有一定要求，必須具備信息儲(chǔ)存、信息加工、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)操作和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等能力和水平。
二、數(shù)字化管理高校人事檔案的對(duì)策
（一）更新觀念
實(shí)現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化管理，首先領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案管理人員的再教育，加強(qiáng)檔案管理人員現(xiàn)代化管理能力的培養(yǎng)，灌輸現(xiàn)代化管理理念和方法；其次，高校人事檔案管理工作者必須改變守舊思想，主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)操作水平，提高軟件系統(tǒng)管理能力，熟練掌握現(xiàn)代化管理方法，成為新世紀(jì)檔案管理人才。
（二）修訂《干部人事檔案管理?xiàng)l例》
《條例》規(guī)范了紙質(zhì)檔案管理的工作程序和管理規(guī)則，且強(qiáng)調(diào)干部人事檔案的保密性，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，“嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人的檔案”，數(shù)字化管理檔案中的“信息化公開(kāi)”的要求無(wú)疑與《條例》相沖突，《條例》只適用紙質(zhì)檔案，未明確數(shù)字化管理檔案的歸檔定義及法律效果，未規(guī)范數(shù)字化管理程序，因此實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理人事檔案必須修訂《條例》，才能保證數(shù)字化檔案信息合法性，保證高校人事檔案數(shù)字化管理有據(jù)可依，有章可循，促進(jìn)資源信息共享。
（三）建立數(shù)據(jù)庫(kù)
高校人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，必須建立數(shù)據(jù)庫(kù)，配置軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)建設(shè)可根據(jù)各高校發(fā)展規(guī)模而定，規(guī)模大的高校可配置容量大，包容性強(qiáng)，性能好的軟件管理系統(tǒng)，容量大的系統(tǒng)適應(yīng)面廣，使用年限長(zhǎng)；規(guī)模小的高校，可利用高校計(jì)算機(jī)專業(yè)人才資源豐富的特點(diǎn)，聘請(qǐng)本校軟件系統(tǒng)專家開(kāi)發(fā)實(shí)用性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)，錄入系統(tǒng)時(shí)以人為單位，設(shè)置格式化分類管理，按十大類設(shè)置管理區(qū)，如設(shè)置職稱區(qū)、職務(wù)區(qū)、學(xué)歷區(qū)、業(yè)績(jī)區(qū)、培訓(xùn)區(qū)、工資區(qū)、考核區(qū)、政治面貌區(qū)、健康檔案區(qū)等。此軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)經(jīng)濟(jì)實(shí)用，學(xué)習(xí)操作方便，有利于系統(tǒng)的更新與維護(hù)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理檔案基礎(chǔ)。
（四）強(qiáng)化系統(tǒng)的管理與維護(hù)
第一，遵守管理程序。高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，必須嚴(yán)格遵守管理程序，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)系統(tǒng)。正確、真實(shí)、全面輸入人才信息，進(jìn)行系統(tǒng)分類、錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)處理等工作程序；第二，規(guī)范操作。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需定期變更數(shù)據(jù)信息，在保證人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)完整、真實(shí)和準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，增添新的檔案信息，同時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤信息必須及時(shí)修正，數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)及更新時(shí)，必須及時(shí)記錄更正內(nèi)容，注明更正信息原因、原信息內(nèi)容及更新后的信息內(nèi)容，記錄更正人，更正時(shí)間及地點(diǎn)；第三，及時(shí)更新系統(tǒng)。系統(tǒng)陳舊是導(dǎo)致信息丟失的主要因素，因此，為了減少人事檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，必須更新管理設(shè)備，提高管理水平，加強(qiáng)數(shù)字化管理和技術(shù)處理，采用備份存儲(chǔ)、拷貝備存、仿真、保護(hù)原載體等措施，保證檔案信息資源在新技術(shù)條件下優(yōu)質(zhì)保存、快速檢索、有效利用；第四，及時(shí)處理系統(tǒng)信息。
檔案數(shù)字化管理是將原紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，處理后進(jìn)入數(shù)字化管理系統(tǒng)，為保證高校人事檔案信息多方位利用和備份存儲(chǔ)，必須利用一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)去模擬另一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作來(lái)保護(hù)檔案數(shù)字化管理，做到有備無(wú)患，延長(zhǎng)數(shù)字化檔案信息壽命；第五，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移。為保證存儲(chǔ)的數(shù)字信息能及時(shí)正常讀取和輸出，必須將重要的檔案信息進(jìn)行備份存儲(chǔ)，有時(shí)必須對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，這是在原信息格式或其它硬件、軟件無(wú)法正常操作情況下，進(jìn)行數(shù)字信息格式改變，以便保證人事檔案信息資源不被遺失，使數(shù)字信息從原有的技術(shù)環(huán)境遷移到新的技術(shù)平臺(tái)，對(duì)保護(hù)數(shù)字信息具有重要意義。
三、總結(jié)
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 信息化 數(shù)字化
傳統(tǒng)的檔案信息存儲(chǔ)通常是以紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類、存儲(chǔ)，再經(jīng)過(guò)人工進(jìn)行檢索和進(jìn)行維護(hù)。且進(jìn)行檔案?jìng)浞菪枰罅康娜肆臀锪Γ斯ぬ幚淼倪^(guò)程中還需進(jìn)行必要的糾錯(cuò)。檔案信息化通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描再錄入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)中，使得人事檔案管理更容易進(jìn)行實(shí)時(shí)的同步備份，使得人事檔案管理的存儲(chǔ)空間更小，維護(hù)更加快捷、方便和安全[1]。
一、當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理的主要問(wèn)題分析
管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個(gè)難題。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，我國(guó)人事制度的改革以及社會(huì)的發(fā)展隨著人才流動(dòng)壁壘的減少。我國(guó)人事檔案實(shí)施社會(huì)化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端叢生。隨著人才流動(dòng)的特征，“人檔分離”現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。很多人事檔案，已經(jīng)無(wú)法真實(shí)的反映出當(dāng)事人的狀態(tài)，久而久之，人事檔案就會(huì)隨著其分離的狀態(tài)從根本上達(dá)不到其應(yīng)承擔(dān)的固有使命，從一定程度而言。這樣的人事檔案已經(jīng)喪失了其應(yīng)有的“檔案”的價(jià)值。人事檔案應(yīng)能夠首先反映出當(dāng)事人客觀真實(shí)的歷史記錄，而當(dāng)前我國(guó)的“人檔分離”狀態(tài)本身也成為了我國(guó)當(dāng)前人事檔案中的一種真實(shí)狀況的描述和反映。
（二）“棄檔死檔”。在我國(guó)各類人力資源以及社會(huì)保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長(zhǎng)期開(kāi)始定期公示 “長(zhǎng)期失去聯(lián)系超過(guò)5年的流動(dòng)人員的人事檔案名單”。每年我國(guó)在各類社會(huì)保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過(guò)5年且被公示又無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫(kù)封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國(guó)面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國(guó)各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國(guó)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心就做過(guò)一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)年在全國(guó)范圍內(nèi)就至少有超過(guò)60萬(wàn)的“棄檔族”[3]。我國(guó)至上世紀(jì)九十年代開(kāi)始，隨著新的用工制度建立，加劇了我國(guó)人員流動(dòng)性，企業(yè)職工檔案管理也逐漸開(kāi)始與企業(yè)分離，很多曾經(jīng)的“單位公職人員”隨著檔案管理逐漸與原單位的分離。逐漸顯現(xiàn)出其向“社會(huì)人”角色的一種轉(zhuǎn)變。加之，我國(guó)自九七年開(kāi)始在全國(guó)逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也逐漸開(kāi)始與人事檔案脫鉤。
隨著我國(guó)各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的托管檔案的增多，每年和檔案主人長(zhǎng)期失去聯(lián)系的“死檔”數(shù)量不斷增加。交費(fèi)率低且持續(xù)不繳費(fèi)致使成為的“死檔”令人才中介機(jī)構(gòu)頭痛不已，因?yàn)檎l(shuí)都不敢隨便銷毀或者故意丟棄這些人事檔案，就算這些當(dāng)事人不來(lái)辦理相關(guān)手續(xù)，其檔案也不能隨意丟棄。各地的檔案部門將人事檔案視為“棄檔” 封存起來(lái)。而在封存期內(nèi)，由于無(wú)任何當(dāng)造成很大的影響。在當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)行的人事管理制度下，這些原本已經(jīng)喪失“價(jià)值”的人事檔案，其余威仍在，由于我國(guó)特殊的人事制度背景下，特別是在國(guó)企、事業(yè)單位以及想進(jìn)入國(guó)企或事業(yè)單位的人員而言，人事檔案將成為其入職前的必不可少的基礎(chǔ)資料之一。
二、我國(guó)人事檔案發(fā)展的方向和趨勢(shì)展望
（一）我國(guó)人事檔案管理的信息化方向。由于現(xiàn)有人事檔案中的很多當(dāng)事人的個(gè)人經(jīng)歷的記錄方式仍是紙張的保存，其檔案案卷具有唯一性，一旦遺失和損毀都將難以彌補(bǔ)，另外進(jìn)行查詢和流轉(zhuǎn)效率低下已成為共識(shí)的普遍問(wèn)題。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，我國(guó)政府職能的相關(guān)機(jī)構(gòu)幾乎在每年的統(tǒng)籌和總結(jié)大會(huì)中都會(huì)提及人事檔案的信息化管理和數(shù)字化進(jìn)程，然而我國(guó)在人事檔案利用和服務(wù)方面的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面盡管已經(jīng)取得一些較為明顯的進(jìn)展。但要在全國(guó)范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國(guó)人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問(wèn)題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國(guó)人事檔案管理實(shí)施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國(guó)各地逐步開(kāi)展各類“社會(huì)人才人事檔案電子化服務(wù)”項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將分類整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過(guò)進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫(kù)”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時(shí)為當(dāng)事人或查詢單位開(kāi)設(shè)證明。
（二）我國(guó)人事檔案進(jìn)行電子化、信息化以及數(shù)字化成為必然方向。隨著我國(guó)全國(guó)開(kāi)展得一輪信息化檔案工作使得我國(guó)很多地區(qū)人事檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化，但與檔案研究領(lǐng)域的學(xué)者們的設(shè)想仍有一段顯著地差距，隨著我國(guó)人才流動(dòng)的特征，當(dāng)前很多單位和企業(yè)的人才其實(shí)際上過(guò)去的歷史行為以及個(gè)人信用記錄很難真正被現(xiàn)單位了解，而構(gòu)建起一個(gè)“數(shù)字化”的人事檔案將有助與每一個(gè)用人單位都能夠及時(shí)客觀的了解到當(dāng)事人的公共行為以及誠(chéng)信記錄。“數(shù)字化”管理也已經(jīng)成為了我國(guó)人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。
三、總結(jié)
人事檔案管理數(shù)字化的好處使得用戶進(jìn)行檔案檢索更加快捷和方便，在當(dāng)今信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，如何利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案目錄公布、開(kāi)放，同時(shí)讓用戶可以借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行交互應(yīng)用已成為檔案管理人員所關(guān)心的最核心的問(wèn)題。而傳統(tǒng)人事檔案運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行日常管理以及提升數(shù)字化應(yīng)用水平和質(zhì)量已成為了大勢(shì)所趨。
參考文獻(xiàn)：
[1]王露露.淺議干部人事檔案數(shù)字化工作[J].才智，2012，（21）：350.
一、引言
隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新。互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，改變了我國(guó)檔案管理的模式和方法，紙質(zhì)版的管理模式已經(jīng)不能滿足時(shí)代進(jìn)步的要求，各種電子版的文件促進(jìn)了人事檔案信息化管理的發(fā)展。
二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數(shù)字化管理時(shí)代。為了促進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展，我國(guó)檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項(xiàng)目。上海市的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和深圳市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開(kāi)發(fā)項(xiàng)目都是我國(guó)發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)的里程碑。
由于我國(guó)信息資源數(shù)字化的技術(shù)不高，在人事檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，使得我國(guó)不能很好的開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)。鍵盤錄入和光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入是當(dāng)下我國(guó)信息化建設(shè)的兩個(gè)重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點(diǎn)，而光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入則是受干擾性較強(qiáng)、圖像質(zhì)量偏低等缺點(diǎn)。我國(guó)的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實(shí)踐推廣。
為了學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，更好的建設(shè)屬于我國(guó)的檔案數(shù)據(jù)化，我國(guó)積極舉辦了例如“國(guó)際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”的學(xué)術(shù)報(bào)告，推動(dòng)我國(guó)檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)。目前我國(guó)數(shù)據(jù)檔案館的研究比較多，而對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問(wèn)題等研究較少，無(wú)法形成系統(tǒng)性的研究。
我國(guó)在上海、深圳、北京等一線城市進(jìn)行了檔案管理數(shù)字化的試點(diǎn)工作，鼓勵(lì)企業(yè)和科研機(jī)構(gòu)積極開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案管理的工具，將文書(shū)檔案轉(zhuǎn)為文檔，并以數(shù)字形式進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，其中世紀(jì)科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數(shù)字化檔案管理工具。鑒于目前的數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過(guò)圖像的方式將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技?g提高時(shí)的檔案文本轉(zhuǎn)換提供了基礎(chǔ)。目前國(guó)內(nèi)在信息資料的數(shù)據(jù)化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國(guó)知網(wǎng)、萬(wàn)方數(shù)據(jù)、建筑圖紙庫(kù)、史志圖片庫(kù)等。
三、人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題
1.人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃
人事檔案信息化建設(shè)宏觀規(guī)劃一般是指由國(guó)家、省、市等完成的有關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，人事檔案信息化建設(shè)微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機(jī)關(guān)等進(jìn)行的人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。目前國(guó)家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問(wèn)題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實(shí)到實(shí)踐中。例如我國(guó)公務(wù)員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開(kāi)展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。
2.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
我國(guó)目前執(zhí)行的人事檔案管理?xiàng)l例仍然是國(guó)家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，舊的條例以及無(wú)法滿足我國(guó)檔案管理信息化的建設(shè)，雖然很多的省市也對(duì)人事檔案信息化進(jìn)行了管理，但是由于沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，只能著眼于某一個(gè)單位或是專業(yè)心態(tài)，嚴(yán)重制約了我國(guó)人事檔案信息化管理的發(fā)展。
3.信息化程度不高，資源共享程度不夠
我國(guó)目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平偏低，只能進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的操作，不能應(yīng)對(duì)復(fù)雜的技術(shù)操作，更不要說(shuō)進(jìn)行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務(wù)進(jìn)行劃分科室的職能，每個(gè)科室負(fù)責(zé)單獨(dú)的部分，這種方式可以明確責(zé)任的分工卻造成了人事部門內(nèi)的信息分散，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時(shí)共享，限制了信息的流通，造成了時(shí)間和資源的浪費(fèi)。
4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)
人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵。隨著信息化的滲入，我國(guó)人事檔案信息化建設(shè)取得了初步的成效，比如辦公局域網(wǎng)、業(yè)務(wù)運(yùn)行網(wǎng)等各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計(jì)算機(jī)完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來(lái)便利，但是對(duì)人事檔案的安全性也產(chǎn)生了極大的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一直是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網(wǎng)絡(luò)的癱瘓。人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一般包含內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全問(wèn)題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全問(wèn)題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用安全問(wèn)題三種。
5.信息化人才隊(duì)伍建設(shè)滯后
隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對(duì)管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要具備極高的信息化技術(shù)。由于我國(guó)檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，雖然檔案部做了人才引進(jìn)，但是計(jì)算機(jī)高技術(shù)人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設(shè)問(wèn)題主要包含以下三個(gè)主要問(wèn)題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重欠缺、全員信息化素質(zhì)有待提高。如果檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的問(wèn)題不能夠很好的解決將嚴(yán)重阻礙我國(guó)人事檔案信息化的發(fā)展和進(jìn)步。
四、促進(jìn)人事檔案管理信息化的方法和對(duì)策
1.建立社會(huì)化開(kāi)放式管理新模式
檔案隨著人的變動(dòng)而變動(dòng)是目前我國(guó)人事檔案的管理制度，每個(gè)人的檔案都是唯一的，且會(huì)伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點(diǎn)，但是隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，這種檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)我國(guó)人事檔案的管理需求。當(dāng)今社會(huì)上，人才不再是屬于某一個(gè)地區(qū)或是單位，而是屬于全社會(huì)的，人才的流動(dòng)以及是大勢(shì)所趨。新的人事檔案制度將以個(gè)人的流動(dòng)和自由為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案關(guān)系和勞動(dòng)關(guān)系的分離、人事檔案的社會(huì)化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開(kāi)放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。
2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)
鑒于人事檔案信息化管理的復(fù)雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學(xué)、高效和先進(jìn)。首先，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的前提，先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)可以提高檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域和專業(yè)的人力資源工程，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容包括編號(hào)、身份證號(hào)、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時(shí)間、工作時(shí)間、從教時(shí)間、畢業(yè)院校、等信息。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，?可以減少重復(fù)性操作，使得結(jié)構(gòu)更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問(wèn)題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的重中之重，建立相應(yīng)的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。
3.形成全網(wǎng)絡(luò)化管理
信息化的滲入使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的使用改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，使得檔案管理不局限于時(shí)間、地點(diǎn)、空間等方面，實(shí)現(xiàn)檔案的交流和共享，擴(kuò)大了檔案的利用和服務(wù)范圍，使得檔案管理逐步轉(zhuǎn)向開(kāi)放，使得檔案管理能夠更好的服務(wù)社會(huì)。
在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，我國(guó)人事檔案管理相對(duì)不足，原有的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足市場(chǎng)需求。如果企事業(yè)單位想在市場(chǎng)中保持長(zhǎng)久的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須根據(jù)市場(chǎng)變化，改善管理模式，抓住機(jī)遇應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。而采用互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)的新型管理模式，不僅促進(jìn)了與行業(yè)間的交流協(xié)作，還實(shí)現(xiàn)了交流互動(dòng)、傳遞信息、實(shí)現(xiàn)多元化的發(fā)展，這樣對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有很大幫助，同時(shí)提高了事業(yè)單位管理的運(yùn)營(yíng)模式。
2 創(chuàng)新人事檔案管理制度的必要性
人事檔案信息失真，是我國(guó)人事檔案工作面臨的問(wèn)題之一。比如說(shuō)，落后的人事檔案管理方法及手段，人事檔案機(jī)構(gòu)分散和非專業(yè)化；檔案材料在收集加工傳遞等一系列環(huán)節(jié)中的管理也存在不同的漏洞，致使檔案材料損失等；“棄檔”現(xiàn)象就是人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題之一。被人遺棄的檔案就是“棄檔”。數(shù)據(jù)顯示，目前全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)服務(wù)中心有大概50/60萬(wàn)流動(dòng)人員的人事檔案無(wú)人理會(huì)。從這些事情我們就可以看到人事檔案管理制度的弊端。
然而，在現(xiàn)有人事檔案中收集的資料不完整，舊資料居多， 新資料少之又少，還有補(bǔ)充不及時(shí)的情況，這無(wú)法反映出一個(gè)人的現(xiàn)實(shí)面貌。組織評(píng)價(jià)又流于形式化并不能客觀真實(shí)反映一個(gè)人的情況。關(guān)于個(gè)人政治品德、家庭歷史和社會(huì)關(guān)系方面的內(nèi)容居多， 反而體現(xiàn)一個(gè)人的能力水平和特長(zhǎng)信息量卻非常少。在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案造假的違法行為也逐年增加，假學(xué)歷、假年齡等現(xiàn)象也是只增不減。為了改變這種情況，創(chuàng)新人事檔案管理制度是我們的唯一途徑。
3 創(chuàng)新人事檔案管理制度的原則
3.1 服務(wù)原則
人事檔案首先要從每個(gè)人開(kāi)始建立，隨后要做到整體檔案系統(tǒng)的管理， 這些都需要做到適應(yīng)市場(chǎng)化需求，優(yōu)化人才流動(dòng)及管理，讓人才的使用、管理、流動(dòng)得以實(shí)現(xiàn)最大化的利用。人事檔案是證明每個(gè)人整體素質(zhì)的履歷資料，也是每個(gè)單位需要施行人事管理的重要證據(jù)。當(dāng)求職者去應(yīng)聘工作時(shí)，這個(gè)檔案是應(yīng)聘者向招聘單位說(shuō)明自身素質(zhì)的重要依據(jù) 。
3.2 準(zhǔn)確原則
人事檔案信息儲(chǔ)存需要做到信息準(zhǔn)確全面，要做到內(nèi)容充分，檔案資料要豐富、全面、完整， 能夠反映一個(gè)人的真實(shí)面貌， 不能存在核實(shí)不準(zhǔn)確的消息就歸檔，比如模糊不清的數(shù)字、日期等也不可以歸檔。人事檔案要反映出一個(gè)人的整體素質(zhì)和履歷情況，突顯出一個(gè)人最有價(jià)值的信息以及他的具體情況。
3.3 通用原則
某個(gè)人因?yàn)閾Q工作的原因，想把自己的人事檔案從原來(lái)的工作單位換到另一個(gè)單位，這就需要從個(gè)案的編制到系統(tǒng)的建設(shè)都要完整，做到通用原則。第一要做到標(biāo)準(zhǔn)化，第二要做到規(guī)范化，第三要做到適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的需求，這樣才能實(shí)現(xiàn)通用原則服務(wù)的宗旨。還有將人事檔案的管理樹(shù)立一種 “以用戶為中心”的服務(wù)理念，改變不合適的管理體制， 努力完善檔案的功能，確保人事檔案內(nèi)容真實(shí)性和公民知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)，發(fā)揮人事檔案作用和保證社會(huì)穩(wěn)定。
4 人事檔案管理創(chuàng)新制度的方法
4.1 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理
檔案管理應(yīng)拋棄傳統(tǒng)方法，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存時(shí)間短，溫度和濕度都可能造成檔案的損壞。數(shù)字化管理節(jié)省存儲(chǔ)空間和提高檢索檔案的效率，最重要的是數(shù)字化檔案管理的模式延長(zhǎng)了檔案的壽命。數(shù)字化檔案都存儲(chǔ)在一個(gè)小小的硬盤中，他們對(duì)環(huán)境并沒(méi)有特別要求。小小的一塊硬盤可以存儲(chǔ)的檔案?盜靠氨紉蛔?小型圖書(shū)館。數(shù)字化檔案可以復(fù)制和備份，一般情況下丟失不了，易于保存。
4.2 建立檔案管理機(jī)構(gòu)
檔案管理機(jī)構(gòu)存在許多問(wèn)題，要建立開(kāi)放化的管理模式，首先要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理社會(huì)化 ，要建立具備社會(huì)性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)。管理機(jī)構(gòu)建立需要檔案管理的專業(yè)性、技術(shù)性、還要解決沒(méi)有檔案的人員的檔案問(wèn)題。在過(guò)去的工作中，自己的檔案都是在所在單位，而部分沒(méi)有工作或者是退休的人員檔案就沒(méi)有機(jī)構(gòu)在收錄，就造成了無(wú)人管理的現(xiàn)象。因此，需要建立開(kāi)放型和社會(huì)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，發(fā)揮管理機(jī)構(gòu)的最大作用。
4.3 借鑒國(guó)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)
各個(gè)國(guó)家、各個(gè)區(qū)域都有不同的人事檔案管理制度模式。檔案管理包括公立、私立系統(tǒng)。人事檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的管理工作，它是和人事有關(guān)系，需要調(diào)動(dòng)和流動(dòng)。總之，我們需要借鑒國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提升我們的檔案管理工作。
摘 要 人事檔案在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，人事檔案中記錄了員工的工作表現(xiàn)、政治思想、工作變動(dòng)以及業(yè)務(wù)能力等情況，是外界全面了解一位員工重要的參考依據(jù)。長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理模式傳統(tǒng)，新時(shí)期，社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作提出較高的要求。為了幫助企業(yè)人事檔案管理擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，在本文中就新形勢(shì)下如何促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作展開(kāi)討論。
關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 人事檔案管理工作 促進(jìn)
企業(yè)人事檔案是檔案資源中的重要組成部分，同時(shí)也是人力資源管理的重要依據(jù)。近年來(lái)，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)于人力資源保障工作的不斷深入。現(xiàn)代社會(huì)企業(yè)人事檔案管理工作在促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步方面發(fā)揮著重要的作用，在進(jìn)行人事制度改革、外界全面了解員工、人員配備以及人才資源發(fā)掘上，都有著較為積極的意義。
一、企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）企業(yè)人事檔案管理設(shè)備體系不健全
現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)人事資源越來(lái)越豐富，人事信息形式逐漸實(shí)現(xiàn)了多樣化。人事檔案信息的存儲(chǔ)對(duì)于檔案管理體系設(shè)備的要求逐漸提升。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式影響下，檔案中很多重要的信息難以被及時(shí)保存，這為檔案管理帶來(lái)了重大的阻礙。要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，一方面需要在檔案管理工作人員方面進(jìn)行改善，另一方面需要在檔案管理設(shè)備方面進(jìn)行完善。在企業(yè)檔案管理工作中，就是缺乏聲像檔案管理方面的設(shè)備。
（二）企業(yè)人事檔案管理缺乏相應(yīng)的制度
企業(yè)人事檔案管理中所涉及到了大量的人事信息，人事信息的安全性以及檔案管理工作模式對(duì)社會(huì)的影響重大，目前，在社會(huì)人事檔案管理中缺乏相應(yīng)的制度，導(dǎo)致人事檔案管理模式渙散，人事信息不安全等問(wèn)題。由此可見(jiàn)，法律的執(zhí)行力的欠缺是阻礙我國(guó)企業(yè)檔案管理法制化進(jìn)程的重要原因。隨著時(shí)代的進(jìn)步，以及人們的安全意識(shí)逐漸提升，依法存檔的工作勢(shì)在必行。由于現(xiàn)代社會(huì)人事檔案管理工作范圍不確定，檔案管理工作得不到重視，使得檔案法規(guī)檢查力度降低。
二、新形勢(shì)下促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的對(duì)策
（一）基于數(shù)字化的企業(yè)人事檔案管理
傳統(tǒng)模式下的檔案管理中很多信息難以被保存，特別是重要的人事檔案信息，如，很多企業(yè)中的人事聲像信息等難以被保存下來(lái)。新時(shí)期，科學(xué)技術(shù)逐漸發(fā)展，對(duì)于信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)技術(shù)也越來(lái)越多，目前，最為先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)就是針對(duì)檔案管理建立相應(yīng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。基于數(shù)據(jù)庫(kù)模式的人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)、音頻等的存儲(chǔ)，并且在數(shù)據(jù)備份的支持下，保障企業(yè)人事數(shù)據(jù)信息的安全性。在數(shù)字化技術(shù)下，通過(guò)科技技術(shù)將檔案信息整理的過(guò)程通過(guò)電子傳輸，以及電子軟件規(guī)律等模式，對(duì)不同類型的立卷進(jìn)行分類。基于數(shù)字化技術(shù)的檔案信息管理，能夠一改之前無(wú)序的分類模式，一方面便于工作人員對(duì)其管理，另一方面是還能夠便于需要的人順利找到檔案信息。
（二）企業(yè)人事檔案管理制度的確定
企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量提升，需要確定相應(yīng)的工作制度，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化。在以往的企業(yè)人事檔案管理中，其工作不被重視，因此導(dǎo)致人事檔案管理工作混亂，甚至缺失或丟失現(xiàn)象，為了優(yōu)化人事檔案管理，需要為人事檔案管理制定相應(yīng)的制度。首先，將企業(yè)人事檔案管理制度與企業(yè)管理考核相互結(jié)合，明確檔案管理考核范圍。例如不按照歸檔范圍和要求向檔案管理部門移交檔案，或者檔案不能按照規(guī)定時(shí)間返還，都作為檔案管理考核的違規(guī)，并且對(duì)當(dāng)事人予以處罰。其次，與崗位經(jīng)濟(jì)考核結(jié)合，完善崗位工作標(biāo)準(zhǔn)。主要考察檔案工作人員的職責(zé)工作內(nèi)容，細(xì)化到具體工作要求中，將檔案工作人員工作成果與績(jī)效考核掛鉤。
（三）培養(yǎng)專業(yè)化的企業(yè)人事檔案管理人員
人事檔案管理效果不佳，與檔案管理制度以及硬件設(shè)備息息相關(guān)，但是也與檔案管理人員的能力素質(zhì)關(guān)系密切。在以往的人事檔案管理中，很多工作人員難以認(rèn)識(shí)自身工作的重要性，工作積極性不高，在實(shí)際工作中難以集中精力，并且不思進(jìn)取。為了促進(jìn)人事檔案管理水平，需要在檔案管理硬件設(shè)施完善的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)專業(yè)化的人事檔案管理人員。第一，人事檔案管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)培養(yǎng)。為了提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理人員的學(xué)術(shù)研究能力，需要工作人員與人事部門積極的進(jìn)行工作銜接，彌補(bǔ)自身工作所欠缺專業(yè)素養(yǎng)。鼓勵(lì)檔案工作人員對(duì)專業(yè)知識(shí)深入研究時(shí)，應(yīng)該給他們?cè)黾訉?shí)踐學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，在實(shí)踐活動(dòng)中提高學(xué)習(xí)能力，幫助他們實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化；第二，為了提升人事檔案管理人員的工作積極性，需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，與人事部門的激勵(lì)機(jī)制掛鉤，激發(fā)員工的學(xué)習(xí)熱情。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在本文中對(duì)企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出促進(jìn)人事檔案管理的對(duì)策。企業(yè)人事檔案管理的優(yōu)化對(duì)于企業(yè)人力資源管理提供了理論基礎(chǔ)，針對(duì)人事檔案管理中所存在的設(shè)備問(wèn)題以及制度問(wèn)題，文中提出了相應(yīng)的對(duì)策，基于數(shù)字化的人事檔案管理、制度化的內(nèi)部監(jiān)制以及專業(yè)化人員的培養(yǎng)。
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1 檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的含義和重要性
在沃羅爾科的《加拿大的信息資源》中，信息資源一詞最早出現(xiàn)，它是人類社會(huì)信息活動(dòng)中積累起來(lái)的，以信息為核心的信息技術(shù)、設(shè)備、設(shè)施、信息生產(chǎn)者等各類信息活動(dòng)要素的集合。信息資源被廣泛存在于經(jīng)濟(jì)、社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域和部門，是各種事物形態(tài)、內(nèi)在規(guī)律、和其他事物聯(lián)系等各種條件、關(guān)系的反映，涉及到企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中的一切信息資源，貫穿于企業(yè)管理的全過(guò)程。檔案信息資源是一種可利用的檔案信息，指包括檔案原件和各種檔案信息開(kāi)發(fā)的成果，比如檔案目錄、檔案參考資料、檔案復(fù)制件和檔案文獻(xiàn)匯編等。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，是通過(guò)一定的方式方法，根據(jù)特定利用者的需求或社會(huì)需求，以檔案信息資源為基礎(chǔ)，以查找、篩選、加工、編輯等手段，提供給利用者。
檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用具有多層面的意義，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，是衡量與人事檔案管理工作優(yōu)劣的基本標(biāo)準(zhǔn)；是實(shí)現(xiàn)人事檔案工作根本目的的主要途徑；是科學(xué)而合理地開(kāi)發(fā)人才資源的必要條件。檔案信息資源管理的宗旨，是合理利用各種資源，并把這些資源最大限度的運(yùn)用到實(shí)際工作中。因此，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都相當(dāng)重要。
2 開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的途徑和方法
檔案信息資源的基本途徑，按開(kāi)發(fā)利用工作的對(duì)象去劃分，可分為檔案原件、檔案副本或復(fù)制本、檔案信息加工品等。按開(kāi)發(fā)利用工作的渠道上劃分，可分為檔案信息查閱服務(wù)、政府信息公開(kāi)查閱服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)利用、檔案資料編研出版、檔案展覽和社會(huì)宣傳教育等。但是目前檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的方式，主要有查閱、外借、提供復(fù)制件和加工件服務(wù)等。其中查閱主要是以《干部檔案工作條例》為依據(jù)，并通過(guò)提供原件和開(kāi)辟閱覽室等方式所進(jìn)行。而如今隨著時(shí)代的進(jìn)步，一切事物都要法制化，公民也有一定的知情權(quán)。所以，檔案的查詢不應(yīng)該只對(duì)干部開(kāi)發(fā)，必須公開(kāi)化。外借在《干部檔案工作條例》中也有規(guī)定，檔案在借出時(shí)，除了必須說(shuō)明理由以外，還要經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案歸還。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，想要發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，必須將檔案材料數(shù)字化，利用數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，方便快捷的檔案信息，促進(jìn)人事檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。加工件是將人事檔案原件的內(nèi)容，再次濃縮、揭示、篩選。人事檔案工作中，也經(jīng)常用到這種加工件，復(fù)制件也是如此。
3 促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的措施
3.1改變檔案工作者的管理理念，優(yōu)化檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)。如今，也進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案工作者也必須使檔案信息化管理。在檔案工作中，應(yīng)加速檔案數(shù)字化建設(shè)，加工和完善館藏檔案，滿足檔案利用者的需求，提高檔案的利用率。同時(shí)，檔案工作者還應(yīng)通過(guò)與其他相關(guān)部門的合作，來(lái)推進(jìn)檔案信息化的開(kāi)發(fā)和利用。針對(duì)檔案資源的數(shù)字化，必須優(yōu)化檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)，需要檔案部門引進(jìn)部分高科技人員，利用他們所帶來(lái)的計(jì)算機(jī)知識(shí)與管理技能，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。除此以外，對(duì)在職檔案工作人員要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高他們的工作效率，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)、技能能夠熟練掌握。
3.2拓寬人事檔案的利用領(lǐng)域，加強(qiáng)信息資源建設(shè)。目前，越來(lái)越多的人認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的價(jià)值，我國(guó)的檔案信息資源也越發(fā)的豐富起來(lái)，但由于對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用相對(duì)匱乏，各地檔案利用率很低，未發(fā)揮出來(lái)其該起的作用。因此，拓寬人事檔案的利用領(lǐng)域，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，刻不容緩。人事檔案工作要利用數(shù)字化手段，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，對(duì)各種類型的檔案信息資源，進(jìn)行收集、鑒別和管理，真正意義上實(shí)現(xiàn)資源共享，拓寬人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用領(lǐng)域，充分發(fā)揮人事檔案作用。
3.3開(kāi)發(fā)方式上，要不斷創(chuàng)新。檔案工作在開(kāi)發(fā)方式上，要明確方向，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的開(kāi)發(fā)方式，宗旨就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，秉著指導(dǎo)與服務(wù)為原則，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作由單一保管型向開(kāi)發(fā)利用型轉(zhuǎn)變。另外，還要實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，換句話說(shuō)，就是增強(qiáng)人事檔案工作者的工作責(zé)任心，增強(qiáng)其事業(yè)心，積極地參與到人事檔案材料的收集、鑒別、整理和管理等類似的檔案工作中去，主動(dòng)為用人單位提供人才信息服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件，提供人事檔案信息資源的利用率。
3.4推進(jìn)館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化，無(wú)疑就是將各類檔案信息利用通信和計(jì)算機(jī)技術(shù)，達(dá)到所有用戶都可以共享軟件、硬件和數(shù)據(jù)資源的目的，使得利用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，輕松快捷的查詢到想要的檔案信息。如今，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)涉及到我們生活的各個(gè)方面，傳統(tǒng)的檔案管理方法，也就受到了一定程度的限制，而網(wǎng)絡(luò)的方便性、連續(xù)性和快捷性，正好解決了這一問(wèn)題，我們可以利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，向人們提供各種檔案信息，形成網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)模式[1～4]。
一直以來(lái)，人事檔案管理是人力資源管理工作當(dāng)中不可缺少的組成部分。有效的人事檔案管理工作可以提升人力資源管理的持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。伴隨著社會(huì)服務(wù)的持續(xù)提升，人事檔案管理已逐漸數(shù)字化、科學(xué)化、信息化以及規(guī)范化。在新形勢(shì)背景下，怎樣挖掘出人事檔案在人力資源管理中的更大價(jià)值，如何有效加強(qiáng)人事檔案的利用已成為當(dāng)下人事檔案管理人員的重點(diǎn)議題。本文將站在人力資源管理的角度，對(duì)現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系進(jìn)行研究和分析，明確人力資源角度下人事檔案的價(jià)值所在，表明目前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題并提出個(gè)人意見(jiàn)，為進(jìn)一步提升人事檔案管理的創(chuàng)新升級(jí)提供參考。
一、人力資源管理和人事檔案管理之間的關(guān)系
現(xiàn)代管理學(xué)的思想根本是把人作為核心并進(jìn)行相關(guān)管理，在人力資源管理領(lǐng)域當(dāng)中，其主要是利用完善的人力資源管理機(jī)制及其內(nèi)容來(lái)保證人員配置更具科學(xué)性和合理性，以此對(duì)企業(yè)人才的競(jìng)爭(zhēng)力進(jìn)行有效提升。在此過(guò)程當(dāng)中，要對(duì)人事檔案這一重要資源進(jìn)行充分利用，從而提高人力資源管理的實(shí)效。人力資源管理的主要根本和依據(jù)便是人事檔案，它可以直接反映出人力資源的基礎(chǔ)情況，充分體現(xiàn)出人的過(guò)往經(jīng)歷與現(xiàn)下?tīng)顩r。基于此，人事檔案可以有效幫助企業(yè)準(zhǔn)確且全面的對(duì)員工進(jìn)行考察和選拔。再者，人事檔案管理工作需要高度貼合人資管理的需求和目標(biāo)，不可以脫離人資管理。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是企業(yè)要將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，要將人資管理當(dāng)中的相應(yīng)內(nèi)容及信息準(zhǔn)確地記錄在人事檔案當(dāng)中。
二、人事檔案的重要作用及價(jià)值
1.人事檔案管理對(duì)有效發(fā)揮人力資源實(shí)效有著助力作用。人事檔案是企業(yè)進(jìn)行選用人才以及提拔員工的重要依據(jù)，同時(shí)也是企業(yè)開(kāi)發(fā)利用人力資源的必要工具。企業(yè)可以利用人事檔案對(duì)員工的過(guò)往經(jīng)歷及現(xiàn)狀進(jìn)行全面了解，從而有目標(biāo)性的對(duì)企業(yè)人力資源管理架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，以便將人力資源管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效優(yōu)化。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)管理者可以通過(guò)人事檔案對(duì)人才的年齡、性別、技能及興趣愛(ài)好等基本情況有充足了解，以此進(jìn)一步提高人員配置的實(shí)效，從而實(shí)現(xiàn)人盡其才的工作目標(biāo)。2.人事檔案管理對(duì)人才培訓(xùn)和整合有著促進(jìn)作用。在新形勢(shì)背景下，企業(yè)不能一味地利用人力資源，還需要定期對(duì)其進(jìn)行科學(xué)化且合理化的整合及配置，從而保證企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。與此同時(shí)，由于企業(yè)的部分業(yè)務(wù)逐漸開(kāi)始細(xì)致化及繁瑣化，企業(yè)對(duì)于人才的要求也開(kāi)始出現(xiàn)多元化。因此，企業(yè)可通過(guò)利用人事檔案工作并依據(jù)人資現(xiàn)狀大力開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)工作，可以有效提升企業(yè)的人才競(jìng)爭(zhēng)力。特別是要對(duì)人事檔案中的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，以便更加準(zhǔn)確且直觀地掌握現(xiàn)下企業(yè)人才的知識(shí)以及技能的薄弱環(huán)節(jié)，從而提高人才培訓(xùn)的效果。再者，有效的利用人事檔案還可以促進(jìn)人才在組織之間的合理性流動(dòng)，將人才的主動(dòng)性以及積極性做到充分調(diào)動(dòng)。綜上所述，人事檔案管理在促進(jìn)人才培訓(xùn)及人才整合工作當(dāng)中有著較大的助力作用，是現(xiàn)下人資管理當(dāng)中的重點(diǎn)所在。3.人事檔案管理有利于科學(xué)化且合理化需求預(yù)測(cè)。人事檔案無(wú)論在決策上還是管理上都具有重要的咨詢作用，可以對(duì)人才需求進(jìn)行科學(xué)且合理的預(yù)測(cè)。通過(guò)有效的利用人事檔案，可以提升企業(yè)崗位配置更具科學(xué)化及合理化，繼而最大程度上降低人力資源成本。由于社會(huì)環(huán)境以及企業(yè)環(huán)境的持續(xù)發(fā)展及變化，企業(yè)針對(duì)人力資源的管理需求也會(huì)逐漸變化。因此，需要企業(yè)制定出符合現(xiàn)狀的人力資源管理規(guī)劃。利用人事檔案中的數(shù)據(jù)信息，開(kāi)展集中分析，從而了解并掌握企業(yè)現(xiàn)下人才儲(chǔ)備及缺口情況，以備開(kāi)展具有目標(biāo)性的人才引進(jìn)工作。再者，依據(jù)人事檔案中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行人力資源規(guī)劃的擬定工作，可以有效避免人資管理浪費(fèi)成本，為人力資源與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)供需平衡提供有效保障。
三、在人力資源管理的視角下人事檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題
1.沒(méi)有足夠重視人事檔案管理工作。當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)還沒(méi)有對(duì)人事檔案管理有足夠的了解和認(rèn)識(shí)，并未將其當(dāng)作重點(diǎn)工作看待，導(dǎo)致人事檔案管理制度始終沒(méi)有得到完善及建設(shè)。同時(shí)，人事檔案的真正價(jià)值也一直未曾有效發(fā)揮。再有，現(xiàn)下大部分企業(yè)還沒(méi)有對(duì)人事檔案管理的工作流程、工作內(nèi)容以及工作職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)劃分，造成人事檔案的管理工作缺乏規(guī)范性，且企業(yè)在人事檔案管理當(dāng)中無(wú)論是人力、物力投入還是財(cái)務(wù)投入均顯不足，這對(duì)于人事檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量都有著不利影響。基于以上原因，造成了人事檔案管理無(wú)法有效服務(wù)于人力資源管理的局面。2.檔案材料管理方法陳舊，降低了人資管理效率。現(xiàn)下，有部分企業(yè)在人事檔案管理當(dāng)中選用的工作模式過(guò)于陳舊，沒(méi)有充分利用信息化技術(shù)及設(shè)備，造成無(wú)法準(zhǔn)確且全面地通過(guò)人事檔案了解人員的詳細(xì)情況。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，由于企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)的功能過(guò)于單一化，還停留在僅能對(duì)人事信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的錄入工作，無(wú)法深層加工人事檔案中的信息數(shù)據(jù)，從而難以發(fā)揮出人事檔案的決策和管理咨詢作用。其二，企業(yè)還沒(méi)有綜合利用數(shù)字掃描技術(shù)以及數(shù)字微縮技術(shù)對(duì)紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行有效的數(shù)字化管理，繼而造成人事檔案的利用效率和管理效率均無(wú)法得到有效提升。3.沒(méi)有全面的人事檔案延伸信息，致使利用價(jià)值低。大部分企業(yè)在人事檔案管理工作當(dāng)中都存有重管理輕利用的現(xiàn)象，對(duì)人事檔案信息的延伸及擴(kuò)充沒(méi)有做到足夠重視。大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行信息資源收集的過(guò)程當(dāng)中將重心僅放在文化水平程度、年齡、性別以及工作經(jīng)驗(yàn)這些基礎(chǔ)信息上，而對(duì)于個(gè)人綜合素質(zhì)及心理健康情況等深層次的信息收集較為忽視，從而形成了無(wú)法全面了解員工真實(shí)情況的現(xiàn)狀，使人事檔案難以在人力資源管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
四、在人力資源管理視角下人事檔案的實(shí)施策略
1.對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行有效優(yōu)化，提升人事檔案價(jià)值的重視程度。在新形勢(shì)背景下，企業(yè)需要重視人事檔案管理工作，重視人事檔案制度的建設(shè)工作，對(duì)人事檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。首先，企業(yè)需要結(jié)合人事檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)于無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的相關(guān)制度進(jìn)行修改，從而形成更具科學(xué)化且完善的人事檔案管理機(jī)制。其次，企業(yè)要加大支持力度，在人力和物力以及財(cái)務(wù)上都予以支持，從而將人事檔案管理環(huán)境進(jìn)行有效優(yōu)化。2.創(chuàng)建現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，以此提升人資管理效率。當(dāng)前是數(shù)字信息化時(shí)代，企業(yè)要了解創(chuàng)建現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)的必要性，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化。首先要?jiǎng)?chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)并搭建相關(guān)的數(shù)據(jù)分析模型，以此實(shí)現(xiàn)信息資源的分類處理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，從而突顯出人事檔案的決策咨詢和管理咨詢的重大作用。其次，企業(yè)要充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)以及云存儲(chǔ)技術(shù)，以此加強(qiáng)人事檔案信息化的建設(shè)。最后，為了保證人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，企業(yè)應(yīng)通過(guò)數(shù)字掃描和數(shù)字微縮技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的數(shù)字化處理，以此將人力資源管理效率進(jìn)行有效提升。3.完善人事檔案管理內(nèi)容，提高人事檔案利用價(jià)值。企業(yè)除了需要重視人事檔案的管理工作外，還要加大利用力度。首先，人事檔案應(yīng)依據(jù)企業(yè)不斷提升的用人要求對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的完善及優(yōu)化，要增添具有價(jià)值性和傳承性的檔案內(nèi)容，從而對(duì)人才的過(guò)往經(jīng)歷、整體素養(yǎng)、身心健康以及專業(yè)能力的正確反饋?zhàn)龀鲇行ПＵ稀Ｆ浯危耸聶n案管理的工作人員需要改變工作理念，拋棄以往的服務(wù)觀念，積極主動(dòng)地為人力資源管理部門提供保質(zhì)保量的信息服務(wù)工作。
五、結(jié)語(yǔ)
有效的選用人才對(duì)企業(yè)順利開(kāi)展各項(xiàng)工作有著直接影響，所以企業(yè)要充分發(fā)揮人事檔案的重要作用，進(jìn)一步加強(qiáng)資源管理工作，從而有效參考人事檔案的各類信息資源。在此過(guò)程中，要把握好人力資源與人事檔案兩者之間的關(guān)系，加強(qiáng)完善管理制度和信息化建設(shè)等，以此提高人力資源管理的實(shí)效，從而促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】高校；人事檔案管理；信息化建設(shè)
1引言
21世紀(jì)以來(lái)，隨著信息技術(shù)成為社會(huì)變革的重要推動(dòng)力之一，社會(huì)的各方面都發(fā)生了改變，而且這種改變也在影響著教育教學(xué)領(lǐng)域。現(xiàn)階段，部分高校在推動(dòng)人事檔案管理模式進(jìn)入新階段的實(shí)踐中進(jìn)行了有益嘗試，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)成為整合人事檔案資源的重要手段，在實(shí)踐過(guò)程中高校管理水平實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的提升，體現(xiàn)出信息化技術(shù)在高校人事檔案管理中的實(shí)踐價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。
2高校人事檔案管理信息化建設(shè)概述
在查閱《檔案學(xué)詞典》及相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為人事檔案是指：由人事、組織、勞動(dòng)等部門在人員的考核管理活動(dòng)中所形成的特殊檔案，是個(gè)人經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、能力的最真實(shí)記錄。高校中的人事檔案管理涉及了職工教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力及多方面內(nèi)容，通過(guò)查閱職工的個(gè)人檔案，可得知其自身的綜合能力，從而為人才的選拔提供依據(jù)。信息化，筆者認(rèn)為可以簡(jiǎn)單理解為利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)信息技術(shù)手段針對(duì)信息數(shù)據(jù)資源進(jìn)行充分的開(kāi)發(fā)及利用，以實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)現(xiàn)代化水平的目的。高校人事檔案管理工作信息化建設(shè)則是指通過(guò)電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)電子文件管理。這里所提到的電子文件具有虛擬特性，即只在數(shù)字環(huán)境下生成，并以數(shù)字化形式保存在數(shù)字設(shè)備之中，可借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系；推進(jìn)檔案信息全國(guó)聯(lián)通，逐步實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞線上申請(qǐng)、異地通辦等也是符合社會(huì)發(fā)展需求的人事檔案管理工作的發(fā)展方向[1-2]。人力資源檔案管理的個(gè)體本身所具備的復(fù)雜性和流動(dòng)性，要求人事檔案信息的記錄及調(diào)整必須具備準(zhǔn)確性和實(shí)效性。高校人事檔案信息化包括人事檔案信息化和檔案管理信息化兩部分內(nèi)容；高校人事檔案管理工作的內(nèi)容包括在記錄教職工個(gè)體的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，同時(shí)收錄其工作、教育、家庭、環(huán)境等各方面的信息，將大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)滲透到傳統(tǒng)人事檔案管理工作中的信息收集、處理、調(diào)用等流程中，讓檔案信息處理在用戶的計(jì)算機(jī)終端就能夠?qū)崿F(xiàn)，極大地節(jié)約了人力成本；使高校人事管理工作得到檔案信息化的多維度服務(wù)，高校人事管理結(jié)構(gòu)調(diào)整獲得可靠依據(jù)[3]。
3高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值
3.1理論價(jià)值
信息全球化背景下，各個(gè)國(guó)家已經(jīng)或?qū)⒁M(jìn)入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，基于知識(shí)的產(chǎn)生、管理等逐步演化為創(chuàng)造財(cái)富的主要方式。高校在我國(guó)社會(huì)信息化進(jìn)程中有著一定的助推作用；在教育教學(xué)改革新形勢(shì)下，高校管理模式發(fā)生變化使得高校的人事檔案管理工作也會(huì)隨之相應(yīng)發(fā)生變化：數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范需要實(shí)現(xiàn)有效統(tǒng)一、信息資源需要有效共享、管理數(shù)據(jù)量大增等，基于此種現(xiàn)實(shí)情況，人事管理信息化建設(shè)必然會(huì)被提上高校的日程。人事檔案管理信息化工作得以合理實(shí)施離不開(kāi)相關(guān)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、利用；通過(guò)以信息化數(shù)據(jù)為依據(jù)建立起完善的人事檔案信息化系統(tǒng)的方式，打破信息壁壘，破除數(shù)據(jù)孤島，將人事檔案、職務(wù)、學(xué)歷、進(jìn)修深造動(dòng)態(tài)管理、薪酬、績(jī)效、社保和人才招聘等重要環(huán)節(jié)都放在統(tǒng)一平臺(tái)，為師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)科研管理、人力資源配置、組織人事工作研究等提供支撐[4]。
3.2實(shí)踐價(jià)值
3.2.1方便對(duì)人事管理信息進(jìn)行定量分析高校在人事檔案管理工作中科學(xué)地融入信息化技術(shù)手段，落實(shí)信息化建設(shè)，由淺層次來(lái)看，可以幫助相關(guān)工作者樹(shù)立信息管理理念，并提高其工作質(zhì)量及效率；由深層次來(lái)看，能夠加快人事檔案數(shù)據(jù)信息的收集整合的效率，提升完整度。此外，人事檔案管理的復(fù)雜性和多樣性的特征決定了相應(yīng)的人事檔案信息的記錄、更改也需要滿足準(zhǔn)確性和實(shí)效性的要求；高校人事檔案管理人員利用信息平臺(tái)采集人事管理個(gè)體的人事檔案基礎(chǔ)信息以及崗位、培訓(xùn)、績(jī)效、薪酬、外部環(huán)境等信息的同時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化定量分析、科學(xué)預(yù)測(cè)，更大程度更深層次地挖掘人力資源價(jià)值，為高校提供人才引進(jìn)培養(yǎng)、人事決策等方面的信息保障和價(jià)值依據(jù)[5]。
3.2.2完善人事檔案管理流程一段時(shí)期以來(lái)，伴隨著社會(huì)變革，高等教育目標(biāo)與任務(wù)的較大變化帶來(lái)了高校人事管理工作實(shí)踐形式的改變；很多高校通過(guò)引進(jìn)人才的方式來(lái)優(yōu)化師資隊(duì)伍，但因?qū)I(yè)人才、崗位變動(dòng)、繼續(xù)教育、培訓(xùn)情況等的檔案信息的立、存、調(diào)等步驟較為煩瑣，處理過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失、材料收集、整理、歸檔不及時(shí)和流程不規(guī)范現(xiàn)象，致使查閱不便并降低了檔案的完整性和利用率。對(duì)人事檔案管理實(shí)行信息化，則可以改善上述情況；在制定規(guī)范的人事檔案管理信息化制度和標(biāo)準(zhǔn)的前提下，對(duì)現(xiàn)有檔案材料按照由近及遠(yuǎn)的順序進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理系統(tǒng)中，可以降低人為因素的影響，在一定程度上解決檔案材料收集整理不及時(shí)、不規(guī)范的問(wèn)題，完善了人事檔案管理流程的同時(shí)也使檔案管理和利用更加高效。
3.2.3提高流動(dòng)人才檔案的管理效率高校招生規(guī)模在學(xué)校自身的快速發(fā)展過(guò)程中不斷擴(kuò)大，高校間以及高校與其他單位間的人員流動(dòng)更加頻繁，再加上每年有大量學(xué)生畢業(yè)，這些人員流動(dòng)，帶來(lái)了大量的人事檔案的轉(zhuǎn)移、接收等工作；在此過(guò)程中，人事檔案管理工作也隨之出現(xiàn)了檔案材料缺失、失真，數(shù)據(jù)信息不全，工作量巨大等問(wèn)題。與以往傳統(tǒng)形式上的人事檔案管理模式對(duì)比，通過(guò)建立流動(dòng)人才檔案信息庫(kù)、流動(dòng)人才檔案信息服務(wù)平臺(tái)等方式，可以加快流動(dòng)人才信息的接收、處理和傳遞，實(shí)現(xiàn)全方位、多層次的數(shù)據(jù)檢索和處理，在授權(quán)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)部門與部門、人員與人員之間的人事檔案信息資源共享。信息化技術(shù)的融入可有效提升人事檔案管理的工作效率和流動(dòng)人才檔案的管理效率，且出錯(cuò)率可大幅度降低[6]。
3.2.4提升高校教育與科研水平人才教育、社會(huì)服務(wù)和科學(xué)研究三項(xiàng)是現(xiàn)階段我國(guó)高校的主要職能，提高師資隊(duì)伍建設(shè)水平是提升高校教育與科研水平的重要手段之一；因此，人事管理綜合水平的高低決定著師資隊(duì)伍建設(shè)水平，也間接決定著高校的辦學(xué)質(zhì)量。目前一些高校已經(jīng)在人事檔案信息化建設(shè)方面進(jìn)行了積極實(shí)踐，也獲得了一定的成績(jī)，隨著信息資源的不斷開(kāi)發(fā)，信息化建設(shè)的價(jià)值也愈加突出。通過(guò)有效措施進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容與信息體系的整合管理，運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，再加入管理、教學(xué)、科研等數(shù)據(jù)，將一個(gè)個(gè)信息孤島合并為智慧校園人力資源平臺(tái)，形成高校人力資源動(dòng)態(tài)全景圖以優(yōu)化師資隊(duì)伍配置，提高人事檔案管理綜合水平進(jìn)而為高校教育人才、科學(xué)研究等工作提供決策依據(jù)。3.2.5保障人事檔案安全可靠保證檔案的安全性是人事檔案管理工作中的重中之重；以安全性角度講，從人工監(jiān)管查檔到電腦授權(quán)查檔是人事檔案信息化實(shí)施后取得的進(jìn)步，通過(guò)智慧校園人力資源管理平臺(tái)，能劃分針對(duì)各職工的職能，以職能的不同賦予不同的權(quán)限，精準(zhǔn)授權(quán)可查閱內(nèi)容，屏蔽其他內(nèi)容，更有利于人事檔案信息的安全保密性提升；通過(guò)設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控體系，構(gòu)建數(shù)據(jù)失效風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，建立全程監(jiān)管機(jī)制，制定應(yīng)急對(duì)策等方式，可以為保障人事檔案信息的安全提供支持。
4結(jié)語(yǔ)
[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字 管理 信息
中圖分類號(hào)：TU914 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）30-0339-01
數(shù)字時(shí)代給我們的生活方式、工作方式甚至思維方式將帶來(lái)各種各樣的沖擊，數(shù)字化信息時(shí)代的大潮朝著我們撲面而來(lái)，檔案管理和利用如何適應(yīng)數(shù)字化信息時(shí)代的需求，是我們檔案工作者要思考的主要問(wèn)題.
開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)對(duì)以下四個(gè)方面工作引起重視：一、牢固樹(shù)立效益觀，重視檔案數(shù)字化對(duì)象的前期鑒選工作；二、建立全面，系統(tǒng)，完善的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；三、重視電子檔案的收集和管理；四、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)
數(shù)字時(shí)代給我們的生活方式、工作方式甚至思維方式將帶來(lái)各種各樣的沖擊，數(shù)字化信息時(shí)代的大潮朝著我們撲面而來(lái)，檔案管理和利用如何適應(yīng)數(shù)字化信息時(shí)代的需求，是我們檔案工作者要思考的主要問(wèn)題.
開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)對(duì)以下四個(gè)方面工作引起重視：一、牢固樹(shù)立效益觀，重視檔案數(shù)字化對(duì)象的前期鑒選工作；二、建立全面，系統(tǒng)，完善的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；三、重視電子檔案的收集和管理；四、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。
數(shù)字檔案是電子信息技術(shù)在企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的必然產(chǎn)物，因此檔案數(shù)字化管理是檔案管理適應(yīng)時(shí)代要求的具體體現(xiàn)。檔案數(shù)字化管理是檔案管理結(jié)合計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)共同實(shí)現(xiàn)的，在數(shù)字化管理技術(shù)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用階段，顯現(xiàn)出檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與弊端。針對(duì)檔案數(shù)字化管理存在的弊端，建議把握幾個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)
隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路。本文從探討新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的必然性出發(fā)，分析了當(dāng)前實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題，最終提出積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策，以供相關(guān)人士參考。
檔案信息化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求，是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。
檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。檔案信息化工程建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件歸檔與管理、檔案數(shù)字化）、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、電子文件中心建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館）、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等硬、軟件系統(tǒng)工程建設(shè)。
雖然說(shuō)，今后的檔案管理費(fèi)由財(cái)政來(lái)買單，但是，如果現(xiàn)有的大量檔案管理并不能產(chǎn)生社會(huì)效益，服務(wù)于民眾和企業(yè)的需求，繼續(xù)高成本維持是否有必要？
據(jù)報(bào)道，中央組織部、人力資源社會(huì)保障部、發(fā)展改革委等五部門本周聯(lián)合下發(fā)通知，明確將于2015年1月1日起取消流動(dòng)人員人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)，各地要將相關(guān)經(jīng)費(fèi)納入同級(jí)財(cái)政預(yù)算。
此前，新華社曾報(bào)道，全國(guó)200多個(gè)地級(jí)市，每個(gè)市每年收費(fèi)少則數(shù)百上千萬(wàn)元，大城市動(dòng)輒上億元，全國(guó)每年收取的檔案保管費(fèi)至少達(dá)數(shù)十億元。但這筆錢怎么花，一直缺少明白賬。
如今，不合理的檔案費(fèi)終于取消，而且取消日期也比預(yù)期提前了一年--根據(jù)2012年的《關(guān)于降低部分行政事業(yè)性收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的通知》規(guī)定，檔案保管費(fèi)“三年后自動(dòng)取消”。對(duì)于多如牛毛的行政收費(fèi)清理，就應(yīng)當(dāng)有這樣的緊迫感和高效率，能早一天做到的事，就沒(méi)必要再拖。
檔案管理費(fèi)的取消，是順應(yīng)民意之舉。但檔案制度的改革不能止步于此，要看到，管理費(fèi)問(wèn)題只是檔案制度弊病的一個(gè)方面，檔案制度，是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制已確立，“單位人”向“社會(huì)人”轉(zhuǎn)換的今天，舊有的檔案制度越來(lái)越不能適應(yīng)時(shí)代的需要。
人事檔案最初是作為考核干部的重要依據(jù)，由于這樣的制度設(shè)計(jì)初衷，后來(lái)這一制度被當(dāng)成“職業(yè)誠(chéng)信記錄”服務(wù)于就業(yè)，難免產(chǎn)生種種問(wèn)題。例如，檔案的不透明管理，使得公民對(duì)自己的檔案中裝有哪些記錄一無(wú)所知，現(xiàn)實(shí)中，公民因?yàn)樽约簷n案中莫名其妙出現(xiàn)污點(diǎn)記錄，而四處碰壁的事情屢有發(fā)生。
對(duì)于公務(wù)員和事業(yè)單位以外的就業(yè)人群而言，人事檔案的功能已大大弱化，由此產(chǎn)生大量的“棄檔”、“死檔”等問(wèn)題，2007年12月，北京市人才檔案公共管理服務(wù)中心公示首批長(zhǎng)期失去聯(lián)系的流動(dòng)人員檔案5700多份，僅有200多人前來(lái)認(rèn)領(lǐng)。但對(duì)于這些“沉睡檔案”，各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也不敢隨意銷毀，必須得妥善保管，導(dǎo)致無(wú)謂的社會(huì)成本。
隨著市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案變得越來(lái)越重要。特別是對(duì)醫(yī)院來(lái)講，由于醫(yī)生工作的特殊性要求，它不僅看重醫(yī)護(hù)人員的學(xué)習(xí)教育經(jīng)歷，也看重醫(yī)護(hù)人員實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷，而這些在人事檔案上都可以反映出來(lái)。因此，醫(yī)院人事檔案的管理就顯得尤為重要了。隨著醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)時(shí)間的不斷延續(xù)，經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，每年都會(huì)有更多的新醫(yī)護(hù)人員加入，所以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方式早已不在適合現(xiàn)今的醫(yī)院實(shí)際的發(fā)展。隨著近年來(lái)數(shù)字信息化時(shí)代的來(lái)臨和網(wǎng)絡(luò)化的不斷普及，醫(yī)院應(yīng)該積極的將現(xiàn)代信息技術(shù)同醫(yī)院的人事檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，讓數(shù)字信息化能夠真正的為醫(yī)院的人事檔案管理工作服務(wù)。
1 將數(shù)字信息化運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理中的意義
1.1 有利于提高醫(yī)院的檔案管理工作的效率
隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，醫(yī)療體制的不斷發(fā)展和改革，醫(yī)院的人事檔案作為記錄人才的信息的主要載體早已漸漸的進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。數(shù)字信息化的人事檔案管理，不僅對(duì)于醫(yī)院的相關(guān)工作的管理、調(diào)動(dòng)以及工作的安排等方面提供了極大的便利，而且也有利于提高醫(yī)院的人事部門的工作效率。并且信息化的人事檔案管理也有利于醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員的原始檔案數(shù)據(jù)的保存以及查詢等，這樣利用相應(yīng)的數(shù)字化的人事檔案管理的相應(yīng)措施，就可以不用再像傳統(tǒng)的人事檔案管理那樣存在保存原始檔案難、人工管理查詢難等問(wèn)題。其實(shí)目前很多醫(yī)院仍然還是采取傳統(tǒng)的以人工為主要方式的檔案管理方式、以紙質(zhì)為主要材質(zhì)的存儲(chǔ)模式，這切實(shí)都會(huì)存在紙質(zhì)受潮、發(fā)黃、霉變等問(wèn)題，因此這些檔案通常是比較難以保存的，并且通常要耗費(fèi)很大的人力和時(shí)間去做定期的查找和檢查，這種種問(wèn)題在無(wú)形中就增加了很多的管理的成本[1]。
1.2 有利于促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的信息資源的共享
將數(shù)字信息化運(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中，有利于促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的檔案的相關(guān)信息的共享，并且有利于提高各部門之間的開(kāi)放性。數(shù)字信息化運(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中在檔案的管理中能夠促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理方式的現(xiàn)代化的推進(jìn)，通過(guò)相應(yīng)的信息數(shù)字化的技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立相應(yīng)的醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)的平臺(tái)，這樣就能與現(xiàn)在的人們的智能化、網(wǎng)絡(luò)化的生活方式相接近。通過(guò)人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)的平臺(tái)促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的信息的共享。另外在接受傳遞方面，也有利于提高信息的時(shí)效性。
2 數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中存在的一些問(wèn)題
2.1 對(duì)于醫(yī)院的人事檔案管理不夠重視
由于醫(yī)院都是以醫(yī)療工作為中心，所以在對(duì)于醫(yī)院的人事檔案的管理這一方面并沒(méi)有給與一定的重視。所以，由此帶來(lái)的對(duì)于人事管理這方面的投入也就相應(yīng)的有些不足。其實(shí)這對(duì)于醫(yī)院的人事檔案管理的信息化是非常不利的。首先，由于醫(yī)院對(duì)此不夠重視，所以直接導(dǎo)致了醫(yī)院的人事檔案的管理的硬件設(shè)施和數(shù)據(jù)信息處理的資金投入不足。其次，由于醫(yī)院方面對(duì)這一問(wèn)題的不重視直接導(dǎo)致了醫(yī)院的人事檔案管理人員對(duì)于人事檔案管理這一工作本身的不夠重視。大多數(shù)的人事檔案管理的工作人員都是簡(jiǎn)單的整理、收集相關(guān)的檔案資料等日常性的工作，并沒(méi)有真正的對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理或者數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)建設(shè)等工作，這些都是非常不利于醫(yī)院的數(shù)字信息化的人事檔案的管理的。另外，如今大多數(shù)的醫(yī)院的人事檔案的管理的工作人員往往都是身兼數(shù)職，他們大多數(shù)并沒(méi)有真正的把醫(yī)院的人事管理這一工作認(rèn)真的對(duì)待。當(dāng)然這與我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理方式是分不開(kāi)的，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行擺放、整理等[2]。
2.2 對(duì)于醫(yī)院的人事檔案的管理缺乏相應(yīng)的制度
人事檔案作為一個(gè)人的基本信息和經(jīng)歷的主要載體，相關(guān)部門應(yīng)該對(duì)于人事檔案做好相應(yīng)的保密工作。雖然有《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)的頒布，但是人事檔案的機(jī)密性現(xiàn)在還是一個(gè)大問(wèn)題。所以醫(yī)院的相關(guān)管理部門應(yīng)該對(duì)此加以重視，加強(qiáng)數(shù)字信息化下醫(yī)院人事檔案管理的保密性措施的建設(shè)。
3 將數(shù)字信息化更好的運(yùn)用到人事檔案管理中的措施
3.1 加強(qiáng)樹(shù)立將數(shù)字信息化運(yùn)用到人事檔案管理中的意識(shí)
隨著如今的信息化時(shí)代的來(lái)臨，將數(shù)字信息化運(yùn)用到人事檔案管理中是大勢(shì)所趨。特別是如今的醫(yī)院的管理模式大多都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化，大多數(shù)醫(yī)院的管理已經(jīng)漸漸向著現(xiàn)代化的管理模式不斷邁進(jìn)。這就需要醫(yī)院的相關(guān)管理人員樹(shù)立起將數(shù)字信息化運(yùn)用到人事檔案管理方面的意識(shí)。只有在這方面引起足夠的重視，才能夠漸漸地體現(xiàn)出信息化管理在醫(yī)院人事檔案中的巨大價(jià)值。
3.2 注重引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的檔案管理人才
真正能夠?qū)⑿畔⒒\(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中去，這需要引進(jìn)相應(yīng)專業(yè)的檔案管理人才。因?yàn)樗麄儾粌H需要掌握相關(guān)專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要熟悉現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。對(duì)于現(xiàn)今的大多數(shù)醫(yī)院來(lái)說(shuō)，由于在職人員比較多，所以醫(yī)院的人事檔案管理都是一項(xiàng)比較繁多的、量大的工作。當(dāng)然在引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)的檔案管理人才的同時(shí)，也要注意全面的對(duì)工作人員進(jìn)行綜合考核。由于醫(yī)院人事檔案管理工作的特殊性，所以對(duì)于相應(yīng)的工作人員來(lái)說(shuō)，必須要具有較好的職業(yè)道德素質(zhì)和較強(qiáng)的責(zé)任感以及保密意識(shí)。在醫(yī)院的人事檔案管理方面，也要注意將數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與處理等更好的結(jié)合起來(lái)，做好醫(yī)院的人事檔案信息管理建設(shè)[3]。
3.3 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理中的相應(yīng)的硬件和軟件等設(shè)施的建設(shè)
對(duì)于將信息化更好的運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理中，這不僅需要相應(yīng)的硬件設(shè)施的建設(shè)，也需要醫(yī)院引進(jìn)相關(guān)的軟件技術(shù)，建設(shè)出相關(guān)的醫(yī)院人事檔案管理平臺(tái)。做好醫(yī)院的人事檔案的管理工作，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)該對(duì)此加大投入，建立標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理場(chǎng)所，對(duì)于檔案室、醫(yī)院人事檔案管理的工作人員的辦公室以及檔案的閱覽室應(yīng)該嚴(yán)格分開(kāi)。將信息化技術(shù)真正運(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中，軟件設(shè)施的引進(jìn)也是至關(guān)重要的。對(duì)于如今的飛速發(fā)展的信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代來(lái)說(shuō)，利用軟件設(shè)施建立相應(yīng)的醫(yī)院的人事檔案平臺(tái)是非常有必要的。并且這種人事檔案管理平臺(tái)還可以同醫(yī)院的其他管理系統(tǒng)相結(jié)合，來(lái)更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的信息、資源的共享，這樣也可以更好的促進(jìn)醫(yī)院各個(gè)方面及時(shí)獲得相應(yīng)的信息，更好的促進(jìn)相關(guān)的措施或者方案的處理更加合理。
業(yè)務(wù)流程分析與功能需求調(diào)研
（一）業(yè)務(wù)流程分析
1、信息的數(shù)字化：信息的數(shù)字化主要包括兩個(gè)方面，一是現(xiàn)有館藏檔案信息的數(shù)字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現(xiàn)有業(yè)務(wù)執(zhí)行的信息化，包括辦公自動(dòng)化，如通過(guò)掃描儀等形成數(shù)字文檔，以及按照格式規(guī)范通過(guò)信息平臺(tái)直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規(guī)范整合：信息的規(guī)范整合首先需要有規(guī)范的格式規(guī)定；根據(jù)規(guī)范格式，各部門業(yè)務(wù)人員上傳、錄入檔案信息后，平臺(tái)自動(dòng)將檔案信息進(jìn)行歸類存檔，形成方便查詢、統(tǒng)計(jì)的信息庫(kù)；專門的檔案管理人員可對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢、瀏覽，對(duì)部分不符合規(guī)范的信息進(jìn)行整理。3、信息的存儲(chǔ)：檔案處理人員在檔案管理人員進(jìn)行信息的初審和整理后，進(jìn)一步進(jìn)行信息的審核和修改，在確認(rèn)無(wú)誤后，添加入庫(kù)信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫(kù)信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉(zhuǎn)檔、銷毀等內(nèi)容，這些管理業(yè)務(wù)是交叉進(jìn)行的，沒(méi)有特定的流程，操作的對(duì)象也是統(tǒng)一存儲(chǔ)格式的檔案數(shù)據(jù)，但對(duì)于不同門類的檔案數(shù)據(jù)而言，其檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)格式和屬性有所區(qū)別，平臺(tái)需考慮各檔案門類數(shù)據(jù)庫(kù)之間的信息集成，以及本階段與檔案服務(wù)利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對(duì)象是部分可以提取出來(lái)使用的檔案材料，其目的是面向各業(yè)務(wù)部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關(guān)信息，共享部分檔案信息內(nèi)容，檔案信息消除等等。
（二）功能需求調(diào)研
對(duì)平臺(tái)功能需求進(jìn)行調(diào)研，調(diào)研對(duì)象包括以上五個(gè)階段中涉及的用戶：1、在信息的數(shù)字化階段：主要是各業(yè)務(wù)部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡(jiǎn)潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規(guī)范，詳細(xì)的操作說(shuō)明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。2、在信息的規(guī)范整理階段：主要面向?qū)＜媛殭n案管理人員，其需求依次為：提供自動(dòng)化的檔案信息歸類（根據(jù)需求確定類別）功能，提供自動(dòng)化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。3、在信息的存儲(chǔ)階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計(jì)功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計(jì)功能，部分類別檔案信息的開(kāi)放共享設(shè)置功能，檔案信息的借閱記錄與時(shí)間統(tǒng)計(jì)功能（類似圖書(shū)館借閱），用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業(yè)務(wù)部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續(xù)借功能等。從以上五個(gè)環(huán)節(jié)的功能需求調(diào)研不難看出，檔案的數(shù)字化上傳，檔案的自動(dòng)歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統(tǒng)計(jì)，檔案的開(kāi)放設(shè)置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。
系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念
其一，是要實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化。通過(guò)原有信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，辦公自動(dòng)化，信息化平臺(tái)錄入等來(lái)實(shí)現(xiàn)。其二，是要實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范化。通過(guò)平臺(tái)的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范化。其三，是要實(shí)現(xiàn)信息的集成化。通過(guò)平臺(tái)的固定類別信息上傳，自動(dòng)歸類，最終實(shí)現(xiàn)不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據(jù)行政類進(jìn)行集成，供查詢和統(tǒng)計(jì)；二是根據(jù)各個(gè)干部進(jìn)行信息的集成。其四，是要實(shí)現(xiàn)信息資源共享與利用的最大化。通過(guò)干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公開(kāi)的個(gè)人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實(shí)現(xiàn)最大范圍的數(shù)字化共享，提高檔案信息的利用率。
（二）系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)想
干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)可分為三個(gè)部分：前臺(tái)門戶、后臺(tái)管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)。1、前臺(tái)門戶。前臺(tái)門戶針對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門和干部，其功能模塊有信息錄入模塊和信息利用模塊。信息錄入模塊針對(duì)業(yè)務(wù)流程中的信息數(shù)字化，業(yè)務(wù)部門管理員可以通過(guò)前臺(tái)門戶上傳和錄入干部人事檔案信息；同時(shí)，業(yè)務(wù)部門管理員和干部可通過(guò)門戶查看人事檔案管理公告、查詢可借閱檔案信息、在線借閱和續(xù)借等等。2、后臺(tái)管理。后臺(tái)管理系統(tǒng)包括3個(gè)主要模塊：信息的規(guī)范整合模塊、信息存儲(chǔ)模塊和信息管理模塊，分別對(duì)應(yīng)于業(yè)務(wù)流程中的信息規(guī)范整合、存儲(chǔ)和管理。在信息規(guī)范整合模塊中，平臺(tái)可根據(jù)預(yù)設(shè)的文件格式規(guī)范，對(duì)前臺(tái)門戶中業(yè)務(wù)部門管理員上傳的檔案信息進(jìn)行格式檢查，若不符合則無(wú)法成功上傳或錄入；其次，檔案管理員可對(duì)部分信息做靈活處理，審核、修改；信息審核通過(guò)后，平臺(tái)將對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)歸類。在信息存儲(chǔ)模塊中，檔案管理員進(jìn)一步對(duì)檔案信息進(jìn)行入庫(kù)審核和入庫(kù)信息的錄入。在信息管理模塊中，檔案管理員將根據(jù)應(yīng)用進(jìn)一步對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，可對(duì)檔案信息進(jìn)行修改、鑒定和統(tǒng)計(jì)，設(shè)置開(kāi)放的檔案資源、可借閱的檔案資源，管理檔案借閱記錄。3、數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)信息包括兩部分，一部分是檔案信息，根據(jù)上文八類進(jìn)行分類存儲(chǔ)；其二是用戶平臺(tái)的訪問(wèn)日志信息，通過(guò)訪問(wèn)跟蹤記錄，方便用戶查看個(gè)人操作記錄，尤其是檔案管理員對(duì)信息進(jìn)行修改、編輯的跟蹤記錄，方便日后追索。干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)為干部人事檔案管理提供了一個(gè)數(shù)字化、規(guī)范化、集成化和跨部門共享的信息平臺(tái)，有利于保證信息的真實(shí)性、完整性、安全性和信息更新的及時(shí)性。平臺(tái)只是工具，信息化的應(yīng)用與實(shí)施、管理體制的建立、制定規(guī)范化的流程、專業(yè)化的干部人事檔案管理隊(duì)伍等同樣重要。
本文作者：李妍作者單位：茂名職業(yè)技術(shù)學(xué)院
