時(shí)間：2023-06-21 08:56:07
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校人事檔案管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【中圖分類號(hào)】G27 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】2095-3089（2012）06-0007-01
《普通高校檔案管理辦法》要求：“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，信息化管理是人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，人才的需求和利用日益擴(kuò)大，人員流動(dòng)不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多。增強(qiáng)高校人事檔案管理信息化發(fā)展的效度，提高人事檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，提高工作質(zhì)量，已成為檔案管理人員研究的一個(gè)重要課題。
一、高校人事檔案管理信息化的含義
《檔學(xué)詞典》對(duì)人事檔案的解釋為：“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動(dòng)工資等部門在對(duì)人員的考核管理活動(dòng)中形成的檔案。記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位整理、集中保存。”高校人事檔案是指記述和反映高校教職工個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)的，以教職工個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校人事檔案管理信息化，就是對(duì)高校人事檔案管理信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，在人事檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)。人事檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)是通過(guò)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)所需的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件的合理配置，達(dá)到人事檔案管理資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達(dá)到人事檔案資源共享,為高校干部人事工作提供及時(shí)高效的服務(wù)，促進(jìn)人事檔案管理事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。
二、增強(qiáng)高校人事檔案管理信息化發(fā)展的維度
信息化是處于規(guī)范化與信息化管理同時(shí)發(fā)展的過(guò)程。高校人事檔案管理的信息化是不可避免的必然趨勢(shì)，把新興的技術(shù)手段引入人事檔案管理領(lǐng)域是可行的和完全有必要的。但是，高校人事檔案管理工作的信息化建設(shè)是不可能一蹴而就的，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下方面入手：
（一）大力推進(jìn)人事檔案管理數(shù)據(jù)化。要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)管理高校人事檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式，由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。人事檔案管理信息化是以人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。高校人事檔案信息化管理系統(tǒng)最主要的部分是人事信息數(shù)據(jù)庫(kù),它主要包括高校人員的基本情況、人員的職務(wù)和職稱情況、人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況以及其他情況等。因此，要以檔案的原始材料為依據(jù)，信息錄入要完整，只有數(shù)據(jù)完整，后期維護(hù)才能順利進(jìn)行；信息錄入要準(zhǔn)確，只有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫(kù)的后期維護(hù)才會(huì)有意義；培養(yǎng)時(shí)時(shí)更新意識(shí)，要派專門管檔人員及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新和核準(zhǔn)。運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄人微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，高校要采取積極有效的措施，構(gòu)建通信穩(wěn)定、數(shù)據(jù)傳輸快速、可靠性高的校園局域網(wǎng)，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)；保證計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代。
（二）堅(jiān)持人事檔案管理的保密性和安全性。要在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，一方面建立規(guī)范、嚴(yán)格、科學(xué)的信息化管理規(guī)章制度，從制度層面杜絕泄密及丟失數(shù)據(jù)的可能性；另一方面，要嚴(yán)格分配管理權(quán)限，定期備份，及時(shí)維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，從技術(shù)手段上保證數(shù)據(jù)的安全性及保密性。
（三）提升人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員。信息化管理下的人事檔案管理人員不但要有較高的政治素質(zhì)和人事檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí),而且要有掌握現(xiàn)代技術(shù)、熟練運(yùn)用高新設(shè)備管理的能力。這就需要檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識(shí)，加強(qiáng)政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理水平。有工作能力，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，使檔案人員不斷提高理論、業(yè)務(wù)、技術(shù)等自身素質(zhì)，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，推動(dòng)人事檔案工作的順利開展。
（四）健全規(guī)章制度，依法治檔。人事檔案管理信息化建設(shè)，需要健全的規(guī)章制度和相應(yīng)的法律保護(hù)。因此必須要加強(qiáng)法律法規(guī)和規(guī)章制度的建設(shè)，依法治檔。人事檔案管理工作的特殊性決定了法律法規(guī)的重要性。高校相關(guān)部門必須及時(shí)按照國(guó)家檔案局新頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》，根據(jù)社會(huì)和學(xué)校的改革發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作的需求，結(jié)合自身工作的需要和特點(diǎn)制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立建全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案管理工作有章可循，真正做到依法治檔。
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關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 信息化管理 對(duì)策 發(fā)展
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1004-4914（2012）08-071-02
隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，高校建設(shè)步伐的迅速加快，對(duì)人才的需求和利用日益擴(kuò)大，人員的流動(dòng)不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多。加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，已經(jīng)成為高校人事檔案管理必須面對(duì)的問(wèn)題。
一、人事檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
高校人事檔案信息化建設(shè)，主要是指人事檔案管理和建設(shè)工作中，檔案管理模式從傳統(tǒng)的以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變，不斷提高管理效率和服務(wù)水平的過(guò)程。主要表現(xiàn)為：
1.重要檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在高校中教職工人事檔案記載的信息，是與教職工的切身利益密切相關(guān)的信息，具有證據(jù)性與法律性。在職工的工作履歷、職稱評(píng)聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)和參考作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設(shè)。
2.檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化。在高校實(shí)際工作中，由于受到時(shí)效性強(qiáng)、傳達(dá)范圍廣、地域制約等因素影響，往往會(huì)大量使用電子文件檔案，也需要信息化建設(shè)，并且需要加強(qiáng)科學(xué)利用和管理，從而做到信息共享以及保密和安全。
3.現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)化。高校一般都有幾十年甚至上百年的發(fā)展史，人動(dòng)大而且復(fù)雜，這就更需要加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范。這對(duì)個(gè)人的工作和職稱評(píng)定以及發(fā)展有著重要的作用，從而使信息資源得到充分的利用。
二、目前高校人事檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題
1.高校領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)。一些學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理工作的重視程度還不夠，沒(méi)有真正從戰(zhàn)略的高度認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要意義和作用，不同程度地出現(xiàn)了疏于指導(dǎo)，政策不予傾斜，不愿太多投入經(jīng)費(fèi)等問(wèn)題，使檔案信息化成為難以落實(shí)的空話。
2.檔案材料不全，內(nèi)容失真。真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料，有的內(nèi)容前后不符，如出生年月公歷、農(nóng)歷隨意填寫，且沒(méi)有說(shuō)明。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒(méi)有差錯(cuò)。對(duì)這些情況，人事檔案部門也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格地審核把關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，給檔案的利用帶來(lái)困難。沒(méi)有一些本該有的履歷表、年度考核表，本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不健全。有的單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集和堆放，沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致內(nèi)容不全。
3.人事檔案材料不能充分體現(xiàn)高校人員的特點(diǎn)。高校集教學(xué)、科研和服務(wù)社會(huì)三大功能于一身，由于不同高校培養(yǎng)人才的側(cè)重點(diǎn)不同，教師、科研人員所在機(jī)構(gòu)，所從事的學(xué)科、學(xué)位、職稱等方面的復(fù)雜性，使得高校的人事檔案門類復(fù)雜多樣。目前高校的人事檔案幾乎都是套用干部檔案的管理模式，這樣的檔案無(wú)法對(duì)一個(gè)人作出全面完整的評(píng)價(jià)，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和選拔。
4.信息安全系統(tǒng)不健全。人事檔案具有高度的保密性，信息安全問(wèn)題尤為重要。目前，一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的安全意識(shí)淡薄，在日常管理和軟件開發(fā)上都沒(méi)有將安全問(wèn)題放在首位。導(dǎo)致人事檔案信息化管理缺乏應(yīng)有的安全保障，人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰的技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)和理念都沒(méi)有得到很好的應(yīng)用。
5.資源建設(shè)和人才建設(shè)不同步。許多單位的人事檔案管理幾乎沒(méi)有系統(tǒng)性的資源建設(shè)和人才建設(shè)計(jì)劃，更不用說(shuō)投入。沒(méi)有資源做后盾的系統(tǒng)平臺(tái)形同虛設(shè)，沒(méi)有強(qiáng)大的人力資源作保障，系統(tǒng)平臺(tái)就不會(huì)有強(qiáng)大的生命力。
6.高校人事檔案信息化管理的必然性。高校人事檔案管理是人事管理工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作，它具有真實(shí)性、客觀性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性，是從各方面考察與了解高校工作人員的重要依據(jù)。但是由于各種原因，很多高校人事檔案工作仍停留在傳統(tǒng)的管理階段，檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，僅局限于收集、鑒別、整理和裝訂材料，以至于不能形成綜合性的人力資源信息，從而不能上升到發(fā)現(xiàn)人才、使用人才，以及為人力資源決策提供全面、可靠的服務(wù)高度。
信息化技術(shù)的高速發(fā)展和計(jì)算機(jī)的開發(fā)與應(yīng)用，為人事檔案工作的信息化管理創(chuàng)造了新的條件。目前各高校正積極努力運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)手段，建立人事檔案的信息化系統(tǒng)，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，這是社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案管理的必然要求。
三、加強(qiáng)高校人事檔案信息管理的相關(guān)對(duì)策
1.提高檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)。人事檔案工作的特殊性造成了檔案管理人員管理意識(shí)的封閉性，要改變這種局面，必須不斷更新觀念，勇于進(jìn)取，認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家的方針政策，關(guān)注改革開放的新形勢(shì)、新問(wèn)題，深入學(xué)習(xí)與實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，把高校人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，使檔案工作緊隨時(shí)展。在信息化時(shí)代，要努力強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、信息化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)，切實(shí)加快人事檔案工作由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。
2.深化改革，建立健全的人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、（下轉(zhuǎn)第73頁(yè)）（上接第71頁(yè)）更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使人事檔案工作更加制度化，規(guī)范化，在材料的收集方面，要建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)。在材料的鑒別方面，明確鑒別的內(nèi)容，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，確保檔案安全可靠。在有關(guān)人員查閱傳閱檔案時(shí)，要明確人事檔案利用方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。
3.建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，加強(qiáng)信息資源庫(kù)的建設(shè)。一是要建立高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將人事檔案原始材料通過(guò)電子手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲(chǔ)到磁盤等設(shè)備上，通過(guò)相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行管理、使用。二是要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化管理。三是建立高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間的良好互動(dòng)。
4.實(shí)現(xiàn)管檔人員專業(yè)化。加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，必須有一批高素質(zhì)管理人員作保證。針對(duì)目前高校的實(shí)際情況，可通過(guò)以下途徑充實(shí)管理隊(duì)伍：一是直接引進(jìn)所需人才，從應(yīng)屆畢業(yè)的大學(xué)生中選擇檔案專業(yè)的，進(jìn)行上崗培訓(xùn)后放到管理一線，在業(yè)務(wù)水平和管理能力上予以提高。二是發(fā)掘高校現(xiàn)有的可用人員，在現(xiàn)有的管理人員中挑選骨干力量，鼓勵(lì)他們繼續(xù)教育。繼續(xù)教育是對(duì)在職專業(yè)技術(shù)人員的知識(shí)、技能進(jìn)行補(bǔ)充、增新、拓寬和提高的有效途徑，對(duì)提高管理人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平意義重大。三是提高全員素質(zhì)，通過(guò)校內(nèi)外舉辦的培訓(xùn)班、進(jìn)修班等多種形式，對(duì)現(xiàn)有人員現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)性技術(shù)設(shè)備的操作技能進(jìn)行培訓(xùn)，使他們成為既熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。
5.創(chuàng)新管理機(jī)制，完善法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。首先，要改進(jìn)檔案利用查詢手段。積極采用信息技術(shù)手段、管理方法、管理制度，制定網(wǎng)絡(luò)查詢，充分利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理辦法以及安全管理協(xié)議等。其次，為電子檔案的憑證作用提供法律依據(jù)。在信息技術(shù)手段能夠確保數(shù)字化檔案的真實(shí)性的前提下，電子檔案的法律憑證作用也應(yīng)該得到承認(rèn)。為此，對(duì)相關(guān)法律舉證條款需進(jìn)行修改，各行各業(yè)涉及到的法律憑證體系和制度也需相應(yīng)改變，以此來(lái)保證檔案憑證作用的有效發(fā)揮。
四、結(jié)束語(yǔ)
高校人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要，人事檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，只有進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，安全保障體系建設(shè)，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，才能適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)人事檔案管理的需要。
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關(guān)鍵詞：高校，干部，人事檔案，管理，信息化建設(shè)，思考
管理信息化是干部人事檔案管理的必由之路，是信息時(shí)代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)不可或缺的重要一環(huán)。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，各地各高校干部人事檔案信息化建設(shè)工作結(jié)合各單位實(shí)際都取得了不小的進(jìn)展，但在肯定所取得成果的同時(shí)，也應(yīng)該清醒地看到建設(shè)過(guò)程中存在的諸多問(wèn)題。
一、高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)工作存在的主要問(wèn)題
吉林省教育信息中心會(huì)同有關(guān)部門2006年底對(duì)省屬20所高校的人事檔案管理信息化工作進(jìn)行了一次調(diào)研。調(diào)研結(jié)果顯示，所有高校的干部人事檔案管理工作中都引入了計(jì)算機(jī)；20所高校中建有基于網(wǎng)絡(luò)的人事檔案管理系統(tǒng)的10所，占50%，其中基于B/S結(jié)構(gòu)的6所，C/S結(jié)構(gòu)的4所，已經(jīng)融入校內(nèi)政務(wù)平臺(tái)并實(shí)現(xiàn)校內(nèi)資源共享的1所，所有高校人事管理系統(tǒng)都沒(méi)有和省教育廳政務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息共享；正在籌劃建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的6所；所有高校都設(shè)有專門管理人員，但進(jìn)行崗前信息化培訓(xùn)及定期舉辦在崗培訓(xùn)的只有6所，占30%；建有各類數(shù)據(jù)庫(kù)的15所，但數(shù)據(jù)庫(kù)種類各異，難以實(shí)現(xiàn)共享。分析這一調(diào)研結(jié)果，并結(jié)合其它省教育系統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀，不難發(fā)現(xiàn)存在以下問(wèn)題。
1、 檔案管理信息化采集工作比較陳舊
雖然目前高校干部人事檔案管理采集工作取得了很大的發(fā)展，但是在許多方面還是比較陳舊，許多方面還需要改進(jìn)。領(lǐng)導(dǎo)和管理檔案工作者對(duì)檔案工作重視不夠，信息采集、整理方面存在很多問(wèn)題。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第二十六條規(guī)定：“高等學(xué)校中的個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的檔材料，必須按照規(guī)定向本校檔案部門移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。對(duì)于個(gè)人不在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔材料，高校檔案部門可通過(guò)征集、代管等多種形式進(jìn)行管理”。但是，許多高校距離這一要求做得還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。由于對(duì)檔案工作重視不夠，高校人事檔案信息的采集面窄、信息不完整的種種缺陷，各校建立的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，無(wú)法滿足社會(huì)的要求。
2、管理信自化手段仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔工序繁瑣復(fù)雜
按照高校干部人事檔案工作目標(biāo)管理的要求，對(duì)收集歸檔的材料在一個(gè)月內(nèi)歸入干部檔案袋內(nèi)，每?jī)赡暄b訂歸檔一次。自1993年工資改革以來(lái)，每?jī)赡暌淮螡L動(dòng)調(diào)資，1994年以來(lái)每年一份年度考核表，加上各種評(píng)優(yōu)表彰、職務(wù)任免、職稱晉升、業(yè)務(wù)進(jìn)修、學(xué)歷提高，僅是材料進(jìn)袋一項(xiàng)業(yè)務(wù)，幾乎每年得把所有的案卷折騰兩遍。按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)袋的材料要做到分類準(zhǔn)確、目錄清楚、裝訂整齊（四面齊）。由于現(xiàn)在辦公用紙沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，形成的檔案材料大小不一，大于16k的要裁剪、折迭，小于16k的要托裱、縫紉；由于每年要有新材料增加，檔案管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量的、簡(jiǎn)單的、重復(fù)性的勞動(dòng)，使得檔案管理人員根本沒(méi)有時(shí)間和精力考慮開發(fā)案卷的內(nèi)在信息。檔案管理手段的陳舊落后，整檔工序的繁瑣復(fù)雜，已不適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的要求。
3、檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)仍存在滯后問(wèn)題，難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息資源共享
各高校由于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)參差不齊，標(biāo)準(zhǔn)化水平低。由于缺乏統(tǒng)一要求和有效地組織協(xié)調(diào)，各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
二、加強(qiáng)高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)工作的幾點(diǎn)思考
在目前的大環(huán)境下，若想搞好高校干部人事檔案管理信息化工作，必須從以下幾個(gè)方面加以思考，才能有所突破。
1、要著力把干部人事檔案的基礎(chǔ)工作做好，保證人事檔案材料收集齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整
要針對(duì)高等院校專業(yè)技術(shù)人員集中的特點(diǎn)，重點(diǎn)抓好中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部和優(yōu)秀專業(yè)性技術(shù)人員檔案信息的建庫(kù)工作。如為校系兩級(jí)后備干部、省管專家、省優(yōu)秀青年專家、特聘教授、享受政府特殊津貼的專家、省級(jí)以下優(yōu)秀教師、251人才培養(yǎng)對(duì)象、學(xué)科帶頭人、骨干教師、教學(xué)名師、高級(jí)職稱專業(yè)技術(shù)人員等，建立個(gè)人科研課題、科研成果、科研論文、教學(xué)優(yōu)秀成果等相關(guān)資料庫(kù)，并定期跟蹤收集最新材料，整理歸檔。為人事管理培養(yǎng)、選拔人才提供準(zhǔn)確、可靠的信息。
2、建立干部人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)
為了使信息得到充分共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量，應(yīng)在局域網(wǎng)內(nèi)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)使信息共享，向需要信息的仿導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。重點(diǎn)解決好管理權(quán)和使用權(quán)的問(wèn)題，通過(guò)確認(rèn)密碼和身份提供所需信息。另外，必須解決好保密問(wèn)題。高校干部人事制度改革使干部檔案材料日益豐富，檔案的利用率越來(lái)越高。解決繁重的手工操作和低效率之間的矛盾，把檔案管理工作從繁重、低效中解脫出來(lái)，為組織人事工作提供高效、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)，是時(shí)展的必然，也是擺在我們面前的重要課題。只有大膽探索，在管理觀念、管理過(guò)程和管理手段上不斷創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮高校干部人事檔案應(yīng)有的作用，管好用活檔案，為學(xué)校發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
3、拓展高校間、高校與社會(huì)各方面的聯(lián)系，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)
在實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案信息化管理，建立各種人才信息庫(kù)之后，要進(jìn)一步建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)信息的內(nèi)容和有關(guān)制度在不同的層次內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，一方面滿足公眾的知情權(quán)，另一方面有利于有關(guān)單位調(diào)用這些信息。加強(qiáng)高校之間、高校與科研單位之間及高校與社會(huì)各方面間的信息交流與溝通，建立省一級(jí)高校、科研單位人才信息網(wǎng)絡(luò)，以便有關(guān)部門在進(jìn)行科學(xué)研究、成果鑒定、職稱評(píng)定、科研開發(fā)、科研成果轉(zhuǎn)化和科學(xué)普及等活動(dòng)中使人才的作用得到最大化的發(fā)揮。
三、結(jié)束語(yǔ)
要積極開發(fā)干部人事檔案管理軟件，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率和準(zhǔn)確率，使高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)工作更好地為組織、人事管理服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：大學(xué)畢業(yè)生；棄檔；原因及對(duì)策
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2015）27-0256-02
檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。個(gè)人人事檔案是個(gè)人真實(shí)的履歷材料，它是個(gè)人工作、學(xué)習(xí)、生活經(jīng)歷的重要證明材料。同志曾經(jīng)指出：借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來(lái)。同志也說(shuō)過(guò)：人事檔案有它的特點(diǎn)，就是平時(shí)不起眼，也不引人注目，但是，一旦你需要時(shí)，如果平時(shí)工作沒(méi)做好，臨渴掘井，就悔之晚矣。近年來(lái)隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和傳統(tǒng)社會(huì)的急劇轉(zhuǎn)型及社會(huì)流動(dòng)性加大，越來(lái)越多的人變成了“社會(huì)人”，人事檔案被一些人看作是“可有可無(wú)”的身外之物。對(duì)其隨意處置甚至遺棄。特別是很多大學(xué)畢業(yè)生走向社會(huì)后，自己的學(xué)生檔案并沒(méi)有隨著自己的流動(dòng)而流動(dòng)，要么放在學(xué)校保管，要么被轉(zhuǎn)遞到本人的戶籍所在地或人才交流中心，而自己卻不管不問(wèn)，最終成了無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的死檔或棄檔。2002年人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心以及各省市人才交流服務(wù)中心。根據(jù)有關(guān)方面的統(tǒng)計(jì)，全國(guó)范圍內(nèi)高校畢業(yè)生大約有60萬(wàn)人棄檔。例如武漢市人才服務(wù)中心所的5萬(wàn)余檔案中就有1.5萬(wàn)份無(wú)人過(guò)問(wèn)和領(lǐng)取。四川省人才管理部門初步估計(jì)，全省范圍內(nèi)沒(méi)有理會(huì)的廢棄檔案超過(guò)20萬(wàn)份，成都市人才中心代管的人才檔案中就有■成為沒(méi)有人要的死檔案。《新華網(wǎng)》2009年12月3日?qǐng)?bào)道：記者從貴州省人才交流中心與貴陽(yáng)市人才交流中心了解到，人事托管的10余萬(wàn)份人事檔案中，多年無(wú)人問(wèn)津的占到■，有近7萬(wàn)份。據(jù)了解，這些檔案90%以上的“主人”大部分都是這兩年畢業(yè)后暫時(shí)找不到接收單位，而把檔案留在學(xué)校，隨后一直都置之不顧的大學(xué)生。其余只有少部分為企業(yè)普通職工或其他辭職、辭退人員的檔案。貴州省人才交流中心畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)中心相關(guān)負(fù)責(zé)人更是無(wú)奈地告訴記者，他們這里無(wú)人問(wèn)津的檔案最長(zhǎng)達(dá)到了13年之久，許多檔案從放進(jìn)之日起，就成了“死檔”，但人才中心又不得不對(duì)這些檔案進(jìn)行保存。
一、大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”的影響
廢棄檔案對(duì)于大學(xué)生本人而言，一方面可能會(huì)影響大學(xué)畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡計(jì)算等。大學(xué)畢業(yè)生在一年見習(xí)期滿后轉(zhuǎn)正定級(jí)在我國(guó)幾乎是約定俗成的，初次認(rèn)定技術(shù)職稱及確定工資級(jí)別，作為干部身份的依據(jù)。“轉(zhuǎn)正定級(jí)”的時(shí)間是一項(xiàng)確定工資核定及工齡長(zhǎng)短的審核標(biāo)準(zhǔn)，影響著退休后的工齡計(jì)算。部分大學(xué)畢業(yè)生到單位上班后，沒(méi)有及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)移到單位，工作后發(fā)現(xiàn)檔案還是學(xué)生檔案，人事檔案不完整，影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡工資以及退休金的發(fā)放。另一方面耽誤職稱評(píng)定、工作調(diào)動(dòng)等。職稱評(píng)定是我們國(guó)家一直在進(jìn)行的對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的考評(píng)定級(jí)，不僅涉及自身的榮譽(yù)、成就感，關(guān)鍵是涉及工資收入。職稱的申報(bào)是要根據(jù)個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)的時(shí)間，工作年限及以往的工作成果來(lái)綜合評(píng)定的。有些大學(xué)畢業(yè)生工作后在評(píng)職稱時(shí)往往由于棄檔而沒(méi)有評(píng)上。在單位上班后要求調(diào)動(dòng)時(shí)，發(fā)現(xiàn)需要辦理上班后的人事手續(xù)，接收單位需要在轉(zhuǎn)正定級(jí)后才能正式調(diào)動(dòng)。三是影響大生辦理個(gè)人證明、個(gè)人公證、社會(huì)保險(xiǎn)、購(gòu)房等，有的甚至丟掉了干部身份。由于現(xiàn)行的許多政策，涉及個(gè)人利益的證明都離不開人事檔案，如辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金、退休金等，都需要個(gè)人檔案記錄。考研、報(bào)考務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、出國(guó)、升學(xué)、結(jié)婚、生育等，都需要人才市場(chǎng)開具相關(guān)證明，這些都需要檔案。其四，影響畢業(yè)生的戶籍檔案。畢業(yè)生走向社會(huì)后自然要購(gòu)買房屋，在銀行辦理房貸手續(xù)時(shí)必須出具貸款人的戶口證明當(dāng)，也需要出具檔案。棄檔對(duì)于單位而言，有些單位有檔無(wú)人，再需要進(jìn)人的時(shí)候受專業(yè)、學(xué)科構(gòu)成、學(xué)歷層次等限制，導(dǎo)致人事調(diào)配不能科學(xué)合理進(jìn)行。而有些單位有人無(wú)檔，在績(jī)效考核時(shí)沒(méi)法對(duì)工作人員進(jìn)行有效的考核。對(duì)于社會(huì)而言，大批的棄檔，一方面造成大量社會(huì)管理資源浪費(fèi)，另一方面也不利于充分發(fā)掘社會(huì)人才信息資源，達(dá)到人盡其才、才盡其用。
二、大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”的原因探析
1.大學(xué)生就業(yè)多元化、社會(huì)流動(dòng)頻繁的主要體現(xiàn)。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，參加經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主體也日趨多元化，勞動(dòng)用工制度也隨之發(fā)生了變化，人才流動(dòng)已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，傳統(tǒng)人事檔案管理辦法正在經(jīng)受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下多元就業(yè)方式和自主擇業(yè)觀念嚴(yán)重影響，檔案的有于無(wú)越來(lái)越不為大學(xué)畢業(yè)生所看重，這是社會(huì)進(jìn)步的表現(xiàn)。
2.反映了我國(guó)傳統(tǒng)人事檔案管理制度的缺陷。過(guò)去我國(guó)人事檔案是多頭管理，對(duì)人才的管理除了組織人事部門外，還有職能管理部門下屬的職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)、行業(yè)成人才管理機(jī)構(gòu)、外企人才管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等，在多頭管理體制下導(dǎo)致一些人事檔案流失，造成“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。還有就是人事檔案內(nèi)容單一，檔案信息可用性、可信性低。現(xiàn)存檔案內(nèi)存放的還是個(gè)人家庭背景、生活經(jīng)歷、學(xué)歷情況、政治面貌、職稱、獎(jiǎng)懲等程式化、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容，很少有個(gè)人的特殊才能、個(gè)性特點(diǎn)、交往能力、協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)造能力等方面內(nèi)容。人事檔案的轉(zhuǎn)遞死板、僵化。有些單位為吸納高層次人才和特殊人才擅自為引進(jìn)的人才重新建檔，而有的單位為了挽留人才、阻止人員調(diào)扣壓檔案，不按相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)交檔案，一些大學(xué)生索性就放棄檔案，形成棄檔和死檔。
3.與部分單位、企業(yè)和個(gè)人不重視檔案有關(guān)。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)軌，就業(yè)的多樣化，一些外企、鄉(xiāng)企、區(qū)街企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等自身沒(méi)有人事檔案管理權(quán)，其人事檔案只能依托有關(guān)人事部門代管，這些單位在錄用大學(xué)畢業(yè)生的時(shí)候?yàn)榱藴p少工作量、簡(jiǎn)化手續(xù)，對(duì)檔案要求不高，甚至不強(qiáng)調(diào)檔案辦理手續(xù)。特別是外企、私營(yíng)企業(yè)的人事管理方式不一樣，提職、加薪考核的是個(gè)人的能力和績(jī)效，對(duì)員工的約束和管理主要靠合同，檔案不作依據(jù)，漲工資無(wú)須歷史記錄，實(shí)行普漲。對(duì)于個(gè)人而言，現(xiàn)在證明自己能力的途徑很多，職稱不再是唯一的標(biāo)準(zhǔn)。檔案對(duì)自己的求職所起的作用已經(jīng)在在弱化，是可以隨便丟棄的“身外之物”。甚至有人說(shuō)檔案不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展變化，應(yīng)該取消了。還有就是檔案存放在人才服務(wù)中心或原單位，即使個(gè)人不管，任何單位和個(gè)人也不敢毀掉，或許正因?yàn)檫@一點(diǎn)，存檔的大學(xué)生也懶得去給自己找麻煩。
三、處理大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”的對(duì)策
首先是改革現(xiàn)行的檔案管理制度，加強(qiáng)人事檔案的服務(wù)功能，豐富檔案內(nèi)容。我國(guó)的人事檔案制度的改革應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案的開發(fā)利用，加強(qiáng)其服務(wù)功能，淡化其社會(huì)控制及憑證功能。豐富檔案的信息和內(nèi)容，提高靜態(tài)信息的準(zhǔn)確化和簡(jiǎn)潔化，補(bǔ)充動(dòng)態(tài)信息如個(gè)人的業(yè)績(jī)和個(gè)人的信用等。建立以國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各級(jí)區(qū)域人事檔案中心分級(jí)負(fù)責(zé)的人事檔案管理體制，節(jié)省人力、物力、財(cái)力，方便服務(wù)社會(huì)。健全人事檔案?jìng)鬟f機(jī)制，保證人事檔案?jìng)鬟f的頻率和速度及安全，避免“有檔無(wú)人、有人無(wú)檔”現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案管理要逐步實(shí)現(xiàn)社會(huì)化，開放化，加強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)功能。其次是加強(qiáng)檔案宣傳工作，培養(yǎng)大學(xué)生的檔案意識(shí)。大學(xué)生檔案意識(shí)的提高應(yīng)該從在校就開始抓起。大學(xué)可以以辦展覽、辦校史館、甚至作為一門公共選修課納入高校教學(xué)計(jì)劃等形式加強(qiáng)對(duì)大學(xué)生的檔案教育使其深刻認(rèn)識(shí)檔案，加強(qiáng)檔案意識(shí)。有的學(xué)者認(rèn)為可以“利用新生入學(xué)教育的機(jī)會(huì)對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)教育和檔案信息運(yùn)用技能培訓(xùn)”、“與圖書館聯(lián)合開設(shè)一門有關(guān)信息綜合運(yùn)用技能的公共課”。從檔案、圖書情報(bào)一體化的角度看，開設(shè)一門信息綜合運(yùn)用技能的公開課是可行的。課程可開在大學(xué)一年級(jí)的第一學(xué)期，這時(shí)新生剛?cè)雽W(xué)，樂(lè)于接受新事物、新知識(shí)，因此是對(duì)他們進(jìn)行宣傳教育的最佳時(shí)機(jī)，或者開設(shè)在大學(xué)四年級(jí)的第四學(xué)期，這時(shí)大學(xué)畢業(yè)生馬上就要進(jìn)入社會(huì)，對(duì)他們講清楚檔案的作用及重要性，棄檔會(huì)對(duì)個(gè)人的利益產(chǎn)生哪些方面的消極影響，檔案轉(zhuǎn)交的流程等。這樣可以最大程度上減少大學(xué)生的棄檔。在教學(xué)過(guò)程中可以利用檔案館與圖書館的人力、物力資源，多樣化的課堂教學(xué)，提高大學(xué)生檔案意識(shí)。再者要加大推進(jìn)人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，建立人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。傳統(tǒng)、單一的紙質(zhì)載體已無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)需要。隨著社會(huì)數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，人事檔案也可采用磁盤、光盤等大容量的載體，建立電子檔案，更快更好地為相關(guān)部門和人員提供人事檔案信息。在網(wǎng)絡(luò)化的條件下，可以把不的人事檔案信息實(shí)現(xiàn)全社會(huì)共享，實(shí)現(xiàn)人事信息的充分利用。
大學(xué)畢業(yè)生大量的棄檔，從根本上反映了我們計(jì)劃體制下檔案管理模式與我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的嚴(yán)重脫節(jié)。大學(xué)畢業(yè)生個(gè)人應(yīng)該重視自己的學(xué)生檔案和人事檔案，國(guó)家和社會(huì)也應(yīng)該不斷進(jìn)行檔案管理制度的改革，以適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展，也可逐步改變大學(xué)生的棄檔現(xiàn)象！
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關(guān)鍵詞：高職 檔案工作 檔案建設(shè) 發(fā)展目標(biāo)
一、檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀
1.基本情況
檔案館負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料，組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作，開展檔案的開放和利用。目前，我院檔案館有3名專職檔案員，其中本科學(xué)歷1名，研究生學(xué)歷1名，在讀博士研究生1名；高級(jí)職稱1人，中級(jí)職稱2人。館長(zhǎng)全面負(fù)責(zé)檔案館、校史陳列館及全校檔案工作，其余2名工作人員分別負(fù)責(zé)檔案工作的技術(shù)管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、資源管理與綜合管理工作。此外，學(xué)校兼職檔案員的人數(shù)為34名，負(fù)責(zé)學(xué)校各部門檔案的收集、整理、歸檔、移交。
現(xiàn)館藏檔案總數(shù)截止2013年12月13日27576卷，底圖17682張。案卷按照高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法分為黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版物、外事、財(cái)會(huì)、人事、照片、特殊載體、文書、示范建設(shè)、評(píng)估共十六大類。檔案館面積為409.62m2，其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。
2009年，檔案館開始使用高校檔案管理軟件，將檔案管理并入高校檔案館的管理之列，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設(shè)，通過(guò)管理手段與模式的轉(zhuǎn)變，使我院的檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。
2.工作思路
提高檔案意識(shí)，增強(qiáng)宏觀管理。健全全校檔案工作網(wǎng)絡(luò)的二級(jí)管理，德陽(yáng)、青白江校區(qū)檔案工作實(shí)行綜合管理，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一制度。堅(jiān)持檔案規(guī)范化管理，重視專兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)及培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)工作水平和檔案知識(shí)涵養(yǎng)。不斷更新檔案自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化管理設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與信息化。不斷改善服務(wù)方式與手段，提高檔案信息服務(wù)水平和質(zhì)量。
3.組織管理
四川建院檔案工作由院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，主管副院長(zhǎng)協(xié)助院長(zhǎng)負(fù)責(zé)。圖書信息中心主任為部門主管，檔案館設(shè)館長(zhǎng)一人。在全校形成了檔案館、學(xué)生檔案分室、人事檔案分室、財(cái)務(wù)檔案分室以及各部門配備的兼職檔案員的檔案工作系統(tǒng)，各部門、各院系正職領(lǐng)導(dǎo)為本部門檔案工作直接責(zé)任人。檔案館對(duì)全校檔案工作進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)和管理。
4.管理措施
在四川省教育廳、四川省建設(shè)廳、四川省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，以及省檔案局經(jīng)科處、高校檔案工作協(xié)會(huì)的指導(dǎo)下，依托學(xué)校檔案館為主體、各部門兼職檔案員形成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，執(zhí)行我院《檔案管理規(guī)章制度》，切實(shí)將檔案工作落實(shí)到人頭，保障學(xué)校檔案的全面性、準(zhǔn)確性和持續(xù)性；落實(shí)檔案管理崗位責(zé)任制，制定并執(zhí)行檔案工作院長(zhǎng)、主管副院長(zhǎng)、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、專職檔案員崗位職責(zé)、兼職檔案員崗位職責(zé)，并由檔案館進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全校檔案工作；以南大之星檔案管理系統(tǒng)為手段，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理；有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案員，提高檔案員的素質(zhì)，保障檔案信息的挖掘、編研與開發(fā)利用。
二、今后工作方向
學(xué)院的檔案工作雖然取得了一定的成績(jī)，但管理水平還有待進(jìn)一步提高，在四川省教育廳、四川省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，在省檔案局經(jīng)科處、四川省高校檔案工會(huì)協(xié)會(huì)的具體指導(dǎo)下，我院將以此次達(dá)標(biāo)為契機(jī)，以評(píng)促建，以評(píng)促管，以評(píng)促改，切實(shí)落實(shí)改進(jìn)措施，爭(zhēng)取建成數(shù)字化檔案館。
三、發(fā)展目標(biāo)
四川建院檔案館的短期目標(biāo)是：以2013年達(dá)省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)為新的起點(diǎn)，堅(jiān)持以評(píng)促建、以評(píng)促管、以評(píng)促改，切實(shí)落實(shí)改進(jìn)措施，爭(zhēng)取三年以后申請(qǐng)檔案工作規(guī)范化管理達(dá)省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定。
我院檔案館的發(fā)展目標(biāo)是：不斷提高檔案專兼職管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)檔案管理手段自動(dòng)化、形成積累程序化、檔案整理規(guī)范化、歸檔范圍清晰化、重要檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)化、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、利用服務(wù)人性化，逐步實(shí)現(xiàn)檔案館全面現(xiàn)代化、規(guī)范化、智能化、數(shù)字化、信息化的科學(xué)化管理。
參考文獻(xiàn)
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與學(xué)生緊密相關(guān)的文件材料是高校提供檔案利用服務(wù)最為頻繁的信息資源，新《辦法》的實(shí)施，是將“人本”管理理念貫穿于高校檔案管理體系的突出體現(xiàn)。但在學(xué)生類檔案與原十大類檔案統(tǒng)一管理的前提下，由于缺乏針對(duì)新《辦法》的實(shí)施細(xì)則，而在實(shí)踐中學(xué)生個(gè)人檔案又獨(dú)立于高校檔案管理體系之外，鮮有高校按照新《辦法》精神開展學(xué)生類檔案管理的實(shí)踐案例。當(dāng)前，如何有效區(qū)分學(xué)生類檔案與學(xué)生個(gè)人檔案，如何科學(xué)整合、構(gòu)建、管理學(xué)生類檔案成為阻礙高校檔案服務(wù)創(chuàng)新的重要業(yè)務(wù)瓶頸。
學(xué)生類檔案與學(xué)生個(gè)檔案的區(qū)分
1 內(nèi)容構(gòu)成
新《辦法》規(guī)定，學(xué)生類檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。但長(zhǎng)期以來(lái)，高校學(xué)生個(gè)人檔案管理―直被視為學(xué)生管理的環(huán)節(jié)之一，并未被納入到檔案部門統(tǒng)一管理，而是參照我國(guó)干部人事檔案的歸檔范圍進(jìn)行收集和整理的，如畢業(yè)情況登記、成績(jī)登記、體檢、黨團(tuán)組織關(guān)系、政審、學(xué)歷學(xué)位、出國(guó)、人事任免、獎(jiǎng)懲材料等。
從內(nèi)容構(gòu)成看，新設(shè)置的學(xué)生類檔案與原學(xué)生個(gè)人檔案相同或重疊部分較多，但也存在一些不同之處，主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案的構(gòu)成上。高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)期間形成的，能綜合反映學(xué)生在招生錄取、入學(xué)登記、成績(jī)考核、學(xué)籍異動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)處分、學(xué)歷學(xué)位、畢業(yè)派遣等方面的文件材料。因此，學(xué)生類檔案包括原教學(xué)檔案中與學(xué)生個(gè)人緊密相關(guān)的各類材料，內(nèi)容較之原學(xué)生個(gè)人檔案中的學(xué)籍檔案更為豐富、齊全。正因?yàn)檫@些內(nèi)容上的差異，才使得學(xué)生類檔案的增設(shè)顯得更有意義。
2 服務(wù)對(duì)象
檔案工作的一切出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是為了實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，這也是檔案工作的核心價(jià)值目標(biāo)。就學(xué)生類檔案來(lái)說(shuō)，因其所涵蓋的信息資源較為系統(tǒng)集中、豐富多樣，其服務(wù)對(duì)象也較為寬泛，可以為學(xué)生本人、用人單位以及其他社會(huì)組織或個(gè)人提供利用服務(wù)；而由于學(xué)生個(gè)人檔案的管理模式基本參照人事檔案，由用人單位進(jìn)行管理和利用，本人沒(méi)有條件接觸自己的檔案材料，因此學(xué)生個(gè)人檔案的服務(wù)對(duì)象僅為用人單位。從這一點(diǎn)看，學(xué)生類檔案的建立更有利于檔案信息的充分利用與共享。
3 管理形式
高校辦學(xué)歷史較長(zhǎng)，形成檔案的門類、數(shù)量較多，同一門類檔案的來(lái)源也較為復(fù)雜。為提高館藏檔案的質(zhì)量，促進(jìn)檔案成分和結(jié)構(gòu)更加豐富、充實(shí)、優(yōu)化，目前高校普遍采取由檔案部門歸口管理，統(tǒng)一制定本單位各門類檔案的管理組織和業(yè)務(wù)工作規(guī)范，負(fù)責(zé)接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、開發(fā)利用本單位的各門類檔案及有關(guān)資料。作為高校專業(yè)門類檔案之一，學(xué)生類檔案也被納入到集中統(tǒng)一管理的范圍，這類檔案大多因其查考利用頻率較高、具有長(zhǎng)久保管價(jià)值而存放于高校。而原學(xué)生個(gè)人檔案一般由學(xué)校的學(xué)工部門、研究生管理部門負(fù)責(zé)收集、整理和轉(zhuǎn)遞，因其本身固有的管理屬性(檔隨人走)，高校只是學(xué)生個(gè)人檔案的暫時(shí)轉(zhuǎn)入地，隨著人事關(guān)系的變動(dòng)，學(xué)生個(gè)人檔案也隨之發(fā)生轉(zhuǎn)移，流動(dòng)性較大，檔案在頻繁轉(zhuǎn)移過(guò)程中容易丟失。相比之下，學(xué)生類檔案的實(shí)體與信息安全性更高。
4 信息輸出方式
與學(xué)生緊密相關(guān)的學(xué)生類檔案向來(lái)是各高校提供檔案服務(wù)的核心信息資源，它在學(xué)生升學(xué)深造、出國(guó)移民、征兵人伍、學(xué)歷認(rèn)證、身份核查、工作政審、社保福利，以及學(xué)校的檔案宣傳(如舉辦本校著名校友的個(gè)人檔案展覽)等諸多方面，都承擔(dān)著檔案信息輸出與傳播的重要職能。由此可見，學(xué)生類檔案是開放性與多向性兼具、主動(dòng)性與動(dòng)態(tài)性并融的信息輸出模式；而相比之下，學(xué)生個(gè)人檔案的信息輸出就顯得較為封閉、單向、被動(dòng)、靜態(tài)。從信息傳播學(xué)的角度來(lái)說(shuō)，設(shè)置學(xué)生類檔案更有利于保證高校檔案信息的傳播效果、信息與對(duì)象的交互作用；從信息資源管理的角度來(lái)說(shuō)，設(shè)置學(xué)生類檔案更有利于高校核心檔案信息資源的整合、加工、開發(fā)與提供利用。
學(xué)生類檔案的構(gòu)建與管理
如何著手構(gòu)建學(xué)生類檔案并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，這關(guān)系到能否實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案信息資源的充分整合，為社會(huì)各方面提供更加集成化、專業(yè)化、個(gè)性化的檔案利用服務(wù)。
1 檔案的收集與整理
學(xué)生類檔案由個(gè)性信息和共性信息兩部分構(gòu)成。(1)個(gè)性檔案信息。包括原學(xué)生個(gè)人檔案中的個(gè)性材料信息(檔案信息源一)和原教學(xué)類檔案中的個(gè)性材料信息(檔案信息源二)。前者包括學(xué)生的高中檔案、體檢表、個(gè)人自傳、政審、黨團(tuán)組織關(guān)系等材料，后者包括入學(xué)(學(xué)籍)登記表、成績(jī)登記表、畢業(yè)生登記表、優(yōu)秀畢業(yè)論文、獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)籍異動(dòng)等材料；(2)共性檔案信息。包括原教學(xué)檔案中既反映學(xué)生個(gè)性又體現(xiàn)_共性的材料(檔案信息源三)。包括新生錄取名單、在校生名冊(cè)、畢業(yè)驗(yàn)印名冊(cè)、學(xué)歷學(xué)位等材料。如下圖所示：
根據(jù)新《辦法》規(guī)定的歸檔范圍，學(xué)-生類檔案的來(lái)源主要集中在學(xué)工部門、研究生管理部門、教務(wù)部門、教學(xué)院系、研究生培養(yǎng)單位。因此，檔案的收集與整理由上述部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)，并參照原教學(xué)類檔案的立卷與歸檔流程向校檔案部門移交歸檔。在檔案實(shí)體收集、整理過(guò)程中應(yīng)充分考慮學(xué)生類檔案管理和利用的實(shí)際情況，可將反映學(xué)生本人個(gè)性和共性信息的材料進(jìn)行區(qū)分整理，以案卷為基本保管單位，卷內(nèi)文件以件的形式進(jìn)行裝訂，保管期限統(tǒng)一定為永久。其中，實(shí)體歸檔部分為：(1)檔案信息源二。以個(gè)人為單位，一人一袋進(jìn)行保管；(2)檔案信息源三。以某一屆學(xué)生(畢業(yè)生)為單位，根據(jù)檔案信息類別進(jìn)行保管。虛擬歸檔部分為：新《辦法》中學(xué)生類檔案的歸檔范圍。形式上，高校將構(gòu)建類似于人事檔案與原學(xué)籍檔案相結(jié)合的學(xué)生類檔案管理新模式，卷內(nèi)文件只需按文件形成時(shí)間或類別依次排序，并以件為單位進(jìn)行裝訂。
2 檔案的實(shí)體管理
實(shí)體檔案中“檔案信息源二”部分，可按“年度－學(xué)生類別－院系－專業(yè)(班級(jí))－姓名”進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)引，再根據(jù)文件形成的時(shí)間順序編制卷內(nèi)文件編號(hào)。如某校2010屆公共管理學(xué)院人力資源管理專業(yè)的統(tǒng)招本科畢業(yè)生王艷的檔案材料，其檔號(hào)可表示為：2010－XS11－0101－WY。第一位類的“2010”表示畢業(yè)年度；第二位類的“XSII”中的“XS”代表學(xué)生類檔案，“11”為統(tǒng)招本科學(xué)歷代號(hào)；第三位類的第一組“01”為公共管理學(xué)院代號(hào)，第二組“01”為專業(yè)(班級(jí))代號(hào)；第四位類的“WY”為王艷姓名的拼音縮
寫，若出現(xiàn)拼音縮寫相同者可用學(xué)號(hào)加以區(qū)分；最后再根據(jù)文件形成的時(shí)間順序編制卷內(nèi)文件編號(hào)。個(gè)人檔案袋封面可不用代號(hào)表示，如采用“2010年一學(xué)生類檔案－本科畢業(yè)生－公共管理學(xué)院－人力資源管理專業(yè)－王艷”來(lái)標(biāo)識(shí)即可，卷內(nèi)文件以材料清單形式列于規(guī)定的封面空白處。
實(shí)體檔案中“檔案信息源三”部分，可按“年度一學(xué)生類別一共性檔案信息”進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)引。如某校2010屆統(tǒng)招本科生畢業(yè)驗(yàn)印名冊(cè)，其檔號(hào)可表示為：2010-XS11-A。前兩位類代號(hào)含義同上，第三位類的“A”為畢業(yè)驗(yàn)印名冊(cè)代號(hào)。案卷盒(袋)封面填寫同個(gè)人檔案袋。
3 檔案的智能控制
在檔案信息化管理的大背景下，社會(huì)各方面對(duì)高校檔案信息資源整合、開發(fā)、利用都提出了更高要求。由于學(xué)生類檔案的特殊功能與內(nèi)在屬性，對(duì)它的管理不僅體現(xiàn)在實(shí)體層面，高校檔案界更應(yīng)關(guān)注的是對(duì)它的智能管理與控制。從某種程度來(lái)說(shuō)，學(xué)生類檔案的智能管理模式與水平?jīng)Q定了高校學(xué)生類檔案增設(shè)的意義及其服務(wù)創(chuàng)新能力的發(fā)揮。因此，智能控制是高校學(xué)生類檔案構(gòu)建的關(guān)鍵。
學(xué)生類檔案的智能控制(虛擬檔案管理)包括檔號(hào)編制、著錄標(biāo)引、數(shù)字化處理三個(gè)方面。
(1)檔號(hào)編制。虛擬檔案(電子文件)的檔號(hào)編制規(guī)則與實(shí)體檔案部分相同。
(2)著錄標(biāo)引。著錄標(biāo)引部分與實(shí)體檔案相比略有不同，不同之處在于：在對(duì)某一份學(xué)生類檔案案卷進(jìn)行卷內(nèi)文件著錄標(biāo)引時(shí)，除對(duì)“檔案信息源二”、“檔案信息源三”需要如實(shí)標(biāo)引外，同為個(gè)性化的檔案信息，“檔案信息源一”也應(yīng)納入到“檔案信息源二”的卷內(nèi)文件著錄標(biāo)引中，即根據(jù)“檔案信息源一”的內(nèi)容特征與形式特征進(jìn)行著錄標(biāo)引，并將其延續(xù)在“檔案信息源二”的卷內(nèi)文件編號(hào)后，其中，“檔案信息源一”的相關(guān)材料應(yīng)在參見號(hào)或附注項(xiàng)中注明其類屬、實(shí)體存放處、實(shí)體編號(hào)等特征信息。
(3)數(shù)字化處理。就當(dāng)前現(xiàn)狀看，國(guó)內(nèi)高校數(shù)字化校園建設(shè)水平參差不齊，校內(nèi)外各類應(yīng)用平臺(tái)、應(yīng)用系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的集成水平普遍較低，各高校的檔案管理系統(tǒng)與教務(wù)、學(xué)生管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)對(duì)接，以及檔案信息的前處理工作情況也不盡如人意，主要依靠后期的數(shù)字化處理來(lái)完成。因此，數(shù)字化處理是實(shí)現(xiàn)當(dāng)前學(xué)生類檔案智能控制目標(biāo)必不可少的環(huán)節(jié)，而數(shù)字化掃描、加工與鏈接又是檔案數(shù)字化處理的重要內(nèi)容。學(xué)生類檔案的數(shù)字化可根據(jù)上文的檔案編制規(guī)則和著錄標(biāo)引情況，按照既定的存取路徑進(jìn)行電子文件鏈接。
關(guān)鍵詞 高校 學(xué)生檔案 精細(xì)化 管理
在現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案分為兩種類型：紙質(zhì)檔案和電子（數(shù)字）檔案。由于多方面的原因，電子（數(shù)字）檔案的真正普及還有待時(shí)日，因而以重、實(shí)、雜、多著稱的紙質(zhì)檔案依然大行于天下，為了更好地體現(xiàn)“以學(xué)生為本”，服務(wù)廣大學(xué)生，其工作的精細(xì)化需求已是題中之義。
一、學(xué)生檔案的內(nèi)容
一般來(lái)講，高校學(xué)生檔案是指高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料,其基本內(nèi)容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學(xué)體檢表。(三)學(xué)生情況登記表。 (四)學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表；(五)學(xué)生學(xué)籍變更材料。 (六)學(xué)生在校期間的各種獎(jiǎng)懲材料。 (七)學(xué)生在校期間黨團(tuán)籍材料。 (八)畢業(yè)生檔案材料。
學(xué)生檔案的內(nèi)裝材料就是要保證有關(guān)單位通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的審查，能使其全面地了解這個(gè)學(xué)生，為其作出針對(duì)這個(gè)學(xué)生的相關(guān)決策提供強(qiáng)有力的佐證和輔助。
二、高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理流程
學(xué)生檔案管理的精細(xì)化，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來(lái)著手：
（一）收
要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個(gè)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，在接收到相關(guān)的檔案郵件后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)送到本校學(xué)生檔案管理部門，由這一部門操控相應(yīng)的造冊(cè)登記、歸檔保存程序；學(xué)生自帶到校的本人檔案，由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)接收，指定好安全的存放區(qū)域，安排相關(guān)學(xué)生干部協(xié)助，工作難度應(yīng)該不大。
（二）清
它與“收”幾乎是同步的。“清”就是清查出沒(méi)有入學(xué)前檔案的學(xué)生名單，告知學(xué)生，以便學(xué)生本人與高中畢業(yè)學(xué)校聯(lián)系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級(jí)院（系）在上交其接受的學(xué)生檔案時(shí)，最好以班級(jí)為單位進(jìn)行捆扎，為將來(lái)的畢業(yè)生建檔打好鋪墊。另外，應(yīng)附上此班級(jí)的學(xué)生名單并標(biāo)注出無(wú)檔學(xué)生，以便上交后學(xué)生檔案管理部門能順利完成相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，在后續(xù)的工作中對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行核銷和公布。當(dāng)然學(xué)生檔案管理部門清理完畢收集的學(xué)生檔案后應(yīng)向相關(guān)院（系）及時(shí)通報(bào)提供統(tǒng)計(jì)名單，方便二級(jí)院（系）及時(shí)與缺檔學(xué)生溝通，完成新生檔案的最終收集任務(wù)。
（三）存
1.入學(xué)新生檔案的存放。一般來(lái)說(shuō)應(yīng)該按院系、分專業(yè)進(jìn)行集中存放。這樣便于日后查找和畢業(yè)生建檔，也便于新收到的學(xué)生檔案及時(shí)歸類。
2.休學(xué)和轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案的存放。
一般情況下，轉(zhuǎn)專業(yè)同學(xué)的檔案應(yīng)該及時(shí)歸到他新的班級(jí)中，并作好相關(guān)記載，防患于未然；休學(xué)的同學(xué)應(yīng)該從原有的班級(jí)中抽取出來(lái)，按照休學(xué)的年限分別標(biāo)識(shí)、存放，為學(xué)生復(fù)學(xué)后其檔案得及時(shí)歸類做好準(zhǔn)備。
3.托管檔案的存放。2002 年國(guó)家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時(shí)尚未落實(shí)單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請(qǐng)檔案留校超過(guò)兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業(yè)生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過(guò)了托管期限也沒(méi)有人來(lái)認(rèn)領(lǐng)或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會(huì)隨時(shí)被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學(xué)生檔案區(qū)別開來(lái)進(jìn)行存放。
4.死檔的存放。只所以說(shuō)是死檔，是指存放在學(xué)校無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的學(xué)生檔案。這部分學(xué)生或遭遇特殊變故而終止學(xué)習(xí)，或錄取未報(bào)到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機(jī)密文件，檔案管理的工作職責(zé)使然，依然應(yīng)該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。
（四）填
一般來(lái)說(shuō)，檔案材料的填寫應(yīng)該是很嚴(yán)肅的、規(guī)范的、詳實(shí)的。這也跟學(xué)生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時(shí)，要根據(jù)國(guó)家相關(guān)部門政策、規(guī)定及時(shí)出臺(tái)相關(guān)的填寫規(guī)范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業(yè)、班級(jí)的簡(jiǎn)稱一定要參照有關(guān)的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區(qū)域范圍、時(shí)間標(biāo)志的印制規(guī)范等，要落實(shí)到具體細(xì)節(jié)部位等等。總之就是要保證學(xué)生檔案填寫信息的客觀性。
（五）裝
一般說(shuō)來(lái)，畢業(yè)生檔案主體材料的封裝在二級(jí)院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關(guān)登記表、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)登記表，以及由相關(guān)部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠(chéng)信記錄、黨團(tuán)材料、派遣證副本等，再加上畢業(yè)生的高中檔案。直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)畢業(yè)生檔案的主體工作是在相應(yīng)輔導(dǎo)員的主持下完成的。在這個(gè)環(huán)節(jié)，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)去二級(jí)院系進(jìn)行隨機(jī)抽查樣本、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，以便隨時(shí)更正不規(guī)范之處。確保學(xué)生檔案封裝的初步完成，上交后以便學(xué)生檔案管理部門順利進(jìn)入學(xué)生檔案二次封裝工序。
在二次封裝開始前，學(xué)生檔案管理部門先要對(duì)畢業(yè)生檔案加蓋騎縫章，準(zhǔn)備好機(jī)要信封等相關(guān)材料，設(shè)計(jì)和打印好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的存根、通知、回執(zhí)，并編號(hào)、蓋章。依照相關(guān)部門提供的學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞地址制作地址標(biāo)簽，然后將對(duì)應(yīng)的學(xué)生檔案和學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的通知、回執(zhí)裝入機(jī)要信封，貼上對(duì)應(yīng)的地址標(biāo)簽，最后封口、歸類、捆扎。
（六）寄
在與郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)交接學(xué)生檔案的時(shí)候，要根據(jù)學(xué)生檔案郵寄清單逐一核查，及時(shí)解決問(wèn)題，并協(xié)商好檔案清單的送返時(shí)間及相關(guān)學(xué)生檔案的退回事宜。因?yàn)椴糠之厴I(yè)生檔案在機(jī)要轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中由于郵寄地址不準(zhǔn)確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機(jī)要機(jī)構(gòu)達(dá)成一個(gè)協(xié)議，確保這部分畢業(yè)生檔案能順利回收、整理及二次機(jī)要郵遞。
（七）查
有條件的高校可以設(shè)計(jì)一個(gè)畢業(yè)生信息平臺(tái)，將檔案信息及時(shí)錄入畢業(yè)生信息系統(tǒng)，并開通畢業(yè)生的網(wǎng)絡(luò)查詢端口，既方便學(xué)生網(wǎng)絡(luò)查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學(xué)生檔案也要進(jìn)入查詢系統(tǒng)，及時(shí)更新相關(guān)信息，特別是超過(guò)托管期限后寄回生源地的學(xué)生檔案，更要作好充分的、詳細(xì)的備注記錄工作，讓查詢?nèi)艘荒苛巳弧?/p>
（八）退
在這方面主要是針對(duì)中途退學(xué)或其他原因被開除學(xué)籍的學(xué)生檔案，一般來(lái)說(shuō)這類檔案的處置應(yīng)該在學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)時(shí)同時(shí)辦理。由學(xué)生提供相關(guān)的地址，其操作方法應(yīng)與正常的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞一致，由郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)遞，并做好相關(guān)的記錄，及時(shí)收取回執(zhí)、備案，以便處理后續(xù)的查詢事宜。
“一切為了學(xué)生、為了一切學(xué)生、為了學(xué)生一切。”要真正做到這一點(diǎn)，說(shuō)難也難，說(shuō)不難也不難，關(guān)鍵是我們的態(tài)度。學(xué)生檔案管理是學(xué)生工作的重要組成部分，他既是一個(gè)為學(xué)生服務(wù)的可操作平臺(tái)也是一個(gè)服務(wù)窗口；他既是學(xué)校管理水平的體現(xiàn)，也是學(xué)校教育質(zhì)量高低的形象標(biāo)志；他既需要在細(xì)枝末節(jié)上的修修補(bǔ)補(bǔ)，也需要在宏觀的戰(zhàn)略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務(wù)好學(xué)生，就是服務(wù)教師本人，也就是在服務(wù)人民大眾，也是在回報(bào)社會(huì)。
【關(guān)鍵詞】高校；人事；
0.引言
人事制度是指機(jī)構(gòu)按照國(guó)家有關(guān)人事政策法規(guī)的要求，受單位或者個(gè)人委托，以社會(huì)化服務(wù)的方式，有關(guān)的人事業(yè)務(wù)。它的最大特點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離，變單位人為社會(huì)人，即單位管用人，而一些具體的人事管理工作則由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。
1.人事制度的基本內(nèi)涵與現(xiàn)狀
推行人事制度，最直接的效果是強(qiáng)化了各單位的編制意識(shí)，能有效地解決單位用人能進(jìn)不能出的弊端，有利于減輕用人單位的負(fù)擔(dān)，有利于人才資源的合理配置，有利于充分發(fā)揮人才的作用，人事制度是現(xiàn)代人事管理制度的重要組成部分，是適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的一種新型的人事管理模式。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，國(guó)有企事業(yè)單位人事制度改革的不斷深入，人事制度在全國(guó)得到迅速發(fā)展。服務(wù)的對(duì)象由最初的三資企業(yè)、民辦高科技企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)等不具備人事管理權(quán)限的非國(guó)有企事業(yè)單位，發(fā)展到國(guó)有企事業(yè)單位，覆蓋了各種所有制單位。的內(nèi)容已發(fā)展到包括管理人事檔案、社會(huì)保險(xiǎn)、人力資源開發(fā)和信息咨詢服務(wù)等方面。與此同時(shí)，人事有關(guān)的政策法規(guī)逐步建立和完善，有力地推動(dòng)了人事工作向規(guī)范化、法制化方向發(fā)展。
當(dāng)前全國(guó)各地區(qū)普遍推行人事制度，有些企事業(yè)單位還取得明顯的成效，創(chuàng)造了很多好的經(jīng)驗(yàn)。如青島市對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)萬(wàn)余人實(shí)行人事制度，是衛(wèi)生事業(yè)單位配套改革的一種有益探索和嘗試。此后，青島市今年又對(duì)教育系統(tǒng)的一萬(wàn)多人實(shí)行人事制度，為教育系統(tǒng)實(shí)行靈活的社會(huì)化人事管理機(jī)制開辟了新路。所有這些，都為其他類型的事業(yè)單位開展人事工作、加快人才市場(chǎng)建設(shè)步伐，提供了經(jīng)驗(yàn)。
2.高校人事管理存在的主要問(wèn)題與出路
我國(guó)高校現(xiàn)行的人事管理制度是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下建立起來(lái)的，基本上是實(shí)行封閉式靜態(tài)的管理模式。在這種模式下，人才的使用權(quán)與所有權(quán)高度結(jié)合，教師本人不能自主擇業(yè)，學(xué)校不能自主擇人，人才的流動(dòng)實(shí)行按計(jì)劃統(tǒng)一調(diào)配的形式，市場(chǎng)化程度低，人力資源難于優(yōu)化配置，用人效益不高。
另一方面，由于實(shí)行人員管理和檔案管理合一的方式，人員一旦調(diào)入學(xué)校，就意味著人事關(guān)系的各個(gè)方面（家庭、孩子、房子等）都要學(xué)校負(fù)責(zé)。同時(shí)，只要他不犯什么重大錯(cuò)誤，一般就再也難于讓他離開學(xué)校。這種國(guó)家辦教育，學(xué)校辦社會(huì)和能進(jìn)不能出的現(xiàn)象，造成學(xué)校機(jī)構(gòu)臃腫，冗員過(guò)多，負(fù)擔(dān)沉重，學(xué)校有限的辦學(xué)資源難于優(yōu)化配置，競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)的用人機(jī)制無(wú)法建立和運(yùn)行，辦學(xué)效益低下。
為圍繞落實(shí)人事工作的兩個(gè)調(diào)整，目前高校人事工作改革的一個(gè)重要方面是要從傳統(tǒng)的封閉式的管理模式轉(zhuǎn)到人力資源的整體性開發(fā)和利用上來(lái)，要按照相對(duì)穩(wěn)定、合理流動(dòng)、資源共享的原則，建立相對(duì)穩(wěn)定的骨干層與出入有序的流動(dòng)層相結(jié)合的教師隊(duì)伍管理模式以及教師資源開發(fā)的有效機(jī)制。由于人事的社會(huì)化服務(wù)體系解決了人事檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、職稱評(píng)定等后顧之憂，體現(xiàn)了以事為本的行政事務(wù)管理轉(zhuǎn)向以人為本的人力資源開發(fā)和管理，因而是一種能適應(yīng)學(xué)校改革發(fā)展需要的新機(jī)制。有利于建立高素質(zhì)的人員隊(duì)伍，符合新時(shí)期高校人事改革的要求。因此，高校呼吁實(shí)行社會(huì)化的人事管理。
3.高校實(shí)行人事制度的意義
高校實(shí)行人事制度，至少能在下面幾個(gè)方面發(fā)揮作用：
（1）通過(guò)人事，對(duì)人才實(shí)行的是社會(huì)化管理，個(gè)人擺脫了過(guò)去以人事檔案為核心的對(duì)單位的依附關(guān)系，保證個(gè)人有充分的擇業(yè)自由。由于有機(jī)構(gòu)為他們管理人事檔案和人事關(guān)系，解除了他們的后顧之憂，有利于人才的合理流動(dòng)。
（2）實(shí)行人事制度有利于學(xué)校落實(shí)用人自。學(xué)校所需的各類人才，通過(guò)市場(chǎng)進(jìn)行合理配置，而把那些不勝任工作的人員和富余人員解聘或辭退，使人員能進(jìn)能出，從而減輕學(xué)校的負(fù)擔(dān)。通過(guò)市場(chǎng)招聘和接收人員，充分體現(xiàn)公開、平等、競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)的原則，堵住了說(shuō)情風(fēng)和打破了關(guān)系網(wǎng)，保證了進(jìn)人的質(zhì)量。
（3）實(shí)行人事制度，采取的是人員和檔案分開的管理辦法，學(xué)校只負(fù)責(zé)使用，并且在使用期間根據(jù)他的工作態(tài)度、能力、貢獻(xiàn)大小給予相應(yīng)的報(bào)酬、任免和獎(jiǎng)懲，從根本上解決干好干壞一個(gè)樣的問(wèn)題，調(diào)動(dòng)他們工作的積極性。如覺(jué)得確實(shí)可以長(zhǎng)期使用的，學(xué)校還可為其辦理調(diào)入手續(xù)。因此人事為學(xué)校選調(diào)優(yōu)秀人才提供了長(zhǎng)期考察的機(jī)會(huì)。
（4）實(shí)行人事制度后，學(xué)校根據(jù)協(xié)議給教職工相應(yīng)的報(bào)酬，負(fù)責(zé)他的失業(yè)、養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)的費(fèi)用。至于住房、醫(yī)療保健等則由社會(huì)承擔(dān)。學(xué)校因此可減輕財(cái)政上的負(fù)擔(dān)，優(yōu)化辦學(xué)資源配置，提高辦學(xué)效益。
（5）實(shí)行人事制度后，人事方面的大量工作由部門去做，學(xué)校可減少人事干部。尤其是人事部門從繁雜的人事管理事務(wù)中解脫出來(lái)后，可以集中精力去抓高校人才資源的開發(fā)工作。
（6）按照條件公開、平等競(jìng)爭(zhēng)、雙向選擇、擇優(yōu)聘任的原則，對(duì)全體教職工實(shí)行全員聘任制是當(dāng)前高校用人制度改革的一個(gè)重要內(nèi)容。實(shí)施全員聘任制的難點(diǎn)在于聘余人員的安置。對(duì)他們實(shí)行人事，使之面向社會(huì)，有利于他們解決再就業(yè)問(wèn)題。
【關(guān)鍵詞】獨(dú)立學(xué)院；檔案管理工作
獨(dú)立學(xué)院是近年來(lái)我國(guó)高等教育辦學(xué)體制模式創(chuàng)新的重要成果，為發(fā)展高等教育事業(yè)、促進(jìn)高等教育大眾化做出了貢獻(xiàn)。隨著獨(dú)立學(xué)院的蓬勃發(fā)展，學(xué)院內(nèi)部各項(xiàng)工作也全面、有序地進(jìn)行，但是學(xué)生檔案管理工作一直沒(méi)有得到足夠的重視。因此，提高獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理水平，增強(qiáng)其服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)的指導(dǎo)功能，對(duì)獨(dú)立學(xué)院來(lái)說(shuō)意義重大。
一、學(xué)生檔案管理的意義
高校學(xué)生的學(xué)籍檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，它翔實(shí)地記錄了每位學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及參加校內(nèi)、校外社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)經(jīng)歷，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。目前，高校畢業(yè)生就業(yè)實(shí)行“市場(chǎng)導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、雙向選擇、自主擇業(yè)”的市場(chǎng)化機(jī)制，用人單位和畢業(yè)生實(shí)行雙向選擇，不少用人單位都以檔案為錄用大學(xué)畢業(yè)生的參考依據(jù)，因此，高校學(xué)生檔案對(duì)大學(xué)生今后的人生起著重要的作用。
2008年8月根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國(guó)家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令），《高等學(xué)校檔案管理辦法》將高校學(xué)生檔案納入高校檔案管理與利用的范圍，表明高校學(xué)生檔案管理工作有了國(guó)家層面的制度化規(guī)范。
二、燕山大學(xué)里仁學(xué)院學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀
燕山大學(xué)里仁學(xué)院成立于2001年7月，是經(jīng)河北省人民政府批準(zhǔn)、教育部確認(rèn)的獨(dú)立學(xué)院，近年來(lái)在“中國(guó)獨(dú)立學(xué)院排行榜”連續(xù)多年名列前茅。在這里借鑒—些里仁學(xué)院學(xué)生檔案管理的模式對(duì)獨(dú)立學(xué)院的學(xué)生檔案管理方法進(jìn)行一下探討，以期對(duì)其他同類院校提供一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提高學(xué)生檔案的管理水平，提升學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量。
燕山大學(xué)里仁學(xué)院的學(xué)生檔案管理工作主要分為以下三部分：
1.新生建檔工作
綜合檔案室從大一新生入學(xué)時(shí)開始為其建立學(xué)籍檔案，規(guī)范歸檔材料格式，統(tǒng)一歸檔材料標(biāo)準(zhǔn)，并逐一核對(duì)新生檔案的高中原始檔案，確保檔案材料的真實(shí)性。2012年10月，我院綜合檔案室為2012級(jí)3500名新生建立了學(xué)生檔案。
2.在校生檔案的整理和轉(zhuǎn)移工作
大學(xué)階段形成的各類學(xué)生檔案材料，由各系輔導(dǎo)員收集、整理，每學(xué)期結(jié)束前20天向綜合檔案室移交歸檔。學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)懲材料由學(xué)生工作部于每學(xué)期末集中向綜合檔案室移交歸檔。綜合檔案室對(duì)該學(xué)年形成的檔案材料進(jìn)行及時(shí)歸檔，減少時(shí)間滯后造成檔案材料遺失的可能性。
3.畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作
畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞是綜合檔案室的一項(xiàng)重要工作，每年6月份由各系檔案兼職管理人員將畢業(yè)生檔案材料在學(xué)生畢業(yè)之前移交綜合檔案室歸入學(xué)生檔案。綜合檔案室對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行分類：1、簽約就業(yè)、升學(xué)或申請(qǐng)回生源地的學(xué)生檔案，每年七月份綜合檔案室將檔案密封后機(jī)要形式轉(zhuǎn)遞；2、未就業(yè)申請(qǐng)留校的學(xué)生檔案，綜合檔案室留檔；3、兩年就業(yè)期滿或就業(yè)期內(nèi)需轉(zhuǎn)遞檔案，學(xué)生憑報(bào)到證、調(diào)檔函或研究生錄取通知書到綜合檔案室辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
三、獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作存在問(wèn)題
1.學(xué)生檔案內(nèi)容單一、片面，不能客觀反映學(xué)生的全貌。當(dāng)前，里仁學(xué)院學(xué)生檔案歸檔材料主要有學(xué)年考評(píng)表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生成績(jī)單、畢業(yè)生體檢表、報(bào)到證存根、學(xué)位認(rèn)定書、黨團(tuán)材料和獎(jiǎng)懲材料等。在教育發(fā)展的新形勢(shì)下，學(xué)生的心理素質(zhì)、能力素質(zhì)等方面都出現(xiàn)了較大變化，特別是學(xué)生在校期間社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、技能競(jìng)賽、大學(xué)生能力、英語(yǔ)等級(jí)證書等，這些材料更是能夠反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及綜合素質(zhì)的表現(xiàn)，但是卻沒(méi)有被納入到檔案管理的范圍。
2.學(xué)生檔案知識(shí)薄弱，檔案意識(shí)差。一方面，學(xué)院對(duì)于學(xué)生的相關(guān)教育不多，沒(méi)有對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案知識(shí)的專題教育；另一方面，學(xué)生的檔案意識(shí)薄弱，對(duì)如何處理自己的人事檔案缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和重視，自身“棄檔”現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，造成了人檔分離、無(wú)人問(wèn)津的局面，給畢業(yè)生就業(yè)及后來(lái)的相關(guān)利益帶來(lái)了不良的影響。
3.科學(xué)化水平不高，信息化程度較低。學(xué)生檔案管理模式陳舊，技術(shù)落后，缺乏創(chuàng)新，仍限于手工操作，還停留在紙質(zhì)管理層面。數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化檔案管理工作條件不具備，雖輔助以計(jì)算機(jī)管理，但未能形成紙化電子檔案，這些都與當(dāng)前檔案工作現(xiàn)狀嚴(yán)重不符，嚴(yán)重影響了學(xué)生檔案工作的發(fā)展進(jìn)步和創(chuàng)新。
四、加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作設(shè)想
1.完善檔案規(guī)章制度，規(guī)范學(xué)生檔案管理。建立健全的規(guī)章制度是做好學(xué)生檔案管理的關(guān)建。學(xué)院學(xué)生檔案管理由形成、收集、整理、歸檔、登記、移交、轉(zhuǎn)遞等一系列環(huán)節(jié)組成，每個(gè)環(huán)節(jié)的缺位都會(huì)給工作帶來(lái)不便。在學(xué)生檔案管理中，做到有章可循，收材料時(shí)，層層驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)不符合要求的材料，一律返工，決不遷就，從嚴(yán)要求，規(guī)范學(xué)院學(xué)生檔案管理。
2.加強(qiáng)學(xué)生檔案信息收集，豐富檔案內(nèi)容。學(xué)生檔案材料的收集歸檔，除了收集學(xué)籍管理方面的材料外，還應(yīng)該收集學(xué)生在校表現(xiàn)的道德品質(zhì)、組織能力、實(shí)踐能力、思想素養(yǎng)、管理能力等比較有價(jià)值的檔案材料。學(xué)生檔案管理人員，應(yīng)采取積極主動(dòng)的收集方式，全面掌握形成學(xué)生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實(shí)性。規(guī)范檔案材料的收集內(nèi)容，做到學(xué)期前安排部署，學(xué)期中督促落實(shí)，學(xué)期末檢查審核，將監(jiān)督檢查工作貫穿始終。3.加大對(duì)學(xué)生檔案管理工作的宣傳，強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)。學(xué)生是否具備檔案意識(shí)，影響到學(xué)院能否恰當(dāng)利用學(xué)生檔案管理來(lái)培養(yǎng)和教育學(xué)生、提高檔案的就業(yè)服務(wù)功能。學(xué)院應(yīng)該充分利用廣播、櫥窗、校報(bào)、板報(bào)、檔案網(wǎng)站等宣傳工具，引導(dǎo)學(xué)生重視檔案價(jià)值，提高檔案意識(shí)。通過(guò)加大宣傳力度，讓畢業(yè)生知道學(xué)生檔案是干部檔案的重要組成部分，檔案并非可有可無(wú)，政審、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、出國(guó)、考研等均要以檔案材料為依據(jù)，缺少檔案材料會(huì)對(duì)自己今后的發(fā)展不利。同時(shí)，還要讓畢業(yè)生了解機(jī)要郵寄的查詢期限、檔案轉(zhuǎn)遞后要及時(shí)落實(shí)接收情況、自帶的檔案不能拆封等檔案常識(shí)。
4.實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作的信息化管理。隨著招生規(guī)模逐漸擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)量逐年增加，為了提高檔案管理工作效率，更好地為學(xué)生服務(wù)，就應(yīng)該實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化。首先應(yīng)該制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范紙質(zhì)檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進(jìn)一步開發(fā)電子檔案奠定基礎(chǔ)。其次應(yīng)充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，借鑒高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，在學(xué)生檔案管理上也采用現(xiàn)代技術(shù)方式，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)院學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
總之，檔案管理者應(yīng)該不斷更新觀念，創(chuàng)新理論，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行重新審視，積極探索適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的學(xué)生檔案管理之路，更好地發(fā)揮獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案的服務(wù)功能，提高畢業(yè)生的就業(yè)率，增強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院的社會(huì)信譽(yù)，促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院自身建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
[1]肖囡.高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題及建議[J].科技信息，2011（27）
關(guān)鍵詞：自考生；考籍檔案管理；問(wèn)題；意見
1 引言
自學(xué)考試是我國(guó)為了提高廣大國(guó)民素質(zhì)開設(shè)的一項(xiàng)考試，于1981年開始試點(diǎn)，1983年進(jìn)行全面推廣，三十四年以來(lái)，僅湖北省統(tǒng)計(jì)就累計(jì)有4800萬(wàn)人參考，全國(guó)累計(jì)約9億人次參考，為我國(guó)的人才培養(yǎng)做出了巨大貢獻(xiàn)。但是由于自學(xué)考試的考生人數(shù)的龐大性、生源組成的復(fù)雜性以及考試科目的多樣性使得自考生的檔案管理一直以來(lái)是一項(xiàng)自學(xué)考試管理中的難題。考籍檔案是自考生學(xué)業(yè)水平以及之后畢業(yè)資格審核的依據(jù)，同樣也是相關(guān)政府單位對(duì)該地區(qū)自學(xué)考試所取得成果的研究的基礎(chǔ)，考籍檔案管理的不合格不僅影響著學(xué)生的發(fā)展也制約著自學(xué)考試發(fā)展。
2 自考生考籍檔案管理存在問(wèn)題分析研究
（一）考籍檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題
現(xiàn)今我國(guó)自考生考籍檔案管理所采用的辦法是以省為單位，實(shí)行省、市、縣區(qū)或者招生辦三級(jí)自考考生考籍檔案管理體制。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多考籍檔案管理的工作人員整體素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)在兩方面，一是文化素質(zhì)不高，許多自考生考籍檔案管理人員是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的家屬，或者是隨便找一個(gè)其他部門的工作人員兼職管理，尤其是縣區(qū)或者招生辦對(duì)自考生考籍檔案管理較隨意。二是自考生考籍檔案管理意識(shí)較弱，許多工作人員認(rèn)為自考生能力差，對(duì)檔案的管理沒(méi)有太大必要，在管理過(guò)程中馬虎，導(dǎo)致檔案信息的失真甚至是檔案丟失。
（二）自考考生考籍檔案管理的方法問(wèn)題
省、市和縣級(jí)考試機(jī)構(gòu)對(duì)自考考生的檔案管理有著明確的分工，所以對(duì)考生考籍檔案管理的方法也就不盡相同。現(xiàn)今我國(guó)許多地區(qū)考生考籍檔案的管理方法存在嚴(yán)重問(wèn)題，有的考試機(jī)構(gòu)將自考生的人事檔案和考籍檔案混在一起，沒(méi)有分開。有的仍然采用的是紙質(zhì)檔案管理并沒(méi)有對(duì)自考生建立電子考籍檔案。考籍檔案管理方法的錯(cuò)誤以及方法的落后，不僅給學(xué)生在檔案調(diào)動(dòng)時(shí)造成困擾，也增加了相關(guān)單位的工作量。
（三）相關(guān)單位考籍檔案管理的制度問(wèn)題
自考考生考籍檔案管理制度問(wèn)題目前在我國(guó)各個(gè)地區(qū)都很嚴(yán)重。由于制度的不完善，許多地方的考試機(jī)構(gòu)為了獲得利益，私自將考生的考籍檔案泄露給別人，或者對(duì)考生的考籍檔案進(jìn)行造價(jià)。例如，2013年陜西省的某縣自考考生考籍檔案信息泄漏事件，不僅給學(xué)生造成嚴(yán)重困擾，也影響了該地區(qū)自考考試的正常進(jìn)行。另外制度的不完善，也影響著工作人員的積極性和對(duì)檔案管理的重視性。
3 自考生考籍檔案管理意見探討
（一）提升考籍檔案管理人員的素質(zhì)
要加強(qiáng)自考考生考籍檔案管理水平必須提高相關(guān)工作人員素質(zhì)，尤其是縣級(jí)教育機(jī)構(gòu)或者招生辦在選擇自考生考籍檔案管理人員時(shí)，要選擇有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)并且經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)后的人才，堅(jiān)決杜絕走后門的現(xiàn)象，對(duì)于省市級(jí)的檔案管理人員則應(yīng)該從中國(guó)較好的高校畢業(yè)生中招聘。其次，是相關(guān)機(jī)構(gòu)要定期舉行有關(guān)自考生考籍檔案管理的培訓(xùn)與考核，一方面提高工作人員素質(zhì)，另外一方面可以增強(qiáng)自考生考籍檔案管理意識(shí)。，對(duì)于考核不合格的要及時(shí)進(jìn)行處理。
（二）完善自考生考籍檔案規(guī)章制度和管理體制
我國(guó)有關(guān)自考生考籍檔案管理制度還存在許多不足之處，必須完善。省級(jí)教育機(jī)構(gòu)在制定相關(guān)規(guī)章制度時(shí)候要全面考慮該省各個(gè)地區(qū)的情況，其次是市級(jí)縣級(jí)以及招生辦要根據(jù)自身實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理體系和規(guī)章制度，要明確自考生考籍檔案管理的獎(jiǎng)懲機(jī)制、以及人員招聘原則、檔案管理辦法、考籍檔案信息保密制度以及相關(guān)的檔案管理細(xì)節(jié)都要一一的編寫在規(guī)章制度里面。在管理體制方面，要加強(qiáng)對(duì)自考生考籍檔案管理的監(jiān)督力度，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)要成立專門的監(jiān)督小組定期的對(duì)下屬單位自考生考籍檔案工作進(jìn)行檢查，同樣，各級(jí)教育機(jī)構(gòu)內(nèi)部也要成立監(jiān)督小組，只有完善了考籍檔案規(guī)章制度和管理體制，自考生考籍檔案管理才能有參考依據(jù)，才能約束好工作人員，保障自考生考籍檔案工作的順利進(jìn)行。
（三）加強(qiáng)考籍檔案管理信息化建設(shè)
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)出臺(tái)有關(guān)檔案信息化建設(shè)的政策之后，檔案信息化建設(shè)工作越來(lái)越重要。自考生考籍檔案信息化建設(shè)有利于檔案的及時(shí)更新、檔案的分類管理以及各相關(guān)部門對(duì)自考生考籍檔案的調(diào)動(dòng)。各級(jí)考試機(jī)構(gòu)都應(yīng)加強(qiáng)自考生考籍檔案的信息化建設(shè)，首先應(yīng)大力投資以便于購(gòu)買相關(guān)硬件設(shè)備，其次招聘有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)的檔案信息化建設(shè)的工作人員，并將之前紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化為電子版，做到一檔兩份，最后要制定相應(yīng)的管理辦法，例如定期的對(duì)自考生考籍檔案進(jìn)行更新并派領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行復(fù)查審核等。
4 結(jié)語(yǔ)
我國(guó)經(jīng)濟(jì)正在不斷地發(fā)展，對(duì)人才的需求也越來(lái)越大，從而自考生在我國(guó)教育事業(yè)中所起的作用也越來(lái)越明顯，做好自考生考籍檔案管理工作不僅對(duì)我國(guó)教育事業(yè)有著重要作用，同時(shí)也為我國(guó)社會(huì)的發(fā)展的穩(wěn)定奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)作出一定的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
1.1 高校學(xué)生檔案的含義和內(nèi)容
高校學(xué)生檔案是指學(xué)生在校期間的各類信息材料，形象的說(shuō)，它是學(xué)生在校期間的“成長(zhǎng)記錄”，是學(xué)生在校期間的材料積累，同時(shí)反映學(xué)校學(xué)生檔案管理環(huán)節(jié)。在學(xué)生畢業(yè)離校后，這些信息材料的本質(zhì)發(fā)生變化，以“人事檔案”的身份重新啟程。
高校學(xué)生檔案主要是指涵蓋學(xué)生的入學(xué)（招生）、入團(tuán)、入黨、學(xué)業(yè)、獎(jiǎng)懲、畢業(yè)等重要信息，學(xué)生經(jīng)過(guò)高考，進(jìn)入高校時(shí)已由所畢業(yè)高中轉(zhuǎn)入學(xué)生信息檔案，那么，學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間形成的新的信息材料，就是高校學(xué)生檔案的重要組成部分，歸納起來(lái)主要有以下內(nèi)容：（1）學(xué)生基本信息；（2）入學(xué)材料；（3）學(xué)業(yè)概況；（4）思想政治表現(xiàn)；（5）身體素質(zhì)狀況及心理素質(zhì)水平；（6）技能情況；（7）社會(huì)活動(dòng)情況及評(píng)價(jià)；（8）信用情況（9）獎(jiǎng)懲情況；（10）畢業(yè)材料。
1.2 高校學(xué)生檔案與其它高校檔案的區(qū)別
高校學(xué)生檔案與其他類檔案相比較而言，具有過(guò)渡性，記錄的是以人為主的信息積累和管理，不具有長(zhǎng)期性和永久性等一般檔案信息的特點(diǎn)，因此學(xué)生檔案的過(guò)渡性使其具有學(xué)生培養(yǎng)的過(guò)程性，學(xué)生檔案的構(gòu)建與管理不能與其他檔案管理實(shí)行“等量齊觀”的管理方法。
2 高等師范院校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀
高等師范院校學(xué)生檔案管理多遵循高校檔案管理基本模式，學(xué)生檔案由系部進(jìn)行學(xué)生原始信息檔案資料的收集與初步整理，涉及上交的檔案則遵循學(xué)校綜合檔案管理辦法，上交至綜合檔案室存檔保存。學(xué)生檔案有其特殊性，作為學(xué)生在校期間的信息資料，與學(xué)校其他檔案資料不同，具有過(guò)渡性，對(duì)于學(xué)生檔案管理而言，過(guò)程性是其重要的特點(diǎn)，這也使得傳統(tǒng)檔案管理上交模式不適合學(xué)生檔案管理的科學(xué)發(fā)展。
2.1 系部學(xué)生檔案管理混亂，不規(guī)范
受傳統(tǒng)管理模式的束縛，學(xué)生檔案管理成為學(xué)校綜合檔案管理部門或者學(xué)生管理部門的附屬品，學(xué)生檔案無(wú)專人負(fù)責(zé)，兼職管理廣泛存在，這使得學(xué)生檔案在管理過(guò)程中不受重視，通常在學(xué)生畢業(yè)年度突擊整理，學(xué)生檔案材料填寫時(shí)常不規(guī)范，缺漏現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，學(xué)生檔案被視為“中轉(zhuǎn)的紙張”，隨意堆放處置的現(xiàn)象普遍。
2.2 學(xué)生檔案內(nèi)容單一化，無(wú)個(gè)性
中學(xué)時(shí)代形成的學(xué)生信息資料成為高校學(xué)生檔案的一部分，大學(xué)時(shí)期形成的新的信息資料有學(xué)生成績(jī)單、學(xué)籍登記表、健康情況表等，這種單一化的高校學(xué)生檔案資料現(xiàn)狀難于全面反映學(xué)生在德、智、體、美諸多方面的能力。高校尤其是高等師范院校的重要責(zé)任是培養(yǎng)、教育合格師資，素質(zhì)培育尤為重要，作為“準(zhǔn)師資”的師范生在大學(xué)期間的記錄應(yīng)是豐富多彩而非呆板枯燥的，師范教育要培養(yǎng)的師資是既具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)又具有良好的思想品德素質(zhì)、心理健康素質(zhì)的綜合型人才。
2.3 學(xué)生檔案管理技術(shù)手段落后，信息化程度低
受高校綜合檔案管理的制約，學(xué)生檔案管理方式更為落后，學(xué)生檔案管理還停留在手工操作的階段，信息化的管理僅限于學(xué)生基本信息的簡(jiǎn)單檢索和查詢事務(wù)，未形成數(shù)據(jù)庫(kù)形式的電子檔案信息，這種落后的管理方式不能適應(yīng)高等教育的快速發(fā)展以及社會(huì)對(duì)信息的高效利用需求。
2.4 學(xué)生管理工作不到位，學(xué)生管理工作流于形式
高校是學(xué)生的第二個(gè)“家園”，高校各職（下轉(zhuǎn)第195頁(yè)）（上接第176頁(yè)）能部門、教學(xué)系部歸根到底是為學(xué)生服務(wù)的。授課教師和學(xué)生輔導(dǎo)員是學(xué)生面對(duì)最多的兩大群體，受教學(xué)計(jì)劃、開課安排的學(xué)期或?qū)W年限制，授課教師只能在任課年度形成關(guān)于學(xué)生學(xué)習(xí)情況的一些信息材料。與學(xué)生溝通最多，聯(lián)系最緊密的是學(xué)生輔導(dǎo)員，他們是學(xué)生管理工作的執(zhí)行者，學(xué)生信息檔案資料的收集與整理者。
3 高等師范院校學(xué)生檔案管理的對(duì)策探討
3.1 加強(qiáng)輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)行學(xué)生檔案管理的專職化
學(xué)生輔導(dǎo)員是大學(xué)生在校期間聯(lián)系最為密切的管理者群體，其素質(zhì)的高低直接影響到學(xué)生管理水平的高低，目前，很多院校將輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)放到了次要的地位，沒(méi)有專職的輔導(dǎo)員隊(duì)伍，這種現(xiàn)象的廣泛存在一方面使得學(xué)生輔導(dǎo)員本身不重視自身工作的價(jià)值所在，使得對(duì)于學(xué)生的管理流于形式。因此，加強(qiáng)輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)，建立一支高效、專業(yè)、負(fù)責(zé)任的專職輔導(dǎo)員隊(duì)伍，用教育工作者豐富的情感、專業(yè)的知識(shí)、對(duì)學(xué)生的滿腔熱情投入學(xué)生管理工作，將學(xué)生管理工作落到實(shí)處，成為學(xué)生值得信賴的師長(zhǎng)兼朋友。對(duì)于各院系的學(xué)生檔案管理，應(yīng)配備專人進(jìn)行管理，認(rèn)真完成檔案的形成、收集、匯總、檢查、上交等工作，保證學(xué)生檔案的真實(shí)無(wú)誤。
3.2 構(gòu)建過(guò)程性學(xué)生檔案，加強(qiáng)對(duì)于學(xué)生檔案管理的重視程度
學(xué)生檔案不應(yīng)該只是記載學(xué)生成績(jī)及其學(xué)籍情況的“冷表格”，而是成為記載學(xué)生在校期間“鮮活”生活的“成長(zhǎng)記錄”，構(gòu)建過(guò)程性學(xué)生檔案勢(shì)在必行，過(guò)程性學(xué)生檔案的管理要求要具有一支負(fù)責(zé)任的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)和學(xué)生管理經(jīng)驗(yàn)，能夠?qū)W(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活等的點(diǎn)滴提煉升華，構(gòu)成具有生命的檔案材料，筆者認(rèn)為：在學(xué)生在校期間，構(gòu)建學(xué)生特長(zhǎng)檔案、誠(chéng)信檔案、社會(huì)實(shí)踐檔案、公益活動(dòng)情況檔案、文體活動(dòng)情況檔案，將學(xué)生的學(xué)業(yè)素質(zhì)與綜合素質(zhì)綜合考察，并給予科學(xué)的評(píng)價(jià)，為將來(lái)學(xué)生的就業(yè)提供重要依據(jù)。然而，這必然會(huì)加重學(xué)生檔案管理者的工作量，針對(duì)這種情況就要求高等師范院校從學(xué)校人才培養(yǎng)全局的角度，提高對(duì)于學(xué)生檔案管理工作的重視程度，對(duì)于物質(zhì)、設(shè)備、人員給予保障，惟此能夠保證學(xué)生檔案管理的科學(xué)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 相關(guān)問(wèn)題 措施
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位也對(duì)機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、行政體制與人事管理等多個(gè)方面進(jìn)行了升入的改革，也因此發(fā)現(xiàn)了單位內(nèi)部的檔案收集、歸檔、流向等管理工作存在著非常多的問(wèn)題，現(xiàn)就此對(duì)事業(yè)單位檔案管理軟件中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，尋找相應(yīng)的措施解決。
1.檔案管理概述
檔案管理是對(duì)檔案的實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)并提供利用服務(wù)的活動(dòng)總稱。
隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位的改革也在不斷地深入進(jìn)行，事業(yè)單位期待通過(guò)轉(zhuǎn)型、重組，重構(gòu)及轉(zhuǎn)制等獲得了新的發(fā)展。為此，對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)作來(lái)說(shuō)建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度是非常必要的，其在事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展中具有極為重要的意義，它能有效的保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序的運(yùn)行。事業(yè)單位的檔案管理是包含非常多方面的，其中包括人才的選拔、考核及單位的其他工作的記錄，這些信息的存檔可以讓工作人員通過(guò)查看檔案就可以得到相應(yīng)的信息，更便于下步工作的實(shí)施。
2.當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題
檔案管理基本性質(zhì)是一項(xiàng)包括管理性、服務(wù)性、政治性的工作，而事業(yè)單位的檔案管理還存在很多問(wèn)題，這些問(wèn)題不同程度地影響了事業(yè)單位工作的進(jìn)行與發(fā)展，同時(shí)也會(huì)影響到經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。當(dāng)前主要在以下幾個(gè)方面存在問(wèn)題：
2.1從思想意識(shí)上
很多單位對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視，對(duì)國(guó)家頒布的《檔案法》及《檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案工作僅是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，致使單位內(nèi)對(duì)與檔案管理工作相關(guān)的各項(xiàng)措施執(zhí)行不到位，檔案管理人員在工作過(guò)程中抱應(yīng)付態(tài)度、缺乏責(zé)任心、管理混亂。
2.2從人員管理上
檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，但事實(shí)上，很多事業(yè)單位卻忽視了檔案工作的專業(yè)性，檔案管理的工作人員缺少專業(yè)知識(shí)，相當(dāng)多工作人員均未接受過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料收集、整理、歸檔、裝訂等工作了解不多，檔案收集的意識(shí)薄弱。一人兼多職或者人員隊(duì)伍不穩(wěn)定變動(dòng)頻繁，這些都是直接影響檔案管理工作的持續(xù)性與穩(wěn)定性。
2.3從管理設(shè)施上
雖然科學(xué)信息技術(shù)發(fā)展迅速，很多新近的技術(shù)手段已被逐漸應(yīng)用廣泛，但因?yàn)楹芏嗍聵I(yè)單位的重視度不夠，檔案的更新緩慢，時(shí)代在變化、科技在發(fā)展，而檔案卻更不上時(shí)代的發(fā)展，長(zhǎng)期停留在一個(gè)階段。且在檔案管理工作上，計(jì)算機(jī)技術(shù)還未被完全運(yùn)用，很多單位僅僅只是利用計(jì)算機(jī)作錄入輸出的工作，還是采用老式紙質(zhì)閱檔的方式。甚至有的單位檔案室、辦公室、接待室均是同一間，檔案室環(huán)境簡(jiǎn)陋、辦公條件差、設(shè)備老化、缺乏檔案保護(hù)設(shè)備，很可能嚴(yán)重地?fù)p壞檔案，且不利于檔案的收集、整理與讀取，使其失去了提供利用服務(wù)的職責(zé)。
3.對(duì)當(dāng)前檔案管理的改進(jìn)措施
針對(duì)以上事業(yè)單位在檔案管理工作上存在的問(wèn)題，我們應(yīng)進(jìn)一步完善與強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作，并著重對(duì)以下四方面進(jìn)行改進(jìn)：
3.1強(qiáng)化人員管理、培訓(xùn)
首先，大力地宣傳做好檔案管理工作的好處，學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)及有關(guān)管理規(guī)定，提高員工的檔案意識(shí)，使之對(duì)檔案有充分的認(rèn)識(shí)；其次，穩(wěn)定檔案管理人員，做到管理人員專精于此，有豐富的時(shí)間工作經(jīng)驗(yàn)；最后，對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其職業(yè)道德修養(yǎng)、樹立正確的人生觀價(jià)值觀，同時(shí)也提高其專業(yè)知識(shí)水平，使其熟練掌握信息技術(shù)。
3.2做好檔案保護(hù)工作
事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好對(duì)檔案的保管工作，加強(qiáng)工作人員的工作意識(shí)，定期檢查檔案的完好情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。檔案的保管其實(shí)是非常復(fù)雜，非常需要工作人員耐心細(xì)致地去工作，只有這樣才能做好檔案的保管。對(duì)于那些原先檔案保管條件相對(duì)較差的單位，應(yīng)向上級(jí)請(qǐng)示，申請(qǐng)給予經(jīng)費(fèi)支持，對(duì)現(xiàn)有的檔案工作條件與設(shè)備進(jìn)行改善，逐步實(shí)現(xiàn)利用現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)進(jìn)行管理。
3.3建全檔案管理制度
事業(yè)單位的檔案管理需要制定嚴(yán)格健全的工作制度。事業(yè)單位可以學(xué)習(xí)一些世界上先進(jìn)的檔案管理辦法，并結(jié)合部門自身的特點(diǎn)，切實(shí)制定一套合理、科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度，并要求制度程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，有效落實(shí)檔案工作，保證工作有序進(jìn)行。并且，隨著時(shí)代的發(fā)展與當(dāng)下的工作需求，不斷對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行總結(jié)、完善、改進(jìn)。
3.4采用現(xiàn)代化的管理
檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息管理需求日益增強(qiáng)的客觀需求。通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)化的設(shè)備對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行處理，將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，并利用普及化的網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)信息共享。利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，合理開發(fā)利用檔案資源，盡可能地延長(zhǎng)檔案的使用壽命以及提高工作效率。
參考文獻(xiàn)：
[1]吳清越.農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與改進(jìn)對(duì)策[J].廣西農(nóng)學(xué)報(bào)，2010,9(1):1198-1200.
