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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案的管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
《檔案天地雜志》2015年第五期
1、加強完善人事檔案信息化建設
當前是信息化的時代，對于事業單位的人事檔案管理來說信息化管理非常必要。信息化的檔案管理能夠在安全上及便捷性上得到很好的體現，能夠節約人力的投入及管理的成本。人事檔案的信息化管理要能夠在信息平臺上進行完善的建立，進而對其信息化管理的水平得以提升，實現檔案數據信息的共享，提升檔案的利用率。
2、實現空間拓展及服務社會
事業單位的人事檔案管理要將靈活適合的檔案管理及工作機制應用其中，并將對社會人才需求的滿足作為人事檔案信息開發及價值實現的重要途徑和任務。事業單位的人事檔案管理人員要走出單位面向社會，進行相關人才的調查，要能夠在人才需求的思路上得以理清。將人事檔案的改革進一步的深化，加強改革的力度，提高效能注入人才的活力，建立并完善人才信息庫，為人事檔案的管理做好基礎性工作，從而為領導提供準確的決策服務。
3、充分重視檔案管理工作，加強基礎設施建設
事業單位人事檔案管理的有效性及完善性，在很大程度上都和相關的領導重視程度有關，要想將人事檔案管理工作得到完善，就需要加強領導對其的重視度，提升領導對檔案的認識程度及重要性。事業單位的領導要在戰略的高度將人事檔案管理納入到日常的考核當中，并組建人事檔案管理小組，管理人員要采取競崗管理的制度，并定期對相關的管理人員進行定期或不定期的檢查督導。進一步推動事業單位人事檔案管理的科學合理化。同時還要在基礎設施建設上得到有效的強化，建立防火、防潮、防盜等一體化的檔案庫房及檔案柜設備，加強對原始檔案的安全管理。
4、強化事業單位檔案管理責任體系建設
事業單位人事檔案管理要能夠突出重點，需要建立完善的檔案材料清收網絡，對檔案材料缺失多及手續不齊的問題要在收集上加大力度，對重點的內容和環節要重點審核。還要能夠定時定向的對階段性資料的收集情況得以加強，對管理工作加以規范化，要將審核整理的標準得以有效充分落實。實施獎懲制度，將管理的責任得到有效落實，促使人事檔案管理人員能夠認真合理按照規章要求管理檔案。
事業單位的人事檔案管理工作涉及方方面面，所以對其所存在的問題要全面性的分析考慮，針對性的解決。要從創新的思想進行著手，只有這樣才能和時代的發展相契合，從而進一步促進人事檔案管理水平的提升。
作者：杜娟 單位：承德市疾病預防控制中心
1.1檔案管理人員的管理意識不強
在現今醫院人事檔案中，由于管理人員對檔案的不重視，導致人事檔案中出現偽造、丟失和錯漏等情況。另外部分醫院出現了“棄檔”問題，原因是這些檔案沒有對人才的整體素質進行反應，醫院不能通過檔案看到人才的綜合能力素質。因醫院人事檔案沒有專業的管理人員，一般是由其他相關人員兼職管理，所以忽視了檔案管理的重要性，對于其管理也只是走流程，應付上級檢查
1.2管理方式落后
良好的管理方式離不開先進的檔案管理設備和完善的系統，然而部分醫院對于人事檔案管理沒有重視，對于建設完善的檔案管理沒有投入過多的資金，導致缺少必備的基礎管理設備，甚至沒有相關的管理部門。人事檔案管理還停留人工操作上，電子化管理沒有得到普及，也不能利用先進的網絡技術進行管理，從而降低了醫院人事管理工作的工作效率，檔案的處理也變得更加的困難。
1.3檔案管理制度不夠完善
由于一些醫院沒有根據實際情況來發展人事管理制度，也沒有相關的制度考核措施，檔案通過不同的渠道、不同的部門、不同的時間被移交人事檔案管理部門，導致人事檔案材料的不完善和不規范。從事人事檔案管理的工作人員對人事檔案管理的責任心不強，沒有充分認識到檔案的重要性，使人事檔案的操作不合理、收集不夠及時甚至出現丟失的情況。因人員的流動較大，醫院使用人才的手續也變得簡潔化，在人事檔案管理中，終身制沒有得以及時糾正，補充，既阻礙醫院人員的流通性也對上級人事部門的審批工作造成一定的困難。
1.4檔案管理制度單一化
盡管時代在不斷的發展，部分醫院在對人事管理的工作上沒有跟上時代的步伐，仍然使用很多年前的老方法對其進行管理，由于其管理制度的單一性，不能為醫院更好的創造價值，延緩了醫院的發展。
1.5檔案過于陳舊
因為現今醫院的人事檔案大多放在檔案室中，常年沒有人進行翻動，需要查詢信息時非常困難，而且檔案中由于人員的疏漏存在不真實或與真實情況不符合的情況，如果需要對人事檔案進行修改，則具備一定的工作難度。
2對醫院人事檔案管理的方法措施
2.1對人事檔案進行現代化管理
醫院需要根據人事檔案的管理流程和指定的規章制度對人事檔案進行信息自動化的現代化管理。醫院人事檔案的編制不要根據國家相關政策來執行，在管理執行過程中可以根據檔案所屬人的具體情況進行分級處理，然后由檔案管理人員利用電子系統對人事檔案進行管理，對醫院的每個工作人員進行電子存檔。人事檔案的電子檔可以跟人事管理同步進行，這樣既避免了因人事檔案材料的滯后性引起的失真，又有利于讓醫院的人事檔案具備真實性和完整性。將計算機運用到醫院人事檔案的管理工作中，快捷的對人事檔案進行檢索相關人員、歸檔相關信息、查詢人員、傳遞舊信息、接收新信息、輸出需要的內容，對人事檔案進行合理利用。由于人事檔案的唯一性，在對人事檔案進行查閱長，需保證人事檔案的完整性，不能進行隨意的修改和刪除資料。同事檔案具備一定的嚴密性，沒有得到相關允許，嚴禁私自查閱信息。完善真實的人事檔案有利于醫院對于醫護人員的素質情況、人才結構等進行準確且快速的分析，為人才指定相關數據表格，方便醫院對人才的管理和相關人才政策的指定，有利于實現知人善用的效果。另外可以根據人事檔案中不同員工的特點指定培訓計劃，使人事檔案更好的為提高經濟效益和社會效益做貢獻。
2.2對人事檔案系統進行及時維護更新
人事檔案管理系統不能只在系統出現問題的時候才對其進行維護，日常的生活中也需要專門的人員對醫院人事檔案管理進行維護。平時不注重對系統的運轉維護，出現問題時會加大修改的難度。人事檔案管理維護需要對其軟件和硬件兩方面進行維護，因其軟件維護的復雜性，要求相關人員需要對系統做好相關的數據備份工作。其中重要的文件部分需要進行多項數據的備份。
2.3對相關管理人員進行培訓
隨著信息化的發展，醫院傳統的人事管理方式需要被淘汰，取而代之的是現代化的人事管理模式，醫院人事檔案作為個人信息的真實記錄，要求對其進行錄入的人員必須提高管理意識，要充分認識到人事檔案管理的重要性；認識到醫院的潛在生產力是新世紀人才，可以為醫院創造更大的效益。醫院的人事檔案管理人員也需要具備主動服務的觀念，幫助醫院挖掘優秀的人力資源，是服務功能得以延伸。將醫院人事檔案中的人才信息金屬快速準確的傳遞給相關科室，為醫院的相關科研部門提供方便快捷的服務。同時院方需要增加對人事管理軟硬件設備的資金投入。利用先進的科學技術手段幫助醫院人事檔案進行人性化管理，實現醫院人事管理的現代高效化發展模式。
2.4完善人事管理制度
無規矩不成方圓，醫院為更科學、有效的進行人事檔案管理，需要制定一系列例如《醫院人事檔案管理規范》的人事檔案制度，它們有利于為醫院人事檔案的歸檔、整體利用收集等方面提供可靠依據。在醫院進行人事檔案管理相關活動時，需要實際情況，使活動中所有的內容都有相關的制度參照。醫院人事檔案管理制度的建立需要根據醫院的實際情況，結合人事檔案管理的規律進行指定。使檔案可以做到“檔隨人走”，避免出現人為篡改檔案和編造假檔案的現象發生，使人事觀看檔案具備嚴謹、合理和科學的原則。
3結論
1 醫院人事檔案管理的作用
人事檔案是人力資源全面履歷的真實記載，不僅是醫院人力資源管理工作的重要依據，而且在醫院職稱評定及養老保險等管理工作中具有重要的憑證作用。因此需要重視醫院人事?n案管理工作，通過對人事檔案進行集中統一管理，為醫院人才開發和利用提供重要的參考，有效地保證醫院人力資源工作的順利開展。在當前醫院管理工作，人事檔案管理作為其中非常重要的組成部分，在醫院人力資源管理工作發揮著重要的作用。通過對醫院人事檔案管理工作進行優化，可以為人力資源管理提供人力資源信息資料庫，為人員的選拔和任用提供參考作用，同時在醫院人力資源管理和醫院發展體系構建方面，醫院人事檔案也發揮著重要的作用。因此，通過強化醫院人事檔案管理，有利于更好地促進醫院醫療保障和服務的順利開展。
2 新時期做好醫院人事檔案管理工作的相關措施
隨著我國各項改革的不斷深入，我國各個行業都加快了改革的進程，醫院人事檔案管理工作對于醫院的發展具有重要的意義，因此需要跟上時代的發展步伐，加快對管理進行優化，使醫院人事檔案管理能夠更好地適應內外部環境的變化，更好地滿足當前新形勢下醫院發展的需求。
（一）提高對醫院人事檔案管理的認識水平
近年來，醫院發展的速度較快，人事檔案管理工作需要與醫院的發展需求相適應。因此，需要醫院管理者及檔案管理人員，要對人事檔案管理工作的重要性有一個深入的認識，充分的重視起人事檔案管理工作，將人事檔案管理工作納入到醫院整體規則中來，努力提高人事檔案管理工作水平。同時還要在醫院人事檔案管理人員配置具嚴格篩選，確保人事檔案管理人員具有較高的專業素養，能夠熟悉運用信息化技術，并具有較強的操作能力，從而更好地推動醫院人事檔案工作的健康發展。
（二）建立健全管理制度
醫院人事管理部門要根據管理中的實際工作內容進行管理，根據國家頒發的《醫院人事檔案管理法》等法規，制定系統、完整以及科學的管理檔案制度。將醫院所有醫務人員的檔案進行統一管理，使用統一的標準進行系統規范的分類，建立多樣化的分類方式。在管理中建立多種多樣的檢索方法，方便醫院檔案實施的科學化、標準化以及規范化的管理，更要有利于檔案信息資源的開發以及利用。管理檔案的人員要根據管理檔案條例以及檔案法等法律法規實施檔案管理。 充分理解法律法規中所規定的精神， 按照制定的法律法規進行實施， 消除檔案管理意識薄弱的現象。同時還應該在管理中落實責任制度，對管理中出現的問題及時找管理人員問責，實施獎懲制度，保證管理人員管理檔案的公平性以及透明性。
（三）人事檔案管理動態化
人事檔案需要對全體員工的個性特點進行反映，包括德、能、績、勤等考核材料，同時反映出患者滿意度、信譽度等誠信材料。在一定程度上，完善的審查考核制度能夠決定檔案內容的真實性，通過相關信息的提供對當事人的誠信材料進行核實鑒定。實際的管理工作中，真正能夠反映員工個性特點的檔案材料進行及時的歸檔，同時對收集的檔案材料通過加工使其具體化和系統化，從而為健全檔案材料儲備等工作提供重要依據。對于懲處材料的鑒定結果應當使其有關證據準確科學化。在重大醫療事故發生時，需要相關機構及部門進行會商，鑒定事故結果、科學分析技術與現實條件，對結論的正確性進行嚴格檢驗。
（四）加快信息化管理建設
醫院人事檔案管理工作與醫院人力資源管理具有十分緊密的聯系，檔案在人力資源管理工作中發揮著重要的作用。因此為了能夠實現醫院人事檔案的有效利用，則需要加快醫院人事檔案信息化建設工作，建立醫院人事檔案信息管理系統，提高醫院人事檔案信息的檢索能力，為人事檔案資源的開發利用提供更多的便利條件。而且通過人事檔案信息化管理工作，還可以有效的擴展檔案管理的內容，提高醫院人力資源聘用、選拔和職稱晉升等方面的公平性和合理性，促進醫院的健康、有序發展。
（五）提高醫院人事檔案管理者的人員素質
第一，醫院人事檔案管理人員素質的高低直接關系到人事檔案管理的水平，因此在人事檔案管理人員選聘時，需要嚴格篩選，確保組建一支高素質及綜合能力強的人事檔案管理隊伍，盡可能的聘用年輕的人員，這些人員具有完善的知識儲備和較強的學習能力，具有較強的可塑性，能夠更好地與當前人事檔案管理工作的要求相適應。
第二，定期進行崗位的職業培訓，因為醫院的人事檔案管理工作所涉及的內容豐富，更新變化也比較大，只有不斷注入新的知識與能力，才能順應新時期對醫院人事檔案管理工作的變化。
第三，加強工作人員的思想道德修養，畢竟醫院人事檔案管理工作涉及的都是個人的隱私，這就要求醫院人事檔案管理人員的素質能夠達到要求，讓他們能夠客觀、全面、真實地記錄被記錄人員的人事檔案信息，且必須對其隱私進行充分的保密工作。這樣才能夠真正促進醫院人事檔案管理工作的進行。
人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為醫院選拔和使用人才，提供更加真實可靠的材料，顯得尤為重要。
1 醫院人事檔案管理的現狀
長期以來，人事檔案一直作為組織人事部門的內部管理體系在運行，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。出于維護人事檔案的真實性、準確性、保密性等方面因素的綜合考慮，在人事檔案的管理和利用方面，一直存在著過分強調保密的傾向，實行內向、封閉式管理。醫院人事檔案的管理也一樣，只限于記載和保管。人事檔案作為一種信息資源沒有得到充分地利用。
醫院中從事人事檔案管理的人員大多是非檔案專業畢業和未經過正規檔案專業培訓的人員，對檔案管理專業知識了解較少。所以，在長期的管理中，很少考慮檔案工作的軟硬件建設，只是將交上來的材料裝入個人檔案袋，每隔幾年上級組織部門要求整理時臨時抽調幾個人裝訂一下。由于時間緊，根本無法保證檔案整理的規范性，檔案質量達不到要求，甚至業務技術檔案和文書檔案混裝在人事檔案中。
2 實現醫院人事檔案管理社會化的必要性
在人才流動日趨頻繁的當今社會，人們的知識觀念在不斷更新，職工本人也需要通過本人的人事檔案了解自身情況，醫院對人事檔案的要求也大大提高，希望得到更多的人才信息。
從信息管理的角度考慮，人事檔案是各級組織部門考察、培養、使用和向外提供相關數據的原始依據。目前，人事檔案的主要材料包括10類：（1）履歷材料；（2）自傳材料；（3）鑒定、考核、考察材料；（4）學歷、學位、成績、培訓和專業技術情況的材料；（5）政審材料；（6）加入黨團材料；（7）獎勵材料；（8）干部違紀、政紀、國法等材料；（9）任免呈報表和工資、待遇的審批材料；（10）其他可供組織參考有保存價值的材料。這些材料基本上都是本人自己書寫和組織部門在考察干部、入黨、入團、增加工資和錄用、任免、聘任、轉業、離退休、退職辦理手續中形成的原始材料。雖然很珍貴，但大多并不需要保密。如果將這些信息全面納入到社會化管理，利用計算機技術將這些人事檔案信息電子化，配備檔案管理專業人員對其進行規范化管理，從而代替傳統檔案管理手段，充分發揮人事檔案信息資源的共享性。
3醫院人事檔案管理的設想
隨著現代化技術的發展和醫療衛生管理要求的不斷提高，人事檔案信息化管理將成為醫院人事管理的主要手段。
3.1提高對醫院人事檔案管理目的和意義的認識
醫院人事檔案管理應以充分開發和利用人力資源為基礎，通過深層次的開發人事檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，使人事信息資源共享，為醫院的經濟發展提供必要的服務。
同時，檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將收集到的人才信息以最快的速度傳給用人科室，為臨床、科研和教學服務。
3.2加強和完善人事檔案管理制度
根據《檔案法》、《干部檔案工作條例》的規定，制定《醫院人事檔案管理條例》，完善查閱、轉出、接收檔案的措施，使人事檔案的管理制度更加完善，以此來加強人事檔案管理，使其逐步走向規范化。
3.3加強醫院人事檔案管理，有效利用人才資源
人事檔案真實地記載和反映了一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織人事工作中不可缺少的依據，在各類人員的合理分配，人事資源的合理利用等方面都發揮重要作用。所以加強醫院人事檔案管理，實行人事檔案的社會化、開放式管理模式，能更有效的利用醫院的人力資源。
3.4提高檔案管理人員的素質
長期以來，整個社會檔案意識淡薄，個別領導也認為檔案部門不是醫院產生經濟效益的部門，因此，檔案工作誰干都可以。在市場經濟條件下要提高檔案管理水平，必須要提高檔案管理人員的專業技術水平。前國家檔案局局長王剛說過：“檔案教育是檔案事業發展的基礎，培養高素質的干部隊伍，是檔案工作重要而迫切的任務。必須優先發展檔案教育，大力培養高素質的人才，使檔案事業的發展，真正轉到依靠提高檔案工作者素質的軌道上來。”（1）作為檔案工作人員，首先要提高自身的素質，要努力學習新理論、新業務、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容，適應新形式的發展，要有責任心，有敬業精神，甘為幕后英雄，專心搞好檔案工作。（2）領導要重視。要倡導以人為本的思想，用發展的眼光加大對檔案人員的關注和培養，以便發揮其積極性和創造性，要為檔案人員提供一個良好的學術氛圍，通過繼續教育來不斷更新知識，增強創新意識。（3）引入競爭機制。通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理的崗位上來，熟悉檔案工作業務流程，盡快融入到工作中。（4）醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
3.5增強人事檔案管理的現代化手段
【關鍵詞】醫院；人事檔案；管理
一、醫院人事檔案管理的重要性
（一）使醫院更科學合理配置人力資源。檔案里保存的是職員的全方面信息和情況。合理的人事檔案管理更有利于醫院領導作出科學的決策，真正做到選賢舉能，讓人才在合適自己的崗位上為醫院服務、為人民服務。（二）有利于人才流動。醫療系統的整改使得醫院人員頻繁流動成為可能。人事檔案在就職時是一份必須攜帶的資料。良好的管理可以將使檔案交接更方便有序，提高醫院招收更多人才的機率。（三）有利于職稱評定的公平公正。人事檔案是一個人學歷、能力、人品等等各種特質的綜合反映，是一份真實的文件。詳細的人事檔案有利于醫院管理層了解員工的各種情況以及專業能力。因此人事檔案是職稱評定和晉升時可提供的可靠材料，越詳細豐富的人事檔案就越有可信性。（四）有利于保障工資改革制度。2006年一份關于工資的政策文件指出：已聘任的人員的人事檔案可以作為依據并結合實際情況對員工的薪資實行調整。從這份文件中可以看出加強人事檔案管理在工資改革制度中占有一席之地。
二、醫院人事檔案管理存在的問題
（一）負責人事檔案管理的職工不夠專業。這項工作專業度比較高，專業不對口的職工可能無法良好掌握這項工作中出現的新技術。個別醫院甚至有雇傭兼職的人來管理人事檔案的情況。這些情況使得從事這項工作的人員總體專業能力一直無法提升，不利于檔案管理。（二）人事檔案管理效率不高。人事檔案管理人員對于各種軟件的操作不熟練或者對于業務不上心，都可能導致管理效率不高并導致不良后果。醫院對于人事檔案管理工作得不夠重視也會導致該團隊沒有動力去優化管理模式并提高技術，結果就會導致處理信息的效率低下。（三）人事檔案管理信息數據處理程度不夠。很多醫院的人事檔案管理還在使用很費時費力的方式處理信息。紙質檔案數量龐雜，十分難以管理。在這個計算機時代，明明有效率更高的更好的數據處理方法，為何很多醫院人事檔案管理沒有做到信息化，這個問題是值得思考的。（四）人事檔案管理制度不健全。人事檔案部門在一個醫院里的地位往往不如臨床科室。醫院對該部門的不重視，往往會使得部門里的人員沒有什么積極性，領導層也會更加疏于關心。
三、針對醫院人事檔案管理現有問題的解決對策
（一）健全人事檔案管理制度。在一個看起來似乎不那么重要的部門里，制度的建立往往是不健全的。而不健全的制度就會導致處理問題時呈現出各種問題，這是很多醫院廣泛存在的一個問題。人事檔案管理是一個比較專業、有一定政治性并且需要保密的工作，這些特點也體現了人事檔案管理這項工作的至高地位，而改進這份工作的制度才能保障這項工作合理有序發展。未能按要求完成任務（如收集檔案材料、按照制度進行歸檔）的人員，應進行相應的處罰。完善人事檔案管理制度才能使醫院所有人員的歷史記錄按照一定的標準保存，這對于醫院人事檔案的合理有效管理是非常重要的。（二）鼓勵人事檔案管理信息化。很多醫院還在使用紙質檔案。然而紙質檔案并不利于儲存和查閱，更新也不夠及時，并且有遺失的風險。在這種情況下，電子人事檔案的優勢就顯得非常明顯了。但是很多醫院的人事檔案管理還沒有跟上時代進步的腳步。因此，醫院應該增加人事檔案管理的財力投入，同時也應該加強技術培養并加大設備支持。只有人事檔案管理效率提高了，醫療人才信息流通與分享才會變得更加便利。（三）優化人事檔案管理團隊。醫院對于臨床一線科室重視度往往較高，這就導致醫院人事檔案管理人員的要求可能有所降低，或者說重視度往往不夠。在這種情況下，人事檔案管理人員會出現對工作熱情度不高的情況，工作中出現紕漏的情況也就有可能隨之增多。因此醫院對于這項檔案管理工作更應該給予重視。優秀的專業人才從事該工作才能使得這項工作更順利有序地開展。這方面的有關部門人員也應該正視自己的工作并且嚴肅對待，應該深刻體會到自己的工作態度對于人事檔案管理工作有著不容忽視的影響。要盡量提高該工作相關人員工作時的積極性和熱情度。只有對工作抱有積極的態度才能不斷改進工作中出現的問題。
四、結束語
完善醫院人事檔案管理對于醫院人事改革是至關重要的，在醫院進步成長中也起著十分重要的作用。只有提高醫院對人事檔案管理的重視度，緊跟信息時代的步伐使用電子化辦公，并且同時任用對工作有熱情的專業人員來從事這項工作，這項工作才能為醫院和整個醫療界提供更多更大的力量。
【參考文獻】
[1]何芳蘭.試論醫院人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務,2016(1):167.
[2]李海霞.醫院人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].辦公室業務,2016(9):156.
1制定人事檔案管理法規
目前我國人才流動日益頻繁，檔案質量不高，材料失真，造成很多用人單位尤其是非公企業不再完全相信人事檔案。這就要求我們在對人事檔案管理制度進行系列改革的同時，制定出專門針對人事檔案管理方面的相關法律法規。因為到現在為止，還沒有這方面的法規。現有的人事檔案管理規定，沒有處罰辦法，沒有強制約束力，很難發揮作用。因此，政府部門很有必要制定一項法律法規，以規范人事檔案管理，使人事檔案管理納入法規管理的軌道，做到有法可依。
2人事檔案材料應具有個性化
人事檔案的構成，應根據人員不同，職業職位不同采用不同的歸檔標準。同時還應根據時代的不同和職業職位的變化，及時補充當事人具有個性化的材料。如：技術專長、管理才能、綜合能力、繼續教育情況、個人信用、違法違規及犯罪等方面的材料，要實行跟蹤記載，保持人事檔案的時效性，及時地把各類人員的各項考核結果存入人事檔案，增加動態材料的比重，以提高人事檔案的價值。
3建立流動人員人事檔案管理中心
根據我國的有關法律法規的規定，以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學生檔案、企業員工檔案、士兵檔案等）都應屬于國家所有。因此政府所屬的人才流動服務中心向檔案相對人收取管理費是不合理的。目前我國流動人員人事檔案管理存在分散多頭管理的情況。要改變這種狀況，建議成立政府所屬的統一的流動人員人事檔案管理中心。該中心為不以盈利為目的的公益型事業單位，由公共財政全額提供經費，不向檔案相對人收取任何費用。
4建立社會化開放式的人事檔案管理模式
建立開放式的人事檔案管理模式，是經濟社會發展的必然。只有創建一個具有社會公信力的集人才信息與信用于一體的、恰當而又合理地處理個人、組織、國家之間的關系，建立國家所有、公共管理、社會共享、個人知情的新型人事檔案管理模式，才能實現人力資源的最優組合，才能真正實現對人的宏觀管理。做法是：設立全國統一的人事檔案網。各用人單位把本單位的人事檔案錄入計算機，再由各級“人事檔案管理中心”按統一的標準歸檔。“人事檔案管理中心”向社會所有合法的用人單位開放人事檔案。用人單位以單位密碼和代碼進入“人事檔案管理中心”網，如需查閱個人檔案的，輸入居民身份證號碼后即可。這樣，既可以減輕用人單位人事檔案的管理壓力，也有利于政府對人力資源的宏觀調控，為人才戰略的實施提供基礎。此外，還可以和公安、銀行、社會保險、醫療保險等相關部門聯合，把有關個人的信息資料全部輸入到計算機中，建立全國通用的、標準的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，逐步實現信息資源契約化、社會化、電子化、法制化。形成人事檔案信息管理、服務、開發三位一體的人事檔案管理格局。
5檔案管理人員必須具備較高的政治素質和道德素質
檔案管理人員是檔案工作的主體。提高人事檔案管理人員的政治素質和業務能力是人事檔案管理工作的關鍵。檔案管理人員不僅要具有較高的思想政治素質，還要具有深厚的專業知識和較強的操作能力,要根據形勢發展的需要，熟練地掌握現代化的管理方法和先進的操作技術。同時，還要淡泊名利、忠于職守、踏實工作、增強服務意識。只有這樣，檔案管理工作才能更好地為經濟社會發展提供更優質的服務。
作者：李春芳單位：廣東省林業科學研究院
［關鍵詞］醫院 人事檔案 管理設想
一、人事檔案管理的現狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件，是促進人才合理流動、合理配置和合理使用的重要依據。但由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以目前醫院的人事檔案管理工作也存在不少問題。
1． 人事檔案管理制度相對落后
由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善（在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案），他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
2． 人事檔案管理方式和手段相對落后
人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
二、醫院人事檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理（含檔案）的整體管理水平。
1． 增強對人事檔案管理目的和意義的認識
醫院人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2． 加強和完善人事檔案管理制度，實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
3． 加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此人事檔案是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
（1）建立衛生技術人員業務檔案
建立衛生技術人員檔案對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括：①基礎材料：個人基本情況；學歷、學位證明；繼續教育及專業技術進修證明、證書；專業技術工作總結；參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料：專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表；專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料：著作專題研究報告，學術論文（分級），專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料：“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料；參加專業學術會議的證書、證明；優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀；專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
（2）實行人事，促進人事檔案的社會化
開放式管理人事是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。
（3）建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理
人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
4．提高檔案管理人員的素質
在改革開放的新形勢下，要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
5．加強人事檔案管理的現代化手段
增加資金投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備檔次，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。
參考文獻：
［1］唐微微，李秀艷.醫院專業技術人員業務檔案管理初探［J］.中國醫院管理，2006，21（4）：50.
關鍵詞：企業；檔案管理；創新
企業的人事檔案管理作為我國人事管理制度的重要組成部分，能夠全面、系統的記錄員工的身份、資歷、工作表現以及業務技能等內容，可以說人事檔案代表了一個人的人生軌跡。同時人事檔案還與員工的切身利益相關，比如薪資待遇、組織關系、職稱評定以及勞動保障等方面，具有一定的法律效用。隨著改革開放的不斷深入，企業的人事檔案管理面臨著的問題，需要我們對企業人事檔案的管理現狀進行分析，加強人事檔案管理創新，如此才能夠最大限度的發揮出人事檔案的資源優勢，更好的為企業發展提供人才保障。
一、加強企業人事檔案管理創新的意義
（一）加強檔案管理創新是提高企業核心競爭力的重要保障
人事檔案所包含的關于人才基本信息，是社會各個行業人才在企業從事生產活動的記錄，如果企業中的人事檔案信息是不完整的，或者是片面，這就無法真實、全面的反映出人才的所做所為，這勢必會影響到企業對人才的全面掌握以及合理使用。而且如果企業的檔案管理水平落后，毫無創新意識，必然會使企業人事檔案管理陷入混亂，甚至會導致檔案丟失，一些另有用心的人刪改檔案，使企業無法真實的看到員工的能力，也無法做到人盡其才。所以，加強檔案管理創新是企業管理有效進行的重要保障，也是企業核心競爭力提升的重要基礎。
（二）檔案管理創新是企業文化創新的重要內容
人事檔案部門是企業諸多部門中的一員，而人事檔案所記錄的信息也是企業信息的重要組成部分。這些信息承載著一名員工的發展歷程，那么將眾多檔案放在一起，它們所承載的就是企業的發展歷史。通過對人事檔案的挖掘，我們可以從中發現每一位員工對于企業發展的貢獻，當我們將有代表性的人物、事件進行報道、宣傳之后，從中凝結出的精神與力量就成為了企業文化的重要組成部分。加強檔案管理創新，正是目的正是提高檔案的管理水平，能夠將員工所做出的貢獻全程記錄。所以說，檔案管理創新也是企業文化創新的重要內容。
（三）實現檔案管理創新是我國推行人才強國戰略的客觀要求
檔案管理工作是黨和政府了解企業人才發展狀況的主要途徑。只有做好檔案管理工作，黨和政府才能從這些檔案信息中分析出社會對人才的需求狀況，摸索出人才成長的普遍規律，從而制定有利于人才成長的發展規劃，提高社會人才的素質與數量。而傳統的檔案管理手段已經無法適應當前社會發展的需求，需要我們加強企業人事檔案管理的進程，這已經成為我國推行人才強國戰略的客觀要求。同時，隨著我國經濟體制改革的不斷完善，體制外的從業人數將會大于體制內的從業人數，面對規模如此巨大的檔案量，就需要企業切實做好檔案管理的創新工作，使企業人事檔案管理工作水平邁入一個新的階段。
二、加強企業人事檔案管理創新的措施
（一）提高員工對檔案管理工作的認識
只有員工對檔案管理工作有一個充分的認識，加強人事檔案管理工作才能夠順利展開。首先，要加強對檔案管理工作的宣傳，構建檔案咨詢服務體系，通過這一體系，使員工能夠了解檔案管理工作存在的意義，同時通過咨詢服務還能夠認識到當前檔案管理工作的不足之處，從而彌補檔案管理工作的不足之處。其次，增強檔案管理人員的責任心，使他們能夠認識到檔案管理工作對于企業發展的重要性，從而做好檔案的收集、整理工作，全心全意的為企業發展而服務。創新工作模式與方法，提高業務技能，特別是對虛假信息的甄別能力，將不真實的信息排除在外，從而提高檔案管理工作的效率，保證檔案的完整性與可靠性。
（二）完善管理制度
健全的管理制度，規范的管理流程是實現檔案管理創新的重要保障。企業人事檔案管理制度主要包括：采集制度、轉遞制度、核對制度、歸檔制度、借閱查詢制度等。企業健全這些管理制度之后，要堅持“三不轉”、“四不借”、“五不查”原則，從而使檔案管理的制度更加完善，為檔案管理的創新奠定基礎。
（三）增加投入，加強基礎設備建設
經費是企業開展人事檔案管理的物質基礎，缺乏經費，實現企業人事檔案管理創新就成為了一句空話。目前，多數企業都存在著檔案管理經費不足的問題，這與社會、企業、個人忽視檔案管理重要性有著非常密切的關聯。企業必須要認識到這一點，保證經費到位，這樣才能夠做好檔案的收集、保護以及搶救工作。企業還需要為檔案部門提供單獨的檔案室，購置檔案管理必備的相關設施、設備，以保證檔案的安全性與完整性。有條件的企業，還可以為檔案室配置掃描儀、打印機、監視器等設備，從而提高企業檔案管理的效率。
（四）逐步推進檔案管理的信息化、網絡化建設
隨著計算機網絡技術的快速發展，信息化已經成為現代企業發展必然趨勢。檔案管理信息化的實質是利用計算機技術，將紙質檔案轉化為數字信息，并且運用檔案信息管理系統，實現檔案信息在不同部門、不同單位之間的數據傳送，提高檔案信息使用的效率。由于電子信息的承載能力較強，所以企業可以最大限度的收集員工的個人信息，比如學歷、職稱、培訓、業務技能、社會關系、薪資待遇、管理能力、組織能力等等。同時，檔案管理實現信息化建設之后，能夠快速有效的對員工的個人信息進行動態更新，比如及時對工作成果、業務技能更新等等，與傳統的手工檔案管理相比，檔案信息管理系統能夠更及時、準確、全面的展開員工的個人信息。可以幫助相關人員更為迅速的了解員工的實際情況。
總結：
綜上所述，人事檔案管理工作對于企業發展的促進作用是不言而喻的，加強企業人事檔案管理創新，不但是提高企業核心競爭力的重要保障，也是企業進行文化創新的重要內容，同時還是我國推行人才強國戰略的客觀要求。我們可以從提高員工對檔案管理工作的認識；完善管理制度；增加投入，加強基礎設備建設；逐步推進檔案管理的信息化、網絡化建設等方面入手，加強企業人事檔案管理的創新，從而為企業平穩、健康發展，提供人才保障。
參考文獻：
（一）信息公開有利于發展人事檔案管理工作。人事檔案的信息公開指得是接收、加工、輸出與運用人事檔案信息的過程。信息公開使人事檔案信息的價值得到充分的體現，從而成為了人事檔案管理工作的一種重要手段。人事信息的公開幫助檔案管理人員從反饋信息中及時發現不足，然后對工作中出現的問題進行有的放矢地整改。人事信息的公開還可以促進人事檔案中基礎工作的建設，使人事檔案的利用效率得到顯著提高。
（二）信息公開有利于建設人才隊伍。檔案信息記錄了人才在社會實踐中的各項典型活動，反映了人才的社會縮影，用人單位可以從人事檔案中看出人才的基本概況、社會經歷和專長愛好。信息公開為各級部門、組織了解及考察人才提供了非常便捷的方式，提高了人事管理工作的效率，讓人才的聰明才智在合適的工作崗位上得到充分發揮，進而體現了其人生價值。
（三）信息公開有利于全社會人才資源共享。當今社會，人才數量眾多，人力資源管理工作需要真實、全面和準確的人事檔案信息，為國家和地方的有關部門提供有效的人事檔案信息開展統計分析工作。信息公開有利于人力資源的共享，方便有關單位快速了解到某個地區乃至全國的人才情況，進而根據人才的具體信息制定長遠的發展規劃。
二、信息公開給人事檔案管理工作帶來的挑戰
（一）信息公開對傳統人事檔案觀念的挑戰。傳統人事檔案管理的人事檔案信息歸人力資源管理部門或相關人事部門所有，具有高度保密性，個人不得查閱利用相關的人事檔案信息，因此，無法滿足公民開放利用人事檔案信息的需求。信息公開無疑打破了這種傳統的人事檔案觀念，使公民逐漸意識到人事檔案信息資源的所有權在本質上應該屬于廣大民眾，同時，也讓公民感受到共享人事信息資源的重要性。
（二）信息公開對傳統人事檔案體制的挑戰。傳統人事檔案管理工作以集中統一與分層負責的管理體制為主，并以人的職務、身份來進行劃分，即黨政干部的人事檔案是按照職務、身份的級別劃分后由不同的組織部門進行分類管理的。這樣“人才壁壘”式的管理體制，使人力資本無法得到合理的流動，也降低了開發人力資源的力度。信息公開有利于傳統人事檔案體制的改革，改變了行政控制的局面，讓公民能夠平等享受到應有的權益。
（三）信息公開對傳統人事檔案法規的挑戰。為使人事檔案信息得以公開化，必須調整傳統的一些人事檔案法規，這樣才能滿足人事檔案信息公開性的客觀需求。例如，個人應該有權查閱或借用本人及其直系親屬的檔案信息，并且擁有監督本人檔案信息利用過程的權利。
三、信息公開在人事檔案管理工作中的可行性對策
（一）增強社會人事檔案管理的開放意識。通過加大社會輿論宣傳，增強社會人事檔案管理的開放意識。在人事檔案管理工作中，重視人事檔案信息的開放性，為民眾提供優質的服務，使公民能夠更加自由地利用檔案信息，營造有利于提高人事資源利用效率的良好氛圍，從而實現全社會人才資源共享。
（二）建立有利于人事檔案信息公開的法規制度體系。信息公開給人事檔案管理工作帶來了挑戰，為了確保人事檔案信息的真實性與安全性，應該建立有利于人事檔案信息公開的法規制度體系；在制定相關法律法規時，要充分考慮到保障公民知情權等方面的問題。
一、人事檔案管理與利用之問題癥結
交接不暢。由于單位人事體制、部門管理的方式方法以及相關的隸屬關系等歷史問題難免會發生變動，加上交接程序可能不是太好，檔案管理極其混亂不堪：檔案材料袋破的不行；檔案材料缺失；檔案沒有統一順序存放；檔案規格不一等等。辦公條件有待改善。單位由于辦公條件的限制，無法形成“三室分治”的局面，就是說閱覽室、存檔室和辦公室三個地方分開。還有，單位在這些地方沒有配上防盜設備、去濕設備。總之，硬件設施明顯需要增進。沒有實現專人專職。檔案管理其實是一項專業性的工作，不是誰都可以做的，而通常情況下單位的檔案管理都是人事人員兼著在做，這些人事人員卻乏專業檔案管理知識和能力，這種人事安排必定影響檔案管理的質量。沒有遵守統一規范制度。單位從領導到科員，對檔案管理這件事都認為是小事，從來沒有說認真按照上級部門要求，認真對檔案進行規范化的統一整理，沒有相應的配套程序或者規定，大大影響了檔案資料的更新和利用效率。檔案利用率有限。很多人認為檔案管理就是單純的保管，其實這種想法是大錯特錯的，而是包括一系列的服務內容的，包括檔案信息的開發利用。現今，單位人事檔案信息都沒有被好好的利用起來，一般情況下，只在黨員發展、職位晉升等情況下才用的著，沒有充分起到人事檔案的作用。未實現科技管理。現在是一個科技時代，單位沒有把信息技術這個科技產物很好的與檔案管理完全結合起來，通常只是簡簡單單發揮了檔案材料的目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化的作用始終沒有能夠被開發。
二、對癥下藥
領導看重。領導一句話，頂過半邊天。單位領導對人事檔案管理這個事必須充分重視起來，要加強相關方面的意識，要對人事檔案的作用有充分的認識。另外，要對人事檔案管理這項工作有充分的部署，要設立機構，安排專門人員從事相關管理，做到有計劃，有落實，有檢驗，對檔案管理工作者要加強關心和了解，要讓他們也得到同等福利待遇和升遷機會。這些必將提高相關人員的工作績效，使他們有更好的工作心態，從而促進人事檔案管理。撥款到位。對人事檔案管理工作，要適當給予項目經費，要把它列入每年的經費預算之中，并且要安排專門的地方，盡量讓三室分開，并且配置齊去濕去塵儀器，裝好防盜防火設備，做到硬件設施杠杠的。要實現專業化。對相關人員入職時要提高入職門檻和入職標準，必須是招專業人員來進行人事檔案管理這項工作，不要由人力資源相關人員兼著做，這樣可以提高檔案管理的水平，保證檔案工作的長效性。其次，要提高檔案管理人員的理論素質、業務素質、道德素質。檔案管理人員應該不斷學習最先進的管理知識，將它應用于實際工作中去，同時要不斷結合單位實際情況，創新工作方式方法，提高業務能力。最后，要有良好的道德素質，做好檔案管理工作，要有責任心，對每份人事檔案都應仔細仔細再仔細，確保資料齊全真實，管理得當。單位應當制定相應的規章制度，定期檢查。對檔案的報送、收集、整理、資料是否完備、表達是否準確等方面都要經過細致檢查，這些過程都要制定相應的標準，不能人為恣意的發揮主觀能動性，一切按程序按制度來。實現科技化管理。應當及時更新檔案管理技術，將檔案管理與信息技術有效結合。把相關的存儲技術、防護技術等等都用上，提高工作效率和工作質量，延長人事檔案的壽命。
三、結語
只要做好以上幾點，我相信我們人事檔案管理與利用必將大大改觀，上述問題必定能夠迎刃而解，充分發揮人事檔案管理的作用。
作者：曾愛武單位：荊州市人力資源和社會保障信息中心
關鍵詞:人事檔案;問題;管理體制;對策
中圖分類號:F292.92 文獻標識碼:B 文章編號:1009-9166(2010)011(C)-0098-01
引言:人事檔案是個人經歷和實踐的歷史記錄,是個人思想品德、業務能力、工作表現和成長過程的真實寫照,也是歷史地了解干部、選賢任能的重要依據,在社會發展的不同階段和歷史時期,人事檔案都發揮了無可替代的作用。隨著經濟體制和人事制度改革的不斷深入,人事檔案工作面臨著前所未有的挑戰。為適應市場經濟發展的需要,傳統的人事檔案管理體制必須進行改革。
一、現狀分析
隨著我國社會主義市場經濟的逐步建立和發展,原有的人事檔案管理的弊病日漸暴露,嚴重影響了人事檔案管理和使用。當前企業人事檔案管理工作中存在的問題有:
1、人事檔案材料內容質量不高
由現狀所述,當前企業許多人的人事檔案質量不高,缺乏利用價值,其人事檔案材料空洞的、形式的多,細致的、實際性的少;反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多,反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少;反映過去情況的多,反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多,定量描述少;或者只講優點,避免缺點;內容空乏,個人總結和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。
2、“無頭檔案”突出
隨著人事制度改革的深化,人才流動日趨頻繁,人檔分離現象也日趨增多,其中最突出的表現是大量“無頭檔案”的出現。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案,這種檔案主要產生于下述情況:一、人員主管機關變動與檔案的流動未同步進行。二、轉遞工作不準確。三、收進轉出登記制度不嚴,有的人事檔案管理部門不堅持定期的檢查核對制度,對漏轉、錯收不易發現,隨著時間的推移,這些檔案也會成為“無頭檔案”。
3、傳統的人事檔案管理體制不適應新的形勢
隨著社會主義市場經濟的建立和我國人事制度改革的不斷深入,傳統的人事檔案管理體制在以下幾方面都表現出明顯的不適應。具體表現為管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大類管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理,人力、物力、資金不到位,重復浪費極為嚴重。
二、問題形成的緣由
1、管理機制滯后
人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的各項制度,“計劃”色彩濃厚,缺少應有的生機與活力,機制滯后,已不能適應檔案工作發展的需要。一方面檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案工作的重點和難點,目前,主要是依賴于政府的行政手段,但隨著政府職能的轉變,這項工作的難度將越來越大。
2、整理不規范
對于企業人事檔案工作來說也應如此。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提,許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂,甚至根本沒有清理,有些單位檔案隨已立卷成冊,但沒按要求的格式進行分類處理,給檔案利用帶來了諸多不便。
3、人事檔案意識淡薄
中新網曾經公布了一項調查數據:在2068名被調查者中,認為“工作中注重的是能力,檔案沒用”的占到被調查者人數的49.03%,另有12.33%的人表示“無所謂”,只有38.64%的人認為“擇業自由,但檔案不能遺棄”。這些數據將目前社會上人事檔案意識淡薄的事實擺在我們面前,機制不適應或規定不合理等因素可以很快改進,但這種社會整體意識上的欠缺是非常嚴重的,這是導致大量棄檔現象發生的最主要的原因。
三、完善的措施
1、完善企業人事檔案內容制度
具體可從以下四個方面做起:第一,強調“個性化”與“辨識度”;第二,減少主觀內容;第三,擯除冗余內容;第四,擴充新內容。
2、建立適時的人事檔案管理體制
要打破各級部門條條塊塊都管人事檔案的舊管理體制,實行相對集中統一管理的體制。縣級機構的人事檔案可由該縣檔案館統一管理,不必分散在縣直各機關,由專門的檔案機構和人員管理,這樣可防止部門、單位之間互相推誘扯皮,而且便于社會利用,提高利用效率。縣級以上機構的人事檔案不宜與縣級機構一樣完全實行集中管理,但應相對集中。一個規模較大且人數較多的企業、學校、機關的人事檔案應集中管理,不應分散在各科室和部門。其次,應建立與現代人事政策制度相適應的人事檔案管理制度,而不僅僅是單一的干部檔案管理制度。此外,將人事檔案管理真正納入整個檔案事業系統,接受國家檔案行政管理機關的宏觀指導,而不應將檔案工作重要組成部分之一的人事檔案管理獨立于該系統之外。
3、加快實現人事檔案管理的信息化
關鍵詞：人事檔案管理；信息化；開發
信息時代的到來推動了信息技術及計算機技術的迅速發展與廣泛普及，并推動了整個社會的變革，檔案管理也成功步入了現代化管理的行列，并為檔案管理信息化建設提供了保證。作為人力資源管理及服務性單位，人事部門掌握著企事業單位所有的人力資源信息，加快人事檔案信息化建設，有助于更有效地利用此類資源，加強人力資源建設，推動企事業單位的持續、健康發展。
1 系統需求分析
1.1 系統功能分析
隨著信息量的逐步增大及信息技術的飛速發展，人事檔案管理必須滿足對員工、部門、崗位、工資等信息的高效管理與查詢。文章所開發人事檔案管理平臺必須完成如下任務：（1）輸入各員工不同信息；（2）能夠對各員工的信息加以修改；（3）能夠及時刪除辭職、離職、轉出、退休等員工的信息；（4）依據固定條件，對滿足條件的員工信息加以查詢和統計；（5）輸出、打印查詢與統計結果；（6）使用幫助。
1.2 系統性能需求
1.2.1 系統硬件環境。由于最低配置下系統的性能常常出現不盡人意的情況，當前硬件性能已較成熟，且價格不高，為此，應盡量提高服務器端配置硬件的性能。文章所采用處理器應為InterPentium11226MX或以上；內存要求為64MB及以上；硬盤空間在2GB及以上；顯卡配置器應為SVGA及以上。
1.2.2 系統軟件環境。要求系統操作系統為WindowsXP及以上。
2 系統開發與設計
2.1 功能模塊開發
文章所設計人事檔案管理平臺，主要包括五大功能模塊，分別
為系統、幫助、查詢、維護、報表等模塊，功能模塊圖見圖1所示。
圖1 人事檔案管理平臺功能模塊圖
2.2 數據庫開發
2.2.1 數據庫結構。為了能夠將用戶所需數據要求科學地予以表達，通常需要對信息模型進行構建。所謂的“信息模型”，即面向問題的一種數據模型，主要是依據用戶觀點，對信息數據進行模型的構建，對用戶所看到數據進行描述，以便對用戶現實環境加以反映，同軟件實現方法沒有關系。常用信息模型構建方法為實體--聯系法，該方法采用實體-聯系圖對現實世界之實體加以描述，不涉及系統中此類實體的實現方法，采用該法所描述的概念性模型，往往又被稱為ER模型。通常而言，軟件中很多數據需長期進行保存，為了有效減少數據的冗余，對所修改數據加以簡化，必須規范數據。
2.2.2 ER模型。ER模型主要包括實體、聯系、屬性等部分。實體相互間存在如下種聯系，有一對一聯系，也有一對多、多對多的聯系。通常而言，采用實體、屬性對現實問題加以理解，因而ER模型同人的具體思維模式較為接近。ER模型采用的是簡單的符號及圖形對問題進行表示和理解，即使不是專業人士，也可以很容易地進行理解。
2.2.3 數據庫的實現。對于系統的數據流而言，其主要負責對系統邏輯模型加以描述，系統數據流并無物理元素，只是對系統中信息的流動及處理情況加以描繪。由于數據流表示的是系統邏輯圖形，即便非專業人士也能夠理解，因此，屬于較好的通訊工具。除此以外，設計數據流時還需要考慮到系統的基本邏輯功能，無需考慮功能的實現，因此，對于軟件設計而言出發點較好。
3 系統功能的實現
對于功能菜單而言，其設計思路如下：從系統維護、查詢、統計等需求出發，考慮到便于操作等要求，必須盡量全面覆蓋人事檔案管理需要，使用戶既能對人員信息進行更新和修改，又能對最新信息進行查詢，還能依據需要及口徑，對信息進行統計，以便為決策提供必要的依據。
本系統所設計系統菜單，下設有職工、部門、崗位、工資等信息維護模塊，系統模塊，窗口切換模塊，報表處理模塊，幫助模塊等。其中，部門信息維護模塊，主要負責對部門性質與級別進行明確，對部門動態及時進行更新，對人員性質加以明確，并對其身份、職稱等進行界定，以便隨時掌握各地區各崗位人員的數量，解決傳統人事檔案管理系統每年干部年報統計一次的即時性；員工信息維護模塊實現了員工信息管理的動態化，一旦出現變動，會立即更新，確保職工身份、年齡、工齡等信息一目了然，為企事業單位工資的套改及退休辦理提供必要的依據；崗位信息維護模塊負責對崗位的級別、性質、任務進行及時更新，為員工考核提供必要的依據；工資信息維護模塊相對較為固定，通常以現行工資政策為依據，2-3年進行工資的調整，部分人員依據職稱及級別的變化，需要對工資進行調整，對工資信息進行更改，該模塊即時提供最新工資情況，因此，有效降低了傳統年末工資年報的工作量，保障了工資的準確性；系統、報表處理、幫助、窗口切換等模塊，為便于操作及信息利用而設置的。
4 系統模塊的測試
用戶可以點擊“登錄”輸入密碼成功登錄，打開功能模塊窗口，操作相應的功能。若需對密碼進行修改，可點擊“密碼修改”，對賬號、舊密碼及新密碼進行輸入，確認新密碼即可進行修改。對于維護模塊的測試而言，在登錄后點擊職工、部門等信息窗口，點修改、插入等鍵，輸入信息點保存，可將所輸記錄保存至數據庫；對于查詢模塊的測試而言，登錄后點員工、部門等信息窗口，在選擇處后空格內輸入姓名，點擊“查詢”，或選擇“按職工號”，鍵入“1”，選擇“按姓名”，鍵入姓，點組合查詢，即可進行組合查詢。點“窗口切換”下的“工資信息”，對下拉“職工號”一欄進行點擊，可重新對數據進行排序；對于報表模塊的測試而言，應點“報表處理”下的“工資信息表”，點“打印”，即將工資報表輸出。
5 結束語
綜上所述，人事檔案作為個人社會活動的記錄文件，在人事部門檔案管理中起到了重要作用，它是個人信息管理的工作基礎和主要憑證。人事檔案信息化對減輕檔案管理繁瑣工作具有重要意義，一方面提高檔案管理工作效率，為其他工作節約時間，另一方面還可以加強管理人員創新意識和業務水平的提升。
參考文獻
[1]劉娟，李穎.高校人事檔案管理云平臺框架構建研究[J].中國成人教育，2014.
