時(shí)間：2023-02-08 23:10:48
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇員工檔案管理工作計(jì)劃，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
2017辦公室工作計(jì)劃一
本年度公司辦公室要強(qiáng)化樞紐作用，前移服務(wù)陣地，超前發(fā)揮承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障作用，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，改進(jìn)工作方式，加大服務(wù)力度，提高服務(wù)質(zhì)量，為整體工作的順利推進(jìn)，發(fā)揮積極的職能作用。對(duì)于我個(gè)人來(lái)說(shuō)，是辭舊迎新、再次展現(xiàn)自己的又一開始，也是我非常重要的一年。對(duì)此，我訂立了xx年辦公室個(gè)人工作計(jì)劃 ，以便使我個(gè)人能在新的xx年里有更大的進(jìn)步和成績(jī)。
一、做好以下幾項(xiàng)工作：
一是要管帶結(jié)合，抓好文書檔案管理。一方面注重提高分公司文書檔案管理水平;另一方面針對(duì)目前分公司新建單位較多，文書檔案管理質(zhì)量相對(duì)較弱的實(shí)際情況，采取以下措施：一是要求各新建單位確定專人負(fù)責(zé)文書檔案工作并盡可能保持相對(duì)穩(wěn)定;二是積極開展人員整訓(xùn);三是實(shí)施靠近指導(dǎo)，采取現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，手把手幫助有關(guān)單位提高文書檔案管理水平;四是開展文書檔案管理驗(yàn)收制度，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。
二是建改并舉，抓好制度建設(shè)。配合部門經(jīng)理，在各項(xiàng)制度建設(shè)方面，推出一批管理制度。在積極施行、多方征求意見的基礎(chǔ)上，匯編成冊(cè)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部管理“有法可依”。
三是要獎(jiǎng)罰并重，抓好交通安全管理。建立健全分公司交通安全管理制度，繼續(xù)推行風(fēng)險(xiǎn)抵押制度，確保交通安全基本穩(wěn)定。
四是要嚴(yán)格程序，抓好事務(wù)管理工作(印章管理、乘車證管理、招待費(fèi)使用、電話費(fèi)管理等等)。強(qiáng)調(diào)按原則，走程序，防止出現(xiàn)漏洞。
五是要定標(biāo)明責(zé)，抓好節(jié)支降耗工作。對(duì)機(jī)關(guān)辦公用品的管理實(shí)施定額控制，初步的想法是：建立審批制度;季度辦公用品限額等措施。
二、明確自己的發(fā)展方向,正確認(rèn)識(shí)自己,糾正自己的缺點(diǎn)，認(rèn)真聽取他人意見，更加勤奮的工作，刻苦的學(xué)習(xí)，努力提高文化素質(zhì)和各種工作技能，充分發(fā)揮自己的能力,讓自己真正走上管理道路。我也會(huì)向其它同事學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，相互交流好的工作經(jīng)驗(yàn)，共同進(jìn)步。
三、熟悉公司的規(guī)章制度，公司在不斷改革，訂立的規(guī)定也在不停的改變，作為公司一名工作人員，必須以身作責(zé)，在遵守公司規(guī)定的同時(shí)全力做好自己的本分工作。
1、嚴(yán)格按照公司規(guī)定，管理自己和工作人員。
2、努力完成公司的每個(gè) 定單 。
3、做好自己的所有工作:提高產(chǎn)量，保證質(zhì)量。
2017辦公室工作計(jì)劃二
辦公室既是一個(gè)企業(yè)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，也是一個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門，處在一個(gè)上傳下達(dá)，承上啟下的關(guān)鍵位置。工作繁雜、瑣碎，很多工作不可預(yù)測(cè)，也難以量化，如何做好辦公室工作對(duì)企業(yè)的快速可持續(xù)成長(zhǎng)很是主要，下面就新的一年辦公室工作思路和工作計(jì)劃談?wù)劤醪皆O(shè)想如下：
一、新的一年工作思路
1、在指導(dǎo)思想上要切實(shí)擺正位置，把握層次性、把握準(zhǔn)確性、把握原則性、把握分寸性，樹立“以公司為家，甘于奉獻(xiàn)、誠(chéng)實(shí)敬業(yè)”的理念，不靠一時(shí)的熱情和沖動(dòng)，堅(jiān)持每天從零開始，不計(jì)較個(gè)人得失，以積極熱情地態(tài)度投入工作。
2、在日常工作中，要從服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)辦理、督辦落實(shí)三個(gè)方面入手，準(zhǔn)確、徹底的領(lǐng)會(huì)和貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策。在承辦工作時(shí)，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，要全力而為，注意信息的搜集，及時(shí)的整理和匯報(bào)，同時(shí)要作好信息的反饋，為領(lǐng)導(dǎo)了解情況提供準(zhǔn)確的資料。在協(xié)調(diào)、處理各類工作矛盾、問(wèn)題時(shí)，一定要相互理解，相互支持，換位思考，，抓主要矛盾，不在非原則問(wèn)題上較真，不在細(xì)微末節(jié)上糾纏。在對(duì)人處事時(shí)，要格外謹(jǐn)慎，不能粗心大意，謹(jǐn)言慎行。開會(huì)發(fā)言、匯報(bào)工作、處理公文、接待來(lái)訪、現(xiàn)場(chǎng)處理協(xié)調(diào)問(wèn)題，是辦公室工作人員的經(jīng)常性工作，說(shuō)話辦事一定要言之有據(jù)、行之有序。
3、在內(nèi)部行政事務(wù)的管理上，一是文書管理，圍繞公文的擬制、處理與保管并行，格式規(guī)范，擬制準(zhǔn)確周密，處理迅速及時(shí)，保管檢索便利。二是日常管理，要求辦公室工作人員從自身做起，嚴(yán)格制度，在工作態(tài)度上熱情，具體操作上有理有據(jù)。三是注重節(jié)儉，辦公室工作頭緒繁多，要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，控制各項(xiàng)行政事務(wù)開支的尺度。
4、深入實(shí)踐，與方方面面的人員交朋友，建立工作友情，不放過(guò)每一個(gè)調(diào)查對(duì)象、線索、數(shù)據(jù)、情節(jié)，為工作的開展和實(shí)施的提供有益的幫助。實(shí)事求是，是職業(yè)道德，也是工作紀(jì)律。想問(wèn)題、提建議、當(dāng)參謀、寫文章、辦事情，都要符合客觀實(shí)際。切實(shí)做到一是一、二是二，不夸大、不縮小，真實(shí)地反映客觀事物的本來(lái)面目，特別是向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，決不能"想當(dāng)然"。
二、新的一年辦公室工作計(jì)劃
(一)、組織、群團(tuán)工作計(jì)劃
1、結(jié)合公司現(xiàn)在的發(fā)展集團(tuán)公司要求，積極籌建公司的黨、團(tuán)、工會(huì)等組織，制定計(jì)劃措施，以籌建基層組織為突破口，使工會(huì)、共青團(tuán)、婦女工作上一個(gè)新臺(tái)階。定期和不定期開展活動(dòng)，增加公司員工的凝聚力和戰(zhàn)斗力;
2、積極做好入黨、團(tuán)積極分子的培養(yǎng)工作，為公司組建支部培養(yǎng)后備力量，為公司的干部發(fā)展提供后備積蓄。
3、開展和完善工會(huì)組織活動(dòng)，充分保障員工的合法權(quán)利和利益，增強(qiáng)公司員工的企業(yè)歸屬感。
4、組織公司員工進(jìn)行公司相關(guān)業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，了解掌握公司發(fā)展的思路和方向。組織員工進(jìn)行懇談與討論，積極收集公司員工好的建議，及時(shí)匯報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)層以供參考。
5、“五、一”、“五、四”、“七、一”、“十、一”等重大節(jié)日期間，組織豐富多彩的文體活動(dòng)，如春游、拓展訓(xùn)練等。
6、積極同兄弟單位進(jìn)行聯(lián)誼，開展弘揚(yáng)良好風(fēng)尚、弘揚(yáng)企業(yè)文化為主題的企業(yè)活動(dòng)，如繼續(xù)同市重點(diǎn)局開展乒乓球比賽等。
7、結(jié)合公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作實(shí)際，制定方案，深入開展“崗位練兵”、“崗位先鋒”等爭(zhēng)創(chuàng)和評(píng)比活動(dòng)，做到覆蓋面要廣，及時(shí)表彰兌現(xiàn)。
(二)、宣傳工作計(jì)劃
1、理順公司宣傳報(bào)道渠道，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理，使宣傳內(nèi)容更加豐富，貼近員工，提高新聞報(bào)導(dǎo)的水平。特別加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)宣傳的建設(shè)，及時(shí)更新，重點(diǎn)是宣傳公司業(yè)績(jī)和報(bào)導(dǎo)先進(jìn)人物和事件，同時(shí)也及時(shí)曝光公司的不足以促進(jìn)警示和整改。
2、結(jié)合公司實(shí)際，強(qiáng)化公司形象宣傳工作。重點(diǎn)理順和統(tǒng)一公司內(nèi)部的標(biāo)語(yǔ)、宣傳口號(hào)、標(biāo)牌、宣傳欄、公告欄等，使用公司宣傳做到統(tǒng)一顏色、統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一徽標(biāo)、統(tǒng)一導(dǎo)向。
3、為更好的體現(xiàn)公司良好的精神風(fēng)貌和企業(yè)形象，公司員工工作實(shí)行統(tǒng)一著裝，服裝由公司按個(gè)人尺寸統(tǒng)一款式、顏色、徽標(biāo)定制，作為職工福利定期發(fā)放，同時(shí)制定相關(guān)的著裝要求和著裝考核制度，定期對(duì)各部門和個(gè)人進(jìn)行考核，考核結(jié)果納入年終綜合考評(píng)。
4、通過(guò)專業(yè)協(xié)會(huì)和各種媒體及活動(dòng)等渠道做好公司所有產(chǎn)品和企業(yè)形象的系列宣傳和推介工作。
5、配合公司其他部門做好宣傳報(bào)道工作。如：公司重大活動(dòng)、題材的新聞報(bào)道策劃;聯(lián)絡(luò)、接洽公司外新聞單位來(lái)公司采訪、選材;歸口管理各部門對(duì)外宣傳報(bào)道的宣傳口徑等。
1、對(duì)檔案室及檔案管理工作進(jìn)行整頓，完善檔案管理系統(tǒng)，健全檔案管理制度，使檔案管理工作更好地服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作。
2、統(tǒng)一管理公司的文書、證件、合同、憑證等各類檔案，并督促、指導(dǎo)各歸檔部門按規(guī)定進(jìn)行專人立卷歸檔。
3、組織各部門學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力和水平。
(四)、環(huán)境衛(wèi)生管理工作計(jì)劃
1、規(guī)劃公司綠化區(qū)域，并組織實(shí)施。做好公司內(nèi)綠化帶、青草、灌木和樹木的管理工作，定期組織員工澆水、施肥、噴藥及修剪樹木。
2、劃分公司內(nèi)衛(wèi)生區(qū)域分部門管理，制定標(biāo)準(zhǔn)和考核辦法，按現(xiàn)場(chǎng)管理要求定期進(jìn)行管理考核，獎(jiǎng)罰分明。確保公司內(nèi)公共場(chǎng)所清潔衛(wèi)生，保持地面清潔、無(wú)積水、無(wú)雜物、無(wú)堆積物。
(五)、后勤保障和管理工作
1、對(duì)娛樂(lè)室、食堂、接待場(chǎng)所等繼續(xù)進(jìn)行規(guī)范管理，更好地服務(wù)于員工和工作開展。
2、管理維護(hù)好公共設(shè)施及公共財(cái)產(chǎn)，確保公共設(shè)施不被損壞，公共財(cái)產(chǎn)不流失。
3、加強(qiáng)車輛管理工作，對(duì)自行車、摩托車、及外來(lái)車輛等，實(shí)行定置管理，保持公司范圍衛(wèi)生清潔，車輛擺放整齊。
4、做好職業(yè)病防治工作。結(jié)合季節(jié)特點(diǎn)，對(duì)員工進(jìn)行衛(wèi)生知識(shí)宣傳教育，組織每年一度的春季職工體檢工作。
5、開展定期和不定期的下工地及生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)慰問(wèn)和職工直系家屬特別事件慰問(wèn)工作，特別是做好雨季、夏季和冬季職工的生產(chǎn)慰問(wèn)和福利發(fā)放事宜。
6、做好公司社會(huì)捐贈(zèng)和幫助的相關(guān)工作，特別做好公司捐助困難家庭兒童學(xué)習(xí)的事宜。
(六)、辦公室物品采購(gòu)和消耗管理工作計(jì)劃
1、辦公物品由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行采購(gòu)，同類產(chǎn)品要確保咨詢?nèi)乙陨蟽r(jià)格進(jìn)行對(duì)比，以質(zhì)好價(jià)廉的購(gòu)買，大件的商品采購(gòu)需兩人以上同行并征求分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可確定，數(shù)額巨大的可采取招標(biāo)的方式購(gòu)買。
2、所有購(gòu)買的物品專人專庫(kù)管理，物品購(gòu)買后必須立即入庫(kù)登記臺(tái)賬，方可報(bào)銷核算。
3、所有辦公室物品的領(lǐng)用必須要書面領(lǐng)用，說(shuō)明用途和數(shù)量，領(lǐng)用人和審批人簽字后方可領(lǐng)用，使用后多余的物品應(yīng)及時(shí)退回公司，入庫(kù)統(tǒng)一保管。
4、定期和不定期的組織相關(guān)人員進(jìn)行核查和盤存，確保臺(tái)賬和實(shí)物相符，如有不符的情況追究專職人員責(zé)任。
(七)、車輛管理工作計(jì)劃
1、進(jìn)一步加強(qiáng)車輛規(guī)范化管理，建全用車臺(tái)帳，合理調(diào)度，制定詳細(xì)的車輛使用消耗定額，并進(jìn)行嚴(yán)格管理。
2、做好駕駛員的日常管理、教育工作，確保行車安全，文明駕駛，樹立公司良好形象。
3、做好公司零星貨物運(yùn)輸車輛的租用工作。
(八)、安全管理工作計(jì)劃
1、從進(jìn)一步完善公司安全保衛(wèi)工作制度入手，做好安全保衛(wèi)人員的培訓(xùn)工作，提高思想、業(yè)務(wù)素質(zhì)，維護(hù)好公司辦公秩序、生產(chǎn)秩序。
2、完善社會(huì)治安綜合治理工作制度，健全組織，開展好工作，加強(qiáng)綜合治理目標(biāo)管理，防止意外事件的發(fā)生。
3、做好重點(diǎn)要害部位、治安復(fù)雜場(chǎng)所的管理工作，定期檢查，注意發(fā)現(xiàn)治安隱患，要求有關(guān)部門限期整改。
4、認(rèn)真做好消防安全工作，制定消防器材的配備計(jì)劃，定期檢查、落實(shí)消防器材的使用和更新工作。
(九)、其它綜合工作計(jì)劃
1、推行管理考核制度，制定標(biāo)準(zhǔn)和措施，按現(xiàn)場(chǎng)管理要求進(jìn)行定期管理考核。
2、做好行政公文的編號(hào)、打印、復(fù)印及收發(fā)、登記、呈批、傳遞、催辦、清退、立卷、歸檔工作。
3、服務(wù)熱情，細(xì)心周到地搞好接待工作。保持辦公室、會(huì)議室衛(wèi)生清潔。
4、強(qiáng)化考勤制度的實(shí)施，按實(shí)將相關(guān)考勤信息進(jìn)行匯總，及時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)，督促獎(jiǎng)罰的兌現(xiàn)。
5、推廣和實(shí)施公司各崗位及各人的工作日志制度，做到所有工作有記錄、有依據(jù)，定期和不定期進(jìn)行抽查，獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)，對(duì)提高和完善工作進(jìn)行促進(jìn)。
6、抓好通訊費(fèi)用管理，根據(jù)公司具體情況按照定額，落實(shí)到部門。
（一） 日常工作
1.考勤管理：負(fù)責(zé)監(jiān)督陸寶鎂業(yè)員工考勤；負(fù)責(zé)每月月初在釘釘、指紋系統(tǒng)里導(dǎo)出全員考勤記錄，結(jié)合考勤及休假制管理完成編制考勤報(bào)表；
2.文件、制度管理：公司內(nèi)部及外部紅頭文件的編輯與發(fā)放，結(jié)合集團(tuán)公司及本公司原有相關(guān)制度完善各類人事、薪酬等管理制度；
3.員工管理：
（1）及時(shí)按各崗位需求完成招聘；對(duì)員工入職、離職、異動(dòng)手續(xù)辦理進(jìn)行指導(dǎo)，下載釘釘辦公軟件，輔導(dǎo)釘釘使用方法；統(tǒng)計(jì)員工入、離職花名冊(cè)并及時(shí)去派出所錄入從業(yè)人員信息；2020年新入職48人離職37人（其中生產(chǎn)部31人、 綜合辦1人 、經(jīng)營(yíng)部2 人、安環(huán)部3人）與2019年新入職44人，離職36人（其中生產(chǎn)部28人、 綜合辦1人 、經(jīng)營(yíng)部4 人、安環(huán)部3人）相比人員流動(dòng)性差異不大；
（2）及時(shí)安排員工崗前、崗中、離崗體檢的工作并建立職業(yè)衛(wèi)生健康檔案；新入職員工辦理工傷保險(xiǎn)并與勞務(wù)公司對(duì)接相關(guān)費(fèi)用的結(jié)算，以及勞動(dòng)合同的簽訂；
4.薪資管理：完成了工資核算，統(tǒng)計(jì)夜班人數(shù)、值班人數(shù)、加班人數(shù)。每月16日左右將工資表發(fā)至集團(tuán)人事部人事進(jìn)行檢查，檢查完成后進(jìn)行個(gè)稅計(jì)算。每月20日左右工資表完成交由陸寶領(lǐng)導(dǎo)和正能領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽字；每月26日發(fā)放工資后，對(duì)詢問(wèn)工資的員工進(jìn)行疑問(wèn)解答；及時(shí)完成了每月花名冊(cè)、考勤表、工資表、加班表、夜班統(tǒng)計(jì)表、值班統(tǒng)計(jì)表、各類轉(zhuǎn)正、調(diào)薪審批單等；
5.會(huì)服管理：配合做好了外來(lái)檢查單位的接待，會(huì)務(wù)服務(wù)工作及會(huì)議影像資料、會(huì)議記錄；
6.報(bào)賬管理：按時(shí)完成了各部門所買用品的報(bào)銷，大于2000的賬目要求合同簽署、發(fā)票整理、封面打印；小于2000的賬目發(fā)票整理、封面打印，所有手續(xù)整理完成后找領(lǐng)導(dǎo)簽字，上傳于協(xié)同辦公軟進(jìn)行審核。仔細(xì)無(wú)誤的完成私車公用的車輛費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、貼票、封面打印，手續(xù)整理完成后找領(lǐng)導(dǎo)簽字，上傳于協(xié)同辦公軟件進(jìn)行審核；
7.疫情防控宣傳管理：密切關(guān)注國(guó)內(nèi)外疫情蔓延情況并將有關(guān)宣傳資料防護(hù)資料及時(shí)在公司職工微信和釘釘群內(nèi)；
8.協(xié)調(diào)公司內(nèi)外關(guān)系管理：協(xié)調(diào)公司內(nèi)外監(jiān)管部門及上級(jí)政府部門的日常工作配合及社交關(guān)系的維護(hù)。包括旗、鎮(zhèn)工會(huì)、園區(qū)管委會(huì)、派出所、治安大隊(duì)、交警隊(duì)、綜合執(zhí)法局、食品藥品監(jiān)督管理所、國(guó)土所、村委會(huì)、網(wǎng)絡(luò)公司等；
（二）重點(diǎn)工作
1.合同管理：
（1）檔案室、辦公室公司資質(zhì)、印鑒、文件類、技術(shù)服務(wù)類、建設(shè)施工類等其他檔案合同的歸類整理存檔保管；
（2）職業(yè)衛(wèi)生檔案資料及員工勞動(dòng)合同簽訂和相關(guān)資料的準(zhǔn)備與管理。按要求完成崗前員工體檢45人，崗中體檢58人，離崗體檢人5人。
2.薪酬福利管理：
（1）按月繳納職工社會(huì)保險(xiǎn)及增減工作，做好社保參保人員每年基數(shù)變更工作。
（2）按時(shí)完成每月確認(rèn)繳納社保人員名單網(wǎng)上勞動(dòng)用工人員增減并填寫紙質(zhì)版勞動(dòng)用工增減表勞動(dòng)監(jiān)察大隊(duì)蓋章醫(yī)保局辦理人員增減10號(hào)左右核對(duì)社保繳費(fèi)基數(shù)20號(hào)前去新廟地稅局繳納社保費(fèi)。每年的社保核定基數(shù)和每月社保繳納均完畢，將申報(bào)表存檔以備查；
（3）及時(shí)完成工傷保險(xiǎn)及企業(yè)安全生產(chǎn)責(zé)任保增減所需的資料準(zhǔn)備等其他事務(wù)。
3.員工培訓(xùn)考證管理：
（1）按需及時(shí)關(guān)注培訓(xùn)學(xué)校開班通知并整理需要報(bào)名的各類培訓(xùn)以及特種作業(yè)人員；
（2）及時(shí)告知員工培訓(xùn)時(shí)間與地點(diǎn)并做好了相關(guān)安排。
4.配合完成多邊電力交易手續(xù)和土地手續(xù)的辦理資料及相關(guān)補(bǔ)正資料。
二、團(tuán)隊(duì)建設(shè)及創(chuàng)新工作
工會(huì)團(tuán)體建設(shè)：
（1）結(jié)合本公司實(shí)際情況完善職工活動(dòng)場(chǎng)所設(shè)施；
（2）參照《工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支管理實(shí)施辦法》開展職工文娛活動(dòng)。“元旦”“春節(jié)”“元宵節(jié)”“三·八”“五·一”、“五·四”、“十· 一”期間各組織一次豐富多彩的文體活動(dòng)；
（3）做好基層班組、職工的思想凝聚力、工作團(tuán)結(jié)力的宣傳和困難職工幫扶工作。做好逢年過(guò)節(jié)對(duì)公司員工福利品的發(fā)放工作，力保公開、公平。以及給員工節(jié)假日的補(bǔ)助要落實(shí)到每一個(gè)人，注意員工的思想動(dòng)態(tài)及時(shí)多舉措關(guān)懷員工。
三、2021年重點(diǎn)工作計(jì)劃
1.員工管理工作計(jì)劃：
（1）組織、協(xié)助公司制度的修訂、執(zhí)行，督查各部門完善部門規(guī)章、崗位職責(zé)的制定。積極配合集團(tuán)公司管理，結(jié)合實(shí)際制定標(biāo)準(zhǔn)和措施，按實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)管理要求進(jìn)行管理考核。
（2）貫徹落實(shí)辦公室崗位責(zé)任制，明確辦公室人員各崗位職責(zé)。利用辦公室內(nèi)部例會(huì)，檢查督促辦公室職責(zé)的執(zhí)行，培養(yǎng)辦公室人員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。做好行政公文的編號(hào)、打印、復(fù)印及收發(fā)、登記、呈批、傳遞、催辦、清退、立卷、歸檔工作；
（3）配合集團(tuán)擬定員工手冊(cè)，指導(dǎo)、督促各部門做好業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)規(guī)范、崗位職責(zé)；
（4）依據(jù)《勞動(dòng)合同法》結(jié)合公司實(shí)際落實(shí)每一位員工的勞動(dòng)合同,并依法繳納相關(guān)保險(xiǎn)。
2.安全工作計(jì)劃：
（1）從進(jìn)一步完善公司安全保衛(wèi)工作制度入手，結(jié)合公司實(shí)際，在組織好研究、探討的基礎(chǔ)上，成立公司治安保衛(wèi)大隊(duì)，健全、完善公司安全保衛(wèi)系統(tǒng)；
（2）完善社會(huì)治安綜合治理工作制度，健全組織，開展好工作，加強(qiáng)綜合治理目標(biāo)管理，防止意外事故的發(fā)生；
（3）做好重點(diǎn)要害部位、治安復(fù)雜場(chǎng)所的管理工作，定期檢查監(jiān)控系統(tǒng)，注意發(fā)現(xiàn)治安隱患并及時(shí)整改。
3.檔案管理工作計(jì)劃：
（1）對(duì)檔案室及檔案管理工作進(jìn)行整頓，完善檔案管理系統(tǒng)，健全檔案管理制度，使檔案管理工作更好地服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作；
檔案管理人員整體素質(zhì)的高低直接影響著檔案信息的質(zhì)量，目前很多企業(yè)為了節(jié)約成本，很少聘用具有較高專業(yè)技能的管理人才。很多檔案管理人員往往身兼數(shù)職，一方面缺乏足夠的檔案管理知識(shí)，沒有熟練保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；另一方面企業(yè)對(duì)合同制工人養(yǎng)老保險(xiǎn)管理的投入力度不夠，無(wú)法及時(shí)整理和歸檔工人的保險(xiǎn)資料，從而很大程度上損害了工人的利益，并大大降低了企業(yè)檔案管理的整體水平。
執(zhí)行力度不足，缺乏制約。一是由于保險(xiǎn)經(jīng)辦部門沒有投足足夠的力度來(lái)管理檔案，落實(shí)不力。一些控制制度逐漸趨于形式化，僅為了應(yīng)付相關(guān)部門的抽查，當(dāng)遇到實(shí)際問(wèn)題時(shí)無(wú)法靈活、有效地解決。與此同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管部門受多方面因素的影響，無(wú)法充分發(fā)揮其重要職能，所以使內(nèi)部控制制度更加流于形式化。
二、幾點(diǎn)建議
1、健全完善制度，樹立牢固的檔案意識(shí)。養(yǎng)老保險(xiǎn)在我國(guó)經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，已積累了大量的業(yè)務(wù)資料，例如參保職工的個(gè)人賬戶、參保企業(yè)的歷年繳費(fèi)資料等，這些資料不僅表現(xiàn)了合同制工人養(yǎng)老保險(xiǎn)的發(fā)展過(guò)程，還是用于處理各種保險(xiǎn)關(guān)系的現(xiàn)實(shí)依據(jù)和歷史依據(jù)，直接影響著參保職工、參保單位等的切身利益。因此，無(wú)論是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還是普通工作人員，都應(yīng)重視檔案管理的工作，并將其納入企業(yè)全體員工的崗位職責(zé)和全局工作計(jì)劃的范圍內(nèi)
2、更新管理觀念。在對(duì)合同制工人的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息進(jìn)行收集過(guò)程中，要拋棄傳統(tǒng)陳舊、單一的被動(dòng)觀念，主動(dòng)與相關(guān)渠道建立聯(lián)系，全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)工人各項(xiàng)信息進(jìn)行記錄。
3、科學(xué)歸檔，理清條理，提高檔案質(zhì)量的整體水平。對(duì)合同制工人的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須注意其條理性。由于企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息眾多，管理工作較為復(fù)雜，所以必須確保分門別類工作的科學(xué)性，并據(jù)此來(lái)進(jìn)行歸檔，以便于為日后利用和管理工作提供更多便利。
4、提高管理人員的整體素質(zhì)。由于養(yǎng)老保險(xiǎn)內(nèi)容具有較高的變動(dòng)性、廣泛性、規(guī)范性及權(quán)益性的特征，所以對(duì)管理人員提出了更高的要求。所以，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)已有員工的培養(yǎng)和提升，高度重視企業(yè)人才的引進(jìn)。可以參照一下幾點(diǎn)：一是建立完善用人機(jī)制，聘用專業(yè)技能強(qiáng)的檔案管理員工；二是加強(qiáng)對(duì)已有員工的培訓(xùn)力度，從而為提高企業(yè)工作效率和質(zhì)量提供更多便利；三是提高檔案管理員工的職業(yè)道德，從而培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，從而為參保員工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如果管理人員具有精湛的業(yè)務(wù)又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，那么會(huì)使檔案管理工作更加智能化。
5、運(yùn)用科學(xué)化的管理手段。隨著社會(huì)信息化和科技化的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理動(dòng)態(tài)化、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)勢(shì)在必行，也是社會(huì)發(fā)展對(duì)企業(yè)提出的要求。企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理硬件設(shè)施環(huán)境的改善，計(jì)算機(jī)先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)及專業(yè)管理人員對(duì)程序軟件的開發(fā)，使養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作更加信息化和科學(xué)化。而檔案庫(kù)的建立，使管理人員能夠利用計(jì)算機(jī)軟件歸檔參保人的資料，從而為準(zhǔn)確查找資料信息提供了更多便利，可隨時(shí)將變動(dòng)后的參保人信息歸入檔案中。并且該管理手段的運(yùn)用能夠使各級(jí)養(yǎng)老保險(xiǎn)的管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)企業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)目標(biāo)，從而很大程度上節(jié)省了時(shí)間，提高整體工作效率。
6、加強(qiáng)內(nèi)部基金財(cái)務(wù)的管理。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部保險(xiǎn)經(jīng)辦部門管理的關(guān)鍵工作就是建立完善企業(yè)基金財(cái)務(wù)管理。企業(yè)內(nèi)部保險(xiǎn)經(jīng)辦部門的管理工作需要內(nèi)部相關(guān)制度的保障，該制度應(yīng)讓所有參與工作的人員遵守。必須以職務(wù)的分享原則、審批業(yè)務(wù)經(jīng)辦的分享原則、資金財(cái)務(wù)的分離原則為基礎(chǔ)，來(lái)明確財(cái)務(wù)工作人員的具體責(zé)任。有關(guān)基金財(cái)務(wù)管理的決策應(yīng)由全體工作人員來(lái)做出，嚴(yán)格根據(jù)職責(zé)權(quán)限進(jìn)行分級(jí)審核，完善授權(quán)批準(zhǔn)的手續(xù)，杜絕各種越權(quán)行為的出現(xiàn)。
7、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的管理。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的管理使企業(yè)層次順序足夠明確，協(xié)調(diào)及合作體系足夠有效。企業(yè)辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)的部門根據(jù)養(yǎng)老保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)流程、企業(yè)內(nèi)職能部門的實(shí)際情況、內(nèi)控管理的基本要求設(shè)計(jì)出相應(yīng)的組織體系，劃分出合理的管理層次，從而為企業(yè)監(jiān)督管理工作提供了更多便利。
三、結(jié)語(yǔ)
衛(wèi)生局檔案管理工作紛繁復(fù)雜，是一項(xiàng)系統(tǒng)性比較強(qiáng)的工作，且具有封閉性和連續(xù)性等特點(diǎn)。這就對(duì)檔案管理員的素質(zhì)要求很高，需要改變以往科室內(nèi)單一的處理事情的方法，要分門別類地將檔案整理好、保存好，提高工作效率，為衛(wèi)生監(jiān)管工作做好堅(jiān)實(shí)后盾。如今人們?cè)絹?lái)越關(guān)注衛(wèi)生監(jiān)管，這也在無(wú)形之中對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。如何做好衛(wèi)生局檔案管理工作被提上日程。因此，作為基層衛(wèi)生局檔案管理人員，我認(rèn)為做好衛(wèi)生局檔案管理工作應(yīng)該做好以下幾點(diǎn)。
一、落實(shí)檔案管理制度，明確責(zé)任
沒有制度的約束，很多事情都會(huì)沒有效率。正如中國(guó)有句老話叫：沒有規(guī)矩，不成方圓。檔案管理工作必須建立嚴(yán)格的制度，明確檔案工作的職責(zé)重要性，使各科室對(duì)文件資料的收集和整理有據(jù)可循。建立嚴(yán)格的檔案查閱制度，專人專管，明確規(guī)定檔案查閱要符合相關(guān)規(guī)定并做好詳細(xì)記錄。如果需要外借檔案，必須有所需檔案單位開具的正式介紹信并有主管單位蓋章簽字才可外借。建立嚴(yán)格的檔案存放制度，定期清理陳舊檔案，做好檔案歸類，不得拆頁(yè)、不得丟失，以確保檔案的完整性。
明確分工，統(tǒng)一管理，責(zé)任到人。采取有力措施，進(jìn)行檔案管理。樹立典型，對(duì)表現(xiàn)突出的管理員進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，以達(dá)到激勵(lì)的作用。合理獎(jiǎng)罰，尋求員工積極上進(jìn)。在工作中，檔案管理員要改變傳統(tǒng)觀念，樹立正確的價(jià)值觀和時(shí)效觀。結(jié)合單位工作實(shí)際，建立檔案管理體系，為檔案管理工作更上一層樓打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。用行政手段明確權(quán)、責(zé)、利的關(guān)系，樹立檔案就是潛在生產(chǎn)力的觀念，使檔案管理更有效、更持續(xù)健康發(fā)展，從而加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作，保障檔案完整性。
二、提升檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理員是負(fù)責(zé)單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的工作人員，是直接接觸檔案的基層服務(wù)人員。因此檔案管理員的個(gè)人素質(zhì)高低直接關(guān)系到一個(gè)單位檔案管理工作的效率。檔案管理員必須具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。在工作上要求必須細(xì)心，具有較高的業(yè)務(wù)水平和原則性，對(duì)待檔案必須嚴(yán)肅，不得未經(jīng)允許私自拆封或者外借檔案。樹立加強(qiáng)保密觀念，對(duì)文件檔案等做好保密工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。配合領(lǐng)導(dǎo)積極開展檔案知識(shí)宣傳工作，增強(qiáng)全體干部職工的檔案意識(shí)。制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，合理安排工作流程，有條不紊地進(jìn)行檔案管理工作。
社會(huì)的飛速發(fā)展，使得無(wú)紙化辦公被越來(lái)越多的單位所接受，這就要求檔案管理人員也必須熟練掌握計(jì)算機(jī)操作和辦公軟件專業(yè)知識(shí)，能夠較好地提供服務(wù)。從目前縣衛(wèi)生局的現(xiàn)狀看，許多檔案管理員流動(dòng)性大、穩(wěn)定性差，現(xiàn)代知識(shí)技術(shù)水平并不是非常高，缺乏復(fù)合型和高技術(shù)人才，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但是仍然不能夠充分利用起來(lái)，不能發(fā)揮現(xiàn)代化無(wú)紙化辦公的目的。因此，提升檔案管理員的素質(zhì)勢(shì)在必行。只有基層服務(wù)人員的素質(zhì)提高了，才能使縣衛(wèi)生局檔案管理工作逐步走上正規(guī)化，合理化的道路。
三、提高對(duì)檔案管理的重視程度
不能把檔案管理工作看做可有可無(wú)，應(yīng)該把檔案管理看做衛(wèi)生系統(tǒng)工作的重要組成部分。只有檔案管理形成機(jī)制，并且在軟硬件上有了保障，才會(huì)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)于有價(jià)值的原始資料的重視程度加深。只有提高對(duì)檔案管理的重視程度，才能更好地服務(wù)社會(huì)，更好地服務(wù)群眾。這里的重視包括領(lǐng)導(dǎo)重視和檔案管理員重視。
領(lǐng)導(dǎo)重視就是要求領(lǐng)導(dǎo)在工作中認(rèn)真、客觀地對(duì)待檔案管理，將檔案管理工作作為日常工作的一部分抓起來(lái)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管，專人負(fù)責(zé)，將檔案管理工作落到實(shí)處。定期組織人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)或者聘請(qǐng)專家到局里、到科室進(jìn)行講座，提高科員工作積極性。領(lǐng)導(dǎo)作為一個(gè)單位的帶頭人，具有導(dǎo)向作用。無(wú)論是公司還是企事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)的決策和價(jià)值觀都具有很深的影響力。我建議可以將檔案管理工作納入機(jī)關(guān)管理的年度計(jì)劃目標(biāo)中，與其他工作一同參與年度績(jī)效考核。
檔案管理員重視就是要求檔案管理員不斷提高自身素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)責(zé)任心、事業(yè)心，將檔案管理工作當(dāng)成一項(xiàng)使命去完成。檔案管理員作為基層服務(wù)人員，要求工作細(xì)心，原則性強(qiáng)，認(rèn)真對(duì)待每一份檔案，秉承“全心全意為人民服務(wù)”的工作理念，認(rèn)真貫徹落實(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的要求和意見，對(duì)各類檔案做好接收、登記、管理、分類、歸檔等工作，確保檔案安全。
四、組織全員參與，創(chuàng)新服務(wù)理念
檔案與文化建設(shè)有著密切的聯(lián)系，二者之間相互滲透、相互促進(jìn)、共同發(fā)展。縣衛(wèi)生局和工作人員都要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)理念，提高檔案工作水平，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為建設(shè)先進(jìn)的衛(wèi)生監(jiān)管機(jī)構(gòu)服務(wù)。因此，檔案管理員必須樹立新型服務(wù)理念，通過(guò)創(chuàng)新服務(wù)，切實(shí)提高工作質(zhì)量。
通過(guò)積極探索，尋找檔案管理工作的新模式。
面對(duì)檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)的變化，檔案管理員也要與時(shí)俱進(jìn)，打破傳統(tǒng)封閉的工作模式，創(chuàng)新服務(wù)理念，變被動(dòng)工作為主動(dòng)服務(wù)，建立方便人民群眾的檔案管理體系，最大限度地發(fā)揮檔案的整體效能。另外組織全員參與是很有必要的，過(guò)去的檔案管理工作過(guò)于單一，宣傳力度不夠，其實(shí)檔案管理工作本身并不應(yīng)該與其他部門分離，而是要有機(jī)地結(jié)合在一起。一個(gè)單位的檔案管理工作不僅依靠領(lǐng)導(dǎo)重視，更需要的是內(nèi)部全體人員的共同配合，從而形成濃郁的檔案管理氛圍。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 創(chuàng)新 實(shí)踐
中圖分類號(hào)：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）06（a）-0246-01
醫(yī)院檔案管理全面、真實(shí)地反映醫(yī)院的重要工作和重要的事件，在不同的發(fā)展階段記載醫(yī)院的發(fā)展歷程，是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證。醫(yī)院檔案管理工作的作用非常重要。醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案的建立是在工作或項(xiàng)目中相關(guān)的記錄為以后工作提供基礎(chǔ)的檔案，醫(yī)院所涉及的文件范圍很廣，除了醫(yī)院醫(yī)生、員工信息，關(guān)于技術(shù)和設(shè)備更換記錄和病人的條件的調(diào)整以及出入院情況，等等。因此，醫(yī)院檔案管理工作的探討對(duì)于醫(yī)療事業(yè)具有積極的促進(jìn)作用。
1 新時(shí)期醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)
1.1 電子病歷替代紙質(zhì)病歷
電子醫(yī)療記錄已經(jīng)成為主流，在各級(jí)醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用達(dá)到了普遍化，在新時(shí)期電子醫(yī)療記錄以及醫(yī)院信息化發(fā)展象征著新事物的應(yīng)用。電子病歷的研究和應(yīng)用始于1980年，國(guó)際社會(huì)對(duì)于電子醫(yī)療記錄成立于1992年，標(biāo)志著電子病歷的發(fā)展更加的專業(yè)化。在國(guó)際上，電子醫(yī)療記錄有關(guān)病人信息采集、存儲(chǔ)、傳輸和利用。目前國(guó)內(nèi)市級(jí)以上醫(yī)院基本實(shí)現(xiàn)電子醫(yī)療記錄。
1.2 檔案保密是工作基礎(chǔ)
建立各種各樣的全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)管理權(quán)限進(jìn)行加密，保證數(shù)據(jù)機(jī)密性，對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化水平。提高工作效率，改變傳統(tǒng)的手工歸檔、人工檢索管理等傳統(tǒng)方法，例如，使用電腦起草、修改，自動(dòng)生成檔案，醫(yī)院的行政工作文檔處理和傳輸過(guò)程，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)在線歸檔的電子文件，確保安全的電子文件傳輸，對(duì)電子文件、電子檔案有效管理。
1.3 檔案管理的服務(wù)意識(shí)加強(qiáng)
充分利用電子檔案資源，轉(zhuǎn)化過(guò)去重實(shí)踐輕管理服務(wù)，堅(jiān)持檔案管理和檔案服務(wù)同等地位，使檔案資源的利用達(dá)到最大化，拓展服務(wù)領(lǐng)域，多層次、多角度的公共服務(wù)。從被動(dòng)到達(dá)主動(dòng)的服務(wù)模式，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，樹立服務(wù)提前，對(duì)檔案工作深入調(diào)查研究，了解需求方向，構(gòu)建以人為本的，每個(gè)人都是平等的高質(zhì)量和高效的服務(wù)平臺(tái)，充分發(fā)揮檔案的信息資源和服務(wù)的醫(yī)院檔案管理工作。
2 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與實(shí)踐
2.1 管理理念與管理制度的創(chuàng)新
醫(yī)院檔案管理存在“重管輕用”的問(wèn)題，制度不靈活，具有“等，靠，要”的傳統(tǒng)管理模式，大大降低了檔案管理有效工作。科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，在檔案管理增加電子盤和縮微膠片的使用和普及，需要改變檔案管理的傳統(tǒng)觀念與方法，利用多種方式來(lái)管理工作。在管理過(guò)程中，要繼續(xù)建立和完善檔案管理，在人力資源管理上，提高檔案管理工作的活力，建立有效的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制。創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制來(lái)激勵(lì)員工的創(chuàng)造性，創(chuàng)造一個(gè)健康的工作環(huán)境。
此外，應(yīng)該建立一套切實(shí)可行的、有效的，規(guī)范化、制度化的規(guī)則文件管理，減少檔案管理的隨意性，確保標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化。在制定檔案管理規(guī)定時(shí)，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況，以及醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的科學(xué)評(píng)價(jià)，用發(fā)展的眼光來(lái)指導(dǎo)醫(yī)院檔案管理，科學(xué)的調(diào)整與修改的規(guī)則和條例。在文件管理中，可以簡(jiǎn)化檔案管理備案制度，積極實(shí)施數(shù)字化管理，電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化，及時(shí)總結(jié)并綜合醫(yī)院檔案信息，提高檔案管理的效率。
2.2 檔案管理的服務(wù)特色與手段創(chuàng)新
檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要部分，是服務(wù)于醫(yī)院的中心，在實(shí)施文件管理創(chuàng)新的情況下應(yīng)突出其管理服務(wù)的優(yōu)勢(shì)。檔案管理是信息全面、真實(shí)的記錄，需要密切配合，在醫(yī)院各部門之間起著相互協(xié)調(diào)的作用。因此，不能閉門造車，而應(yīng)積極接觸，與各部門溝通，應(yīng)努力在信息服務(wù)方面轉(zhuǎn)變被動(dòng)服務(wù)現(xiàn)象，共享信息。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息的迅速傳播，檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)醫(yī)院信息化的發(fā)展需要，建立檔案機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，擴(kuò)大服務(wù)的范圍和層次，通過(guò)各種渠道，如檔案編研，咨詢服務(wù)，方案研討等工作，為醫(yī)院提供必要的信息，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息的共享。此外，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，還可以提高檔案管理的效率，確保檔案管理的質(zhì)量。檔案管理工作可以通過(guò)計(jì)算機(jī)電子化手段完成信息實(shí)時(shí)更新和保護(hù)。在文件管理、文件管理軟件來(lái)完成文件結(jié)構(gòu)、編目、整合、利用等內(nèi)容，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)掃描輸入將全部檔案信息統(tǒng)一管理，檔案和文件的醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員找到供應(yīng)整個(gè)狀況。醫(yī)院信息資源包括書籍、文件、聲音和圖像輸入電腦系統(tǒng)，醫(yī)院局域網(wǎng)（LAN）完成醫(yī)院檔案信息的共享。
2.3 增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，提高管理人員的素質(zhì)
檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)和效率具有較大的影響力。目前，該專業(yè)的檔案管理人員技術(shù)性不強(qiáng)，許多醫(yī)院沒有專職檔案員，不了解檔案管理具體工作。人事檔案管理質(zhì)量參差不齊，文化水平，理論水平，服務(wù)水平差異較大，文件管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。
醫(yī)院檔案管理，文件管理人員的綜合素質(zhì)應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)和教育，以提高醫(yī)院管理水平。檔案管理是專業(yè)性很強(qiáng)的管理和服務(wù)工作，高質(zhì)量管理人員才可以勝任。加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息、檔案管理人員的素質(zhì)，首先應(yīng)該改變以前的工作方法和工作原理，合理高效利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，拓展工作思路，積極創(chuàng)新，適應(yīng)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)快速發(fā)展的需要。
3 結(jié)語(yǔ)
總之，醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)乏味的工作，但如果你能注意合理運(yùn)用信息化，可以在模式、思想觀念、管理模式、服務(wù)模式上，不斷地創(chuàng)新和改進(jìn)質(zhì)量管理團(tuán)隊(duì)，那么檔案管理工作是非常有意義的，只有一個(gè)鏈接來(lái)把握好，檔案管理工作可以更好的促進(jìn)各部門之間的密切合作，促進(jìn)醫(yī)院的繁榮發(fā)展。
在新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理工作要?jiǎng)?chuàng)新管理理念和管理系統(tǒng)，以先進(jìn)的管理理念參與到檔案管理工作中來(lái)，以檔案管理科學(xué)和完善的管理體系，規(guī)范信息化管理的檔案工作。做好新時(shí)代的檔案信息工作還要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)功能和管理功能，在檔案管理工作，以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)提高文件管理的效率。
參考文獻(xiàn)
[1] 王小菁.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題和改革思路[J].中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生，2012（28）.
關(guān)鍵詞：高職院校；儀器設(shè)備；檔案管理；問(wèn)題與措施
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）02-00-01
凡作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備、在購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)過(guò)程中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)材料均屬儀器設(shè)備當(dāng)案。國(guó)家教委在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明文規(guī)定“設(shè)備檔案是國(guó)家的重要技術(shù)儲(chǔ)備，是學(xué)校儀器、設(shè)備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案工作必須納入學(xué)校設(shè)備管理之中，與設(shè)備計(jì)劃管理，設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)和設(shè)備使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)作為學(xué)校設(shè)備管理部門的職責(zé)之一。高職院校設(shè)備檔案管理和開發(fā)利用是高職教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，為學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。高職院校在設(shè)備檔案管理工作過(guò)程中存在許多問(wèn)題，本文結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，探討了加強(qiáng)設(shè)備檔案管理工作的措施和對(duì)策。
一、高職院校設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題
1.設(shè)備檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
設(shè)備檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，是檔案管理“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”的保證。目前高職院校設(shè)備檔案管理人員一般都是兼職檔案管理員。管理人員檔案專業(yè)知識(shí)欠缺，設(shè)備檔案管理意識(shí)和責(zé)任心不強(qiáng)，沒有科學(xué)的設(shè)備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏現(xiàn)代科學(xué)管理手段。檔案管理人員素質(zhì)制約了檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程，給設(shè)備檔案管理工作實(shí)現(xiàn)“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”增添了很多難度。
2.設(shè)備檔案管理工作不規(guī)范
目前高職院校一般都是處以下成立的設(shè)備科，設(shè)備檔案管理工作還沒有完全規(guī)范，設(shè)備檔案管理沒納入法制管理、科學(xué)管理軌道.管理制度不健全，由于缺乏及時(shí)歸檔意識(shí)，導(dǎo)致檔案長(zhǎng)期不整理、不裝訂，管理水平低。在設(shè)備檔案整理過(guò)程中存在著類別不清、卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問(wèn)題，不及時(shí)歸檔，很多資料不完整或遺失。設(shè)備和檔案不相符合，甚至有的設(shè)備根本就沒有歸檔，每個(gè)部門到底有多少設(shè)備也沒有準(zhǔn)確的數(shù)字。專職設(shè)備檔案管理人員和兼職案管理人員移交手續(xù)不清，有賬無(wú)實(shí)物，有實(shí)物無(wú)賬的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。設(shè)備檔案管理人員工作考核辦法不合理，獎(jiǎng)懲不力等等現(xiàn)象。
3.設(shè)備檔案管理得不到應(yīng)有的重視
單位領(lǐng)導(dǎo)不重視設(shè)備檔案管理的重要性。輕視設(shè)備檔案的開發(fā)和利用價(jià)值。不了解和掌握本學(xué)校設(shè)備檔案能為利用者積極服務(wù)，為設(shè)備管理部門作參考。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)設(shè)備檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為設(shè)備檔案管理工作很簡(jiǎn)單，就是保管設(shè)備資料，負(fù)責(zé)給使用設(shè)備的人員提供檔案材料，主要抓教育教學(xué)和學(xué)生管理，忽視設(shè)備檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)上不重視，導(dǎo)致了設(shè)備檔案管理工作的難度加大。
二、加強(qiáng)高職院校設(shè)備檔案管理的對(duì)策
1.提高設(shè)備檔案管理人員的素質(zhì)
要提高設(shè)備檔案管理人員的工作責(zé)任心。加強(qiáng)設(shè)備檔案人員的培訓(xùn)工作，不光要提高設(shè)備檔案室人員的思想素質(zhì)，還要提高設(shè)備檔案人員的技術(shù)素質(zhì)，培訓(xùn)要有針對(duì)性。專業(yè)檔案人員指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、協(xié)作設(shè)備檔案人員做好設(shè)備文件的材料形成、積累和整理歸檔工作，檢查檔案是否完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。提高設(shè)備檔案管理人員收集、整理、分類、編號(hào)、組卷、的工作能力。以適應(yīng)高職院校現(xiàn)代化教學(xué)的需要。檔案工作者素養(yǎng)的提升是檔案信息化的重要基礎(chǔ)性工作。作為一個(gè)合格的設(shè)備檔案管理工作人員，不僅在政治思想上要過(guò)硬，同時(shí)應(yīng)具備熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)很應(yīng)用新技術(shù)的技能。要分層次、分階段、有計(jì)劃、有步驟地對(duì)設(shè)備檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。提高設(shè)備檔案人員的現(xiàn)代化意識(shí)和信息化管理技能，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案管理工作人員現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究，以適應(yīng)高職院校現(xiàn)代化教育和教學(xué)的需要。
2.進(jìn)一步加強(qiáng)高職院校設(shè)備檔案的規(guī)范管理機(jī)制
做好高職院校設(shè)備檔案管理工作，在工作方式上必須遵循科學(xué)規(guī)范的原則，理順關(guān)系、健全制度，完善機(jī)制，規(guī)范管理。工作體制上必須遵循集中統(tǒng)一、設(shè)備檔案管理人員做好檔案的鑒別整理，部門形成檔案歸學(xué)統(tǒng)一管理。分清設(shè)備檔案管理人員和分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)。制定和健全有關(guān)的管理制度，工作任務(wù)細(xì)化，責(zé)任到人，工作中實(shí)行量化管理，充分調(diào)動(dòng)設(shè)備檔案管理人員的工作積極性、創(chuàng)造性和能動(dòng)性，自覺去履行崗位責(zé)任職責(zé)。認(rèn)真做好設(shè)備檔案文件材料的清點(diǎn)、組卷工作以及對(duì)設(shè)備的使用、維修、檢修、改造工作形成的技術(shù)文件，按規(guī)定整理并及時(shí)向?qū)W校綜合檔案室歸檔。要努力實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理的方向轉(zhuǎn)變，逐步采用先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段，把設(shè)備檔案工作列入本校發(fā)展計(jì)劃，配備必要的庫(kù)房、設(shè)備以及人員，每年從設(shè)備費(fèi)中撥給一定發(fā)數(shù)額，作設(shè)備檔案經(jīng)費(fèi)。
3.增強(qiáng)設(shè)備檔案管理的重要性
關(guān)鍵詞：規(guī)范 中小學(xué) 教學(xué)檔案管理
中小學(xué)教學(xué)檔案管理在整個(gè)檔案管理工作中占有重要的地位，因?yàn)椋行W(xué)教學(xué)檔案的管理狀況與學(xué)校的教學(xué)水平與效果有著直接的關(guān)系，如果檔案系統(tǒng)完善，其就能夠?yàn)槠渌處煹慕虒W(xué)工作提供有利的借鑒，從而推動(dòng)教師教學(xué)活動(dòng)效果的提升，是中小學(xué)校寶貴的財(cái)富，但就目前情況來(lái)看，中小學(xué)校教學(xué)檔案的管理工作效果并不是非常理想，需要我們進(jìn)一步進(jìn)行規(guī)范。
一、中小學(xué)教學(xué)檔案管理的必要性分析
對(duì)于學(xué)校而言，任何活動(dòng)的最終目的都是提高學(xué)生的素質(zhì)和能力，因此，其基本活動(dòng)都屬于教學(xué)活動(dòng)，而教學(xué)檔案是教師完成基本教學(xué)任務(wù)的必備需求，同時(shí)，也是教師最終所要完成的教學(xué)目標(biāo)。而教學(xué)活動(dòng)是教師與學(xué)生之間互動(dòng)學(xué)習(xí)的過(guò)程，正是因?yàn)榇嬖谶@樣一個(gè)"師生互動(dòng)"的過(guò)程，學(xué)生的成績(jī)才能夠提高，我國(guó)教育事業(yè)才能前進(jìn)。因此，對(duì)中小學(xué)教學(xué)檔案進(jìn)行管理是有一定必要性的。
第一，教學(xué)檔案是中小學(xué)校教學(xué)管理的依據(jù)。學(xué)校開展任何教學(xué)活動(dòng)比如"安排教學(xué)計(jì)劃、開展教研活動(dòng)、進(jìn)行教學(xué)研究"等，都需要時(shí)刻以教學(xué)檔案為基礎(chǔ)，因?yàn)椋虒W(xué)檔案中記載著很多有效的經(jīng)驗(yàn)方式，可以為當(dāng)前工作的開展提供有益借鑒。第二，教學(xué)檔案是教師智慧的結(jié)晶。在中小學(xué)教學(xué)檔案中所記載的內(nèi)容包括教師的基本教學(xué)活動(dòng)方式、治學(xué)態(tài)度、采用的資料、表達(dá)方式以及學(xué)校與學(xué)校之間的教研探討和交流。不同教師都有自己的教學(xué)方法，尤其是經(jīng)驗(yàn)豐富的教師，其對(duì)課堂的組織形式、學(xué)生問(wèn)題的處理方式都值得新教師去學(xué)習(xí)與借鑒，新教師所掌握的先進(jìn)教育理論與老教師豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)完美結(jié)合就能夠形成一種新的教學(xué)方式，因此，從某個(gè)角度上來(lái)看，教學(xué)檔案可以成為新教師成長(zhǎng)的扶梯，對(duì)教學(xué)效果的提高有著重要的作用。除此之外，教學(xué)檔案也是學(xué)校開展教學(xué)研討，學(xué)校與學(xué)校之間進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流的參照標(biāo)準(zhǔn)，把教學(xué)檔案中的優(yōu)秀教學(xué)案例進(jìn)行分享，以推動(dòng)整體教師素質(zhì)的提高，教師自己還可以對(duì)教學(xué)檔案中所記錄的試卷進(jìn)行分析，從中找到學(xué)生的薄弱點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)補(bǔ)救，找到問(wèn)題的存在根源，改正教師自己教學(xué)方法或者模式上的不足之處，從而提高教師教學(xué)方法的改進(jìn)。第三，教學(xué)檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)的記錄。在教學(xué)檔案中存在著學(xué)生們?nèi)魏我粋€(gè)學(xué)習(xí)活動(dòng)的身影，在進(jìn)行學(xué)習(xí)活動(dòng)評(píng)比時(shí)，這些內(nèi)容都是學(xué)生實(shí)際學(xué)習(xí)狀況的有利證據(jù)。
二、規(guī)范教學(xué)檔案管理促進(jìn)中小學(xué)校發(fā)展幾點(diǎn)建議
當(dāng)前，在中小學(xué)校教學(xué)檔案管理工作中存在著制度不完善、管理手段不規(guī)范、教學(xué)檔案利用效率低下等等各種問(wèn)題，為了切實(shí)提高教學(xué)檔案對(duì)中小學(xué)校的效用，我們需要采取有效的方式規(guī)范中小學(xué)校教學(xué)檔案管理工作。
1.更新教學(xué)檔案管理制度
極愛哦學(xué)檔案管理工作是以一種動(dòng)態(tài)方式呈現(xiàn)出來(lái)的，其工作并不是單獨(dú)進(jìn)行的，需要與學(xué)校中的其他工作相互協(xié)調(diào)與配合，所以，教學(xué)檔案管理工作制度內(nèi)容就需要考慮到學(xué)校各方面工作，比如，在其中可以根據(jù)當(dāng)前學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況規(guī)定出教學(xué)檔案歸檔的時(shí)間與范圍、教學(xué)檔案規(guī)范格式、教學(xué)檔案管理工作人員的職責(zé)范圍和內(nèi)容等等，提高教學(xué)檔案管理人員工作的積極性。檔案的建立工作需要由負(fù)責(zé)校長(zhǎng)組織，并由檔案管理工作人員對(duì)學(xué)校狀況進(jìn)行匯總分析，制定出一套適合學(xué)校未來(lái)運(yùn)行的教學(xué)檔案管理制度。
2.教學(xué)檔案收集整理形式多樣化
在這里多樣化主要是指在中小學(xué)校進(jìn)行檔案收集時(shí)，可以綜合應(yīng)用定期和同步兩種收集方式，定期收集的時(shí)間最好應(yīng)該固定在兩個(gè)時(shí)間段，即每學(xué)期的開始和結(jié)束，這種收集方式適合進(jìn)行大規(guī)模活動(dòng)信息的收集比如，教育部門的政策性指導(dǎo)內(nèi)容、下達(dá)的相關(guān)規(guī)定性文件；學(xué)校開展的"基本建設(shè)規(guī)劃與計(jì)劃、自編教材、教學(xué)參考材料、試驗(yàn)指導(dǎo)書、習(xí)題集、試題庫(kù)、學(xué)期教學(xué)工作計(jì)劃、教學(xué)大綱、授課計(jì)劃等等"，因?yàn)檫@些內(nèi)容的開展具有不確定性也具有整體性，因此可以采用定期收集方式。而同步收集主要是指收集活動(dòng)要與教學(xué)活動(dòng)的開展時(shí)間相一致，隨著教學(xué)活動(dòng)的開展，教學(xué)檔案收集工作就要同步跟進(jìn)，就比如在某個(gè)教學(xué)活動(dòng)開展之后，相關(guān)的學(xué)生狀況、教學(xué)評(píng)估、學(xué)生畢業(yè)狀況等都需要進(jìn)行同步收集方式進(jìn)行教學(xué)檔案的收集和整理。
3.細(xì)化整理教學(xué)檔案
教學(xué)檔案的信息收集之后要對(duì)這些信息進(jìn)行分類整理，主要目的是為了提高教學(xué)檔案的使用功能，在分類整理過(guò)程中要遵循以下幾點(diǎn)原則"分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊"，這樣就能夠最大可能的保證中小學(xué)教學(xué)檔案信息的完整性、真實(shí)性，比如，具體的課堂教學(xué)活動(dòng)檔案與學(xué)校的建設(shè)活動(dòng)檔案要嚴(yán)格區(qū)分開，教育管理工作的檔案與行政管理工作的檔案也需要分開，檔案的存檔方式也要盡量采取多元化，可以適應(yīng)當(dāng)前檔案管理形式采用電子檔案，但同時(shí)，為了確保檔案存檔的安全性，也需要保存一份紙質(zhì)檔案，這種系統(tǒng)化、全面化的檔案建設(shè)方式能夠很好的提高學(xué)校與教師對(duì)教學(xué)檔案的應(yīng)用效率。
除了以上幾點(diǎn)以教學(xué)檔案為中心的建議之外，有能力的中小學(xué)校還可以通過(guò)組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高管理工作人員的工作能力和素質(zhì)；利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立檔案管理網(wǎng)站模塊，在網(wǎng)站上分享學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的每個(gè)瞬間，為師生交流提供一個(gè)全新的平臺(tái)等等。
結(jié)束語(yǔ)：
規(guī)范中小學(xué)教學(xué)檔案管理工作對(duì)中小學(xué)校課堂教學(xué)活動(dòng)質(zhì)量的提高、學(xué)校管理活動(dòng)的規(guī)范化等都有這種重要的作用，因此，中小學(xué)校要根據(jù)自己的實(shí)際狀況出發(fā)，選擇適合自己的檔案管理方式。本文只是從宏觀上提出了幾點(diǎn)建議，還望對(duì)中小學(xué)校教學(xué)檔案管理工作效果的提高有所幫助。
參考文獻(xiàn)：
[1]李曉紅.中小學(xué)校檔案管理工作探析[J].陜西檔案
因?yàn)樘岣呷耸聶n案管理的功能，有助于選擇需要的人才，也可以減少企業(yè)發(fā)展阻力，促進(jìn)企業(yè)選拔人才的決策和優(yōu)化，這樣就可以提高企業(yè)的管理績(jī)效。同時(shí)，人事檔案管理水平的提升也有助于促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)效率，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)人事資源管理的發(fā)展也有著深刻的影響，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)秀的服務(wù)。顯然，人事檔案管理功能的意義不僅具有現(xiàn)實(shí)意義，更具有深遠(yuǎn)的歷史意義。對(duì)于任何一個(gè)國(guó)家機(jī)關(guān)還是企業(yè)，都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事管理工作的重視，加強(qiáng)人事檔案管理的功能。
2、人事檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題
人事檔案的管理工作與傳統(tǒng)的管理模式相比，已經(jīng)今非昔比。但是，人事檔案的管理工作在提高中，仍存在一些問(wèn)題。為了提高人事檔案管理工作，下面對(duì)人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題進(jìn)行探討。
2.1人事檔案管理與檔案規(guī)范指導(dǎo)性
要提高人事檔案管理的應(yīng)用功能，應(yīng)提高人事檔案的規(guī)范管理水平。目前主要應(yīng)增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的檢查指導(dǎo)，盡快形成科學(xué)有效的規(guī)范管理方法。此外，還需要建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)小組，改變現(xiàn)在人事檔案管理工作的業(yè)務(wù)不精，人手不齊，缺乏人事檔案工作的現(xiàn)狀。重要的是要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的重視，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，徹底改變?nèi)耸聶n案管理工作低效，滯后的現(xiàn)狀。
2.2人事檔案管理與檔案管理意識(shí)
企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)活動(dòng)中最基本的工作之一，但許多事業(yè)單位中，確對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視不夠，存在著落實(shí)不到位，應(yīng)付了事，檢查隨意，更提不到監(jiān)督執(zhí)行。還有人認(rèn)為現(xiàn)在只重視能力，不重視的歷史。這些都顯示現(xiàn)在許多企業(yè)單位缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視，也顯示出對(duì)人事檔案管理的意識(shí)不夠強(qiáng)烈。此外還有許多畢業(yè)生對(duì)人事檔案管理的地位，性質(zhì)，作用了解不清，意識(shí)比較單薄，因此，棄檔現(xiàn)象非常多，導(dǎo)致人事檔案管理一直處在被動(dòng)的狀態(tài)，很難實(shí)施高效的人事管理工作。
2.3人事檔案管理與檔案管理手段
人事檔案管理是一項(xiàng)耐心，細(xì)心的專業(yè)人事工作，人事檔案具有機(jī)密性，政治性，專業(yè)性特點(diǎn)。人事檔案管理需要專門人員進(jìn)行管理，單獨(dú)存放。但現(xiàn)在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數(shù)職，有些還是半路出家，沒參加過(guò)任何人事檔案管理培訓(xùn)。還有很多單位，還是利用手工整理檔案資料，即使是在這個(gè)計(jì)算機(jī)已經(jīng)普及的時(shí)代，對(duì)人事檔案的查閱方式，竟然還是以人工為主，談不到無(wú)紙化辦公，更缺少適合人事管理檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理水平和行業(yè)需求相差甚遠(yuǎn)，這與科學(xué)的人事檔案管理要求更不符合。
2.4人事檔案管理缺乏時(shí)效性
在目前很多企業(yè)的人事檔案管理過(guò)程中，人事檔案存在許多檔案資料過(guò)于陳舊，記錄事件久遠(yuǎn)等情況。由于長(zhǎng)期擱置，歸入人事檔案內(nèi)的很多資料沒有得到有效的鑒定，常出現(xiàn)信息過(guò)時(shí)的情況。同時(shí)，還有很多人事檔案資料只是走個(gè)過(guò)場(chǎng)，沒有進(jìn)行真正有效的管理，對(duì)企業(yè)真實(shí)人事管理的現(xiàn)狀和工作情況反映比較少，這些都可能阻礙人力資源部門的工作進(jìn)展，也不利于有效的利用人才和使用人才。
3、如何提升人事檔案管理功能的措施
提升人事檔案管理功能的措施，是人才交流的重要措施，因此，要加大力氣，盡快采取措施，提升人事檔案的功能。
3.1規(guī)范化，信息化與檔案管理制度的措施
建立高質(zhì)量，高水平的人事檔案管理，需要科學(xué)的方法和手段，由于傳統(tǒng)的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實(shí)際情況，所以迎合時(shí)代的趨勢(shì)，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規(guī)范化，信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，來(lái)提高人事檔案管理的功能。
3.2檔案管理的功能與應(yīng)用措施
從企業(yè)科學(xué)選用人才的角度來(lái)看，企業(yè)為了能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下站穩(wěn)市場(chǎng)，需要對(duì)自身員工有充分的了解，知人善任，才具有針對(duì)性，才能更有效的給員工安排適合的工作。為提高企業(yè)人力資源部門的工作質(zhì)量，在編寫和記錄人事檔案內(nèi)容的時(shí)候，就要盡量把個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)，工作經(jīng)歷，專業(yè)特長(zhǎng)，性格優(yōu)勢(shì)，道德水平等都記錄在人事檔案內(nèi)，這樣就可以提高人事檔案的價(jià)值，為企業(yè)用人決策提供可靠的依據(jù)，也可以增加個(gè)人特色的內(nèi)容在里面，作為人事檔案的參考。
3.3檔案管理的功能與監(jiān)督機(jī)制措施
在高科技時(shí)代人事檔案管理功能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴(yán)格依照人事檔案管理的制度來(lái)辦事，做到有法可依，有章可循。人事檔案需要制度來(lái)維護(hù)，用人事檔案的管理制度來(lái)保證檔案管理工作的質(zhì)量，需要定期對(duì)人事管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，成立人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，制定出相應(yīng)的工作計(jì)劃，每年不定期的檢查人事檔案管理的真實(shí)情況，提出有效改進(jìn)建議，提升檔案工作的管理功能。
4、結(jié)語(yǔ)
煤炭企業(yè)檔案服務(wù)創(chuàng)新的必要性
一、煤炭企業(yè)檔案信息需要?jiǎng)?chuàng)新。煤炭企業(yè)的員工，包括管理者以及各級(jí)技術(shù)人員和一線工人由于工作時(shí)間緊張，因此在工作中需要查閱檔案信息時(shí)就要求不但方便還得快捷，這就要求我們檔案管理者在檔案管理中改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，在檔案整理制作的過(guò)程中，不僅要有傳統(tǒng)的文書檔案，還要有科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來(lái)的檔案信息等。
二、要擴(kuò)大檔案資料收藏和管理范圍就必須得創(chuàng)新。在信息社會(huì)的今天，煤炭企業(yè)檔案收集的過(guò)程中，不但要收集傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還要收集電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案，并且這些檔案在管理的過(guò)程中，給檔案管理者也提出了更多更高的要求。以避免資料的流失和缺損，這就使得企業(yè)在無(wú)形中流失了一筆寶貴的財(cái)富。
三、檔案管理服務(wù)方法需要?jiǎng)?chuàng)新。由于新型檔案的加入，這就要求我們檔案管理者不在只是對(duì)傳統(tǒng) 的紙質(zhì)檔案進(jìn)行 摘摘抄抄的要求，還要學(xué)會(huì)對(duì)其他載體的檔案進(jìn)行修復(fù)、保護(hù)、復(fù)制服務(wù)。比如對(duì)影像檔案的刻錄、復(fù)制、粘貼，對(duì)實(shí)物檔案運(yùn)用一定的技法進(jìn)行裝裱等修復(fù)。這些要求對(duì)于我們檔案管理著來(lái)說(shuō)就要不斷的加大業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)，在行動(dòng)上主動(dòng)探索，在實(shí)踐上積極創(chuàng)新。
四、檔案工作列入單位工作計(jì)劃之中。在年初要制定出切實(shí)可行的檔案工作計(jì)劃，然后根據(jù)工作實(shí)際，要召開定期不定期的檔案工作會(huì)議，對(duì)于檔案工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和困難及時(shí)解決。年終要有年終總結(jié)，以便下年更好的開展檔案管理工作。
煤炭企業(yè)加強(qiáng)檔案服務(wù)創(chuàng)新的方法
一、利用信息化技術(shù)管理檔案，可以方便檔案保存，實(shí)現(xiàn)檔案上網(wǎng)、在線服務(wù)、信息資源共享。
第一，用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案將這些檔案原件通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子掃描，以電子的形式進(jìn)行保存，管理使用。可以避免檔案原件被過(guò)多的借閱，使用，在使用的過(guò)程中被損壞，或者丟失，可以減少很多使用原件檔案帶來(lái)的弊端，可以保護(hù)貴重的檔案原件。
第二，可以建立檔案網(wǎng)址，通過(guò)將檔案影印文件上傳，方便煤炭企業(yè)用戶檢索、借閱，檔案管理員還可以在網(wǎng)上對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和更新維護(hù)，從而為煤炭企業(yè)發(fā)展提供更多更全面的服務(wù)。
第三，可以開展在線服務(wù)。企業(yè)檔案管理人員將檔案信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和共享。借助信息技術(shù)采用關(guān)鍵詞的方法將所有檔案資源進(jìn)行梳理歸類，從而在需要查閱相關(guān)資源的時(shí)候，及時(shí)有效地從大量的檔案資源中整合出有價(jià)值的檔案信息。檔案資源實(shí)現(xiàn)歸類整理后可以借助網(wǎng)絡(luò)連接，實(shí)現(xiàn)在不同計(jì)算機(jī)上的信息共享，有助于有價(jià)值信息在煤炭企業(yè)各部門、各科室，甚至是整個(gè)煤炭行業(yè)的快速傳遞，對(duì)于煤炭行業(yè)來(lái)說(shuō)，及時(shí)的信息傳遞，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展意義重大。
二、對(duì)現(xiàn)有檔案資料的利用要進(jìn)一步深化和完善。
對(duì)檔案室的軟件和硬件設(shè)備要進(jìn)一步完善，在收集和整理資料的過(guò)程中，對(duì)文件要進(jìn)行合理的分類，準(zhǔn)確的編號(hào)，規(guī)范文件資料陳列，完善目錄檢閱覽咨詢等功能，并且進(jìn)一步構(gòu)建手工和機(jī)檢相結(jié)合文件資料檢索體系，緊緊圍繞企業(yè)對(duì)工作的需要，提高服務(wù)質(zhì)量。
三、拓寬檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。企業(yè)的各科室各部門都應(yīng)建立完善的檔案管理制度，配備專職檔案工作人員歸類整理企業(yè)生產(chǎn)銷售等活動(dòng)中產(chǎn)生的各種檔案資料。企業(yè)檔案部門要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)各部門檔案工作的指導(dǎo)，推進(jìn)規(guī)范建檔工作水平。
四、推進(jìn)企業(yè)檔案進(jìn)入多領(lǐng)域。要齊抓共管，共同建立起完善的企業(yè)檔案工作體系，推進(jìn)企業(yè)檔案向礦區(qū)、社區(qū)拓展，為煤炭企業(yè)職工群眾提供全方位的檔案服務(wù)。
[關(guān)鍵詞]油田企業(yè) 檔案管理 重要性 問(wèn)題 建議和措施
中圖分類號(hào)：TE326 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）44-0352-01
正文 油田企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，是提高油田工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。只有更好地發(fā)揮油田企業(yè)檔案管理在油田建設(shè)發(fā)展中的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案的價(jià)值，才能更好地為油田企業(yè)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展和相關(guān)工作服務(wù)。如何做好油田企業(yè)檔案管理工作，也是目前工作中的重點(diǎn)。
一、油田檔案管理的重要性
許多人輕視檔案管理工作，認(rèn)為作用不大，可有可無(wú)。實(shí)際上，檔案對(duì)于企業(yè)管理有著舉足輕重的作用，完善、有效的檔案資源能極好地促進(jìn)企業(yè)資源的開發(fā)，可以提供各種有價(jià)值的信息。同時(shí)，企業(yè)檔案也是文化建設(shè)的有機(jī)組成部分，一個(gè)企業(yè)從它創(chuàng)立之初就不斷地積累著企業(yè)檔案，企業(yè)的文化思想忠實(shí)可靠地記錄在企業(yè)的全部檔案之中。它不但記錄著企業(yè)產(chǎn)生、發(fā)展和企業(yè)文化建設(shè)的歷史，它還能為企業(yè)文化建設(shè)、生產(chǎn)提供依據(jù)和參考。油田企業(yè)檔案管理主要是油田生產(chǎn)、開發(fā)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和重要憑證，記錄著油田發(fā)展的重要?dú)v史階段，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發(fā)展極其重要的無(wú)形資產(chǎn)，是油田勘探開發(fā)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，是油田尋求長(zhǎng)期發(fā)展的保證。因此，我們必須重視油田檔案管理工作，使檔案管理工作在油田勘探開發(fā)和生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
二、油田檔案管理工作中的問(wèn)題
1、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度還不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要保留好，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開發(fā)上，很少過(guò)問(wèn)檔案管理工作，更談不上提上議事日程。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業(yè)管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設(shè)，很少有人檢查考核落實(shí)。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2、檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低。這個(gè)問(wèn)題是我國(guó)檔案管理的普遍問(wèn)題。我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20世紀(jì)80年代開始的，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件，使我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個(gè)體系。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。同樣，油田檔案管理工作表面上也都制定了一定的相關(guān)制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實(shí)中也存在很大問(wèn)題，結(jié)果導(dǎo)致檔案收集從一開始就不規(guī)范，少數(shù)部門和單位對(duì)于需要?dú)w檔的資料重視程度不夠。在檔案整理的過(guò)程中，缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，存在著井號(hào)混亂、類別不清，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問(wèn)題，查找一個(gè)資料不能準(zhǔn)確及時(shí)，檔案管理輸入以及入庫(kù)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，影響了檔案利用的價(jià)值。
3、缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員。現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專業(yè)人員三個(gè)等級(jí)層次。高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)，精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。而油田檔案管理人員群體中學(xué)歷一般，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無(wú)法解決在工作中遇到的新情況和新問(wèn)題，在一定程度上影響了單位各項(xiàng)工作的順利開展。
4、檔案管理工作不具備自動(dòng)化管理水平的基本要求。實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理油田檔案的口號(hào)在油田企業(yè)中已經(jīng)喊了好多年了，但是檔案管理工作仍然沒有取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化管理的要求。很多檔案室的所謂自動(dòng)化設(shè)施僅僅是具備了幾臺(tái)計(jì)算機(jī)，但是檢索方式和錄入方式仍然需要人工進(jìn)行操作。
三、建議和措施
1、油田企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視和支持企業(yè)檔案管理工作，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)的責(zé)任感，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題，從而指導(dǎo)檔案部門更好地開展下一步的工作。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)各部門檔案管理上的聯(lián)系，從而全面提高檔案的管理工作水平。
2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：
第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。
第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。
第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。
第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
3、目前油田企業(yè)嚴(yán)重缺乏檔案管理高級(jí)人才，要提高檔案管理工作水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使檔案管理人員的工作技能全面提升上來(lái)。對(duì)員工的培訓(xùn)要具有一定的科學(xué)性，結(jié)合實(shí)際工作案例，為員工講解在工作過(guò)程中主要的問(wèn)題以及類似問(wèn)題的解決措施，提高員工的愛崗敬業(yè)意識(shí)，增強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)技能等。
4、強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度。要關(guān)心和支持檔案管理工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算。各單位要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施， 有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，保證檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
5、紙質(zhì)檔案與電子檔案共同發(fā)展。增設(shè)電子歸檔系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案管理體制進(jìn)行改革，對(duì)于信息量大又不便于用紙質(zhì)檔案保存的檔案歸檔到電子檔案中，不適用于電子檔案的用紙質(zhì)檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，使紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，盡快使檔案管理工作與現(xiàn)代化科技接軌。
6、加強(qiáng)檔案信息的后期利用和學(xué)習(xí)。檔案資源是每個(gè)單位十分寶貴的一筆財(cái)富，加強(qiáng)它的后期利用可以更好地保持檔案工作的生命力與可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，把其中有價(jià)值的部分作為新員工進(jìn)入單位的一堂學(xué)習(xí)課不失為一個(gè)很好的辦法。
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1、樹立重視檔案的觀念檔案是國(guó)家寶貴歷史文化財(cái)富,黨和國(guó)家歷來(lái)重視檔案工作,對(duì)檔案工作都做出過(guò)重要指示。同志指出:“檔案是全黨、全國(guó)人民各方面活動(dòng)的真實(shí)記錄,是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的依據(jù),它不僅對(duì)深化改革、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、推動(dòng)科學(xué)進(jìn)步以及提高國(guó)民素質(zhì)有促進(jìn)作用,而且對(duì)維護(hù)祖國(guó)統(tǒng)一、加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)和保持社會(huì)穩(wěn)定具有重要作用”。檔案工作是管理工作中不可或缺的部分,為企事業(yè)單位管理、科研和生產(chǎn)服務(wù)。各農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)重視檔案工作,為檔案工作創(chuàng)造必要的工作條件。檔案管理人員要做檔案法制建設(shè)的義務(wù)宣傳員,加強(qiáng)檔案法治宣傳,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋檔案工作存在的問(wèn)題。
2、落實(shí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),完善文書檔案管理在農(nóng)業(yè)科研類單位檔案員培訓(xùn)工作中,對(duì)《歸檔文件整理規(guī)則》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)講解,并下發(fā)到各科研單位學(xué)習(xí),要求按標(biāo)準(zhǔn)完成文書檔案整理工作;組織基層單位檔案員到標(biāo)準(zhǔn)檔案室參觀,直觀地領(lǐng)會(huì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);以黑龍江省檔案局執(zhí)法檢查為契機(jī),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)整改,完善農(nóng)業(yè)科研單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
3、加強(qiáng)法制管理,加大農(nóng)業(yè)科技檔案收集力度文書檔案的管理在院機(jī)關(guān)、基層單位均比較重視,而農(nóng)業(yè)科技檔案在制度建設(shè)、規(guī)范整理及流向處置方面顯得相對(duì)滯后。加強(qiáng)法制管理,使科技檔案工作法規(guī)化、制度化是科技檔案事業(yè)順利發(fā)展的基本保障。作為從事農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)研究的科研院所,農(nóng)業(yè)科技檔案管理是科研單位檔案管理最重要的工作內(nèi)容。目前,基層單位科研檔案斷檔情況比較嚴(yán)重的原因主要有兩點(diǎn):一是檔案管理人員工作熱情不夠、責(zé)任心不強(qiáng);二是科研人員法律意識(shí)淡漠,視科研檔案為私有財(cái)產(chǎn),或有顧慮、擔(dān)心知識(shí)產(chǎn)權(quán)得不得到保護(hù)等。基于此,應(yīng)要求檔案工作人員具有高于他人的檔案觀念、高度的責(zé)任心和使命感,加強(qiáng)檔案收集力度,熟悉農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)及立項(xiàng)情況;針對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案周期性長(zhǎng)的特點(diǎn)要做到跟蹤服務(wù),使檔案收集工作貫穿整個(gè)科研活動(dòng)的始終。開展以《檔案法》為中心的農(nóng)業(yè)科技檔案法規(guī)體系的宣傳教育,提升工作人員的檔案法制觀念,培養(yǎng)農(nóng)業(yè)類科研人員的法律意識(shí)和檔案意識(shí),真正做到依法治檔。在科技檔案管理工作中,管理制度是必須遵循的規(guī)定和準(zhǔn)則,制定農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度,特別是科技檔案保管和保密制度,科技檔案借閱及利用制度等還要把這些制度落到實(shí)處,使科研人員理解并支持科技檔案歸檔工作。
4、建設(shè)高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍工作崗位培養(yǎng)對(duì)于農(nóng)業(yè)科技類單位從事檔案管理工作的人員至關(guān)重要,掌握專業(yè)知識(shí)的同時(shí),在實(shí)際工作中鍛煉并提高業(yè)務(wù)能力。
4.1自主學(xué)習(xí)檔案管理人員要有積極的學(xué)習(xí)態(tài)度,進(jìn)一步掌握與檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)、條例以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),使各項(xiàng)工作在法治的框架內(nèi)進(jìn)行,同時(shí)也用法律的武器為檔案管理工作保駕護(hù)航按照檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完成農(nóng)業(yè)科研類單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作;積極參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷接收新信息。
4.2后備人才培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)重視后備人才的培養(yǎng),特別是從事檔案管理工作的新員工,對(duì)/！/于個(gè)人素質(zhì)高、能力強(qiáng)的年輕一代,經(jīng)過(guò)工作崗位的鍛煉,很快會(huì)成為檔案管理工作的能手。言傳身教是最好的崗位培訓(xùn),起到“傳、幫、帶”的良好作用,實(shí)現(xiàn)崗位新老交替。
4.3參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)單位檔案管理工作具有一定的封閉性,通常局限在自己的工作環(huán)境中搞業(yè)務(wù),通過(guò)參觀學(xué)習(xí),和檔案工作走在前列的單位進(jìn)行橫向比較,能夠提高檔案管理水平。
5、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)檔案管理信息化不僅是管理工作的需要,更是時(shí)展的必然。目前農(nóng)業(yè)科研類單位檔案管理程度與現(xiàn)代化水平的要求差距很大,這就需要檔案工作人員做到3點(diǎn)。
5.1樹立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)檔案管理信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù),其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為重心向以檔案實(shí)體通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程,更是從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這個(gè)轉(zhuǎn)變要求檔案工作者必須更新思想認(rèn)識(shí),徹底摒棄整理加保管的傳統(tǒng)觀念,將封閉式管理轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù),滿足農(nóng)業(yè)科研工作者及廣大農(nóng)民對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的需求。
5.2掌握信息技術(shù)技能信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用為檔案資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用提供了條件。“三分技術(shù),七分管理”,先進(jìn)的技術(shù)需要懂技術(shù)的人去管理,缺乏既懂信息技術(shù)又懂檔案專業(yè)的人才,這是許多單位信息化水平徘徊不前的根源所在。從事檔案管理的工作人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),掌握并熟練運(yùn)用先進(jìn)的科技手段,通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn),促進(jìn)管理效率和服務(wù)水平的提升,加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐。
5.3加大檔案管理的投入基層單位要把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計(jì)劃,列入預(yù)算,增加投入,建立必要的軟硬件設(shè)備環(huán)境,為逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
人事檔案是與人們自身具有緊密聯(lián)系的人生記錄。在我國(guó)的檔案材料中，人才中心的檔案是其中關(guān)鍵的組成部分。人才信息的重要根本在于人事檔案，人事檔案是關(guān)鍵的信息源。人事檔案的管理工作在人事管理中發(fā)揮著重要的作用，也是不可或缺的一部分。人事檔案的管理工作能夠促進(jìn)有關(guān)機(jī)構(gòu)獲取重要信息，促進(jìn)人才中心對(duì)檔案工作完善還有利于推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步。
一、現(xiàn)階段的人事檔案管理中存在的問(wèn)題
1、人檔分離。目前人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，人才的流動(dòng)造成人檔分離，甚至檔案在個(gè)人手中存放長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，棄檔不用的人員也越來(lái)越多。并且由于許多企業(yè)、公司、單位對(duì)檔案沒什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。2、人事檔案內(nèi)容缺少真實(shí)性。近年來(lái)，個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假學(xué)歷之風(fēng)愈演愈烈，面對(duì)真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒有渠道來(lái)進(jìn)行有效的鑒定工作，只能被動(dòng)接收信息。而不真實(shí)的信息導(dǎo)致勞動(dòng)部門、職稱評(píng)定部門、退休申批部門等無(wú)法正確評(píng)估職工。3、人事檔案缺少時(shí)效性。人事檔案中的材料過(guò)于陳舊，都是對(duì)當(dāng)事人歷史的記錄。雖然每年都在整理，已經(jīng)放入檔案的材料不會(huì)再審核鑒定，新放進(jìn)去的材料也無(wú)非是些考核登記表、工資表等程式化的東西。人事檔案是為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)，而真正反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料卻很少。4、開發(fā)利用率及發(fā)揮服務(wù)作用程度低。人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，信息資源的利用程度不高，往往只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在人才選拔、人才穩(wěn)定、單位求才等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。
二、人才中心人事檔案的管理與利用措施
1、人才中心應(yīng)該加強(qiáng)重視，落實(shí)管理工作。人才中心應(yīng)該完善認(rèn)識(shí)檔案的管理工作，考慮把人事檔案工作納入日常的工作內(nèi)容，要求檔案管理員定期進(jìn)行匯報(bào)工作，保證有效解決檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題；同時(shí)，還應(yīng)該定期分析與安排人事檔案工作，制定相應(yīng)的工作計(jì)劃與方案，包括短期工作目標(biāo)與長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，保證按照計(jì)劃實(shí)施，合理安排，嚴(yán)格檢查以及有效落實(shí)；應(yīng)該有意識(shí)地關(guān)注檔案管理者的任務(wù)和學(xué)習(xí)，如果相關(guān)人員在工作過(guò)程中獲得良好的成績(jī)，順利完成工作目標(biāo)，那么上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時(shí)表?yè)P(yáng)，并認(rèn)可員工。2、人才中心應(yīng)該為檔案管理工作提供一定的物質(zhì)支持。應(yīng)該將需要運(yùn)用的費(fèi)用添加到機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)規(guī)劃中，確保費(fèi)用充足；應(yīng)該充分借助辦公樓準(zhǔn)備拆遷的契機(jī)，完善檔案管理工作的基本設(shè)施建設(shè)，保證“三室”分隔，也就是檔案庫(kù)房、辦公室與閱覽室應(yīng)該分隔。應(yīng)該給人事檔案庫(kù)房裝置復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、加濕設(shè)備、防盜門窗等必備設(shè)備。3、安排專業(yè)的檔案管理員，同時(shí)提升管理人員的能力。應(yīng)該根據(jù)有關(guān)規(guī)定選聘檔案掛歷員，落實(shí)審核工作，保證人事檔案工作達(dá)到升級(jí)的目標(biāo)。這樣有利于確保人事檔案工作的長(zhǎng)久性，提高人事檔案管理工作的質(zhì)量；同時(shí)，應(yīng)該采取有效的方法來(lái)提升管理人員的能力，定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)管理人員充分地學(xué)習(xí)相關(guān)的反梁法規(guī)以及政策，檔案專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，運(yùn)用充足的專業(yè)知識(shí)來(lái)更新知識(shí)體系，拓展視野，以此來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，達(dá)到現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)人事檔案管理的要求標(biāo)準(zhǔn)；另外，人才中心應(yīng)該重視對(duì)人事檔案管理人員的思想教育，提高管理人員的工作能力和職業(yè)水平，堅(jiān)持按照相關(guān)規(guī)定和要求展開管理工作，踏實(shí)、認(rèn)真，完善人事檔案管理的工作。4、建立健全的人事檔案管理制度。應(yīng)該在人才中心現(xiàn)行的歸檔機(jī)制與查閱制度的前提下，按照企業(yè)人事檔案管理的具體情況，進(jìn)一步完善人事檔案掛歷制度，包括審查歸檔制度、保管制度以及轉(zhuǎn)遞制度等，建立健全的管理系統(tǒng)。應(yīng)該重視對(duì)檔案信息的收集工作，檢查檔案工作的手續(xù)，以及內(nèi)容的表達(dá)等，保證人事檔案的搜集與歸檔的規(guī)范化和合理化，促進(jìn)人事檔案發(fā)揮出其應(yīng)有價(jià)值。5、提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，把現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，存貯技術(shù)：微機(jī)、縮微照相；防護(hù)技術(shù)：原子能處理、空調(diào)器、吸塵器；復(fù)制技術(shù)：掃描儀；裝訂技術(shù)：自動(dòng)打眼機(jī)等應(yīng)用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長(zhǎng)人事檔案壽命。6、注重檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回或告知形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。7、充實(shí)人事檔案的內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個(gè)人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核資料以及能夠反映個(gè)人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個(gè)性化的材料。
三、結(jié)語(yǔ)
人事檔案的管理工作在人才資源的開發(fā)過(guò)程中起到關(guān)鍵的作用，同時(shí)人事檔案的管理也是現(xiàn)代化社會(huì)文明建設(shè)事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。人才中心在人事檔案管理與利用方面，可以采取的方式包括：加強(qiáng)重視，落實(shí)管理工作；為檔案管理工作提供一定的物質(zhì)支持；安排專業(yè)的檔案管理員，同時(shí)提升管理人員的能力等。同時(shí)，管理人員也應(yīng)該樹立正確的服務(wù)觀念，主動(dòng)地為檔案的利用貢獻(xiàn)力量。
