時間：2023-05-22 17:18:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇多媒體檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
本文結合作者的研究實踐論述了多媒體技術及其在檔案管理領域的應用。在計算機多媒體檔案管理系統的 研制和開發方面,分別就開發系統環境的選擇;多媒體軟硬件的選擇;多媒體系統的集成問題及一些關鍵技術 提出了看法。最后,還介紹了一個成熟的多媒體檔案管理系統的主要功能。
關鍵詞 檔案管理 計算機技術 多媒體
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80年代末90年代初,在信息社會強大的需求引導下,多媒體計算機技術飛速發展,由于今天計算機制造技 術的發展,尤其是微機技術的發展,使一些高檔微機的計算能力已達到或超過幾年前一些小型機乃至中型機的 功能,且性能價格比逐年提高。一臺所謂“486多媒體PC ”的價格甚至低于幾年前的286 微機。 這幾年, 軟 件技術, 特別是1990 年Windows問世,使微機應用領域大大擴展。它以簡便的操作, 友好的界面迅速征服了 世界。今天的計算機不只應用在科學計算、工業控制、大型工廠及商務管理,而且更大量地用在與大多數人工 作、生活相關的日常辦公、事務處理及形形的管理信息系統中,多媒體技術推波助瀾,正延伸到教室、會 議室、電傳中心、醫院、商店乃至出版業、娛樂業,現在一些家用多媒體軟件也正在發展。隨著近年來多媒體 硬件的發展及價格的降低,在檔案管理領域大面積推廣使用計算機多媒體檔案管理系統已成為現實的可能。
1992年7月,清華大學檔案館研制開發的《THDA—2000 電子圖文檔案管理系統》通過專家鑒定,隨即在重 點高校推廣應用。這也是我國第一套基于Windows的信息系統, 它已經具有管理多種類型彩色圖像文件的能力 ,真正實現了圖文管理一體化。同時具有操作簡便、用戶界面好、檔案專業功能齊全的特點。1993年又開發了 我國第一個多媒體檔案管理系統,首次實現了對圖、文、聲、像檔案的全方位管理,并具有各類多媒體檔案數 據庫自動生成功能。這個系統在黨、政、軍各界及高校、企業中用戶很多。1994年,國家科委廣州新技術、新 產品博覽會上,《THDA多媒體檔案管理系統》獲金獎。
一、多媒體技術與檔案管理
什么是多媒體,說法很多。簡介之,計算機技術中的媒體是指文本(text)、圖像(image)、圖形(gra phics)、音頻(audio)、動畫(animation)、視頻(video)等電子文件信息,多媒體則是這類電子文件信 息的集合。所謂多媒體系統是存在兩種以上這類電子信息的計算機應用系統(application)。 多媒體系統一 般應具有對多媒體信息的獲取(capture)、 操作(manipulate )、 編輯(edit )、 存儲(store)等功能 。
檔案工作者知道,在我們的現實世界中,各類文件原件、照片、錄音、錄象、工程圖紙等檔案實體是我們 管理的直接對象,我們習慣稱它們為介質。正是這種檔案實體存在的多介質形態決定了多媒體計算機在檔案管 理領域大有可為。多媒體計算機技術的成熟與發展,使我們可以從利用計算機進行目錄(二次文獻)管理上升 到對圖、文、聲、像檔案(一次文獻)的直接管理,給檔案事業的發展提供了新的契機。筆者及同事們開發的 多媒體光盤網絡檔案管理系統在光盤存儲及網絡多媒體檔案系統信息共享方面進行了成功的嘗試,提供了一種 高性能、高效率、低成本、使用方便的檔案管理系統的新模式。
二、多媒體檔案系統的研制開發
本文結合多媒體檔案管理系統研制的一些要點及原則談一些問題。供廣大檔案工作者及技術人員參考。
1.多媒體檔案管理系統的技術基礎是利用數字化技術來對多介質檔案實體進行各種處理以適合檔案自動化 管理的需要。我們通常見到的錄音帶、錄象帶檔案實體采用的是電子模擬信息,而通過掃描儀、攝像機將照片 檔案輸入計算機則用的是數字化技術。一段錄音帶存入計算機,又從計算機中播放,必須首先進行數字化處理 再變成不同類型的電子聲音文件,如wav或voc等。這類電子信息具有絕對高的保真度,且可以永不損壞。我們 在光盤上存儲的文件原件也是這類性質的文件。我們通常討論光盤的壽命長短,但應當說明,光盤的壽命并非 這些電子文件的壽命。光盤的壽命可以有30至50年,但數字化的電子文件從理論上說不存在壽命問題,信息永 存。
2.多媒體檔案管理系統是一個涉及多學科、多專業的計算機應用系統。除了檔案專業知識而外,在純技術 方面就需要管理信息系統、計算機軟件、電子圖象、計算機網絡等專業方面的知識,或說需要幾個方面的專業 人員的通力合作,大學或研究生畢業的專業學生需經過專門、嚴格的訓練,方能承擔開發任務。
3.多媒體檔案管理系統的開發需要足夠的財力支持。就多媒體光盤網絡硬件環境的建立來說,開發部門的 投入就遠遠大于應用部門的投資。況且,計算機硬件降價快,多媒體配件降價更快,換代迅速。如供圖像采集 用的視頻卡,三年時間換了四代。當前,對軟件的購買需要相當的投入。盡管當前盜版風不止,但對于開發者 ,使用的軟件必須是正版,才能保證自己的工作進展與用戶的利益。舉網絡軟件為例,現在流行的網絡軟件如 Novell、WindowsNT3.5等,開發者應當備齊。大型數據庫軟件價格約在5至10萬元。軟件開發工作量至少要在1 0個人年以上, 其費用按國際流行的算法要達幾十萬美金,按國內通行的算法也要幾十萬人民幣,普遍檔案館 室很難承受。但是據工作需要,選擇一套合適的系統,卻是實惠的。
4.多媒體檔案管理系統的開發必須解決一系列技術問題。首先是檔案目錄與圖像、聲音、視頻文件的一體 化管理問題,也就是說,檔案數據庫中的每一個記錄都應存在自己特定的圖像、聲音與視頻文件,同時能實現 高速度檢索。還有圖像類文件的壓縮問題,我們掃描得到電子原件如不壓縮則存儲空間要大十倍甚至幾十倍, 會大量增加存儲成本,而且影響系統運行效益。而要做好一套壓縮算法,絕不是一件輕松的事。否則,壓縮后 的文件解壓縮運行中失敗,則會給用戶造成不可估量的損失。當前,一些重要的編程工作都要在Windows環境下 完成, 這對程序人員無疑是很強的挑戰。這里舉一個文件原件高速輸入系統的例子。一些同志知道,國外的名 牌掃描儀如美國惠普的系列產品,具有很高的品質,但是,它的軟件設計是針對大多數普通用戶的。盡管它的 軟件也很精良,但用它來輸入檔案原件時必須掃描一張,輸入一個文件名,僅這一點,在檔案原件錄入時就難 以容忍,何況它只給出一種特定的彩色圖像壓縮格式,這種格式是當前的許多數據庫系統無法使用的。同時國 外的高速錄入掃描儀只能使用質量很好,整齊劃一的紙張,在實際檔案處理時無法應用。為此我們用一年多的 時間,組織幾個專業的人員攻關,開發成功適用于各種類型惠普掃描儀的高速掃描錄入系統,對一份多頁的文 件,系統自動連續編制文件號,而且邊掃描邊壓縮,掃描壓縮一次完成。在300點的精度下,完全不失真壓縮, 壓縮比可高達10倍以上,對工程圖紙可高達40倍以上。
5.多媒體檔案管理系統的技術關鍵之一是系統集成。顧名思義,系統集成就是按照系統的設計目標,把系 統硬件、軟件及網絡設施結合起來,形成一個整體。集成的關鍵又在于多種資源的優化,多、快、好、省地實 現系統目標。簡單地說,多媒體檔案管理系統比二次文獻管理系統的構成復雜的多,硬、軟件增加幾倍,這樣 從理論上說,系統出錯的機會就增大幾十倍,也增加了我們設備選擇、軟件選擇的難度。如果你決定與某個研 究機構或公司合作開發一個多媒體系統,你對合作伙伴的考察更要慎重,也更加困難。
眼下,不少應用單位的同志不認識系統集成的重要性,甚至有的開發者也認為集成是簡單的堆砌,購置一 些多媒體配件,插到微機上,就可以形成多媒體系統了。而事實上,在集成當中,有許多新問題要解決,由于 這項技術較新,應用者不太懂,一些公司開發的也不完善,有時把國外軟件做簡單漢化處理就用到多媒體系統 中,以此降低開發難度。這樣,就不能說是真正的多媒體應用系統,應用起來會遺留很多問題。特別是檔案系 統應用中,大量多媒體類文件都屬珍貴、重要之文件,一旦系統崩潰或文件丟失,損失慘重。
多媒體檔案管理系統對開發者來講,應注意以下幾個問題:
1.系統環境或平臺的選擇。這種選擇應考慮本身的開發成本及用戶水平、購買力等。綜合許多因素來看, Windows可以說是唯一的選擇。它不僅成為今天事實上的工業標準, 而且現今的一些計算機外設, 如HP掃描儀 已不去支持DOS系統,除非你有專業需要。多種多媒體軟、 硬件,首先是針對Windows開發的?？梢哉f選用DOS 平臺開發多媒體檔案系統是死路一條。事實將證明,隨著Windows95的出臺, 檔案管理系統中所有選用DOS平臺 的軟件將被毫無例外的淘汰。當然,Windows不是唯一的可選平臺,有的平臺如Apple也有基于工作站的優秀的 操作環境, 但由于硬件昂貴,對程序員要求高,應用軟件不普及等原因,普通用戶難以選擇,況且,隨著微機 芯片技術的發展及綜合處理能力的提高,再加上WindowsNT已具有管理多個CPU的能力,對于一些大型項目的開 發選用WindowsNT,也成為一種趨勢。
2.多媒體軟、硬件的選擇。對于開發者來說,多媒體系統的關鍵之一是選擇高效、合理的軟件、硬件,使 其協調一致地運行在系統之中。關于軟件方面,筆者將專門論述。這里要指出,不論選用何種數據庫系統,網 絡系統,凡涉及多媒體開發。都應掌握C++、SDK等基本的軟件工具。因為,只有這樣,才能開發出具有獨立 特點的,又能適應各種用戶要求的系統。盡管,當前新版的C++不斷問世,運行效率也更高,但是,開發工作 要由專業級的程序人員來完成。特別是在開發類似圖像壓縮、多媒體連接等程序時,更是如此。有時,為提高 系統效率,還必須采用匯編語言,在C++環境下進行編譯。在處理多媒體應用時, 程序員還必須懂得電子圖 像專業的知識,甚至要與圖像專業、工程制造專業人員協力,如開發工程檔案系統時就是如此。
論文摘要：如今，信息技術的發展突飛猛進，成熟的信息及電子技術已普及到各行各業。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期黨的組織工作更應該走在前面。用現代化、科學化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。
1 建立干部檔案多媒體信息網絡系統的必要性
是干部信息規范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理干部信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。
是合理使用先進的現代化辦公設備的需要。隨著科技的發展，各級組織部門都購進了相當的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發不及時，應用水平較低，現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現代化。
2 干部檔案管理多媒體信息網絡系統的作用
為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后，我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解干部的傳統方式。
使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質量。干部檔案管理多媒體信息網絡系統提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解一個干部，走出在本部門業務范圍內，從一個側面了解干部的局限性，在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統，短時間內就可以高質量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。
可以使干部任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統方式，使用這套系統可以采集干部工作、學習、深入生產一線的聲像，結合干部考核中形成的文字材料，通過網絡和各種多媒體設備把動態影像、聲音和相應的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現實表現方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。 轉貼于
3 建立和使用干部檔案管理多媒體信息網絡系統應注意的幾個問題
要采用規范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統一的信息系統和使用標準規范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發了全國組織干部人事管理信息系統《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。
要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統。建立多媒體信息網絡系統要涉及到很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。
應用干部檔案管理多媒體信息網絡系統，首先要建立起干部信息數據庫，包括文字信息數據庫和多媒體信息數據庫，這是整個信息系統的源泉。數據庫的內容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內的應用。
要使干部多媒體信息系統達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數據源的采集到后期制作都應該保證較高的質量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機，音頻和視頻可以采用先進的數字杜比和DVD技術，在為領導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內的適應性。
網絡是實現信息共享的前提條件和物質基礎。只有建立一個優質、高效的網絡系統，才能實現系統建設的高投入與高產出，為各級領導和組織工作提供優質、高效和全方位的信息服務。現階段比較先進的組網技術有ATM和千兆位以太網，在小型局域網中，十兆以太網以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網絡建設中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區委組織部相連，形成一個組織系統廣域網，實現組織工作信息大面積共享。
應該有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統。第一，先建成系統的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、高速網絡系統的建立等。三個環節可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，干部信息的采集與報送工作應當規范化、制度化，把其當成干部管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。
要全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統的建設工作包括括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育等。
準確、完整、規范的信息資源是整個系統的生命，在系統的建設和應用過程當中，要重視信息資源的采集、開發與利用，不能只購置先進的硬件設備而忽略信息資源及系統的應用。要以應用為主線，開發選用一些實用的應用程序，充分利用現有信息資源。拓寬應用范圍，提供更深層次的信息服務，使信息系統真正成為組織工作中必不可少的重要組成部分。
隨著辦公自動化和信息系統的逐步推廣與完善，對各級干部的計算機應用水平也提出了較高的要求。要有計劃地對使用者進行強制培訓，使其成為辦公自動化和干部信息系統的積極參與者與受益者，從而不斷提高整體的業務水平和管理能力。
多媒體技術是利用計算機巧妙處理聲音、圖形、圖像、視頻、動畫、等綜合信息，建立起邏輯關系從而實現人機交互的現代化技術。其中的多媒體的主要作用就是利用電腦把媒體信息數位化，并實現在一定的交互式界面上的完美整合。多媒體技術具有數據化、立體性、集成化、實時性等主要特點，在信息時代多媒體技術在檔案管理中的應用廣泛，并積極促進檔案工作的改革。
關鍵詞：
多媒體技術；檔案工作改革；積極作用
1多媒體技術的主要特點
信息時代多媒體技術不僅僅在公共信息咨詢、工業生產管理、商業廣告中，檔案工作改革、學校教育、軍事指揮與訓練等領域也廣泛應用，它的發展極大地拓寬了多媒體技術的使用領域，由辦公室文員手下的專用品變成了信息社會大眾手中的普通工具。在信息時代的閱讀方式也因它而便捷，人們傳統獲取信息的方式也有了重大變革。首先，多媒體技術可以通過選取、貯存、組織與整合將信息實現多渠道的統一與合成。其次，多媒體技術控制于人的多種感官，并按人的需求綜合處理多媒體信息，經過加工、整合以多種信息的形式表現出來。它可以多向地、主動地傳播信息，從而實現操作者對所獲取的信息的掌控與加工。再次，多媒體技術以一種更靈活、更具變化的方式將傳統意義上的章、節、頁形式的知識以文本、影像、圖片等內容呈現給用戶。當操作者給出操作命令，便可以實時控制相應的多媒體信息。
2多媒體技術對檔案工作改革的積極作用
2.1實現了文本檔案與聲像檔案的管理緊密結合
實現檔案管理的視聽一體化是檔案管理者一直以來追求的目標，如今依靠多多媒體技術實現了這一愿望，有效集中地將圖、文、聲像等檔案信息集中保存、管理，并以非常生動活潑的形式加以再現，多媒體技術在檔案管理中的有效應用不僅豐富了檔案信息的管理手段而且是檔案的展示形式更加豐富，很大程度上改變了傳統檔案管理中的信息采集內容單一、管理手段表現乏味的狀況，徹底打破了目前文本檔案信息文本和聲像信息界限分明的局面。
2.2實現檔案資料管理者之間的無紙化辦公
將檔案信息數據壓縮后存放，這是傳統檔案管理無法實現的，利用多媒體技術可以實現，各種各樣海量的檔案信息存儲在光盤、U盤這些內存設備里，可以有效地節省空間，檔案的無紙化管理也就實現了，多媒體寬帶技術的應用又讓檔案管理員互通經驗、傳遞信息變得方便快捷，極短的時間內就可以實現大量傳遞，最大程度上提高了檔案信息管理的實效性，增強了地方之間、領導之間、上下級之間的交流溝通。
2.3實現聲像檔案查詢的系統高效便捷
組織圖像資料、編輯聲音材料是多媒體技術獨有的功能，錄入聲像檔案、播輸出影像以及檔案的快速查詢要求保真、高效、機密，多媒體技術的應用，縮短了檔案文件往來傳遞的時間，節省大量人力物力，最重要的是負責進行文件組卷縮檢的檔案管理人員，只要進行主題關鍵詞的準確檢索就可以將檔案信息以任意形式進行打印輸出，大大減輕了管理人工的工作量，有效的從繁瑣的工作中解放出來，有效地將多媒體技術應用在檔案管理中，就能在很大程度上實現了辦公數字化、信息管理系統化、分類的合理化、保存的長久化、資料收集的便捷化。檔案數字化管理的強化、檔案管理的歸檔程序的簡化，要建立健全多媒體技術。一直以來都非常受重視歸檔工作是檔案管理工作的起點。檔案室都要對大量檔案資料進行有效收集、分類、管理、整合和存儲，檔案立卷歸檔指導人員的工作量非常繁重，檔案資料歸檔花在檔案管理人員的大部分都將大量時間和精力。利用電腦中的數字化程序準確、高效地分類文件資料、整合資料以及歸檔信息。多媒體技術的廣泛應用強化了檔案管理的數字化，繁雜的立卷歸檔工作也隨之簡化了，多媒體技術將冗雜繁瑣的工作快速、高效的完成，傳統檔案的手動分類、翻閱立卷、逐條編目、面對面移交等都高效便捷了，檔案管理的工作效率大大提高了，促進了檔案管理的時效性，在數字化管理遍布的信息時代，時間就是效益，檔案管理工作也應該順應時代的發展變遷，結合檔案室管理人員的具體素質，再根據實際情況，利用多媒體等高科技手段，實現一個全方位的轉變，給客戶提供高質量的信息服務。
2.4實現了檔案信息的高度準確性、保密性
傳統的檔案信息管理中，因歸檔、復印、傳遞等環節的不斷重復，檔案原件資料的錯放、損壞、遺失都不可避免，避免信息泄密和進入其他文件的誤入，有效運用多媒體技術，將文本、影音、圖像等檔案信息轉化為可以被計算機接收、處理、整合的數據就能實現，它能增強檔案信息的保密性，提高查詢檔案信息的準確性，多媒體技術利用掃描儀，而且有效的利用多媒體技術可以避免。
2.5實現了利用虛擬的結構形式組織文字信息
多媒體技術利用先進的現代科學技術與計算機應用技術將數字視頻和音頻通信系統緊密融合在一起，實現了檔案電子化管理，它具有強大數字、文字索檢功能，使檔案信息檢索時具備有價值的多媒體形式的信息。
結束語
多媒體技術對檔案工作的改革有著至關重要的作用，檔案管理員應該認真分析檔案管理中應用多媒體技術的現狀，對其能夠提高檔案工作的效率的作用加以重視，它實現了檔案工作無紙化，實現了聲像檔案的速查，打破了文本檔案與聲像檔案的界限，檔案管理的員的工作量也隨之減輕，檔案信息的保密性由此提高。多媒體技術在檔案數字化應用的前景一片大好，這有賴于管理者用現代的思維和高瞻遠矚的眼光看待多媒體技術，并將其適度地應用于在檔案管理中，可以有效實現多媒體檔案虛擬現實系統。上級部門也應該進一步加大對多媒體技術應用的研究力度，積極投資建設，早日實現多媒體技術在檔案管理的健康發展和科學應用，這樣才能為多媒體技術下檔案管理數字化時代的到來做好準備。
作者：鄧喜英 單位：齊齊哈爾市城市規劃設計研究院
參考文獻
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為使我公司人事檔案工作不斷提升管理水平，為構筑公司人才高地提供高效、快捷、準確的服務，參照《無錫電力公司2002—2005年人事檔案工作規劃》精神，結合我公司實際情況，特制定《宜興市供電公司2002—2005年人事檔案工作規劃》如下： 一、指導思想和主要目標 以為宜興市供電公司實施人才戰略和人事管理工作提供優質、高效、快捷服務為目的，狠抓基礎建設，做好信息的采集和維護，為企業人事決策提供優質服務，使公司人事檔案工作實現達二級標準單位的目標。 從2002年到2005年，全公司人事檔案工作基本實現以下主要目標： （一）、紙質檔案： 1、在進一步健全收集工作規章制度和完善收集網絡的基礎上，注意在收集材料的完備、及時、準確三方面下功夫，堅決把好“入口關”，切實提高歸檔材料的質量，做好紙質檔案的規范化管理工作。 2、嚴格按照《江蘇省電力公司員工檔案整理工作細則》、《江蘇省電力公司員工人事檔案工作驗考評標準》的要求，切實做好人事檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實、條理、精煉、實用。 （二）、電子檔案： 在做好紙質檔案的規范化管理工作的同時，注意搞好電子檔案。 1、系統結構 公司使用人事檔案管理信息系統，并按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成公司系統的數據庫實體，使人事檔案信息查借閱、轉遞及數據的提取和統計分析等工作主要通過計算機進行。 2、多媒體檔案材料 將員工在工作、學習和生產一線的動態影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計算機系統或投影設備顯示出來，不僅提供被任免干部的外觀形象、氣質、性格、口頭表達能力和處事風格等，以便對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，從而提高知人、識人的深度和廣度。 3、多媒體檔案材料保管和維護 以大容量、高速磁盤或光盤介質為電子多媒體信息的存儲介質，并按照科學的備份和保管制度進行備份和保管。同時注意對信息進行及時準確的采集、分類、更新和維護。 4、多媒體檔案材料使用 通過實用、良好的操作界面，方便用戶對有關材料的查詢和使用。注意對人事信息進行統計分析和預測，為人事決策提供參考。 5、多媒體信息系統保密和安全 建立網絡防火墻，通過引進安全可靠的防攻擊系統，建立科學的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。 （三）基礎建設 我公司配備專用的人事檔案管理專用計算機系統及數據備份設備。 照目標管理的有關規定，公司員工人事檔案實現“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）,管理檔案庫房面積32平方米，庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位。 二、現階段主要任務 2002—2003年開展員工人事檔案的整理工作。 2004年公司達員工人事檔案管理二級標準單位。結合人事檔案管理工作，為人事檔案管理人員舉辦業務培訓班進行培訓。 2005年初步建成同行領先和具有江蘇特色的數字化人事檔案館框架。 三、實現措施 1、提高思想認識，增強做好人事檔案工作的責任感和緊迫感。 人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事工作中一項必不可少的基礎工作。人事檔案管理人員要在思想上充分認識到此項工作的重要性，增強做好人事檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感。 2、運用現代計算機技術，加強對員工人事檔案的科學管理 2004年運用員工人事檔案管理系統，建立計算機人事信息使用點，使多媒體檔案材料的采集、維護、檢索和利用更加方便。穩步推進圖象、聲音和錄像片和考核文字材料相結合的多媒體檔案材料的采集和管理。 3、加強對人事檔案工作的宏觀業務檢查指導工作 公司有計劃的開展人事檔案目標管理工作，及時轉發上級有關文件規定，接受上級公司對我公司檔案管理工作的檢查監督與考核，并組織業務培訓研討活動，提高公司的人事檔案管理水平。 4、加強隊伍建設，提高人事檔案管理人員運用現代化手段管理檔案的能力 積極為檔案管理人員提供運用現代化技術進行檔案管理的業務培訓機會，提高管檔人員規范化、現代化管檔的思想意識和業務水平。 5、切實加強領導，全面落實人事檔案工作的各項目標和任務。各級領導要落實好提出的各項主要工作目標和年度工作任務，切實把人事檔案工作列入議事日程，定期聽取匯報，加強監督檢查，主動過問并研究解決檔案工作中遇到的問題，為人事檔案工作創造良好的環境和條件。
二00二年一月
人事檔案工作規劃一文由搜集整理，版權歸作者所有,轉載請注明出處!
（1）信息是事物狀態特征及其變化的反映，并不是事物自身；（2）因為信息的價值不會隨著利用而被消耗殆盡，所以數字傳媒時代的信息可以在工作中重復利用；（3）我們只有在數字傳媒時代對信息采取處理和利用才能體現出信息的價值，因此，一些閑置而老化貶值的信息是指那些處于靜止狀態和封閉狀態的信息，而這一點在很多檔案管機構中是非常常見的；（4）目標導向性是信息利用的一大特點，不同的需求者在利用不同信息時所表現出的價值是不同的，因此，在信息傳遞過程中要具有針對性和有效性；（5）信息具有流動性，信息傳遞中不受地域的限制，可以在廣泛空間內流轉；（6）信息具有可加工性，信息可以由一種形態加工成另一種形態，經加工處理還可變成新的信息；（7）共享性是檔案信息的另一個特點，信息的公開性體現了其所在社會的共同價值，人人都可以平等利用信息，這是法律賦予的權利，于此同時在利用信息的時候，使用者要按照法律法規對信息還有一定的保護和承擔義務；（8）我們很難用定量計算方法來衡量檔案信息的價值，情報作用、依據憑證、轉讓技術成果等形式是人們長期利用檔案信息來教學的常規做法，這些信息中大部分是難以用經濟來衡量價值的，而只有一少部分才能用錢來衡量。信息資源管理專家認為，信息不會無條件、自動地轉換為資源。
數字化技術在現代檔案管理建設中的應用
數字化信息技術，是借助計算機網絡技術和電子信息技術完成信息的產生、儲存、傳輸、轉換、處理、運算、更新、替換與交換的系統工程技術，是數字傳媒中必不可缺少的輔助工具，也是數字傳媒的必然趨勢。數字化信息技術在檔案管理中的應用就是通過對所需進行存檔的圖像、音頻、視頻、文字、圖形與動畫等各種信息進行存儲、傳輸與加工等處理，將轉換為一進制代碼的檔案信息利用數字化對信息進行檢索、整理與保護等程序。數字化技術促成了檔案信息的計算機管理模式，同時使檔案信息從檔案庫房管理的傳統方式中掙脫出來，其排列方式也是重新設立的程序排列，取代了傳統的排列方式，與此同時對傳統檔案管理中的封閉式與重管輕用模式都進行了改革，被開放式與重管促用的模式所取代。所以，為了能夠在檔案信息館實現信息的數字化，我們應該做好以下幾方面：檔案數據庫的建立、數字化貫穿檔案全部信息與檢索程序的編制。1.檔案數據庫的建立前需要對信息數字化進行足夠的準備在搭建多媒體平臺的同時，準備完成數字化、數字存儲、數字化信息輸出與處理前準備的各個子系統建立，形成個成熟的信息處理技術，對檔案進行制作與加工，最終形成一個完整的檔案信息化的工作流程，使管理信息的工作有條不紊的開展起來。對信息技術的操作進行控制，如啟動、運行和停止，并計劃統一安排其相關的子程序運行的順序時間；提供該軟件程序的操作界面的相關數據庫的添加與管理、生成交互控制等。在支持各個應用程序的同時保證安全有效的運行環境。再者就是需要對檔案信息數字化處理的部分進行整理分類，根據需求對分類以后的檔案的進行對應的處理，達成高倍的信息傳輸與存儲效率，以節約資源為目的。使用戶對檔案信息數據使用與管理的需求得到滿足。與此同時，管理與檢測多媒體資源與環境資源也是一個重點。2.檔案檢索程序的編程工作目錄信息的數字化是檔案信息數字化的前提，建立檔案數據的目錄庫是管理好龐大數字信息的檔案信息的必要條件，只有這樣才能使檔案管理井井有條并發揮信息化時代強大的檢索功能。第一，需要將檔案信息的種類劃分的清楚，對不同類別的信息進行分類的數字化處理，將檢索系統建立起來，使檔案信息能夠迅速、全面、準確和快捷的檢索出來，進而達到檔案數字化管理的目的。第二，建立著錄的標引與機讀檔案目錄。對主題內容、參考價值載體的物質形態以及檔案的出處來源等內容進行檔案著錄標引。對檔案編輯目錄的同時對信息特點進行分析篩選與登錄工作。3.檔案全文信息的數字化其數字化的目的在于在互聯網上公布檔案內容，充分發揮檔案全球化的真正價值；使需要者能夠不出家門，不受時間、地域的限制實現檔案信息的查詢。從傳統的檔案管理方式到數字化檔案管理的轉變中，其轉變方式是多種多樣的：一個是通過對原圖像與文字的掃描功能進行存儲與目錄檢索的編程；另一個是使用文本形式并且輔助檔案信息檢索的數據；再者就是將以上方式融合一起。使用者可以對所需文檔進行搜索。
數字化檔案信息的處理
檔案的數字化需要面臨的一個重要研究課題便是如何對所需存檔備案的信息采集、傳輸、組織和儲存等。為提高信息采集的高效準確和完整，需要設計并且使用相關的實時采集信息系統。該系統使相關人員將多媒體文件通過此平臺發送到檔案管理的服務器上，這些多媒體文件被服務器采集的時候，再通過“多媒體文件智能與自動著錄的檔案管理系統”多媒體文件被放入到信息的檔案數據庫當中，對于重要文件通過掃描儀將全文掃描的文件與圖像發送到信息平臺，計算機將自動的把全文保存在目錄數據庫的通用字段中。通過互聯網自動著錄或者采集信息后所形成的數字化檔案數據庫。由于多媒體技術對各個載體的記錄方式的不同，舉例說明就是圖像、文字與聲音的等方面進行的處理，進而使檔案館中的各種類型的檔案進行數字化的轉換過程。等到紙質檔案的數據格式確定后進行數字化信息的轉換，通過掃描或者照片等對信息進行錄入工作系統，在經過掃描、文件壓縮、格式轉換與加密管理的紙質檔案，最后保存在指定位置所形成的具有一定格式的數字檔案。無論是檔案館中經過處理的數字化檔案還是網絡上的實時檢索到的信息檔案，都需要將無序狀態成為井井有條的檔案信息，以便于達成人類信息互有時代。
檔案管理對于當代數字傳媒的高速發展來說是一個非常具有挑戰的課題，日益先進的現代化信息處理手段為數字化檔案建設提供了有效的技術保障。作為檔案管理者要勇于面對這個技術挑戰，在檔案管理中引入高新的信息處理技術，變挑戰為機遇，為建設高速準確和完整的數字化檔案管理網絡努力，為當代檔案管理事業做出應有的貢獻。
本文作者：王杰工作單位：周口市城市管理局園林處
藝術檔案的規范化與精細化管理，離不開對高職院校藝術檔案作用與價值的厘清。
（一）高職院校藝術檔案的作用
高職院校藝術檔案是學校在辦學過程中形成的關于文化藝術工作歷史發展的真實記錄，是超越時空范圍的歷史遺產，見證了學校的教育、建設與發展，匯集了廣大教師乃至學生的創造智慧，因而是一筆可貴的文化資源。高職院校藝術檔案具有以下作用：一是文化傳承作用。藝術檔案是學校在長期的辦學歷史進程中，創造并留下的文化藝術遺產。有多少藝術檔案就有多少藝術財富，就意味著有多少歷史藝術遺產留給后人。我們文化藝術的繁榮，就要在文化傳承的基礎上不斷推陳出新。二是學校藝術教育的重要資源。高職院校在進行藝術教學中，可以充分挖掘現有的藝術檔案資料，作為教師教學、學生學習的參考資料。高職院校可以利用藝術檔案編寫校本教材、授課教案、教學大綱，對學生進行藝術輔導，利用藝術檔案中豐富的聲像資料進行觀摩學習，作為示范教學都是不錯的選擇。三是利用學校的藝術檔案服務社會。高職院校的重要職能之一就是為社會服務，為當地的經濟發展服務。藝術檔案服務社會是因藝術檔案自身的特點所決定的。藝術檔案具有形象性和公開性特征，藝術檔案中的藝術作品是供人們欣賞、享受的精神食糧。高職院?？梢岳盟囆g檔案中的優秀作品面向社會展出，發揮其藝術審美作用，感化宣傳作用，開闊群眾的視野，促進社會的和諧。
（二）高職院校藝術檔案的價值
高職院校藝術檔案不同于學校其它的教學檔案、科研檔案、人事檔案、學生檔案等，它價值獨有，并且隨著時間的推移和歷史的演進，藝術檔案的價值將越發顯現出來。第一，高職院校藝術檔案具有重要的歷史價值。不少高職院校近年來經歷學校升格（從中專升格為高職高專）、搬遷新校區、學校合并等歷史沿革，在校史編寫中一些需要確認的史實資料可以從藝術檔案中找到答案。高職院校把本單位的藝術檔案收集、整理、保存起來將為學校未來事業的發展提供很多珍貴的，有參考價值的材料。第二，高職院校藝術檔案具有重要的學術研究價值。藝術事業的繁榮和發展，決不能孤立地去進行研究，而是要結合著研究昨天、今天來研究明天。要研究，就必須要有歷史的真實依據，那就是原有的檔案和有關的素材。比如，在工藝美術職業院校，我們要研究各個工藝流派、美術大師的歷史傳承與發展成就，就需要廣泛占有材料、分析材料，沒有材料就很難研究——巧婦難為無米之炊?？梢哉f，藝術檔案對于藝術的發展，對學術研究具有重要的參考價值。第三，高職院校藝術檔案具有很高的使用價值。學校的藝術檔案可以為師生反復使用，而且頻率很高。藝術檔案是學校進行藝術研究、藝術教育的重要材料。藝術檔案是學校師生進行藝術創作、藝術活動的總結。通過對一定時期的教師以及學生藝術創作、藝術活動有關材料的歸檔，可全面總結高職院校藝術創作的經驗、及時收集創作素材。例如，藝術院系獲獎的優秀的畢業設計，參加各級各類藝術競賽的獲獎作品，可作為后來者學習、研究的對象，同時也是他們進行藝術創作的源泉。實踐證明，利用藝術檔案，有案可查，許多問題迎刃而解，有利于拓寬學生創作的思路，提高藝術作品的質量。
二、高職院校藝術檔案管理現狀
（一）藝術檔案建檔意識不強
高職院校的藝術檔案不僅僅是學校檔案工作的有效組成部分，更是構建和諧校園、促進校園文化的重要載體，需要師生加強這方面的意識。高職院校在日常教學、科研、校園活動的過程中均會產生大量藝術檔案，諸如師生在日常教學科研、文藝演出等活動中產生的藝術檔案；學校組織各類文化節中產生的藝術檔案；師生參加校內外比賽中產生的藝術檔案等。雖然藝術檔案的種類數量不少，但是藝術檔案的收集、歸檔工作遠不如一般的文書檔案那樣受重視，學校檔案管理人員一方面對藝術檔案的產生情況不能有效掌握，另一方面未意識到藝術檔案收集的重要性，認為《高等院校檔案十大類實施辦法》中未對該問題作具體要求，于是對高職藝術檔案不重視收集，如在各類藝術比賽、展覽中產生的藝術檔案往往散落在各創作者手中，或長期存放在組織活動的相關部門，未能及時完整地歸檔到檔案館室。
（二）機構制度方面不夠完善
高校檔案工作是高校重要的基礎性工作，是體現高校辦學質量和管理水平的重要標志之一，學校應當對其加強領導和管理，將之納入學校整體發展規劃，納入整體考核評估指標體系。少數高職院校對檔案工作的重要性認識不足，意識不強，重視不夠；個別高職院校沒有根據《高等學校檔案管理辦法》規定將檔案工作納入學校整體發展規劃，未將檔案館建設列入新校區總體建設方案，依法管檔的自覺性和責任感有待進一步加強。一些建校時間長、辦學規模大、檔案數量多，符合中華人民共和國教育部第27號令規定條件的學校，至今尚未成立檔案館；有的學校雖然設立了檔案館，但級別建制偏低，人員偏少，難以適應學校又好又快發展的需要。少數學校檔案用房面積過小，基礎設施陳舊簡陋。個別學校檔案館安置在過渡用房，安全意識不強，必要的防護措施不到位，特別是臨時存放檔案的場所有著明顯的安全隱患。在檔案管理模式上，部分學校沒有根據有關法律法規進行建章立制，未能按照規定要求和檔案工作原則對學校各院系、各部門產生的各類檔案實行集中統一管理，特別藝術檔案的管理更是薄弱，呈現隨意化、無序化的狀態，缺乏必要的制度管理保障。
（三）檔案人員的素質亟待提升
提高高職院校藝術檔案的管理水平，離不開檔案人員的辛勤工作。檔案工作機構的人員構成、個體素質如何，直接影響藝術檔案的管理水平和工作效果。只有綜合素質高的人，才能勝任學校藝術檔案的管理工作。近幾年，高職教育事業跨越式發展，但卻存在忽視檔案建設的情況，學校檔案專職人員數量不足的現象普遍存在。隨著高職辦學規模的擴大，各項工作內容與日俱增，但是，由于人們對學校檔案工作的認識不足，高職院校的檔案工作長期處于可有可無的一項工作。不是安排一些婆婆媽媽的人員，就是把別處不好安排的照顧對象推去檔案室。現有的這些檔案管理人員，來著不同的專業背景，有的學習歷史、有的學習文學、有的學習計算機，五花八門，檔案管理專業的卻不多，這就給他們從事檔案工作帶來先天不足——專業素養不夠。高職院校的檔案人員往往還兼任一些其他工作，只剩下很少時間和精力應付檔案業務已成為普遍現象。在這種情況下，高職院校的檔案工作面貌可想而知。
三、高職院校藝術檔案管理的對策與路徑
提升高職院校藝術檔案管理水平，需要從高職院校的組織管理機制、管理隊伍建設、藝術檔案的數字化建設、藝術檔案的利用水平等路徑著手，綜合運用發揮合力方能有所建樹。
（一）要切實加強領導
高職院校檔案管理工作應該納入學院整體發展規劃，納入整體考核評估指標體系，藝術檔案工作也應該列入學院整體檔案工作規劃，各二級院系應該把藝術檔案工作列入本部門整體發展規劃，由一名分管領導具體指導、制定政策、把握藝術檔案工作的發展方向。要切實把藝術檔案工作作為學院發展的有機組成部分，積極宣傳和組織、整理和挖掘藝術檔案，把藝術檔案工作作為工作總結、業務考核內容之一。要針對藝術檔案工作發展的不同層次、不同類型，分別提出不同的量化指標和時限要求，進行分類指導。要保證必要的經費，確保藝術檔案的完整、安全和有效利用。總而言之，高職院校各級領導的重視，是藝術檔案能否順利發展的關鍵。
（二）要加強隊伍建設
藝術檔案員隊伍是藝術檔案管理上水平上臺階的重要基石。學院領導應該關心藝術檔案工作隊伍的建設，努力解決藝術檔案人員的實際困難，提升他們在學院偏低的待遇，解決他們晉升的渠道問題，提供必要的業務進修、外出參觀學習的機會，從而穩定藝術檔案工作隊伍。要多層次、多門類加強業務培訓，不斷提高藝術檔案人員素質和管理水平。藝術檔案工作是一項復雜的專業技術勞動，因此，要求從事檔案工作的人員應具有合理的知識結構，又要具備良好的藝術素養。只有綜合素質高的人，才能勝任高職院校的檔案管理工作。檔案工作人員的素質是提高藝術檔案管理水平，充分發揮藝術檔案作用的先決條件。概括地說，對藝術檔案管理人員主要有以下要求：良好的政治素質、精湛的業務技能、良好的工作作風、高度的責任意識、良好的職業道德，較強的溝通能力。從加強團隊建設的角度來說，還需要重視每一個檔案工作人員的個體價值和主觀自覺性行動。也就是要充分發揮和調動每一個人內在的積極因素，創造性地開展工作。對藝術檔案管理隊伍的管理重點在于明確崗位，落實職責，稽查考核，協調激勵。學校應該把檔案人員隊伍建設列入人才發展目標，統籌規劃，不斷優化隊伍結構，使高校檔案人員隊伍朝著專業化、高素養、有梯隊的人才隊伍結構發展，為高職院校的藝術檔案工作注入可持續發展的活力。
（三）要加快藝術檔案的數字化建設
藝術檔案是對學校和社會有保存價值的各種文字、圖片、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。要實現藝術檔案的文化傳承作用，必須加快藝術檔案的數字化建設。通過藝術檔案的數字化管理，讓更多的學生走進網絡平臺，共享先進文化的魅力，從而全面提高學生的文化素養，促進校園文化建設。加強藝術檔案的信息化和數字化管理，是藝術檔案事業適應時展的需要。利用多媒體技術，實現藝術檔案媒體的數字化。多媒體技術是一種交互性綜合處理的計算機技術。根據藝術檔案的多媒體特征，高職院校的檔案館可以充分運用多媒體技術中的音頻信息處理技術、圖像信息處理技術、視頻信息處理技術、多媒體數據庫技術和多媒體信息識別技術，結合數碼相機、數碼攝像機、數碼掃描儀等數字化設備，通過對紙質檔案、聲像檔案的掃描錄入、數碼處理、3D制作，將藝術檔案媒體轉化為電子代碼儲存、傳輸和處理，變成可視化、動態化、數字化的多媒體藝術檔案信息資源。藝術檔案管理軟件的運用，實現藝術檔案系統化的管理。軟件的應用可以提高管理思路和管理方式的創新，還可以提高管理的效率，提高日常藝術檔案管理的標準化和規范化的流程，及時提供文化資源的信息。高職院校在選用檔案系統管理軟件時，必須結合自己的工作條件、環境和和技術保障等方面的考慮，以提高軟件應用的實際效率。還要考慮檔案管理軟件的處理和儲存多媒體藝術檔案信息的能力。這樣就可以直接在電腦上進行藝術檔案信息的收集、整理、移交、歸檔、鑒定、銷毀、查詢和統計，簡化傳統的手工過程，提高科學化管理藝術檔案的能力。利用多媒體光盤技術實現藝術檔案數字化存儲。由于藝術檔案的信息量很大，圖文聲像并茂，這就需要功能全、密度高的大容量存儲器。多媒體光盤技術采用激光介質作為高密度信息存儲載體，具有記錄信息量大，存儲密度高，易于檢索，便于拷貝復制，還原傳輸效果好等優點。利用這些大容量的可讀寫光盤貯存圖像、聲音、動畫、視頻等多媒體藝術信息，既能有效地節省檔案庫房的貯存空間，擴展存儲能力，又便于保存、保管和借閱。
（四）要提高藝術檔案的利用水平
關鍵字：媒介、管理、便捷、促進
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
在現實工作中，檔案是一種信息能夠延續下去的媒介，在信息傳遞過程中起到了橋梁的作用。檔案所承載的信息能夠真實反映情況，體現時間原始狀態，使記錄的技術成果具有可查性。檔案作為一種資源，他的意義已經超過了某個單位所擁有的財力、物力以及人力的作用。傳統的檔案管理具有效率低，保密性差，檔案和資料查找不方便等弊端，為了改變這種現狀，需要深刻理解社會需求，符合經濟發展的目標，懂得客戶的期望。
隨著近幾年科學技術的進步，越來越多信息需要去處理，這些信息包括電子形式的以及紙質版面的，為了方便于我們信息的處理，我們可以多方面借鑒現代電子技術，運用科學的原理，進行開發和管理檔案，提升檔案管理水平，使檔案信息更多的滿足社會發展需求。
一、超媒體技術在檔案管理中的應用
我們要通過一定的手段對檔案資料進行收集、整理、存儲以及傳送給其他用戶，這些檔案資料不僅僅是幾份紙質文件，它還會包括信息量更大、覆蓋面更廣的數字化、網絡技術化資料。為了滿足現代檔案管理的需要，我們可以運用編碼技術對這些數字化的音頻文件、視頻文件進行再加工，這樣可以為用戶提供更加綜合的服務。下面就目前經常用到的超媒體技術進行分析。
超媒體數字檔案管理技術是一種新型并且典型的檔案管理方式，它把文本與多媒體技術進行了綜合，它的信息量不只包含一些文本，還包含一些視頻以及音頻文件，它是由一些節點以及一些鏈組成，用戶可以通過網絡技術傳播這些信息，在之前需要對信息進行集成化管理。超媒體檔案管理具有表現自然、對事物敘述詳盡生動等優勢，相對于其他檔案管理方式還更加靈活，它能夠體現一種新的管理意識。超媒體檔案管理重視信息直接相互聯系，它的思維習慣更加貼近于人類的真實表現，這種思維是一種非線性的、具有多網狀的結構。多媒體檔案管理模式已經打破了傳統檔案管理模式，也不再具有傳統檔案管理的缺點，在動畫、聲音、圖像等信息的存取應用方面更加快捷迅速，也更加準確。超媒體檔案管理已經能夠具有高度集成、信息實時傳播、信息載荷更全面等突出特性，完全能夠勝任現代工作的需要。
1、 超媒體技術在檔案管理中的應用
超媒體檔案存儲可以利用信息壓縮與存儲以及音頻、視頻的編碼解碼技術，這樣就為檔案的傳播、存取以及利用提供了前提條件。這種技術把信息變得更加生動、具體，靜止的信息給人以動態的感覺，推動了檔案信息載體的一體管理以及檔案的綜合化利用。這樣的解碼壓縮技術可以使圖像以及語音信息濃縮到一張光盤或者其他載體中，可以達到信息的海量存儲，由于光盤等載體體積小所以會節省空間，為用戶省去了一些成本費用，也減少了人力的支出。為了更好并且妥善的保存這些信息資料，可以利用這些技術把信息轉化成電子聲像信息，不僅能夠減少原件存取磨損，還能快捷搜索到信息，把逼真形象的信息呈現在用戶面前。
2、 多媒體技術的形式
網絡以及通訊技術應用形式主要有兩種，以聲音、電視圖像為主體的網絡通信，常包括影視點播、系統工作、可視電話，電視會議等。以文本為主的數據通訊，主要包括電郵、遠程登錄、網絡新聞以及Web等。檔案信息可以通過網絡進行全世界用戶共享，不光節省了客戶的搜索信息的時間，也減少了信息提供者的精力，檔案資料的價值也能夠得到充分利用。檔案資料的快速傳遞以及網絡服務，提高了檔案管理人員的工作效率以及工作質量，可以用充足的時間整理更新檔案信息，又可以及時的發現網絡上面的信息反饋平臺的用戶反饋信息，通過這個途徑可以知道客戶的需求以及客戶對檔案管理機構的意見，檔案管理機構可以根據具體情況分析，改變自己的工作狀態，為客戶提供更好的檔案信息。
超媒體檔案信息處理模式，可以遠程協作并實現異地的協同合作，這就使處在不同地域位置的檔案管理同行們同時進行學術的交流與探討，比如在不同國家的檔案管理人員可以經過電話視頻會議進行檔案整理的學術探討，不僅快捷而且省去了一些不必要的環節。
3、 檔案利用的形象化以及智能化
為了提高檔案信息的形象化以及動態化，一些技術人員把動畫技術應用到檔案管理過程中，這樣可以增加檔案信息的趣味性以及易理解性，豐富了客戶的信息獲取的模式，極大地拉近了檔案與用戶的距離，使檔案利用從專業人士更加廣泛的走進普通利用者。虛擬現實技術的應用，虛擬檔案室的發展，使得檔案的利用達到輕松操縱、任意遨游的境界。虛擬現實是由超媒體技術和仿真技術相結合而形成的交互式人工世界。在這種人工交互世界里，可以創造一種身臨其境的完全真實的感覺。未來的檔案室將會采用真實與虛擬并存的方式，虛擬檔案室是采用數字模擬物品及真實場景的三維模型展示，虛擬現實技術可以讓操作者置身于一個虛擬檔案室里面，可以觀看立體的檔案展品和查閱檔案資料。對于一些較為珍貴的信息資料不僅可以做到資源共同分享，還能減少被破壞、被盜竊的風險。虛擬現實技術在國內實際應用中，以敦煌莫高窟為典型代表，過多人的參觀使得敦煌莫高窟寶藏受到不可修復的毀壞，但這些豐富的寶藏是應該讓世人所了解的，利用虛擬世界可以較好的解決這類問題，通過網絡技術進行虛擬軟件操作，可以使人們免除了長途奔波去參觀的勞碌，也能真實感受到敦煌莫高窟的實景。
二、文書與檔案一體化檔案管理系統
通過大家所熟悉的計算機網絡系統，把各個用戶作為一個個信息工作站進行整合起來，用戶的文件所形成的計算機信息可以匯總到檔案管理部門。檔案管理人員對這些信息進行自動的整編、歸檔統計并進行分析，這項工作覆蓋檔案信息整理的全過程。由于這些匯編的過程是計算機自動完成的，正確率也得到了保證，為用戶創造了方便。目前來看，文書與檔案管理的一體化進程還不是太完美，很多環節需要去完善。這種檔案管理方式需要很多部門以及用戶之間的配合協作，根據系統的思想以及集成化要求，文書與檔案管理的系統需要組成系統的橫向以及縱向各個節點應該達到一定水平，為了充分發揮這種管理方式的作用，需要通過信息技術網絡進行信息的關聯。比如文檔一體化管理系統是按照《國家行政機關公文處理辦法》和國家檔案管理一級標準研制開發的集公文管理與檔案管理與一體的計算機應用軟件，適合國家行政事業單位的公文管理和檔案管理。其主要功能模塊為公文管理和檔案管理。其中公文管理中包括收文管理、發文管理和內部文件管理，檔案管理包括文書檔案管理、科技檔案管理、財務檔案管理、聲像檔案管理、實物檔案管理，資料管理。歸檔的文件可直接調用收、發文數據及內部文件數據，可實現網上歸檔、借閱管理和原文顯示。
本文對超媒體技術在檔案管理方面的應用進行了分析，也展望了在未來的工作中超媒體技術對檔案管理又有哪些深刻影響。另外，對目前大家經常用到的文書與檔案管理一體化系統進行了介紹，這兩種檔案管理的新技術對檔案管理工作起到了很大的推進作用，簡化了查閱以及反饋的環節，省去一些不必要的精力損失。檔案管理技術人員為了更好的做好本職工作，應該多接觸、多學習新知識，把學到的新技術應用到日常工作中，為檔案管理事業貢獻自己的力量。
參考文獻：
充分認識當前檔案管理存在的問題
任何事物，在其產生發展過程中都必然會出現新的矛盾、新的問題。隨著現代科學技術的廣泛運用，隨著經濟和社會的改革和發展，檔案管理也面臨許多新的問題。試舉幾例：
1.新型門類、新型載體檔案的不斷出現，對傳統管理理論和方法形成一定的沖擊。目前全國許多檔案館除了保存文書檔案外，還收集和保存大量的照片檔案、多媒體檔案、電子檔案、票證檔案、書畫檔案以及實物檔案等等，而原有的檔案管理理論和方法主要著眼于文書檔案，即使涉及照片檔案、多媒體檔案等，一般也只限于傳統照片、模擬信號磁帶的管理，而對當今種類繁多的民生檔案、人物檔案、實物檔案以及令人眼花繚亂的電子檔案，還缺少有效的管理制度和方法。例如各種門類的檔案一定要全部按全宗整理和保管嗎?對一些形式多樣、來源復雜的特殊檔案(如實物檔案、票證檔案、書畫檔案、甚至照片檔案、多媒體檔案等)，可否采用單獨的保管序列，賦予獨特的編號體系?檔案館收集的人物檔案數量多寡懸殊，多到一個人物上百卷，少則一兩件，如何劃分全宗?實物檔案應采用什么樣的裝具，如何解決展示與保存的矛盾?電子檔案怎樣保存，如何定期實施檢測等。由于缺少相關的制度、方法加以規范和引導，目前這些檔案管理出現各自為政的局面。
2.檔案開放鑒定標準已經不能適應檔案開放的要求。目前檔案開放與控制的劃分依據還是1991年修訂的《各級檔案館開放檔案辦法》，20年過去了，影響檔案開放與控制的因素已經發生了很大變化，原有的檔案開放鑒定標準已經很不適應。作為地方檔案館，沒有多少涉及外交、國防、國家安全等“國家重大利益”的檔案，而涉及隱私、涉及機關內部事務以及涉及知識產權的檔案卻越來越多，急需根據這些檔案的特點，結合黨務政務公開的要求，制定新的鑒定標準，實施新的開放鑒定。再如《檔案法》規定：“經濟、科學、技術、文化類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”，由誰來實施?是檔案館還是形成單位?這都是問題。有些珍貴的照片檔案、多媒體檔案和有鑒賞價值的紙質檔案，流入市場會有很高的商業價值，檔案館可以隨便提供查閱而只收點復制費嗎?當今社會利用者的法律意識和維權意識逐步增強，如果有些檔案該開放的而沒有依法開放，可以提供復制的而不給予復制，都可能導致我們與利用者之間的矛盾，對此要引起足夠重視?？梢詳喽ǎ瑳]有認真合理的檔案開放鑒定，就沒有真正意義上的檔案開放；沒有檔案開放，也就無法吸引更多的利用者走進檔案館；即使搭建起各種網絡，也難以真正發揮作用。
3.檔案登記統計體系不能適應新型檔案管理要求。例如原有的檔案接收登記多以每次移交檔案的案卷數量和延長米為單位，現在接收的檔案多以件為單位，同時接收的不僅有紙質檔案，還有電子檔案(其中有些與紙質檔案互為備份，也有單一的電子檔案)、照片檔案(包括紙質照片和數碼照片)、多媒體檔案、數據庫等，以什么為單位(盤數、文件數)登記?成為一個新問題。原有的總登記簿、收進登記簿、利用登記簿等已經不適應當前檔案登記要求。統計體系也同樣存在問題，例如數碼照片、多媒體檔案與電子檔案如何界定?雖然有些數字年年統計，但實際上統計的內容五花八門，很難反映出實際狀況。利用統計也是如此，利用目的統計分類缺少科學定義，“經濟建設”與“工作查考”、“編史修志”與“學術研究”難以區分，利用者職業劃分不規范等。沒有科學的登記統計體系，統計結果也無法作為決策依據。
4.檔案著錄不能滿足精確、高效檢索的要求。在過去較長一段時間，案卷目錄、全引目錄作為主要檢索工具。嚴格來說，案卷目錄、全引目錄只是管理檔案的工具，雖然也可以用來檢索，但檢索效率極差，除非利用者非常需要，否則很可能因為效率低而放棄查閱。以前各地編過“重要文件”目錄，因為對所謂“重要文件”不好把握，相關目錄基本棄置不用。當今社會是重視效率的社會，沒有高效率，就談不上高質量。因此，檢索工具必須向精確、高效發展。搞信息化建設，重要內容之一是實現檔案的文件級計算機檢索。開發建設一個信息系統可能一年半載就可以了，而開展文件級著錄并錄入計算機，對一個館藏量達幾十萬、上百萬卷(特別是民國及以前檔案)的檔案館來說，則需要花費十幾年、幾十年的時間，這是一項十分艱巨的任務。若在此基礎上搞分類目錄，工作量更大，況且分類體系也需要重新修訂。
5.檔案安全仍然存在諸多隱患。檔案館固然要重視自然災害對檔案的損害，采取有效的防水、防震等措施。但從各地發生的事故看，重大自然災害對檔案的損壞僅系個例，而因管理不善導致檔案丟失、損壞較為多見，例如有些有文物價值、鑒賞價值、商業價值的檔案被盜走，有些電子數據不經意地丟失，有些檔案因為不當利用而損壞等等，越發說明加強管理的重要性。
正確認識檔案管理和服務的關系
近幾年之所以產生弱化、忽視檔案管理工作的現象，原因是多方面的。一是管理工作自身特點決定的。檔案管理通常是在相對封閉的環境中實施的，工作內容單調，缺少變化，考核起來通常也只是數量的增加，其效益大多是間接的、滯后的，不太好衡量也沒有人來衡量。二是與我們的政策引導和輿論導向有關。這幾年有關檔案管理的政策、規章出臺得不算多，理論成果、科研成果也較為少見。況且管理性工作往往不為輿論所關注，從事檔案管理的同志常常感到郁悶，積極性、創造性受到―定程度的壓抑。三是從我們自身找原因，我們有些從事檔案管理工作同志，對業務不夠熟悉，對新事物關注、研究不夠。多種原因導致檔案管理工作顯得沉悶。
檔案事業發展到今天，我們不可能再關起門來只談管理，更不能老在案卷封面整齊劃~費神勞力，歷史上形成的檔案，只要不影響管理和利用，就不要老是折騰。檔案工作必須與時代同步，必須充分運用現代信息技術，必須擁有豐富的檔案資源，必須在服務大局、服務人民群眾、服務文化繁榮和發展中大展宏圖，
實現檔案工作的社會價值，從而為檔案事業發展營造良好的環境。但我們也不能因此走向另一個片面，好像只有服務才有價值，只有抓服務工作才是唯一正確的選擇，而一談抓管理就是保守，就是思想不解放。檔案管理與服務應該是相輔相成的，只重管理不重服務不行，而基礎工作做不好，要提高服務質量和水平也是枉然。
近年來我們在服務大局、服務人民群眾、服務文化繁榮發展可以說是有所作為，成效顯著。一方面得益于全局上下積極強化服務意識，另一方面也得益于不斷加強基礎業務工作。從2006年起，根據檔案管理實際需要，先后制定和完善了18種管理制度，對新型載體檔案整理、接收登記、全宗卷等進行規范；在完成建國后檔案文件級著錄的同時，組織人力對民國檔案實施文件級著錄，并將利用率較高的民國時期的80多種報紙、10000多冊資料(包括資料中的照片)著錄到篇目級；根據不同網絡需要對全部檔案進行了開放鑒定等，檔案管理水平有了較大提高?；A工作的提升，反過來促進服務水平的提高，一方面滿足利用者快速查閱檔案的需求，另一方面對檔案館主動開發檔案信息來說，也具有重要推動作用。不論是為領導服務，還是為文化繁榮和發展服務，沒有扎實的基礎工作，也難以有大的作為。例如領導決策通常需要的檔案材料很急，要求較短時間內就要拿出來，沒有一定的整理基礎和檢索工具，就很難適應；檔案館搞展覽、搞活動也是如此，有些配合形勢的展覽和活動從提出到完成，只有一個月左右的時間，如果基礎工作不到位，就接不了這樣的任務。
我們要重視服務，也要重視管理。孰輕孰重?端看發展水平。當管理水平低下時，應首先集中有限人力財力提高管理水平，改變基礎工作落后局面，而不宜片面追求高端服務。而當基礎工作達到一定水平時，就應該將服務放在優先位置，在滿足社會對檔案的需求的同時，適度開展一些高端服務(譬如編輯研究、宣傳教育、知識服務、定向服務、資政服務以及向社會提供高水平的研究成果等)。之所以將基礎工作放在優先位置，是因為基礎性工作如果一旦放松或者出差錯，不僅是影響當前，而且影響長遠。例如許多檔案館早期檔案交接憑據沒有形成或者丟失，要想補充幾乎不可能；管理體系出現了問題，往往很難糾正，有些可能會永遠地錯下去。
構建科學、現代的檔案管理體系
基于上述認識，青島市在安排今年和今后一個時期工作時，―方面繼續將服務放在突出位置，力求在服務中心、服務人民群眾、服務文化繁榮和發展中有新的、更大的作為，并在信息化建設、資源建設、館合建設等方面有較大進展。另一方面，決定拿出更大精力加強檔案管理等基礎業務工作，將檔案管理各項業務納入全市檔案系統年度考核重點內容，切實加強引導和指導，著力打造一個科學的、現代的管理體系，為檔案事業持續發展奠定一個堅實的基礎。重點做好如下幾個方面：
首先，建立和完善檔案管理的制度。檔案管理既然是一門科學，就必須建立一整套制度規范，檔案該怎么管，不能憑一時興趣，不能靠拍腦瓜，要按照檔案的內在聯系和變化規律，通過制度加以規范，努力實現管理的科學性。要重點針對檔案門類日益增多、載體更加多樣的現實，針對管理中遇到的各種問題，從接收登記，到整理、排列、鑒定、著錄、編目、分類、庫房、裝具、統計等，制定_系列規章制度。面對一些新型檔案，沒有現成的標準，我們鼓勵各處室、各區市加強學習和研究，將2012年定為“調查研究年”，針對工作中遇到的現實問題，學習和借鑒國內外有關的管理經驗，力爭在調研的基礎上拿出解決問題的辦法，盡快形成一套完整的制度體系，搭建起各種新型檔案管理的基本框架，為今后新型檔案的增長和科學管理打下堅實的基礎。
其次，全面實現館藏檔案資料文件級檢索。無論是從提高服務能力和服務水平，還是從檔案信息化及檔案安全的要求來看，實現文件級檢索都是必要的、緊迫的。今后一個時期，我們仍然要將文件級著錄作為一項重要任務，包括紙質檔案，照片檔案、多媒體檔案、票證檔案、書畫檔案以及地方性圖書資料等，在此基礎上實現館藏檔案全方位計算機精確檢索。鑒于本館民國檔案數量較多，實現這一目標仍然任重道遠，我們將堅持不懈地做下去，力爭5年左右基本實現這一目標。
第三，準確實施檔案資料開放鑒定。開放鑒定不僅是檔案利用、檔案信息化的基礎，對檔案信息安全也至關重要。盡管我們已經初步完成檔案開放鑒定，但這種鑒定還是探索性質的，還存在不少問題。從今年起，我們將加大鑒定力度，首先是依據國家法律法規和實際情況，制定更加明確的開放與控制標準。要借鑒國內外好的經驗，本著擴大黨務政務公開和保守國家秘密，保護隱私和知識產權，維護國家利益的要求，認真研究哪些檔案開放，在什么范圍開放?哪些檔案利用需要經過審批，需要經過什么樣的審批程序?形成具體明確的規定。在此基礎上，對館藏全部檔案實施嚴格細致的鑒定，納入開放范圍的決不含糊，不該開放的也從嚴管理好，既確保檔案信息安全，又最大限度滿足社會和廣大人民群眾查閱檔案的要求。
1.1醫院檔案管理人才欠缺
檔案管理人員素質的高低直接影響著醫院檔案管理水平的高低。在醫院的檔案管理工作中，很多檔案管理人員都沒有經過專業的培訓，業務水平、理論水平甚至是文化程度一般都相對較低，主要表現為醫院檔案管理人員中專業出身的人員少、嚴重缺乏專業知識、知識結構不合理以及現代檔案管理知識貧乏等，已經無法滿意醫院和社會的發展要求[2]。另外，醫院檔案管理人員配備嚴重不足也嚴重制約著醫院檔案管理的信息化建設。
1.2醫院檔案管理方法落后
目前，還有很多醫院的檔案管理還在沿用傳統的服務理念和服務方式，傳統的理念下進行檔案管理也就意味著還在采用傳統工作的作用方法，主要依靠人工來對檔案進行收集、分類、保存以及查找，這種管理方法的效率較低，并且很容易出現各種錯誤或者漏洞，對檔案資源的完整性和準確性無法保證。這種傳統的圖書管理的方法以及無法滿足信息化醫院檔案管理管理的要求。
2信息化背景下醫院檔案管理的措施
2.1提高醫院檔案管理信息化意識
信息化背景下加強醫院檔案管理工作首先就要提高醫院檔案管理信息化意識。首先，醫院領導層應該對信息化背景下加強醫院檔案管理工作的重要性進行爭取認識，將加強醫院信息化檔案管理提高到醫院發展戰略的高度上，對檔案信息建設的投資力度進行加大，對管理手段進行改進。對于檔案管理人員來說，首先要樹立正確的檔案信息服務理念，堅定不移的支持醫院的檔案信息化建設。
2.2健全醫院檔案管理信息化制度
隨著醫院的不斷發展，醫院檔案管理工作的內容也越來越復雜，因此建立健全醫院檔案信息化制度對加強醫院檔案管理具有十分重要的作用和意義。醫院檔案信息化制度應該包括檔案收集、保管、開發以及利用等多個層面，并且還要明確檔案管理人員的職能、責任和義務，并且為檔案管理工作制定相應的考核措施和獎懲制度。醫院檔案管理人員的考核措施和獎懲制度應該改變僅重視物質獎勵的激勵機制，引入人文精神體現以人為本的思想，通過這樣的措施來激發醫院檔案管理人員的工作主動性和積極性。
2.3加強基礎設施和人才隊伍的建設
信息化涉及到的技術問題有很多，例如計算機硬件、網絡、數據處理、信息和規范、信息安全等是一個特別復雜的系統工程，信息化背景下加強醫院檔案管理離不開完善的基礎設施以及專業的人才隊伍。醫院應該加大資金以及醫院檔案信息化建設所必需的軟、硬件投入力度。除此之外，醫院還要加強醫院檔案管理信息化人才隊伍的建設，檔案管理人員不僅需要專業的檔案管理知識，還要具備較強的計算機信息化基礎知識。醫院可以加強對檔案管理人員的培訓工作，不斷提高檔案管理人員的專業知識和技能水平；可以通過“請進來，送出去”的方式進行業務培訓，對檔案專業人才和計算機專業人才積極引進。
2.4創新醫院檔案管理手段
雖然有些醫院也運用了計算機等技術來進行檔案管理，但是一般常用的文獻檢索只是采用檢索工具來檢索所需的信息，雖然比傳統的手工檢索效率快，操作也比較靈活便捷，也具備很多功能，但常用的文獻檢索在檢索途徑、檢索方法上還存在著很多限制。要想推動醫院檔案管理的信息化建設，首先就要將紙質檔案與電子檔案的存儲方式進行結合，然后對電子檔案進行充分利用，通過運用計算機多媒體、網絡通信技術等高新技術手段為用戶提供跨地域、跨學科、超時間的信息需求的虛擬化服務，來實現檢索的智能化。應該根據醫院的實際情況以及醫生、護士、患者以及患者家屬查閱的需求和習慣等對醫院檔案管理的手段進行創新，要通過運用計算機多媒體、網絡通信技術等高新技術手段來實現多特征的圖像檢索或者是語音導航系統，真正滿足醫生、護士、患者以及患者家屬對檔案的查閱需求。
2.5創新服務方式，提高服務質量
推動醫院檔案管理信息化管理還要不斷創新服務方式，不斷提高服務質量。管理員與檔案使用者之間的互動交流是醫院檔案管理中的重要一項內容，而在信息化背景下，計算機多媒體、網絡通信技術等提供了很多有效的工具和方法用于人與人之間的信息交流。醫院檔案管理人員應該針對性地對各種檔案使用者進行各種形式的服務，例如可以通過利用電子公告板論壇、電子郵件、視頻會議等進行服務，還可以通過電子公告板論壇組織討論，讓檔案使用者對檔案管理發表自己的看法等。
3結語
隨著信息時代的到來，以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。詳細內容請看下文檔案管理工作的創新與發展。
一、高校檔案管理工作的現狀
近年來，隨著高校的不斷擴招和教育體制改革的不斷深化，高校檔案的數量和種類都不斷增加。特別是隨著信息化的發展，高校檔案管理工作遇到了前所未有的挑戰，集中表現在以下幾個方面：
(1)檔案管理制度不健全。近幾年，雖然高?；ㄏ虏簧倭?，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值;二是因保管制度不健全、基礎設施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現象屢屢發生;三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發揮其應有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。
(2)信息化水平低。隨著計算機和網絡技術的應用，檔案的載體發生了巨大的變化，由原來單一的紙質載體發展為紙質、電子等多種載體共存的局面。然而通過調查發現，不少高校信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發展。
(3)檔案管理人員素質不高。一是缺乏專門的檔案管理人才，不少高校的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業知識;二是對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作當作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性;三是計算機應用水平不高和實際操作能力低，不能適應現代化檔案管理工作的要求。
二、高校檔案管理工作的創新途徑
面對高校檔案領域發生的巨大變化，為適應新形勢，更好地發揮檔案的作用，跟上時代的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項規章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質等方面狠下功夫。
(1)完善各項規章制度。充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。一是根據我國《檔案法》等法律法規和有關檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準。檔案管理工作的發展趨勢是逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，就要有明確的分類標準，同時借助先進的檔案管理技術，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業的發展。
(2)提高信息化管理水平。以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。在現代化過程中，高校檔案的載體發生了巨大的變化，由原來以紙質檔案為主發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及檔案收集與傳遞的網絡化成為必然的發展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新的要求。同時，高校檔案管理信息化的發展使得高校檔案部門逐步走向社會，更好地為人們的生活、學習和工作服務。實現檔案管理工作信息化可以將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時間和精力去研究檔案的各種規律，不斷改善檔案的管理水平，有助于學校管理水平的整體提升。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為校內外提供高效、優質的服務。
國土資源檔案信息作為我國重要的信息資源，采用傳統的人工管理方式顯然已經無法適應檔案資源管理的實際發展需求，因而實行國土資源檔案管理數字化已十分必要。開展數字化管理在國土資源檔案管理中的適用性分析，建立國土資源檔案管理的數字化發展目標，加強并完善其管理措施具有十分重要的作用。
一、數字化檔案管理的適用性分析
（一）數字化檔案管理能體現出國土資源多樣化的管理需求
伴隨著我國國土資源工作開展程度的逐漸深入，相應的檔案內容及數量也日益增多，其類型也逐漸趨向于多元化的發展趨勢。因而在進行國土資源檔案管理時，首先應當進行分類處理，這當中主要包含了綜合類、地籍信息、地表測繪等多種形式的書面文字檔案信息，同時還有許多以視頻、電子數據等形式存數的檔案信息資源。因此在國土資源檔案的管理當中應當依據我國國土資源檔案形式多樣化的特征，在其管理方式的選取上采用多樣性的管理方式。采用多媒體數字化的檔案數據處理形式，能夠將國土資源檔案轉變為各種各樣的類型樣式，進而對其進行分類處理并將其統一存儲于相應的數據庫中，從而充分體現出數字化檔案管理在國土資源多樣化管理當中的有效適用性。
（二）數字化管理對于國土資源的復雜性具有較強的適應性
在進行國土資源檔案的管理當中，由于其帶有一定程度的特殊性，因此種類較多繁雜，對于不同種類的檔案在進行管理時所采用的方法也具有一定的差異性。因而，在開展相應的管理工作時就必須要用到一些數字化的管理方式，有效地保證管理工作的有序性。采取數字化的管理方式并進一步加強對系統數據的整合、處理，從而有效達到對國土資源檔案管理的適用性。
（三）數字化檔案管理能體現出國土資源整體性特征
國土資源檔案內容是對其實際資源及信息的有效整合，包含了一定程度的整體性和綜合性，其中大量的資源內容都是具有一定的依存關系，因而必須要對其建立完整的數據信息庫，并實行集中化的統一處理方式。建立相應的數字化管理方式，通過對數據庫資源的不斷改進、完善，便能夠實現整體化的管理策略，對于出現的管理錯誤或漏洞問題也能夠更加及時的發現并采取相應的彌補措施，從而顯著提升了其對國土資源檔案管理的實用性。
二、加強國土資源檔案數字化管理的措施
數字化檔案管理的具體含義，即通過多媒體等信息技術手段，將傳統的紙質資料或是相應的錄音或視頻資料通過數據的轉換，使其成為統一整體的多媒體信息內容，并將其依據相應一致的數據格式儲存于數據庫當中。進而利用強大的數據庫資源對國土資源信息進行統一的處理和管理，從而高效的提高對國土資源信息的利用及處理能力。
（一）轉變觀念加強對數字化管理的認識
國土資源檔案管理人員只有充分認識到數字化管理的實際價值，才能夠真正的轉變檔案管理的理念。在此過程當中，相應的國土資源檔案部門應當加強對數字化管理推廣力度。檔案管理的內容牽涉到許多部門單位，在數字化管理的實施過程中應當加強同這些相關單位的合作，將他們所收集到的數據信息統一增添進國土資源檔案部門的數據庫當中。因而，這就需要相應的檔案管理人員轉變觀念，加強對數字化管理的認識，將其傳統的思維方式轉變為數字化、智能化的管理方式，從而使國土資源的檔案內容更加完善、詳盡。
（二）制定并實施相應的計劃
在開展國土資源檔案管理工作前，對于可能出現的管理難題要進行預見性分析。另外，數字化管理方式的轉變是一個系統性過程，必須要借助于各部門管理人員的通力合作，因而，在檔案管理工作開始前就要制定出詳盡的實施方案，并對其開展過程中所需要用到的資金、人才等要素做好充足的準備工作，最大程度地構建出一整套完備的數字化管理系統，從而使管理的數字化進程工作能夠有序開展。
（三）加強安全性建設
在其數字化管理的建設過程當中，最大的隱患問題即為數據的安全性。當前信息技術的快速發展，相應的病毒入侵形式和程度也在不斷的加重，因而在對其進行數字化管理的實施過程中，相應的管理者應當提高安全防范意識，加強防范措施，對數據庫系統定期進行病毒查殺。加強對檔案管理人員的安全醫師培訓，在資料錄入時必須要采取相應的密碼設置，制定并完善相應的安全防范制度，提升國土資源檔案管理的安全性。
論文摘 要：信息時代的到來使檔案信息化和數字檔案館的建設變成了可能，本文首先對相關概念及其重要性做了必要的說明，其次針對目前高校在檔案館建設過程中存在的問題進行了分析，最后提出了相關的策略意見。
1.檔案信息化與數字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
2.高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規范和標準的要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。
高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數字化建設中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
3.2技術層面的問題
⑴高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫；
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展；
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范；
⑷高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關策略建議
4.1加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發和應用。在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊伍的建設
數字檔案館建設是一項高科技項目，要根據建設需要，培養和引進一批人才，構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質的同時，要加大培訓力度，加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現代化技術的技能；其次要根據檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質現代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發檔案信息化的項目和產品等。
5.結語
數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。
參考文獻
[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內蒙古電大學刊，2007（09）
