時間：2023-05-23 15:45:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子文件與電子檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、電子文件基礎理論概說
隨著辦公自動化和CAD計算機設計的普及，越來越多的社會活動和科技生產活動的記錄將產生于電子工作環境，人們進行交流的手段也將從紙質走向電子媒體，多數文件的部分生命將以電子形式度過，由此檔案工作人員將不得不關注并盡早介入電子文件的管理。對我國檔案工作者來說，隨著我國金卡、金橋、金關、金建工程的發展，以及國家“十一五”計劃要求到2010年CAD設計在機械、電子、航天、航空、汽車、船舶、紡織、建筑工程設計活動中的普及率及覆蓋率達100%或90%，電子文件和檔案的管理問題將日益突出，從現在開始我們應該充分重視電子文件及檔案的管理問題，否則我們將難以迎接信息技術給我們帶來的挑戰，難以對付電子文件給我們帶來的難題。電子文件具有如下特征：1.依賴性與不可識別性。電子文件相對于紙質文件而言具有信息與載體相分離，不能直觀閱讀的特點，必須依賴于技術才能識別和利用。2.所用技術的不穩定性。電子文件的有效利用必須依賴于一定的技術和設備，然而設備和技術的壽命一般都不超過10年。3.載體形式多樣性且體積小。4.載體不穩定性且壽命短。電子文件相對于紙質文件而言，對環境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等條件要求很高，且壽命一般不超過20年。載體脆弱且不穩定。5.信息的易控性、可變性與易丟失性。6.動態性與虛擬文件特征。電子文件以電子形式存在具有動態性特點，是一種虛擬文件。
二、電子文件對檔案管理工作的影響
（一）電子文件的出現對檔案管理工作的挑戰
1.電子文件的永久保存和永久利用上面臨的問題。傳統檔案保護工作十分強調工作的目標是對檔案載體如何“延年益壽”，因為載體與所記錄的信息就是一體，有了載體就有了可用的信息。對電子文件而言，載體的耐久性可以通過再生性保護手段，無限延長其壽命。然而其載體與信息相分離，必須依賴于一定的技術（軟件和硬件）才能識讀，僅保存載體，離開了電子文件的工作環境，載體的保存將沒有意義，其上的信息無法進行利用，等于沒有保存。因此傳統的保護觀念必須更新才能適應電子文件的挑戰。眾所周知，任何文件和檔案保存的最終目的都是供人利用。因此電子文件和檔案的保護觀念應該是首先樹立如何保護所存信息能被長久或永遠的安全可用。其保護工作的構成要素因而包括以下幾個方面:載體的保護、技術（軟件和硬件）的保護、工作環境的保護、保障數據安全（數據可靠、真實、不丟失、不被篡改）。
2.檔案管理工作者的專業素質面臨嚴峻考驗。在電子文件時代，與傳統的文檔管理不同，檔案工作者應成為高素質、復合型的專門人才，除了具有基本的文化科學知識、檔案專業知識外還應有較高的外語水平、豐富的法律知識和熟練掌握現代信息技術、網絡通信技術，否則就根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能維護電子檔案的完整與安全，與各種危害電子檔案的諸多因素進行有效斗爭。
3.檔案計算機管理系統與辦公網絡系統不兼容。進入21世紀，檔案系統提出文檔一體化的管理模式。電子文件歸檔必須了解電子文件產生的背景、數據格式，以及相應的電子計算機軟硬件技術。但目前的情況是大多數單位的檔案管理系統與辦公系統各自為政，辦公自動化網絡系統上運行的電子文件是為服務，政務工作結束，電子文件就停留在辦公網絡中。機關檔案室使用的檔案管理系統是檔案行政部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享推廣的檔案現代化管理軟件。由于辦公網絡系統與檔案管理系統設計單位不同，系統環境不同，因而形成的數據難以轉換，造成辦公網絡系統與檔案管理系統不兼容。
（二）電子文件對檔案管理工作帶來的機遇
1.大大降低檔案管理的管理成本。電子文件檔案是通過計算機進行操作、存貯、傳輸的數碼序列，其管理主要是在文檔一體化的框架下，通過計算機文檔監控系統對文件和檔案在網絡環境下自動著錄、自動標引、自動檢索、自動統計、自動借閱，最終以磁帶、磁盤、光盤等形式來存貯和保管，這不僅避免了文書部門和檔案部門的大量數據重復錄入，文件重復整理歸檔等許多重復的工作，而且檔案管理部門也不必要花費大量的人力、物力、財力來建造庫房、進行裝訂等工作。
2.縮短檔案的檢索速度，實現資源共享。數字化信息使人們可以在任何時候、任何地點通過網絡傳遞迅速獲得所需要的信息。同一份檔案可以在同一時刻為眾多人利用，人們通過網絡可以利用保存于數千里、甚至上萬里外的地方的檔案，檔案保存地點的遠近不再成為制約人們利用的因素。
3.提高工作效率，促進檔案管理的現代化。由于電子文件內容與載體的可分離性，文件的內容將以數據單元的形式自由地存貯、分類、編輯、檢索和傳遞，并通過計算機系統進行迅速、有效、多角度整序，不再需要像對紙質文件那樣的分類整理。可以完成文件的自動著錄、自動標引、自動檢索、自動借閱和自動統計，縮短文件歸檔的運作周期。建立的文件級目錄檢索體系，能極大地提高檔案的檢索速度和查準率、查全率。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
三、對電子文件管理的若干思考
（一）提高檔案管理人員的綜合素質
筆者認為，即使在電子時代，也少不了作為主體的人的能動作用的發揮，畢竟電子產品與電子技術最終還是要以人為本，為人服務。所以，在信息時代，同樣要求有著高素質的人才來操縱信息化、發展信息技術。在檔案管理方面，筆者以為應從以下兩方面綜合提高檔案管理人員的素質：一方面應當提高電子檔案信息安全意識。由于電子文件具有上述特點，對利用過程中的控制比紙質檔案要困難得多，檔案工作人員又缺乏足夠的知識和經驗，有時不能及時發現問題，因此必須具有明確的信息安全意識。目前對提高電子檔案應持謹慎態度，在無確定把握時可限制利用方式，以防出現泄密、信息失真、損失、病毒入侵等方面的問題。具有保密要求的電子檔案，上網時需要穩妥的安全保密措施。其次，應當加強檔案管理人員的信息技術的學習。隨著計算機技術的發展，電子檔案的應用具有廣闊的前景。但是每一種利用方式的應用都要靠人的設計和操作，因此，檔案工作人員應加強電子檔案理論知識學習，努力開發檔案利用方面的系統功能，逐步創造條件，為利用者提供更多、更方面的服務。
（二）應用“前端控制”理論介入電子文件的運作和管理。
按傳統檔案的管理模式，檔案的管理與文件的管理是相分離進行的。鑒于電子文件的特點，我國檔案學研究人員提出在電子文件的管理中應用“前端控制”理論，使檔案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，從文件生成起建立文件檔案，對重要的文件實現全程管理。檔案行政部門積極地應用“前端控制”理論對電子文件實行管理，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成、運行到歸檔管理，指定專人或專門機構負責。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過程中，及時備份數據和對設備環境的備份，以保證電子文件歸檔的質量，電子文件生成用統一的專用軟件歸檔管理；已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格地制度和有效的技術措施保證其信息的原始性、真實性、完整性。長期保存的電子文件應與相同內容的紙質文件和拷貝一起歸檔，確保歸檔電子文件的完整性、有效性。在網絡上定期把符合歸檔要求的電子文件信息聯機傳送，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的載體上，脫機保存。具有保密要求的電子文件，必須有安全保密措施，上網時必須符合國家安全保密的有關規定，確保電子文件的安全。
（三）加強辦公自動化系統和電子文件的安全防護工作。
做好辦公自動化系統和電子文件的安全防護工作，首先要抓好電子信息存儲載體，特別是磁性載體，定期拷貝是保證磁性載體可靠性的行之有效的方法。嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。二是要保證計算機網絡系統運行安全，可設置登錄限制，使用文件權限的限制，在一定的范圍內對服務器文件數據提供了保護。三是做好數據備份工作，保證信息安全。四是預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。在計算機系統安裝防病毒軟件和其它先進的防病毒措施，不允許隨使用外來的磁盤、光盤等，必須使用時嚴格地進行病毒檢測，確認安全方可使用。
參考文獻：
［1］蒙海理.電子文件對檔案工作的影響及紙質文件的共存［J］.西昌師范高等專科學校學報，2004，（3）.
［2］甄進芬.信息時代電子文件對傳統檔案工作的沖擊和挑戰［J］.新鄉教育學院學報，2005，（12）.
計算機應用技術的不斷推廣加速了信息化時代的到來，而信息化技術在電子檔案管理工作中的應用也是檔案管理部門提高工作效率和質量的重要途徑，但是在應用存在的問題也使得信息化技術無法發揮真正的作用。檔案是信息的重要來源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準確性、科學性和有效性，加強對電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術來完成的。【1】
一、電子檔案管理系統研究的背景
信息化技術的發展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準確性和有效性提出了更高的要求。現階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產生或者已經產生的各種形式的檔案，如紙質形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產生的電子檔案。由于計算機應用技術的廣泛性，第一種傳統的檔案類型已經逐漸向電子檔案形式轉變，而現在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統已經是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發展的關鍵。而現如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統設計和實現的必要性。
二、現階段電子檔案管理軟件中存在的問題
對于電子檔案管理軟件的研發工作一直在持續進行著，但是由于傳統檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準確性和有效性，在傳統管理方法向新電子檔案管理上的轉變還需繼續進行。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：
現存的軟件大多還是應用于對傳統紙質檔案的管理，和計算機技術應用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統檔案的差異性，沒有創新檔案管理方法，而電子檔案管理系統在工作流程和使用功能上都應該有一定的變化。【2】
很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。
諸多軟件在設計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發技術比較落后，無法順應電子檔案內容和類型不斷更新的新形勢。
電子檔案的使用的有效性是軟件在設計過程中應該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。
三、電子文件檔案管理系統
電子文件檔案管理系統的基本要求
檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經說明電子檔案的兩種形式，自動化產生而成和由紙質檔案發展而成，自動化產生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質檔案的管理也有一定的區別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質檔案管理上的差異性也說明了傳統檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統設計上也需要根據電子化檔案的特點，進行合理的設計。【3】
電子文件檔案管理系統業務流程設計
收集模塊。電子文件檔案管理系統的首要環節就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統中的收集器開展收集工作。
鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關檔案的管理期等內容進行修改，并且發表鑒定意見，同時對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。對于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價值進行判斷，其次對符合要求的電子檔案進行屬性判斷，最后則是形成預立卷電子檔案。
關鍵詞：電子文件；檔案管理；
文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
一、電子文件的重要性
首先，做好電子文件的檔案管理工作有利于國家信息化建設的健康發展。近二十年來，電子信息技術取得飛速發展。辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善，文件從產生至處理結案幾乎可以不使用紙和筆。因此，電子文件的檔案管理工作已經成為國家檔案工作、國家電子政務建設的重要組成部分。其次，電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實、完整、長期可讀。電子文件同紙質文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔，應由檔案部門進行集中統一管理歸檔，這是《中華人民共和國檔案法》規定的有關要求，也是電子文件形成的必然選擇，有利于國家記憶的長久傳承。最后，做好電子文件的檔案管理工作，可以更加準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶需求，也可及時發現利用系統中的弱點與不足，調整和改進工作方法或技術措施，使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來，為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。
二、電子文件的整理
電子文件整理時應根據文件整理目標和規律，借鑒已相當成熟的紙質文件整理程序方法和原則，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備工作。
（一）電子文件的組織。在電子文件形成后要及時進行收集、整理、積累、歸檔工作，防止文件丟失情況的發生，也就是將零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號、密級等電子文件的著錄標引應由檔案部門的歸檔人員來完成。
（二）建立數據庫。電子文件在數據庫中是以虛擬方式存在的，應建立“虛擬文件庫”。經過分類、劃分和排序后，依次將電子文件登記在“虛擬文件庫”中，并在電子文件名和電子文件內容之間建立關聯，實現數字數字保存、數字檢索和數字顯示。最好再建立一個電子文件索引數據庫，這樣更利于以后進行查找。
（三）電子文件的存取。電子文件的整理是一個完整的生命周期，涉及多個部門。堅持紙質文件與電子文件并存，即保存二套檔案。利用計算機輔助管理系統對電子文件的形成處理、收集處理、整理歸檔、保管利用過程中，進行自動跟蹤管理，專人專機負責，再進行拷貝或刻錄到可以移動的磁盤、光盤介質上，以便長期保存其原始性和完整性。
三、電子文件的歸檔
電子文件的歸檔與傳統的紙質文件的歸檔有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子文件是將接收到的文件按要求進行分類、編制文號后轉到檔案數據庫或記有歸檔的標識。然后由檔案部門統一管理歸檔。
（一）確定范圍。確定歸檔范圍是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案管理的關鍵。凡是依據國家規定、能夠反映實際情況、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類、同一格式，具有歷史聯系的文件相對集中到一起，便于操作者查詢讀取文件，也便于計算機尋找文件。
（二）明確時間。按規定每年度的電子文件應在次年的6月底前進行歸檔，因涉及到電子文件的技術環境條件，存貯介質的質量、壽命、功能等問題，一般以不超過2～3個月為宜。
（三）制定規范。及時收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準確性、原始性。對于草稿文件，考慮到以后紙質文件逐步數字化，建議對其進行積累、鑒定、歸檔；對于起輔助作用或正式使用的電子文件，應及時收集、整理、歸檔；對于電子文件生成的軟硬件環境和原數據，也應加強管理，一并進行歸檔管理；對于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準；這樣可以大大提高檔案的真實性和可靠性。
（四）選擇載體。紙質文件檔案管理的載體比較穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，如利用磁帶、磁盤、光盤等，在脫機采集數據的介質移交方式上極其容易造成數據丟失。因此，利用網絡移交較為安全。一是借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。現在大多數單位都已建立了計算機局域網，可以借助本單位的網絡與檔案部門之間開通電子文件歸檔專線，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此線傳輸到檔案管理部門。二是選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應現代社會發展的需要，由單位指定一個管理部門（如信息中心）負責本單位的數據傳輸、資料鑒定、內容審核、編目整理后，通過網絡傳輸，移交給檔案部門進行保存。以保證電子文件形成部門對其數據的原始性、準備性、真實性負責。通過計算機或網絡收集與管理電子文件，是實施前端控制的有效手段。任何電子文件一經產生，電子文件管理系統就自動進行跟蹤管理，檔案部門可通過網絡對其進行檔案管理和控制，對電子文件的生成、遷移、歸檔、利用等各個階段設置完善的功能管理，對各個環節實施邏輯管理。
四、結束語
隨著辦公自動化應用進程的加快，在日常工作中高效、準確地處理各種信息的工作方式會形成大量的電子文件，這就給文件的檔案管理工作帶來了更高的要求。目前紙質文件的檔案管理的目標和要求是相對完善、明確的，但電子文件檔案管理缺乏嚴格有效系統的管理辦法，加強電子文件檔案有效有序管理迫在眉睫。筆者認為，電子文件同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，應認真把握電子文件的特點，分析其檔案管理規律，結合辦公自動化的要求，完善各項制度和技術規范，不斷推動電子文件的檔案管理和有效利用。
參考文獻：
[1]高峰，趙密霞.高校電子文檔管理的現狀及特點研究[J].蘭臺世界，2013，（14）.
[2]趙暉.信息時代高校檔案管理應注意的幾個問題[J].辦公自動化，2012，（01）.
【關鍵詞】電子檔案管理；特殊性；知識技能
隨著辦公自動化的進一步擴展,特別是信息產業和網絡化技術的廣泛應用,許多電子文件歸檔后形成了電子檔案。電子檔案雖然與紙質檔案都遵循著收集、整理、鑒定、保存與利用等檔案管理的基本原則,但電子檔案與紙質檔案仍有很大的不同——因為紙質檔案的信息內容一旦與載體結構形式構成相互關系后就永遠無法分離,人們不依靠任何技術就能識別檔案的內容。而電子檔案則須使用技術和設備把信息內容記錄于存儲載體上后,就離不開這種技術和設備,并要利用這種技術和設備進行逆處理才能識別它的內容,這就造成了電子檔案管理的特殊性。
研究電子檔案管理的特殊性,探討建設一支與之相適應的具備一定知識技能的電子檔案管理隊伍,是實現檔案管理現代化必須解決的課題。
1．電子檔案管理的特殊性
電子檔案管理與紙質檔案管理不同的主要原因,是電子檔案管理要依賴電子計算機的軟硬件技術平臺。因而電子檔案管理的特殊性表現為以下幾個方面。
1.1電子檔案管理的信息內容數碼化
電子文件、電子檔案是將文字圖形、影音影像等信息,轉換為數碼或符號來存儲和傳輸的。人們對電子文件、電子檔案所記錄的信息必須通過相應的軟硬件技術還原后才能閱讀。
1.2電子檔案管理必須實行文檔處理一體化
從管理的角度看,電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。紙質檔案在歸檔前的文件階段,檔案人員無須參與管理,但電子文件在形成階段,檔案人員就要參與設計指導,使產生的電子文件能按歸檔要求歸檔管理;同時還要了解電子文件產生的背景、設計思想、數據格式及計算機軟硬件技術等,因此,在電子文件時代,電子文件的形成者,電子檔案的管理者,必須通力協作,實行文檔一體化管理,才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。
1.3電子檔案保存保管技術復雜化
紙質檔案只要符合保管保護條件,就能達到長期保存目的,而電子檔案長期保存就要面臨許多的技術上的問題,例如電子檔案可存取性、可用性、可理解性因素,電子軟件所依賴的計算機軟硬件發展水平,電子信息存儲載體的耐久性等等因素,都會影響電子檔案的有效保管,必須要有一整套的技術措施來給予支持。
1.4電子檔案開發利用形式多樣化
對于紙質檔案的開發利用,我國已有一整套的方針政策和方法,但電子檔案的開發利卻面臨著許多新問題,如電子檔案的利用是通過通信傳輸,還是提供存儲載體的拷貝件,抑或是直接利用計算機系統提供利用;還是電子檔案的利用場所、保密問題、開放時間、應用范圍等等,這些都要根據電子檔案的特性來制定相應的政策方法,并提供足夠的軟硬件技術保證才能開發利用好電子檔案。
2.電子檔案技術管理
2.1電子文件分類
檔案管理工作中的全部電子文件，按照業務類別劃分，可分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類等，這是按業務范圍進行的分類；目前比較普遍而公認的分類方法是按照電子文件的來源劃分，這種來源是形成電子文件的軟、硬件設備。據此電子文件可分成文本類、圖形類、數據類、程序類、圖像類、聲音類、多媒體類等。如通過文字處理軟件形成的文件為文本類文件，通過AUTOCAD等軟件形成文件為圖形類文件，通過編程軟件形成的文件為程序類文件，通過照相機等設備形成的文件為圖像類文件，而通過音頻設備形成的文件為聲音類文件、通過多媒體軟件制作的文件為多媒體類文件。這一分類方法基本涵蓋了檔案管理中所有電子文件，是科學而實用的電子文件分類方法。
2.2電子文件的檢索原則應當是方便利用和便于文件保密
但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索。基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機內文件雜亂無章，文件名稱不規范，同樣會制約機檢速度和準確率。查找網上文件，更不可以盲目檢索.而必須知道所查找文件的網址、系統、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號，才能以最快的速度命中目標，否則如同大海撈針。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。對于這一部分文件一般的用密鑰加以控制。隨著網上竊密技術的不斷完善.進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。所以，對于檔案管理工作的核心機密，應當采用更加穩妥的保密手段。
2.3電子文件的鑒定也存在著區別真偽問題
檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件;否則.電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復制件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。
2.4電子文件的歸檔方式
目前普遍是光盤歸檔和電子文件在線歸檔兩種方式，即通常所說的物理歸檔和邏輯歸檔。光盤歸檔要歸A、B套，A套作為母盤保管，B套提供利用。光盤按照電子檔案的編號規則進行編號和管理。網絡之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好電子文件接收準備工作，然后由文件管理部門通過網絡系統向檔案部門傳送歸檔文件并將文件管理權向檔案部門移交。電子文件的在線歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存.重要文件應刻錄光盤備存。
3.電子檔案管理隊伍的建設
電子檔案管理的特殊性,要求電子檔案管理人員既要具備檔案管理基礎知識,又要掌握自然科學知識和電子計算機應用技術,才能對電子文件及電子文件歸檔后形成的電子檔案進行有效管理。這些知識和技能主要表現在以下兩個方面:
3.1電子檔案管理人員必須具備檔案管理基礎知識
對檔案學概念、檔案管理學、文書學和檔案保護技術學等知識予以深入了解和掌握,能熟練運用檔案管理的理論知識來指導檔案管理實踐，不僅要知其然，還要知其所以然，面對不斷出現的新問題，研究探討新的管理方法，才能對電子檔案按檔案管理的原則和要求不斷深化，實施常態化管理。
3.2電子檔案管理人員還必須加強自然科學基礎知識的學習,掌握電子計算機應用技術
對自然科學基礎學科、微電子技術知識、電子計算機技術、計算機軟件技術、現代通信和計算機網絡技術及其在檔案部門應用知識必須要有一定的了解和掌握，而對計算機操作、保養、維護的實際操作技能應達到國家規定的中級水平,只有這樣才能對電子文件、電子文件歸檔和歸檔后形成的電子檔案進行有效管理,達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。
建設一支高素質的電子檔案管理隊伍,一方面應引起各行業單位的高度重視,把培養電子文件、電子檔案管理人員當作大事來抓,通過繼續教育、學歷提升等途徑，盡快培養高素質的電子文件、電子檔案管理人員;另一方面檔案部門可以引進具有計算機技術的人員，改變檔案部門人員知識結構單一帶來的不足。
知識經濟時代下,高新技術迅猛發展,既給企事業單位檔案管理工作提出了挑戰,又為開展電子檔案管理提供了有力的技術支持。相信只要敢于迎接挑戰,以科學的態度來研究電子檔案管理的特殊性、規律性問題,并加強電子檔案管理人員新知識、新技能的培訓,迅速建設一支高素質的電子檔案管理隊伍,我們就能夠管理好電子檔案,保證在電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存。 [科]
關鍵詞：高校電子檔案 檔案管理 制度建設 信息技術 安全管理
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）07（a）-0216-01
電子檔案有別于傳統的檔案文獻，它具有數字化、虛擬化的特點，是承載信息讀取的重要媒介。其載體的范圍包括電子計算機、光盤、磁盤、軟硬件等，提供電子檔案信息存儲和應用讀取的全部介質。隨著信息技術的應用與普及為電子檔案管理提供了必備條件，高校電子檔案信息資源是調節引導電子檔案建設的基礎要素。為了推動電子檔案建設的發展，有必要對高校電子檔案管理進行完善和強化管理措施。
1 電子檔案管理中存在的主要問題
1.1 電子檔案管理規章制度不健全
當前，許多高校電子文件的產生實際上是無序的，對電子文件歸檔不明確，存貯載體存在不安全隱患。對電子文件的歸檔程序沒有規范化，缺乏行之有效的管理制度。在辦公自動化系統設計時，沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把許多有價值的應歸檔文件分散存放分散管理，沒有及時將個人存儲的電子文件及時歸檔，有很多重要的文件被隨意的刪除覆蓋掉。給電子檔案工作造成嚴重損失。
1.2 檔案管理人員專業素質參差不一
在檔案管理過程中，只有選配素質高業務能力強的檔案管理人員，才能提高檔案管理水平。高校電子檔案管理人員缺乏專業技能，對電子技術、通信技術及網絡系統知識掌握一知半解，沒有積極更新相關知識，導致電子文件的歸檔工作出現被動、滯后的局面。
1.3 電子文件的形成與電子檔案歸檔脫節
在高校檔案管理工作中，從電子文件的形成到歸檔要經歷許多部門，許多部門產生電子文件時沒有檔案人員參與意見，電子文件管理不嚴，形成文件的部門及人員對電子檔案歸檔意識不強，存在隨意刪改的現象，有的存儲過于分散，未實現集中脫機保管，導致電子文件管理與電子檔案管理出現關系不順，相互推諉時有發生。
2 高校電子檔案管理的對策
2.1 建立建全檔案管理工作規章制度
領導要高度重視檔案管理工作。檔案管理部門要積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術交流活動，提升檔案管理人員的業務水平以及對電子檔案管理工作重要性的認識。根據國家有關電子檔案管理的統一要求，結合本校的電子檔案的特點和存在的問題，提出可行性的規范措施和管理制度，如：收集范圍、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管措施等，使各系部在歸檔工作中有章可循，從而使檔案管理工作朝著制度化，規范化方向發展，才能使電子檔案管理更加專業化。
2.2 提高檔案管理人員的綜合素質，培養專業檔案管理人才
檔案管理人員的素質是關系到檔案管理工作是否做好的重要的因素，要建設一支高素質的檔案人員隊伍，必須提升檔案人員管理水平及業務能力，加大對檔案人員的培訓力度，檔案管理人員要不僅要學習好檔案學、檔案管理學等法律法規之外。還要學好相關學科的知識，高校中教科研方面的電子檔案是高校電子檔案管理中的重中之重，所以加強專兼職檔案管理人員培訓，培養出復合型檔案管理人才是高校檔案管理工作的重要任務。
2.3 加強電子檔案安全保護措施
隨著信息化建設的快速推進，電子文檔的重要性越來越突出，安全保護問題也越來越嚴重。每一個階段都存在相應的安全威脅。電子檔案安全是指電子檔案從產生、存儲、處理、傳輸、利用及銷毀和永久保存的過程中存在的安全隱患。要選取質量好，性能優的信息載體存貯檔案信息，創造適宜的存貯環境也是電子檔案信息載體使用壽命長短的重要因素，還要防止光線和有害氣體危害。電子文檔保護從防護到借助電子文檔安全管理系統，才能真正保證電子檔案載體的安全，所以加強電子檔案安全保護是提高電子檔案利用率和延長使用壽命的保障。
2.4 保證電子檔案信息內容來源的原始真實性、完整性和長期有效性
電子檔案原始性、真實性、完整性是進行電子檔案管理的核心問題。紙質文件內容的原始性清晰可見，內容真偽易于判斷，而電子文件可以被原樣復制，也可以被改動后而不留痕跡。使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。保證電子文件的原始性。電子文件信息的原始性是確定其真實性的基礎。要從電子文件生成時就要開始對其嚴密監管，建立對各項操作的跟蹤記錄。制定文件生成和辦理的流程控制程序；建立環環相扣的責任者鏈接，分別對起草、審改、定稿、簽發、接收、承辦、歸檔等過程進行嚴格把關和辦理交接手續。才能保證電子檔案信息內容來源的原始真實性、完整性。
高校的電子文件是高校進行行政管理和教學管理的重要資源，高校要從管理和教學的實際出發，采取切實可行的管理措施，從硬件與軟件兩個方面來加強高校電子檔案管理工作，只有把這些重要信息資源得到很好開發與利用，使之達到科學化管理，才能更好地為教科研服好務。
參考文獻
[1] 陳曉梅.淺析高校電子檔案管理[J].科技信息，2012（9）：231.
[2] 王濤，唐曙光.淺論高校電子檔案管理的優化策略[J].蘭臺世界，2011（S1）：97-98.
關鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理
隨著信息化技術的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現管理混亂、信息不全等不良現象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我國建筑工程電子文件的檔案管理現狀
我國建筑工程電子文檔與發達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現有建筑工程電子文件檔案管理的現狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關文件管理人員的專業要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區的文件管理人員專業技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術人員負責，但計算機技術人員由于缺乏相關的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產生混亂的情況。1.3電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內容可讀性很差。這些情況都使現有的建筑工程電子文件所提供的內容可用性不強。1.4對傳統紙質文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統的紙質文檔，紙質文檔在實際保管中十分容易出現丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質的文件檔案進行替換。對紙質文檔的替換工作十分復雜，建筑工程方面的文檔內容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業性不足，很多紙質文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。
2實現建筑工程電子文件檔案管理的有效措施
針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應的措施，來保證良好的文件管理，從而實現電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎。2.1對建筑工程電子文件實行統一格式。建筑工程方面的電子文件較為復雜，如果沒有統一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。2.2明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設立專門的檔案管理人員，對相關電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓，提高工作專業性，增強電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎性內容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內容。2.5提高對于電子文件的鑒定技術。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內容。基于這樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性。可以聘用專業的鑒定人員，對電子文件的內容進行查詢，確保電子文件沒有相關內容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內容需要進行核實，另一方面，對于已經歸檔的文件要合理的保存，防止網絡病毒的入侵導致文件受損等情況的發生。同時要嚴防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。
建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準確的記錄工程項目中的各項內容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準確真實。只有實現建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發展空間。
作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項目評審中心
參考文獻
zlx：從當前實踐看，電子文件管理系統還基本難以找到對應的管理主體，它更多的是理論界的一種自娛自樂式的純理論闡釋。因為，電子文件在業務部門產生以后，一直就在各業務系統中運行，如會計檔案是在會計電算化系統中運行、教學檔案是在教務系統中運行、電子公文是在公文管理系統中運行等。總不能說會計電算化系統、教務系統、公文管理系統等屬于電子文件管理系統吧？它們都是為了辦理上述業務而存在的管理系統或平臺，而不是為了管理電子文件而存在的系統或平臺。當前學界一般把電子文件管理系統定義為管理電子文件的平臺，而上述系統存在的意義不是為了管理電子文件，而是為了完成相應的業務活動，因此，上述系統顯然不是“電子文件管理系統”。而電子文件在辦理完成之后，經過歸檔又直接進入到“檔案管理系統”里去了，所以這個“電子文件管理系統”在哪里呢？誰在對其進行管理呢？
任越：支持zlx的觀點。電子文件管理系統就是業務系統，這個系統本身就是單位業務系統的拓展，只不過檔案學界將這個電子文件管理系統單獨拿出來，其實必要性不強。各位可以上網搜索，哪個學界專家真正開發過電子文件管理系統并搞過實證研究？電子文件管理系統都是人家科技公司研發出來的，專家們只不過提供了一些素材和需求罷了。
陳建同學：支持任越的觀點。電子文件管理系統還是要圍繞實踐部門走。電子文件管理國家戰略頂層設計正在全面實施，電子文件管理系統國家標準也已經頒布。實踐層面，電子文件管理系統的研發和應用正在逐步推進。
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統很尷尬，為什么不是OA呢？或者說是某種業務系統。我覺得zlx說得有道理，現實生活中其實就是一種特殊的業務系統而已。管理主體就是文件背后業務活動的管理者。
simon：我是企業檔案館的，單位有個部門叫文檔處，負責管理公司文件和檔案。電子文件管理系統主要是管理電子文件的，電子文件系統中有個模塊叫檔案管理模塊。電子文件辦畢后，在線整理歸入檔案管理模塊，變為電子檔案。所以我們的電子文件概念和現在學界說的電子文件概念不太一樣。我們基本沿用了紙質檔案的管理模式，管理主體沒有變化。
一芙：我覺得主體是文件形成單位，電子文件系統的存在是為了單位的業務而設置的，電子文件是業務活動中形成的文件。
追夢的少年：立檔單位和業務部門應該是電子文件管理系統的主體。立檔單位和具體業務部門是電子文件的具體形成者，他們對電子文件的形成過程、目的、背景等情況了如指掌，可以最大限度地確保電子文件的真實性、完整性和有效性。
陳建同學：電子文件管理系統有主體嗎？是管理主體還是開發主體？這個問題要搞清楚。
任越：支持陳建同學的觀點。電子文件管理系統就是個系統程序，怎么會有主體？主體是程序員。
simon：我們單位管理和開發都是文檔處統一管理。
wgy0828：系統管理的主體必須是系統管理員。至于誰是系統管理員，是什么級別的管理員，就回到電子文件管理主體的問題了。
simon：系統管理員聽文檔部門的，所以系統管理員只是輔助管理，還是需要按公司統一的文檔管理制度來操作，所以管理主體就是文檔部門。
wgy0828：你說的系統管理員是剛開發好的初始身份吧，系統移交單位之后的管理員不就是與文件流轉相關的人員。
紅旗下的檔棍：其實，電子文件管理系統只是一種業務系統而已，有時表現為狹義的辦公部門開發使用的系統，但更多的是其他業務部門管理的系統，其管理主體多數情況下為文件背后業務活動的管理者，管理行為包括需求提出、可研論證、組織設計管理、開發管理等。
住在春天：電子文件生命周期中一般存在三種類型系統：業務系統、電子文件管理系統、電子文件長期保存系統。業務系統和電子文件管理系統與文件形成單位相對應，電子文件長期保存系統與檔案館相對應。
檔案研究僧：這個討論的主題是不是有歧義啊？是在討論管理電子文件的主體，還是管理電子文件管理系統的主體？電子文件管理系統的主體聽上去感覺有點別扭。一個系統的主體是設計系統的人，還是在運營維護系統的人？
zlx：歧x？誰對它實施管理，誰就是其管理主體，如檔案管理系統的管理主體是檔案管理部門，這個理解有錯？
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統的客體從形式上看，包括視頻、音頻、電子公文、零散數據等。從歸屬上看，按照檔案界發生型定義的方式，一般為文件形成者。技術層面分清客體很重要，為什么呢？因為這涉及系統的數據量和信息量，進而涉及系統整體的網絡結構、數據結構和存儲形式。系統數據量和信息量是進行系統可研論證的重中之重。
zlx：電子文件在辦理過程中在各“業務系統”中運行，辦理完畢后，在檔案管理系統中運行，請問這個“電子文件管理系統”去管哪里的“電子文件”？
simon：管的是檔案管理系統中的電子文件。
zlx：從我國實際狀況看，電子文件管理系統是夾在業務系統與檔案管理系統之間的一個系統，可能就是“畫蛇添足”。電子文件管理系統不是一個筐，什么都能往里裝。電子文件管理系統也不是自由體，各人有各人的邊界，這樣的東西就是個虛的。
一芙：電子文件管理系統是業務文件流轉的平臺，怎么會和業務系統是分離的呢。
zlx：高見！第一次聽說，電子文件管理系統是業務文件流轉的平臺這種說法，那么，會計電算化系統是算業務系統還是算電子文件管理系統呢？
田寧寧：電子文件管理系統是不是以電子文件為主體的，電子文件是業務的載體和內容吧。否則，電子文件管理系統里面都是啥內容呢？
一芙：電子文件管理系統是對電子文件生成、流轉、處置、利用等過程進行管控的平臺，有的包含檔案管理系統，有的與檔案管理系統分離。我這種理解不知對不對。
simon：沒問題的，很符合實際工作部門的管理情況。
wgy0828：那么電子文件管理系統和OA系統的功能區別在哪兒？
一芙：沒區別啊，都是電子文件管理平臺。電子文件管理系統是一個大的名稱，OA辦公只是其中的一個業務而已，電子文件系統中還有其他業務流程。
simon：等于或大于OA。主要是名字所涵蓋的內容不同，涵蓋少則與OA同名，涵蓋多則等于OA+檔案管理系統，和實際工作比對就是文檔處只管收發文及文件辦理管控，或者只管歸檔文件，或者既管OA，又管歸檔文件。
紅旗下的檔棍：老實說，我眼里只有檔案管理系統和非檔案管理系統，有些術語比較討厭，理論上也不是不能把電子文件管理系統概括得非常大、非常全，甚至包括標準規章之類的，但這樣只是方便論述而已，有一定的理論意義，但實踐意義也僅是提醒實踐工作者注意考]問題的全面性，真要是去開發系統，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作盡可能地分解。我的經驗是業務系統中的數據要有一個歸屬，各個業務系統之間要有一個數據中心去調節。
追夢的少年：電子文件管理系統是對單位業務管理系統的集成，同時也是連接檔案管理系統的橋梁和紐帶，三個系統的整合將是優化文檔管理系統的一個方向，當然這種整合并非易事，涉及不同的管理主體。
simon：電子文件管理系統是存在的，不論是從OA角度理解電子文件概念，還是從檔案角度理解電子文件，或者從文檔一體化層面上理解電子文件。
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統其實是從檔案管理的視角對業務系統的一種觀察，是一種方便從檔案管理認識實踐現象的工具，有了這個命名方便檔案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便檔案管理人員對檔案這一客體的關注。所以，作為一種理論研究的對象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦開始深入地分析，應把它忘掉，讓它消失掉，心里想著怎么用檔案的手段把業務搞好就行。
zlx：系統存在與否應該是看是否有利于管理流程的優化為標準，如果 “畫蛇添足”，還不如不要為好。
wgy0828：如果按學界的說法，一定要將電子文件管理系統與“業務系統”“數字（電子）檔案系統”區分開來，那么它就沒有獨立存在的內在驅動和外在基礎：1.形成主體電子文件意識不強。最近半年調研的8家事業單位和9家企業中，系統開發時基本上只關注單位業務系統的便捷性和安全性，強調數據的采集、統計和關聯，對其憑證性往往患有技術依賴癥，認為在系統里的文件就是默認權威的。2.缺乏明確且強有力的主導者。公文主管部門更多關注文件內容、格式和流轉，而不是其存在形式，檔案行政管理部門對電子文件的長期保存感興趣，卻從權力和能力上都沒法真正實現“前端控制”。另外從效益上來說，在業務系統和電子檔案系統中間夾個電子文件管理系統，其產出比和響應時間都不劃算。
simon：其實反過來再想想，除去一切電子文件管理系統，回到紙質文件時代，事情一樣可以順利處理，只是效率低些，所以電子文件管理系統首先是提升效率的工具。再進一層，電子文件管理系統不光是管理了電子文件，更是一種工作模式的改變，產生了新型的信息溝通管理模式。所以，形式可以千變萬化，不變的是對文件管理的需要。
住在春天：從理論上來說，如果電子文件管理系統沒有必要存在，除非是它的功能沒有了價值，無需從業務系統中捕獲電子文件，也無需具有行政有效性和法律證據性，或者它的功能可以被其他系統取代或覆蓋。
隨著計算機網絡在全國范圍內的普及，傳統的檔案管理工作已然發生改變，檔案管理逐漸走向網絡化，這使得檔案工作的管理手段及信息環境得以改善，從而提高了檔案管理工作的效率。
一、分析檔案管理網絡化的特點
首先，檔案管理網絡化使檔案的載體呈現出多樣化的特點，網絡的普及加速了現代檔案管理工作辦公自動化的發展，使得檔案的形式載體除了文字外，還有集合了圖像、影像、聲音、文字于一體的多媒體信息。在檔案管理網絡化的形勢下，電子計算機等技術是完成現代檔案內容信息管理的重要媒介。其次，檔案管理網絡化使檔案的收集工作呈現出網絡化的特點。檔案的收集工作在檔案館中具有重要的意義，決定著檔案館藏是否具有價值，網絡化的運用為檔案的收集工作開創了新的方式方法，檔案管理工作人員可以運動多媒體、網絡，快速地收集電子檔案，提高檔案收集工作的效率，最大限度豐富檔案館館藏。再次，檔案管理網絡化還能加快檔案服務工作的網絡化，檔案管理部門可創建主題檢索系統，以供需要進行查詢的人們通過網絡實時瀏覽，足不出戶就能夠查閱到所需要的檔案信息，而不需要親自來到檔案館查詢，節省了人們的時間，有效提高其利用的效率。
二、實現檔案管理網絡化的途徑
（一）更新觀念
實現檔案管理網絡化，首先檔案管理工作人員需要更新觀念，關注現今社會的形勢及其迸發出來的新問題，將檔案管理工作與社會活動緊密地結合起來，構建開放型檔案工作。不斷學習并加強自身的檔案管理網絡化、科技化意識，努力學習相關的計算機管理知識，加快檔案管理網絡化的進度及效率。同時不斷強化自身的業務知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，提升自身現代信息技術，管理技術的熟練度，努力使自己成為既精通檔案管理業務知識，又熟悉計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。其次，檔案管理工作人員還需改變以往的被動、消極性檔案管理服務，創新服務思想，與時俱進，主動去思考、聯系、實踐。樹立現代的服務理念，突破傳統服務思想，開啟新的思路。勇于接受檔案管理新思想、新方法、新技術，擴大檔案服務的范圍，可通過了解用戶需求的方法，確定檔案服務的方向，以解決用戶的現實需求為己任。通過研究近年來現行文件利用情況，并將其分類規整，總結出其規律性，采取多樣化的途徑，為用戶提供檔案服務。
（二）抓好信息數據庫的建設
信息數據庫的建設是實現檔案管理網絡化的基礎，包括數字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲、保管、保護，檢索、傳遞、利用、統計、銷毀等全過程，建設檔案信息數據庫能有效實現檔案信息的儲存、分類、檢索、查詢和使用，實現電子檔案信息的有效和快速歸檔，在很大程度上提高信息利用率。信息數據庫的建設需要加強對檔案網站的建設，確保網站系統存儲的檔案信息資料內容豐富，否則難以滿足利用者的各種利用要求，并注意要及時更新網站，補充信息內容。還有在設計網頁界面時要從利用者的角度出發，做到字體清晰、一目了然。進一步深化檔案檢索工作，為利用者提供高效的信息服務。實現文檔一體化，將檔案管理與文件管理整合到一個管理系統之中，進行文件生命周期的全過程的統一控制和管理，文檔一體化使文件與檔案之間不再界限分明，同時由于文檔一體化能清晰記錄并反映電子文件形成和辦理的全部動態過程及相關的背景信息，能確保電子文件的原始性與可靠性得到認證。最后，信息數據庫的建設還需及時進行設備的更新換代，計算機等硬件設備的質量和性能是實現檔案管理網絡化的重要條件。
（三）強化對電子文件的收集與歸檔工作
隨著信息技術產業化的發展，電子文件的樹立與日俱增，而多數檔案管理單位的電子文件收集歸檔都有著這樣那樣的弊端，例如未保留草稿性電子文件，而是不段被新的文件覆蓋、清除，輔電子文件被任意增、刪、改，正式電子文件歸檔程序不夠完善，電子文件被存儲在不安全的存貯器上上等。這些問題不利于檔案管理網絡化的有效發展。因而應加強對電子文件的收集與歸檔工作。首先，及時收集具有輔助作用的電子文件或者電子文件的草稿，并有效管理生成電子文件的環境及元數據，使檔案的電子文件工作有據可循。其次，采用電子登記薄的方式，管理收進寄發出的電子文件，尤其注意控制電子文件的前期收集過程，確保流通于網絡的電子文件不丟失、不流散，對于檔案工作相關的，并產生于個人電子計算機的電子檔案文件，可進行定期或是不定期的收集整理登記備份工作。再次，進行電子文件的有效歸檔。先是要確定其歸檔的范圍，應涵蓋了在檔案管理工作中形成的各種載體的電子文件。還需保存好電子文件存貯的載體及電子文件產生的外部環境和元數據，確保電子檔案文件的全面性。此外，需落實好電子文件的歸檔時間，是按照年度、一個時間段、還是依照任務完成的，這些都要落實好。由于記錄電子文件的介質存在質量和壽命的影響因素，加之其技術環境條件的影響，因而電子文件的歸檔時間最好不要超過3個月。電子文件的歸檔分數問題也值得一提，為穩妥起見，一般需要拷貝三套文檔，其中兩套分兩地加以保存，另外的一套可供用戶借閱。
總而言之，檔案管理網絡化是時代的要求，社會的需要，檔案管理工作人員只有更新觀念，積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術，加強管理的指導思想，從現實出發，循序漸進，穩步實現檔案管理的網絡化。
電子文件管理在實際工作中的優勢和作用
1.節約了人力、物力
傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，在保存過程中，首先要按照總行文件要求劃分期限，還要在紙質檔案上編制檔號，建立全引目錄，以便查找，同時在存放過程中還要占用一定的庫房空間。工行無紙化審批系統建立以后與綜合檔案管理系統充分進行銜接，短期文件只需在系統中進行電子歸檔，無須再打印紙質檔案保存。電子文件直接取代了以往的紙質文字材料，這在一定程度上節約了人力、物力。
2.簡化了借閱流程和遠距離借閱問題
傳統的檔案管理，保存的是紙質檔案，如果工作需要借閱檔案，只能是到檔案部門現場調閱，在借閱手續完全符合條件的情況下，由檔案人員按照檔案檢索目錄進行手工查找，查閱完畢，還要重新放回檔案庫房，費時費力。而工行綜合檔案管理系統解決了這個難題，由綜合檔案管理員給部室或支行綜合檔案監管員開通客戶端，查看本部室或支行的文件，不需要專程到現場借閱，只需要通過網上瀏覽即可，解決了遠距離借閱問題。
3.實現了文檔一體化管理的要求
檔案是重要文件的歸宿，電子文件和電子檔案聯系更加緊密，信息化條件下，電子文件和電子檔案管理的一體化是必然趨勢和客觀要求。工行在電子文件管理方面，由于公文審批系統與綜合檔案管理系統的啟動使用，大大方便了工作，擬稿人借助計算機完成初稿后，形成電子文件，然后通過公文審批流程逐級簽批之后，由機要保密部門登記發文，手工歸檔進入綜合檔案管理系統，由檔案部門根據電子文件的內容來劃分保管期限，進行二次歸檔，保證了歸檔后電子文件的真實、完整和長期可讀性，從而全面實現了電子文件從形成、簽批、登記、發文、歸檔等一體化管理的要求。
4.提高了工作效率
傳統的檔案借閱，在查詢時比較繁瑣，需要借助于檔案全引目錄，找出文件的存放位置，再對應找出實體檔案，費時費力。而工行綜合檔案管理系統的建立使用，要求檔案人員只需把電子文件全部錄入綜合檔案管理系統，然后通過系統功能進行查詢即可。在查詢時，輸入文號或標題中的關鍵字就可以直接查詢出要找的電子文件，方便快捷，大大提高了工作效率，受到業務部門的普遍好評。
5.可以監測業務檔案歸檔的及時性
2007年總工行投產了個貸檔案管理系統和法人客戶檔案管理系統，兩個系統與業務部門的PcM2003、CM2002系統充分對應銜接起來，方便了查詢。檔案部門通過系統的查詢功能，可以掌握業務檔案歸檔的及時性，確保在總行文件規定的時間內個貸、法人等業務檔案能夠及時移交歸檔，防止檔案流失，保證工行資產的安全。
6.解決了異地業務監測問題
2007年總工行投產的個貸檔案管理系統和法人客戶檔案管理系統，具有直通車的功能，按照定制的系統管理員角色，總行不直接到現場檢查，就可以直接監測到各一級分行和各二級分行檔案管理情況。通過非現場監測，即通過系統查詢功能，找出要監測的一級分行或二級分行，了解有關檔案歸檔情況，查看個貸或法人客戶某一筆貸款的影像、貸款合同、發放時間等貸款相關要素，找出問題所在，及時向有關分行檔案部門反映或進行通報。同樣一級分行也可以直接監測到各二級分行，這樣就解決了異地業務監測問題，節約了出差費用成本，提高了工作效率。
電子文件管理中存在問題
1.法人客戶檔案系統與業務部門C1d2002系統銜接失調
工行CM2002系統是操作部分信貸業務的最主要平臺，自影像掃描功能投產后，影像查詢及下載功能為實際工作提供了較大便利，也為檔案部門進行電子文件的歸檔打下了堅實的基礎，檔案人員憑借信貸部門的掃描影像以及相關資料進行電子歸檔，但兩個系統銜接有時不太好，信貸部門通過CM2002系統把掃描的影像歸檔之后，檔案部門在法人客戶檔案系統中無法看到影像，造成電子文件無法歸檔，給工作帶來很大的影響。
2.電子文件錯刪之后，無法恢復，給工作造成不便
工行綜合檔案管理系統運用以來，需要定期進行刪除系統中的垃圾數據和錯發的電子文件，在刪除過程中會出現錯刪的情況，一旦錯刪，系統將無法恢復電子文檔，需要與機要保密部門溝通，對電子文件進行重新手工歸檔，增加了發文機構的工作量，同時也不利于工作。
3.電子文件歸檔之后，系統無法看到電子文檔
工行在電子文件管理過程中，目前實行的是電子文件隨時歸檔制，改變了過去一般一年歸一次的狀況。在電子文件歸檔過程中，有些電子文件無法歸檔，原因是總行在開發綜合檔案管理系統軟件時，設計了對檔號重復的檔案不能重復歸檔。檔案人員在具體操作過程中，對個別電子文件進行歸檔時，系統提示檔號重復，而通過系統查詢又找不到該檔號，也看不到該檔號歸檔的電子文件，造成系統中檔案存放位置的缺失或不連續性。
4.分行之間綜合檔案管理系統軟件不統一，造成系統指導困難
工行在系統開發利用中，二級分行和一級分行綜合檔案系統不銜接，畫面、軟件程序不一致，造成一級分行系統指導困難。對二級分行在系統運用中出現的問題，一級分行無法及時幫助解決。
5.無紙化公文審批流程呈現操作流程較長、操作不適應的狀況
具體表現為：系統遇業務高峰時運行較慢、逐級審批經手人員較多，如遇簽批人出差，就會造成公文審批受阻，無法使整個審批流程繼續運行，同時各級人員職責分工不明確，仍存在雙軌制操作等。
應采取的對策
1.加強部門之間的互動溝通
針對法人客戶檔案系統與業務部門CM2002系統銜接失調問題。建議總行在開發軟件或系統升級過程中，業務部門和檔案部門要充分進行溝通，通過系統這個平臺，把兩個部門的業務充分聯系起來，以便于工作。
2.建立健全系統管理
工行綜合檔案管理系統推廣運用已經將近十年，通過系統的逐步升級換代，綜合檔案系統的功能正在逐步健全，對加強電子文件管理、方便工作利用、提高檔案管理水平起到了很大的促進作用。針對系統在運用過程中出現的新情況、新問題，建議總行要及時增加補丁予以補救，以保證系統的平穩運行。
3.電子文件的安全系數有待提高
目前工行在實際工作中，借閱電子檔案的人數居多，只要符合借閱手續，可以直接把電子文件通過NOTES發到借閱人信箱，這在很大程度上存在安全隱患。因此，檔案人員在借閱檔案時，一定要嚴格把關，認真審查，借閱單在經有關領導審批簽字以后，還要檢查所借電子文件是普通或是商密文件，如果是商密文件，嚴禁通過網絡傳輸借閱，只能現場調閱，以保證電子文件的安全性。
4.做好電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略
由于系統升級以及其他方面的影響，可能會造成部分電子文件丟失，為防止此類情況發生，檔案部門除了日常工作中在溫濕度、防磁等方面，要注意保護電子文件，發現問題，隨時向科技部門反映外，同時還要積極配合科技部門做好電子檔案的拷貝、備份工作，科技部門要對電子檔案離線做好準備工作，按照總行要求，有計劃、有步驟地開展電子檔案離線工作，確保電子文件的完整無缺。
5.對電子化審批流程進行整合
建議通過系統的不斷升級、完善，審批權限的合理配置，以及流程的合理整合，最終達到責任制項下直接審批制，減少中間環節相關人員的審批流程，為電子化審批流程開辟綠色通道。
6.完善業務部門和檔案部門的系統對接
【關鍵詞】 電子文件 檔案管理 方法探討
如今電子信息技術的飛速發展和辦公自動化的逐步完善，因而產生了大量的電子文件，這些電子文件以快捷、方便的優越性能而大大提高了工作質量與效率，從而給工作帶來了極大便利。但是大量的電子文件的產生也為檔案管理者帶來了新的挑戰，如何做好電子文件檔案管理也是擺在檔案管理者面前的一個重要課題，更是完善當前信息化建設與發展的一項重要內容。
1、電子文件檔案管理現狀
（1）對電子文件管理的重要性認識不足。大多數單位對電子文件的意義和功用，沒有引起充分認識和足夠重視，沒有制定對電子文件檔案整理、鑒定、歸檔的機制。他們只是使用計算機起草文件，一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數不被保留，不采取任何保護措施，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或者為用于其它信息的存儲而被清洗。或者僅是把電子文件存儲在U盤或硬盤內，甚至對所保存的電子文件隨意進行增、刪、改等操作，使具有原始性電子稿件面目全非，而失去了歸檔保存意義。
（2）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，雖然提高了工作效率，但文件辦完之后，又輔發紙質文件作為歸檔材料。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。
（3）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也帶來一定的不安全因素。諸如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等，這些都給電子文件的安全保管和長期保存帶來諸多問題。
（4）電子文件管理工作瑣碎，任務繁重。對于大量的電子文件管理與歸檔需要鑒定真偽和價值斷定，這是個浩大繁瑣的工程，因此，對于電子文件收集歸檔及鑒定工作來說難度較大，要達到存真去偽、存精去雜的目的，使珍貴文件不再湮沒在價值不大的檔案材料之中，還需要一個逐步提高工作效率的過程。-
（5）檔案管理者的專業素質高低不同。電子文件歸檔工作不但要求工作人員必須具備檔案專業知識而且要有較好計算機操作技能，從目前情況看檔案管理人員中有相當一部分專業素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才尤其是具備檔案管理和計算機信息處理復合型人才，使先進的檔案設備無法投入檔案管理中去，無法充分發揮應有的作用。
在信息技術高度發達的當今，如果上述問題得不到徹底解決，電子文件的管理就會停步不前，會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失，嚴重制約信息化進程的進一步發展和深化。在電子時代，要使人類活動的真實記錄得以繼續，只有迎接電子文件的挑戰，管好、用好電子文件，使之為經濟建設服務。因此，必須找到一種對電子文件進行管理的路子，這是時代賦予的責任，也是歷史發展的必然趨勢。
2、對電子文件檔案管理的幾點見解
（1）提高電子文件管理意識，把這項工作作為一項迫切的任務來抓。當前，電子文件的不斷產生已經成為文件管理的主要問題。它與紙質文件一樣，同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙質文件具有同等作用。各級領導要把對電子文件的管理擺上議事日程，方可使信息化工程正常運行。再是采取有效手段，利用可借助的宣傳方式，大力宣傳電子文件管理的重要性，提高人們對電子文件管理的意識。
（2）加強法制建設，依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。相應的法律法規是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，與沒有一個電子文件法規有很大關系。因此，檔案行政管理部門應會同政府行政部門聯合制定電子文件管理法規，確認電子文件的法律地位，明確檔案中的行政行為，依法管理電子文件。檔案行政管理部門應逐步制定和完善電子文件的全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。
（3）在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，解決電子文件與紙質文件的“雙套制”保存問題。建立“通道”，即是將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共同存儲在一張光盤上，然后利用軟件和數據庫索引將二者結合，實現電子文件自動管理和檢索。對永久保存的文件，應形成一套紙質文件保存。要認真收集保護原稿，對文件在處理過程中曾修改的文稿必須做修改標記，各種修改信息應予以保留，以備今后保存時一目了然，對電子文件檔案管理提供便利。
（4）加強辦公系統和電子文件的安全防護工作。做好辦公系統和電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題。嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。二是保證計算機網絡系統的實體安全。實體安全主要指環境和設備的安全。要有專人負責管理應用，有良好的室內環境，保證機器設備和存貯設備不會因溫度波動及火災受到致命的傷害。三是要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等，這在一定范圍內對服務器文件與數據提供了保護。四是做好數據庫備份工作，保證信息安全。五是預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。要在計算機系統上安裝防毒軟件，它可自動殺毒。嚴禁使用外來U盤、光盤等，必須使用時應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。六是在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。
（5）加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓，提高檔案工作人員的業務素質。隨著信息化技術的廣泛應用，電子文件也大量地出現在人們面前。在這種情況下，檔案人員只懂紙質檔案管理知識是遠遠不夠的，必須學習電子文件和電子檔案管理知識，才能跟上時代的步伐。檔案行政管理部門應加強這方面的業務培訓。一是分期分批對檔案人員進行電子和電子檔案管理的培訓；二是組織檔案人員去外地學習電子文件與電子檔案管理的經驗；三是召開電子文件與電子檔案管理現場會，推廣這方面的先進經驗，迅速提高檔案工作人員的業務素質。
綜上所述電子文件作為新型信息載體，它以其自身獨特記錄形式和與紙質文件無可比擬的優越性使工作質量和效率大大提高，它給傳統檔案工作理念、技術和方法所得帶來的嚴峻挑戰是檔案管理工作一場新變革，檔案管理者要針對性地采取有效措施不斷改進和完善各項管理工作，我相信電子文件的管理工作一定在不久的將來會更加完善、規范。
參考文獻：
[1]張艷玲.對電子文件管理的思考.檔案天地，2007（05）.
【關鍵詞】 電子文件 檔案 管理
隨著辦公自動化的進一步擴展和深化，特別是電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產業，過去用紙墨、照相形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息等，都可用電子計算機進行管理，由此而產生電子文件。對電子文件進行及時的收集和歸檔并使之得到長期保存，是檔案信息化建設的一項重要內容。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步，運用計算機管理檔案已迫在眉。
1 電子檔案管理的現狀
1.1 電子文件的優點
電子文件有重復使用的特點，允許若干個查詢者同步利用一份電子文件，同紙質文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，滿足利用者一般需求。
1.2 多種類型數字化信息的檔案化
隨著信息化的發展，記錄檔案信息的載體日趨多樣化，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據文件等，在管理方式、載體形式、信息互動等方面對紙質檔案形成巨大的沖擊，原有的檔案管理模式已難以適應現代檔案工作的發展要求。因此，實現檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，實現檔案信息資源的有效開發和信息資源的社會共享，是檔案工作現代化建設的必然選擇和重要前提。
1.3 電子文件的收集范圍
凡是在醫院工作中形成的、真實反映本院各項工作活動情況并且有考察與利用價值的磁盤或光盤等化學磁性材料載體上的文件者是收集對象。其中包括：一是文體文件：主要是通過計算機文字處理形成的文字文件、表格文件等，重點是定稿電子文件和正式電子文件；二是圖像文件：主要是通過數碼相機拍攝的圖像文件；三是影像文件：各種會議或重要活動通過視頻設備并經計算機處理的動態圖像文件；四是多媒體文件：運用多媒體技術形成的需要借助多媒體體現反映出來的文件。
1.4 電子文件的開發利用
合理運用聲像檔案，讓其服務于醫院中心工作，在醫院建設發展中發揮應有的作用，這是檔案管理的最終目的。
2 醫院電子文件管理存在的問題
2.1 電子文件不能取代紙質文件
醫院的電子文件只是紙質文件生成、運轉過程中產生的一個附屬品，沒有完全獨立存在的能力和價值，尚不能取代紙質文件的存在。
2.2 聲像檔案歸檔
聲像檔案多形成于宣傳科，開展各項活動主要由宣傳科負責拍攝。因此多數聲像檔案都還保存在宣傳科，沒有統一到綜合檔案室里保管，今后綜合檔案室的工作是積極和宣傳科聯系，及時將醫院的聲像檔案歸檔。
2.3 及時了解醫院信息
醫院各科室有時也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開導的新業務、新技術，護理部、醫務部等部門組織開展的一些活動等，其中不乏有保存價值的聲像資料。如果不及時了解醫院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。
2.4 由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題
2.5 檔案管理人員的知識有待提高
檔案管理人員新技術知識貧乏，加強檔案管理的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。
3 醫院電子文件管理的對策
3.1 加大投入，實現檔案的現代化管理
用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。
3.2 健全制度，明確責任
由于電子文件具有分散性，醫院每個科室都有可能成為電子文件的形成者。因此必須建立醫院檔案管理員的網絡。為防止重要資料的遺漏，在醫院各科室設立一名資料管理員，及時上報各科的電子文件資料。
3.3 檔案工作者必須更新思想觀念，確立新的管理理念
傳統的紙質檔案都是在文件辦結后在第二年的上半年收集資料歸檔。電子文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計算機管理系統和國家對電子文件管理的標準規范不依托，對各種類型的電子文件從其產生開始就實行檔案化管理，將電子文件從產生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個運動周期實行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實性、完整性和有效性，保證電子文件長久保存和有效利用。
3.4 檔案管理人員知識結構的變革迫在眉睫
檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。因此，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作者迎接信息技術革命最根本的對策。過去檔案管理大多采用手工操作的方法，與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，因此檔案管理人員要通過業務學習和技術培訓，盡快地掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。
3.5 電子文件歸檔份數
對于長久保存的電子文件，拷貝到耐久性的載體上，一式三套。封存保存一套，借閱一套，異地保存一套，并要定期進行復制，以防止信息損失，這樣可以大大提高安全性和可靠性。
3.6 電子文件的保存對策
電子文件應存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明顯區別，其存放環境和防護設備要求有控溫、調濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防早、防雷電、防磨損、防強震、防病毒等措施，還要特別注意對電子檔案進行定期檢測和拷貝。
參考文獻：
1、電子檔案的基本特點
電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件相應的支持軟件、參數和其他相關數據。電子檔案除了具備一般檔案的本源性、回溯性聯系性、社會特征外還具有其他的特點：對軟硬件系統的依賴性；文件類型的集成性；信息與載體之間的可分離性；時效性強，周期短；加工的標準化、信息的海量化和檢索的智能化。
2、醫院的電子檔案管理中存在的問題
（1）檔案管理職責不明確，管理線條多醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。
（2）醫院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。
（3）電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍
3、醫院電子檔案的管理和利用
（1）電子檔案的收集
收集范圍是醫院在各項工作中形成的具有查考利用價值的各類電子文件，均應收集。主要包括以下幾種類型：文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數據庫文件、超媒體銜接文件等）。
（2）電子文件的整理與歸檔
醫院的檔案管理部門，要嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、分類要求標準等，使檔案從立卷到歸檔等工作有序可循。
（3）電子檔案的利用
電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價值主要體現在利用上，為醫院的建設和發展服務。電子檔案的利用一般由三種方法：1）直接利用。2）網絡傳輸。3）提供拷貝。
4、醫院電子檔案的管理
（1）醫院電子檔案與紙質檔案管理的共存
目前由于電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在各種問題，在這些問題沒有得到有效解決之前，針對醫院科研的特點，為如實反應醫院科研活動及其成果，必須有針對性地實行紙質和電子文件雙套歸檔。只有紙質文件的，如試驗記載、取樣調查、化驗分析數據、會議資料等就只歸檔紙質文件；即有紙質文件，又有電子文件的，如上題論證報告、成果申報書、統計數據等就即要保存紙質文件，又要保存電子文件。
（2）醫院電子檔案的同步管理
醫院電子檔案管理要遵循同步管理要求，即電子檔案與紙質檔案的同步管理，實現電子文件與紙質文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。
（3）醫院電子檔案的提供利用
由于醫院科研成果均擁有知識產權，再加上電子檔案信息內容的易改、易復制等特性，在網絡普及的今天，醫院電子檔案工作者在提供利用是應采取適宜的保密、防范措施。
5、制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范
檔案管理中存在的很多問題都和不規范的工作標準和操作流程有關，因此，切實制定一套科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。醫院應當針對需要管理的電子檔案類型及檔案的特點，制定一套完備的電子檔案管理的工作標準，且監督管理人員嚴格按照標準流程來操作，這一方面能夠規范管理人員的行為，另一方面也能著實提升電子檔案的管理效率。對于工作標準的執行一定要落實到位，可以另外制定相應的獎懲措施，對于標準的操作以及高效的工作表現要給與肯定與獎賞，對于不合規與不符合標準的操作過程要給與相應懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標準更深入的落實到每一個檔案管理人員的實際工作中，從而提升檔案管理的效率。
6、加強醫院電子檔案管理和利用的具體措施
（1）電子檔案的有效收集。收集范圍是在醫院在各項工作中形成的具有查考利用價值的各類電子文件，均應收集。如：圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數據庫文件、超媒體銜接文件等）。
（2）電子文件的整理與歸檔。醫院的檔案管理部門，應嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、分類要求標準等，使檔案從立卷歸檔等工作有序可循。
（3）電子檔案的合理利用。電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價值主要體現在利用上，為醫院的建設和發展服務。電子檔案的利用一般有三種方法：直接利用。直接利用是利用者通過檔案館或另一個檢索機構的電子計算機，在檔案館或網絡上直接查詢的一種方法。其特點是可以減少大量的管理工作，為利用者條放那個技術支援，使更多的讀者同時利用同一份電子檔案；網絡傳輸。通信與計算機技術結合，為我們提供了廣闊的網絡環境。通過計算機網絡進行遠距離傳輸，不僅更為方便、快捷、可靠，而且為醫院遠程會診提供了技術支撐；提供拷貝。電子檔案具有良好的復用性，檔案管理部門可以通過移動硬盤、U盤等載體向利用者提供記錄在特定載體上電子檔案。
