時(shí)間：2023-05-30 10:19:03
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇員工檔案管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
論文關(guān)鍵詞：供電企業(yè) 客戶檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策
論文摘要：隨著電力市場(chǎng)化的深入，電力企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)成為電力企業(yè)爭(zhēng)取市場(chǎng)的重要手段。客戶檔案管理是供電企業(yè)與用電客戶間各種業(yè)務(wù)辦理的原始憑證和依據(jù)，是為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要渠道。本文對(duì)目前供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了加強(qiáng)管理的對(duì)策建議。
一、供電企業(yè)客戶檔案管理現(xiàn)狀
1.客戶檔案管理制度或辦法相對(duì)滯后
由于受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，目前仍有較多的基層供電企業(yè)沒(méi)有一套完整的客戶檔案管理辦法。在基層供電企業(yè)，檔案管理的職責(zé)屬于局辦或總經(jīng)辦，但其管理的范圍僅為生產(chǎn)或客戶工程項(xiàng)目資料，其制定的管理辦法也僅是針對(duì)該范圍來(lái)進(jìn)行的，對(duì)于客戶檔案管理的職責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)未進(jìn)行明確。實(shí)際工作中該部分職責(zé)往往由營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)負(fù)責(zé)，但營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)在目前更注重于電費(fèi)回收、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等，對(duì)于客戶檔案資料的管理還處于相對(duì)滯后的階段，沒(méi)有建立一套完整的客戶檔案管理辦法來(lái)對(duì)該部分工作進(jìn)行規(guī)范，使必要的監(jiān)督防范環(huán)節(jié)失去作用。
2.員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱
客戶檔案的風(fēng)險(xiǎn)最主要來(lái)自于供電企業(yè)內(nèi)部員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的欠缺。部分供電企業(yè)在自然壟斷經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成了強(qiáng)烈的交易優(yōu)勢(shì)心理，這種心理使得部分員工缺乏基本的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)社會(huì)體系缺失的現(xiàn)狀認(rèn)知不足。同時(shí)，供電企業(yè)對(duì)員工法律知識(shí)的培訓(xùn)工作缺失，使得供電員工對(duì)相應(yīng)的法律知識(shí)欠缺。主要問(wèn)題包括輕信心理，工作草率，不負(fù)責(zé)任。
3.無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)客戶檔案資料的審核與保管
由于沒(méi)有相應(yīng)的管理辦法或制度，客戶檔案管理工作職責(zé)未能要現(xiàn)實(shí)工作中體現(xiàn)，現(xiàn)實(shí)工作中無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)客戶檔案的審核、歸集與管理，使得客戶檔案信息無(wú)序化。客戶檔案資料處于人人皆可查閱的狀態(tài)，丟失風(fēng)險(xiǎn)較大。
4.無(wú)專(zhuān)用的客戶檔案保管室及相應(yīng)的設(shè)備
由于該項(xiàng)工作未引起足夠的重視，在現(xiàn)實(shí)工作中客戶檔案的保管未得到有效的控制，往往存放于營(yíng)業(yè)廳的資料柜中，無(wú)相應(yīng)的存放標(biāo)準(zhǔn)、裝訂要求及裝訂設(shè)備，形成客戶檔案資料裝訂要求不統(tǒng)一、存放不規(guī)范，保管無(wú)序。這種情況下，對(duì)客戶檔案資料的可控、在控能力較低。
二、加強(qiáng)基層供電企業(yè)客戶檔案管理措施
1.建立健全客戶檔案管理制度
制度要建立健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照基層供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀，必須盡快建立相應(yīng)的管理辦法來(lái)約束營(yíng)銷(xiāo)工作人員的行為的同時(shí)，明確人員的責(zé)任及管理方式等。
對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片等資料，應(yīng)根據(jù)客戶檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類(lèi)目，如所包括客戶的基本信息資料、客戶配電工程的相關(guān)信息及投運(yùn)時(shí)的相關(guān)資料、歷次用電安全檢查所形成的并經(jīng)客戶簽字確認(rèn)的用電檢查單等資料。應(yīng)根據(jù)基層供電企業(yè)的實(shí)際情況和具體要求，制定的客戶檔案管理辦法或制度，辦法或制度應(yīng)主要明確基層供電企業(yè)客戶檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，客戶檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織客戶檔案的過(guò)程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加客戶檔案資料整理的可操作性。
資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持客戶資料建檔工作按照檔案管理辦法或制度的要求，在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中及時(shí)收集信息資料，并對(duì)內(nèi)部應(yīng)形成的資料進(jìn)行整理，歸檔人員加強(qiáng)審查等工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好客戶資料歸檔工作。
管理要及時(shí)，裝盒、袋應(yīng)規(guī)范。為確保客戶檔案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把客戶檔案工作與業(yè)擴(kuò)辦理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，做到業(yè)擴(kuò)進(jìn)度到哪個(gè)階段，檔案收集就跟蹤到哪個(gè)階段。裝盒、袋做到格式統(tǒng)一、字跡工整，同時(shí)根據(jù)客戶文件材料的形成規(guī)律，對(duì)客戶文件材料的內(nèi)容、數(shù)量進(jìn)行系統(tǒng)整理，按客戶檔案盒或袋，使檔案資料做到文件齊全、分類(lèi)準(zhǔn)確，方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將整理好的檔案按規(guī)定移交客戶檔案管理室，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查檔案盒、袋質(zhì)量并確保檔案的完整。
2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立客戶檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)
抓好客戶檔案工作，首先要從思想上重視客戶檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)要求檔案的收集、整理、歸檔、保管工作，建立起統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門(mén)增強(qiáng)檔案意識(shí)，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，以保證歸檔檔案資料的完整、準(zhǔn)確。建立客戶檔案管理組織，是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事。
3.完善客戶檔案管理目標(biāo)，跟蹤落實(shí)到位
缺乏有力的客戶檔案管理機(jī)制是一個(gè)比較突出的問(wèn)題。在客戶檔案未歸檔形成時(shí)，存有檔案資料散落在各工作人員或是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)手中的現(xiàn)象，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，把檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，認(rèn)真制訂要求，并不斷強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)，既要做好客戶檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點(diǎn)面結(jié)合、跟蹤督辦。形成有法可依、有法必依的局面，推動(dòng)客戶檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
以《檔案法》和《*檔案管理?xiàng)l例》為指針，認(rèn)真貫徹實(shí)施《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》，圍繞學(xué)校“團(tuán)結(jié)一致謀改革、凝心聚力求質(zhì)量”的工作重點(diǎn)，強(qiáng)化率先、競(jìng)爭(zhēng)、責(zé)任、效率、質(zhì)量意識(shí)，運(yùn)用新的檔案管理軟件加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的管理，力求為學(xué)校教育發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、工作目標(biāo)、任務(wù)：
以《檔案法》頒布為契機(jī)，有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹活動(dòng)，增強(qiáng)全校教職員工的法制觀念和檔案意識(shí)，強(qiáng)化行政執(zhí)法的力度，提高全員執(zhí)法的自覺(jué)性，推動(dòng)學(xué)校檔案工作向高標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)發(fā)展。
1.組織學(xué)校全體教職員工和檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，參照*市檔案局學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《*市檔案管理辦法》活動(dòng)實(shí)施方案，進(jìn)行有計(jì)劃、有組織地宣傳、學(xué)習(xí)和落實(shí)。
2.在認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《*市檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校政治學(xué)習(xí)對(duì)全校教職員工進(jìn)行宣傳、學(xué)習(xí)，通過(guò)印發(fā)宣傳材料、做檔案知識(shí)測(cè)試卷，提高法制意識(shí)和檔案意識(shí)。
3.按照《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門(mén)所形成的文件、材料，按分類(lèi)方案進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、裝合，并在今年8月底，完成200*年度各種檔案資料的立卷工作，寫(xiě)好立卷說(shuō)明及簽定報(bào)告。
4.做好檔案臺(tái)帳，對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容認(rèn)真填寫(xiě)，為迎接一年一度的檔案法規(guī)性檢查作好準(zhǔn)備。
5.及時(shí)收取、處理各類(lèi)文檔資料，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
6.配合學(xué)校做好各類(lèi)評(píng)估、評(píng)審、考核工作。
7.根據(jù)學(xué)校發(fā)展情況，及時(shí)做好資料的匯編、索引的延續(xù)工作，為學(xué)校擴(kuò)大社會(huì)效益。
三、工作安排：
第一季度：
1.制訂學(xué)校200*年工作計(jì)劃
2.收集本校200*年各科室所形成的文件、材料
3.做好本校新年度的文書(shū)處理工作
第二季度：
1.整理本校200*年文件資料，按《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》規(guī)定做好裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、裝合工作，確保門(mén)類(lèi)齊全，完成立卷任務(wù)
2.參加教育系統(tǒng)開(kāi)展的檔案法制宣傳周活動(dòng)
3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理
第三季度：
1.做好本校檔案編制專(zhuān)題匯編及索引的延續(xù)工作
2.做好局檔案室、協(xié)作組來(lái)校年度檢查的準(zhǔn)備工作
3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對(duì)本校檔案安全情況的考核
第四季度：
1.收集本校各室所形成的文件、材料
2015年12月11日，新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部 國(guó)家檔案局令第79號(hào)）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實(shí)施，本刊從第二期開(kāi)始連續(xù)四期刊登國(guó)家檔案局經(jīng)科司蔡盈芳同志的文章，就《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行全方位解讀，本期對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》保管期限的修訂內(nèi)容進(jìn)行解讀。
會(huì)計(jì)檔案保管期限的調(diào)整是本次《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的重要內(nèi)容，也是變化最大的內(nèi)容，廣大檔案工作者和計(jì)人員對(duì)此疑惑較多，新舊《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在保管期限上如何銜接，大家也覺(jué)得難以把握。本期重點(diǎn)對(duì)定期保管會(huì)計(jì)檔案保管期限調(diào)整進(jìn)行解讀，并對(duì)新舊保管期限規(guī)定的銜接方法進(jìn)行說(shuō)明。
保管期限調(diào)整的背景和原因
新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“新《辦法》”或“新《管理辦法》”）將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)調(diào)整為10年、30年2類(lèi)，主要以下原因：
一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來(lái)，國(guó)家檔案局對(duì)機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案的定期保管期限進(jìn)行了調(diào)整，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)）分別將機(jī)關(guān)文書(shū)檔案和企業(yè)檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。
二是與有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)的需要。會(huì)計(jì)檔案在很多民事案件中都作為重要證據(jù)，民事案件的訴訟時(shí)效最長(zhǎng)為20年，加上訴訟開(kāi)始前事件已經(jīng)存在一定的時(shí)間了，民事案件常常需要20年以前的會(huì)計(jì)檔案作為證據(jù)。但大部分會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經(jīng)濟(jì)糾紛案審判中曾遇到過(guò)由于會(huì)計(jì)檔案到期已銷(xiāo)毀而無(wú)法判定錢(qián)款是否收付的情況，后該法院專(zhuān)門(mén)提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時(shí)效最長(zhǎng)為20年，建議將會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿的保管期限修改為20年以上。
三是與資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)。各單位都認(rèn)為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過(guò)檔案保管期限的固定資產(chǎn)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，在到保管期限后，與其相關(guān)的資產(chǎn)仍在使用或存續(xù)，與此有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案需要調(diào)閱查用。
四是貫徹以人為本的理念。會(huì)計(jì)檔案與人有關(guān)，與人有關(guān)的檔案會(huì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查閱利用。原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“原《辦法》”或“原《管理辦法》”）規(guī)定的保管期限遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于其他與人有關(guān)的檔案的保管期限大量，為了維持各單位員工或社會(huì)其他成員的合法權(quán)益，將會(huì)計(jì)檔案的保管期限適當(dāng)延長(zhǎng)是必要的。
五是現(xiàn)實(shí)使用反映會(huì)計(jì)原定保管期限過(guò)短。各單位大量到了原定保管期限的會(huì)計(jì)檔案也都不銷(xiāo)毀，有的單位50年前的會(huì) 計(jì)檔案仍舊保留著；超過(guò)15年的憑證檔案和超過(guò)25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個(gè)側(cè)面反映了會(huì)計(jì)檔案保管期限有延長(zhǎng)的必要。
六是考慮會(huì)計(jì)電子檔案特點(diǎn)。與紙質(zhì)載體相比，會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)庫(kù)房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長(zhǎng)保管期限的條件。
七是滿足當(dāng)前反腐需要。現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)不能滿足責(zé)任追查的需要。
八是原《辦法》設(shè)定的會(huì)計(jì)檔案定期保管期限類(lèi)型太多，許多會(huì)計(jì)人員和檔案人員在劃定會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限時(shí)往往無(wú)法很好掌握。
保管期限調(diào)整的內(nèi)容
一是將定期保管期限由原《管理辦法》規(guī)定的5類(lèi)合并為2類(lèi)。新《管理辦法》第十四條規(guī)定，“會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為10年和30年”。即將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)調(diào)整為10年、30年2類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案的保管期限是從“會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起”的。例如，2014年形成的憑證類(lèi)會(huì)計(jì)資料，其歸檔后會(huì)計(jì)憑證檔案的保管期限是從2015會(huì)計(jì)年度開(kāi)始起算的。
二是將憑證和賬簿2類(lèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限作了適當(dāng)延長(zhǎng)。將所有單位的銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表，財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門(mén)的國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證、各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表、國(guó)家金庫(kù)年報(bào)（決算），基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算），行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表和稅收會(huì)計(jì)報(bào)表的保管期限統(tǒng)一為10年。將企業(yè)的原始憑證、記賬憑證等憑證類(lèi)檔案由原先的15年延長(zhǎng)為30年。將總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔賬等賬簿類(lèi)會(huì)計(jì)檔案由原先的25年延長(zhǎng)為30年。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年。將行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證，財(cái)政總預(yù)算撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證由原先的15年延長(zhǎng)為30年。將財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門(mén)日記賬、總賬、稅收日記賬（總賬）、明細(xì)分類(lèi)、分戶賬或登記簿由原先的25年延長(zhǎng)為30年。這些要求主要體現(xiàn)在新《辦法》的附表1和附表2。
三是在保管期限表的設(shè)置上堅(jiān)持原則性與靈活性相結(jié)合。新《辦法》第十五條第一款規(guī)定 “各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。”這意味著，各單位在劃定會(huì)計(jì)檔案保管期限表可以根據(jù)需要自行設(shè)置相應(yīng)的保管期限，但自行設(shè)置的保管期限不得低于新《管理辦法》規(guī)定的最低期限。如某單位認(rèn)為部分會(huì)計(jì)憑證比較重要，可能在未來(lái)一段較長(zhǎng)的時(shí)期里需要查詢利用，將該批會(huì)計(jì)憑證劃定為50年。這種做法是符合新《管理辦法》有關(guān)精神和要求的。但反之則不行。即不得將憑證類(lèi)會(huì)計(jì)檔案劃定為低于30年。這種原則性與靈活相結(jié)合的做法，給各單位結(jié)合實(shí)際劃定會(huì)計(jì)檔案保管期限預(yù)留了空間，有利于會(huì)計(jì)檔案的管理。
會(huì)計(jì)檔案保管期限新舊標(biāo)準(zhǔn)的銜接
為確保新《辦法》有效貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)新舊管理辦法平穩(wěn)過(guò)渡，國(guó)家檔案局聯(lián)合財(cái)政部專(zhuān)門(mén)就有關(guān)銜接規(guī)定下發(fā)了文件，保管期限新舊銜接是主要內(nèi)容，要求如下：
一是對(duì)已到保管期限且已鑒定但未銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷(xiāo)毀但尚未進(jìn)行銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷(xiāo)毀；已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定應(yīng)繼續(xù)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新的最低保管期限減去已保管期限，下同）。
二是對(duì)已到保管期限但未作鑒定的會(huì)計(jì)檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求進(jìn)行鑒定，確定銷(xiāo)毀或繼續(xù)保管。確定銷(xiāo)毀的，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷(xiāo)毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限。
三是對(duì)未到原《辦法》規(guī)定最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案。文件規(guī)定“未到原《管理辦法》規(guī)定最低保期限的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限重新劃定保管期限。”如2005年形成的會(huì)計(jì)憑證檔案，原定保管期限是15年，保管期限2006年起算，至2015年12月，已保管10年；按照原《管理辦法》只需再保管5年，至2020年12月，即可進(jìn)行到期鑒定，如鑒定確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值就可銷(xiāo)毀。但由于新《辦法》對(duì)憑證類(lèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限進(jìn)行了延長(zhǎng)，該批會(huì)計(jì)檔案未到原定保管期限，其保管期限應(yīng)延長(zhǎng)為30年，即到2035年12月才算到保管期限，可在2036年進(jìn)行到期檔案鑒定后，確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值即可銷(xiāo)毀。其他各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的處理方法照此類(lèi)推。
1高速公路工程檔案的特點(diǎn)
（1）專(zhuān)業(yè)性高速公路工程檔案是伴隨工程項(xiàng)目的實(shí)施而不斷形成并貫穿于高速公路建設(shè)的每個(gè)階段的，其形成的內(nèi)容和領(lǐng)域決定了其具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。
（2）復(fù)雜性高速公路工程項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，從始至終各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生大量的、種類(lèi)繁多的工程檔案資料，如：地勘、規(guī)劃、環(huán)評(píng)、征地、拆遷、地基處理、路面鋪設(shè)、橋梁、隧道、服務(wù)區(qū)、收費(fèi)站及通訊監(jiān)控等輔助設(shè)施的建設(shè)等。同時(shí)，這些檔案資料往往是由不同單位、部門(mén)和工作人員進(jìn)行收集、整理的，因此這些因素都決定了高速公路工程檔案十分復(fù)雜。
（3）多樣性每個(gè)工程項(xiàng)目都會(huì)形成數(shù)以千卷的檔案，其形式包括紙質(zhì)、實(shí)體、聲像及電子等，而征地拆遷過(guò)程中更是會(huì)產(chǎn)生大量手繪的房屋丈量示意圖等，因此工程檔案可謂數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜且載體多樣。
（4）系統(tǒng)性高速公路建設(shè)項(xiàng)目在各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料都具有系統(tǒng)性，也即完整性和成套性，這也是其最顯著的特點(diǎn)。工程檔案的完整性和成套性十分重要，因?yàn)橹挥秀暯雍霉こ探ㄔO(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)，才能保證檔案資料的完整性和成套性不被破壞，也才能最大限度地發(fā)揮其使用價(jià)值。但在實(shí)際施工中，由于高速公路工程檔案建檔耗時(shí)長(zhǎng)、涉及面廣且內(nèi)容繁雜，因此要做到系統(tǒng)性難度也是很大的。
（5）服務(wù)性由于建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)過(guò)程中直接形成的，與建設(shè)工程各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、單位具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄[2]，這種保存利用價(jià)值決定了其必須具有很強(qiáng)的實(shí)用性，也即服務(wù)性。因此，高速公路工程檔案不僅是施工質(zhì)量管理、竣工驗(yàn)收和檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要憑證，而且也將為投入使用后的高速公路后期管理、維護(hù)及改擴(kuò)建工程提供必要的服務(wù)。
2高速公路工程檔案管理現(xiàn)狀及面臨的問(wèn)題
高速公路檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，點(diǎn)多面廣，時(shí)間跨度長(zhǎng)，涉及的環(huán)節(jié)、參建單位和管理人員也多。由于管理人員素質(zhì)不一、更換頻繁，加之一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員思想上存在偏見(jiàn)，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，支持力度和重視程度也不夠，因此導(dǎo)致目前檔案管理工作存在不少問(wèn)題。
2.1重視程度不夠
檔案管理工作的重視程度達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)，這一方面是部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理是小事，支持力度也小；另一方面是由于部分工作人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，致使一些建設(shè)檔案沒(méi)有得到應(yīng)有的妥善保管，以致出現(xiàn)內(nèi)容不全、質(zhì)量無(wú)法保證等現(xiàn)象，進(jìn)而影響了后期的檔案交接，增加了檔案管理工作的難度。
2.2資料歸檔不及時(shí)
公路工程建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工建設(shè)到竣工等各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)涉及到眾多單位和個(gè)人，形成的檔案不僅數(shù)量大、類(lèi)別多，而且載體多樣。按《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》第5條規(guī)定的要求，公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行的是項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，也即：項(xiàng)目法人單位負(fù)責(zé)做好本單位形成的公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并承擔(dān)各參建單位檔案材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)等管理職責(zé)；同時(shí)，該法人單位還應(yīng)將項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、納入招投標(biāo)制，與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項(xiàng)目文件材料收集、立卷、歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全②。但在實(shí)際工作中，一些主、客觀原因常常導(dǎo)致文件資料歸檔不及時(shí)，這主要體現(xiàn)在2個(gè)方面：①施工階段，由于任務(wù)重、工作量大，需要牽扯的精力和時(shí)間也多，因而忽視了檔案管理工作，致使原始檔案資料的留存、收集、征收和歸檔等都受到一定的影響；②工程建設(shè)過(guò)程中，由于涉及到的參建單位工作人員眾多，難以全部做到及時(shí)、準(zhǔn)確地甄別出具有參考利用價(jià)值的文件材料并及時(shí)歸檔，碰到責(zé)任心不強(qiáng)、工作態(tài)度不認(rèn)真或當(dāng)時(shí)比較忙而事后忘性大的，文件資料歸檔的及時(shí)性就更得不到保證。資料歸檔的整個(gè)流程可以說(shuō)是一環(huán)扣一環(huán)，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫節(jié)，整個(gè)環(huán)節(jié)就會(huì)受到影響。只有保證了文件資料的原始性和及時(shí)性，文件檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全才能得到保證。
2.3完整性有待提高
《中華人民共和國(guó)檔案法》第3章第10條規(guī)定：對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。DA/T28－2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》第7.8.3條規(guī)定：歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)，應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。但是，在實(shí)際工作中，目前的高速公路檔案的完整性有待提高。這主要體現(xiàn)在以下幾方面：①由于宣傳力度、廣度不夠，導(dǎo)致部分工作人員對(duì)檔案管理的法律、法規(guī)了解不多，認(rèn)識(shí)不足，檔案管理的意識(shí)也薄弱，導(dǎo)致這部分員工經(jīng)手的檔案資料有可能出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象。例如，在檔案提交時(shí)就不完整或不合規(guī)；由于保管不當(dāng)，致使部分資料或圖紙模糊不清，檔案資料質(zhì)量低下，甚至出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，導(dǎo)致最后無(wú)法按時(shí)移交，更談不上為公路建設(shè)和管理提供有效的服務(wù)了。②部分工作人員的業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致檔案資料不完整。例如，按規(guī)范要求，拆遷協(xié)議后面必須附有拆遷補(bǔ)償統(tǒng)計(jì)表，而實(shí)際工作中沒(méi)有附表的情況時(shí)有發(fā)生，等到提交檔案時(shí)再回頭補(bǔ)，常常因?yàn)闀r(shí)過(guò)境遷、當(dāng)事人工作變動(dòng)及部分原始資料遺失等原因而無(wú)法補(bǔ)全，這也就給后續(xù)的管理工作埋下隱患。③部分工作人員存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，將部分檔案據(jù)為個(gè)人或部門(mén)所有，甚至將一些工作中形成的原始有價(jià)值的資料誤當(dāng)成無(wú)用資料丟棄，等發(fā)現(xiàn)時(shí)已很難找回，這也是造成部分檔案無(wú)法完整歸檔的原因。
2.4管理水平不均衡
按相關(guān)文件要求，檔案管理工作應(yīng)實(shí)施科學(xué)化、規(guī)范化和制度化的管理模式，建立科學(xué)的管理制度，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才，配備實(shí)用的基礎(chǔ)設(shè)施和高新技術(shù)管理設(shè)備，吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，推行高效的管理辦法，并采取有力的管理措施。但在實(shí)際工作中，公路建設(shè)相關(guān)企業(yè)的檔案管理工作軟、硬件設(shè)施離文件要求的都有一定差距，致使檔案管理水平基本達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求。而檔案管理人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力水平參差不齊，尤其是既懂工程又懂檔案管理業(yè)務(wù)的工作人員少之又少，這也在一定程度上阻礙了檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高，使其處于不均衡狀態(tài)。
3高速公路工程檔案管理發(fā)展的思考
針對(duì)高速工程建設(shè)的特點(diǎn)，其檔案建設(shè)與管理工作在實(shí)際工作中應(yīng)遵循完善制度、健全機(jī)構(gòu)、明確責(zé)任、縱橫結(jié)合、分類(lèi)收集及集中管理的基本原則，并重點(diǎn)做好3方面的工作。
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視
爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，幫助解決檔案工作中遇到的實(shí)際困難和問(wèn)題，可為檔案管理工作提供有力的保障。在公路工程建設(shè)中，若能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，無(wú)疑會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)一定的便利。同時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳和推廣，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)了解到檔案工作的重要性及其在整個(gè)項(xiàng)目中不可或缺的地位，使領(lǐng)導(dǎo)在高度重視工程質(zhì)量的前提下，也能兼顧到檔案管理工作，并加大對(duì)檔案管理工作的支持力度和重視程度，給檔案管理工作以人員、資金及政策上的大力支持。
3.2健全制度
（1）要建立健全文件材料的形成、積累、整理、歸檔、查閱、借閱以及安全保密制度，明確管理原則和職責(zé)。在實(shí)際工作中，要將檔案管理工作納入到工程建設(shè)管理程序中，并列入有關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍，盡量避免出現(xiàn)即使檔案缺損、遺失、錯(cuò)誤也找不到人負(fù)責(zé)的狀況，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。2）要加大檔案有關(guān)法律、法規(guī)的宣傳貫徹力度、深度和廣度，包括歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔范圍和歸檔手續(xù)等。這種宣傳要貫徹到每個(gè)部門(mén)、每個(gè)員工，要不厭其煩、常抓不懈，讓全體人員都認(rèn)識(shí)到工程檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，樹(shù)立起“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有每個(gè)員工的檔案意識(shí)都增強(qiáng)了，工作中才能自覺(jué)按照檔案管理的規(guī)定和要求去做，才能確保檔案資料收集的完整、齊全和規(guī)范，從而為檔案管理工作者整理檔案提供便利條件。3）要善于在工作實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，加強(qiáng)檔案質(zhì)量的事中檢查、控制與管理。在檔案的日常管理中，要及時(shí)解決、糾正出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)整改，做到保存的檔案資料至工程竣工驗(yàn)收時(shí)不返工，從而不斷推動(dòng)檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化，使檔案管理工作得以良性有序地開(kāi)展。
3.3建設(shè)隊(duì)伍
對(duì)于建設(shè)單位來(lái)講，應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要，配備檔案工作人員，并保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定③。為此，應(yīng)做好以下3方面的工作：首先，建設(shè)單位在工程初期就要從思想上高度重視檔案管理工作，配置專(zhuān)人、專(zhuān)崗管理檔案工作，并給從事專(zhuān)、兼職檔案工作的員工創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使之不斷提高業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，建設(shè)單位還應(yīng)經(jīng)常組織人員對(duì)檔案資料進(jìn)行自檢，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。其次，建設(shè)單位可通過(guò)聘請(qǐng)一些檔案管理專(zhuān)家上門(mén)檢查、指導(dǎo)、答疑解難和宣傳貫徹檔案法律法規(guī)，推廣檔案管理的先進(jìn)技術(shù)、方法和經(jīng)驗(yàn)，或者定期與不定期地組織兄弟單位的檔案管理工作者，結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，并通過(guò)案例分析，總結(jié)工作中遇到的問(wèn)題和困難，提出最佳解決方案，從而使檔案管理工作者的政策、業(yè)務(wù)水平不斷得到提高，以滿足檔案管理工作不斷發(fā)展的需要。第三，建設(shè)單位要盡量保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，避免出現(xiàn)人動(dòng)檔案動(dòng)，人動(dòng)檔案丟的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，制定嚴(yán)格的交接制度，如當(dāng)事人交接的檔案資料不合格就不準(zhǔn)調(diào)動(dòng)，以保證檔案資料的真實(shí)、完整、系統(tǒng)與安全，并盡而保證檔案資料質(zhì)和量的統(tǒng)一，使檔案管理工作得以更好地開(kāi)展。對(duì)于檔案管理工作者個(gè)人來(lái)講，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作對(duì)人員的要求也越來(lái)越高，只有政治素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)兼?zhèn)洌拍艹蔀橐粋€(gè)合格的檔案管理工作者。具體來(lái)說(shuō)，政治素質(zhì)就是要有高度的社會(huì)責(zé)任感，忠于國(guó)家和人民，遵章守紀(jì)，嚴(yán)格按照相關(guān)法律、法規(guī)辦事；專(zhuān)業(yè)素質(zhì)就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，做到既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又熟悉公路工程專(zhuān)業(yè)技術(shù)，并且與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，以滿足信息時(shí)代檔案管理工作的需要。因此，要做一個(gè)合格的檔案管理工作者，一定要養(yǎng)成終生學(xué)習(xí)的習(xí)慣，并通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)來(lái)提高自己的業(yè)務(wù)水平，并在實(shí)踐中靈活地運(yùn)用檔案管理和公路工程專(zhuān)業(yè)知識(shí)，滿足不斷發(fā)展的檔案管理工作的需要。
4結(jié)語(yǔ)
通過(guò)多年工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為，作為一個(gè)高速公路檔案管理者，應(yīng)努力做到以下幾點(diǎn)：
（1）心態(tài)好。俗話說(shuō)心態(tài)決定態(tài)度，態(tài)度決定一切。有了正確的心態(tài)，才能有正確的態(tài)度，并運(yùn)用正確的方法，進(jìn)而取得正確的結(jié)果。每一個(gè)檔案管理工作者都應(yīng)發(fā)自內(nèi)心地去喜歡自己的工作，只有對(duì)工作產(chǎn)生興趣了，才能有積極性和主動(dòng)性，也才能在其中體會(huì)到成就感。
（2）工作細(xì)致認(rèn)真。檔案管理工作平凡而瑣碎，需要日常工作中一點(diǎn)一滴地積累，因此不能怕麻煩，如果到了檢查或者要上交時(shí)，才進(jìn)行整理，肯定會(huì)出現(xiàn)留存不全等問(wèn)題，那時(shí)再想補(bǔ)全，不僅耗時(shí)長(zhǎng)，還會(huì)因人員工作變動(dòng)等因素，出現(xiàn)無(wú)法補(bǔ)全的情況。有時(shí)候即使補(bǔ)全了，也會(huì)耗費(fèi)大量的財(cái)力、物力和時(shí)間成本，且準(zhǔn)確性也會(huì)大打折扣。只有嚴(yán)格按相關(guān)文件規(guī)定和要求去做，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)彌補(bǔ)和改正，才能不留隱患，避免給個(gè)人、單位和國(guó)家造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失和遺憾。實(shí)踐證明，檔案管理工作的性質(zhì)決定了每一個(gè)檔案管理工作者只有將耐心和細(xì)心貫穿項(xiàng)目的始終，才能成為一個(gè)稱職的檔案管理工作者。
關(guān)鍵詞： 《高等學(xué)校檔案管理辦法》 高校檔案管理工作 新局面
《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）由教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合簽署，以教育部第27號(hào)令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。通過(guò)學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)《辦法》，充分認(rèn)識(shí)到《辦法》的實(shí)施，是新時(shí)期、新階段國(guó)家為促進(jìn)高等教育又好又快發(fā)展作出的一項(xiàng)重要舉措，是指導(dǎo)新時(shí)期高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文獻(xiàn)，為高校檔案工作進(jìn)一步發(fā)展提供了良好的機(jī)遇，高校檔案管理人員應(yīng)以學(xué)習(xí)貫徹《辦法》為契機(jī)，開(kāi)創(chuàng)高校檔案管理工作新局面。
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《辦法》內(nèi)容，充分認(rèn)識(shí)高校檔案工作的重要性
《辦法》第一章第二條指出：高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，學(xué)校的教學(xué)、科研、管理，以及校園文化建設(shè)和精神文明建設(shè)都與檔案工作密切相關(guān)。檔案的憑證、依據(jù)和參考作用，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在學(xué)校的各項(xiàng)重要工作中得到體現(xiàn)。特別是在教育部開(kāi)展的高校教學(xué)工作水平評(píng)估中，高校檔案是最令評(píng)估專(zhuān)家信服的歷史證據(jù)，如果沒(méi)有檔案做依據(jù)，就難以準(zhǔn)確地闡明歷史事件，難以科學(xué)地總結(jié)學(xué)校發(fā)展的歷史和規(guī)律。只有依靠檔案資料，專(zhuān)家才能對(duì)被評(píng)估單位進(jìn)行客觀、公正、全面的評(píng)估。因此，學(xué)校檔案是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料，是高校師生員工辛勤勞動(dòng)的智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是高校知識(shí)和信息資源的儲(chǔ)備，它在學(xué)校各項(xiàng)工作中發(fā)揮著其他文獻(xiàn)無(wú)法取代的重要憑證的作用，同時(shí)也發(fā)揮著不可估量的參考、宣傳和教育作用。另外，學(xué)校的各種慶典活動(dòng)、校史的編寫(xiě)、規(guī)劃的制定等都離不開(kāi)檔案材料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分,它記載著學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色等內(nèi)容。
二、深刻領(lǐng)會(huì)《辦法》精神，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)
《辦法》第一章第五條規(guī)定：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是:（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；（二）將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問(wèn)題。分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作。”把高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)法制化、具體化，這將有助于為促進(jìn)高校檔案工作發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境。做好檔案工作，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，只有領(lǐng)導(dǎo)有了很強(qiáng)的檔案工作意識(shí)，才能從歷史責(zé)任感的高度來(lái)加強(qiáng)檔案工作建設(shè)，才能增加對(duì)檔案工作的投入，才能提高檔案工作的地位，才能把檔案工作提到領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程和納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，也只有這樣才會(huì)引起學(xué)校各部門(mén)對(duì)檔案工作的重視，形成有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管、專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)、兼職檔案員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，為高校檔案工作的正常開(kāi)展提供良好的組織保障。
三、規(guī)范管理制度，完善學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)
學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，《辦法》第二章明確規(guī)定了設(shè)立檔案館和綜合檔案室的具體條件，建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)，才能促進(jìn)學(xué)校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，更好地服務(wù)學(xué)校。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和高等教育的快速發(fā)展，特別是隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了深刻變化。目前，我國(guó)正由教育大國(guó)向教育強(qiáng)國(guó)轉(zhuǎn)變，高等教育的發(fā)展由注重?cái)?shù)量增長(zhǎng)轉(zhuǎn)向提高質(zhì)量、注重內(nèi)涵建設(shè)，高校檔案的傳統(tǒng)管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎接著新的發(fā)展機(jī)遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展，高校在檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)、檔案工作制度建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息化建設(shè)等方面必須與時(shí)俱進(jìn)，在繼承的基礎(chǔ)上不斷改革創(chuàng)新。規(guī)章制度是檔案工作實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則，建立和完善檔案管理工作規(guī)章制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保障。高校應(yīng)修訂適應(yīng)本校辦學(xué)水平的檔案管理制度，只有依靠強(qiáng)有力的制度保障，努力提高廣大教職工的檔案責(zé)任意識(shí)，才能從根本上保證高校檔案工作不斷向前邁進(jìn)。檔案的權(quán)威性在于其真實(shí)可靠性，真實(shí)是檔案的生命，也是檔案管理部門(mén)的神圣職責(zé)。檔案管理職能部門(mén)在工作中要堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣、履行程序不變通、遵守紀(jì)律不放松，只有這樣才能確保檔案的質(zhì)量。
四、廣開(kāi)思路，拓展學(xué)校檔案資源渠道
《辦法》第三章第十五條規(guī)定了高等學(xué)校檔案門(mén)類(lèi)有黨群類(lèi)、行政類(lèi)、學(xué)生類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、儀器設(shè)備類(lèi)、產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)、出版物類(lèi)、外事類(lèi)和財(cái)會(huì)類(lèi)十一大類(lèi)。為適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的需要，保證高校檔案工作為高校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，《辦法》指出，高等學(xué)校“歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式”，這一規(guī)定對(duì)于高校檔案信息資源的全面和完整收集，對(duì)于加大高校檔案信息化建設(shè)的力度，方便學(xué)校和社會(huì)利用檔案信息資源，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。由此可見(jiàn)，《辦法》對(duì)檔案資源建設(shè)更加重視。檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，也是檔案工作“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的根本保證。檔案作用的發(fā)揮是通過(guò)對(duì)檔案和檔案信息的利用來(lái)實(shí)現(xiàn)的。“巧婦難為無(wú)米之炊”，沒(méi)有豐富的檔案館藏和檔案信息，是很難滿足各種檔案利用需求的。因此，高校檔案部門(mén)首先要按照《辦法》的要求，努力健全上述各種檔案門(mén)類(lèi)，并進(jìn)行科學(xué)、有序、安全的管理。由于形成各類(lèi)檔案的數(shù)量各異，還要根據(jù)高校實(shí)際情況確定學(xué)校各類(lèi)檔案的歸檔范圍，把學(xué)校不同時(shí)期形成的、能反映學(xué)校辦學(xué)特色的各類(lèi)檔案收集齊全，把記錄學(xué)校歷史的檔案和反映學(xué)校辦學(xué)水平的教學(xué)科研成果、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品檔案，以及專(zhuān)家教授、知名校友的業(yè)績(jī)檔案等收集歸檔。
五、適應(yīng)新形勢(shì)需要，推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理
《辦法》在對(duì)高校檔案信息化建設(shè)提出了新要求：一是應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔；二是高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。在檔案管理活動(dòng)中檔案信息化建設(shè)應(yīng)全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用，并實(shí)現(xiàn)“三化”：一是檔案信息數(shù)字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用一體化；三是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化替代所有手工抄寫(xiě)工作，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理和網(wǎng)上查詢。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)，為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類(lèi)全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為廣大師生服務(wù)，可以在很大程度上方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全有關(guān)資料，從而更好地提高學(xué)校檔案的服務(wù)水平。
六、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量
隨著檔案管理自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案管理工作迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息技術(shù)人員，為此，《辦法》明確規(guī)定，檔案工作人員不僅要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，而且要具備相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)及現(xiàn)代化管理技能，檔案館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)熱心檔案事業(yè)，具有高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷，有組織管理能力，具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)和精神，同時(shí)要年富力強(qiáng)，身體健康。這一規(guī)定突出了人才興檔、人才強(qiáng)館的理念。加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，要采取切實(shí)措施，建立一支有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。要嚴(yán)把人員入口關(guān)，真正將政治素質(zhì)高和適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化要求的專(zhuān)業(yè)人才選配到檔案崗位上來(lái)；要為檔案工作人員盡可能多地創(chuàng)造學(xué)習(xí)培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)，支持他們進(jìn)修學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平，使其盡快掌握檔案信息化、現(xiàn)代化管理技能；要不斷提高檔案工作人員的待遇，關(guān)心他們的生活，努力為他們解決后顧之憂。對(duì)專(zhuān)職從事檔案工作的人員，要實(shí)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員的同等待遇。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)和積累經(jīng)驗(yàn)，只有穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，才能逐步完善高校檔案管理工作。檔案干部的頻繁調(diào)動(dòng)，無(wú)疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，加強(qiáng)檔案干部的思想政治工作，解決他們的實(shí)際困難，使他們安心本職工作。對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，《辦法》規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施，防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。”這充分體現(xiàn)了黨和政府對(duì)檔案工作者的關(guān)懷，也進(jìn)一步激勵(lì)檔案工作者盡職盡責(zé)地做好本職工作。
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【關(guān)鍵詞】辦事處；檔案管理；高效化管理
在網(wǎng)絡(luò)信息日益發(fā)達(dá)的時(shí)代背景下，政府機(jī)構(gòu)的信息化水平也在日益提升。辦事處檔案工作一直是政府機(jī)關(guān)檔案信息管理的重要組成部分，越來(lái)越受到政府機(jī)關(guān)的重視。傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下，難以適應(yīng)現(xiàn)代政府對(duì)高效化檔案管理的緊迫需求。辦事處檔案管理的信息化為實(shí)現(xiàn)一般性檔案信息共享，為政府高效化檔案管理提供技術(shù)支持。
一、辦事處檔案管理存在的突出問(wèn)題
第一，辦事處檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，是實(shí)現(xiàn)檔案工作效率提升的重要途徑。從技術(shù)上來(lái)講，辦事處檔案工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程主要是存在以下三個(gè)問(wèn)題：一是辦事處的計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)規(guī)劃不完善，導(dǎo)致軟件的實(shí)用性與普遍性存在明顯不足；二是各個(gè)辦事處的計(jì)算機(jī)類(lèi)型和檔案設(shè)備難以統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理不具備相同的硬件條件；三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不健全和技術(shù)部門(mén)不支持所導(dǎo)致的檔案分類(lèi)編碼標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一，檔案管理的技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一2。這三方面問(wèn)題嚴(yán)重限制著檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。
第二，傳統(tǒng)檔案管理辦法的約束作用。辦事處檔案管理的信息化建設(shè)要求運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，而傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)文獻(xiàn)記錄為主，兩種工作方法存在較大的差異性。檔案管理員工普遍不愿采用新型檔案管理辦法，這種抵觸心理導(dǎo)致辦事處的檔案管理高效化難度加大。目前，辦事處檔案管理工作仍然局限于紙質(zhì)文獻(xiàn)記錄，配圖、聲音、影像等存檔方式普遍不被檔案管理人員使用。相比現(xiàn)代化檔案管理方式，傳統(tǒng)檔案管理辦法更容易被檔案管理人員接受和使用，但傳統(tǒng)的檔案管理形式存在很大的制約性，已經(jīng)無(wú)法滿足辦事處發(fā)展需求4。
第三，基層基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，政府對(duì)基層檔案建設(shè)的投資力度有限。基層辦事處由于經(jīng)費(fèi)不足，檔案室等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，條件簡(jiǎn)陋。例如，檔案柜基本是木質(zhì)的，而且陳舊老化，缺乏日常維護(hù)。同時(shí)，檔案管理缺乏安全措施，沒(méi)有相應(yīng)的防蟲(chóng)防潮措施。有些基層辦事處辦公條件簡(jiǎn)陋，沒(méi)有獨(dú)立的檔案保管室，檔案只能放在機(jī)關(guān)辦公室，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的效率；有些辦事處由于檔案少，檔案室與雜物保管室合為一體，雜物、舊物堆滿房間，導(dǎo)致檔案管理工作難度加大，效率低下。
第四，政府機(jī)關(guān)的基層辦事處缺乏專(zhuān)職的檔案管理員。由于工作屬性原因，基層管理人員任務(wù)種類(lèi)繁多，身兼多職，專(zhuān)業(yè)化、專(zhuān)職化程度有待提升。檔案管理的工作量大，津貼不足，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)又要求高，基層檔案工作人員缺乏積極性。即使在崗，也一身多任，絕大部分時(shí)間被中心工作占用，沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量和效率普遍不高。
二、辦事處檔案工作高效化管理的對(duì)策分析
第一，逐步構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的辦事處檔案管理制度。辦事處檔案制度的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施是高效化檔案管理的重要保障，能夠有效提升辦事處檔案管理的效率，節(jié)省檔案管理的時(shí)間成本和人力成本5。本文主要通過(guò)流程標(biāo)準(zhǔn)化和檔案文件規(guī)范化兩個(gè)層面進(jìn)行辦事處檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化制度的構(gòu)建工作。首先，通過(guò)流程標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)實(shí)現(xiàn)辦事處檔案工作的高效化管理。主要是通過(guò)崗位職責(zé)的明確劃分和檔案文件的規(guī)范化處理來(lái)建立標(biāo)準(zhǔn)化的辦事處檔案庫(kù)和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案借閱流程，從而保障標(biāo)準(zhǔn)化流程的順利實(shí)施。
第二，檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，有利于檔案工作人員效率的提升。檔案管理的實(shí)際操作只有依據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案收集、梳理、編排、檢查、溫度和濕度控制、防蟲(chóng)、保存等工作標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，才能夠保障檔案管理工作的統(tǒng)一化進(jìn)程，保證檔案管理效率與質(zhì)量的雙提升。同時(shí)，需要依據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善電子檔案管理的專(zhuān)用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案管理信息化建設(shè)提供有利條件。
第三，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)辦事處檔案管理形式多樣化。現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為辦事處檔案管理的信息共享、存儲(chǔ)擴(kuò)展提供了有利條件。通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)的充分利用，建立檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的檔案信息共享機(jī)制。同時(shí)，檔案管理單位的檔案資料存儲(chǔ)空間的進(jìn)一步擴(kuò)大需要信息技術(shù)支撐，檔案管理存儲(chǔ)空間增大，利于聲音、圖像、影像等非紙質(zhì)檔案資料的有效存儲(chǔ)，從而保障檔案資料的全面保存，為高效化檔案管理提供有力的技術(shù)支撐。
第四，逐步形成基層檔案建設(shè)的投資保障機(jī)制。為了保證檔案室建設(shè)所需的資金，基層辦事處需要形成投資保障機(jī)制。為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的高效化管理，政府機(jī)構(gòu)需要投入一定的資金添置、購(gòu)買(mǎi)各種檔案設(shè)備與數(shù)字化技術(shù)。例如，保證局域網(wǎng)高速寬帶的接入，為檔案室專(zhuān)門(mén)添置移動(dòng)硬盤(pán)和數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)施，奠定數(shù)字化檔案工作的基礎(chǔ)。檔案室硬件配備方面，需要具備計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)和數(shù)碼相機(jī)；軟件方面，需要安裝量子單機(jī)版軟件，藏畫(huà)電子照片管理軟件等，建立辦事處自助式檔案網(wǎng)站，從而提升檔案管理效率，減少檔案管理的工作量。
第五，辦事處設(shè)置專(zhuān)職的檔案管理員，提升基層管理人員的專(zhuān)業(yè)化、專(zhuān)職化程度。辦事處需要設(shè)置檔案室及專(zhuān)職檔案管理員，通過(guò)明確的職責(zé)劃分和崗位津貼制度保證檔案管理員的專(zhuān)職化，保持其工作的相對(duì)穩(wěn)定。一是要責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，將專(zhuān)職檔案管理員的工作任務(wù)與目標(biāo)明確化；二是形成專(zhuān)職檔案管理員的激勵(lì)機(jī)制，保證其在崗津貼，提升檔案管理人員的工作積極性。
三、結(jié)語(yǔ)
辦事處檔案管理是政府檔案管理工作的重要組成部分，在檔案管理高效化的客觀要求下，辦事處檔案管理工作必須充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，促使檔案管理工作的質(zhì)量與效率的提升，進(jìn)一步符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的要求。引進(jìn)電子檔案管理的全新理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，是政府高效化檔案管理的重要保障。
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[3]宋斌路.加強(qiáng)電子檔案管理的幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)[J].華章，2011（20）.
1、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為
由于醫(yī)院科研檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，在一定程度上造成領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各類(lèi)科研課題檔案管理工作不夠重視，被冷落在邊緣部門(mén)；而醫(yī)院在醫(yī)教研發(fā)展工作中，開(kāi)展各類(lèi)考核、評(píng)估和評(píng)比時(shí)才被想起，匆匆上陣填補(bǔ)工作，事后又被打入冷宮。目前由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏完善的、切實(shí)可行的規(guī)章制度，甚至檔案管理的相關(guān)制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)都是缺失的狀態(tài)，更沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。可見(jiàn)健全檔案管理制度是保持其健康有序的發(fā)展前提，根據(jù)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理辦法，對(duì)科研檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，明確檔案部門(mén)的監(jiān)管職責(zé)，完善檔案的收集、整理、保管、利用、借閱、保密等流程制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，保持與課題管理辦法互相配套，確保與醫(yī)院科研政策的統(tǒng)一性和延續(xù)性，以形成科研檔案工作的良性循環(huán)。結(jié)合實(shí)際制定科研檔案管理一系列制度，內(nèi)容應(yīng)包括三個(gè)方面：
（1）制定醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的職能，明確責(zé)任，確保科研檔案的管理落到實(shí)處；
（2）明確科研資料的收集、編制的范圍，以保證科研檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率達(dá)到規(guī)定要求，內(nèi)容細(xì)節(jié)應(yīng)有理有據(jù)；
（3）制定科研檔案管理工作的考核內(nèi)容及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。考核的內(nèi)容主要是資料收集、案卷整理是否做到完整、齊全、準(zhǔn)確和規(guī)范，質(zhì)量是否滿足規(guī)定要求，責(zé)任是否落到實(shí)處以及檔案管理制度的執(zhí)行情況等。
2、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升科研檔案管理質(zhì)量
隨著檔案信息化的飛速發(fā)展和更新?lián)Q代，新設(shè)備、新方法、新技術(shù)不斷得到應(yīng)用，檔案種類(lèi)和載體的多樣化，對(duì)科研檔案管理人員提出了更高的要求。管理人員不僅有強(qiáng)烈責(zé)任心，更需要有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)水平以及計(jì)算機(jī)操作能力。首先，檔案管理人員可通過(guò)參加各類(lèi)型的專(zhuān)業(yè)知識(shí)等繼續(xù)教育學(xué)習(xí)和計(jì)算機(jī)管理相關(guān)技能培訓(xùn)，及時(shí)更新相關(guān)知識(shí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高管理工作水平；其次，建立科研人員與檔案管理人員的互動(dòng)交流平臺(tái)，及時(shí)了解科研工作中涉及的相關(guān)問(wèn)題，群策群力，使檔案管理人員能更好的為科研人員工作提供服務(wù)；最后，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮創(chuàng)新思維，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技能來(lái)提高科研檔案信息資源的更新速率，進(jìn)一步提高檔案管理水平，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要。
3、優(yōu)化檔案工具，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
通常醫(yī)院科研檔案存在空間小、設(shè)備落后，加上醫(yī)院不重視，常常缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃等問(wèn)題，對(duì)檔案信息化的發(fā)展和新形勢(shì)的需求難以適應(yīng)。因此，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，要使院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到科研檔案、科研發(fā)展在醫(yī)院發(fā)展中社會(huì)價(jià)值，意識(shí)到在醫(yī)院各種評(píng)審評(píng)價(jià)中重要作用。基于醫(yī)院層面把檔案管理納入醫(yī)院工作計(jì)劃，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。爭(zhēng)取醫(yī)院在檔案管理硬件設(shè)施上給予支持，適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)投入，配備必要的檔案管理設(shè)施與工具，改善工作條件，及時(shí)更新檔案現(xiàn)代化管理所必檔案工具，對(duì)提高檔案歸檔質(zhì)量與效率具有重要的影響作用。同時(shí)，科研部門(mén)建立檔案資源庫(kù)，將有關(guān)科研活動(dòng)的文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、課題申報(bào)、評(píng)獎(jiǎng)、獲獎(jiǎng)等科研檔案信息資料聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，資源共享，達(dá)到資源有效開(kāi)發(fā)利用，為醫(yī)院科研發(fā)展創(chuàng)造便利的平臺(tái)。要進(jìn)一步改進(jìn)檔案存儲(chǔ)和檢索方式，提供高質(zhì)量、高效率的科研檔案檢索，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理的趨勢(shì)，逐步實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化科研檔案管理，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，提高科研檔案質(zhì)量和管理效率。總之，科研檔案是科技知識(shí)的重要載體，是科研管理工作必不可分的組成部分。按照國(guó)家檔案工作法規(guī)的有關(guān)要求，規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化科研檔案管理，不僅是醫(yī)院檔案管理部門(mén)的職責(zé)所在，也是建設(shè)現(xiàn)代化臨床、教學(xué)、科研于一體的綜合性大型醫(yī)院的內(nèi)在要求。（本文來(lái)自于《華章》雜志。《華章》雜志簡(jiǎn)介詳見(jiàn)）
作者：吳佳怡單位：中山市人民醫(yī)院
2007年上半年行政部工作大體上可分為以下三個(gè)方面：
一、人事管理方面
1、根據(jù)各市場(chǎng)部人員的實(shí)際需要，有針對(duì)性、合理地招聘一批員工，配備到各崗位。目前，已在重點(diǎn)市場(chǎng)廣東、云南、某、成都、武漢、南京等地招聘員工共計(jì)90余人，已轉(zhuǎn)正員工50多人。
2、較好完成各市場(chǎng)部人員的入職、轉(zhuǎn)正、離職、調(diào)崗等人事審批工作，并即時(shí)上報(bào)集團(tuán)公司人力資源部；
3、規(guī)范了各部門(mén)的人員檔案并建立電子檔案，嚴(yán)格審查全體員工檔案，對(duì)資料不齊全的一律補(bǔ)齊。
4、強(qiáng)化內(nèi)部管理與考核：完善公司員工績(jī)效考核辦法，為每個(gè)員工建立了員工績(jī)效考核管理檔案；
5、崗位職責(zé)：對(duì)各崗位職責(zé)進(jìn)行了明確分工，編寫(xiě)了公司員工職位說(shuō)明書(shū)，使每位員工明確自己的崗位職責(zé)；
6、與集團(tuán)總部溝通，確定員工勞動(dòng)合同簽定及社保辦理事宜。
二、行政工作方面
1、成功組織營(yíng)銷(xiāo)中心開(kāi)業(yè)慶典：根據(jù)工作情況的需要，營(yíng)銷(xiāo)中心擬訂將于12月底開(kāi)業(yè)。行政部打好提前戰(zhàn),打掃新辦公區(qū)衛(wèi)生,開(kāi)通新辦公區(qū)的電腦、電話、網(wǎng)線，采購(gòu)辦公用品等，使?fàn)I銷(xiāo)中心順利開(kāi)業(yè)。
2、證照辦理工作：集團(tuán)公司駐廣州辦事處證照的辦理如期完成，保證營(yíng)銷(xiāo)中心工作的正常開(kāi)展；并與各市場(chǎng)部溝通協(xié)調(diào)，各市場(chǎng)的證照辦理工作正在進(jìn)行。
3、和相關(guān)職能機(jī)關(guān)如工商做好溝通工作，以使公司對(duì)外工作通暢。
4、對(duì)內(nèi)嚴(yán)格審查各部門(mén)的辦公用品的使用情況，并做好物品領(lǐng)用登記，合理地采購(gòu)辦公用品。
5、嚴(yán)格控制各項(xiàng)辦公費(fèi)用開(kāi)支，以節(jié)約降低成本為第一原則。
6、做好公司各部門(mén)后勤管理保障工作：機(jī)車(chē)票預(yù)定、食宿安排等，及時(shí)、主動(dòng)的完成日常管理工作中的各項(xiàng)工作。
三、公司管理運(yùn)作方面
1、根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展情況及結(jié)合集團(tuán)公司相關(guān)制度，制定相應(yīng)的管理制度，使各項(xiàng)工作有章可尋，為強(qiáng)化內(nèi)部管理提供了制度保證。行政部出臺(tái)了《行政部管理手冊(cè)》，內(nèi)含《固定資產(chǎn)管理辦法》、《辦公用品管理辦法》、《傳真收發(fā)管理》、《電子文件管理》、《檔案管理》、《打印復(fù)印管理》等，并制定《公司假日值班制度》、《衛(wèi)生輪值制》等多項(xiàng)規(guī)章制度,通過(guò)落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度,規(guī)范了工作程序。
2、逐步完善公司監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)了對(duì)員工的監(jiān)督管理力度。
3、充分引導(dǎo)員工勇于承擔(dān)責(zé)任。逐步理清各部門(mén)工作職責(zé)，并要求各人主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任。
4、加強(qiáng)對(duì)全國(guó)各市場(chǎng)部的管理：統(tǒng)一實(shí)施各項(xiàng)制度管理制度，統(tǒng)一使用日常工作表格，要求各市場(chǎng)部每月上報(bào)有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
2007年上半年工作尚存不足之處：
1、作為公司的綜合管理部門(mén)，在對(duì)各市場(chǎng)部的管理、協(xié)調(diào)方面還有很多的欠缺，對(duì)各市場(chǎng)部工作情況、人員紀(jì)律的檢查力度還不夠；
2、對(duì)公司內(nèi)部的監(jiān)督、管理（如環(huán)境、衛(wèi)生的檢查等）不力；
3、缺乏對(duì)公司企業(yè)文化及工作氛圍的建設(shè)；
4、員工培訓(xùn)機(jī)制有待完善和加強(qiáng)；
5、人事工作還處于傳統(tǒng)的勞動(dòng)人事管理，應(yīng)從傳統(tǒng)的勞動(dòng)人事管理逐步向現(xiàn)代人力資源管理過(guò)渡。
下半年，行政部的工作重點(diǎn)將從以下幾個(gè)方面著手工作：
1、繼續(xù)完善公司制度建設(shè)。
特別是在日常行政管理和勞動(dòng)人事管理方面加大制度建設(shè)的力度。修訂和完善獎(jiǎng)懲規(guī)定、激勵(lì)機(jī)制等制度。
2、加強(qiáng)培訓(xùn)力度，完善培訓(xùn)機(jī)制。
企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，最終歸于人才的競(jìng)爭(zhēng)。目前公司各市場(chǎng)部人員的綜合素質(zhì)普遍有待提高，尤其是各市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人，需根據(jù)實(shí)際情況制定培訓(xùn)計(jì)劃，使培訓(xùn)工作能起到切實(shí)的效果。
3、協(xié)助各市場(chǎng)工作，加強(qiáng)與員工溝通，加強(qiáng)團(tuán)結(jié)，迅速營(yíng)造良好辦公環(huán)境
4、加強(qiáng)公司檔案的管理，強(qiáng)化保密管理工作。
行政部將著重加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，對(duì)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化；強(qiáng)化保密文件管理工作，加強(qiáng)機(jī)要文件的取送、傳閱和保管工作。
5、加強(qiáng)勞動(dòng)人事管理工作：
勞動(dòng)人事管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理方面仍有待加強(qiáng)，提升管理水平，完善人事檔案管理，從單純的事務(wù)性工作向現(xiàn)代人力資源管理過(guò)渡。
6、推行網(wǎng)絡(luò)，提高公司辦公效率水平，逐步向無(wú)紙化辦公目標(biāo)邁進(jìn)。
關(guān)鍵詞：檔案管理；電力建設(shè)項(xiàng)目；人員素質(zhì)；檔案室
中圖分類(lèi)號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
0 引言
電力建設(shè)項(xiàng)目檔案是指對(duì)于整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的基本建設(shè)程序的記錄，其記錄的是從工程議案，決策，施工，到建成投產(chǎn)的全過(guò)程，記錄的方式包括文字，圖紙，數(shù)據(jù)，聲像材料，圖表等各類(lèi)形式的文件材料。它是整個(gè)工程建設(shè)的全過(guò)程的真實(shí)記錄，是電網(wǎng)建設(shè)過(guò)程的第一手資料，不僅關(guān)系到工程的投產(chǎn)，竣工，驗(yàn)收的環(huán)節(jié)，在今后電網(wǎng)的生產(chǎn)運(yùn)行，維修維護(hù)，改擴(kuò)建等方面都是和企業(yè)利益相關(guān)的重要的資料和依據(jù)。所以，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作非常重要。
1 目前電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作存在的問(wèn)題
近年來(lái)國(guó)家對(duì)檔案管理有著越來(lái)越高的要求，尤其是電力企業(yè)在進(jìn)行廠網(wǎng)分開(kāi)的電力體制改革以后，由于輸變電工程項(xiàng)目的建設(shè)較水電廠，火電廠的建設(shè)投資少，建成周期段，電壓等級(jí)不同，施工隊(duì)伍水平不同的影響，很多單位對(duì)于建設(shè)檔案的重視度不高，檔案管理的問(wèn)題在電網(wǎng)建設(shè)中日益暴漏，從而對(duì)于整個(gè)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收工作產(chǎn)生重要影響。主要存在的問(wèn)題有：
（一）項(xiàng)目檔案齊全完整性欠缺，移交不及時(shí)
電力建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)為：參建單位多，建設(shè)工期長(zhǎng)，參建單位對(duì)于檔案的管理意識(shí)和管理水平不高，重項(xiàng)目建設(shè)，輕檔案管理的現(xiàn)象會(huì)在建設(shè)項(xiàng)目中不斷出現(xiàn)。檔案資料丟失或者原件丟失的現(xiàn)象在部分項(xiàng)目中時(shí)常發(fā)生，尤其是招投標(biāo)文件，項(xiàng)目前期文件等。此外，工程建設(shè)與項(xiàng)目檔案工作進(jìn)展不同步，項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目的實(shí)體建設(shè)完成后不能按規(guī)定時(shí)間整理完畢，不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行移交工作，后期突擊整理資料的工作經(jīng)常進(jìn)行，檔案的齊全性不能被保證，其真實(shí)性也在一定情況下難以保證。
（二）項(xiàng)目檔案內(nèi)容信息不準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量不高
項(xiàng)目檔案的內(nèi)容是對(duì)工程建設(shè)的實(shí)際情況的真實(shí)反映。檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性會(huì)影響到對(duì)于整個(gè)工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)，但現(xiàn)實(shí)中檔案數(shù)據(jù)與工程建設(shè)的實(shí)際往往不符。如，施工記錄的數(shù)據(jù)填寫(xiě)不真實(shí)，漏填，錯(cuò)填，簽字不規(guī)范，合同協(xié)議評(píng)測(cè)報(bào)告等用圖章代替簽名，甚至計(jì)算機(jī)打印簽名等，施工過(guò)程中的變更環(huán)節(jié)沒(méi)有在圖紙上進(jìn)行標(biāo)注，造成圖紙和工程建設(shè)的實(shí)際不盡相符，為日后工程的建成投產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)維護(hù)等工作埋下隱患。
（三）檔案保管條件差
在項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)簡(jiǎn)陋的條件下，很多施工單位和施工現(xiàn)場(chǎng)沒(méi)有合適的條件來(lái)對(duì)施工檔案進(jìn)行保存，許多情況下，檔案資料的保管不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的“八防”要求。使得檔案實(shí)體的妥善保管和檔案信息的安全保存存在隱患。檔案的損毀或者丟失以及重要文件的泄露會(huì)對(duì)施工單位造成不可估量的損失。
2電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的各階段分析
2.1前期工作階段
檔案在前期工作階段主要包括文件的審批，項(xiàng)目的評(píng)估，可行性的研究，任務(wù)計(jì)劃書(shū)，項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)，基礎(chǔ)材料設(shè)計(jì)，土地的征用，房屋拆遷和賠償，合同協(xié)議，紅線圖，工程和設(shè)備招標(biāo)文件及施工現(xiàn)場(chǎng)的五通一平（通氣通信通路通電通水及平整土地）等工程管理性文件。以上這些文件資料存在的形式多是圖冊(cè)或者文字，有著規(guī)范的格式和符合要求的書(shū)寫(xiě)材料。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從審批立項(xiàng)到開(kāi)工建設(shè)的時(shí)間很長(zhǎng)，文件的來(lái)往非常多，需要專(zhuān)人來(lái)負(fù)責(zé)文件的收發(fā)，堅(jiān)持文件統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)，集中管理，對(duì)于賬務(wù)文件要特別重視。如果這些要求能夠達(dá)到，那么就能保證前期文件的安全和符合要求。
2.2施工階段
施工階段由于現(xiàn)場(chǎng)辦公條件較為簡(jiǎn)陋，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試等多個(gè)單位現(xiàn)場(chǎng)工作，文件材料來(lái)源多、量大，給文件的收集帶來(lái)了一定困難，施工階段形成的文件有圖紙、表格、照片、錄像帶、文字材料和計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)等多種形式和載體，材料管理很難控制。因此，加大施工階段檔案管理力度，制定相應(yīng)的控制措施，認(rèn)真做好施工階段各類(lèi)文件材料的積累、整理、歸檔工作，是工程檔案能否達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵．也是檔案人員工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)。
2.3竣工階段
竣工階段形成的檔案主要有工程竣工圖、工程質(zhì)量的評(píng)審材料、反映工程建設(shè)過(guò)程的現(xiàn)場(chǎng)聲像材料、工程竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)、竣工總結(jié)、竣工報(bào)告、工程決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告和環(huán)保、工業(yè)、衛(wèi)生等單項(xiàng)驗(yàn)收所形成的文件材料。該階段形成的文件材料大多為圖紙、照片、錄音、錄像和文字等形式和載體，格式較為規(guī)范．書(shū)寫(xiě)材料基本符合要求，而且一般比較齊全、完整。該階段最為關(guān)鍵的工作是竣工圖的編制和編制質(zhì)量的審查工作，而竣工圖質(zhì)量的高低，主要是要做到圖實(shí)相符。
3加強(qiáng)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的建議
3.1健全檔案管理的規(guī)章制度
應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，建立一整套切實(shí)可行的制度、辦法和具體實(shí)施細(xì)則．明確各級(jí)檔案管理責(zé)任，并加大督察和考核力度，做到有章可循、權(quán)責(zé)分明，一切按規(guī)章制度辦事。在實(shí)際工作中，四川省宜賓電業(yè)局制定了《輸變電建設(shè)工程檔案管理辦法》、《技改、大修項(xiàng)目檔案管理辦法》等。以《輸變電建設(shè)工程檔案管理辦法》為例，在總則中規(guī)定了該管理辦法的范圍、制定原則、管理體系等；在管理職責(zé)中細(xì)化了相關(guān)單位的職責(zé)．如建設(shè)部門(mén)職責(zé)、辦公室(檔案)職責(zé)，把歸檔范圍進(jìn)行細(xì)化并落實(shí)責(zé)任部門(mén)：明確檔案的歸檔要求。如必須提交正本、竣工圖的編制及修改、歸檔文件的材質(zhì)要求等。
3.2加大檔案管理的投入
檔案管理的投入包括“物”和“人”的投入。“物”的投入是前提。“物”的投入包括能滿足要求的檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室以及必備的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、攝影機(jī)、服務(wù)器等現(xiàn)代化管理設(shè)備。“人”的投入是關(guān)鍵。在配備基層檔案人員時(shí)，應(yīng)從科技檔案管理的要求人手，注重人員的年齡、文化水平和專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)。為保證檔案工作的相對(duì)穩(wěn)定和工作連續(xù)性，不要隨意、頻繁調(diào)換檔案人員，要穩(wěn)定檔案工作人員隊(duì)伍。
3.3注重檔案的利用
檔案應(yīng)由過(guò)去單一的保管向有利于利用的方向發(fā)展。方便有效利用才是檔案工作的目的，充分發(fā)揮其在維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益等方面的作用。首先要轉(zhuǎn)變觀念，改變員工對(duì)檔案管理的不正確認(rèn)識(shí)。其次，檔案工作人員要充分發(fā)揮各級(jí)人員的主動(dòng)性，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，采取多種形式，迅速、準(zhǔn)確地提供詳實(shí)的材料并做好相關(guān)記錄，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值、作用和意義。要加強(qiáng)科技檔案的現(xiàn)代化管理，改變傳統(tǒng)的思維和工作模式，將信息化、網(wǎng)絡(luò)化引入基層科技檔案工作，逐步實(shí)現(xiàn)基層檔案工作的現(xiàn)代化，為企業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的檔案服務(wù)。
4 小結(jié)
檔案人員的職責(zé)通常就是搜集、整理、編排條目、保存保管各類(lèi)檔案資料并提供人們使用，其檔案管理則是這一系列工作的全過(guò)程管理。文中分析的電力工程項(xiàng)目的檔案整理工作，實(shí)際當(dāng)中還應(yīng)結(jié)合各企業(yè)的形勢(shì)，進(jìn)行合理的發(fā)展方向確定。
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2013年，信息化管理按保障工作要點(diǎn)為中心，以優(yōu)化服務(wù)為原則，確保網(wǎng)絡(luò)暢通，加強(qiáng)安全防范，為工作提供了有力的技術(shù)支持。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
一、 制度建設(shè)工作
1. 信息管理
為保障新公司快速步入正規(guī)，信息管理，按照信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)及信息安全管理制度中的要求，對(duì)信息管理的制度及操作規(guī)范進(jìn)行了制定、修改，完成2項(xiàng)信息制度的修訂轉(zhuǎn)化，執(zhí)行XX 公司信息制度4項(xiàng)。為公司規(guī)范化管理提供了制度保障。
2. 檔案管理
為明確檔案管理職責(zé)及目的，有效的完成檔案管理建設(shè)。整理修訂完成了《文書(shū)檔案管理辦法》、《文件與資料控制程序》等相關(guān)制度。
3. 文件樹(shù)編制和制度建設(shè)推進(jìn)
根據(jù)新建公司投產(chǎn)評(píng)估要求完成公司整體文件樹(shù)的編制工作，并于投產(chǎn)評(píng)估小組評(píng)估后完成整改。轉(zhuǎn)化XX 總公司藍(lán)本文件制度123個(gè)，直接執(zhí)行制度72個(gè)，獨(dú)有制度22個(gè)。共分15個(gè)管理模塊。公司各項(xiàng)規(guī)章制度的形成及完善，公司正向規(guī)范化經(jīng)營(yíng)中穩(wěn)定前進(jìn)。
二、 日常維護(hù)與設(shè)備管理
我公司為新項(xiàng)目公司，目前使用的計(jì)算機(jī)類(lèi)設(shè)備為新采購(gòu)設(shè)備, 大多數(shù)機(jī)器處于保修期限以內(nèi)，這就給維護(hù)工作帶來(lái)了一定的便利。但為了更好的保障設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)，平時(shí)仍需注意做好設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作，及時(shí)解決各部門(mén)、微機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的硬軟件故障，對(duì)能自己解決的故障都能盡快地排除。
1、安裝、設(shè)置統(tǒng)一的殺毒軟件、防火墻等安全防護(hù)軟件，且經(jīng)過(guò)努力實(shí)踐，設(shè)定有效的防火墻規(guī)則，制定了殺毒軟件自動(dòng)補(bǔ)丁升級(jí)時(shí)間規(guī)則。
2、對(duì)于的關(guān)鍵性數(shù)據(jù)資料、服務(wù)器數(shù)據(jù)定期備份，避免意外丟失所帶來(lái)的嚴(yán)重后果。操作系統(tǒng)進(jìn)行常規(guī)定期備份，便于事后的還原。
3、路由器及交換機(jī)的維護(hù)管理，確保公司網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行正常，員工正常利用網(wǎng)絡(luò)資源。加強(qiáng)路由器的規(guī)則設(shè)置，優(yōu)化外網(wǎng)接口，使公司外網(wǎng)穩(wěn)定有效地工作。
4、架設(shè)完成FTP 、公文處理等辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)和維護(hù)。確保各系統(tǒng)正常運(yùn)行。提高FTP 、公文處理容量和傳輸速度，確保系統(tǒng)穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)安全性。
5、完成各部門(mén)設(shè)備調(diào)查統(tǒng)計(jì)、建檔工作。不斷完善計(jì)算機(jī)設(shè)備管理臺(tái)帳，全面記錄設(shè)備的啟用時(shí)間、型號(hào)參數(shù)、維修保養(yǎng)等信息，現(xiàn)每月根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況做好設(shè)備的使用和維修記錄。定期對(duì)所有計(jì)算機(jī)內(nèi)容，如硬盤(pán)、CUP 、內(nèi)存、主板型號(hào)、品牌機(jī)序列號(hào)進(jìn)行了認(rèn)真的檢查核對(duì)，對(duì)使用人更換或計(jì)算機(jī)進(jìn)行調(diào)整的進(jìn)行了登記并在設(shè)備管理軟件記載中進(jìn)行修改。
6、完成弱電項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收工作，登記并驗(yàn)收弱電相關(guān)設(shè)備總計(jì)57項(xiàng)，并完成固定資產(chǎn)編號(hào)及系統(tǒng)錄入工作。整理歸檔弱電相關(guān)驗(yàn)收文件2卷107件。藍(lán)圖1卷16件。
三、 檔案管理工作
1、規(guī)范化檔案管理結(jié)合BGCXZZH04文書(shū)檔案管理辦法（第1版），對(duì)現(xiàn)存所有歸檔文件進(jìn)行了梳理，嚴(yán)格分卷要求，按制度排列整理歸檔文件，制作“盒內(nèi)文件清單”并對(duì)應(yīng)清單用鉛筆編目，方便使用速查。
2、現(xiàn)已統(tǒng)計(jì)歸檔，建設(shè)管理文件26卷、計(jì)206件，管理文件3卷、計(jì)82件，商務(wù)合同3卷、計(jì)68件，建設(shè)項(xiàng)目合同4卷、計(jì)56件，設(shè)備合同4卷，計(jì)41件，相關(guān)投標(biāo)文件103件。
3、各類(lèi)檔案、資料按類(lèi)別整齊地存放在不同的檔案箱內(nèi)。按要求建立全宗卷、檔案交接登記薄、銷(xiāo)毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計(jì)等多種臺(tái)帳。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；管理制度
醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的信息資源管理工作，它是醫(yī)院職工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的重要記錄，是其業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)戰(zhàn)業(yè)績(jī)等的重要反應(yīng)，也是重要的人事信息資源。重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，是促進(jìn)醫(yī)院人事制度改革，合理有效配置醫(yī)院人力資源，推動(dòng)衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要舉措。
一、醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)
（一）全面性。人事檔案是記錄員工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專(zhuān)業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面內(nèi)容。
（二）現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是正確使用人才、合理解決工資等問(wèn)題的一個(gè)重要依據(jù)，是直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的。
（三）真實(shí)性。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)。
（四）動(dòng)態(tài)性。人事檔案隨著當(dāng)事人人生道路的延伸不斷形成新信息材料。
（五）流動(dòng)性。人事檔案必須堅(jiān)持“檔隨人走”。
（六）機(jī)密性。人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過(guò)等諸多方面情況，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。
二、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀
醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要加強(qiáng)管理，就必須充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院目前人事檔案管理的現(xiàn)狀，并從實(shí)際出發(fā)，科學(xué)合理地進(jìn)行人事檔案管理。
（一）人事檔案管理制度相對(duì)落后。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院人才流動(dòng)頻繁，選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化，但由于人事檔案管理“終身”制，人事檔案管理制度未能得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，原有的人事檔案管理制度與新的人事管理要求有較大差距，一定程度上阻礙了人才的流動(dòng)，制約了人事檔案管理的發(fā)展。
（二）人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后。人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，人事檔案材料需要專(zhuān)人管理，單獨(dú)存放。但大多醫(yī)院目前沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人事檔案室，也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，在管理方式上欠規(guī)范。在管理手段上，基本采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
三、醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策
（一）增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識(shí)。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)該以充分開(kāi)發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)檔案深層次的開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的_發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開(kāi)放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。
（二）建立和完善人事檔案管理制度。實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理，制定《醫(yī)院人事檔案管理辦法》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
（三）加強(qiáng)人事檔案管理，有效利用人力資源。人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德，是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行開(kāi)放式管理模式，才能更有效利用人才資源，為各類(lèi)人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門(mén)人才結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮重要作用。
一是建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案。建立衛(wèi)生技術(shù)人員檔案，為專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員提供有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供準(zhǔn)確及時(shí)的信息，對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。
二是實(shí)行人事檔案，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化。人事檔案是在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立過(guò)程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化，人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式將成為一種通用的管理模式，將人事檔案托管給人才交流中心，促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化、社會(huì)化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。
三是建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理。建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。
以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，通過(guò)人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會(huì)、計(jì)劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。
（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。新形式下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。
（五）增強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段。加大資金投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備檔次，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人事檔案室；引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
四、結(jié)語(yǔ)
人事檔案是醫(yī)院考察和了解人才的重要手段，是醫(yī)院能否科學(xué)用人的重要依據(jù)，對(duì)于醫(yī)院人才的開(kāi)發(fā)具有至關(guān)重要的意義。因此，通過(guò)對(duì)醫(yī)院人事檔案現(xiàn)有問(wèn)題的分析，提出相應(yīng)的改革措施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，對(duì)開(kāi)發(fā)醫(yī)院人力資源，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的作用。
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1檔案管理制度的創(chuàng)新對(duì)目前檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義
1.1檔案管理制度創(chuàng)新符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了社會(huì)各個(gè)行業(yè)人才需求量逐漸增加，而相對(duì)的人才流動(dòng)也比以往更加頻繁，這就增加了檔案管理的難度，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理制度，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題，主要可以體現(xiàn)在以下個(gè)方面：（1）不同性質(zhì)的單位所面臨的檔案管理問(wèn)題各有不同。第一，私有企業(yè)、公司人員流動(dòng)量大，尤其是底層人員，常常出現(xiàn)跳槽現(xiàn)象，使得人力資源部門(mén)隨時(shí)準(zhǔn)備更新員工信息；第二，國(guó)有企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)人員流動(dòng)相對(duì)穩(wěn)定，但是由于國(guó)有企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)存在時(shí)間長(zhǎng)遠(yuǎn)，人員檔案眾多，有很多檔案隨著時(shí)間而流失，造成檔案資料的不完整和不全面，同時(shí)，無(wú)法做到及時(shí)更新檔案，嚴(yán)重影響檔案管理功能。（2）虛假檔案。在傳統(tǒng)的檔案管理領(lǐng)域常常會(huì)出現(xiàn)涂改和偽造檔案的現(xiàn)象，虛假內(nèi)容逐漸增多。同時(shí)，單位組織評(píng)價(jià)過(guò)于死板，無(wú)法從簡(jiǎn)單的檔案中真實(shí)的反映人員的實(shí)際情況，更加助長(zhǎng)了虛假檔案的產(chǎn)生。（3）檔案管理制度創(chuàng)新補(bǔ)足管理漏洞。傳統(tǒng)檔案管理在檔案材料的收集、整理和利用上存在著管理漏洞，導(dǎo)致檔案資料由于缺損、遺失等原因形成信息失真，缺失了檔案的意義。以上問(wèn)題的產(chǎn)生充分體現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理制度無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展模式，制度創(chuàng)新勢(shì)在必行。
1.2檔案管理制度創(chuàng)新為檔案管理工作提供體制保證規(guī)章制度的設(shè)立規(guī)范了人們的行為、保證良好的社會(huì)秩序，為社會(huì)的有序發(fā)展提供了保證。人事檔案作為直觀反映人們整體信息和經(jīng)歷的檔案，其檔案需要更加全面、準(zhǔn)確、清晰的反映出人的整體素質(zhì)。完好的檔案需要做到：（1）符合個(gè)人實(shí)際情況，充分反映該人的經(jīng)歷和狀況；（2）檔案資料必須準(zhǔn)確，不實(shí)材料不得存檔；（3）檔案內(nèi)容清晰，字跡模糊不得存檔。檔案的完備必須需要檔案管理人員按照正確的檔案管理制度嚴(yán)格執(zhí)行，避免因個(gè)人的失誤導(dǎo)致他人和單位的損失。因此，需要根據(jù)日常檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，創(chuàng)新檔案管理的相關(guān)制度，使檔案管理更加健全。
1.3檔案管理制度創(chuàng)新是調(diào)動(dòng)檔案管理人員積極性檔案管理制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從各自的實(shí)際出發(fā)，在各項(xiàng)制度的支持下，專(zhuān)業(yè)人員通過(guò)努力制定符合經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新型檔案管理制度。目前看來(lái)，適合各類(lèi)性質(zhì)、各類(lèi)機(jī)制的檔案管理制度不夠健全，檔案存儲(chǔ)分散，規(guī)范性較差，利用率普遍較低，需要更為詳實(shí)、科學(xué)的制度，將檔案管理的方針政策明確化。而這一過(guò)程使檔案管理人員的責(zé)任更加明確，明確檔案管理人員的工作任務(wù)和目標(biāo)，利用獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰相接的辦法，促進(jìn)員工工作的積極性。
2檔案管理制度創(chuàng)新的具體內(nèi)容
2.1創(chuàng)建檔案培訓(xùn)制度機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)安排檔案管理接受檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，可邀請(qǐng)上級(jí)業(yè)務(wù)人員授課，每年至少一次。上級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)下級(jí)檔案管理人員的上崗培訓(xùn)，制訂教育培訓(xùn)計(jì)劃，舉辦多種形式、不同層次人員參加的培訓(xùn)班，普及檔案基礎(chǔ)知識(shí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。
2.2創(chuàng)建檔案檢查制度各級(jí)檔案管理單位在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，檔案員應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)的向所屬人員收集檔案材料，熟悉檔案整理規(guī)則、技術(shù)，規(guī)范整理各種門(mén)類(lèi)的檔案，按照檔案制度向職工提供檔案服務(wù)，并定期對(duì)歸檔檔案的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行檢查。
2.3創(chuàng)建檔案責(zé)任追查制度檔案管理部門(mén)應(yīng)按照各級(jí)檔案管理辦法，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)相關(guān)文件材料進(jìn)行歸檔，登記造冊(cè)。人動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案材料移交手續(xù)，對(duì)私自帶走、銷(xiāo)毀、藏匿檔案材料的，嚴(yán)格按照中華人民共和國(guó)檔案法追究相關(guān)責(zé)任。對(duì)文件材料應(yīng)歸檔而未歸檔造成遺失，導(dǎo)致職工利益受損、政務(wù)工作難開(kāi)展、引起群眾上訪的，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。
2.4創(chuàng)建檔案聯(lián)系制度落實(shí)各級(jí)檔案工作的包干負(fù)責(zé)制，由上級(jí)抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干分別負(fù)責(zé)所屬單位的檔案工作，便于及時(shí)了解檔案工作情況，監(jiān)督和指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)。
3檔案管理制度創(chuàng)新需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題
3.1完善檔案資源管理體系建設(shè)檔案管理制度的完善是需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。根據(jù)日常檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題進(jìn)行改正并不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度以避免錯(cuò)誤的再次發(fā)生。在針對(duì)檔案管理制度創(chuàng)新時(shí)，可通過(guò)創(chuàng)新檔案資源的監(jiān)督管理機(jī)制，將檔案管理落到實(shí)處，監(jiān)督檔案管理人員的工作，使員工形成自覺(jué)的檔案管理意識(shí)。規(guī)定第一責(zé)任人員，及時(shí)對(duì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題給予符合實(shí)際的有效措施。
3.2拓寬渠道，保障檔案資源歸檔的齊全確保檔案資源的歸檔主要可以從檔案的來(lái)源、檔案的質(zhì)量、檔案的征集等幾個(gè)方面來(lái)保障檔案的完整。以檔案的來(lái)源為例，在檔案歸檔第一步就無(wú)法做到檔案的完整就更談不上保證檔案資料的齊全。
3.3強(qiáng)化對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)與考核一是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作評(píng)價(jià)獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)檔案資源管理做得比較好的，應(yīng)給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)檔案工作不重視造成檔案丟失的，要通報(bào)批評(píng)；二是要結(jié)合企業(yè)開(kāi)展的比學(xué)趕幫超活動(dòng)，參與年度紅旗的評(píng)比；三是要組織開(kāi)展二級(jí)企業(yè)的檔案工作評(píng)價(jià)服務(wù)檢查，及時(shí)指出檔案資源管理中存在的問(wèn)題，切實(shí)做好檔案收集整理工作。
3.4加快檔案資源的信息化建設(shè)一是借助檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，整合各板塊業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息資源；二是大力推廣應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，把檔案應(yīng)用與歸檔機(jī)制延伸至企業(yè)的每個(gè)部門(mén)及每個(gè)崗位，做到人人應(yīng)知應(yīng)會(huì)；三是加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化管理，在保障安全保密的前提下做到在線查、調(diào)閱檔案信息資源；四是需加大宣傳力度和檔案管理系統(tǒng)的提升力度，以最大限度實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。
