時間：2022-04-03 23:46:50
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇會計檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：
會計檔案是會計核算的專業資料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案包括會計憑證、會計賬薄、會計報表及實現會計電算化后的儲存軟件等。會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是機關、企事業單位的重要檔案之一，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要利用價值。因此，“加強會計檔案管理，充分發揮會計檔案作用”這項工作非常重要。
一、 會計檔案的特點
會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但是由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點：
1、 來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。
2、 內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專業手段。通過這種專業手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。
3、 形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。
二、 會計檔案的作用
1、 依據作用。會計檔案是會計分析和會計核查的主要依據。無論在制定經濟計劃，進行經濟活動可行性研究，作為經濟活動決策等都需要會計檔案提供大量信息。以便得到可靠的數據和可行性資料，為國家經濟建設發展和單位生存與發展提供準確的數據。
2、 憑證作用。會計檔案可以作為事后考查某個會計事項的書面證明。會計檔案，尤其是會計憑證，既是記錄經濟業務，明確經濟責任的依據，又是登記賬簿的依據。同時明確經濟責任的依據，又是登記賬簿的依據。同時，通過會計憑證可以查明各項經濟業務是否符合有關政策、制度，防止違法亂紀的事情發生。
3、 史料的作用。會計檔案是研究經濟、財政、財務歷史的可靠系統資料。它可以反映出一個地區經濟發展的歷史過程，反映出一個單位財務收支和生產經營活動的歷史面貌，還可以反映出不同時期、不同年度活動的特點。所以會計檔案可以為一個地區、一個單位的經濟、財務、歷史奠定了史料基礎。
三、 會計檔案管理工作中的問題
1、 會計檔案管理制度不健全。有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視而對會計檔案管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。
2、 會計檔案裝訂不規范。在財務部門，一般都是由管理會計檔案的人員裝訂會計憑證，而有的會計檔案管理人員裝訂會計檔案不夠認真，不仔細，裝訂不整齊，粘貼不牢固；有的裝訂將摘要壓進去，還有的裝訂松散不結實，隨時都有掉頁的可能；有的裝訂每冊憑證的薄厚不均勻。凡此種種，會計檔案存放時間一長，就會有散失、缺損。
3、 會計檔案的存放場所不妥當。有的單位的會計檔案沒有做到妥善保管，存放無序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮濕的地下室或倉庫里，以至于使會計檔案受潮受損、發霉或被鼠藥、蟲蛀，降低了會計檔案的壽命，達不到規定的會計檔案保管期限。
四、 會計檔案管理的要求
1、 制定會計檔案管理制度
為了管理好會計檔案，各單位的財務部門的領導和會計檔案管理人員，應該在思想上提高對會計檔案管理工作的認識，充分重視這項工作；應當按照國家財政部和檔案管理局頒布的《會計檔案管理辦法》的精神，結合本單位的實際工作情況，制定本單位會計檔案管理制度，對會計檔案實行科學化管理；在制度中應當明確規定會計檔案的立卷、歸檔、借閱辦法、保管期限、鑒定銷毀、檔案移交等等，以便會計檔案管理工作有章可循，使會計檔案管理工作走上科學化管理軌道。
2、 做好會計檔案的裝訂立卷工作
會計檔案的裝訂立卷是會計檔案管理工作的起點，是會計檔案管理工作基礎和前提條件。因此，會計檔案管理人員必須高度重視會計檔案的裝訂立卷工作，增強管理好會計檔案的責任感。按照《會計檔案管理辦法》中“各單位每年形成的會計檔案，都應由財務部門按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊”的規定，認真裝訂好每一冊會計憑證。首先應認真檢查原始憑證是否粘貼牢固，是否壓住了摘要的文字，每冊的裝訂厚度是否大體一致等等。在此基礎上要將會計憑證裝訂的既要整齊結實又要美觀。
3、 健全會計檔案借閱手續
《會計檔案管理辦法》規定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務部門保管一年。”因此，為了妥善管理好會計檔案，防止會計檔案丟失，各單位的財務部門應建立嚴格的會計檔案借閱手續。財務部門內部的會計人員借閱會計檔案，可直接向會計檔案管理人員借閱；本單位其他人員和外單位人員必須及時登記，并注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，然后由借閱人簽字。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查其完好性，看其有無涂改、損壞，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全和完整，確保秘密文件不丟失、不泄密。
4、 認真做好會計檔案移交工作
按照《會計檔案管理辦法》中“財務部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒絕”的規定，各單位的財務部門應將保存一年期滿后的會計檔案及時移交給單位檔案管理部門，并認真辦好交接手續。
（1） 財務部門應編《會計檔案移交注冊》一式兩份。
（2） 但按管理部門對移交的會計檔案要認真清點，憑證要逐冊逐號清點查對；賬簿應按照記賬要領逐項核實；還應該對報表中是否缺少報表分析等備案材料進行認真檢查，做到賬表相符、賬賬相符，保證會計檔案的完整真實。
（3） 對歸檔的會計檔案，原則上應保持原卷冊封袋。需要重新拆卷，應與經辦的會計人員共同整理，以分清責任。
（4） 單位的檔案管理部門對財務部門移交來的會計檔案清點無誤
后，交接雙方應在《會計檔案移交注冊》上簽字，雙方各保存一份。
5、 做好會計檔案的鑒定與銷毀工作
會計檔案的鑒定和銷毀就是按照一定的原則標準，對 超過保管期限的會計檔案，重新評估其價值，剔除失去保存價值的會計檔案，予以銷毀。鑒定和銷毀會計檔案工作是整個檔案管理的重要環節，是科學管理和開發會計信息資源的堅實基礎，也是一項科學性、組織性很強的工作。具體要做好以下幾項工作：
（1） 由本單位檔案管理部門提出鑒定意見，會同會計部門共同組成
鑒定工作小組，逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀注冊。
（2） 書寫銷毀報告，填報銷毀會計檔案審批表，銷毀報告要寫明對
已到保管期限的會計檔案進行鑒定的時間、鑒定的總數量、留存數量、銷毀數量、銷毀內容等，并由經辦人、鑒銷人蓋章。
（3） 銷毀報告必須經過本單位或上級主管部門審批。
（4） 各單位在按規定銷毀會計檔案時，必須有檔案部門和財務部門
1 會計檔案管理的現狀和存在的問題
實現會計電算化后，會計檔案的范圍擴大了，管理的內容也增加了，除了按照《會計檔案管理辦法》對紙質會計檔案進行管理外，還要對電子會計檔案進行管理。電子會計檔案管理需要檔案管理人員不僅懂會計知識，還要具備較高的計算機軟硬件操作技能。目前，我國絕大部分企事業單位都實現了會計電算化，會計檔案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具體表現在會計檔案的內容增加，管理難度加大，需要的管理人員也相應增加，并且對管理人員的素質要求也提高了，會計檔案所占用的庫房面積也增加，生成、打印和保管會計檔案的機器設備投入更大。也就是說，實現電算化后，會計檔案管理的人力、物力和財力等相應增加，管理范圍增加了，難度加大了。會計電算化只是將會計人員從繁重的會計核算等工作中解放出來了，會計檔案管理的工作不但沒有減輕，反而更重了，難度更高了。
目前的會計檔案管理工作存在哪些問題？我們如何才能減輕會計檔案管理工作的任務，提高會計檔案管理工作的效率呢？
1.1 會計檔案保管期限規定不切實際。1999年1月1日施行的《會計檔案管理辦法》第八條規定了會計檔案的保管期限分為3年～25年的定期保管和永久保管。現在的市場競爭越來越激烈，很多企業存續的時間很短，根據2013年8月份國家工商總局的統計數據，中國企業的平均壽命6.09年，60%的中國企業平均壽命僅5年，中小企業的壽命就更短，平均壽命僅2.5年。而我們目前的法規規定會計檔案要保管15年、25年乃至永久，其實際意義究竟何在？作為法律責任的主要承擔者的企業已經不復存在，檔案留著還有什么用？即使有法律責任要追溯，向誰追溯？這一規定顯然與目前的經濟形勢不符，特別是對中小企業和民營企業更是不切實際。國有企業和大型的企業集團存續時間稍長，平均壽命也不過7年～8年，當然也不排除像“同仁堂”、“六必居”這樣的百年企業，但這樣的企業在中國屈指可數。
同時，《會計檔案管理辦法》第十三條規定，單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。很多中小企業沒有業務主管部門，那么，這些已經終止的中小企業的會計檔案應該由檔案館代管，或者由財產所有者代管。但保管這些會計檔案是需要成本的，這個成本由誰來承擔？檔案館的人員和空間也是非常有限的，已注銷企業的會計檔案全部由檔案館來代管顯然是不現實的。財產所有者通常認為企業已經沒有了，與企業有關的法律責任也應該終止了。會計檔案“是扔還是留”也是很多業內人士的困惑，實際情況是，隨著企業的注銷，很多企業的會計檔案也就慢慢散失了。
1.2 會計檔案管理方式不統一。盡管很多會計人員都知道紙質會計檔案和電子會計檔案應該并存，但是究竟哪些會計檔案需要紙質保存，是原始憑證？還是會計報告？或者是全部的紙質會計檔案？實際的情況是，有的企業保留了所有的紙質會計檔案和對應的電子會計檔案，有的企業只保留了電子會計檔案，當稅務部門來檢查時，再把所有的紙質會計檔案打印出來。但是，有的企業又反映稅務局查賬的時候根本不看打印的賬本，只看手工賬。還有電子會計檔案要定期備份，哪些電子會計檔案需要定期備份？用什么介質備份？多久備份一次？眾說紛紜，這就給企業的會計人員造成很大困惑，不知何去何從。
1.3 會計檔案銷毀工作不及時。《會計檔案管理辦法》第十條規定，保管期滿的會計檔案可以進行鑒定后銷毀。但是在實踐中，保管期滿的會計檔案進行鑒定銷毀的企業寥寥無幾。以鄭州市的二十幾家大型企業為例，廠齡40年左右的有6家企業，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的60%左右，廠齡在30年左右的12家企業，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的40%左右。這些占用了大量庫房和檔案管理人員的檔案平時也很少被利用，被調查企業都希望銷毀這些期滿的會計檔案以節約管理成本。但是會計檔案的銷毀要按規定的程序進行，在銷毀前要申請、造冊和鑒定等一系列繁雜的程序，特別是鑒定工作，不僅工作量大，而且沒有統一的鑒定標準，如果會計檔案一旦鑒定不當而銷毀，法律責任誰來承擔？這一系列問題不僅使期滿會計檔案不能及時銷毀，占用大量庫房，而且使得查找和利用會計檔案也變得十分困難。
1.4 會計檔案管理成本過高。一張張的光盤、磁盤等電子會計檔案日益增加，并且還要定期備份，這些電子會計檔案的保管對庫房環境和管理人員的素質要求更高。另外，還要再把這些電子會計檔案打印出來，不僅耗費電腦、打印機、紙張，勞力費神，而且厚厚的紙質會計檔案也占用大量的庫房。特別是那些公共服務行業，比如銀行、保險公司和通訊行業每年的業務量巨大，需要大量的紙質會計憑證。僅以中國人保財險為例，僅2012年其資金支出業務量就超過3000萬筆，使用發票數量超過7000多萬張，再加上相應的紙張、倉儲、運輸、打印裝訂和人工成本，管理成本超過千萬元。推及開來，整個保險行業的會計檔案管理成本會有多高，整個中國企事業單位的紙質會計檔案管理成本又有多高呢？耗費巨大的財力、物力和人力，而這一切與我們目前一直倡導的“低碳會計”、“綠色會計”背道而馳。目前，會計檔案管理存在上述諸多問題，那么，會計檔案管理該何去何從？會計檔案數字化將解決以上這些問題，是會計檔案管理的未來趨勢。
2 會計檔案數字化的優勢
會計檔案數字化就是將所有的原始憑證通過影像掃描、電子簽名、OCR等先進的技術手段轉化成電子文件，通過會計軟件而隨之生成的記賬憑證、會計賬簿和財務報告等會計檔案都以電子文件的形式出現和管理。只保留極少數重要的原始憑證紙質檔案，原始憑證也不再附在記賬憑證后面作為附件來裝訂，不需要打印紙質會計檔案。即從原始憑證的輸入開始一直到最后的財務報告的生成，整個流程都通過電腦來完成，全程實現數字化采集和數字化處理。日常活動也都通過計算機和網絡來獲取、查找、利用和管理會計檔案。會計檔案數字化的優勢主要體現在以下幾個方面：
2.1 數字化的會計檔案節省空間。會計檔案實現全程數字化后，每年的會計檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，數字化前每個月的會計檔案都比這個要多不知多少倍。以一個小型企業最低限度來估算，每年至少也需要12本憑證，一本總賬，兩本日記賬和一本活頁式的明細賬，財務報告幾十頁吧。相比之下，是不是節省了很多存放空間，這里只是列舉了一個小型企業，那么大中型企業的會計檔案更多，可能是小企業會計檔案的幾倍到幾十倍。數字化會計檔案為我們節省了巨大空間，一間庫房存放幾十年的會計檔案都綽綽有余，不像現在很多企業的會計檔案室爆滿，需要好幾間甚至十幾間庫房來存放，而且成堆的檔案，很難查找和管理。
2.2 數字化的會計檔案方便查找和管理。會計檔案實現數字化后，一切會計檔案都可通過計算機和網絡進行查找、統計分析、計算和管理，實現了資源共享，大大提高了工作效率，也提高了檔案的利用率，同時也避免了紙質會計檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。比如需要查找一張2年前的原始憑證，我們只需要通過計算機設定查找內容，就可以看到這張憑證的具體內容和存放地點，只需幾分鐘的時間便可做到。同樣，對于保管到期需要銷毀的會計檔案，可以先在電腦上進行銷毀前的鑒定，不需要一本本地翻閱紙質憑證和賬本，節省了大量時間和勞力。
2.3 數字化的會計檔案大大節省了管理成本。數字化會計檔案不但節省存放空間，方便查找和管理，而且也節省了大量的人力、物力和財力。由于土地資源的稀缺，房價不斷上漲，在這個寸土寸金的時代，節省了存放空間就等于節省了資金。會計檔案數字化可以減少大量紙質憑證、賬簿和報表的打印、傳遞、裝訂和保管成本，也符合國家“十二五”規劃提出的綠色、低碳發展理念。2012年底，中國電信廣東省分公司和中國聯通兩家企業率先開展了會計檔案數字化管理的試點工作，中國電信廣東省分公司已從中嘗到了甜頭，每年帶來直接經濟效益約1000萬元，眾多企業都翹首以盼實行檔案數字化管理。2013年12月，財政部印發了《企業會計信息化工作規范》，從2014年1月開始實施，這一法規的實施也加快了會計檔案數字化的進程。
3 會計檔案數字化需要解決的問題
3.1 數字化會計檔案的安全性。會計數據的保密性、安全性非常重要，試想，正在傳輸數據突然出現死機，內部會計信息對外泄露，未經授權的人可以輕易獲取、篡改企業的會計檔案，計算機遭受病毒侵襲，這對企業將是多大的損失。目前，財政部和國家檔案局已經鼓勵中國聯通等企業開始了這方面的嘗試，我們也可以借鑒各商業銀行的經驗，銀行系統已經在會計檔案數字化方面先行了一步，取得一定的成績，可以采取統一身份認證、設置權限、密碼保護、數據監控等措施確保數字化會計檔案的安全性和保密性，同時還可以嘗試建立“災難恢復中心”確保會計檔案數據萬無一失。
3.2 會計檔案數字化的IT人才。會計檔案數字化不僅需要專業的會計知識，還需要較高水平的計算機技能，而我國目前這方面的人才非常短缺。全國各大高校至多設置了會計電算化這樣的常規課程，僅僅具備這一知識還遠遠不夠，在一般的企業中，基本沒有這方面的人才，只有很少數的大型企業通過自己研發，才培育出會計檔案數字化的專業IT人才。不過我們可以通過社會培訓等方法來培育這方面的人才，為會計檔案數字化的早日實現鋪平道路。
為加強對全縣財政支出的監管,堵塞財務支出漏洞,許昌縣于2001年10月起實行會計委派制度,各財務獨立核算單位每月集中到會計核算中心進行財務收支核算,形成的會計檔案集中由會計核算中心整理保管。因所有會計檔案處于分散管理狀態,加之各項制度不健全,在調閱利用過程中,涂改原始數據、抽調原始憑證的現象時有發生。為規范管理,2005年9月,經縣政府協調,縣會計局與縣檔案局簽署了會計檔案寄存協議,由縣檔案館負責對會計核算中心形成的會計檔案實行集中統一管理和提供利用。
2 寄存情況
縣會計局撥出專款為檔案館購置了密集架,檔案館騰出一個專門庫房。2005年10月,會計核算中心首批110多個單位的會計檔案4356卷冊正式“搬家”到縣檔案館。截至2009年底,縣檔案館共寄存會計核算中心移交的200個集中核算單位2001年至2008年的會計檔案17000卷冊;5年來,共為全縣各部門提供會計檔案利用1200人次,15000卷次。
2.1 整理
2.1.1 會計檔案的移交。根據縣會計局和檔案局簽訂的寄存協議,會計檔案的前期裝訂、整理工作由會計核算中心依據《會計檔案管理辦法》,在會計年度終了并保管一年后向檔案館移交。移交時,由會計局分核算單位統一裝箱、加封,運送到檔案館,然后,由會計局、會計核算中心、檔案館三方有關人員共同啟封開箱,逐件核對驗收。核對無誤后,三方簽字蓋章。
2.1.2 管理單位的確定、編號。對于寄存的會計檔案來說,無法按全宗來進行管理,在實踐中,我們采取了在建立寄存會計檔案專庫的基礎上,設立臨時管理單位的辦法加以解決。即,以會計核算單位為一個臨時管理單位,分別賦予一個臨時編號。臨時編號的原則是:會計核算單位在檔案館有全宗號的,沿用原有的號。新成立的一級機構,按設置原則,賦予一個新的全宗號,沒有全宗號的二級機構排在其主管單位后,其臨時編號為主管單位全宗號+固定的順序號。
2.1.3 區分專賬核算單位、分類、加蓋檔號章。首先,對已接收的會計檔案進行再次核對,區分核算單位內專賬核算單位,確保每個會計核算單位內專賬核算單位檔案的齊全完整。其次,對每個會計核算單位內的檔案按年度——類型分類,分為會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他等四大類。最后,在每冊會計檔案封面的右上角加蓋檔號章,按要求填寫內容。
2.1.4 案卷排列、卷號的編制與填寫。考慮到會計檔案的特殊性,采取了重新編制卷號的方法。即每個單位內按類別分開排列,從寄存的最早一年起,自“1”開始分別編一個流水號,一個自然冊為一個卷號。一個單位內有幾個專賬核算單位的,不再單獨排列編號。每年,在局機關后按固定順序排列續編流水號。卷號編制完畢核對無誤后,填寫在檔號章框內。
2.1.5 檔案的排架。整體上,寄存會計檔案按會計核算單位臨時編號+年度+類別順序排放。會計核算單位內,由于賬表與憑證規格不一,各單位賬表集中排放在前,憑證在后,每單位后面預留空格,方便接收。
2.2 管理
2.2.1 建立健全了各項管理制度。以縣政府辦名義下發了《關于進一步加強會計檔案管理工作的通知》,對會計檔案的立卷歸檔、保管、統計、利用、安全和保密制度做出了具體規定,嚴防寄存會計檔案的損毀、散失和泄密。
2.2.2 嚴格手續,安全利用。設置了專門的會計檔案查閱室并提供了便利的辦公條件。需要查閱會計檔案的單位,需首先到縣會計局進行資格審查,然后,持其開具的介紹信來查閱。嚴禁隨意借出會計檔案,調閱時間一般為7天,確需延長的,辦理續調閱手續。
2.2.3 實施查閱全程監控措施。查閱時,須有工作人員在場,復印在館內進行,并登記檢查。
3 思考
3.1 寄存會計檔案的所有權問題。有人認為,應歸屬檔案的形成者即會計局,但會計局也屬各單位委托代管會計工作;有人認為,應歸屬各單位,但會計檔案內的記賬憑證、賬簿、報表等又是由會計核算中心形成的。
【關鍵詞】 會計檔案 管理措施 分析對策
一、會計檔案管理問題及其原因
1、會計檔案的案卷質量不高。會計資料是會計核算過程中形成的記錄和反映經濟業務的發生、執行情況的資料，是會計檔案的組成要件，其收集裝訂是由會計機構的會計人員來完成的，因此會計檔案的質量取決于會計人員對會計資料的審核監督及收集裝訂水平。會計資料的審核是確保其質量的重要措施之一，也是會計人員的職責。但實際工作中由于會計職能的弱化，會計的監督職能未能很好地發揮作用，不能確保會計資料的真實、合法，或者是合法的會計資料掩蓋了非法的經濟行為。同時由于裝訂是由會計人員來完成的，一般采取誰收集、誰裝訂的方法，難以保證其統一、整齊、規范、美觀。
2、沒有設置獨立的檔案部門，會計檔案的安全和保密性難以保障。檔案部門是會計檔案管理工作的組織保證，設置獨立檔案部門是工作的需要也是法律規章的要求。但實際工作中很多醫院均未設置此機構，各類檔案工作由檔案形成人員負責，大量的收費票據由收費處保管，會計憑證裝訂保管由收集的會計人員負責。由于會計機構內部沒有指定專人負責會計檔案管理，各處工作分散、存放分散、管理環節分散，電算化會計資料未及時打印出來，沒有清點、裝訂成冊或沒有匯總的清冊記錄，造成檔案保管不規范，難以保證檔案的完整、安全和保密。隨著醫院規模的不斷擴大，業務量的激增，這種現象甚至出現不斷惡化的趨勢。
3、沒有或未及時向檔案部門移交會計檔案。根據《會計檔案管理辦法》規定，設有檔案部門的，當年形成的會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，原則上應由會計機構編制清冊移交本單位檔案部門統一保管。會計機構必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案部門。實際工作中，會計機構為了查詢方便，或者由于裝訂歸檔不及時，會計檔案長期擺放在財務部門，未按期向檔案部門移交，甚至不向檔案部門移交。
4、未充分開發利用檔案。會計檔案屬專業檔案，由此決定了會計檔案管理人才應該具備專業知識結構。但目前的現狀是會計管理機構沒有專職的檔案管理人才，醫院檔案部門沒有專門的管理會計檔案人才。作為醫院的重要經濟史料，大量的經濟檔案由會計管理機構人員兼職管理，僅能做到收集整理歸檔；檔案部門的職能也僅為保存與提供利用，而對于檔案價值的體現即檔案的開發利用幾乎為零。由于開發利用不充分，不能有效體現檔案的價值，導致人們對會計檔案的重要性認識不足，這對會計檔案的有效管理極為不利。
5、會計檔案銷毀難。會計檔案的銷毀是會計檔案管理一系列工作中不可缺少的重要一環。實際工作中這一環節往往不受重視，大有無人來銷、無人敢銷的局面。究其原因，一方面是數量大，開展工作需花費大量的人力物力；另一方面是鑒定銷毀缺乏可操作性規定。
二、完善會計檔案的管理措施
1、加強操作技能培訓、考核與監督檢查。面對各式各樣的檔案收集裝訂現象，使用專人負責是解決問題的最好方法。由于會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化管理的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，財政部門必須加強會計人員培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓作為會計從業人員的崗位培訓及繼續教育內容長抓不懈，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作技能，經常進行監督、評比、考核，將檔案規范化內容納入日常管理工作中，從源頭上做好會計檔案管理的規范化與標準化工作，提高案卷質量。
2、配備專人，實現會計檔案的有效管理。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環節。由于多數醫院會計檔案工作無專人負責，這一系列工作有的環節由會計兼職，有的環節根本沒有執行，更談不上會計檔案的管理。醫院的會計檔案與人事檔案、病歷檔案同等重要，在醫院規模不斷擴大、就醫環境不斷改善、人民生活水平、保健意識不斷提高的情況下，檔案數量也在激增，因此，設立專門的檔案部門、配備專人管理會計檔案尤顯必要。醫院領導應加強對會計檔案工作重視，保證管理工作所需的人力物力，依據法規，考慮實際工作需要，配備專人管理會計檔案，把檔案清點、裝訂成冊，做好匯總清冊記錄，保證會計檔案整齊有序、內容齊全。同時，做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲、防鼠工作，嚴格執行安全與保密制度，建立健全檔案的歸檔、借閱、移交、銷毀等登記管理制度，切實保障會計資料的安全、完整、保密，這也是加強會計檔案管理、提高管理質量、發揮檔案價值、實現會計檔案管理有效的根本保證。
3、加強往來款項管理，及時結清債權債務，減少賬務查詢。財務部門自身查詢的方便是其不及時向檔案管理部門移交檔案的根本原因，查詢產生的一個主要原因是未結清的債權債務。由于醫院對債權債務清理工作不到位，致使很多往來款項長期掛賬，沒有統一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務部門應加強往來款項管理，及時結清債權債務，盡量減少賬務查詢工作，使會計檔案能按規定及時向檔案管理部門移交。
4、充分利用現代管理手段管理會計檔案。會計檔案已由原始的紙質檔案發展到電子的、磁質的，由于電子系統數據易被修改，應嚴格執行計算機的授權、審批制度，加強安全保密措施，建立會計軟件多用戶、分權限管理方法，對數據及時維護、備份，以防人為惡意修改、病毒侵害導致信息損失、失真。對電算化會計資料的分類、歸檔、整理，應充分利用優質的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠卷等介質存儲，對存儲介質進行編號，標明時間、內容，分門別類進行管理，以充分壓縮存儲空間，減少存儲成本。基于信息化會計強大的核算管理功能，其是會計發展的必由之路，要加強電算化會計檔案管理，切實保障醫院經濟的正常運行、資產的安全完整、堵塞經營漏洞。
5、會計檔案管理人才應具備復合型知識結構。加強對會計檔案管理工作的重視，一個重要渠道就是充分發揮檔案的價值，只有認識到檔案有用即有價值，才能提高人們對檔案的重視程度，才能加強人們對檔案的管理力度。意識決定對價值的認識，反過來價值又增強了人們的意識。現在人們對價值認識不夠的情況下，醫院管理者應加強會計檔案管理人才的培養，配備一支具備檔案知識、財會知識與電腦知識的復合型知識結構的檔案管理隊伍，以開發檔案價值為目的，以為決策者提供決策有用信息為主導，以高科技信息存儲管理手段為載體，積極開發，合理高效利用會計檔案，讓使用者充分體會到檔案的價值，從而提高人們對檔案的重視程度，加強檔案的管理力度。
6、理性看待會計檔案的鑒定銷毀。會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理不可缺少的一環，按照《會計檔案管理辦法》規定，醫院要制定切實可行的會計檔案鑒定銷毀制度，由檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并在銷毀清冊上簽署責任人名稱等內容，使鑒定銷毀工作有據可依，規范實行；嚴格往來款項債權債務管理，對于超過一定期限的未能追償款項，應提前做好單獨立卷管理；加強審計部門的審計力度，以便及時發現問題，改善問題；做好會計檔案的鑒定銷毀工作，最大限度地合理利用存儲空間，節約有限的人力、物力資源。
【參考文獻】
[1] 武敏：醫療風險基金在醫院財務管理中的應用[J].中國醫院管理，2011，31（11）.
一、醫院會計檔案管理中存在的問題
（一）醫院會計檔案的案卷質量不高醫院會計檔案反映了醫院的經濟水平和經營狀況，因此需要較高水平的會計人員來記錄和分析，但是很多醫療行業在選拔會計時，要求并不是很高。目前我們已經得知，優秀的會計師越來越稀少，因為考取會計相關證書和獲得會計資格的條件升高，很多想獲得會計職位的人知難而退，只憑自己所學的專業課知識來到醫院應聘。而招聘人員只看重此人的學歷文憑而并非真正的知識水平，導致納入的會計人員技術本領不合格，對醫院的會計檔案工作掌握能力欠缺，甚至有些工作違反了醫院的規章制度。這些都嚴重阻礙了醫院會計檔案管理工作的進程。再加之醫院沒有配備專業的工作監督人員，在某些工作出現紕漏的時候，不能及時發現并加以改正。有些醫院雖然建立了審查小組，但并沒有起到實質性的作用，內部審查工作只存在于皮毛部分，并沒有深入到筋骨，因此不能起到良好的監督審查作用。由于缺乏專業的會計人員和強效的監督審查力度，醫院的會計檔案案卷質量得不到提高甚至下降，導致醫院的效益日益下滑。
（二）未充分利用互聯網進行會計檔案管理將會計檔案融入互聯網在醫院的施行范圍還比較窄，多數醫院還是采用紙質的會計檔案，并未將會計檔案實現電能化和信息化，這就使醫院對會計檔案的管理變得較為復雜和繁瑣，不如在互聯網中一目了然。計算機對于會計檔案的管理有莫大的幫助，但是許多醫院的會計人員并不能熟練應用計算機來對會計檔案進行處理和分析，只是采用一貫的做法，紙質記錄會計檔案，因此增加了會計檔案管理的難度。
（三）利用會計檔案不充分會計檔案不同于一般的普通檔案，它除了普通檔案應具有的特點外，最重要的特征就是會計檔案的專業性很強。但是由于多數醫院沒有專業知識很強的會計管理人員，因此會計管理人員只具備一般的工作技能，例如歸納整理會計檔案，傳遞保存會計檔案等等，而不會對會計檔案進行專業的分析和總結，導致醫院對于會計檔案的利用率不高，開發程度不夠，會計檔案因而不能發揮應有的效益。當醫院其他人員使用會計檔案時，也不能得到專業的使用幫助，影響了醫院人員對會計檔案重要性的認識，阻礙了醫院的經營發展。
二、醫院會計檔案管理中存在問題的改進措施
（一）提高醫院會計檔案的案卷質量提高醫院會計檔案案卷質量的最重要的解決措施是選拔較高水平和專業文化知識的會計人員。但也不是說必須選擇具有會計相關證書的人員，在考核前來應聘的人員之時，可讓應聘人員簡單制定一份會計計劃，從而觀察出此人的會計經管能力。會計人員技術本領較高，則會對會計檔案的管理工作較為勝任，就很少在工作中出現紕漏，從而為醫院的發展掃清了障礙。并且醫院可以配備專業的工作監督人員，隨時監督會計人員的工作情況，在遇到困難或出現不足的時候及時幫助其渡過難關。醫院還可以成立審查小組，審查小組的成員要深入組織內部，而不能只做表面工作，從而起到良好的監督審查作用，提高企會計人員的工作效率，或在有建議的時候提出看法，經協商和討論后，取其精華之處加以吸收，提高醫院會計檔案的案卷質量，從而提升醫院的經濟效益。
（二）加強對計算機互聯網的利用醫院的會計人員應加強自己對計算機互聯網的操作和掌握程度，盡量將會計檔案融入于互聯網，實現會計檔案的電能化和信息化，如此一來則使會計檔案變得清楚嚴謹，管理會計檔案時也會更加輕松。紙質化的會計檔案雖然延用了許多年，但是隨著科技水平的不斷提高，計算機網絡的功能也就越來越凸顯，利用計算機互聯網處理和分析會計檔案后，就會使會計檔案更加系統化，因而醫院會計檔案的管理也就會變得簡單化。（三）加強對會計檔案的利用由于會計檔案的專業性比較強，所以對醫院會計人員的技術要求也較為嚴格。醫院的會計人員在接手會計檔案管理的工作后，除了要在平時細心記錄醫院日常經濟狀況和運行情況外，還要對會計檔案進行充分的利用。會計檔案的利用不僅僅是簡單的歸納整理，還要進行專業性的分析和處理，從而總結出醫院在某一段時間內的總體狀況，由此來提出醫院對未來的展望和要求。醫院還可根據會計檔案修改和制定醫院內的規章制度或者改變醫務人員的工資狀況，從而在一定程度上大大地提高了對會計檔案的利用率，也加深了醫院人員對會計檔案重要性的認識，推動了醫院的發展和擴大。
三、結束語
綜上所述，醫院會計檔案的管理對于醫院的經營狀況和經濟提升是十分重要的，而在醫院的會計檔案管理中存在著些許問題，醫院管理人員應根據本院的實際情況采取相應的措施，并在實踐中不斷完善，保證會計檔案管理系統的正常運轉，從而實現醫療部門的管理目標。
作者：黃春華單位：吉林省龍井市婦幼保健院
（赤峰學院 計財處，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：會計檔案是國家檔案全宗的重要組成部分.為經濟管理，反腐、打擊經濟領域犯罪活動，為經濟財政研究等提供原始數據、可靠史料.要依法管理會計檔案，做好會計檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等各項工作.
關鍵詞 ：會計檔案；會計憑證；會計賬簿；財務報告；作用；管理
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0175-02
會計檔案是國家機關、社會團體、企事業單位、按規定應建賬的民營企業和其他組織等，在會計經過努力工作會得出的會計核算材料，這些材料包括會計賬簿、憑證和完整的財務報表，而這些核算材料都是用來得出工作單位財務情況的重要證明和資料，是構成我國檔案全宗的必要成分.那么，會計檔案管理的工作員工重要的責任就是做好會計檔案的保存和管理，并盡可能的讓檔案適得其所.
1 會計檔案的作用
會計檔案具有形成的專業性、普遍性，內容和程序的嚴密性、連續性，所含成分的穩定性等特點，為經濟管理提供數據，是反腐、打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風的有力工具，是研究經濟、財政的可靠史料.
1.1 會計檔案為經濟管理提供數據
會計檔案是機關、單位經濟活動的原始記錄，是進行會計監督、分析、決策和制定計劃等不可缺少的依據，也是經濟研究不可缺少的資料.會計檔案可為國民經濟計劃實行綜合平衡，反映和考核國民經濟各部門有關計劃和預算執行情況，提供重要的數據和信息.企業、事業單位和機關等利用會計檔案進行會計分析，對反映經濟活動和財政收支的各項經濟指標進行基本的數量分析，從中找出差距或發現問題，提出改進的建議、意見或措施.會計檔案是編制國家和地方預算、編制單位預算和財務收支計劃的重要依據，是經濟管理、事業活動的重要參考資料.
1.2 會計檔案是反腐、打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風的有力工具
會計檔案記錄了經濟業務，明確了經濟責任，每項經濟業務和財務收支都要由經辦業務部門和有關人員辦理憑證手續，對經濟業務的合法性和真實性負責，以實行經濟管理的責任制.通過會計憑證來查清楚公司財務情況是否符合我國的相關法律、法規和行業規定，是否有浪費以及腐敗的違法犯罪行為，以嚴肅財經紀律，防止違法亂紀行為的發生.各單位在打擊經濟領域嚴重犯罪活動、反腐倡廉中，利用會計檔案查出很多重要證據，發揮了重要的憑證作用.會計檔案是保護國家財產安全的有力工具，是各項經濟查證的可靠書面證明.
1.3 會計檔案是研究經濟、財政的可靠史料
利用系統全面的會計檔案核算材料，通過對比分析，從經濟角度反映企業、事業、機關單位和其他組織等的真實面貌.如會計檔案的賬簿，對全面了解各項財產、資金等增減變動情況，計算成本、費用、利潤等及資金的保管、合理使用等均具有借鑒作用.通過對會計檔案的長期保存，給公司提供足夠的財務狀況的素材和原始記錄，讓有關人員進行歷史研究.
2 會計檔案的管理
2.1 依法管理會計檔案
《會計檔案管理辦法》是國家財政部和國家檔案局聯合頒發的重要會計檔案管理制度，并要努力學習《會計法》、《檔案法》等，不斷提高法制觀念與水平，在相關法律法規的框架下努力做好單位的會計檔案的管理制度，保證這些檔案能夠完整無缺的保存好，方便相關人員查閱.
2.2 會計檔案的收集
收集會計檔案的第一步就是做好核算文件的存檔，要遵循會計核算工作的規律，使會計檔案齊全、完整、準確.
2.2.1 會計材料的歸檔范圍
《會計檔案管理辦法》作了詳細說明.材料的歸檔范圍包含會計的憑證材料等：依據用處分為記賬、匯總和原始憑證以及其他類別的憑證.是會計核算中最初形成的重要的核算材料.會計賬簿類：分為總賬，明細賬（現金日記賬、銀行存款賬、經費支出明細賬等），固定資產賬，輔助賬簿（備查賬簿）等.會計賬簿以會計憑證為依據，連續、系統、全面記錄了經濟業務.財務報告類：會計報表（月報、季報、年報），附表及相關的編制說明，文字補充材料等.其他核算材料：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，保管清冊，銷毀清冊等.
2.2.2 歸檔的時間
在會計審計周期結束后（年終），當年制成的會計檔案會需要有關機構保存一年，一年之后，由有關機構重新編制然后移交給單位專門部門保存.
2.2.3 電算化會計進行核算材料的存檔
存檔范圍包括：保存在光盤等設備上的會計數據，以及紙質的會計數據統一存檔，也就是說存檔要“雙軌制”.跟全部文檔資料和會計軟件程序.
2.3 會計檔案的整理
會計相關文檔的管理整理工作必須要符合會計相關行業要求，而且要符合相關管理的規律.由會計部門或會計人員負責整理.
2.3.1 會計憑證的卷宗
卷宗要求按時間分開（每月），每月的憑證，要求按照憑證上的編號按照時間序列排好，可以合成一卷或者若干卷.厚度一般在1-2厘米，裝訂后進行密封處理，加蓋經手人或財務專用章，按規定填寫憑證封面.
2.3.2 會計賬簿的組卷
區分會計年度，把不同名稱種類的賬簿分別組卷，各類賬簿的扉頁，歸檔前按要求逐項填寫.訂本式賬，不拆除空白頁，會計賬簿的封面按要求粘上標簽，并工整填寫.活頁的賬簿，在會計審計周期結束后（年終），去掉白頁，裝訂完整，然后蓋上公章并由經手人簽字.賬簿封面工整填寫，保存時限達二十五年的賬簿還必須要在封底完整填寫備考表.
2.3.3 財務報表的卷宗
卷宗要求年度分開保管，不同的時限要求分開保存.由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成的，組卷時要放在一起.卷宗必須寫好目錄，而永久保存的還必須寫好備考表.會計報表的封皮必須有單位主管或部門負責人的簽名，然后裝訂密封處加蓋財務專用章.
2.3.4 會計檔案的案卷題名
其結構由三部分組成：單位名稱、會計年度或時間、會計核算材料的名稱.案卷題名的擬寫要結構完整、文字簡明.
2.3.5 會計檔案的分類、排列、編號
機關、企事業單位以下兩種分類方法比較常用：（1）會計年度—類別—保管期限.把所有的文件按照時間區分（年度），同一年的文件再按照文件類別分開，每個類別的文件再按照保管時限的長短順序排列，時限長的放在前面，短的放在后面.一年的會計文件按要求排列好之后再統一編好編號，做出文件目錄.這種分類方法適用于會計檔案形成數量較多的單位.（2）類別—會計年度—保管期限.把全部會計檔案按財務報告、會計賬簿、會計憑證等類別分開，每個類別下面的文件再按照時間區分（年度），同一年的文件再按照保存時限長短按順序排列，時限長的放在前面，短的放在后面.每類的文件必須按要求編寫流水號，把每個類別的文件編寫出各自的目錄.這種分類方法適用于會計檔案形成數量較少的單位.以上分類方法只能采用一種，不能頻繁更換.
2.3.6 編制會計檔案案卷目錄
會計檔案案卷目錄是會計檔案的基本檢索工具.案卷目錄的著錄項目有：案卷號、類別、題名、起止年月、頁數、保管期限、存放地點、備注.編制時要著錄項目齊全，字跡清晰.案卷目錄一式兩套，會計機構保存一套，移交會計檔案時隨檔案移交檔案機構一套.
2.4 會計檔案的鑒定、銷毀
2.4.1 會計檔案的鑒定
會計檔案鑒定的標準是《會計檔案保管期限表》，是財政部和國家檔案局共同制定的.會計檔案鑒定工作主要是：（1）會計機構在整理會計檔案，進行會計核算專業材料組卷時，明確檔案的保存時限.（2）針對到保存時限的文件，需要重新進行審查，明確是繼續保存還是銷毀.需要由相關部門提出建議，再同管理部門進行協調.
2.4.2 會計文件的銷毀
按照我國有關法律規定（比如《會計檔案管理辦法》、《會計檔案保管期限表》等），會計文件保存時間到期后需要對文件進行銷毀時，要有保存部門提出建議，連同其他有關部門審查復合.
部分特殊會計檔案：如涉及未結清債權債務的原始憑證；涉及產權及工資發放的原始憑證；處理歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證；項目建設期間的基建會計檔案；涉及外事的原始憑證等，即使檔案保管期限已滿，也不得銷毀.確需銷毀的會計檔案，編制會計檔案銷毀清冊，認真填寫，并單位負責人簽署意見.檔案部門和會計部門需要一同派出專門人員檢查銷毀工作，銷毀文件前需要再次清點文件，工作完成后要在清冊上面簽字.
參考文獻：
會計檔案是企事業單位和機關團體在經濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計賬簿和會計報表，以及其它會計資料等專業材料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈；可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為；會計檔案還可以為國家、單位提供祥盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考，通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。
一、會計檔案管理中存在的問題
(一)對會計檔案管理工作的重要性認識不夠。有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識,只注重內部財務項目的實施,認為只要出具了財務報告,提出了財務意見,作出了財務決定,該財務項目就結束了。目前，大多數單位的財務人員雖然熟悉賬務處理，但是缺乏會計檔案管理知識。甚至有些領導還不認可財務檔案管理的重要性，不重視財務檔案管理的培訓。在實際操作中，每個財務人員都按自己的一套方法去管理，造成一個單位的會計檔案管理工作因財務人員變動而變化，沒有一套固定而完整的管理制度，從而影響了整個單位的管理。
(二)會計檔案管理制度不夠健全。設置會計檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
(三)會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范。會計檔案管理不規范:第一,有些單位不能及時裝訂會計憑證,而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上,或長時間放在一個紙盒里;第二,裝訂會計憑證不是按照規范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，第三，相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作,形成會計人員對會計業務非常熟練,但對檔案知識,特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少,同時檔案管理制度也不完善,沒有配備專人管理會計檔案。
（四）會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不認真執行制度，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
（五）紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
二、完善會計檔案管理工作的對策
（一）提高檔案意識，加強規范管理。實踐證明，要管理好會計檔案，首先，要改變傳統觀念，對會計檔案有一個正確的認識；其次，要加強對會計檔案工作的宣傳，提高各級領導和相關人員的檔案意識。按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》的要求，制定會計檔案管理標準，對會計檔案進行規范管理，定期檢查，為單位領導的決策提供真實、可靠的依據。充分發揮會計檔案在經濟建設中的作用。
（二）要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。
（三）落實責任，明確分工；確定專人負責財務檔案的管理。制定嚴格的審核、裝訂、借閱制度。因為會計檔案管理工作政策性和業務性都比較強，所以單靠一個管理員的力量是不行的。財務處各崗位都應按標準要求制作憑單、報表及財務資料等。還要充分發揮各部門的積極性，建立良好的服務網絡，按照分工合作、密切配合的原則，落實責任，相互協調，保證會計檔案管理工作的順利進行。
一、加強組織領導
高校應建立以分管領導為核心的會計檔案領導小組，將會計檔案管理納入學校管理流程、納入各部門的日常工作；結合高校體制改革和事業崗位重新劃分工作，制作崗位說明書，將會計檔案管理工作納入各部門和相關人員的職責范圍；依據《檔案法》的要求，建立健全適合本校實際的規章制度，如立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、查閱利用制度等。單以銷毀制度為例，會計檔案除人員工資表、年度決算報表、會計檔案保管和銷毀清冊等需要永久性保存外，未結清的債權、債務的原始憑證和未完工的工程檔案在債務結清和工程完工之前也要永久保存，其他會計檔案則要按照《會計檔案管理辦法》的規定的保管期限進行銷毀。在銷毀前必須由會計檔案管理機構和會計機構共同提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，需要保留的要抽出單獨裝訂存放，并作相應記錄。然后將銷毀清冊報分管校領導批準，分管領導及檔案部門、財務部門相關人員都要在銷毀清冊上簽字。銷毀前應按清冊所列內容認真核對和清點，防止出現誤銷。在銷毀時除檔案部門、財務部門外，還要有審計部門人員參加監督，保證會計檔案銷毀制度的嚴肅性。
二、完善歸檔流程
高校檔案機構應根據本校實際，結合財務工作特點，制定會計檔案歸檔流程和規范，在會計檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質量保證體系，并將會計檔案的完整、準確和系統作為工作的重點。對會計檔案歸檔過程實施經常化檢查。有一定規模的高校（可以設置檔案館的）財務部門應設立會計檔案人員協同財務總監（財務負責人）監督校、院二級管理的財務活動運轉狀況，嚴格規范會計檔案歸檔程序。會計檔案在歸檔前，應改變目前直接歸檔的模式，先由高校審計部門審計合格后才可移交給檔案部門。高校財務部門應配專人進行及時地整理歸檔。首先，記賬憑證的整理。審查核對、排序，確保不遺失、不缺號、不漏號，按月整理齊全后，裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內容填寫完整，加蓋印章。其次，會計賬簿歸檔時要在首頁內填齊《賬簿啟用表》的內容，按不同類別裝訂成冊；會計報表則按年報、季報、月報分別整理立卷；工資發放花名冊要在工資發放完畢后及時整理，按月裝訂成冊；銀行對賬單收集齊全后按年裝訂成冊。高校財務部門、審計部門、檔案部門應認真清點移交的會計檔案。
三、建立會計檔案信息公開機制
學校檔案部門應會同財務、審計部門定期出具財務檔案質量報告，就會計檔案的準確性、完整性、系統性出具相關意見；對學校重大基建項目、科技專項等出具會計檔案專項驗收意見并在一定范圍公布；對會計檔案利用者的異議，檔案部門應高度重視，逐件落實，通過相關的利用監督機制，確保會計檔案信息不泄露。
四、加大監管力度
檔案部門和財務部門應聯手，共同加大對會計檔案的監管，將會計檔案規范化管理要求具體化，檔案部門、財務部門要與審計部門加強合作，在審計和專項檢查中進行突擊檢查，同時發揮審計事務所等社會中介機構的作用，依法加強高校財務檢查和審計監督，對弄虛作假、偽造、變造、篡改會計檔案資料的違法行為要嚴肅處理，構成犯罪的應及時移交紀檢、公檢法等機關查處并依法追究刑事責任。
五、加強電算化會計檔案管理
傳統會計的信息載體是紙介質，對存儲在磁盤、光盤等磁介質計算機環境中形成的電算化會計檔案，高校還應制定專門的管理制度，推行電子檔案與紙質檔案雙套管理制度，根據各自載體形態和保護要求分別整理保存。由于電算化會計檔案數據保存期長，易受到人為或自然破壞且難留痕跡的特點，因此，要建立電算化會計檔案收集制度，按時將計算機處理的會計信息進行雙備份，脫離原計算機系統環境，分別存放在不同的地點，以確保會計檔案資料的安全。另外，由于軟盤易受質量、溫度、濕度、磁場等因素影響，應采用光盤存放，并定期檢查、定期復制。所有備份的會計檔案數據應采用質地優良的光盤刻錄，以保證數據信息的安全。年終要將全年的會計檔案信息整理歸檔并進行編號，標明日期、目錄、備份人員姓名等內容。
一、ERP環境下會計檔案的新特點
1.會計檔案載體更豐富。根據財政部和國家檔案局自1999年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》的有關條例規定，要求采用計算機進行會計核算的企業，不僅要保存電子會計數據，還要保存打印出來的紙質會計數據。因此，ERP環境下的會計企業會計檔案具有雙重載體，既包括傳統意義上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等內容，還包括電算化載體所需的系統程序、會計軟件和儲存在計算機硬盤、光盤等磁性介質中的全部文件資料，使得會計檔案的形式和內容更加豐富。2.會計檔案使用效率更高。企業ERP環境下的電子會計檔案以磁盤、光盤等介質為載體，配合現代信息技術的使用，使得會計檔案的讀取、查閱更加方便。同時，利用計算機的各種功能對電子信息進行進一步加工分析，提高了會計檔案的使用效率和效果，在保證數據真實、準確、完整的同時節省了大量的人力和物力。3.會計檔案技術含量更高。現階段企業的會計檔案不僅有傳統意義上的紙張，還包括計算機硬盤、光盤等對環境依賴性較強的其他磁性介質，需要儲存在防潮、防水、防火、防磁、防塵的環境中。同時電子檔案易被修改且不易留下痕跡，數據恢復困難，因此，需要注意會計檔案的數據安全，提高電子會計檔案的保密程度，防止惡意篡改和損毀。
二、ERP系統的實施對會計檔案管理的影響
1.會計憑證的種類、數量增加。由于ERP系統貫穿企業所有業務流程，將企業所有的資源信息進行全面的整合，導致以會計憑證為首的會計檔案種類發生變化，數量也不斷增加。除了企業傳統財務部門的會計憑證外，企業其他部門，例如投資、采購、銷售、物流等各個部門的會計憑證以及系統自動生成的憑證，都將成為會計檔案的一部分，會計憑證的種類、數量不斷增加。同時，ERP系統的實施使得會計憑證由“實務憑證”向“電子憑證”轉變，導致企業會計檔案管理工作需要不斷向制度化、標準化方向發展。2.會計憑證、會計賬簿的格式變化。企業ERP環境下所提供的會計憑證、會計賬簿的打印、記載程序區別于傳統的會計檔案管理，在ERP系統中打印的例如記賬憑證、銀行存款日記賬等會計檔案與傳統紙質載體保存的會計檔案在格式、內容等方面差別較大，也很難進行整合處理，從而不符合《會計基礎工作規范》和《會計電算化工作規范》的要求。因此，ERP環境下對企業原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等資料的格式設計、填制、審核、傳遞、保管等流程造成一定影響，也提出新的挑戰。3.會計憑證的歸集、分類變化。ERP系統作為企業的綜合管理平臺，將會計部門與業務部門整合起來，實現財務業務一體化，使得會計憑證成為整個信息處理流程的一部分。會計憑證的歸集和分類不僅受會計工作基本規范制約，而且與企業不同的業務性質和管理需要有關，因此，ERP環境下的會計憑證不僅僅是簡單的“收付轉”三類，而需要根據不同的業務信息將會計憑證歸集為不同的類別。
三、ERP環境下會計檔案管理的新措施
1.建立規范的ERP系統內部控制制度。在ERP環境下，企業的會計數據主要以電子形式存放于計算機硬盤、光盤等磁性介質中，取代了傳統的手工活頁賬、訂本賬的記載形式，同時由于計算機的智能高效，減少了工作人員，例如填表、審批、傳遞等各種手續流程易被合并處理，無法做到手工環境中的相互監督、制約，成為內部控制的隱患。規范的內部控制制度是保證ERP系統中信息真實可靠的基礎，需要建立嚴格的程序操作規則，例如制定計算機業務處理流程中的具體操作步驟和具體要求，包括統一的操作指令、規范的審批制度、系統的傳遞流程和非常情況下的特殊處理等內容。在數據信息訪問授權制度中，要為系統中的不同用戶設置不同的身份識別標志，用戶進入系統、離開系統、修改數據等步驟都會留下詳細記錄。針對各個部門的權責，明確各部門人員可訪問的數據資源，并對訪問進行身份鑒別和口令核對。同時，實行不相容職位的相分離，對不同部門不同崗位賦予不同權限，防止越權審批和越權操作。在電算化環境下，企業只有建立規范的ERP系統內部控制制度，才能保證會計檔案信息的真實、可靠、準確、完整。2.加強紙質和電子會計檔案的歸檔管理。電子計算機的智能操作一方面加大了數據信息的處理速度，另一方面由于管理和技術上的缺陷，使得數據在修改、傳遞、保存等方面的安全無法得到保證。企業ERP系統的建立造成會計數據的處理方式發生巨大變化，電子符號代替了白紙黑字，數據載體由傳統紙張轉變為磁性介質，這些介質對環境要求較高，易受高溫、潮濕、電磁、劇烈震動等影響而失效。企業會計檔案是反映企業的業務處理流程和經營效率效果的資料和證據，具有較高的安全性要求，因此，ERP環境下的企業會計檔案的數據安全問題亟待解決。可采取以下措施：第一，定期在線備份和線下備份相結合。電子會計檔案易被篡改、損毀，需要定期備份，備份盤也需定期復制、異地保管，從而防止因磁性介質老化等問題導致的數據丟失。備份包括線上備份和線下備份，線上備份可以使整個企業的數據信息得到及時流通、傳遞，防止因信息短缺導致決策失誤等問題，線下備份可以保證企業數據的準確、完整，在網絡中斷的情況下提供相關信息。第二，紙質會計檔案與電子會計檔案相結合。紙質會計檔案是電子會計檔案的必要補充，現實工作中的大量一手會計資料是以紙質形式存在的，雖然拍攝、掃描等技術得到廣泛應用，但一些原始憑證字跡不清楚、格式不規范，導致電子版本的可辨識性較差，仍需將紙質資料進行歸檔保管。同時，在財務軟件的升級換代過程中，要確保軟件的相互兼容，對于因不兼容造成的數據丟失，應及時做好紙質版本的備份，從而確保數據的完整。3.加強稽核，確保會計憑證格式的標準化。與傳統管理模式相比，ERP環境下會計憑證的生成流程發生較大變化。傳統記賬模式中，會計人員根據原始憑證填制相應的會計憑證，同時稽核人員對原始憑證和記賬憑證進行確認復核，確認無誤后方可記賬，若發現錯誤，需要根據復核結果對記賬憑證進行修改。在ERP系統中，會計人員根據原始憑證在系統內直接做賬進行業務處理，系統確認過賬之后，即自動形成會計憑證。若業務處理錯誤，會計人員無法直接對已過賬、自動生成的會計憑證進行修改，只能在系統內沖銷錯誤的業務處理，重新產生新的會計憑證。因此，為了減少錯誤的業務處理，減少錯誤的記賬憑證，需要提高會計核算的水平，加強會計稽核水準。加強稽核工作的重要一步是規范企業會計憑證的格式，對會計憑證的合規性、合法性進行稽核，確保企業ERP系統生成的會計資料的準確、完整。同時，企業根據內部控制的規定，對各個項目的預算審批、立項結項、經費報銷、價格控制等流程的審批單據進行規范，完成相關內部控制的具體要求，設置審核批準欄，并要求相關人員簽字蓋章。對于一些原始憑證，如驗收單、交貨單、入庫單、工程進度單等，應按照單據類別進行分類和排序，統一格式標準，及時歸檔整理，并由相關人員定期檢查。4.建立會計憑證的分類和歸集標準。企業應根據實際業務流程，將ERP系統中的全部會計憑證進行分類處理，如分為單項會計憑證、集成會計憑證和系統會計憑證等三個大類。單項會計憑證是指針對一些特殊的業務處理，由財務人員根據業務內容，手工錄入系統中產生的全部會計憑證，進行會計核算。集成會計憑證是指由系統中其他模塊生成的會計憑證，以及數量較多無法手工錄入、分拆裝訂的單項會計憑證。系統會計憑證是指企業ERP系統自動生成的各種憑證信息，如系統進行月結操作時，根據當月數據自動生成的管理信息憑證。按照這種分類標準，會計憑證不再是簡單的“收付轉”三類，而是根據業務流程形成的不同憑證類別，為之后的編號、打印、裝訂等步驟提供了便利。在會計憑證的歸集過程中，需要建立統一的編號規則。對于單項會計憑證，會計人員應設置自動編號程序，從而在ERP系統中形成連續的、不間斷的順序號，例如ERP系統編號與利潤中心順序號兩個編號實現一一對應的關系，對于集成會計數據應按類別劃分，并確定統一的歸集時間和歸集方法，確保各個部門憑證傳遞的順暢，實現會計憑證的快速查詢和準確檢索，保證會計檔案的完整和安全。
作者：孫穎 戎冰 單位：保定職業技術學院
關鍵詞： 會計環境； 會計職能； 會計檔案
中圖分類號： F232 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）01-0129-01
會計電算化是指電子計算機代替傳統的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、猜測與決策的過程，是以電子計算機為主的當代電子技術與信息技術應用到會計實務中的簡稱。會計電算化與會計檔案治理之間是相互依存、互為促進的關系。
一、會計電算化環境對會計職能的影響
會計工作電算化是伴隨著科學技術進步與治理的要求而發展成為一種實現會計職能的手段，是科技環境與治理環境共同作用于會計工作的結果。
（一）簡化了會計核算過程。會計是伴隨著經濟活動的規模與復雜性到了一定程度后，從其他經濟治理活動中分立出來的，形成其自身獨立的專職工作。傳統的人工記賬時期，會計工作的主要任務是進行會計核算，會計核算的過程包括設置賬戶、復式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內容，其中大量重復的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表;在會計電算化環境下，會計核算的過程除設置賬戶與填制憑證是采取人機交互方式外，人工記賬時代大量重復進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成，會計人員所進行的主要是審核與監督工作。顯然，在電算化環境下，會計核算過程得到簡化，會計工作效率明顯得到提高。
（二）拓寬了會計監督職能。人工記賬時期會計人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會計報表上，會計職能主要表現為核算職能，會計監督僅僅體現在核算之中，監督的形式主要是事后監督與被動監督。在會計電算化環境下，一方面，會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，在時間上保證了會計人員能夠有效地行使監督的職能;另一方面，由于會計電算化環境下的預算控制不僅實現了對單位經濟活動的“時時監控”，而且還可以打破時間的跨度，完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作，較好地協助會計人員進行事前猜測、事中控制與事后考核等對經濟活動全過程的控制工作，從而大大地拓寬了會計監督職能的空間。
二、會計電算化環境下會計檔案職能的特點
（一）內容復雜性與領域拓展性。傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據，具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴厲性。實行會計電算化后形成的會計檔案，從實際內容看，一方面保留了傳統意義上具有嚴格規范性、史料性和整體性的會計檔案，另一方面又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據，使電算化會計檔案與傳統的會計檔案相比，存儲的范圍和領域明顯擴大。
（二）環境依靠性與載體非凡性。傳統的會計檔案不需要軟、硬件的支持，比較直觀，可以直接查看到會計信息，而會計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統才可重現，對系統環境具有很強的依靠性。會計檔案的數字化，使會計核算資料的記錄方式發生了突破性的改變，改變了信息的介質，提高了會計信息處理的質量和速度，但由于電算化會計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等，它們受載體的質量、存放環境、存貯信息有效期與載體在計算機文件中閱讀器質量好壞等因素的影響。
（三）信息共享性與數據易改性。網絡技術的運用，可以提高會計文檔的多方位檢索速度，并能夠實現檔案信息的網上遠距離傳送，有利于會計檔案資源共享。但是，由于存儲磁介質與光盤中的數據可以很輕易被修改，從而導致會計檔案信息的失真，甚至被破壞的可能，而使會計檔案失去價值。
三、會計電算化環境下會計檔案職能的定位
由于會計電算化環境下會計工作的結果(會計檔案)具有領域的拓寬性、環境的依靠性與數據易改性等特點，會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監督的職能，但在會計工作質量控制與會計信息安全利用等方面存在較多的問題，給會計工作提出了新的任務與要求。筆者認為，要解決這一問題，使會計職能適應會計環境對會計工作的要求，就應從調整會計職能入手，將會計職能的行使設置為兩個層次，是由前臺工作人員行使對經濟活動的核算與監督職能，完成對單位經濟業務的處理工作；二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監督職能，完成對會計信息質量控制與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經濟活動狀況的證據，既是聯系會計工作前臺與后臺的紐帶，也是實現會計質量控制與會計信息利用的主要途徑。因此，同傳統手工記賬時代的檔案治理職能相比較，會計電算化環境下會計檔案的職能主要應突出它的兩大功能。
（一）會計質量控制關口的職能。在會計電算化環境下，會計質量控制的重點是建立一種內部制約機制，及時預防“差錯”與“舞弊”行為的發生，會計檔案治理的主要職責是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內的經濟業務記錄與會計工作痕跡，并通過相應的事后監督機制，及時發現并中止上述行為。因此，在會計電算化環境下，會計檔案治理首要職能是實現檔案歸集關口的前移，確保會計檔案資料的真實性，反映經濟業務與會計工作的本來面貌。
（二）會計信息利用窗口的職能。由于計算機中的數據文件是動態的，時刻都在發生變化，因此，會計檔案利用的首要任務是要根據會計工作的特點，在規定的時間段內進行數據備份，并定期將計算機系統中的所有檔案要素復制到磁介質上，與相關的文字材料和電子文檔等一同歸檔，保證歸檔資料的完整性，為實現檔案數據的綜合查詢與有效利用奠定基礎。
四、會計電算化環境下會計檔案職能的實施
（一）強化檔案意識。要克服傳統會計檔案治理過程中的一些錯誤觀念，糾正會計檔案治理過程中的一些錯誤做法。比如：重憑證、賬簿治理，輕輔證材料治理；重紙質實物檔案治理，輕磁性介質檔案治理；重檔案移交后續治理，輕前臺會計工作的檔案治理；重一般檔案的統一治理，輕專門檔案的專門治理。
（二）健全檔案制度。會計檔案治理應從嚴密、有序與規范的要求出發，充分重視制度建設，嚴格按照《會計檔案治理辦法》與會計電算化環境檔案治理的要求，積極推進會計檔案治理的科學化、規范化、制度化與現代化工作。
（三）完善檔案手段。傳統意義上檔案手段主要是指檔案庫房、檔案設施，隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現了許多新型的檔案載體，新型載體與傳統檔案載體在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。以新型檔案載體為對象的會計檔案，將是電算化環境下會計檔案治理的重要形式，它不僅要求有效地保護檔案載體，還要確保檔案信息內容的安全性、真實性與完整性，這就給會計檔案的治理手段與治理環境提出了更高的要求。會計檔案治理部門只有將當代先進的技術設備、技術手段與技術成果引入檔案治理實踐中，才能滿足新型檔案載體治理的要求。
參考文獻：
[1] 于玉林.現代會計理論實務與教育研究[M].北京:中國財政經濟出版社，2000.3.
[2] 吳水澎.中國會計理論研究[M].北京：中國財政經濟出版社，2000.
會計委派制是由政府部門和產權 管理 部門以所有者身份，委派會計代表政府和產權管理部門監督國有單位或集體企業資產經營和財務管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統會計管理體制的重大改革。行政事業單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務集中制”。
1）“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
2）“財務集中制”形式。即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政 管理 權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。
目前，會計委派制下會計檔案管理的現狀大致是：
1）委派會計受財政部門委派，直接到行政事業單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉村一級，會計檔案管理 方式卻發生了變化。各村的財務全部由鄉鎮的委派會計統一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉鎮統一管理，不再向各村返回會計檔案。
2）會計集中核算地區或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案 管理 辦法規定》及時向委托單位返回，而是自行保管。
綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案 管理 仍存在一些問題，其主要表現為：
1）有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。
2）紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
3）會計工作與會計檔案管理相脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。
4）財政部門與檔案行政 管理 部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
5）會計檔案 管理 制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。
針對會計 管理 體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：
1）加強會計檔案 管理 ，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
2）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案 管理 及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
關健詞：會計資料；更正；檔案
一、建立會計更正檔案的必要性
近年來，為充分發揮資金使用效益，確保資金款專用，審計、財政、監察等相關部門加強了資金監管工作，同時，上級業務主管部門也對資金使用情況進行多次督導和檢查，如果是國際援助項目，國內項目執行機構和國際組織會按要求對資金使用情況進行反復檢查，資金使用要求更嚴格。在每次檢查結束后，被檢查單位會根據檢查組提出的問題進行不同程度的會計核算整改。會計核算工作的整改措施有3個方面：一是補充、完善和撤換原始憑證，二是撤換和重新編制記帳憑證，三是撤換和重新編制財務報告。
以上整改措施存在以下問題：一是整改后的會計核算已經不能夠真實、完整的反映單位經濟業務的發生，與實際情況相去甚遠，嚴重違背了會計核算的客觀性原則；二是涉及以前會計年度的整改工作難度比較大，需要拆散已裝訂的會計檔案，容易造成會計資料的丟失。同時，整改工作完成以后，相關數據會發生變化，整改后的報表數據與已上報數據不一致；三是相關人員的責任不清晰；四是挖補、涂改，尤其是撤換會計資料已違反了《中華人民共和國會計法》等對會計資料的管理規定，其行為已構成違法違紀行為。
綜上所述，我們需要建立健全會計更正檔案。
二、建立會計更正檔案的依據
會計更正檔案就是指所有涉及會計核算整改工作中的會計資料，包括會計憑證、會計帳簿、財務報告以及其他應當保存的會計核算專業材料。《會計檔案管理辦法》規定，“會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”，《會計基礎工作規范》要求，“原始憑證不得涂改、挖補”，“如果在填制記帳憑證時發生錯誤，應當重新填制”，《會計法》規定，“各單位必須依法設置會計帳簿，并保證其真實、完整”。會計更正檔案是對單位經濟業務的補充說明，也是記錄和反映單位會計核算工作的原始史料和證據。因此，會計更正檔案也必須按照《會計檔案管理辦法》規定妥善保管。
三、建立會計更正檔案的具體做法
在不改變原會計檔案資料真實性、完整性的前提下，針對檢查組指出的問題，制定單位整改方案，對不同類型的問題采取不同的處理方法。
1.原始憑證錯誤。第一步，發現原始憑證有錯誤的，積極協調開出單位重開或者更正，更正處要加蓋開出單位公章，且需要經本單位領導簽字認可。值得注意的是，不能夠撤換、挖補或涂改已編制記帳憑證的原始憑證。第二步，將重新取得的原始憑證附在相應的整改前記帳憑證復印件后單獨裝訂成冊。
2.記帳憑證錯誤。第一步，不論是會計年度內還是以前會計年度已經登記入帳的記帳憑證，會計科目或金額同時有錯，先用紅字填制一張與原內容相同的記帳憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，再用藍字重新填制一張正確的記帳憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。不論是會計年度內還是以前會計年度已經登記入帳的記帳憑證，記帳憑證的會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額，另編一張調整的記帳憑證，在摘要欄注明“調增或調減某月某日某號憑證”字樣，調增金額用藍字，調減金額用紅字。第二步，將原始憑證復印件附在重新編制的記帳憑證后單獨裝訂成冊。
3.其他相關資料。會計核算工作整改結束后，財會人員要主動收集相關資料，一是工作檢查督導通知，二是檢查反饋材料，或反饋會議記錄。如果有必要，可以做一份會計核算更正說明，主要內容包括督導組檢查的時間，發現問題，工作建議，整改情況等。收集整理后裝單獨訂成冊，納入財務報告類加以保存。
年未，嚴格執行《會計檔案管理辦法》規定，按“會計憑證類15年、財務報告類3年”的規定立卷歸檔。同時，在檔案封面標明“會計更正檔案”字樣。
參考文獻：
[1]《中華人民共和國會計法》1999年10月31日.
[2]《會計檔案管理辦法》1998年8月.
[3]《會計基礎工作規范》經濟科學出版社.
