時(shí)間：2023-05-23 15:45:18
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案建設(shè)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
中圖分類號(hào)：G264 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）18-0349-01
一、理解人事檔案管理的內(nèi)涵
人事檔案管理，是人事管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。人事檔案的管理者，既不能單純地理解為人員的一些就職的基本信息做好記錄，更不能理解為特別復(fù)雜、瑣碎的人事管理工作。其實(shí)，所謂人事檔案管理，廣義來講，就是將人事檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用的平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)是一個(gè)整合完善的過程，需要不停的補(bǔ)充新的內(nèi)容。同時(shí)，人事檔案管理者，還要在今后的日常工作中，隨時(shí)隨地對(duì)工作人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行考核，當(dāng)然，這里面也包括業(yè)績效益、獎(jiǎng)懲情況和德才表現(xiàn)等，以此作為以后人事調(diào)動(dòng)的根本依據(jù)。
不難發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理，涵蓋了材料歸檔制度；材料統(tǒng)計(jì)制度，材料轉(zhuǎn)遞制度，材料檢查核對(duì)制度，材料保衛(wèi)保密制度等內(nèi)容。
二、信息化建設(shè)的深遠(yuǎn)意義
（1）充分地發(fā)揮人才優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)效益最大化
作為一個(gè)，選人用人是一門很深的大學(xué)問，員工在沒有好壞之分，更沒有高低之別，存在的只有適合與不適合。身為的管理者，就像教學(xué)中的“因材施教”一樣，充分發(fā)揮人力資源的串通優(yōu)勢，關(guān)鍵在于鼓勵(lì)員工找到自己的長處，找到屬于他們自己的崗位。要想達(dá)到這些內(nèi)容，就必須參考一定的材料信息，而的人事檔案管理信息化建設(shè)，就可以滿足這個(gè)要求，提供這方面的相關(guān)依據(jù)，實(shí)現(xiàn)員工的效益最大化。當(dāng)然，的人事調(diào)動(dòng)更需要參考人事檔案管理，只有這樣，才能選拔出真正有能力的人，也更會(huì)讓員工心悅誠服。
（2）能夠調(diào)動(dòng)員工的積極性
要想提高的經(jīng)濟(jì)效益的，很大程度上取決于員工再日常工作中國的狀態(tài)、歸屬感和積極性。要想讓員工保持良好的精神風(fēng)貌，就需要設(shè)置一定獎(jiǎng)罰機(jī)制。這個(gè)獎(jiǎng)罰機(jī)制的實(shí)施，最關(guān)鍵的地方就是的人事檔案記錄的管理。只要加強(qiáng)信息化的建設(shè)，就能更加科學(xué)地記錄員工的獎(jiǎng)罰情況和績效考核，并且以保密或者公開公示的形式讓員工知道，并安于接受。員工通過自己和別人的績效對(duì)比，無形中心里就有一定的壓力，有了壓力，才會(huì)轉(zhuǎn)變成前進(jìn)的動(dòng)力。同時(shí)，通過人事檔案管理信息化建設(shè)，就可以充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，充分發(fā)揮激勵(lì)的作用。與此同時(shí)，良好的經(jīng)濟(jì)效益自然就會(huì)產(chǎn)生。
（3）提高檔案管理的效率
在日常的工作中，傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理，很難適應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代的不斷變化。工作不能落后，所以要加強(qiáng)的人事檔案管理信息化建設(shè)。正因?yàn)橐郧暗臋n案管理管理落后，沒有像現(xiàn)在的信息技術(shù)提供全面支持，一方面導(dǎo)致了其檔案管理的效率低下，質(zhì)量不高，不能及時(shí)地更新；另一方面，由于傳統(tǒng)意義上的檔案管理，都是通過人工來實(shí)行操作的，苦于認(rèn)識(shí)有限，很多單位往往只是做到了表面文章，即僅僅只是記錄，很少整理，更沒有專業(yè)的人來對(duì)此進(jìn)行分析、對(duì)比，歸檔。當(dāng)然，管理者，也很容易疏忽人事檔案管理的重要作用，正是由于多方面的原因，導(dǎo)致沒能充分地發(fā)揮人事檔案管理的作用。
三、當(dāng)前存在的一些問題
（1）人事檔案管理的模式過于單一
在一些單位中，雖然管理者已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了人事管理信息化建設(shè)的重要性，也積極組織員工進(jìn)行信息化建設(shè)，但由于管理的模式過于單一，缺少創(chuàng)新性，更沒有根據(jù)自身的情況來進(jìn)行量體裁衣。當(dāng)前，我國的個(gè)別雖然運(yùn)用了先進(jìn)的信息化技術(shù)，但卻沒能建設(shè)處統(tǒng)一的人事管理系統(tǒng)。所為的信息化管理，也僅是跟個(gè)部門內(nèi)部的合作，并且與職工層次的多樣性很難適應(yīng)，更不要所相得益彰。有些的部門眾多，每個(gè)科室都有自己的人事檔案管理，但沒有統(tǒng)一的模式，更沒有專門的人事管理部門來打理。這樣的情況，既容易造成混亂，降低效率，還容易誘發(fā)不公，不能為員工心悅誠服。
（2）不夠靈活，太過僵硬化
人事檔案管理工作，歸根結(jié)底還是要為的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益服務(wù)的。相比之下，市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)往往比較多變、靈活，這就需要的人正確決策，做出恰當(dāng)?shù)娜耸掳才盘峁┮罁?jù)。
理想很豐滿，現(xiàn)實(shí)卻很骨干。個(gè)別的人事檔案管理與靈活的用人制度并不是特別適應(yīng)，不但不能為的用人提供必要的參考依據(jù)，甚至有時(shí)還因?yàn)槠浣┯驳臋n案管理制度，拖了的后腿，從而進(jìn)一步影響了的用人制度和管理制度。在有些單位，因?yàn)橐R時(shí)地調(diào)用某一部門的一名員工，但是由于人事檔案管理要通過繁瑣的登記、審查等步驟，雙方都嫌麻煩，結(jié)果也沒征調(diào)成功。
（3）內(nèi)容還不夠豐富
在日常的工作中，人事檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，心理很清楚加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，也組織本單位的員工積極進(jìn)行建設(shè)，但是，一陣風(fēng)似的普及，追求到的只是一個(gè)形式。老話說的好，畫虎畫皮難畫骨，他們雖然開展了信息化建設(shè)，但沒有豐富檔案管理的內(nèi)容，記錄、整理的信息內(nèi)容大多照本宣科，成分單一，很難得出合理的結(jié)果，參考價(jià)值并不是太大，甚至有的就直接按照別的的檔案管理模式來進(jìn)行，沒有自身的特色，還容易落下東施效顰的把柄。
四、人事檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)探索
（1）需要引進(jìn)一批高素質(zhì)的人事檔案管理者
要想建立健全科學(xué)合理的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，就需要引進(jìn)一批有高素質(zhì)的人事檔案管理者。人才在市場經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，在現(xiàn)代化程度較高的今天，人事檔案管理者，同時(shí)也要求引進(jìn)高素質(zhì)的現(xiàn)代人才，才會(huì)加快推進(jìn)信息化建設(shè)。
（2）提高檔案的使用價(jià)值
之所以需要建設(shè)人事檔案管理信息化系統(tǒng)，就是為了充分利用檔案的價(jià)值體系，來實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)步提高。與此同時(shí)，提高檔案的利用價(jià)值，也能真正地發(fā)揮檔案的關(guān)鍵作用，更能加快人事檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)程。
（3）要增強(qiáng)服務(wù)水平
檔案管理工作者，要充分利用信息技術(shù)的作用，提高人事檔案的信息服務(wù)水平，同時(shí)還要建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，通過不斷的改革與創(chuàng)新形式，不斷加強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)，確保的運(yùn)營步入健康的軌道。
參考文獻(xiàn)：
[1] 王艷.關(guān)于人事檔案信息化建設(shè)問題探析[J].民營科技.2014（01）.
【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化 建設(shè) 對(duì)策
一、人事檔案管理發(fā)展信息化建設(shè)的意義
在人類進(jìn)化和發(fā)展的長河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經(jīng)由古代的石刻、竹簡等慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)榻募垙垼@種演變不僅體現(xiàn)了人類文明的發(fā)展和進(jìn)步，同時(shí)也顯示出了歷史發(fā)展的必然趨勢；因此，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，我們同樣也需要在人事檔案的管理中大膽的引入信息技術(shù)，從而有效提高當(dāng)代人事檔案管理的效率和水平。
結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)和經(jīng)濟(jì)環(huán)境，可以看出發(fā)展人事檔案信息化建設(shè)的意義主要分為理論和現(xiàn)實(shí)意義兩個(gè)方面：首先，深化人事檔案管理的信息化技術(shù)改革和建設(shè)工作不僅是社會(huì)科技發(fā)展的根本趨勢，還是實(shí)現(xiàn)我國檔案管理達(dá)到國際先進(jìn)水平的必要條件，同時(shí)更是我國未來人事檔案管理行業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)；其次，人事檔案信息化建設(shè)還可以有效提升檔案管理的水平和效率，同時(shí)通過科學(xué)的檔案管理還能夠讓個(gè)人檔案更為直觀和明朗，從而能夠在人事管理中真正達(dá)到人盡其才的效果，進(jìn)而對(duì)維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
二、人事檔案管理信息化建設(shè)的制約因素分析
在檔案管理信息化建設(shè)中往往存在著諸多制約因素，以下將針對(duì)現(xiàn)階段我國人事檔案管理信息化建設(shè)的主要制約因素進(jìn)行分析和探討：
1、人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不均
由于資金等因素的制約和限制，許多企業(yè)或地區(qū)的人事檔案信息化建設(shè)工作幾乎為零，甚至許多企業(yè)或地區(qū)由于初期認(rèn)識(shí)不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養(yǎng)和發(fā)展工作，從而導(dǎo)致檔案管理部門不僅出現(xiàn)人員不足的現(xiàn)象，甚至有些地區(qū)檔案管理部門的生存和發(fā)展都受到嚴(yán)重的制約，而這些因素也導(dǎo)致其檔案信息化建設(shè)水平相對(duì)落后，而難以與其他地區(qū)或企業(yè)形成良好的對(duì)接，從而制約檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。
3、信息化建設(shè)成本較高
軟硬件設(shè)施作為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的根本，其發(fā)展水平的高低將直接影響到檔案管理信息化建設(shè)的成敗，而現(xiàn)階段絕大多數(shù)企業(yè)或地區(qū)檔案管理部門的信息化建設(shè)工作仍處于起步階段，其軟硬件設(shè)施的建設(shè)和配置也同樣需要龐大的資金支持，而這不僅給檔案管理部門帶來了強(qiáng)大的壓力，同時(shí)也給信息化建設(shè)的周期和水平帶來了嚴(yán)重的制約。
4、檔案信息安全形式嚴(yán)峻
檔案作為一個(gè)人最重要的私人信息，如果發(fā)生竊取或非法利用，往往會(huì)給所有者帶來嚴(yán)重的后果，因此檔案的安全性也也是檔案管理的重要環(huán)節(jié)；然而，在現(xiàn)階段由于檔案管理部門的軟硬件設(shè)施的仍處于建設(shè)階段，而這也很容易讓黑客有可乘之機(jī)，其通過非法入侵檔案管理部門數(shù)據(jù)庫而造成檔案信息的泄密或損毀也將會(huì)給檔案信息化建設(shè)帶來毀滅性的災(zāi)難。
三、人事檔案管理發(fā)展信息化建設(shè)對(duì)策
通過對(duì)上述制約因素的分析，可知在人事檔案管理信息化建設(shè)的道路中仍需要注意許多問題，而在實(shí)際建設(shè)中采取合理的方案和對(duì)策也顯得尤為重要：
1、加強(qiáng)信息化建設(shè)的投資力度
檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在于軟硬件設(shè)施的建設(shè)，而這些設(shè)施的建設(shè)離不開資金的支持，因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和意義，并加大信息化建設(shè)的投資力度，從而讓檔案管理系統(tǒng)能夠得到良好的發(fā)展，進(jìn)而為企業(yè)和地區(qū)的發(fā)展帶來長久的利益和支持。
2、加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)力度
人才作為21世紀(jì)最寶貴的財(cái)富，在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)中同樣也需要大量高素質(zhì)的專業(yè)型人才，而這同樣也是信息時(shí)展的必然趨勢；因此，人事檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)在對(duì)現(xiàn)有員工進(jìn)行培訓(xùn)和提高的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)型和復(fù)合型人才的培養(yǎng)和招募力度，從而為人事檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)培養(yǎng)出一只高品質(zhì)的生力軍。
3、完善檔案信息化管理的安全系統(tǒng)
一方面，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的重視程度，加強(qiáng)系統(tǒng)操作人員的監(jiān)管和教育以及操作權(quán)限的控制，從而防止內(nèi)部n案信息發(fā)生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案安全系統(tǒng)的建設(shè)，并對(duì)電子檔案信息進(jìn)行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發(fā)生泄漏的情況。
四、總結(jié)與展望
總之，21世紀(jì)作為信息化時(shí)代，人類幾乎每一項(xiàng)生命生產(chǎn)活動(dòng)都離不開信息的交流和傳遞，而互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作為這些信息的重要傳輸紐帶，它不僅扮演了連接人與人之間信息交流的紐帶，同時(shí)還對(duì)重要事件或信息起到了記錄和存儲(chǔ)的作用，而檔案作為一個(gè)人發(fā)展和成長中的重要信息，在對(duì)其進(jìn)行傳統(tǒng)的紙質(zhì)化記錄和管理同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)敢于探索應(yīng)用高科技信息技術(shù)建立數(shù)字化的檔案信息，從而讓檔案管理理念和方式更為科學(xué)合理高效。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：人事檔案信息化；建設(shè)；發(fā)展
引言
人事檔案的信息化建設(shè)，是信息時(shí)代的必然趨向，但是從目前我國人事檔案信息化建設(shè)的總體情況來看，不得不說其中還存在一些弊端，傳統(tǒng)人事制度和體制對(duì)信息化建設(shè)的制約，傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容的不合理等等，這些問題的存在，都嚴(yán)重制約了人事檔案信息化建設(shè)的腳步。本文以信息化建設(shè)為視角，對(duì)其在人事檔案建設(shè)發(fā)展中的應(yīng)用進(jìn)行具體分析。
1 人事檔案信息化建設(shè)優(yōu)越性分析
在人事檔案建設(shè)發(fā)展中引入信息化技術(shù)，并逐漸實(shí)現(xiàn)信息化的工作模式，其優(yōu)勢是非常顯著，具體進(jìn)行如下分析：
1.1 文檔輸入是人事檔案工作的主要內(nèi)容，在這個(gè)部分進(jìn)行信息化建設(shè)，不僅降低了傳統(tǒng)工作模式工作強(qiáng)度，操作方便，解放了人們的雙手，可以有更多的事件去做其他的工作，因此從整體上大幅提升了人事檔案工作的效率和質(zhì)量。另外，由于人事檔案工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)化的過程，工作人員需要隨時(shí)將變動(dòng)的人事信息記錄和更正過來，保障每個(gè)時(shí)期人事信息的完整性與正確性。這樣一來，工作人員的工作就會(huì)相對(duì)繁瑣，并一直處于緊張的狀態(tài)中。信息化工作模式構(gòu)建之后，檔案管理人員就能夠從繁重的模式化的工作狀態(tài)中解脫出來，信息化模塊會(huì)自動(dòng)更新人事信息，并保障人事信息的全面與準(zhǔn)確。
1.2 信息化的人事檔案管理，在人事信息搜索上速度更快，更便捷。領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行員工培訓(xùn)計(jì)劃擬定、績效管理等都可以快速而準(zhǔn)確的查找到依據(jù)。從大量研究中發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的人事信息檔案工作，以紙質(zhì)檔案為主，檔案數(shù)量龐大，整理、分類與管理、儲(chǔ)藏都費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率十分低下，很比較容易出錯(cuò)。另外，人們?cè)谡{(diào)取檔案信息的時(shí)候，會(huì)消耗比較長的時(shí)間，快速而全面了解一個(gè)員工的檔案是一件很難的事。但是信息化檔案工作模式，在信息查找功能上十分完善，員工的所有信息都可以通過信息檢索完成，動(dòng)一動(dòng)鼠標(biāo)就可以輕松查找到想要的信息，這位相關(guān)人事計(jì)劃制定以及管理工作的開展提供了非常有利的支持。
1.3 除了以上優(yōu)勢，信息化人事檔案信息管理模式，還具有提醒功能，會(huì)及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理者一些員工退養(yǎng)、退休等事項(xiàng)，一般來說，在一個(gè)單位中，員工數(shù)量比較多，領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁重，不可能每項(xiàng)工作事宜都記憶得細(xì)致入微，但是信息化檔案信息管理，會(huì)自動(dòng)提醒這些事項(xiàng)，這種備忘的功能非常人性化，大大減輕了人們的工作壓力，也保障了各種工作有條不紊的進(jìn)行。
2 人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
人事檔案工作信息化建O優(yōu)勢顯著，目前其主要的形式基本有以下四種：
2.1 利用offic中的word與excel軟件進(jìn)行的檔案信息管理以及目錄打印、系統(tǒng)分析等。offic的功能十分強(qiáng)大、齊全，操作簡單便捷，能夠滿足檔案管理的基本要求。但是相對(duì)來說，其缺點(diǎn)也是十分明顯的，比如人事檔案信息錄入雖然簡單，但是檢索內(nèi)容過于單一化，數(shù)據(jù)處理功能不完善，工作效率相對(duì)低下，數(shù)據(jù)安全性也不高。
2.2 單機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)包括人員基本情況信息數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及植物變動(dòng)數(shù)據(jù)庫等。能夠?qū)n案基本信息以及查詢進(jìn)行管理，會(huì)自動(dòng)記錄檔案節(jié)約、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等記錄。該系統(tǒng)功能分為兩類：一類是檔案業(yè)務(wù)、人事信息采集以及查詢輸出、統(tǒng)計(jì)分析融為一體。第二類通過計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案目錄進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)目錄管理的統(tǒng)一與規(guī)范。單機(jī)檔案管理是目前單位人事信息化管理中主要形式。
2.3 部門局域網(wǎng)系統(tǒng)。此類系統(tǒng)就是在本單位檔案部門建立局域網(wǎng)平臺(tái)，并借助計(jì)算機(jī)與數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案目錄信息的網(wǎng)絡(luò)化管理。此系統(tǒng)包括信息管理、檔案管理以及檔案變動(dòng)等幾個(gè)部分。局域網(wǎng)應(yīng)用十分便捷，能夠達(dá)到良好的管理效果。比如，在該系統(tǒng)采用條形碼技術(shù)，能夠進(jìn)行檔案盤點(diǎn)，并保證人事檔案目錄信息的管理統(tǒng)一化與動(dòng)態(tài)監(jiān)控。
2.4 人事檔案信息化在人事部門的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了人事基本信息的共享，同時(shí)也能夠自動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的接收、移交以及借閱、傳遞等基本業(yè)務(wù)。另外，在獲取相關(guān)部門授權(quán)的基本前提下，人事部門可以快速實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的查閱。此系統(tǒng)的特點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)：一是人事檔案基本信息與人事信息能夠保持一致，這大幅提高了檔案管理的質(zhì)量和效率；二是人事檔案管理成為了人事信息管理的一部分，這使得人事檔案歸檔更加容易，操作也更加便捷，這全面推動(dòng)了人事工作效率。
3 人事檔案信息化建設(shè)存在的問題
雖然人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢顯著，并且在我國已經(jīng)初具規(guī)模，但是從科學(xué)化、規(guī)范化的角度來看，其建設(shè)水平還有待提高，財(cái)力、物力以及使用效果之間的差距比較明顯。就其原因，總結(jié)為以下幾點(diǎn)：
3.1 人事檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和總體規(guī)劃
從現(xiàn)階段人事檔案信息化建設(shè)的情況來看，一些單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有明確信息化建設(shè)的重要性，沒有將檔案信息化建設(shè)上升到戰(zhàn)略高度，人事檔案信息化管理的重視程度并不高，導(dǎo)致人事檔案信息化管理缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持，在落實(shí)上也更加困難，經(jīng)費(fèi)與政策投入都明顯不足，這樣一來，人事檔案信息化建設(shè)就無法得到徹底落實(shí)。
3.2 一些軟件在功能設(shè)置上存在缺陷
一些單位雖然落實(shí)了檔案信息化管理，并且也非常積極的開展建設(shè)工作，但是卻忽略相關(guān)軟件的建設(shè)與完善，功能設(shè)計(jì)過于隨意，存在很多隱性缺點(diǎn)。軟件售后服務(wù)不完善，后續(xù)開發(fā)與升級(jí)不夠及時(shí)，缺乏良好的數(shù)據(jù)遷移功能，進(jìn)而導(dǎo)致軟件壽命縮短，如此一來，人力、財(cái)力、物力都消耗嚴(yán)重，進(jìn)而影響了人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。
3.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平低
由于人事檔案信息化建設(shè)尚無相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題多多，諸如數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫質(zhì)量等等都存在一定問題，影響了數(shù)據(jù)庫的查全率和查準(zhǔn)率。此外，一些人事部門的人事、考核、職稱評(píng)審、薪酬管理、人事檔案管理等科室都有各自的軟件，彼此互不兼容，數(shù)據(jù)庫通用性差，數(shù)據(jù)難以交換和共享，無法體現(xiàn)信息化技術(shù)的優(yōu)越性。
4 人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的工作思路
4.1 以融入單位的總體規(guī)劃作為指導(dǎo)原則
人事檔案信息化建設(shè)不僅是本部門業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，也是單位相關(guān)部門之間實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的要求。人事檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)不能閉門造車，只有主動(dòng)融入單位層面的信息化建設(shè)，才有利于部門內(nèi)部、部門之間的數(shù)據(jù)共享與傳遞，才有利于局網(wǎng)絡(luò)內(nèi)人事信息的綜合利用。同理，單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化在單位信息化建設(shè)中的地位和作用，將其納入單位信息化建設(shè)的總體規(guī)劃之中。在人事檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)之時(shí)，單位應(yīng)考慮該系統(tǒng)與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的對(duì)接問題。惟其如此，方可避免重復(fù)建設(shè)，從而節(jié)約大量人力、物力和財(cái)力。
4.2 以人事檔案信息資源建設(shè)作為基礎(chǔ)工作和核心任務(wù)
人事檔案信息化建設(shè)有很多工作要做，建設(shè)過程中會(huì)面臨種種困難，會(huì)受多種隱形因素的制約。在此情況下，我們既不可急于求成，亦不可無所作為，而應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，逐步推進(jìn)。具體措施是：將人事檔案信息資源作為人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，從而帶動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)整體提升。目前，我國各地辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正在建設(shè)之中，在此背景下，人事檔案信息資源建設(shè)應(yīng)分三步走。首先是建立人事信息數(shù)據(jù)庫和人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以滿足快速檢索的需要。同時(shí)要注意收集電子檔案材料，為數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫積累資源。第二步是將使用頻率高的檔案信息（干部履歷表、學(xué)歷學(xué)位材料、職稱申報(bào)表、干部任免表等）數(shù)字化，以提高檔案的利用率。第三步是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投入使用后，開展人事檔案信息的接收、存儲(chǔ)和提供利用的一體化建設(shè)，全面實(shí)施人事檔案信息化建設(shè)。
4.3 以建立和健全人事檔案信息安全保障體系作為決鍵環(huán)節(jié)
所謂先進(jìn)的技術(shù)手段，是指信息化系統(tǒng)開發(fā)過程中必須采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、資格認(rèn)證技術(shù)等技術(shù)，以確保檔案信息傳輸和存儲(chǔ)的安全性。同時(shí)，在防范惡意侵入方面要嚴(yán)把軟件設(shè)計(jì)質(zhì)量關(guān)，通過先進(jìn)的軟件技術(shù)和可靠的軟件性能將各類風(fēng)險(xiǎn)降到最低程度。要在技術(shù)上使人事檔案部門的局域網(wǎng)與外網(wǎng)真正實(shí)行物理隔離。
所謂科學(xué)的規(guī)章制度，是指在人事檔案信息化建設(shè)中不能照搬傳統(tǒng)手工管理階段的制度，需要建立一套科學(xué)、規(guī)范、完善的規(guī)章制度來保證整個(gè)實(shí)施過程的安全。同時(shí)，還必須在人事檔案管理系統(tǒng)中建立嚴(yán)格的用戶管理機(jī)制，并合理分配用戶管理權(quán)限。
所謂嚴(yán)格的管理措施，是指在信息化建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)安全管理，行安全責(zé)任制。在操作管理層面，必須及時(shí)有效地對(duì)數(shù)據(jù)予以備份和維護(hù)。此外，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作人員的宣傳和教育，使其在意識(shí)上對(duì)人事檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性引起足夠重視，從源頭上杜絕安全隱患。
4.4 以建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍作為人才保障
人才建設(shè)是人事檔案信息化建設(shè)的成功之本。人事檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，一靠培養(yǎng)，二靠引進(jìn)。傳統(tǒng)的單一的知識(shí)結(jié)構(gòu)已不能滿足人事檔案信息化建設(shè)的需要，因此，應(yīng)積極支持現(xiàn)有檔案管理人員參加必要的信息技術(shù)培訓(xùn)，切實(shí)提高其現(xiàn)代化管理、信息技術(shù)和信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力。要引進(jìn)急需的信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，以其系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)為人事檔案管理軟件的研發(fā)提供技術(shù)保障，有效改變檔案管理人員在信息化管理中的薄弱環(huán)節(jié)。
結(jié)束語
本文首先明確了檔案信息化管理建設(shè)的優(yōu)勢，并提出了目前建設(shè)中存在的相關(guān)問題，并有針對(duì)性的提出了完善對(duì)策，通過本文的分析，希望能夠?yàn)槲覈鴻n案信息化建設(shè)發(fā)展有所助力。
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；信息化
現(xiàn)階段，在我國各等級(jí)醫(yī)院的人事組織工作中，人事檔案管理發(fā)揮著重要的影響，為醫(yī)院人才錄用、崗位分配以及職稱評(píng)定等系列工作提供了重要的信息支持。人事檔案是對(duì)檔案擁有者一定時(shí)期內(nèi)，個(gè)人學(xué)習(xí)生活工作經(jīng)歷的全面反映，醫(yī)院人事組織部門通過調(diào)閱人事檔案就能從整體上了解工作人員的過往經(jīng)歷以及現(xiàn)實(shí)狀況，從而展開相關(guān)的人事管理工作，科學(xué)配置人力資源，充分發(fā)揮每名醫(yī)務(wù)人員以及醫(yī)院管理者的才干能力。在我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)改革日漸深入的背景下，信息化技術(shù)與醫(yī)院人事檔案管理工作的全面整合具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)從自身實(shí)際情況出發(fā)，深入挖掘開拓信息化資源，全面提升醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)提水平。
1醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵
1.1人事檔案信息化的定義
人事檔案信息化是在當(dāng)前計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)實(shí)際應(yīng)用水平不斷提升，系統(tǒng)整合逐漸成熟背景下應(yīng)運(yùn)而生的檔案管理模式。人事檔案信息化將既有檔案內(nèi)容以數(shù)字信息化的形式進(jìn)行記錄儲(chǔ)存，通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行集中管理，能夠在授權(quán)下通過網(wǎng)絡(luò)接口在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行查閱調(diào)用，具有較高的人事檔案管理效率與資源共享水平[1]。
1.2醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵
（1）人事檔案是醫(yī)院開展人事組織工作的前提條件，在人事決策、預(yù)測、管理中有著突出的作用，應(yīng)用信息化技術(shù)執(zhí)行人事檔案管理能夠有效提高人事管理工作水平，將人事檔案信息資源的作用發(fā)揮到最大。（2）應(yīng)用人事檔案管理信息化管理模式，醫(yī)院能夠依托現(xiàn)有數(shù)字化軟硬件資源，完成人事管理信息的錄入、處理、儲(chǔ)存以及查詢調(diào)用等系列工作，系統(tǒng)化整合后的人事管理系統(tǒng)能夠降低人事檔案管理工作量，并將新產(chǎn)生的人事信息進(jìn)行及時(shí)的登錄，人事管理工作的時(shí)效性大大提升。（3）信息數(shù)字化的醫(yī)院人事檔案資源，易于保存與傳輸，擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息資源的磨損、遺失以及調(diào)用投遞不便的諸多問題。同時(shí)，信息化管理能夠通過系統(tǒng)加密以及授權(quán)訪問等形式，維持資料內(nèi)容的保密性。因此，人事檔案使用的完整性、安全性以及便捷性水平得到了有效的提升。（4）無紙化辦公是當(dāng)前企事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)的辦公管理模式，在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字信息化技術(shù)能夠減少紙張的用量，U盤、移動(dòng)硬盤、云儲(chǔ)存等系列工具的具有可重復(fù)利用特點(diǎn)，能夠有效降低醫(yī)院人事管理工作辦公成本投入。
2醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題及原因
盡管在國家和當(dāng)?shù)卣闹С窒拢覈姸噌t(yī)院都展開了信息化建設(shè)，在人事檔案信息化管理工作取得了理想的實(shí)際效果，但在部分環(huán)節(jié)中仍然因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)不足或方法偏差而形成了一些問題，制約著醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)水平的進(jìn)一步提升。具體包括以下幾個(gè)方面：
2.1人事檔案信息化管理缺乏長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃
發(fā)展規(guī)劃是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的基礎(chǔ)，離開了科學(xué)長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，醫(yī)院在人事檔案信息化管理建設(shè)中就難以從醫(yī)院實(shí)際情況出發(fā)，充分調(diào)動(dòng)資金、技術(shù)、人力以及政策資源，信息化管理制度與意識(shí)也無法與時(shí)俱進(jìn)滿足現(xiàn)實(shí)需求。從圖1可以看出，當(dāng)前我國實(shí)施信息化發(fā)展建設(shè)的醫(yī)院，進(jìn)行了全面信息化規(guī)劃的比例占到了41.23%，制定一定水平發(fā)展規(guī)劃但不全面的也占到了34.56%，就整體而言，規(guī)劃比例還是相當(dāng)高的。然而，在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這部分制定了相對(duì)全面規(guī)劃的多為高水平醫(yī)院，在資金投入、軟硬件建設(shè)水平等方面有著明顯的優(yōu)勢，信息化技術(shù)與醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)護(hù)、管理工作的整合已經(jīng)相對(duì)成熟，信息化建設(shè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)業(yè)已完成，發(fā)展速度相對(duì)不高[2]。而其他發(fā)展規(guī)劃制定不理想的醫(yī)院，則正是信息化建設(shè)水平滯后，人事檔案資料管理工作效率較低的這些醫(yī)院。這些醫(yī)院急需借力信息化建設(shè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)自身醫(yī)護(hù)、管理水平的全面提升，但這些醫(yī)院并未將信息化建設(shè)工作落到實(shí)處，在發(fā)展規(guī)劃制定階段就未能打下建設(shè)的基礎(chǔ)，信息化建設(shè)工作的方向和執(zhí)行方案相對(duì)模糊，信息化水平的提升成為了空中樓閣。
2.2重視程度不夠、資金投入有限
人事檔案信息化是近些年來逐步形成并成熟的管理理念與技術(shù)方法，實(shí)現(xiàn)高水平的數(shù)字信息化檔案管理需要從管理意識(shí)觀念上進(jìn)行變革，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)能夠帶來的現(xiàn)實(shí)利好，從而拓展醫(yī)院現(xiàn)有技術(shù)條件與信息資展開系統(tǒng)化的信息建設(shè)。在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，由于重視程度不夠，資金投入不足已經(jīng)成為了限制醫(yī)院人事檔案信息化工作的重要因素，統(tǒng)計(jì)結(jié)果見圖2。眾所周知，醫(yī)院信息化建設(shè)所必須的條件就是相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建與信息終端軟硬件等方面的建設(shè)資金投入。而人事檔案信息管理工作與醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作相比，處于相對(duì)次要的地位，部分醫(yī)院在擁有信息化建設(shè)資金時(shí)，往往會(huì)優(yōu)先選擇投入在病患診治、醫(yī)藥管理等部門之中，而人事檔案部門能獲得的資金則少之又少，信息化建設(shè)始終無法得到保障。另外，除了信息化建設(shè)環(huán)節(jié)需要資金支持外，醫(yī)院人事檔案信息化管理中的運(yùn)營維護(hù)工作同樣需要一定的人力物力投入，部分醫(yī)院則認(rèn)為有軟硬件和網(wǎng)絡(luò)就算完成了信息化建設(shè)，卻沒有意識(shí)到在缺少維護(hù)的條件下既有的軟硬件難以發(fā)揮應(yīng)有的作用，甚至存在檔案信息安全的隱患。
2.3人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低
醫(yī)院人事檔案管理信息化除了要在醫(yī)院內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)和信息數(shù)據(jù)庫外，其目標(biāo)也在于將醫(yī)院人事信息接入互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)與醫(yī)療行業(yè)整個(gè)信息化管理體系的全面對(duì)接。而這些人事檔案信息在錄入、傳輸、調(diào)用的過程中，最為重要的基礎(chǔ)就是信息的標(biāo)準(zhǔn)化與統(tǒng)一性。圖3為醫(yī)院信息化部門業(yè)務(wù)范圍匯總。由圖3可看出，在當(dāng)前的醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作中，信息化部門的業(yè)務(wù)訴求集中在運(yùn)維規(guī)范化上，占比為82.99%，這證明了在人事檔案信息化管理工作中實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的緊迫性。在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)問題，使得檔案管理工作中的相關(guān)電子文檔難以歸檔并進(jìn)行一致性的調(diào)用，搜索查閱過程中出現(xiàn)亂碼或無法訪問的問題較多[3]。另外，針對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的相關(guān)指導(dǎo)性要求也存在著一定的通用性與統(tǒng)一性問題，不同醫(yī)院在信息化建設(shè)過程中各自為政，難以實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)性的對(duì)接與高效的資源綜合利用。
2.4人員素質(zhì)不高、缺少復(fù)合型人才
在醫(yī)院信息化建設(shè)中僅僅完成軟硬件投入和檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是不夠的，離開了具體人員的有力執(zhí)行，工作質(zhì)量也無法保證。在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，在眾多醫(yī)院中檔案管理部門處于次要地位，在崗位設(shè)置和人員安排上面未經(jīng)過認(rèn)真的研究分析，使得檔案管理信息化軟件系統(tǒng)難以發(fā)揮出應(yīng)有的效力。其中較為突出的問題是在人事檔案管理崗位上的都是一些年齡較大的醫(yī)院人員，檔案信息化系統(tǒng)學(xué)習(xí)與應(yīng)用過程中的效率不高。同時(shí)這部分人員檔案信息管理知識(shí)結(jié)構(gòu)不甚合理，往往并不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才，只是其他后勤或行政部門中轉(zhuǎn)崗來負(fù)責(zé)檔案信息管理工作的，其檔案管理工作已經(jīng)不夠?qū)＞灰勅ミm應(yīng)需要檔案管理與信息化技術(shù)能力綜合應(yīng)用的醫(yī)院人事檔案信息化管理工作了。
3新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探究
3.1樹立信息化人事檔案管理意識(shí)，完善醫(yī)院人事檔案管理制度建設(shè)
在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的過程中，首要工作就是提升管理人員對(duì)于檔案工作的重視程度，樹立信息化管理理念，進(jìn)一步制定符合醫(yī)院實(shí)際需求的信息化建設(shè)制度。因此，醫(yī)院管理部門應(yīng)結(jié)合政策資金和既有信息化建設(shè)資源，制定科學(xué)的長期和短期發(fā)展規(guī)劃，將醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)工作落到實(shí)處。同時(shí)，具體的執(zhí)行過程中，醫(yī)院應(yīng)深入研究醫(yī)療改革的發(fā)展趨勢，分析當(dāng)前醫(yī)院人事管理工作的特征，針對(duì)于檔案信息管理工作中的查閱、調(diào)用與轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)制定出詳盡的管理規(guī)范，有效避免編造、隨意篡改檔案的行為出現(xiàn)，并防止檔案的泄密與丟失，通過有效建立科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)尼t(yī)院人事檔案管理制度以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案完整性和安全性的維護(hù)。
3.2增加資金投入支持，提高信息化人事檔案利用效率
提升醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)水平，應(yīng)從軟硬件兩個(gè)層面入手，打造全方位立體化的發(fā)展模式。首先，醫(yī)院從《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的指導(dǎo)要求出發(fā)，為人事檔案管理設(shè)置相應(yīng)的專業(yè)機(jī)房，保證數(shù)字信息化檔案管理工作的專業(yè)性與高效性。醫(yī)院應(yīng)投資配備較先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，如電腦、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、檔案管理系統(tǒng)等，為醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)奠定良好物質(zhì)基礎(chǔ)[4]。其次，在醫(yī)院人事檔案使用方面，應(yīng)保證內(nèi)容的全面性與動(dòng)態(tài)性，將醫(yī)院人員的個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力等多方面信息進(jìn)行全面的記錄，通過醫(yī)院局域網(wǎng)把人事檔案與衛(wèi)生技術(shù)考核檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案關(guān)聯(lián)起來，將人事檔案信息匯總在制式統(tǒng)一的檔案數(shù)字化檔案中，提升人事檔案使用的準(zhǔn)確性、即時(shí)性與便捷性，全方位掌握干部動(dòng)態(tài)化信息，方便組織提拔和培養(yǎng)優(yōu)秀干部。
3.3增強(qiáng)安全意識(shí)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)的有效維護(hù)
信息化建設(shè)工作中的一個(gè)重要問題就是信息安全，而人事檔案則設(shè)計(jì)人員隱私等關(guān)鍵內(nèi)容，因此應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)中的保密與維護(hù)工作。醫(yī)院必須明確其人事檔案管理工作的紀(jì)律，嚴(yán)格遵循網(wǎng)絡(luò)信息安全保密制度，依據(jù)不同人員檢索的權(quán)限，規(guī)定其檢索信息內(nèi)容與范圍，嚴(yán)禁內(nèi)部計(jì)算機(jī)同外部網(wǎng)絡(luò)連接，以確保信息的安全；逐步強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息的安全保障工作，積極做好關(guān)于人事資料管理人員的網(wǎng)絡(luò)信息安全的保密工作，逐步增強(qiáng)其網(wǎng)絡(luò)信息安全的防護(hù)意識(shí)，從整體上提升安全防護(hù)技術(shù)水平，以最大限度杜絕泄密現(xiàn)象出現(xiàn)[5]。同時(shí)，醫(yī)院的人事檔案信息系統(tǒng)還是一個(gè)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)，需檔案管理人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)的更新與維護(hù)，以最大限度發(fā)揮人事檔案信息系統(tǒng)的功能。因此，關(guān)于該信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫建設(shè)需保證信息錄入的完整、信息錄入的準(zhǔn)確以及對(duì)數(shù)據(jù)庫信息的實(shí)時(shí)更新與核準(zhǔn)，保證醫(yī)院人員信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。
3.4增強(qiáng)人員素質(zhì)，落實(shí)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)工作
在數(shù)字信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，為了更好的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，應(yīng)提升管理者在檔案管理與數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用兩個(gè)層面的綜合能力。首先，人事檔案管理人員還需自覺地提升自身的專業(yè)技術(shù)和理論知識(shí)，不斷拓展并豐富自身的知識(shí)面，以從整體上提升自身的綜合分析能力和文字能力等，并重視各種數(shù)字軟件在日常人事檔案管理實(shí)踐中的有效運(yùn)用，全面掌握人事檔案管理實(shí)踐中的各種現(xiàn)代化的信息管理技能[6]。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)定期組織人事檔案管理人員參加系統(tǒng)化的培訓(xùn)，理解掌握人事檔案信息化管理工作的內(nèi)在規(guī)律與基本技能，并通過實(shí)踐提升實(shí)際操作水平，最終落實(shí)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)工作。
4結(jié)語
綜上所述，醫(yī)院人事檔案信息化管理，使醫(yī)院人事檔案管理更有效率、更加準(zhǔn)確，是時(shí)展的必然要求。醫(yī)院人事檔案管理實(shí)施信息化管理，不僅能夠充分地應(yīng)用醫(yī)院人事檔案資源，還能夠在很大程度上提高醫(yī)院工作人員的工作效率與質(zhì)量，增強(qiáng)醫(yī)院工作人員在人事資料方面的規(guī)范度與保密度，是一種有效的現(xiàn)代化管理方式。醫(yī)院人事檔案信息化管理的實(shí)施，能夠有效地解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的不足，保證醫(yī)院人事檔案管理的合理性、實(shí)效性，以此促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。
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一、人事檔案管理信息化
人事檔案管理信息化是將人事檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、高效化作為核心，是當(dāng)前人事檔案管理水平提升的重要途徑。在當(dāng)前階段，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理工作提供了更為廣闊的發(fā)展空間。傳統(tǒng)的復(fù)雜、繁瑣、雜亂的人事檔案管理模式可以被信息化管理系統(tǒng)所取代，使得人事檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮。通過對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行信息化處理，能夠?qū)⒕哂袃r(jià)值的人事檔案信息轉(zhuǎn)變成為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以識(shí)別的數(shù)字代碼，并利用數(shù)字系?y對(duì)其中的信息進(jìn)行識(shí)別、分類、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互連條件下的人事檔案資源信息共享。
二、當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)存在的問題
（一）人事檔案信息化管理層次較低
目前我國相當(dāng)一部分事業(yè)單位人事檔案管理過程中，因?yàn)闆]有充分意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，其信息化管理水平還較為落后，信息化管理工作依然停留在應(yīng)用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案資料的階段。同時(shí)，人事檔案沒有及時(shí)的進(jìn)行信息化處理和更新，限制了對(duì)人事檔案資源的充分挖掘與利用，也阻礙了人事檔案信息化管理水平的提高。
（二）人事檔案信息化系統(tǒng)管理分散
大部分的人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，通常都沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和管理，導(dǎo)致資源浪費(fèi)的情況十分嚴(yán)重。同時(shí)，各個(gè)部門之間的溝通較少，都只是在自己的崗位范圍內(nèi)開展檔案的信息化建設(shè)工作，存在著工作量重復(fù)、信息資源不共享的問題，與現(xiàn)代檔案管理資源共享的要求相悖，不利于人事檔案管理工作信息化水平的提高。
（三）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)乏力
檔案管理人員是人事檔案管理工作的主體，其很大程度上影響著人事檔案管理工作及信息化建設(shè)的水平。因此，高水平、高業(yè)務(wù)能力的檔案管理隊(duì)伍是保證人事檔案管理信息化水平的關(guān)鍵。但是，當(dāng)前的人事檔案管理工作中，高素質(zhì)的專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，尤其是信息建設(shè)人員的技術(shù)水平較低，不能夠滿足當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)與管理的需要，給人事檔案信息化管理工作留下了較大的隱患。
三、提高人事檔案管理信息化水平的策略與建議
（一）提高人事檔案信息化的整體水平
為了確保人事檔案信息化工作的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，相關(guān)部門必須制定針對(duì)檔案管理信息化的相關(guān)規(guī)章制度，使得人事檔案信息化建設(shè)工作能夠可持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。在信息化環(huán)境下，檔案使用主要是通過應(yīng)用有效的信息技術(shù)與信息管理方法，在嚴(yán)格的管理制度約束下開展有效的服務(wù)及信息管理工作。只有通過這種方法才可以使得人事檔案管理工作達(dá)到主動(dòng)服務(wù)的目的，且能夠保證人事檔案信息的安全。用戶若需要檢索人事檔案的相關(guān)信息，則應(yīng)該在制定的安全網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行查詢，在獲得信息獲取權(quán)限之后，在對(duì)應(yīng)的安全管理協(xié)議制度下，對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行有效的管理、合法的應(yīng)用。同時(shí)，檔案的另一個(gè)基本價(jià)值就是作為電子檔案法律憑證，這要求在信息技術(shù)環(huán)境下保證數(shù)字化檔案的真實(shí)性。當(dāng)前，我國的相關(guān)法律法規(guī)及檔案管理制度應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的修改，保證檔案憑證功能得到充分發(fā)揮。
（二） 采用集中統(tǒng)一的管理體制
當(dāng)前人事檔案的管理體制較為松散，使得大梁的信息資源存在重復(fù)輸入、信息重復(fù)錄入等情況，使得信息資源沒有得到充分利用，相關(guān)的信息沒有得到有效的存儲(chǔ)、應(yīng)用。這不但沒有充分發(fā)揮檔案信息資源的重要功能，而且給信息使用帶來了極大的不變。所以，必須集中的采集和應(yīng)用人事檔案信息，建立集中統(tǒng)一的人事檔案管理體制，以現(xiàn)代信息技術(shù)作為支撐，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)字化與共享。在信息化系統(tǒng)構(gòu)建過程中，對(duì)應(yīng)的人事檔案信息化軟件、硬件通常是保證自主開發(fā)的基礎(chǔ)上，確保檔案處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，例如歸檔、編輯、傳遞、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，并最終形成數(shù)據(jù)庫，保證人事檔案信息資源得以快速的整合、使用。
【摘 要】縱觀我國人事信息管理現(xiàn)狀，其信息化建設(shè)仍處于初步階段，存在諸多問題，如人事檔案管理人員信息化建設(shè)意識(shí)淡薄；人事檔案管理信息化建設(shè)投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術(shù)基礎(chǔ)薄弱等。這些因素嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，影響了人事檔案管理工作價(jià)值和功能的發(fā)揮。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；理信息化
一、 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
⒈轉(zhuǎn)變觀念，思想重視。思想決定行動(dòng)，轉(zhuǎn)變觀念是全面推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)這項(xiàng)系統(tǒng)的工作而言。應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的認(rèn)同及重視，這樣才能進(jìn)一步加大信息化建設(shè)的扶持力度，有效協(xié)調(diào)各職能科室，充分調(diào)動(dòng)各科室的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，確保各項(xiàng)工作的順利開展。另一方面，還應(yīng)加大人事檔案管理信息化的宣傳力度，切實(shí)提高單位內(nèi)部全體成員人事檔案信息化建設(shè)意識(shí)，鼓勵(lì)單位全體成員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。另外，還應(yīng)進(jìn)一步提高檔案人員的服務(wù)意識(shí)，將其僅具有單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能的管理中心。
⒉加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的投入。人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)離不開思想基礎(chǔ)，更離不開物質(zhì)基礎(chǔ)，只有加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的投入，才能確保人事檔案管理建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)。信息化建設(shè)需要大量的人力、財(cái)力、物力的投入，好的管理軟件價(jià)格昂貴，便宜的軟件又會(huì)遇到升級(jí)、更換、功能不全等問題；信息化建設(shè)的初期需要大量的基礎(chǔ)性工作，比如紙制資料的掃描、基礎(chǔ)信息的錄入都需要大量的時(shí)間和人力；設(shè)備的購買、管理和維護(hù)都需要強(qiáng)大的財(cái)力物力支持。因此當(dāng)前在信息化的投入產(chǎn)出比還不是非常明顯的時(shí)候，大多數(shù)單位不會(huì)在個(gè)人檔案管理中實(shí)施信息化，但信息化管理絕對(duì)不是一個(gè)不可忽視的發(fā)展方向。
⒊以人為本，加強(qiáng)培養(yǎng)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)還是在于人，信息只是一種媒介一種輔助工具。因此，應(yīng)堅(jiān)持貫徹“以人為本”的原則，建設(shè)一支專業(yè)的、具有較高職業(yè)素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，這樣才能充分發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值和功能。就單位而言，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)人才的培養(yǎng)力度，定期組織相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓(xùn)的內(nèi)容既要突出技術(shù)層面的內(nèi)容，也要突出管理層面的內(nèi)容，使培訓(xùn)具有實(shí)效性，最終使人事檔案管理人員既懂得管理的相關(guān)知識(shí)，又能精通信息化技術(shù)。此外，就人事檔案管理人員自身而言，應(yīng)充分利用好工作之余的時(shí)間，不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，不斷接受新知識(shí)新技術(shù)，拓寬自己的知識(shí)視野，豐富自己的邏輯思維。
二、人事檔案管理信息建設(shè)的發(fā)展方向
檔案信息數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化以及管理人員專業(yè)化，是我們最終實(shí)現(xiàn)的“三化”。所謂檔案信息數(shù)據(jù)化，指的是人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)應(yīng)改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為管理對(duì)象的實(shí)體管理模式，實(shí)現(xiàn)信息查詢以及系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)化。此外，為了便于查詢，還應(yīng)對(duì)檔案資料規(guī)整分類，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)的分類管理。所謂服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，指的是人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)應(yīng)借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而為單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利開展提供服務(wù)。而所謂管理人員專業(yè)化，是人事檔案管理信息化建設(shè)的又一發(fā)展目標(biāo)。人事檔案管理的最終實(shí)現(xiàn)主體是人，因而，此建設(shè)的實(shí)現(xiàn)對(duì)管理人員提出了更高的要求，掌握最基本的管理知識(shí)，進(jìn)一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)出自己的力量。
【關(guān)鍵詞】高校；人事檔案；信息化管理
高校的人事檔案信息化管理建設(shè)工作對(duì)高校的發(fā)展具有重要意義。很多高校管理者和相關(guān)管理人員對(duì)檔案管理工作的不重視和傳統(tǒng)的檔案管理工作方式落后使高校人事檔案信息化管理還存在著很多問題。要想提高人事檔案管理水平，充分發(fā)揮其自身作用，就要認(rèn)真分析解決這些問題。
1高校人事檔案信息化管理建設(shè)中的問題
1.1管理觀念落后
高校人事檔案管理對(duì)高校的人力資源的管理與利用具有重要的意義，高校應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代信息化手段創(chuàng)新人事檔案的管理工作。我國當(dāng)前的大多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員并沒有意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識(shí)，管理觀念落后，他們?cè)跈n案管理工作中不注重創(chuàng)新，甚至很多高校仍然采用傳統(tǒng)的手動(dòng)方式操作，而沒有充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)。在檔案的存放上很多高校沒有做到對(duì)檔案的科學(xué)定位，學(xué)校的人事處、教務(wù)處、學(xué)生處分散管理人事檔案而沒有把這些檔案統(tǒng)一存放，導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的全面管理。很多高校忽視對(duì)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，掃描儀、照相機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備的配置率不高，這不利于人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提高。此外，由于高校對(duì)人事檔案管理工作的不重視導(dǎo)致其人事檔案管理體制和管理流程不夠科學(xué)完善，檔案管理、監(jiān)督的分工不明確，這也阻礙了高校人事檔案管理工作的發(fā)展。
1.2資金投入不足，檔案管理工作缺乏系統(tǒng)功能性和安全性
很多高校對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，在這方面的資金投入較少，使其辦公場所和硬件設(shè)施落后。有的高校雖然引進(jìn)了基礎(chǔ)設(shè)施，利用信息技術(shù)建立了人事檔案信息管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)的功能性較差。管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫過于簡單，難以及時(shí)處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)，管理系統(tǒng)缺乏鏈接功能，導(dǎo)致系統(tǒng)的程序滯后，兼容性不強(qiáng)，這使系統(tǒng)的工作效率和利用率都難以提高。此外，高校忽視了人事檔案信息系統(tǒng)的安全性，高校的管理者和檔案管理人員沒有意識(shí)到信息泄露帶來的嚴(yán)重后果，不愿投入過多的資金來提高系統(tǒng)的安全性。高校的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員缺乏責(zé)任心，很少進(jìn)行安全檢測和系統(tǒng)升級(jí)。
1.3人事檔案管理人員素質(zhì)不高
很多高校對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，因此沒有設(shè)立專門的崗位和專業(yè)人員來管理人事檔案。人事檔案管理人員大多是其他職務(wù)的人兼職。他們沒有受過專業(yè)的教育，導(dǎo)致他們的專業(yè)水平較差，不但缺乏專業(yè)的理論知識(shí)，對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)也不能熟練的運(yùn)用。這就導(dǎo)致高校的人事檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)差，效率低。
2高校人事檔案信息化管理建設(shè)的對(duì)策
2.1樹立信息化觀念
高校管理者和相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該強(qiáng)化信息化意識(shí)，更新觀念，重視高校人事檔案信息管理工作。管理者應(yīng)該加大在這方面的投入，并完善相關(guān)制度，檔案管理人員應(yīng)該提高信息化意識(shí)，充分運(yùn)用信息技術(shù)做好人事檔案信息化建設(shè)工作。
2.2加大資金投入，完善檔案管理系統(tǒng)的功能，提高安全性
高校管理者應(yīng)該加大對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方面的資金投入，加強(qiáng)硬件建設(shè)和軟件開發(fā)。硬件建設(shè)包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施的引入。投入大量的資金開發(fā)相關(guān)軟件，完善人事檔案管理系統(tǒng)的功能性，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。高校要建立身份驗(yàn)證系統(tǒng)，根據(jù)用戶的需求和級(jí)別給予其不同的授權(quán)范圍，使一般人員可以利用系統(tǒng)查詢相關(guān)信息，檔案管理工作人員可以對(duì)信息進(jìn)行輸入和修改。完善人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫的容量和共享程度。同時(shí)也要做好人事信息的保密工作，通過防火墻、殺毒軟件、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)防護(hù)措施加強(qiáng)人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全性。
2.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
首先高校應(yīng)該選擇與檔案管理相關(guān)的專業(yè)人才來承擔(dān)檔案管理工作，他們不僅要具有專業(yè)的理論知識(shí)，還能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)。加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，不斷提高他們的專業(yè)技能、職業(yè)道德和政治素質(zhì)，使其以較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)進(jìn)行檔案管理工作，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。
3結(jié)束語
我國當(dāng)前的高校人事檔案信息化管理建設(shè)存在著管理觀念落后，資金投入不足，檔案管理工作缺乏系統(tǒng)功能性和安全性，人事檔案管理人員素質(zhì)不高等問題，高校為了解決這些問題，提高人事檔案管理水平應(yīng)該做到樹立信息化觀念，加大資金投入，完善檔案管理系統(tǒng)的功能，提高安全性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
參考文獻(xiàn)
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高校人事檔案管理的信息化建設(shè)重要性主要分為三個(gè)層面。一能滿足人事工作發(fā)展的基本需要；二能滿足人事檔案發(fā)展的必然需求；三能滿足人事制度改革與發(fā)展的基本需求。本文將從三點(diǎn)來闡述信息化建設(shè)是高校人事檔案管理必經(jīng)之路的原因。第一點(diǎn)，人事檔案管理建設(shè)之初目的即在于“以人為本”的理念，那么高校作為社會(huì)主要人才與高素質(zhì)人才的培養(yǎng)場所，優(yōu)質(zhì)人才資源的發(fā)掘與合理使用就脫離不開人事檔案所提供的信息。人事檔案信息是應(yīng)屆畢業(yè)生或有一定工作經(jīng)歷的相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)入新工作環(huán)境后的基本資料的匯總。高校在擁有這樣一個(gè)信息資料庫后，人事檔案信息化管理顯得尤為重要。將匯總信息進(jìn)行整合從而建立起一個(gè)完整的信息資料庫，便于高校發(fā)掘所需人才并且能對(duì)人才資源進(jìn)行合理配置。結(jié)合網(wǎng)絡(luò)與信息化技術(shù)，檔案管理的信息化可對(duì)高校人才培養(yǎng)與人力資源合理配置提供更為合理有效的參考，實(shí)現(xiàn)效益更佳的人才培養(yǎng)與輸送，同時(shí)在側(cè)面也能促進(jìn)檔案管理信息化更快發(fā)展。第二點(diǎn)，高校人事檔案管理信息化是檔案管理工作和人事工作發(fā)展的必然需求。人事檔案管理是高校檔案工作的基礎(chǔ)，它伴隨著人事管理的展開而展開。回顧人類的歷史，最早的檔案信息載體可以追溯到甲骨文、竹簡書等，這些都是最為原始的檔案載體。那么在新時(shí)代下，檔案信息載體變得多種多樣，例如紙媒、電子文檔和照片、音頻視頻等文件，這些都是新時(shí)代下直接與互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)掛鉤的檔案載體。歷史的發(fā)展與人類文明的進(jìn)步讓檔案信息逐漸由實(shí)體化向虛擬化方向轉(zhuǎn)變，信息檔案也逐漸變得更加容易保存、容易攜帶、容易復(fù)制，所以現(xiàn)代化的信息檔案載體也更加受人們歡迎和喜愛。從客觀層面上來講，工作需要及時(shí)開發(fā)與利用，才能實(shí)現(xiàn)更加高效的信息積累，實(shí)現(xiàn)更加完善的信息資源整合。從古代的傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦男畔⒒旖輽n案管理模式，其實(shí)是一種發(fā)展的必然需求和客觀要求。在高校的人事檔案管理中，不斷注入新的技術(shù)信息，已經(jīng)成為高校信息化檔案管理變革的內(nèi)在力所在，所以，高校人事檔案管理信息化是人事檔案發(fā)展的必然需求。第三點(diǎn)，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高校人事檔案管理實(shí)際上在客觀上也進(jìn)行了變革，這種變革是必須的，否則將解決不了教職工人數(shù)激增、人員流動(dòng)頻繁、人員類別復(fù)雜多樣所帶來的問題。在當(dāng)下時(shí)代大背景下，傳統(tǒng)的人員檔案管理模式已經(jīng)很難應(yīng)付新時(shí)代下的人員檔案數(shù)量激增與人力資源靈活配置的迫切需求，所以，檔案管理工作必須要尋求創(chuàng)新，走信息化管理發(fā)展之路，更好地適應(yīng)當(dāng)下環(huán)境。
2當(dāng)前我國高校人事管理現(xiàn)狀
2.1缺乏信息化管理意識(shí)，管理模式單調(diào)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理信息化趨勢已經(jīng)越來越明顯。然而，現(xiàn)階段我國大部分高校的人事檔案管理雖然技術(shù)和硬件到位，但是卻缺乏一定的信息化處理意識(shí)，使得新引進(jìn)的硬件與技術(shù)難有用武之地，收效甚微，管理的模式也依然是固有思維下的一種單一化的存在。跟不上歷史的車輪，必然會(huì)被淘汰。針對(duì)當(dāng)前我國高校的人事檔案管理模式所存在問題，目前主要問題是檔案管理工作從業(yè)者的傳統(tǒng)的思維定式很難轉(zhuǎn)變。他們?cè)谝庾R(shí)形態(tài)里依然沿襲著傳統(tǒng)的檔案保管、整理式管理方法，信息化系統(tǒng)化管理意識(shí)相對(duì)薄弱。主要體現(xiàn)在這樣幾個(gè)方面：第一，高校的檔案管理的工作量呈多峰性，在工作并不繁重時(shí)，部分從事檔案管理工作的工作人員憂患意識(shí)不強(qiáng)，單純認(rèn)為檔案管理是高校工作中輔工作，主觀上對(duì)于檔案管理工作的時(shí)效性關(guān)注不高，思想重視度不夠。第二，部分工作人員會(huì)認(rèn)為人事檔案只是簡單的信息資料保管與整理，對(duì)于大數(shù)據(jù)背景下辦公信息化發(fā)展帶來的工作方式變革未能有足夠關(guān)注。第三，部分高校未能足夠重視人事檔案管理工作在高校建設(shè)發(fā)展過程中的作用與地位，在人事檔案的工作中將其流于形式，簡單將檔案進(jìn)行登記分類，辦公信息的系統(tǒng)性、整體性以及自動(dòng)化程度不高。受傳統(tǒng)檔案管理模式根深蒂固的影響，檔案管理的模式依舊繼承著傳統(tǒng)的手工搜索模式，整體信息化的含量偏低，在查找翻閱時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下。雖然當(dāng)前已經(jīng)有很多高校開始嘗試檔案管理變革，進(jìn)行資料的信息化系統(tǒng)化整合管理，盡管有相應(yīng)配套的基礎(chǔ)硬件設(shè)施與軟件管理，但相關(guān)工作人員固有思維很難在短時(shí)期內(nèi)完全轉(zhuǎn)變過來。縱然他們有了信息化的人事檔案管理意識(shí)，但是在實(shí)際的執(zhí)行過程中，卻依然采用了傳統(tǒng)的檔案保存管理模式，信息的資源依舊無法做到實(shí)時(shí)共享與隨取隨用，在人事檔案檢索與調(diào)查取閱的過程中依舊存在效率低下的問題。這些問題都嚴(yán)重阻礙了高校人事檔案工作的有效發(fā)展，需要一定時(shí)間來適應(yīng)。總的來講，當(dāng)代高校大部分的檔案依然是實(shí)體文件居多，檔案的信息化管理利用范圍雖廣，但在檔案材料信息咨詢查詢過程中，其潛在的價(jià)值尚未被完全發(fā)掘出來，在現(xiàn)階段的高校內(nèi)檔案管理工作的靈活性、適應(yīng)性與時(shí)效性仍然缺乏，要走的路依舊很長。2.2信息化檔案管理硬件設(shè)備落后，技術(shù)人員缺乏。高校人事檔案的信息化建設(shè)不是一個(gè)簡單的工作，不是一蹴而就就可以成功的，需要一定數(shù)量的資金分配與技術(shù)支持，這兩項(xiàng)困難也正是現(xiàn)在高校所需要克服的問題。多數(shù)高校的檔案管理部門存在自己配給比例不足的情況，高校人事檔案管理更是面臨著資金分配不足與技術(shù)落后的雙重挑戰(zhàn)。資金配給不足導(dǎo)致硬件設(shè)施無法跟上，信息化管理的辦公條件與環(huán)境建設(shè)遲緩。而管理隊(duì)伍上，專業(yè)型、復(fù)合型檔案管理的人才缺乏，在有限的硬件設(shè)施下，難以發(fā)揮其完整的檔案管理效率。這兩項(xiàng)困難，導(dǎo)致文檔管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)展緩慢效率低下。除此之外，在檔案管理設(shè)備方面，現(xiàn)階段各大高校的檔案室面積一般不大，相關(guān)專業(yè)的更新也十分的緩慢，檔案管理員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力普遍不高，這些也都影響著人事檔案數(shù)據(jù)庫大數(shù)據(jù)化的建設(shè)。
3有效推進(jìn)高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的建設(shè)
高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的建設(shè)要想進(jìn)一步推進(jìn)，宣傳工作一定要做到位。強(qiáng)化宣傳是提升工作人員檔案管理信息化意識(shí)的重要途徑。人事檔案管理在一定程度上涉及高校從業(yè)人員的隱私性與私密性，大多數(shù)的人認(rèn)為人事檔案管理工作所要做的事就是將文檔材料進(jìn)行整合，方便人們進(jìn)行信息的查閱，卻恰恰忽略了其在人才培養(yǎng)，人才選拔及人才開發(fā)中的重要作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景上，首先要做好一系列的宣傳教育來使檔案管理人員對(duì)于檔案管理有信息化、數(shù)據(jù)化的意識(shí)，在思想中注入檔案管理信息化方法，讓他們更加清晰認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)并不是單純的信息積累與技術(shù)上的操作，而更應(yīng)該是一種技術(shù)上相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理上的優(yōu)勢。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共同分享，是一種推動(dòng)高校發(fā)展甚至地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要科學(xué)力量。對(duì)于高校來說，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)化和信息化的檔案工作管理，必須要在高校大環(huán)境中建立起一個(gè)信息化檔案管理的意識(shí)，并為此制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，加大對(duì)大數(shù)據(jù)化信息化的文檔管理的宣傳，使得高校中的人事資源得到最大限度的、合理有效地開發(fā)和利用，讓信息化的檔案管理工作建設(shè)更快健全。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)于信息化數(shù)據(jù)檔案管理人的專業(yè)培養(yǎng)，一定要充分運(yùn)用科學(xué)的管理手段，從軟層面上來推進(jìn)大數(shù)據(jù)信息化的轉(zhuǎn)彎管理進(jìn)程。從而在整個(gè)高校的檔案管理工作中，發(fā)揮出更大的作用，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理向辦公自動(dòng)化、信息化和數(shù)據(jù)化高速邁進(jìn)。
4結(jié)語
在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，各個(gè)高校的人事檔案管理工作都面臨著不同程度的挑戰(zhàn)，承受著來自高校上下級(jí)和社會(huì)的各種壓力，這些壓力與每一位高校教職工的利益息息相關(guān)。所以做好高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的建設(shè)是高校能夠優(yōu)質(zhì)長足發(fā)展的重要工作，也是當(dāng)前各高校檔案管理改革工作的當(dāng)務(wù)之急。唯有在多方共同努力下，共同進(jìn)步下，才能有效地提升高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的水平，才能讓高校人事檔案管理的人才培養(yǎng)與人才開發(fā)的優(yōu)勢真正的發(fā)揮出來。最后，本文所涉及的大數(shù)據(jù)檔案管理的問題，也正是需要同時(shí)著手解決的問題，是檔案信息管理化的解決問題之道。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息化管理，任重而道遠(yuǎn)。
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Introduction to Personnel File Management and Information Network Construction
Hao Sujie
（He’nan Xinxiang phoenix springs area treasure west street office，Xinxiang He’nan，453011，China）
Abstract： Along with the network platform， information collection， sorting and cataloguing， identification， storage， inquiry， statistics and provide in the national economy and social development have become more and more important. The file before the focus of basic business from the manual， paper archives also slowly become lazy in accordance with the network technology， gradually moving towards simplification， facilitation， this also is the inevitable developing trend of file management. Archives management to join the network application， is changed by hand writing various catalog of traditional pattern， improve the work efficiency， but also existing in the network security must be safe hidden trouble.
Key Words：Archives informatization；Information disclosure；Safety/translated into English
人事檔案是我國人才主要信息的來源，是組織單位知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的基本特性?Q定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。在提倡服務(wù)型社會(huì)建設(shè)的今天，我們要充分發(fā)揮人事檔案管理的積極作用，把檔案工作延伸到發(fā)展的最前沿，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障，促進(jìn)人力資源健康、和諧地發(fā)展。
1 檔案管理未加入互聯(lián)網(wǎng)前存在的弊端
對(duì)于檔案管理來說，傳統(tǒng)上是指以照片、紙質(zhì)、錄像、錄音等作為載體對(duì)檔案進(jìn)行管理，通過手工方式對(duì)檔案進(jìn)行整理、收集以及保管等，這就使得檔案管理工作量較大，所涉及的環(huán)節(jié)以及部門也會(huì)較多，檔案管理的步驟也會(huì)過多。由于存儲(chǔ)信息較多，檔案管理機(jī)構(gòu)或部門無法或者是很難對(duì)信息做進(jìn)一步加工處理，從而使得檔案信息被浪費(fèi)或者是閑置。以個(gè)人人事檔案為例，一旦檔案遺失，要重新補(bǔ)辦，就非常困難，既浪費(fèi)了大量的時(shí)間，還需要不少資金投入。
2 檔案管理加入互聯(lián)網(wǎng)后存在的利弊
當(dāng)前很多現(xiàn)代化的設(shè)備與技術(shù)開始逐步引入我國，尤其是光盤、計(jì)算機(jī)以及多媒體等技術(shù)的深入發(fā)展為我國檔案管理的進(jìn)一步完善提供了可能性。就目前而言，我國檔案管理工作重心應(yīng)為逐步適應(yīng)數(shù)字化管理需求，要用信息資源管理替代實(shí)體檔案管理，真正將信息作為對(duì)象加以管理，從而對(duì)多種多樣的檔案進(jìn)行加工整理，通過現(xiàn)代化的方式和手段進(jìn)行管理。通過信息化的方式，使得檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢灾貜?fù)利用并且多平臺(tái)利用的資源，也只有通過信息化才會(huì)使得這一資源自身所具有的價(jià)值得到實(shí)現(xiàn)和增值，從而為科技進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及社會(huì)繁榮等提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用也存在安全問題，木馬病毒、黑客攻擊、信息泄露等問題隨之而來，如何防止信息被盜將是此文討論的重點(diǎn)。
3 檔案管理加入網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用后，提出的管理意見及安全保障措施
3.1 個(gè)人檔案管理要推行“一證一檔”
以往的檔案信息管理都是內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，未能實(shí)現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)“一證一檔”，想要查詢與自身相關(guān)的信息還需開證明或持相關(guān)證件到某地排隊(duì)查詢，不僅浪費(fèi)時(shí)間，也增加了成本開支。
為此，國家檔案局也把檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)進(jìn)程，應(yīng)實(shí)現(xiàn)一證一套檔案，方便國民和政府部門調(diào)取，節(jié)約社會(huì)成本。
3.2 檔案管理的信息采集
第一，收集檔案的過程。以身份證號(hào)作為個(gè)人檔案賬戶，由法定的檔案形成部門負(fù)責(zé)收集并及時(shí)上傳個(gè)人檔案信息，同時(shí)，個(gè)人也可上傳信息，但個(gè)人上傳的信息需到有關(guān)部門進(jìn)行實(shí)名審核。
第二，管理檔案的過程。確保檔案信息的及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，提高檔案的質(zhì)量，檔案的調(diào)取應(yīng)有嚴(yán)格的流程和審批手續(xù)，防止內(nèi)部將信息泄露。國民查看自已的檔案信息，應(yīng)配有多重防盜技術(shù)，防止檔案信息被木馬病毒、黑客攻擊，造成檔案信息泄露。
第三，利用檔案的過程。檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會(huì)提供有價(jià)值的信息資源，個(gè)人檔案一但發(fā)生遺失，可通過個(gè)人檔案賬戶網(wǎng)上調(diào)取打印相關(guān)含有防偽編碼信息資料。
第四，檔案管理軟件的開發(fā)。在當(dāng)前的辦公環(huán)境下，會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，要積極制定前段控制的戰(zhàn)略和檔案、文件一體化管理的相應(yīng)模型，對(duì)檔案安全保障新型系統(tǒng)加以積極構(gòu)建并逐步完善。
第五，檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)安全保障機(jī)制。檔案形成法定機(jī)構(gòu)應(yīng)與警局聯(lián)網(wǎng)，檔案存檔、調(diào)取、修改等操作均應(yīng)形成電子記錄，及時(shí)上傳警局服務(wù)器，一但信息泄露，可通過電子記錄進(jìn)行追蹤。
4 檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問題
（1）對(duì)于檔案互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)來說，其主要是由科技、經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)自身的發(fā)展水平來決定，受上述因素影響較大，相關(guān)檔案管理部門在對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候一定要采取先試點(diǎn)后推廣的方式，就不能在不經(jīng)過科學(xué)論證的背景下進(jìn)行盲目推行。
（2）加強(qiáng)檔案管理人員素養(yǎng)、道德，主要是對(duì)保密類檔案而言的。現(xiàn)如今信息是一種高效生產(chǎn)力，信息的資源價(jià)值也相對(duì)很大，必須要做好檔案保密工作。檔案管理人員都要從思想和行為上遵守職業(yè)準(zhǔn)則、合乎職業(yè)規(guī)矩，無論是在檔案的開發(fā)、保管，還是傳遞、利用等相關(guān)工作中，都要展現(xiàn)良好的職業(yè)操守。信息時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較發(fā)達(dá)，檔案也逐漸呈現(xiàn)數(shù)字化管理發(fā)展，對(duì)檔案信息的安全環(huán)境要求更加復(fù)雜。這也就意味著，信息的保密工作和對(duì)檔案人員的信息道德要求也就隨之更加重要和更加嚴(yán)格，為此必須要盡快提升檔案管理人員的信息道德。
（3）創(chuàng)新服務(wù)模式，構(gòu)筑信息化平臺(tái)。盡管當(dāng)前很多單位在進(jìn)行人事管理的時(shí)候采取了信息化系統(tǒng)，但是這一管理系統(tǒng)不能接入公共網(wǎng)絡(luò)，只允許在人事部門內(nèi)部做相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息共享，很多人員以及部門都無法訪問，從而就會(huì)使得檔案信息管理系統(tǒng)被孤立起來，在提供以及利用檔案信息的時(shí)候依舊是運(yùn)用單一化的服務(wù)方式。為了進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作能夠走向建設(shè)型、服務(wù)型以及開發(fā)利用型，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，構(gòu)筑相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)的管理體系，逐步建設(shè)相關(guān)的索引目錄數(shù)據(jù)庫，從而使得檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)海量存儲(chǔ)、有效更新以及長期累積，使得檔案動(dòng)態(tài)性得到有效實(shí)現(xiàn)。另外，對(duì)服務(wù)方式加以創(chuàng)新，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)推動(dòng)檔案信息的交換以及共享，使得所有部門能夠定期上傳相關(guān)的檔案信息，使用這一信息化方式使得人事檔案信息的提供與利用變得更為便捷，使得信息資源共享成為可能，從而更好地為人力資源管理工作提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（4）切實(shí)重視人才培養(yǎng)。加大對(duì)檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)，逐步提升單位檔案管理工作者的素質(zhì)，同時(shí)要不斷引進(jìn)一些有責(zé)任心以及有豐富經(jīng)驗(yàn)的人才加入到檔案管理隊(duì)伍中來，尤其是一些懂得檔案信息化管理技術(shù)的人才，從而使得檔案管理工作能夠真正實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及網(wǎng)絡(luò)化。另外，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作者的培訓(xùn)，逐步提升這些工作人員的專業(yè)技能與知識(shí)，有條件的可以聘請(qǐng)一些專家進(jìn)行知識(shí)講座，建立并完善相關(guān)的幫扶制度，讓有經(jīng)驗(yàn)的員工指導(dǎo)新員工，從而為檔案信息化管理提供足夠的、優(yōu)質(zhì)的人才儲(chǔ)備。
（5）充分利用新科技術(shù)云或研發(fā)應(yīng)用量子防盜加密技術(shù)，充分利用云超強(qiáng)的計(jì)算能力以及量子加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的安全檢測和防護(hù)。在這種安全防護(hù)模式中，要求掛在云端的海量用戶在本地端具備對(duì)未知安全威脅或是可疑安全威脅的檢測能力。這樣，任何一個(gè)用戶端對(duì)于本地不能識(shí)別的可疑流量都要第一時(shí)間送到后臺(tái)的云檢測中心，利用云端超強(qiáng)的檢測計(jì)算能力快速定位解析安全威脅，并將安全威脅的協(xié)議特征推送到全部用戶端或安全網(wǎng)關(guān)，從而使得整個(gè)云中的用戶端和安全網(wǎng)關(guān)都具備對(duì)這種未知威脅的檢測能力，從而保證云檔案信息資源安全。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事；檔案管理；電子化建設(shè)
檔案管理工作屬于企業(yè)及事業(yè)單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動(dòng)情況，記錄人員工作履歷，學(xué)業(yè)以及和人才相關(guān)的內(nèi)容，這些信息對(duì)于事業(yè)單位進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問題，并且在此基礎(chǔ)上探索未來的事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理電子化建設(shè)有效路徑。
一、事業(yè)單位中人事檔案管理存在的問題
(一)檔案管理電子化程度低
檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，但是現(xiàn)階段大部分行政事業(yè)單位并沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現(xiàn)在檔案管理軟件以及硬件設(shè)施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，還需要事業(yè)單位其他部門的主動(dòng)配合以及相關(guān)軟硬件配套設(shè)施的支持，只有獲得相應(yīng)的設(shè)施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時(shí)對(duì)于檔案管理的建設(shè)工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業(yè)單位并沒有針對(duì)檔案電子化管理建設(shè)工作建立獨(dú)立的部門管理體系，用于檔案建設(shè)的資金無法支持正常的建設(shè)工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業(yè)單位并沒有將資金的使用效率發(fā)揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設(shè)發(fā)展效果。
(二)檔案電子化管理工作人員不足
任何集體要想實(shí)現(xiàn)長久的發(fā)展都離不開相關(guān)人才的支持，同樣事業(yè)單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業(yè)單位內(nèi)部不僅缺少對(duì)檔案電子化工作的資金支持更缺少相關(guān)的專業(yè)人才儲(chǔ)備，缺乏具備理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)檔案管理人才。現(xiàn)階段很多事業(yè)單位內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創(chuàng)新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業(yè)單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，更缺乏專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作上認(rèn)識(shí)不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。因此，檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為制約事業(yè)單位檔案電子化管理工作的關(guān)鍵因素。
(三)檔案資源開發(fā)與利用不足
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權(quán)限并且對(duì)單位內(nèi)部員工的相關(guān)資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導(dǎo)向，檔案管理工作的流動(dòng)性需求也隨之明顯提升。現(xiàn)階段要想破解檔案管理工作的流動(dòng)性需求就必須要加快推進(jìn)檔案管理電子化建設(shè)工作，以此提高對(duì)檔案資源的利用效率。然而根據(jù)目前事業(yè)單位發(fā)展的普遍情況來看，在電子化建設(shè)過程中往往會(huì)出現(xiàn)難以滿足檔案管理工作流動(dòng)性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質(zhì)量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。
二、事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)
事業(yè)單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設(shè)，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個(gè)方面進(jìn)行了分析：
(一)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度
事業(yè)單位要想加快檔案管理的建設(shè)工作就必須要提高對(duì)檔案管理系統(tǒng)的重視，對(duì)此單位內(nèi)部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當(dāng)前檔案管理工作的主要建設(shè)方向，重視檔案管理工作的針對(duì)性和具體性建設(shè)內(nèi)容。事業(yè)單位要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，加快檔案管理系統(tǒng)的智能化和先進(jìn)化建設(shè)，提高系統(tǒng)和檔案管理工作的融合度。另外事業(yè)單位還要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，防止人員信息的泄露。
(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)
為了確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位必須要重視檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內(nèi)部各方人員對(duì)軟硬件設(shè)施建設(shè)的支持，提高檔案管理電子化設(shè)備的配備水平。同時(shí)，單位內(nèi)部還要安排專門的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理部門的層次化以及細(xì)致化建設(shè)，規(guī)范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設(shè)工作的資金能夠用在實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，從整體上提高檔案管理工作的實(shí)力。
(三)引進(jìn)檔案管理電子化專業(yè)人才
根據(jù)目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才已經(jīng)成為目前提高檔案管理工作質(zhì)量的重要手段之一。對(duì)此事業(yè)單位內(nèi)部要建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期和不定期的培訓(xùn)，還要建立相應(yīng)的考核制度，考查其相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐技能。另外事業(yè)單位還可以通過人才引進(jìn)的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。
三、結(jié)語
綜上所述，在事業(yè)單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發(fā)與利用不足。因此，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)以及引進(jìn)檔案管理電子化專業(yè)人才。
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高校人事檔案信息化建設(shè)是指各高校的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門的高度重視下，統(tǒng)一規(guī)劃和組織采取一切有效措施和途經(jīng)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)通信及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，對(duì)潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進(jìn)行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會(huì)效益和人才效益的轉(zhuǎn)化。高校人事檔案雖然是個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的原始記錄,但我國檔案法明確規(guī)定:人事檔案屬于國家,是國家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關(guān)的,在職工的職稱評(píng)聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統(tǒng)的高校人事檔案工作無法適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，迫切需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息化建設(shè)，從而為人事部門的工作提供系統(tǒng)、有序、及時(shí)的人事信息，有利于優(yōu)化地方高校整體的人力資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。
2地方高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析
2.1人事檔案意識(shí)薄弱
一直以來，地方高校教師和部分中高層行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為與教學(xué)、科研工作沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只在干部晉升、人員調(diào)動(dòng)或?qū)W生畢業(yè)時(shí)才會(huì)被人想起。這種認(rèn)識(shí)直接導(dǎo)致了地方高校上至管理部門，下至教師，對(duì)人事檔案的管理漠不關(guān)心，使地方高校人事管理陷入一個(gè)管理盲區(qū)。
2.2人事檔案管理制度不完善
大多數(shù)地方高校在人事檔案的建設(shè)與管理方而沒有形成符合本學(xué)校的人事管理的相關(guān)制度和規(guī)定，僅僅把國家、省市的文件進(jìn)行一番改頭換面,這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒有明確的針對(duì)性，對(duì)地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進(jìn)作。有的高校雖然制定了相應(yīng)的制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法加以落實(shí)，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
2.3地方高校人事檔案管理工作沒有很好地實(shí)現(xiàn)信息化支撐，難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息采集、共享
有的地方高校即使建有基于網(wǎng)絡(luò)的人事檔案管理平臺(tái)，所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)和理念都沒有得到很好的應(yīng)用。主要原因就是，重視硬件建設(shè)輕視軟件、系統(tǒng)管理平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。管理平臺(tái)的欠缺或低水平建設(shè)導(dǎo)致了地方高校內(nèi)部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。
2.4人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)落后，無法達(dá)到科學(xué)管理要求
由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主,檔案管理專業(yè)畢業(yè)的極少。專兼職檔案人員接受檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的不多,缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識(shí)和基本技能。甚至有的不會(huì)使用掃描儀和檔案管理專業(yè)軟件等，無法開展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)，難以制作數(shù)字檔案。在高校人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣直接導(dǎo)致在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案的接收、傳遞、存儲(chǔ)、利用一體化等的應(yīng)用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)重影響著人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。
3地方高校人事檔案管理信息化實(shí)施途徑探索
3.1地方高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視,是做好人事檔案管理工作的前提
首先領(lǐng)導(dǎo)要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強(qiáng)督促、檢查與指導(dǎo)，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實(shí)。其次充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，依托校園網(wǎng)，建立自己的檔案網(wǎng)站和網(wǎng)頁，占領(lǐng)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)宣傳陣地，開展檔案信息服務(wù)的窗口，這是新世紀(jì)檔案宣傳工作的新形式，也是未來檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應(yīng)不定期聯(lián)合舉辦檔案專業(yè)知識(shí)講座、宣傳欄等，廣泛開展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專業(yè)知識(shí)，關(guān)心并積極參與到單位和個(gè)人的檔案管理中來。通過以上形式，可增強(qiáng)地方高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工檔案意識(shí)，擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響力，推動(dòng)高校人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要途經(jīng)。
3.2建章立制規(guī)范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化的關(guān)鍵
在認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《人事制度管理?xiàng)l例》等的法律法規(guī)文件，同時(shí)根據(jù)國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯(lián)合制訂統(tǒng)一的、專門的地方高校人事檔案政策法規(guī)，建立健全科學(xué)合理且符合地方高校實(shí)際的人事檔案管理制度，此外，統(tǒng)一地方高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如：制訂統(tǒng)一的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)以及設(shè)備配備、庫房設(shè)施和保護(hù)條件等標(biāo)準(zhǔn)，是實(shí)現(xiàn)地方高校人事檔案制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的必然要求。
3.3以信息技術(shù)做支撐，努力實(shí)現(xiàn)地方高校人事檔案原有、現(xiàn)有資源數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資源共享
地方高校人事檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化。為實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，必須要有先進(jìn)的技術(shù)做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實(shí)踐中及時(shí)引入前沿的信息技術(shù)加以改進(jìn)。目前，此方法的支撐技術(shù)已經(jīng)非常成熟。檔案管理部門應(yīng)對(duì)一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，并形成多媒體數(shù)據(jù)庫。同時(shí)加緊系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在堅(jiān)持安全保密的原則下，建立訪問查詢權(quán)限，發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)作用，先實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部信息查詢等共用共享、再實(shí)現(xiàn)地方高校之間的互聯(lián)互通。軟、硬件平臺(tái)要立足自主共同研發(fā)，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過程逐步全程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)庫化，形成數(shù)據(jù)庫群，進(jìn)而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。
3.4加強(qiáng)地方高校檔案管理工作信息化人員隊(duì)伍建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的保障
首先，要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，樂于奉獻(xiàn)的精神，扎實(shí)的檔案管理知識(shí)和科學(xué)知識(shí)。二是，熟練掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的檔案管理專業(yè)技能。三是，加強(qiáng)地方高校人事檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)能掌握數(shù)據(jù)庫、信息管理等技術(shù)的復(fù)合性人才。這種專業(yè)技術(shù)型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)、操作業(yè)務(wù)流程，而且還能不斷更新升級(jí)軟件，變被動(dòng)運(yùn)用為主動(dòng)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)轉(zhuǎn)變研究開發(fā)型服務(wù)，為地方高校人事檔案管理邁向現(xiàn)代化、高層次打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
4結(jié)語
一、中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性
一方面，中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的特點(diǎn)相符合，中小學(xué)教師人事檔案管理的突出特點(diǎn)便是動(dòng)態(tài)性，因此必須要第一時(shí)間對(duì)其內(nèi)容予以更新。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，如果教師人事檔案管理工作僅僅停留在過去那種人工操作階段，是不利于檔案管理工作發(fā)展的。我們唯有把工作的突破口放在信息化建設(shè)上才能夠?qū)崿F(xiàn)教師人事檔案的高效管理與利用。人事檔案管理的信息化建設(shè)要求我們要逐漸促進(jìn)中小學(xué)教師人事檔案管理工作朝著更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。另一方面，信息化是中小學(xué)教師人事檔案管理的必然趨勢。作為一種原生信息資源，檔案材料信息化管理屬于國家信息化建設(shè)規(guī)劃的重要一環(huán)。教師人事檔案信息化建設(shè)即是應(yīng)用各種現(xiàn)代化、智能化技術(shù)來強(qiáng)化對(duì)中小學(xué)教師檔案材料的收集、整理、開發(fā)以及利用等各環(huán)節(jié)工作。它可以說是一種數(shù)字化的過程，也屬于一種信息檢索、存儲(chǔ)、管理工作模式的轉(zhuǎn)變過程，《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中也明確規(guī)定了檔案信息化建設(shè)的基本任務(wù)與主要目標(biāo)。因此，推動(dòng)中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)可以說是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是信息時(shí)代的必然要求。
二、中小學(xué)教師人事檔案管理存在的問題
首先，管理模式較為陳舊。過去的中小學(xué)教師人事檔案管理模式制約了人才的合理流動(dòng)，當(dāng)檔案材料需要利用的情況下，很多時(shí)候都需要經(jīng)過上級(jí)審批，如此便會(huì)影響到人力資源的優(yōu)化配置和使用。這樣的管理模式較為單一，當(dāng)我們?cè)谛枰玫饺耸聶n案的情況下，不但處于相對(duì)被動(dòng)的狀態(tài)，同時(shí)也耽誤了辦事效率，在很大程度上限制了人事工作改革的推進(jìn)與發(fā)展，也與當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求明顯不符。其次，檔案管理工作的軟硬件設(shè)置不齊全。中小學(xué)教師人事檔案應(yīng)當(dāng)存放于管理科學(xué)、環(huán)境良好的地方，但實(shí)際上因?yàn)闄n案工作的資金投入存在明顯缺陷，造成檔案管理工作相關(guān)的設(shè)備設(shè)施相對(duì)落后，甚至部分地區(qū)根本沒有設(shè)置單獨(dú)的檔案室。同時(shí)一些檔案管理人員滿足于現(xiàn)狀，或?qū)π聲r(shí)期檔案工作的新情況新要求了解不足，不愿意投入更多的時(shí)間來促進(jìn)自身專業(yè)技術(shù)能力的提升。再次，過去的紙質(zhì)檔案存在非常嚴(yán)重的漏洞和弊端。中小學(xué)教師人事檔案收集歸檔后，隨著時(shí)間的推移很容易出現(xiàn)檔案材料丟失的情況，加之手工查閱檔案次數(shù)頻繁，紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容會(huì)逐漸變得模糊不清，很容易在讀取信息的過程中存在誤差。部分早期的檔案材料用紙質(zhì)量不好，隨著查閱次數(shù)的逐漸增多很容易存在破損的情況，難以長時(shí)間保存，因此必須盡快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。最后，檔案管理專業(yè)人員明顯不足，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)能力有待提升。現(xiàn)階段很多檔案管理人員不具備信息技術(shù)應(yīng)用能力，其思想觀念依舊停留于過去傳統(tǒng)的管理工作中，沒有積極更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，這一問題在很大程度上阻礙了中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)與發(fā)展。
三、中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策
（一）加強(qiáng)檔案開發(fā)利用。中小學(xué)教師人事檔案管理工作信息化建設(shè)包含了統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)開發(fā)、信息查詢等要求，人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)與數(shù)字化檔案信息的維護(hù)是最重要的內(nèi)容。我們必須結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)，堅(jiān)持以人事檔案原始材料作為依據(jù)，將中小學(xué)教師人事檔案信息都錄入到計(jì)算機(jī)中，建立全面準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)庫。現(xiàn)階段，信息數(shù)據(jù)對(duì)人們的工作與生活帶來的影響越來越大，檔案工作也必須要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，徹底改變過去被動(dòng)的檔案開發(fā)利用狀況，確保中小學(xué)教師檔案信息得以更加高效地開發(fā)與利用。因此我們必須要對(duì)目前的中小學(xué)教師人事檔案管理體制予以改革與創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變過去的管理模式，從全方位多角度來收集整理中小學(xué)教師人事信息，不斷充實(shí)信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息查閱檢索流程，以便于更好地滿足檔案利用者。
（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)要求我們進(jìn)一步加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)交流平臺(tái)，讓檔案利用者能夠在這一平臺(tái)中更加便捷快速地獲取自己所需要的檔案信息。應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)符合要求的專門的中小學(xué)教師人事檔案信息管理軟件，推進(jìn)信息化建設(shè)工作，必須要投入更多的人力物力財(cái)力，盡可能地配置和檔案信息化管理相匹配的軟硬件設(shè)施，確保教師人事檔案管理信息化工作朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。另外我們還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高科技開發(fā)人員的投入，更加科學(xué)地利用現(xiàn)有的科技人才，真正做好中小學(xué)教師人事檔案信息的數(shù)字化工作以及檔案開發(fā)利用工作，對(duì)于有條件的單位還應(yīng)當(dāng)將各種設(shè)備設(shè)施配置齊全，進(jìn)而提升檔案資源開發(fā)利用率。
（三）主動(dòng)樹立安全意識(shí)。部分單位在推進(jìn)教師人事檔案信息化建設(shè)的過程中常常不重視安全問題，容易在檔案管理軟件或硬件設(shè)施維修過程中出現(xiàn)檔案信息材料丟失會(huì)損壞的情況，對(duì)檔案的開發(fā)利用工作帶來極大的損失和影響。基于此，在對(duì)各類信息數(shù)據(jù)的密級(jí)上應(yīng)當(dāng)予以嚴(yán)格界定，我們要科學(xué)應(yīng)用計(jì)算機(jī)的加密技術(shù)，對(duì)教師人事檔案材料進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，同時(shí)正確處理好保密工作與檔案材料開發(fā)利用工作的關(guān)系，不但要確保教師人事檔案材料的安全，同時(shí)也必須要確保利用者的權(quán)益得以保證，不能因?yàn)榘踩珕栴}而影響到檔案的開發(fā)利用。我們知道電子檔案材料對(duì)保存技術(shù)的要求較高，檔案管理人員必須要做好檔案室的防高溫、防潮、防病毒等工作，在認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作的基礎(chǔ)上，真正能夠科學(xué)處理好其與檔案利用的關(guān)系，確保教師人事檔案信息的安全。
（四）加快檔案人才培養(yǎng)。確保中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)，人才是非常重要的，我們必須要重視檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，打造一支綜合素質(zhì)強(qiáng)、專業(yè)水平高、職業(yè)道德素質(zhì)高的檔案管理人員隊(duì)伍。首先要求檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的思想政治素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)積極樹立較高的思想覺悟、法制意識(shí)，另外還應(yīng)當(dāng)能夠熟練地掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作技術(shù)，能夠主動(dòng)地應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來開展檔案管理工作。所以對(duì)于廣大檔案管理工作人員來說，必須要求自己更快地適應(yīng)新時(shí)期對(duì)教師人事檔案管理工作的新要求，不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓自己能夠勝任信息時(shí)代的檔案管理工作。另外檔案工作人員還必須要具備電子檔案制作、維護(hù)的基本能力，可以定期組織開展各種教育培訓(xùn)活動(dòng)，借助于組織講座、研討會(huì)等途徑來不斷提升其專業(yè)素質(zhì)能力，進(jìn)而培養(yǎng)他們的創(chuàng)新能力，這是保證教師人事檔案信息化建設(shè)最終實(shí)現(xiàn)的堅(jiān)實(shí)保障。
四、結(jié)語
總而言之，中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)的目的是為了可以更為高效、科學(xué)地開展檔案工作，避免重復(fù)性的勞動(dòng)。只有人事檔案管理工作效率得以進(jìn)一步提升，我們才能夠有更多的時(shí)間與精力來開發(fā)和利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的真正價(jià)值。
作者:黃梅菊 單位:福建省南安市教育局
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